Actividad Inmobiliaria - Access

Access en la inmobiliaria La actividad en una inmobiliaria puede ser otro ámbito donde podemos utilizar Microsoft Access. En este rubro debemos tener en cuenta las propiedades en alquiler, alquiler, en venta y en administración; las ventas, etc. En este capítulo analizaremos las tablas que necesitaremos necesitaremos;; luego, crearemos diseños de consultas para diferentes ocasiones, aprenderemos a realizar encuestas vía e-mail y mucho más.

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Tablas necesarias necesarias ................ 260

Opciones de seguridad.................277

Contabilizar datos ...................... .......................265 .265

Realizar y enviar encuestas

Listar datos de propiedade propiedadess

vía e-mail ...................................282 ...................................282

en alquiler ..................................269 ..................................269 Operaciones en vista

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Resumen Resum en ........ ................. ................. ............ .... 287

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Actividades Activi dades ........ ................. ................. ........ 288

Hoja de datos.................. ..............................274 ............274 Crear archivos PDF y XPS ..........275

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8. ACCESS 8. ACCESS EN LA INMOBILIARIA

Tablas necesarias Para comenzar, debemos clasificar la información que deseamos deseam os registrar en función de los datos que deseamos almacenar. Para ello, crearemos las tablas Propiedades en venta, venta , Propiedades en alquiler, alquiler, Administrac Administración ión de alquileres y Propietarios Propietarios.. En cada una de estas tablas, analizaremos los campos que deberán contener para abarcar diferentes aspectos de la información que almacenaremos.

Propiedades en venta Una de las actividades más relevantes en el ámbito de las inmobiliarias es la venta de propiedades. En este sentido, debemos tener en cuenta los detalles de la propiedad, el precio al cual será vendida, la comisión que se cobrará por la venta y demás detalles que se consideren pertinentes para la actividad.

Figura 1. Ejemplo de diseño de tabla que registra los datos de las propiedades en venta.

En nuestro ejemplo utilizaremos los campos ID_Propiedades en venta, venta, Fecha de publicación, publicación , Dirección Dirección,, Barrio Barrio,, Tipo de propiedad,, Monto de expensas, propiedad expensas , Precio de venta, venta, Nº de ambientes y Estado general , general , pero cada usuario podrá optar por los que prefiera. El campo ID_Propiedades en venta permitirá venta permitirá identificar cada propiedad de forma unívoca por medio de un número generado

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PROYECTOS CON ACCESS

automáticamente por Access mediante el tipo de dato conocido como Autonumeración.. Autonumeración El campo Fecha de publicación se publicación se refiere a la fecha en la cual el cliente tomó la decisión de publicar su propiedad en nuestra inmobiliaria. En el campo Barrio Barrio podemos podemos crear una lista

EN ESTE EJEMPLO LA VENTA DE

desplegable con los nombres de los diferentes barrios. En el campo Tipo de propiedad también propiedad también podemos crear una lista desplegable; en este caso, podrá contener los valores Casa Casa,, Departamento Departamento,,

PROPIEDADES ES UNA OPERACIÓN MUY

Edi Ed i ci cio o, Local comercial comercial,, PH PH,, etc.

IMPORTANTE

El campo Monto de expensas se expensas se refiere al dinero que se paga aproximadamente en concepto de expensas. A las propiedades a las que no les

corresponde pagar por este concepto les pondremos el valor 0 (cero). Para el campo Precio de venta hemos venta hemos elegido el tipo de dato Moneda,, ya que almacenaremos el valor de la propiedad que se Moneda estableció para su venta. En ocasiones quien decida este valor será el dueño o la inmobiliaria mediante una tasación previa. El campo Nº de ambientes se ambientes se refiere a la cantidad de ambientes que tiene la propiedad, y el campo Estado general debe general debe describir cuál es el estado de conservación de la propiedad en líneas generales. Para ello, podemos crear una lista desplegable con las opciones Malo Malo,, Regular,, Bueno Regular Bueno y y Excelente Excelente..

Propiedades en alquiler Otro factor de vital importancia para el funcionamiento de una inmobiliaria es la publicación de propiedades en alquiler. Por este medio se les brinda asistencia a los potenciales clientes sobre las

CAMPOS CALCULADOS En el momento de utilizar campos calculados en el diseño de una tabla se abre el cuadro Generador de expresiones, donde debemos ingresar la sintaxis del cálculo que deseamos crear. crear. Para modificar dicha

sintaxis podemos utilizar la propiedad Expresión situada en la sección Propiedades del campo.


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propiedades que se pueden alquilar, el monto mensual, si tienen o no expensas, qué tipo de requisitos se deben cumplir para concretar una operación, cuál es la comisión que deben abonar a bonar,, etc. Para abarcar todos estos aspectos utilizaremos los campos ID_ Propiedad en alquiler, alquiler , Dirección Dirección,, Barrio Barrio,, Tipo de propiedad, propiedad, Monto de expensas, expensas , Nº de Ambientes, Ambientes , Monto del alquiler, alquiler, Comisión (1,5 %), %), Tipo de contrato y contrato y Tipo de garantía. garantía.

Figura 2. Diseño de consulta que permite registrar los datos de las propiedades en alquiler.

