Access 2010 Curso Práctico

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ÍNDICE INTRODUCCIÓN...............................................................................................................................15 CAPÍTULO 1. CARACTERÍSTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO .......17 1.1 NOVEDADES EN ACCESS 2010 ............................................................................. 17 1.1.1 Novedades generales y de interfaz ...................................................................... 17 1.1.2 Novedades en herramientas de diseño ................................................................ 26 1.1.3 Novedades en tipos de datos y controles............................................................. 29 1.1.4 Novedades en presentación de los datos ............................................................. 30 1.1.5 Novedades en seguridad...................................................................................... 33 1.1.6 Novedades en herramientas de corrección .......................................................... 35 1.2 CARACTERÍSTICAS DE ACCESS 2010 ................................................................. 35 1.3 INICIO Y ENTORNO DE TRABAJO EN ACCESS 2010......................................... 37 1.3.1 Cinta de opciones de Access 2010 ...................................................................... 40 1.3.2 Ficha Inicio.......................................................................................................... 43 1.3.3 Ficha Crear .......................................................................................................... 48 1.3.4 Ficha Datos externos ........................................................................................... 50 1.3.5 Ficha Herramientas de base de datos .................................................................. 51 1.3.6 Botón Archivo ..................................................................................................... 53 1.3.7 Barra de acceso rápido ........................................................................................ 54 1.3.8 Barra de estado .................................................................................................... 56 1.3.9 Panel de exploración ........................................................................................... 58 1.3.10 Documentos con fichas ..................................................................................... 58 1.3.11 Minibarra de herramientas ................................................................................ 60


8 ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO

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CAPÍTULO 2. CONCEPTOS, OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO DE BASES DE DATOS RELACIONALES ........................................................................................................61 2.1 BASES DE DATOS: TABLAS, CAMPOS Y REGISTROS ........................................... 61 2.2 ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS .......................................................... 62 2.2.1 Modelos de datos primitivos. Sistemas de gestión de archivos .......................... 62 2.2.2 Bases de datos jerárquicas................................................................................... 63 2.2.3 Bases de datos en red .......................................................................................... 65 2.2.4 Bases de datos relacionales ................................................................................. 67 2.3 CARACTERÍSTICAS DE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES ..................... 69 2.4 OPERACIONES RELACIONALES BÁSICAS........................................................... 70 2.5 OTRAS OPERACIONES RELACIONALES Y OPERADORES BOOLEANOS......... 73 2.6 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL................................................ 74 2.6.1 Claves primarias y secundarias (externas o foráneas)......................................... 74 2.6.2 Integridad ............................................................................................................ 75 2.6.3 Disparadores........................................................................................................ 78 2.6.4 Índices ................................................................................................................. 79 2.6.5 Tablas en una base de datos relacional ............................................................... 83 2.6.6 Un ejemplo de diseño de base de datos relacional.............................................. 85 2.7 OBJETOS TÍPICOS EN BASES DE DATOS ACCESS ............................................... 93 2.7.1 Consultas: definición y funcionamiento.............................................................. 95 2.7.2 Formularios: definición y funcionamiento.......................................................... 97 2.7.3 Informes: definición y funcionamiento............................................................... 98 2.7.4 Macros................................................................................................................. 99 2.7.5 Módulos............................................................................................................... 99 2.8 RELACIONES EN ACCESS ..................................................................................... 100 2.8.1 Relación uno a varios ........................................................................................ 102 2.8.2 Relación varios a varios .................................................................................... 102 2.8.3 Relación uno a uno............................................................................................ 103 2.8.4 Definir relaciones .............................................................................................. 103 CAPÍTULO 3. CREACIÓN DE BASES DE DATOS, TABLAS, RELACIONES, CLAVES E ÍNDICES....................................................................................................................... 109 3.1 TAREAS PREVIAS A LA CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS ................... 109 3.2 CREACIÓN DE BASES DE DATOS EN ACCESS 2010 ........................................... 112 3.3 ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS ......................................................... 118 3.4 VISTA HOJA DE DATOS. TRABAJO CON TABLAS.......................................... 121 3.4.1 Añadir nuevas tablas a una base de datos ......................................................... 121 3.4.2 Añadir nuevos campos a las tablas de una base de datos.................................. 123


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ÍNDICE 9

3.4.3 Insertar, eliminar y cambiar nombre a los campos ........................................... 125 3.4.4 Tipos de datos, formatos y propiedades de campos.......................................... 127 3.4.5 Trabajar con registros........................................................................................ 129 3.4.6 Tareas especiales con tablas. Exportar, importar, cortar, copiar, pegar, eliminar y ocultar tablas .................................................................................... 133 3.5 VISTA DISEÑO. CLAVES, ÍNDICES, TIPOS DE DATOS Y PROPIEDADES ... 135 3.5.1 Establecer y quitar la clave primaria ................................................................. 138 3.5.2 Establecer y quitar índices................................................................................. 139 3.5.3 Tipos de datos y formatos ................................................................................. 142 3.5.4 Propiedades de campos ..................................................................................... 143 3.6 RELACIONES.......................................................................................................... 146 3.6.1 Definir relaciones entre tablas........................................................................... 147 3.6.2 Eliminar y modificar relaciones ........................................................................ 153 3.6.3 Ver las relaciones de una base de datos ............................................................ 154 3.6.4 Integridad referencial ........................................................................................ 156 CAPÍTULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS, FORMATOS Y TIPOS DE DATOS. PERSONALIZACIÓN .................................................................................................................... 175 4.1 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS........................................................................ 175 4.1.1 Tamaño de los campos (propiedad FieldSize) .................................................. 176 4.1.2 Formato de los campos (propiedad Format) ..................................................... 177 4.1.3 Máscara de entrada de los campos (propiedad MáscaraDeEntrada o InputMask) ........................................................................................................ 182 4.1.4 Título de los campos (propiedad Caption) ........................................................ 186 4.1.5 Valor predeterminado de campo (propiedad DefaultValue).............................. 187 4.1.6 Reglas y textos de validación de campos. Propiedades ReglaDeValidación (ValidationRule) y TextoDeValidación (ValidationText) ................................ 190 4.1.7 Propiedad Requerido (Required) en los campos............................................... 194 4.1.8 Permitir longitud cero en los campos. Propiedad permitir longitud cero (AllowZeroLength) ........................................................................................... 196 4.1.9 Campos indexados (propiedad Indexed)........................................................... 198 4.1.10 Comprimir los datos en un campo texto, memo o hipervínculo (propiedad Unicode Compression).................................................................................... 200 4.1.11 Resumen sobre propiedades de campos .......................................................... 200 4.2 PERSONALIZAR CAMPOS ..................................................................................... 205 4.3 CAMPOS DE BÚSQUEDA Y DE LISTA DE VALORES ......................................... 216 4.3.1 Campos de búsqueda en la vista Diseño ........................................................... 217 4.3.2 Campos de búsqueda en la vista Hoja de datos................................................. 221 4.3.3 Campos de lista de valores en la vista Diseño .................................................. 222



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4.3.4 Campos de lista de valores en la vista Hoja de datos........................................ 224 4.4 CAMPOS AUTONUMÉRICOS Y RÉPLICAS DE UNA BASE DE DATOS............. 224 CAPÍTULO 5. CONSULTAS A TRAVÉS DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010.......... 239 5.1 CONCEPTOS Y TIPOS DE CONSULTAS ............................................................. 239 5.2 CONSULTAS DE SELECCIÓN ................................................................................ 241 5.2.1 Consultas de selección sencillas mediante asistente ......................................... 241 5.2.2 Consultas de selección sencillas en la vista Diseño .......................................... 246 5.2.3 Utilizar varias tablas en consultas ..................................................................... 248 5.2.4 Crear una consulta de Autobúsqueda que rellene los datos automáticamente.. 258 5.2.5 Criterios y expresiones para recuperar datos .................................................... 259 5.2.6 Formas comunes de usar criterios ..................................................................... 265 5.2.7 Especificar varios criterios en una consulta ...................................................... 272 5.2.8 Usar una subconsulta para definir un campo o definir criterios para un campo ................................................................................................................ 273 5.2.9 Mostrar sólo los valores más altos o más bajos en los resultados de la consulta.............................................................................................................. 275 5.2.10 Usar el asterisco en la cuadrícula de diseño de una consulta..................................... 275 5.2.11 Trabajar con campos vacíos en consultas ....................................................... 276 5.2.12 Funciones agregadas y otras opciones de la fila total ..................................... 277 5.3 ENCONTRAR REGISTROS O VALORES DE CAMPO DUPLICADOS EN UNA TABLA MEDIANTE UN ASISTENTE PARA CONSULTAS .................................. 278 5.4 ASISTENTE PARA BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES........................................ 281 5.5 PERSONALIZAR UNA CONSULTA ......................................................................... 284 5.6 DISEÑAR O MODIFICAR UNA CONSULTA ............................................................ 286 5.7 CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN SIN ASISTENTE DE PRINCIPIO A FIN............................................................................................................................. 292 CAPÍTULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARÁMETROS Y DE ACCIÓN. CÁLCULOS ........................................................................................................ 301 6.1 REALIZAR CÁLCULOS EN CONSULTAS. FUNCIONES AGREGADAS ........ 301 6.2 INCLUIR FUNCIONES AGREGADAS EN UNA CONSULTA MEDIANTE UN ASISTENTE....................................................................................................... 304 6.3 INCLUIR FUNCIONES AGREGADAS EN UNA CONSULTA MEDIANTE LA CUADRÍCULA DE DISEÑO ........................................................................................ 308 6.4 CREAR UN CAMPO CALCULADO EN UNA CONSULTA ....................................... 310 6.5 EXPRESIONES........................................................................................................ 313 6.5.1 Crear una expresión con el Generador de expresiones ..................................... 314 6.5.2 Crear una expresión sin utilizar el Generador de expresiones .......................... 316


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ÍNDICE 11

6.5.3 Introducir expresiones en la cuadrícula de diseño de una consulta o en una hoja de propiedades........................................................................................... 317 6.5.4 Utilizar valores en expresiones ......................................................................... 319 6.5.5 Usar los operadores ! y . (punto) en las expresiones......................................... 320 6.5.6 Ejemplos de expresiones en campos calculados ............................................... 320 6.5.7 Operadores típicos a utilizar en expresiones ..................................................... 323 6.5.8 Orden de los operadores en las expresiones...................................................... 325 6.6 CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS................................................... 325 6.6.1 Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un asistente ..... 326 6.6.2 Ordenar o limitar los encabezados de columnas en una consulta de referencias cruzadas .......................................................................................... 330 6.6.3 Crear una consulta de referencias cruzadas sin asistente .................................. 332 6.7 CONSULTAS DE PARÁMETROS ......................................................................... 335 6.7.1 Crear una consulta de parámetros que solicite criterios cada vez que se ejecute................................................................................................................ 335 6.7.2 Especificar el tipo de datos de un parámetro en una consulta de parámetros... 337 6.8 CONSULTAS DE ACCIÓN..................................................................................... 339 6.8.1 Consultas de creación de tabla .......................................................................... 339 6.8.2 Consultas de actualización ................................................................................ 342 6.8.3 Consultas de datos anexados ............................................................................. 343 6.8.4 Consultas de eliminación .................................................................................. 346 CAPÍTULO 7. LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010 ............................................................... 357 7.1 BASES DE DATOS RELACIONALES Y LENGUAJE SQL ................................. 357 7.2 EL LENGUAJE SQL DE MICROSOFT ACCESS 2010 ......................................... 358 7.3 ELEMENTOS DE SQL DE ACCESS 2010 ............................................................. 359 7.3.1 Tipos de datos de SQL Access, sinónimos y su relación con SQL ANSI y SQL Server........................................................................................................ 359 7.3.2 Operadores de SQL Access............................................................................... 361 7.3.3 Funciones de SQL Access................................................................................. 364 7.4 ENTORNO DE SQL EN ACCESS 2010. VISTA SQL ............................................ 368 7.5 LENGUAJE DE DEFINICIÓN DE DATOS DDL................................................... 371 7.5.1 Sentencia CREATE TABLE............................................................................. 371 7.5.2 Sentencia CREATE INDEX ............................................................................. 379 7.5.3 Sentencia ALTER TABLE ............................................................................... 380 7.5.4 Sentencia DROP............................................................................................... 384 7.6 LENGUAJE DE MODIFICACIÓN DE DATOS DML ........................................... 386 7.6.1 Sentencia INSERT ............................................................................................ 386 7.6.2 Sentencia UPDATE........................................................................................... 392



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7.6.3 Sentencia DELETE ........................................................................................... 393 7.7 LENGUAJE DE CONSULTA DE DATOS DQL. SENTENCIA SELECT............. 394 7.7.1 Columnas calculadas ......................................................................................... 401 7.7.2 Combinación de consultas con la cláusula UNION.......................................... 402 7.7.3 Consultas multitabla. JOIN de dos o más tablas ............................................... 404 7.7.4 Consultas resumen ............................................................................................ 406 7.7.5 Subconsultas...................................................................................................... 408 7.8 LENGUAJE DE CONTROL DE TRANSACCIONES TCL ....................................... 411 7.8.1 Procesamiento de transacciones ........................................................................ 412 7.8.2 Sentencia BEGIN TRANSACTION................................................................. 413 7.8.3 Sentencia COMMIT TRANSACTION............................................................. 414 7.8.4 Sentencia COMMIT WORK............................................................................. 414 7.8.5 Sentencia ROLLBACK TRANSACTION ....................................................... 415 7.9 LENGUAJE DE CONTROL DE DATOS DCL.......................................................... 416 7.9.1 Sentencia GRANT............................................................................................. 416 7.9.2 Sentencia REVOKE .......................................................................................... 417 7.9.3 Sentencia CREATE USER o GROUP.............................................................. 417 7.9.4 Sentencia ADD USER ...................................................................................... 418 7.9.5 Sentencia DROP USER o GROUP................................................................... 418 7.9.6 Sentencia ALTER USER o DATABASE......................................................... 419 7.10 PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS................................................................. 419 7.10.1 Sentencia CREATE PROCEDURE................................................................ 419 7.10.2 Sentencia EXECUTE ...................................................................................... 420 7.10.3 Declaración PARAMETERS .......................................................................... 420 7.10.4 Cláusula PROCEDURE .................................................................................. 421 CAPÍTULO 8. FORMULARIOS, INFORMES Y DATOS EXTERNOS............................ 437 8.1 INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 437 8.2 CREACIÓN DE FORMULARIOS .......................................................................... 439 8.2.1 Herramienta Formulario.................................................................................... 439 8.2.2 Herramienta Varios elementos .......................................................................... 441 8.2.3 Herramienta Formulario dividido ..................................................................... 442 8.2.4 Herramienta Asistente para formularios ........................................................... 443 8.2.5 Herramienta Formulario en blanco ................................................................... 446 8.2.6 Subformularios .................................................................................................. 448 8.3 CREACIÓN DE INFORMES................................................................................... 455 8.3.1 Herramienta Informe ......................................................................................... 455 8.3.2 Herramienta Asistente para informes................................................................ 459


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ÍNDICE 13

8.3.3 Herramienta Informe en blanco ........................................................................ 463 8.3.4 Subinformes ...................................................................................................... 465 8.3.5 Herramienta Etiquetas ....................................................................................... 473 8.4 DATOS EXTERNOS ............................................................................................... 476 8.5 IMPORTACIÓN DE DATOS .................................................................................. 476 8.5.1 Importación de datos desde otra base de datos Access ..................................... 477 8.5.2 Importación de datos desde Excel..................................................................... 479 8.5.3 Importación de datos desde ODBC................................................................... 484 8.5.4 Importación de datos desde ASCII y XML....................................................... 487 8.6 EXPORTACIÓN DE DATOS .................................................................................. 494 8.6.1 Exportación de datos a Excel ............................................................................ 494 8.6.2 Exportación de datos a Word ............................................................................ 496 8.6.3 Exportación de datos a orígenes ODBC, XML, etc. ......................................... 498 8.6.4 Exportación de datos a ASCII........................................................................... 499 ÍNDICE ALFABÉTICO.................................................................................................................. 501


INTRODUCCION Microsoft Access 2010 es la base de datos del paquete integrado Office 2010. Constituye una herramienta muy eficaz y ampliamente utilizada que ayuda a los usuarios a compartir información, realizar su seguimiento, presentar informes y realizar los trabajos relativos a una base de datos relacional en un entorno interactivo. Microsoft Access 2010 es una herramienta de diseño e implementación de aplicaciones de base de datos que se puede usar para realizar un seguimiento de la información ordenado y sistematizado. Puede conservar los datos en el equipo o publicarlos en la Web, de forma que otros usuarios puedan usar la base de datos con un explorador web. Access 2010 presenta una interfaz de usuario moderna que permite la interrelación con los orígenes de datos más habituales para conseguir un modo de trabajo dinámico y abierto en el campo de las bases de datos. Con la incorporación del lenguaje SQL, Access 2010 puede considerarse como una base de datos relacional que posibilita el trabajo para la consulta, creación, manejo y administración de bases de datos a través de los lenguajes de definición, modificación y consulta de datos, así como los lenguajes de control de transacciones y control de datos. La utilización de SQL de Access permite la estandarización del código relacional y la interrelación sencilla de Access con otras bases de datos relacionales como Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle, etc. Así mismo, Access 2010 dispone de una interfaz de trabajo que permite realizar fácilmente tareas de diseño, creación y administración de bases de datos. Adicionalmente, es posible abordar el trabajo con formularios, informes, filtros y tablas y gráficos dinámicos de modo interactivo a través de asistentes. También se tratan las áreas de seguridad, mantenimiento y rendimiento de las bases de datos.


Capítulo 1

CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO 1.1 NOVEDADES EN ACCESS 2010 En los párrafos siguientes se exponen las principales novedades de Access 2010 agrupadas por categorías.

1.1.1 Novedades generales y de interfaz Novedad Colaboración inmediata

Descripción En Microsoft Access 2010 es posible crear bases de datos web y publicarlas en un sitio de SharePoint. Los usuarios que visitan SharePoint pueden usar la aplicación de base de datos en un explorador web, usando los permisos de SharePoint para determinar lo que puede ver cada usuario. Puede comenzar con una plantilla y empezar a colaborar inmediatamente. Muchas otras mejoras son compatibles con esta nueva capacidad de publicación web y además ofrecen ventajas para las bases de datos de escritorio tradicionales. Si tiene acceso a un sitio de SharePoint con Servicios de Access configurado, puede crear una base de datos web con Access 2010. Los usuarios pueden usar esta base de datos en la ventana de un explorador web, pero usted debe usar Access 2010 para realizar cambios de diseño. Aunque algunas características de las bases de datos de escritorio no se trasladan a la Web, puede realizar muchas acciones equivalentes mediante el uso de nuevas características, como los campos calculados o las macros de datos.


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO

Compartir una base de datos

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La creación de bases de datos tiene una orientación hacia la compartición de información. Existen diferentes vías: Usar una plantilla: Hay cinco plantillas en Access Activos, Proyectos, Eventos y Contribuciones benéficas.

2010: Contactos, Además, puede

modificar cualquier plantilla antes o después de publicar. Comenzar desde cero: Al crear una nueva base de datos en blanco, elija

entre una base de datos normal y una base de datos Web. Esta elección afecta a las características de diseño y los comandos que se ven, de modo que es fácil asegurarse de que la aplicación sea compatible con la Web. una base de datos existente en una base de datos Web: Puede publicar una aplicación existente en la Web. Dado que no todas las características de las bases de datos de escritorio se admiten en la Web, es posible que deba ajustar algunas características de la aplicación. Para identificar y solucionar problemas de compatibilidad, puede ejecutar el nuevo Comprobador de compatibilidad Web. Convertir

Intranet o Internet: Puede publicar en su propio servidor de SharePoint o

puede usar una solución de SharePoint hospedada. Nuevo generador de macros

Access

2010

incorpora

un

nuevo

generador

de

macros

que

incluye

IntelliSense y una interfaz sencilla y fácil de usar. Las macros de datos

ayudan a admitir agregados en las bases de datos web y además proporcionan un método para implementar “desencadenadores” en cualquier base de datos de Access 2010.

En 1 se seleccione una acción de la lista, en 2 se puede hacer doble clic en una acción en el catálogo de acciones para agregarla a la macro y en 3 se muestra la ficha Diseño cuando se está trabajando con la macro. Las macros de datos ayudan a admitir agregados en las bases de datos web y además proporcionan un método para implementar “desencadenadores” en cualquier base de datos de Access 2010.


© RA-MA ____________ CAPÍTULO I. CARACTERÍSTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO 19

Si agrega una acción, se muestran más opciones en el generador de macros. Por ejemplo, si agrega una acción “Si”, puede ver lo siguiente:

Por otra parte, las macros de datos ayudan a admitir agregados en las bases de datos web y además proporcionan un método para implementar "desencadenadores" en cualquier base de datos de Access 2010. Por ejemplo, puede haber un campo PorcentajeCompletado y un campo Estado. Puede usar una macro de datos para establecer el campo PorcentajeCompletado en 100 al establecer el estado en Completo y en 0 al establecer el estado en No iniciado. Generador de expresiones mejorado

El Generador de expresiones incluye ahora IntelliSense para poder ver las opciones a medida que escribe. Además, muestra información de ayuda para el valor de expresión seleccionado en la ventana Generador de expresiones. Trim(string) devuelve una variante de tipo cadena (string) que contiene una copia de una cadena especificada sin interlineado.

Campos calculados Reglas de validación de tablas

Uso de diseños de controles para mantener el orden

Puede crear un campo que muestre los resultados de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros campos de la misma tabla. Para crear el cálculo, se usa el Generador de expresiones. Puede crear una regla que impida la entrada de datos si el registro modificado puede validar una regla especificada. A diferencia de una regla de validación de campo, una regla de validación de tabla puede comprobar el valor de más de un campo. Para crear la regla de validación, se usa el Generador de expresiones. Los diseños, una novedad de Office Access 2010, son grupos de controles que se pueden mover y cuyo tamaño se puede cambiar como una unidad. En Access 2010, los diseños se han mejorado para permitir una colocación más flexible de los controles en los formularios e informes. Puede dividir 0 combinar celdas horizontal o verticalmente, lo que permite reorganizar los campos, las columnas o las filas fácilmente. Debe usar la vista Presentación al diseñar bases de datos web, aunque la vista Diseño sigue estando disponible para trabajar en el diseño de las bases de datos de escritorio.


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Plantillas de bases de datos para crear aplicaciones completas

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Access 2010 incluye un conjunto de plantillas de bases de datos de diseño profesional para el seguimiento de contactos, tareas, eventos, estudiantes y activos, entre otros tipos de datos. Se pueden usar tal cual o se pueden mejorar y perfeccionar para realizar el seguimiento de la información exactamente del modo en el que desee.

Cada plantilla es una aplicación de seguimiento completa que incluye tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidos. Las plantillas se han diseñado de modo que se puedan usar inmediatamente. Si el diseño de la plantilla se ajusta a sus necesidades, podrá usarla tal cual. De lo contrario, podrá usarla para crear más rápidamente una base de datos que se ajuste a sus necesidades específicas.


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Vista Hoja de datos con fila Totales Elementos de aplicación para agregar funcionalidad a una base de datos existente

Vista Hoja de datos mejorada

CAPÍTULO 1. CARACTERISTICAS, NOVEDADBS Y ENTORNO DE TRABAJO

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Es típico necesitar calcular funciones de agregado sobre los campos de una base de datos (suma, cuenta, promedio, máximo, desviación típica, etc.). La vista Hoja de datos presenta ahora una fila Totales en la que se pueden presentar los resultados de las funciones de agregado. Puede agregar funcionalidad a una base de datos existente fácilmente mediante el uso de un elemento de la aplicación. Como novedad en Access 2010, un elemento de aplicación es una plantilla que incluye parte de una base de datos, por ejemplo, una tabla con formato previo, o bien una tabla con un formulario y un informe asociados. Por ejemplo, si agrega un elemento de la aplicación Tareas a la base de datos, tendrá una tabla Tareas, un formulario Tareas y la opción de relacionar la tabla Tareas con otra tabla de la base de datos.

Puede crear tablas y empezar a usarlas sin definir los campos previamente; simplemente haga clic en Tabla en la ficha Crear y empiece a escribir los datos en la nueva hoja de datos que aparece. Dado que Access 2010 determina automáticamente el mejor tipo de datos para cada campo, puede empezar a trabajar de inmediato. En la columna Haga clic para agregar se muestra exactamente dónde agregar un nuevo campo y, si necesita modificar el tipo de datos o el formato de presentación de un campo nuevo o existente, puede usar los comandos de la cinta, en la ficha Campos. Además, puede pegar datos de tablas de Microsoft Excel en una hoja de datos nueva; Access 2010 crea todos los campos y reconoce los tipos de datos automáticamente.


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ACCESS 2010.

Panel Lista de campos

CURSO PRACTICO

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El panel Lista de campos, introducido en Access 2010, permite agregar campos de otras tablas. Puede arrastrar los campos desde la tabla del origen de registros, desde tablas relacionadas o desde tablas no relacionadas de la base de datos. Si es necesaria una relación entre las tablas, se crea automáticamente o se le guiará durante el proceso.


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CAPÍTULO 1. CARACTERÍSTICAS, NOVEDADES Y ENTORN O DE TRABAJO

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La vista Presentación contribuye a acelerar el diseño de los formularios e informes

Use la vista Presentación para realizar modificaciones de diseño mientras ve los datos de un formulario o informe. La vista Presentación incluye muchas mejoras con respecto a Access 2010 y es necesaria si va a diseñar un formulario o un informe para la Web. Por ejemplo, para agregar un campo a la cuadrícula de diseño, puede arrastrarlo desde el panel Lista de campos o puede modificar las propiedades mediante la hoja de propiedades.

Nueva interfaz de usuario

La nueva interfaz de usuario, incluida con Office Access 2010 y mejorada en Access 2010, se diseñó para facilitar la búsqueda de comandos y características que antes estaban poco visibles entre una cantidad considerable de menús y barras de herramientas. Destaca la Cinta de opciones que es una colección de fichas que contienen grupos de comandos organizados por característica y funcionalidad. La cinta reemplaza los niveles de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores de Access.

Entre las características principales de la cinta, se incluyen: Fichas de comandos', fichas que muestran comandos usar de forma conjunta para encontrar los comandos necesarios.

que

se

suelen

Fichas de comandos contextúales: fichas de comandos que aparecen según el contexto; es decir, según el objeto con el que se esté trabajando o la tarea que se esté llevando a cabo. Una ficha de comandos contextúales contiene los comandos que se aplicarían con mayor probabilidad a la tarea que se esté realizando. Galerías: nuevos controles que muestran una vista previa de un estilo 0 una opción para ver los resultados antes de realizar una selección.


24 ACCESS 2010. CURSO PRACTICO

Vista Backstage

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La vista Backstage es una novedad de Access 2010 que contiene comandos aplicables a toda una base de datos (por ejemplo, compactar y reparar o abrir una nueva base de datos). Los comandos están organizados en fichas en la parte izquierda de la pantalla y cada ficha contiene un grupo de comandos o vínculos relacionados. Por ejemplo, al hacer clic en Nueva, puede ver un conjunto de botones que le permiten crear una nueva base de datos desde el principio 0 seleccionar una base de datos de una biblioteca de plantillas de base de datos diseñadas por profesionales. Muchos de los comandos de la vista Backstage estaban disponibles en el menú Archivo en las versiones anteriores de Access. Además, puede ver las bases de datos abiertas recientemente y, si está conectado a Internet, los vínculos a artículos de office.com.

Objetos con fichas

De forma predeterminada, las tablas, las consultas, los formularios y las macros se muestran como objetos con fichas en la ventana de Access. Puede cambiar esta configuración para cada base de datos y usar las ventanas de los objetos en lugar de fichas. Al hacer clic en las fichas de los objetos, es posible pasar con facilidad de uno a otro.

Panel de navegación

El panel de navegación, una novedad de Access 2010, facilita el acceso a todos los objetos de la base de datos abierta actualmente. Use el panel de navegación para organizar los objetos por tipo, fecha de creación, fecha de modificación, tabla relacionada (según las dependencias de objetos) o en grupos personalizados que haya creado. ¿Necesita más espacio para trabajar en el diseño del formulario? Puede contraer el panel de navegación fácilmente para que ocupe poco espacio y siga estando disponible. El panel de navegación reemplaza a la ventana Base de datos usada en versiones de Access anteriores a Access 2010.


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Objetos con fichas

CAPITULO I. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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De forma predeterminada, las tablas, las consultas, los formularios y las macros se muestran como objetos con fichas en la ventana de Access. Puede cambiar esta configuración para cada base de datos y usar las ventanas de los objetos en lugar de fichas. Al hacer clic en las fichas de los objetos, es posible pasar con facilidad de uno a otro.

Ventana de ayuda A diferencia de las versiones anteriores de Access, Access 2010 ofrece un fácil acceso al contenido de la Ayuda de Access y a la referencia del desarrollador desde la ventana Ayuda. Por ejemplo, puede cambiar fácilmente el ámbito de la búsqueda al contenido de referencia del desarrollador únicamente. Independientemente de la configuración de la ventana Ayuda, todo el contenido de la Ayuda de Access y de referencia del desarrollador está siempre disponible en Office Online en office.com o en MSDN.


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1.1.2 Novedades en herramientas de diseño Novedad Herramientas de creación de objetos más eficaces

Descripción Access 2010 ofrece un entorno intuitivo para crear objetos de base de datos. Use la ficha Crear para crear rápidamente nuevos formularios, informes, tablas, consultas y otros objetos de base de datos. Si selecciona una tabla o eficaces consulta en el panel de navegación, puede crear un nuevo formulario o informe basado en ese objeto con un solo clic mediante el comando Formulario o el comando Informe.

Los nuevos formularios e informes creados con el proceso de un solo clic usan un diseño actualizado para que resulten más atractivos a la vista y se puedan usar inmediatamente. Los formularios e informes generados automáticamente tienen un diseño profesional con encabezados que incluyen un logotipo y un título. Además, un informe generado automáticamente también incluye información de fecha y hora así como pies de página informativos y totales. Vista Informe Vista Informe Estas vistas, presentadas en Office Access 2010 y mejoradas en Access 2010, y y vista vista le permiten trabajar con formularios e informes de forma interactiva. Con la Presentación Presentación vista Informe, puede examinar una representación precisa del informe sin tener que imprimirlo o mostrarlo en la vista preliminar. Si desea centrarse en determinados registros, use la característica de filtro o una operación de búsqueda para buscar texto coincidente. Puede usar el comando Copiar para copiar texto en el Portapapeles o puede hacer clic en los hipervínculos activos que se muestran en el informe para abrir un vínculo en el explorador.

La vista Presentación permite realizar cambios de diseño mientras examina los datos. Puede usar la vista Presentación para realizar muchos cambios de diseño comunes mientras ve los datos en un formulario o informe. Por ejemplo, puede agregar un campo si arrastra su nombre desde el nuevo panel Lista de campos o cambiar las propiedades mediante la hoja de propiedades. La vista Presentación ofrece ahora diseños mejorados, es decir, grupos de controles que se ajustan como un solo control para poder reorganizar fácilmente los campos, las columnas, las filas o los diseños completos. Así mismo, puede quitar un campo 0 aplicar un formato fácilmente en la vista Presentación.


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Operaciones de agrupación y ordenación simplificadas en los informes

Diseños de controles mejorados para facilitar la creación de formularios e informes optimizados

CAPITULO 1. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DR TRABAJO

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Suponga que desea ver el total de ventas por región en un informe. Use la vista Presentación y el nuevo panel Agrupación, orden y total para agregar un nivel de grupo, solicitar un total; verá los cambios realizados en directo en el informe. Con la fila Total es fácil agregar una suma, un promedio, un recuento, un máximo o un mínimo a los pies o encabezados de los informes. Los totales simples ya no requieren la creación manual de un campo calculado. A partir de ahora, basta con señalar y hacer clic.

Los formularios e informes contienen a menudo información tabular, como una columna que contiene nombres de clientes o una fila que contiene todos los campos de un cliente. Puede agrupar estos controles en un diseño que se pueda manipular fácilmente como si fuera una unidad, incluida la etiqueta.

Dado que se pueden seleccionar controles de secciones diferentes, como la etiqueta en el encabezado o pie de sección, la flexibilidad es considerable. Se puede Mover o cambiar el tamaño de un diseño (por ejemplo, mover una columna a la izquierda o a la derecha). Aplicar formato a un diseño (por ejemplo, aplicar negrita a una columna de nombres de cliente para que resalte). Agregar una columna o un campo de columna a un diseño. Eliminar una columna o un campo de columna de un diseño y Combinar o dividir celdas (sólo en Access 2010). Los formatos se guardan junto con el

diseño, para que permanezcan disponibles.


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Dividir formularios para agilizar el examen de los datos

Use un formulario dividido para crear un formulario que combine una vista Hoja de datos y una vista Formulario. Puede establecer una propiedad para indicar a Access que coloque la hoja de datos en la parte superior, en la parte inferior, a la izquierda o a la derecha.

Macros incrustadas en formularios e informes

Use macros incrustadas para evitar tener que escribir código. Una macro incrustada se almacena en una propiedad y forma parte del objeto al que pertenece. Puede cambiar el diseño de la macro sin tener que preocuparse por el resto de los controles que pueden usarla; cada macro incrustada es independiente. Las macros incrustadas son de confianza porque se impide automáticamente que lleven a cabo determinadas operaciones que pueden ser no seguras.


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CAPÍTULO 1. CARACTERÍSTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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1.1.3 Novedades en tipos de datos y controles Novedad

Campos calculados

Campos multivalor

Campos de datos adjuntos de archivos

Descripción Los campos calculados, una novedad de Access 2010, permiten almacenar el resultado de un cálculo. Puede crear un campo que muestre un valor que se calcula a partir de otros datos de la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones, lo que permite aprovechar las ventajas de IntelliSense y el fácil acceso a la Ayuda para los valores de expresión. No se pueden usar datos de otras tablas como origen del dato calculado. Los campos calculados no admiten algunas expresiones. Los campos multivalor pueden almacenar más de un valor por registro. Por ejemplo, puede que tenga que asignar una tarea a uno de sus empleados o contratistas, pero no desee asignarla a más de una persona. En la mayoría de los sistemas de administración de bases de datos y en las versiones de Access anteriores a Office Access 2010, era necesario crear una relación de varios a varios para hacer esto correctamente. Access crea una tabla oculta para mantener la relación de varios a varios necesaria para cada campo multivalor. Los campos multivalor son especialmente apropiados cuando se trabaja con una lista de SharePoint que contiene uno de los tipos de campo multivalor usados en Windows SharePoint Services. Access 2010 admite estos tipos de datos.

El tipo de datos Datos adjuntos permite almacenar fácilmente todos los tipos de documentos y archivos binarios de la base de datos sin que su tamaño aumente de forma innecesaria. Access comprime de forma automática los datos adjuntos si es posible para minimizar el uso de espacio. ¿Desea adjuntar un documento de Word a un registro o guardar una serie de imágenes digitales en la base de datos? El uso de datos adjuntos facilita aún más estas tareas. Puede agregar incluso varios datos adjuntos a un único registro. Puede utilizar campos de datos adjuntos en las bases de datos de web, pero cada tabla web puede tener como máximo un campo de datos adjuntos.


30 ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ________________________________________________________ © RA-MA

Los campos Memo ahora almacenan texto enriquecido y son compatibles con el historial de revisiones

Presentados en Office Access 2010, los campos Memo de texto enriquecido significan que ya no está limitado al texto sin formato en los registros. Puede aplicar formato al texto con opciones (negrita, cursiva o mediante las distintas fuentes y colores, y otras opciones de formato comunes) y almacenar el texto en la base de datos. El texto con formato enriquecido se almacena en un campo Memo con un formato basado en HTML y compatible con el tipo de datos de texto enriquecido de Windows SharePoint Services. Establezca la nueva propiedad FormatoDeTexto en TextoEnriquecido o TextoSinFormato para que la información tenga un formato correcto en los controles de cuadro de texto y la vista Hoja de datos.

Calendario para seleccionar fechas

Los campos y controles que usan el tipo de datos de fecha y hora son automáticamente compatibles con un calendario interactivo integrado, introducido en Access 2010. El botón de calendario se muestra automáticamente a la derecha de la fecha. ¿Desea saber la fecha del próximo viernes? Haga clic en el botón y el calendario se mostrará automáticamente para elegir la fecha. De forma opcional, puede desactivar el calendario para un campo o control mediante una propiedad.

1.1.4 Novedades en presentación de los datos Novedad Herramientas mejoradas de ordenación y filtrado

Descripción Suponga que tiene que buscar rápidamente un valor que coincida u ordenar una columna de datos. La característica Filtro automático incluida con Office Access 2010 mejora las ya eficaces funciones de filtrado y permite concentrarse con rapidez en los datos importantes. Es fácil seleccionar entre los valores únicos de una columna, algo muy útil en situaciones en las que no se recuerda algún nombre, o bien ordenar los valores mediante opciones del menú contextual en un lenguaje sencillo, como Ordenar de más antiguo a más reciente u Ordenar de menor a mayor.


© RA-MA ____________ CAPÍTULO 1. CARACTERÍSTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO 31

Las opciones de filtro más comunes se encuentran en los comandos de menú o también se pueden usar filtros rápidos para limitar la información según los datos especificados. Las opciones de los filtros rápidos cambian automáticamente según el tipo de datos para mostrar opciones adecuadas para la información numérica, de texto y de fecha.

Totales y colores de fondo alternativos en hojas de datos

La vista Hoja de datos incluye ahora una fila Total en la que se puede ver una suma, un recuento, un promedio, un máximo, un mínimo, una desviación estándar o una varianza. Una vez agregada la fila Total, elija la flecha de la celda de la columna y seleccione el cálculo deseado.


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Los informes, las hojas de datos y los formularios continuos admiten un color de fondo alternativo para las filas, que se puede configurar de manera independiente del color de fondo predeterminado. Es fácil sombrear las filas alternas con cualquier color que se elija.

Formato condicional

Access 2010 agrega nuevas características de formato condicional (salvo para bases de datos web), lo que permite usar algunos de los estilos de formato disponibles en Excel. Por ejemplo, ahora puede agregar barras de datos para mejorar la legibilidad de una columna de números, como se muestra en el gráfico siguiente:


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CAPITULO 1. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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1.1.5 Novedades en seguridad Novedad Seguridad mejorada

Descripción Las características de seguridad mejoradas y su eficaz integración con Windows SharePoint Services permiten realizar las tareas de administración de una forma más eficaz y aumentar la seguridad de las aplicaciones de seguimiento de información. Al almacenar los datos de las aplicaciones de seguimiento en listas de Windows SharePoint Services, es posible realizar auditorías del historial de revisiones, recuperar información eliminada y configurar permisos de acceso a los datos. Office Access 2010 incluía un nuevo modelo de seguridad que se trasladó y mejoró en Access 2010. Las decisiones de confianza unificadas están integradas con el Centro de confianza de Microsoft Office. Las ubicaciones de confianza permiten confiar en todas las bases de datos ubicadas en carpetas seguras. Se puede cargar una aplicación de Office Access 2010 que tenga código 0 macros deshabilitados para ofrecer una experiencia más segura en el modo de espacio aislado (es decir, los comandos no seguros no se pueden ejecutar). Las macros de confianza se ejecutan en el modo de espacio aislado.

Recopilar datos mediante formularios de InfoPath y Outlook

La característica de recopilación de datos presentada en Office Access 2010 facilita la recopilación de comentarios con Outlook y, opcionalmente, InfoPath. Puede crear automáticamente un formulario de InfoPath o un formulario HTML e insertarlo en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. A continuación, ese formulario se puede enviar a los destinatarios seleccionados de los contactos de Outlook o a los nombres de destinatario almacenados en un campo de la base de datos de Access.



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El usuario decide si desea recopilar nueva información o actualizar la existente. A continuación, los destinatarios rellenan el formulario y lo devuelven. Outlook reconoce los formularios entrantes y guarda automáticamente los datos en la base de datos de Access, sin necesidad de volver a escribirlos. Exportar a PDF y XPS

En Access 2010, puede exportar datos al formato de archivo PDF (Portable Document Format) o XPS (XML Paper Specification) para imprimirlos, enviarlos o distribuirlos por correo electrónico, siempre y cuando instale primero el complemento Publicar como PDF o XPS. Cuando se exporta un formulario, un informe o una hoja de datos a un archivo .pdf o .xps, se puede capturar la información en un formulario de fácil distribución que conserva todas las características de formato, pero que no requiere que los demás usuarios instalen Access en los equipos para imprimirlo o revisarlo. Formato de documento portátil PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y ayuda a compartir archivos. El formato PDF se asegura de que, cuando el archivo se vea en línea 0 impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad. El formato PDF es también adecuado para documentos que se vayan a reproducir usando métodos de impresión comerciales. XML Paper Specification XPS es un formato de archivo electrónico que conserva el formato del documento y ayuda a compartir archivos. El formato XPS se asegura de que, cuando el archivo se vea en línea o impreso, se conservará exactamente el formato original y que los datos del archivo no se puedan copiar o cambiar con facilidad.

Trabajo más sencillo con datos externos

Ahora puede conectarse a un servicio web como origen de datos externo. Necesita un archivo de definición de servicio web proporcionado por el administrador del servicio web. Después de instalar el archivo de definición, puede establecer un vínculo a los datos del servicio web en forma de tabla vinculada. Las nuevas características de Office Access 2010 permiten importar y exportar datos con mayor facilidad. Puede guardar una operación de importación o exportación y volver a usarla la próxima vez que desee realizar la misma tarea. El Asistente para importar hojas de cálculo permite invalidar el tipo de datos elegido por Access, por lo que puede importar, exportar y vincular a archivos que tengan uno de los cinco formatos de Office Excel 2007 como mínimo.

Mejores métodos de solución de problemas

Diagnósticos de Microsoft Office incluye una serie de pruebas de diagnóstico que permiten averiguar por qué se bloquea el equipo. Estas pruebas de diagnóstico pueden solucionar directamente algunos problemas e identificar los métodos para solucionar otros. Diagnósticos de Microsoft Office reemplaza las siguientes características de Microsoft Office 2003; Detectar y reparar, y Recuperación de aplicaciones de Microsoft Office.


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1.1.6 Novedades en herramientas de corrección Novedad Herramientas de corrección mejoradas

Descripción Estas son algunas de las nuevas características del corrector ortográfico: El corrector ortográfico se comporta ahora de forma más uniforme en los programas de Office. Varias opciones del corrector ortográfico ahora son globales. Si cambia una de estas opciones en un programa de Office, esa opción también se cambia en el resto de los programas de Office. Para obtener más información, vea el artículo Elegir cómo funciona la comprobación ortográfica y gramatical. Además de compartir los mismos diccionarios personalizados, todos los programas pueden administrarlos mediante el mismo cuadro de diálogo. Para obtener más información, vea el artículo Utilizar diccionarios personalizados para agregar palabras al corrector ortográfico. El corrector ortográfico incluye el diccionario de francés posterior a la reforma. En Microsoft Office 2003, era un complemento que se debía instalar por separado. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo elegir el funcionamiento de la revisión ortográfica y gramatical. Se crea automáticamente un diccionario de exclusiones para un idioma cuando éste se utiliza por primera vez. Los diccionarios de exclusiones se pueden utilizar para forzar al corrector ortográfico a que marque palabras cuyo uso desea evitar. Sirven para evitar el uso de palabras obscenas o que no se adaptan a su guía de estilo. Para obtener más información, vea el artículo Usar diccionarios de exclusiones para especificar la ortografía preferida de una palabra.

1.2 CARACTERISTICAS DE ACCESS 2010 En cuanto a las características generales, Access 2010 admite tamaños de archivo de 2 gigabytes (menos el espacio necesario para los objetos del sistema). Los nuevos archivos tienen extensión .accdb y admiten hasta 32.678 objetos de base de datos. Es posible utilizar hasta 64 caracteres en un nombre de objeto y hasta 20 caracteres en una contraseña o en un nombre de usuario o grupo. Una característica importante se refleja en la posibilidad de admitir hasta 255 usuarios simultáneos, lo que posibilita el trabajo compartido de modo razonable. Por otro lado, también es posible trabajar con una capacidad de hasta 1.000 módulos incluyendo los formularios y los informes. En cuanto a las características de las tablas, Access 2010 admite un tamaño de tabla de hasta 2 gigabytes menos el espacio necesario para los objetos del sistema.


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _____________________________________________________ © RA-MA

El número máximo de tablas abiertas es de 2.048, el número máximo de campos en una tabla es de 255, el número máximo de caracteres en un nombre de tabla es de 64 y el número máximo de caracteres en un nombre de campo es también de 64. En cuanto a la capacidad de los campos, el número máximo de caracteres en un campo de texto es de 255. Por otro lado, es posible trabajar con campos Objeto OLE de hasta un gigabyte y con campos Memo de hasta 65.535 caracteres cuando se escriben los datos a través de la interfaz de usuario y de hasta 2 gigabytes de almacenamiento de caracteres cuando se escriben los datos mediante programación. Las tablas admiten hasta 32 índices con un máximo de 10 campos en cada índice. El número máximo de caracteres en una descripción de tabla o campo es de 255 y el número máximo de caracteres en un registro (sin incluir los campos Memo y Objeto OLE) es de 4.000. El número máximo de caracteres en un mensaje de validación es de 255, el número máximo de caracteres en una regla de validación es de 2.048 y el número máximo de caracteres en el valor de una propiedad de campo es de 255. En cuanto a las características de las consultas, es posible utilizar hasta 32 tablas y 16 combinaciones en una consulta y hasta 255 campos en un conjunto de registros. El número máximo de relaciones aplicadas por tabla es de 32 menos el número de índices que hay en la tabla para campos o combinaciones de campos que no forman parte de las relaciones. El tamaño máximo de un conjunto de registros es de 1 gigabyte y el límite para ordenar es de 255 caracteres en uno o varios campos. Se admiten hasta 50 niveles de consultas anidadas, hasta 1.024 caracteres en una celda de la cuadrícula de diseño de una consulta, hasta 255 caracteres de un parámetro en una consulta de parámetros, hasta 99 operadores AND en una cláusula WHERE o HAVING y hasta 64.000 caracteres en una instrucción SQL. En cuanto a las características de formularios e informes, es posible utilizar hasta 65.536 páginas impresas en un informe con un encabezado/pie de informe, un encabezado/pie de página y 10 encabezados/pies de grupo. Se pueden agregar a lo largo de la vida dcl formulario o del informe hasta 754 controles y secciones. El número máximo de caracteres en una etiqueta es de 2.048 y el número máximo de caracteres en un cuadro de texto es de 65.535. El ancho máximo de formulario o informe es de 22 pulgadas (55,87 cm), el alto de sección máximo es de 22 pulgadas (55,87 cm) y el alto de todas las secciones más los encabezados de sección (en la vista Diseño) es de 200 pulgadas (508 cm). El número máximo de niveles de formularios o informes anidados es de 7 y el número de campos o expresiones que se pueden ordenar o agrupar en un informe es de 10. En cuanto a las características de las macros, es posible trabajar con un límite de hasta 999 acciones en una macro, hasta 255 caracteres en una condición, hasta 255 caracteres en un comentario y hasta 255 caracteres en un argumento de acción.


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CAPÍTULO 1. CARACTERÍSTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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1.3 INICIO Y ENTORNO DE TRABAJO EN ACCESS 2010 El programa se inicia haciendo clic en la opción Microsoft Access 2010 de la carpeta Microsoft Office del botón Iniciar de Windows (figura 1-1). Después de la pantalla temporal de la figura 1-2 se obtiene la pantalla de Introducción de Microsoft Office Access (figura 1-3) que posibilita iniciar una nueva base de datos en blanco (Base de datos en blanco), iniciar una nueva base de datos web en blanco (Base de datos web en blanco), iniciar una base de datos según una plantilla haciendo clic sobre la plantilla elegida en esta pantalla de inicio de Access o abrir una base de datos ya existente (Abrir). Si creamos una nueva base de datos o abrimos una base de datos existente aparece el marco de trabajo general de Microsoft Access 2010 (figura 1-4), que para las versiones 2007 y 2010 constituye una novedad importante para todo tipo de usuarios y cuyos elementos más importantes son los siguientes: •

Cinta de opciones.

•

Fichas de la cinta de opciones.

•

Grupos de opciones dentro de las fichas.

•

Botón Archivo.

•

Botones de acceso rápido (o barra de herramientas de acceso rápido).

•

Panel de exploración.

•

Documentos con fichas.

•

Barra de estado con botones de modo de visualización: o Vista diseño, o Vista hoja de datos, o Vista tabla dinámica, o Vista gráfico dinámico,

•

o Vista SQL. Minibarra de herramientas.


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ______________________________________________________ © RA-MA

Figura 1-1

Figura 1-2


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CAPITULO 1. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DR TRABAJO

Figura 1-3

Figura 1-4


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ______________________________________________________ ©RA-MA

1.3.1 Cinta de opciones de Access 2010 La cinta de opciones de Access (figura 1-5) es un elemento más importante de la nueva interfaz de usuario de Microsoft Access. Reemplaza las barras de herramientas y los menús de versiones anteriores de Access.

Figura 1-5 Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos (opciones). Hay cuatro fichas en la parte superior de la cinta de opciones (figura 1-6) y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Access y suele sustituir a un menú de alguna barra de herramientas de versiones antiguas de Access. Cada ficha tiene grupos de opciones (o comandos) que muestran elementos relacionados entre sí. Un comando es una opción del grupo correspondiente representado por un botón, cuadro en el que se escribe información o menú. Por ejemplo, los comandos (u opciones) Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles (figura 1-7).

Figura 1-6

Figura 1-7 Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo, lo que constituye una clara ventaja de uso.


© RA-MA ____________ CAPI TULO 1. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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En lugar de mostrar todos los comandos simultáneamente, Access 2010 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan (interfaz orientada a tareas). Por ejemplo, si se está trabajando con una tabla, aparecen las Herramientas de tabla con las fichas Campos y Tabla o Diseño según la vista en la que se esté mostrando la tabla (figura 1-8). En dichas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con la tabla. La cinta de opciones responde a la acción o tarea actual del usuario.

Figura 1-8 La flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo), situada en la esquina inferior derecha de un grupo, indica que hay más opciones adicionales dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas. Por ejemplo, en la ficha Inicio, en el grupo Formato de texto, el iniciador de cuadros de diálogo nos lleva a la pantalla Formato de hoja de datos de la figura 1-9 donde están las opciones para celdas, cuadrícula, colores, etc., en la hoja de datos.

Figura 1-9


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _____________________________________________________ @ RA-MA

No es posible eliminar o reemplazar la cinta de opciones por las barras de herramientas y los menús de versiones anteriores de Microsoft Access. No obstante, puede minimizar la cinta de opciones para que el área de trabajo sea mayor. Para mantener siempre la cinta de opciones minimizada, haga clic con el botón derecho del ratón sobe cualquier zona de la cinta de opciones y en el menú emergente resultante (figura 1-10), haga clic en Minimizar la cinta de opciones. Para usar la cinta de opciones mientras esté minimizada, haga clic en la ficha que desee utilizar y, a continuación, en la opción o comando deseados. Después, la cinta de opciones se vuelve a minimizar. Para minimizar rápidamente la cinta de opciones y mantenerla minimizada durante poco tiempo, haga doble clic en el nombre de la ficha activa. Vuelva a hacer doble clic en una ficha para restaurar la cinta de opciones. Para restaurar la cinta de opciones vuelva a utilizar el menú emergente que se usó para su minimización. El método abreviado de teclado para minimizar o restaurar la cinta de opciones es CTRL+F1.

Figura 1-10


© RA-MA ____________ CAPITULO I. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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1.3.2 Ficha Inicio La primera ficha que aparece en la cinta de opciones de Access es la ficha Inicio (figura 1-11), que además es la ficha por defecto.

Figura I - I I Esta ficha contiene seis grupos de comandos u Portapapeles, Ordenar y filtrar. Registros, Buscar y Formato de texto.

opciones:

Vistas,

El grupo Vistas contiene la opción Ver que despliega un menú cuyas opciones permiten observar las distintas vistas de una tabla (figura 1 -12), consulta (figura 1-13) o del elemento con el que estemos trabajando actualmente.

Figura 1-12

Figura 1-13


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El grupo Portapapeles contiene las opciones habituales de cortar, copiar y pegar, así como la escobilla de pegar estilo típica en las aplicaciones de Microsoft. El iniciador de cuadros de diálogo de este grupo abre un panel en la parte izquierda de la pantalla en el que pueden administrarse todos los objetos que han sido enviados al portapapeles (figura 1-14). La opción Pegar presenta el menú desplegable de la figura 1-15, cuyas opciones permiten pegar normalmente, pegado especial y pegar datos anexados.

Figura 1-14

Figura 1-15 La subopción Pegado especial de Pegar en el menú de la figura 1-15 nos lleva a la figura 1-16 cuya sección Pegar posibilita distintas opciones de formato para el pegado.


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CAPÍTULO 1. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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Figura 1-16 El grupo Formato de texto de la ficha Inicio (figura 1-17) permite realizar las labores típicas de formato de fuente de los registros (tipo, tamaño, resaltado, sombreado, color, etc.). Tipos de fuente y tamaños de fuente se eligen en los desplegables de las figuras 1-18 y 1-19.

Figura 1-17

Figura 1-18


Figura 1-19

46 ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _____________________________________________________ © RA-MA

Los iconos Negrita, Cursiva y Subrayado realizan la función que su nombre indica aplicando negrita, cursiva y subrayado a la selección. El icono Color de fuente permite aplicar los colores de la figura 1-20. El icono Color de relleno (o fondo) aplica el color seleccionado en su desplegable de la figura 1-21. El icono Alternar color de fila aplica el color seleccionado en su desplegable de la figura 1-22. El icono Líneas de cuadrícula permite un tipo de líneas de división para la tabla del desplegable de la figura 1-23.

Figura 1-20

Figura 1-21

seleccionar

Figura 1-22

Figura 1-23 Por otro lado, ya sabemos que en la ficha Inicio, en el grupo Formato de texto, el iniciador de cuadros de diálogo nos lleva a la pantalla Formato de hoja de datos de la figura 1-9 donde se encuentran las opciones para celdas, cuadrícula, colores, etc. Los iconos de Alinear el texto permiten alinear el texto de los registros adecuadamente para dar formato óptimo a las tablas. Haciendo clic, respectivamente, en los iconos de alineación, se consigue que el texto quede alineado a la izquierda, centrado o alineado a la derecha respectivamente.


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El grupo de iconos de la figura 1-24 permite trabajar con sangría, viñetas, dirección de texto y color de resaltado de texto de los registros.

Figura 1-24 Los iconos Disminuir sangría y Aumentar sangría permiten retroceder y avanzar un espacio de tabulación la sangría del contenido de las celdas. La sangría es el espacio que hay entre el margen izquierdo y las primeras letras escritas en el párrafo. El icono Dirección del texto texto que se muestra de izquierda a resaltado de texto

permite establecer la dirección del derecha. El icono Color de

cambia el aspecto del texto como si estuviese afectado por un

marcador. Los iconos Numeración y Viñetas con viñetas respectivamente.

permiten iniciar una lista numerada y

El grupo Registros (figura 1-25) permite trabajar con los registros de las tablas. Las opciones de este grupo permiten actualizar los registros de la tabla actual (Actualizar todo), introducir nuevos registros (Nuevo), guardar registros (Guardar), eliminar registros y campos (Eliminar), agregar totales a los campos (Totales), revisar la ortografía del contenido de los registros (Revisión ortográfica) y otras opciones (Más) como ocultar y mostrar columnas, administrar el alto de fila y el ancho de columna, inmovilizar y liberar registros, trabajar con hojas secundarias de datos e interrelacionar con Outlook.

Figura 1-25 El grupo Ordenar y filtrar (figura 1-26) contiene opciones que permiten ordenar

ascendente

y

descendente

los

registros,

eliminar

las

ordenaciones

(Quitar orden), filtrar los registros según determinados criterios (Filtro), seleccionar registros en las tablas mediante condiciones (Selección), administrar filtros (Avanzadas) y aplicar o quitar filtro según exista o no un filtro actualmente (Alternar filtro).


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ____________________________________________________ ©RA-MA

Figura 1-26 El grupo Buscar (figura 1-27) contiene opciones que permiten realizar búsquedas en los registros (Buscar), reemplazar contenido , ir a un registro concreto (primero, anterior, siguiente, último o nuevo) y seleccionar contenido .

Figura 1-27

1.3.3 Ficha Crear La ficha Crear de Access 2010 (figura 1-28) tiene como finalidad esencial crear tablas, formularios, informes y otros objetos de bases de datos.

Figura 1-28 El grupo Tablas (figura 1-29) contiene opciones que permiten crear una tabla nueva vacía (Tabla), crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla (Plantillas de tabla), crear una lista en un sitio de SharePoint más una tabla en la base de datos actual que vincula la lista (Listas de SharePoint) y crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño (Diseño de tabla).

Figura 1-29


©RA-MA ____________CAPITULO 1. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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El grupo Formularios (figura 1-30) contiene opciones que permiten crear formularios que admiten un único registro cada vez (Formulario), crear un formulario en blanco (Formulario en blanco), crear un nuevo formulario en blanco en la vista Diseño (Diseño del formulario), crear un formulario mediante el asistente (Asistente para formularios), crear un formulario para explorar distintos formularios e informes (Navegación) y crear otros tipos de formularios (Más formularios) entre los que se encuentran los formularios divididos que muestran el formulario y la tabla de datos relacionada en la parte superior (Formulario dividido), los formularios que muestran múltiples registros con un registro por fila (Varios elementos), los formulario de tipo gráfico dinámico, hoja de datos, cuadro de diálogo modal y tabla dinámica.

Figura 1-30 El grupo Informes (figura 1-31) contiene opciones que permiten crear informes sencillos {Informe), crear informes en blanco {Informe en blanco), crear etiquetas mediante el asistente para etiquetas {Etiquetas), crear informes mediante el asistente para informes {Asistente para informes) y crear un nuevo informe en blanco en la vista Diseño {Diseño de informe).

Figura 1-31 Los grupos Consultas y Macros y código (figura 1 -32) contienen opciones que permiten crear todo tipo de consultas {Asistente para consultas), crear una consulta en la vista Diseño {Diseño de consulta) y crear macros, módulos y módulos de clase {Macro), así como abrir el editor de Visual Basic.

Figura 1-32


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1.3.4 Ficha Datos externos La ficha Datos externos de Access 2010 (figura 1-33) contiene grupos que permiten importar y exportar datos, recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico y trabajar con listas de SharePoint sin conexión.

Figura 1-33 El grupo Importar y vincular (figura 1-34) contiene opciones que permiten importar o vincular datos de Access, Excel, Bases de datos ODBC, archivos de texto , archivos XML y de otros formatos como listas de SharePoint, servicios de datos, documentos HTML, carpetas de Outlook y archivos de dBase.

Figura 1-34 El grupo Exportar (figura 1-35) contiene opciones que permiten mostrar y ejecutar operaciones de exportación guardadas previamente (Exportaciones guardadas), exportar o vincular datos a Excel, a archivos de texto, a archivos XML, a archivos PDF o XPS, a archivos de correo electrónico, a Access, a combinación de correspondencia con Word y a otros formatos de SharePoint, archivos RTF de Word

como bases de datos ODBC, listas

, documentos HTML y archivos de dBase.

Figura 1-35 El grupo Recopilar datos (figura 1-36) contiene opciones que permiten recopilar datos a través de un formulario enviado por correo electrónico (Crear correo electrónico) y actualizar datos en las tablas recogidos a través de correo electrónico (Administrar respuestas).


© RA-MA ____________ CAPÍTULO 1. CARACTERISTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO

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Figura 1-36 El grupo Listas vinculadas web (figura 1-37) contiene opciones que permiten trabajar con conexión a un servidor de SharePoint (Trabajar con conexión), sincronizar la información elaborada sin conexión una vez realizada la conexión nuevamente lista en caché

a

un

servidor

(Sincronizar),

y volver a vincular listas

descartar

cambios

,

almacenar

datos

de

.

Figura 1-37

1.3.5 Ficha Herramientas de base de datos La ficha Herramientas de base de datos de Access 2010 (figura 1-38) se utiliza para trabajar con Visual Basic para aplicaciones, mostrar y ocultar relaciones y dependencias entre los objetos de la base de datos, analizar la base de datos y su rendimiento y utilizar otras herramientas de cifrado, complementos y administración del panel de control.

Figura 1-38 El grupo Macro (figura 1-39) contiene opciones que editor de Visual Basic (Visual Basic) y ejecutar una macro (Ejecutar macro).


permiten

abrir

el

52


Figura 1-39 El grupo Relaciones (figura 1-40) contiene opciones que permiten ver las relaciones entre las tablas de una base de datos (Relaciones) y mostrar u ocultar dependencias entre los objetos de la base de datos (Dependencias del objeto).

Figura 1-40 El grupo Analizar (figura 1-41) contiene opciones que permiten documentar la base de datos (Documentador de base de datos), analizar su rendimiento (Analizar rendimiento) y analizar sus tablas (Analizar tabla).

Figura 1-41 El grupo Mover datos (figura 1 -42) contiene opciones que permiten migrar una parte o toda la base de datos a SQL Server (SQL Server) o listas de SharePoint (SharePoint) y dividir una base de datos Access en dos archivos, uno con las tablas y otro con las consultas y formularios (Base de datos Access).

Figura 1-42 Los grupos Herramientas y Complementos opciones que permiten compactar y reparar bases complementos a través del Administrador de complementos.

(figura 1-43) contienen de datos y administrar


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53

Figura 1-43

1.3.6 Botón Archivo El Botón Archivo de Access 2010 sustituye al Botón Microsoft Office de Access 2010 y al clásico menú Archivo de versiones anteriores del programa. La figura 1-44 muestra sus opciones. Se observa que es posible crear una nueva base de datos (Nuevo), abrir bases de datos ya existentes (Abrir), guardar una base de datos o sus objetos (Guardar), guardar una base de datos o sus objetos en otros formatos (Guardar como), cerrar la base de datos actual (Cerrar), imprimir el objeto actual (Imprimir), ver las bases de datos usadas recientemente (Reciente), guardar y publicar la base de datos para su distribución (Publicar), personalizar opciones de Access (Opciones), guardar objetos de la base de datos en formato Adobe PDF (Complementos) y salir de Access (Salir).

Figura 1-44


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El botón Opciones de Access de la figura 1-44 permite administrar las opciones más frecuentes (figura 1-45), las opciones para la base de datos actual, las opciones de hojas de datos, las opciones de diseñadores de objetos, las opciones de revisión, las opciones avanzadas, las opciones de personalización, los complementos, las opciones de seguridad, y los recursos. El botón Salir de Access permite salir del programa.

Figura 1-45

1.3.7 Barra de acceso rápido Si utiliza con frecuencia comandos que no están tan a mano como le gustaría, es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Access 2010 (figura 1-46). En dicha barra, los comandos están siempre visibles y cercanos. Por ejemplo, si utiliza corrientemente la opción Filtro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Inicio para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, haga clic con el botón secundario del ratón en la opción Filtro de la ficha Inicio en el grupo Ordenar y filtrar y después haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido (figura 1-47). Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del ratón y después haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. Haciendo clic en el icono situado a la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido, puede personalizarse la misma a través de las opciones de la figura 1-48.


@ RA-MA ____________ CAPITULO 1. CARACTERÍSTICAS, NOVEDADES Y ENTORNO DE TRABAJO Barra de herramientas de acceso rápido

Figura 1-46

Figura 1-47

Figura 1-48


55

56

ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ______________________________________________________ © RA-MA

También es posible personalizar la barra de herramientas de acceso rápido haciendo clic en Opciones en el Botón Archivo y eligiendo Barra de herramientas de acceso rápido. En la figura 1-49 es posible agregar o quitar opciones en la barra de herramientas de acceso rápido.

Figura 1-49

1.3.8 Barra de estado La barra de estado está situada en la parte inferior de la pantalla de Microsoft Access y contendrá mensajes, sugerencias, indicadores de progreso y los botones de las distintas vistas de los objetos de la base de datos (figura 1-50).


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Figura 1-50

57

Barra de estado

La barra de estado puede personalizarse haciendo clic con el botón secundario del ratón sobre cualquier zona de la misma y eligiendo las opciones que desea que aparezcan en la barra de estado en el menú emergente resultante (figura 1-51).

Figura 1-51


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1.3.9 Panel de exploración De forma predeterminada, el panel de exploración aparece al abrir una base de datos en Microsoft Office Access 2010, aunque la base de datos se haya creado en una versión anterior de Access. Dicho panel se sitúa a la izquierda de la pantalla de Access y muestra los objetos de la base de datos, que pueden seleccionarse haciendo clic sobre ellos (figura 1-52). Los objetos se agrupan por categorías que pueden seleccionarse haciendo clic en la flecha situada a la derecha en la cabecera del panel de exploración (en nuestro caso a la derecha de Todos los objetos). Panel de exploración

Figura 1-52

1.3.10 Documentos con fichas Los objetos abiertos simultáneamente de una base de datos pueden observarse a través de fichas adecuadas que los identifican. En la figura 1-53 se observan abiertos a la vez la tabla CLASE, la consulta Consulta1 y el formulario CURSO. Para abrir estos objetos basta con hacer clic sobre ellos en el panel de exploración.


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59

Documentos con fichas

Figura 1-53 Para que aparezcan los documentos con fichas hacemos clic en Opciones en el Botón Archivo y elegimos Base de datos actual en el panel de la izquierda de la figura 1-54. A continuación, en la sección Opciones de aplicación marcamos Documentos con fichas.

Figura 1-54


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1.3.11 Minibarra de herramientas Al seleccionar texto, puede mostrar u ocultar una barra de herramientas cómoda, pequeña y semitransparente, llamada la minibarra de herramientas (figura 1-55). Esta minibarra de herramientas facilita el trabajo con fuentes, estilos de fuente, tamaño de fuente, alineación, color de texto, niveles de sangría y viñetas. Minibarra de herramientas

Figura 1-55


Capítulo 2

CONCEPTOS, OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO DE BASES DE DATOS RELACIONALES 2.1 BASES DE DATOS: TABLAS, CAMPOS Y REGISTROS Para un tratamiento “mecanizado” de la información es fundamental que los datos se organicen de forma que se facilite su gestión, es decir, que el acceso a los mismos sea rápido y eficaz. Convencionalmente, el trabajo en informática de gestión consistía en realizar una serie de programas en determinados lenguajes, para creación, actualización, consulta y listados de datos, que trabajan con información de entrada para obtener unos resultados o datos de salida. El término BASE DE DATOS aparece por primera vez al comienzo de los años sesenta del siglo XX, para expresar un conjunto de datos relacionados entre sí, que están estructurados de forma que puede accederse a ellos automática e independientemente de los programas que gestionan esos datos. Esta independencia se refiere a la posibilidad de modificar la estructura de los datos sin necesidad de cambiar los programas que los manipulan, evitando con ello los problemas de actualización de datos previamente existentes. Toda base de datos está formada por uno o varios bloques de información llamados TABLAS (inicialmente denominados FICHEROS o ARCHIVOS) que normalmente tendrán alguna característica en común.


62


Una TABLA o archivo de datos es un conjunto conexo de información del mismo tipo, por ejemplo en una base de datos de una biblioteca, una tabla estará constituida por la información relativa a todos los libros de la misma, otra tabla contendrá información sobre los lectores, etc. Cada tabla está formada por REGISTROS. Un registro es la unidad elemental de información de la tabla o fichero (en un archivo clásico no automatizado un registro se corresponde con lo que suele llamarse ficha). En la tabla o fichero de libros, un registro estaría constituido por la información correspondiente a cada libro concreto, con su título, autor, área, editorial, etc. Cada registro está formado por uno o más elementos llamados CAMPOS. Un campo es cada una de las informaciones que interesa almacenar en cada registro, y es por tanto la unidad elemental de información del registro. En el ejemplo anterior, un campo sería el título del libro, otro campo su autor, etc.

2.2 ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS Los sistemas de gestión de base de datos (abreviado mediante SGBD o DBMS) organizan y estructuran los datos de tal modo que puedan ser recuperados y manipulados por usuarios y programas de aplicación. Las estructuras de los datos y las técnicas de acceso proporcionadas por un DBMS particular se denominan modelo de datos. El modelo de datos determina la personalidad de un DBMS y las aplicaciones para las cuales está particularmente bien conformado. Existe un tipo de lenguaje estándar normalizado para trabajar con bases de datos denominado SQL (Structured Query Languaje). SQL es un lenguaje de base de datos para bases de datos relacionales y utiliza el modelo de datos relacional.

2.2.1 Modelos de datos primitivos. Sistemas de gestión de archivos Cuando la gestión de base de datos se popularizó durante los años setenta y ochenta, emergieron un puñado de modelos de datos populares. Cada uno de estos primeros modelos de datos tenía ventajas y desventajas que jugaron papeles importantes en el desarrollo del modelo de datos relacional. En muchos sentidos el modelo de datos relacional representó un intento de simplificar los modelos de datos anteriores. Antes de la introducción de los sistemas de gestión de la base de datos, todos los datos permanentemente almacenados en un sistema informático, tales como la nómina y los registros de contabilidad, se almacenaban en archivos individuales. Un sistema de gestión de archivos, generalmente proporcionado por el fabricante del ordenador como parte del sistema operativo, llevaba la cuenta de los nombres y ubicaciones de los archivos.


