Administraciòn y Logìstica de eventos - Módulo

Administración y Logística de Eventos 2010 MBA .Carlos Larrea Naranjo

Administración y Logística de Eventos por Competencias

Texto de auto-aprendizaje con proyectos pedagógicos, lecturas integradoras, indicadores de evaluación y actividades de acreditación y promoción

Riobamba – Ecuador 2010

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Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas


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JUSTIFICACIÓN – DEDICATORIA

La Administración y Logística de Eventos es uno de los trabajos más complicados de la organización, empresa o institución, ya que es el momento en el cual no sólo tenemos que asegurarnos de que todo se encuentre en orden, sino que también, es importante que cuidemos cada uno de los detalles que puedan llegar a fallar. La gestión de eventos se basa principalmente en la supervisión del desarrollo de los mismos, por eso decimos que se requiere prestarle atención a más de un solo detalle a la vez. El presente módulo es un aporte del tutor a ese selecto grupo del Sexto semestre de la carrera de Secretariado y Relaciones Públicas 2010-2011, para coadyuvar a su formación integral en busca de la excelencia académica. Este curso les permitirá dominar las técnicas y estrategias de la Administración y Logística de Eventos, obviamente contribuirá a que sea usted una mejor secretaria.

El Autor .

Adolfo Bravo Mancero AUTOR: CarlosJulio Larrea Naranjo Licenciado en Ciencias Ciencias de la deComunicación la Comunicación Social; Social (Licenciatura) MBA. Master Bussines Diplomado Administration; Superior para Editores de Medios Impresos del Siglo XXI Diploma de Posgrado Docente en Comunicación en la Universidad y Relaciones NacionalPúblicas; de Chimborazo – modalidad presencial Especializado en Comunicología y Análisis de Audiencias; Diploma SuperiorTeléfono: en Gerencia de Marketing; 084408311 (móvil) Especialista en Gerencia E-mail:de [email protected] Proyectos. Docente en la Escuela de Comunicación Social de la Universidad Nacional de Chimborazo Edición Nº 1, marzo de 2010 Riobamba-Ecuador E-mail: [email protected] Edición Nº 1, octubre de 2010 Riobamba-Ecuador Reproducción, impreso y encuadernado: Unach

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PRESENTACIÓN

Administración y Logística de Eventos

Por Competencias

ELEMENTOS BÁSICOS

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Riobamba – Ecuador 2010



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INTRODUCCIÓN

Quienes se dedican a la Administración y gestión de eventos generalmente son personas con una formación académica sólida y que trabajan en equipos, Su grupo de trabajo se encuentra capacitado para conseguir que el evento en su planificación, durante su transcurso y en la evaluación posterior, haya tenido el éxito deseado. La secretaria es la cabeza de esta organización y ejecución de eventos por ello la necesidad de conocer, dominar y aplicar con solvencia toda la metodología de la Administración y Logística de eventos. Creemos que con la propuesta de proyectos de estudio descrita más adelante, conseguiremos los objetivos del curso. Proyecto 1:  Conociendo la administración. Proyecto 2:  Cómo organizo adecuadamente un evento? Proyecto 3:  ¿Qué requiero para ejecutar un evento?

El autor

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Administración y Logística de Eventos 2010 MBA .Carlos Larrea Naranjo 5

SUMARIO

APLICACIÓN

TEMAS

LECTURA

EJES

CONTENIDOS

P R O Y E C T O S

5

1

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3

“Conociendo a la Administración”

¿Cómo organizo adecuadamente un evento?

Comunicación y Administración: posicionamiento

Comunicación y Relaciones Públicas

La Meta

Manual para organizadores de Ferias

Los eventos

La Administración La Institución La organización o empresa Cultura Organizacional Liderazgo

Gestión de eventos Eventos de empresa Eventos Institucionales Eventos Académicos Eventos sociales

Actos públicos Ceremonias y actos Protocolo y logística Protocolo nacional Protocolo en organismos internacionales

Foro sobre temas expuestos Ensayo sobre las definiciones Exposición pública

Planificación de eventos Investigación de locales para eventos Exposición pública

Ejecutar un evento empresarial, institucional o académico

¿Qué requiero para ejecutar un evento?

Comunicación y Relaciones Públicas


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TEMPORALIZACIÓN

DISTRIBUCIÓN DEL TIEMPO

ADMINISTRACION Y LOGISTICA DE EVENTOS

PROYECTOS DIDÁCTICOS

Nº DE HORAS

1 “Conociendo la Administración”

2

3

¿Cómo organizo adecuadamente un evento?

¿Qué requiero para ejecutar un evento?

Carlos Larrea Naranjo Riobamba – Ecuador 2010

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18

30


Texto de Administración y Logística de Eventos

Aprendizajes significativos por competencias a través de proyectos pedagógicos con estandarización de conocimientos o contenidos mínimos e indicadores de evaluación

Riobamba – Ecuador 2010 7



ÍNDICE DE TEMAS INVESTIGACIÓN

PROYECTO 1

JUSTIFICACIÓN-DEDICATORIA…………………………………………………………… PRESENTACIÓN……………………………………………………………………………… INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………... SUMARIO……………………………………………………………………………………… TEMPORALIZACIÓN…………………………………………………………………………

PROYECTO 2

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

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Página 2 3 4 5 6

Conociendo la Administración Lectura: La Meta Cap. I

Tendencias Históricas Administración antigua Administración media Administración moderna Administración contemporánea ¿Qué es una organización? Empresa o institución Sistema organizacional Cultura organizacional Cultura corporativa El liderazgo Trabajo en equipo

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12 17 18 18 19 22 23 26 28 29 30 31

¿Cómo organizo adecuadamente un evento? Lectura: Manual para la organización de ferias

Lo típico ¿Quiénes trabajan en la organización de un evento ¿ Eventos de empresa Claves para organizar la reunión de una empresa Claves para una comida de empresa Planificación, pautas previas Organizar. Clasificación de eventos ¿Cómo organizar una reunión exitosa? Lineamientos para la organización de eventos académicos


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38 40 41 43 45 47 49 51 54

Administración y Logística de Eventos 2010

PROYECTO 3

MBA .Carlos Larrea Naranjo

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10

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¿Qué necesito para ejecutar un evento? Lectura: Eventos

Ha llegado el gran día Actos públicos, clasificación organización Ceremonias y actos Actos públicos Actos oficiales Ubicación de invitados Realimentación proceso de planificación Protocolo y logística Protocolo en la OTAN Claves para eventos impactantes


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61 66 67 68 69 70 73 74 88 94


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Conociendo a la Administración DURACIÓN:

N° de semanas: 4 Fecha: desde 25 de septiembre hasta: 23 de octubre

Problema: Establecer el contexto de la Administraciòn de Empresas.

Competencias a desarrollar Los ESTUDIANTES serán capaces de: - Elaborar y sustentar un ensayo sobre las diferencias entre empresa, organización e institución. La administración de empresas y el rol que desempeña la secretaria en esos escenarios.

Causas: Existen varias formas de bridar servicios o bienes La secretaria es considerada como un elemento de segunda No se valora los aportes de la secretaria Lo que el estudiante quiere o necesita saber: ¿Qué es administración? ¿Qué es institución, organización, empresa? ¿Qué es la cultura organizacional? ¿Qué es el liderazgo?

OBJETIVOS: Identificar las corrientes de la Administración Distinguir el verdadero rol de la secretaria en la organización

ESTRATEGIA Contextualización del proyecto

Las estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de la Administración y el rol fundamental de la secretaria en la empresa. Posteriormente en un taller expondrán sus criterios y a través de debate se sacarán conclusiones. Metodología de agrupación: Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo. Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo. Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.

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Al término del Proyecto Pedagógico las estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de aplicación y el nivel de participación.

ACTIVIDADES

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   

Control de Lectura Análisis del documento expuesto Identificación de las corrientes administrativas Investigación de los roles de las secretarias en las instituciones, empresas y organizaciones, públicas y privadas.  Exposición individual


“El estudio de la administración no responde a una mera intención académica”. cln

Demostración de saberes


1. LA ORGANIZACIÓN EN UN CONTEXTO ADMINISTRATIVO 1.1.

TENDENCIAS HISTÓRICAS:

1 Administración Organizacional

El pensamiento administrativo como la humanidad, ha evolucionado desde la prehistoria y los cavernícolas hasta la historia moderna, los viajes a la luna, las computadoras e Internet. En administración, como en la política o la poesía ha existido diferentes corrientes o enfoques, es por esto que se conoce varias concepciones acerca de la forma más acertada en que se debe administrar una organización. La historia de estas tendencias administrativas se remonta al imperio chino 500 AC, sería Confucio quien sentara las bases de la administración china. Después de los chinos, vinieron los egipcios con un sistema administrativo organizado en agricultura, pastoreo y comercio, que Weber calificó como “Burócrata”. Más adelante los romanos desarrollan un excelente sistema tanto en la agricultura, la minería y el comercio además de la guerra, lo cual los lleva a la prosperidad durante varios siglos, el espíritu de orden administrativo que tuvo el Imperio Romano hizo que se lograra, a la par de las guerras y conquistas, la organización de las instituciones de manera satisfactoria. Estas primeras experiencias de sistemas administrativos, constituyen lo que podrían llamar Prehistoria del pensamiento administrativo. En la edad media europea se desarrolló un sistema político único: el feudalismo. El señor feudal vivía en su castillo, administraba la justicia, dirigía la policía, recaudaba los impuestos y acuñaba la moneda. Esta es, en cierta manera, la apareciendo del descentralismo ya que existían las monarquías que gobernaban los territorios, pero eras los señores feudales los que constituían pequeños “estados” y mantenían las monarquías”. También en esta época, floreció y se consolido la iglesia católica. El estudio de su organización ha de interesar a quien se inicia en las disciplinas administrativas, para conocer la importancia que tiene en administración el adoctrinamiento para la consecución de un objetivo. Después de la organización feudalista viene el período de las revoluciones, entre ellas, la Revolución Industrial y con ella nacen también formas de administración no muy ortodoxas. Ya entrando en lo que se llama la administración moderna (a partir del siglo XIX) tenemos varias escuelas, iniciada por la Administración Científica que su responsabilidad radica en los concepciones vertidas por Taylor y Fayol; así mimos, se tiene otra corriente como es la del comportamiento, la empírica… Pero sin duda los grandes pioneros del pensamiento administrativo moderno son atribuibles a Frederich Taylor y Henry Fayol, padres de la Administración como ciencia.

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La propuesta de Taylor tiene 6 elementos fundamentales  Estudio del trabajo (organización y programación del trabajo) “desarrollo de una ciencia y distribución equitativa del trabajo.  Selección técnica e instrucción del trabajador. “Selección y desarrollo científico del obrero”.  Control (por parte de los administradores) del trabajo (ejecutado por el obrero) “Cooperación cordial entre administración y obreros”. Fayol promulgó varios elementos claves:  Agrupación del conjunto de actividades que realiza la organización. “Operaciones que realizan las empresas”  Definición de las funciones que debe desarrollar un administrador. “Elementos de la administración”.  Formulación de criterios que deben orientar la actividad administrativa. “Principios generales de la Administración”. La principal contribución de estos pioneros fue demostrar que la Administración Científica no es un grupo de técnicas de eficiencia o incentivos sino una filosofía en virtud de la cual la gerencia reconoce que su objetivo es buscar científicamente los mejores métodos de trabajo. Específicamente Fayol expuso su teoría de la administración en su famoso libro Administration Industrielle el Generale, publicado en París en 1916. Siempre tuvo un enfoque de gerente general y se preocupó por la eficiencia; con énfasis en la Dirección y la Administración de la empresa y toda su vida afirmó que su éxito se debía no sólo a sus cualidades personales, sino también a los métodos que empleaba. Del mismo modo que Taylor, Fayol empleó sus últimos años en la tarea de demostrar que con una visión científica y con métodos adecuados de gerencia los resultados satisfactorios eras inevitables. Fayol consideraba que en la teoría de la administración debía procederse como en las ciencias exactas, es decir, a través de un sistema de experimentación real para convalidad la doctrina. Se trata en realidad del primer intento de formular una teoría general de la administración. A diferencia de Taylor, los estudios de Fayol se referían a la administración clásica, el foco era la empresa como un todo, no sólo un segmento de ella. Consideró que la administración estaba compuesta de funciones y basa su teoría en cuatro (4) principios básicos:  Descomposición de las actividades administrativas en cuatro elementos. 13



 División de las actividades de la empresa.  Considera esencial el desarrollo de actividades técnicas del trabajador y que éstas deberían desarrollarse por escala jerárquica.  La aparición del pensamiento moderno. Antes de Fayol, en general, se pensaba que los “gerentes nacen, pero no se hacen”. No obstante, Fayol insistía en que la administración era como cualquier otra habilidad, que se podría enseñar una vez que se entendieran sus principios fundamentales, que se explican a continuación; a. División del trabajo: cuanto más se especialicen las personas, tanto mayor será la eficiencia para realizar el trabajo. El epítome de este principio es la línea de montaje moderna. b. Autoridad: los gerentes deben girar órdenes para que se hagan las cosas. Aunque su autoridad formal les otorgue el derecho a mandar, los gerentes no siempre lograran la obediencia, a no ser que también tengan autoridad personal. c. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y los acuerdos que rigen a la organización. Según Fayol, la disciplina es el resultado de líderes buenos en todos los estratos de la organización, acuerdos justos y sanciones impuestas, con buen juicio, a las infracciones. d. Unidad de mando: cada empleado debe recibir instrucciones de una sola persona. Fayol pensaba que si un empleado dependía de más de un gerente, habría conflictos en las instrucciones y confusión con la autoridad. e. Unidad de dirección: las operaciones de la organización con el mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y con un solo plan. f. Subordinación del interés individual al bien común: en cualquier empresa, los intereses de los empleados no deben tener más peso que los intereses de la organización entera. g. Remuneración: la retribución del trabajo realizado debe ser justa para empleados y empleadores. h. Centralización: al reducir la participación de los subordinados en la toma de decisiones se centraliza; al aumentar su papel en ella se descentraliza. Fayol pensaba que los gerentes debían cargar con la responsabilidad última, pero al mismo tiempo debían otorgar a su subalterna autoridad suficiente para realizar su trabajo debidamente. El problema radica en encontrar el grado de centralización adecuado a cada caso.

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i. Jerarquía: la línea de autoridad de una organización, en la actualidad representada por casillas y líneas definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta gerencia al nivel más bajo de la empresa. j. Orden: los materiales y las personas deben estar en un lugar adecuado en el momento indicado. Las personas, sobre todo, deben realizar los trabajos ocupando los puestos mas adecuados para ellas. k. Equidad: los administradores deben ser amables y justos con sus subordinados. l. Estabilidad del personal: las tasas elevadas de rotación de empleados socavan el buen funcionamiento de la organización. m. Iniciativa: los subordinados deben tener libertad para concebir y realizar sus planes, aun cuando se puedan presentar algunos errores. n. Espíritu de grupo: cuando existe el espíritu de grupo la organización tendrá una sensación de unión. Según Fayol, incluso los pequeños detalles podrían alentar el espíritu. Fayol consideraba que la organización ideal era una burocracia con actividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con una división del trabajo detallada explícitamente; demuestra una importante sensibilidad para captar, interpretar y desarrollar las necesidades de esa época, donde fundara la Escuela de la Administración Industrial y general. Esta escuela está formada principalmente por ejecutivos de las empresas de la época. Algunos de ellos: Henri Fayol (1841 -1925), James D. Mooney, Lyundall Fa. Urwich. (N. 1891) Luter Gulick, entre otros. Esta corriente, cuya preocupación básica era aumentar la eficiencia de la empresa, a través de la forma y disposición de los órganos componentes de la organización, esto es los departamentos, y de sus interrelaciones estructurales. De allí el énfasis de anatomía (estructura) y en la fisiología (funcionamiento) de la organización. En este sentido, la corriente anatómica y fisiológica desarrolla un enfoque inverso al de la administración científica: de arriba hacia abajo (de la dirección hacia la ejecución) del todo hacia sus partes competentes. La atención se fija en la estructura organizacional, en los elementos de la administración, es decir en los principios generales de la administración, en la Departamentalización. Ese cuidado en la síntesis y en la visión global permite una mejor manera de subdividir la empresa, centralizando la dirección en un jefe principal. Fue una corriente eminentemente teórica y administrativamente orientada. Su principal característica es el énfasis en la estructura. Así mismo, en este tipo de estructura se considera dos tipos de comunicación dentro de la organización: las descendentes, mediante las cuales el superior da órdenes a sus subordinados y la ascendente por medio de las cuales el subordinado eleve información para la continuación del proceso de toma de decisiones. 15



Más adelante es Max Weber quien promulga la burocracia como el método más efectivo para administrar las organizaciones. La burocracia es un “tipo ideal” de organización delimitada por una estructura de denominación legal que se ejerce por medio de un cuadro administrativo aplicable a grandes organizaciones tanto del Estado como del sector privado. Luego aparece Elton Mayo, quien hace parte de la escuela del comportamiento humano o behaviorismo. Sus estudios buscaban analizar los efectos que ejercían las condiciones, físicas sobre los trabajadores y sobre la producción. El resultado más importante de sus análisis es que los factores psicosociales, como el reconocimiento y la conciencia de pertenecer a un grupo, son más importantes para el nivel de producción que las condiciones de trabajo y los incentivos salariales. También, de la escuela behaviorista. Lewin propuso los grupos de trabajo como factor clave para mejorar la productividad. Otro exponente de esta escuela es Maslow quien observó que la motivación es muy importante para mejorar la productividad de los individuos, quienes se mueven siempre en busca de satisfacer necesidades que se encuentran jerarquizadas. Otro behaviorista es Herzberg quien enunció que la manera de motivar al empleado debe ser a través del enriquecimiento de la tarea asignando tareas que constituyen un desafío a los empleados para que asuman una mayor responsabilidad. Otra escuela es la japonesa, el justo a tiempo, el Kaizen, la teoría Z y el Kaanban son algunos otros aportes al desarrollo del pensamiento administrativo contemporáneo. Uno de los representantes más importantes de esta escuela es Ouchi quien propuso que no hay cabida en las organizaciones para el egocentrismo ni para los individuos demasiado sensibles (el interés general prima sobre el particular) y que la intimidad y la confianza son las piedras angulares de la cultura organizacional dentro y fuera del ámbito que circunda a la empresa. Dentro de la escuela americana se tienen representantes como McGregor y Drucker. El primero promovió la teoría Y como respuesta a la administración tradicional teoría X, esta teoría reza que la motivación, el potencial para el desarrollo, la capacidad para asumir responsabilidad, la disposición para encaminar la conducta hacia metas organizativas, se hallan, todas presentes en las personas. La administración no las coloca allí. Es de la responsabilidad de la administración el hacer posible que los individuos reconozcan y desarrollen por si mismos estas características humanas. El segundo, aun vigente, abogó por la administración por objetivos que es una respuesta generalizada en el medio empresarial para resolver de una manara participativa el problema de establecer objetivos, y un procedimiento para la correlación y reformulación de la estrategia. Finalmente aparece la planeación estratégica que consiste básicamente en el proceso de desarrollar y mantener una adecuada estrategia entre metas y capacidades de una organización y los cambios en sus oportunidades de mercado. Buscando, de esta manera, lograr una ventaja competitiva sostenible en el largo plazo. Para establecer una estrategia a seguir se debe conocer a fondo, no sólo la organización a su interior (estrategia de adentro hacia fuera), sino el entorno en el que se desempeña (de afuera hacia adentro), sus debilidades y fortalezas, sus oportunidades y amenazas. Además de 16



estudiar las estrategias de los competidores en el área y los resultados que han obtenido. Este análisis, es apenas una aproximación a las teorías y los pensamientos administrativos ya que hay muchas más prácticas administrativas, entre ellas se tiene: la reingeniería de procesos, la calidad total, círculos de calidad, benchmarking, outsourcing, la gerencia basada en valor, las cuadrillas organizacionales, etc. Y aunque varias de ellas han sido pasajeras, han aportado para enriquecer la teoría administrativa. Los tiempos han cambiado, los mercados y las empresas también y como en la teoría de la evolución de las especies de Darwin, sólo sobreviraran los más fuertes y las empresas más fuertes serán las que desarrollen estrategias flexibles que le permitan adecuarse a los fuertes cambios tecnológicos, económicos y de mercado, de corto y largo plazo para crear y mantener ventajas competitivas que les permitan triunfar en el mercado. En este sentido, el estudio histórico de esta evolución administrativa muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientos utilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado.

1.2.

ADMINISTRACIÓN ANTIGUA.

A pesar de que la administración como disciplina es relativamente nueva, la historia del pensamiento administrativo es muy antigua, ya que nace con el hombre mismo, puesto que en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar actividades, de tomar decisiones y de ejecutar, de ahí que en la administración antigua se encuentran muchos de los fundamentos administrativos de la actualidad y que pueden observarse en el código Hammurabi, en el nuevo testamento, así como en la forma de conducir los asuntos en la antigua Grecia, Egipto, Roma y China, en donde se encuentran vestigios del proceso administrativo.

2600 a.C. 2000 a.C

Egipcios

Descentralización de la organización Reconocimiento de las órdenes escritas

1941 a.C

Hebreos

Concepto de organización Principio escalar

1800 a.C

Hammurabi (Babilonia)

Control escrito y testimonial, establece el salario mínimo, plantea que

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la responsabilidad no puede transferirse 600 a.C

Nabucodonosor (Babilonia)

Control de la producción e incentivos salariales

500 a.C

Mencius (China)

Reconocimiento de los estándares

400 a.C

Sócrates (Grecia) Ciro (Persia) Platón (Grecia)

Reconocimiento de las relaciones humanas, estudio de movimientos, manejo de materiales Principio de la especialización

1.3.

ADMINISTRACIÓN EDAD MEDIA

Durante los últimos años del Imperio Romano el centralismo administrativo se fue debilitando considerablemente y la autoridad real paso al terrateniente, alrededor del cual se agrupaban muchas personas, es decir, que en la Edad Media hubo una descentralización del gobierno, con lo que se diferenció de las formas administrativas que habían existido anteriormente. Hubo una notable evolución de las ideas administrativas y se consolidaron instituciones como la iglesia católica que tuvo mucho interés para los estudios de administración, debido a su peculiar forma de organizar y de funcionamiento.