Para el caso de las propiedades también tendremos un campo identificativo que permita referirnos a cada una de ellas y acceder a su información particular particular.. El campo Monto del alquiler se alquiler se refiere al valor que debe abonar cada inquilino mensualmente. El campo Comisión (1,5 %) se %) se refiere a la comisión que se le deberá abonar a la inmobiliaria en el momento de firmar el contrato de alquiler al quiler,, el cual es el 1,5 % del monto del alquiler. Debido a que deseamos realizar un cálculo, este campo es de tipo Calculado y Calculado y la sintaxis es [Monto del alquiler]*0,015. alquiler]*0,015.

Administración de alquileres alquileres En la mayoría de las inmobiliarias se desarrolla la actividad de administrar las propiedades en alquiler. Esto supone llevar el control de los pagos de impuestos de los inquilinos, así como también cobrarles el alquiler. Después de esto, la inmobiliaria se comunica con


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el propietario del inmueble y le entrega el dinero recibido descontando la comisión que le cobra por esta actividad. Esta práctica la llevan a cabo muchos propietarios que prefieren no tener contacto con los inquilinos y, a la vez, tener la tranquilidad de que será la misma inmobiliaria la que se encargará de cobrar todos los meses de vigencia del contrato el monto correspondiente. En nuestro ejemplo agregaremos tres campos a la tabla Propiedades en alquiler para abarcar los diferentes aspectos: uno que se encargue de

indicar si la propiedad es o no administrada por la inmobiliaria; otro que, en caso de que sea administrada, calcule una comisión del 2 % sobre el monto del alquiler; y, por último, un campo que calcule el total que debemos entregarle al propietario.

Figura 3. El campo Comisión por administración depende del valor del campo Administrada.

El campo Administrada es de tipo Sí/No Sí/No,, ya que el usuario deberá elegir en cada propiedad si es o no administrada por la inmobiliaria. Las casillas activadas se refieren a valores positivos o verdaderos, mientras que las desactivadas simbolizan valores negativos o falsos.


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El campo Comisión por administración calcula el 2 % del monto del alquiler para aquellas propiedades que sean administradas por la inmobiliaria bajo la sintaxis SiInm(([Administrada]=Verdad ero),([Monto del alquiler]*0,02),(0)). alquiler]*0,02),(0)). La función SiInm permite establecer cuándo se aplicará una comisión en función del valor del campo Administrada Administrada.. De esta forma, si Administrada tiene el valor Verdadero (casilla Verdadero (casilla activada), se calculará el 2 % del monto del alquiler. De lo contrario, se mostrará el valor 0 (cero). Para finalizar, agregamos un campo Total Total,, donde se calcula el monto que debemos entregarle al propietario, el cual se calcula mediante la resta del monto del alquiler menos el monto de la comisión que le cobramos por administrarlo. Su sintaxis es [Monto del alquiler][Comisión por administración]. administración] .

Ventas Si bien ya tenemos registradas las propiedades que tenemos en venta, también es importante registrar las ventas realizadas. Para ello, utilizaremos los campos Fecha de la venta, venta , ID_ Propiedad,, Precio de venta, Propiedad venta, Comisión (3 %) y %) y Total Total..

Figura 4. Como podemos ver, este es un ejemplo de tabla que registra las ventas de propieda propiedades. des.

El campo Fecha de la venta se venta se refiere al día en que se firma la venta de la propiedad. El campo Comisión (3 %) se %) se refiere al valor de la comisión que se deberá abonar en cada caso, el cual es el 3 % del precio


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de la venta. Debido a ello, este campo es de tipo Calculado Calculado,, ya que será Access el que calcule automáticamente cuál será el valor de la comisión que se deberá pagar. La sintaxis de este campo es [Precio de venta]*0,03 es decir que al campo Precio de la venta se venta se le calculará el 3%. Por último, el campo Total realiza la suma del precio de venta más la comisión mediante la sintaxis [Precio]+[Comisión (3 %)]. %)]. Esto indica el total que se debe abonar.

Propietarios Los datos de los propietarios también son datos relevantes que podemos almacenar. Para ello, podemos crear una tabla c on los datos personales y de contacto. A su vez, en las tablas Propiedades en venta y venta y Propiedades en alquiler, alquiler , podemos crear un campo con el número de identificación del propietario, de tal forma que podamos acceder a sus datos rápidamente y podamos identificar cuáles son las propiedades que le pertenecen, ya que un mismo propietario puede tener más de una propiedad en venta o en alquiler.

Contabilizar datos En todo tipo de actividad económica, la consulta de datos es una tarea que realizamos con frecuencia, ya que, dependiendo de los resultados, podremos tomar determinadas decisiones, así como también tener el conocimiento del volumen de información que registramos. En esta sección analizaremos diferentes diseños de consultas que permitan conocer la cantidad de información sin conocer los detalles particulares, sino contabilizando los datos en función de determinadas condiciones. Por ejemplo, cantidad de ventas realizadas, cantidad de propiedades en alquiler al quiler,, etc.

INSERTAR CAMPOS Después de crear una tabla podemos modificar su diseño agregando nuevos campos. Para ello, podemos utilizar el botón Insertar filas en la vista diseño o utilizar la columna Haga clic para agregar de la vista Hoja de datos. Al pulsar aquí se mostrará la lista de tipos de datos a fin de elegir el apropiado para el nuevo campo.


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