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63

El sistema de gestión de archivos básicamente no tenía un modelo de datos; no sabía nada acerca de los contenidos internos de los archivos. Para el sistema de gestión de archivos, un archivo que contuviera un documento de procesamiento de textos y un archivo que contuviera datos de nóminas aparecían igual. El conocimiento acerca del contenido de un archivo (qué datos contuviera y cómo estuvieran organizados) estaba incorporado a los programas de aplicación que utilizaban el archivo. Era típico que, en aplicaciones de nóminas, cada uno de los programas (normalmente escritos en COBOL) que procesaban el archivo maestro de empleados contuviese una descripción de archivo (DA) que describía la composición de los datos en el archivo. Si la estructura de los datos cambiaba (por ejemplo, si un ítem adicional de datos fuera a ser almacenado por cada empleado), todos los programas que accedían al archivo tenían que ser modificados. Como el número de archivos y programas crecía con el tiempo, el esfuerzo de proceso de datos de un departamento se perdía en mantener aplicaciones existentes en lugar de desarrollar otras nuevas. Los problemas de mantener grandes sistemas basados en archivos condujeron, a finales de los sesenta, al desarrollo de los sistemas de gestión de base de datos. Se trataba de que los datos estuviesen estructurados de forma que fuese posible acceder a ellos automática c independientemente de los programas que los gestionan. La idea detrás de estos sistemas era sencilla: tomar la definición de los contenidos de un archivo y la estructura de los programas individuales y almacenarla, junto con los datos, en una base de datos. Utilizando la información de la base de datos, el DBMS que la controlaba podría tomar un papel mucho más activo en la gestión de los datos y en los cambios en la estructura de la base de datos.

2.2.2 Bases de datos jerárquicas Básicamente podemos distinguir tres tipos de estructuras de bases de datos: jerárquica, en red y relacional. La organización jerárquica, que es la que primero se utilizó, se basa en el establecimiento de jerarquías o niveles entre los distintos campos de los registros, basándose en el criterio de que los campos de mayor jerarquía sean los más genéricos, y tienen una estructura arborescente, donde los nodos del mismo nivel corresponden a los campos y cada rama a un registro. Para acceder a un campo que se encuentra en un determinado nivel, es preciso localizarlo partiendo del nivel superior y descendiendo por las ramas hasta llegar al mismo. Tomemos como ejemplo la base de datos de una biblioteca y situemos como nivel superior el código de materia y el título de la materia, y supongamos que tomamos como campo maestro el título de la materia. En un segundo nivel de la jerarquía se incluyen las tablas de autores asociados a cada materia; en un tercer nivel tendríamos, por ejemplo, las tablas correspondientes a los autores y sus respectivos títulos de libros, y así hasta el último nivel en el que incluimos título, referencia, año de edición, número de ejemplares o cualquier otro dato individual referente al libro buscado (figura 2-1).


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ORGANIZACION JERARQUICA NIVEL 1

NIVEL 2 MATERIA Economía

MATERIA

AUTOR

Estadística

R. Tamames Fuentes Q.

AUTOR Arnáiz.... Sixto Ríos-

NIVEL 3 AUTOR R. Tamames

TÍTULO Estructura económica de España Estructura económica Internacional

NIVEL 4

TÍTULO

REFERENCIA

AÑO EDICIÓN

EJEMPLARES

Estruct. económica Esp.

E001 E002

1986

3

1986

1

Estruct. económica Int.

Figura 2-1 En la figura 2-1 se muestra una organización jerárquica. Para acceder a un dato del último nivel, por ejemplo, año de edición de un determinado libro, hay que recorrer todos los niveles desde el más alto (materia, etc.).


@ RA-MA

CAPÍTULO 2. CONCEPTOS, OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO...

65

2.2.3 Bases de datos en red Para resolver el problema de lentitud de la organización jerárquica se utiliza la organización en red que corresponde a una estructura de grafo, donde existe más de una conexión entre los nodos de diversos niveles, de forma que puedan recorrerse por distintos caminos sin necesidad de acudir cada vez a la raíz, con lo cual la búsqueda es más flexible, desapareciendo el concepto de “Jerarquía” entre campos, pues un campo puede ser descendente de su antecesor por un ca mino de la red y ascendente por otro. Si se crean conexiones entre nodos de igual nivel, el acceso a campos de determinado nivel se logrará más rápidamente, así, por ejemplo, en el caso de la base de datos de la biblioteca, se podrían listar los títulos de los distintos libros a partir de un título dado sin acceder cada vez a los autores. El modelo de datos en red extiende el modelo jerárquico permitiendo que un registro participe en múltiples relaciones padre/hijo. Estas relaciones se conocen como conjuntos en el modelo de red. El inconveniente esencial de esta estructura es la necesidad de utilizar mucha más cantidad de memoria, al tener que almacenar en cada nodo las posiciones de los campos siguientes, mediante apuntadores. Para un programador, acceder a una base de datos en red era muy similar a acceder a una base de datos jerárquicos. Un programa de aplicación podía: •

Hallar un registro padre específico mediante clave (como, por ejemplo, un número de cliente en un procesamiento de pedidos).

•

Descender al primer hijo en un conjunto particular (el primer pedido remitido por este cliente).

•

Moverse lateralmente de un hijo al siguiente dentro del conjunto (la orden siguiente remitida por el mismo cliente).

•

Ascender desde un hijo a su padre en otro conjunto (el vendedor que aceptó el pedido).

Una vez más el programador tenía que recorrer la base de datos registro a registro, especificando esta vez qué relación recorrer además de indicar la dirección.


66

ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO__________________________________________________ ©RA-MA

En la figura 2-2 se representa un grafo similar al del modelo jerárquico, pero adecuado al modelo en red. En este grafo desaparece el concepto de jerarquía entre campos, pues un campo puede ser descendiente de su antecesor por un camino de la red y ascendiente por otro.

Figura 2-2 Las bases de datos en red tenían varias ventajas entre las que se pueden destacar las siguientes; Flexibilidad: las múltiples relaciones padre/hijo permitían a una base de datos en red representar datos que no tuvieran una estructura jerárquica sencilla. Normalización: el estándar CODASYL reforzó la popularidad del modelo de red, y los vendedores de miniordenadores, tales como Digital Equipment Corporation y Data General, implementaron bases de datos en red. Rendimiento: a pesar de su superior complejidad, las bases de datos en red reforzaron el rendimiento aproximándolo al de las bases de datos jerárquicas. Los conjuntos se representaron mediante punteros a registros de datos físicos y, en algunos sistemas, el administrador de la base de datos podía especificar la agrupación de datos basada en una relación de conjunto. Las bases de datos en red también tenían sus desventajas. Igual que las bases de datos jerárquicas, resultaban muy rígidas. Las relaciones de conjunto y la estructura de los registros tenían que ser especificadas de antemano. Modificar la estructura de la base de datos requería generalmente la reconstrucción de la base de datos completa. Tanto las bases de datos jerárquicas como las bases de datos en red eran herramientas para programadores.


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67

2.2.4 Bases de datos relacionales Quizás, el problema fundamental que suele plantearse al realizar una base de datos real, formada por varias tablas, es la repetición de datos, es decir, campos repetidos en diferentes tablas (redundancia), lo cual va a dificultar su gestión, es decir, la actualización, inserción, modificación, eliminación, consulta, etc. Para resolver estos problemas es necesario que exista integración entre las distintas tablas y que esté controlada la repetición de datos. Así surgen los llamados Sistemas de Gestión de Bases de Datos relacionales que, en el caso de los microordenadores, están concebidos como un conjunto de programas de propósito general que permiten controlar el acceso y la utilización de las bases de datos de forma que satisfagan las necesidades del usuario (programas de usuario) y que actúen con independencia de los datos, y con ellos las llamadas Bases de Datos Relacionales que pueden resolver, mejor que otras organizaciones, las dificultades de redundancia y no la integración de los datos. En este tipo de bases de datos se suprimen las jerarquías entre campos, pudiéndose utilizar cualquiera de ellos como clave de acceso. La teoría relacional se basa en el concepto matemático de relación. Se debe a E. F. Codd, quien desarrolló una sólida fundamentación teórica. Aunque dicha teoría requiere para su completa implantación que el acceso a la memoria sea por contenido y no por dirección, como ocurre en los actuales ordenadores, puede adecuarse y de hecho se está implantando y desarrollando en la mayoría de los equipos.

Las principales ventajas de la utilización de bases de datos relacionales son: •

Actúan sobre las tablas en su conjunto, en lugar de hacerlo sobre los registros como ocurre en otros sistemas.

•

Se pueden realizar consultas complejas que utilizan varias tablas de forma simple.

•

Son fáciles de utilizar (la organización física de los datos es independiente de su tratamiento lógico).


68

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La organización relacional se caracteriza porque las tablas de la base de datos tienen estructura de matriz o tabla bidimensional, donde las filas son los registros y las columnas los campos (figura 2-3). CAMPOS

REGISTROS

Figura 2-3 Las tablas son tratadas como conjuntos matemáticos, obtenidas como subconjuntos del producto cartesiano de los rangos de posibles valores de los distintos campos que la forman. Cada tabla dispone de una cabecera que es un registro especial donde figuran los nombres de los campos y una serie de registros (filas) donde se describen los objetos. El esquema que se muestra en la figura 2-4 representa la tabla del ejemplo de la base de datos de la biblioteca adaptado al modelo relacional. La tabla tiene todos sus campos relacionados, de forma que es posible tomar, por ejemplo, como entrada, la materia y averiguar el número de ejemplares, o bien obtener todos los libros editados en 1986 sin más que consultar el campo correspondiente a “año de edición”.


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69

CAMPOS

REGISTROS

Figura 2-4

2.3 CARACTERÍSTICAS DE LAS BASES DE DATOS RELACIONALES Para que la estructura de las tablas cumpla las leyes de la teoría relacional deben satisfacerse las siguientes condiciones: 1. Todos los registros de la tabla deben tener el mismo número de campos, aunque alguno de ellos esté vacío, deben ser registros de longitud fija. 2.

Cada campo tiene un nombre o etiqueta que hay que definir previamente a su utilización. No obstante, una vez creado el fichero se podrá ampliar o disminuir el número de campos, mediante el SGBD.

3.

La base de datos estará formada por muchas tablas, una por cada tipo de registro. En el ejemplo de la biblioteca podríamos definir otras tablas, por ejemplo, con los nombres de campo AUTOR, NACIONALIDAD, PROFESIÓN.

4.

Dentro de una tabla cada nombre de campo debe ser distinto, por ejemplo, en la de materias podría haber Autor 1, Autor 2, pero no puede haber dos campos con el nombre Autor, pues al referimos con el gestor al nombre de campo AUTOR, no sabría cuál utilizar.

5.

Los registros de una misma tabla tienen que diferenciarse, al menos, en el contenido de alguno de sus campos, no puede haber dos registros “idénticos”.

6.

Los registros de una tabla pueden estar dispuestos en cualquier orden.


70

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7.

El contenido de cada campo está delimitado por un rango de valores posibles. En el ejemplo del campo AÑO DE EDICIÓN no puede ponerse MIL o M, ni cualquier otro carácter alfabético, e incluso ningún año mayor que 2000, por no estar dentro del rango definido de los años posibles.

8.

Permite la creación de nuevas tablas a partir de las ya existentes, relacionando campos de distintas tablas anteriores. Esta condición es la esencia de las bases de datos relacionales, formando lo que se llama un fichero “virtual” (temporalmente en memoria).

2.4 OPERACIONES RELACIONALES BASICAS Una base de datos relacional constará de varias tablas con las que se pueden efectuar tres operaciones fundamentales, llamadas operaciones relacionales, que permiten la creación de nuevas tablas a partir de las ya existentes. Estas operaciones esenciales son la selección, la proyección y la concatenación. La selección consiste en la obtención de una nueva tabla (fichero) formada por algunas de las filas (registros) seleccionadas de otra tabla previamente existente. La selección utiliza algún criterio que permita decidir qué registros de la tabla se incluyen en la nueva tabla. En el ejemplo de la biblioteca podemos seleccionar los libros cuyo autor sea R. Tamames, con lo que se obtendría una nueva tabla (figura 2- 5) con menor número de registros. A

B

SELECCIÓN

CÓD.

MATERIA

AUTOR

TÍTULO

RLE .

AÑO

N°EJ.

1

Economía

R.Tamames

Estr .Ec .España

E001

1986

3

1

Economía

R.Tamames

Estr .Ec .Intern .

E002

1986

1

3

Política

R.Tamames

¿Quo vadis Esp .?

P039

1975

1

9

Novela

R.Tamames

Historia de Elio

N070

1978

1

Figura 2-5


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71

La proyección consiste en la obtención de una nueva tabla (fichero) formada por algunas columnas (campos) seleccionadas de otra tabla previamente existente. En el caso de que al elegir determinados campos el resultado produzca registros idénticos, en la nueva tabla sólo figurará uno de los registros repetidos. Normalmente pueden efectuarse simultáneamente la selección y la proyección. En el ejemplo de la biblioteca podemos proyectar los campos TÍTULO y N° EJ. previamente seleccionados en la operación de selección de la figura 2-6, con lo que se obtendría una nueva tabla (figura 2-6) con menor número de campos. El

número de registros puede ser igual o menor. El esquema siguiente ilustra la operación proyección:

B

A

PROYECCION

CÓD

TITULO

REF.

AÑO

N”EJ.

R.Tamames

Estr.Ec.España

£001

1986

3

R.Tamames

Estr.EcJntern

£002

1986

Política

RTamames

¿ QuovadisEsp. ?

P039

Novela

R.Tamames

Historia de Elio

W070

MATERIA

1

Economía

1

Economía

3 9

AUTOR

PROYECCIÓN

TITULO

N"EI.

Estr.Ec.España

3

1

Estr.EcIntern

1

1975

1

¿Quo vadis Esp.?

1

1978

1

Historia de Elio

1

Figura 2-6 En este caso, la tabla proyectada tiene cuatro registros como la inicialmente seleccionada, pero si proyectamos los campos MATERIA y AUTOR, la tabla proyectada sólo tendrá tres registros (figura 2-7). CÓD.

MATERIA

AUTOR

TITULO

REF.

AÑO

N°EJ.

1

Economía

R.Tamames

Estr.Ec.España

£001

1986

3

1

Economía

R.Tamames

Estr.Ec.Intern

£002

1986

1

R.Tamames

¿ QuovadisEsp. ?

P039

1975

1

RTamames

Historia de Elio

W070

1978

1

3 9

Política Novela

Figura 2-7


PROYECCIÓN

MATERIA

AUTOR

Economía

R.Tamames

Política

R.Tamames

Novela

RTamames

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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO_____________________________________________________ © RA-MA

La concatenación consiste en la obtención de una uniendo dos tablas ya existentes. Por lo general, la unión de en ambas tablas coincide el contenido de un campo prefijado Cuando se produce la coincidencia, se crea un registro en la a los campos de la primera tabla los de la segunda.

nueva tabla (fichero) registros se efectúa si de cada una de ellas. nueva tabla, añadiendo

En el ejemplo de la biblioteca podemos realizar en la tabla inicial una selección de los libros cuyas materias son Economía y Estadística y concatenar el resultado con una nueva tabla con el mismo número de registros y cuyos campos sean AUTOR, NACIONALIDAD y PROFESIÓN, con lo que se obtendría una nueva tabla (figura 2-8) con mayor número de campos pero con el mismo número de registros que la inicialmente seleccionada. El esquema siguiente ilustra la operación de concatenación. B

A

C

COD.

MATERIA

AUTOR

TITULO

REF.

AÑO

N°EJ.

NACIONAUD.

1

Economía

R.Tamames

Estr.Ec.España

£001

1986

3

Español

PROFESIÓN Catedrático

1

Economía

R.Tamames

Estr.Ec.Intern.

£002

1986

1

Español

Catedrático

1

Economía

Fuentes Q.

Hacienda Púhl.

£003

1974

2

Español

Catedrático

1

Economía

Lipsey

Teoría Econom.

£004

1970

2

EEUU

Economista

2

Estadística

Arnáiz

Estad, descript.

5001

1962

1

Español

Estadístico

2

Estadística

Sixto Ríos

Métodos Estad.

S002

1970

1

Español

Catedrático

Figura 2-8 Se observa que el campo AUTOR no se ha repetido, aunque figura en las dos tablas que se concatenan. Para comprender mejor la operación de concatenación anterior vamos a ver los pasos en que ha consistido el proceso: 1.

Consultar el valor del campo del primer registro de la primera tabla cuyo contenido se desee casar con la segunda tabla (en nuestro ejemplo. Autor).

2.

Compararlo con los valores del campo de cada uno de los registros de la segunda tabla, cuyo contenido deba coincidir (en nuestro caso. Autor).

3.

Si hay correspondencia, se añadirá una fila (registro) a la tabla resultado, uniendo las filas de las tablas iniciales (en horizontal).


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4.

Se siguen realizando comparaciones con todas las buscando la coincidencia de los respectivos campos a casar.

filas

de

ambas

73

tablas,

2.5 OTRAS OPERACIONES RELACIONALES Y OPERADORES BOOLEANOS Aparte de las operaciones básicas de selección, proyección y concatenación, en las bases de datos relacionales pueden realizarse operaciones similares a las utilizadas en la teoría de conjuntos, por ejemplo, la unión, la intersección, la complementación y la diferencia, siendo los tres primeros equivalentes a los operadores booleanos OR, AND y NOT, respectivamente. La unión tiene como resultado la tabla formada por la agregación de registros de dos tablas que ya existen. Se trata por tanto de una operación cuyos operandos son registros de una misma tabla o de tablas diferentes. En este último caso las tablas con las que se va a operar han de tener la misma estructura y los mismos nombres de campos. La figura 2-9 ilustra la operación unión del conjunto de registros R con el conjunto de registros S. Se observa en la figura que el concepto de unión de registros es exactamente el mismo que el concepto matemático de unión de conjuntos. La intersección tiene como resultado la tabla formada por los registros comunes a dos tablas que ya existen. Al igual que en el caso de la unión, se trata por tanto de una operación cuyos operandos son registros de una misma tabla o de tablas diferentes. En este último caso las tablas con las que se va a operar han de tener la misma estructura y los mismos nombres de campos. La figura 2-10 ilustra la operación intersección del conjunto de registros R con el conjunto de registros S. Se observa en la figura que el concepto de intersección de registros es exactamente el mismo que el concepto matemático de intersección de conjuntos. La diferencia tiene como resultado la tabla formada por los registros de una tabla ya creada que no figura en otra tabla también creada. Al igual que en el caso de la unión y la intersección, se trata por tanto de una operación cuyos operandos son registros de una misma tabla o de tablas diferentes. En este último caso las tablas con las que se va a operar han de tener la misma estructura y los mismos nombres de campos. Las figuras 2-11 y 2-12 ilustran las operaciones de diferencia de conjuntos de registros S menos R y R menos S, respectivamente.

Figura 2-9

Figura 2-10

Figura 2-11


Figura 2-12

74

ACCESS 2010. CURSO PRÁC TICO _________________________________________________ ©RA-MA

Podrían definirse otras operaciones similares a las de la teoría de conjuntos, como las de diferencia simétrica, complementación, etc. Existe una equivalencia entre las operaciones Unión, Intersección y Complementación y los operadores booleanos OR, AND y NOT, cuya definición es similar.

2.6 DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS RELACIONAL Al diseñar una base de datos relacional hay que tener presente la naturaleza de este tipo de bases de datos y trabajar de acuerdo a las reglas relacionales básicas. Cada tabla ha de tener un nombre que la identifica unívocamente y una o más columnas nominadas, que están dispuestas en un orden específico de izquierda a derecha. Por otro lado, cada tabla tiene cero o más filas, conteniendo cada una un único valor en cada columna. Las filas están desordenadas. Además, todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de datos y éstos están extraídos de un conjunto de valores legales llamado el dominio de la columna. A su vez, las tablas están relacionadas unas con otras por los datos que contienen. El modelo de datos relacional utiliza claves primarias y claves secundarias_(externas o foráneas) para representar estas relaciones entre tablas. A la hora de definir las claves primarias y secundarias es necesario tener presente de entrada lo siguiente.

2.6.1 Claves primarias y secundarias (externas o foráneas) Las claves primarias y secundarias son esenciales para relacionar las tablas entre sí a través de sus campos. Una clave primaria es una columna o combinación de columnas dentro de una tabla cuyo(s) valor(es) identifica(n) unívocamente a cada fila de la tabla. Cada tabla tiene una única clave primaria. Una clave secundaria (externa o foránea) es una columna o combinación de columnas en una tabla cuyo(s) valor(es) es(son) un valor de clave primaria para alguna otra tabla. Una tabla puede contener más de una clave secundaria, enlazándola a una o más tablas. Una combinación clave primaria/clave secundaria crea una relación padre/hijo entre las tablas que las contienen. Se recomienda, aunque no es imprescindible, que todas las tablas tengan alguna columna o grupo de columnas especificadas como la clave primaria de la tabla. La clave primaria es un campo (o campos) que nunca puede contener valores NULL y que tiene un valor único para cada fila de la tabla. La clave primaria tiene un valor único diferente para cada fila de una tabla, de modo que no hay dos filas de una tabla con clave primaria que sean duplicados exactos la una de la otra. Una tabla en donde cada fila es diferente de todas las demás se llama una relación en términos matemáticos. El nombre “base de datos relacional” proviene de este término, ya que las relaciones (las tablas con filas distintas) son el corazón de una base de datos relacional.


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Aunque las claves primarias son parte esencial del modelo de datos relacional, los primeros sistemas de gestión de base de datos relacionales (System/R, DB2, Oracle y otros) no proporcionaban soporte explícito para claves primarias. Los diseñadores de bases de datos aseguraban generalmente que todas las tablas de sus bases de datos tuvieran una clave primaria, pero el propio DBMS no proporcionaba un modo de identificar la clave primaria de la tabla. DB2 Versión 2, introducido en abril de 1988, añadió finalmente soporte de clave primaria a los productos SQL comerciales de IBM. El estándar ANSI/ISO fue posteriormente ampliado para incluir soporte para claves primarias. Sin embargo, el soporte DBMS explícito, de claves primarias, sigue siendo raro en los productos SQL comerciales. Las claves secundarias, al igual que las primarias, aumentan la integridad de la base de datos. Una clave secundaria es una columna, o grupo de columnas, cuyo valor sea igual al de alguna clave primaria en una tabla especificada. Una tabla puede contener más de una clave secundaria si está relacionada con más de una tabla adicional. Las claves secundarias son parte fundamental del modelo relacional ya que crean relaciones entre tablas en la base de datos. Desgraciadamente, como con las claves primarias, el soporte de claves secundarias falta en los sistemas de gestión de base de datos relacionales primitivos. Fueron añadidos a DB2 versión 2 y desde entonces se han añadido al estándar ANSI/ISO.

2.6.2 Integridad Para preservar la consistencia y corrección de los datos almacenados, un DBMS relacional impone generalmente una o más restricciones de integridad de datos. Estas restricciones restringen los valores que pueden ser insertados en la base de datos o creados mediante una actualización de la base de datos. Varios tipos diferentes de restricciones de integridad de datos suelen encontrarse en las bases de datos relacionales, incluyendo; Datos requeridos: algunas columnas en una base de datos deben contener un valor de dato válido en cada fila, es decir, no se permite que contengan valores NULL o que falten. Pueden especificarse columnas requeridas cuando se crea un tabla, en cuyo caso, el DBMS impedirá los valores NULL en esas columnas. Chequeo de validez: cada columna de una base de datos tiene un dominio, o sea, un conjunto de valores que son legales para esa columna. El DBMS puede ser preparado para impedir otros valores de datos en estas columnas.


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Integridad de entidad: la clave primaria de una tabla debe contener un valor único en cada fila, diferente de los valores de todas las filas restantes. Los valores duplicados son ilegales y el DBMS puede ser preparado para forzar esta restricción de valores únicos. Las restricciones de integridad de entidad aseguran que la clave primaria identifique unívocamente a cada entidad representada en la base de datos. Integridad referencia!: una clave secundaria (externa o foránea) en una base de datos relacional enlaza cada fila de la tabla hijo que contiene la clave foránea con la fila de la tabla padre que contiene el valor de clave primaria correspondiente. El DBMS puede ser preparado para forzar esta restricción de clave foránea/clave primaria. Las restricciones de integridad referencial aseguran que las relaciones entre entidades en la base de datos se preserven durante las actualizaciones. En particular, la integridad referencial debe incluir reglas que indiquen cómo manejar la supresión de filas que son referenciadas mediante otras filas. Consistencia: muchas transacciones del mundo real producen múltiples actualizaciones a una base de datos. Las sentencias INSERT y UPDATE deben ejecutarse de modo que la base de datos continúe en un estado correcto y consistente. El DBMS puede ser preparado para forzar este tipo de regla de consistencia o para soportar aplicaciones que implementen tales reglas. El estándar SQL ANSI/ISO especifica algunas de las restricciones de integridad de datos más simples. Por ejemplo, la restricción de datos requeridos está soportada por el estándar ANSI/ISO e implementada de manera uniforme en casi todos los productos SQL comerciales. Las restricciones más complejas, tales como las restricciones de reglas comerciales, no están especificadas por el estándar ANSI/ISO, y existe una amplia variación en las técnicas y las sintaxis SQL utilizadas para soportarlas. Existen cuatro tipos de actualizaciones de bases de datos que pueden corromper la integridad referencial de las relaciones padre/hijo de una base de datos. La inserción de una nueva fila hijo: cuando se inserta una nueva fila en la tabla hijo, su valor de clave foránea debe coincidir con uno de los valores de clave primaria en la tabla padre. Si el valor de clave foránea no coincide con ninguna clave primaria, la inserción de la fila corromperá la base de datos, ya que habrá un hijo sin un padre (un huérfano). Observe que insertar una fila en la tabla padre nunca representa un problema; simplemente se convierte en un padre sin hijos. La actualización de la clave foránea en una fila hijo: ésta es una forma diferente del problema anterior. Si la clave foránea se modifica mediante una sentencia UPDATE, el nuevo valor deberá coincidir con un valor de clave primaria en la tabla padre. En caso contrario la fila actualizada será huérfana.


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CAPITULO 2. CONCEPTOS, OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO...

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La supresión de una fila padre: si una fila de la tabla padre, que tiene uno o más hijos se suprime, las filas hijo quedarán huérfanas. Los valores de clave foránea en estas filas ya no se corresponderán con ningún valor de clave primaria en la tabla padre. Observe que suprimir una fila de la tabla hijo nunca representa un problema; el padre de esta fila simplemente tendrá un hijo menos después de la supresión. La actualización de la clave primaria en una fila padre: ésta es una forma diferente del problema anterior. Si la clave primaria de una fila en la tabla padre se modifica, todos los hijos actuales de esa fila quedarán huérfanos, puesto que sus claves foráneas ya no corresponden con ningún valor de clave primaria. Las características de integridad referencial del estándar SQL ANSI/ISO se ocupan de cada una de estas cuatro situaciones. El primer problema (INSERT en la tabla hijo) se maneja comprobando los valores de las columnas de clave foránea antes de permitir ejecutar la sentencia INSERT. Si no coincide con un valor de clave primaria, la sentencia INSERT se rechazará con un mensaje de error. El segundo problema (UPDATE de la tabla hijo) es análogamente tratado mediante comprobación del valor de clave foránea actualizado. Si no hay un valor de clave primaria correspondiente, la sentencia UPDATE se rechazará acompañada de un mensaje de error. El tercer problema (DELETE de una fila padre) es más complejo, pudiendo tomarse distintas medidas según cada caso particular. El cuarto problema (UPDATE de la clave primaria en la tabla padre) también se maneja por prohibición. Antes de que la clave primaria pueda ser modificada, el DBMS efectúa comprobaciones para asegurar que no hay filas hijo que tengan valores de clave foránea correspondientes. Si existen tales filas hijo, la sentencia UPDATE se rechaza junto con un mensaje de error. Otro concepto a tener en cuenta en el análisis de la integridad son los ciclos referenciales. Supongamos que en una base de datos la tabla TI contenga la columna C1 que es clave foránea para la tabla T2. Supongamos además que la tabla T2 contiene la columna C2 que es clave foránea para la tabla TI. Estas dos relaciones forman un ciclo referencial. En esta situación, cualquier fila determinada de la tabla TI se refiere a una fila de la tabla T2, la cual a su vez se refiere a una fila de la tabla TI, y así sucesivamente. Este ciclo afecta únicamente a dos tablas, pero también es posible construir ciclos de tres o más tablas. Con independencia de su número de tablas implicadas, los ciclos referenciales presentan problemas especiales respecto a las restricciones de integridad referencial. Para impedir el interbloqueo de inserción, al menos una de las claves foráneas en un ciclo referencial debe permitir valores NULL.


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO

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Debido a esta circunstancia sería conveniente que las restricciones de integridad referencial no fueran comprobadas hasta después de que se efectuaran una serie de actualizaciones interrelacionadas. Los ciclos referenciales también restringen las reglas de supresión que pueden especificarse para las relaciones que forman el ciclo. Se tratará de evitar las supresiones en cascada incontroladas mediante la adopción de determinadas reglas de supresión (RESTRICT o SET NULL).

2.6.3 Disparadores El concepto de disparador (definido inicialmente por Sybase) es relativamente sencillo. Para cualquier evento que provoca un cambio en el contenido de una tabla, un usuario puede especificar una acción asociada que el DBMS debería efectuar automáticamente a la realización del evento. Los tres eventos que pueden disparar una acción automática asociada son ejecuciones de INSERT, DELETE o UPDATE sobre filas de la tabla. La acción disparada por uno de estos eventos se especifica mediante una secuencia de sentencias SQL. Los disparadores proporcionan un modo alternativo de implementar las restricciones de integridad referencial proporcionadas por claves foráneas y claves primarias. Incluso los disparadores pueden ser utilizados para proporcionar formas ampliadas de integridad referencial no ofrecidas por el estándar SQL ANSI/ISO. La principal ventaja de los disparadores es que las reglas comerciales pueden almacenarse en las bases de datos y ser forzadas consistentemente con cada actualización de la base de datos. Esto puede reducir sustancialmente la complejidad de los programas de aplicación que acceden a la base de datos. Los disparadores tienen también algunas desventajas, siendo las más importantes las siguientes: Complejidad de la base de datos: cuando las reglas se trasladan al interior de la base de datos, preparar la base de datos pasa a ser una tarea más compleja. Los usuarios que razonablemente podían esperar crear pequeñas aplicaciones propias con SQL encontrarán que la lógica de programación de los disparadores hace la tarea mucho más difícil. Reglas ocultas: con las reglas ocultas dentro de la base de datos, programas que parecen efectuar sencillas actualizaciones de la base de datos pueden, de hecho, generar una cantidad enorme de actividad en la base de datos. En este caso, el programador ya no controla totalmente lo que sucede en la base de datos.


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2.6.4 índices Un índice es una estructura interna que el sistema puede usar para encontrar uno o más registros en una tabla de forma rápida. En efecto, un índice de base de datos es, conceptualmente, similar a un índice encontrado al final de cualquier libro de texto. De la misma forma que el lector de un libro acudiría a un índice para determinar en qué páginas se encuentra un determinado tema, un sistema de base de datos leerá un índice para determinar las posiciones de registros seleccionados por una consulta SQL. En otras palabras, la presencia de un índice puede ayudar al sistema a procesar algunas consultas de un modo más eficiente. Un índice de base de datos se crea para una columna o grupo de columnas. La figura 2-13 muestra un índice (XCNOMBRE) basado en la columna CNOMBRE de la tabla CURSO. Observemos que el índice, a diferencia de la tabla CURSO, representa valores CNOMBRE en orden. Además, el índice es pequeño en relación con el tamaño de la tabla. Por tanto, probablemente, es más fácil que el sistema busque el índice para localizar un registro con un valor CNOMBRE dado, a que explore toda la tabla en busca de ese valor. Tabla CURSO

Indice XCNOMBRE

Figura 2-13


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A un índice se le asigna un nombre, de acuerdo con las mismas reglas que se aplican para los nombres de tablas. El nombre debe comenzar con una letra que puede ir seguida de una o más letras, dígitos o caracteres de subrayado. Su longitud no puede exceder de un determinado número de caracteres. Suele seguirse una convención común de elegir “X” como la primera letra seguida del nombre de columna para formar el nombre del índice. Sin embargo, esta convención no es indispensable para el sistema. Para crear un índice suele utilizarse la sentencia SQL CREATE INDEX, tal y como veremos a la hora de analizar la sintaxis SQL. En el ejemplo de la figura 2-13, la tabla CURSO ya tiene registros almacenados en ella cuando se crea el índice. El sistema explorará esta tabla para obtener los valores CNOMBRE y las posiciones de los registros correspondientes para construir el índice. En la práctica, es mejor asignar la sentencia CREATE INDEX antes de que se inserte ningún registro en la tabla. Sin embargo, como ilustra el ejemplo, puede crearse un índice para una tabla que ya contenga registros. Una vez que se ha creado el índice, el sistema lo mantendrá automáticamente. Por ejemplo, si asignamos una sentencia INSERT para colocar un nuevo registro en la tabla CURSO, el sistema determinará, automáticamente, el valor CNOMBRE y la posición del nuevo registro y colocará una nueva entrada en el índice XCNOMBRE. En otras palabras, una vez que se crea el índice, el sistema hace el resto. Al igual que la sentencia CREATE TABLE (para creación de tablas), CREATE INDEX (para creación de índices) producirá actualización del catálogo del sistema. En este caso, el sistema registrará la presencia de un nuevo índice (XCNOMBRE) y su dependencia de la tabla CURSO. No se produce ningún cambio en la codificación de una sentencia de selección de registros (SELECT) de una tabla, debido a la presencia o ausencia de un índice. La sintaxis de todas las sentencias SELECT permanece igual. Por tanto, la mayoría de los usuarios del sistema puede que no perciban la existencia de índices de base de datos. Siempre que una sentencia SELECT sea introducida por el usuario, el sistema usa un módulo interno especial, llamado optimizador, que analiza la sentencia para determinar si el uso de un índice sería beneficioso. Si éste es el caso, el sistema consultará el catálogo para determinar si se encuentra disponible un índice. Si lo está, el sistema utilizará el índice. En caso contrario, el sistema realizará una operación de exploración en busca de los registros deseados. El uso de un optimizador para determinar el camino de acceso más eficaz significa que el sistema posee la importante característica de la independencia física de los datos. El administrador de la base de datos puede modificar las estructuras internas de datos sin producir cambios en los programas de aplicaciones escritos anteriormente. En concreto, los índices pueden ser creados y asignados sin que afecten a la validez de otras sentencias ya existentes o de futuras sentencias SELECT.


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Los índices presentan determinadas ventajas. El sistema puede usar un Índice para aumentar la eficacia en diversas circunstancias. Algunas de estas circunstancias se describen a continuación: Acceso directo a un registro especificado: suponiendo que un índice se defina sobre la columna apropiada, el sistema puede evitar la exploración para localizar los registros identificados por una cláusula WHERE. Ordenación: observar que la figura 2-13 muestra valores CNOMBRE en orden alfabético (realmente EBCDIC). El sistema puede usar este índice para recuperar registros de la tabla CURSO en secuencia CNOMBRE. En ausencia de índice, el sistema debe iniciar una rutina de ordenación interna que puede ser costosa, especialmente para un gran número de registros. Las versiones actuales de SQL considerarán el uso de un índice siempre que la sentencia SELECT contenga cualquiera de las siguientes palabras clave o cláusulas: ORDER BY, DISTINCT, GROUP BY o UNION. Operación join: la operación join se presentará en un capítulo posterior. En este momento, simplemente, afirmamos que la operación join puede ser difícil de ejecutar y que los índices pueden reducir el coste de este proceso. No hay límite en el número de índices que se pueden crear para una tabla dada. Sin embargo, existe un coste asociado con cada índice que puede contrarrestar sus ventajas. No obstante, los índices también presentan algunas desventajas. Existen dos factores de coste asociados con los índices de base de datos que prohíben su uso ilimitado. Éstos son: Espacio de disco usado por el índice: un índice, aunque sea más pequeño que la tabla, puede ocupar una cantidad de espacio de almacenamiento considerable en el disco. Una tabla con muchos registros significa que el índice tendrá muchas entradas. Si la tabla tiene muchos índices, el espacio total del disco usado por todos los índices podría exceder el tamaño de la tabla en sí misma. Costes de actualización: mientras los índices facilitan el proceso de obtención de registros, dificultan el proceso de actualización. Siempre que un nuevo registro se inserte o se borre de una tabla, el sistema debe hacer el correspondiente cambio de los índices. Si, por ejemplo, una tabla tiene cinco índices, entonces una operación de inserción o de borrado obliga a una actualización de los cinco índices. Esto podría afectar de una forma importante al tiempo de respuesta. El optimizador puede decidir no usar un índice, incluso si se ha definido en la columna apropiada. Esto puede ocurrir en varios casos. Algunos de éstos son:


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La tabla es muy pequeña: debido a que se emplea mucho tiempo en leer el índice, el optimizador puede decidir qué es más rápido, simplemente, explorando toda la tabla. El índice no es lo suficientemente selectivo: el optimizador podría estimar que van a ser seleccionados tantos registros que es más eficaz realizar una operación de exploración para encontrar los registros deseados. No hay forma de indicarle al sistema que use explícitamente un índice. La decisión de usar un índice para acceder a los datos la toma el optimizador. (Sin embargo, es posible modificar parte de la información del catálogo para influir en el optimizador para que especifique un camino de acceso que use un índice. Esto podría realizarlo el administrador de la base de datos o un programador de aplicaciones que esté usando el SQL embebido en un programa que se ejecutará muchas veces.) La sentencia CREATE INDEX ofrece otras ventajas, además de las especificadas anteriormente. Incluyendo palabras clave esenciales en la sentencia (que se describirán en el capítulo correspondiente) puede crearse cualquiera de los tipos especiales de índices siguientes: Indice compuesto: un índice puede crearse sobre varios nombres de columna. Un ejemplo simple de tal índice es un índice nombre-dirección (por ejemplo, FNOMBRE-FADDR) para una tabla que contenga una columna para el nombre del miembro del personal docente y otra para la dirección. Observemos que un índice compuesto es, únicamente, un índice simple en el que la clave se compone de datos que se encuentran en varias columnas. Destaquemos, también, que el orden de los componentes del índice es significativo. Por ejemplo, un índice nombre-dirección (FNOMBRE-FADDR) es diferente de un índice dirección-nombre (FADDRFNOMBRE). Las actuales versiones SQL permiten la especificación de hasta 16 columnas para un índice compuesto. Indice único: un índice único es un índice que no puede contener valores duplicados. La presencia de un índice único hace que el sistema rechace cualquier actualización de la tabla que produzca valores duplicados en la(s) columna(s) especificada(s) por el índice. Un índice único debe ser creado para la(s) columna(s) de clave primaria. Aunque sólo se pueda especificar una clave primaria para una tabla, sí es posible especificar un número indeterminado de índices únicos para una tabla. Por ejemplo, si deseáramos que el sistema reforzara la unicidad de los valores CNOMBRE, podríamos incluir la palabra clave “UNIQUE” en la sentencia CREATE INDEX relativa a la figura 2-13.


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CAPÍTULO 2. CONCEPTOS, OBJETOS. OPERACIONES Y DISEÑO...

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Índice agrupado: puede diseñarse un índice por tabla como índice agrupado. Cuando se ejecuta la utilidad de carga o de reorganización, el sistema almacenará los registros de la tabla en el orden físico, de acuerdo con la clave del índice agrupado. Para ciertas consultas, el optimizador puede capitalizar el conocimiento de los registros almacenados en una determinada secuencia. No existe aún una secuencia en la que el sistema confíe. (Incluso, aunque las inserciones en la tabla pueden hacer que los registros ignoren la secuencia, el optimizador puede encontrar el camino de acceso para satisfacer cualquier consulta). Estos tres tipos de índices no se excluyen mutuamente, siendo posible que un único Índice tenga todas las características anteriores.

2.6.5 Tablas en una base de datos relacional El primer punto a abordar en la generación de las tablas es establecer una tabla “vacía”. Esta tarea se realiza, bien mediante un asistente o bien mediante el comando CREATE TABLE de SQL. Posteriormente, se pueden almacenar registros en la tabla, bien mediante asistentes proporcionados por las aplicaciones de base de datos o bien ejecutando la sentencia INSERT de SQL. Estudiaremos las sentencias CREATE TABLE, INSERT y otras órdenes de actualización (UPDATE, DELETE, etc.) en próximos capítulos, limitándonos aquí a citar su existencia y utilidad. La sentencia CREATE TABLE crea un “objeto” (la tabla) dentro del sistema. Hay otros objetos importantes en el sistema, como los índices, que se establecen mediante asistentes o ejecutando la sentencia CREATE INDEX de SQL. La mayoría de los sistemas gestores de bases de datos permiten crear tablas e Índices. Sin embargo, cada sistema contiene también otros objetos. Un índice es una estructura interna que el sistema puede usar para encontrar uno o más registros en una tabla de forma rápida (se crea para una columna o grupo de columnas). En efecto, un índice de base de datos es, conceptualmente, similar a un índice encontrado al final de cualquier libro de texto. De la misma forma que el lector de un libro acudiría a un índice para determinar en qué páginas se encuentra un determinado tema, un sistema de base de datos leerá un índice para determinar las posiciones de registros seleccionados por una consulta SQL. En otras palabras, la presencia de un índice puede ayudar al sistema a procesar algunas consultas de un modo más eficiente. Los objetivos más importantes de la creación de tablas mediante asistentes o mediante la sentencia CREATE TABLE de SQL podrían enumerarse como sigue:


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•

Establecer nuevas tablas en la base de datos y asignarles un nombre.

•

Asignar nombre a todas las columnas de cada tabla y definir sus tipos de datos (caracteres, numéricos, enteros, decimales, coma flotante, cadenas de longitud variable, tipos extensos, valores monetarios, fechas, etc.). Los nombres de columna deben ser únicos dentro de una tabla dada, pero es posible que el mismo nombre de columna aparezca especificado dentro de varias tablas. En este caso, un nombre de columna debe ser calificado especificando el nombre de su tabla como prefijo. Por ejemplo, se especificaría “CURSO.CNO” para referenciar la columna CNO de la tabla CURSO y “MATRJCULA.CNO” para referenciar la columna CNO de la tabla MATRÍCULA. Los tipos de datos suelen especificarse después del nombre de la columna.

•

Especificar la secuencia u orden de columnas por defecto.

•

Especificar qué columnas no pueden aceptar valores nulos (valores que faltan, son desconocidos o no son aplicables). El valor nulo no debe confundirse con el valor O, pues O no es un valor nulo.

•

Especificar la clave primaria (columna o combinación valores identifican unívocamente cada fila en la tabla, primaria tiene un valor único, diferente para cada fila de que no hay dos filas de una tabla con clave primaria exactos la una de la otra).

•

Especificar las claves secundarias, externas o foráneas (una columna de una tabla cuyo valor coincide con la clave primaria de alguna otra tabla de la base de datos se denomina una clave secundaria, externa o foránea, de modo que una tabla puede contener más de una clave secundaria si está relacionada con más de una tabla adicional de la base de datos).

de es una que

columnas cuyos decir, la clave tabla, de modo sean duplicados

Para preservar la consistencia y corrección de los datos almacenados, un DBMS relacional impone generalmente una o más restricciones de integridad de datos. Estas restricciones restringen los valores que pueden ser insertados en la base de datos o creados mediante una actualización de la base de datos. Varios tipos diferentes de restricciones de integridad de datos suelen encontrarse en las bases de datos relacionales, incluyendo determinados tipos de datos requeridos por algunas columnas, chequeos de validez de los valores de las columnas, integridad de entidad (la clave primaria de una tabla debe contener un valor único en cada fila, diferente de los valores de todas las filas restantes) e integridad referencial (una clave secundaria en una base de datos relacional enlaza cada fila de la tabla hijo que contiene la clave foránea con la fila de la tabla padre que contiene el valor de clave primaria correspondiente de modo que las actualizaciones y supresiones no provoquen problemas).


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CAPÍTULO 2. CONCEPTOS, OBJBTOS, OPERACIONES Y DISEÑO...

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2.6.6 Un ejemplo de diseño de base de datos relacional A modo de ejemplo se va a presentar el diseño de una base de datos en un contexto educativo cuyas tablas se refieren a los cursos que van a ser impartidos en distintas clases de un centro educativo por varios profesores pertenecientes a diversos departamentos y en los que se matricularán distintos estudiantes. En el centro educativo también existe personal no docente. Las tablas de la base de datos son CURSO, DEPARTAMENTO, CLASE, ESTUDIANTE, MATRÍCULA, CLAUSTRO y PERSONAL. En los párrafos siguientes se definen las características de las tablas y el diseño de la base de datos. En primer lugar consideramos la tabla de nombre CURSO, que va a definir las características de los cursos que van a ser impartidos. Los nombres de los campos y los tipos de datos se especifican a continuación:

Las longitudes de los campos son 3, 22, respectivamente. Los datos de la tabla van a ser los siguientes:

50,

entero

largo

y

4

En esta tabla CURSO puede tomarse CNO como la clave primaria, dado que CNO toma valores distintos para todas las filas y no tiene valores faltantes. Directamente relacionada con la tabla CURSO, vamos a considerar la tabla DEPARTAMENTO, que tiene un registro por cada departamento académico al que pertenecen los profesores que imparten cursos.


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Sus campos van a ser el nombre identificativo de cada departamento, el edificio al que pertenecen, el número de despacho en que están ubicados y el número de identificación en el cuerpo docente del director del departamento. Los nombres de los campos y el contenido de la tabla se especifican a continuación;

Las longitudes de los campos son respectivamente 4,2, entero largo y 3. Vemos que el campo DEPT toma valores distintos para todas las filas y no tiene valores faltantes. Además, según la política del centro educativo, cada curso debe estar organizado por un departamento académico, lo que nos indica que debemos tomar el campo DEPT como clave primaria de la tabla DEPARTAMENTO. Para aumentar la integridad de la base de datos, especificamos el campo CDEPT de la tabla CURSO como clave secundaria que referencie la tabla padre DEPARTAMENTO (se restringen los valores CDEPT de la tabla CURSO a aquéllos que se encuentran en la columna DEPT de la tabla DEPARTAMENTO). La tabla CURSO es una tabla dependiente o tabla hijo de la tabla padre DEPARTAMENTO. Adicionalmente consideramos la tabla CLASE, que tiene un registro para cada clase que ofrezca un curso. Los campos que contiene son: número de curso, número de sección, número de identificación en el grupo de docentes del profesor, día y hora, edificio y sala en la que se encuentra la clase. Los nombres de los campos y el contenido de la tabla se especifican a continuación: Nombre del campo

Tipo de flatos

Descripción

CNO SEC

Texto Texto

Número de curso Número de sección

CINSTRFNO

Texto

Número de profesor

CDIA

Texto

Día de la semana

CHORA

Texto

Hora de la dase

CEDIF

Texto

Edificio de la clase

CDESPACHO

Número

Sala de la ciase


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Las longitudes de los campos son respectivamente 3, 2, 2, 2, 14, 2 y entero largo. En esta tabla consideramos el par de campos (CNO, SEC) como clave primaria. Además, sabemos que debido a la política del centro educativo, a cada clase le corresponde algún curso, por lo que cada valor del campo CNO de la tabla CLASE debe coincidir con algún valor CNO existente en la tabla CURSO. De esta forma, CNO en la tabla CLASE es clave secundaria que referencia CURSO, con lo que CURSO es tabla padre de CLASE, además de depender (ser tabla hijo) de DEPARTAMENTO. Puesto que CLASE es dependiente de CURSO, que por su parte es dependiente de DEPARTAMENTO, decimos que CLASE es tabla descendente de DEPARTAMENTO. Las relaciones existentes entre las tres tablas que llevamos definidas en nuestra base de datos suelen representarse como se indica en la figura 2 -14.

Figura 2-14 Ahora se consideran las tablas MATRÍCULA recogidos cuando un estudiante se matricula en un curso) un registro para cada estudiante matriculado en el centro de la tabla MATRÍCULA son: número de curso, número estudiante, fecha y hora de matriculación del estudiante.


(relativa a los datos y ESTUDIANTE (tiene educativo). Los campos de sección, número de

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Los campos que contiene la tabla ESTUDIANTE son: número de estudiante, nombre, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, número de identificación de la escuela o facultad (centro educativo) y departamento. Los nombres de los campos, los tipos de datos y el contenido de la tabla MATRÍCULA se muestran a continuación:

Las longitudes de los tres primeros campos son 3, 2 y 3 respectivamente. Los nombres de los campos, los tipos de datos y el contenido de la tabla ESTUDIANTE se especifican a continuación:


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Las longitudes de los campos son 3, 30, 15, 12, 6, entero, 3 y 4 respectivamente. La clave primaria de la tabla MATRÍCULA es una composición de tres columnas (CNO, SEC, SNO). Para asegurar la integridad referencial, especificaríamos dos claves secundarias en esta tabla. La clave secundaria compuesta (CNO, SEC) referenciaría la tabla ESTUDIANTE. De esta forma, MATRÍCULA es dependiente de dos tablas: CLASE y ESTUDIANTE. Supongamos, también, que todos los estudiantes deben especializarse en una asignatura correspondiente a algún departamento académico existente. Esto significa que la sentencia CREATE TABLE para ESTUDIANTE especificaría SESP (especialidad del estudiante) como clave secundaria que referencia la tabla DEPARTAMENTO. Por tanto, DEPARTAMENTO es padre de otras dos tablas: CURSO y ESTUDIANTE. La clave primaria para la tabla ESTUDIANTE es el campo SNO (número de estudiante). La figura 2-15 refleja la nueva visión del diseño de la base de datos.

Figura 2-15 Consideremos ahora la tabla CLAUSTRO, que tiene un registro para cada miembro del cuerpo docente del centro educativo (escuela universitaria o facultad) y cuyos campos son: número de identificación de todos los profesores, nombre, dirección, fecha de contratación, número de ayudantes o subordinados que dependen de él, sueldo e identificación del departamento al que se encuentre adscrito. Los nombres de los campos, los tipos de datos y el contenido de la tabla CLAUSTRO se especifican a continuación:


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Las longitudes de los campos son 3, 15, 20, entero, decimal (7,2) y 4 respectivamente. El campo FNO es la clave primaria de la tabla CLAUSTRO. Las claves secundarias pueden ser definidas de forma que se establezca una relación cíclica. Supongamos que es norma de la escuela que a cada miembro del personal docente se le asigne algún departamento académico. Entonces, la columna FDEPT, en la tabla CLAUSTRO, se especificaría como clave secundaria, referenciando DEPARTAMENTO (DEPARTAMENTO es la tabla padre y CLAUSTRO la tabla dependiente). Supongamos, también, que el director de cada departamento es miembro del personal docente. Entonces, el valor DCHFNO, en la tabla DEPARTAMENTO, se especifica como clave secundaria que referencia CLAUSTRO. (Aquí, CLAUSTRO es la tabla padre y DEPARTAMENTO es la tabla dependiente.) La figura 2-16 muestra esta relación cíclica o ciclo.

Figura 2-16 Es posible también que una tabla sea padre y dependiente de sí misma, dando lugar a un ciclo recursivo. En otras palabras, la tabla contiene una clave secundaria que se referencia a sí misma.


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Por ejemplo, supongamos que algunos cursos exigen, al menos, haber cursado otro curso, que es requisito indispensable (es decir, los alumnos están obligados a realizarlo) para matricularse en una clase del curso. Podríamos indicar el curso que se exige como requisito para la matriculación en la tabla CURSO, modificando esta tabla para incluir una nueva columna, PCNO, que contenga el número del curso que se pidió como prerrequisito a la matriculación. En ese caso, la orden CREATE TABLE para el curso contendría una cláusula adicional de clave secundaria, especificando PCNO como clave secundaria que referencia CURSO. Este ciclo de autoreferencia se llama, a veces, relación recursiva. El tipo de datos y la extensión de cada componente de una clave secundaria debe ser la misma que la clave primaria. Pero una clave secundaria, a diferencia de la primaria, puede contener valores nulos (es decir, no es necesario especificar NOT NULL para una columna que sea clave secundaria). Por ejemplo, existen muchos cursos introductorios que no necesitan un curso como requisito previo. Los registros de tales cursos podrían tener un valor nulo en la columna PCNO. Otro ejemplo es la columna SESP en la tabla ESTUDIANTE. Si suponemos que algunos estudiantes no tienen que declarar la especialidad, entonces los valores correspondientes de SESP podrían ser nulos. Observemos, además, que si cualquier parte de una clave secundaria compuesta es nula, entonces toda la clave secundaria se considera como nula. En la base de datos existe una última tabla de nombre PERSONAL que tiene un registro para cada empleado que no pertenezca al cuerpo docente de la escuela universitaria o facultad. Sus campos son: nombre, título, sueldo e identificación del departamento del que dependa. Estos campos no tienen relación con ninguna otra tabla. Los nombres de los campos, los tipos de datos y el contenido de la tabla PERSONAL se especifican a continuación (ENOMBRE es la clave primaria):


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Las longitudes de los campos son 15, 10, entero largo y 4 respectivamente. Una vez definidas todas las relaciones entre las tablas de la base de datos podemos realizar ya un diagrama completo que refleje su diseño final (figura 2-17).

Figura 2-17 Hasta ahora, sólo hemos considerado el aspecto estructural de la integridad referencial. Destacaremos, ahora, algunas de las reglas de procesamiento que especifican la respuesta del sistema a la sentencia de manipulación de datos del SQL, la cual referencia valores de clave primaria y/o secundaria. Estas sentencias (INSERT, UPDATE y DELETE) se describirán en capítulos posteriores. Adicionalmente tendremos en cuenta para la integridad referencial lo siguiente: Inserción de la clave primaria: el sistema verificará que el valor de la clave primaria es único. Si no lo es, la inserción será rechazada. Inserción de la clave secundaria: el sistema verificará que cualquier clave secundaria tenga el mismo valor que alguna clave primaria existente en la tabla referenciada. Si esto no se cumple, la inserción será rechazada.

Actualización de la clave primaria: el sistema rechazará la actualización si existe un registro dependiente que referencie la clave primaria.


@ RA-MA ____________________

CAPÍTULO 2. CONCEPTOS. OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO...

93

Actualización de la clave secundaria: el sistema verificará que el nuevo valor de la clave secundaria coincida con alguna clave primaria existente en la tabla referenciada. Si esto no ocurre, la actualización se rechazará. Borrado de la clave primaria: se puede dirigir la respuesta del sistema a la eliminación de un registro que tenga una clave primaria igual a alguna clave secundaria correspondiente. Las opciones disponibles son: rechazar cualquier operación de borrado (RESTRICT), sustituir automáticamente los valores nulos por los valores correspondientes de la clave secundaria (SET NULL) y borrar automáticamente cualquier registro dependiente que tenga una clave secundaria igual a la primaria (CASCADE). Borrado de una clave secundaria: no existen restricciones (a menos que la clave secundaria sea parte de la primaria en la que se apliquen otras restricciones). El diseñador de la base de datos debe prestar una cuidadosa atención a estas reglas de procesamiento. Existen restricciones e implicaciones adicionales para las tablas descendientes, especialmente aquéllas afectadas por relaciones cíclicas. El diseño completo de las relaciones existentes entre las tablas (figura 2-17) y las restricciones de integridad son el corazón de una base de datos.

2.5 OBJETOS TÍPICOS EN BASES DE DATOS ACCESS Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de las tablas por medio de formularios en pantalla; puede así mismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de consultas y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes (figura 218). Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos. Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas (figura 2-19). Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta (figura 2-20). Una na consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.


94


Figura 2-18

Figura 2-19

Figura 2-20 Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que cree desde el principio (figura 2-21).


©RA-MA _____________________ CAPÍTULO 2. CONCEPTOS, OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO...

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Figura 2-21 Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe (figura 2-22). Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Figura 2-22 Microsoft Access permite trabajar con todos los objetos de la base de datos (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Páginas, Macros y Módulos).

2.7.1 Consultas: definición y funcionamiento Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes (figura 2-23). También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas de acceso a datos.


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ____________________________________

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Figura 2-23 El tipo de consulta más habitual es una consulta de selección. Ésta recupera datos de una o más tablas utilizando los criterios que especifique y después los muestra en el orden que desee (figura 2-24).

Figura 2-24 Las consultas pueden crearse utilizando asistentes, en la vista diseño de consultas (figura 2-25) o utilizando SQL, tal y como se verá en capítulos posteriores.

Figura 2-25


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2.7.2 Formularios: definición y funcionamiento Pueden utilizarse formularios con varios propósitos, tal y como se indica en la figura 2-26. La mayor parte de la información de un formulario procede de un origen de registros base. Parte de la información del formulario se almacena en el diseño del mismo (figura 2-27). El vínculo entre un formulario y su origen de registros se crea por medio de objetos gráficos denominados controles. El tipo de control más comúnmente utilizado para mostrar y escribir datos es un cuadro de texto (figura 2-28).

Figura 2-26

Figura 2-27

Figura 2-28


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _________________________________________________________ © RA-MA

2.7.3 Informes: definición y funcionamiento Un informe es un método eficaz de presentar los datos en formato impreso. Dado que tiene el control sobre el tamaño y el aspecto de todo el informe, puede mostrar la información de la manera que desee verla (figura 2-29).

Figura 2-29 La mayor parte de la información de un informe procede de una tabla, consulta o instrucción SQL base, que es el origen de los datos del informe. Parte de la información del informe se almacena en el diseño del mismo (figura 2-30). El vínculo entre el informe y su origen de registros se crea mediante controles (figura 2-31).

Figura 2-30

Figura 2-31


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CAPÍTULO 2. CONCEPTOS, OBJETOS, OPERACIONBS Y DISEÑO...

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2.7.4 Macros Una macro es un conjunto de una o más acciones donde cada una realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando (figura 2-32).

Figura 2-32 Una macro puede ser una macro compuesta de una secuencia de acciones, o puede ser un grupo de macros. También se puede usar una expresión condicional para determinar si se llevará a cabo una acción en algunos casos cuando se ejecute la macro. La siguiente macro (figura 2-33) está compuesta de una serie de acciones. Microsoft Access lleva a cabo estas acciones cada vez que se ejecuta la macro. Para ejecutar esta macro se hace referencia al nombre de la macro Revisar Productos.

Figura 2-33

2.7.5 Módulos Un módulo es una colección de declaraciones y procedimientos de Visual Basic para aplicaciones que se almacenan juntos como una unidad (figura 2-34).


100


©RA-MA

Figura 2-34 Los módulos estándar (figura 2-35) contienen procedimientos generales que no están asociados con ningún otro objeto y procedimientos usados con frecuencia que pueden ser ejecutados desde cualquier parte de la base de datos.

Figura 2-35 La lista de módulos estándar de la base de datos se puede ver haciendo clic en la opción Módulos, situada bajo la sección Objetos de la ventana Base de datos. Los formularios, informes y módulos estándar se enumeran también en el Examinador de objetos.

2.6 RELACIONES EN ACCESS Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesitará una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa información.


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101

El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Por ejemplo, el formulario de la figura 2-36 incluye información de cinco tablas.

Figura 2-36 En el ejemplo anterior, los campos de las cinco tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relación hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos a través de los campos Id. de empleado (figura 2-37).

Figura 2-3 7


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ___________________________________________________

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2.8.1 Relación uno a varios La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la Tabla A (Proveedores) puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B (Productos), pero un registro de la Tabla B sólo tiene un registro coincidente en la Tabla A (figura 2-38).

Figura 2-38

2.8.2 Relación varios a varios En una relación varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de, al menos, dos campos; las claves externas de las Tablas A y B. Por ejemplo, las tablas Pedidos y Productos tienen una relación varios a varios definida mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos (figura 2-39).

Figura 2-39


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CAPITULO 2. CONCEPTOS, OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO... 103

2.8.3 Relación uno a uno En una relación uno a uno, cada registro de la Tabla A sólo puede tener un registro coincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que la mayoría de la información relacionada de esta forma estaría en una sola tabla. Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de fútbol benéfico (figura 2-40).

Figura 2-40

2.8.4 Definir relaciones Para definir una relación, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuación, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla. También puede definir relaciones mediante el teclado.

Figura 2-41


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _________________________________________________ ©RA-MA

El tipo de relación que crea Microsoft Access (figura 2-41) depende de cómo están definidos los campos relacionados. •

Se crea una relación uno a varios (1→∞) si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único.

•

Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos.

•

Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos; las claves externas de las otras dos tablas.

Ejercicio 2-1. Consideramos una base de datos con cuatro tablas de nombres: EMPLEADO (empleados de la empresa), OFICIOEMPLEADO (empleados con su oficio), VIVIENDA (alojamiento de los empleados) y OFICIO (relación de oficios), cuyos campos y registros se presentan inmediatamente después del enunciado del ejercicio. En la tabla VIVIENDA tenemos como restricción de integridad que el campo Alojamiento es clave única. En la tabla EMPLEADO tenemos que el campo Nombre es clave única siendo el campo Alojamiento la clave externa de la tabla VIVIENDA. En la tabla OFICIOEMPLEADO la clave única está formada por los campos Nombre y Oficio simultáneamente. Por último, en la tabla OFICIO la clave única está formada por los campos Oficio y Descripción simultáneamente. Realizar un diseño adecuado para esta base de datos relacional. Comenzamos presentando los campos y registros de todas las tablas del enunciado del problema.


© RA-MA ___________________ CAPITULO 2. CONCEPTOS, OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO... 105 VIVIENDA ALOJAMIENTO

NOMBRECOMPLETO _____________________ RESPONSABLE __________________DIRECCION

PARACUELLOS VALLECAS PONCE TOLEDO BARAJAS BRASILIA PITIS

PARACUELLOS JARAMA PUENTE VALLECAS PONCE LEÓN PUERTA TOLEDO BARAJAS PUEBLO PARQUE BRASILIA ESTACIÓN PITIS

ALONSO TELLEZ EZQUERRO TOMÉ GONZÁLEZ LÓPEZ JUÁREZ NORIEGA PÉREZ LÓPEZ TEJERINA RUIZ VÁZQUEZ LÓPEZ

ELIPA, 12 MUSAS, 1 PONCE, 23 TOLEDO, 25 ELOY, 2 BRASILIA, 3 PONCE, 46

OFICIO OFICIO ______________________ DESCRIPCION HERRERO

HERRAR CABALLOS

CONDUCTOR LEÑADOR OBRERO LABRADOR PICADOR

CONDUCTOR DE AUTOBÚS TALAR ÁRBOLES TRABAJAR EN GENERAL CULTIVAR LA TIERRA PICAR EN LOS TÚNELES DEL METRO

En la figura 2-42 se presenta la estructura de la base de datos relacional.

Figura 2-42

Ejercicio 2-2. Consideramos una base de datos con tablas de nombres DEPT (departamentos de una empresa), EMP (empleados de la empresa) y SALGRADE (nivel salarial de los empleados), cuyos campos y registros se presentan inmediatamente después del enunciado del ejercicio. En la tabla DEPT tenemos como restricción de integridad que el campo Deptno es clave primaria. En la tabla EMP tenemos que el campo Empno es clave primaria. Además, la tabla EMP tiene como clave foránea el campo Deptno referenciado con el mismo nombre en la tabla DEPT. Realizar un diseño adecuado para esta base de datos relacional. Comenzamos presentando los campos y registros de todas las tablas del enunciado del problema.


106 DEPTNO

ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ________________________________________________ © RA-MA DNAME

LOC

10

C ONT ABILIDAD

NEW YOR K

20

INVEST IGAC IÓN

DALLAS

30

VENT AS

C HIC AGO

40

OP ER AC IONES

BOSTON

EMPNO

ENAME

JOB

MGR

HIR EDAT E

S AL

COMM

7369

S M ITH

OF IC INIST A

7902

17/12/1980

800

20

7499

ALLEN

VENDEDOR

7698

20/02/1981

1600

300

30

7521

WAR D

VENDEDOR

7698

22/02/1981

1250

500

30

7566

JONES

MANAGER

7839

02/04/1981

2975

20

7654

MART IN

VENDEDOR

7698

28/09/1981

1250

7698

BLAKE

MANAGER

7839

01/05/1981

2850

30

7782

C LAR K

MANAGER

7839

09/06/1981

2450

10

7788

SC OTT

ANALIS T A

7566

19/04/1987

3000

20

7839

KING

PR ES IDENT E

17/11/1981

5000

10

7844

T UR NER

VENDEDOR

7698

08/09/1981

1500

7876

ADAMS

OF IC I NIST A

7788

23/05/1987

1100

7900

JAMES

OF IC INIST A

7698

03/11/1981

950

30

7902

F OR D

ANALIST A

7566

03/12/1981

3000

20

7934

MILLER

OF IC INIST A

7782

23/01/1982

1300

10

1400

DEPT NO

30

30 20

GR ADE LOS AL HIS AL 1

700

2

1201

1200 1400

3

1401

2000

4

2001

3000

5

3001

9999

En la tabla DEPT (departamentos) el campo Deptno se refiere al número de departamento y es numérico de longitud 2, el campo Dname se refiere al nombre del departamento y es texto de longitud 14 y el campo Loe se refiere a la localización física del departamento siendo de tipo texto con longitud 13. En la tabla EMP (empleados) el campo Empno se refiere al número del empleado y es numérico de longitud 4, el campo Ename se refiere al nombre del empleado y es texto de longitud 10, el campo Job se refiere al trabajo del empleado y es texto de longitud 9, el campo Mgr se refiere al código del oficio y es numérico de longitud 4, el campo Hiredate se refiere a la fecha del contrato y es de tipo fecha, el campo Sal se refiere al salario del empleado y es numérico de longitud 4, el campo Comm se refiere a las comisiones de los empleados y es numérico de longitud 4 y el campo Deptno se refiere al departamento del empleado siendo numérico de longitud 2. En la tabla SALGRADE (nivel salarial del empleado) el campo Grade se refiere al nivel de salario y es numérico de longitud unitaria, el campo Losal se refiere al salario mínimo y es numérico de longitud 4 y el campo Hisal se refiere al salario máximo siendo numérico de longitud 4.


©RA-MA _____________________ CAPITULO 2. CONCEPTOS. OBJETOS, OPERACIONES Y DISEÑO...

En la figura 2-43 se presenta la estructura de la base de datos relacional.

Figura 2-43


107

Capítulo 3

CREACIÓN DE BASES DE DATOS, TABLAS, RELACIONES, CLAVES E ÍNDICES 3.1 TAREAS PREVIAS A LA CREACION DE UNA BASE DE DATOS Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formarán la base de datos, es importante invertir algún tiempo en diseñar la base de datos. Un buen diseño de la base de datos es la pieza clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. En el capítulo anterior ya se ha estudiado la trayectoria genérica a seguir para diseñar una base de datos. De esa trayectoria general, y particularizando ya a Microsoft Access, se deduce que son pasos básicos en el diseño de una base de datos los siguientes: 1.

Determinar la finalidad de la base de datos.

2.

Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.

3.

Determinar los campos que se necesitan en las tablas.

4.

Identificar los campos con valores exclusivos en cada registro.

5.

Determinar las relaciones entre las tablas.

6.

Perfeccionar el diseño.


110


7.

Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos.

8.

Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

© RA-MA

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar su finalidad y cómo utilizarla. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas). Hable con los demás usuarios que utilizarán la base de datos. Piensen detenidamente en las preguntas que desean que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar. Determinar las tablas que se necesitan puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Esto se debe a que los resultados que desea obtener de la base de datos (los informes que desea imprimir, los formularios que desea utilizar, las preguntas para las que desea respuestas) no proporcionan pistas necesariamente acerca de la estructura de las tablas que los producen. No es necesario que diseñe las tablas mediante Microsoft Access. De hecho, posiblemente sea más conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los principios de diseño fundamentales explicados en el capítulo anterior (normalización, etc.). Determinar los campos que se necesitan es la siguiente tarea a tener en cuenta. Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias; •

Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.

•

No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).

•

Incluya toda la información que necesite.

•

Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

•

Defina de forma coherente los tipos de datos de los campos.

iQué tipo de datos utilizar para cada campo de cada tabla? Se trata de una pregunta esencial. Decida qué tipo de datos va a utilizar para un campo teniendo en cuenta las consideraciones siguientes:


© RA-MA

CAPÍTULO 3. CREACIÓN DE BASES DE DATOS...

111

•

¿Qué tipo de valores desea permitir en el campo? Por ejemplo, no se puede almacenar texto en un campo cuyo tipo de datos es Numérico.

•

¿Cuánto espacio de almacenamiento desea utilizar para los valores del campo?

•

¿Qué tipo de operaciones desea llevar a cabo con los valores del campo? Por ejemplo, Microsoft Access puede sumar los valores de los campos Numérico y Moneda, pero no los valores de los campos Texto u Objeto OLE.

•

¿Desea ordenar o indexar un campo? Los campos Objeto OLE no pueden ordenarse ni indexarse.

•

¿Desea utilizar un campo para agrupar registros en consultas o informes? Los campos Objeto OLE no pueden utilizarse para agrupar registros.

•

¿Cómo desea ordenar los valores de un campo? En un campo Texto, los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.), no como valores numéricos. Utilice un campo Numérico o Moneda para ordenar números como valores numéricos. Además, muchos formatos de fecha tampoco se ordenan correctamente si se introducen en un campo Texto. Utilice un campo Fecha/Hora para garantizar un orden correcto.

iQué campo o campos tienen valores únicos en cada registro! Estamos ante otra pregunta fundamental. Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos ya sabemos que se denomina clave principal. La siguiente tarea crítica es determinar las relaciones entre las tablas. Ahora que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas en una base de datos de Microsoft Access. Es fundamental diseñar bien el esquema de relaciones entre los campos de las distintas tablas. Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos ahora, que una vez que haya rellenado las tablas con datos.