1340

Lucas Paciolo

Establece el método de contabilidad de la partida doble

1395 1418

Francisco Di Marco Barbariego

Utilizan prácticas de contabilidad denostó

1410

Hermanos Soranzo

Hacen uso del libro diario y el mayor

1496

Arsenal de Venecia

Contabilidad de costos, inventarios y control

1.4.

ADMINISTRACIÓN EDAD MODERNA

Al inicio de esta época surge en Prusia, Austria un movimiento administrativo conocido como cameralista que alcanzó su mayor esplendor en 1560 y trató de mejorar los sistemas administrativos usados en esa época. Pusieron énfasis en el desarrollo de algunos principios administrativos, como fueron, el de selección y adiestramiento de personal, especialización de funciones y establecimiento de controles administrativos.

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Sir James Stuart (Inglaterra)

Teoría de la fuente de autoridad Impacto de la automatización

1776

Adam Smith (Inglaterra)

Principio de especialización de los trabajadores Concepto de control

1799

Eli Whitney (E.E.U.U)

Método científico, contabilidad de costos y control de calidad

1832

Charles Babbage (Inglaterra)

Reconocimiento y aplicación de prácticas de personal Planes de vivienda para obreros como incentivo

1856

Daniel McCallum

Organigramas para mostrar estructura Organizacional

1767

1.5.

ADMINISTRACIÓN EDAD CONTEMPORÁNEA

Los historiadores están de acuerdo con que hubo una segunda revolución industrial de 1860 a 1914, llamada también revolución del acero y la electricidad, que sustituyó el hierro por el acero como material básico para la industria en el campo de la energía. La administración científica de Taylor surgida en esa época cumplió a cabalidad con esa función, suministrándole herramientas, técnicas necesarias para su expansión y desarrollo. A pesar de todo este progreso no fue sino hasta principios del siglo XX que la llamada “ciencia de la administración” surgió. Son diversos los enfoques de la administración, algunos de ámbito amplio, otros más especializados, de modo que existen varias concepciones de la forma más acertada en que se debe administrar una organización lo que ha ocasionado que hasta la fecha no haya una sola teoría administrativa que sea de carácter universal. Observemos las teorías siguientes desde 1903 y sus principales pioneros:  1903 Administración Científica de Taylor, Gantt, Gilbreth  1909 Teoría Burocrática Max Weber  1916 Teoría Clásica Fayol, Gulik, Urwick  1932 Teoría Relaciones Humanas Elton Mayo 19



 1947 Teoría Estructuralista Weber, Etzioni  1951 Teoría de Sistemas Ludwing Von Bertalanffy  1954 Teoría Neoclásica Drucker, O` Donnel  1957 Teoría del Comportamiento Hebert Alexander Simon  1962 Desarrollo Organizacional McGregor, Argyris  1972 Teoría Contingencial Chandler, Skinner, Burns Sin embargo, se puede inducir que nos encontramos con ciertas dificultades para plantear una dirección eficaz de una organización educativa, al considerar históricamente varias tendencias a partir de las cuales se ha intentado interpretar y explicar. De un modo sintético se podría decir que ha habido tres tendencias en los últimos años. Desde 1910 a 1934 se desarrolla en modelo clásico burocrático, de 1934 a 1960 se centra la atención en las relaciones humanas y es a partir de 1960 se pasa a un enfoque más unitario del tema aprovechan la teoría de sistemas, es en donde se emplean los nuevos modelos orientales que se propone en la aplicación del mundo occidental. Uno de los exponentes más conocidos de la primera tendencia es Max Weber. Su manera de entender cómo habría que plantear los elementos de la organización y las relaciones entre sí suponen en síntesis: a. La división del trabajo de acuerdo con la especialización funcional. b. Un sistema de jerarquía bien definido. c. Un sistema de reglas que recogen los derechos y deberes de los trabajadores. d. Un sistema de procedimientos para resolver cualquier situación problemática. e. Relaciones interpersonales impersonales. f. Selección y promoción basada en la competencia técnica. Si se aceptan estas características como premisa para lograr una organización eficaz, es evidente que se tratará de planificar todo lo que se pueda, harán falta de objetivos concretos y se tratará de definir las tareas y funciones de cada colaborador con todo detalle. En la escuela de relaciones humanas (representada por Eltón Mayo, Roethilisberger y Dickson) sigue existiendo la alta preocupación por la productividad y la eficacia. Sin embargo, ahora se entiende que la definición de funciones y la planificación no son 20



suficientes. Hace falta, además tener en cuenta la motivación y las actitudes de los colaboradores. Algunos supuestos fundamentales de esta escuela son: a. No sólo hay que cuidar de las metas institucionales sino también de las aspiraciones personales. b. Hace falta considerar a cada colaborador no sólo como un individuo, sino también como miembro de un grupo. c. Por tanto hace falta distinguir entre la estructura formal y posibles estructuras informales entre los colaboradores. d. Se trata de asegurar el cumplimiento de las tareas por vía de la coordinación y del control realizado por mandos intermedios. Conviene no perder de vista que este planteamiento se hace con el fin de lograr la eficacia y la productividad de la organización. Por tanto, se cuidad de las relaciones humanas en algún grado con el fin de asegurar los objetivos planteados, y no tanto para que cada persona pueda alcanzar una mayor madurez personal en su trabajo. En este sentido, pasando por alto algunos enfoques interesantes respecto al concepto de organización en relación con la eficacia, se puede pasar a considerar la organización entendida como sistema1. Un sistema puede entenderse como un grupo de elementos interdependientes que actúan juntos para cumplir un fin predeterminado. Se puede destacar algunas características de un sistema. Por ejemplo: Todo sistema tiene un sentido específico al cual todos los componentes contribuyen a través de sus interrelaciones. Las partes forman una unidad o un todo, ya se a porque están sujetas a un plan común o porque sirvan a un propósito común. Un sistema es complejo en el sentido de que los cambios en cualquiera de las partes afectan al resto de los componentes. Cada sistema es parte de un sistema mayor, pero así como es posible ampliar un sistema para abarcar una perspectiva de mayor alcance, también es factible simplificarlo y reducirlo a una versión más pequeña.2 Para las personas que siguen este planteamiento, la organización es una realidad demasiado completa como para que puedan aplicarse esquemas tan simples como el clásico esquema fines-medios, autoridad-obediencia, estructura vertical-división especializada de tares como hace la escuela de “relaciones humanas”. Aquí se pretende el registro de sistemas de comunicación y de influencias recíprocas entre los distintos órganos y con el medio. No se pretende directamente lograr una mayor eficacia en la organización, sino comprender mejor los complejos procesos que influyen en la toma de decisiones. 1

Cfr. March. Jo. Y Simon. H. TEORIA DE LA ORGANIZACIÓN. Ed. Ariel. Barcelona. 1991. Crf. JOHNSON, Kastrozenwig, TEORÍA, INTEGRACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS, Limusa. México. 182 21 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas 2


Sin embargo, por las mismas bases que se apuntado anteriormente, es evidente que si, al modificar cualquiera de los componentes de un sistema, quedan automáticamente modificados todos los demás, en algún grado estos cambios pueden ser previstos y, por tanto, la planificación es un elemento fundamental para lograr que se cumpla bien con sus fines.

1.6.

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN:

Quizá la manera más adecuada de contestar a esta pregunta sea la de exponer algunas de las opiniones de los investigadores sobre el tema, y partiendo de que la sociedad humana realiza la gran mayoría de sus labores por medio de estructuras llamadas “organizaciones”. Estas constituyen sistemas socio técnico, porque ordinariamente deben llevar a cabo una tarea técnica que requiere de la participación de seres humanos dentro de un esquema organizacional, el cual por ende puede ser caracterizado como técnico y social. Cabe hacer notar que nos referimos a organizaciones en un sentido macro, dejando de lado las micro-organizaciones, como por ejemplo la familia, dentro de la cual se realiza mucha actividad esencial, como la crianza y educación informal de los niños. Sin embargo, las micro-organizaciones también están sujetas a las mismas reglas e influencias descritas más adelante. Una organización es una estructura dinámica; toda organización está en un estado de flujo continuo. Debido a las tensiones internas y externas a las instituciones, tanto el desarrollo como la sobrevivencia organizacional son procesos orgánicos. Richard Hall, en Organizaciones: Estructura y Proceso, 1993, considera a una “organización como una colectividad con límites relativamente identificables, con un orden normativo, con escalas de autoridad, con sistemas de comunicación…. Esta colectividad existe sobre una base relativamente continua en un medio y se ocupa de actividades que, por lo general, se relacionan con una meta o con un conjunto de fines”3 Un concepto como el de Organización, que abarca formaciones sociales tan heterogéneas como un partido político, una prisión, un hospital, una escuela, una empresa sea esta comercial, industrial, de servicios o una comunidad religiosa, etc. Resulta difícil de definir a no ser que se haga en términos mínimos, es decir, por los pocos rasgos comunes que estas formaciones sociales efectivamente tienen; en este sentido es posible determinar una serie de notas mínimas que caracterizan a las 3

Hall, E. Organizaciones: Estructura y procesos. Prentice- Hall. Englewood Cliffs 1993. 22 Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas


organizaciones, diferenciándolas de otras formaciones sociales, como los grupos étnico o las familias, y de otros conceptos sociales, como el de clase, el de personal o el de masa amorfa (Mayntz, 1972). Una definición clásica de organización es la ofrecida por Barnard en su conocida obra THE FUNCTIONS OF THE EXECUTIVE. 1938). “La organización es un sistema de actividades o fuerzas de dos o más personas conscientemente coordinadas”. Otro autor Schein (1978) explica indicando que “La organización es la coordinación racional de las actividades de un cierto número de personas que intentan conseguir una finalidad y objetivo común y explícito mediante la división de funciones y del trabajo a través de una jerarquización de la autoridad y la responsabilidad”. De esta manera se han desarrollado muchas otras definiciones, lo que ha permitido para que estudiosos actuales como Port, Lawler, etc. Establecer cinco características de tipo general en lo que respecta a las organizaciones:  Las organizaciones están compuestas por individuos y grupos de individuos, aunque éstos sólo están parcialmente implicados y pueden pertenecer, por tanto, a varias de ellas.  Las organizaciones se constituyen en vistas a conseguir ciertos fines específicos.  Utilizan para ella la diferenciación de funciones y la división de trabajo.  Las organizaciones tienden a estar coordinadas y dirigidas racionalmente  Las organizaciones presentan cierta permanencia a través del tiempo y cierta delimitación espacial, tecnológica e instrumental. En suma, estas formaciones sociales están compuestas de personas, pero en cuanto son capaces de realizar determinadas actividades pautadas en vista a la consecución de los objetivos establecidos; no se reducen a una mera suma o agregado de individuos. Hay mucho más, existe una relación determinada entre ellos y con el contexto ambiental, existe una estructura material y humana y existen también unas determinadas funciones y procesos delimitados. Por esta razón es el concepto de sistema el que ha permitido una clarificación de todos estos aspectos.

1.7 LA EMPRESA Y/O INSTITUCIÓN Aunque la administración es aplicable a cualquier grupo social (educativo, militar, comercial, industrial, etc.) su campo de acción más representativo es la empresa. La empresa nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a cambio de una retribución que compense el riesgo de los inversionistas. En la empresa el factor humano es decisivo y la administración establece los fundamentos para lograr 23



armonizar los numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores. Para Anthony Jay, la Empresa constituyen instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante un gobierno (junta directiva), para mantener y aumenta la riqueza de los accionistas y proporcionarles seguridad y prosperidad a los empleados. En esta misma línea Isaac Guzmán Valdivia, considera como una unidad económicosocial en la que el capital, el trabajo y la dirección se coordinan para lograr una producción que responsa a los requerimientos del medio humano en el que la propia empresa actúa. Por otro lado, si se considera desde el aspecto social, se puede indicar que la Empresa, es una entidad social con capacidad jurídica para realizar fines específicos, estables y estructurados formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en la consecución de sus objetivos como institución, empresa y organización. Bajo estas consideraciones, en la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la sinergia, que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unión e dos o más elementos. 1.7.1. CARACTERÍSTICAS DE UNA EMPRESA Persigue retribución por los bienes o servicios que presta Es una unidad jurídica Opera conforme a leyes vigentes (fiscales, laborales, ecológicas, de salud, etc.) Se fija objetivos Es una unidad económica La negociación es la base de su vida, compra y vende Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos Se vale de la administración para operar un sistema propio Corre riesgos Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios. 1.7.2

OBJETIVOS DE LA EMPRESA Económico-Empresariales:

Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas Mantener el capital a valor presente Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a los inversionistas.

24



De operación: Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos Mantener sus procesos con mejora continua Pagar y desarrollar empresas proveedoras Pagar a los empleados los servicios prestados Investigar y desarrollar nuevas tecnologías Desarrollar habilidades de trabajo en su personal Crecimiento moral e interno de sus empleados.

Sociales: Satisfacer las necesidades de los consumidores del mercado Sustituir importaciones y, en algunos casos, generar divisas y tecnología Proporcionar empleo Pagar impuestos Cubrir, mediante organismos públicos o privados, la seguridad social Proteger la ecología.

1.7.3. ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA La administración es un proceso dinámico y evolutivo, que se adapta e influye continuamente a las condiciones sociales, políticas, tecnológicas y hace uso de ellas para lograr en la forma más satisfactoria posible los objetivos que persigue cualquier organización. El hombre investiga, prevé y planifica constantemente todos los acatos de su vida, muchas veces sin percatarse de ello; las actividades de observación e investigación nos sirven para conocer la situación actual y basada en ella prever las consecuencias de la acción individual y planificar la acción futura. Las funciones de investigación, previsión y planificación siempre están sujetas a las cambiantes condiciones ambientales, que también so dinámicas. No bien se ha adoptado un plan, cuando ya han surgido nuevos elementos que hacen variar las previsiones, por tanto aparecen nuevos elementos que deberán ser considerados e el plan general. El objetivo de la Administración como ciencia, es estudiar y analizar los elementos que integran el proceso administrativo, más como la Administración es aplicada como arte, busca la forma de coordinarlos y controlarlos, a fin de obtener el máximo provecho de ellos en el logro del fin propuesto. 25



La tarea de conducir las diversas funciones de la administración, no es cosa fácil, es propósito de quien dirige es hacer que las actividades se realicen de la manera más eficiente posible y para lograrlo, el administrador se vale del proceso administrativo, por esta razón se puede decir que: “el proceso administrativo constituye la administración en acción”, donde las principales etapas y elementos básicos son: Planificación, Organización, Dirección, Ejecución y control.

1.8 SISTEMA ORGANIZACIONAL A través del tiempo el concepto y tratamiento de la organización ha ido complementándose especialmente como respuesta a la dinámica que independientemente del tamaño, naturaleza, complejidad y fines a todas caracteriza. De este modo, la visión simplista formada sobre la base de una connotación únicamente estructural fue modificada en reconocimiento a la importancia del comportamiento humano, como condicionalmente permanente y final del funcionamiento de toda organización social, dando paso a una dimensión más completa que permitió garantizar mejores y mayores logros, producción de la acción participativa. En la actualidad derivado de las consideraciones expuestas, el vocablo “Organización” se ha vuelto merecedor del calificativo “Sistema” dando lugar a la dimensión de “sistema organizacional” para significar que lo más importante en las organizaciones no son los elementos que lo integran sino sus relaciones e interacciones, así como el intercambio y transacciones que las organizaciones realizan con el medio ambiente dentro del cual se desenvuelven. Esta nueva óptica exige otra clase de orientaciones y preocupaciones, lo que a su vez demanda otra naturaleza e capacidades que rebasan el ámbito de a eficiencia en términos de rendimiento para inscribirse en el ámbito de la generación de respuestas efectivas que garanticen su sobrevivencia y desarrollo dentro de una sociedad de organizaciones cambiantes. En este sentido, la Administración es importante porque se refiere a la búsqueda y logro de los objetivos, todos somos administradores en nuestra propia vida y la práctica de la administración se encuentra en cada una de las facetas de la actividad humana. Ejemplo: escuelas, negocios, iglesia, gobiernos, sindicatos, fuerzas armadas y familia. También es importante porque:

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Se aplica a todo tipo de empresa, aunque lógicamente sea más necesaria en la de mayor envergadura. El éxito de una empresa depende de una buena administración. La adecuada administración eleva la productividad y así cada elemento de esa empresa es eficiente y productiva. La sociedad misma por ella tendrá que serlo. La eficiencia técnica administrativa promueve y orienta hacia el desarrollo, crea capitalización, mejora la calidad de empleados y trabajadores. En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir con otras similares es mejorar su administración. En este contexto cambiante, donde las personas son el elemento más valiosos de las empresas destaca la importancia del lugar de trabajo, la oficina, como factor de motivación. Por eso, las compañías, tanto las grandes como las pequeñas, están introduciendo cambios en la decoración y en su estructura organizativa. Para los autores, cada vez en más compañías se observa una tendencia a la simplificación y descentralización de la estructura organizativa. De este modo se consigue una organización más dinámica y flexible. Las empresas están reduciendo los niveles jerárquicos y hay una mayor descentralización a la hora de tomar decisiones, potenciando así el trabajo en equipo y la autonomía de las personas en cuanto a como, cuando y donde realizar el trabajo. Todo esto necesita un nuevo estilo de dirección y liderazgo más participativo, donde los objetivos y la evaluación del rendimiento, tanto a nivel individual como colectivo, se revisen periódicamente. Para conseguir esto, el libro editado por Ofita, destaca la importancia de habilitar en el lugar de trabajo dos tipos de zonas comunes: Espacios de trabajo en grupo. Espacios flexibles y adaptables a las necesidades de cada momento, que favorezcan la creación y desarrollo de nuevas ideas. Espacios de comunicación informal. Espacios de interacción, intercambio informal de conocimiento, diversión en el trabajo, cuya finalidad es fomentar la comunicación entre empleados y aumentar su calidad de vida. No cabe duda de que la columna vertebral de estos cambios es la tecnología, y la forma en que los directivos la han utilizado y utiliza ha sido fundamental para el éxito o fracaso de estas empresas. Dirigir en la era de los cyber negocios es una labor de síntesis y de carácter, de inteligencia y voluntad. El desarrollo de la sociedad del conocimiento se caracteriza por su fugacidad. Saber orientarse con rapidez y flexibilidad es tan difícil como indispensable. La actual dinámica empresarial necesita dirigentes que sepa hacer frente a los continuos cambios y aprovechen y rentabilicen las nuevas oportunidades. Los directivos tienen que promover las transformaciones y abrirse a nuevas alternativas de gestión fuera de la compañía. 27



1.9

CULTURA ORGANIZACIONAL

En cuanto a la cultura dentro de las organizaciones, Munich (1996), refiere: "al conjunto de valores, necesidades, expectativas, creencias, políticas y normas aceptadas y practicadas por sus miembros" (p. 188). Por lo tanto la cultura, equivale al modo de vida de la organización en todos sus aspectos. Robbins (1999), define la cultura organizacional como la: "percepción común mantenida por los miembros de la organización; sistema de significado compartido entre sus miembros que distingue a una organización de las otras" Posteriormente señala que la cultura organizacional se ocupa de la forma como los empleados perciben las características de la cultura de una organización, entendiendo la cultura como un término descriptivo, admite además que las grandes organizaciones tienen una cultura dominante y grupos de subculturas. El mismo autor especifica que la cultura dominante, expresa los valores centrales que son compartidos por la mayoría de los miembros de la organización, definiéndose ésta como la cultura organizacional; las subculturas se desarrollan en las grandes organizaciones donde repercuten los problemas que los miembros de la organización enfrentan. Así mismo, pueden derivarse por designaciones departamentales y por separaciones geográficas. Esto implica que los valores centrales se mantienen en esencia, pero se modifican para reflejar la situación diferente de la unidad que está separada. Es importante señalar, que la cultura organizacional es un patrón general de conducta y valores compartidos por sus integrantes que provienen de las creencias organizacionales. Una cultura fuerte es casi siempre el resultado de la atención ejecutiva a una serie de valores organizacionales firmes. Por otra parte Gibson y Donneli (1996), plantean que la cultura de una organización es una forma de contemplar y pensar sobre el comportamiento que se da en la organización y dentro de la misma, una perspectiva que se adopta para comprender lo que sucede en ella, incluye toda una serie de aspectos que tratan de explicar y predecir la forma en que la organización y los que trabajan en ella se comportan en las distintas circunstancias. En este sentido, la cultura organizacional se asume como el proceso que orienta y encamina la conducta diaria y la toma de decisiones de los integrantes de una organización en la búsqueda de las metas institucionales. Así mismo, Stonner y otros (1996), plantean la existencia de aspectos evidentes y menos visibles; entre los evidentes y abiertos están las metas de la organización expresadas de manera formal, la tecnología, estructura, políticas y procedimientos, recursos financieros, bajo esta superficie están los aspectos cubiertos u ocultos; los informales incluyen percepciones, actitudes, sentimientos y valores compartidos sobre la naturaleza humana. 28



En la cultura organizacional, existen tres elementos básicos ellos son: artefactos, valores adoptados y supuestos básicos, al respecto Schein (1992) dice: Que los artefactos son procesos y estructuras visibles de la organización (difíciles de descifrar), valores adoptados son las estrategias, metas, filosofías (justificaciones adoptadas) y los supuestos básicos fundamentales, representadas por las creencias, percepciones, pensamientos y sentimientos inconscientes, que se dan por sentado A tal efecto, los artefactos incluyen productos, servicios e incluso conductas de los miembros del grupo; en cuanto a los valores adoptados, son las razones que se esgrimen para explicar lo que se hace generalmente en la cultura de las organizaciones. Estos valores se adoptan de los fundadores de la cultura y los nuevos miembros aprenden los valores adoptados y su significado. Por último los supuestos básicos, son las ideas que toman por sentado los miembros de la organización. En una organización la cultura dicta la manera indicada de hacer las cosas, muchas veces por medio de supuestos implícitos. Estos tres elementos son fundamentales para entender la cultura organizacional, la cual está compuesta por la forma acostumbrada o tradicional de pensar y hacer las cosas, que comparten, en mayor o menor medida todos los miembros de la organización y que los nuevos integrantes deben aprender, cuando menos aceptar en parte, para que la prestación de sus servicios sea asumida por la organización. En general, la cultura es el conjunto de valores, creencias y comportamientos que caracterizan a una organización. Dicha cultura es la integración de la historia que comparte la institución, las expectativas, las reglas tácitas y explícitas y las costumbres sociales que se reflejan en el comportamiento de todos sus miembros. 1.10

CULTURA CORPORATIVA.

