Boletín Abril 2008
Alcance de un Pr o yec to ¿Q ué es el alcance del proyecto?
¿Es
im portante?
¿Par a
qué sirve?
En cada or ganización existen proyectos po r administr ar . Cons ider a ndo como un proyecto a un con junto de actividades con un inicio y fin deter minados, dir igidas a cum plilir r un ob jetivo es pecíf ico y e ntendiendo por administr ación los procesos de planea r , o r ganizar , dir igir y contr olar r un un ob jetivo. actividades y recursos para alcanzar No todos los proyectos son iguales, cada uno tiene al menos pe pequ queña eñass var iaciones con respecto a otros, pero f inalmente lo que se busca al a dministr ar un proyecto es cum plilir r en tiem po, en costo y en f or ma, con el ob jetivo del pr oyecto. Una etapa pr imor dial en la administr ación de proyectos es la Planeación. Durante ésta se zan actividades para estimar costos y recursos asegu rand rando o que el proyecto satisf aga las r ea liliz necesidades del cliente con la f un uncionalidad y calidad r equer ida. Es pr ecisamente en esta etap etapa a temprana del proyecto don de se deb de be def inir el Alcance . Existen diver sas teorías de cómo desarr ollar un alcance, qué f or mato debe tener o qué aspectos de be incluir , sin embargo la f inalidad es la misma: la def inición y c ontr ol de lo que está y no está incluido en el pr oyecto. ‘
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Algunas r ecomendaciones útiles al momento de e la bor ar el alcance son: • •
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Desarr ollar r un un escr ito o documento f or mal. Detallar clar amente qué ac tividades y procesos son parte son parte del proyecto, es decir , za do con e l fin de entregar un producto con el tr a ba jo que debe ser r ea ea liliz citadas. las car acterísticas y es pecif icaciones solilic De se ser r necesar io, dividir el proyecto o entr ega ble pr inc p ipal en f ases más pequeñas. Esto f acili ilittar á la administr a ción ón.. Def inir los cr iter ios que se utililiizar án para deter minar si el proyecto of ase ha za do exitosamente, es decir , los cr iter ios de ace ptación f inaliliz ón.. Tomar como base el RFP (Re (Requ que e st For Pr opo oposal) o propuesta comer cial, así como otros documentos r elativos al proyecto def inidos pr evia mente. Al def inir el alcance, tener en mente que lo que no esté en el a lcance está f uer a del pr oyecto. zar r lla ace ptación del alcance con e l cliente. For maliliz
zación de actividades a nivel ea liliz El alc ance marca la pauta para la toma de decisiones f utur as y r ea oper ativo y nos ayuda a: • • • • •
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r lla pr ecisión en las estimaciones de tiem po, costo y r ecur sos. Me jor ar ilittar r lla asignac ión clar a de r es ponsa bilidades. Facili Def inir r lla línea base para la medición del desempeño y contr ol. Identif icar , tanto el e qu po ipo de proyecto como el cliente, el ob jetivo f inal del proyecto y sus entr ega bles. Desarr ollar y conf ir mar un entendimiento común del proyecto entre ambas pa rtes, cliente y equ po ipo de pr oyecto. Asegurar que el proyecto incluye todo el tr a ba jo r e quer ido y solamente el tr a ba jo r equer ido para ter minar exitosamente. "Asegurar que el proyec proyec to incluye to tod d o el trabajo r equ er ido para terminar exitosamente."
zada la ace ptación del alca nce, no basta con guar dar lo y olvidar se de él, es Una vez f or maliliz necesar io llevar un contr ol de los cam bios que lle gasen a sur gir . Durante el desarr ollo del
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proyecto, se puede necesitar una r evisión o r edef inición del a lcance para r ef le jar estos cam bios.
La clar a def inición de l proyecto es crítica para el éxito del mismo. Entre los f actor es que pueden sur gir en la administr ación del proyecto ydif icultar su desarr ollo se encuen tran la f alta de entendimiento, do cumentación pobre (escasa, nula o conf usa), ob jetivos am biguos, altos costos, ba ja calidad, f alta de comunicación, entre otros. Muchos de estos f actor es se pue den pr eve nir con un documento clar o y s encillo: el alcance del pr oyecto. El alcance es solo una de las herr amientas utilizadas en la Administr ación de Proyectos, que en con junto buscan desarr ollar la ha bilidad de administr ar muchos proyectos con la menor cantidad de recursos. En ocasiones , no se le dedica el tiem po y la im portancia necesar ios a este ti po de herr amientas sin embargo es im portante consider ar que son la base para el cum plimiento de las ex pectativas del pr o yecto. Los proyectos y su administr ación se desarr ollan en un contexto más am plio que el proyecto en sí. Tanto el líder de proyecto como su equ ipo deben ent ender este contexto, e l alcance es una de las herr amientas de pla nea ción que per mite consider ar un entorno más am plio. El administr ar actividades día a día es necesar io para e l éxito del proyecto pero no es suf iciente.
Bi bliogr af ía: A Guide to the Pr o ject Management Body of K nowledge. Pr o ject Ma nagement Institute.