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© RA-MA

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseño. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseño. Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los principios de diseño descritos anteriormente, es el momento de introducir datos y crear otros objetos de la base de datos. Se comienza a agregar los datos existentes a las tablas y a continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee. Adicionalmente, Microsoft Access incluye herramientas que pueden ayudarle a perfeccionar el diseño de la base de datos. Es posible analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y dividir una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario. También es posible analizar el rendimiento de la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla.

3.2 CREACIÓN DE BASES DE DATOS EN ACCESS 2010 Hay varias vías para crear una base de datos en crear directamente una base de datos en blanco cuando se una base de datos a partir de una plantilla existente cuyo Microsoft Office Online y crear una base de datos en Archivo. También es posible crear una base de datos web.

Access 2010. Es posible inicia el programa, crear origen puede ser incluso blanco desde el botón

Para crear una nueva base de datos en blanco, inicie Access y en el botón Archivo elija Nuevo y haga clic en Base de datos en blanco (figura 3-1) o en Base de datos web en blanco si se crea la base en la web. Bajo el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo (figura 3-2). Por último, haga clic en Crear. Se crea la base de datos y se abre una tabla en la vista Hoja de datos (figura 3-3) lo que permite crear ya las tablas.

Figura 3-1


@ RA-MA

CAPITULO 3. CREACION DE BASES DE DATOS... 113

Figura 3-2

Figura 3-3 Hemos visto que cuando se crea una nueva base de datos, se abre la tabla de nombre Tabla1 (por defecto) en la vista Floja de datos. Es posible agregar inmediatamente campos a la tabla haciendo clic sobre Haga clic para agregar en la figura 3-3 y escribiendo su nombre. Se pulsa Intro y Haga clic para agregar se desplaza a la siguiente columna a la derecha (figura 3-4). Para introducir un nuevo campo en la tabla se vuelve a hacer clic en Haga clic para agregar y se escribe su nombre y así sucesivamente se pueden ir añadiendo más campos hasta completar todos los campos de la tabla (figura 3-5). La siguiente tarea será introducir los datos en los campos como si se tratase de una hoja de cálculo (figura 3-6).


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De momento los tipos de datos y sus propiedades los asigna Access por defecto de acuerdo a la información que vamos almacenando en la tabla. No obstante, los tipos de datos podrán seleccionarse a medida tal y como veremos más adelante.

Figura 3-4

Figura 3-5

Figura 3-6 Una vez completados los datos de una tabla, puede guardarse a través de la opción Guardar del menú emergente que se obtiene al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la ficha que contiene el nombre de la tabla (figura 3-7). La primera vez que se guarda se obtiene la pantalla Guardar como en la que podemos introducir un nombre para la tabla (figura 3-8). Al hacer clic en Aceptar se guarda la tabla con ese nombre.


@ RA-MA

CAPÍTULO 3. CREACIÓN DE BASES DE DATOS... 115

Figura 3-7

Figura 3-8 Para guardar la base de datos se hace che en el Botón Archivo y a continuación en Guardar base de datos como para elegir el formato adecuado al guardar y el nombre adecuado para la base de datos. La opción Guardar guarda la base de datos con el nombre y formato actuales.

Figura 3-9


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ____________________________________________________© RA-MA

También es posible crear una nueva base de datos en blanco en la web desde el botón Archivo. Para ello, inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo. Haga clic en el Botón Archivo y elija Nuevo en la figura 3-2. Bajo Plantillas disponibles haga clic en Base de datos web en blanco y en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo. Haga clic en Crear. Se crea una nueva base de datos en formato web y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos. A partir de ahora se introducen los datos tal y como ya hemos vito anteriormente. Adicionalmente, también es habitual crear una base de datos a partir de una plantilla. Para ello inicie Access, haga clic en el botón Archivo y a continuación en Nuevo. Bajo Plantillas disponibles, haga clic en una categoría adecuada a sus necesidades y, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en la plantilla que más se acomode a su finalidad. Por ejemplo, podemos elegir la categoría Plantillas de ejemplos de la figura 3-10. En la figura 3-11 elegimos Base de datos web de contactos ya que queremos elaborar una base de datos de contactos de la empresa (clientes, socios, etc.). En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre proporcionado por defecto (figura 3-11). Al hacer clic en Crear, Access descarga automáticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa plantilla y abre la base de datos. A continuación, al hacer clic en la solapa Hoja de datos, ya se puede introducir la información en las tablas y usar los objetos (figura 3-12) que podrán ser modificados y adecuados a nuestras necesidades pudiendo cambiar incluso la propia plantilla.

Figura 3-10


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Figura 3-11

Figura 3-12 Además de las plantillas locales que se instalan por defecto en Access 2010, es posible utilizar plantillas adicionales que Microsoft pone a disposición de los usuarios a través de Microsoft Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Access 2010. Para utilizar estas plantillas inicie Access, haga clic en el Botón Archivo y elija Nuevo. En la figura 3-10, bajo Plantillas de Office.com, haga clic en la plantilla que se desee (Activos). En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre por defecto (figura 3 -13). Al hacer clic en Descargar, después de introducir los datos de usuario, Access incorpora la plantilla (figura 3-14).


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO __________________________________________________ ©RA-MA

Figura 3-13

Figura 3-14 Si en la figura 3-10 hacemos clic en Buscar plantillas en Office.com se pueden utilizar plantillas adicionales de la web de Microsoft.

3.3 ABRIR Y CERRAR UNA BASE DE DATOS Para abrir una base de datos se hace clic en el Botón Archivo y a continuación en Abrir (figura 3-15). Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir (figura 3-16), escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Se abrirá la base de datos (figura 3-17).


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Figura 3-15

Figura 3-16


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Figura 3-17 Si la base de datos que desea abrir aparece en el panel derecho de la opción Reciente del Botón Archivo bajo el epígrafe de Bases de datos recientes (figura 3-18), haga clic sobre ella y se abrirá automáticamente. Así mismo, si la base de datos a abrir ha sido usada recientemente y aparece directamente en la lista de opciones del Botón Archivo, basta con hacer clic sobre ella para que se abra inmediatamente.

Figura 3-18 Para cerrar la base de datos actual, haga clic en el Botón Archivo y seleccione Cerrar base de datos (figura 3-19).


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CAPITULO 3. CREACION DE BASES DE DATOS...

121

Figura 3-19

3.4 VISTA HOJA DE DATOS. TRABAJO CON TABLAS En los párrafos anteriores ya hemos visto cómo Access 2010 permite crear directamente una tabla en la vista Hoja de datos al crear la base de datos. También hemos visto cómo introducir registros en la tabla y guardarla con el nombre deseado una vez finalizado el trabajo de introducción de datos. También hemos visto cómo guardar la propia base de datos con el nombre adecuado. En este apartado nos ocuparemos de la administración de las tablas de la base de datos ya creada y del trabajo habitual con sus campos y registros.

3.4.1 Añadir nuevas tablas a una base de datos Para agregar una nueva tabla a una base de datos se hace clic en Tabla en la ficha Crear (figura 3-20). Se obtiene la vista Hoja de datos (figura 3-21) con la nueva tabla de nombre Tabla1 por defecto en la que se puede introducir sus campos y registros y guardarla por el mismo procedimiento utilizado para la tabla CURSO creada anteriormente en el epígrafe de creación de bases de datos. De la misma forma se completarán las sucesivas tablas de la base de datos.

Figura 3-20


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Figura 3-21 Una vez completadas todas las tablas de la base de datos, cuyos datos ya fueron expuestos en el diseño del capítulo anterior (figura 3-22), puede guardarse la base de datos como una Base de datos de Access 2010 mediante la opción Guardar base de datos como del Botón Archivo con el nombre EDUCA. El fichero que se genera tiene de nombre EDUCA.ACCDB. Si se quiere, también puede guardarse la base de datos en formatos de versiones anteriores {Base de datos de Access 2002-2003 y Base de datos Access 2000) eligiendo la correspondiente opción del menú Guardar & Publicar del Botón Archivo (figura 3-23). El fichero que se genera en estos dos últimos casos tiene de nombre EDUCA.MDB. Obsérvese el cambio de extensión de los ficheros de base de datos que se experimenta en la versión 2010 de Access.

Figura 3-22


@ RA-MA ___________________________________ CAPITULO 3. CREACION DE BASES DE DATOS... 123

Figura 3-23

3.4.2 Añadir nuevos campos a las tablas de una base de datos Podemos añadir nuevos campos a las tablas utilizando la opción Agregar nuevo campo (figura 3-21) tal y como se ha hecho hasta ahora, pero cuando se crea una tabla nueva en la base de datos, aparece la barra Herramientas de tabla, cuyas fichas Campos y Tablas contienen grupos cuyas opciones permiten trabajar con campos, registros, formatos, tipos de datos y relaciones (figuras 3-24 y 3-25). Concretamente, las opciones del grupo Agregar y eliminar de la figura 3-24 permiten agregar y eliminar todo tipo de campos a las tablas.

Figura 3-24

Figura 3-25



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Para agregar campos a una tabla existente en la vista Hoja de datos puede utilizarse la barra Herramientas de tabla. Para ello, en la ficha Campos, en el grupo Agregar y eliminar de la figura 3-24, haga clic en el tipo de campo que desea agregar. También utilizar la opción Más campos y seleccionar de la lista el tipo de campo a crear (figura 3-26). El nuevo campo aparece en la hoja de datos (figura 3-27). Posteriormente podrá cambiarse su nombre como veremos luego.

Figura 3-26

Figura 3-27


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3.4.3 Insertar, eliminar y cambiar nombre a los campos Las opciones Insertar campo. Eliminar campo y Cambiar nombre de campo del menú emergente que se obtiene al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre un campo seleccionado en la tabla en la vista Hoja de datos (figura 3-28) permiten insertar, eliminar y cambiar el nombre a los campos seleccionados en las tablas de la base de datos. Para insertar un campo campo situado a la derecha del clic en Insertar campo en el inserción del campo con el posteriormente puede ser cambiado.

en un lugar específico de una tabla, se selecciona el punto de inserción deseado y a continuación se hace menú emergente de la figura 3-28. Se produce la nombre Campo1 por defecto (figura 3-29), que

Figura 3-28

Figura 3-29


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Para cambiar el nombre a un campo de una tabla, se selecciona el campo y a continuación se hace clic en Cambiar nombre de campo en el menú emergente de la figura 3-28. A continuación se escribe el nuevo nombre de campo encima del antiguo (figura 3-30). Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras y números) incluyendo espacios.

Figura 3-30 Para eliminar uno o varios campos de una tabla, se seleccionan los campos a borrar y a continuación se hace clic en Eliminar campo en el menú emergente de la figura 3-31. Se obtiene la pantalla de la figura 3-32 que pide la confirmación del borrado. Al hacer clic en Sí, se produce la eliminación de los campos. En la figura 3-33 se observan ya los campos de la tabla sin incluir los borrados.

Figura 3-31


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Figura 3-32

Figura 3-33

3.4.4 Tipos de datos, formatos y propiedades de campos En Access 2010, en la vista Hoja de datos, podemos elegir el tipo de datos a medida para un determinado campo. Para ello se selecciona el campo sobre la tabla y en la barra Herramientas de tabla, en la ficha Campos, en el grupo Formato, hacemos clic en Tipo de datos. En el desplegable de la figura 3-34 haga clic en el tipo de datos que desee.

Figura 3-34


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Existen determinados tipos de datos que admiten formato. Cuando el tipo de datos elegido para un campo admite formato (por ejemplo el tipo Numérico), es posible elegir dicho formato a medida. Para ello se selecciona el campo sobre la tabla y en la ficha Campos, en el grupo Formato, haga clic en Formato. En el desplegable de la figura 3-35 haga clic en el formato que desee.

Figura 3-35 Cada campo de una tabla tiene un grupo de propiedades (requerido, indizado, etc.) que dependen del tipo de datos del campo. Para definir propiedades de campos en la vista Hoja de datos haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad y en la ficha Campos, en el grupo Validación de campos (figura 3-36), seleccione Unico para definir la propiedad de campo con valores únicos, Indizada para campos indizados y Requerido para activar o desactivar el valor de la citada propiedad para el campo. También pueden restringirse mediante expresiones los valores a escribir en un campo utilizando la opción Regla de validación de campo del grupo Validación de campo de la ficha Campos de la barra de Herramientas de tabla (figura 3-37). En la vista Diseño pueden precisarse mucho más los tipos de datos, formatos y propiedades de los campos, tal y como veremos posteriormente.

Figura 3-36


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Figura 3-37

3.4.5 Trabajar con registros Las opciones del grupo Registros de la ficha Inicio (figura 3-38) permiten trabajar con los registros de las tablas. Las opciones de este grupo permiten acmalizar los registros de la tabla actual después de modificaciones {Actualizar rodo), introducir nuevos registros al final de la tabla {Nuevo), guardar registros I Guardar), eliminar los registros y columnas seleccionados {Eliminar), agregar la fila totales para situar totales en los campos numéricos {Totales) tal y como se observa en la figura 3-39, revisar la ortografía del contenido de los registros i Revisión ortográfica) y otras opciones {Más) especificadas en la figura 3-40, como ocultar las columnas seleccionadas, mostrar las columnas que se indiquen, administrar el alto de fila (figura 3-41) y el ancho de columna (figura 3-42), inmovilizar y liberar los registros seleccionados, trabajar con hojas secundarias de datos e interrelacionar con Outlook.

Figura 3-38


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Figura 3-39

Figura 3-40

Figura 3-41

Figura 3-42

Las tareas típicas de formato de fuente de los registros (tipo, tamaño, resaltado, sombreado, color, etc.) se realizan a través de las opciones del grupo Formato de texto de la ficha Inicio (figura 3-43). Los iconos Negrita, Cursiva y Subrayado realizan la función que su nombre indica aplicando negrita, cursiva y subrayado a la selección. El icono Color de fuente permite aplicar color a la fuente de los registros. El icono Color de relleno (o fondo) aplica el color seleccionado al relleno o fondo. El icono Color de fondo (o relleno) relleno. El icono Líneas de división un tipo de líneas de división para la tabla (figura 3-44).

aplica el color seleccionado al fondo o \


permite

seleccionar

© RA-MA ______________________________________ CAPÍTULO 3. CREACIÓN DE BASES DE DATOS...

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La alineación del texto de los registros para dar formato óptimo a las tablas se realiza a través de los iconos de Alinear el texto alineación, se consigue que el texto quede o alineado a la derecha respectivamente.

. Haciendo clic en los iconos de alineado a la izquierda, centrado

Figura 3-43

Figura 3-44 El trabajo con sangrías, viñetas, dirección de texto y color de resaltado de texto de los registros se realiza a través de las opciones restantes del grupo Formato de texto de la ficha Inicio. Los iconos Disminuir sangría y Aumentar sangría permiten retroceder y avanzar un espacio de tabulación la sangría del contenido de las celdas. La sangría es el espacio que hay entre el margen izquierdo y las primeras letras escritas en el párrafo. El icono Dirección del texto permite establecer la dirección del texto que se muestra de izquierda a derecha. El icono Color de resaltado de texto cambia el aspecto del texto cono si estuviese afectado por un marcador. Los iconos Numeración y Viñetas

permiten iniciar una lista numerada y con viñetas respectivamente.

El grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio (figura 3-45) tiene opciones que permiten ordenar de forma ascendente

y descendente

los registros, eliminar las

ordenaciones , filtrar los registros según determinados criterios (Filtro), seleccionar registros en las tablas mediante condiciones (Selección), administrar filtros (Avanzadas) y aplicar o quitar filtro según exista o no un filtro actualmente (Alternar filtro).

Figura 3-45


132 ACCESS 2010. CURSO PRACTICO__________________________________________________________ ©RA-MA

Para realizar búsquedas en los registros se utilizan las opciones del grupo Buscar de la ficha Inicio (figura 3-46) que contiene opciones que permiten buscar en los registros el texto con las condiciones de búsqueda que se indican en la pantalla Buscar y reemplazar que se obtiene al hacer clic en Buscar (figura 3-47), reemplazar un contenido por otro especificados ambos y las condiciones de búsqueda y reemplazo en la pantalla Buscar y reemplazar que se obtiene al hacer clic en el icono (figura 3-48), ir a un registro concreto (primero, anterior, siguiente, último o nuevo) elegido en la figura 3-49 que se obtiene al hacer clic en el icono y seleccionar el registro donde se encuentra actualmente el cursor (Seleccionar) o todos los registros (Seleccionar todos) según las opciones de la figura 3-50 que se obtienen al hacer clic en el icono

.

Figura 3-46

Figura 3-47

Figura 3-48


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Figura 3-49

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Figura 3-50

Las tareas habituales de cortar, copiar y pegar registros, así como la escobilla de copiar estilo típica en las aplicaciones de Microsoft, se realizan a través de las opciones del grupo Portapapeles (figura 3-51). La opción Pegar presenta el menú desplegable de la figura 3-52, cuyas opciones permiten pegar normalmente, pegado especial según distintas opciones de formato (texto, registros de datos, CSV, etc.) y pegar datos anexados.

Figura 3-51

Figura 3-52

3.4.6 Tareas especiales con tablas. Exportar, importar, cortar, copiar, pegar, eliminar y ocultar tablas Es posible abrir, cambiar nombre, importar, exportar, ocultar, eliminar, cortar, pegar y copiar tablas a través de las opciones del menú emergente que se obtiene si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la tabla afectada en el panel de objetos en la vista Hoja de datos (figura 3-53). Los formatos desde los que se puede importar se observan en la figura 3-54 y los formatos a los que se puede exportar aparecen en la figura 3-55.


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Figura 3-53

Figura 3-54


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Figura 3-55

3.5 VISTA DISEÑO. CLAVES, ÍNDICES, TIPOS DE DATOS Y PROPIEDADES En la vista Diseño trabajamos únicamente con la estructura de las tablas (nombres de campos, tipos de datos, propiedades, etc.), pero no con sus contenidos. En la vista Hoja de datos normalmente trabajamos con los contenidos de la tabla, es decir, con sus datos. Para pasar de la vista Hoja de datos a otra mientras una tabla está abierta, haga clic sobre la flecha del botón Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio y en el desplegable de la figura 3-56 elija la vista que desee. Si elegimos Vista Diseño se obtiene la tabla actual en la vista Diseño (figura 3-57). También podemos alternar entre la vista Diseño, la vista Hoja de datos y otras vistas, eligiendo los iconos correspondientes situados a la derecha de la barra de estado

Figura 3-56


.

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Figura 3-57 En la vista Diseño podemos ver y modificar la estructura fiindamental de la tabla. Los nombres de los campos aparecen listados bajo la columna de la izquierda, y el tipo de datos, la descripción y las propiedades de campo aparecen también a lo largo de la tabla, pero los datos de la tabla no son visibles. Al seleccionar una tabla en la vista Diseño aparece la barra Herramientas de tabla con la ficha Diseño, cuyos grupos y opciones permiten la gestión del diseño y se observan en la figura 3-58.

Figura 3-58 La opción Ver del grupo Vistas de la ficha Diseño permite cambiar entre tipos de vistas para la tabla (figura 3-59). La opción Clave principal del grupo Herramientas permite establecer o quitar como clave principal de la tabla el campo o grupo de campos previamente seleccionados en la vista Diseño. La opción Probar reglas de validación advierte si los datos existentes infringen una regla de validación. En un principio se obtiene la advertencia de que se va a realizar la validación (figura 3-60) y después de Aceptar se obtiene el resultado de la validación (figura 3-61).


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Las opciones Insertar filas y Eliminar filas añaden y quitan las filas seleccionadas en la pantalla de la vista Diseño. La opción Columna de búsqueda inserta una columna de búsqueda en el diseño. La opción Hoja de propiedades del grupo Mostrar u ocultar inserta la citada hoja en el diseño (figura 3-62) y la opción índices se utiliza para definir como índice en el diseño el campo o campos seleccionados.

Figura 3-59

Figura 3-60

Figura 3-61


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO __________________________________________________________ ® RA-MA

Figura 3-62

3.5.1 Establecer y quitar la clave primaria Para establecer o cambiar la clave principal o primaria de una tabla abra la tabla en la vista Diseño, seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal y en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal Se agrega un indicador de clave ha especificado como clave principal.

a la izquierda del campo o campos que

En la figura 3-63 hemos definido los campos CNO y SEC como clave principal para la tabla CLASE. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campos para una clave compuesta, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto. No olvidemos que la clave primaria de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada fila almacenada en la tabla (número de identificación exclusivo Id., número de serie o un código).


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CAPÍTULO 3. CREACION DE BASES DE DATOS...

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Figura 3-63 Para quitar la clave principal de una tabla abra la tabla en la vista Diseño, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal actual y en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal. El indicador de clave se quita del campo o campos de la clave principal. Al intentar guardar una tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico como clave principal, salvo que la tabla ya incluya un campo autonumérico, en cuyo caso se utilizará como clave principal.

3.5.2 Establecer y quitar índices Como ya sabemos, los índices se utilizan para buscar y ordenar registros con mayor rapidez. Un índice almacena la ubicación de los registros basándose en el campo o campos que se decidan indizar. Una vez que Access ha obtenido la ubicación en el índice, puede recuperar los datos al ir directamente a la ubicación correcta. De esta forma, utilizar un índice puede ser mucho más rápido que buscar en todos los registros para encontrar los datos. Un índice puede utilizar uno o varios campos. Habitualmente se utilizará un campo o grupo de campos como índice si se prevé que se buscarán valores almacenados en esos campos o que se realizarán ordenaciones por los valores de los campos. Es conveniente que los campos que componen el índice tengan la mayoría de sus valores distintos.


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _________________________________________________________________ ©RA-MA

Para crear un índice de un solo campo, muestre la tabla en la que desea crear el índice en vista Diseño, haga clic en el Nombre de campo del campo que desea indizar y en Propiedades del campo, haga clic en la ficha General. En la propiedad Indizado, haga clic en Sí (con duplicados) si desea permitir duplicados o en Sí (sin duplicados) para crear un índice único (figura 3-64). Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G.

Figura 3-64 Para crear un índice de varios campos muestre la tabla en la que desea crear el índice en vista Diseño, y en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Indices (figura 3-65). Se obtiene la ventana índices (figura 3-66). En la columna Nombre del índice, en la primera fila en blanco, escriba el nombre del índice. Puede utilizar el nombre de uno de los campos del índice o cualquier otro nombre. En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y, a continuación, en el primer campo que desee utilizar para el índice. En la siguiente fila, deje en blanco la columna Nombre del índice y, a continuación, en la columna Nombre de campo, haga clic en el segundo campo del índice. Repita estos pasos hasta que haya seleccionado todos los campos que desee incluir en el índice. El orden predeterminado de los valores de los campos es ascendente (para cambiar el orden de los valores de un campo, en la columna Criterio de ordenación de la ventana índices, haga clic en Ascendente o en Descendente). A continuación, en la ventana índices, en Propiedades del índice (parte inferior de la figura 3-66), establezca las propiedades del índice para la fila en la columna Nombre del índice que contiene el nombre del índice. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Finalmente se cierra la ventana índices. Un índice puede incluir hasta 10 campos.


©RA-MA _____________________________________ CAPITULO 3. CREACION DE BASES DE DATOS... 141

Figura 3-65

Figura 3-66 Para eliminar un índice muestre la tabla en la que desea eliminar el índice en vista Diseño y en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en índices. En la ventana índices seleccione la fila o las filas que contienen el índice que desea eliminar y, a continuación, presione SUPR. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Por último, cierre la ventana Indices. Para modificar un índice muestre la tabla en la que desea modificar el índice en vista Diseño y en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en índices. En la ventana índices vea y modifique los índices y las propiedades de índice de modo que se acomoden a sus necesidades. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido. Por último, cierre la ventana Indices.


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3.5.3 Tipos de datos y formatos En la vista Diseño podemos ver y modificar la estructura fundamental de la tabla. Los nombres de los campos aparecen listados bajo la columna de la izquierda, y el tipo de datos, la descripción y las propiedades de campo aparecen también a lo largo de la tabla. Concretamente en la columna Tipo de datos se puede hacer clic en la flecha situada a la derecha del tipo de datos de cualquier campo y elegir un nuevo tipo de datos en el menú desplegable (figura 3-67).

Figura 3-67 Adicionalmente, en la parte inferior de la figura 3-67, en la zona de Propiedades de campo, se puede elegir el formato preciso para el campo seleccionado en la parte superior de la figura. En la figura 3-67 se observa que el campo FSUELDO de la tabla CLAUSTRO es de tipo Numérico y concretamente Decimal con 7 dígitos en total {Precisión) y 2 decimales {Escala), Del mismo modo, la vista Diseño permite definir de forma muy concreta el tipo de datos y el formato de cada campo de todas las tablas de la base de datos. Los tipos de datos que se pueden asignar a un campo en Access se presentan en la tabla siguiente:


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Tipo de datos Texto

Memo Numérico

Fecha/Hora Moneda Autonumérico

Sí/No Objeto OLE

Hipervínculo

Asistente para búsquedas

CAPÍTULO 3. CREACION DE BASES DE DATOS...

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Utilización

Tamaño

Texto 0 combinaciones de texto y números como, por ejemplo, direcciones. Así mismo, números que no requieren cálculos como, por ejemplo, números de teléfono, números de pieza o códigos postales. Texto y números de gran longitud (más de 255 caracteres) como, por ejemplo, notas 0 descripciones. Datos numéricos que se han de utilizar para cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos relacionados con dinero (utilice en este caso el tipo Moneda). Fechas y horas. Valores de moneda. Precisión de 15 dígitos a la izquierda del separador de decimales y de 4 dígitos a la derecha del mismo. Números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro. Campos que van a contener sólo uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Objetos creados en otros programas mediante el protocolo OLE, que se pueden vincular a, o incrustar en, una tabla de Microsoft Access. Campo que va a almacenar hipervínculos. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una dirección URL. Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante el empleo de un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente.

Hasta 255 caracteres. Access sólo almacena los caracteres insertados en un campo y no almacena espacios de caracteres correspondientes a posiciones no usadas en un campo Texto. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (se usan hasta 65.535 caracteres en un control). 1, 2, 4 u 8 bytes. 16 bytes para Id. de réplica (GUID) exclusivamente. 8 bytes. 8 bytes.

4 bytes. 16 bytes para Id. de réplica (GUID) exclusivamente. 1 bit.

Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio en disco). Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (se usan hasta 65.535 caracteres en un control). El mismo tamaño que el campo de clave principal que también es el campo de búsqueda; normalmente 4 bytes.

3.5.4 Propiedades de campos Las propiedades de los campos se utilizan para controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar otras características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por ejemplo, puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de validación que deba satisfacerse para la información especificada en un campo.


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Las propiedades de campo se sitúan en la parte inferior de la pantalla de la vista Diseño en la sección Propiedades de campo (figura 3-68). En esta sección se presentan las propiedades de campo relativas al campo seleccionado en la parte superior de la pantalla.

Figura 3-68 Para definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño abra la tabla en la vista Diseño y en la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección). Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla (figura 3-68). El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del campo que desea definir y especifique un valor para la propiedad o, si aparece una fecha en el margen derecho del cuadro de propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad (figura 3-69). Si va a especificar una máscara de entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente (figura 3-70). Guarde los cambios haciendo clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o haciendo clic con el botón secundario del ratón en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, haciendo clic en Guardar en el menú contextual. También se puede hacer clic en el Botón Microsoft: Office y, a continuación, en Guardar.


@ RA-MA ______________________________________ CAPÍTULO 3. CREACIÓN DE BASES DE DATOS... 145

Figura 3-69

Figura 3-70 La tabla siguiente resume las propiedades de campos más importantes. Utilice esta propiedad De campo TamañoDelCampo

Formato LugaresDecimales NuevosValores

Para Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos Texto, Número o Autonumérico. Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o imprime. Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar números. Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor aleatorio.


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MáscaraDeEntrada Título ValorPredeterminado ReglaDeValidación TextoDeValidación Requerido PermitirLongitudCero Indizado CompresiónUnicode ModoIME ModoDeOracionesIME Etiquetasinteligentes Sólo Anexar FormatoDeTexto AlineaciónDelTexto Precisión Escala

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Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos. Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas de los formularios, informes y consultas. Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se agregan nuevos registros. Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o cambia el valor del campo. Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión ReglaDeValidación. Exigir que se especifiquen datos en un campo. J Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo. Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización de un índice. Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres). Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows. Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows. Anexar una tarjeta inteligente al campo. Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un campo Memo. Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar sólo texto. Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control. Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.

3.6 RELACIONES Las relaciones entre las tablas de una base de datos tienen como finalidad eliminar la duplicidad de datos (redundancia) y optimizar el diseño para conseguir que la respuesta a las consultas sea lo más rápida posible, así como optimizar las actualizaciones y el trabajo con formularios, informes que podrán utilizar información de varias tablas a la vez. Pero quizá la finalidad más importante de las relaciones es el mantenimiento de la integridad referencial en la base de datos. La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas sean válidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados. En el capítulo anterior ya habíamos visto que existen relaciones uno a uno, uno a varios y varios a varios. En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa.


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Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. La relación uno a varios es el tipo de relación más común. En este tipo de relación, un registro de la primera tabla puede tener muchos registros coincidentes en la segunda tabla, pero un registro de la segunda tabla sólo tiene un registro coincidente en la primera. En una relación varios a varios, un registro de la primera tabla puede tener muchos registros coincidentes en la segunda, y viceversa. Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unión) cuya clave principal consta de, al menos, dos campos: las claves externas de las dos tablas. El tipo de relación que crea Microsoft Access depende de cómo están definidos los campos relacionados. Se crea una relación uno a varios (1→∞) si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un índice único. Se crea una relación uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen índices únicos. Una relación varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.

3.6.1 Definir relaciones entre tablas Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft Access, necesita una forma de indicarle al programa cómo debe volver a combinar esa información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Para ello se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. 2.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones (figura 3-71). Se obtiene la pantalla Relaciones y la barra Herramientas de relaciones aparece en la parte superior de la pantalla con la ficha Diseño abierta.

3.

Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla (figura 3-72). Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en el grupo Relaciones de la ficha Diseño.

4.

Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla (figura 3-73).


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5.

Arrastre las tablas hasta conseguir una estructura de diseño de la base de datos (figura 3-74). Para clic sobre su cabecera con el ratón y, sin soltarlo, posición en que se quiere situar la tabla. Una diseño de la base de datos se presenta en la figura 3-75.

6.

Para crear las relaciones entre campos arrastre el campo que desea relacionar de una tabla al campo relacionado de la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en cada campo antes de arrastrarlo. En la mayoría de los casos, se arrastra el campo de clave principal (mostrado en texto en negrita) de una tabla a un campo similar (normalmente con el mismo nombre), denominado la clave externa de la otra tabla. Los campos relacionados no tienen que tener los mismos nombres, pero deben tener el mismo tipo de datos (con dos excepciones) y deben contener el mismo tipo de información. Además, cuando los campos coincidentes son campos Numéricos, deben tener el mismo valor de la propiedad Tamaño del campo. Las dos excepciones a los tipos de datos coincidentes son que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico cuya propiedad Tamaño del campo esté establecida a Entero largor y que se puede hacer coincidir un campo Autonumérico con un campo Numérico si ambos campos tienen la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

7.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones (figura 3-76). Compruebe los nombres de los campos mostrados en las dos columnas para asegurarse de que son correctos. Puede cambiarlos si es necesario. Si es preciso, establezca las opciones de relación. Para obtener información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Relaciones, haga clic en el botón de signo de interrogación ^ y, a continuación, haga clic en el elemento. El botón Tipo de combinación controla el tipo de combinación que desea utilizar de forma predeterminada cuando cree consultas basadas en las tablas relacionadas (figura 3-77). El botón Crear nueva... permite definir una nueva relación entre dos tablas. La casilla Exigir integridad referencial permite aplicar integridad referencial para esta relación, aunque sólo si el campo o campos coincidentes de la tabla principal es una clave principal o tiene un índice único, los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos y ambas tablas están almacenadas en la misma base de datos de Access (la integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para asegurar que las relaciones entre los registros de las tablas relacionadas son válidos y que no se eliminan o cambian los datos relacionados de forma accidental).


similar a la del diagrama arrastrar una tabla se hace se mueve el ratón hasta la buena estructura acorde al

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8.

Desactive esta casilla de verificación para permitir cambios en las tablas relacionadas que rompan las reglas de integridad referencial. Active la casilla Exigir integridad referencial y, a continuación, Actualizar en cascada los campos relacionados para actualizar automáticamente los valores correspondientes de la tabla relacionada cuando se cambie un valor de la clave principal en la tabla principal. Active la casilla Exigir integridad referencial y desactive Actualizar en cascada los campos relacionados para impedir que se realicen cambios en un valor de la clave principal en la tabla principal, siempre que haya registros relacionados en la tabla relacionada. Active la casilla Exigir integridad referencial, y a continuación, Eliminar en cascada los registros relacionados para eliminar automáticamente los registros relacionados en la tabla relacionada siempre que se elimine un registro de la tabla principal. Active la casilla Exigir integridad referencial y desactive Eliminar en cascada los registros relacionados para impedir que se eliminen registros de la tabla principal cuando existen registros relacionados en la tabla relacionada.

9.

Haga clic en el botón Crear para crear la relación (figura 3-78) y repita los pasos 5 a 9 para cada pareja de tablas que desee relacionar (figura 3-79). Al cerrar la ventana Relaciones, Microsoft Access pregunta si desea guardar el diseño. Tanto si lo guarda o no, las relaciones creadas se guardan en la base de datos. En el ejemplo hemos activado siempre Exigir integridad referencial.

Figura 3-71

Figura 3-72



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Figura 3-73

Figura 3-74


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Figura 3-75

Figura 3-76

Figura 3-77


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Figura 3-78

Figura 3-79


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Notas: *

Si necesita ver todas las relaciones definidas en la base de datos, haga clic en Mostrar todas las relaciones en el grupo Relaciones de la ficha Diseño de la barra Herramientas de relaciones. Para ver sólo las relaciones definidas para una tabla determinada, haga clic en la tabla y, a continuación, en Mostrar relaciones directas.

*

Si necesita realizar un cambio en el diseño de una tabla, podrá hacer clic con el botón secundario del ratón en la tabla que desea modificar y, a continuación, hacer clic en Diseño de la tabla.

*

Puede crear relaciones utilizando tanto consultas como tablas. Sin embargo, la integridad referencial no se exige en las consultas.

*

Para crear una relación entre una tabla y sí misma, agregue esta tabla dos veces. Esto resulta útil en situaciones en las que necesita realizar una búsqueda dentro de la misma tabla. Por ejemplo, en la tabla Empleados de la base de datos de ejemplo Neptuno, se ha definido una relación entre los campos Id. de empleado y Jefe, de modo que el campo Jefe pueda mostrar datos de los empleados procedentes de un Id. de empleado coincidente.

3.6.2 Eliminar y modificar relaciones Para eliminar una relación se tendrá en cuenta lo siguiente: 1.

Cierre todas las tablas abiertas. No es posible eliminar relaciones entre tablas abiertas.

2.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones. Se obtiene la pantalla Relaciones y la barra Herramientas de relaciones aparece en la parte superior de la pantalla con la ficha Diseño abierta.

3.

Si las tablas cuya relación desea eliminar no están mostradas en pantalla, haga clic en Mostrar tabla en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar y haga doble clic en cada tabla que desee agregar para modificar o eliminar relaciones. A continuación, elija Cerrar.

4.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPRIMIR. También se puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la línea de la relación y elegir Eliminar en el menú emergente resultante (figura 3-80). La opción Borrar diseño del grupo Herramientas de la ficha Diseño oculta todas las relaciones y tablas del diseño.


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5.

Para modificar una relación elija Modificar en el menú emergente de la figura 3-80 o haga doble clic sobre la línea de la relación. También se puede hacer clic en la línea de relación y elegir Modificar relación en el grupo Herramientas de la ficha Diseño.

6.

Establezca las opciones de la relación en el cuadro de diálogo Relaciones resultante (figura 3-81). Para obtener información acerca de un elemento específico del cuadro de diálogo Relaciones, haga clic en el botón de signo de interrogación y, a continuación, haga clic en el elemento.

Figura 3-80

Figura 3-81

3.6.3 Ver las relaciones de una base de datos Para poder observar las relaciones de una base de datos desde la vista Diseño haga clic en Relaciones en el grupo Relaciones de la ficha Diseño en Herramientas de tabla (figura 3-82). Se abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes (figura 3-83). Para poder observar las relaciones de una base de datos desde la vista Hoja de datos, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones (figura 3-71)

Figura 3-82 Cuando estamos situados en la ventana Relaciones, haga clic en Mostar todas las relaciones en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones (figura 3-84) para mostrar todas las relaciones definidas en la base de datos (salvo las ocultas). La opción Modificar relaciones del grupo Herramientas permite las modificaciones.


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Figura 3-83

Figura 3-84


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La opción Informe de relación del grupo Herramientas de la ficha Diseño (figura 3-84) crea un informe a modo de vista preliminar que muestra las relaciones y tablas de la base de datos (figura 3-85).

Figura 3-85 El informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones. Desde la cinta de opciones de esta vista preliminar se puede imprimir (grupo Imprimir), diseñar adecuadamente la página variando tamaño, márgenes, vista horizontal o vertical, etc. (grupo Diseño de página) y hacer zoom para mejorar la visualización (grupo Zoom). La opción Cerrar vista preliminar cierra el informe de relaciones. El botón Ocultar tabla del grupo Relaciones de la vista Diseño oculta la tabla seleccionada y las relaciones que le afecten. El botón Mostrar tablas permite mostrar todas las tablas ocultas y las relaciones entre ellas.

3.6.4 Integridad referencial Ya sabemos que la integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas sean válidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencial cuando se cumplen todas las condiciones siguientes:


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•

El campo coincidente de la tabla principal es clave principal o tiene índice único.

•

Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Existen dos excepciones: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Entero largo, y un campo Autonumérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica puede estar relacionado con un campo Numérico con la propiedad Tamaño del campo establecida a Id. de réplica.

•

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas son vinculadas, deberán ser tablas en el formato de Microsoft Access y deberá abrir la base de datos en la que están almacenadas para poder establecer la integridad referencial. La integridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de bases de datos en otros formatos.

Cuando siguientes:

se

exige

la

integridad

referencial,

deben

observarse

las

reglas

•

No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que no exista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo en la clave externa, especificando que los registros no están relacionados. Por ejemplo, no puede tener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un pedido asignado a nadie mediante la introducción de un valor Nulo en el campo Id. de cliente.

•

No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tabla Empleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos.

•

No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tabla Empleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.

Si desea que Microsoft Access exija esas reglas para una relación, seleccione la casilla de verificación Exigir integridad referencial (figura 3-76) al crear la relación. Si se exige la integridad referencial e infringe una de las reglas con las tablas relacionadas, Microsoft Access muestra un mensaje y no permite el cambio. Puede anular las restricciones sobre la eliminación o la modificación de registros relacionados y aun así conservar la integridad referencial mediante la activación de las casillas de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados (figura 3-76).


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Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los relacionados está activada, el cambio de un valor de clave principal en principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los relacionados. Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los relacionados está activada, la eliminación de un registro en la tabla elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.

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campos la tabla registros registros principal

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial, puede especificar si desea que Microsoft Access actualice en cascada y elimine en cascada automáticamente los registros relacionados. Si establece estas opciones, las operaciones de eliminación y actualización que normalmente impedirían la integridad referencial se permitirán ahora. Al eliminar registros o al cambiar los valores de clave principal de una tabla principal, Microsoft Access realizará los cambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial. Si activa la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados al definir una relación, siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal, Microsoft Access actualizará automáticamente la clave principal con el nuevo valor en todos los registros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. de cliente en la tabla Clientes, el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos se actualizará automáticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente, de modo que la relación no se rompa. Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ningún mensaje. Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto, porque no puede cambiar el valor de un campo Autonumérico. Si selecciona la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados al definir una relación, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminará automáticamente los registros relacionados de la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina el registro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos del cliente se eliminarán automáticamente de la tabla Pedidos (esto incluye los registros de la tabla Detalles de pedidos relacionados con los registros de Pedidos). Al eliminar registros de un formulario u hoja de datos con la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados activada, Microsoft Access le avisa que es posible que también se eliminen los registros relacionados. No obstante, al eliminar registros mediante una consulta de eliminación, Microsoft Access elimina automáticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.


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También es muy interesante definir el tipo de combinación predeterminado para una relación entre dos tablas. El botón Tipo de combinación de la figura 3-76 nos lleva a la pantalla Propiedades de la combinación de la figura 3-77 cuyas opciones controlan el tipo de combinación que desea utilizar de forma predeterminada cuando cree consultas basadas en las tablas relacionadas. La opción 1 define una combinación interna (valor predeterminado), la opción 2 define una combinación externa por la izquierda y la opción 3 define una combinación externa por la derecha. Una combinación externa izquierda devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda. En este caso, “izquierda” y “derecha” hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones. Una combinación interna devuelve las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales.

Ejercicio 3-1. Consideramos una base de datos con cuatro tablas de nombres: EMPLEADO (empleados de la empresa), OFICIOEMPLEADO (empleados con su oficio), VIVIENDA (alojamiento de los empleados) y OFICIO (relación de oficios), cuyas campos y registros ya fueron especificados en el Ejercicio 2-1 del capítulo anterior. En la tabla VIHENDA tenemos como restricción de integridad que el campo Alojamiento es clave única. En la tabla EMPLEADO tenemos que el campo Nombre es clave única, siendo el campo Alojamiento la clave externa de la tabla VIVIENDA. En la tabla OFICIOEMPLEADO la clave única está formada por los campos Nombre y Oficio simultáneamente. Por último, en la tabla OFICIO la clave única está formada por los campos Oficio y Descripción simultáneamente. Crear la base de datos en Access con nombre PERSONAL que aloje estas tablas con el diseño adecuado para esta base de datos relacional estudiado en el capítulo anterior. Para crear una nueva base de datos en blanco, inicie Access y en Botón Archivo seleccione Nuevo. Bajo Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos en blanco. A continuación, en la parte inferior del panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo (figura 3-86). Por último, haga clic en Crear. Se crea la base de datos y se abre una tabla en la vista Hoja de datos (figura 3-87) lo que permite crear ya las tablas. Es posible agregar inmediatamente campos a la tabla haciendo clic sobre Haga clic para agregar en las figura 3-87 y escribiendo su nombre. Al pulsar ENTER, Haga clic para agregar se desplaza a la siguiente columna a la derecha. Para introducir un nuevo campo en la tabla se vuelve a hacer clic en Haga clic para agregar y se escribe su nombre y así sucesivamente se pueden ir añadiendo más campos hasta completar todos los campos de la tabla (figura 3-88).


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Figura 3-86

Figura 3-87 La siguiente tarea será introducir los datos en los campos como si se tratase de una hoja de cálculo. De momento los tipos de datos y sus propiedades los asigna Access por defecto de acuerdo a la información que vamos almacenando en la tabla. Finalizada la tabla, se guarda a través de la opción Guardar del menú emergente que se obtiene al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la ficha de la tabla y se le asigna el nombre VIVIENDA. La figura 3-89 muestra la tabla con datos.


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Figura 3-88

Figura 3-89 En cuanto a tipos de datos, formatos y propiedades de los campos, Access ha elegido por defecto los más adecuados al introducir los datos. Pero podemos cambiarlos a medida utilizando la vista Diseño. Para ello se hace chc en Vista Diseño en la opción Ver del grupo Vistas y se obtiene la tabla en vista Diseño apta para cambiar las propiedades a medida a todos sus campos. La primera tarea es seleccionar el campo Alojamiento y hacer clic en Clave principal en el grupo de herramientas de la ficha Diseño para situar sobre este campo la clave primaria (figuras 3-90). El resto de propiedades permanecen como aparecen en la figura. En las figuras 3-91 a 3-93 se presentan el tipo, formato y propiedades del resto de los campos de la tabla VIVIENDA.

Figura 3-90


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Figura 3-91

Figura 3-92


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Figura 3-93 En la figura 3-94 se presenta la tabla EMPLEADO con sus campos y registros en la vista Hoja de datos. La figura 3-95 muestra la clave primaria en vista Diseño y las figuras 3-96 y 3-97 muestran el tipo, formato y propiedades del resto de los campos.

Figura 3-94


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Figura 3-95

Figura 3-96


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Figura 3-97 En la figura 3-98 se presenta la tabla OFICIO con sus campos y registros en la vista Hoja de datos. La figura 3-99 muestra la clave primaria en vista Diseño (campos Oficio y Descripción) y la figura 3-100 muestra las propiedades del campo restante.

Figura 3-98


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Figura 3-99

Figura 3-100 En la figura 3-101 se presenta la tabla OFICIOEMPLEADO con sus campos y registros en la vista Floja de datos. Las figuras 3-102 a 3-104 muestran las propiedades de los campos. Los campos Nombre y Oficio forman la clave principal conjuntamente.


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Figura 3-101

Figura 3-102


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Figura 3-103

Figura 3-104


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La siguiente tarea es construir las relaciones entre las tablas de la base de datos. Para ello cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. Desde la vista Hoja de datos, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. Se obtiene la pantalla Relaciones y la barra Herramientas de relaciones aparece en la parte superior de la pantalla con la ficha Diseño abierta. Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en el grupo Relaciones de la ficha Diseño. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla de la figura 3-105.

Figura 3-105 Arrastre las tablas hasta conseguir una estructura similar a la del diagrama diseño de la base de datos (figura 3-106). Para arrastrar una tabla se hace clic sobre cabecera con el ratón y, sin soltarlo, se mueve el ratón hasta la posición en que quiere situar la tabla. Una buena estructura acorde al diseño de la base de datos presenta en la figura 3-107.


de su se se

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Figura 3-106

Ejercicio 3-2. Consideramos una base de datos con tablas de nombres DEPT (departamentos de una empresa), EMP (empleados de la empresa) y SALGRADE (nivel salarial de los empleados) cuyos campos y registros ya fueron especificados en el Ejercicio 2-2 del capítulo anterior. En la tabla DEPT tenemos como restricción de integridad que el campo Deptno es clave primaria. En la tabla EMP tenemos que el campo Empno es clave primaria. Además, la tabla EMP tiene como clave foránea el campo Deptno referenciado con el mismo nombre en la tabla DEPT. Crear la base de datos en Access con nombre EMPLEADOS que aloje estas tablas con el diseño adecuado para esta base de datos relacional estudiado en el capítulo anterior.


©RA-MA _______________________________________ CAPÍTULO 3. CREACIÓN DE BASES DE DATOS...

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Para crear una nueva base de datos en blanco, inicie Access y en Botón Archivo seleccione Nuevo. Bajo Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos en blanco. A continuación, en la parte inferior del panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo (figura 3-108). Por último, haga clic en Crear. Se crea la base de datos y se abre una tabla en la vista Hoja de datos (figura 3-109) lo que permite crear ya las tablas.

Figura 3-108

Figura 3-109 Es posible agregar inmediatamente campos a la tabla haciendo clic sobre Haga clic para agregar en las figura 3-109 y escribiendo su nombre. Inmediatamente Haga clic para agregar se desplaza a la siguiente columna a la derecha. Para introducir un nuevo campo en la tabla se vuelve a hacer clic en Agregar nuevo campo y se escribe su nombre y así sucesivamente se pueden ir añadiendo más campos hasta completar todos los campos de la tabla.


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La siguiente tarea será introducir los datos en los campos como si se tratase de una hoja de cálculo. De momento los tipos de datos y sus propiedades los asigna Access por defecto de acuerdo a la información que vamos almacenando en la tabla. Finalizada la tabla, se guarda a través de la opción Guardar del menú emergente que se obtiene al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la ficha de la tabla y se le asigna el nombre DEPT. La figura 3-110 muestra la tabla con datos.

Figura 3-110 A continuación, para crear nuevas tablas en la base de datos, se hace clic en la opción Tabla del grupo Tablas de la ficha Crear (figura 3-111) y se crea una nueva tabla vacía. Siguiendo los pasos anteriores se crea la tabla EMP y se introducen sus datos (figura 3-112). Del mismo modo se crea la tabla SALGRADE y se introducen sus datos (figuras 3-113).

Figura 3-111

Figura 3-112


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Figura 3-113

En cuanto a tipos de datos, formatos y propiedades de los campos, Access ha elegido por defecto los más adecuados al introducir los datos. Pero podemos cambiarlos a medida utilizando la vista Diseño, cuestión en la que se profundizará en el capítulo siguiente. La siguiente tarea es construir las relaciones entre las tablas de la base de datos. Para ello cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. Desde la vista Hoja de datos, en la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. Se obtiene la pantalla Relaciones y la barra Herramientas de relaciones aparece en la parte superior de la pantalla con la ficha Diseño abierta. Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en el grupo Relaciones de la ficha Diseño.

Figura 3-114


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Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Arrastre las tablas hasta conseguir una estructura similar a la del diagrama de diseño de la base de datos (figura 3-114). Para arrastrar una tabla se hace clic sobre su cabecera con el ratón y, sin soltarlo, se mueve el ratón hasta la posición en que se quiere situar la tabla. Una buena estructura acorde al diseño de la base de datos se presenta en la figura 3-115.

Figura 3-115


Capítulo 4

PROPIEDADES DE CAMPOS, FORMATOS Y TIPOS DE DATOS. PERSONALIZACIÓN 4.1 PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Ya sabemos que cuando se muestra una tabla en vista Diseño, obtenemos la pantalla de la figura 4-1 en la que podemos definir todos los campos de la tabla, sus tipos y sus propiedades.

Figura 4-1 En la ficha General de la parte inferior derecha de la pantalla de la vista Diseño se puede definir las siguientes propiedades de campo: Tamaño del campo, que


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se usa para definir el máximo número de caracteres en el campo; Formato, que se utiliza para definir la apariencia del campo; Máscara de entrada, que permite utilizar un modelo de presentación para todos los datos de ese campo; Título, que se utiliza para definir la etiqueta para el campo cuando se usa en un formulario; Valor predeterminado, que es un valor automáticamente introducido en el campo para nuevos registros; Regla de validación, que es una expresión que limita los valores que pueden introducirse en el campo; Texto de validación, que es un mensaje de error que aparece al introducir en el campo un valor prohibido por la regla de validación; Requerido, que se utiliza para hacer obligatoria o no la entrada de valores en ese campo; Permitir longitud cero, que se utiliza para permitir o no cadenas de longitud cero en ese campo; Indexado, que se utiliza para indexar el campo; Compresión Unicode, que permite la compresión en este campo; Modo IME, que especifica o determina el IME Mode, de los campos de una tabla o los controles de un formulario que cambia cuando se mueve el enfoque; Modo de oraciones IME, que especifica o determina el IME Sentence Mode de los campos de una tabla o los controles de un formulario que cambia cuando se mueve el enfoque; etc.; Etiquetas inteligentes, que agrega una etiqueta inteligente al campo de la tabla (esta propiedad de campo no existe en Access 2002 y todas las demás son las mismas en Access 2010, 2003 y 2002) y Alineación de texto, que define el tipo de alineación de texto en los campos. En los párrafos siguientes se profundiza en las propiedades de campo.

4.1.1 Tamaño de los campos (propiedad FieldSize) Puede usar la propiedad Tamaño del campo en la figura 7-1 para establecer el tamaño máximo de los datos almacenados en un campo de tipo Texto, Numérico o Autonumérico. En cuanto a los posibles valores del tamaño se tendrá en cuenta lo siguiente: Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Texto, escriba un número entre 0 y 255. El valor predeterminado es 50. Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Autonumérico, en Tamaño del campo se puede establecer Entero largo o Id. de réplica. Si la propiedad Tipo de datos tiene establecido Numérico, las opciones de Tamaño del campo y sus valores se relacionarán de la siguiente forma: Valor

Descripción

Precisión decimal

Tamaño de almacenam.

Byte

Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).

Ninguna

1 byte

Decimal

Almacena números entre -10"'38 -1 y 10^38 -1 (.ADP). Almacena números entre-10^28-1 y 10^28-1 (.MDB).

28

12 bytes

Entero

Almacena números entre -32.768 y 32.767 (no fracciones).

Ninguna

2 bytes

Entero largo

(Predeterminado) Almacena números entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite fracciones).

Ninguna

4 bytes

7

4 bytes

Simple

Almacena números entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.


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Doble

Id. de réplica

CAPÍTULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS, FORMATOS Y TIPOS DE DATOS...

Almacena números entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E324 para valores positivos. Identificador global único (GUID).

15

8 bytes

N/D

16 bytes

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4.1.2 Formato de los campos (propiedad Format) Puede utilizar la propiedad Formato (Format) para personalizar la forma en que los números, las fechas, las horas y el texto se muestran e imprimen. Por ejemplo, si ha creado un cuadro de texto de nombre Precio, podrá establecer su propiedad Formato a Moneda y su propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) a 2 o a Auto. Si escribe 4321,678 en el control, el número se mostrará como $4.321,68. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato. La propiedad Formato diferentes. Tenemos lo siguiente: •

utiliza

valores

diferentes

para

tipos

de

datos

Valores de Formato para Tipo de datos Fecha/Hora

La tabla siguiente muestra los Formato para el tipo de datos Fecha/Hora.

valores

predefinidos

Valor

de

la

propiedad

Descripción |

Fecha general

(Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se mostrará ninguna hora; si el valor es sólo una hora, no se mostrará ninguna fecha. Este valor es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM. Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: Sábado, 3 de Abril de 1993. Fecha mediana Ejemplo: 3-Abr-93. Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 3/4/93. Atención: el formato Fecha corta asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el 31/12/29 son fechas del siglo XXI (es decir, que los años están entre el 2000 y el 2029). Las fechas comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99 se asume que son fechas del siglo XX (es decir, que los años están entre 1930 y 1999). Hora larga Igual que el valor de la ficha Hora del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo: 5:34:23 PM. Hora mediana Ejemplo: 5:34 PM. Hora corta Ejemplo: 17:34.


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Puede crear símbolos siguientes: Símbolo

: (dos puntos) / c d dd ddd dddd ddddd dddddd s ss m mm mmm mmmm t a aa aaaa h hh n nn s ss ttttt AM/PM am/pm A/P a/p AMPM

formatos

© RA-MA

de

fecha

y

hora

personalizados

mediante

los

Descripción

Separador de hora. Los separadores se establecen en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Separador de fecha. Igual que el formato predefinido Fecha general. Día del mes en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 31). Día del mes en dos dígitos numéricos (01 a 31). Tres primeras letras del día de la semana (Lun a Dom) Nombre completo del día de la semana (Lunes a Domingo). Igual que el formato predefinido Hora corta. Igual que el formato predefinido Fecha larga. Día de la semana (1 a 7). Semana del año (I a 53). Mes del año en uno o dos dígitos numéricos, según sea necesario (1 a 12). Mes del año en dos dígitos numéricos (01 a 12). Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). Número de día del año (I a 366). Dos últimos dígitos del año (01 a 99). Año completo (0100 a 9999). Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23). Hora en dos dígitos (00 a 23). Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). Minuto en dos dígitos (00 a 59). Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). Segundo en dos dígitos (00 a 59). Igual que el formato predefinido llora larga. Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas “AM” o “PM”, según sea apropiado. Reloj de doce horas con las letras minúsculas “am” o “pm”, según sea apropiado. Reloj de doce horas con la letra mayúscula “A” o “P”, según sea apropiado. Reloj de doce horas con la letra minúscula “a” o “p”, según sea apropiado. Reloj de doce horas con el designador de mañana/tarde apropiado establecido en el cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows.

• Valores de Formato para Tipos de datos Numérico y Moneda Puede establecer la propiedad Formato a formatos numéricos predefinidos o a formatos numéricos personalizados para los tipos de datos Numérico y Moneda. Los posibles valores dependerán de si se trata de formatos predefinidos o personalizados.


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CAPITULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS, FORMATOS Y TIPOS DE DATOS...

179

En cuanto a los formatos predefinidos, la tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato para los números. Valor

Número general Moneda Euro Fijo

Estándar Porcentaje

Científico

Descripción

(Predeterminado) Muestra el número tal como se introduce. Use el separador de miles y aplique la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales. Utilice el formato de moneda, con el símbolo del euro, sin tener en cuenta el símbolo de moneda especificado en Configuración regional, en el Panel de control de Windows. Muestre al menos un dígito; aplique la configuración especificada en el Panel de control de Windows, en Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales. Utilice el separador de miles; aplique la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales. Multiplique el valor por 100 y agregue el signo de porcentaje (%); aplique la configuración especificada en el Panel de control de Windows, Configuración regional, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de moneda y cifras decimales. Utiliza la notación científica estándar.

Los formatos numéricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signos de punto y coma (;) como separador de lista. Cada sección contiene la especificación de formato para un tipo de número diferente. Sección

Descripción

Primera

El formato para los números positivos.

Segunda

El formato para los números negativos.

Tercera

El formato para los valores cero.

Cuarta

El formato para los valores Null.

Por ejemplo, puede utilizar el siguiente formato Moneda personalizado: $#.## 0,00 [Ver de] ; ($ #.##0, 00) [Rojo] ;"Cero";" Null"

Este formato numérico contiene cuatro secciones separadas por signos de punto y coma, y utiliza un formato diferente para cada sección. Si utiliza varias secciones, pero no especifica un formato para cada sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección.



Puede siguientes: Símbolo

, (coma) . (punto) 0 # $ % E- 0 eE+ 0 e+

crear

formatos

©RA-MA

numéricos

personalizados

mediante

los

símbolos

Descripción

Separador decimal. Los separadores se establecen haciendo doble clic en Configuración regional en el Panel de control de Windows. Separador de miles. Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o 0. Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada. Muestra el carácter literal “$”. Porcentaje. El valor se multiplica por 100 y se le anexa un signo de porcentaje. Notación científica con un signo menos (-) junto a los exponentes negativos y nada junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E-00 o 0,00E00. Notación científica con un signo menos junto a los exponentes negativos y un signo más (+) junto a los exponentes positivos. Este símbolo debe utilizarse con otros símbolos, como en el ejemplo 0,00E+00.

Puede utilizar la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) para anular el número predeterminado de lugares decimales del formato predefinido especificado para la propiedad Formato. Los formatos predefinidos de moneda y de euro siguen la configuración del Panel de control, en Configuración regional. Puede omitirla especificando su propio formato de moneda. • Valores de Formato para Tipos de datos Texto y Memo Puede utilizar símbolos especiales para la propiedad Formato con el fin de crear formatos personalizados para los campos Texto y Memo. En cuanto a los posibles valores, puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes símbolos.

Símbolo

Descripción

Se necesita un carácter de texto (ya sea un carácter o un espacio). No se necesita un carácter de texto. Convertir todos los caracteres a minúsculas. Convertir todos los caracteres a mayúsculas.

& < >

Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dos secciones. Cada sección contiene la especificación de formato para diferentes datos de un campo. Sección

Primera Segunda

Descripción

Formato para los campos con texto. Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.


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CAPITULO 4. PROPIRDADES DE CAMPOS. FORMATOS Y TIPOS DE DATOS... 181

Por ejemplo, si tiene un control de cuadro de texto en el que desea que aparezca la palabra “Ninguno” cuando no exista ninguna cadena en el campo, puede introducir el formato personalizado @; ""Ninguno” como el valor de la propiedad Formato del control. El símbolo @ hace que se muestre el texto del campo; la segunda sección hace que aparezca la palabra “Ninguno” cuando haya una cadena de longitud cero o un valor nulo en el campo. Puede usar la función Formato para retomar un valor para una cadena de longitud cero y otro distinto para un valor Null, y puede usar de forma similar la propiedad Formato para dar formato de forma automática a los campos en la vista Hoja de datos de la tabla o a los controles en un formulario o informe. • Valores de Formato para Tipo de datos Sí/No Puede establecer la propiedad Formato a los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado o a un formato personalizado para el tipo de datos Sí/No. En cuanto a los valores, Microsoft Access utiliza un control de casilla de verificación como control predeterminado para el fipo de datos Sí/No. Los formatos predefinidos y personalizados se ignoran cuando se utiliza un control de casilla de verificación. Por tanto, estos formatos se aplican sólo a los datos mostrados en un control de cuadro de texto. La propiedad Formato dispone de los formatos predefinidos Sí/No, Verdadero/Falso y Activado/Desactivado. Sí, Verdadero y Activado son equivalentes entre sí, al igual que lo son No, Falso y Desactivado. Si especifica un formato predefinido y, a continuación, introduce un valor equivalente, se mostrará el formato predefinido del valor equivalente. Por ejemplo, si introduce Verdadero o Activado en un control de cuadro de texto con su propiedad Formato establecida a Sí/No, el valor se convierte automáticamente a Sí. El tipo de datos contengan hasta tres secciones.

Sección

Primera Segunda Tercera

Sí/No

puede

utilizar

formatos

personalizados

que

Descripción

Esta sección no tiene ningún efecto en el tipo de datos Si/No. No obstante, se requiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posición. El texto para mostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero o Activado. El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

Para un control, puede establecer la propiedad Formato en propiedades del control. Para un campo, puede establecer la propiedad la vista Diseño de la tabla (en la sección Propiedades del campo) o Diseño de la ventana Consulta (en la hoja de propiedades Propiedades También puede utilizar una macro o Visual Basic.


la hoja de Formato en en la vista del campo).

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La propiedad Formato afecta sólo a cómo se muestran los datos. No afecta a cómo se almacenan los datos. Puede utilizar cualquier tipo de datos. Símbolo

(espacio) "ABC” ¡ * \ [color]

los

siguientes

símbolos

en

formatos

personalizados

para

Significado

Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales. Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter. Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas. Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

No puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos Numérico y Moneda con los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Sí/No, o Texto y Memo. Cuando se ha definido una máscara de entrada y se ha establecido la propiedad Formato para los mismos datos, la propiedad Formato tiene preferencia al mostrar los datos, y la máscara de entrada se ignora. Por ejemplo, si crea una máscara de entrada Contraseña en la vista Diseño de la tabla y también establece la propiedad Formato para el mismo campo, ya sea en la tabla o en un control de un formulario, la máscara de entrada Contraseña se ignora y los datos se muestran según la propiedad Formato.

4.1.3 Máscara de entrada de los campos (propiedad MáscaraDeEntrada o InputMask) Puede utilizar la propiedad MáscaraDeEntrada (InputMask) para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios pueden introducir en un control de cuadro de texto. Por ejemplo, puede crear una máscara de entrada para un campo Número de teléfono que muestre exactamente cómo debe introducirse un número nuevo: ( ) . A menudo, es más fácil utilizar el Asistente de máscaras de entrada para establecer la propiedad automáticamente. La propiedad MáscaraDeEntrada separadas por signos de punto y coma (;).

puede

contener


hasta

tres

secciones

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Sección


183

Descripción

Segunda

Específica si Microsoft Access almacena los caracteres de visualización literales en la tabla al introducir datos. Si utiliza 0 para esta sección, todos los caracteres de visualización literales (por ejemplo, el paréntesis de una máscara de entrada de un número de teléfono) se almacenan con el valor; si introduce 1 o deja esta sección en blanco, sólo se almacenan los caracteres introducidos en el control.

Tercera

Especifica el carácter que Microsoft Access muestra para el espacio en el que el usuario debe escribir un carácter en la máscara de entrada. Para esta sección puede utilizar cualquier carácter; para mostrar una cadena en blanco, utilice un espacio entre comillas (“”).

Tercera

Al crear una máscara de entrada, puede utilizar caracteres especiales para hacer que la introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión de teléfono). Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el número o el carácter que debe introducir para cada carácter de la máscara de entrada. Puede definir una máscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

0 9

Carácter

# L ? A a

& C

.,:;-/ < > !

\

Descripción

Dígito (0 a 9, entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos). Dígito 0 espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos). Dígito 0 espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos). Letra (A a Z, entrada obligatoria). Letra (A a Z, entrada opcional). Letra o dígito (entrada obligatoria). Letra o dígito (entrada opcional). Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria). Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional). Marcador de posición decimal y separadores de miles, hora y fecha (el carácter depende del valor del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional en el Panel de control de Windows). Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas. Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas. Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar de la máscara de entrada. Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se muestra sólo como A).

La tabla siguiente muestra algunas definiciones de máscara de entrada útiles y ejemplos de valores que pueden introducirse en ellos.


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Definición de máscara de entrada

(000) 000-0000

(999) 999-9999! (000) AAA-AAAA #999 >L????L?000L0 >LOL OLO 00000-9999 >LLL00000-0000

Ejemplos de valores (206) 555-0248 (206) 555-0248 () 555-0248 (206) 555-TELE -20 2000

GREENGR339M3 MAYR452B7 T2F 8M4 9811598115-3007 Elena Manuel ISBN 1-55615-507-7 ISBN 0-13-964262-5 DB51392-0493

Una máscara de entrada se utiliza en campos (en tablas y consultas) y en cuadros de texto y cuadros combinados (en formularios) para dar formato a los datos y para proporcionar algún control sobre qué valores pueden introducirse. Una máscara de entrada está formada por caracteres literales (como espacios, puntos, guiones y paréntesis) que separan los espacios en blanco para rellenar. La configuración de la propiedad Máscara de entrada está formada por caracteres literales junto con caracteres especiales que determinan el tipo de valor que puede introducirse en un espacio en blanco en esa posición. Las máscaras de entrada se utilizan principalmente en campos de Texto y de Fecha/Hora, pero también pueden utilizarse en campos Numéricos o de Moneda. Puede utilizar la propiedad MáscaraDeEntrada para crear una máscara de entrada (en ocasiones denominada “plantilla de campo”) que utilice caracteres de visualización literales para controlar cómo se especifican los datos en un campo o un control. Por ejemplo, la siguiente máscara de entrada requiere que todas las entradas de número de teléfono contengan exactamente los dígitos suficientes para formar un código de área y un número de teléfono, y que sólo puedan especificarse dígitos en cada espacio vacío. Solamente se podrán rellenar estos espacios.

-Si un c ampo t iene una máscara de ent rada, los dat os se introduc en en los huec os.


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CAPÍTULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS, FORMATOS Y TIPOS DE DA TOS...

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El establecimiento de la propiedad MáscaraDeEntrada a la palabra “Contraseña” crea un control de entrada de contraseña. Cualquier carácter introducido en el control se almacena como el carácter pero se muestra como un asterisco (*). Utilice la máscara de entrada de Contraseña para impedir que se muestren los caracteres escritos en la pantalla. Para un control, puede establecer esta propiedad en la hoja de propiedades del control. Para un campo de una tabla, puede establecer esta propiedad en la vista Diseño de la tabla (en la sección Propiedades del campo) o en la vista Diseño de la ventana Consulta (en la hoja de propiedades Propiedades del campo). También puede establecer la propiedad macro o Visual Basic.

MáscaraDeEntrada mediante una

Al introducir datos en un campo para el que se ha definido una máscara de entrada, los datos siempre se introducen en el modo Sobrescribir. Si utiliza la tecla RETROCESO para eliminar un carácter, éste se reemplazará por un espacio en blanco. Si mueve texto desde un campo para el cual ha definido una máscara de entrada hasta el Portapapeles, los caracteres de visualización literales se copiarán, incluso si ha especificado que no se guarden con datos. Sólo los caracteres introducidos directamente en un control o un cuadro combinado se ven afectados por la máscara de entrada. Microsoft Access ignora las máscaras de entrada al importar datos, al ejecutar una consulta de acción o al introducir caracteres en un control estableciendo la propiedad Texto (Text) del control en Visual Basic o mediante la acción Establecer valor en una macro. Cuando se ha definido una máscara de entrada y se ha establecido la propiedad Formato para el mismo campo, la propiedad Formato tiene preferencia cuando se muestran los datos. Esto quiere decir que incluso aunque haya guardado una máscara de entrada, ésta se ignora cuándo se da formato a los datos y se muestran en pantalla. Los datos de la tabla base propiamente dicha no se modifican; la propiedad Formato afecta sólo a cómo se muestran los datos. Definir una máscara de entrada para un campo de una tabla Se tendrán en cuenta los siguientes pasos: 1. Abra una tabla en la vista Diseño. 2. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el cual desea definir una máscara de entrada.


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3. En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, seleccione Máscara de entrada y haga clic en el botón Generar situado a la derecha (figura 4-2) para iniciar el Asistente para máscaras de entrada, situado al lado del cuadro de la propiedad Máscara de entrada (InputMask) y siga las instrucciones de los cuadros de diálogo del asistente (figura 4-3).

Figura 4-2

Figura 4-3

También puede introducir la definición de la máscara de entrada en la hoja de propiedades sin utilizar el asistente (los textos a escribir en Máscara de Entrada en este caso ya fueron analizados antes al hablar de la propiedad Máscara de entrada (InputMask)). En la mayoría de los casos, resulta más sencillo utilizar el asistente, pero para los campos Numérico y Moneda es necesario introducir la definición de la máscara de entrada manualmente.

4.1.4 Título de los campos (propiedad Caption) Puede usar la propiedad Título (Caption) para proporcionar información útil al usuario relativa a títulos de objetos en distintas vistas: •

Los títulos de campos especifican el texto de las etiquetas adjuntas a los controles creados al arrastrar un campo desde la lista de campos, y sirven como encabezados de columna para los campos en la vista Hoja de datos de una tabla o consulta.

•

Los títulos de formularios especifican el texto que aparece en la barra de título en la vista Formulario.

•

Los títulos de informes especifican el título del informe en la Vista preliminar.

•

Los títulos de botones y etiquetas especifican el texto que aparece en el control.