Stoner y otros (1996), al referirse a la cultura corporativa como fundamento del desempeño de las organizaciones concluyen que: (a) La cultura corporativa puede tener un impacto significativo en el desempeño económico de la empresa, a largo plazo. (b) La cultura corporativa, quizá, será un factor aún más importante que determine el éxito o fracaso de las empresas en la próxima década. (c) No son raras las culturas corporativas que inhiben el desempeño financiero sólido, a largo plazo; éstas se desarrollan con gran facilidad, incluso en empresas que están llenas de personas razonables e inteligentes. (d) Sí se puede lograr que las culturas corporativas, aunque sean difíciles de cambiar, refuercen más el desempeño. La cultura corporativa está estrechamente concertada con el compromiso y los valores compartidos de la organización, teniendo que ver con el comportamiento colectivo que potencia el trabajo en equipo, la toma de decisiones, trabajos estables, satisfacción de clientes y usuarios, trasmitir confianza, flexibilidad de ideas y adaptación a las circunstancias, utilización eficiente de los recursos, mejora continua de los procesos, lealtad y compromiso, calidad de los productos y servicios entre otros. La misión es la imagen que la organización tiene de sí misma, es un conjunto de ideas generalizadas que direccionan el marco de referencia de lo que la institución quiere y 29



espera ser en el futuro. Serna (1997), especifica que "la visión señala rumbo, da dirección. Es la cadena o el lazo que une, en las empresas, al presente con el futuro" La visión es la guía que permite a la alta gerencia establecer el camino para el logro prospectivo de los objetivos de la organización, es decir, se orienta hacia lo que la institución pretende ser en el futuro. Por lo antes descrito, la visión se constituye en el elemento que logra la cohesión y coherencia, garantizando la consonancia y consistencia de todos los miembros de la organización, en el trabajo mancomunado hacia el logro de la visión compartida. Senge, (1999), afirma que: "cuando la gente comparte una visión está conectada, vinculada por una aspiración común. Una visión compartida despierta el compromiso de mucha gente, porque ella, refleja la visión personal de esa gente" (p. 261). Por consiguiente, para la gerencia del conocimiento las organizaciones deben compartir la visión. 1.11

LIDERAZGO

La visión que tienen en general los trabajadores de su jefe es que ordenan, mandan, deciden, dicen lo que se debe hacer, imponen criterios, distribuyen el trabajo, controlan y supervisan las tareas. La preocupación de los directivos y mando debería estar centrada en crear una imagen tal, que sus subordinados lo catalogaran como un colaborador más, orientador, escucha de su gente, generador de confianza; aceptado naturalmente por el grupo, buen comunicador persona que apoye y ayude, que transmite seguridad. El mando que es líder trabaja para ser aceptado por su carisma y su servicio a un equipo que compra ayuda y orientación para cumplir con las metas prefijadas que se han negociado previamente. El líder es el respaldo del equipo, el que potencia a las personas para que se desarrollen sus inquietudes, iniciativas y creatividad. Fomenta la responsabilidad, el espíritu de equipo, el desarrollo personal, y, especialmente, es el artesano de la creación de un espíritu de pertenencia que une a los colaboradores para decidir las medidas a tomar. Realmente es fácil comprender las ventajas del liderazgo y cómo invirtiendo la pirámide como dice K. Placard (1991): "Se logra mayor rentabilidad, productividad, calidad y clima de equipo, ¿es suficiente para un mando leer estas líneas o un libro sobre liderazgo para, automáticamente ser un líder de equipo?." Lamentablemente la respuesta es no. Hay un doble problema insalvable pero sí indispensable de tomar en cuenta:

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El primero es cultural y puede solventarse con un entrenamiento adecuado, no piensen los directivos que con un seminario de 15 o 20 horas sus mandos se convertirán en líderes pero al igual que cualquier estudio o carrera con método, sistema, entrenamiento y tiempo, las personas pueden aprender y poner en práctica con eficacia los principios del liderazgo. El segundo es actitudinal, un poco más complicado pero no de imposible solución. Muchos seminarios deberían contemplar el cambio de aptitudes dentro de sus objetivos, permitir a las personas conocerse, analizar el origen de su carácter, temperamento y relaciones, para poder tomar decisiones de cambio que le ayuden a una convivencia más armoniosa, satisfactoria para así, sana en lo personal y en las relaciones. Hay líderes naturales; las personas buscan líderes que lo representen, que orienten y apoyen; también es posible aprender hacerlo. ¿Le gustaría a Ud. Ser reconocido como un líder de su equipo? 1.11.1 IMPORTANCIA DEL LIDERAZGO  Es importante por ser la capacidad de un jefe para guiar y dirigir.  Una organización puede tener una planeación adecuada, control y procedimiento de organización y no sobrevivir a la falta de un líder apropiado.  Es vital para la supervivencia de cualquier negocio u organización.  Por lo contrario, muchas organizaciones con una planeación deficiente y malas técnicas de organización y control han sobrevivido debido a la presencia de un liderazgo dinámico.

LIDER SER HACER VER DECIR

1.12

TRABAJO EN EQUIPO

Muchas organizaciones están descubriendo que su futuro esta en el TRABAJO EN EQUIPO, con su respectiva evaluación. Por ejemplo podemos empezar por el grupo natural de trabajo, o por un grupo de trabajo por proyecto, mientras el equipo va madurando y así poder evolucionar a equipos de mejora continua y seguir el camino hasta poder desarrollar equipos autodirigidos para llegar finalmente a los equipos de alto desempeño. 31



Al final de cuentas se debe buscar que los miembros de la organización entren en una interdependencia y se apoyen unos co otros. Sólo así se podrán forman verdaderos equipos de trabajo. Cuando los integrantes de una organización llegan a una madurez considerable, el establecimiento de una MISIÓN, de un PROPÓSITO, y VISIÓN compartidos, así como la negación de las metas de los resultados esperados, los VALORES entendidos y compartidos, serán suficientes para enfocar los esfuerzos del personal a las metas comunes de la empresa, y o entidad sea ésta de cualquier origen. 1.12.1 FUNDAMENTOS PARA LOS EQUIPOS DE TRABAJO Necesidades del equipo:         

Metas comunes Ejercicio del liderazgo situacional Interacción e involucramiento de todos los miembros del equipo Mantenimiento de a autoestima individual Comunicaciones abiertas Otorgar poder al equipo para que pueda tomar decisiones Atención al proceso y al contenido Observar y cuidar la confianza mutua Respeto por las diferencias  Negociación y resolución constructiva de los conflictos.

BIBLIOGRAFÍA. ARGYRIS, C (1993): Cómo vencer las barreras organizativas. Madrid: Díaz de Santos. Editor. GAIRÍN, J. y ARMENGOL, C. (Eds.) (2003): Estrategias de formación para el cambio organizacional. Barcelona : Ciss Praxis. FAINSTEIN,H "La Gestión de Equipos Eficaces", Organizaciones del Siglo XXI – Ediciones Macchi 1997 – Buenos Aires - Argentina DYER, William "Formación de equipos – Problemas y alternativas" – Addison/ Wesley Iberoamericana 1988 – Wilmington, Delaware, EEUU. LEVY, LEVOYER, . C. GESTIÓN POR COMPETENCIAS. Ed. Gestión 2000. Barcelona. PFIFFNER Y SHERWOOD. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA, Herrero hermanos, México. 1997. GUIZAR M. “DESARROLLO ORGANIZACIONAL – PRINCIPIOS Y APLICACIONES”. Editorial McGrawHill. Colombia. 2000 HALLER, R. LA TOMA DE DECISIONES. Biblioteca esencial del ejecutivo. Editorial Grijalbo. 2002.

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CONTENIDO LECTURA

La Meta Best Seller, Es una novela sui generis que fantasiosamente nos lleva a conocer los procesos administrativos y de producción de una empresa. Con un leguaje coloquial y entendible nos ubica en situaciones que obligan al lector a pensar y repensar en soluciones para los problemas presentados. Es un ejercicio dinámico que a través de la lectura, nos proporciona elementos cognitivos que serán aplicados en nuestro ejercicio profesional.

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¿Cuánto podemos producir? (Evidencia de desempeño) PROYECTO Nº 1

EQUIPO DE TRABAJO: 1……………………………………………………………………………………. 2……………………………………………………………………………………. 3……………………………………………………………………………………. 4……………………………………………………………………………………. 5……………………………………………………………………………………..

Construya un organizador gráfico con los conceptos aprehendidos en el Proyecto 1

Construya un ensayo sobre la Administración y el rol de la secretaria en la empresa, organización o institución.

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ACREDITACIÓN Y PROMOCIÓN: (Evidencia de desempeño y conocimiento) Proponga un resumen e identifique los temas más relevantes que encontró en el Proyecto 1

Extracto: ............................................................................................................................................................ ........... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ .................................................................................................................................................................. ...... ........................................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ EVALUACIÓN FORMATIVA Puntualidad Presentación Apropiación Creatividad Ensayo Sustentación

AE

Ex CE

HE

AE

S CE

HE

AE

MB CE

HE

AE

B CE

EVALUACIÓN SUMATIVA

HE

PROMEDIO GENERAL:

DOCENTE:

MBA. Carlos Larrea Naranjo

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REFERENCIAS

ESTUDIANTE: INDICADORES

Ex

S

MB

B

Puntualidad Presentación Apropiación Creatividad Ensayo Sustentación

10 10 10 10 10 10

10 10 10 10 10 10

10 10 10 10 10 10

10 10 10 10 10 10



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¿Cómo organizo adecuadamente un evento? DURACIÓN:

N° de semanas: 6 Fecha: desde 30 de octubre hasta: 4 de diciembre Problema: Establecer el contexto de la organización de eventos.

Competencias a desarrollar

Causas: Los eventos se realizan sin planificar El personal de las empresas no están formados académicamente para planificar eventos.

Los ESTUDIANTES serán capaces de: - Diseñar y planificar un evento empresarial, académico o social.

Lo que el estudiante quiere o necesita saber: ¿Cómo se planifica un evento? ¿Qué tipos de evento se pueden realizar? ¿Qué condiciones se necesitan para organizar un evento?

OBJETIVOS: Identificar la metodología de la organización de eventos Proponer una planificación de organización de eventos


Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, reflexionarán sobre la importancia de la Organización de eventos y su repercusión en la imagen corporativa. La lectura seleccionada, es una propuesta, para la comprensión de la temática planteada. Todas las actividades estarán encaminadas a que el estudiante encuentre respuestas a las preguntas planteadas. Metodología de agrupación: 2 3 4 5 36

1 Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo. Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo. Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo. Texto del Área Comunicación y Relaciones Públicas


Al término del Proyecto Pedagógico los estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de aplicación y el nivel de participación.

ACTIVIDADES

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 Control de Lectura  Análisis del documento expuesto  Identificación de la metodología de organización de eventos  Investigación sobre eventos realizados en empresas, instituciones u organizaciones de Riobamba. (Ensayo)  Exposición individual


“Los eventos que realiza la empresa, son el fiel reflejo de su administración. cln ”



2.- GESTION DE EVENTOS 2.1 Lo típico Es habitual que las entidades públicas o privadas requieran de apoyo técnico para la organización de actos o eventos relacionados con El ámbito de su acción, 2 como conferencias formativas o ¿Cómo organizo celebraciones enmarcadas en el contexto adecuadamente empresarial. No siempre el personal de un evento dichas instituciones es suficiente para asumir por completo el conjunto de tareas necesarias y requiere de especialistas en diferentes materias, así como de personal auxiliar para las tareas de apoyo. A veces, es también necesario poner a disposición del cliente los medios técnicos necesarios (ordenadores, proyectores multimedia y de transparencias), etc.) y asumir la ejecución del material de apoyo necesario (impresos, CD-Rom o DVD interactivos, etc.). ¿A quién le compete asumir estas responsabilidades? la respuesta es simple: LA SECRETARIA Esta profesional del secretariado debe estar en condiciones de ofrecer un servicio integral en este sentido, tanto al nivel de la organización de dichos eventos, como en la ejecución del conjunto de tareas necesarias. Para ello, es necesario incorporar su experiencia y sus medios técnicos en las actividades requeridas. La gestión de eventos es uno de los trabajos más complicados de la organización ya que es el momento en el cual no solo tenemos que asegurarnos de que todo se encuentre en orden, sino que también es importante que cuidemos cada uno de los detalles que pueda llegar a fallar para evitar que perjudique el evento, por eso diremos que la gestión de eventos se basa principalmente en la supervisión del desarrollo de los mismos, por eso decimos que se requiere prestarle atención a más de un solo detalle a la vez. Generalmente quienes llevan a cabo este trabajo son los mismos organizadores teniendo en cuenta que después de todos son ellos quienes están detrás de la planificación desde un principio. Por esta razón es importante que nosotros como anfitriones demos completa libertad a los organizadores para que puedan realizar su trabajo sin ningún tipo de problema. La coordinación o gestión de eventos: "Atención, servicio y protocolo" son sus tres principales propósitos: a) Primero que tipo de evento es: social, académico... etc.) 38



b) Segundo debes organizar, recursos materiales, financieros y humanos, tomando como base los siguientes factores: 1. Lugar, decidir el lugar donde se llevará a cabo el evento. 2. Ambientación. 3. Organización de mobiliario y equipo, 4. Tipo de montajes (según el tipo de evento), existen diversos: Si es social.- gourmet, ruso, coctel, etc. Si es académico.- "herradura", en "E", en "U", de "Auditorio", etc. Banquetes, (este varía considerablemente dependiendo del tipo de evento) ya que algunos llevaran algùn menú, otros un simple ambigú, talvès un coffe breack, o simplemente una distinciòn. Ambientación,(debes evaluar iluminación, decoración, distribución, accesos, cantidad de invitados o comensales). Entretenimiento. Cada evento, debe decidirse por un entretenimiento que contribuya al objetivo de la reunión o evento.

Por otro lado también debemos tener en cuenta el hecho de que por nuestra parte también podemos colaborar supervisando algunas áreas de las cuales ellos no puedan estar pendientes, ya que le trabajar en equipo puede resultar una gran idea. Para que podamos entender un poco más acerca de la gestión de eventos, podemos decir que por ejemplo, en una conferencia, los organizadores deben asegurarse que todos los equipos se encuentren correctamente conectados y en funcionamiento, que la persona que sea la encargada de dar dicha conferencia cuente con todos los recursos necesarios para hacer su trabajo

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Y también es fundamental que nos aseguremos de que las personas que participan como espectadores de la misma se encuentren cómodos y a gusto en el lugar. Todos estos factores sumados correctamente suelen darnos resultados exitosos ya que debemos tener en cuenta que es muy importante que los eventos de este tipo tengan cierta repercusión entre la gente, por eso es que una buena gestión de eventos en este caso es algo fundamental. Dicho esto podemos decir que básicamente la idea de la gestión de eventos es lograr que todo salga a la perfección y en el caso de que surja algún inconveniente intentar solucionarlo ya que es fundamental que todo salga a la perfección especialmente si se trata de un evento con alguna finalidad relevante, tal y como sucede con los congresos de medicina en donde se discuten y exponen nuevos métodos para tratamientos o procedimientos quirúrgicos teniendo en cuenta la importancia de estos temas. Además en este caso particular debemos decir que el funcionamiento de los equipos de audio, o pantallas que se utilicen es fundamental, y justamente por esta razón es que en la gestión de eventos de este tipo también trabajan en equipo, varios técnicos especializados en instalaciones electrónicas como las que se utilizan. 2.2 ¿Quiénes trabajan en la organización de un evento?

Como bien señalamos quienes se dedican a la gestión de eventos generalmente son personas que trabajan en equipos, siendo los organizadores la cabeza de dicho grupo y justamente teniendo esto en cuenta debemos saber que es probable que los organizadores y su grupo de trabajo se encuentren supervisando todo el evento durante su transcurso, y si bien esto puede sonarnos un tanto incomodo debemos decir que la mayoría de las veces, al tratarse de profesionales, suelen guardar una discreción verdaderamente impresionante al punto que apenas notaremos su presencia. De todas maneras debemos comprender que la gestión de eventos es muy importante y por eso ese grupo de trabajo debe encontrarse allí, ya que por ejemplo, si durante una charla alguno de los micrófonos comienza a fallar, debe ser reemplazado inmediatamente, de la misma manera que si una pantalla se avería, deberá ser reparada en el menor tiempo posible, por eso es que los técnicos que asisten como refuerzo para la gestión de eventos siempre se encuentran dispuestos y preparados para enfrentar 40



cualquiera de estos inconvenientes. En el caso de los organizadores, ellos deben supervisar todos los pequeños detalles, además de que debe asegurarse de que la gente este correctamente ubicada, se sienta cómoda y que todo el ambiente del evento. En nuestro caso particular la cabeza visible de la organización del evento, es usted, Secretaria de la empresa. Y obviamente debe manejar el conocimiento requerido para que las cosas salgan perfectamente bien. 2.3 Eventos de empresa Motivación outdoor para empleados Está demostrado que realizar actividades en grupo fuera ambiente distendido mejora las relaciones de los comunicación y permiten desarrollar habilidades que desapercibidas. Ahora que llega el buen tiempo es el

del ámbito laboral y en un empleados. Potencian la en otro contexto pasarían momento de organizarlas.

Un equipo motivado mejora su rendimiento laboral. Por eso, cada vez más empresas organizan actividades al aire libre para sus empleados en las que la competitividad es sólo un juego. Así fomentan la comunicación y el trabajo en equipo. Estas experiencias están siendo tan positivas que se utilizan incluso entre departamentos del mismo sector pero de diferentes empresas. 2.3.1 ¿Qué tipo de eventos?

Actividades outdoor colectivas como el karting, paintball, circuitos de 4x4 o piragüismo en aguas abiertas fomentan la comunicación, la creatividad práctica, el liderazgo, la capacidad de negociación y el pensamiento estratégico. Existen otras más 41



arriesgadas como vuelo sin motor, o pilotaje de monoplazas en circuitos. Y otras más costosas como navegación en veleros de época a mar abierto. El piragüismo está de moda y se encuentra entre las más demandadas. El empleado, además de divertirse, comparte y conoce mejor a sus compañeros, desarrollará capacidades que luego podrá poner en práctica en su vida diaria. Los directivos premian así al trabajador, con experiencias en lugar de dinero, y obtienen más ventajas. 2.3.2 ¿Por qué organizar eventos de motivación?

Es la primera pregunta que debemos plantearnos antes de organizar un evento de estas características. Aquí presentamos varias razones: La motivación de los empleados. Conocer al grupo de asistentes y sus impresiones sobre su trabajo o comunicar a los empleados nuevos retos de la empresa. Mejorar la comunicación entre departamentos. Incluso en la PYMES la única relación que tienen algunas personas entre sí es a través del teléfono o del e mail. Premiar a los empleados por la consecución de unos objetivos. Que los empleados se involucren más en la empresa. Lo que se pretende en muchos casos es “fidelizar” al trabajador para que se sienta a gusto y entienda que es una pieza importante en la estructura. Estrechar lazos con otros departamentos de la empresa.

2.3.3 ¿Qué tipo de actividades outdoor son las más demandadas? Los eventos pueden ser muy diversos: desde los ya nombrados karting, circuitos 4x4, piragüismo en aguas abiertas o embalses, equitación o quads a gymkhanas urbanas, patines a motor, paintball, vuelos en globo, pilotaje de monoplazas en circuitos privados, parapente, montar a caballo por valles, vuelos en veleros con vistas aéreas de ciudades, regatas en veleros de época, bautismo de buceo en arrecifes de coral. Como se puede ver, hay un sinfín de actividades que se pueden realizan en grupo y que se producen en un ambiente distendido.

2.3.4 ¿Cómo organizar eventos outdoor? Antes de elegir la actividad que se desea organizar hay que tener en cuenta los siguientes factores; Qué es lo que queremos conseguir. Cuántas personas van a participar. El perfil de esas personas. La época del año. 42



El tiempo disponible. El presupuesto. a. Número de personas Para que este tipo de actividades sean un éxito debe contar con un número mínimo de participantes que los expertos estiman en cuatro. b. Perfil En función de cómo son las personas, si son aventureras, deportistas o más tranquilas tendrá que decidir qué evento se ajusta más a sus características. También tienes que recabar información sobre edades y sexo de los participantes. Por ejemplo si es gente joven querrán actividades de ocio y entretenidas. c. Época del año La primavera es una estación perfecta para organizar una partida de paintball, una excursión en quads, en 4x4 o una “gymkhana” humana. Y las altas temperaturas del verano convierten en idóneo un descenso en kayak. Para el invierno, un día en la nieve o excursiones a casas rurales sería perfecto. Y en un día otoñal, una capea o un vuelo sin motor son planes perfectos. d. Tiempo disponible Mira el calendario y escoge una fecha con antelación en la que todos puedan acudir sin problemas. Los fines de semana puede ser un buen momento y la duración normal es de un día, aunque también se organizan programas más largos. Cortos, pero intensos. e. Presupuesto A tener muy en cuenta ya que en función del mismo, podrás organizar eventos muy económicos u otros más caros y sofisticados que incluyan todo un programa completo de restauración, alojamiento y actividades. f. Si piensas en organizar un evento de motivación aprovecha los meses de poca lluvia ya que la mayoría se realizan al aire libre.

2.4. CLAVES PARA ORGANIZAR UNA REUNION DE EMPRESA

Objetivo de la reunión. Resulta imprescindible conocer qué objetivo perseguimos con su celebración, ya que no requiere igual preparación ni organización una reunión de departamento que una en la que intervenga la Dirección General de la empresa. De la clara definición del objetivo dependerán también el lugar elegido para celebrarla, el número y rango de asistentes, etc.