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La propiedad Título es una expresión de cadena que puede contener hasta 2.042 caracteres. Se truncarán los títulos de los formularios e informes que sean demasiado largos para mostrarlos en la barra de título. En el caso de los controles, puede establecer esta propiedad en la hoja de propiedades. Para establecerla para los campos, utilice la hoja de propiedades en la vista Diseño de tabla o en la ventana Consulta (en la hoja de propiedades Propiedades del campo). También puede establecer esta propiedad con una macro o con Visual Basic. Si no especifica un título para un campo de una tabla, se usará el valor de la propiedad Nombre del campo de ese campo como título de una etiqueta adjunta a un control o como encabezado de columna en la vista Hoja de datos. Si no especifica el título de un campo de una consulta, se usará el del campo de la tabla base. Si no establece el título de un formulario, botón o etiqueta, Microsoft Access le asignará un nombre único basándose en el tipo de objeto, como por ejemplo “Formulario 1”. Si crea un control arrastrando un campo desde la lista de campos y no ha especificado un valor para la propiedad Título del mismo, se copiará el valor de la propiedad Nombre del campo del campo en el cuadro de la propiedad Nombre (Name) del control, y por ello aparecerá en la etiqueta del control creado. El texto de la propiedad Título para un control etiqueta o botón de comando es el texto de presentación de hipervínculo cuando se ha establecido la propiedad SubdirecciónDeHipervínculo (HyperlinkSubAddress) o DirecciónDeHipervínculo (HyperlinkÁddress) o del control. Puede usar la propiedad Título para asignar una tecla de acceso a una etiqueta o botón de comando. En el título, incluya un signo inmediatamente antes del carácter que desee utilizar como tecla de acceso. Este carácter aparecerá subrayado. Puede presionar ALT y el carácter subrayado del control para desplazar el enfoque a dicho control en un formulario. Si desea incluir un signo “&” en el título, escriba dos caracteres en el título. Por ejemplo, para que aparezca “Guardar & Salir”, deberá escribir Guardar && Salir en el cuadro de la propiedad Título.

4.1.5 Valor predeterminado de campo (propiedad DefaultValue) Puede usar la propiedad Valor Predeterminado (DefaultValue) para especificar un valor que se introduce automáticamente en un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, en la tabla Direcciones puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad a Nueva York. Cuando los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o introducir el nombre de una ciudad diferente.


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Notas: •

La propiedad ValorPredeterminado no se aplica a controles de casilla de verificación, botón de opción o botón de alternar cuando se encuentran en un grupo de opciones. Se aplica al grupo de opciones propiamente dicho.

•

La propiedad ValorPredeterminado se aplica a todos los campos de la tabla excepto a los campos con el tipo de datos Autonumérico u Objeto OLE.

La propiedad ValorPredeterminado especifica texto o una expresión que se introduce automáticamente en un control o un campo cuando se crea un nuevo registro. Por ejemplo, si establece esta propiedad en un control de cuadro de texto a =Ahora (), el control muestra la fecha y la hora actual. La longitud máxima de un valor de la propiedad ValorPredeterminado es 255 caracteres. Para un control, puede establecer esta propiedad en la hoja de propiedades del control. Para un campo, puede establecer esta propiedad en la vista Diseño de la tabla (en la sección Propiedades del campo), en una macro o mediante Visual Basic. La propiedad ValorPredeterminado se aplica sólo cuando se agrega un registro nuevo. Si se cambia esta propiedad, el cambio no se aplicará automáticamente a los registros existentes. Si establece la propiedad ValorPredeterminado para un control de un formulario que depende de un campo que también tiene un valor de esta propiedad definido en la tabla, el valor del control anulará al valor de la tabla. Si crea un control arrastrando un campo desde la lista de campos, el valor de la propiedad ValorPredeterminado del campo, tal como está definido en la tabla, se aplicará al control del formulario aunque el valor de la propiedad ValorPredeterminado del control permanezca en blanco. Un control puede proporcionar el valor predeterminado para otro control. Por ejemplo, si establece la propiedad ValorPredeterminado de un control a la expresión siguiente, el valor predeterminado del control se establecerá al valor de la propiedad ValorPredeterminado del control txtEnviarA. =Forms!frmFactura!txtEnviarA

Si los controles están en el mismo formulario, el control que es el origen del valor predeterminado deberá aparecer en el orden de fichas antes que el control que contiene la expresión.


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Definir un valor predeterminado que se inserte de forma automática en un campo o control Puede utilizar la propiedad Valor predeterminado de un campo para especificar un valor que se inserta automáticamente en dicho campo al agregar un nuevo registro. Para definir un valor predeterminado en la vista Diseño de la tabla se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Abra la tabla en la vista Diseño. 2.

En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el cual desea definir un valor predeterminado.

3.

En la parte inferior de la ventana, en la ficha General (figura 4-1), haga clic en el cuadro de la propiedad Valor predeterminado y, a continuación, escriba el valor predeterminado (como por ejemplo Nueva York) o una expresión (como Fecha()).

Notas: •

El establecimiento de la propiedad Valor predeterminado para un campo no afecta a los datos existentes. Sin embargo, podrá reemplazarse el valor actual de un campo con el valor predeterminado con sólo presionar CTRL+ALT+BARRA ESPACIADORA.

•

En caso de definir un valor predeterminado para un campo Sí/No de una base de datos que será utilizada internacionalmente, deberá introducirse el valor precedido por un signo igual (=) y Microsoft Access mostrará el valor predeterminado en el idioma local. Por ejemplo, escriba =Si para que Microsoft Access muestre “Ja” en alemán. Debe establecer la propiedad Mostrar control de la ficha Búsqueda del campo a Cuadro de texto o a Cuadro combinado para poder ver el valor.

Ejemplos de valores predeterminados de los campos

Campo

Cantidad Región Región Fax Fecha Pedido

Expresión

Valor predeterminado del campo

1 “MT”

1 MT

“Nueva York, N.Y.”

Nueva York, N.Y (tenga en cuenta que debe incluir el valor entre comillas si incluye puntuación) Una cadena de longitud cero para indicar que de forma predeterminada este campo debe estar en blanco Fecha actual

Fecha()


190 ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _______________________________________________________ © RA-MA

4.1.6 Reglas y textos de validación de campos. Propiedades ReglaDeValidación (ValidationRule) y TextoDeValidación (ValidationText) Puede utilizar la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) con el fin de especificar requisitos para los datos introducidos en un registro, un campo o un control. Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad ReglaDeValidación, puede utilizar la propiedad TextoDeValidación (ValidationText) para especificar el mensaje que se mostrará al usuario. Las propiedades ReglaDeValidación y TextoDeValidación no se aplican a controles de casilla de verificación, botón de opción o botón de alternar cuando se encuentran en un grupo de opciones. Se aplican sólo al grupo de opciones propiamente dicho. En cuanto a los valores de reglas y textos de validación, introduzca una expresión para el valor de la propiedad ReglaDeValidación y texto para el valor de la propiedad TextoDeValidación. La longitud máxima del valor de la propiedad ReglaDeValidación es de 2.048 caracteres. La longitud máxima del valor de la propiedad TextoDeValidación es de 255 caracteres. Para los controles, puede establecer la propiedad ReglaDeValidación a cualquier expresión válida. Para las reglas de validación de campo y registro, la expresión no puede contener funciones definidas por el usuario, funciones de agregado de dominio o funciones agregadas, la función Eva o el método Usuario Actual (CurrentUser), o referencias a formularios, consultas o tablas. Además, las reglas de validación de campo no pueden contener referencias a otros campos. Para los registros, las expresiones pueden incluir referencias a campos de esa tabla. Puede establecer mediante:

las

propiedades

ReglaDeValidación y TextoDeValidación

•

La sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla (para una regla de validación de campo).

•

La hoja de propiedades de una tabla; para ello, elija Propiedades en el menú Ver en la vista Diseño de tabla (para una regla de validación de registro).

•

La hoja de propiedades de un control de un formulario.

•

Una macro o Visual Basic. En Visual Basic, utilice una expresión de cadena para establecer estas propiedades.


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•


191

Para los registros y los campos de tabla, también puede establecer estas propiedades en Visual Basic mediante la propiedad ReglaDeValidación de DAO.

Microsoft Access valida automáticamente valores según el tipo de datos de un campo; por ejemplo, Microsoft Access no permite texto en un campo numérico. Puede establecer reglas más específicas mediante la propiedad ReglaDeValidación. Si establece la propiedad ReglaDeValidación pero no la propiedad TextoDeVaUdación, Microsoft Access mostrará un mensaje de error estándar cuando se infringe la regla de validación. Si establece la propiedad TextoDeVaUdación, el texto introducido se mostrará como mensaje de error. Por ejemplo, cuando se agrega un registro para un nuevo empleado, puede introducir una propiedad ReglaDeValidación que requiera que el valor del campo FechaInicio del empleado quede entre la fecha de fundación de la compañía y la fecha actual. Si la fecha introducida no está en ese intervalo, podrá mostrar el mensaje de la propiedad TextoDeVaUdación: “La fecha de inicio es incorrecta”. Si crea un control arrastrando un campo desde la lista de campos, la regla de validación del campo permanecerá en efecto, aunque no se mostrará en el cuadro de la propiedad ReglaDeValidación del control en la hoja de propiedades. Esto se debe a que la regla de validación del campo es heredada por un control dependiente de ese campo. Las reglas de validación de control, campo y registro se aplican de la forma siguiente: •

Las reglas de validación establecidas para los campos y controles se aplican cuando se editan los datos y el enfoque sale del campo o control.

•

Las reglas de validación para los registros se aplican al moverse a otro registro.

•

Si crea reglas de validación para un campo y un control dependiente del campo, ambas reglas de validación se aplicarán cuando se editan los datos y el enfoque sale del control.

La tabla siguiente contiene ejemplos de expresiones para las propiedades ReglaDeValidación y TextoDeVaUdación.


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Propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule)

Propiedad TextoDeValidación (ValidationText)

<>0 > 1000 O Es Nulo Como “A????”

>=#1/1/96# Y <#1/1/97# DBúsq(“IdCliente”, “Clientes”, “IdCliente = FormsIClientes! IdCliente”) Es Nulo

La entrada debe ser un valor distinto de cero. La entrada debe estar en blanco o ser mayor que 1000. La entrada debe tener 5 caracteres y comenzar por la letra La entrada debe ser una fecha de 1996. “A”. La entrada debe ser un IdCliente exclusivo (las funciones de agregado de dominio se permiten sólo para la validación a nivel de formulario).

Si crea una regla de validación para un campo, Microsoft Access normalmente no permitirá que se almacene un valor Null en el campo. Si desea permitir un valor Null, agregue “Es Nulo” a la regla de validación, como en “o 8 O Es Nulo”, y asegúrese de que la propiedad Requerido (Required) está establecida a No. No es posible establecer reglas de validación de campo o registro para las tablas creadas fuera de Microsoft Access (por ejemplo, dBASE, Paradox, o SQL Server). Para este tipo de tablas, puede crear reglas de validación sólo para controles. Definir reglas en un campo

de

validación

para

controlar

qué

valores

se

pueden

insertar

Microsoft Access proporciona diversas formas de controlar cómo se especifican datos en una base de datos. Por ejemplo, es posible establecer una limitación sobre los datos que se pueden especificar en un campo mediante la definición de una regla de validación para ese campo. Si los datos especificados en el campo rompen la regla, Microsoft Access mostrará un mensaje de error indicando al usuario qué clases de entrada están permitidas. Otro método de controlar la entrada de datos es crear una máscara de entrada para restringir los fipos de valores que pueden especificarse en las posiciones de un campo. Estas sencillas fijrmas de validación y restricción se pueden llevar a cabo mediante el establecimiento de propiedades de campos en tablas o mediante el establecimiento de propiedades de controles en formularios. En la mayoría de los casos es preferible definir la restricción y la validación de datos mediante la configuración de las propiedades de un campo en la vista Diseño de la tabla. Esto supone un ahorro de tiempo, porque siempre que se emplea ese campo en un formulario, la regla de validación del campo y otras propiedades se aplican a las entradas de datos realizadas al utilizar el formulario. No obstante, si los datos especificados en un control de un formulario no son dependientes de un campo de una tabla y si es necesario restringir o validar la entrada de datos, las propiedades deberán definirse en el formulario.


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Además, existen situaciones en las cuales deben utilizarse macros o código de Visual Basic para Aplicaciones junto con un formulario para realizar validaciones más complejas. Por ejemplo, tal vez desee poder omitir la regla de validación o comparar los valores de diferentes tablas. Para definir las reglas de validación en la vista Diseño se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Abra una tabla en la vista Diseño. 2.

En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el cual desea definir una regla de validación.

3.

En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga clic en el cuadro de la propiedad Regla de validación y, a continuación, escriba la regla de validación o bien elija el botón Generar H (figura 4-4) para crear la regla de validación mediante el Generador de expresiones. Por ejemplo, puede definir la expresión de validación “>9” para un campo Cantidad con el fin de impedir que un usuario realice un pedido de menos de 1 0 unidades.

4.

En el cuadro de la propiedad Texto de validación, escriba el mensaje de error que desea que se muestre cuando se viole una regla. Por ejemplo, para la expresión de validación “>9”, puede utilizar el mensaje “Debe realizar un pedido de 10 o más unidades”. Si se establece una regla de validación en un campo que contiene datos, Microsoft Access preguntará si se desea aplicar la nueva regla a los datos existentes al guardar la tabla.

Notas: •

Las reglas de validación de campo se imponen cada vez que se agregan o modifican datos, ya sea a través de la vista Hoja de datos de la tabla, un control de un formulario dependiente del campo, una consulta de datos anexados, una consulta de actualización, código de Visual Basic para aplicaciones o mediante la importación de datos de otra tabla.

•

Para comprobar si los datos de una tabla cumplen las reglas de validación, haga clic en Probar reglas de validación en el grupo Herramientas de la ficha Diseño (figura 4-5).


194


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Figura 4-5

Figura 4-4

4.1.7 Propiedad Requerido (Required) en los campos Puede usar la propiedad Requerido para especificar si es necesario que exista un valor en un campo. Si el valor de esta propiedad es Sí, al introducir datos en un registro deberá especificar un valor en el campo en cualquier control dependiente del mismo, y además el valor no podrá ser Nulo. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que el control Apellidos tenga siempre un valor en todos los registros. Cuando desee permitir el valor Nulo en un campo, no sólo deberá establecer No para la propiedad Requerido, sino que, si la propiedad ReglaDeValidación tiene algún valor, deberá contener explícitamente “regla_de_validación O Es Nulo”. La propiedad Requerido no se aplica a los campos de tipo Autonumérico. La propiedad Requerido puede tener los valores siguientes:

Valor Sí No

Visual Basic True (-1) False (0)

Descripción El campo requiere un valor. (Predeterminado) El campo no requiere un valor.

Puede establecer esta propiedad para todos los campos de una tabla (excepto para los de tipo Autonumérico) en la hoja de propiedades de la tabla o Visual Basic. Para tener acceso a la propiedad Requerido de un campo en Visual Basic, utilice la propiedad Required de DAO. El motor de base de datos Access hace que se cumpla la propiedad Requerido a nivel de tabla. Si establece Sí en esta propiedad, el campo deberá recibir un valor o contenerlo ya cuando tenga el enfoque, cuando un usuario introduzca datos en una tabla (o en un formulario u hoja de datos basado en ella), cuando una macro o Visual Basic establezcan el valor del campo o cuando se importen datos a la tabla.


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CAPITULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS. FORMATOS Y TIPOS DE DATOS...

195

Puede usar las propiedades Requerido y Permitir longitud cero (AllowZeroLength) para distinguir entre la inexistencia de información (indicada por una cadena de longitud cero (“ ”) almacenada en el campo) y la información que puede existir, pero que se desconoce (almacenada como un valor Nulo en el campo). Si establece Sí en la propiedad Permitir longitud cero, una cadena de longitud cero será una entrada válida en el campo, independientemente del valor de la propiedad Requerido. Si establece Sí en Requerido y No en Permitir longitud cero, deberá introducir un valor en el campo, y no será válida una cadena de longitud cero. Puede utilizar una máscara de entrada al introducir datos en un campo para distinguir entre un valor Nulo y la de una cadena de longitud cero. Por ejemplo, puede mostrarse la cadena “Ninguno” cuando se introduce una cadena de longitud cero. En la tabla siguiente se indica el resultado de las combinaciones de los valores de las propiedades Permitir longitud cero y Requerido. Requerido (Required) No

Permitir longitud cero (AllowZeroLenth) No

Acción del usuario

Valor almacenado

Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

Nulo Nulo

Nulo Nulo Cadena de longitud cero (no permitido) (no permitido) (no permitido) (no permitido) Cadena de longitud cero Cadena de longitud cero

No

Sí

Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

Sí

No

Sí

Sí

Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero Presionar ENTRAR Presionar BARRA ESPACIADORA Introducir una cadena de longitud cero

(no permitido)

Si establece Sí en la propiedad Requerido de un campo de una tabla contiene datos, Microsoft Access le dará la opción de comprobar o no si el tiene un valor en todos los registros existentes. Sin embargo, puede obligar a especifique un valor para el campo en todos los registros nuevos incluso existan registros con el valor Nulo en él.

que ya campo que se cuando

Para forzar una relación entre tablas que no admitan valores Nulo, establezca Sí en la propiedad Requerido del campo clave externa de la tabla relacionada.


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El motor de base de datos Jet asegurará entonces que haya un registro relacionado en la tabla principal antes de poder crear un registro en la tabla secundaria. Si el campo clave externa forma parte de la clave principal de la tabla secundaria, esto no es necesario, ya que una clave principal no puede contener el valor Nulo.

4.1.8 Permitir longitud cero en los campos. Propiedad permitir longitud cero (AllowZeroLength) Puede usar la propiedad Permitir longitud cero (AllowZeroLength) para especificar si una cadena de longitud cero (“ ”) es una entrada válida para un campo de una tabla. La propiedad Permitir longitud cero sólo se aplica a los campos de tipo texto, memo e hipervínculo. La propiedad Permitir longitud cero puede tener los valores siguientes: Valor

Visual Basic

Descripción

Sí

True (-1)

Una cadena de longitud cero es una entrada valida.

No

False (0)

(Predeterminado) Una cadena de longitud cero es una entrada valida.

Puede establecer esta propiedad en la hoja de propiedades de la tabla o con Visual Basic. Si desea que Microsoft Access almacene una cadena de longitud cero en lugar del valor Nulo cuando se deja un campo en blanco, establezca en Sí las propiedades Permitir longitud cero y Requerido. Puede utilizar la propiedad Formato cuando introduce datos en un campo para distinguir entre la presentación de un valor Nulo y la de una cadena de longitud cero. Por ejemplo, puede mostrarse la cadena “Ninguno” cuando se introduce una cadena de longitud cero. La propiedad Permitir longitud cero es independiente de la propiedad Requerido, que sólo determina si es válido el valor Nulo para el campo. Si Permitir longitud cero tiene el valor Sí, será válida para el campo una cadena de longitud cero, independientemente del valor de la propiedad Requerido. Propiedades que controlan cómo se tratan los campos en blanco Es posible controlar el modo en que se trata un campo en blanco mediante el establecimiento de diversas combinaciones de las propiedades Requerido y Permitir longitud cero del campo. La propiedad Permitir longitud cero sólo está disponible para campos de Texto, Memo o Hipervínculo. La propiedad Requerido determina si debe realizarse una entrada. Si la propiedad Permitir longitud cero se ha establecido a Sí, Microsoft Access diferenciará entre dos tipos de valores en blanco: valores nulos y valores de cadena de longitud cero.


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Diferencia entre valores nulos y cadenas de longitud cero Microsoft Access permite distinguir entre dos tipos de valores en blanco. En determinadas situaciones, un campo puede dejarse en blanco porque la información existe, pero se desconoce en ese momento, o porque el campo no se aplica al registro. Por ejemplo, si una tabla tiene un campo Número, podrá dejarlo en blanco si no está seguro del número de fax del cliente o de si el cliente tiene un número de fax. Para una situación de este tipo, dejar el campo en blanco introduciendo un valor nulo significa “desconocido”. La introducción de una cadena de longitud cero escribiendo dobles comillas (" ") significa “conocida la inexistencia de un valor”. Cuándo permitir valores nulos en un campo Si se desea dejar un campo en blanco sin necesidad de determinar la razón por la cual dicho campo se deja en blanco, establezca las propiedades Requerido y Permitir longitud cero a No. Éste es el valor predeterminado al crear un nuevo campo Texto, Memo o Hipervínculo. Cuándo no permitir valores nidos ni cadenas de longitud cero en un campo Si no desea permitir que un campo quede en blanco, propiedad Requerido a Sí y la propiedad Permitir longitud cero a No.

establezca la

Cuándo permitir valores nulos y cadenas de longitud cero en un campo Si desea poder distinguir entre un campo que se ha dejado en blanco por desconocer la información y otro que se ha dejado en blanco por no ser aplicable, deberá establecer la propiedad Requerido (Required) a No y la propiedad Permitir longitud cero a Sí. En este caso, al agregar un registro se dejará el campo en blanco (con lo que se introduce un valor nulo) si se desconoce la información. Por otra parte, se introducirán dobles comillas (“”) sin espacio entre ellas para introducir una cadena de longitud cero, indicando que el campo no se aplica al registro actual. Cuándo permitir únicamente cadenas de longitud cero o algún valor en un campo Si sólo desea dejar un campo en blanco cuando sabe que el campo no se aplica a un registro, establezca la propiedad Requerido y la propiedad Permitir longitud cero a Sí. En este caso, la única manera de dejar un campo en blanco es escribir comillas dobles sin espacio entre ellas o presionar BARRA ESPACIADORA para introducir una cadena de longitud cero.


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Distinguir entre valores nulos y cadenas de longitud cero Cuando ve datos en un campo que contiene valores nulos y cadenas de longitud cero, los campos tienen el mismo aspecto, no contienen valores. Puede distinguir los valores nulos de las cadenas de longitud cero utilizando una expresión en un campo de consulta o en el origen del control de un control independiente de un formulario, un informe o una página de acceso a datos. La siguiente expresión devuelve “Unknown” en el campo que contiene Null y “ZLS” si el campo contiene una cadena de longitud cero; de lo contrario, la expresión devolverá el valor de ese campo: =IIf(IsNull([rtom¿re£/ecaw/?o]),“Unknown”,Format([nombredecampo],“@;\ZLS”)) Localizar cadenas de longitud cero o valores nulos Puede utilizar el comando Buscar del grupo Buscar de la ficha Inicio para localizar valores nulos o cadenas de longitud cero. En la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, seleccione el campo en el que desea buscar. En el cuadro Buscar (figura 4-6), escriba Nulo para localizar valores nulos o escriba comillas (“ ”) sin espacio entre ellas para encontrar cadenas de longitud cero. En el cuadro Coincidir, seleccione Hacer coincidir todo el campo y asegúrese de que la casilla de verificación Buscar los campos con formato no está activada.

Figura 4-6

4.1.9 Campos indexados (propiedad Indexed) Puede usar la propiedad Indexado para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación. Por ejemplo, si busca empleados basándose en un campo llamado Apellidos, podrá crear un índice para este campo para hacer más rápida la búsqueda.


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La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes: Valor

No Sí (Con duplicados) Sí (Sin duplicados)

Descripción

(Predeterminado) Sin índice. El índice admite valores duplicados. El índice no admite valores duplicados.

Sólo puede establecer esta propiedad en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de la tabla. Puede establecer un índice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexado en la sección Propiedades del campo de la vista Diseño de tabla. Para establecer índices formados por varios campos, abra la ventana índices haciendo clic en el comando índices del menú Ver. Si agrega un índice de un solo campo en la ventana índices, Microsoft Access establecerá Sí en la propiedad Indexado de ese campo. Puede usar la propiedad Indexado para buscar y ordenar registros con un solo campo de una tabla. Este campo puede contener valores únicos o no. Por ejemplo, puede crear un índice con un campo llamado IdEmpleado para una tabla Empleados en la que cada identificador de empleado sea único, o también un índice con el campo Nombre, en el que algunos nombres pueden estar duplicados. No es posible crear índices con los campos de tipo Memo, Hipervínculo u Objeto OLE. Puede crear tantos índices como precise. Los índices se crean al guardar la tabla, y se actualizan automáticamente al modificar o agregar registros. En cualquier momento puede agregar o eliminar índices en la vista Diseño de la tabla. Puede especificar texto utilizado habitualmente al comienzo o al final de un nombre de campo (como “Id”, “código” o “núm”) en la opción Autoindexar al importar o crear de la ficha Tablas/Consultas, que aparece al hacer clic en el comando Opciones del menú Herramientas. Al importar archivos de datos que contengan ese texto en el nombre de sus campos, Microsoft Access creará un índice de los mismos. Si la clave principal de una tabla es un solo campo, Microsoft Access establecerá automáticamente la propiedad Indexado de ese campo a Sí (Sin duplicados). Si desea crear índices con múltiples campos, utilice la opción Indices del grupo Mostrar y ocultar de la ficha Diseño con la tabla en vista Diseño tal y como ya se ha visto en el capítulo anterior.


200


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4.1.10 Comprimir los datos en un campo texto, memo o hipervínculo (propiedad Unicode Compression) Microsoft Access 2000 utiliza el esquema de codificación de caracteres Unicode para representar los datos en un campo Texto, Memo o Hipervínculo. En Unicode, cada carácter viene representado por dos bytes en lugar de un único byte. Un esquema de codificación que almacena cada carácter en un byte le limita a una sola página de códigos: un conjunto numerado que contiene un máximo de 256 caracteres. Sin embargo, Unicode puede admitir un máximo de 65.536 caracteres, pues representa cada carácter con dos bytes. Por ello, los datos de un campo Texto, Memo o Hipervínculo requieren un mayor espacio de almacenamiento que en versiones anteriores de Access. Puede compensar este efecto de la representación de caracteres de Unicode y asegurar un óptimo funcionamiento estableciendo la propiedad Unicode Compression del campo a Sí. Esta es la opción predeterminada cuando crea un nuevo campo Texto, Memo o Hipervínculo. Cuando la propiedad Unicode Compression de un campo está establecida a Sí, los caracteres cuyo primer byte es O se comprimen al almacenarse y se descomprimen al recuperarse. Dado que el primer byte de un carácter latino (perteneciente a un idioma de Europa Occidental, como el inglés, español o alemán) es siempre O, la representación de caracteres de Unicode no afecta al espacio de almacenamiento necesario para datos comprimidos cuando éstos estén formados exclusivamente por caracteres latinos. Se puede almacenar en un solo campo cualquier combinación de caracteres admitida por Unicode. Sin embargo, si el primer byte de un carácter particular no es O, ese carácter no se comprimirá. Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requiera 4.096 bytes o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro registro.

4.1.11 Resumen sobre propiedades de campos En la tabla que se presenta a continuación se ofrece un resumen de la utilización de las propiedades de los campos según el tipo de datos que contienen. También se especifican los formatos adecuados.


© RA-MA l'sc rsia propiedad ili i.iinpn. Tamaño del campo

CAPÍTULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS, FORMATOS Y TIPOS DE DATOS... 201 Con estos de diitos... Texto Número Autonumérico

tipos Establecer el tamaño máximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Número o Autonumérico. Más información acerca de los valores de la propiedad para estos tipos de datos: Texto Especifique un valor entre 1 y 255. Los campos Texto pueden oscilar entre 1 y 255 caracteres. En campos de texto mayores, use el tipo de datos Memo. En el caso de los datos de un campo Texto, Access no reserva más espacio del necesario para alojar los valores reale s. La propiedad Tamaño del campo es el tamaño máximo del valor del campo. Número Seleccione uno de los siguientes valores: Byte: para enteros comprendidos entre 0 y 255. El requisito de almacenamiento es un byte. Entero: para enteros comprendidos entre requisito de almacenamiento es dos bytes.

-32.768

y

+32.767.

El

Entero largo: para enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y +2.147.483.647. El requisito de almacenamiento es cuatro bytes. Use el tipo de datos Entero largo cuando cree una clave externa para relacionar un campo con el campo de clave principal Autonumérico de otra tabla. Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -3,4 × 10 38 y + 3,4 × 10 38 de hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es cuatro bytes. Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre -1,797 × 10 308 y +1,797 × 10 308 de hasta 15 dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es ocho bytes. Id. de réplica: para almacenar un identificador único global necesar io para la réplica. El requisito de almacenamiento es 16 bytes. Observe que la réplica no se admite con el formato de archivo .accdb. Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... × 10 27 y +9,999... × 10 27 . El requisito de almacenamiento es 12 bytes. Autonumérico Seleccione uno de los siguientes valores: Entero largo: para valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1 y +2.147.483.648 cuando la propiedad Nuevos valores esté establecida en Incrementalmente, y entre -2.147.483.648 y +2.147.483.647 cuando la propiedad Nuevos valores esté establecida en Aleatoriamente. El requisito de almacenamiento es cuatro bytes.

1


202 ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ___________________________________________________ © RA-MA Id. de réplica: para almacenar un identificador único global necesario para la réplica. El requisito de almacenamiento es 16 bytes. Observe que la réplica no se admite con el formato de archivo .accdb. Para conseguir un rendimiento óptimo, especifique siempre el Tamaño del campo más pequeño que sea suficiente. Formato

Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Hipervínculo

Personalizar la forma en que el campo predeterminada cuando se visualiza o se imprime.

aparece

de

forma

Más información acerca de los valores de la propiedad para estos tipos de datos: Texto Es posible definir un formato personalizado para un campo Texto tal y como ya se ha visto anteriormente. Número Seleccione uno de los siguientes valores: Número general: muestra el número tal ejemplo, 3456,789 se muestra como 3456,789.

y

como

se

escribió.

Por

Moneda', muestra el número mediante el separador de miles y aplica los valores de Configuración regional y de idioma del Panel de control para las cifras negativas, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales. Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3.456.79 $. Euro: muestra el número mediante el símbolo de independientemente del símbolo especificado en regional y de idioma. Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3.456.79 € y 3 456,789 se convierte en 3 456,79 €.

moneda Euro, Configuración

Fijo-, muestra al menos un dígito y aplica los valores de Configuración regional y de idioma del Panel de control para las cifras negativas, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones decimales. Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3456,79. Estándar: muestra el número mediante el separador de miles y aplica los valores de Configuración regional y de idioma del Panel de control para las cifras negativas, los símbolos decimales y las posiciones decimales. Este formato no muestra un símbolo de moneda. Por ejemplo, 3456,789 se muestra como 3.456,79. Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con un signo de porcentaje anexado al final. Aplica los valores de Configuración regional y de idioma del Panel de control para las cifras negativas, los símbolos y las posiciones decimales. Por ejemplo, 0,3456 se muestra como 35%. Científico-, muestra el valor en notación ejemplo, 3456,789 se muestra como 3,46E+03.

científica

estándar.

Por

Fecha/Hora Seleccione uno predefinidos:

de

los

siguientes


formatos

de

visualización

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CAPITULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS. FORMATOS Y TIPOS DE DATOS... Fecha general, muestra el valor mediante una combinación valores Fecha corta y Hora larga. Fecha larga', muestra el valor mediante el valor Configuración regional y de idioma del Panel de control.

Fecha

203

de los larga

de

Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd-mmm-aa (14Jul-06, por ejemplo). Fecha corta: muestra el valor mediante el valor Configuración regional y de idioma del Panel de control.

Fecha

corta

de

Hora larga: muestra el valor mediante el valor Configuración regional y de idioma del Panel de control.

Hora

larga

de

Hora mediana: muestra el valor mediante el formato HH:MM p.m., donde HH representa la hora, MM representa el minuto y p.m. representa a.m. o p.m. El valor de hora puede oscilar entre 1 y 12, el de minuto entre 0 y 59. Hora corta: muestra el valor mediante el formato HH:MM, donde HH es la hora y MM el minuto. La hora puede oscilar entre 0 y 23 y el minuto entre 0 y 59. Sí/No Seleccione uno de los siguientes valores: Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso. Si/No: muestra el valor como Sí o No. Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado. Verdadero=SÍ=Activado y Falso=No=Desactivado

Posiciones decimales

Número Moneda

Nuevos valores

Autonumérico

Máscara de entrada

Texto Número Fecha/Hora Moneda

Título

Todos los tipos de datos Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Sí/No Hipervínculo

Establecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rótulos de los formularios, los informes y las consultas.

Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Sí/No Hipervínculo

Proporcionar una expresión que debe ser verdadera para agregar o modificar el valor de este campo.

Valor predeterminado

Regla de validación

Especificar el número de posiciones decimales que se va a usar a la hora de mostrar números. Establecer si un campo Autonumérico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo registro. Mostrar caracteres de edición para guiar la especificación de datos.

Asignar de forma automática el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevo registro.


204


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Texto de validación

Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Sí/No Hipervínculo

Requerido

Todos los tipos de datos excepto Autonumérico Texto Memo Hipervínculo

Exigir que este campo contenga un valor en cada registro.

Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Autonumérico Sí/No Hipervínculo Texto Memo Hipervínculo Texto Memo Fecha/Hora Hipervínculo Texto Memo Fecha/Hora Hipervínculo

Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo al crear y utilizar un índice. Los campos Memo e Hipervínculo son compatibles con los índices únicamente en los primeros 255 caracteres del ca mpo. Un índice de un campo hace que las operaciones de anexión, eliminación y actualización tarden más, ya que el índice tiene que actualizarse para reflejar los cambios.

Permitir longitud cero Indizado

Compresión Unicode Modo IME

Modo de oraciones IME

Etiquetas inteligentes

Sólo anexar

Texto Memo Número Fecha/Hora Moneda Autonumérico Hipervínculo Memo Hipervínculo

Formato del texto

Memo

Alineación del texto

Todos los tipos de datos excepto Datos adjuntos Fecha/Hora

Mostrar el Selector de fecha

Especificar el texto que aparece cuando un valor escrito en este campo infringe la expresión del cuadro Regla de validación.

Permitir la especificación (al establecerla en longitud cero (“”) en un campo Texto o Memo.

Sí) de una cadena de

Comprimir los datos de este campo cuando haya menos de 4,096 caracteres almacenados (siempre es verdadera en un campo Texto). No tiene ningún efecto si hay más de 4.096 caracteres almacenados. Controlar la conversión de caracteres en las versiones asiáticas de Windows.

Controlar la Windows.

conversión

de

oraciones

en

las

versiones

asiáticas

de

Adjuntar una etiqueta inteligente al campo.

Realizar un seguimiento del historial del valor del campo al establecer la propiedad en Sí. Si se cambia a No, se borra el historial del valor del campo. Cuando Sólo anexar se establece en Sí, Access realiza un seguimiento de los cambios en los valores del campo. Para ver el historial de un campo Sólo anexar, haga clic con el botón secundario en un valor del campo y, a continuación, haga clic en Mostrar historial de columna en el menú contextual. Access muestra un historial de cambios en el valor del campo. Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los datos del campo como HTML y permitir la aplicación de formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar únicamente texto. Especificar la alineación predeterminada del texto de un control.

Especificar si Access muestra un selector de fecha calendario) cuando los usuarios modifican el valor de un campo.


(control

de

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205

4.2 PERSONALIZAR CAMPOS Mover campos Para mover un campo en la vista Diseño de la tabla se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Abra la tabla en la vista Diseño. 2.

Seleccione el campo o los campos que desea mover. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos.

3.

Presione y mantenga presionado el botón del ratón en el selector de filas de nuevo. Microsoft Access muestra una barra horizontal fina justo por encima de la última fila seleccionada.

4.

Arrastre la barra horizontal a la fila situada justo debajo del lugar a donde desea mover los campos.

Al cambiar el orden de los campos en la vista Diseño de tabla, se modifica el orden en el que los campos se almacenan en la tabla y también se cambia el orden de las columnas en la hoja de datos de la tabla. Para mover columnas en la vista Hoja de datos: 1.

Abra una tabla, consulta, formulario, vista o procedimiento almacenado en la vista Hoja de datos.

2.

Seleccione las columnas que desee mover. Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de campo de la columna. Para seleccionar columnas contiguas, haga clic en el selector de campo de la columna y sin liberar el botón del ratón, arrastre éste para extender la selección.

3.

De nuevo, haga clic y mantenga presionado el botón del ratón en el selector o selectores de campo.

4.

Arrastre las columnas a una nueva posición.

Cambiar el nombre de los campos Para cambiar el nombre de un campo en la vista Diseño se tendrá en cuenta lo siguiente: 1 . Abra la tabla en la vista Diseño. 2 . Haga doble clic en el nombre del campo que desea cambiar.


206 ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _______________________________________________________ © RA-MA

3.

Escriba el nuevo nombre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.

4.

Haga clic en Guardar guardar los cambios.

en la barra de herramientas de acceso rápido para

Si tiene expresiones o código de Visual Basic para aplicaciones que contengan referencias al campo cuyo nombre va a cambiar, deberá actualizar todas esas referencias con el nuevo nombre. Para cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos se tendrá en cuenta lo siguiente: 1.

Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

2.

Haga doble clic en el selector de campos del campo que desea cambiar. Si la propiedad Título (Caption) se ha establecido para este campo, el texto mostrado en el selector de campos podrá ser diferente del nombre del campo real. En este caso, al hacer doble clic en el selector de campos, el texto del título desaparecerá y se reemplazará por el nombre del campo. Si continúa, editará el nombre del campo y, al presionar ENTRAR para guardar este cambio, el texto del título se eliminará. Si no desea eliminar el texto del título, presione ESC inmediatamente después de hacer doble clic en el selector de campos para cancelar la edición.

3.

Escriba el nuevo nombre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.

4.

Presione ENTRAR para guardar el nuevo nombre.

Eliminar campos Para eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Abra la tabla en la vista Diseño. 2.

Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para elegir un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos.

3.

Haga clic en Eliminar filas en el grupo Herramientas de la ficha Diseño.


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Notas: •

Si otros objetos de la base de datos contienen referencias a un campo eliminado, deberá eliminar también esas referencias. Por ejemplo, si un informe contiene un control dependiente de un campo eliminado, Microsoft Access no podrá encontrar los datos del campo y generará un mensaje de error.

•

No es posible eliminar un campo que forma parte de una relación. Debe eliminar primero la relación.

Para eliminar un campo de una tabla en la vista Hoja de datos se tendrá en cuenta lo siguiente; 1.

Abra la tabla en la vista Hoja de datos.

2.

Haga clic en el selector de campos de la columna que desea eliminar con el botón derecho del ratón.

3.

En el menú emergente resultante seleccione Eliminar columna.

Cambiar el tipo de datos de los campos Para cambiar el tipo de datos de un campo se tendrá en cuenta lo siguiente: 1.

Si la tabla contiene datos, será conveniente realizar una copia de seguridad de la tabla antes de cambiar los tipos de datos o el tamaño de los campos.

2.

Abra la tabla en la vista Diseño.

3.

Haga clic en la columna Tipo de datos del campo que desea cambiar, haga clic en la flecha (figura 4-7) y, a continuación, seleccione el nuevo tipo de datos.

4.

Haga clic en Guardar

en la barra de herramientas de acceso rápido.

Si la conversión del tipo de datos tuviera como resultado la pérdida de valores, Microsoft Access mostrará un mensaje que indica que se han producido errores durante la conversión antes de guardar realmente los cambios. Elija Cancelar para cancelar los cambios y Aceptar para continuar y guardar los cambios a pesar de todo. En tablas de gran tamaño, el cambio de un tipo de datos puede llevar mucho tiempo. Si desea cancelar el proceso de conversión en cualquier momento de su ejecución, presione CTRL+INTER y, a continuación, haga clic en Aceptar.


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Figura 4-7 Consecuencias de cambiar el tipo de datos de un campo Es posible que en algún momento necesite cambiar el tipo de datos de los campos que ya contienen datos. Puede que haya importado datos y que Microsoft Access no haya establecido el tipo de datos como deseaba, o bien puede que el tipo de datos establecido para un campo ya no sea adecuado. Antes de convertir un tipo de datos a otro, tenga en cuenta cómo afectará el cambio a la base de datos completa. ¿Qué consultas, formularios e informes utilizan el campo que va a convertir? Es posible que tenga que cambiar expresiones que dependan del campo modificado. Los cambios de tipo de datos más comunes entran dentro de las cuatro categorías siguientes: convertir a Texto desde otros tipos de datos, convertir de Texto a Numérico, Moneda, Fecha/Hora o Sí/No, convertir entre Moneda y Numérico o entre Texto y Memo y cambiar el valor de la propiedad Tamaño del campo para los campos Numéricos. Convertir a Texto desde otros tipos de datos Aunque es aconsejable almacenar los números que se van a utilizar en cálculos en un campo Numérico o Moneda, es posible que un campo que contenía originalmente sólo números ahora requiera el uso de letras y otros caracteres no numéricos. Por ejemplo, supongamos que dispone de un campo Numérico que contiene números de código. Si con el tiempo necesita incluir letras, guiones, paréntesis u otros caracteres no numéricos como parte del código, deberá cambiar el tipo de datos del campo a Texto. Microsoft Access convierte los valores numéricos a texto mediante un formato Número general y los valores de fecha a texto mediante un formato Fecha general. Los valores convertidos no incluyen ningún símbolo de moneda ni otros caracteres de formato especiales especificados en el campo.


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Convertir de Texto a Numérico, Moneda, Fecha/Hora o Si/No Si tiene datos almacenados en un campo Texto y desea cambiar el campo a otro tipo de datos, Microsoft Access puede convertir los valores que son apropiados para el nuevo tipo de datos. Por ejemplo, si tiene números almacenados en un campo Texto y desea llevar a cabo cálculos matemáticos con los datos, debe convertir el campo al tipo de datos Numérico o Moneda. Siempre que todos los datos almacenados en el campo sean solamente números, puede cambiar el tipo de datos sin perder ningún dato. Para las conversiones de los tipos de datos Texto a Numérico, las comas decimales y los separadores de millares se interpretan de la forma apropiada. Los símbolos de moneda se interpretan de acuerdo con la configuración regional especificada al hacer doble clic en Configuración regional en el Panel de control de Windows. Para las conversiones de Texto a Fecha/Hora, la mayoría de los formatos de fecha y hora se convierten correctamente. Los formatos de fecha y hora se interpretan de acuerdo con la configuración regional especificada al hacer doble clic en Configuración regional en el Panel de control de Windows. Para las conversiones de Texto a Sí/No, las palabras Sí, Verdadero o Activado se convierten a un valor Sí, mientras que No, Falso o Desactivado se convierten a un valor No. Para mostrar Sí o No, debe hacer clic en la ficha Búsqueda en la vista Diseño de tabla y establecer la propiedad Mostrar control en Cuadro de texto. También puede convertir del tipo de datos Numérico al tipo de datos Sí/No: los valores cero o nulos se convierten a No y los valores distintos de cero a Sí. Convertir entre Moneda y Numérico o entre Texto y Memo Siempre se puede convertir entre los tipos de datos Moneda y Numérico. Es conveniente almacenar siempre los valores monetarios con el tipo de datos Moneda para garantizar que los cálculos son correctos. También debe utilizar el tipo de datos Moneda si desea realizar muchos cálculos en un campo que contiene números entre uno y cuatro lugares decimales. El campo Moneda utiliza un método de cálculo de coma fija que evita los errores de redondeo. Siempre es posible convertir entre los tipos de datos Texto y Memo. Por ejemplo, si desea almacenar valores de texto más largos de lo previsto inicialmente, puede cambiar un campo al tipo de datos Memo. No obstante, si un campo no va a contener más de 255 caracteres, deberá utilizar el tipo de datos Texto.


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Cambiar el valor de la propiedad. TamañoDelCampo para campos de tipo Numérico En los campos con el tipo de datos Numérico, el valor de la propiedad Tamaño del campo determina el tipo de número específico: Byte, Entero, Entero largo. Simple, Doble, Decimal o Id. de réplica (GUID). Si convierte un campo al tipo Numérico, tenga en cuenta si necesita cambiar el valor de Tamaño del campo para los valores almacenados en el campo. Si cambia el valor de Tamaño del campo desde un tamaño mayor, como Doble, a un tamaño menor, como Entero, deberá asegurarse de que los valores almacenados en el campo caben en el nuevo tamaño del campo. Si cambia a un valor de Tamaño del campo que no permite el número de lugares decimales incluidos en los valores actuales, los números se redondearán. Por ejemplo, si cambia un campo de Doble a Entero largo, los números decimales se redondearán al número entero más cercano. Además, si los valores son demasiado grandes para almacenarse en el nuevo tamaño, se eliminarán y se reemplazarán por valores Nulos. A continuación se incluye una lista del resultado de la conversión de tipos de datos comunes cuando la tabla contiene datos, así como de las consideraciones que deben tenerse en cuenta.

Todos los tipos de datos Texto

Autonumérico

Memo

Prohibida por Microsoft Access Numérico, Moneda, Convierte el texto a Fecha/Hora, Si/No los valores apropiados Texto Conversión sencilla

Numérico

Texto

Numérico

Moneda

Fecha/Hora

Texto

Moneda

Texto

Moneda

Numérico

Convierte los valores a texto Convierte los números a moneda Convierte los valores a texto Convierte los valores a texto Conversión sencilla

Autonumérico Texto

Convierte los valores a texto

Autonumérico Numérico

Conversión sencilla

Si/No

Convierte los valores a texto

Texto

Ninguna. Asegúrese de que los valores se ajustan al nuevo tipo de datos; los valores inapropiados se eliminan. Los datos más largos que el valor de Tamaño del campo se truncan. Los números adoptan el formato Número general. Asegúrese de que los valores se ajustan al nuevo tipo de datos; los valores inapropiados se eliminan. Las fechas u horas adoptan el formato Fecha general. El texto no incluye los símbolos de moneda, como $. Asegúrese de que los valores se ajustan al nuevo tipo de datos; los valores inapropiados se eliminan. Los valores pueden truncarse, dependiendo del valor de Tamaño del campo. Los valores pueden truncarse, dependiendo del valor de Tamaño del campo. Ninguna.


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CAPÍTULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS. FORMATOS Y TIPOS DE DATOS...

Especificar un nombre vista Hoja de datos

diferente

para

mostrar

un

campo

(columna)

211

en

la

Se tendrá en cuenta lo siguiente: 1.

Abra la tabla en la vista Diseño.

2.

En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el que desea definir un nombre de columna diferente.

3.

En la parte inferior de la ventana, en la ficha General (figura 4-1), haga clic en el cuadro de la propiedad Título (Caption) y escriba el texto para el nombre de la columna. El texto puede contener cualquier combinación de letras, números, espacios y símbolos con una longitud de hasta 255 caracteres.

Notas: •

Esto resulta útil cuando desea que el encabezado de columna sea más largo o más descriptivo que el nombre real del campo. Por ejemplo, puede que desee nombrar un campo Apell para utilizarlo en las expresiones y en el código de Visual Basic para aplicaciones, pero quiera mostrar el texto “Apellidos” como encabezamiento de columna del campo.

•

La propiedad Título de un campo también especifica el texto predeterminado para las etiquetas adjuntas a los controles de formularios e informes creados con un asistente o mediante el arrastre de un campo desde la lista de campos.

•

Si establece la propiedad Título de un campo y posteriormente cambia el nombre de ese campo en la vista Hoja de datos, se eliminará el texto del título del campo. En este caso, puede volver a definir el título del campo como se ha descrito en este tema. Para evitar que suceda, cambie el nombre del campo en la vista Diseño.

Especificar el control predeterminado casilla de verificación) para un campo

(cuadro

de

lista,

cuadro

combinado

Se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Abra la tabla que contiene el campo en la vista Diseño. 2.

Haga clic en la columna Tipo de datos de un campo Texto, Numérico o Sí/No.


o

212


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3.

Haga clic en la ficha Búsqueda en la parte inferior de la pantalla (figura 4-8).

4.

En el cuadro de la propiedad Mostrar control, seleccione un control de la lista.

Notas: •

Puede especificar un tipo de control predeterminado para campos Texto, Numérico y Sí/No. Al establecer el tipo de control predeterminado para un campo, Microsoft Access muestra ese control en la hoja de datos de la tabla y crea automáticamente ese tipo de control siempre que se agrega ese campo a un formulario o informe. Para los campos Texto y Numérico, el tipo de control predeterminado puede ser un cuadro de texto, un cuadro combinado o un cuadro de lista (sólo formularios). Para los campos Sí/No, el tipo de control predeterminado puede ser una casilla de verificación, un cuadro de texto o un cuadro combinado.

•

Si desea mostrar el campo como un cuadro combinado en la hoja de datos de una tabla, pero como un cuadro de texto en la hoja de datos de una consulta, podrá establecer la propiedad Mostrar control en la ficha Búsqueda para el campo en la vista Diseño de la consulta además de en la propiedad de la tabla.

Figura 4-8 Cambiar el tamaño de los campos Texto y Numérico Es posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto o el intervalo y el tipo de valores numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico. Para ello se tendrá en cuenta lo siguiente:


© RA-MA _________ CAPITULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS, FORMATOS Y TIPOS DE DATOS... 213

1.

En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya propiedad Tamaño del campo desee establecer.

2.

En la parte inferior de la ventana, en la ficha General (figura 4-1), haga clic en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo.

3.

Para un campo Texto, escriba el número máximo de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres).

4.

Para un campo Numérico, haga clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee.

Definir el número de posiciones decimales que se van a mostrar en un campo o un control Puede utilizar la propiedad LugaresDecimales (DecimalPlaces) para especificar el número de posiciones decimales que se van a mostrar en un campo Numérico o Moneda o en un control con datos numéricos o de moneda. Puede establecer la propiedad LugaresDecimales en la vista Diseño de la tabla, en la vista Diseño de la consulta, en la vista Diseño del formulario o en la vista Diseño del informe. En la mayoría de los casos, probablemente desee establecer la propiedad del campo en la vista Diseño de la tabla. De esta forma, el valor se aplica automáticamente al campo en la vista Diseño de la consulta y a los controles de un formulario o informe dependiente de ese campo (siempre que se creen los controles después de establecer la propiedad en la vista Diseño de la tabla). No obstante, en algunos casos puede que desee establecer la propiedad en la vista Diseño de la consulta, del formulario o del informe. Por ejemplo, es posible que desee que el número de posiciones decimales de una hoja de datos de tabla sea diferente del de un informe. Podría establecer la propiedad LugaresDecimales del campo en la vista Diseño de la consulta y después basar el informe en la consulta. Si está utilizando un control independiente, deberá establecer la propiedad LugaresDecimales en la vista Diseño del formulario o en la vista Diseño del informe. Para establecer la propiedad LugaresDecimales en la vista Diseño de la tabla tendremos en cuenta lo siguiente: 1. Abra una tabla en la vista Diseño. 2.

En la parte superior de la ventana, seleccione el campo para el que desea definir el número de lugares decimales.


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3.

En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga clic en la flecha situada al lado del cuadro de la propiedad Lugares decimales (figura 4-9) y, a continuación, seleccione el número de posiciones decimales que desee. La propiedad Lugares decimales proporciona un valor predeterminado Automático y la opción de especificar entre O y 15 lugares decimales. Cuando se establece a Automático, los campos con la propiedad Formato establecida a Moneda, Fijo, Estándar, Porcentaje y Científico muestran dos lugares decimales. La propiedad Lugares decimales no tiene ningún efecto si no se ha establecido la propiedad Formato.

4.

El valor de la propiedad Lugares decimales únicamente afecta al número de lugares decimales que se muestran, no a cuántos lugares decimales se almacenan. Por ejemplo, si establece la propiedad Lugares decimales a 2 para un campo Numérico cuya propiedad Tamaño del campo está establecida a Entero, se mostrarán dos lugares decimales, pero como sólo se guardarán valores de números enteros, los dos lugares decimales estarán ocupados por ceros. Para cambiar el número de lugares decimales que se almacenan, debe cambiar la propiedad Tamaño del campo de un campo numérico.

Definir el formato en que se muestran los datos para un campo en la vista Diseño de la tabla Se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. 2.

Abra una tabla en la vista Diseño. En la parte superior de la ventana, seleccione el campo cuyo formato desea definir.

3.

En la parte inferior de la ventana, en la ficha General, haga clic en la flecha situada al lado del cuadro de la propiedad Formato y, a continuación, seleccione uno de los formatos predefinidos (figura 4-10) para formatos Numérico, Autonumérico y Moneda, y figuras 4-11 y 4-12 para campos Fecha/Hora y Sí/No. Si los formatos predefinidos no se ajustan a sus necesidades, podrá escribir el nombre de un formato personalizado en el cuadro de la propiedad Formato para cualquier tipo de datos de campo excepto los Objetos OLE. Los nombres de formatos personalizados ya se analizaron al tratar la propiedad Formato al principio de este capítulo.


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CAPITULO 4. PROPIEDADES DE CAMPOS. FORMATOS Y TIPOS DE DATOS... 215

Figura 4-9

Figura 4-10

Figura 4-11

Figura 4-12


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4.3 CAMPOS DE BÚSQUEDA Y DE LISTA DE VALORES Mediante el Asistente para búsquedas, puede crear un campo (campo de lista de búsqueda o campo de lista de valores) que permite buscar y mostrar en una tabla uno o varios campos de otra tabla relacionada con ella o de una lista previamente creada. Hay por tanto dos tipos de listas para facilitar la introducción de datos: •

Lista de búsqueda que muestra valores buscados en una tabla o consulta existente.

•

Lista de valores que muestra un conjunto fijo de valores introducidos al crear el campo.

Listas de búsqueda La lista de búsqueda más común muestra en la tabla actual los valores buscados en una tabla relacionada con ella. Por ejemplo, el campo Proveedor de la tabla Productos de la base de datos de ejemplo Neptuno muestra esta lista de búsqueda (figura 4-13):

Li st a de b ú squ eda

Figura 4-13 Esta lista se crea buscando los valores del campo Id. de proveedor en la tabla Proveedores y mostrando en la tabla Productos los nombres del campo Proveedor correspondientes. La selección de un valor de una lista de búsqueda establece el valor de la clave externa del registro actual (Proveedor en la tabla Productos) al valor de la clave principal del registro correspondiente de la tabla relacionada (Id. de proveedor en la tabla Proveedores). De esta forma se crea una asociación con la tabla relacionada para mostrar (pero no almacenar) los nombres del campo Proveedor en el registro. La clave externa (IdProveedor) se almacena pero no se muestra. Por ello, toda actualización realizada en los datos de la tabla Proveedores se reflejará en la lista y en los registros de la tabla Productos. Debe definir un campo de lista de búsqueda en la tabla que contendrá la clave externa y que mostrará la lista de búsqueda. En este ejemplo, el campo de lista de búsqueda se definiría en la tabla Productos.


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Listas de valores Una lista de valores tiene el mismo aspecto que una lista de búsqueda, pero está formada por un conjunto fijo de valores escritos al crearla. Una lista de valores sólo debe utilizarse para los valores que no cambian muy a menudo y que no necesitan almacenarse en una tabla. Por ejemplo, una lista para un campo Tratamiento que contenga Sr., Sra. o Srta. es una buena candidata para una lista de valores. Al elegir un valor de una lista de valores se almacena ese valor en el registro; no se crea una asociación a una tabla relacionada. Por ello, si posteriormente cambia cualquiera de los valores originales de la lista de valores, el cambio no se reflejará en los registros agregados antes de realizar este cambio. Puede agregar un nuevo campo de lista de valores o de búsqueda tanto en la vista Diseño como en la vista Hoja de datos de la tabla. No obstante, si el campo que desea utilizar como clave externa para un campo de búsqueda ya existe, deberá abrir la tabla de ese campo en la vista Diseño para definir el campo de búsqueda. Por ejemplo, si dispone de una tabla Productos que ya tiene definido un campo Proveedor y desea cambiarlo a un campo de búsqueda para que muestre los nombres de proveedores de la tabla Proveedores, deberá abrir la tabla Productos en la vista Diseño para cambiar Proveedor a un campo de búsqueda.

4.3.1 Campos de búsqueda en la vista Diseño Para crear un campo que busque datos de otra tabla en la vista Diseño se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. En la vista Diseño, abra la tabla a la que desee agregar el campo de búsqueda. 2.

Realice una de las siguientes operaciones: •

Para insertar un campo nuevo dentro de la tabla, haga clic en la fila situada bajo el lugar en que desea agregar el campo y, a continuación, haga clic en Insertar filas en el grupo Herramientas de la ficha Diseño, o bien, para agregar un campo nuevo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco. Escriba el nombre del campo en la columna Nombre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.

•

Si el campo que desea utilizar como clave externa para el campo de búsqueda ya existe, haga clic en la fila de ese campo. Por ejemplo, en la tabla Clase con un campo número de profesor (CINSTRFNO) añadimos el campo FNOMBRE de la tabla Claustro para ver los nombres de los profesores (figura 4-14).


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3 . En la columna Tipo de datos del campo añadido FNOMBRE, haga clic en la flecha y seleccione Asistente para búsquedas (figura 4-15). 4 . Haga clic en la opción que indica que desea que el campo de búsqueda busque los valores en una tabla o consulta (figura 4-16). 5 . Haga clic en Siguiente y siga las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente para búsquedas. En la figura 4-17 se elige la tabla (Claustro) que contiene el campo cuyos valores se van a buscar. 6 . En la figura 4-18 se elige el campo o campos de la tabla Claustro (FNOMBRE) cuyos valores se van a incluir en el campo de búsqueda de la tabla Clase. 7 . En la figura 4-19 se obtiene una pantalla para ordenar los registros del campo de búsqueda en ascendente o descendente. En la figura 4-20 se ajusta el ancho de la columna de búsqueda. 8 . En la figura 4-21 se define una etiqueta para el nombre de nuestro campo de búsqueda (que puede ser el propio nombre del campo) y se pulsa Finalizar. Microsoft Access crea el campo de búsqueda y establece determinadas propiedades del campo según las selecciones realizadas en el asistente haciendo advertencias sobre relaciones e integridad de datos (figuras 4-22 a 4- 24). Una vez creado un campo de lista de búsqueda, si pasamos la tabla a vista Hoja de datos y hacemos clic en la flecha situada a la derecha de cualquier registro del campo de búsqueda, podemos insertar en ese registro el valor del campo origen que seleccionemos en el desplegable (figura 4-25). También es posible agregar a una tabla un campo de búsqueda que muestre valores de la misma tabla que contiene el campo de búsqueda.

Figura 4-14


© RA-MA _________ CAPÍTULO 4. PROPIEDADES DK CAMPOS. FORMATOS Y TIPOS DE DATOS... 219

Figura 4-15

Figura 4-16

Figura 4-18


Figura 4-17

Figura 4-19

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Figura 4-20

Figura 4-21

Figura 4-22

Figura 4-23

Figura 4-24

Figura 4-25


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4.3.2 Campos de búsqueda en la vista Hoja de datos Para crear un campo que busque datos de otra tabla en la vista Hoja de datos se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla a la que desee agregar el campo de búsqueda. 2.

Para insertar el campo de búsqueda dentro de la tabla, haga clic en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar el campo y, a continuación, en el grupo Propiedades de la ficha Campos de la barra Herramientas de tabla, haga clic en Modificar búsquedas (figura 4-26).

3.

En el primer cuadro de diálogo del Asistente para búsquedas (figura 4-16), seleccione la opción que indica que desea que el campo de búsqueda busque los valores de una tabla o consulta.

4.

Haga clic en Siguiente y siga las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente para búsquedas que coinciden con los ya presentados en las figuras 4-17 a 4-24 para el caso de la vista Diseño. Cuando el Asistente para búsquedas ha terminado, el campo de búsqueda se agrega a la hoja de datos (figura 4-25). De forma predeterminada, el nuevo campo de búsqueda recibe un nombre en la hoja de datos, “Campo#”, donde # es un número, salvo que lo hayamos etiquetado con un nombre específico en la figura 4-21.

Figura 4-26


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4.3.3 Campos de lista de valores en la vista Diseño Para crear un campo de lista de valores en la vista Diseño se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Abra la tabla en la vista Diseño. 2.

Para insertar el campo dentro de la tabla, haga clic en la fila situada debajo del lugar donde desea agregar el campo y, a continuación, haga clic en Insertar filas en el grupo Herramientas de la ficha Diseño. Para agregar el campo al final de la tabla, haga clic en la primera fila en blanco.

3.

En la columna Nombre del campo, escriba el nombre del campo siguiendo las reglas para nombrar objetos de Microsoft Access.

4.

En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha y seleccione Asistente para búsquedas (figura 4-27).

5.

En el primer cuadro de diálogo del Asistente para búsquedas (figura 4-28), haga clic en la opción que indica que escribirá los valores que desee.

6.

Haga clic en Siguiente y siga las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente para búsquedas. En el siguiente paso (figura 4-29) el asistente pide que declaremos el número de columnas a incluir en la lista y que escribamos los valores que se desee en cada celda de las columnas.

7.

En el siguiente paso el asistente pide una etiqueta para la columna de búsqueda. Si no se ha especificado nombre para el campo columna de búsqueda antes de ejecutar el asistente, la etiqueta por defecto será Coll (figura 4-30). Al pulsar Finalizar se obtiene el campo de lista de valores.

Nota: cuando se utiliza el Asistente para búsquedas para crear una lista de valores fijos, Microsoft Access establece determinadas propiedades del campo según las selecciones realizadas en el asistente. Una vez creado el campo, si agrega el campo a un formulario, Microsoft Access copia su definición al formulario. El cuadro combinado o el cuadro de lista se crea automáticamente para el formulario. No obstante, si cambia la definición del campo de lista de valores de la tabla después de agregarlo a un formulario, esos cambios no se reflejarán en el formulario.


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Figura 4-27

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Figura 4-28

Figura 4-30

Figura 4-29

Una vez creado un campo de lista de búsqueda, si pasamos la tabla a vista Hoja de datos y hacemos clic en la flecha situada a la derecha de cualquier registro del campo de búsqueda, podemos insertar en ese registro el valor del campo origen que seleccionemos en el desplegable (figura 4-31).

Figura 4-31


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4.3.4 Campos de lista de valores en la vista Hoja de datos Para crear un campo de lista de valores en la vista Hoja de datos se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Abra la tabla en la vista Hoja de datos. 2.

Para insertar el campo de búsqueda dentro de la tabla, haga clic en la columna situada a la derecha del lugar en que desea insertar el campo y, a continuación, en el grupo Propiedades de la ficha Campos de la barra Herramientas de tabla, haga clic en Modificar búsquedas (figura 4-26).

3.

En el primer cuadro de diálogo del Asistente para búsquedas (figura 4-28), seleccione la opción que indica que escribirá los valores que desea utilizar.

4.

Haga clic en Siguiente y siga las instrucciones de los restantes cuadros de diálogo del Asistente para búsquedas (figuras 4-29 y 4-30). Cuando el Asistente para búsquedas ha terminado, el campo de lista de valores se agrega a la hoja de datos (figura 4-31). De forma predeterminada, el nuevo campo de lista de valores recibirá un nombre en el formulario, “Campo#”, donde # es un número. Puede cambiar este nombre si lo desea situando una etiqueta en la figura 4-30.

4.4 CAMPOS AUTONUMÉRICOS Y RÉPLICAS DE UNA BASE DE DATOS Si tiene previsto replicar la base de datos, deberá tener en cuenta qué tamaño de campo es apropiado para el campo Autonumérico utilizado como clave principal de una tabla. Si utiliza un campo Autonumérico como clave principal de una tabla en la base de datos replicada, establezca su propiedad Tamaño del campo (FieldSize) a Entero largo o a Id. de réplica. •

Si se suelen agregar menos de 100 registros entre la sincronización de réplicas, utilice un valor Entero largo para la propiedad Tamaño del campo con el fin de ocupar menos espacio en disco.

•

Si se suelen agregar más de 100 registros entre la sincronización de réplicas, utilice el valor Id. de réplica para la propiedad Tamaño del campo con el fin de impedir que los registros se asignen al mismo valor de clave principal en cada réplica. Tenga en cuenta, no obstante, que un campo Autonumérico con un tamaño de campo Id. de réplica produce un valor de 128 bits que requiere más espacio en disco.


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Ejercicio 4-1. Consideramos una base de datos con tablas de nombres: DEPT (departamentos de una empresa), EMP (empleados de la empresa) y SALGRADE (nivel salarial de los empleados) ci^os campos y registros ya fueron especificados en el Ejercicio 2-2 del Capítulo 2. En la tabla DEPT tenemos como restricción de integridad que el campo Deptno es clave primaria. En la tabla EMP tenemos que el campo Empno es elave primaria. Además, la tabla EMP tiene como clave foránea el campo Deptno referenciado con el mismo nombre en la tabla DEPT. Crear la base de datos en Access con nombre EMPLEADOS que aloje estas tablas con el diseño adecuado para esta base de datos relacional estudiado en el Capítulo 2. Para crear una nueva base de datos en blanco, inicie Access, haga clic en el Botón Archivo y elija Nuevo. Bajo Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos en blanco. A continuación, en el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo (figura 4-32). Por último, haga clic en Crear. Se crea la base de datos y se abre una tabla en la vista Hoja de datos (figura 4-33) lo que permite crear ya las tablas.

Figura 4-32


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Figura 4-33 Es posible agregar inmediatamente campos a la tabla haciendo clic sobre Haga clic para agregar en las figura 4-33 y escribiendo su nombre. Inmediatamente Haga clic para agregar se desplaza a la siguiente columna a la derecha. Para introducir un nuevo campo en la tabla se vuelve a hacer clic en Haga clic para agregar y se escribe su nombre y así sucesivamente se pueden ir añadiendo más campos hasta completar todos los campos de la tabla. A continuación se introducen los datos en la tabla y finalizada la misma, se guarda a través de la opción Guardar del menú emergente que se obtiene al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la ficha de la tabla y se le asigna el nombre DEPT (figura 4-34). Los tipos de datos los asigna Access automáticamente. De igual forma se crean las tablas EMP (figura 4-35) y SALGRADE (figura 4-36).

Figura 4-34

Figura 4-35


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Figura 4-36 No obstante, la definición de las tablas exige asignar formatos precisos diferentes a los que Access asigna por defecto. Para ello se utilizará la vista Diseño de las tablas. En la tabla DEPT (departamentos) el campo Deptno se refiere al número de departamento y es numérico de longitud 2 (figura 4-37), el campo Dname se refiere al nombre del departamento y es texto de longitud 14 (figura 4-38) y el campo Loe se refiere a la localización física del departamento siendo de tipo texto con longitud 13 (figura 4-39).

Figura 4-38

Figura 4-37

Figura 4-39


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En la tabla EMP (empleados) el campo Empno se refiere al número del empleado y es numérico de longitud 4 (figura 4-40), el campo Ename se refiere al nombre del empleado y es texto de longitud 12 (figura 4-41), el campo Job se refiere al trabajo del empleado y es texto de longitud 12 (figura 4-42), el campo Mgr se refiere al código del oficio y es numérico de longitud 4 (figura 4-43), el campo Hiredate se refiere a la fecha del contrato y es de tipo fecha (figura 4-44), el campo Sal se refiere al salario del empleado y es numérico de longitud 4 (figura 4-45), el campo Comm se refiere a las comisiones de los empleados y es numérico de longitud 4 (figura 4-46) y el campo Deptno se refiere al departamento del empleado siendo numérico de longitud 2 (figura 4-47).

Figura 4-40

Figura 4-41

Figura 4-42

Figura 4-43


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Figura 4-44

Figura 4-45

Figura 4-46

Figura 4-4 7

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En la tabla SALGRADE (nivel salarial del empleado) el campo Grade se refiere al nivel de salario y es numérico de longitud unitaria (figura 4-48), el campo Losal se refiere al salario mínimo y es numérico de longitud 4 (figura 4-49) y el campo Hisal se refiere al salario máximo siendo numérico de longitud 4 (figura 4-50).


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Figura 4-49

Figura 4-48

Figura 4-50 La tarea siguiente es seleccionar el campo Deptno como clave primaria de la tabla DEPT haciendo clic en dicho campo en la vista Diseño y haciendo clic a continuación en Clave principal en el grupo herramientas de la ficha Diseño. De forma similar se sitúa el campo Empno como clave principal de la tabla EMP. La siguiente tarea es construir las relaciones entre las tablas de la base de datos. Para ello cierre todas las tablas que estén abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones entre tablas abiertas. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Relaciones, haga clic en Relaciones. Se obtiene la pantalla Relaciones y la barra Herramientas de relaciones aparece en la parte superior de la pantalla con la ficha Diseño abierta. Si la base de datos no tiene ninguna relación definida, se mostrará automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla.


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Si necesita agregar las tablas que desea relacionar y no aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Mostrar tabla en el grupo Relaciones de la ficha Diseño. Haga doble clic en los nombres de las tablas que desea relacionar y, a continuación, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Arrastre las tablas hasta conseguir una estructura similar a la del diagrama de diseño de la base de datos. Para arrastrar una tabla se hace clic sobre su cabecera con el ratón y, sin soltarlo, se mueve el ratón hasta la posición en que se quiere situar la tabla. En nuestro caso arrastramos el campo Deptno de la tabla DEPT hasta el campo Deptno de la tabla EMP. Se obtiene la pantalla Modificar relaciones de la figura 4-51 en la que se definen los campos origen y destino de la relación y las propiedades de la relación. En nuestro caso se exige integridad referencial. En la figura 4-52 se presenta la estructura de relaciones acorde al diseño de la base de datos que se presenta en la figura 4-53.

Figura 4-51


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Figura 4-52

Ejercicio 4-2. Consideremos la base de datos EDUCA y el campo CRED (créditos que vate un curso) de la tabla CURSO, Introducir una regla de validación que obligue a que los cursos valgan entre 3 y 6 créditos. Asociar esta regla de validación al siguiente texto de validación: Debe introducir un número entre 0 y 6 .


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CAPITULO 4. PROPIEDADES DH CAMPOS, FORMATOS Y TIPOS DE DATOS...

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Comenzamos cerrando los objetos y la base de datos actual mediante Botón Microsoft Office → Cerrar base de datos y abriendo a continuación la base de datos EDUCA mediante Microsoft Office → Abrir. Se selecciona la tabla CURSO y se pulsa vista Diseño. Se selecciona el campo Cred y se hace clic en el símbolo situado a la derecha de Regla de validación. Se obtiene la pantalla Generador de expresiones que se rellena con la expresión de la regla de validación (figura 4-54). Se hace clic en Aceptar y la regla de validación se traslada a la vista Diseño en el campo Regla de validación. Por último se rellena el campo Texto de validación tal y como se indica en la figura 4-55 y se guarda la tabla.

Figura 4-54

Figura 4-55


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Si posteriormente, en la vista Hoja de datos, intentamos introducir en el campo CRED un valor menor que 3 o mayor que 6 , al intentar guardar la tabla, obtendremos el mensaje de la figura 4-56.

Figura 4-56

Ejercicio 4-3. Consideremos la base de datos EDUCA y el campo CTARIFA (valor de la tarifa de laboratorio) de la tabla CURSO. Introducir un formato decimal (5,2) para los valores de este campo numérico. Este formato consiste en que los números aparezcan con un total de 5 cifras, dos de las cuales son decimales. Comenzamos abriendo la base de datos EDUCA, seleccionando la tabla CURSO y pulsando vista Diseño. Se selecciona el campo Ctarifa y se hace clic en la flecha de la derecha de la propiedad Tamaño de campo (figura 4-57). Se elige Decimal y posteriormente se rellena la propiedad Precisión con el valor 5, la propiedad Escala con el valor 2 y la propiedad Formato con el valor Estándar (figura 4-58). Se guarda la tabla para memorizar los cambios. Si ahora se muestra la tabla CURSO en la vista Hoja de datos, el aspecto del campo Ctarifa es el especificado en la figura 4-59.


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Figura 4-58

Figura 4-57

Figura 4-59

Ejercicio 4-4. Consideremos la base de datos EDUCA y los campos FEC_MA T (fecha de matriculación) y HORA MAT (hora de matriculación) de la tabla MATRÍCULA. Introducir un formato a medida de modo que la hora se presente completa en formato digital separando horas, minutos segundos por dos puntos, y que la fecha aparezca completa con día, mes, año y día de la semana.


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Comenzamos abriendo la base de datos EDUCA, seleccionando la tabla MATRÍCULA y pulsando vista Diseño. Se selecciona el campo HORA MAT y se rellena la propiedad Formato como se indica en la figura 4-60. A continuación se selecciona el campo FECHA MAT y se rellena la propiedad Formato como se indica en la figura 4-61. Se guardan los cambios y el aspecto que presenta la tabla en la vista Hoja de datos es ahora el de la figura 4-62.

Figura 4-60

Figura 4-61

Figura 4-62

Ejercicio 4-5. Consideremos la base de datos EDUCA y el campo STLFNO (n° de teléfono) de la tabla ESTUDIANTE. Introducir una máscara a medida de modo que el número de teléfono presente las tres cifras del prefijo entre paréntesis. Introducir una máscara que efectúe la operación anterior y que separe los números en grupos de la forma habitual.


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Abrimos la base de datos EDUCA, seleccionamos la tabla ESTUDIANTE y pulsamos vista Diseño. Se selecciona el campo STLFNO y se hace clic en el símbolo situado a la derecha de la propiedad Máscara de entrada. Se elige Número de teléfono en la pantalla del Asistente para máscaras de entrada (figura 4-62) y se pulsa Siguiente. En la figura 4-64 se elige la máscara de entrada especificada y se pulsa Siguiente. En la figura 4-65 se elige la opción especificada, que sirve para separar el número de teléfono en grupos de cifras separadas por guiones. Se pulsa Siguiente y finaliza el Asistente para máscaras de entrada (figura 4-66). Al pulsar Finalizar se inserta en la vista Diseño la máscara de entrada de la figura 4-67. Se guarda la tabla y la figura 4-68 muestra el aspecto que presenta la tabla en la vista Hoja de datos.

Figura 4-63

Figura 4-64


Figura 4-65

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Figura 4-66

Figura 4-67

Figura 4-68


Capítulo 5

CONSULTAS A TRAVES DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010 5.1 CONCEPTOS Y TIPOS DE CONSULTAS Las consultas se utilizan para revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de su base de datos. Al utilizar una consulta, puede responder a preguntas muy específicas acerca de sus datos que serían difíciles de responder mirando directamente la tabla de datos. Puede usar las consultas para filtrar los datos, realizar cálculos con ellos y resumirlos. También puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administración de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos. Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se utilizan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se denominan consultas de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de acción. También puede utilizar una consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. En una base de datos debidamente diseñada, los datos que desea presentar mediante un formulario o informe se encuentran a menudo en varias tablas. Al utilizar una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de diseñar su formulario o informe.


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Puede que en ocasiones desee ejecutar una consulta que sólo se diferencie ligeramente de otra existente. Puede cambiar la consulta original para usar su nuevo criterio, pero si desea ejecutar con frecuencia variaciones de una consulta concreta, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando ejecuta una consulta de parámetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a continuación, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta. Microsoft Office Access 2010 proporciona una nueva característica, la fila Total, que permite revisar los datos agregados en cualquier hoja de datos. La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero para preguntas más complejas se utiliza un a consulta de totales. Una consulta de totales es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos. Otro tipo de consultas muy utilizado son las consultas de tabla de referencias cruzadas. Este tipo de consultas calculan una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuación, agrupan el resultado en dos tipos de información: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior. Las consultas de acción suelen clasificarse en consultas de actualización, consultas de eliminación, consultas de creación de tabla y consultas de datos anexados. Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios con los que especificar las filas que deben actualizarse. Una consulta de actualización permite revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización. Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para escribir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Una consulta de eliminación permite revisar las filas que se eliminarán antes de realizar la eliminación. También puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas. Así mismo, puede utilizar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar dichos datos a otra tabla. Otro tipo de consultas son las realizadas a través del lenguaje SQL. Este es el tipo de lenguaje estándar (Structure Query Language) para realizar consultas en bases de datos relacionales. Access 2010 implementa el SQL estándar y se acomoda a su sintaxis habitual en las grandes bases de datos como SQL Server, Oracle, DB2, etc.


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CAPÍTULO 5. CONSULTAS A TRAVÉS DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

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5.2 CONSULTAS DE SELECCION Ya sabemos que una consulta de selección recupera datos de una o más tablas utilizando los criterios que se especifiquen y después los muestra en el orden que se desee. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos. También es posible utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de funciones resumen. Una consulta de selección es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos. Una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de ambas opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros. Se pueden crear consultas de selección sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseño. En ambos casos, los pasos son, en esencia, los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta. Opcionalmente, puede especificar criterios para depurar los resultados. Una vez creada la consulta de selección, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de selección son muy fáciles de ejecutar abriéndolas en la vista Hoja de datos. Las consultas de selección pueden reutilizarse siempre que se necesite; por ejemplo, como origen de registros para un formulario, un informe u otra consulta.

5.2.1 Consultas de selección sencillas mediante asistente Como ejemplo construimos una consulta en la base de datos EDUCA que selecciona la tarifa de los cursos, los créditos que aportan y el departamento que los organiza, así como el día, hora, edificio y sala en que se imparten. Observamos que se trata de una consulta que implica los campos ctarifa, cred y cdept de la tabla CURSO y los campos cdia, chora, cedif y cdespacho de la tabla CLASE. Para crear la consulta con el asistente comenzamos abriendo la base de datos EDUCA en la que se construirá la consulta y en la ficha Crear, en el grupo Consultas, hacemos clic en Asistente para consultas (figura 5-1).

Figura 5-1


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En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar (figura 5-2). En Tablas y consultas, haga clic en la tabla que contiene los datos que desea usar. En este caso, haga clic en CLASE. Recuerde que una consulta también puede usar otra consulta como origen de registros. En Campos disponibles, haga doble clic en los campos cdia, chora, cedif y cdespacho para agregarlos a la lista Campos seleccionados (figura 5-3). Haga clic en una tabla o consulta adicional si desea introducirla en la consulta (CURSO) y, a continuación, seleccione los campos afectados (ctarifa, cred y cdept). Se tienen así todos los campos que van a estar implicados en la consulta (figura 5-4). A continuación haga clic en Siguiente para obtener la pantalla de la figura 5-5 en la que se decide si los resultados de la consulta van a ser detallados con todos sus campos y registros o si sólo se presenta un resumen. Elegimos la primera opción y pulsamos Siguiente. En la pantalla de la figura 5-6 introducimos un nombre para la consulta y elegimos Abrir la consulta para ver información. Al hacer clic en Finalizar se obtiene el resultado de la consulta en la vista Hoja de datos (figura 5-7).

Figura 5-2

Figura 5-3


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CAPITULO 5. CONSULTAS A TRAVES DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

Figura 5-4

Figura 5-5

Figura 5-6


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Figura 5-7 Podemos ver la consulta en vista Diseño haciendo clic en el botón (figura 4-8). La consulta puede guardarse haciendo clic con el botón derecho del ratón en su ficha de la consulta y eligiendo Guardar (figura 5-9). La consulta que acabamos de construir es un objeto más de la base de datos y como tal objeto se incorpora al panel de exploración (figura 5-10). Si en el menú emergente de la figura 5-9 elegimos Vista SQL obtenemos la sintaxis SQL relativa a la consulta realizada con el asistente (figura 5-11).

Figura 5-8


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Figura 5-9

Figura 5-10

Figura 5-11


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5.2.2 Consultas de selección sencillas en la vista Diseño La consulta creada en el apartado anterior mediante el asistente puede construirse directamente sobre la vista Diseño. Para ello abra la base de datos en la que se construirá la consulta (EDUCA) y en la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta (figura 5-12). Se obtiene la figura 5-13 que presenta todas las tablas de la base de datos actual. Haga clic sobre cada una de las tablas que intervengan en la consulta y éstas aparecerán en la parte superior de la consulta (figura 5-14). En cada tabla elija los campos cuyos datos desea recuperar (figura 5-15). Guarde la consulta haciendo clic con el botón derecho del ratón en la ficha de la consulta y eligiendo Guardar (figura 5-16). Si en el grupo Resultados de la ficha Diseño hacemos clic en Ver y elegimos Vista Hoja de datos (figura 5-17), vemos el resultado de la consulta (figura 5-18). También podemos hacer clic en vista Hoja de datos en el desplegable de la figura 5-16. Si la consulta resultante no es exactamente como deseaba, podrá volver a cambiarla pasándola a la vista Diseño mediante el botón de la barra de estado.

Figura 5-12

Figura 5-13


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CAPITULO 5. CONSULTAS A TRAVES DK LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

Figura 5-1

Figura 5-15

Figura 5-16


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Figura 5-17

Figura 5-18

5.2.3 Utilizar varias tablas en consultas El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de más de una tabla o consulta o para realizar acciones con ellos. Por ejemplo, puede ser necesario ver la información de un cliente junto con los pedidos que ha realizado. Para ver esta información se necesitan datos de las tablas Clientes y Pedidos. Cuando se agrega más de una tabla o consulta a una consulta, es necesario asegurarse de que sus listas de campos están relacionadas entre sí con una línea de combinación (figura 5-19) de forma que Microsoft Access pueda saber cómo vincular la información. Si las tablas de una consulta no están combinadas unas con otras, ya sea directa o indirectamente, Microsoft Access no sabrá qué registros están asociados entre sí, por lo que presenta todas las combinaciones de registros entre las dos tablas (lo que se denomina “producto cruzado” o “producto cartesiano”). Por tanto, si cada tabla tiene 10 registros, el resultado de la consulta contendrá 100 registros (10 x 10). Esto también implica que la consulta puede tardar mucho tiempo en ejecutarse y finalmente producir resultados de menor interés.


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CAPÍTULO 5. CONSULTAS A TRAVES DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

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Si previamente ha creado relaciones entre las tablas en la ventana Relaciones, Microsoft Access mostrará automáticamente líneas de combinación al agregar tablas relacionadas en la vista Diseño de la consulta. Si se exige la integridad referencial, Microsoft Access también mostrará un “1” sobre la línea de combinación para indicar qué tabla es la parte “uno” de una relación uno a varios y un símbolo de infinito para indicar qué tabla es la parte “varios”. Incluso si no ha creado relaciones, Microsoft Access crea combinaciones de forma automática si se agregan dos tablas a una consulta y cada una de las tablas tiene un campo con el mismo tipo de datos o con un tipo de datos compatible y si uno de los campos combinados es una clave principal. Los símbolos “uno” y “varios” no se muestran en este caso porque no se exige la integridad referencial. A veces, las tablas que se agregan a la consulta no incluyen ningún campo que pueda combinarse. En este caso, es necesario agregar una o varias tablas o consultas adicionales con el único objetivo de que sirvan como puente entre las tablas cuyos datos desea utilizar. Por ejemplo, si agrega las tablas Clientes y Detalles de pedidos a una consulta, estas tablas no presentarán una línea de combinación entre ellas, porque no tienen ningún campo que pueda combinarse. Pero la tabla Pedidos sí está relacionada con ambas tablas, por lo que puede incluir la tabla Pedidos en su consulta para proporcionar una conexión entre las otras dos (figura 5-20).

Figura 5-19

Figura 5-20

Una vez combinadas las tablas y las consultas y una vez agregados los campos de ambas tablas o consultas a la cuadrícula de diseño en la vista Diseño, la combinación predeterminada indica a la consulta que busque los valores coincidentes en los campos combinados, lo que se denomina combinación interna en la terminología de bases de datos. Cuando encuentra coincidencias, combina esos dos registros y los presenta como uno solo en el resultado de la consulta. Si una tabla o consulta no tiene un registro coincidente en la otra tabla o consulta, ninguno de los registros aparecerá en el resultado de la consulta. Si desea que la consulta seleccione todos los registros de una tabla o consulta con independencia de si existen registros coincidentes en la otra tabla o consulta, podrá cambiar el tipo de combinación. Si desea que la consulta seleccione registros basados en el valor del campo combinado que sea mayor que, menor que, distinto de, mayor o igual que, o menor o igual que el valor del otro campo combinado, tendrá que crear una instrucción SQL en la vista SQL.


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO _____________________________________________________ @ RA-MA

Tipos de combinación y cómo afectan a los resultados de una consulta Ya sabemos que una línea de combinación entre tablas o consultas en una consulta muestra a Microsoft Access cómo están relacionados los datos (figura 5-21). El tipo de combinación indica qué registros selecciona la consulta o sobre cuáles realiza una acción.


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CAPITULO 5. CONSULTAS A TRAVES DE LA IN TERFAZ DE ACCESS 2010

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Figura 5-21 Microsoft Access crea automáticamente líneas de combinación (combinación automática o predeterminada) entre tablas cuya relación (asociación entre campos comunes) se ha definido anteriormente (figura 5-22). Si las relaciones no se han definido anteriormente, podrá crear usted mismo la línea de combinación arrastrando un campo de una tabla al campo equivalente de la otra tabla.

Figura 5-22 El tipo de combinación predeterminado selecciona tan sólo los registros de las tablas o consultas combinadas que tengan los mismos valores en los campos combinados. Cuando los valores sean iguales, la consulta combinará los dos registros coincidentes y los mostrará como un solo registro en los resultados de la consulta. Pero cuando una tabla no tiene registros coincidentes en la otra tabla, no aparecerá ningún registro en los resultados de la consulta. Una combinación en la que los registros de dos tablas se combinan y se agregan a los resultados de una consulta sólo si los valores de los campos combinados cumplen una condición especificada se llama combinación interna (figura 5-23). Si cuando una tabla no tiene registros coincidentes en la otra tabla, la consulta mostrará celdas vacías donde no había registros coincidentes de la otra tabla, estamos ante una combinación externa (figura 5-24).


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Figura 5-23

Figura 5-24 En todo caso, siempre es posible cambiar los tipos de combinación, tal y como se indica en la figura 5-25.

Figura 5-25


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Activar o consultas

desactivar


combinaciones

automáticas

entre

tablas

Incluso si no ha creado relaciones entre las tablas, automáticamente combinaciones agregando dos tablas a una tienen cada una un campo con el mismo tipo de datos o compatible y si uno de los campos combinados es una activar o desactivar estas combinaciones automáticas como sigue:

y

2.

En la pantalla Opciones de Access haga clic en Diseñadores de objetos.

3.

Bajo Diseño de la consulta active o desactive la casilla de verificación Habilitar la Autocombinación (figura 5-26).

Notas: •

Aunque desactive las combinaciones automáticas, todavía tendrá la posibilidad de crear combinaciones manualmente.

•

Esta configuración se aplica sólo a las nuevas consultas.


en

Microsoft Access crea consulta y las tablas con un tipo de datos clave principal. Puede

1. En el Botón Archivo, haga clic en Opciones.

Figura 5-26

consultas

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254


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Combinar varias tablas y consultas en una consulta •

En la vista Diseño de la consulta, arrastre un campo desde la lista de campos de una tabla o consulta hasta el campo equivalente (un campo del mismo tipo de datos o de un tipo de datos compatible que contenga datos similares) de la lista de campos de la otra tabla o consulta (figura 5-27). Con este tipo de combinación, Microsoft Access selecciona registros de ambas tablas o consultas sólo cuando los valores de los campos combinados son iguales.

Notas: •

La combinación de campos numéricos debe realizarse sólo si el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) para ambos campos es Byte, Entero o Entero largo.

•

Puede cambiar el tipo de combinación, de forma que Microsoft Access seleccione todos los registros de una tabla o consulta con independencia de si tiene registros coincidentes o no en la otra tabla o consulta.

Figura 5-27 Combinar dos copias de la misma tabla en una consulta Al combinar dos copias de la misma tabla, se crea una autocombinación que combina registros de la misma tabla cuando existen valores coincidentes en los campos combinados. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla Empleados en la que el campo Informar a, en el registro de cada empleado, muestra el código de su jefe en lugar del nombre del jefe. Puede utilizar una autocombinación para mostrar en el registro de cada empleado el nombre del jefe en lugar del código. Los pasos a tener en cuenta son los siguientes: 1. En la vista Diseño de la consulta, agregue la tabla dos veces a la consulta. Microsoft Access anexa “_1” al nombre de la tabla en la segunda lista de campos. Por ejemplo, si agrega dos veces la tabla Empleados, la primera lista de campos se llamará “Empleados” y la segunda se llamará “Empleados 1”. Puede cambiar el nombre de la tabla para hacerlo más descriptivo mediante el establecimiento de la propiedad Alias (Alias) de la lista de campos.


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2. Cree la combinación arrastrando un campo de la lista de campos de la primera tabla hacia el campo de la segunda lista de campos con el que desea relacionarlo. En nuestro ejemplo cree la combinación arrastrando el campo Informar a de la lista de campos de la primera tabla al campo CódigoEmpleado de la lista de campos de la segunda tabla. Agregue a la cuadrícula de diseño los campos Apellidos, Nombre y Cargo de la primera lista de campos y agregue también el campo Apellidos de la segunda lista de campos a la cuadrícula de diseño. Cambiar el tipo de combinación entre tablas y consultas en una consulta 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2.

Haga doble clic en la línea de combinación entre las listas de campos de las tablas o consultas (figura 5-28).

3.

En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación (figura 5-29), haga clic en la opción de combinación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Figura 5-28

Figura 5-29


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ___________________________________________________ © RA-MA

Definir tablas

el

tipo

de

combinación

predeterminado

para

una

relación

entre

dos

1. Si se encuentra en otra ventana, cámbiese a la ventana Relaciones. Para ello haga clic en Relaciones en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos. Se obtiene la figura 5-30. 2.

Desde la vista Hoja de datos también se abre la ventana Relaciones haciendo clic en Relaciones en el grupo Relaciones de la ficha Hoja de datos.

3.

Haga doble clic en la sección central de una línea de combinación entre dos tablas para abrir el cuadro de diálogo Relaciones (figura 5-31).

4.

Haga clic en el botón Tipo de combinación y, a continuación, haga clic en el tipo de combinación deseado en la figura 5-32. La opción 1 define una combinación interna (éste es el valor predeterminado), la opción 2 define una combinación externa por la izquierda y la opción 3 define una combinación externa por la derecha.

Nota: el botón Tipo de combinación no estará activado si las tablas son vinculadas. Si las tablas están en el formato de Microsoft Access, podrá abrir la base de datos en la que están almacenadas para establecer el tipo de combinación. La definición del tipo de combinación para una relación en la ventana Relaciones no afecta a la relación propiamente dicha; establece el tipo de combinación que se utilizará de forma predeterminada al crear consultas basadas en las tablas relacionadas. Siempre es posible anular el tipo de combinación predeterminada más adelante al definir una consulta.


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Figura 5-30

Figura 5-31

Figura 5-32

Eliminar una línea de combinación entre tablas y consultas en una consulta • En la vista Diseño de la consulta, seleccione la línea de combinación (figura 5-33) y presione la tecla SUPR.

Figura 5-33 Mostrar u ocultar nombres de tablas en la cuadrícula de diseño de la consulta de forma predeterminada 1. En el botón Microsoft Office, haga clic en Opciones de Access. 2.

En la pantalla Opciones de Access haga clic en Diseñadores de objetos.


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3. Bajo Diseño de la consulta active o desactive la casilla de verificación Mostrar nombres de tablas (figura 5-26). Nota: esta configuración se aplica sólo a las nuevas consultas.

5.2.4 Crear una consulta de Autobúsqueda que rellene los datos automáticamente Puede diseñar una consulta de tablas múltiples para que se rellenen automáticamente determinados valores de campo para un nuevo registro. Cuando introduce un valor en el campo combinado de la consulta o en un formulario, informe o página de acceso a datos basados en la consulta, Microsoft Access busca y rellena la información existente relacionada con ese valor. Por ejemplo, si conoce el valor del campo combinado entre una tabla Clientes y una tabla Pedidos (generalmente un identificador de cliente, como puede ser un CódigoCliente), puede introducir el código del cliente y dejar que Microsoft Access introduzca el resto de la información de ese cliente (figura 5-34). Si no se encuentra información coincidente, Microsoft Access presentará un mensaje de error cuando se retira el enfoque del registro.

Figura 5-34 Para que Autobúsqueda funcione con registros nuevos, deberán cumplirse las condiciones siguientes: •

La consulta tiene que estar basada en más de una tabla y las tablas tienen que tener una relación uno a varios (no se ha de exigir la integridad referencial).

•

El campo combinado del lado “uno” de la relación tiene que tener un índice único. Un índice único significa que el campo es una clave principal o que su propiedad Indexado (Indexed) en la vista Diseño de la tabla está establecida a Sí (Sin duplicados).

•

El campo combinado que se agrega a la cuadrícula de diseño tiene que proceder de la tabla del lado “varios” de la relación uno a varios (es decir, es la clave externa de esa tabla). Para que Autobúsqueda funcione, este campo no podrá ser una clave principal y su propiedad Indexado (Indexed) no puede estar establecida a Sí (Sin duplicados). Por ejemplo, en una consulta que incluya las tablas Clientes y Pedidos, arrastre a la cuadricula de diseño el campo CódigoCliente de la tabla Pedidos, no el de la tabla Clientes.


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• El valor que se introduzca en el campo combinado del lado “varios” tiene que existir ya en el campo combinado del lado “uno”. Cuando se agrega o modifica el valor del campo combinado del lado “varios” de la relación en un registro, Microsoft Access busca y muestra automáticamente los valores asociados de la tabla del lado “uno” de la relación. Mientras que siempre es posible actualizar el campo combinado del lado “varios” de una relación, el campo combinado del lado “uno” sólo puede actualizarse si la opción de actualización en cascada se activó cuando se definió la relación entre las tablas. De todas formas, cuando se actualizan los datos, Microsoft Access vuelve a calcular automáticamente cualquier total o expresión de la consulta que dependa de los datos actualizados. Para crear una consulta con Autobúsqueda automáticamente se tendrá en cuenta lo siguiente;

que

rellene

los

datos

1.

Cree una consulta de selección; para ello, agregue dos tablas que tengan una relación uno a varios.

2.

Agregue a la cuadrícula de diseño los campos para la consulta (figura 5-35). Es necesario incluir el campo combinado del lado “varios” de la relación uno a varios.

3.

Si lo desea, especifique criterios registros específicos.

4.

Para ver el resultado de la consulta, haga clic en vista Hoja de datos . Cuando introduzca nuevos datos en el campo combinado del lado “varios” de la relación, Microsoft Access buscará e introducirá automáticamente los datos correspondientes al lado “uno”.

en

la

fila

Criterios

para

seleccionar

Figura 5-35

5.2.5 Criterios y expresiones para recuperar datos Los criterios son restricciones impuestas en una consulta o en un filtro avanzado para identificar los registros específicos con los que se desea trabajar. Por ejemplo, en lugar de ver todos los proveedores que utiliza su compañía, puede ver solamente los proveedores de Japón. Para ello, especifique criterios que limiten los resultados a los registros cuyo campo País contenga el valor “Japón”.


260


Para especificar criterios para un campo en la cuadrícula de diseño, escriba una expresión en la celda Criterios de ese campo. La expresión del ejemplo anterior será “Japón”. No obstante, puede utilizar expresiones más complicadas, como “Entre 1000 y 5000”. Si su consulta incluye tablas vinculadas, los valores que especifique en el criterio de los campos de las tablas vinculadas podrán distinguir mayúsculas de minúsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base). Puede introducir criterios adicionales para el mismo campo o para campos diferentes. Al introducir expresiones en más de una celda Criterios, Microsoft Access las combina empleando el operador Y (And) o el operador O (Or). Si las expresiones están en celdas diferentes de la misma fila, Microsoft Access utilizará el operador Y (And), que indica que sólo se devolverán los registros que cumplan los criterios de todas las celdas. Si las expresiones están en filas diferentes de la cuadrícula de diseño, Microsoft Access usará el operador O (Or), que indica que se devolverán los registros que cumplan los criterios de cualquiera de las celdas. También puede especificar criterios que afecten a los resultados de un cálculo. Al agregar criterios, puede limitar los grupos para los que se va a realizar un cálculo, limitar los registros incluidos en el cálculo o bien limitar los resultados mostrados una vez realizado el cálculo. En la figura 5-36 se presenta una consulta que recupera los pedidos enviados mediante QUICK-Stop en fecha 4 de julio de 1995.

Figura 5-36 Dónde especificar los criterios que determinan cuándo se realizan los cálculos El lugar donde especifique los criterios en la cuadrícula de diseño de la consulta determina cuándo se realiza el cálculo. Aunque los siguientes ejemplos sólo muestran consultas que calculan “totales”, estas directrices son también aplicables a los campos calculados. • Para devolver sólo determinados resultados seleccionados después de que se realice algún cálculo, especifique los criterios en el campo que contiene el cálculo (figura 5-37). Esta regla es aplicable tanto si está llevando a cabo el cálculo sobre cada registro, sobre grupos de registros o sobre todos los registros.


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Figura 5-3 7

•

Para limitar los grupos antes de realizar cálenlos sobre grupos de registros, especifique los criterios en los campos Agrupar por (figura 5-38).

Figura 5-38

Para limitar los registros antes de que estén agrupados y antes de que se realice el cálculo, agregue a la cuadrícula de diseño los campos cuyos registros desee limitar y, después, especifique los criterios en la celda Criterios del campo. Si está calculando totales en la misma consulta, establezca la celda Total del campo que contiene el criterio a Dónde. Esta regla es aplicable tanto si está calculando el total sobre todos los registros o sobre grupos de registros. (Microsoft Access desactiva automáticamente la casilla de verificación Mostrará) El ejemplo siguiente (figura 5-39) utiliza dos veces el campo PrecioConDescuento, una para limitar los registros y otra para calcular el total. No obstante, puede utilizar un campo diferente para limitar los registros arrastrando ese campo a la cuadrícula de diseño y estableciendo su celda Total a Dónde.


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Figura 5-39 Ejemplos de expresiones que usan valores de texto como criterios Campo

Expresión

CiudadEnvío CiudadEnvío

“Londres” “Londres” O “Hedge End”

FechaEnvío

Entre #5-Ene-95# Y #10-Ene95#

FechaEnvío PaísEnvío

#2/2/95# En(“Canadá”, “Reino Unido”)

PaísEnvio

Negado “EE.UU.”

NombreEnvío

Como “S*”

NombreCompañía

>=“N”

IdPedido

Der([ldPedido], 2)= “99”

NombreCompañía

Longitud([NombreCompañía]) >Val(30)

Descripción Muestra ios pedidos enviados a Londres. Utiliza el operador 0 (Or) para mostrar los pedidos enviados a Londres o a Fledge End. Utiliza el operador Entre...Y (Between...And) para mostrar los pedidos enviados no antes del 5-Ene-95 ni después del 10-Ene-95. Muestra los pedidos enviados el 2-Feb-95. Utiliza el operador En (In) para mostrar los pedidos enviados a Canadá o al Reino Unido. el operador Negado (Not) para Utiliza mostrar los pedidos enviados a países distintos de EE.UU. Muestra los pedidos enviados a los clientes cuyo nombre empieza por S. Muestra los pedidos enviados a compañías cuyo nombre comienza por las letras N a Z. Utiliza la función Der (Right) para mostrar los pedidos con valores de IdPedido que terminan en 99. Utiliza las funciones Longitud (Len) y Val (Val) para mostrar los pedidos de las compañías cuyo nombre tiene más de 30 caracteres.


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Ejemplos de expresiones que calculan o manipulan fechas y a continuación usan el resultado como criterio Campo

FechaRequerida

Expresión

Entre Fecha() Y AgregFecha(“m”, 3, Fecha())

FechaPedido

< Fecha()- 30

FechaPedido

Año([FechaPedido])=1996

FechaPedido

ParcFecha(“q”, [FechaPedido])=4 SerieFecha(Año ([FechaPedido]), Mes([FechaPedido])+l, 1)-1

FechaPedido

FechaPedido

Año([FechaPedido])= Afio(Ahora()) Y Mes([FechaPedido])= Mes(Ahora())

Descripción

Utiliza el operador Entre...Y (Between...And) y las funciones AgregFecha (DateAdd) y Fecha (Date) para mostrar pedidos cuya fecha requerida está entre el día de hoy y dentro de tres meses. Utiliza la función Fecha (Date) para mostrar los pedidos con una antigüedad de más de 30 días. Utiliza la función Año (Year) para mostrar los pedidos con fechas de entrega en 1996. Utiliza la función ParcFecha (DatePart) para mostrar los pedidos de) cuarto trimestre. Utiliza las funciones SerieFecha (DateSerial), Año (Year) y Mes (Month) para mostrar los pedidos del último día de cada mes. Utiliza las funciones Año (Year) y Mes (Month) y el operador Y (And) para mostrar los pedidos del año y el mes actual.

Ejemplos de expresiones que usan un valor de campo vacío (Null o cadena de longitud cero) como criterio Campo

Expresión

RegiónEnvío

Es Nulo

RegiónEnvío

No es Nulo

Fax

Descripción

Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo RegiónEnvío es Null (está vacío). Muestra los pedidos de los clientes cuyo campo RegiónEnvío contiene un valor. Muestra los pedidos de los clientes que no tienen una máquina de fax, lo que se indica mediante un valor de cadena de longitud cero en el campo Fax en lugar de un valor Null (vacío).

Ejemplos de expresiones que usan parte del valor de un campo como criterio Campo

Expresión

NombreDestinatario

Como “S*”

NombreDestinatario NombreDestinatario

Como “*Importaciones” Como “[A-D]*”

NombreDestinatario

Como “*ar*”

NombreDestinatario

Como “Casa Dewe?”

Muestra

Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres empiezan por la letra S. Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres terminan por la palabra “Importaciones”. Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres empiezan de la A a la D. Pedidos enviados a los clientes cuyos nombres incluyen la secuencia de letras “ar”. Pedidos enviados al cliente con “Casa” como primera parte del nombre y un segundo nombre de 5 letras, de las cuales las cuatro primeras son “Dewe” y la última se desconoce.


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Ejemplos de expresiones que usan el resultado de una función de agregado de dominio como criterio Campo

Expresión

Descripción

Carga

>(DDesvEst(“[Carga]”, “Pedidos”) + DProm(“[Carga]”, “Pedidos”))

Cantidad

>DProm(“[Cantidad]”, “Detalles de pedidos”)

Utiliza

las

funciones DProm (DAvg) y DDesvEst (DStDev) para mostrar todos los pedidos para los que el coste de carga queda por encima de la media más la desviación estándar del coste de carga. Utiliza la función DProm (DAvg) para mostrar los productos pedidos en cantidades superiores a la cantidad de pedido media.

Ejemplos de expresiones que usan el resultado de las subconsultas como criterio Campo

PrecioUnitario

Expresión

(SELECT [PrecioUnitario] FROM [Productos] WHERE [NombreProducto] = “Sirope de regaliz”) PrecioUnitario >(SELECT AVG([PrecioUnitario]) FROM [Productos]) Salario > ALL (SELECT [Salario] FROM [Empleados] WHERE ([Cargo] LIKE “*Director*”) OR ([Cargo] LIKE “*Vicepresidente*”)) TotalPedido: > ALL (SELECT AVG([PrecioUnitario] * [PrecioUnitario]* [Cantidad]) FROM [Detalles de pedidos]) [Cantidad]

Muestra Productos cuyo precio es el mismo que el del Sirope de regaliz. Productos que tienen un precio unitario por encima de la media. Salario de cada comercial cuyo salario es mayor que el de los empleados con el cargo “Director” 0 “Vicepresidente”. Pedidos cuyos totales son mayores que el valor de pedido medio.

Cómo usar varios criterios en uno o más campos de una consulta También es posible utilizar más de un criterio en cualquier campo al realizar una consulta. Para esta función se emplea la celda o situada en la última línea de la cuadrícula de diseño de la consulta. La figura 5-40 ilustra la utilización de la celda o en una consulta.

Figura 5-40


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5.2.6 Formas comunes de usar criterios Recuperar registros que contienen valores entre, >, <, >=, < = o <> como valores especificados 1. En la vista Diseño de consulta, cree una consulta. Agregue las tablas cuyos registros desea utilizar y, a continuación, agregue a la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desea incluir en los resultados. 2.

En una expresión de la celda Criterios del campo adecuado, identifique un intervalo utilizando el operador Entre... Y o los operadores de comparación (<, >, o, <= y >=). Por ejemplo, puede buscar pedidos realizados después del 1-Ene-93 (figuras 5-41 y 5-42) o productos que tengan entre 10 y 35 unidades en stock (figuras 5-43 y 5-44). La tabla siguiente muestra algunos ejemplos de operadores empleados en expresiones.

Expresión >234 Entre #2/2/93# Y #1/12/93# <1200,45 >=“Callahan”

Significado Números mayores que 234 Fecha desde el 2-Feb-93 hasta el l-Dic-93 Números menores que 1200,45 Todos los nombres desde Callaban hasta el final del alfabeto

Nota: las fechas y los números se muestran en la cuadrícula de diseño de la consulta con el formato adecuado para el país seleccionado en la Configuración regional del Panel de control de Windows. Por ejemplo, la secuencia de fecha es mes/día/año para Estados Unidos, día/mes/año para el Reino Unido y año/día/mes para Suecia.

Figura 5-41

Figura 5-42

Figura 5-43

Figura 5-44


266


Utilizar caracteres coincidencia

comodín

al

realizar

búsquedas

Se utilizan los caracteres comodín como cuando se especifica un valor que se desea buscar y:

de

valores

sustitutos

de

parciales

otros

o

de

caracteres

•

Sólo se conoce parte del valor.

•

Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coinciden con un modelo.

En una base de datos de Microsoft Access, se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar o en consultas, comandos y expresiones para encontrar valores de campos, registros o nombres de archivos: Carácter

*

Uso

Hace coincidir cualquier número de caracteres. Puede ser utilizado como el primero o el último carácter de la cadena de caracteres. Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual. Hace coincidir cualquier carácter individual situado entre los corchetes. Hace coincidir cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. Hace coincidir cualquier carácter de un intervalo de caracteres. Debe especificar el intervalo en orden (A a Z, no carácter Z a A). numérico Hace ascendente coincidir cualquier individual.

? [] ! #

Ejemplo qu* encuentra quién, queso y quieto

B?l encuentra bala, bola y billete B[ao]l encuentra bala y bola pero

no billete b[!ao]l encuentra billete y bulto pero no bala b[a-c]d encuentra bad, bbd y bcd 1#3 encuentra 103, 113 y 123

Notas: •

•

Los caracteres comodín están concebidos para ser utilizados con datos de tipo texto, aunque a veces pueden emplearse con éxito con otros tipos de datos, como los de tipo fecha, si no se cambia la propiedad Configuración regional de estos tipos de datos. Cuando utilice caracteres comodín para buscar un asterisco (*), una interrogación de cierre (?), un signo de número (#), un corchete de apertura ([) o un guión (-), debe escribir dichos caracteres entre corchetes. Por ejemplo, para buscar una interrogación de cierre, escriba [?] en el cuadro de diálogo Buscar. Si busca un guión junto con otros caracteres, escriba el guión antes o después de todos los demás caracteres dentro de los corchetes (sin embargo, si hay una exclamación de cierre (!) después del corchete de apertura, escriba el guión después de la exclamación). Si busca una exclamación de cierre (!) o un corchete de cierre (]), no será necesario escribirlos entre corchetes.


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267

•

No se pueden buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre ([ ]) ya que Microsoft Access interpreta esta combinación como una cadena de longitud cero. Debe escribir entre corchetes los corchetes de apertura y cierre ([[ ]]).

•

Un proyecto de Microsoft Access utiliza caracteres comodín diferentes de los que utiliza una base de datos de Access. Para obtener más información, busque “wildcard characters” (caracteres comodín) en el índice de los manuales en línea de Microsoft SQL Server. Si busca valores en otros orígenes de datos, puede que necesite utilizar caracteres comodín diferentes. Compruebe la documentación de ese origen de datos para obtener más información.

Recuperar registros que no coinciden con un valor mediante una consulta 1.

En la vista Diseño de consulta, cree una consulta. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar y, a continuación, agregue a la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desee incluir en los resultados.

2.

En la celda Criterios del campo adecuado, introduzca una expresión empleando el operador Not. Por ejemplo, puede escribir la expresión Not T* en la celda Criterios del campo NombreCompañia para buscar todos los clientes cuyos nombres no comiencen por T (figuras 5-45 y 5-46), o Not 2 en el campo IdEnvío para buscar proveedores cuyo Id. no sea 2. La consulta Not T* escrita en la celda Campo la transforma Access internamente en la sintaxis Negado Como "T*”.

Figura 5-45

Figura 5-46

Recuperar registros salvo los que contienen valores nulos 1.

En la vista Diseño de consulta, cree una consulta. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar y, a continuación, añada a la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desee incluir en los resultados.


268


2.

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En la celda Criterios del campo adecuado, escriba la expresión Negado Nulo o Es Negado Nulo. Por ejemplo, para ver una lista de los proveedores que tienen número de fax de una tabla que contiene información del proveedor, escriba Negado Nulo o Es Negado Nulo en la celda Criterios del campo Número de fax (figuras 5-47 y 5-48).

Figura 5-47

Figura 5-48

Recuperar registros que no contienen valores utilizando una consulta 1.

En la vista Diseño de consulta, cree una consulta. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar y, a continuación, agregue a la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desee incluir en los resultados.

2.

En la celda Criterios del campo adecuado, escriba la expresión Not Es Negado Nulo. Por ejemplo, para ver una lista de los proveedores que no tienen número de fax de una tabla que contiene información del proveedor, escriba Not Es Negado Nulo en la celda Criterios del campo Número de fax (figuras 5-49 y 5-50).

Figura 5-49

Figura 5-50

Recuperar registros que contienen la fecha actual mediante una consulta La fecha actual es la fecha del sistema que Microsoft Access toma del reloj del equipo. Los pasos a seguir son los siguientes:


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269

1. En la vista Diseño de consulta, cree una consulta. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar y, a continuación, agregue a la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desee incluir en los resultados. 2.

En la celda Criterios del campo adecuado, escriba Fecha() (Date()), sin espacios entre los paréntesis. Por ejemplo, puede buscar todos los pedidos que se enviaron en la fecha actual escribiendo Fecha() (Date()) en el campo FechaEnvío.

Recuperar registros que incluyen un valor una consulta

de una lista de valores utilizando

1.

En la vista Diseño de consulta, cree una consulta. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar y, a continuación, agregue a la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desea incluir en los resultados.

2.

En la celda Criterios del campo adecuado, escriba una expresión que utilice el operador En. Por ejemplo, para buscar proveedores situados en Francia, Alemania o Japón, escriba la siguiente expresión en la celda Criterios del campo País de la tabla Proveedores: In(Francia,Alemania,Japón). También puede introducir: Francia O Alemania O Japón.

Extraer parte de los valores de texto existentes mediante un campo calculado 1.

En la vista Diseño de consulta, cree una consulta. Agregue las tablas cuyos registros desea utilizar.

2.

Para buscar valores en parte de un campo, utilice la función Izq, Der o Medio en una expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. La sintaxis de estas funciones es la siguiente: Izq(expresiónDeCadena,n), DQr(expresiónDeCadena,n) y Medio(expresiónDeCadena,inicio,n). El argumento expresiónDeCadena puede ser un nombre de campo (entre paréntesis) o una expresión de texto; n es el número de caracteres que desea extraer; inicio es la posición del primer carácter que desea extraer. La tabla siguiente muestra ejemplos de estas funciones: Si el valor en

3.

IdPieza es

Esta expresión

BA-7893-R12 BA-7893-R12 BA-7893-R12

Izq([IdPieza],2) Der([IdPieza],3) Medio([IdPieza],4,4)

Devuelve

BA R12 7893

Agregue a la cuadrícula de diseño de la consulta otros campos que desee incluir en la consulta.


270

ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ___________________________________________________ © RA-MA

Extraer parte de los valores de fecha existentes mediante un campo calculado 1.

En la vista Diseño de consulta, cree una consulta. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar.

2.

Utilice la función ParcFecha en una expresión en una celda en blanco de la fila Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta. La sintaxis de esta función es: ParcFecha(porciónDeFecha,Fecha). El argumento porciónDeFecha es la abreviatura de la parte de la fecha que desea devolver. Ejemplos son “aaaa” para un año de cuatro dígitos y “t” para un trimestre de calendario. El argumento fecha es un nombre de campo con el tipo de datos Fecha/hora o una fecha literal como “7-Nov-93”. La tabla siguiente muestra ejemplos de expresiones que aplican la función ParcFecha al campo FechaDePedido de la tabla Pedidos.

Si el valor de FechaDePedido es

3-Jun-93 28-Mar-92

Esta expresión

ParcFecha(“m”JFechaDePedidol) ParcF echa(“yyyy”,[F ecliaDePedido])

Devuelve

6 (mes del año) 1992 (número de año con cuatro dígitos)

3. Agregue a la cuadrícula de diseño de la consulta otros campos que desee incluir en la consulta. Especificar criterios o un orden cuando se usa el asterisco en la cuadrícula de diseño 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2.

Arrastre el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la fila Campo de la cuadrícula de diseño.

3.

Agregue los campos que desee ordenar o para los que desee establecer criterios arrastrándolos desde la lista de campos hasta la fila Campo.

4.

Seleccione un orden en la celda Orden de los campos que desea ordenar.

5.

Introduzca criterios en la fila Criterios de los campos apropiados.

6.

Desactive la casilla de verificación Mostrar para todos los campos excepto el asterisco; de lo contrario esos campos aparecerán dos veces en el resultado de la consulta.

7.

Haga clic en vista Hoja de datos en la barra de estado o en la opción Ver del grupo Resultados de la ficha Diseño para ver el resultado.


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271

Insertar o eliminar una fila de criterios de una consulta o filtro avanzado •

Para insertar una fila de criterios, en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado, haga clic en la fila que está debajo de donde desee que aparezca la nueva fila, y luego haga clic en Insertar filas en el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño. Se inserta una nueva fila encima de la fila en la que hizo clic.

•

Para borrar una fila de criterios, haga clic en cualquier parte de la fila, y luego haga clic en Eliminar filas en el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño.

Dónde insertar expresiones en consultas y filtros Puede utilizar expresiones (en la cuadrícula de diseño de una consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado, en una instrucción SQL de la vista SQL de una consulta o en la ventana Filtro por formulario) para especificar criterios que identifiquen los registros con los que desea trabajar. En las consultas, también puede utilizar expresiones para actualizar los valores de un grupo de registros o para crear campos calculados. En la cuadrícula de diseño, la expresión debe introducirse en lugares diferentes dependiendo de la operación que se desee realizar (la tabla siguiente muestra dónde pueden introducirse expresiones). Después de introducir una expresión en la cuadrícula de diseño y de presionar la tecla ENTRAR, Microsoft Access muestra la expresión utilizando la sintaxis que comprende este programa. Si no incluye un operador en la expresión de la cuadrícula, Microsoft Access asumirá que debe utilizarse el operador =. Por ejemplo, si escribe Dinamarca como criterio en un campo País, Microsoft Access muestra “Dinamarca” e interpreta la expresión como País=“Dinamarca”. Si incluye referencias a nombres de campos en la expresión, los campos deberán estar incluidos en una de las tablas agregadas a la consulta (a no ser que esté utilizando la función DBúsq (DLookup) o una subconsulta). No obstante, no es posible arrastrar los campos a la expresión de la cuadrícula de diseño. Para hacer esto

Escriba la expresión en

Especificar criterios para una consulta de selección, de tabla de referencias cruzadas o de acción, o bien para un filtro avanzado Crear un campo calculado

Una celda Criterios de la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro avanzado.

Actualizar registros según los resultados de la expresión (sólo consultas de actualización) Especificar los registros con los que desea trabajar, cómo se agrupan, los criterios para las agrupaciones o cómo se ordenan los se registros Especificar los criterios cuando utiliza Filtro por formulario

Una celda Campo de la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro avanzado. Una celda Actualizar a de la cuadrícula de diseño de una consulta de actualización. Una instrucción SQL en la vista SQL.

Un campo de la ventana Filtro por formulario de una expresión personalizada. También puede seleccionar una expresión de la lista del campo.


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Nota: puede ver cómo Microsoft Access evalúa las expresiones de las consultas cambiando a la vista SQL de una consulta para mostrar sus instrucciones SQL base. Para mostrar una consulta en la vista SQL, haga clic en la flecha situada junto al botón Vista en la barra de herramientas y, a continuación, haga clic en Vista SQL. Si su consulta incluye tablas vinculadas, los valores que especifique en el criterio de los campos de las tablas vinculadas podrán distinguir mayúsculas de minúsculas (los valores deben coincidir con los de la tabla base).

5.2.7 Especificar varios criterios en una consulta En las figuras 5-51 a 5-55 se presentan ejemplos de la utilización de varios criterios en una consulta usando los operadores Y y O adecuadamente. La consulta de la figura 5-51 presenta un campo que utiliza O, la de la figura 5-52 presenta un campo que utiliza Y, la consulta de la figura 5-53 presenta dos campos que utilizan O, la de la figura 5-54 presenta dos campos que utilizan Y y la de la figura 5-55 presenta tres campos que utilizan Y y O.

Figura 5-51

Figura 5-52

Figura 5-53


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Figura 5-54

273

Figura 5-55

5.2.8 Usar una subconsulta para definir un campo o definir criterios para un campo Puede utilizar subconsultas para, por ejemplo, comprobar la existencia de resultados para la subconsulta, buscar valores en la consulta principal que sean iguales, mayores o menores que valores devueltos por la subconsulta, o para crear subconsultas dentro de subconsultas. 1. Cree una nueva consulta. 2.

En la vista Diseño de consulta, agregue los campos que desee a la cuadrícula de diseño, incluyendo los campos que se quieren utilizar para la subconsulta.

3.

Si está utilizando una subconsulta para definir un criterio para un campo, escriba una instrucción SELECT en la celda Criterios del campo para el que desea establecer un criterio. Coloque la instrucción SELECT entre paréntesis (figura 5-56). Si está utilizando una subconsulta para definir una celda de campo, escriba una instrucción SELECT encerrada entre paréntesis en una celda de campo. Cuando salga de la celda, Microsoft Access insertará automáticamente “Expr1:”, “Expr2:”, etc., delante de la instrucción SELECT. Para disponer de más espacio donde introducir la instrucción SELECT dentro de una celda Campo o Criterios, presione MAYÚSCULAS + F2 e introduzca la instrucción en el cuadro Zoom (figura 5-57). Para cambiar el nombre del campo, sustituya “Expr1:” con un nombre de campo, por ejemplo, “Categoría”.

4.

Para ver los resultados, haga clic en vista Hoja de datos estado o en la opción Ver del grupo Resultados de la ficha Diseño.


en la barra de

274


Notas: • No se puede utilizar un campo que se define con una subconsulta para agrupar registros. •

La sentencia SELECT de una subconsulta no puede definir una consulta de unión o de referencias cruzadas.

Figura 5-56

Figura 5-57 Ejemplos criterio

de

expresiones

que

usan

el

resultado

de

las

subconsultas

como

Campo

Expresión

Muestra

PrecioUnitario

(SELECT [PrecioUnitario] FROM [Productos] WHERE [NombreProducto] = “Sirope de regaliz”) >(SELECT AVG([PrecioUnitario]) FROM [Productos])

Productos cuyo precio es el mismo que el del Sirope de regaliz. Productos que tienen un precio unitario por encima de la media.

> ALL (SELECT [Salario] FROM [Empleados] WHERE ([Cargo] LIKE “*Director*”) OR ([Cargo] LIKE “*Vicepresidente*”)) > ALL (SELECT AVG([PrecioUnitario] * [Cantidad]) FROM [Detalles de pedidos])

Salario de cada comercial cuyo salario es mayor que el de los empleados con el cargo “Director” 0 “Vicepresidente”. Pedidos cuyos totales son mayores que el valor de pedido medio.

PrecioUnitario Salario

TotalPedido: [PrecioUnitario]* [Cantidad]


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5.2.9 Mostrar sólo los valores más altos o más bajos en los resultados de la consulta La consulta puede mostrar, por ejemplo, los registros que tengan los 10 valores mayores o menores en un campo específico o los registros con los valores mayores o menores del 10% en el campo. Los pasos a tener en cuenta son los siguientes: Abra la consulta en la vista Diseño. 1. Agregue a la cuadrícula de diseño los campos que desee mostrar en el resultado de la consulta, incluyendo el campo del que desea mostrar los valores superiores. 2.

En la celda Orden del campo del que desea mostrar los valores haga clic en Descendente para mostrar los valores mayores o para mostrar los valores menores. Si, además, ha ordenado otros la cuadrícula de diseño de la consulta, dichos campos deberán derecha del campo de valores superiores.

3.

Haga clic en herramientas.

4.

Introduzca el porcentaje o número de valores mayores o menores que desee que muestre el resultado de la consulta. Para mostrar un porcentaje, introduzca un número seguido de un signo de porcentaje (%).

5.

Para ver los resultados, haga clic en vista Hoja de datos estado o en la opción Ver del grupo Resultados de la ficha Diseño.

el

cuadro

Valores

superiores

en

la

superiores, Ascendente campos en estar a la barra

de

en la barra de

Nota: el establecimiento de la propiedad ValoresSuperiores en la hoja de propiedades de la consulta funciona igual que la utilización del botón Valores superiores en la barra de herramientas.

5.2.10 Usar el asterisco en la cuadrícula de diseño de una consulta • La selección del asterisco (*) en una consulta tiene una ventaja sobre la selección de todos los campos. Cuando utiliza el asterisco, los resultados de la consulta incluyen automáticamente cualquier campo que se haya adjuntado a la tabla o consulta base después de haberse creado la consulta; y excluyen de forma automática los campos que se hayan borrado.


276


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•

Cuando utilice el asterisco, no puede ordenar los registros o especificar los criterios de los campos, a menos que agregue esos campos al mismo tiempo que los asteriscos a la cuadricula de diseño.

•

Si introduce un asterisco en la fila Campo en vez de arrastrarlo, debe introducir también el nombre de la tabla. Por ejemplo, escriba Clientes. * .

5.2.11 Trabajar con campos vacíos en consultas Cuando un campo no contiene ningún valor, contiene un valor Null o, para campos de tipo Texto, Memo o Hipervínculo, un valor Null o una cadena de longitud cero. Si existen valores Null en un campo, podrá afectar a los resultados de la consulta. A continuación se indican algunas pautas que debe seguir para trabajar con las consultas con valores Null y cadenas de longitud cero. Combinar campos que contienen valores Null Al combinar tablas en una consulta, el resultado incluirá únicamente los registros que no contengan valores Null en los campos coincidentes. Por ejemplo, para ver una lista de Proveedores y Clientes que viven en la misma región, cree una consulta que incluya las tablas Proveedores y Clientes, y las tablas se combinarán por el campo Región. Cuando vea los resultados, sólo verá los valores de los registros que contengan un valor en el campo Región de ambas tablas. Buscar valores Null o cadenas de longitud cero Si utiliza una consulta para buscar valores Null o cadenas de longitud cero, escriba Es Nulo en la celda Criterios para buscar los valores Null, o escriba dos signos de dobles comillas (“”) en la celda Criterios para buscar cadenas de longitud cero (no escriba ningún espacio en blanco dentro de las comillas). Entender cómo los valores Null afectan a los cálculos numéricos Si está utilizando una función agregada para calcular la suma, promedio, cuenta o cualquier otra cantidad sobre los valores de un campo, los registros d e ese campo que tengan valores Null no se incluirán en el cálculo. Esto es verdad tanto si calcula la función agregada mediante la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta, el Asistente para consultas sencillas o una expresión personalizada. Po r ejemplo, si utiliza la función Cuenta (Count) para contar el número de valores de un campo, devolverá una suma de todos los registros cuyos valores no son Null. Si desea encontrar el número total de registros, incluyendo los valores Null, utilice Cuenta (Count) con el carácter comodín asterisco (*) . Si en una expresión (como [UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedido]) utiliza un operador aritmético (como +, -, *, /), y uno de los campos de la expresión contiene un valor Null, el resultado de toda la expresión será un valor Null.


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277

Convertir valores Null a cero Cuando tenga campos que contengan valores Null, es posible crear una expresión que convierta los valores Null a cero. Puede hacerlo si desea que los registros que contengan valores Null se incluyan en el cálculo agregado o si desea evitar que una expresión dé como resultado un valor Null cuando uno de los campos de la expresión contenga valores Null. Utilice la función Nz, por ejemplo, para convertir valores Null a cero: Nz([Subtotal],0)+Nz([Flete],0). Combinar campos Texto que contengan valores Null Si está utilizando una expresión para combinar dos campos que contienen valores de texto y uno o ambos de los campos contienen valores Null, utilice el operador & en lugar del operador + para combinar los valores. El operador & combinará los valores aunque éstos contengan valores Null, mientras que el operador + devolverá un valor Null si alguno de los dos valores es Null. Por ejemplo: NombreCompleto: [Apellido] & & [Nombre], Ordenar por campos que contengan valores Null y cadenas de longitud cero Cuando ordena un campo en sentido ascendente, cualquier registro en el que ese campo contiene un valor Null se muestra primero. Si un campo contiene tanto valores Null como cadenas de longitud cero, los valores Null aparecen primero en el criterio de ordenación, seguidos inmediatamente de las cadenas de longitud cero. Utilizar el carácter comodín asterisco (*) para devolver valores no Null Si utiliza una expresión como al definir los criterios de la consulta para un campo, los resultados de la consulta incluirán las cadenas de longitud cero de ese campo, pero no los valores Null.

5.2.12 Funciones agregadas y otras opciones de la fila total Nueve de las doce opciones en la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta son funciones agregadas. Todas, excepto las funciones Primero y Ultimo, se explican en la siguiente tabla. Las otras tres opciones de la lista se explican en la segunda tabla. Elija

Para encontrar el

Utilice con estos tipos de datos de campos

Suma

Total de los valores de un campo.

Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico

Prom

Promedio de los valores de un campo.

Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico

Mín

Menor valor de un campo.

Máx

Mayor valor de un campo.

Cuenta

Número de valores de un campo, sin contar los valores Null (vacío).

Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, AutoNumérico, Sí/No y Objeto OLE

DesvEst

Desviación estándar de valores de campo. Varianza de los valores de un campo.

Var

Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico


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Elija

Para

Agrupar por Expresión

Definir los grupos para los que desea realizar los cálculos. Por ejemplo, para mostrar las ventas totales por categoría, seleccione Agrupar por para el campo NombreCategoría. Crear un campo calculado que incluya una función agregada en su expresión. Normalmente, creará un campo calculado cuando desee utilizar múltiples funciones en una expresión. Especificar los criterios de un campo que no esté utilizando para definir los grupos. Si selecciona esta opción para un campo, Microsoft Access ocultará el campo en los resultados de la consulta desactivando la casilla de verificación Mostrar.

Donde

Nota: las funciones agregadas no incluirán registros que contengan valores en blanco (Null) en sus cálculos. Por ejemplo, la función Cuenta (Count) devuelve la suma de todos los registros sin valores Null. Hay una forma de contar los valores Null y es posible convertir los valores Null a ceros en un cálculo.

5.3

ENCONTRAR REGISTROS O VALORES DE CAMPO DUPLICADOS EN UNA TABLA MEDIANTE UN ASISTENTE PARA CONSULTAS

A partir de los resultados de una Consulta de buscar duplicados, puede determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qué registros de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, puede buscar valores duplicados en un campo de dirección para determinar si existen registros duplicados para el mismo proveedor, o bien puede buscar valores duplicados en un campo de ciudad para ver qué proveedores se encuentran en la misma ciudad. Microsoft Access puede eliminar automáticamente todos los registros duplicados de una tabla, aunque no es posible utilizar el Asistente para consultas de buscar duplicados para ello. La búsqueda de duplicados con asistente precisa de los siguientes pasos: Para crear la consulta con el asistente comenzamos abriendo la base de datos NEPTUNO en la que se construirá la consulta y en la ficha Crear, en el grupo Consultas, hacemos clic en Asistente para consultas (figura 5-58).

Figura 5-58 En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de búsqueda de duplicados y, a continuación, haga clic en Aceptar (figura 5-59).


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279

En el primer cuadro de diálogo del asistente (figura 5-60) especifique la tabla o consulta en la que va a buscar los duplicados. Para este ejemplo utilizamos la tabla Empleados de la base de datos NEPTUNO (previamente cargada). Se pulsa Siguiente, y en el segundo cuadro de diálogo (figura 5-61) seleccionamos los campos en los que vamos a buscar los duplicados. Como en nuestro ejemplo vamos a buscar los empleados contratados en la misma fecha, seleccionamos solamente el campo FechaContratación. Se pulsa Siguiente, y en el tercer cuadro de diálogo (figura 5-62) seleccionamos otros campos para visualizar junto a los duplicados, que en nuestro caso serán Apellido y Nombre de los empleados. Se pulsa Siguiente y aparece el cuadro de diálogo final (figura 5-63). En el último cuadro de diálogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño. Si la consulta resultante no es exactamente como desea, podrá volver a ejecutar el asistente o cambiar la consulta en la vista Diseño. Al pulsar Finalizar se obtienen ya los registros duplicados (figura 5-64).

Figura 5-59

Figura 5-60


280


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Figura 5-61

Figura 5-62

Figura 5-63


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281

Figura 5-64

5.4 ASISTENTE PARA BÚSQUEDA DE NO COINCIDENTES Este asistente ayuda a buscar registros no relacionados con otra tabla de la misma base de datos. Por ejemplo, en la base de datos NEPTUNO podemos estar interesados en buscar los clientes que no tienen pedidos. Para ello abra la base de datos NEPTUNO en la que se construirá la consulta y en la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas (figura 5-58). En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para búsqueda de no coincidentes y, a continuación, haga clic en Aceptar (figura 5-65). En el primer cuadro de diálogo del asistente (figura 5-66) especifique la tabla o consulta en la que va a buscar los duplicados. Para este ejemplo utilizamos la tabla Clientes de la base de datos NEPTUNO (previamente cargada). Se pulsa Siguiente, y en el segundo cuadro de diálogo (figura 5-67) seleccionamos la tabla o consulta relacionada para que no coincidan. En nuestro ejemplo utilizamos la tabla Pedidos. Se pulsa Siguiente, y el asistente ofrece los campos relacionados de ambas tablas (figura 56 8 ). El campo similar en ambas tablas es ClienteId. Se pulsa Siguiente, y en el cuadro de diálogo resultante (figura 5-69) seleccionamos los campos para visualizar en la consulta. Como en nuestro ejemplo se trata de conocer los clientes que no hacen pedidos será conveniente seleccionar los campos NombreCompañia, NombreContacto y Teléfono. Se pulsa Siguiente y aparece el cuadro de diálogo final (figura 5-70), en el que se nombra la consulta y se puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño. Al pulsar Finalizar se obtienen ya los registros no coincidentes (figura 5-71).


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO _____________________________________________________ ©RA-MA

Figura 5-65

Figura 5-66

Figura 5-67


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CAPITULO S. CONSULTAS A TRAVES DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

Figura 5-68

Figura 5-69

Figura 5-70


283

284


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Figura 5-71

5.5 PERSONALIZAR UNA CONSULTA Puede personalizar una consulta en vista Diseño de consulta. A partir de esta vista, puede hacer varios tipos de cambios como se indica en la figura 5-72. Agregue tablas o consultas

Agregue o quite campos

Elija un cálculo

Especifique un orden Especifique criterios de consulta

Figura 5-72 Se puede agregar una tabla o consulta a la consulta actual si los datos que necesita no están en la consulta. Después, añada los campos con los que desea trabajar a la cuadrícula de diseño de la consulta (figura 5-73).


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285

Figura 5-73 Se puede agregar los valores en un campo o hacer otros cálculos con los datos especificando el tipo de cálculo que se va a realizar (figura 5-74). Para llevar a cabo un cálculo predefinido con los valores de un campo, haga clic en Totales en el grupo Registros de la ficha Inicio.

Figura 5-74 Se puede limitar los registros que se ven en los resultados de la consulta o los registros incluidos en un cálculo especificando los criterios (figura 5-75).

Figura 5-75


286


Se puede ordenar los resultados de ordenación en la cuadrícula de diseño (figura 5-76).

la

consulta

especificando

una

Figura 5-76

5.6 DISEÑAR O MODIFICAR UNA CONSULTA En la vista Diseño de consulta, puede llevar a varios procedimientos para completar el diseño de una nueva consulta que acaba de crear, o modificar una consulta ya existente. También puede utilizar estos procedimientos para modificar una Instrucción SQL que sea el origen de los registros de un formulario, informe o página de acceso a datos. Los cambios que lleve a cabo en la vista Diseño de consulta quedan reflejados en la instrucción SQL. Agregar una tabla o consulta a una consulta 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2. En el grupo Configuración de consultas de la fichaDiseño en la barra Herramientas de consulta, haga clic en Mostrar tabla 3.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que lista los objetos con cuyos datos desea trabajar. Si la tabla que necesita está en otra base de datos o aplicación, vincule primero la tabla a la base de datos activa. 4. Haga clic en el nombre del objeto que desee agregar a la consulta. Para seleccionar objetos adicionales de uno en uno, mantenga presionada CTRL que hace clic en el nombre de cada objeto. Para seleccionar un bloque de objetos, haga clic en el primer nombre de la lista, mantenga presionada MAYUS y luego haga clic en el último nombre del bloque.

5.

Haga clic en Agregar y luego haga clic en Cerrar.

Notas: •

También puede agregar una tabla o consulta a una consulta arrastrando el nombre de la tabla o consulta desde el panel de exploración a la parte superior de la vista Diseño de consulta.


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CAPITULO 5. CONSULTAS A TRAVÉS DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

287

• Cuando tenga múltiples tablas o consultas en una consulta, deberán estar combinadas. Quitar una tabla o consulta de una consulta 1.

Abra una consulta en la vista Diseño.

2.

En la parte superior de la vista Diseño de consulta, seleccione la tabla o consulta que desee borrar haciendo clic en cualquier parte de su lista de campos, y, a continuación, presione la tecla SUPR. Los campos que haya arrastrado desde la lista de campos a la cuadrícula de diseño también son borrados de la consulta. Sin embargo, la tabla o consulta no es borrada de la base de datos.

Agregar, seleccionar, eliminar, mover e insertar campos en la cuadrícula de diseño de una consulta En una consulta, agregue sólo aquellos campos cuyos datos desee visualizar, establecer con ellos los criterios, agrupar por, actualizar u ordenar. Los pasos a tener en cuenta para agregar campos en la cuadrícula de diseño de una consulta son los siguientes: 1.

Abra la consulta en la vista Diseño.

2.

En una consulta, asegúrese de que la lista de campos de la tabla o consulta que contiene los campos que desea agregar aparece en la parte superior de la ventana. Puede agregar una tabla o consulta si la lista de campos que necesita no está en la consulta.

3.

Seleccione uno o más campos de la lista de campos y arrástrelos a las columnas de la cuadrícula.

Seleccionar los campos que se desea agregar a la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro avanzado

Para seleccionar

Un campo Un bloque de campos Campos no contiguos Todos los campos

Haga esto

Haga clic en el nombre del campo. Haga clic en el primer campo del bloque, mantenga presionada la tecla MAYUS y haga clic en el último campo. Mantenga presionada CTRL mientras hace clic en los campos. Haga doble clic en la barra pequeña de la lista de campos o haga c lic en el asterisco (*).


288


Notas: •

Una vez seleccionados los campos de la lista, debe arrastrarlos a la cuadrícula de diseño.

•

Cuando arrastra más de un campo a la vez, Microsoft Access coloca cada campo en una columna separada. Si arrastra el asterisco a la cuadrícula, Microsoft Access colocará el nombre de la tabla o consulta en una columna y adjunta un punto y un asterisco al nombre (por ejemplo, Categorías.*). Después de cualquiera de estas operaciones, la hoja de datos tiene el mismo aspecto.

•

En vez de arrastrar, también puede agregar campos haciendo doble clic en el nombre de la lista de campos o seleccionando directamente un campo del cuadro de la lista de la fila Campo de la cuadrícula.

Quitar un campo de la cuadrícula de diseño de una consulta 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2.

Seleccione el campo haciendo clic en su selector de columna, y luego presione la tecla SUPR.

Nota: cuando borra un campo de la cuadrícula de diseño, sólo lo está borrando del diseño de la consulta. No está borrando el campo y sus datos de la tabla base. Mover un campo de la cuadrícula de diseño de una consulta 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2.

Seleccione la columna que desea mover (figura 5-77). • Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de su columna. •

3.

Para seleccionar más de una columna adyacente, arrastre a través de sus selectores de columna.

Haga clic de nuevo en el selector de cualquiera de las columnas seleccionadas y luego arrastre el campo o campos a su nueva localización. El campo desplazado y todos los campos a su derecha se mueven a la derecha.


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CAPITULO 5. CONSULTAS A TRAVÉS DB LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

289

Figura 5-77 Insertar un campo en la cuadrícula de diseño de una consulta 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2.

Arrastre el campo desde la lista de campos hacia la columna de la cuadrícula de diseño donde desee insertarlo.

Cambiar el nombre de un campo Al cambiar el nombre de un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta, cambia el título de la columna en la vista Hoja de datos de la consulta. Además, si crea un nuevo objeto, como un nuevo formulario, informe o página de acceso a datos, basado en la consulta, el nuevo objeto utilizará el nuevo nombre del campo. Por ejemplo, si crea un control para mostrar el campo al que ha cambiado el nombre, el nuevo nombre del campo se utilizará en el nombre del control y en su título de etiqueta. Sin embargo, el nombre del campo en la tabla base no cambia, como tampoco cambia en los formularios e informes que estuvieron basados en la consulta antes de cambiar el nombre del campo. El cambio del nombre de un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta actual no tiene efecto en la vista Hoja de datos de la consulta si la propiedad Título (Caption) del campo se ha establecido en la tabla o consulta base. Si desea que el nuevo nombre del campo se utilice solamente en las columnas de las hojas de datos o en los títulos de los formularios, informes y páginas de acceso a datos, podrá establecer la propiedad Título (Caption) del campo en lugar de cambiar el nombre en la cuadrícula de diseño. Cambiar el nombre de un campo en una consulta 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2. Coloque el punto de inserción a la izquierda de la primera letra del nombre del campo en la cuadrícula de diseño. 3.

Escriba el nuevo nombre seguido de dos puntos.


290


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Nota: si está cambiando el nombre del campo Exprl (o Expr2, y así sucesivamente) que Microsoft Access le asignó de forma automática, cambie sólo el nombre, no la expresión que sigue a los dos puntos. Cambiar el título de un campo en una consulta 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2.

En la cuadrícula de diseño, haga clic en cualquier parte de la columna del

3.

campo del cual desea cambiar el título y haga clic en Propiedades la barra de herramientas. En el cuadro de la propiedad Título (Caption), escriba el título del campo.

en

Mostrar u ocultar un campo del resultado de una consulta Puede agregar a la cuadrícula de diseño de la consulta un campo que utilice para establecer los criterios o el criterio de ordenación y, sin embargo, no mostrar los datos de ese campo particular en el resultado de la consulta. •

En la vista Diseño de consulta, seleccione el cuadro Mostrar de la cuadrícula de diseño para mostrar el campo o desactive la casilla Mostrar para ocultar el campo.

Notas: •

Si desea crear un formulario, informe o página de acceso a datos basado en la consulta y la propiedad MostrarTodosLosCampos de la consulta está establecida a No, debe mostrar los campos para los que va a crear controles dependientes en el formulario, informe o página de acceso a datos.

•

Cuando cierra una consulta, Microsoft Access mueve los campos ocultos a las columnas más a la derecha de la cuadrícula de diseño.

Establecer las propiedades para una consulta, sus campos o sus listas de campos Puede establecer las propiedades de consultas, listas de campos de una consulta y de los campos que agregue a la cuadrícula de diseño de una consulta. 1. Abra una consulta en la vista Diseño. 2.