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Identificar si es una reunión preestablecida, por ejemplo las que se programan periódicamente en el tiempo, o bien se trata de una reunión extraordinaria. Son reuniones ocasionales y requerirán normalmente un mayor grado de control por no estar previamente previstas. Determinar los asistentes. En función del objetivo y de los temas a tratar en la reunión, se determinará la lista definitiva de asistentes, que puede contar con personal interno o externo de la empresa (asesores, clientes…). En este caso, deberán tenerse en cuenta cuestiones adicionales, como por ejemplo la necesidad de intérpretes. En función del tipo de reunión, los asistentes se distribuirán en función de su categoría y precedencia. Convocatoria. Una vez determinados los asistentes, debe realizarse la convocatoria de la reunión. Orden del día. Deben fijarse de antemano los temas a tratar, con una estimación del tiempo dedicado a cada uno de ellos. Se enviará a cada asistente una copia del orden del día con antelación a la reunión. Como mínimo deberán figurar: día, hora, lugar, temas a tratar, participantes, sustitutos en caso de ausencia... Documentación. Es necesario prever el tipo de documentación que será necesario preparar para la reunión, así como el número de copias necesarias de cada documento. Preparar el marco donde va a realizarse la reunión. En función del objetivo y del tipo de reunión de que se trate se elegirá la sede donde se celebrará, además de prever el resto de servicios auxiliares que puedan ser necesarios (medios audiovisuales para presentaciones, catering, grabación, videoconferencia…). Asimismo, deberá preverse cómo se realizará la recepción de los asistentes externos a la empresa. Acta. En el caso de reuniones donde intervengan órganos o personal directivo, es recomendable cuando no obligatorio levantar acta de la reunión, donde se consignen las distintas intervenciones y las decisiones acordadas en la misma. Preparación de la sala. El mismo día de la reunión es imprescindible inspeccionar la sala donde va a celebrarse y elaborar un check list de los conceptos y materiales que deben tenerse en cuenta para que todo esté listo: elementos decorativos, temperatura y ambientación de la sala, documentación necesaria, proyectores, pizarras, material para tomar notas, mobiliario adecuado... Gestión de interrupciones. La persona que organiza la reunión, normalmente la Secretaria, debe establecer con su superior la forma en que se gestionarán imprevistos y posibles interrupciones en la reunión, teniendo en cuenta que debe minimizarse el impacto de aquéllos sobre ésta y que en la medida de lo posible nunca deberá interrumpirse una reunión salvo por circunstancias excepcionales, y en todo caso, siguiendo un protocolo concreto de interrupción.

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2.5 CLAVES PARA UNA COMIDA DE EMPRESA COMPLETA

Elección de la fecha.- La fecha de cualquier evento debe ser pensada con sumo cuidado, para evitar que coincida con eventos de gran relevancia en la ciudad, en el país, etc. Este criterio depende de la importancia del evento y de sus invitados. Asimismo, semanas con días festivos - principalmente la víspera de los mismos -, proximidad de inicio o de fin del período habitual de fiestas no son fechas aconsejables. Selección del local.- La selección del local debe estar relacionada con la tipología del evento que se pretende promover y con la época del año en que se enmarca, sin descuidar los accesos y las posibilidades de aparcamiento. Cuando se piensa en una solución al aire libre es necesario manejar siempre un plan B que de respuesta a las hipotéticas condiciones climatológicas menos favorables. La empresa de catering debe ser informada del local con suficiente antelación para garantizar la posibilidad de ejecución del servicio mediante las condiciones técnicas y logísticas previstas. En el caso de que la empresa de catering no haya trabajado anteriormente en ese local deberá ser promovida una visita técnica al espacio antes del evento. El horario.- El horario de un evento ayuda a definir la tipología del servicio. Por ejemplo, si el objetivo pasa por crear un pequeño momento de convivencia informal al final del día -con duración aproximada de una hora u hora y media-, entonces debe tratarse necesariamente de un cocktail. Durante un evento, es necesario percibir las necesidades de los invitados. Una vez definido el formato del servicio adecuado, es necesario evitar que se aproxime la hora de comer, para que los invitados no estén a la espera de algo más como, por ejemplo, un plato caliente.

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El número de invitados.- El número máximo y mínimo de invitados que pueden participar en un evento es una noción que debe estar siempre presente. De ese factor dependen variables importantes como el local/espacio, la respectiva capacidad y la tipología del servicio. Un espacio puede ser excelente para un cocktail de 20 personas, pero desaconsejable para una comida de 15.

La tipología del servicio.- Después de definidos los puntos anteriores, están reunidas las condiciones para decidir con claridad la tipología del servicio: welcome coffee o coffee break; almuerzo de pie o buffet sentado; cocktail o menú… Esta elección se realiza en concordancia con las características del evento que se está organizando.

Solicitudes de propuestas.- La forma ideal para articular todas las partes armoniosamente pasa por definir los puntos anteriores antes de solicitar propuestas para la realización del evento. En lo que concierne al espacio, si no tiene fechas disponibles o si hubiera alguna indefinición, no se puede hacer reserva o bloqueo de fecha. En lo relativo al catering, para que el cliente pueda beneficiarse de una propuesta personalizada y hecha a medida de su evento, tendrá de facilitar los detalles concretos que permitan adecuar los servicios propuestos.

Selección y composición del menú.- El análisis de las propuestas debe ser hecho con rigor. A veces se comparan composiciones distintas de forma similar, pero es necesario considerar la cantidad y la variedad de los platos contemplados. De igual modo, los platos o productos más sujetos a variaciones de temperatura tienen la ventaja de adaptarse a los condicionantes logísticos. Actualmente, la cuestión de las alergias e intolerancias a algunos alimentos también es muy frecuente, por lo que el promotor del evento debe siempre averiguar qué riesgos pueden existir entre sus invitados. Esta cuestión se aplica principalmente en menús con opciones únicas.

El precio.- A la hora de comparar propuestas deben considerarse algunos factores de forma imprescindible: la composición, la calidad del servicio, los medios humanos y materiales contemplados, la logística inherente al servicio/evento, etc.

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La logística del evento.- Los montajes, la ejecución y los desmontajes del servicio deberán ser coordinadas en sintonía con diferentes actores del evento: el promotor del evento, los responsables del espacio donde se realiza y los proveedores de servicios. Muchas veces, el plan de montaje está sujeto a varios ajustes por no ser posible conciliar la intervención simultánea de los diferentes actores. El mismo plan sirve de guía para definir la intervención de cada actor.

El acompañamiento.- Es muy importante saber quiénes son los responsables de la empresa que asisten al evento y sus respectivos contactos. En el día del evento, en caso de que sea necesario dar alguna información adicional, deben ser creados canales rápidos y eficaces de comunicación. 2.6

PLANIFICACIÓN –PAUTAS PREVIAS -

2.6.1. Planificación: Planificar es organizar en forma teórica (táctica), determinando las distintas etapas del plan y las funciones que se realizarán en cada una de las etapas. Es importante conocer la finalidad del evento: homenajear, conmemorar, celebrar o atraer. Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia. Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar. Tener en cuenta la administración del evento en cuanto a papelería, promoción/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisión, permisos, convenios. Elección del ámbito donde se desarrollará de acuerdo a la magnitud y al carácter de la reunión. Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc. Staff organizativo: delimitación de responsabilidades y estructura jerárquica. Declaraciones oficiales: si el evento es de interés nacional, provincial, municipal, turístico, auspicio, fiesta La lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Es importante establecer qué tipo de público y el nivel de asistencia. Confeccionar y enviar las invitaciones con el tiempo prudencial de anticipación. Planificación del menú, lista de compras que será guardada para próximas reuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, producción y presentación. Ambientación: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objeto que conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta la iluminación. Instalaciones especiales. Ornamentación. Seguridad. Estacionamiento. 47



2.6.2 Pautas - Los tiempos: En ésta etapa nos referimos a determinar con la debida anticipación toda la organización es decir: Pre-evento: tiempo necesario antes, Lugar: primer plano, gestión de permisos, personal de seguridad. Estacionamientos, seguros, limpieza. Organización de transporte, hospedajes y de prensa. Gastronomía, concurso de proveedores. Elementos promocionales, presentes.Vestimenta, por sector y función. Papelería e impresos. Capacitación de personal, asignación de tareas. Lista de potenciales invitados. contratación de audio e imagen Reconfirmación de potenciales invitados. Reconfirmación de gastronomía. Ajuste de información de transporte y hospedaje si fuera necesario. Cierre de permisos. Definición de fecha y hora. Capacitación definitiva del personal interviniente. Revisión general del evento Últimos ajustes. Definición y confirmación de invitados.

Actividades durante y posteriores a la reunión: 2.6.3 Durante la reunión: Esta etapa se basa en el manejo de tiempos y espacios que ya fueron predeterminados y deben ser respetados, salvo caso de fuerza mayor. 2.6.3.2 La operatoria de este proceso es: 48-24 horas antes: armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.) pruebas de sonido e imagen. Revisión de planos. Chequeo de servicios Recepción de mercadería. Lista definitiva de invitados. 12 horas antes. Chequeo general de actividades en tiempo y forma. Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos. Activación y solución de posibles inconvenientes. 48



2.6.4- Inicio y cierre del evento: En ésta etapa la reunión ya está en pleno funcionamiento sólo se chequeará lo programado y que cada función se este cumpliendo como lo previsto. Se recorrerá cada mesa, fila o stand. Se chequeará iluminación, audio y su nivel de llegada. Mercadería en estado y tiempo. Indumentaria, imagen y uso. Seguridad, limpieza, asistencia y movimiento de presentes. Cierre del evento, despedida de participantes. Entrega de presentes o recuerdos. Desarmado de distintos ámbitos. Sumario de actividades y resultados. 2.6.5 Post-evento Es importante tener una base de datos con los siguientes puntos: Evaluación: comercial. Aceptación operativa, criticas, quejas y sugerencias. Análisis y correcciones del evento. Seguimiento del evento, base de datos de participantes. Programa anual de contactos., análisis y contactos con potenciales mercados.

2.7 ORGANIZAR – CLASIFICACIÓN DE EVENTOS. 2.7.1 Organizar: Llamamos a organizar cuando de eventos se trata, al procedimiento intelectual, cuyo objetivo es contestar las siguientes preguntas: ¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la tarea? ¿Qué medios necesito para realizar ésa tarea? ¿En qué lugar debe realizar esa tarea? Considerando particularmente: Plan completo del lugar Plan para organización del trabajo Lista completa de materiales Desarrollo del evento ( tiempos) 2.7.2 Clasificación de eventos: Para aplicar el punto anterior es necesario tener en cuenta la clasificación del evento que se va a organizar, a saber: 49



Sociales: su razón puede ser religiosa, familiar o vinculada a una persona. Bodas, bautismos, recepciones, aniversarios Empresariales: aniversarios, lanzamientos de productos, inauguración, capacitación. Culturales o artísticos: recitales, muestras de arte. Deportivos: competencias, entrega de premios, torneos. Políticos: convenciones, campañas, visitas. 2.7.2.1 Sociales: Los eventos sociales son aquellos con los cuales nos encontramos asiduamente. Hay que tener en cuenta siempre las preguntas a formular: si el evento es religioso es fundamental conocer a qué tipo de religión se refiere para no pasar papelones. En cambio si no interviene la iglesia y es netamente social, lo importante a tener en cuenta es el agasajado, porque debemos lograr que a la fecha programada para el evento, no ocurran imprevistos y que el agasajado concurra a su fiesta lo más distendido posible y hacerlo brillar. Para eso estamos los organizadores, a los efectos que todo ocurra con dinamismo y sin complicaciones. 2.7.2.2 Empresariales: Los eventos empresariales son de carácter corporativo, organizados por una o varias empresas y su fin es conmemorar acontecimientos institucionales y/o presentar nuevas tendencias comerciales. En la Argentina al igual que otras partes del mundo, los eventos se dividen primordialmente en tres tipos: Externos: Son aquellos que no están íntimamente ligados con los objetivos de la empresa. Cada uno es individual y tienen diferentes necesidades. La asistencia es voluntaria y proporcional a la importancia del contenido y el costo de matrícula. Se financian con publicidad, patrocinio, etc. Y en la mayoría de los casos se realizan una vez al año. Ferias: cuyo fin es la venta/compra de artículos. Exposición: promoción, información o mixta y no hay venta directa. Presentación: de producto o de colecciones. Internos: Son los que están íntimamente ligados con los objetivos de la empresa y organización. No debe tener conflictos (imprevistos). La asistencia es obligatoria y total. Es financiado con recursos de la empresa que se tienen en cuenta en el presupuesto anual. En el transcurso del año se celebran varios eventos y también a diferentes niveles en algunos casos. Capacitar al personal operativo. Lanzamientos de productos Convenciones de empresas Ciclos de investigación, capacitación y de arraigo. Reuniones programáticas o extra programáticas. 50



Fiestas. Por género.( cóctel, almuerzos o desayunos) o por motivo( fecha especial, personal, empresa, vino de honor). Capacitaciones: pasatista o actualización. Mixtos: Podemos decir que éstos eventos tienen una asistencia voluntaria, son de costo muy bajo o por invitación dando posibilidades de asistencia, otorgando alta asistencia pero baja calidad. Es financiado por una empresa como si se tratara de un evento interno y en el año suelen celebrarse varios de estos eventos pero de diferente género.( cursos, jornadas, conferencias). 2.8 ¿CÓMO ORGANIZAR UNA REUNIÓN EXITOSA? Contamos con herramientas que integran el tablero de comando para la toma de decisiones, permitiendo incrementar la certidumbre y de esta manera permiten flexibilizar y corregir la organización de una reunión. Si se practican de manera habitual y permanente, se convertirán en un beneficio, con satisfacción en lo personal o de una rentabilidad adicional si se realiza en el campo empresarial. En síntesis, si se desea una celebración exitosa, donde se podrá transmitir la idea fuerza que originó esta reunión, sugiero tener estos elementos en mente y llevarlos a la práctica cuantas veces sea necesario hasta lograr un mecanismo de respuesta inmediata. Recordemos: Planeamiento: proceso técnico administrativo donde se determina el futuro deseado. Programación: la base es un cronograma de tiempo y tarea por ejecutar. Presupuestar: antecedentes sobre la comparación de precios y las alternativas de acuerdo al planeamiento establecido. Anteproyecto. documento donde se materializa inicialmente las ideas sobre la reunión por realizarse. Proyecto: documento formal, autorizado por autoridades competentes donde se establecen las acciones el objetivo primordial de la reunión. Tiempo de preparación: período que transcurre entre la decisión de realizar una reunión hasta el inicio. Tiempo de ejecución: es aquél que transcurre durante el propio acto según el plan aprobado. Tiempo de finalización: período posterior a la reunión, donde se recolecta la información para posterior análisis.Informe de resultados: Informe que se confecciona al final de la reunión donde se indica expresamente los resultados para mejorarlos y/o perfeccionarlos para el próximo evento.

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Anfitrión – Dónde recibimos - Modales. 2.8.1. Anfitrión. Como hemos leído en las clases anteriores, contamos con todos los medios para organizar una reunión, pero también es importante comportarse como un buen anfitrión, ya sea que nosotros organicemos o que contratemos a alguien para hacerlo, que en este caso podremos supervisar.Basándonos en reglas simples de cortesía a la hora de recibir, presentar, abrir una conversación e incluso ofrecer una bebida. En reuniones pequeñas es normal que los anfitriones se encarguen de multitud de detalles, desde recoger los abrigos hasta servir una copa. El anfitrión es aquella persona que tiene invitados a su cargo, el que recibe y se encarga de atender a los mismo. Saber atenderlos es la clave de éxito en cualquier ámbito de nuestra vida social, laboral e incluso familiar. Tanto si celebramos la cena en casa como en un restaurante, hay que esperar por todos los invitados para empezar a pedir o a cenar. Se puede esperar un tiempo de cortesía por los invitados, que no debe ser más de 30 minutos. Esperar más sería una falta de cortesía para el resto de invitados 2.8.2. Dónde recibimos? Al aire libre Es común con los tiempos que corren que las viviendas sean pequeñas y se cuente con un espacio en el exterior para tener en cuenta, de esa manera se puede organizar un asado, merienda, e incluso una cena a la luz de luna. Eso sí es importante tomar en cuenta a los vecinos para evitar inconvenientes. Debemos poner el jardín a punto , aunque contemos sólo con algunas especies en macetas, eso sí retirar cualquier objeto que pudiera molestar ( bicicletas, juguetes , cortadora de césped, etc) Si no son muchos los invitados, podemos organizar la mesa con todos los detalle como si el encuentro fuera en el interior. En cambio si son muchos la mejor opción es organizar tipo buffet, es decir colocar todo sobre la mesa y cada cual se sirve. Tener en cuenta Aunque están permitidos elementos descartables, sugiero la vajilla y cristalería, causan mejor efecto entre los invitados. No hace falta que sea de calidad, sino que podemos utilizar esa vajilla de diario, que puede ser con dibujos o motivos coloristas que nos vas estupenda para este tipo de reuniones. Si optamos por asado o paella, podemos servir unos aperitivos y canapés para hacer tiempo. 52



Si la reunión es de día y muy soleado, podemos optar por algún tipo de sombrilla o carpa que nos evite los rayos directos del sol. Si tenemos un porche también es un buen lugar. Sea cual sea la reunión, hay que crear una mesa con los detalles fundamentales que son básicos en cualquier mesa, como colocar mantel, cubiertos, vajilla y cristalería. Bajo mantel un protector que amortigua los golpes y evita que cualquier percance estropee la mesa. Los cubiertos recordemos que el tenedor va a la izquierda y la cuchara y cuchillo a la derecha. Se colocan en orden inverso al uso, es decir los primeros a utilizar en la parte exterior así sucesivamente. Colocar dos copas una de agua a la izquierda y una de vino a la derecha de ésta. Todos los platos que se van a servir, deben hacerse a la temperatura adecuada. No hay nada más desagradable que tomar un plato frío; tampoco es muy agradable tomar platos recalentados. 2.8.3

Los modales en la mesa De nada vale predicar a nuestros menores si no damos un buen ejemplo. Por ello es importante enseñar que no se debe chupar el cuchillo, que no se debe hacer bolitas de pan con la miga, que la servilleta se utiliza sobre el regazo desdoblada, se apoya sobre la mesa en forma informal sólo cuando nos retiramos de manera ocasional, y que además la función de la misma es para limpiarse la boca después de cada sorbo de bebida, en el caso de la señoras que tengan los labios pintados deberán utilizar el interior de la misma. Es fundamental pedir por favor y dar las gracias, así como también tratar de usted a los mayores. La regla general para el uso de los cubiertos es: la comida se lleva la boca y no la boca a la comida. En el caso de comida blanda (canelones, crepes y otras.) se debe utilizar el tenedor si se necesita cortar. Ningún cubierto se limpia con la servilleta. Cuando estamos en la mesa y queremos hacer una pausa los cubiertos deben reposar en el plato a 45º ; el tenedor con los dientes hacia abajo y el cuchillo con el filo hacia adentro. Si por el contrario terminamos de comer, los mismos deben quedar apoyados de forma paralela, en similitud a las agujas del reloj. La comida no debe trozarse para comer, debe ir cortándose a medida que se ingiere. La única excepción es con niños y con personas discapacitadas adultas

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2.9. LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN EVENTOS ACADÉMICOS 2.9.1. ESTRUCTURA DEL COMITÉ ORGANIZADOR:

2.9.2 . FUNCIONES DEL COMITÉ ORGANIZADOR: a)

Organizar, coordinar y evaluar eventos b) Planear, elaborar y ejecutar las políticas y acciones; c) Promover la vida empresarial; d) Establecer programas de financiamiento para las actividades de relaciones públicas; e) Proponer directrices en materia de relaciones públicas; f) Fomentar y coordinar las relaciones empresariales con el estado, municipios y con instituciones públicas y privadas locales, nacionales e Internacionales; g) Promover los eventos en la radio, televisión, medios impresos y medios electrónicos; h) Crear las comisiones y comités que sean necesarios para el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades; i) Supervisar que los eventos programados sean de calidad.

2.9.3. FUNCIONES DEL ENCARGADO DEL ÁREA DE LOGÍSTICA: Coordinar en cada evento el área técnica (sonido, escenografía, mobiliarios, etc.) Llevar a cabo la organización de reservaciones en hoteles, salones, etc. Realizar las compras necesarias para los recesos que se realizarán dentro de cada evento. Cotizar, en su caso, los artículos que se entregarán a los asistentes al congreso. Organizar comidas y/o cenas en el hotel o restaurante solicitado.

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Transferencia de conocimientos

Investigue sobre la conformaciòn de los comitès organizadores de eventos del Municipio de Riobamba entre los años 2000 al 2010, y què actividades realizaron.

La organización adecuada de un evento es un valor agregado intangible, que se traduce en el prestigio y permanencia de la empresa.

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CONTENIDO LECTURA

Manual para organizadores de ferias El manual tiene como objetivo “ser una guía que permita a los actores públicos y privados contar con una guía de ferias que facilite: planificar, ejecutar y evaluar este tipo de herramientas”. Además, pretende poner a su alcance una metodología a ser utilizada, al momento en que decidan llevar a cabo ferias para la promoción comercial de diversos productos y/o servicios. Este instrumento puede ser muy útil; para todos los sectores empresariales, pero especialmente para los gobiernos locales, gremios empresariales, asesores e instituciones que desean apoyar la comercialización de las PyMes, que se encuentran en la encrucijada de cómo dar a conocer sus productos

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Construya un organizador gráfico con los elementos propuestos en el Proyecto 2

Construya un ensayo sobre el Manual para organizadores de ferias (Lectura)

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Extracto: ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ................................................................................................................................... .....................................

AE

Ex CE

HE

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ESTUDIANTE:

DOCENTE:


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S CE

MB CE

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B CE


HE

PROMEDIO GENERAL:

1REFERENCIAS

EVALUACIÓN FORMATIVA Puntualidad Presentación Apropiación Creatividad Ensayo Sustentación

INDICADORES

Ex

S

MB

B


10 10 10 10 10 10

10 10 10 10 10 10

10 10 10 10 10 10

10 10 10 10 10 10



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¿Qué necesito para ejecutar un evento? DURACIÓN:

N° de semanas: 10 Fecha: desde 11 de diciembre 2010 hasta: 26 de febrero 2011 Problema: Qué recursos necesito para realizar un evento.

Competencias a desarrollar

Causas: Sin recurso humano no hay evento Sin logística no hay evento Sin dinero no hay evento

Los ESTUDIANTES serán capaces de: - Realizar cualquier evento de carácter empresarial, institucional, académico o social.

Lo que el estudiante quiere o necesita saber: ¿Qué es logística? ¿Cómo conformo el equipo de trabajo? ¿Cómo determino el lugar para realizar el evento?