Seleccione el campo, la lista de campos o la consulta.


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291

•

Para seleccionar un campo, haga clic en la celda de la fila Campo.

•

Para seleccionar una lista de campos, haga clic en cualquier parte de la lista.

•

Para seleccionar la consulta completa, haga clic en cualquier parte de la vista Diseño de consulta excepto en la cuadrícula de diseño y en las listas de campos.

3.

Haga clic en Hoja de propiedades en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño en la barra Herramientas de consulta para mostrar la hoja de propiedades del objeto seleccionado.

4.

En la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad que desee establecer y después haga una de las siguientes cosas: •

Si aparece una flecha en el cuadro de propiedades, haga clic en la flecha y haga también clic en un valor de la lista.

•

Escriba una propiedades.

•

Si aparece un botón Generar al lado del cuadro de propiedades, haga clic en él para mostrar un generador. Si necesita más espacio para introducir o editar la configuración de una propiedad, presione MAYÚSCULAS+F2 para abrir el cuadro Zoom.

configuración

o

expresión

en

el

cuadro

de

Sugerencia: para obtener más información sobre las propiedades y sus configuraciones, haga clic sobre la propiedad objetivo en la hoja de propiedades y presione F1. Cambiar el ancho de una columna en la cuadrícula de diseño de una consulta y borrar cuadrícula 1. En la vista Diseño de consulta, mueva el puntero al borde derecho del selector de columna de la columna que desea cambiar, hasta que el puntero se convierta en una flecha de dos sentidos (figura 5-78). 2.

Arrastre el borde hacia la izquierda para hacer la columna más estrecha o hacia la derecha para hacerla más ancha (o haga doble clic para ajustar el ancho a la entrada más larga visible en la cuadrícula de diseño).


292


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Notas: •

Para ajustar el ancho de varias columnas a la vez, seleccione las columnas arrastrando a través de sus selectores de columna y luego utilice el procedimiento anterior.

•

El ajuste del ancho de las columnas en la vista Diseño o en la ventana Filtro u orden avanzado no tiene ningún efecto en el ancho de la columna de la consulta o la hoja de datos filtrada.

Borrar la cuadrícula de diseño de una consulta •

En la vista Diseño de consulta y en el menú Edición elija Borrar cuadricula.

Figura 5-78 Agregar o eliminar filas o columnas en la cuadrícula de diseño de una consulta 1. Haga clic en cualquier parte de la columna (fila) a la izquierda de la cual (encima) desea agregar una nueva columna (fila).

5.7

2.

En el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño haga clic en Insertar filas o Insertar columnas.

3.

Para eliminar filas o columnas se seleccionan y, en el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar filas o Eliminar columnas.

CREAR UNA CONSULTA DE SELECCIÓN SIN ASISTENTE DE PRINCIPIO A FIN

Puede seguir los pasos que se citan a continuación como guía para crear una consulta de selección de principio a fin. Utilizará muchos de estos pasos para crear cada consulta. Los demás los utilizará al diseñar una consulta que especifique los criterios que se van a utilizar para seleccionar información, realizar cálculos o establecer un orden. Sólo tendrá que seguir los pasos que sean relevantes respecto a los datos que desee recuperar en cada consulta en particular. Todos los pasos han sido explicados ya a lo largo de este capítulo. Para otras tareas relacionadas con la creación de consultas, utilice el Asistente para Ayuda. Los pasos son los siguientes:


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1.

CAPÍTULO S. CONSULTAS A TRAVÉS DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

Agregar una tabla a una consulta •

2.

Modos de agrupar datos de varias tablas o consultas en una consulta.

•

Agregar una tabla o una consulta a una consulta.

•

Combinar varias tablas y consultas en una consulta.

•

Cambiar el tipo de combinación entre las tablas y consultas de una consulta.

Agregar campos a una consulta •

Agregar campos a la cuadrícula de diseño de una consulta.

•

Agregar una columna a la cuadrícula de diseño de una consulta.

3.

Establecer los criterios de consulta para seleccionar determinada información

•

Utilizar criterios en consultas para recuperar determinados registros.

•

Incluir criterios en una consulta para recuperar determinados registros. •

4.

Insertar o eliminar una fila de criterios de una consulta para recuperar determinados registros.

Realizar cálculos en una consulta •

5.

293

Crear un campo que realice cálculos personalizados o manipule los valores de los campos de una consulta.

Optimizar una consulta •

• • •

Establecer las propiedades de una consulta, sus campos o sus listas de campos. Ordenar registros mediante la cuadrícula de diseño de una consulta. Crear una consulta de búsqueda automática que rellene datos automáticamente. Consultas de búsqueda automática que rellenan datos automáticamente.


294


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Ejercicio 5-1. En la base de datos EDUCA, para cada curso con una tarifa superior a 175, mostrar el nombre del curso, tarifa y número de facultativo del jefe responsable del curso, visualizando la salida en orden ascendente por nombre de curso. A continuación se presenta la consulta y su resultado.

Ejercicio 5-2. Para cada departamento que ofrece servicios de tutoría, visualizar el identificador de departamento junto con la tarifa media de los cursos que éste ofrece y el sueldo medio de los miembros del personal que pueden autorizar dichos cursos. Clasificar la salida por identificador de departamento. A continuación se presenta la consulta y su resultado.


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Ejercicio 5-3. Para cualquier curso que tenga un miembro del personal disponible para ser tutor, visualizar el número, nombres y cargos de los miembros del personal que pueden servir de tutores para ese curso, y la ubicación de sus respectivos edificios y despachos. Clasificarla salida por nombre de los miembros del personal y número de curso. A continuación se presenta la consulta y su resultado.


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Ejercicio 5-4. Visualizar el nombre y cargo de cada miembro del personal que trabaje en el edificio de Humanidades.

A continuación se presenta la consulta y su resultado.

Ejercicio 5-5. Para cada departamento que ofrezca cursos determinar el valor medio de la tarifa de todos los cursos que tengan tres créditos ofrecidos por cada departamento. Visualizar la salida en secuencia ascendente por identificación de departamento.



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297

Ejercicio 5-6. Para cada valor distinto de tarifa determinar el número total de créditos para los cursos que tengan ese valor de tarifa. Ordenar el resultado en secuencia descendente por tarifa. A continuación se presenta la consulta y su resultado.


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Ejercicio 5-7. Para todos los departamentos excepto el de Teología, que tengan una tarifa media de sus cursos mayor que 100, obtener su identificación y su tarifa media.


Ejercicio 5-8. Hallar las tarifas media, máxima y mínima por crédito dentro de cada departamento sólo para aquellos grupos con tarifa mínima positiva.



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CAPITULO 5. CONSULTAS A TRAVÉS DE LA INTERFAZ DE ACCESS 2010

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Ejercicio 5-9. Hallar la tarifa media para aquellos departamentos en los que dicha tarifa media sea mayor que 100 y que ofrezcan menos de seis cursos. A continuación se presenta la consulta y su resultado.


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Ejercido 5-10. Obtener el número, nombre y tarifa de los cursos con tarifa menor que la media. A continuación se presenta la consulta y su resultado.


Capítulo 6

CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARÁMETROS Y DE ACCIÓN. CÁLCULOS 6.1 REALIZAR CALCULOS EN CONSULTAS. FUNCIONES AGREGADAS Existen muchos tipos de cálculos que se pueden llevar a cabo en una consulta. Por ejemplo, puede calcular la suma o el promedio de los valores de un campo, multiplicar los valores de dos campos o calcular la fecha de tres meses a partir de la fecha actual. Cuando se muestran los resultados de un cálculo en un campo, realmente no se almacenan en la tabla base. En su lugar, Microsoft Access ejecuta de nuevo los cálculos cada vez que ejecuta la consulta, de forma que los resultados están siempre basados en los datos más actuales de la base de datos. Por tanto, no es posible actualizar de forma manual los resultados calculados. Para presentar en un campo los resultados de un cálculo, puede utilizar el cálculo predefinido que proporciona Microsoft Access o los cálculos personalizados que se definan. Utilice los cálculos predefinidos, llamados “totales”, si desea calcular las siguientes cantidades para grupos de registros o para todos los registros combinados: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o varianza. Se elige un cálculo de totales para cada uno de los campos que desee calcular. Se pueden realizar cálculos sobre todos los registros o sobre un grupo de registros (figura 6-1).


302


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Figura 6-1 Puede calcular algunos tipos de totales mediante el Asistente para consultas sencillas. O bien, puede calcular todos los tipos de totales mediante la fila Total de la cuadrícula de diseño de la consulta, donde selecciona la función agregada del cálculo que desee llevar a cabo en un campo. En la cuadrícula de diseño de la consulta también puede especificar los criterios para limitar los grupos sobre los que calcular totales, limitar los registros incluidos en el cálculo o limitar los resultados que se presentan después de que se haya realizado el cálculo. Un cálculo personalizado le permite llevar a cabo en cada registro cálculos numéricos, de fechas y de texto utilizando los datos de uno o más campos. Por ejemplo, con un cálculo personalizado puede multiplicar los valores de un campo por una determinada cantidad, encontrar la diferencia entre dos fechas almacenadas en distintos campos, combinar varios valores de un campo Texto o crear subconsultas. Mediante las opciones de la fila Total en la cuadrícula de diseño, es posible llevar a cabo el cálculo en grupos de registros y calcular sumas, promedios, cuentas u otro tipo de totales en el campo calculado. Para cálculos personalizados, necesita crear un nuevo campo calculado en la cuadrícula de diseño. Para crear un campo calculado, escriba una expresión en una celda en blanco Campo en la cuadrícula de diseño de la consulta La expresión puede constar de cálculos múltiples; por ejemplo, Suma([UnidadesEnExistencia]+[UnidadesEnPedido]). También puede especificar los criterios por los que un campo calculado puede afectar a los resultados del cálculo. No obstante, no es necesario mostrar los resultados de un cálculo en un campo. En su lugar, es posible utilizarlos como criterios para determinar los registros que debe seleccionar la consulta o para determinar sobre qué registros se debe llevar a cabo la acción. Por ejemplo, puede especificar la siguiente expresión (figura 6-2) en la fila Criterios para decir a la consulta que devuelva sólo los registros que en el campo FechaEntrega tengan valores comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir de la fecha de hoy. También puede utilizar un cálculo para actualizar los datos desde una consulta de actualización. Por ejemplo, puede escribir la siguiente expresión (figura 6-3) en la celda Actualizar a para incrementar todos los valores del campo PrecioUnidad en un 5%.


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CAPITULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARÁMETROS Y... 303

Figura 6-2

Figura 6-3

Resumiendo, podemos decir lo siguiente: 1.

Puede realizar cálculos en una consulta mediante: •

Cálculos predefinidos, denominados “totales”, para calcular las siguientes cantidades a partir de grupos de registros o a partir de todos los registros combinados en la consulta: suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, desviación estándar o varianza.

•

Un cálculo personalizado para llevar a cabo cálculos numéricos, de fechas y de texto en cada registro, utilizando los datos de uno o más campos. Necesita crear un nuevo campo calculado directamente en la cuadrícula de diseño para estos tipos de cálculos.

2. En vez de presentar los resultados del cálculo, puede utilizarlos: • •

Como criterios para determinar los registros que va a seleccionar la consulta o para determinar sobre qué registros se ha de llevar a cabo una acción. Para actualizar los datos desde una consulta de actualización.


304


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Además de Primero y Último, las funciones agregadas que se utilizan como “totales” son las siguientes: Elija

Para encontrar el

Suma Prom Mín

Total de los valores de un campo. Promedio de los valores de un campo. Menor valor de un campo.

Máx

Mayor valor de un campo.

Cuenta

Número de valores de un campo, sin contar los valores Null (vacío). Desviación estándar de los valores de un campo. Varianza de los valores de un campo.

DesvEst Var

Utilice con estos tipos de datos de campos

Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico Texto, Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, AutoNumérico, Si/No y Objeto OLE Número, Fecha/llora, Moneda y AutoNumérico Número, Fecha/Hora, Moneda y AutoNumérico

Las funciones agregadas no incluirán registros que contengan valores en blanco (Null) en sus cálculos. Por ejemplo, la función Cuenta (Count) devuelve la suma de todos los registros sin valores Null. De todas formas, ya sabemos que es posible buscar y contar los valores Null, pero también es posible convertir los valores Null a ceros en un cálculo, lo que solucionaría el problema de su uso en cálculos. Cuando tenga campos que contengan valores Null, es posible crear una expresión que convierta los valores Null a cero. Puede hacerlo si desea que los registros que contengan valores Null se incluyan en el cálculo agregado o si desea evitar que una expresión dé como resultado un valor Null cuando uno de los campos de la expresión contenga valores Null. Por ejemplo, la expresión 2 + varX devolverá siempre un valor Null cuando la variable varX sea Null. Sin embargo, 2 + Nz (varX) devolverá 2.

6.2

INCLUIR FUNCIONES AGREGADAS EN UNA CONSULTA MEDIANTE UN ASISTENTE

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una o más tablas o consultas. Si lo desea, el asistente también podrá sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y calculará el valor mínimo o máximo de un campo. No obstante, no es posible limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. Los pasos a tener en cuenta son los siguientes; 1. Abra la base de datos NEPTUNO en la que se construirá la consulta y en la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas (figura 6-4).


© RA-MA ________ CAPITULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARAMETROS Y... 2.

3.

4.

5.

6.

305

En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y elija Aceptar (figura 6-5). Haga clic en el nombre de la tabla (Detalles de pedidos) o consulta en la que desea basar la consulta y, a continuación, seleccione los campos (IdPedido y PrecioUnidad) cuyos datos desea recuperar (figura 6-6). Haga clic en una tabla o consulta adicional si lo desea y, a continuación, seleccione los campos que desea utilizar de ella. Repita este paso hasta que disponga de todos los campos que necesite. Al pulsar Siguiente el asistente muestra la ventana resumen de la figura 6-7, cuya opción Detalle permite mostrar todos los campos y registros. Pero a nosotros nos interesa ahora el botón Resumen, que permite activar el botón Opciones de resumen, que al ser seleccionado muestra la pantalla Opciones de resumen (figura 6-8) que contiene cada campo de tipo Número y Moneda de los seleccionados en la figura 6-6 y las funciones agregadas Suma, Promedio, Mínimo y Máximo. En la pantalla Opciones de resumen se señalarán las casillas de verificación correspondientes a las funciones agregadas que vayamos a mostrar en la consulta. También puede seleccionarse la opción Incluir registros en los campos para ver la cuenta en el resultado de la consulta. Se pulsa Aceptar y Siguiente. Se obtiene ya la típica pantalla final del asistente (figura 6-9) donde, aparte de nombrar la consulta, se puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver la estructura de la consulta en la vista Diseño. Al pulsar Finalizar, se obtienen ya los resultados de la consulta (figura 6-10). Hay que tener presente que la tabla Detalles de pedido contiene registros múltiples para cada valor IdPedido. La consulta combina los valores PrecioUnidad para cada valor IdPedido y devuelve la media, el mínimo y el máximo de todos esos valores en los campos Promedio De PrecioUnidad, Mín De PrecioUnidad y Max De PrecioUnidad.

Figura 6-4


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Figura 6-5

Figura 6-6

Figura 6-7


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CAPITULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARAMETROS Y...

Figura 6-8

Figura 6-9

Figura 6-10


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6.3

INCLUIR FUNCIONES AGREGADAS EN UNA CONSULTA MEDIANTE LA CUADRÍCULA DE DISEÑO

Utilizando la fila Total en la vista Diseño de consulta (que se obtiene haciendo clic en el botón Totales del grupo Mostrar u ocultar en Herramientas de consulta) puede calcular la suma, promedio, cuenta, mínimo, máximo, varianza o desviación estándar de los valores de uno o más campos, para todos los registros de una consulta o para uno o más grupos de registros. Mediante la fila Criterios también puede agregar criterios que afecten a los resultados del cálculo. Calcular una suma, de una consulta

promedio,

cuenta

u

otro

total

sobre

todos

los

registros

1. Cree una consulta de selección en la vista Diseño. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar en el cálculo y, después, agregue los campos sobre los que desee llevar a cabo los cálculos y especificar los criterios. 2.

Haga clic en el botón Totales del grupo Mostrar u ocultar en Herramientas de consulta. Microsoft Access presentará la fila Total de la cuadrícula de diseño.

3.

Por cada campo de la cuadrícula de diseño (figura 6-11), haga clic en su celda de la fila Total y, después, haga clic en una de las siguientes funciones agregadas: Suma. Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o Var.

4. 5.

Si lo desea, especifique criterios que afecten a los resultados del cálculo. Si lo desea, ordene los resultados.

6.

Haga clic en el botón Vista resultados.

de la barra de herramientas para ver los

Notas: •

Cuando utiliza una función agregada en un campo, Microsoft Access combina los nombres de la función y del campo para dar nombre al campo de la hoja de datos (por ejemplo, MedDeCarga).

•

Si agrega un campo calculado que incluya una o más funciones agregadas a una consulta en la que esté calculando totales sobre todos los registros, deberá establecer la celda Total del campo calculado a Expresión (figura 6-12).

Figura 6-11


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Figura 6-12 Calcular una suma, promedio, cuenta u otro total a partir de grupos de registros de una consulta 1. Cree una consulta de selección en la vista Diseño. Agregue las tablas cuyos registros desee utilizar en el cálculo y, después, agregue los campos sobre los que desee llevar a cabo los cálculos, defina los grupos (con Agrupar por) y especifique los criterios. 2.

Haga clic en el botón Totales del grupo Mostrar u ocultar en Herramientas de consulta. Microsoft Access presentará la fila Total de la cuadrícula de diseño.

3.

Por cada campo de la cuadrícula de diseño (figura 6-13), haga clic en su celda de la fila Total y, después, haga clic en una de las siguientes funciones agregadas: Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o Var.

4.

Si lo desea, especifique criterios que afecten a los resultados dcl cálculo.

5.

Si lo desea, ordene los resultados.

6.

Haga clic en el botón Vista resultados.

de la barra de herramientas para ver los

Figura 6-13 La consulta Ventas por categoría para 1995 de la base de datos de ejemplo Neptuno tiene un ejemplo de cálculo de una suma de grupos de registros. Para ver esta consulta, abra la base de datos Neptuno y, a continuación, abra la consulta Ventas por categoría en la vista Diseño (figura 6-14).


310

ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ____________________________________________________ © RA-MA

Figura 6-14

6.4 CREAR UN CAMPO CALCULADO EN UNA CONSULTA Puede crear un nuevo campo que muestre los resultados de un cálculo definido con una expresión. Los pasos a tener en cuenta son los siguientes: 1. Abra la consulta en la vista Diseño. 2. Realice una de las siguientes operaciones: •

Escriba una expresión en una celda en blanco de la fila Campo. Si la expresión incluye un nombre de campo, deberá incluirlo entre corchetes .

•

Si necesita ayuda para crear la expresión, utilice el Generador de expresiones. Para mostrarlo, haga clic con el botón secundario del ratón en la celda Campo en la que desee agregar el campo calculado (figura 6-15) y, a continuación, haga clic en Generar (figura 6-16) y genere la expresión. Al presionar ENTRAR o al moverse a otra celda, Microsoft Access introduce el nombre de campo predeterminado ExprN, donde N es un número entero que se incrementa con cada nuevo campo de expresión de la consulta. El nombre aparece antes de la expresión y va seguido por dos puntos , En una hoja de datos, este nombre es el encabezado de la columna. Puede seleccionar ExprN y escribir un nombre más descriptivo, como NuevoPrecio.


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311

3.

Si la expresión incluye una o más funciones agregadas (Suma (Sum), Promedio (Avg), Cuenta (Count), Min (Min), Máx (Max), DesvEst (StDev) o Var (Var)) y si la cuadrícula de diseño incluye otro campo o campos que desee utilizar para agrupar, haga clic en Totales en la barra de herramientas (a no ser que la fila Total ya esté mostrada). Deje Agrupar por en la celda Total del campo de agrupación y, en el campo calculado, cambie Agrupar por a Expresión

4.

Si lo desea, realice una de las acciones siguientes para completar la consulta: •

Introduzca criterios que afecten al cálculo.

•

Ordene los resultados.

•

Establezca las propiedades del campo, como por ejemplo Formato (Format) (dado que el campo no hereda las propiedades de la tabla base). Para ello puede utilizarse la opción Propiedades del menú desplegable de la figura 6-15 obtenido al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el campo en la cuadrícula de la consulta.

Figura 6-15


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Figura 6-16 Para introducir o ver una expresión completa sin necesidad de desplazar la visualización, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. La consulta Subtotales por pedido contiene un ejemplo de un campo calculado denominado Subtotal que realiza cálculos con un grupo de registros. Para ver esta consulta abra la base de datos Neptuno y, a continuación, abra la consulta Subtotales por pedido en la vista Diseño (figura 6-17). La figura 6-18 presenta los resultados de la consulta calculada con agrupación por Id. de pedido.

Figura 6-17


Figura 6-18

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CAPÍTULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARÁMETROS Y...

313

6.5 EXPRESIONES Cuando se crea una expresión, se combinan identificadores, valores y operadores en una unidad que produce un resultado. Las expresiones pueden ser tan sencillas como una expresión aritmética del tipo (1 + 1), que produce el resultado numérico 2. También pueden realizar operaciones complejas en datos, como la siguiente expresión de validación que genera un error si el valor del campo País es Francia, Italia o España y el campo CódigoPostal contiene un número de caracteres superior o inferior a los cinco caracteres establecidos: = [País] En (“Francia”, “Italia”, “España”) y Len([CódigoPostal])<>5. Las expresiones son un componente fundamental de numerosas operaciones en Microsoft Access. Una expresión es una combinación de símbolos (identificadores, operadores y valores) que produce un resultado. Por ejemplo, puede utilizar la expresión siguiente en un control de un formulario o de un informe para mostrar la suma de los valores de los controles Subtotal y Transporte: = [Subtotal] + [Transporte]. Estos son algunos ejemplos de operaciones comunes en las que se utilizan expresiones: •

Establecer una propiedad que define un control calculado, o bien una regla de validación o bien un valor predeterminado de un campo.

•

Introducir una expresión de criterio, crear un campo calculado o actualizar los registros de una consulta o filtro.

•

Establecer una condición para realizar una acción o serie de acciones de una macro, o especificar argumentos para varias acciones.

•

Especificar argumentos para funciones, instrucciones y métodos de procedimientos de Visual Basic para aplicaciones.

•

Editar una consulta SQL en la vista SQL de la ventana Consulta o utilizar una instrucción SQL como valor de una propiedad o como argumento.

Se puede crear una expresión utilizando el Generador de expresiones, o se puede crear manualmente combinando los elementos de la expresión para realizar lo que se desee.


314

ACCESS 2010. CURSO PRACTICO __________________________________________________ ©RA-MA

6.5.1 Crear una expresión con el Generador de expresiones Para iniciar el Generador de expresiones haga clic con el botón secundario en una celda Campo o Criterios de la vista Diseño de consulta (en el lugar donde desee insertar la expresión) y en el menú contextual resultante haga clic en Generar (figura 6-15). El Generador de expresiones consta de tres secciones (figura 6-19):

Figura 6-19 •

En la sección superior del generador se encuentra un cuadro en el que se genera la expresión. Utilice la sección inferior para crear los elementos de la expresión, y luego insértelos en el cuadro para formarla. También puede escribir componentes de la expresión directamente en este cuadro.

•

En la sección intermedia del generador hay botones que corresponden a los operadores más comunes. Al hacer clic en uno de ellos, el Generador de expresiones insertará el operador en el lugar del cuadro de expresiones donde se encuentre el punto de inserción. Si desea consultar una lista completa de los operadores que se pueden emplear en expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en el cuadro inferior izquierdo, y en la categoría de operadores que corresponda en el cuadro intermedio. En el cuadro de la derecha aparecerán todos los operadores de la categoría seleccionada.

•

En la sección inferior del generador hay tres cuadros: - El cuadro situado a la izquierda contiene carpetas que muestran los objetos tabla, consulta, formulario e informe de la base de datos, las funciones incorporadas y las definidas por el usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.


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315

-

El cuadro intermedio muestra los elementos específicos o las categorías de elementos que corresponden a la carpeta seleccionada en el cuadro de la izquierda. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda, en el cuadro intermedio aparecen las categorías de funciones de Access.

-

En el cuadro de la derecha aparecen los valores que corresponden a los elementos seleccionados en los cuadros izquierdo e intermedio. Por ejemplo, al hacer clic en Funciones incorporadas en el cuadro de la izquierda y una categoría de funciones en el cuadro intermedio, en el cuadro de la derecha aparecerán todas las funciones incorporadas de la categoría.

Notas: •

Para ver los nombres de los campos nuevos en el Generador de expresiones, primero es necesario guardar la tabla o consulta que contiene tales campos.

•

Si un objeto o una función no aparece en la sección inferior del Generador de expresiones, no será válido en el contexto en que se ha iniciado el generador. Por ejemplo, no es posible hacer referencia a otros campos y controles en la regla de validación de un campo en la vista Diseño de tabla, por lo que las carpetas Tablas, Consultas, Formularios e Informes no estarán disponibles cuando se inicie el Generador de expresiones desde la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) de un campo en la vista Diseño de tabla.

•

Al insertar un identificador en la expresión, el Generador de expresiones sólo pegará los componentes del mismo que sean necesarios en el contexto actual. Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades del formulario Clientes e inserta en la expresión el identificador de la propiedad Visible del formulario, el Generador de expresiones sólo insertará el nombre de la propiedad: Visible. Si utiliza esta expresión fuera del contexto del formulario, deberá especificar el identificador completo: Forms! [Clientes].Visible.

Para crear una consulta con el generador de expresiones se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Inicie el Generador de expresiones. Puede iniciar el Generador de expresiones en una celda Campo o Criterios de la vista Diseño de consulta o en la columna Condición de la ventana Macro haciendo clic con el botón secundario en el lugar donde desee insertar la expresión y en el menú contextual, haciendo clic en Generar.


316


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2.

Para iniciar el Generador de expresiones en una hoja de propiedades haga clic en el cuadro de la propiedad y luego haga clic en el botón Generar situado junto al cuadro de la propiedad o argumento. Si una propiedad tiene asociado más de un generador, Microsoft Access mostrará el cuadro de diálogo Elegir generador, haga clic en Generador de expresiones y luego en Aceptar.

3.

En el cuadro inferior izquierdo del Generador de expresiones, haga clic o doble clic en la carpeta que contenga el elemento deseado.

4.

En el cuadro inferior intermedio, haga doble clic en un elemento para pegarlo en el cuadro de la expresión, o bien haga clic en una categoría de elementos.

5.

Si ha seleccionado una categoría en el cuadro inferior intermedio, aparecerán valores en el cuadro inferior derecho. Haga doble clic en uno de ellos para pegarlo en el cuadro de la expresión. También puede escribir cualquier parte de la expresión directamente en el cuadro de la expresión.

6.

Pegue los operadores que desee en la expresión situando el punto de inserción en el lugar del cuadro de la expresión donde desee colocar el operador y haciendo clic en uno de los botones de operadores que se encuentran en el centro del Generador.

7.

Cuando la expresión esté terminada, haga clic en Aceptar. Microsoft Access copiará la expresión en el lugar donde se inició el Generador de expresiones. Si ya existía un valor la nueva expresión reemplazará al valor o al texto existente.

6.5.2 Crear una expresión sin utilizar el Generador de expresiones Puede crear una expresión combinando identificadores, operadores y valores para obtener el resultado que desee. Por ejemplo, la expresión siguiente incrementa en un 10% el valor mostrado en el control Transporte del formulario Pedidos: = [Formularios]![Pedidos]![Transporte] * 1,1. En esta expresión se tiene: •

Formularios![Pedidos]¡[Transporte] es un identificador referencia al valor del control Transporte del formulario Pedidos.


que

hace

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CAPITULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARÁMETRO S Y...

317

•

* es el operador de multiplicación.

•

1,1 es el valor por el que Microsoft Access multiplica el valor del control Transporte.

Dependiendo del resultado buscado, puede combinar los identificadores, operadores y valores de diversas formas. Puede usar expresiones para combinar cadenas de texto, sumar o multiplicar valores numéricos, llamar a funciones, hacer referencia a objetos y sus valores y realizar muchas otras operaciones. Algunas expresiones producen un resultado verdadero o falso. Por ejemplo, si introduce una expresión en la columna Condición de una macro, Microsoft Access llevará a cabo la acción especificada solamente cuando la expresión dé un resultado verdadero. La expresión siguiente sólo es verdadera cuando el valor mostrado en el control País del formulario Empleados sea Reino Unido: Formularios![Empleados]![País] = ‘‘Reino Unido

6.5.3 Introducir expresiones en la cuadrícula de diseño de una consulta o en una hoja de propiedades Si va a introducir una expresión más larga que el área de escritura estándar de una hoja de propiedades o de la cuadrícula de diseño, puede escribirla en el cuadro Zoom. Para abrir el cuadro Zoom, presione MAYÚSCULAS+F2 cuando el enfoque se encuentre en el lugar donde desea introducir la expresión. Al introducir una expresión en una hoja de propiedades o en la cuadrícula de diseño de una consulta, Microsoft Access: •

Reconoce los nombres de funciones, propiedades y separadores de lista específicos de cada región para las versiones internacionales.

•

Inserta determinados caracteres cuando cambia el enfoque. Dependiendo del lugar donde se introduce la expresión, Microsoft Access inserta automáticamente los caracteres siguientes: -

Corchetes ([ ]) que incluyen los nombres de formularios, informes, campos o controles.

-

Símbolos (#) que incluyen las fechas.

-

Comillas dobles (") que incluyen el texto.

-

Las expresiones de los controles calculados siempre van precedidas de un signo de igualdad (=).


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Escribir nombres de objetos Los corchetes ([ ]) en tomo a un campo, control o propiedad en un identificador indican que el elemento es el nombre de una tabla, consulta, formulario, informe, campo o control. Al escribir el nombre de un objeto en un identificador, debe hacerlo entre corchetes cuando contenga un espacio o un carácter especial, como el subrayado (J). Si el nombre no contiene espacios ni caracteres especiales, podrá escribirlo sin corchetes. Microsoft Access inserta los corchetes automáticamente (con las dos excepciones indicadas más abajo). Por ejemplo, puede escribir la expresión siguiente como valor de la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) para calcular la suma de los valores de los campos Transporte e ImportePedido: = Transporte + ImportePedido. Microsoft Access mostrará la expresión de la siguiente manera: = [Transporte] + [ImportePedido]. En el valor de una propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) o en la celda Criterios de la cuadrícula de diseño de una consulta, Microsoft Access no inserta siempre automáticamente corchetes en tomo a los nombres. Si especifica el nombre de un objeto, asegúrese de incluir los corchetes. En caso contrario, Microsoft Access puede suponer que se trata de texto e insertar comillas dobles. Escribir valores de fecha/hora Los símbolos (#) que incluyen un elemento de una expresión indican que se trata de un valor de fecha/hora. Microsoft Access evalúa automáticamente los valores indicados entre símbolos (#) como fecha/hora y permite escribirlos en cualquier formato común de fecha u hora. No es necesario que escriba los símbolos (#) que incluyen los valores de fecha/hora en las expresiones de validación o de criterio basadas en campos cuyo tipo de datos sea Fecha/Hora. Puede escribir el valor en cualquier formato común de fecha u hora y Microsoft Access insertará automáticamente estos símbolos. Microsoft Access muestra el valor según la configuración del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración regional del Panel de control de Windows. Puede cambiar el formato de resultados de una fecha mediante la propiedad Formato (Format). Escribir texto Las comillas dobles que incluyen un elemento de una expresión indican que se trata de texto. Al escribir texto en una expresión de validación o de criterio, puede hacerlo sin indicar las comillas dobles. Microsoft Access las insertará automáticamente. Por ejemplo, si escribe la expresión París, Microsoft Access la mostrará como sigue: "París”.


© RA-MA ________ CAPÍTULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARÁMETROS Y... 319

6.5.4 Utilizar valores en expresiones Puede especificar un valor en una expresión utilizando un valor literal, una constante, una función o un identificador; •

Un valor literal representa algo como un número, una cadena o una fecha que Microsoft Access evalúa exactamente como está escrito. “Nueva York”, 100 y #l-Ene-94# son ejemplos de valores literales. Las fechas se escriben entre símbolos (#) y las cadenas entre comillas dobles (").

•

Una constante representa un valor que no cambia. Verdadero, Falso y Nulo son ejemplos de constantes que Microsoft Access define automáticamente. También puede definir sus propias constantes en Visual Basic para aplicaciones y utilizarlas en los procedimientos de Visual Basic.

•

Una función devuelve un valor basado en el resultado de un cálculo u otra operación. Microsoft Access cuenta con numerosas funciones incorporadas, como por ejemplo las siguientes:

•

-

La función Fecha (Date) devuelve la fecha actual.

-

La función Suma (Sum) devuelve la suma de un conjunto de valores de campos.

-

La función DBúsq (DLookup) devuelve el valor de un campo específico.

Un identificador hace referencia al valor de un campo, de un control o de una propiedad. Por ejemplo, el identificador siguiente hace referencia a la propiedad Valor Predeterminado (DefaultValue) del control FechaPedido del formulario Pedidos: Formularios! [Pedidos]! [FechaPedido]. Valor Predeterminado.

Puede combinar el valor de un campo, control o propiedad con una cadena literal utilizando el operador de concatenación &. Por ejemplo, la siguiente expresión combina la cadena literal “[IdCategoria] =” con el valor del control IdCategoría del formulario Productos: “[IdCategoría] =” & Formularios![Productos]![IdCategoría]. En algunas circunstancias (por ejemplo, en las funciones agregadas de dominio, como DBúsq (DLookup)) el valor del campo, control o propiedad debe indicarse entre comillas simples (') o dobles ("). La forma más sencilla de hacerlo es agregar una comilla simple a la cadena literal y luego combinar la expresión con otra cadena literal formada por una comilla sencilla tras el valor del campo, control o propiedad: “[IdCategoría] = ‘” & Formularios![Productos]![IdCategoría] & “’”.


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Es posible que las aplicaciones para Access ya existentes usen operadores barra vertical (| |) en lugar de la combinación que abre y cierra comillas dobles y operadores & de esta forma; “[IdCategoría] = '\Formularios![Productos]![IdCategoría]Sin embargo, no es recomendable utilizar barras verticales, pues pueden producir resultados inesperados en algunas circunstancias. Si desea que una expresión produzca una cadena entre comillas dobles, podrá indicar la cadena anidada entre comillas sencillas o con tres pares de comillas dobles. Por ejemplo, las expresiones siguientes son equivalentes: Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' “París” '. Formularios![Contactos]![Ciudad]. ValorPredeterminado = “““París” ” ”.

6.5.5 Usar los operadores ! y . (punto) en las expresiones Puede utilizar los operadores ! y . (punto) en un identificador para indicar el tipo de elemento que va inmediatamente a continuación. El operador ! indica que el elemento siguiente ha sido definido por el usuario (un elemento de una colección). Por ejemplo, puede usar el operador ! para hacer referencia a un formulario abierto, a un informe abierto o a un control de un formulario o informe abierto.

Identificador

Formularios! [Pedidos] Informes! [Factura] Formularios! [Pedidos]! [IdPedido]

Hace referencia a

El formulario abierto Pedidos El informe abierto Factura El control IdPedido de! formulario abierto Pedidos

Normalmente, el operador . (punto) indica que lo que sigue es un elemento definido por Microsoft Access. Por ejemplo, puede usar el operador . (punto) para hacer referencia a una propiedad de un formulario, informe o control. También puede usar el operador . (punto) para hacer referencia al valor de un campo en una instrucción SQL, en un método de Visual Basic para aplicaciones o en una colección. Por ejemplo, el identificador Formularios![Pedidos].Controles hace referencia a la colección Controles del formulario Pedidos. Sin embargo, debido a que Controles es la colección predeterminada de los formularios e informes, normalmente no es necesario hacer referencia a ella explícitamente.

6.5.6 Ejemplos de expresiones en campos calculados Ejemplos de cómo manipular valores de texto en campos calculados La expresión debe introducirse en la celda Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta. Los campos a los que se hace referencia en la expresión proceden de las tablas o consultas de la consulta actual.


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CAPITULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARÁMETROS Y...

Expresión

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Descripción

NombreCompleto: [Nombre] & “ ” & [Apellidos] Dirección2: [Ciudad] & “ ” & [Región] & “ ” & [CódigoPostal] Productolnicial: lzq([NombreProducto], 1) TipoCódigo: Der([CódigoVentaja], 2) CódigoÁrea: Medio(|Teléfono],2,3)

Muestra el valor de los campos Nombre y Apellidos, separados por un espacio, en el campo NombreCompleto. Muestra el valor de los campos Ciudad, Región y CódigoPostal, separados por espacios, en el campo Dirección2. Utiliza la función Izq (Left) para mostrar en el campo Productolnicial el primer carácter del valor del campo NombreProducto. Utiliza la función Der (Right) para mostrar en el campo TipoCódigo los dos últimos caracteres del valor del campo CódigoVentaja. Utiliza la función Medio (Mid) para mostrar en el campo CódigoÁrea los tres caracteres que comienzan por el segundo carácter del valor del campo Teléfono.

Ejemplos de operaciones aritméticas en campos calculados Expresión

Descripción

CargaPrincipal: [Carga] * 1 . 1 CantidadPedido: [Cantidad] * [PrecioUnitario] PlazoEntrega: [FechaRequerida] - [FechaEnvío] StockTotal: [UnidadesEnStock]+[UnidadesEnPedido] PorcentajeCarga: Suma([Carga])/Suma([Subtotal]) *100

Muestra en el campo CargaPrincipal los gastos de la carga más un 10%. Muestra en el campo CantidadPedido el producto de los valores de los campos Cantidad y PrecioUnitario. Muestra en el campo PlazoEntrega la diferencia entre los valores de los campos FechaRequerida y FechaEnvío. Muestra en el campo StockTotal la suma de los valores de los campos UnidadesEnStock y UnidadesEnPedido. Muestra en el campo PorcentajeCarga el porcentaje de los gastos de carga de cada subtotal, mediante la división de la suma de los valores del campo Carga por la suma de los valores del campo Subtotal (este ejemplo utiliza la función Suma (Sum)). La fila Total de la cuadrícula de diseño debe estar mostrada en pantalla y la celda Total de este campo debe establecerse a Expresión. Si la propiedad Formato (Format) del campo está establecida a Porcentaje, no incluya *100.

Cuando se utiliza un operador aritmético (+, -, *, /) en una expresión y el valor de uno de los campos de la expresión es Nulo, el resultado de la expresión completa es Nulo. Si varios registros de uno de los campos utilizados en la expresión pudieran tener un valor Nulo, se podrá convertir el valor Nulo a cero mediante la función Nz; por ejemplo: Nz([UnidadesEnStock])+Nz([UnidadesEnPedido],0).


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Ejemplos de cómo manipular y calcular fechas en campos calculados Expresión

Descripción

TiempoRetraso: DifFecha(“d”, [FechaPedido], [FechaEnvío]) AfioContratación; ParcFecha(“yyyy”,[FechaContratación]) Fecha()- 30

Ejemplos de cómo en campos calculados

Cuenta(*)

Expresión

utilizar

funciones

Utiliza la función Di/Fecha (DateDiff) para mostrar en el campo TiempoRetraso el número de días transcurridos entre la fecha de pedido y la Techa de envío. Utiliza la función ParcFecha (DatePart) para mostrar en el campo AñoContratación el año en que se contrató a cada empleado. Utiliza la función Fecha (Date) para mostrar la fecha 30 días anterior a la fecha actual.

SQL

y

funciones

agregadas

de

dominio

Descripción

Utiliza la función Cuenta (Count) para contar el número de registros de la consulta, incluidos los registros con campos Null (vacío). PorcentajeCarga: Muestra en el campo PorcentajeCarga el porcentaje de los Suma([Carga])/Suma([Subtotal]) * 100 gastos de carga de cada subtotal, dividiendo la suma de los valores del campo Carga por la suma de los valores del campo Subtotal (este ejemplo utiliza la función Suma (Sumf). La fila Total de la cuadrícula de diseño debe estar mostrada en pantalla y la celda Total de este campo debe establecerse a Expresión. Si la propiedad Formato (Format) del campo está establecida a Porcentaje, no incluya el *100. Utiliza la función DProm (DAvg) para mostrar en el campo PromedioCarga: DProm(“[Carga|”, PromedioCarga el descuento medio otorgado a todos los “[Pedidos]”) pedidos combinados en una consulta de totales.

Las funciones agregadas de dominio proporcionan información estadística sobre conjuntos de registros (un dominio). Por ejemplo, puede usar una función agregada para contar el número de registros de un conjunto determinado de registros o para determinar el promedio de los valores de un campo determinado. Los dos tipos de funciones agregadas, las funciones agregadas de dominio y las funciones agregadas de SQL, proporcionan una funcionalidad similar pero se usan en situaciones diferentes. Las funciones agregadas de SQL pueden incluirse en la sintaxis de una instrucción SQL, pero no es posible llamarlas directamente desde Visual Basic. A la inversa, las funciones agregadas de dominio sí que pueden llamarse directamente desde el código Visual Basic. También pueden incluirse en una instrucción SQL, pero una función agregada de SQL suele ser más eficiente.


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CAPITULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA. DE PARAMETROS Y...

323

Si está realizando cálenlos estadísticos desde dentro de un código, deberá usar las funciones agregadas de dominio. También puede utilizar las funciones agregadas de dominio para especificar criterios, actualizar valores o crear campos calculados en una expresión de consulta. Puede usar las funciones agregadas de SQL o las funciones agregadas de dominio en un control calculado de un formulario o informe. Las funciones agregadas de dominio incluyen: DProm (DAvg), DCont (DCount), DBúsq (DLookup), DPrim (DFirst), DÚltimo (DLast), Dmín, (DMin), DMáx (DMax), DDesvEst (DStDev), DDesvEstP (DStDevP), DSuma (DSum), DVar y DvarP. Ejemplos de cómo trabajar con valores nulos al utilizar campos calculados Expresión

PaísActual: Silnm(EsNulo([Paísl), “ ”, [País])

PlazoEntrega: SiInm(EsNulo([FechaRequerida] [FechaEnvío]), “Compruebe si falta una fecha”, [FechaRequerida] - [FechaEnvío]) VentasSemestrales: Nz([VentasTrimestrel],0) + Nz([VentasTrimestre2],0)

SiInm(EsNulo([PrecioUnitario]),0,[PrecioUnitario])

Descripción

Utiliza las funciones SiInm (IIf) y EsNulo (IsNull) para mostrar una cadena en blanco en el campo PaísActual si el campo País es nulo; de lo contrario, muestra el contenido del campo País. Utiliza las funciones SiInm (IIf) y EsNulo (IsNull) para mostrar en el campo PlazoEntrega el mensaje “Compruebe si falta una fecha” “ ” si el valor de los campos FechaRequerida o FechaEnvío es nulo; de lo contrario, muestra la diferencia. Muestra en el campo VentasSemestrales el total de los valores de los campos de ventas del primer y segundo trimestre combinados y utiliza la función Nz para convertir primero los valores nulos a cero. Cambia un valor nulo a un cero (0) en el campo PrecioUnitario.

Ejemplo de una subconsulta en un campo calculado Expresión

Descripción

Cat: (SELECT [NombreCategoría] FROM [Categorías] WHERE Productos].[IDCategoría]=[Categorías].[IDCategoría])

Muestra el NombreCategoría si el IDCategoría de la tabla Categorías es el mismo que el IDCategoría de la tabla Productos.

6.5.7 Operadores típicos a utilizar en expresiones Operadores aritméticos: utilice los siguientes operadores aritméticos para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos.


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Operador aritmético

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Significado

+ (signo más) - (signo menos)

Ejemplo

Suma Resta Negación Multiplicación División Porcentaje Exponencial

* (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) (acento circunflejo)

3+3 3-1 -1 3*3 3/3 20% 3^2 (el mismo que 3*3)

Operadores de comparación: utilice los siguientes operadores para comparar dos valores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparación

= (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) >= (signo igual o mayor que) <= (signo igual o menor que) <> (signo distinto de)

Significado

Ejemplo

Igual a Mayor que Menor que Igual 0 mayor que Igual 0 menor que Distinto de

A=B A>B A=B A<=B A<>B

Operadores lógicos: utilice los siguientes operadores lógicos: Operador lógico

Significado

Y (And) (Conjunción) O (Or) (Disyunción) Negado (Not) (Negación)

Intersección Unión Complementario

Ejemplo

A Y B (A And B) A 0 B (A Or B) Not A (Negado A)

Operadores clásicos del lenguaje de bases de datos: los operadores más comunes son/«, Like (Como) y Between...And (Entre...Y). Operador

In Like (Como) Between...And (Entre ...Y)

Significado

Determina si el valor de una expresión es igual (o no) a cualquiera de los diversos valores de una lista especificada Compara una expresión de cadena con un modelo en una expresión Determina si el valor de una expresión se encuentra (o no) entre un intervalo de valores especificado

Sintaxis

expresión [Not] In(valorl, valor2,...) expresión Like "modelo" expresión [Not] Between valor1 And valor!


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6.5.8 Orden de los operadores en las expresiones Si se combinan varios operadores en una sola expresión, Access ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Access evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Operador

% ^

*y/

+y= < > < = > = <>

Descripción

Porcentual Exponencial Multiplicación y división Suma y resta Comparación

6.6 CONSULTAS DE REFERENCIAS CRUZADAS Una consulta de tabla de referencias cruzadas mejora los resultados de una consulta de selección que resume los datos mediante funciones de agregado aplicadas a columnas (figura 6-20). La mejora consiste en la posibilidad de aplicar funciones de agregado también a filas. Una consulta de tabla de referencia cruzada agrupa la información mediante valores resumidos (sumas, cuentas, promedios y cualquier función de agregado) tanto horizontal como verticalmente de manera que la hoja de datos resultante es más completa (figura 6-21). De esta forma se pueden utilizar las hojas de datos como auténticas hojas de cálculo.

Figura 6-20

Figura 6-21 Al crear una consulta de tabla de referencias cruzadas se especifica que campos contienen encabezados de fila, qué campo contiene encabezados de columna y qué campo contiene valores que resumir con funciones de agregado. Sólo puede utilizar un campo cuando especifique encabezados de columna y valores que resumir. Puede usar hasta tres campos cuando especifique encabezados de fila. También puede usar una expresión para producir los encabezados de fila, encabezados de columna o valores que resumir.


326


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6.6.1 Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un asistente 1. En la ficha Crear, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas. A continuación, en el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de tablas de referencias cruzadas (figura 6-22) y elija Aceptar. En nuestro ejemplo se usa la base de datos Neptuno. 2.

El primer cuadro de diálogo del asistente (figura 6-23) permite seleccionar la tabla o consulta que contiene los datos a incluir en la consulta. En nuestro caso utilizaremos la tabla Pedidos de la base de datos Neptuno, ya que vamos a cruzar fechas de envío de los pedidos (campo FechaEnvío) con países destinatarios de los envíos (campo PaísDestinatario) según los valores del coste total de transporte (campo Cargo).

3.

Se pulsa Siguiente y en la figura 6-24 se elige el campo (o campos) que aparecerá en filas (FechaEnvío). El panel de la parte inferior de la figura nos da una idea de cómo se va construyendo el resultado de la consulta.

4.

Se pulsa Siguiente y en la figura 6-25 se elige el campo (o campos) que aparecerá en columnas (PaísDestinatario). En el panel de la parte inferior de la figura se ve cómo se va construyendo el resultado de la consulta.

5.

Se pulsa Siguiente y en la figura 6-26 se selecciona el campo por el que se quieren resumir los valores del cruce (Cargo) y la función utilizada para el resumen (Suma). También puede decidirse aquí la inclusión o no de suma de filas. El panel de la parte inferior de la figura sigue dando una idea de cómo se va construyendo el resultado de la consulta.

6.

Se pulsa Siguiente y en el último cuadro de diálogo (figura 6-27), además de nombrar la consulta, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o si desea ver la estructura de la consulta en la vista Diseño.

7.

Al pulsar Finalizar se obtiene el resultado de la consulta (figura 6-28). Se observa que el campo Total de carga ofrece el coste total de transporte por fecha y las columnas restantes dividen el coste total de transporte por países.


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Figura 6-22

Figura 6-23


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Figura 6-24

Figura 6-25

Figura 6-26


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Figura 6-27

Figura 6-28 También es posible mostrar los datos de una tabla de referencias cruzadas sin necesidad de crear una consulta independiente en la base de datos, mediante el Asistente para tablas dinámicas en un formulario (ya se verá en un capítulo posterior). Con un formulario o una lista de tabla dinámica, puede cambiar los encabezados de fila y de columna según desee para analizar los datos de distintos modos.


330


6.6.2 Ordenar o limitar los encabezados de columnas en una consulta de referencias cruzadas En los encabezados de columna que contienen, por ejemplo, los meses del año, puede mostrar los meses de forma cronológica, en lugar de alfabéticamente, y también puede mostrar columnas de Enero a Junio. Los pasos son los siguientes: 1. Diseñe la consulta de tabla de referencias cruzadas. 2.

Muestre la consulta en la vista Diseño.

3.

Haga clic con el botón derecho del ratón en el fondo de la vista Diseño de consulta, fuera de la cuadrícula de diseño y de la lista de campos.

4.

En el menú emergente resultante, haga clic en Propiedades para presentar la hoja de propiedades de la consulta (figura 6-29). También puede hacer clic en la opción Hoja de propiedades del grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño.

5.

En el cuadro de la propiedad Encabezados de columna, escriba los encabezados de las columnas que desee mostrar, en el orden en que desea que aparezcan (figura 6-30). Entre los encabezados de columnas, escriba una coma (,) o el separador de listas de su país. (Para determinar cuál es el separador de listas de su país, haga doble clic en Configuración regional del Panel de control de Windows.) Los encabezados de columnas que escriba tienen que coincidir exactamente con los encabezados de columna de la hoja de datos de la consulta. Por ejemplo, si un encabezado de columna en la hoja de datos es “USA”, debe escribir el encabezado de columna como “USA” y no como “US”. (Después de presionar ENTRAR o mover el puntero o otra ubicación, Microsoft Access coloca comillas alrededor de cada encabezado.)

6.

Para ver los resultados de la consulta, haga clic en el botón Vista de la barra de estado. También puede hacer clic en el mismo botón del grupo Resultados de la vista Diseño.

Notas: •

Si ejecuta con mucha frecuencia una consulta de tabla de referencias cruzadas o si la usa como base para un formulario, informe o página de acceso de datos, puede acelerar la consulta si utiliza el procedimiento anterior para especificar encabezados de columna fijos.


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•


331

Si usa con frecuencia los mismos encabezados de columna en diferentes consultas, considere la posibilidad de crear un campo de texto para almacenar los encabezados de columna. Abra entonces la tabla y copie los encabezados al cuadro de la propiedad Encabezados de columna, según los necesite.

Figura 6-29

Figura 6-30


332


6.6.3 Crear una consulta de referencias cruzadas sin asistente 1. Comenzaremos abriendo la base de datos Neptuno. A continuación, en el grupo Consultas de la ficha Crear de la cinta de opciones haga clic en Diseño de consulta y en el cuadro de diálogo Mostrar tabla (figura 6-31), haga clic en la ficha que relaciona las tablas o consultas con cuyos datos desea trabajar (en nuestro ejemplo la tabla Clientes). 2.

Haga clic en Cerrar y sobre la tabla Clientes haga doble clic en el nombre de cada objeto que desee agregar a la consulta (NombreCompañía y NombreContacto). A continuación agregue campos a la fila Campos (campo Región) en la cuadrícula de diseño y pulse en Cerrar. Especifique los criterios que crea convenientes (figura 6-32).

3.

A continuación, en la ficha Diseño, grupo Tipo de consulta, haga clic en el botón General (figura 6-33) para especificar que se trata de una Consulta de tabla de referencias cruzadas. Access incluye en la cuadrícula de diseño las filas Total y Tab ref cruz.

4.

Así mismo, para el campo o los campos cuyos valores desea que aparezcan como encabezados de fila, haga clic en la fila Tab ref cruz y, después, haga clic en Encabezado de fila (figura 6-34). Tiene que mantener el Agrupar por predeterminado en la fila Total de esos campos.

5.

Para el campo cuyos valores desee que aparezcan como encabezados de columnas, haga clic en la fila Tab ref cruz y, después, haga clic en Encabezado de columna (figura 6-35). Puede elegir Encabezado de columna para un solo campo y debe mantener Agrupar por en la fila Total de ese campo. De forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan en orden alfabético o numérico. Si desea que aparezcan en un orden diferente o si desea limitar las columnas que muestren encabezados, establezca la propiedad EncabezadosDeColumna (ColumnHeadings) de la consulta.

6.

En el campo cuyos valores desee utilizar en la tabla de referencia cruzada, haga clic en la fila Tab ref cruz y, después, haga clic en Valor (figura 6-36). Sólo un campo puede establecerse a Valor. En la fila Total de este campo (figura 6-37), haga clic en el tipo de función agregada que desea para la referencia cruzada (como Suma, Promedio o Cuenta).


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333

7.

Para especificar criterios que limiten los encabezados de filias antes de que se realice el cálculo, escriba una expresión en la fila Criterios de un campo con Encabezado de fila en la celda Tab reficruz. Esto permite, por ejemplo, presentar los totales de ventas de productos de ciertas categorías, como carne y pescado. Para especificar criterios que limiten los registros antes de que se agrupen los encabezados de fila y antes de que se realicen las referencias cruzadas, agregue el campo para el que desee establecer criterios en la cuadricula de diseño, haga clic en Dónde en la celda Total, deje en blanco la celda Tab ref cruz y escriba una expresión en la fila Criterios. (Los resultados de la consulta no presentarán campos que contengan Dónde en la fila Total.)

8.

Para ver los resultados de la consulta completa (figura 6-38), haga clic en el botón Vista de la barra de estado (figura 6-39). Para detener la consulta después de haberla iniciado, presione CTRL+ENTER.

Notas: •

Si incluye un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta pero hace clic en la opción {Sin mostrar) en la celda Tab ref cruz y establece Agrupar por en la celda Total, Microsoft Access agrupará según la misma como Encabezado de fila, pero no presentará la fila en los resultados de la consulta.

•

Los valores del campo Encabezado de columna pueden incluir caracteres que no están permitidos en los nombres de campos, como decimales. En tal caso, Microsoft Access los reemplaza por el carácter de subrayado en la hoja de datos.

Figura 6-31


334


Figura 6-32

Figura 6-33

Figura 6-34

Figura 6-35

Figura 6-36

Figura 6-37


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Figura 6-38

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Figura 6-39

6.7 CONSULTAS DE PARAMETROS Cuando se desea que una consulta pida un valor cada vez que se ejecuta, se puede crear una consulta de parámetros. Por tanto, una consulta de parámetros es una consulta en la que un usuario especifica interactivamente uno o más valores de criterio. Una consulta de parámetros no es un tipo diferente de consulta; más bien, extiende la flexibilidad de una consulta.

6.7.1 Crear una consulta de parámetros que solicite criterios cada vez que se ejecute Como ejemplo construiremos una consulta de parámetros que permita encontrar los pedidos solicitados (IdPedido y FechaEntrega) para una fecha determinada introducida a voluntad por el usuario. Para ello tendremos en cuenta lo siguiente: 1. Cree la consulta de selección adecuada. Para ello abra la base de datos Neptuno. A continuación, en el grupo Consultas de la ficha Crear de la cinta de opciones haga clic en Diseño de consulta y en el cuadro de diálogo Mostrar tabla (figura 6-40), haga clic en la ficha que relaciona las tablas o consultas con cuyos datos desea trabajar (en nuestro ejemplo la tabla Pedidos). 2.

En la vista Diseño de consulta, arrastre los campos desde la lista de campos de la consulta a la cuadrícula de diseño de la consulta (figura 6-41).


336 ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ______________________________________________________ ©RA-MA

3.

En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro, escriba el texto que desee que aparezca en la solicitud del dato entre corchetes (figura 6-42). El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo.

4.

Para ver los resultados, haga clic en el botón Ver en la barra de estado y escriba el valor del parámetro (figura 6-43). Al hacer clic en Aceptar se obtienen los resultados de la consulta (figura 6-44).

Figura 6-40

Figura 6-41

Figura 6-42


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CAPÍTULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DH PARÁMETROS Y...

Figura 6-43

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Figura 6-44

6.7.2 Especificar el tipo de datos de un parámetro en una consulta de parámetros 1.

En la vista Diseño de consulta tras crear una consulta de parámetros, haga clic en Parámetros en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño en Herramientas de consultas (figura 6-45).

2.

En la primera celda Parámetro, escriba el primer texto de solicitud que introdujo en la cuadrícula de diseño de la consulta.

3.

En la celda Tipo de datos de la derecha, haga clic en el tipo de dato que desee (figura 6-46).

4.

Repita los pasos 2 y 3 para cada parámetro que desee especificar un tipo de dato.


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Figura 6-45

Figura 6-46


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CAPÍTULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARAMETROS Y...

339

6.8 CONSULTAS DE ACCION Consultas de acción son las que realizan alguna acción sobre los datos de las tablas de la base de datos. Al contrario que las consultas de selección y de referencia cruzada, que simplemente visualizan los datos seleccionados, las consultas de acción permiten crear nuevas tablas en la base de datos {consultas de creación de tabla), actualizar los datos existentes en las tablas {consultas de actualización), agregar registros de una o más tablas al final de una tabla existente {consultas de datos anexados) y eliminar registros de una o más tablas existentes {consultas de eliminación).

6.8.1 Consultas de creación de tabla Para crear una nueva tabla a partir de los resultados de una consulta de selección mediante una consulta de creación de tabla se tendrá en cuenta lo siguiente; 1. Cree una consulta, para lo cual deberá seleccionar las tablas o consultas que contienen los registros que desea incluir en la nueva tabla. Por ejemplo, en la base de datos Neptuno construiremos una tabla nueva de nombre Clientes 1 que contenga los campos IdCliente, NombreCompañia, Teléfono y Fax de la tabla Clientes. Esta tabla podría utilizarse a modo de agenda telefónica de los clientes. Para ello abra la base de datos Neptuno y a continuación, en el grupo Consultas de la ficha Crear de la cinta de opciones haga clic en Diseño de consulta y en el cuadro de diálogo Mostrar tabla (figura 6-40), haga clic en la tabla Clientes y luego en Cerrar. En la vista Diseño de consulta, arrastre los campos citados anteriormente a la cuadrícula de diseño de la consulta (figura 6-47). 2.

En la ficha Diseño en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla y aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla (figura 6-48). En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla que desea crear o reemplazar. Haga clic en Base de datos activa para incluir la tabla nueva en la base de datos abierta actualmente. También puede hacer clic en Otra base de datos y escribir el nombre de otra base de datos en la que desea incluir la tabla nueva. Si es necesario, escriba la ruta de acceso. Elija Aceptar.

3.

Para crear la tabla nueva, haga clic en Ejecutar en el grupo de Resultados de la ficha Diseño. Haga clic en Sí para confirmar la operación (figura 6-49). Para detener una consulta una vez iniciada, presione CTRL+ENTER.


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4.

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Si hacemos clic en Mostrar tabla en el grupo Configuración de consulta de la ficha Diseño vemos ya la nueva tabla Clientes 1 (figura 6-50). Al hacer clic sobre la nueva tabla, ésta se coloca sobre la vista Diseño de consulta observándose sus campos (figura 6-51). Los datos de la tabla nueva que acaba de crear no heredan las propiedades de los campos ni la configuración de clave principal de la tabla original.

Figura 6-47

Figura 6-48

Figura 6-49


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CAPITULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARÁMETROS Y...

Figura 6-50

Figura 6-51


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6.8.2 Consultas de actualización Para crear una consulta que actualice los datos existentes en las tablas se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Cree una consulta, para lo cual debe seleccionar las tablas o consultas que incluyen los registros que desea actualizar y los campos que desea utilizar para establecer criterios (utilizando Diseño de consulta en el grupo Consultas de la ficha Crear). En nuestro caso aumentaremos en una unidad el campo IdCliente de la tabla Clientes1, por lo que utilizaremos solamente esta tabla en la consulta. 2.

Haga clic en Actualizar en el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño (figura 6-52).

3.

Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta los campos que desea actualizar o para los que desea especificar criterios, en nuestro caso IdCliente. En la celda Criterios, especifique los criterios si es necesario y en la celda Actualizar a de los campos que desea actualizar, escriba la expresión o el valor que desea utilizar para cambiar los campos, como muestra la figura 6-53.

4.

Haga clic en Ejecutar en el grupo Resultados de la ficha Diseño para actualizar los registros. Se obtiene la pantalla de la figura 6-54 que nos avisa de la actualización de los registros. Al hacer clic en Sí se realiza el proceso de actualización.

Figura 6-52


Figura 6-53

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Figura 6-54

6.8.3 Consultas de datos anexados Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de otra u otras tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos dientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para anexar esta información a la tabla Clientes de la que ya disponemos evitaremos tener que reescribir toda esta información utilizando una consulta de datos anexados. Las consultas de datos anexados también son útiles para anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los clientes con pedidos de un tamaño considerable y para anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Una consulta de datos anexados anexará los datos de los campos coincidentes e ignorará el resto. Para crear una consulta de datos anexados se tendrá en cuenta lo siguiente; 1. Cree una consulta que contenga la tabla cuyos registros desea anexar a otra tabla. En nuestro ejemplo, anexaremos a la tabla Clientes 1 los registros de la tabla Clientes. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar (figura 6-55). 2.

Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar (figura 6-56). En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla a la que desea anexar registros. Haga clic en Base de datos activa si la tabla se encuentra en la base de datos abierta actualmente. De lo contrario, haga clic en Otra base de datos y escriba el nombre de la base de datos donde esté almacenada la tabla. Escriba la ruta de acceso si es necesario. También puede introducir una ruta de acceso a una base de datos de Microsoft FoxPro, Paradox o dBASE o bien una cadena de conexión a una base de datos SQL. Elija Aceptar.


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3.

Arrastre, desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta, los campos que desee anexar (si no lo ha hecho ya al definir la consulta inicial) y cualquier campo que desee utilizar para establecer criterios. Además, es posible que desee o no agregar el campo de clave principal si su tipo de datos es Autonumérico. Si todos los campos de ambas tablas tienen los mismos nombres, simplemente arrastre el asterisco (*) a la cuadricula de diseño de la consulta. No obstante, si está trabajando con una réplica de base de datos, necesitará agregar todos los campos en lugar de arrastrar el asterisco.

4.

Si los campos seleccionados tienen el mismo nombre en ambas tablas, Microsoft Access rellenará automáticamente el nombre coincidente en la fila Anexar a (figura 6-57). Si los campos de las dos tablas no tienen el mismo nombre, en la fila Anexar a escriba los nombres de los campos de la tabla a la que está anexando. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadricula, escriba el criterio según el cual deben realizarse las anexiones.

5.

Haga clic en Ejecuten ' en el grupo Resultados de la ficha Diseño para agregar los registros. Se obtiene la pantalla de la figura 6-58 que nos avisa de la anexión. Al hacer clic en Sí se realiza el proceso de agregación.

Figura 6-55


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Figura 6-56

Figura 6-5 7

Figura 6-58


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6.8.4 Consultas de eliminación Una consulta de eliminación elimina un grupo de registros de una o más tablas. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros. Puede utilizar una única consulta de eliminación para suprimir registros de una sola tabla, de varias tablas en una relación uno a uno o de varias tablas en una relación uno a varios, si está activada la eliminación en cascada. No obstante, si necesita incluir la tabla “varios” junto con la tabla “uno” con el fin de agregar criterios, deberá ejecutar la consulta dos veces, ya que una consulta no puede eliminar registros de la tabla principal y de las tablas relacionadas al mismo tiempo. Para eliminar registros de una o varias tablas de una relación uno a uno se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Cree una consulta nueva que contenga las tablas de las cuales desea eliminar registros y en la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar (figura 6-59). 2.

Para las tablas de las que desee eliminar registros, arrastre el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño de la consulta. Aparecerá Desde en la celda Eliminar situada bajo estos campos, como muestra la figura 6-60. Para especificar criterios para eliminar registros, arrastre a la cuadrícula de diseño los campos en los que desea establecer los criterios. Aparecerá Dónde en la celda Eliminar situada bajo estos campos, como muestra la figura 6-61. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula, escriba los criterios (figura 6-60).

3.

Haga clic en Ejecutar

en el grupo Resultados de la ficha Diseño.

Figura 6-59


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Figura 6-60

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Figura 6-61

Es posible eliminar registros mediante una consulta que incluya sólo la tabla “uno” de una relación uno a varios. Al ejecutar una consulta de eliminación en la tabla “uno” de una relación uno a varios, y si está activada la eliminación en cascada para esta relación, Microsoft Access también eliminará los registros relacionados del lado “varios”. El proceso de eliminación es el mismo que en el caso anterior, salvo que se comienza creando una consulta nueva que contenga la tabla “uno” de la cual desea eliminar los registros. También es posible eliminar registros mediante una consulta que incluya ambas tablas de una relación uno a varios. Para ello se tendrá en cuenta lo siguiente: 1. Cree una nueva consulta que contenga las tablas en las cuales desea eliminar registros o establecer criterios y en la ficha. Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar. 2.

En la tabla con registros relacionados (en el lado “varios” de la relación uno a varios), arrastre el asterisco (*) desde la lista de campos hasta la cuadricula de diseño de la consulta. Aparecerá Desde en la celda Eliminar situada bajo estos campos, como muestra la figura 6-61. En la tabla principal (en el lado “uno” de la relación uno a varios), arrastre a la cuadrícula de diseño los campos en los que desea establecer los criterios. Aparecerá Dónde en la celda Eliminar situada bajo estos campos, como muestra la figura 6-61. En la celda Criterios de los campos arrastrados a la cuadrícula, escriba los criterios (figura 6-61).

3.

Al hacer clic en Ejecutar en el grupo Resultados de la ficha Diseño se eliminan los registros. A continuación, en la tabla principal (en el lado “uno” de la relación uno a varios), arrastre a la cuadrícula de diseño los campos en los que desea establecer los criterios. Cuando sólo quede la tabla principal en la consulta y el campo en el que desea establecer criterios en la cuadrícula de diseño, haga clic de nuevo en Ejecutar especificados de la tabla “uno”.

y Access eliminará los registros



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Consideraciones al utilizar una consulta que elimina registros •

Una vez eliminados registros mediante una consulta de eliminación, no será posible deshacer la operación. Por tanto, debe ver una vista previa de los datos que ha seleccionado la consulta para su eliminación antes de ejecutar la consulta. Para ello, haga clic en Vista en la barra de estado y muestre la consulta en la vista Hoja de datos.

•

Debe conservar constantemente copias de seguridad de los datos. De esta forma, si elimina registros incorrectos, podrá recuperarlos a partir de las copias de seguridad.

•

En algunos casos, al ejecutar una consulta de eliminación, pueden eliminarse registros de las tablas relacionadas, aunque no estén incluidas en la consulta. Esto puede suceder cuando la consulta sólo contiene la tabla que está en el lado “uno” de una relación uno a varios y se ha activado la eliminación en cascada para esa relación. Al eliminar registros de la tabla “uno”, también se eliminarán registros de la tabla “varios”.

•

Cuando una consulta de eliminación contiene más de una tabla, como por ejemplo una consulta que elimina registros duplicados de una de las tablas, la propiedad RegistrosÚnicos (UniqueRecords) de la consulta debe establecerse como Sí.

Ejercicio 6-1. En la base de datos NEPTUNO, crear una consulta que calcule los subtotales de los productos basándose en los datos de la tabla Detalles de pedido.

Se tendrán en cuenta los pasos siguientes: 1. Abra la base de datos NEPTUNO y en el grupo Consultas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de consulta. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Detalles de pedido (figura

6-62). Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2.

En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.


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349

3.

En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario del ratón en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual (figura 6-63).

4.

En el cuadro Zoom, escriba lo siguiente: Subtotal: ([Cantidad] * [Precio])([Cantidad]*[Precio]*[Descuento]) tal y como se observa en la figura 6-64 y haga clic en Aceptar. Se obtiene la consulta de la figura 6-65 (también se podría haber escrito directamente en la consulta la expresión del subtotal). Se observa que el campo calculado multiplica la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplica la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, a continuación, resta el descuento total del precio total.

5.

En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar. Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestra una lista de productos y subtotales, por pedido (figura 6-66).

Figura 6-63

Figura 6-62

Figura 6-64


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Figura 6-65

Figura 6-66

Ejercicio 6-2. Agregue una fila Total a los dos campos de la consulta que ofrece los subtotales de productos del ejercicio anterior. Los pasos a tener en cuenta son los siguientes: 1. Partiendo de la consulta anterior en la vista Diseño (figura 6-65), en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales. Aparecerá una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna (figura 6-67).


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CAPITULO 6. CONSULTAS DR REFERENCIA CRUZADA, DE PARAMETROS Y...

351

2.

Haga clic en la celda de la fila Total de la columna IdProducto. Observe que aparecerá una flecha a la derecha de la celda. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles. Como la columna contiene datos de texto, seleccione Cuenta (figura 6-68).

3.

De modo similar haga clic en la celda adyacente (la segunda columna relativa a Subtotales). Observe que aparecerá una flecha en la celda. Haga clic en la flecha y, a continuación, en Suma (figura 6-69).

4.

La figura 6-70 muestra el aspecto final de la consulta con totales. Al ejecutar la consulta se obtiene el resultado de la figura 6-71.