OBJETIVO: Ejecutar un evento empresarial, institucional, o académico


Los estudiantes, en forma individual y luego en equipos de trabajo, aplicarán sus conocimientos para organizar un evento ya sea empresarial, institucional o académico. Metodología de agrupación 1. 2. 3. 4. 5.

Coordinador: responsable de articular las actividades de todo el equipo, guía la participación. Redactor: recepta criterios, integra y ordena la información. Investigador: consulta definiciones, criterios y aclara dudas del equipo. Expositor: expone públicamente y argumenta los criterios de su equipo de trabajo. Diseñador: prepara el material que sustente la defensa pública del trabajo en equipo.

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Al término del Proyecto Pedagógico los estudiantes, en un círculo de rendición de cuentas, llenarán la tabla de evaluación, para el efecto, el coordinador, a través de preguntas constatará la apropiación de los aprendizajes mínimos, los ejercicios de aplicación y el nivel de participación.

ACTIVIDADES

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 Control de Lectura  Análisis del documento expuesto  Aplicación de los conocimientos, por grupos


“Si no dominas el evento, Fracasarás en el, intento”, Lucio



3. Logística necesaria para el evento

3.1 ¡Ha llegado el gran día!

3 ¿Qué requiero para ejecutar el evento?

Los nervios están a flor de piel y las dudas acechan. ¿Vendrán? ¿Les gustará? ¿Será un éxito? Depende de ti y tu equipo. Si has vendido bien el evento, tendrás público (siempre fallarán algunos). Ahora ha llegado la hora de cumplir y superar lo prometido. A continuación veremos los pasos necesarios para ejecutar perfectamente el plan:

Seguramente todos nosotros hayamos organizado un evento de más o menos envergadura en algún momento; al menos uno relacionado con nuestra vida personal, ya sea una cena con amigos o la celebración de una boda. Pero ¿qué es lo que hace que ese acontecimiento sea inolvidable? ¿Por qué nos sentimos tan afortunados por haber tenido la oportunidad estar presentes en algunos o tenemos la molesta sensación de que nos han hecho perder el tiempo en otros? En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen y, digo esto porque, en un evento absolutamente todo comunica: estamos expuestos, nuestro público nos ve, nos escucha, está presente físicamente. Por este motivo, hemos de cuidar la imagen que transmitimos durante éste, siendo meticulosos en todos los detalles. De ahí, nos ganaremos una u otra reputación aunque, aún hay muchas empresas que ponen en marcha un evento simplemente porque así está especificado en su plan de marketing, dejando muchos aspectos al azar en el transcurso de éste. Si tuviésemos que elegir las claves para que un acto de cualquier índole tenga éxito, diría que son básicamente las 5 siguientes: 1. Tener una razón de peso para llevarlo a cabo. Poner en marcha un evento conlleva un enorme esfuerzo de trabajo, desembolso y altas dosis de estrés. Quienes hayamos asistido a alguno como invitados, habremos experimentado la satisfacción de haber sido convocados para presenciar y formar parte de un acontecimiento de interés y memorable o hemos sufrido el vernos obligados a perder nuestro tiempo y habernos desplazado para no ver nuestras expectativas cumplidas. Un evento sólo tiene sentido si está justificado ¿su objetivo únicamente puede alcanzarse mediante la presencia física de nuestros invitados? ¿No sirve una llamada telefónica, el correo tradicional o electrónico o cualquier otro medio? Debe ser realmente necesario que nuestro público se desplace para asistir al lugar convocado, 61



sino el acontecimiento al que queremos dotar de repercusión quedará incompleto, sin aprovechar el amplio abanico de posibilidades que nos ofrece un evento. 2. Un concepto adecuado que envuelva el evento. El concepto elegido será la tarjeta de presentación de nuestra empresa u organización. Nuestro concepto es el cuadro en el que enmarcamos nuestro evento, los valores o adjetivos que, en definitiva, queremos transmitir de nuestra compañía. ¿Queremos presentarnos como una empresa formal o informal? ¿Accesible o sofisticada? ¿Tradicional y rústica o vanguardista e innovadora? Debemos asegurarnos de que nuestro evento transmite los valores que queremos asociar a nuestra marca. Pensemos en la ceremonia de entrega de los Oscar, por ejemplo. El evento en el que se entregan cada año los premios de la Academia de Hollywood, de los cuales todos hemos oído hablar en alguna ocasión, destilan glamour. Seguramente, este glamour sea en lo primero que pensamos cuando Hollywood nos viene a la cabeza. La presencia de estrellas internacionales, la alfombra roja, los flashes de las cámaras, exclusivos vestidos de gala… un sin fin de detalles estudiados y ensayados a la perfección en torno a un mismo concepto. No se deja nada al azar porque la reputación se va construyendo en cada gesto de la empresa que se observa durante el evento. Si alguno de éstos gestos no está en línea, no comunicaremos con claridad y perjudicaremos nuestro posicionamiento en la mente de nuestros clientes actuales y potenciales. 3. Una mentalidad de anfitrión de primera clase. En realidad, todo en un evento depende del anfitrión. Éste es quien tiene la sartén por el mango, quien hace y deshace, quien lleva el control dado que toma las decisiones y destina los recursos. Un evento empresarial, en este sentido, no es muy diferente a un evento organizado en nuestra vida privada (invitar a unos amigos a cenar, por ejemplo). Se ha escrito largo y tendido sobre protocolo, buenas maneras… y, en general, todo gira alrededor de la empatía. La pregunta es: ¿si estuviésemos en la piel de nuestro público qué veríamos o cómo nos gustaría ser tratados?, es decir, ¿qué experiencia nos gustaría llevarnos de este evento? Debemos orientar nuestro trabajo y recursos a cubrir las necesidades y expectativas de nuestros clientes compatibilizándolo con los objetivos de la compañía. Un anfitrión comunica tanto como el mismo evento, es la personificación de nuestro concepto, quien transmite éste en palabras y maneras. Pero, siempre, sin descuidar a los invitados presentes aunque, después el evento tenga repercusión mediática y llegue a otros públicos potenciales. 4. Invitados sí pero, personas ante todo. Se supone que elegimos cuidadosamente a nuestros invitados porque, en este caso concreto, son nuestro público más valioso. Si no asiste quien nos interesa que asista, el evento no habrá tenido sentido. Si aunque asista, lo descuidamos y no conseguimos que se marche satisfecho, hasta puede que hayamos actuado en contra de nuestros intereses. Como el anfitrión es quien lleva el control, es el responsable del bienestar de los invitados. Son clientes actuales o en potencia, sí pero, ante todo son personas. Con esto, detalles que pueden parecer a priori insignificantes como elegir la hora adecuada, la temperatura en el local, disponer bebida y comida suficiente, no alargar la duración 62



innecesariamente, asegurar el entretenimiento, habilitar la zona para que puedan elegir estar sentados o de pie, se convierten en fundamentales ya que conseguirán que los invitados se queden o provocará que se marchen. Del primero al último de nuestros invitados son importantes y cuanto más conozcamos el perfil de cada uno de ellos, mejor podremos ofrecerlos un trato personalizado. 5. Un espacio en común. Al final necesitamos elegir el lugar donde encontrarnos con nuestros invitados pero, un espacio no es sólo esto. Tiene que adecuarse al concepto elegido: ser emblemático o underground, imponente o enfocado al entretenimiento. Tiene que permitirnos una perfecta habilitación de la zona para que sea posible cubrir todas y cada una de las necesidades de los invitados. Tiene que ofrecer visibilidad al anfitrión y permitirle desenvolverse con soltura. Y, sobre todo, tiene que disponer de soluciones para todo lo que pueda salir mal. Si no está disponible, el lugar que se adecua a estos requisitos, es preferible esperar a bajar el listón en este, así como en cualquiera de los demás aspectos. Consigamos que nuestro evento sea el tema de conversación durante un tiempo, que se convierta en un buen recuerdo y nos permita comunicar quiénes somos para rentabilizar nuestro trabajo, inversión y, por encima de todo, imagen. Además de pasar un buen rato, podemos tener la oportunidad de hacer historia. 3.1.1 Recepción y entrega de credenciales A todo el mundo nos gusta sentir especiales. Si se hace con gracia, el hecho de que nuestro nombre esté en una lista y que nos estén esperando puede ser el primer “toque” del evento. Debes tener alguien asignado a recibir a los invitados, entregarles los materiales que necesitarán durante la duración del evento y saludarles por nombre. Cuando la persona se identifica, la persona encargada de la recepción tiene que tratar de hacerles sentir importantes y en casa. Si esperas más de 30 invitados, ten preparados unas tarjetas con sus nombres que pueden enganchar a la chaqueta o a la camisa. En estas “chapitas” incluye debajo de cada nombre una cita interesante diferente. Esto facilitará el establecimiento de conversaciones y contactos durante los descansos. Además crea tema de conversación mientras se espera el inicio de la jornada. 3.1.2 Control de Asistencia La segunda misión de la persona encargada de la recepción es controlar quienes han venido. Así nada más empezar tendrás claro el nivel de asistencia que has conseguido. Si hay personas “VIP” en tu lista esta persona debe presentarle personalmente a su “amigo”. Esto es una persona de tu equipo, previamente asignado, para atender de cerca un invitado “especial”. Si no hay personas destacables en la lista, mira a ver de cuantos “amigos” puedes disponer y escoge al azar este número de “VIPs”. El amigo, debe confesar a su 63



“encargo”, me pidió … (tu nombre) que me encargará de asegurar que estuvieses bien atendido. Para cualquier necesidad no dudes en decírmelo. No sabes lo bien que funciona este “truco”. 3.1.3 Entrega de Materiales Ya hemos comentado que la persona en recepción entregará inicialmente los materiales que estimes necesarios para que tengan durante el evento. En ellos normalmente hay una copia de la agenda, una libreta para tomar notas, un bolígrafo y poco más. Si lo tienes preparado puedes incluir en este primer lote una hoja promocional con una oferta exclusiva para los asistentes de hoy. Los invitados van a tener un ratito mientras esperan para revisar estas cosas, pero si incluyas un montón de folletos y documentos acabarán no viendo nada. El objetivo es dirigir en cada momento su atención. Por eso, dosifica y pon en sus manos lo mínimo justo. Así sabrás que verán tu promoción. 3.1.4 El Maestro de Ceremonias Tu evento debe contar con una persona que actuará como “organizador” de la jornada. Esta persona será el responsable de presentar los ponientes y explicar la logística de los descansos, cafés, comidas… Yo recomiendo que no seas tu quien ocupe este papel. Tu misión es velar por la transmisión global del mensaje y estar pendientes de los invitados. Elige algún miembro de tu equipo “con labia” y encargarle de este papel. Debe tratar de mantener un tono ameno y distendido. Debe tener preparado una introducción para cada poniente explicando las cualidades que hagan importante su presentación. Aunque quien vaya a hablar sea la persona más novata de tu organización, eso no quiere decir que hay que decirlo. Explica sus cualidades y logros y darás peso a sus palabras. 3.1.5 Las Ponencias y los Tiempos Si has seguido mis consejos habrás ensayado EL evento al menos una vez. Esto te habrá dado una idea aproximado de los tiempos y los ritmos de los ponientes. Piensa que tu evento es como una sinfonía que debe fluir con precisión. Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj. Que esté sentado detrás de todo el mundo y que esté preparado para dar señales al poniente. No se trata de parecer el interventor de un tren, sino una guía para mantener todo en su sitio. A veces, hay muchas preguntas y las cosas se retrasan. Intenta evitarlo y si ocurre procura “ajustar” en los descansos y las transiciones entre ponencias. Tienes que estar preparado por si a contrario, ves que vas adelantado sobre lo previsto en la agenda. Si es un desfase pequeño, no importa. Dile al Maestro de Ceremonias que se explaye un poco más en las presentaciones o que cuente un chiste. Si el desfase es importante, esté preparado para “añadir” una breve exposición “no prevista en la agenda”. Si lo haces, debe parecer totalmente espontáneo. Por eso, debes tenerlo muy preparado. 64



3.1.6 Clausura del Evento.- Los eventos hay que terminarlos bien. La gente ya es ansiosa para irse (a comer o a su casa) y no quieren tonterías. Por ello, tienes que tener la clausura bien preparada. Si es necesario dar las gracias o explicar algún detalle logístico, el Maestro de Ceremonias debe hacer ANTES de la última ponencia, no después. Al terminar, debe resumir en 5 frases el mensaje principal del día. A continuación debe agradecer su asistencia e informarles que tienes preparados unos “paquetes informativos” juntos a la puerta. También ten preparado una especie de “urna” para que cualquier persona que quiere más información pueda echar una tarjeta suya y tendrás listo un mecanismo de seguimiento. También debes tener preparado algún mecanismo para evaluar la opinión de tus invitados. Esta pequeña encuesta debe pasarse antes de la última ponencia. Por experiencia propia, sabes que cuando haya terminado lo que quieres es irte. No trates de imponérselo a tus invitados. Con suerte ha ido todo como un reloj y la gente está encantada. Disfruta del momento y recuerda agradecer personalmente a cada miembro de tu equipo por su colaboración. Si ha sido un esfuerzo grande para ti, igualmente lo ha sido para ellos. Cuidado. ¡Aún no has terminado! Las tareas que vienen después son tan importantes como los preparatorios. Ahora, en los 3 o 4 días posteriores es cuando puedas asegurar unos resultados espectaculares. Para ello, hay que cumplir los siguientes pasos: Comprobar la lista de asistentes. Es importante revisar y estar seguro de cuales han sido los invitados que finalmente han venido. Mientras esté fresco en la memoria, haz que tu equipo repase la lista para corregir errores. Esto es importante para los siguientes dos pasos. Agradecer la asistencia. A los asistentes que hayan venido debes enviarle en seguida un email de agradecimiento. En ello, pregúntales que impresión se han llevado y si volverían a venir a otro evento parecido. Ofrézcales un link para descargar las presentaciones, si quieren. Contactar con los “no-shows”. También debes enviar un email a los invitados que no pudieron venir. Cuéntales lo bien que salió y lo ameno que resultó. Del mismo modo, ponte a su disposición para contarles personalmente un resumen del evento y ofrézcales también el link para bajar las presentaciones. Sacar un control sobre los costes. Debes hacer una relación de todos los costes asociados al evento para poder luego medir la efectividad del retorno. Esto es un paso crítico para poder estimar los beneficios reales del evento y planificar la conveniencia de hacer futuros eventos. Hacer seguimiento. Ya que facilitaste un método de recoger tarjetas de personas interesados en profundizar, no dejes escapar esta oportunidad. 65



Durante la primera semana posterior del evento, alguien tiene que establecer contacto con ellos. Es fundamental no demorar. Las personas somos criaturas emocionales y si dejamos pasar “el momento” el trabajo de seguimiento será mucho menos fructuoso. Identificar oportunidades generados por el evento. Por un lado tienes claro los costes del evento. Ahora corresponde llevar un control sobre las oportunidades que haya producido tu evento. Conforme pasan las semanas y estas vayan concretándose, podrás atribuir las ventas generados gracias al evento. Control de efectividad. Después de haber pasado 3 o 4 semanas, es conveniente tratar de medir la efectividad real del evento. Se trata de hacer 3 o 4 preguntas con el objetivo de calibrar si realmente el evento ha sido beneficioso para el invitado. También esa una gran oportunidad para retomar el contacto y recabar sugerencias de mejora. Hacer una reflexión final Tu evento ha costado dinero y esfuerzo a todo tu organización. Por esa sencilla razón, debes parar un momento, unas semanas más tarde para hacer una reflexión honesta y sosegada. ¿A final ha sido un éxito? ¿Ha producido beneficios? ¿Es una herramienta que debas volver a emplear? Estas son las preguntas más importantes.

3.2 ACTOS PRIVADOS. CLASIFICACIÓN. ORGANIZACIÓN. ASISTENTES Los actos privados son aquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamos decir que familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad. Una persona se enfrenta a lo largo de su vida al "reto" de cumplir con todo tipo de compromisos tanto sociales como familiares y laborales. En este caso vamos a tratar en este artículo sobre los compromisos más íntimos que se suelen dar en el entorno familiar, los actos privados. 3.2.1 Actos privados. Tal y como hemos visto en el capítulo anterior, queda claro que los actos privados son aquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamos decir que familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad, si atendemos a como está organizado. Si nos atenemos a quien es el organizador del acto, podemos decir que los actos son privados si están organizados por entidades o instituciones de carácter privado, e incluso pueden estar organizados por una persona o un grupo de personas, por un determinado motivo. 3.2.2 Clasificación. Clasificar los actos, como públicos o privados, es, en determinados casos, una tarea bastante difícil. Hay actos organizados por Entidades públicas, cuya catalogación como públicos es bastante dudosa (por ejemplo la visita a empresas privadas o acudir a una conferencia organizada por un periódico económico). También el motivo del acto nos puede dar una clasificación más del mismo pudiendo ser un acto cultural, humanitario, político, social, etc. Aunque podríamos hacer muchas clasificaciones y 66



subclasificaciones por el motivo del acto, las iremos desarrollando a lo largo de estos capítulos. Ahora bien, no podemos considerar actos privados, algunos de tan poca entidad, que se realizan en el entorno familiar o de amistades cercanas, como puede ser una cena en casa con familiares y amigos. Recibimos muchas consultas sobre el protocolo o etiqueta a seguir para ellos, y como se puede suponer, este tipo de encuentros no requiere de ninguna formalidad especial, nada más que la educación mínima exigida para cualquier actividad de nuestra vida diaria. 3.2.3 Organización. Las reglas de Protocolo están presentes en la mayoría de los actos que vemos a diario en los distintos medios de comunicación. Aunque son reglas que están poco cercanas a los ciudadanos, cada día se nota un creciente interés por el conocimiento, aunque sea básico, acerca de las mismas. Muchas de estas reglas son aplicables en los actos privados, donde habremos de mantener una mínima cortesía con independencia de que el acto tenga un carácter íntimo o familiar. Como se organiza cualquier acto, nos da una imagen de la entidad, institución, organismo o personas que lo llevan a cabo. Por eso es muy importante hacer un desarrollo correcto, para dar buena imagen. 3.3 Ceremonias y actos. Clasificación de las ceremonias. Los actos y ceremonias requieren estar dotados de uniformidad y revestidos de la solemnidad correspondiente a su prestigio e imagen institucional. 3.3.1 Ceremonias y Actos. Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa la Institución se relaciona tanto con la comunidad interna como externa, para lo cual realiza acciones como la organización de diversas actividades académicas, culturales y de extensión. En este mismo orden, reconoce, destaca y conmemora fechas, ocasiones especiales y a personas, a través de ceremonias y actos. 3.3.1.1 Clasificación de las Ceremonias. 3.3.1.1.1 Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación. Son ceremonias solemnes: Ceremonia de Titulación. Ceremonia de Inauguración Año Académico. Asunción del Rector. 67



3.3.1.1.2 Ceremonias Institucionales: Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Universitaria, o a uno o más de sus Departamentos. Las ceremonias institucionales serán organizadas por la Unidad que corresponda, con apoyo de la Dirección General de Comunicaciones, y las invitaciones serán suscritas por el Rector, quien podrá delegar en un Vicerrector o Director esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales: Entrega Becas Federico Santa María. Ceremonia Años de Servicio. Distinciones Académicas. Reconocimientos y Homenajes. Inauguración de obras de carácter institucional. 3.3.1.1.3 Ceremonias Interinstitucionales: Son aquellas que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener o estrechar vínculos entre sí. Estas ceremonias serán responsabilidad de la Unidad directamente beneficiada con la vinculación, y las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas. Son ceremonias interinstitucionales: Firma de convenios o acuerdos. Entrega de donaciones. Visitas protocolares. Lanzamiento/presentación de proyectos, concursos, licitaciones y otras iniciativas. Charlas de empresas.

3.3.1.1.4 Actos Simples: Son todos aquellos actos y eventos de carácter académico y no académico, interno o externo. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. En estos actos, quienes estén a cargo podrán solicitar la asesoría de Relaciones Públicas, como asimismo la revisión previa de invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros, con el propósito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagen corporativa. Son actos simples: Presentación (lanzamiento) de libros. Eventos artísticos. Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (congresos, seminarios, workshop, ferias, etc.). Premiaciones y entrega de certificados.

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3.3.1.1.5 Aniversarios: Son todas aquellas conmemoraciones de carácter interno Son aniversarios: Años Casa Central. Años de una Sede. Años de un Campus. Años de un Departamento. Años de una Carrera. Años de un Sindicato. 3.4 Actos Públicos También llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia de autoridades de en los más diversos ámbitos A diario se suceden decenas de actos en cualquier ciudad o población, donde acuden autoridades y personas de los más diversos ámbitos y que dan a lugar al desarrollo de una serie de acontecimientos que deben estar perfectamente organizados, coordinados y llevados a cabo de la forma más correcta posible, dentro de las normas y reglas que hay establecidas para ello. En este artículo hablaremos de los actos oficiales. 3.5 Actos oficiales. También llamados actos públicos, y suelen ser los que se organizan con la presencia de autoridades de los más diversos ámbitos (civiles, eclesiásticas, militares ...). Hay una identificación entre acto público y acto oficial, aunque no siempre tienen porqué coincidir. Un acto organizado por una Entidad pública, suele ser un acto oficial en la mayoría de los casos, pero no siempre tiene que ser así. En determinadas ocasiones puede organizarse un acto de tipo más íntimo sin ningún tipo de formalidad, quedando en el ámbito de lo estrictamente privado. 3.5.1 Quien asiste. Para generalizar, y establecer una base sobre la que movernos, podemos decir que un acto es público cuando se organiza para un amplio número de personas, de forma independiente a quien lo organice. Y un acto es privado, cuando se realiza para un ámbito muy reducido y cercano (pocas personas) y carente de excesiva ceremonia y formalidad. Respecto de la oficialidad de los actos los podemos dividir en: oficiales si los desarrollan entidades públicas y no oficiales si son desarrollados por instituciones de carácter privado (del sector no público).

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3.5.2 Clasificación. Los actos públicos pueden ser únicos o complejos. Los únicos son aquellos que se celebran de forma exclusiva (solo hay un acto general). Y los complejos son aquellos en los que se dan más de un acto dentro del general (una recepción, un vino español y una cena). Si atendemos al ámbito de celebración del mismo podemos decir que acto es internacional, nacional, autonómico, regional, provincial, municipal y local. Las personas que acudan al acto (de fuera de su lugar de residencia habitual), dan al mismo el ámbito por el que puede ser clasificado el acto. 3.5.3 Complejidad. Como ya comentamos al principio de estos capítulos de ceremonial, el Protocolo Ceremonial es un tema complejo; nos podemos encontrar con diferentes tipos de actos cuya clasificación no sea nada fácil de determinar. No obstante, no es un problema ya que el trabajo a desarrollar y la organización del mismo no presenta significativas diferencias a la hora de establecer un plan básico de trabajo. No vamos a tratar a las personas de forma diferente o a obviar cuestiones de seguridad por que sea un acto de un tipo u otro, aunque si puede afectar a otras cuestiones que veremos 3.6 Ubicación de invitados en ceremonias y actos.

Todos los invitados a un acto o ceremonia deben tener un lugar determinado donde colocarse. La ubicación de las autoridades será de acuerdo a su categoría, según el orden de precedencia. Para la firma de convenios o entrega de donaciones, los máximos representantes de las instituciones serán ubicados protocolarmente en testera, quedando el invitado principal a la derecha del Rector. Si fueran tres los firmantes, el Rector se ubicará al centro. (Mesas o testeras: Deben ser equilibradas, con un mínimo de tres personas).

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Ubicación de invitados en mesa Testera:

Ubicación invitados. A. Institucional.

Ubicación de invitados. B. Convenios - 2 personas.

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Ubicación de invitados. C. Convenios - 3 personas.

Ubicación de invitados. D. Almuerzos. Siendo "0" el Principal de la empresa o institución. Luego, los números se organizan según el orden de precedencias, ya internos o externos.

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3.7 REALIMENTACIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN 3.7.1 Cheklists de planificación. Comité de planificación y el papel del coordinador Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su representante, además de representantes de todos los implicados (entidades, instituciones, público beneficiario, etc.). Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación. Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones. A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada para ordenar pagos. Público beneficiario Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta. Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda. Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión por Internet. Presupuesto Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible. Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las otras decisiones que habrás que tomar. Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada capítulo de gastos Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos. Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible. Formato y duración Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario. Al establecer la duración del evento, sé realista. Asistencia prevista Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo. Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarte mucho dinero y estrés a la larga). Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a necesitar un intérprete. Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales. 73



Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participan personalidades, exigirán medidas de seguridad. Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad. Programación Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación. Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de avión (en su caso), comidas, y salas de reunión o lugares de celebración. Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las condiciones meteorológicas previstas, puesto que todos estos factores pueden influir negativamente en la asistencia. Contrata a los conferenciantes con mucha antelación. Destino y lugar de celebración Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración (que desde luego debe adaptarse bien al formato). Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de celebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por carretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto esta recomendación.) Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional. Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a un experto externo, prepara una petición de presupuesto detallada. Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamente recomendados. Ten siempre un plan para situaciones improvistas. Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita de inspección al lugar de celebración. 3.8 PROTOCOLO Y LOGISTICA Si hay dos palabras de tengan una importancia tan grande en el mundo del protocolo y de la etiqueta son las palabras "PRECEDENCIA y PRESIDENCIA". Y nos hemos permitido poner estas palabras en letras mayúsculas, porque son tan importantes que incluso ha llegado a ser motivo de enfados, e incluso podríamos decir disputas a lo largo de nuestra historia. Colocar en un orden correcto (o dar la presidencia de un acto) a personas de distintos ámbitos, culturas, méritos, cargos, etc. no es una tarea nada sencilla. La precedencia no marca solamente el orden de colocación sino que a partir 74



de ese orden se establecen otros muchos (orden de intervención en un acto, orden de entrada a un lugar, etc.). Las normas de protocolo sirven para evitar que cada vez que se reúne un grupo de cargos públicos estalle una trifulca. Sirve para refrenar egos y envidias, señalando a cada uno la silla que debe ocupar. Aunque no siempre lo consigue. A veces, el malestar emerge porque alguien no considera adecuada a su dignidad el sitio reservado. No hay experto en protocolo que se precie que no guarde una antología de anécdotas sobre las veces que ha tenido que aplacar 3.8.1 El protocolo en las organizaciones internacionales. Panorama general de las prácticas protocolarias en las organizaciones internacionales de carácter gubernamental. En las actividades de la sociedad internacional se generan numerosos contactos, que deben presentar una serie de características para propiciar un clima de entendimiento y buena voluntad, destacando la necesidad de cortesía y buenas maneras en el trato entre los participantes. Corresponde al protocolo regular tales situaciones y dictar las conductas a seguir en cada caso. En este artículo se presenta un panorama general de las prácticas protocolarias en las organizaciones internacionales de carácter gubernamental, y se enfatiza la importancia de su aplicación como coadyuvante de las buenas relaciones entre los sujetos que participan de los trabajos de dichas organizaciones. A guisa de ejemplo, se hacen referencias particulares a prácticas protocolarias en la Organización de Naciones Unidas y en la Organización del Tratado del Atlántico Norte. El objetivo del artículo es doble: dar una visión general de las prácticas protocolarias en las organizaciones internacionales y dotar de un material informativo de apoyo en el estudio del ejercicio diplomático. El objetivo de este trabajo es doble; por una parte, dar una visión general de una temática poco conocida, como son las prácticas protocolarias en las organizaciones internacionales, y por otra, dotar a los estudiantes y profesores de la carrera de Relaciones Internacionales y disciplinas afines de un material informativo que les sirva de apoyo en el estudio del ejercicio diplomático en esas instancias. Las actividades pacíficas de la sociedad internacional y sus actores principales se desenvuelven en numerosos escenarios y por diversos motivos, provocando contactos frecuentes de personalidades y otros individuos de importancia relativa a todos los niveles. Dichas actividades, independientemente de su origen y naturaleza, deben presentar determinado orden y tener características especiales para propiciar un clima de entendimiento y buena voluntad, destacando la necesidad de cortesía y buenas maneras en el trato entre los participantes. Corresponde al protocolo regular tales situaciones y dictar las conductas a seguir en cada caso. Al hablar de protocolo, debemos estar conscientes de que estas prácticas han sido parte de la vida humana por miles de años. De manera paralela a los cambios de los tiempos, las formas de comportamiento de las personas se han ido modificando también. Esto 75



abarca tanto los campos gubernamentales como los comerciales y los sociales. El protocolo debe cambiar y desarrollarse a la par del desenvolvimiento de la vida de relación (1) para adaptarse a las evoluciones que el devenir histórico va exigiendo a la comunidad internacional. Esta exigencia, aplicable en primer lugar al protocolo de Estado, se extiende a los demás ámbitos de actividad en la sociedad. Por protocolo debemos entender la serie de reglas de cortesía establecidas para el desarrollo de actos o ceremonias formales. De acuerdo con Vilarrubias, (2) "es la traducción escrita de los usos, costumbres y tradiciones de un determinado país o territorio, contenidas en fórmulas reglamentadas". (3) Esta reglamentación de costumbres de convivencia, nacida hace siglos en apoyo a los actos gubernamentales y diplomáticos, (4) se ha convertido en práctica común para el buen manejo de las relaciones entre todos los integrantes de la sociedad internacional, y hoy debe seguirse con esmero en toda actividad humana, ya sea pública o privada. En todos los casos se debe seguir el protocolo y su respectivo ceremonial. Es importante aclarar que el protocolo está constituido por las reglas o normas que rigen la actividad y el ceremonial por las formas de aplicación de dichas reglas. El significado del protocolo, a través del tiempo, ha ido adquiriendo de manera gradual connotaciones más amplias de las que tenía originalmente; en la actualidad, la expresión "protocolo" nos hace pensar en algo más que en los procedimientos de cortesía y de ceremonial seguidos en los actos oficiales, y aun cuando es en este tipo de actividades donde el estricto seguimiento del protocolo es indispensable para imprimir a dichos actos la dignidad y el respeto de los que son merecedores y que los debe caracterizar, (5) su seguimiento se ha proyectado a otros campos del quehacer humano. En todos los casos son las prácticas protocolarias y de ceremonial las que propician el reconocimiento del valor del acto mismo y de cada uno de sus participantes. Así, sobre el protocolo ... se puede afirmar que es el ordenamiento reglado y jerarquizado de los concurrentes a un acto público o privado, según la naturaleza y los fines del mismo, en razón del cargo que ostenten los invitados y de la causa de su presencia en torno al anfitrión. (6) El protocolo y el ceremonial son prácticas actuales, necesarias y que facilitan el desarrollo de la vida oficial, a cuya aplicación, cada vez en más casos, deben recurrir igualmente las empresas y otras instituciones privadas, ya que en la mayoría de las situaciones que se dan con motivo de la actividad comercial y social de las corporaciones, se requiere de herramientas de representatividad para proyectar una imagen que logre imprimir a la institución la credibilidad suficiente para su eficaz funcionamiento. (7) Como hemos apuntado, el protocolo en la actualidad abarca diversos campos de actividad humana, y así podemos identificar varias manifestaciones de protocolo con su respectivo ceremonial. Las principales, de acuerdo con Labariega, (8) son: protocolo de Estado; protocolo vexilológico o de banderas, pendones y estandartes; protocolo diplomático; protocolo de cancillería; protocolo militar, naval y aéreo; protocolo universitario; protocolo religioso, protocolo empresarial y protocolo 76



deportivo. Nosotros agregamos el protocolo social, que se complementa en buena parte por los usos y las costumbres de la cortesía y la etiqueta. Al abordar el estudio del protocolo y del ceremonial en las organizaciones internacionales de carácter gubernamental como sujetos del derecho internacional importantes de la comunidad mundial, es necesario señalar que uno de los campos de su actividad es el ejercicio de la diplomacia. Ésta se ejerce por un derecho inherente a la calidad jurídica que ostentan dichas organizaciones al ser conformadas por Estados; dentro de las prácticas de esa diplomacia se encuentra el protocolo y el ceremonial en sus vertientes de protocolo de Estado, protocolo diplomático y protocolo vexilológico. El interés de este trabajo es hacer referencia específica a estas formas. Como en la mayoría de las instituciones donde se desarrolla el quehacer humano, en las organizaciones mencionadas la aplicación del protocolo es importante para garantizar la convivencia cortés y la buena comunicación, tanto entre los delegados ahí acreditados por los Estados como entre ellos y los funcionarios y empleados que prestan sus servicios en la propia organización. Los cambios mundiales generados después de la Segunda Guerra propician el nacimiento de una nueva forma de relación entre los Estados: la diplomacia multilateral en el seno de organizaciones internacionales gubernamentales y en conferencias preparadas por ellas. Esta práctica que se desarrolla de manera paralela a los tradicionales contactos diplomáticos favorece la comunicación mediante negociaciones de todo tipo, llevadas a cabo por representantes de los Estados en esos foros. El creciente desarrollo y la proliferación de organizaciones internacionales tanto mundiales como regionales, ha dado como resultado una importante expansión de las actividades multilaterales de los integrantes de la sociedad mundial. Como consecuencia, este aumento de actividades ha tenido dos efectos: a) la multiplicación de conferencias diplomáticas, tanto regulares como periódicas, para llevar a buen término las responsabilidades, por una parte, de los órganos de Naciones Unidas, y por otra, las de sus organismos especializados; y b) el aumento en las relaciones de las organizaciones internacionales con los Estados y de las relaciones de dichas organizaciones entre sí. (9) Estas situaciones han exigido tanto la extensión de las prácticas protocolarias y ceremoniales tradicionales hacia esos ámbitos, como el establecimiento de nuevas acciones que respondan a las realidades del contexto en que se desarrollan. Al ser creada una organización internacional de tipo gubernamental, el primer acto protocolario es la elaboración y aprobación del texto de su documento constitutivo. Este instrumento jurídico tradicionalmente reviste la forma de tratado que, una vez suscrito, está sujeto a la ratificación de los Estados que son signatarios; en él se plasman las estipulaciones generales aplicables al funcionamiento de la organización. Por su naturaleza específica, estos actores internacionales no tienen territorio propio, y sus actividades, por fuerza, deben desarrollarse en la jurisdicción de un Estado que las alberga, ya sea con carácter permanente o por una situación específica de naturaleza 77



temporal. De esta situación se deriva que sus instalaciones ostenten diversas categorías y varíen en tamaño, duración y cometido. De acuerdo con Silva, (10) se pueden encontrar cuatro categorías de representación, como se señala a continuación: a) la sede política y social u oficina permanente de la organización; b) una misión oficial en un territorio de un Estado miembro de la organización; c) una misión oficial en un territorio de un Estado no miembro de la organización; y d) una misión temporal con atribuciones muy específicas. En todos los casos, el establecimiento físico de una instancia de la organización nace al concertar, por medio de un acuerdo, las condiciones de relación entre ésta y las autoridades del lugar donde se pretende trabajar. En el primer caso, o sea, el del asentamiento de la oficina más importante, que es la sede política y social de la organización, se celebra un acuerdo bilateral donde se determinan en definitiva las condiciones bajo las cuales dicha oficina puede ejercitar sus labores de representación y cumplimiento del cometido de la organización; los derechos y las obligaciones de cada Parte, dentro de lo cual entra, por un lado, el trato especial que recibirán, es decir, las inmunidades, los privilegios, las facilidades y las garantías que el Estado territorial otorgará a los funcionarios de la organización, así como la concesión de esas prerrogativas a los representantes de otros Estados o de otras organizaciones, que para participar en las labores de la misma deban entrar y permanecer en el territorio de la sede, y por otro, las limitaciones que por la misma calidad de representantes extranjeros tendrán las personalidades de referencia. El documento que se suscribe entre ambas partes se denomina "acuerdo de sede". El formato de este acuerdo depende de varios factores, como pueden ser el tipo de organización, su cometido, su tamaño y la especificidad de su personal. (11) En el segundo caso, o sea, el establecimiento de oficinas o misiones oficiales, el acuerdo es más sencillo, pero igual establece las condiciones de funcionamiento y las inmunidades y privilegios que el Estado concederá para garantizar dichas situaciones. (12) Además de los documentos mencionados, sustentan la relación entre el Estado territorial y la organización de que se trate, tratados multilaterales sobre la situación de las representaciones, sus derechos, sus obligaciones, así como las inmunidades y los privilegios que deberán concederse en el territorio donde realizan su labor. Estos documentos de carácter general deberán ser suscritos por los Estados al ingresar a una organización. Son de índole diversa: pueden ser los constitutivos de la organización o bien los referentes a las prerrogativas que, de acuerdo a su naturaleza jurídica, le concede en general el derecho internacional a las organizaciones de ese tipo. (13) Hasta aquí hemos presentado un panorama general de la situación de las organizaciones internacionales y sus relaciones con los Estados. En adelante veremos temas determinados. 78



3.8.2 Normas de protocolo en las organizaciones internacionales. Para iniciar el análisis del ejercicio protocolario en las relaciones entre Estados y organizaciones, hemos hecho referencia a algunas de las bases jurídicas que sustentan dichas relaciones; enseguida nos ocuparemos de los aspectos de protocolo y ceremonial, motivo de este trabajo. En los instrumentos jurídicos que hemos mencionado, se contienen la mayoría de las normas protocolarias que rigen la actividad de las organizaciones. Podemos encontrar normas generales y normas particulares de cada organización que respondan a las necesidades específicas de su naturaleza y de su encargo. Entre las normas generales podemos mencionar las siguientes. Toda organización: a) tiene derecho a que se le reconozca personalidad y capacidad jurídicas: b) está facultada para dotarse de las normas de protocolo que considere conveniente, bajo la sola limitación de respetar las costumbres internacionales y locales: c) puede darse símbolos distintivos y manejarlos con autonomía. Dichos símbolos (escudos, banderas, estandartes, logotipos, etcétera) deben ser respetados por los integrantes de la comunidad internacional, y no podrán ser objeto de ninguna injuria: d) tendrá libertad para dictar las normas que rijan la celebración de sus actos, respetando las reglas generales de solemnidad, ya admitidas por todos; e) puede establecer, en sus documentos internos, el orden de precedencia de las personas que participen en sus reuniones: y f) determinar en sus reglamentos internos la forma de colocar las banderas en las ceremonias y otros eventos organizados por ella. (14) Las normas particulares están representadas por los reglamentos internos o los manuales de protocolo específico de cada organización. En páginas posteriores, haremos alusión a ellos al tocar los tópicos determinados que vayamos estudiando. 3.8.3 La precedencia de las organizaciones internacionales entre sí. En el ejercicio de toda actividad, diplomática o de Estado, seguir el debido orden de colocación de las personas o de los objetos es primordial por representar un reconocimiento a las jerarquías oficiales y la demostración de respeto que debe prevalecer en dichos actos. Este orden está regulado por la "precedencia". La precedencia, del verbo latino praecedere (ir delante, preceder), significa la preferencia o anterioridad que una persona o un objeto tiene con respecto a otra: "Es la plasmación real que personas, banderas e himnos ocupan en la escala valorativa de las instituciones". (15) Es decir, constituye el orden jerárquico entre iguales y está regulada por el derecho y por la costumbre, de acuerdo al lugar, al momento y a las circunstancias en que deba aplicarse. Para fijar la precedencia en las organizaciones 79



internacionales debe tomarse en consideración la complejidad del asunto en cuestión, ya que el orden está determinado por la naturaleza de su constitución, su calidad política o militar, su condición universal o regional, el número de sus miembros constitutivos o su sistema de financiamiento. (16) De acuerdo con la práctica, el orden de precedencia de las organizaciones entre sí es como se detalla a continuación: 1) la Organización de Naciones Unidas (ONU), por constituir la de más importante cometido y la que aglutina a mayor número de integrantes de la comunidad internacional; 2) las organizaciones regionales, que se ocupan de asuntos de grupos de países unidos por su distribución geográfica; 3) las uniones y las organizaciones administrativas intergubernamentales autónomas con intereses comunes; y 4) las organizaciones internacionales no gubernamentales. (17) La diversidad que se presenta en la naturaleza y en los cometidos de las organizaciones existentes en la comunidad mundial provoca que cada una de ellas, de acuerdo a las normas generales de protocolo que apuntamos antes, siga sus propios procesos de determinación de la precedencia en los actos que realiza. Para determinar la precedencia interna en cada organización, encontramos dos elementos diferentes, señala Berisso. El primer elemento lo constituyen las autoridades que representan a los Estados miembros; y el segundo, la administración permanente que se ocupa del apoyo logístico. En la práctica, los directivos ocupan un lugar preponderante en relación con los de la administración permanente. (18) En estas páginas no es posible señalar las prácticas de cada organización ni todos los aspectos, por lo que anotaremos sólo lo más significativo. La ONU, por su origen y naturaleza, ha sido la instancia en la que se ha desarrollado de manera más amplia la reglamentación del protocolo aplicable a los diversos casos, y dado que sus estipulaciones han servido de base para otras organizaciones que con frecuencia adoptan los documentos emanados de aquélla para regular las actividades de sus propios órganos, tomaremos sus prácticas de ejemplo para ilustrar nuestro tema. 3.8.3.1 Prácticas protocolarias en la ONU. En 1945, una vez que las potencias llegaron al acuerdo de crear la ONU, el Congreso estadounidense hizo una invitación para que se estableciera la sede en su territorio. El sitio seleccionado fue Lake Success, en Nueva York, concretando entre las autoridades locales y las de la naciente organización, el acuerdo que lleva el nombre de ese lugar y donde aparecen las condiciones del establecimiento de la sede principal. De inmediato se iniciaron los trabajos de construcción de varios edificios. En 1952 se terminó el complejo que comprende espacios para la Asamblea General, la Secretaría, las Conferencias y la Biblioteca ahora llamada "Dag Hammarkjold". 80



Poco tiempo después de su fundación, en 1948 se estableció en la ONU la Oficina de Protocolo y Servicios de Enlace, dependiente de la Secretaría General; cuenta con 12 funcionarios adscritos a dicha oficina que laboran de planta; en ocasiones especiales de cargas importantes de trabajo, la Secretaría puede hacer contrataciones temporales de hasta 15 elementos de su propio personal para auxiliar a la Oficina de Protocolo, si las circunstancias lo ameritan. (19) En esta instancia se generan los procedimientos protocolarios aplicables a cada caso concreto y se vigila el cumplimiento de la reglamentación correspondiente. El protocolo en la ONU se ha basado más en la costumbre que en normas escritas, ya que es escasa la existencia de las mismas: así, podemos afirmar que existe y se aplica un derecho consuetudinario que es respetado por todos, ya que se identifican una serie de costumbres rigurosamente seguidas por los integrantes otorgando a las actividades un pragmatismo sustentado por tradiciones comunes del protocolo diplomático internacional. (20) Veremos algunas de las prácticas comunes. Para fijar el orden de precedencia dentro de la organización, y por la conformación de la misma, se consideran tres aspectos: 1) la precedencia entre los Estados miembros; 2) la precedencia entre los diferentes órganos de la propia organización; y 3) la precedencia interna dentro de cada órgano, tanto de funcionarios como de otros participantes. Las reglas a seguir son: a) la precedencia entre los Estados miembros, ya sea que sus representantes participen en sesiones plenarias o en sesiones de algún órgano, se establece de acuerdo al orden alfabético de los nombres de los Estados tal como es usual en la organización; b) la precedencia entre los observadores permanentes se determinará igualmente por el orden alfabético de los nombres de los Estados utilizado en la organización; (21) y c) la precedencia específica de los integrantes de los distintos órganos y los representantes que participan en ellos, sigue el orden que a continuación se señala: 1) presidente de la Asamblea General; 2) secretario general de la organización; 3) primeros ministros; 4) vicepresidentes de la Asamblea General, por orden alfabético del nombre de su país en inglés. 5) presidente del Consejo de Seguridad: 6) presidente del Tribunal Internacional de Justicia; 81