Figura 6-67

Figura 6-68

Figura 6-69


352


Figura 6-70

Figura 6-71

Ejercicio 6-3. Se desea comprobar los subtotales de los productos, pero también se desea agregar por mes, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna muestre los subtotales de producto de un mes. Construir la consulta de tabla de referencias cruzadas que devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales. A continuación se presenta la consulta y su resultado. 1. Partimos de la consulta en vista Diseño que da los subtotales por producto construida en el Ejercicio 6-1 (figura 6-72). 2.

Como necesitamos subtotales mensuales y la tabla Detalles de pedidos no tiene información de meses, tenemos que agregar a la consulta la tabla Pedidos que contiene el campo FechaPedido. Para ello, en el grupo Configuración de consultas de la ficha Diseño haga clic en Mostrar tabla y en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos (figura 6-73). A continuación, haga clic en Cerrar.

3.

En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en General. En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar se ocultará y se muestra la fila Tab ref cruz (figura 6-74).


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353

4.

En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario del ratón en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual (figura 6-75). Se abrirá el cuadro Zoom en el que escribimos lo siguiente: Mes: “Mes “ & ParcFecha(“m”; [FechaPedido]) tal como se indica en la figura 6-76. Haga clic en Aceptar. Se obtiene la consulta de la figura 6-77.

5.

En la fila Tab ref cruz, seleccione los valores siguientes en la lista desplegable: Encabezado de fila para la primera columna. Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna. En la fila Total elija Suma en la segunda columna (figura 6-78).

6.

En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar. Se ejecuta la consulta y se muestran los subtotales de producto, agregados por mes (figura 6-79).

Figura 6-72

Figura 6-73


354


Figura 6-74

Figura 6-75

Figura 6-76


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CAPITULO 6. CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA, DE PARAMETROS Y... 355

Figura 6-77

Figura 6-78

Figura 6-79


356


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Ejercicio 6-4. Construir una consulta de doble parámetro sobre la tabla Pedidos de la base de datos NEPTUNO que permita listar los pedidos cuyas fechas de entrega están entre dos fechas dadas e introducidas a voluntad del usuario. Ya que se trata de una consulta de parámetros, comenzamos creando la consulta de selección correspondiente, es decir, una consulta que encuentre los pedidos solicitados para una fecha determinada (figura 6-80). En la celda Criterios, para cada campo que desee utilizar como parámetro (solamente FechaEntrega), escriba el texto o textos a solicitar entre corchetes (figura 6-81). Microsoft Access mostrará estos textos cuando se ejecute la consulta pidiendo sus valores (como parámetros que son) para devolver el resultado adecuado. El texto de la solicitud debe ser diferente del nombre del campo, aunque puede incluir el nombre del campo.

Figura 6-80

Figura 6-81

Para ver los resultados, haga clic en el botón Ver en la barra de estado y escriba los valores de los parámetros (figuras 6-82 y 6-83). Al pulsar Aceptar después de introducir el segundo parámetro se obtiene el resultado de la consulta (figura 6-84). Para volver a la vista Diseño de consulta, haga clic de nuevo en el botón Ver

en la barra de estado.

Figura 6-82

Figura 6-83

Figura 6-84


Capítulo 7

LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010 7.1 BASES DE DATOS RELACIONALES Y LENGUAJE SQL El modelo relacional de base de datos fue propuesto por E. F. Codd en 1970. Sin embargo, los productos comerciales no aparecieron en el mercado hasta los primeros años de la década de los ochenta. Las desventajas de los modelos jerárquico y en red condujeron a un intenso interés en el nuevo modelo de datos relacional cuando fue escrito por primera vez por el Dr. Codd. El modelo relacional era un intento de simplificar la estructura de las bases de datos. Eliminaba las estructuras explícitas padre/hijo de la base de datos, y en su lugar representaba todos los datos en la base de datos como sencillas tablas fila/columna de valores de datos. Una base de datos relacional ha de cumplir al menos dos objetivos. El primero es que el sistema debe presentar al usuario los datos en diversas tablas relacionadas entre sí. Una sola fila en una tabla corresponde a un registro, y una columna en una tabla corresponde a un solo campo en un registro. De hecho, a menudo, utilizaremos con frecuencia los términos fila y registro como sinónimos. De la misma forma, emplearemos indistintamente los términos columna y campo. Hay que destacar que, a diferencia del anterior diseño de red, no existe un diagrama esquemático explícito entre las tablas. Esta observación podría conducir a la conclusión errónea de que una base de datos relacional es simplemente una presentación simplificada para el usuario del concepto clásico de archivo. Sin embargo, esto no es así.


358


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Otra característica esencial de cualquier base de datos relacional es que acepte el lenguaje de consulta “set-at-a-time”. Con los sistemas tradicionales, el lenguaje de consulta estaba orientado “record-at-a-time”. Esto implicaba que el lenguaje de consulta sólo era capaz de expresar una pregunta para obtener un solo registro. Por tanto, si el programador deseaba obtener un conjunto de registros, tenía que escribir la orden para ejecutar la pregunta varias veces. Por ejemplo, si quisiéramos obtener datos sobre todos los empleados del departamento de proceso de datos, y existieran doscientos empleados que cumplieran esta condición, la consulta tendría que ser ejecutada 200 veces. Cada ejecución aportaría un registro y lo devolvería al programa de aplicaciones. Con un sistema relacional el proceso es bastante más sencillo, ya que el lenguaje de consulta es mucho más potente. El lenguaje es suficientemente potente para pedir cualquier subconjunto de filas y columnas. Cuando el usuario asigna una pregunta, el sistema recoge todos los datos y los devuelve al usuario. El usuario realiza sólo una pregunta (sin iteraciones múltiples) y el sistema devuelve todos los datos deseados. Otro punto importante es que los lenguajes relacionales para los productos de bases de datos son relativamente fáciles de aprender. No es necesario ser un programador profesional para acceder a la base de datos. Un usuario iniciado en informática puede utilizar un terminal o un microordenador e introducir una orden en el lenguaje de consulta. El sistema extraerá las filas deseadas y hará que aparezcan en pantalla. Se ha desarrollado un gran número de lenguajes de consulta de base de datos. El más conocido de estos lenguajes es el SQL. Se trata de un lenguaje de base de datos “set-at-a-time” simple pero muy completo. Microsoft Access 2010 incorpora el lenguaje SQL, cuyas características se estudiarán en este capítulo.

7.2

EL LENGUAJE SQL DE MICROSOFT ACCESS 2010

El lenguaje SQL de Microsoft Access 2010 se adecúa en gran parte al estándar definido por la American National Standards Institute (ANSI) y la International Standards Organization (ISO). Access utiliza el SQL (Structured Query Language), lenguaje de base de datos para administrar, almacenar y recuperar información. Incluye las siguientes categorías de sentencias:


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CAPITULO 7. LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010

•

359

DDL (Data Definition Language o Lenguaje de Definición de Datos)

Utilizadas para crear, alterar, o borrar objetos de base de datos, tales como tablas, columnas y vistas. Como ejemplos característicos tenemos las instrucciones o comandos CREATE, ALTER y DROP. •

DML {Data Modifiication Language o Lenguaje de Modifiicación de Datos)

Utilizadas en la interrogación y manipulación de datos en esquemas ya existentes. Como ejemplos característicos tenemos los comandos SELECT, INSERT, UPDATE y DELETE. •

TCL (Transaction Control Language o Lenguaje de Control de Transacciones)

Utilizadas para confirmar o restaurar transacciones de base de datos, que son unidades de trabajo que realizan una o más sentencias SQL relacionadas entre sí. Como ejemplos característicos tenemos los comandos COMMIT y ROLLBACK. •

DCL {Data Control Language o Lenguaje de Control de Datos)

Utilizadas en el control de acceso a datos en la base de datos. Como ejemplos característicos tenemos los comandos GRANT y REVOKE.

7.3 ELEMENTOS DE SQL DE ACCESS 2010 Entre los elementos más importantes del lenguaje SQL de Microsoft Access 2010 tenemos los tipos de datos, los operadores, las expresiones, las palabras reservadas y las funciones.

7.3.1 Tipos de datos de SQL Access, sinónimos y su relación con SQL ANSI y SQL Server A continuación se presenta una tabla con los tipos de datos de SQL de Microsoft Access 2010, sus sinónimos y su relación con el estándar SQL ANSI y TRANSACT SQL de Microsoft SQL Server.

Tipo de datos SQL de Microsoft Access BINARY

BIT

Sinónimo

Tipo de datos de Microsoft SQL Server

Tipo de datos ANSI SQL

VARBINARY, BINARY VARYING BIT VARYING

BINARY, VARBINARY

BIT, BIT VARYING

BOOLEAN, LOGICAL, LOGICALl, YESNO

BIT

Incompatible


360


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TINYINT

INTEGER], BYTE

TINYINT

COUNTER MONEY DATETIME

AUTOINCREMENT MONEDA DATE, TIME

MONEY DATETIME

UNIQUEIDENTI FIER

GUID

UNIQUEIDENTIFIER

DECIMAL REAL FLOAT

NUMERIC, DEC SINGLE, FLOAT4, IEEESINGLE

DECIMAL REAL FLOAT

DECIMAL REAL DOUBLE PRECISION, FLOAT

SMALLINT INTEGER Incompatible IMAGE

SMALLINT INTEGER INTERVAL Incompatible

TEXT

Incompatible

SMALLINT INTEGER Incompatible IMAGE TEXT CHAR

DOUBLE, FLOAT8, IEEEDOUBLE, NUMBER SHORT, INTEGER2 LONG, INT, INTEGER4 LONGBINARY, GENERAL, OLEOBJECT LONGTEXT, LONGCHAR, MEMO, NOTE, NTEXT TEXT(n), ALPHANUMERIC, CHARACTER, STRING, VARCHAR, CHARACTER VARYING, NCHAR, NATIONAL CHARACTER, NATIONAL CHAR, NATIONAL CHARACTER VARYING, NATIONAL

Incompatible Incompatible Incompatible DATE, TIME, TIMESTAMP Incompatible

CHARACTER, CHARAC1 ER VARYING, NATIONAL CHARACTER, NATIONAL CHARACTER VARYING

Las características más importantes de los tipos de datos SQL de Access son las siguientes: BINARY: permite almacenar cualquier clase de datos y no se realiza ninguna conversión de datos (por ejemplo, a texto). El tamaño de almacenamiento es de un byte por carácter. BIT: permite almacenar valores Sí y No y campos que contienen uno o dos valores. El tamaño de almacenamiento es de un byte por carácter. TINYINT: permite almacenar valores enteros almacenamiento es de un byte por carácter.

entre

0

y 255.

MONEY: permite almacenar valores enteros escalados entre - 922.337.203.685.477,5808 y 922.337.203.685.477,5807. almacenamiento es de 8 bytes por carácter.

El

El tamaño de

tamaño

de

DATETIME: permite almacenar valor de fecha u hora entre los años 100 y 9999. El tamaño de almacenamiento es de 8 bytes por carácter.


@ RA-MA _______________________________________ CAPÍTULO 7. LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010

361

UNIQUEIDENTIFIER: permite almacenar números de identificación exclusivos utilizados en llamadas a procedimientos remotos. El tamaño de almacenamiento es de 128 bytes por carácter. REAL: permite almacenar valores de punto flotante de precisión simple con un intervalo de - 3,402823E38 a - l,401298E-45 para valores negativos, 1,401298E45 a 3,402823E38 para valores positivos, y 0. El tamaño de almacenamiento es de 4 bytes por carácter. FLOAT: permite almacenar valores de punto flotante de precisión doble con un intervalo de - 1,79769313486232E308 a - 4,94065645841247E-324 para valores negativos, 4,94065645841247E-324 a 1,79769313486232E308 para valores positivos, y 0. El tamaño de almacenamiento es de 8 bytes por carácter. SMALLINT: permite almacenar valores enteros cortos entre ~ 32.768 y 32.767. El tamaño de almacenamiento es de 2 bytes por carácter. INTEGER; permite almacenar valores enteros largos entre 2.147.483.647. El tamaño de almacenamiento es de 4 bytes por carácter.

2.147.483.648

y

DECIMAL: permite almacenar tipos de datos numéricos exactos que mantienen valores desde 1028 - 1 hasta - 1028 - 1. Puede definir la precisión (1 - 28) y la escala (0 - precisión definida). La precisión y escala predeterminadas son 18 y 0 respectivamente. El tamaño de almacenamiento es de 17 bytes por carácter. TEXT: permite almacenar valores de cero a un máximo de 2,14 gigabytes. El tamaño de almacenamiento es de 2 bytes por carácter. IMAGE: permite almacenar valores de 0 a un máximo de 2,14 gigabytes. Se utiliza para objetos OLE. El tamaño de almacenamiento es según se requiera. CHARACTER: permite almacenar valores de 0 a 255 caracteres. El tamaño de almacenamiento es de 2 bytes por carácter.

7.3.2 Operadores de SQL Access Un operador es un signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Existen operadores matemáticos, de comparación, lógicos y de referencia. Access admite una gran variedad de operadores, entre los que se incluyen operadores aritméticos como +, -, multiplicar (*) y dividir (/), así como operadores de comparación para comparar valores, operadores de texto para concatenar texto y operadores lógicos para determinar valores verdaderos o falsos. A continuación se presentan los tipos de operadores de Access SQL.


362


Operadores aritméticos Los operadores aritméticos se utilizan para calcular un valor a partir de dos o más números o para cambiar el signo de un número de positivo a negativo, o viceversa. Operador

Finalidad

Ejemplo

+

Sumar dos números.

[Subtotal]+[ImpuestoVentas]

-

Hallar la diferencia entre dos números o indicar el valor negativo de un número.

[Precio]-[Descuento]

*

Multiplicar dos números.

[Cantidad]*[Precio]

/ \

Residuo

^

Dividir el primer número por el segundo número.

[Total]/[NúmeroArticulos]

Redondear ambos números a enteros, dividir el primer número por el segundo y convertir el resultado en un número entero.

[Registrados]\[Habitaciones]

Dividir el primer número por el segundo y devolver sólo el resto.

[Registrados]Residuo[Habitaciones]

Elevar un número a la potencia de un exponente.

Número ^ Exponente

Operadores de comparación Los operadores de comparación devolver un resultado verdadero, falso o nulo. Operador < <=

>

>=

= <>

se

utilizan

para

comparar

valores

Finalidad

Ejemplo

Devuelve Verdadero si el primer valor es menor que el segundo valor.

Valor1 < Valor2

Devuelve Verdadero si el primer valor es igual o menor que el segundo valor. Devuelve Verdadero si el primer valor es mayor que el segundo valor. Devuelve Verdadero si el primer valor es igual o mayo r que el segundo valor.

y

Valorl <=Valor2

Valorl > Valor2 Valorl >=Valor2

Devuelve Verdadero si el primer valor es igual al segundo valor.

Valorl = Valor2

Devuelve Verdadero si el primer valor no es igual al segundo valor.

Valorl <> Valor2

Nota: en todos los casos, si el primer o el segundo valor es nulo, el resultado también es nulo. Como un valor nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con un valor nulo también es un resultado desconocido.


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363

Operadores lógicos Los operadores lógicos se utilizan para combinar dos valores booleanos y devolver un resultado verdadero, falso o nulo. Los operadores lógicos se denominan también operadores booleanos. Operador

Finalidad

Ejemplo

Y (AND)

Devuelve Verdadero si Exprl y Expr2 son verdaderos.

Exprl Y Expr2

0(0R)

Devuelve Verdadero si Exprl o Expr2 es verdadero.

Exprl O Expr2

Eqv

Devuelve Verdadero si Exprl y Expr2 son verdaderos, o si tanto Exprl como Expr2 son falsos.

Exprl Eqv Expr2

No (NOT)

Devuelve Verdadero si Expr no es verdadero.

No Expr

OEx

Devuelve Verdadero si Exprl es verdadero o Expr2 es verdadero, pero no ambos.

Exprl OEx Expr2

Operadores de concatenación Los operadores de concatenación se utilizan para combinar dos valores de texto en uno. Operador

Finalidad

Ejemplo

&

Combina dos cadenas para formar una sola.

cadañal & cadena2

+

Combina dos cadenas para formar una cadena y propaga los valores nulos (si un valor es nulo, toda la expresión se evalúa como nula).

cadenal + cadena2

Operadores especiales Los operadores especiales se utilizan para devolver un resultado verdadero o falso, como se describe en la tabla siguiente. Operador

Finalidad

Ejemplo

Es nulo 0 No es nulo - IS NULL

Determina si un valor es nulo o no.

Campol No es nulo

Como “modelo” - LIKE

Busca valores de cadena mediante los operadores comodín ? y *.

Campol Como “instrucc*”

Entre valí Y val2 - BETWEEN

Determina si un valor numérico o de fecha está dentro de un intervalo.

Campol Entre 1 Y 10 Campol Entre #07-01-07# Y #12-31-07#

En(vall,val2...)-IN

Determina si un valor se encuentra en un conjunto de valores.

Campol En (“rojo”,“verde”,“azul”) Campol En (1,5,7,9)


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7.3.3 Funciones de SQL Access Access SQL incorpora diferentes tipos de funciones entre las que se encuentran las funciones numéricas, las funciones de fecha y hora, las funciones de cadena y las funciones de agregado. Las funciones numéricas realizan un cálculo sobre valores de entrada proporcionados como parámetros de la función y devuelven un valor numérico. Las funciones de fecha y hora realizan una operación sobre un valor de entrada de fecha y hora y devuelven un valor de cadena, numérico o de fecha y hora. Las funciones de cadena realizan operaciones sobre cadenas y devuelven un valor de cadena o numérico. Las funciones de agregado realizan cálculos estadísticos con los datos. A continuación se presenta la sintaxis de las funciones más importantes de cada grupo en Access SQL.

Funciones numéricas ABS(x) SIN(x) COS(x) TAN(x) COT(x) EXP(x) LOG(x) POWER(x,y) RANDO RAND(x) SQRT(x) CEILING(x) FLOOR(x) ROUND(x,l) SIGN(x)

Valor absoluto de la expresión numérica x. Seno del ángulo x en radianes. Coseno del ángulo x en radianes. Tangente del ángulo x en radianes. Cotangente del ángulo x en radianes. Devuelve ex. Logaritmo neperiano de x. Devuelve xy. Número aleatorio entre 0 y 1. Número aleatorio entre 0 y 1 y semilla x. Raíz cuadrada de x. Menor entero mayor o igual que x. Mayor entero menor o igual que x. Redondeo de x a la longitud 1. Signo de x (+, - o 0).

Funciones de fecha y hora DAYNAME(fecha)

Devuelve una cadena con el día de la semana relativo a la fecha.

DA YOFMONTH(fecha)

Devuelve un número entre 1 y 31 relativo al día del mes para la fecha. Devuelve un número entre 1 y 366 relativo al día del año para la fecha. Devuelve un número entre 1 y 7 relativo al día de la semana para la fecha.

DAYOFYEAR(fecha) DAYOFWEEK(fecha)


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Devuelve un entero entre 0 y 23 que representa la parte entera de la hora especificada. Devuelve un entero entre 0 y 59 que representa los minutos de la hora especificada. Devuelve un entero entre 0 y 59 que representa los segundos de la hora especificada. Devuelve un entero entre 1 y 12 que representa el mes de la fecha especificada. Devuelve una cadena con el nombre del mes de la fecha especificada. Devuelve un entero entre 1 y 4 que representa el trimestre de la fecha dada. Devuelve un entero entre 0 y 52 que representa la semana de la fecha dada (las semanas empiezan en domingo). Devuelve un entero entre 1000 y 9999 que representa el año de la fecha dada. Da una cadena con la fecha y la hora actual en formato AAAAMMDDhhmmss.

HOUR(hora) MINUTE(hora) SECOND(hora) MONTH(fecha) MONTHNA ME(fecha) QUARTER(fecha) WEEK(fecha)

YEAR(fecha) NOW()

Da una cadena con la fecha actual en formato AAAAMM-DD. Da una cadena con la hora actual en formato hhmmss.

DATE() TIME()

Funciones de cadena Devuelve el código ASCII del carácter más a la izquierda de la cadena. Devuelve el carácter cuyo código ASCII es n.

ASCII(cadena) CHAR(n) CHAR(n,m...) BIN(n) CONCAT(cadena1,cadena2...) LCASE(cadena) UCASE(cadena) LEFT(cadena,n) RIGHT(cadena,n) LOCATE(subcadena, cadena, n)

Devuelve y concatena los caracteres de códigos ASCII n, m... Devuelve n en forma binaria. Concatena las cadenas dadas. Devuelve la cadena en minúsculas. Devuelve la cadena en mayúsculas. Da los n elementos más a la izquierda de la cadena. Da los n elementos más a la derecha de la cadena. Da la posición de la primera ocurrencia de la subcadena en la cadena empezando a buscar a partir de la posición n en la cadena. Si n no se especifica, se empieza a buscar en la primera posición de la cadena.


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ________________________________________

LTRIM(cadena) RIGHT(cadena, n) RTRIM(cadena) SPACE(n) SUBSTRING(cadena, n) SUBSTRING(cadena, n, m)

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Devuelve la cadena después de quitar los espacios en blanco a la izquierda. Devuelve los n caracteres más a la derecha de la cadena. Devuelve una cadena de caracteres después de truncar todos los espacios en blanco a la derecha. Devuelve una cadena de espacios en blanco repetidos n veces. Devuelve la parte de la cadena que va desde la posición n hasta su final. Devuelve m caracteres de la cadena a partir del enésimo.

Funciones de agregado AVG(expresión)

COUNT(expresión)

Calcula la media aritmética de un conjunto de valores especificado en la cadena expresión que identifica el campo que contiene los datos numéricos de los que desea obtener la media o una expresión que ejecuta un cálculo con los datos de ese campo. Los operandos de expresión pueden incluir el nombre de un campo de tabla, una constante o una función (que a su vez puede ser intrínseca o definida por el usuario, pero ninguna de las demás funciones de agregado de SQL). La función AVG no incluye ningún campo Null en el cálculo. Calcula el número de registros devueltos por una consulta. Los operandos de expresión pueden incluir un nombre de campo de una tabla o una función. Puede contar cualquier tipo de datos, incluido tipo texto. Aunque expresión puede ejecutar un cálculo en un campo, la función Count simplemente cuenta el número de registros. No importan los valores que están almacenados en los registros. La función Count no cuenta registros que tengan campos Null a menos que expresión sea el carácter comodín asterisco (*). Si utiliza un asterisco, la función Count calculará el número total de registros, incluidos los que contienen campos Null. Count(*) es considerablemente más rápido que Count([Nombre de columna]). No escriba el asterisco entre comillas ('').


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STDEV(expresión)

Devuelve la desviación típica del conjunto de valores especificado en la cadena expresión que identifica el campo que contiene los datos numéricos de los que desea obtener la desviación típica o una expresión que ejecuta un cálculo con los datos de ese campo.

STDEVP (expresión)

Devuelve la cuasidesviación típica del conjunto de valores especificado en la cadena expresión que identifica el campo que contiene los datos numéricos de los que desea obtener la cuasidesviación típica o una expresión que ejecuta un cálculo con los datos de ese campo.

VAR(expresión)

Devuelve la varianza del conjunto de valores especificado en la cadena expresión que identifica el campo que contiene los datos numéricos de los que desea obtener la varianza o una expresión que ejecuta un cálculo con los datos de ese campo de la cadena que va desde la posición n hasta su final.

VARP(expresión)

Devuelve la cuasivarianza del conjunto de valores especificado en la cadena expresión que identifica el campo que contiene los datos numéricos de los que desea obtener la cuasivarianza o una expresión que ejecuta un cálculo con los datos de ese campo de la cadena que va desde la posición n hasta su final. Devuelve el máximo del conjunto de valores especificado en la cadena expresión que identifica el campo que contiene los datos numéricos de los que desea obtener el máximo o una expresión que ejecuta un cálculo con los datos de ese campo. Devuelve el mínimo del conjunto de valores especificado en la cadena expresión que identifica el campo que contiene los datos numéricos de los que desea obtener el mínimo o una expresión que ejecuta un cálculo con los datos de ese campo de la cadena que va desde la posición n hasta su final. Devuelve el valor del campo del primer registro del conjunto de resultados devuelto por una consulta especificada en expresión. Devuelve el valor del campo del último registro del conjunto de resultados devuelto por una consulta especificada en expresión.

MAX(expresión)

MIN(expresión)

FIRST(expresión)

LAST(expresión)



SUM(expresión)

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Devuelve la suma de un conjunto de valores contenidos en un campo especificado de una consulta. El marcador de posición expresión representa una expresión de cadena que identifica el campo con los datos numéricos que desea sumar o una expresión que ejecuta un cálculo con los datos de ese campo.

7.4 ENTORNO DE SQL EN ACCESS 2010. VISTA SQL Los pasos a seguir para habilitar el entorno de edición de SQL en Access son los siguientes: 1. Haga clic en la opción Diseño de consulta del grupo Consultas de la ficha Crear (figura 7-1). 2.

A continuación cierre el cuadro Mostrar tabla de la Figura 7-2 y haga clic en el icono Vista SQL de la barra de estado (o se elige Vista SQL en el menú Ver) para situamos sobre el editor de consultas SQL (figura 7-3) habilitándose la ficha Herramientas de consulta con la subficha Diseño.

3.

Escriba la consulta en el editor y haga clic en Ejecutar en el grupo Resultados (figura 7-4) para obtener los resultados de la consulta (figura 7-5).

4.

Para diseñar una nueva consulta SQL vuelva a hacer clic en el icono Vista SQL de la barra de estado o se elige Vista SQL en el menú Ver (figura 7-6).

Figura 7-1


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Figura 7-2

Figura 7-3

Figura 7-4


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO _________________________________

Figura 7-5

Figura 7-6


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7.5 LENGUAJE DE DEFINICIÓN DE DATOS DDL Las sentencias SQL de definición de datos son utilizadas para crear (CREATE), alterar (ALTER) o borrar (DROP) objetos de base de datos, tales como tablas, columnas y vistas.

7.5.1 Sentencia CREATE TABLE Esta sentencia se utiliza para crear nuevas tablas en una base de datos existente. Su sintaxis es la siguiente: CREATE [TEMPORARY] TABLE tabla ( Campo1 tipo [(tamaño)] [NOT NULL] [WITH COMPRESSION] [índice1] [, campo2 tipo [(tamaño)] [NOT NULL] [Índice2] [, ...]] [, CONSTRAINT índicedevarioscampos [, ...]])

Donde tabla es el nombre de la tabla que se va a crear. Los argumentos campo1, campo2... son los nombres de los campos que se van a crear en la nueva tabla. Debe crear al menos un campo. El argumento tipo define el tipo de datos de campo de la nueva tabla. El argumento tamaño define el tamaño del campo en caracteres (sólo en campos de texto y campos binarios). Los argumentos índice1, índice2... son índices simples que habitualmente pueden definirse con la cláusula CONSTRAINT que define un índice de un solo campo o de varios campos como en el caso del argumento índicedevarioscampo, así como otras restricciones. Los corchetes indican que las opciones son optativas y no aparecen en la sintaxis real. Si se especifica NOT NULL en un campo, se requiere que los nuevos registros tengan datos válidos en ese campo. Una cláusula CONSTRAINT establece varias restricciones en un campo y se puede utilizar para establecer la clave principal, que es uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas. También puede utilizar la instrucción CREATE INDEX para crear una clave principal o índices adicionales en tablas existentes. El atributo TEMPORARY para una tabla indica que ésta es visible sólo en la sesión en la cual se ha creado y se elimina automáticamente cuando se termina la sesión. A las tablas temporales pueden obtener acceso varios usuarios. El atributo WITH COMPRESSION puede utilizarse sólo con los tipos de datos CHARACTER y MEMO (conocidos también como texto) y sus sinónimos. Si se define una columna CHARACTER con este atributo, los datos se comprimirán automáticamente cuando se almacenen y se descomprimirán cuando se recuperen de la columna.


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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ___________________________________________________ ©RA-MA

La cláusula CONSTRAINT se utiliza en las instrucciones CREATE TABEE y ALTER TABEE para crear o eliminar restricciones. Hay dos tipos de cláusulas CONSTRAINT, una para crear una restricción en un único campo y otra para crear una restricción en más de un campo. Sus sintaxis habituales son las siguientes: Restricción de un único campo: CONSTRAINT REFERENCES [ON UPDATE [ON DELETE

nombre {PRIMARY KEY | UNIQUE | NOT NULL | tablaexterna [(campoexterno1, campoexterno2)] CASCADE | SET NULL] CASCADE | SET NULL]}

Restricción de varios campos: CONSTRAINT nombre {PRIMARY KEY (principal1[, principal2 [, ...]]) | UNIQUE (única1[, única2 [, ...]]) | NOT NULL (nonulo1[, nonulo2 [, ...]]) | FOREIGN KEY [NO INDEX] (ref1[, ref2 [, ...]]) [(campoexterno1 [, campoexterno2 [, ...]])] [ON UPDATE CASCADE | SET NULL] [ON DELETE CASCADE | SET NULL]}

REFERENCES tablaexterna

El argumento nombre indica el nombre de la restricción que se va a crear. Los argumentos principal1, principal2... indican el nombre del campo o campos que se van a designar como clave principal. Los argumentos única1, única2... indican el nombre del campo o campos que se van a designar como clave única. Los argumentos nonulo1, nonulo2... indican el nombre del campo o campos que se van a restringir a valores no nulos. Los argumentos ref1, ref2... indican el nombre del campo o campos de clave externa que hacen referencia a campos de otra tabla. El argumento tablaexterna indica el nombre de la tabla externa que contiene el campo o campos especificados en campoexterno. Los argumentos campoexterno1, campoexterno2... indican el nombre del campo o campos de tablaexterna especificados en ref1, ref2... Puede omitir esta cláusula si el campo al que se hace referencia es la clave principal de tablaexterna. La cláusula CONSTRAINT tiene como finalidad esencial definir las restricciones de integridad. Para diseñar las tablas, es necesario identificar los valores válidos para cada columna y decidir cómo se debe exigir la integridad de los datos de la columna. SQL proporciona varios mecanismos para exigir la integridad de los datos de una columna, entre los que destacan restricciones PRIMARY KEY, restricciones FOREIGN KEY, restricciones UNIQUE y permitir o no valores NULL.


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CAPITUI.O 7. LF.NGUAJF. SQL DE ACCESS 2010

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Se denomina clave principal o clave primaria de una tabla a una columna o una combinación de columnas cuyos valores identifican de forma única cada fila de la tabla (valores únicos que no pueden repetirse). Una clave principal se crea mediante la definición de una restricción PRIMARY KEY cuando cree o modifique una tabla. Una tabla sólo puede tener una restricción PRIMARY KEY, y ninguna columna a la que se aplique una restricción PRIMARY KEY puede aceptar valores NULL. Si especifica una restricción PRIMARY KEY en una tabla, SQL exige la exclusividad de los datos mediante la creación de un índice único para las columnas de clave principal. Este índice también permite un acceso rápido a los datos cuando se utiliza la clave principal en las consultas. Si se define una restricción PRIMARY KEY para más de una columna, puede haber valores duplicados dentro de la misma columna pero cada combinación de valores de todas las columnas de la definición de la restricción PRIMARY KEY debe ser única. Como ejemplo (figura 7-7) definiremos sobre el entorno SQL de Access 2010 en la base de datos PRUEBA la tabla EMPLEO con los campos NOMBRE (carácter de longitud 25 sin admitir nulos), EDAD (numérico) y ALOJAMIENTO (carácter de longitud 15) siendo la clave primaria (EDAD, ALOJAMIENTO).

Figura 7-7 Una clave externa o clave foránea (FK) es una columna o combinación de columnas que se utiliza para establecer y exigir un vínculo entre los datos de dos tablas. Se crea un vínculo entre dos tablas al agregar en una tabla la columna o columnas que contienen los valores de la clave principal de la otra tabla. Esta columna se convierte en una clave externa para la segunda tabla. Puede crear una clave externa mediante la definición de una restricción FOREIGN KEY cuando cree o modifique una tabla. No es necesario que una restricción FOREIGN KEY esté vinculada únicamente a una restricción PRIMARY KEY de otra tabla; también puede definirse para que haga referencia a las columnas de una restricción UNIQUE de otra tabla.


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Una restricción FOREIGN KEY puede contener valores NULL, pero si alguna columna de una restricción FOREIGN KEY compuesta contiene valores NULL, se omitirá la comprobación de la restricción FOREIGN KEY. Una restricción FOREIGN KEY puede hacer referencia a columnas de tablas de la misma base de datos o a columnas de una misma tabla (tablas con referencia a sí mismas). Aunque el propósito principal de una restricción FOREIGN KEY es el de controlar los datos que pueden almacenarse en la tabla de la clave externa, también controla los cambios realizados en los datos de la tabla de la clave principal y asegura que no se puedan realizar cambios en los datos de la tabla de la clave principal si esos cambios anulan el vínculo con los datos de la tabla de la clave externa. Si se intenta eliminar la fila de una tabla de la clave principal o cambiar un valor de clave principal, la acción no progresará si el valor de la clave principal cambiado o eliminado corresponde a un valor de la restricción FOREIGN KEY de otra tabla. Para cambiar o eliminar una fila de una restricción FOREIGN KEY, antes debe eliminar los datos de la clave externa de la tabla de la clave externa o bien cambiar los datos de la clave externa en la tabla de la clave externa y vincular, de ese modo, la clave externa con otros datos de clave principal. Como ejemplo (figura 7-8) crearemos sobre el entorno SQL de Access 2010 en la base de datos PRUEBA la tabla PROBLEMA con los campos CIUDAD (carácter de tamaño 15), FECHAMUESTRA (tipo fecha sin admitir valores nulos), MEDIODÍA (numérico) y MEDIANOCHE (numérico) utilizando como clave externa de la clave primaria (MEDIANOCHE, CIUDAD) las columnas (EDAD, ALOJAMIENTO) de la tabla EMPLEO creada en el ejemplo anterior. Usamos la cláusula CONSTRAINT para nombrar todas las restricciones, incluida la clave primaria.

Figura 7-8


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CAPÍTULO 7. LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010

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Las restricciones de integridad referencial en cascada permiten definir las acciones que SQL lleva a cabo cuando un usuario intenta eliminar o actualizar una clave a la que apuntan las claves externas existentes. Las cláusulas REFERENCES de las instrucciones CREATE TABLE y ALTER TABLE admiten cláusulas ON DELETE CASCADE, ON UPDATE CASCADE y ON UPDATE SET NULL. CASCADE permite la eliminación o actualización de valores de clave en cascada en las tablas definidas para tener relaciones de claves externas que pueden volver a trazarse en la tabla en la que se realizan las modificaciones. ON DELETE CASCADE especifica que si se intenta eliminar una fila con una clave a la que hacen referencia claves externas de filas existentes en otras tablas, todas las filas que contienen dichas claves externas también se eliminan. Si las acciones refereneiales en cascada se han definido también en las tablas de destino, las acciones en cascada especificadas se toman también para las filas eliminadas de dichas tablas. ON UPDATE CASCADE especifica que si se intenta actualizar una fila con una clave a la que hacen referencia claves externas de filas existentes en otras tablas, todas las filas que contienen dichas claves externas también se actualizan. ON UPDATE SET NULL especifica que si se intenta actualizar una fila con una clave a la que hacen referencia claves externas de filas existentes en otras tablas, todas las filas que contienen dichas claves externas se configuran automáticamente con el valor NULL. Se utiliza el modificador NO INDEX para que no se lleve a cabo la creación automática de índices para las claves externas. Como ejemplo (figura 7-9) construimos la tabla CLIENTES con los campos IDCLIENTE (clave primaria con valores enteros) y APELLIDOCLIENTE (carácter de longitud 50). Construimos también la tabla PEDIDOS (figura 7-10) con los campos IDPEDIDO (clave primaria con valores enteros), IDCLIENTE (valores enteros) y NOTASPEDIDO (carácter de longitud 225), de modo que la clave externa de IDCLIENTE sea el campo del mismo nombre en la tabla CLIENTES. Se exige, además, que cuando se elimine un cliente de la tabla CLIENTES, también se eliminen todas las filas de la tabla PEDIDOS que contienen el mismo valor para el identificador de cliente. ¿Cómo sería la sintaxis para que al eliminar un cliente de la tabla CLIENTES, todas las claves externas correspondientes de la tabla PEDIDOS se configuren con el valor NULL? En la figura 7-11 se resuelve esta última cuestión.


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Figura 7-9

Figura 7-10

Figura 7-11 También pueden utilizarse restricciones UNIQUE para asegurar que no se escriban valores duplicados en columnas específicas que no formen parte de una clave principal. Aunque tanto una restricción UNIQUE como PRIMARY KEY exigen que los elementos sean únicos, es preferible utilizar una restricción UNIQUE en vez de una restricción PRIMARY KEY cuando desee exigir la unicidad de una columna o una combinación de columnas que no sea la clave principal, teniendo presente que en una tabla se puede definir varias restricciones UNIQUE, pero sólo una restricción PRIMARY KEY. También es muy importante que las restricciones UNIQUE pueden definirse en columnas que aceptan valores NULL, mientras que las restricciones PRIMARY KEY sólo pueden definirse en columnas que no aceptan valores NULL. También es posible hacer referencia a una restricción UNIQUE con una restricción FOREIGN KEY.


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La aceptación de valores NULL de una columna determina si las filas de una tabla pueden contener un valor NULL en esa columna. Un valor NULL es distinto de cero (0), de blanco o de una cadena de caracteres de longitud cero, como NULL significa que no hay ninguna entrada. Su presencia suele implicar que el valor es desconocido o no definido. En general, evite la aceptación de valores NULL dado que pueden implicar una mayor complejidad en las consultas y en las actualizaciones; por otra parte, hay otras opciones para las columnas, como las restricciones PRIMARY KEY, que no pueden utilizarse con columnas que aceptan valores NULL. Consideramos como ejemplo completo la base de datos PERSONAL creada en el Ejercicio 3-1 con cuatro tablas de nombres: EMPLEADO (empleados de la empresa), OFICIOEMPLEADO (empleados con su oficio), VIVIENDA (alojamiento de los empleados) y OFICIO (relación de oficios), cuyos campos y registros ya fueron especificados en el Ejercicio 2-1. En la tabla VIVIENDA tenemos como restricción de integridad que el campo Alojamiento es clave única. En la tabla EMPLEADO tenemos que el campo Nombre es clave única, siendo el campo Alojamiento la clave externa de la tabla VIVIENDA. En la tabla OFICIOEMPLEADO la clave única está formada por los campos Nombre y Oficio simultáneamente. Por último, en la tabla OFICIO la clave única está formada por los campos Oficio y Descripción simultáneamente. A través de la sentencia CREATE TABLE de Access SQL crearemos las tablas de la base de datos PERSONAL. Es conveniente tener presente el diseño adecuado de la base de datos PERSONAL estudiado anteriormente y expuesto en la figura 7-12. La sintaxis de creación de sus tablas se presenta en las figuras 7-13 a 7-16.

Figura 7-12


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Figura 7-13

Figura 7-14

Figura 7-15


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Figura 7-16

7.5.2 Sentencia CREATE INDEX En Access SQL se crean índices con la sentencia CREATE INDEX. Un índice es una estructura que proporciona un acceso rápido a las filas de una tabla en base a los valores de una o más columnas. Los índices de las bases de datos son similares a los índices que hay en los libros. En un libro, un índice permite encontrar información rápidamente sin necesidad de leer todo el libro. En una base de datos, un índice permite que el programa de la base de datos busque datos en una tabla sin necesidad de examinar toda la tabla. El índice de un libro es una lista de palabras con los números de las páginas en las que se encuentra cada palabra. Un índice de una base de datos es una lista de los valores de una tabla con las posiciones de almacenamiento de las filas de la tabla donde se encuentra cada valor. Se pueden crear índices en una sola columna o en una combinación de columnas de una tabla. La sintaxis de CREATE INDEX es la siguiente: CREATE [ UNIQUE ] INDEX índice ON tabla (campo [ASC|DESC][, campo [ASC|DESC], ...]) [WITH { PRIMARY | DISALLOW NULL | IGNORE NULL }]

En la sintaxis anterior, índice especifica el nombre del índice que se va a crear, tabla especifica el nombre de la tabla existente que va a contener el índice y campo especifica el nombre del campo o campos que se van a indizar. Para crear un índice de un único campo, incluya el nombre del campo entre paréntesis a continuación del nombre de tabla. Para crear un índice de varios campos, utilice la palabra reservada DESC, ya que, de lo contrario, se supone que los índices están en orden ascendente. La palabra reservada UNIQUE se utiliza para impedir que aparezcan valores duplicados en el campo o campos indizados de registros diferentes.


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La cláusula opcional WITH permite aplicar reglas de validación de datos. La palabra reservada PRIMARY designa el campo o campos indizados como clave principal, lo que implica que la clave será única y no será necesario utilizar la palabra reservada UNIQUE (no utilice la palabra reservada PRIMARY cuando cree un índice nuevo en una tabla que ya tiene una clave principal). Mediante la opción DISALLOW NULL se impiden entradas NULL en el campo o campos indizados de los nuevos registros. Mediante la opción IGNORE NULL se evita que se incluyan en el índice registros con valores NULL en el campo o campos indizados. Como ejemplo, en la figura 7-17 se crea un índice de nombre INDICES en el campo NOMBRE de la tabla EMPLEO de la base de datos PRUEBA.

Figura 7-17

7.5.3 Sentencia ALTER TABLE En Access SQL se modifican tablas con la sentencia ALTER TABLE. Es posible agregar, modificar o eliminar columnas. Se puede cambiar el nombre, la longitud, el tipo de datos, la precisión, la escala y la aceptación de valores NULL de la columna, aunque hay algunas restricciones. Esta sentencia permite agregar o eliminar restricciones PRIMARY KEY y FOREIGN KEY y agregar o eliminar restricciones UNIQUE y CHECK, así como definiciones (y objetos) DEFAULT. También permite registrar una tabla y las columnas seleccionadas para la indización de texto. La sintaxis de ALTER TABLE es la siguiente: ALTER TABLE tabla {ADD {COLUMN tipo de campo[(tamaño)] [NOT NULL] [CONSTRAINT índice] | ALTER COLUMN tipo de campo[(tamaño)] | CONSTRAINT índicedevarioscampos} | DROP {COLUMN campo I CONSTRAINT nombredeíndice} }


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En la sintaxis anterior, tabla es el nombre de la tabla que se va a modificar, campo especifica el nombre del campo que se va a agregar o a eliminar de tabla (o bien el nombre del campo que se va a modificar en tabla), tipo especifica el tipo de datos de campo, tamaño especifica el tamaño del campo en caracteres (sólo en campos de texto y campos binarios), índice especifica el índice de campo, índicedevarioscampos especifica la definición de un índice de varios campos que se va a agregar a tabla y nombredeíndice especifica el nombre del índice de varios campos que se va a eliminar. ADD COLUMN permite agregar un campo nuevo a la tabla especificando el nombre del campo, el tipo de datos y un tamaño opcional (para campos de tipo Text y Binary). También puede definirse un índice en ese campo con la cláusula CONSTRAINT. Si se especifica NOT NULL para un campo, se exigirá que los registros nuevos tengan datos válidos en ese campo. Como ejemplo, en la figura 7-18 se agrega un campo de tipo Text de 25 caracteres llamado Notas a la tabla Empleo de la base de datos PRUEBA. ALTER COLUMN permite cambiar el tipo de datos de un campo existente especificando el nombre del campo, el nuevo tipo de datos y un tamaño opcional para campos de tipo Text y Binary. Por ejemplo, la sintaxis de la figura 7-19 cambia el tipo de datos del campo Notas de la tabla Empleo (definido anteriormente con texto de 25 caracteres) a un campo de tipo texto de 100 caracteres. ADD CONSTRAINT permite agregar restricciones tal y como hemos visto en CREATE TABLE (por ejemplo, en la figura 7-20 se crea la tabla SALGRADE y en la figura 7-21 se le añade una clave primaria al campo grade). DROP COLUMN permite eliminar un campo especificando solamente el nombre del campo. DROP CONSTRAINT permite eliminar un índice de múltiples campos especificando solamente el nombre del índice a continuación de la palabra reservada CONSTRAINT. En la figura 7-22 se crea la tabla TI 1 con una restricción de clave externa, en la figura 7-23 se elimina la restricción y en la figura 7-24 se elimina la columna el de la tabla.

Figura 7-18


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Figura 7-19

Figura 7-20

Figura 7-21


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Figura 7-22

Figura 7-23

Figura 7-24


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Hay que tener presente que no se puede agregar o eliminar más de un campo o índice a la vez. Por otro lado, es posible utilizar la instrucción CREATE INDEX para agregar un índice de uno o múltiples campos a una tabla y puede utilizarse la instrucción ALTER TABLE o DROP para eliminar un índice creado con la instrucción ALTER TABLE o CREATE INDEX. También es posible utilizar NOT NULL en un único campo o dentro de una cláusula CONSTRAINT con nombre que se aplique a CONSTRAINT de uno o varios campos con nombre. Sin embargo, sólo se puede aplicar la restricción NOT NULL una vez a un campo. Si se intenta aplicar esta restricción más de una vez, se producirá un error en tiempo de ejecución.

7.5.4 Sentencia DROP En Access SQL se borran tablas con la sentencia DROP TABLE. En un sentido más amplio, la sentencia DROP se utiliza para borrar tablas, índices, procedimientos y vistas. Su sintaxis es la siguiente: DROP {TABLE tabla | INDEX índice ON tabla | PROCEDURE procedimiento | VIEW vista}

En la sintaxis anterior, tabla es el nombre de la tabla que va a ser eliminada o de la cual va a ser eliminado un índice, procedimiento es el nombre del procedimiento que se va a eliminar, vista es el nombre de la vista que se va a eliminar e índice es el nombre del índice que se va a eliminar de tabla. La sentencia DROP TABLE permite borrar tablas completas de la base de datos. Esta sentencia suprime las tablas que se especifican en su sintaxis y valida los cambios pendientes en la base de datos. Únicamente un administrador de la base de datos puede suprimir tablas de otros usuarios. Al suprimir una tabla también se suprimen los índices y las conexiones asociadas a ella. Para eliminar un índice de una tabla debe cerrar la tabla previamente. Puede usar CREATE TABLE para crear una tabla y CREATE INDEX o ALTER TABLE para crear o eliminar un índice. Para modificar una tabla se usa ALTER TABLE. Como ejemplos, en la figura 7-25 se crea en la tabla t11 sobre el campo c2 el índice de nombre t11_id. En la figura 7-26 se borra dicho índice y en la figura 7-27 se borra la propia tabla t11.


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Figura 7-25

Figura 7-26

Figura 7-27


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7.6 LENGUAJE DE MODIFICACIÓN DE DATOS DML El lenguaje SQL (Structured Query Languagé) de Microsoft Access 2010 incluye la categoría de sentencias denominada lenguaje de modificación de datos DML (Data Modification Language). Dichas sentencias se utilizan para manipular, alterar o borrar objetos de base de datos, tales como tablas, columnas e índices. Las sentencias más importantes de este grupo son INSERT, UPDATE, DELETE y especialmente la sentencia SELECT.

7.6.1 Sentencia INSERT Esta sentencia se utiliza para agregar una o más filas a una tabla. Su sintaxis simplificada es la siguiente: INSERT [INTO] tabla [(lista_de columnas)] VALUES valores_de_datos

Donde tabla es el nombre de la tabla en la que se van a insertar los datos, lista_de_columnas es una lista separada por comas de los nombres de las columnas para las que se suministran datos (si no se especifica lista_de_columnas, todas las columnas de la tabla recibirán datos) y valores de datos es una lista separada por comas que contiene los valores que se insertarán como una o más filas en la tabla que se nombra (los valores de cadena se situarán entre comillas simples). La lista de valores de datos suministrados debe corresponderse con la lista de columnas. El número de valores de datos debe ser el mismo que el número de columnas y el tipo de datos, precisión y escala de cada valor de datos deben coincidir con los de la columna correspondiente. La finalidad esencial de la lista de columnas en la sentencia INSERT es hacer corresponder los valores de datos en la cláusula VALUES con las columnas que van a recibirlos. La lista de valores y la lista de columnas deben contener el mismo número de elementos y el tipo de dato de cada valor debe ser compatible con el tipo de datos de la columna correspondiente, o en caso contrario se producirá un error. Como ejemplo crearemos en la base de datos PRUEBA las tablas DEPT y EMP con las columnas que se especifican en las figuras 7-28 y 7-29, de modo que la tabla DEPT tenga como clave primaria el campo DEPTNO, la tabla EMP tenga como clave primaria el campo EMPNO y como clave foránea el campo DEPTNO referenciado con el mismo campo de la tabla DEPT. A continuación se inserta una fila de datos completa en la tabla DEPT (figura 7-30) y una fila con sólo dos columnas en la tabla EMP (figura 7-31). En este último caso, en las columnas no citadas en INSERT se sitúan valores NULL). Cuando SQL inserta una nueva fila de datos en una tabla, automáticamente asigna un valor NULL a cualquier columna cuyo nombre falte de la lista de columnas de la sentencia INSERT.


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La asignación de valores NULL también puede realizarse incluyendo las columnas afectadas en la lista y especificando la palabra clave NULL en los propios valores, tal y como se muestra en la sentencia de la figura 7-32. En las figuras 7-30 a 7-32 se observa que Access pide la confirmación de la inserción de cualquier valor en las tablas.

Figura 7-28

Figura 7-29


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Figura 7-30

Figura 7-31


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Figura 7-32 Como ejemplo adicional consideramos ahora la base de datos PERSONAL creada en el Ejercicio 3-1 con cuatro tablas de nombres: EMPLEADO (empleados de la empresa), OFICIOEMPLEADO (empleados con su oficio), VIVIENDA (alojamiento de los empleados) y OFICIO (relación de oficios), cuyos campos y registros ya fueron especificados en el Ejercicio 2-1 y cuyas tablas ya fueron creadas anteriormente en este capítulo. Las figuras 7-33 a 7-36 muestran ejemplos de la introducción de datos en sus tablas (un registro para cada tabla). Sólo puede ejecutarse una sentencia INSERT a la vez, con lo que habrá que insertar los datos en las tablas fila a fila. No obstante, es posible insertar varias filas a la vez mediante la sentencia INSERT INTO...SELECT, cuya sintaxis se abordará después de estudiar la sentencia SELECT.

Figura 7-33


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Figura 7-34

Figura 7-35

Figura 7-36


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La sintaxis completa para la inserción de todos los datos de la tabla VIVIENDA es la siguiente; INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT

INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO

vivienda vivienda vivienda vivienda vivienda vivienda vivienda

VALUES VALÜES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES

('PARACUELLOS' , 'PARACUELLOS JARAMA', 'ALONSO TELLEZ' , 'ELIPA, 12') ; ('VALLECAS' , ' PUENTE VALLECRS ' , ' EZQUERRO TOMÉ ' , ' MUSAS, 1') ; ('PONCE' , ' PONCE LEÓN', 'GONZÁLEZ LÓPEZ', 'PONCE, 23'); ('TOLEDO', 'PUERTA TOLEDO', 'JUÁREZ NORIEGA', 'TOLEDO, 25'); ('BARAJAS', 'BARAJAS PUEBLO', 'PÉREZ LÓPEZ', 'ELOY, 2'); ('BRASILIA', 'PARQUE BRASILIA', 'TEJERINA RUIZ', 'BRASILIA, 3'); ('PITIS', 'ESTACIÓN PITIS', 'VÁZQUEZ LÓPEZ', 'PONCE, 46');

La sintaxis completa para la inserción de todos los datos de la tabla EMPLEADO es la siguiente: INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT

INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO

empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado empleado

VALÜES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES

('ALONSO TELLEZ', 23, 'PARACUELLOS'); ('DÍAZ JIMÉNEZ', 18, 'BARAJAS'); ('EZQUERRO TOMÉ', 43, 'VALLECAS’); ('GONZÁLEZ ORBEA', 41, 'BARAJAS'); ('PÉREZ LÓPEZ', 21, 'BARAJAS’); {’VÁZQUEZ LÓPEZ', 67, 'PITIS’); {'GONZÁLEZ LÓPEZ', 23, 'PONCE'); ('JUÁREZ NORIEGA’, 25, 'TOLEDO'); ('TEJERINA RUIZ',31, 'BRASILIA'); ('ÁLVAREZ RODRÍGUEZ', 23, 'PARACUELLOS'); ('DONOSO ANTÓN', 18, 'BARAJAS'); ('EGUÍBAR PUENTE', 43, 'VALLECAS'); ('GOMEZ ORDUÑA', 41, 'BARAJAS'); ('PAVÓN LÓPEZ', 21, 'BARAJAS'); ('PANADERO JUAN', 21, 'BARAJAS');

La sintaxis completa para la inserción de todos los datos de la tabla OFICIO es la siguiente: INSERT INTO oficio VALUES ('HERRERO', 'HERRAR CABALLOS'); INSERT INTO ofici o VALUES ('C ONDUCTOR', 'CONDU CTOR DE AU TOBÚS'); INSERT INTO ofici o VALUES ( 'LEÑADOR', 'TALAR ÁRBOLES ')/ INSERT INTO oficio VALUES ('OBRERO', 'TRABAJAR EN GENERAL'); INSERT INTO oficio VALUES ('LABRADOR', 'CULTIVAR LA TIERRA'); INSERT INTO oficio VALUES ('PICADOR', 'PICAR EN LOS TÚNELES DEL METRO');

La sintaxis completa para la inserción de todos los datos de la tabla OFICIOEMPLEADO es la siguiente: INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT

INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO

oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado Oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado oficioempleado

VALUES VALUES VALÜES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES

('ALONSO TELLEZ', 'HERRERO', 'EXCELENTE'); ('DÍAZ JIMÉNEZ', 'HERRERO', 'EXCELENTE'); ('DORADO RODRÍGUEZ', 'CONDUCTOR', 'EXCELENTE'); ('EZQUERRO TOMÉ', 'LEÑADOR', 'BUENO'); ('GONZÁLEZ ORBEA', 'HERRERO', 'PRECISO'); ('PÉREZ LÓPEZ', 'CONDUCTOR', 'RÁPIDO'); ('PEDRERO LÁINEZ', 'OBRERO', 'NORMAL'); ('VÁZQUEZ LÓPEZ', 'LABRADOR', 'LENTO'); ('DONOSO CID', 'LABRADOR', 'NORMAL'); ('GONZÁLEZ LÓPEZ', 'HERRERO', 'EXCELENTE'); ('JUÁREZ NORIEGA', 'CONDUCTOR', 'EXCELENTE'); ('TEJERINA RUIZ', 'LEÑADOR', 'BUENO'); ('ALVAREZ RODRÍGUEZ', 'CONDUCTOR', 'RÁPIDO'); ('DONOSO ANTÓN', 'HERRERO', 'PRECISO'); ('DARÍO RODRÍGUEZ', 'OBRERO', 'NORMAL'); ('EGUÍBAR PUENTE', 'LABRADOR', 'LENTO'); ('GOMEZ ORDUÑA', 'HERRERO', 'EXCELENTE'); ('PAVÓN LÓPEZ', 'CONDUCTOR', 'EXCELENTE'); ('PANADERO JUAN', 'PICADOR', 'PRECISO');


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7.6.2 Sentencia UPDATE Esta sentencia se utiliza para actualizar filas en las tablas ya existentes. Su sintaxis básica es la siguiente: UPDATE tabla SET {columna = expresión [, columna = expresión]...} [WHERE condición];

El argumento tabla indica el nombre de la tabla en la que se van a actualizar los datos, SET contiene una lista separada por comas de las columnas que deben actualizarse y el nuevo valor de cada columna con el formato columna = expresión. El valor suministrado por las expresiones incluye elementos tales como constantes, valores seleccionados de una columna de otra tabla o vista, o valores calculados por una expresión compleja. Las columnas que se igualen a expresiones deben preceder a las columnas entre paréntesis que se igualen a subconsultas, todo dentro de una única sentencia UPDATE. WHERE especifica la condición de búsqueda que define las filas de las tablas de origen que están calificadas para proporcionar valores para las expresiones de la cláusula SET. La sentencia UPDATE es muy útil para cambiar muchos registros o cuando los registros que desea cambiar están en varias tablas. Es posible cambiar varios campos al mismo tiempo. Hay que tener presente que después de actualizar registros mediante una consulta de actualización, no se puede deshacer la operación, por lo que es conveniente realizar copia de seguridad de la información antes de realizar la actualización. En la figura 7-37 se actualiza la tabla EMP de la base de datos PRUEBA aumentando el salario en 100 unidades y la comisión un 5% para los empleados cuyo identificador está entre 6000 y 10000.

Figura 7-37


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Si en la consulta anterior se omite la cláusula WHERE, se actualizarán todas las filas de la tabla destino, es decir, la actualización del salario y de la comisión se realizará para todos los empleados.

7.6.3 Sentencia DELETE Esta sentencia se utiliza para eliminar filas en las tablas ya existentes. Su sintaxis básica es la siguiente: DELETE FROM tabla [WHERE condición];

El argumento tabla indica el nombre de la tabla en la que se van a eliminar las filas de datos y se eliminarán todas las filas de la tabla que cumplan los requisitos de la condición especificada en la cláusula WHERE. Cuando no se especifica WHERE se eliminarán todas las filas de la tabla. Como ejemplo, la sintaxis de la figura 7-38 elimina de la tabla EMP los empleados cuya comisión es mayor que 100.

Figura 7-38 La diferencia entre DROP TABLE y DELETE está en que DROP elimina la tabla incluida su estructura, mientras que DELETE borra sólo determinado contenido de la tabla y conserva su estructura. Si en la figura 7-38 no se especifica la cláusula WHERE, se borrará el contenido completo de la tabla, pero no la propia tabla.


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7.7 LENGUAJE DE CONSULTA DE DATOS DQL. SENTENCIA SELECT La sentencia SELECT se utiliza para obtener registros de la base de datos. Habitualmente esta sentencia es la primera que se estudia en el lenguaje SQL e incluso algunos autores la incluyen en una nueva categoría de sentencias SQL denominada lenguaje de consulta de datos DQL (Data Query Language). Es con diferencia la sentencia más utilizada en SQL. Su sintaxis básica es la siguiente: SELECT [predicado] { * | tabla.* | [tabla.] campo1 [AS alias1] [, [tabla.] campo2 [AS alias2] [,...]]} FROM expresiónTabla [,...] [IN baseDatosExterna] [WHERE criterios] [GROUP BY ListaCamposGrupo] [HAVING criteriosGrupo] [ORDER BY campo1 [AS|DESC] [,campo2 [AS|DESC]]...] [WITH OWNERACCESS OPTION]

La tabla siguiente ilustra las cláusulas de la sentencia SELECT. Cláusula

SELECT

Apartado

predicado

* tabla

Descripción

Uno de los siguientes predicados: ALL, DISTINCT, DISTINCTROW 0 TOP para limitar el número de registros devueltos (todos, sólo los registros que no tienen datos duplicados en los campos, sólo los registros que no están duplicados completos o los primeros registros respectivamente). El valor predeterminado es ALL. Se seleccionan todos los campos de la tabla o tablas especificadas.

El nombre de la tabla que contiene los campos de la que se van a seleccionar los registros. campo1, campo2 Nombres de los campos que contienen los datos que desea recuperar. Si incluye más de un campo, se recuperarán en el orden enumerado. AS alias1, AS Los nombres que se van a usar como encabezados de columnas en alias2 vez de los nombres de columnas originales en tabla (renombrar). FROM expresiónTabla Expresión que identifica a una o más tablas de las que se van a recuperar datos. La expresión puede ser un nombre de tabla único, un nombre de consulta guardada o una composición resultante de una cláusula INNER JOIN, LEFT JOIN o RIGHT JOIN. baseDatosExterna La ruta completa de una base de datos externa que contiene todas las tablas en expresiónTabla. WHERE criterios Expresiones que deben cumplir los registros a obtener (¿Qué registros se seleccionan?). Se usan hasta 40 expresiones vinculadas por operadores lógicos (And, Or y NOT), cláusula IN de pertenencia a un conjunto, cláusula BETWEEN...AND de contraste de rango y cláusula IS NULL. GROUP listaCamposGrupo Nombres de hasta 10 campos que se van a usar para agrupar registros. BY El orden de los nombres de los campos en listaCamposGrupo fija los niveles de agrupamiento desde el más alto hasta el más bajo. HAVING criteriosGrupo Expresión que determina qué registros agrupados se van a mostrar. ORDER BY Campos[AS|DESC] Campos por los que se va a ordenar (ascendente o descendente). WITH... Usuario de ejecución con los permisos del propietario de la consulta.


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Como primer ejemplo, en la base de datos EDUCA visualizar todos los departamentos académicos que ofrezcan cursos, de modo que no aparezcan valores duplicados en la salida de datos. Además, para cada curso con tarifa menor que 100, visualizar sin filas repetidas el departamento académico que ofrece ese curso y el número de créditos concedidos. Las figuras 7-39 a 7-42 presentan las consultas y los resultados.

Figura 7-39

Figura 7-40

Figura 7-41

Figura 7-42

Como segundo ejemplo, en la base de datos EDUCA obtener toda la tabla CURSO, toda la información sobre los cursos gratuitos (tarifa nula) y toda la información que sobre cualquier curso ofrezca el departamento de Filosofía. Las figuras 7-43 a 7-48 presentan las consultas y los resultados.

Figura 7-43



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Figura 7-44

Figura 7-45

Figura 7-46


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Figura 7-47

Figura 7-48 Como tercer ejemplo, en la base de datos EDUCA, para cada valor distinto de tarifa determinar el número total de créditos para los cursos que tengan ese valor de tarifa. Ordenar el resultado en secuencia descendente por tarifa. Así mismo, hallar la tarifa media para aquellos departamentos en los que dicha tarifa media sea mayor que 100 y que ofrezcan menos de seis cursos. Las figuras 7-49 a 7-52 presentan las consultas y los resultados.

Figura 7-49


Figura 7-50

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ACCESS 2010. CURSO PRÁCTICO ___________________________________________________ ©RA-MA

Figura 7-51

Figura 7-52

Como cuarto ejemplo, en la base de datos EDUCA obtener toda la información existente sobre los cursos de los departamentos de Informática y Ciencias de la Información, Teología o Matemáticas que valgan tres créditos y con tarifa entre 50 y 300, presentando el resultado ordenado por curso dentro de cada departamento. Obtener también la información existente sobre todos los cursos que no tengan una vocal como segunda letra de su nombre. Las figuras 7-53 a 7-56 presentan las consultas y los resultados.

Figura 7-53

Figura 7-54


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CAPITULO 7.1.ENGUAJE SQL DE ACCESS 2010

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Figura 7-55

Figura 7-56 Como quinto ejemplo, en la base de datos EDUCA obtener toda la información existente sobre los cursos que no pertenecen al departamento de Informática y Ciencias de la Información o sobre cualquier curso (independientemente de su departamento) que tenga tarifa nula y valga tres créditos. Visualizar también la identificación de los departamentos y el nombre del curso ordenado por código de departamento y dentro de cada departamento, por nombre de curso. Las figuras 7-57 a 7-60 presentan las consultas y los resultados.


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Figura 7-57

Figura 7-58

Figura 7-59


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Figura 7-60

7.7.1 Columnas calculadas Se denominan columnas calculadas aquellas columnas que son el resultado de operaciones entre otras columnas. Por ejemplo, en las figuras 7-61 y 7-62 se obtiene la relación entre la tarifa y el número de créditos para los cursos del departamento de Informática y Ciencias de la Información así como la tarifa media por hora de crédito para los cursos de este departamento si la tarifa fuese incrementada en 25.

Figura 7-61


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Figura 7-62

7.7.2 Combinación de consultas con la cláusula UNION La combinación de consultas se realiza a través de la cláusula UNION, que permite combinar los resultados de dos o más consultas en una única tabla. Por ejemplo, las figuras 7-63 y 7-64 visualizan consulta y resultados relativos a los salarios del personal y del claustro de la facultad en una única tabla. Si no se desea eliminar valores duplicados en la combinación basta con utilizar UNION ALL. Las figuras 7-65 y 7-66 visualizan los salarios de todo el personal y del claustro de la facultad en una única tabla sin eliminar valores duplicados en el resultado.

Figura 7-63


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Figura 7-64

Figura 7-65

Figura 7-66


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7.7.3 Consultas multitabla. JOIN de dos o más tablas Las consultas multitabla (JOIN) recuperan datos de dos o más tablas de acuerdo a las relaciones definidas entre ellas. Un JOIN de dos tablas forma parejas de filas de ambas haciendo coincidir los contenidos de las columnas relacionadas. Se trata de una combinación de las dos tablas basada en la coincidencia exacta de dos de sus columnas. Las figuras 7-67 y 7-68 presentan consulta y resultados para seleccionar toda la información acerca del personal y sus respectivos departamentos en la base de datos EDUCA. Así mismo, las figuras 7-69 y 7-70 presentan consulta y resultados que permiten, para cada miembro del personal cuyo salario anual exceda de 1.000, visualizar su nombre, sueldo, código de departamento y edificio de destino.

Figura 7-67

Figura 7-68


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CAPÍTULO 7. LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010 405

Figura 7-69

Figura 7-70 Un JOIN puede involucrar a tres o más tablas. Por ejemplo, la consulta de las figuras 7-71 y 7-72 involucra las tablas CURSO, CLASE y MATRÍCULA de la base de datos EDUCA para producir una lista de clase para la primera sección del curso de Existencialismo visualizando el número de curso, número de sección y nombre del curso seguido por el número de estudiante de cada estudiante matriculado en la clase.

Figura 7-71


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Figura 7-72

7.7.4 Consultas resumen Pueden utilizarse consultas SQL para resumir los datos mediante funciones de agregado (SUM, AVG, STD, COUNT, COUNT(*), MAX, MIN, etc.) y a través de cláusulas GROUP BY, HAVING y COMPUTE. También se pueden eliminar valores duplicados con DISTINCT en las funciones de agregado SUM, AVG, STD y COUNT. Como primer ejemplo, en la base de datos EDUCA, para cada departamento que ofrece servicios de tutoría, se visualiza el identificador de departamento junto con la tarifa media de los cursos que éste ofrece y el sueldo medio de los miembros del personal que pueden autorizar dichos cursos. Se clasifica la salida por identificador de departamento. Las figuras 7-73 y 7-74 presentan consulta y resultados.

Figura 7-73


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Figura 7-74 Como segundo ejemplo, en la base de datos EDUCA, para todos los departamentos excepto el de Teología que tienen una tarifa media de sus cursos mayor que 100, se obtienen su identificación y su tarifa media. Las figuras 7-75 y 7-76 presentan consulta y resultados.

Figura 7-75

Figura 7-76 Como tercer ejemplo, en la base de datos EDUCA, se hallan las tarifas media, máxima y mínima por crédito dentro de cada departamento sólo para aquellos grupos con tarifa mínima positiva. Las figuras 7-77 y 7-78 presentan consulta y resultados. Así mismo, las figuras 7-79 y 7-80 presentan consulta y resultados que permiten hallar la tarifa media para aquellos departamentos en los que dicha tarifa medía sea mayor que 100 y que ofrezcan menos de tres cursos.

Figura 7-77


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Figura 7-78

Figura 7-79

Figura 7-80

7.7.5 Subconsultas Se denomina subconsulta a una consulta SELECT anidada en las instrucciones SELECT, INSERT, UPDATE o DELETE o dentro de otra subconsulta. Hay tres tipos básicos de subconsultas, que son las que operan en listas incorporadas con IN, o en aquéllas que modificó un operador de comparación mediante ANY o ALL, las que se introducen con un operador de comparación sin modificar y deben devolver un valor individual y las que son pruebas de existencia que se introducen con EXISTS. La lista de selección de una subconsulta presentada con un operador de comparación sólo puede incluir una expresión o nombre de columna (excepto EXISTS e IN, que operan en SELECT * o en una lista, respectivamente). Además, si la cláusula WHERE de una consulta externa incluye un nombre de columna, debe ser compatible en cuanto a combinación con la columna nombrada en la lista de selección de la subconsulta. Por otro lado, puesto que deben devolver un valor individual, las subconsultas presentadas por un operador de comparación sin modificar (uno no seguido de la palabra clave ANY o ALL) no pueden incluir cláusulas GROUP BY y HAVING.


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Por otra parte, la palabra clave DISTINCT no se puede usar con subconsultas que incluyan GROUP BY y no se pueden especificar las cláusulas COMPUTE e INTO. Sólo se puede especificar ORDER BY si se especifica TOP. Por último, hay que tener presente que la lista de selección de una subconsulta presentada con EXISTS consta, por convención, de un asterisco (*) en lugar de un nombre de columna individual. Las reglas de una subconsulta presentada con EXISTS son idénticas a las de una lista de selección estándar porque una subconsulta presentada con EXISTS constituye una prueba de existencia y devuelve TRUE o FALSE en lugar de datos. Como primer ejemplo, en la base de datos EDUCA se obtiene el número, nombre y tarifa de los cursos con tarifa mínima no nula (figuras 7-81 y 7-82). Así mismo, se obtiene el número, nombre y tarifa de los cursos con tarifa menor que la media (figuras 7-83 y 7-84).

Figura 7-81

Figura 7-82

Figura 7-83

Figura 7-84

Como segundo ejemplo, en la base de datos EDUCA se obtiene el nombre y cargo de cada miembro del personal que trabaja en el edificio de Humanidades (figuras 7-85 y 7-86). Así mismo, se obtiene el número y nombre de cualquier miembro de la facultad que sea jefe de cualquier departamento que ofrezca un curso de seis créditos (figuras 7-87 y 7-88).