7) primeros ministros adjuntos o vicepresidentes del Consejo de Seguridad; 8) ministros de Asuntos Exteriores; 9) presidente del Consejo Económico y Social y representantes de los cinco miembros permanentes del Consejo de Seguridad; 10) presidente del Consejo Fiduciario; 11) vicepresidentes de la Asamblea General, con rango de embajador, por orden alfabético del nombre de su país en inglés. 12) ministros en ejercicio (por orden alfabético del nombre de su país en inglés) y jueces del Tribunal Internacional de Justicia; 13) presidentes de las Comisiones de la Asamblea General, por orden numérico de su respectiva comisión. 14) presidentes de las Delegaciones en la Asamblea General, por orden alfabético del nombre de su país en inglés. 15) ministros adjuntos de Asuntos Exteriores y vicepresidentes de las Delegaciones; 16) representantes permanentes ante la organización, por orden alfabético del nombre de su país en inglés. 17) presidentes de Comités consultivos; 18) representantes de las Asambleas con rango de Embajador; 19) subsecretarios de la organización; 20) representantes de las Asambleas sin rango de Embajador; 21) directores de la ONU; y 22) representantes adjuntos que no tengan rango de Embajador; d) la precedencia interna guarda distintos órdenes según el caso, pero siempre se basa en ordenamientos particulares o en las reglas generales del derecho internacional, así: 1) en el Consejo de Seguridad se ejerce por turno, de acuerdo al orden alfabético en inglés. Los jefes de delegaciones se colocan de acuerdo al orden alfabético a partir del Estado que preside; 2) al presidente de la Asamblea se le reconoce rango de jefe de Estado; 3) al secretario general se le reconoce rango de jefe de gobierno; 82



4) en actos oficiales el secretario general precede a los jefes de delegaciones; 5) cuando viaja el secretario general, precede a los embajadores acreditados ante los Estados que visita; y 6) el secretario general, en cualquier país, tiene la calidad de huésped de honor y el lugar que ocupa en los actos es de precedencia de proximidad cerca de los jefes de Estado y los jefes de gobierno. El orden de precedencia de los organismos especializados y con estatuto especial que están vinculados a la Organización, es el siguiente: 1) Organización Internacional del Trabajo (OIT); 2) Organización para la Alimentación y la Agricultura (FAO); 3) Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO); 4) Organización de Aviación Civil Internacional (OACI); 5) Banco Internacional para la Reconstrucción y Fomento (BIRF); 6) Fondo Monetario Internacional (FMI); 7) Corporación Financiera Internacional (CFI); 8) Asociación Internacional de Desarrollo (AID); 9) Unión Postal Universal (UPU); 10) Organización Mundial de la Salud (OMS); 11) Unión Internacional de Telecomunicaciones (UIT); 12) Organización Meteorológica Mundial (OMM); 13) Organización Consultiva Marítima Internacional (OCMI); 14) Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI); 15) Fondo Internacional para el Desarrollo Agrícola (FIDA); y 16) Organización de las Naciones Unidas para el Desarrollo Industrial (ONUDI). El orden de precedencia en otros organismos que no son especializados, pero de algún modo dependen de la organización, es como sigue: 83



1) Organismo Internacional para la Energía Atómica (OIEA); 2) Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD); 3) Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA); 4) Fondo Especial de las Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF); y 5) Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). (22) En cuanto a las precedencias individuales, el orden de precedencia para la colocación de los delegados en recepciones privadas y en otros actos sociales donde se deban sentar a la mesa, se basa en el rango de la persona de acuerdo al cargo que desempeña en su país. Cuando los rangos sean iguales, la antigüedad en el puesto político servirá para fijar la precedencia. De igual manera se procederá con los funcionarios, pero éstos siempre serán colocados después de los integrantes de las delegaciones. Esporádicamente, cuando se trate de encontrar el sitio idóneo para personalidades muy connotadas, se podrá tomar en consideración un título nobiliario o una distinción honorífica. (23) 3.8.4 Protocolo referente a las delegaciones. Para que los integrantes de una delegación puedan participar en las actividades de la organización se deberá, como primer acto después de su llegada o por lo menos una semana antes del inicio de los trabajos, hacer llegar al secretario general la lista de sus nombres. La comunicación de la lista de nombres de representantes no reviste ningún protocolo; se trata de un simple acto informativo, ya que los Estados miembros tienen como prerrogativa nombrar a quienes consideren idóneos para el desempeño del cometido, sin que el secretario o la Asamblea tengan capacidad para rechazar a ninguna persona por ella misma. Los representantes también deben ser acreditados por su gobierno mediante un documento protocolario denominado carta credencial, expedida por la autoridad competente. Cuando se requiera, o previo al inicio de las sesiones de algún órgano, la Secretaría General celebra ceremonias de recepción de dichos documentos, en las que es costumbre recibir de 10 a 12 representantes al mismo tiempo, dado el elevado número de participantes. Estas acreditaciones se pueden dirigir a la atención del presidente en funciones del órgano correspondiente, o a la del secretario general. (24) En la ceremonia cada delegado le entrega su carta credencial al secretario general, quien las hará llegar a la Comisión de Credenciales que sea nombrado, para que las revise y determine si se encuentran "en debida forma". (25) Junto con las credenciales, se entregan los respectivos plenos poderes para que la Secretaría los haga llegar a la Comisión de Verificación, instancia que como la antes mencionada, determina si los documentos están "en debida forma". En caso de que dichos escritos presentaran alguna anomalía, las Comisiones deben informar a la Asamblea General o al órgano interesado. Este órgano negará al miembro o a los miembros de la delegación su participación en sus sesiones. Ante esta situación, el 84



Estado que envía a la delegación no tiene ningún recurso para exigir que sus delegados sean aceptados y deberá elaborar de manera correcta nuevos documentos para que puedan cumplir su función. 3.8.4.1 Protocolo aplicable a las actividades de la organización. Para tener una visión general, analizaremos algunas prácticas establecidas por las normas de protocolo o por la costumbre en la ONU. Primero haremos referencia a las sesiones ordinarias del órgano supremo, la Asamblea General, que usualmente tienen lugar una vez al año, en Nueva York, en una sala especial. Los procedimientos protocolarios de preparación se inician horas antes de que dé principio la sesión. Se considera la participación de todos los miembros de la organización, por lo que, en el vestíbulo de esa sala, se colocan las banderas de interior de todos los miembros ordenadas por alfabeto, tomando el nombre del país en inglés. En estas sesiones no se utilizan banderas de mesa ni de interior, por lo que en el recinto no se encuentra ninguna enseña. Cada Estado miembro podrá participar con una delegación; el número de integrantes de esas delegaciones no excederá de cinco representantes y cinco suplentes. "Esta limitación no se aplica a los consejeros, asesores, técnicos, expertos y personas de categoría similar que la delegación lleve consigo". (26) Las normas protocolarias para el trabajo de la Asamblea se encuentran contenidas en su Reglamento. Es por todos sabido que este órgano se auxilia en su trabajo por comisiones, (27) en las que cada miembro está representado por un delegado más los consejeros, los asesores, los expertos u otras personas con calidad similar; cada delegación tiene un voto. Las comisiones se pueden agrupar en cuatro tipos: principales, de procedimiento, permanentes y especiales. Para efectos de este artículo, nos interesan en especial las comisiones de procedimiento, que son: a) la Comisión General o Mesa de la Asamblea, que se ocupa precisamente de las cuestiones de procedimiento. Está integrada por el presidente de la Asamblea General, los vicepresidentes y los presidentes de las comisiones principales, quienes siempre deben pertenecer a delegaciones distintas. Se permite la participación, con voz pero sin voto, de los presidentes de otras comisiones en las que se encuentren representados todos los miembros, y b) la Comisión de Verificación de Poderes, que está compuesta por nueve miembros designados por la Asamblea General con base en la propuesta que hace el presidente. Al inicio de cada periodo de sesiones se integra una nueva Comisión de Verificación de Poderes que actúa sólo durante ese periodo. (28) Sus responsabilidades son revisar los documentos presentados por los delegados y constatar que estén elaborados de acuerdo a las normas protocolarias establecidas que hayan emanado de las autoridades competentes (29) y que las firmas sean auténticas, (30) que coincidan exactamente los nombres y los cargos de los delegados que las portan y que no presenten ninguna alteración. Esta Comisión deberá presentar siempre a la Asamblea un informe del resultado de su verificación. (31) 85



Todas las sesiones de la Asamblea General están presididas por un representante de algún Estado miembro. Este presidente es elegido anualmente para el periodo de sesiones que corresponda, rotando cada año entre integrantes de cinco grupos de Estados pertenecientes a una misma región. Los grupos son: África, Asia, Europa Occidental, Europa Oriental y Latinoamérica y el Caribe. El grupo al que corresponde la presidencia entrega, con anticipación al secretario general la propuesta sobre el candidato o candidatos. Si es uno, el secretario general lo informa a la Asamblea y se nombra por aclamación si son varios se lleva a cabo una votación secreta. El podium es ocupado por tres personas: al centro el presidente de la Asamblea General que esté en funciones; (32) a su derecha el secretario general y a su izquierda el asistente del secretario general en asuntos políticos. El orden de colocación de los delegados se modifica cada periodo de sesiones; para esto, el secretario general escoge al azar a uno de entre todos los Estados miembros; a la delegación de ese Estado corresponde el primer lugar de la derecha de la sala, o sea, el sitio con mayor precedencia. A partir de ahí se irán colocando las delegaciones de los demás en orden alfabético, considerando el nombre del Estado en inglés. El inicio de la sesión sigue ciertas reglas protocolarias. Una vez que han tomado asiento todos en sus respectivos sitios, el presidente en funciones abre la sesión con un golpe de mazo. Al captar la atención de todos pide a las delegaciones que verifiquen la fecha (tercer martes de septiembre). (33) Enseguida los invita a guardar silencio por un minuto para orar o para meditar sobre los trabajos que se iniciarán. Pasado el momento, el presidente informa a la Asamblea los nombres de quienes propone para integrar la "Comisión de Verificación". (34) Tiempo antes del inicio del periodo de sesiones lleva a cabo consultas entre los delegados y selecciona nueve países para conformar esa comisión. Se pasa a la elección del presidente de ese periodo de sesiones. El hasta entonces presidente de la Asamblea anuncia el o los nombres de los candidatos; si es uno se le nombra; si son varios, como se dijo, se procede a la votación. Terminado el procedimiento correspondiente, el presidente en funciones notifica de manera oficial el nombre del nuevo presidente de la Asamblea, quien desde su asiento señala si acepta o no. (35) En caso de que acepte, el jefe de protocolo va por él para acompañarlo hasta el podium. El presidente saliente lo recibe estrechando su mano encima del mazo, lo felicita y le cede su lugar. El jefe de protocolo acompaña al presidente saliente hasta su lugar en la sala, que es donde se encuentra su delegación. Ya bajo la nueva presidencia, se llevan a cabo elecciones de jefes de mesa, comités especiales y vicepresidentes, y dan inicio los trabajos de la primera sesión de ese periodo. Hay ocasiones en que en las sesiones de la Asamblea General participan altas autoridades de los países miembros. Éstas pueden ser jefes de Estado, jefes de gobierno, ministros de Asuntos Externos u otros ministros, así como personalidades de reconocida notoriedad. (36) El desarrollo de sesiones en las que participan jefes de Estado y de gobierno reviste gran solemnidad; al reconocer su investidura, estos personajes son motivo de trato excepcional y deferencias especiales de acuerdo a su 86



rango. Su llegada al recinto debe tener lugar una vez que la Asamblea haya sido instalada. Para su entrada, asistentes de protocolo les guían a una puerta del fondo de la sala, donde la personalidad en cuestión es esperada por el jefe de Protocolo de la organización, quien le acompaña hasta el asiento que le ha sido reservado en una sección específica para jefes de Estado y de gobierno, según el caso. En ese sitio permanece el visitante por unos minutos mientras es saludado oficialmente y presentado a los asistentes por el presidente de la Asamblea General. Es usual que la asistencia de esos personajes a la sesión se deba al deseo de expresar a la Asamblea sus puntos de vista sobre algún tópico determinado, por lo que generalmente pronuncia un discurso; si así fuera, acto seguido se le invita a pasar a la tribuna, hasta donde es acompañado por el jefe de protocolo. Terminada su intervención este funcionario vuelve a acompañarle a su asiento desde donde el mandatario escucha el agradecimiento del presidente de la Asamblea. Enseguida debe disponerse a dejar el recinto por la misma puerta por donde entró. En ese momento, dicho presidente suspende momentáneamente la sesión, baja del podium acompañado por el secretario general y ambos despiden al personaje en la salida, con las cortesías correspondientes a su alta investidura. En el caso de que participe un ministro, éste ocupa un lugar especial en el área que corresponda a su país, junto con los integrantes de su delegación; también es usual que deseen una intervención oral en la sesión, pero a diferencia de los anteriores personajes, cuando se le invita a pasar a la tribuna lo hace solo, y al finalizar su participación regresa también solo a su sitio. Enseguida nos ocuparemos de los detalles protocolarios para las visitas oficiales que personalidades de los Estados hacen a la organización. Lo más frecuente es que las autoridades de los países miembros deseen entrevistarse con el secretario general y vayan a la sede en visita oficial. En estos casos deben hacerse ciertos preparativos que dependen de la jerarquía del personaje esperado. Dada la agenda tan saturada del secretario, a menos que se trate de una situación de extrema urgencia, la visita debe solicitarse con un mínimo de dos meses de anticipación, indicando si el personaje asistirá solo o acompañado por su cónyuge. Los funcionarios de la Secretaría General señalarán la disponibilidad del secretario y se pondrán de acuerdo con los diplomáticos que gestionan la visita. Convenidos el día y la hora, se designa una entrada del edificio de Naciones Unidas para el recibimiento de la visita y se le hace saber al interesado. Con antelación al acto se colocan, en el vestíbulo de esa entrada, la bandera del país representado y la de la organización. Se hacen arreglos para que en el momento de la llegada se encuentre ya colocada una guardia de honor de agentes de seguridad que forman una valla para el visitante. Llegado éste, es recibido en la puerta por el jefe de Protocolo, quien lo invita a esperar unos segundos mientras el secretario general baja a ese vestíbulo para dar la bienvenida oficial al visitante. Es costumbre que inmediatamente después del saludo de estos personajes se tome una foto de ambos; el secretario general se coloca frente a la bandera del país y el visitante frente a la bandera de la ONU. Cumplido este ceremonial, se trasladan al despacho del secretario general para que se lleve a cabo la entrevista; al final de la misma, el propio secretario general despide al visitante a la salida del despacho y el jefe de Protocolo lo escolta hasta la puerta del edificio. En el caso de que el visitante esté acompañado por su esposa, la del secretario general 87



asistirá al recibimiento y estará departiendo con la visitante en una sala especial, mientras los funcionarios dialogan. Otro tema de nuestro interés son los actos sociales en los que participa el secretario general de la ONU, por lo que haremos algunos comentarios al respecto. Durante el desarrollo del periodo de sesiones de la Asamblea General, es costumbre que el secretario general y su esposa inviten a los participantes a diversos convivios, que pueden ser comidas o cenas. Si se trata de un acto solemne en honor de alguna personalidad, se celebra en el edificio de la sede. Siempre se dispone una mesa de honor cuyos lugares preferentes son ocupados por el presidente de la Asamblea y por el secretario general, flanqueados por los invitados de honor colocados en precedencia lateral alternada. (37) Dentro de esta precedencia se reconoce primacía a la máxima autoridad del país anfitrión, por lo que dicho personaje ocupará el lugar del centro de la mesa, a su derecha estará el presidente de la Asamblea y a su izquierda el secretario general de la ONU, situando a los demás invitados de acuerdo a la precedencia que corresponda a sus delegaciones en la Asamblea General de ese año. (38) Estos convivios pueden constituir un mero acto de cortesía; en ese caso, se lleva a cabo en la residencia del secretario general, con la libertad de optar por varias fórmulas de organización ceremonial: la invitación puede hacerla el propio secretario o su esposa; la asistencia puede ser mixta o sólo de caballeros o sólo de damas. Puede darse el caso también de que mientras la esposa del secretario general se reúne con damas acompañantes en su casa, él lo haga con delegados damas o caballeros en la sede. Para todos estos actos es indispensable la intervención del jefe de Protocolo de la organización, quien debe consultar con el secretario general o con su esposa la lista de invitados, pero solo a él corresponde la determinación, a su arbitrio, de la organización del evento, porque entra en sus responsabilidades. Es usual que el día de la realización del acto social sea el jefe de Protocolo quien reciba a los invitados a la entrada del sitio donde se realice la reunión, así sea en el domicilio del secretario general, ya que no es un acto particular, sino una reunión de cortesía íntimamente relacionada con las acciones oficiales de dicho alto funcionario. Hemos tocado los aspectos protocolarios más relevantes en la ONU, que ha sido y sigue siendo un ejemplo para los organismos especializados, ya que las prácticas en estos presentan variantes mínimas, derivadas más bien de la naturaleza específica de sus labores. Ahora bien, nos parece interesante ampliar la visión de la importancia de la aplicación del protocolo, con algunas prácticas particulares de una organización militar. 3.9 Protocolo en la Organización del Tratado del Atlántico del Norte. Para finalizar, y a manera de ejemplo, haremos breves referencias al protocolo seguido en una institución internacional de tipo militar, como es la Organización del Tratado del Atlántico del Norte (OTAN). Esta organización cuenta con dos mandos: el Mando Aliado de Europa y el Mando Aliado para el Atlántico. El primero tiene varios cuarteles generales; en el principal existe una Oficina de Protocolo con diversas directrices publicadas por dicho cuartel general. La precedencia aplicable en esa instancia se encuentra contenida en los ordenamientos internos de la organización. 88



Los factores que toma en consideración para la colocación de las personalidades son el rango, la fecha en que éste se obtuvo y la fecha de toma de posesión del cargo que ostente. En todos los casos, por la naturaleza de la institución, los militares preceden a los civiles. Cuando se realizan actividades en las que participen oficiales de cuarteles generales de la OTAN, la precedencia es la siguiente: 1) presidente honorario del Consejo del Atlántico Norte/Comité de Planificación de la Defensa; 2) secretario general, presidente del Consejo del Atlántico Norte/Comité de Planificación de la Defensa. 3) ministros de Asuntos Exteriores/Defensa de los países miembros por orden alfabético del país en inglés, iniciando por el país que ostente la presidencia en ese momento; 4) representantes permanentes del Consejo del Atlántico Norte/Comité de Planificación de la Defensa, por orden de antigüedad de nombramiento. 5) secretario general adjunto; 6) presidente del Comité Militar en la Sesión de Estado Mayor; 7) presidente del Comité Militar; 8) jefes de Defensa de Estado Mayor de los países miembros por orden alfabético de país en inglés, iniciando por el país que ostente la presidencia en ese momento; 9) comandante supremo aliado en Europa y comandante supremo en el Atlántico, por orden de antigüedad en el nombramiento; 10) representantes militares en el Continente Militar por orden de nombramiento en el Comité Militar; 11) almirantes y generales de cuatro estrellas por orden de antigüedad de nombramiento; 12) presidente adjunto del Continente Militar; 13) secretarios generales adjuntos de la OTAN por orden de antigüedad de nombramiento; 14) director del Estado Mayor Internacional; 15) representantes adjuntos permanentes; 89



16) representantes de la Comandancia Suprema Aliada en Europa y representantes de la Comandancia Suprema aliada en el Atlántico, por orden de antigüedad en el nombramiento; 17) almirantes y generales de tres estrellas; 18) director general de la Agencia de Sistemas de Comunicación e Información de la organización; 19) directores adjuntos del Personal Militar de Estado Mayor Internacional; 20) oficiales con categoría de salario de civiles, generales de dos estrellas y oficiales de asuntos extranjeros equiparables por orden de antigüedad de nombramiento; y 21) representantes militares adjuntos colocados por orden de nombramiento. (39) En el aspecto vexilológico, (40) es importante señalar que las banderas de los miembros se encuentran expuestas frente a los edificios de los cuarteles generales; se colocan a la misma altura y permanecen en ese sitio las 24 horas del día. La precedencia la inicia la bandera del país anfitrión y la conserva siempre; el orden de las demás es modificado cada semana de acuerdo al resultado de una votación llevada a cabo los domingos. Se arreglan por orden alfabético considerando los nombres de los países en francés. La bandera de la organización ondeará a la misma altura en el lugar que disponga el comandante supremo aliado en Europa y no cambiará de posición. La bandera del Cuartel General tendrá un mástil más bajo y se colocará donde ordene el comandante supremo. Cuando haya algún acto protocolario, todas las banderas, la de la OTAN y las de fuera de la organización, se colocan por orden alfabético en idioma francés, dando a Bélgica, como nación anfitriona, el primer lugar. (41) Los actos oficiales de esta organización aplican estrictamente el protocolo mencionado para su realización. Entre los más relevantes encontramos las visitas de personalidades con carácter oficial. La Oficina de Protocolo de la OTAN considera cuatro clases de visitas, de acuerdo a la categoría que ostente el visitante. Así, se puede señalar: 1) las visitas de personalidades de especial importancia: integrantes de las casas reales o jefes de Estado; ministros o jefes de Defensa; embajadores tanto de países miembros como de los que no lo son; miembros de parlamentos; generales u otros militares de rango equivalente; 2) visitas relacionadas con la defensa nacional y colegios de Estado Mayor; 3) visitas de oficiales provenientes de países de Europa Central y de Europa del Este; y 4) otras visitas. El protocolo aplicado valía de acuerdo a la categoría del personaje. Los soberanos, los jefes de Estado y los jefes de gobierno, reciben los honores correspondientes a su alta investidura tanto al inicio de su visita como a la despedida. Son atendidos por el 90



secretario general de la OTAN, a quien se le rinden igualmente honores. Los ministros de Defensa, los jefes de Estado Mayor conjunto, el presidente del Comité Militar y los principales comandantes de la organización también son objeto de honores según sus categorías. Otro acto frecuente es la celebración de conferencias con asistencia de representantes de países miembros y no miembros. En estos casos es importante vigilar estrechamente el cumplimiento del orden de precedencia que está fijado por la reglamentación interna. El rango de las personalidades es determinante, pero también se considera la fecha de obtención del mismo y la fecha de toma de posesión. La naturaleza misma de la organización propicia que los militares tengan siempre mayor precedencia que los civiles. Para los representantes de los países miembros se establece el orden alfabético del nombre del país en inglés, comenzando por el país al cual corresponda ejercer la presidencia en el momento. (42) En las visitas de personalidades se les rinden a éstas los honores militares correspondientes al rango que ostente cada persona. Este puede ser el caso de jefes de Estado y de jefes de gobierno, pero también se ofrecen en forma especial al secretario general de la organización, a los ministros de Defensa y a los jefes de Estado Mayor de los países. La rendición de esa pleitesía corre a cargo de la Guardia de Honor del Cuartel General, la cual actuará bajo los lineamientos que apuntamos enseguida: primeramente, se presentará una formación lateral de tres miembros del personal local, portando tres banderas, bajo el siguiente orden: a la derecha la de la Organización, en medio la del país del visitante a quien se rinden honores y a la izquierda la del Cuartel General. Además, desfilarán, sin banderas frente al homenajeado, integrantes del personal de la organización, representando a las naciones miembros, el Comandante de la guardia de honor y el de la Brigada de Regimiento. (43) Notas: (1) Mary Jane McCaffree y Pauline Innis, Protocol, Hepburn Books, Washington, D. C., 1985. (2) Protocolista español muy prestigiado, autor de diversos tratados. (3) Felio A. Vilarrubias, Tratado de protocolo de Estado e internacional, Nobel, Oviedo. 2000, p. 23. (4) María Teresa Otero Alvarado, Teoría y estructura del ceremonial y el protocolo, Mergablum, Sevilla, 2000. (5) Véase María Rosa Merchesi, El protocolo hoy, Aguilar, Madrid, 1997. (6) Felio A. Vilarrubias, op. cit., pp. 29-30. (7) Idem. (8) Pedro Gabriel Labariega Villanueva, Derecho diplomático: normas, usos, costumbres y cortesías, 3a ed., Trillas, México. 2002, pp. 87-88. (9) Francis Deak, "Órganos del Estado en sus relaciones exteriores" en Max Sorensen (comp.), Manual de Derecho Internacional Público, Fondo de Cultura Económica, México, 1998, pp. 436-437. (10) Mario Silva Concha, Ceremonial y protocolo, Fondo de Cultura Económica. Santiago de Chile, 1997, pp. 160-161. 91



(11) Un ejemplo de esta situación es el acuerdo relativo a la sede del Comité Permanente Interamericano de Seguridad Social que funciona en nuestra capital, celebrado por el gobierno de México y dicho Comité, suscrito por el secretario de Relaciones Exteriores de entonces, Jorge Castañeda, y el presidente del Comité, Arsenio Farell Cubillas, el 26 de noviembre de 1981. Véase Tratados y acuerdos ejecutivos celebrados por México, Senado de la República, tomo correspondiente a 1981. (12) Ejemplo de ello es el convenio relativo al establecimiento en México de una representación de la oficina del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados, celebrado por el gobierno mexicano y el dicho Comisionado suscrito por el subsecretario de Asuntos Multilaterales de la Secretaría de Relaciones Exteriores, Manuel Tello, y el representante en México del Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados, Pierre Jambor, el 5 de octubre de 1982. Véase Tratados y acuerdos ejecutivos celebrados por México, op. cit., tomo correspondiente a 1982. (13) Ejemplos de los tratados a que nos referimos son la Carta de la Organización de Estados Americanos, de 1948; la Convención sobre Prerrogativas e Immunidades de las Naciones Unidas, de 1946; y la Convención sobre Prerrogativas e Immunidades de Organismos Especializados, de 1947. (14) Véase Francisco López-Nieto y Mallo. Honores y protocolo, El Consultor, Madrid, 2000, pp. 512-515. (15) Montse Solé, El protocolo y la empresa, Planeta, Barcelona, 1998, p. 22. (16) Mario Silva Concha, op. cit., p. 162. (17) Ibidem, pp. 162-163. El orden dentro de cada clase se determina por la fecha de su creación. En cuanto a la precedencia en organizaciones no gubernamentales, en actos oficiales se aplica la misma regla que en las gubernamentales, que es el orden alfabético en el idioma oficial, pero sólo para la precedencia de su director o secretario general, ya que no se acepta la participación de otro integrante de la misma. Por lo que respecta a la precedencia interna, puede variar muchísimo, dada la heterogénea naturaleza de esas organizaciones. (18) María Berisso, Protocolo y ceremonial, Espasa, Buenos Aires, 1998, p. 121. (19) Datos tomados de la ponencia "El protocolo en las Naciones Unidas", presentada en el II Congreso Internacional de Protocolo, Sevilla, por Livio Muzi-Falconi. Citado en Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., p. 515. (20) Véase Covadonga Carús Villazón, "Aspectos protocolarios en las Naciones Unidas" en Revista Internacional de Protocolo, núm. 6, p. 14. (21) Artículos 17 y 49 de la Convención de Viena sobre la Representación de los Estados en sus Relaciones con las Organizaciones Internacionales de Carácter Universal. 92



(22) El orden señalado es el que se presenta en Modesto Seara Vázquez en la obra Derecho Internacional Público, Porrúa, México, 1997. Los demás datos se han tomado de Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., cap. II, tomo II. (23) Ibidem, pp. 122-123. (24) La forma de dirigir los documentos siempre debe ser "a la atención de...", ya que no es posible dirigirlas a ningún funcionario directamente. pues la autoridad suprema de la organización es la Asamblea General como persona moral y las personas físicas sólo actúan como representantes de la organización. No sucede lo mismo en los Estados, en que hay un mandatario ante quien acreditar a los enviados extranjeros. Para mayor abundamiento véase Lucía Irene Ruiz Sánchez, "La Convención de Viena sobre Representantes ante Organizaciones Internacionales. Análisis y comentarios" en Relaciones Internacionales, vol. IV, núm. 23, octubre-diciembre 1978, pp. 48-51. (25) Esta expresión es utilizada en los ámbitos estatales y diplomáticos para indicar que algún documento reviste el formato acostumbrado y comúnmente aceptado y si contiene los datos necesarios para su validez. Fundamentalmente se atiende a comprobar la identidad del portador y así quien suscribe el documento es la persona autorizada para ello, pero también se cuida que no presente raspaduras ni enmendaduras. (26) El número de integrantes de las delegaciones aparece en el artículo 9-2. Sobre tal precisión véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la organización internacional, Fondo de Cultura Económica, México, 1974, p. 130. (27) De acuerdo a la legislación interna de la ONU, la Asamblea General, para el ejercicio de sus funciones, puede crear los organismos subsidiarios y las comisiones que estime necesarios. Véase el artículo 22 de la Carta y artículo 98 del Reglamento de la Asamblea. (28) Véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la organización internacional, op. cit., pp. 132-133. (29) Esto significa que su origen sea el gobierno reconocido del Estado miembro o no miembro y que la autoridad que las emita sea el jefe de Estado, el jefe de gobierno o el ministro de Asuntos Exteriores, a menos que sea conocido que de acuerdo a la legislación interna de ese país otra autoridad es competente para acreditar delegados. (30) En la Oficina de Protocolo de la organización se debe contar con registro de firmas de las autoridades competentes de cada Estado que tenga relación con la ONU. (31) En el artículo 29 del Reglamento de la Asamblea General se señala que si los documentos de alguno de los delegados fueran impugnados por algún Estado miembro, dicho representante podrá participar en forma provisional en los trabajos de la Asamblea General, con iguales derechos que los demás, hasta que la Comisión de Verificación haya presentado su informe y la propia Asamblea haya dictaminado y 93



comunique su decisión. Véase Modesto Seara Vázquez, Tratado general de la organización internacional, op. cit., nota de la p. 133. (32) Esta personalidad es quien fue electo en la sesión del año anterior que todavía no entrega el cargo al que presidirá el periodo de sesiones que se está abriendo. (33) Esta verificación, como se comprenderá, es un puro acto protocolario, ya que todos los años se abre el periodo de sesiones en este día prefijado. (34) Véase supra y nota 27. (35) En caso de no aceptar, se hará la misma pregunta al que siga en número de votos. (36) Por ejemplo, se ha contado con la participación de connotados jefes de Estado y en ocasiones con la del Papa. Varios mandatarios mexicanos también han participado en ese órgano de Naciones Unidas. (37) Este orden considera el lugar de la derecha del participante principal como el más importante, (1) siguiendo el de la izquierda (2) y alternando en orden ascendente: derecha (3), izquierda (4) y así sucesivamente, hasta que queden colocados todos los integrantes de la mesa. (38) El jefe de Protocolo, para planear el orden de precedencia, independientemente de considerar los elementos antes mencionados, tomará en cuenta que el protocolo debe ser flexible y hará los cambios pertinentes en la colocación de personas, ya que debe tener la suficiente sensibilidad para no enfrentar enemigos, para colocar juntos a quienes hablan un mismo idioma y para lograr una distribución geográficamente equilibrada. (39) Heinz I. Schrumpf, "Protocolo en el cuartel general de la OTAN en Europa" en Revista Internacional de Protocolo, núm. 4, p. 23. Citado por Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., pp. 522-524. (40) Como hemos apuntado, este aspecto del protocolo abarca todo lo referente a banderas, pendones y estandartes. (41) Heinz I. Schrumpf, op. cit., p. 22, citado en Francisco López-Nieto y Mallo, op. cit., pp. 524-525. (42) Idem. (43) Idem.

3.10 Claves para la organización de eventos impactantes.

En mi opinión, la organización de un evento es una de las herramientas de Relaciones Públicas más delicadas que existen. 94



3.10.1 Organización y programa básico de algunas ceremonias. Esquemas básicos para organizar algunos tipos de eventos o ceremonias. Programa básico y puntos importantes a tener en cuenta.

Foto gordonflood.com Copas de cocktail. Programas básicos para algunas ceremonias. Los eventos o ceremonias llevan un esquema para su correcto desarrollo que puede ser más o menos extenso en función del programa. Aquí se dan los esquemas, muy abreviados, de los principales puntos del desarrollo de un acto o ceremonia. 3.10.1.1 Entrega de Reconocimientos: Introducción. Palabras del Rector o su representante. Entrega de reconocimientos. Cierre. 3.10.1.2 Firma de convenios: Introducción. Palabras del Rector o su representante. Palabras de representante de la contraparte. Firma de los documentos. Cierre. En el caso de firmas de convenios, los documentos deben ser visados y autorizados previamente por el Secretario General de la Universidad y la asesoría jurídica de la contraparte. La Universidad debe quedar con a lo menos dos originales en su poder (uno para Secretaría General y otro para la Unidad gestora o depositaria del convenio). 95



Asimismo, si los convenios están redactados en idioma extranjero, deben ser traducidos, de modo que se firmen las copias respectivas en español y en el idioma en cuestión. Los originales también quedan en dos copias de cada uno para la USM. 3.10.1.3 Visitas protocolares: Saludo al Rector en Rectoría o Salón de Consejo Superior. Entrega de obsequio y material institucional. Recorrido por dependencias de la Universidad. Reuniones de trabajo en la Unidad correspondiente. 3.10.1.4 Presentación de libros: Introducción. Bienvenida . Presentación de la obra (puede ser el maestro de ceremonias o alguien designado por el autor). Palabras del autor de la obra. Cierre. 3.10.1.5 Cócteles y recepciones: Determinar número y perfil de los asistentes (considerar que de preferencia no se ofrece alcohol dentro de la empresa). Determinar lugar a efectuarse, considerando categoría de los invitados y carácter y naturaleza del acto; la capacidad de los espacios físicos de cada Sede y la cercanía con servicios básicos como; agua, electricidad con la potencia adecuada en caso de uso de hornos, ventilación óptima para no acumular olores en espacios cerrados, distancia con baños y condiciones climáticas (en caso de ser al aire libre); vías de circulación de gente ajena a la recepción, vías de escape y zonas seguras. También se debe considerar espacios para el personal de coctelería; uno para la preparación de los alimentos y otros como guardarropía y camarines. Solicitar las autorizaciones respectivas y reservar lugar para ubicación de coctelero. Considerar, dependiendo la hora y día de realización, la contratación de personal adicional, especialmente para aseo y ornato tanto de las dependencias utilizadas, como baños y pasillos/salas. Designar a una persona encargada de entregar los espacios limpios, prolijos y dejar dependencias cerradas, luces apagadas y otros.

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3.10.1.6 Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo.

Hay multitud de actos y eventos que puede organizar la empresa o cualquier otra institución.

Foto lilit Feria Internacional. Tipos de Actos, eventos Institucionales o de trabajo. La Empresa o cualquier otra institución pueden organizar diversos actos o eventos, los cuales, en función de su estructura y organización pueden tener diversos nombres. Aniversario: celebración de carácter simple de un acontecimiento interno importante para la unidad organizadora. Charla: Consiste en una exposición de carácter simple, generalmente con propósitos de divulgación o información, sobre diferentes tópicos tratados sin mayor profundización. No se precisa de requisitos previos para asistir a ella. Conferencia: Exposición sobre un tema doctrinal o específico que reviste grados de complejidad y profundidad. Está dirigida a un auditorio que posee conocimientos previos sobre el tema y su objetivo es la difusión cultural en áreas determinadas o la profundización en temas especializados. Disertación: Exposición metódica de carácter académico a un trabajo de investigación realizado por el expositor y que lleva implícita la defensa de una tesis o la refutación de otra. Está dirigida a un público de pares. Cursillo: Breve serie de charlas o conferencias, enmarcadas en una temática central, cuyos contenidos pueden ser independientes los unos de los otros, o bien estructurarse en forma secuencial. Curso: Conjunto de sesiones pedagógicas destinadas a desarrollar varios temas sobre una materia específica, durante un periodo determinado, que se estructura en torno a objetivos de enseñanza-aprendizaje definidos o implícitos. Para su 97



realización, se pueden utilizar materiales de apoyo, incluir instancias de evaluación y exigir un mínimo de asistencia. El curso tiene como propósito ampliar la formación general, profesional o académica del público al cual está dirigido; por lo tanto, puede tener diversos niveles de profundidad o complejidad. Taller (Workshop): Actividad práctica realizada en conjunto por un grupo de personas con experiencia profesional en la materia, orientadas por especialistas competentes. Su propósito es estudiar o buscar soluciones a problemas concretos del área respectiva y posibilitar el intercambio de experiencias mediante el trabajo en pequeños grupos. Seminario: Actividad académica de carácter teórico que se realiza a través de sesiones de trabajo colectivo de un grupo de especialistas para estudiar, analizar o enriquecer un tema previamente determinado. Está programado y dirigido por un académico experto en la materia, tiene un mínimo de sesiones y concluye con la elaboración de un informe final expuesto por un relator. Coloquio: Reunión de especialistas en la cual no hay público ni expositor central. Todos los asistentes tienen idéntico derecho a participar en un trabajo común, sobre un tema de su interés. Mesa Redonda: Reunión en la cual un grupo pequeño de personas versadas en un tema, generalmente polémico, participa en igualdad de condiciones y bajo la dirección de un moderador, exponiendo sus puntos de vista ante un público heterogéneo. Su propósito es dar a conocer diversos enfoques sobre el mismo problema. Panel: Modalidad de presentación de un tema ante una audiencia por un equipo de diversos especialistas, quienes lo abordan desde diferentes ángulos, con el fin de proporcionar amplia información sobre él. Una vez expuesto el tema, el público participa formulando preguntas, presentando ideas o experiencias que aclaren puntos de vistas, sin que se produzca debate. Foro: Reunión en la que uno o más especialistas exponen ante un público heterogéneo un tema previamente determinado, generalmente controvertido, seguido de una discusión en la cual participa el público asistente. Encuentro: Reunión formal de especialistas, en la cual uno o más expositores abordan temas inherentes a su área, con el propósito de conocer e intercambiar trabajos y experiencias realizados en sus respectivos campos disciplinarios. Simposio: Consiste en reunir a un grupo de especialistas o expertos en un tema, los cuales exponen al auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, conformando así un panorama lo más completo posible del tema en cuestión. Es una técnica formal en que los especialistas exponen individualmente y en forma sucesiva, durante 15 a 20 minutos. Lo importante es que cada expositor trate un aspecto particular del tema, de tal manera que, al terminar éste, quede desarrollado integralmente y con la mayor profundidad posible. En el simposio se obtiene información autorizada y ordenada sobre los diversos aspectos de un mismo tema, puesto que los expositores no defienden posiciones, sino que suman información al aportar conocimientos propios de su especialidad. Congreso: conjunto de sesiones de trabajo sobre una temática determinada que se realiza durante un periodo relativamente prolongado y al cual concurren especialistas invitados en calidad de exponentes u observadores. Tiene como propósito presentar tesis, investigaciones o experiencias inéditas, para 98



someterlas al juicio crítico de los participantes, a fin de unificar criterios, en relación con la temática central. Los trabajos presentados son seleccionados previamente por comisiones especiales designadas para ello por los organizadores del evento. El congreso está estructurado sobre la base de trabajo de comisiones y reuniones plenarias, en las que se analizan las ponencias presentadas y las conclusiones elaboradas por las comisiones. Culmina con una sesión en la que se exponen y someten a aprobación las conclusiones a las que llegaron las distintas comisiones de trabajo. Un comité especialmente designado redacta las conclusiones del congreso, las que son publicadas posteriormente. Ciclo: Serie de actividades de extensión (charlas, conferencias, conciertos, etc.), cuyos contenidos obedecen a una temática central, que se realiza también en forma periódica. Jornada: Periodo durante el cual se desarrolla una serie de actividades de extensión, centradas en un área disciplinaria, cuyo propósito es difundir y actualizar los conocimientos de un grupo de personas con intereses afines. Feria: Evento social, económico y cultural que se lleva a cabo en una sede y que llega a abarcar generalmente un tema o propósito común. Realmente, cuando se habla del protocolo de un acto, se hace referencia a dos cuestiones esenciales: - orden del acto (contenido), - y colocación de invitados. Ambos son temas complejos que varían según sea la filosofía del acto y las características del local donde se celebre. 3.10.2 ORDEN DEL ACTO.

Nos referiremos en este apartado al contenido que habitualmente se sigue en los actos desde que el anfitrión e invitados de honor ocupan la presidencia hasta que la abandonan. Suele ser el acto central que motiva la invitación y en él el anfitrión se dirige a todos para exponerles el motivo de la reunión o celebración, al tiempo que ofrece la palabra a algunos invitados de honor o en especial a la persona a la que se dirige. De forma incorrecta, este momento se conoce como el acto institucional. Por lo general, suele poner fin a la parte formal de los programas. En actos solemnes con presencia de autoridades de alto rango suelen abrirse o cerrarse con la interpretación de los himnos oficiales. Una vez que se ha constituido la presidencia, quien preside lee el orden del día anunciando a los presentes cada uno de los pasos a seguir o anunciando (o dando la intervención) a los que hagan uso de la palabra. Lo más recomendable es que el que preside disponga de un folio con el orden del día, que lee en cada momento.

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Quien lee el orden del día para conceder el uso de la palabra, debe hacerlo desde el mismo sitio donde preside, sin que para ello tenga que desplazarse en cada ocasión hasta el atril o micrófono. En estos casos, debe disponer de un micrófono fijo en su puesto, aunque los demás intervengan desde un atril. El orden del día lo lee exclusivamente quien preside. Si el anfitrión ha cedido la presidencia a una autoridad o invitado de honor, debe cederle igualmente la conducción del acto. En todos los actos debe haber orden del día y una persona que conceda la palabra, pues no hay por qué suponer que los invitados conozcan al que habla. Debe ser presentado. Sin embargo, nadie debe presentar al que preside (que a su vez ha presentado a los demás) porque se supone que ya es conocido. Excepcionalmente la concesión o uso de la palabra puede efectuarse por megafonía con voz anónima, recurso muy indicado para eventos de masiva asistencia donde los discursos no constituyen por sí mismos la parte central del acto o actos, o cuando la prelación de los intervinientes fuera muy similar. Cuando el que preside el acto anuncia la intervención de una autoridad de superior rango lo hará dirigiéndose de la siguiente manera: "Hace uso de la palabra...". De no darse tal circunstancia "Tiene la palabra...". Hay que evitar expresiones como "Concedo la palabra...", "Puede hacer uso de la palabra...", etc. 3.10.2.1 LOS DISCURSOS Lo razonable es que en primer lugar se dirija el anfitrión principal. Por término general, los discursos van de menor a mayor rango. Es decir, habla primero el de menor rango y en último lugar quien preside. Lo razonable es que en primer lugar se dirija el anfitrión principal, con el fin de dar la salutación inicial, agradecer la asistencia y explicar los motivos principales del acto. Si el anfitrión presidiera el acto, la primera intervención debe ser asumida por algún representante cualificado de la entidad anfitriona, pues lo lógico es que lo primero sea dar la bienvenida y agradecer la asistencia. Después irán sucesivamente el resto de las intervenciones de acuerdo al rango (de menos a más) y finalmente la de quien preside. Así, en un acto relativo a la inauguración de una empresa, cuyo acto preside el gerente, y en el que está previsto intervengan él , el presidente de la empresa, el director de la factoría en cuestión, y el director general del Ministerio de Industria, el orden lógico de los parlamentos sería el siguiente: Director de la Empresa o industria Alcalde. Presidente de la empresa. Gerente de la empresa. Podrían opinar algunos que el director general del ministerio debería de hablar después del presidente de la empresa, pues tiene un rango superior. Eso con ser cierto, no debe tenerse en cuenta por cuanto que el presidente de la empresa es el anfitrión y si no 100



preside es porque ha cedido tal honor al gerente (pero no olvidemos que sólo ha cedido un puesto, no todos). En el caso de un acto, en materia de salud, que organiza el municipio y al que asiste su alcalde, el orden de las intervenciones podría ser el siguiente: Director provincial de salud. Delegado del Gobierno. Alcalde del Municipio. También puede ser correcto que el anfitrión que presida un acto, antes de conceder la palabra al primer orador, haga una salutación y agradezca la asistencia. Pero siempre debe ceder la palabra en primer lugar a una persona de su propio equipo para que exponga en profundidad lo que motiva el mismo. Es deseable en estos supuestos, que el primer interviniente haga su exposición desde un punto de vista técnico, dejando el capítulo de las valoraciones para su jefe superior.

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CONTENIDO LECTURA

Los eventos La lectura que les presentamos a continuación, es un vistazo a la forma en la que varias empresas, organizaciones o instituciones preparan, planifican, realizan y evalúan sus eventos. El nivel de aprendizaje que ustedes, señoritas estudiantes, puedan alcanzar sobre este tema, es importante a la hora de organizar los eventos en sus diferentes trabajos.

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Construya un organizador gráfico con los elementos propuestos en el Proyecto 3

Construya un ensayo sobre la administración y logística de eventos (Lectura)

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Extracto: .................................................................................................................................................................. ..... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ....................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ EVALUACIÓN FORMATIVA Puntualidad Presentación Apropiación Creatividad Ensayo Sustentación

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PROMEDIO GENERAL:

DOCENTE:


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REFERENCIAS

ESTUDIANTE: INDICADORES

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Administraciòn y Logìstica de eventos - Módulo

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