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO ____________________________________________________©RA-MA

Figura 7-85

Figura 7-86

Figura 7-87

Figura 7-88

Como tercer ejemplo, en la base de datos EDUCA se obtiene para cada departamento que ofrezca cursos, el identificador de departamento y la tarifa media de los cursos ofrecidos por el departamento, siempre y cuando sea mayor que la tarifa media de todas las tarifas de cursos (figuras 7-89 y 7-90). Así mismo, se visualiza el nombre y el identificador de departamento de cualquier miembro del claustro asignado a un departamento que no ofrezca un curso de 6 créditos (figuras 7-91 y 7-92).

Figura 7-89

Figura 7-90


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CAPITULO 7. LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010 411

Figura 7-91

Figura 7-92

Como cuarto ejemplo, en la base de datos EDUCA se obtiene el nombre y número de ayudantes para aquellos miembros de la facultad que tienen tantos ayudantes como el número de créditos ofrecidos para cualquier curso (figuras 7-93 y 7-94).

Figura 7-93

Figura 7-94

7.8 LENGUAJE DE CONTROL DE TRANSACCIONES TCL Dentro del lenguaje SQL (Structured Query Language) se encuentra la categoría de sentencias que conforman el Lenguaje de Control de Transacciones TCL (Transaction Control Language). Las sentencias del lenguaje de control de transacciones se utilizan para confirmar o restaurar transacciones de base de datos, que son unidades de trabajo que realizan una o más sentencias SQL relacionadas entre sí. Como ejemplos característicos tenemos los comandos COMMIT, ROLLBACK, SAVEPOINT y SET TRANSACTION.


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7.8.1 Procesamiento de transacciones Una transacción de base de datos es una unidad de trabajo realizada por una o más sentencias SQL estrechamente relacionadas. Una transacción es una secuencia de operaciones realizadas como una sola unidad lógica de trabajo. Una unidad lógica de trabajo debe exhibir cuatro propiedades, conocidas como propiedades ACID (atomicidad, coherencia, aislamiento y durabilidad), para ser calificada como transacción. Atomicidad: una transacción debe ser una unidad atómica de trabajo, tanto si se realizan todas sus modificaciones en los datos, como si no se realiza ninguna de ellas. Coherencia: cuando finaliza, una transacción debe dejar todos los datos en un estado coherente. En una base de datos relacional, se deben aplicar todas las reglas a las modificaciones de la transacción para mantener la integridad de todos los datos. Todas las estructuras internas de datos, como índices de árbol B o listas doblemente vinculadas, deben estar correctas al final de la transacción. Aislamiento: las modificaciones realizadas por transacciones simultáneas se deben aislar de las modificaciones llevadas a cabo por otras transacciones simultáneas. Una transacción ve los datos en el estado en que estaban antes de que otra transacción simultánea los modificara o después de que la segunda transacción se haya concluido, pero no ve un estado intermedio. Esto se conoce como seriabilidad debido a que su resultado es la capacidad de volver a cargar los datos iniciales y reproducir una serie de transacciones para finalizar con los datos en el mismo estado en que estaban después de realizar las transacciones originales. Durabilidad: una vez concluida una transacción, sus efectos son permanentes en el sistema. Las modificaciones persisten aún en el caso de producirse un error del sistema. Los programadores de SQL son los responsables de iniciar y finalizar las transacciones en puntos que exijan la coherencia lógica de los datos. El programador debe definir la secuencia de modificaciones de datos que los dejan en un estado coherente en relación con las reglas corporativas de la organización. A continuación, el programador incluye estas instrucciones de modificación en una sola transacción de forma que SQL puede exigir la integridad física de la misma. Es responsabilidad de un sistema de base de datos corporativo como Oracle SQL proporcionar los mecanismos que aseguren la integridad física de cada transacción. SQL proporciona: •

Servicios de bloqueo que preservan el aislamiento de la transacción.


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•

Servicios de registro que aseguran la durabilidad de la transacción. Aun en el caso de que falle el hardware del servidor, el sistema operativo o el propio SQL utiliza registros de transacciones, al reinicio, para deshacer automáticamente las transacciones incompletas en el momento en que se produjo el error en el sistema.

•

Características de administración de transacciones que exigen la atomicidad y coherencia de la transacción. Una vez iniciada una transacción, debe concluirse correctamente o SQL deshará todas las modificaciones de datos realizadas desde que se inició la transacción.

7.8.2 Sentencia BEGIN TRANSACTION BEGIN TRANSACTION marca el punto de inicio de una transacción local explícita. Representa un punto en el que los datos a los que hace referencia una conexión son lógica y físicamente coherentes. La importancia de esta sentencia radica en que si se producen errores, se pueden deshacer todas las modificaciones realizadas en los datos después de BEGIN TRANSACTION para devolver los datos al estado conocido de coherencia. Cada transacción dura hasta que se completa sin errores y se emite COMMIT TRANSACTION para hacer que las modificaciones sean una parte permanente de la base de datos, o hasta que se producen errores y se borran todas las modificaciones con la instrucción ROLLBACK TRANSACTION. BEGIN TRANSACTION inicia una transacción local para la conexión que emite la instrucción. Según la configuración del nivel de aislamiento de la transacción actual, la transacción bloquea muchos recursos adquiridos para aceptar las instrucciones Transact-SQL que emite la conexión hasta que finaliza con una instrucción COMMIT TRANSACTION o ROLLBACK TRANSACTION. Las transacciones que quedan pendientes durante mucho tiempo pueden impedir que otros usuarios tengan acceso a estos recursos compartidos. La sintaxis de la sentencia BEGIN TRANSACTION es la siguiente: BEGIN TRANSACTION

Aunque BEGIN TRANSACTION inicia una transacción local, ésta no se guardará en el registro de transacciones hasta que la aplicación realice posteriormente una acción que se deba grabar en el registro, como la ejecución de una instrucción INSERT, UPDATE o DELETE. Una aplicación puede realizar acciones como, por ejemplo, adquirir bloqueos para proteger el nivel de aislamiento de transacciones de instrucciones SELECT, pero no se guarda ningún dato en el registro hasta que la aplicación realiza una acción.


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Asignar un nombre a varias transacciones en un conjunto de transacciones anidadas tiene poco efecto sobre la transacción. Solamente el nombre de la primera transacción (la más externa) se registra en el sistema. Deshacer a otro nombre (distinto a un nombre de punto guardado válido) genera un error. De hecho, no se deshace ninguna de las instrucciones ejecutadas antes de la operación de deshacer en el momento en que se produce este error. Sólo se deshacen las instrucciones cuando se deshace la transacción externa. Las transacciones no comienzan automáticamente. Para empezar transacción debe hacerlo explícitamente utilizando BEGIN TRANSACTION.

una

Las transacciones pueden estar anidadas hasta un máximo de cinco niveles de profundidad. Para empezar una transacción anidada, utilice BEGIN TRANSACTION dentro del contexto de una transacción existente. No se admiten transacciones en las tablas vinculadas.

7.8.3 Sentencia COMMIT TRANSACTION Esta sentencia marca el final de una transacción correcta, implícita o definida por el usuario. COMMIT hace que todas las modificaciones efectuadas sobre los datos desde el inicio de la transacción sean parte permanente de la base de datos, y además, libera los recursos mantenidos por la conexión. Su sintaxis es la siguiente: COMMIT TRANSACTION

Es responsabilidad del programador de SQL utilizar COMMIT sólo en el punto donde todos los datos a los que hace referencia la transacción sean lógicamente correctos. No se puede cancelar una transacción después de ejecutar una instrucción COMMIT, porque las modificaciones sobre los datos ya son parte permanente de la base de datos.

7.8.4 Sentencia COMMIT WORK COMMIT WORK marca el final de una transacción. Su sintaxis es la siguiente: COMMIT WORK

Esta sentencia funciona de forma idéntica a la instrucción COMMIT TRANSACTION. Esta sintaxis de COMMIT, con o sin la especificación de la palabra clave opcional WORK, es compatible con SQL-92.


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Como ejemplo (figura 7-95), consideremos una transacción consistente en que se cambia la cantidad del pedido número 113051 de 4 a 10 unidades, lo cual eleva su importe de 1.458 a 3.550 unidades monetarias. El pedido es de Reductores QSA-XK47 y fue atendido por el empleado número 108, que trabaja en la oficina número 21. Comenzaremos registrando todos los movimientos que implica la transacción completa y finalizaremos validándola con COMMIT para convertirla en definitiva.

Figura 7-95

7.8.5 Sentencia ROLLBACK TRANSACTION Esta sentencia señala el final sin éxito de una transacción. ROLLBACK elimina todas las modificaciones de datos realizadas desde el inicio de la transacción y también libera los recursos que retiene la transacción. Su sintaxis es la siguiente: ROLLBACK TRANSACTION | WORK

ROLLBACK TRANSACTION elimina todas las modificaciones de datos realizadas desde el inicio de la transacción o hasta un punto de almacenamiento. También libera los recursos que retiene la transacción. A continuación (figura 7-96), se presenta la misma transacción del ejemplo de COMMIT, pero ahora cometemos un error al actualizar la tabla PRODUCTOS confundiendo el fabricante QSA con QAS. Este error nos obliga a deshacer toda la transacción con ROLLBACK.


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Figura 7-96

7.9 LENGUAJE DE CONTROL DE DATOS DCL Dentro del lenguaje SQL (Structured Query Language) que Access utiliza para tratar la información, se encuentra la categoría de sentencias (o comandos) denominada lenguaje de control de datos DCL {Data Control Language). Las sentencias del lenguaje de control de datos se utilizan en el control de acceso a datos en la base de datos y suelen utilizarse en tareas típicas de administración de la propia base de datos. Ejemplos característicos son las sentencias GRANT y REVOQUE.

7.9.1 Sentencia GRANT Otorga privilegios específicos a un grupo o a un usuario. Su sintaxis es la siguiente: GRANT {privilegio [, privilegio, ...] } ON {TABLE tabla | OBJECT objeto| CONTAINER contenedor } TO {nombreAutorización [, nombreAutorización, ...] }

Apartado

Descripción

privilegio

El privilegio o los privilegios que se van a otorgar. Los privilegios se especifican mediante las siguientes palabras clave: SELECT, DELETE, INSERT, UPDATE, DROP, SELECTSECURITY, UPDATESECURITY, DBPASSWORD, UPDATEIDENTITY, CREATE, SELECTSCHEMA, SCHEMA y UPDATEOWNER. nombreTabla Cualquier nombre válido de tabla. objeto Puede incluir cualquier objeto que no sea una tabla. Por ejemplo, una consulta almacenada (vista o procedimiento). contenedor El nombre de un contenedor válido. nombreAutorización Un nombre de grupo o de usuario.


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7.9.2 Sentencia REVOKE Revoca privilegios específicos de un grupo o de un usuario. Su sintaxis es la siguiente: REVOKE {privilegio [, privilegio, ...] } ON {TABLE tabla | OBJECT objeto| CONTAINTER contenedor} FROM {nombreAutorización [, nombreAutorización, ...] }

Apartado

Descripción

privilegio

El privilegio o los privilegios que se van a revocar. Los privilegios se especifican mediante las siguientes palabras clave: SELECT, DELETE, INSERT, UPDATE, DROP, SELECTSECURITY, UPDATESECURITY, DBPASSWORD, UPDATEIDENTITY, CREATE, SELECTSCHEMA, SCHEMA y UPDATEOWNER. tabla Cualquier nombre de tabla válido. objeto Puede incluir cualquier objeto que no sea una tabla. Por ejemplo, una consulta almacenada (vista o procedimiento). contenedor El nombre de un contenedor válido. nombreAutorización Un nombre de grupo o de usuario.

7.9.3 Sentencia CREATE USER o GROUP Crea uno o varios usuarios o grupos. Crear un usuario: CREATE USER usuario contraseña pid [, usuario contraseña pid, ...]

Crear un grupo: CREATE GROUP grupo pid[, grupo pid, ...]

La instrucción CREATE USER o GROUP consta de estos apartados:

Apartado

usuario grupo

contraseña pid

Descripción

El nombre de un usuario que va a agregarse al archivo de información del grupo de trabajo. El nombre de un grupo que va a agregarse al archivo de información del grupo de trabajo. La contraseña que se va a asociar al nombre de usuario especificado. El identificador personal.

Un usuario y un grupo no pueden tener el mismo nombre. Es necesaria una contraseña para cada usuario o grupo que se cree.


418


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7.9.4 Sentencia ADD USER Agrega uno o varios usuarios a un grupo. Su sintaxis es la siguiente: ADD USER usuario [, usuario, ...] TO grupo

La instrucción ADD USER consta de estos apartados:

Apartado

Descripción

usuario grupo

El nombre de un usuario que se va a agregar al archivo de información del grupo de trabajo. El nombre de un grupo que se va a agregar al archivo de información del grupo de trabajo.

Cuando se haya agregado un usuario a un grupo, el usuario disfrutará de todos los permisos que se han otorgado a ese grupo.

7.9.5 Sentencia DROP USER o GROUP Elimina uno o varios usuarios o grupos, o quita uno o varios usuarios de un grupo. Su sintaxis es la siguiente: DROP USER usuario [, usuario, ...] [FROM grupo]

Eliminar uno o varios grupos: DROP GROUP grupo [, grupo, ...]

Las instrucciones DROP USER o GROUP constan de estos apartados:

Apartado

Descripción

usuario grupo

El nombre de un usuario que se va a quitar del archivo de información del grupo de trabajo. El nombre de un grupo que se va a quitar del archivo de información del grupo de trabajo.

Si se utiliza la palabra clave FROM en la instrucción DROP USER, cada uno de los usuarios enumerados en la instrucción se quitarán del grupo especificado a continuación de la palabra clave FROM. Sin embargo, no se eliminarán los usuarios. La instrucción DROP GROUP eliminará los grupos especificados. Los usuarios que pertenezcan a los grupos no se verán afectados, pero dejarán de ser miembros de los grupos eliminados.


© RA-MA ______________________________________ CAPITULO 7. LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010

419

7.9.6 Sentencia ALTER USER o DATABASE Cambia la contraseña de un usuario o de una base de datos. Su sintaxis es la siguiente: ALTER DATABASE PASSWORD contraseñaNueva contraseñaAnterior ALTER USER usuario PASSWORD contraseñaNueva contraseñaAnterior

La instrucción ALTER USER o DATABASE consta de estos apartados:

Apartado

usuario contraseñaNueva contraseñaAnterior

Descripción

El nombre de un usuario que va a agregarse al archivo de información del grupo de trabajo. La contraseña nueva que se va a asociar al nombre de usuario o base de dat os especificado. La contraseña existente que se va a asociar al nombre de usuario o grupo especificado.

7.10 PROCEDIMIENTOS ALMACENADOS Un procedimiento SQL consiste en una cláusula PROCEDURE que especifica el nombre del procedimiento, una lista opcional de definiciones de parámetros y una única instrucción SQL. El nombre de procedimiento no puede ser el mismo que el nombre de la tabla existente.

7.10.1 Sentencia CREATE PROCEDURE Crea un procedimiento almacenado. Su sintaxis es la siguiente: CREATE PROCEDURE procedimiento [parámetro1 tipoDatos[, parámetro2 tipoDatos[, ...]] AS instrucciónSql

La instrucción CREATE PROCEDURE consta de estos apartados:

Apartado

Descripción

procedimiento

Nombre del procedimiento. Debe seguir las convenciones de nomenclatura estándar. parámetrol, parámetro2 De uno a 255 nombres de campos o parámetros. Por ejemplo: CREATE PROCEDURE Ventas_por_pais [Fecha Inicio] DateTime, [Fecha Fin] DateTime; tipoDatos Uno de los tipos de datos principales de Microsoft Jet SQL o sus sinónimos. instrucciónSql Una instrucción SQL como SELECT, UPDATE, DELETE, INSERT, CREATE TABLE, DROP TABLE, etc.


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO___________________________________________________ © RA-MA

Ejemplo CREATE PROCEDURE Sales_By_CountryRegion ([Beginning Date] DateTime, [Ending Date] DateTime) AS SELECT Customer, [Ship Address] WHERE [Shipped Date] Between [Beginning Date] And [Ending Date]

7.10.2 Sentencia EXECUTE Se utiliza para invocar la ejecución de un procedimiento. Su sintaxis es la siguiente: EXECUTE procedimiento [parámetro1[, parámetro2[, ...]]

La instrucción EXECUTE consta de estos apartados: Apartado

procedimiento parámetro1, parámetro2, ...

Descripción

El nombre del procedimiento que se va a ejecutar. Valores para los parámetros definidos por el procedimiento.

7.10.3 Declaración PARAMETERS Declara el nombre y el tipo de datos de cada parámetro en una consulta de parámetros. Su sintaxis es la siguiente: PARAMETERS nombre tipoDatos [, nombre tipoDatos [, ...]]

La declaración PARAMETERS consta de estos apartados:

Apartado

nombre

tipoDatos

Descripción

El nombre del parámetro. Se asigna a la propiedad Name del objeto Parameter y se utiliza para identificar este parámetro en la colección Parameters. Puede utilizar nombre como una cadena que se muestra en un cuadro de diálogo mientras su aplicación ejecuta la consulta. Utilice los corchetes ([ ]) para encerrar texto que contenga espacios en blanco o signos de puntuación. Por ejemplo, [Precio bajo] y [¿En qué mes quiere empezar el informe?] argumentos nombre válidos. Uno de los tipos de datos principales de Microsoft Jet SQL o sus sinónimos.

Para consultas que ejecute periódicamente, puede utilizar una declaración PARAMETERS para crear una consulta de parámetros. Una consulta de parámetros ayuda a automatizar el proceso de cambio de criterio. En una consulta de parámetros, el código necesitará proporcionar los parámetros cada vez que se ejecute la consulta. La declaración PARAMETERS es opcional, pero, cuando se incluye, precede a cualquier otra instrucción, incluida SELECT. Si la declaración incluye más de un parámetro, sepárelos con comas. El siguiente ejemplo incluye dos parámetros:


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CAPITULO7. LENGUAJE SQL DR ACCESS 2010

421

PARAMETERS [Precio bajo] Currency, [Fecha inicio] DateTime;

Puede utilizar nombre pero no tipoDatos en una eláusula WHERE o HAVING. El siguiente ejemplo espera que se le proporcionen dos parámetros y, después, aplica el criterio a los registros de la tabla Pedidos: PARAMETERS [Precio bajo] Currency, [Fecha inicio] DateTime; SELECT IdPedido, ImportePedido FROM Pedido WHERE ImportePedido > [Precio bajo] AND FechaPedido >= [Fecha inicio];

7.10.4 Cláusula PROCEDURE Define un nombre y parámetros opcionales de una consulta. La cláusula PROCEDURE ha sido reemplazada por la instrucción PROCEDURE. Aunque aún es posible utilizar la cláusula PROCEDURE, la instrucción PROCEDURE proporciona un superconjunto de la capacidad de la cláusula PROCEDURE, por lo que se convierte en la opción de sintaxis recomendada. Su sintaxis es la siguiente: PROCEDURE nombre [parámetro1 tipoDatos [, parámetro2 tipoDatos[, ...]]

La cláusula PROCEDURE consta de estos apartados:

Apartado

Descripción

nombre

Nombre del procedimiento. Debe seguir las convenciones de nomenclatura estándar. parámetro1, parámetro2 Uno 0 más nombres de campo o parámetros. Por ejemplo: PROCEDURE Ventas_por_país [Fecha Inicio] DateTime, [Fecha Fin] DateTime; Para obtener más información acerca de los parámetros, consulte parámetros. tipoDatos Uno de los tipos de datos principales de Microsoft Jet SQL o sus sinónimos.

Un procedimiento SQL consta de una cláusula PROCEDURE (que especifica el nombre del procedimiento), una lista opcional de definiciones de parámetros y una instrucción SQL. Por ejemplo, el procedimiento Obtener_Nombre Producto podría ejecutar una consulta que recuperará un nombre de producto específico. Notas: •

Si la cláusula incluye más de una definición de campo (pares parámetrotipoDatos), sepárelos con comas.

•

La cláusula PROCEDURE debe estar seguida de una instrucción SQL (por ejemplo, una instrucción SELECT o UPDATE).


422


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Ejercicio 7-1. En la base de datos PRUEBA, crear una tabla de nombre PROBLEMA cuyos campos son: ciudad (de tipo cadena con 13 caracteres y sin admitir valores nulos), fechamuestra (de tipo fecha sin admitir nulos) y mediodía y medianoche (ambos de tipo numérico). Situar como clave única las dos columnas ciudad y fechamuestra simultáneamente ¿Cómo sería la sintaxis si queremos que las dos columnas formen la clave primaria? La figura 7-97 muestra la sintaxis SQL adecuada.

Figura 7-97 Si hubiésemos querido que las dos columnas formasen la clave primaria, la sintaxis adecuada sería la que se especifica en la figura 7-98.

Figura 7-98


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423

En las dos consultas anteriores se podía haber situado al principio de la última línea de la consulta la palabra CONSTRAINT seguida del nombre de la restricción con la finalidad de nombrar las restricciones única y primaria definidas (figuras 7-99 y 7-100). La utilidad de nombrar una restricción es poder utilizar su nombre posteriormente para actualizarla o borrarla.

Figura 7-99

Figura 7-100

Ejercicio 7-2. En la base de datos PRUEBA, crear una tabla de nombre EMPLEADO1 cuyos campos son: nombre (de tipo cadena con 25 caracteres), edad (de tipo numérico) y alojamiento (de tipo cadena con 15 caracteres). Situar como clave primaria el campo nombre. ¿Cómo sería la sintaxis si queremos que la clave sea única? Crear una nueva tabla similar a la anterior, pero que tenga como clave externa de la columna alojamiento la columna del mismo nombre de la tabla EMPLEADO1. Crear otra tabla de nombre EMPLEADO4 con los campos de la tabla EMPLEADO1, pero que tenga como clave única (edad, alojamiento). Por ultimo, crear una tabla de nombre PROBLEMA4 con los campos de la tabla PROBLEMA1 que tenga como clave única (medianoche, ciudad) cuya clave externa sea (edad, alojamiento) de la tabla EMPLEADO4.


424


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Si la clave primaria o la clave única constan de una sola columna, puede situarse la restricción de integridad a continuación de la definición de la columna tal y como se muestra en las figuras 7-101 y 7-102 (pero ahora no puede asignarse un nombre para estas restricciones).

Figura 7-101

Figura 7-102

Cuando se quiere situar una clave externa como restricción de integridad que hace referencia a una única columna de la tabla actual {restricción de columna), puede colocarse también a continuación de dicha columna utilizando la cláusula REFERENCES. En el ejemplo siguiente se sitúa como clave externa de la columna alojamiento de la tabla EMPLEADOS la columna alojamiento de la tabla EMPLEADO 1. En la figura 7-103 se observa que no es necesario nombrar campos en REFERENCES porque se llaman igual en las dos tablas.

Figura 7-103


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425

Sin embargo, para situar una clave externa formada por dos columnas de una tabla externa (restricción de tabla) será necesario utilizar la cláusula FOREIGN KEY. En el ejemplo de la figura 7-105 se utiliza como clave externa de la clave única (medianoche, ciudad) de la tabla PROBEEMA4, las columnas (edad, alojamiento) de la tabla EMPLEAD04. Antes se definen las columnas (edad, alojamiento) como clave única de EMPLEAD04 (figura 7-104):

Figura 7-104 Ya podemos crear la clave externa formada por dos columnas.

Figura 7-105 De todas formas, con la finalidad de dar nombre a las restricciones, nada impide el uso de la cláusula CONSTRAINT, tanto en la restricción de clave primaria compuesta, como en la restricción de clave única compuesta, como en la restricción de clave externa compuesta, como en otras restricciones de integridad. En la figura 7-106 se presenta la sintaxis del ejemplo anterior con claves primaria y externa compuestas, utilizando la cláusula CONSTRAINT.


426


Figura 7-106

Ejercicio 7-3. Consideramos la base de datos EMPLEADOS definida en el Ejercicio 2-2 y cuya estructura se presenta en la figura 7-107. Se trata de crear las tablas mediante lenguaje SQL de acuerdo al diseño de la base de datos e introducir sus registros.

Las figuras 7-108 a 7-110 presentan la sintaxis SQL de creación de las tablas de la base de datos EMPLEADOS. Las figuras 7-111 a 7-113 presentan la sintaxis SQL para la introducción del primer registro en las tablas. De modo similar se introducen todos los demás registros.


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Figura 7-108

Figura 7-109

Figura 7-110


427


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Figura 7-111

Figura 7-112

Figura 7-113


© RA-MA ______________________________________ CAPÍTULO 7. LENGUAJE SQL DE ACCESS 2010

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Por último, se especifica la sintaxis SQL completa para la introducción de los registros en las tablas. INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT INSERT

INTO INTO INTO INTO

dept dept dept dept

INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO INTO

VALUES VALUES VALUES VALUES

emp emp emp emp emp emp emp emp emp emp emp emp emp emp

(10, (20, (30, (40,

VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES

salgrade salgrade salgrade salgrade salgrade

'CONTABILIDAD', 'NEW YORK') 'INVESTIGACIÓN', 'DALLAS') 'VENTAS', 'CHICAGO') 'OPERACIONES', 'BOSTON')

(7369, 'SMITH', 'OFICINISTA', 7902, '17/12/1980', 800, '', (7499, 'ALLEN', 'VENDEDOR', 7698, '20/02/1981', 1600, 300, (7521, 'WARD', 'VENDEDOR', 7698, '22/02/1981', 1250, 500, (7566, 'JONES', 'MANAGER', 7839, '02/04/1981', 2975, '', (7654, 'MARTIN', 'VENDEDOR', 7698, '28/09/1981', 1250, 1400, (7698, 'BLAKE', 'MANAGER', 7839, '01/05/1981', 2850, '', (7782, 'CLARK', 'MANAGER', 7839, '09/06/1981', 2450, '', (7788, 'SCOTT', 'ANALISTA', 7566, '19/04/1987', 3000, '', (7839, 'KING', 'PRESIDENTE', '', '17/11/1981', 5000, '', (7844, 'TURNER', 'VENDEDOR', 7698, '08/09/1981', 1500, '', (7876, 'ADAMS', 'OFICINISTA', 7788, '23/05/1987', 1100, '', (7900, 'JAMES', 'OFICINISTA', 7698, '03/11/1981', 950, '', (7902, 'FORD', 'ANALISTA', 7566, '03/12/1981', 3000, '', (7934, 'MILLER', 'OFICINISTA', 7782, '23/01/1982', 1300, '',

VALUES VALUES VALUES VALUES VALUES

(1, (2, (3, (4, (5,

20) 30) 30) 20) 30) 30) 10) 20) 10) 30) 20) 30) 20) 10)

700, 1200) 1201, 1400) 14 01, 2000) 2001, 3000) 3001, 9999)

Ejercicio 7-4. Se desea modificar la tabla EMP creada en el ejercicio anterior definiendo formato numérico sin posibilidad de valores nulos para la columna sal. A continuación crear la tabla EMP3 con los mismos campos que la tabla EMP, de modo que la columna deptno tenga como clave externa (de nombre fk_deptno) la clave primaria deptno de la columna dept de la tabla EMP. La sintaxis de las figuras 7-114 y 7-115 resuelve el problema.

Figura 7-114


430

ACCESS 2010. CURSO PRACTICO __________________________________________________ © RA-MA

Figura 7-115 La figura 7-116 presenta una sintaxis alternativa a la anterior basada en que cuando los dos campos implicados en la clave externa tienen el mismo nombre, no es necesario volver a especificarlo en REFERENCES. La figura 7-117 presenta otra alternativa adicional de sintaxis que no permite nombrar la restricción, lo que lo imposibilita para su uso en modificaciones o borrados posteriores.

Figura 7-116

Figura 7-117


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431

Ejercicio 7-5. Modificar la tabla EMP3 del ejercicio anterior añadiéndole la clave única compuesta por las dos columnas sal y comm, nombrando dicha clave mediante unq_sal_comm En la misma tabla situar un índice simple de nombre indice1 sobre la columna empno. Situar también un índice único agrupado de nombre índice1 que incluya los campos ename y job a través de CREATE INDEX. Posteriormente, borrar el índíce de nombre índíce1 de la tabla EMP3 utilizando DROP INDEX. Borrar también el índice de nombre índíce1 de la misma tabla utilizando ALTER. Por último, borrar la clave única unq_sal_comm de EMP3. La sintaxis de las figuras 7-118 a 7-123 resuelve el problema.

Figura 7-118

Figura 7-119

Figura 7-120


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Figura 7-121

Figura 7-122

Figura 7-123

Ejercicio 7-6. En la base de datos EDUCA visualizar la información de las tablas CURSO y DEPARTAMENTO para la que los valores del campo CDEPT en la tabla CURSO coinciden con los valores del campo dept en la tabla DEPARTAMENTO. Así mismo, para cada curso con una tarifa mayor que 100 visualizar el nombre del curso y su tarifa junto con el número facultativo del jefe de departamento que ofrece el curso.


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Las figuras 7-124 a 7-127 presentan los JOIN adecuados y los resultados.

Figura 7-124

Figura 7-125

Figura 7-126


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Figura 7-127

Ejercido 7-7. En la base de datos EDUCA visualizar el nombre del empleado y su sueldo junto con la tarifa del curso y la diferencia entre la tarifa y el salario para los miembros del personal tutores de curso cuya tarifa excede del sueldo al menos en 52. Así mismo, producir una lisia de clase para la segunda sección del curso de Existencialismo, visualizando el número de curso, número de sección, nombre del curso y número facultativo del instructor, seguido por el número de estudiante de cada estudiante matriculado en la clase. Las figuras 7-128 a 7-131 presentan los JOIN adecuados y los resultados.

Figura 7-128

Figura 7-129


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Figura 7-130

Figura 7-131

Ejercicio 7-8. En la base de datos EDUCA obtener los valores medios, máximos y mínimos para todos los cursos de Informática y Ciencias de la Información cuya tarifa es no nula. Las figuras 7-132 y 7-133 muestran sintaxis de la consulta y resultado.

Figura 7-132


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Figura 7-133

Ejercicio 7-9. En la base de datos EDUCA visualizar el número, nombre departamento de los cursos con la mínima tarifa. Así mismo, visualizar toda información acerca de cualquier curso de Informática y Ciencias de Información con una tarifa menor que el sueldo medio de cualquiera asignado departamento de Teología. Las figuras 7-134 a 7-137 muestran sintaxis de la consulta y resultado.

Figura 7-134

Figura 7-135

Figura 7-136

Figura 7-137


y la la al

Capítulo 8

FORMULARIOS, INFORMES Y DATOS EXTERNOS 8.1 INTRODUCCION Microsoft Access siempre se ha caracterizado por la sencillez de su interfaz a la hora de trabajar con la información de las bases de datos. Formularios e informes son objetos muy importantes en el trabajo con bases de datos. Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que cree desde el principio (figura 8 -1).

Figura 8-1


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Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe (figura 8-2). Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Figura 8-2 La nueva interfaz de Access 2010 habilita una de sus nuevas fichas, la ficha Crear (figura 8-3), para construir los objetos de la base de datos. El grupo Formularios de la ficha Crear (figura 8-4) muestra todas las opciones para el trabajo con formularios y el grupo Informes (figura 8-5) contiene opciones para el trabajo con informes. Existen otros grupos, como Ordenar y filtrar y también Buscar de la ficha Inicio (figura 8-6), cuyas opciones se usan en formularios e informes.

Figura 8-3

Figura 8-4

Figura 8-5

Figura 8-6


© RA-MA _______________________ CAPITULO 8. FORMULARIOS, INFORMES Y DATOS EXTERNOS

8.2

439

CREACION DE FORMULARIOS

Microsoft Access 2007 incorpora la ficha Crear cuyo grupo Formularios contiene las opciones necesarias para la creación de formularios (figura 8-7).

Figura 8-7

8.2.1 Herramienta Formulario Microsoft Access 2007 permite crear un formulario sencillo con un solo clic. Para ello se hace clic en la tabla que contiene los datos y se selecciona la opción Formulario del grupo Formularios en la ficha Crear (figura 8-8). Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación (figura 8-9).

Figura 8-8

Figura 8-9


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Mediante este tipo de formulario es posible introducir un registro cada vez en la tabla en que se basa. Con las flechas de la barra de la parte inferior es posible moverse por los registros ya existentes. Al llegar al último, el formulario aparece con los campos vacíos (figura 8-10) para introducir un nuevo registro en la tabla.

Figura 8-10 Las opciones de la subficha Diseño en la ficha Herramientas de presentación de formularios (figura 8-11) permiten realizar cambios en el diseño del formulario. La opción Ver del grupo Vistas permite cambiar entre las vistas Presentación, Formulario y Diseño. Las opciones del grupo Temas permiten aplicar temas diferentes al diseño del formulario. Las opciones del grupo Controles permiten introducir todo tipo de controles en el formulario (botones de opción, casillas de verificación, etc.). Las opciones del grupo Encabezado y pie de página permiten insertar encabezados, pies, logotipos, títulos y fechas y horas en el formulario. Las opciones del grupo Herramientas permiten agregar campos existentes al formulario así como abrir la hoja de propiedades. Las opciones de la subficha Formato en la ficha Herramientas de presentación de formularios (figura 8-12) permiten trabajar con el formato del formulario. Las opciones del grupo Fuente permiten cambiar la fuente de los campos. Las opciones del grupo Número permiten cambiar los formatos de fechas, número de decimales, etc. Las opciones del grupo Fondo permiten trabajar con el fondo del formulario y las opciones del grupo Controles permiten dar formato a los controles, tanto de estilo, como de fondo, forma y formato condicional. Las opciones de la subficha Organizar en la ficha Herramientas de presentación de formularios (figura 8-13) permiten trabajar con tablas, filas, columnas, celdas y controles en los formularios.


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CAPÍTULO 8. FORMULARIOS, INFORMES Y DATOS EXTERNOS

441

Figura 8-11

Figura 8-12

Figura 8-13

8.2.2 Herramienta Varios elementos Microsoft Access 2010 permite crear un formulario que muestre varios registros a la vez de la tabla en que se basa. Para ello se hace clic en la tabla que contiene los datos y se selecciona la subopción Varios elementos de la opción Más formularios del grupo Formularios en la ficha Crear (figura 8-14). Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación (figura 8-15).

Figura 8-14

Figura 8-15


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8.2.3 Herramienta Formulario dividido Microsoft Access 2010 aporta la herramienta Formulario dividido, que permite crear un formulario que muestra una hoja de datos en la sección superior y un formulario en la sección inferior que permitirá escribir nueva información para el registro seleccionado en la hoja de datos de la parte superior del formulario. Para ello se hace clic en la tabla que contiene los datos y se selecciona la subopción Formulario dividido de la opción Más formularios del grupo Formularios en la ficha Crear (figura 8-16). Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación (figura 8-17).

Figura 8-16

Figura 8-17


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CAPITULO 8. FORMULARIOS, INFORMES Y DATOS EXTERNOS

443

8.2.4 Herramienta Asistente para formularios Microsoft Access 2010 aporta la herramienta Asistente para formularios, que permite crear un formulario seleccionando sus elementos con mayor criterio y versatilidad. Para ello selecciona la opción Asistente para formularios del grupo Formularios en la ficha Crear (figura 8-18). Se obtiene la figura 8-19 en la que se pueden elegir tabla y campos que formarán parte del formulario. Al pulsar Siguiente se obtiene la figura 8-20 en la que se elige la distribución a aplicar al formulario. Se pulsa Siguiente y se obtiene la figura 8-21 en la que se elige el estilo para el formulario. Por último, se pulsa Siguiente y se da nombre al formulario (figura 8-22) pulsando a continuación Finalizar, con lo que ya aparece el formulario en la vista Formulario (figura 8-23) a partir del cual pueden introducirse datos en la tabla. Las opciones de la subfichas Diseño, Organizar y Formato en la vistas Formulario, Presentación y Diseño son las mismas que para los formularios simples. En la figura 8-24 se presenta el formulario en la vista Presentación en la que se observa la posibilidad de agregar campos existentes desde la opción del mismo nombre del grupo Herramientas de la subficha Diseño de la ficha Herramientas de presentación de formularios. En la figura 8-25 se presenta el formulario en la vista Diseño.

Figura 8-18

Figura 8-19


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Figura 8-20

Figura 8-21

Figura 8-22


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Figura 8-23

Figura 8-24

Figura 8-25


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8.2.5 Herramienta Formulario en blanco La herramienta Formulario en blanco permite crear un formulario cuando las opciones de los asistentes y del resto de las herramientas no se ajustan a nuestras necesidades. Se trata de la herramienta más versátil de todas y la que permite el mayor grado de diseño a medida de las necesidades del usuario. Para ello se hace clic en la opción Formulario en blanco del grupo Formularios en la ficha Crear. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos (figura 8-26). En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el formulario. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el formulario. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato en la vista Presentación (figura 8-27), se puede agregar al formulario un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseño . El grupo Controles de la ficha Diseño (figura 8-28) presenta ahora una amplia gama de controles para insertar en el formulario. La vista Formulario presenta el formulario final de modo sencillo (figura 8-29).

Figura 8-26


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Figura 8-27

Figura 8-28

Figura 8-29


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8.2.6 Subformularios Un subformulario es un formulario dentro de otro formulario. El formulario primario se llama formulario principal y el formulario dentro del formulario se llama subformulario. Los subformularios son muy eficaces cuando se desea mostrar datos de tablas o consultas con una relación uno a varios. Por ejemplo, puede crear un formulario con un subformulario para mostrar los datos de una tabla Categorías y de una tabla Productos. Los datos de la tabla Categorías es el lado “uno” de la relación. Los datos de la tabla Productos constituyen el lado “varios” de la relación, ya que cada categoría tiene más de un producto (figura 8-30).

Figura 8-30 El formulario principal y subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario principal. Por ejemplo, cuando el formulario principal presenta la categoría Bebidas, el subformulario muestra sólo los productos de la categoría Bebidas. Cuando utilice un formulario con un subformulario para introducir nuevos registros, Microsoft Access guarda el registro actual en el formulario principal cuando se introduce el subformulario. Esto asegura que los registros de la tabla “varios” tengan un registro en la tabla “uno” con el que relacionarse. También guarda automáticamente cada registro conforme lo agregue al subformulario. Un subformulario se puede mostrar como una hoja de datos, como en la ilustración precedente o como un formulario simple o continuo. Un formulario principal sólo se puede presentar como formulario simple. Un formulario principal puede tener cualquier número de subformularios si coloca cada subformulario en el formulario principal. Puede anidar hasta diez niveles de subformularios. Esto significa que puede tener un subformulario dentro de un formulario principal y que puede tener otro subformulario dentro de ese subformulario, y así sucesivamente. Por ejemplo, podria tener un formulario principal que mostrara los clientes, un subformulario que presentara los pedidos y otro subformulario que mostrara los detalles de los pedidos. Cuando crea un subformulario, puede diseñarlo para que se pueda presentar sólo en la vista Hoja de datos (figura 8-31), o sólo en la vista Formulario como un formulario simple o continuo (figura 8-32), o en ambas vistas. Un subformulario mostrado como un formulario simple o continuo puede ser sencillo o personalizado para que incluya un encabezado, pie de página, etc. (figura 8-33).


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Figura 8-31

Figura 8-32

Figura 8-33

Generalmente, un subformulario se utiliza para presentar datos de tablas o consultas que tienen una relación uno a varios. Por ejemplo, una tabla de Categorías y una de Productos tienen una relación uno a varios, ya que cada categoría puede tener más de un producto. Cuando crea un subformulario basado en tablas que tienen una relación uno a varios, el formulario principal muestra la parte “uno” de la relación y el subformulario muestra la parte “varios” de la relación. El formulario principal está sincronizado con el subformulario para que éste muestre sólo los registros relacionados con el registro del formulario principal. Si utiliza un asistente para crear un subformulario o si arrastra un formulario, una tabla o una consulta desde una ventana Base de datos a otro formulario para crear un subformulario, Microsoft Access sincronizará automáticamente el formulario principal con el subformulario, si las dos premisas siguientes son ciertas: •

Se han definido relaciones para las tablas seleccionadas o para las tablas base de las consultas seleccionadas.

•

El formulario principal está basado en una tabla con una clave principal y el subformulario está basado en una tabla que contiene un campo con el mismo nombre que la clave principal y con el mismo tipo de datos y tamaño de campo, u otro compatible. Por ejemplo, si la clave principal de la tabla base del formulario principal es un campo Autonumérico y tiene establecida su propiedad Tamaño del campo a Entero largo, el campo correspondiente debería ser un campo Numérico con su propiedad Tamaño del campo establecida a Entero largo. Si selecciona una o varias consultas, las tablas base para la consulta o consultas deben cumplir estas condiciones.


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Utilizando el Asistente para formularios es posible crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo. Para ello se selecciona la opción Asistente para formularios del grupo Formularios en la ficha Crear (figura 8-18). En el primer cuadro de diálogo del asistente, seleccione de la lista una tabla o una consulta (figura 8-34). Por ejemplo, para crear un formulario Categorías que presente los productos de cada categoría en un subformulario, seleccione la tabla Categorías (la parte “uno” de la relación uno a varios). Haga doble clic en los campos que desee incluir de esta tabla o consulta. En el mismo cuadro de diálogo del asistente, seleccione otra tabla o consulta de la lista. Utilizando el mismo ejemplo, seleccione la tabla Productos (la parte “varios” de la relación uno a varios del formulario Categorías de ejemplo). Haga doble clic en los campos que desee incluir de esta tabla o consulta (figura 8-35). Cuando haga clic en Siguiente, si ha establecido las relaciones correctamente antes de iniciar el asistente, el asistente preguntará qué tabla o consulta desea ver (figura 8-36). Utilizando el mismo ejemplo que para crear el formulario Categorías, seleccione por Categorías. En el mismo cuadro de diálogo, seleccione la opción Formulario con subformularios. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo restantes (figuras 8-37 a 8-39). Cuando seleccione Terminar, Microsoft Access crea dos formularios, uno para el formulario principal y el control del subformulario y otro para el subformulario (figura 8-40).

Figura 8-34

Figura 8-35


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Figura 8-36

Figura 8-3 7

Figura 8-38


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ACCESS 2010. CURSO PRACTICO _____________________________________________________ ©RA-MA

Figura 8-39

Figura 8-40 También es posible crear un subformulario y agregarlo a un formulario ya existente. Para ello situamos en vista Diseño el formulario principal haciendo clic en Ver en el grupo Vistas de la ficha Inicio y eligiendo Vista Diseño en el menú emergente resultante. A continuación se selecciona el icono Subformulario del grupo Controles de la ficha Diseño, se hace clic en Utilizar asistentes para controles y se arrastra el icono Subformulario del grupo Controles de la ficha Diseño a la zona del formulario principal donde se quiere situar el subformulario. Aparece el Asistente para subformularios (figura 8-41) preguntando por el origen de los datos del subformulario (tablas o consultas existentes o formulario existente). Se elige el origen de la info rmación y se pulsa Siguiente. En las pantallas sucesivas del asistente se elegirán los campos que van a aparecer en el subformulario (figura 8-42) y las vinculaciones entre los mismos (figura 8-43). Luego se da el nombre del subformulario (figura 8-44) y se pulsa en Finalizar. Obtenemos ya el subformulario insertado en el formulario en vista Diseño (figura 8-45). La figura 8-46 muestra la vista Diseño.


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Figura 8-41

Figura 8-42

Figura 8-43


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Figura 8-44

Figura 8-45

Figura 8-46


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8.3


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CREACION DE INFORMES

Microsoft Access 2010 incorpora la ficha Crear cuyo grupo contiene las opciones necesarias para la creación de informes (figura 8-47).

Informes

Figura 8-47

8.3.1 Herramienta Informe Microsoft Access 2010 permite crear un informe sencillo con un solo clic. Para ello se hace clic en la tabla que contiene los datos y se selecciona la opción Informe del grupo Informes en la ficha Crear (figura 8-47). Access crea el informe y lo muestra en la vista Presentación (figura 8-48).

Figura 8-48 Las opciones de la ficha Diseño en la vista Presentación (figura 8-48) permiten realizar cambios en el diseño del formulario. La opción Ver del grupo Vistas permite cambiar entre las vistas Presentación, Informe (figura 8-49), Preliminar a la impresión (figura 8-50) y Diseño (figura 8-13). Obsérvese que cada vista tiene su propia cinta de opciones para administrar el informe.


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Las opciones de la ficha Formato en vista Presentación permiten cambiar los formatos de fechas, número de decimales, etc. Obsérvese que son similares a las opciones del mismo grupo en la vista Presentación cuando se creaban formularios y por tanto no se repetirán aquí. Las opciones de la ficha Organizar en vista Presentación también son similares a las opciones del mismo grupo en la vista Presentación cuando se creaban formularios. Las opciones de la ficha Configurar página en vista Presentación permiten configurar el tamaño de página y el diseño de página del informe. Las opciones de la ficha Inicio en la vista Informe (figura 8-49) permiten trabajar con el portapapeles, fuentes, texto enriquecido, filtros y búsquedas. Las opciones del grupo Controles de la ficha Diseño en la vista Diseño (figura 8-51) permiten introducir todo de tipo de controles en el informe (botones de opción, casillas de verificación, etc.).

Figura 8-49


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Figura 8-50

Figura 8-51


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Para incluir funciones de agregado en un campo numérico de un informe, se selecciona dicho campo sobre la vista Presentación en el informe (figura 8-52) y en la opción Totales del grupo Agrupación y totales de la ficha Diseño se elige la función de agregado a utilizar (en nuestro caso la media, ya que queremos que aparezca en el informe el sueldo medio).

Figura 8-52

Figura 8-53


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CAPITULO 8. FORMULARIOS, INFORMES Y DATOS EXTERNOS 459

8.3.2 Herramienta Asistente para informes Microsoft Access 2010 aporta la herramienta Asistente para informes, que permite crear un informe seleccionando sus elementos con mayor criterio y versatilidad. Para ello se hace clic en Asistente para informes en el grupo Informes de la ficha Crear (figura 8-54). Se obtiene la figura 8-55 en la que se pueden elegir tabla y campos que formarán parte del informe. Al pulsar Siguiente se obtiene la figura 8-56 en la que se elige el nivel de agrupamiento. Se pulsa Siguiente y se obtiene la figura 8-57 en la que se eligen criterios de ordenación para los registros. Se pulsa Siguiente y se obtiene la figura 8-58 en la que se elige la distribución a aplicar al informe. Se pulsa Siguiente y se obtiene la figura 8-59 en la que se elige el estilo para el informe. Por último, se pulsa Siguiente y se da nombre al formulario (figura 8-60) pulsando a continuación Finalizar, con lo que ya aparece el formulario en la vista Preliminar (figura 8-61). Las opciones de las fichas Diseño, Organizar, Formato y Configurar página en la vista Presentación son las mismas que para los informes simples (más los campos disponibles en la tabla en la que se basa el informe y los campos de la tablas relacionadas según se observa en la figura 8-62), al igual que las opciones de la fichas Inicio de la vista Informe y las opciones de las fichas Diseño, Organizar, Formato y Configurar página de la vista Diseño (figura 8-63).

Figura 8-54

Figura 8-55


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Figura 8-56

Figura 8-57

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Figura 8-60

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Figura 8-62

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8.3.3 Herramienta Informe en blanco La herramienta Informe en blanco permite crear un informe cuando las opciones de los asistentes y del resto de las herramientas no se ajustan a nuestras necesidades. Se trata de la herramienta más versátil de todas y la que permite el mayor grado de diseño a medida de las necesidades del usuario. Para ello se hace clic en la opción Informe en blanco del grupo Informes en la ficha Crear. Access abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos (figura 8-64). En el panel Lista de campos, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que desee ver en el informe. Para agregar un campo al informe, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuación, arrástrelos todos juntos hasta el informe. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato en la vista Presentación (figura 8-65), se puede agregar al informe un logotipo, un título, números de páginas o la fecha y la hora. Si desea agregar al informe una mayor variedad vista Diseño haciendo clic con el botón secundario en el Diseño ^. El grupo Controles de la ficha Diseño (figura amplia gama de controles para insertar en el formulario. el informe final de modo sencillo (figura 8-67).

Figura 8-64


de controles, cambie a la informe y eligiendo Vista 8-66) presenta ahora una La vista Informe presenta

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Figura 8-65

Figura 8-66


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Figura 8-67

8.3.4 Subinformes Un subinforme es un informe que se inserta en otro informe. Al combinar informes, uno de ellos debe servir como informe principal. Un informe principal es dependiente o independiente; es decir, se basa o no se basa en una tabla, una consulta o una instrucción SQL. Un informe principal independiente puede servir como contenedor para subinformes no relacionados que desea combinar (figura 8-68). Ei i nf orme pri nci pal conti ene dos subi nf orm es no rel aci onados.

i ndependi ent emente

Resumen de Ventas Un i nf orme de resum en de v ent as por em pl eado.

El ot ro subi nf orm e de resum en de v ent as por compañí a.

20-Abr-95:

Ventas por empleado: Hombre empleado: Ventas empleado: Nancy Davolio

$93,932

Andrew Fuller

$88,123

Janet Leverling

$123,129

Ventas por compañía: Hombre compañía: Ventas compañía: Bebidas

$127,189

Condimentos

$56,4S2

Confecciones

$88.500

Figura 8-68


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Conviene vincular el informe principal a una tabla, una consulta o una instrucción SQL base cuando se desea insertar subinformes que contengan información relacionada con los datos del informe principal. Por ejemplo, puede utilizar el informe principal para mostrar registros detallados, como todas las ventas de un año y utilizar un subinforme para mostrar información de resumen, como las ventas totales de cada trimestre (figura 8-69).

Este subinforme resume las ventas del año por trimestre.

El informe principal lista las ventas diarias.

Figura 8-69 Un informe principal también puede contener datos comunes a dos o más subinformes paralelos. En este caso, los subinformes contienen los registros detallados relacionados con los datos comunes (figura 8-70).

Figura 8-70 Un informe principal puede incluir subformularios, así como subinformes, y puede incluir tantos subformularios y subinformes como desee.


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Además, un informe principal puede contener hasta dos niveles de subformularios y subinformes. Por ejemplo, un informe puede contener un subinforme, y este subinforme puede contener un subformulario o un subinforme. La tabla siguiente muestra las posibles combinaciones de subformularios y subinformes en un informe principal. Nivel 1

Nivel 2

Subinforme 1

Subinforme 2

Subinforme 1 Subformulario 1

Subformulario 1 Subformulario 2

Utilizando el Asistente para informes es posible crear un informe de modo sencillo. Para ello se hace clic en Asistente para informes en el grupo Informes de la ficha Crear (figura 8-54). En el primer cuadro de diálogo del asistente, seleccione de la lista una tabla o una consulta (figura 8-71). Por ejemplo, para crear un informe Categorías que presente los productos de cada categoría en un subformulario, seleccione la tabla Categorías (la parte “uno” de la relación uno a varios). Haga doble clic en los campos que desee incluir de esta tabla o consulta. En el mismo cuadro de diálogo del asistente, seleccione otra tabla o consulta de la lista. Utilizando el mismo ejemplo, seleccione la tabla Productos (la parte “varios” de la relación uno a varios del formulario Categorías de ejemplo). Haga doble clic en los campos que desee incluir de esta tabla o consulta (figura 8-72). Cuando haga clic en Siguiente, si ha establecido las relaciones correctamente antes de iniciar el asistente, el asistente preguntará qué tabla o consulta desea ver (figura 8-73). Utilizando el mismo ejemplo que para crear el informe Categorías, seleccione por Categorías. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo restantes (figuras 8-74 a 8-78). Cuando seleccione Terminar, Microsoft Access integra dos informes, uno para el informe principal y el control del subinforme y otro para el subinforme (figura 8-79).

Figura 8-71


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Figura 8-72

Figura 8-73

Figura 8-74


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Figura 8-75

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Figura 8-78

Figura 8-79 También es posible crear un subinforme y agregarlo a un informe ya existente. Para ello situamos en vista Diseño el informe principal haciendo clic en Ver en el grupo Vistas de la ficha Inicio y eligiendo Vista Diseño en el menú emergente resultante. A continuación se arrastra el icono Subinforme i3 del grupo Controles de la ficha Diseño a la zona del informe principal donde se quiere situar el subinforme. Aparece el Asistente para subinformes (figura 8-80) preguntando por el origen de los datos del subinforme (tablas o consultas existentes o informe existente). Se elige el origen de la información y se pulsa Siguiente. En las pantallas sucesivas del asistente se elegirán los campos que van a aparecer en el subinforme (figura 8-81) y las vinculaciones entre los mismos (figura 8-82). Luego se da el nombre del subinforme (figura 8-83) y se pulsa en Finalizar. Obtenemos ya el subinforme insertado en el informe en vista Diseño (figura 8-84). La figura 8-85 muestra la vista Diseño.


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Figura 8-80

Figura 8-81

Figura 8-82


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Figura 8-83

Figura 8-84

Figura 8-85


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Cuando inserte un subinforme que contiene información relacionada con datos del informe principal, el control del subinforme deberá estar vinculado al informe principal. El vínculo garantiza que los registros impresos en el subinforme corresponden correctamente con los registros impresos en el informe principal. Cuando crea un subinforme usando un asistente o arrastrando un informe o una hoja de datos a otro informe, Microsoft Access sincroniza automáticamente el informe principal y el subinforme si: •

Se han definido relaciones para las tablas seleccionadas o para las tablas base de las consultas seleccionadas.

•

El informe principal está basado en una tabla con una clave principal y el subinforme está basado en una tabla que contiene un campo con el mismo nombre que la clave principal y con el mismo tipo de datos, u otro compatible. Por ejemplo, si la clave principal de la tabla base del formulario principal es un campo Autonumérico y tiene establecida su propiedad Tamaño del campo a Entero largo, el campo correspondiente debería ser un campo Numérico con su propiedad Tamaño del campo establecida a Entero largo. Si selecciona una o varias consultas, las tablas base para la consulta o consultas deberán cumplir las mismas condiciones.

8.3.5 Herramienta Etiquetas Microsoft Access 2007 aporta la herramienta Etiquetas, que permite crear etiquetas con los registros de la base de datos abierta en el panel de exploración. Para ello se hace clic en Etiquetas en el grupo Informes de la ficha Crear (figura 8-86). Se obtiene la figura 8-87 en la que se elige el tamaño de la etiqueta. Se pulsa Siguiente y en la figura 8-88 se elige fuente y color para las etiquetas. Se pulsa Siguiente y en la figura 8-89 se eligen los campos que formarán parte del informe. Al pulsar Siguiente se obtiene la figura 8-90 en la que se eligen criterios de ordenación para los registros. Se pulsa Siguiente y se obtiene la figura 8-91 en la que se elige el nombre del informe de etiquetas. A continuación se pulsa Finalizar, con lo que aparecen ya las etiquetas en la vista Preliminar (figura 8-91).

Figura 8-86


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Figura 8-87

Figura 8-88

Figura 8-89

Figura 8-90


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Figura 8-91

Figura 8-92 Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el informe se obtiene el menú emergente de la figura 8-93, cuyas opciones permiten cambiar de vista, hacer zoom, ver el informe en una o varias páginas, configurar página, guardar el informe, exportarlo a diferentes formatos y enviarlo por correo electrónico.


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Figura 8-93

8.4 DATOS EXTERNOS Microsoft Access incorpora la ficha Datos externos en su nueva interfaz, cuyos grupos y opciones permiten realizar la exportación e importación de datos con facilidad (Figura 8-94).

Figura 8-94

8.5 IMPORTACIÓN DE DATOS Las opciones del grupo Importar y vincular de la ficha Datos externos (figura 8-95) permiten realizar la importación de datos en Access desde distintas fuentes (Access, Excel, ASCII, XML y otros orígenes de datos).

Figura 8-95


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8.5.1 Importación de datos desde otra base de datos Access Es posible importar datos (tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos) directamente desde otra base de datos Access. Como ejemplo importaremos desde la base de datos PRUEBA la tabla PERSONAL de la base de datos EDUCA. Para ello, abra la base datos PRUEBA y en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access K** (figura 8-95). En el cuadro de texto Nombre de archivo (figura 8-96), escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y haga clic en Aceptar. En el cuadro de diálogo Importar objetos (figura 8-97), haga clic en la ficha Tablas y elija PERSONAL (de igual forma se podría seleccionar cualquier otra ficha para importar otro tipo de objeto). Para cancelar la selección de un objeto, vuelva a hacer clic en el objeto. Haga clic en Aceptar y se obtendrá la pantalla Guardar los datos de la importación (figura 8-98). Se da nombre a la importación y se hace clic en Guardar la importación. La base de datos original presenta ya los nuevos objetos importados (figura 8-99).

Figura 8-96


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Figura 8-97

Figura 8-98


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Figura 8-99

8.5.2 Importación de datos desde Excel Es posible importar libros de Excel desde una base de datos Access. Como ejemplo importaremos desde la base de datos PRUEBA el libro Excel CLIENTES. Para ello, abra la base datos PRUEBA y en la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel (figura 8-95). En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Floja de cálculo de Excel, en el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo de Excel que contiene los datos que desea importar (figura 8-100). O bien haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para localizar el archivo que desee importar. Especifique cómo desea guardar los datos importados. Para almacenar los datos en una tabla nueva, seleccione Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Se le pedirá que de un nombre posteriormente a esta tabla. Para anexar los datos a una tabla existente, seleccione Anexar una copia de los registros a la tabla y seleccione una tabla en la lista desplegable. Esta operación no está disponible si la base de datos no contiene ninguna tabla. Haga clic en Aceptar y se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo que guía en el proceso de importación. Se hace clic en Aceptar. Si la primera fila de la hoja de cálculo contiene los nombres de campos, seleccione La primera columna contiene encabezado de columna (figura 8-101) y haga clic en Siguiente.


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Si está importando los datos a una nueva tabla, Access utiliza los encabezados de columnas para dar nombre a los campos de la tabla. Puede cambiar estos nombres durante o después de la operación de importación. Si está anexando datos a una tabla existente, asegúrese de que los encabezados de columna en la hoja de cálculo de origen coincidan exactamente con los nombres de los campos en la tabla de destino. El Asistente le pide que revise las propiedades de campos (figura 8-102). Haga clic en una columna en la parte inferior de la página para ver las propiedades de los campos correspondientes. Si lo desea, revise y cambie el nombre y el tipo de datos del campo de destino. Access revisa las primeras ocho filas en cada columna y sugiere el tipo de datos para el campo correspondiente. Si la columna de la hoja de cálculo contiene distintos tipos de valores, como texto y números, en las primeras ocho filas de una columna, el Asistente sugiere un tipo de datos que es compatible con todos los valores de la columna, a menudo, el tipo de datos de texto. Aunque puede elegir un tipo de datos distinto, recuerde que los valores que no son compatibles con el tipo de datos que elige se omitirán o se convertirán incorrectamente durante el proceso de importación. Para crear un índice en el campo, establezca Indizado en Sí. Para omitir completamente una columna de origen, active la casilla de verificación No importar el campo (Saltar). Haga clic en Siguiente cuando termine de seleccionar las opciones. En la siguiente pantalla (figura 8-103), especifique una clave principal para la tabla. Si selecciona Permitir a Access agregar la clave principal, Access agrega un campo Autonumérico como primer campo en la tabla de destino y lo rellena automáticamente con valores de identificador únicos, comenzando por 1. A continuación, haga clic en Siguiente. En la última pantalla del asistente (figura 8-104), especifique un nombre para la tabla de destino. En el cuadro Importar a la tabla, escriba un nombre para la tabla. Si la tabla ya existe, Access muestra un mensaje que solicita si desea sobrescribir el contenido existente de la tabla. Haga clic en Sí para continuar o en No para especificar un nombre diferente para la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Finalizar para importar los datos. Si Access puede importar algunos o todos los datos, el Asistente muestra una página que indica el estado de la operación de importación. Además, puede guardar la información de la operación para un uso futuro como especificación. Por el contrario, si la operación no se ejecutó correctamente, Access muestra el mensaje de error Error al intentar importar el archivo. Después de hacer clic en Finalizar se obtiene la pantalla Guardar los pasos de la importación (figura 8-15). Haga clic en Sí para guardar la información de la operación para un uso futuro. Guardar la información le ayuda a repetir la operación sin tener que examinar el Asistente cada vez. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción. Al hacer clic en Guardar importación ya se tiene la hoja de cálculo como una nueva tabla de la base de datos (figura 8-106).


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Figura 8-100

Figura 8-101


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Figura 8-106

8.5.3 Importación de datos desde ODBC Es posible importar datos desde bases de datos ODBC (SQL Server, Oracle, etc.). Para ello, abra la base de datos de destino y en el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Base de datos ODBC (figura 8-107). Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar (figura 8-108). En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (figura 8-109), si ya existe el archivo .dsn que desea utilizar, haga clic en el archivo en la lista. Haga clic en Nuevo para crear un nuevo nombre de origen de datos (DSN). Se iniciará el Asistente para crear orígenes de datos. Si se quieren importar datos de SQL Server, en el asistente seleccione SQL Server en la lista de controladores y, a continuación, haga clic en Siguiente (figura 8-110). Escriba un nombre para el archivo .dsn, o bien haga clic en Examinar para guardar el archivo en una ubicación diferente (figura 8-111). Debe disponer de permisos de escritura en la carpeta para poder guardar el archivo .dsn.


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Haga clic en Siguiente, revise la información de resumen y haga clic en Finalizar para completar el asistente (figura 8-112). Se obtiene la pantalla Crear un nuevo origen de datos (figura 8-113). En el asistente, escriba una descripción del origen de datos en el cuadro Descripción. Este paso es opcional. En el cuadro ¿Con qué servidor SQL quiere conectarse! (figura 8-114) escriba o seleccione el nombre del equipo SQL Server al que desea conectarse y, a continuación, haga clic en Siguiente para continuar. En esta página del asistente, es posible que necesite obtener información del administrador de la base de datos de SQL Server; por ejemplo, para determinar si se debe utilizar la autenticación de Microsoft Windows NT o de SQL Server. Haga clic en Siguiente para continuar. En la siguiente página del asistente, puede que necesite obtener más información del administrador de la base de datos de SQL Server antes de continuar. Si desea conectarse a una base de datos concreta, asegúrese de que está activada la casilla de verificación Cambiar la base de datos por defecto. Después, seleccione la base de datos con la que desea trabajar y haga clic en Siguiente. Haga clic en Finalizar. Revise la información de resumen y, a continuación, haga clic en Probar origen de datos. Revise los resultados de la prueba y, después, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Prueba del origen de datos ODBC de SQL Server. Si la prueba se ha realizado correctamente, vuelva a hacer clic en Aceptar para completar el asistente, o bien haga clic en Cancelar para volver al asistente y efectuar cambios en la configuración. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Access muestra el cuadro de diálogo Importar objetos. En Tablas, haga clic en cada tabla o vista que desea importar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si aparece el cuadro de diálogo Seleccionar identificador de registro único, Access no ha podido determinar qué campo o campos identifican de forma exclusiva cada fila de un objeto concreto. En tal caso, seleccione el campo o la combinación de campos que son exclusivos para cada fila y, después, haga clic en Aceptar. Si no está seguro, consulte al administrador de la base de datos de SQL Server. Access importará los datos. Si tiene pensado repetir la operación de importación más adelante, puede guardar los pasos de la importación como una especificación de importación y volver a ejecutarlos fácilmente con posterioridad. Si no desea guardar los detalles de la especificación de importación, haga clic en Cerrar en Guardar pasos de importación, en el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos ODBC. Access realizará la operación de importación y mostrará la nueva tabla o tablas en el panel de exploración. En Guardar pasos de importación, en el cuadro de diálogo Obtener datos externos: Base de datos ODBC, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la importación. Aparecerán varios controles adicionales. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de importación. Escriba una descripción en el cuadro Descripción. Este paso es opcional. Por último, haga clic en Guardar importación.


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Figura 8-107

Figura 8-108

Figura 8-109

Figura 8-110


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Figura 8-111

Figura 8-112

Figura 8-113

Figura 8-114

8.5.4 Importación de datos desde ASCII y XML Es posible importar datos desde orígenes de texto de ancho fijo o delimitado. Para ello se selecciona Archivo de texto en el grupo Importar y vincular de la ficha Datos externos (figura 8-115). En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo de texto, en el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo de texto que contiene los datos que desea importar (figura 8-116). O bien haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para localizar el archivo que desee importar. Especifique cómo desea guardar los datos importados. Haga clic en Aceptar y se inicia el Asistente para importación de texto que guía en el proceso de importación similar al de ficheros de Excel (figuras 8-117 a 8-122). La figura 8-123 muestra los datos importados.

Figura 8-115


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Figura 8-116

Figura 8-117


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Figura 8-118

Figura 8-119


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Figura 8-123


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De igual forma se pueden importar archivos XML. Para ello se selecciona Archivo XML en el grupo importar de la ficha Datos externos (figura 8-124). En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Archivo XML, en el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre del archivo XML que contiene los datos que desea importar (figura 8-125). O bien haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo para localizar el archivo que desee importar. Haga clic en Aceptar y se inicia el Asistente para importación de XML que guía en el proceso de importación (figuras 8-126 y 8-127).

Figura 8-124

Figura 8-125


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Figura 8-126

Figura 8-127


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8.6 EXPORTACION DE DATOS Las opciones del grupo Exportar de la ficha Datos externos (figura 8-128) permiten realizar la exportación de datos en Access a distintas fuentes (Excel, ASCII, Word y otros orígenes de datos).

Figura 8-128

8.6.1 Exportación de datos a Excel Es posible exportar datos (tablas, consultas y formularios) directamente desde una base de datos Access a Excel. Como ejemplo exportaremos desde la base de datos PRUEBA la tabla PERSONAL a Excel. Para ello, en la base de datos de origen, si desea exportar sólo una parte de una tabla, consulta o formulario, abra el objeto y seleccione los registros que desea. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Excel S (figura 8-128). La ficha Datos externos está disponible sólo cuando hay una base de datos abierta. En el cuadro de diálogo Exportar - Hoja de cálculo de Excel, acepte el nombre propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen) o escriba otro nombre (figura 8-129). En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desea. Si está exportando una tabla o consulta y si desea exportar datos con formato, seleccione Exportar datos con formato y diseño. Si está exportando un formulario, esta opción siempre está seleccionada pero no está disponible (aparece atenuada). Para ver el libro de destino de Excel cuando se completa la operación de exportación, active la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación. Si el objeto de origen está abierto y si selecciona uno o varios registros en la vista antes de iniciar la operación de exportación, puede seleccionar Exportar sólo los registros seleccionados. No obstante, si desea exportar todos los registros que aparecen en la vista, deje esta casilla de verificación desactivada. Esta casilla de verificación no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados. Haga clic en Aceptar. Si la operación de exportación se realiza incorrectamente, Access muestra un mensaje en el que se describe la causa del error. Si no, de acuerdo con las opciones de exportación especificadas en el Asistente, Access exporta los datos y abre (si se ha pedido) el libro de destino en Excel (figura 8-130). Access muestra un cuadro de diálogo en el que puede crear una especificación que utiliza la información de la operación de exportación (figura 8-131).


©RA-MA _______________________ CAPITULO 8. FORMULARIOS, INFORMES Y DATOS EXTERNOS

Figura 8-129

Figura 8-130


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Figura 8-131

8.6.2 Exportación de datos a Word Es posible exportar datos directamente desde una base de datos Access a Word. Como ejemplo exportaremos desde la base de datos PRUEBA la tabla PERSONAL a Word. Para ello, en la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y luego en Word . Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando la base de datos está abierta. En el Asistente para exportación (figura 8-132), especifique el nombre del archivo de destino. El Asistente siempre exporta datos con formato. Si desea ver el documento de Word tras completar la operación de exportación, active la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación. Si ha seleccionado los registros que desea exportar antes de que inicie la operación de exportación, puede activar la casilla de verificación Exportar sólo los registros seleccionados. No obstante, si desea exportar todos los registros de la vista, deje la casilla de verificación desactivada. Esta casilla de verificación no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados. Haga clic en Aceptar. Si existe el documento de destino, se le pide que haga clic en Si para sobrescribir el archivo. Haga clic en No para cambiar el nombre del archivo de destino y vuelva a hacer clic en Aceptar. Access exporta los datos y abre el documento de destino en Word (figura 8-133), en función de las opciones de exportación especificadas en el Asistente. Access también muestra el estado de la operación en la última página del Asistente. Para finalizar, puede guardar la configuración de importación para su uso posterior (figura 8-134).


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Figura 8-132

Figura 8-133


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ACCBSS 2010. CURSO PRÁCTICO ___________________________________________________ © RA-MA

Figura 8-134

8.6.3 Exportación de datos a orígenes ODBC, XML, etc. Es posible exportar datos directamente desde una base de datos Access a otras bases de datos vía ODBC, a listas de SharePoint, a archivos HTML y Dbase, etc. Para ello, en la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en el destino que desee (figura 8-135). Se seguirán los pasos del asistente de forma similar a exportaciones anteriores.

Figura 8-135


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8.6.4 Exportación de datos a ASCII Es posible exportar datos directamente desde una base de datos Access a ASCII. Como ejemplo exportaremos desde la base de datos PRUEBA la tabla CLIENTES a formato de texto ASCII. Para ello, en la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Archivo de texto. Se elige el fichero destino de la exportación (figura 8-136), el formato de texto (figura 8-137) y se obtiene una vista preliminar de los datos exportados en el bloc de notas de Windows (figura 8-138). Finalmente se guarda la exportación (figura 8-139).

Figura 8-136

Figura 8-137


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ACCESS 2010. CURSO PRAC TICO

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Figura 8-138

Figura 8-139


INDICE ALFABETICO A Abrir y cerrar una base de datos ............... 118 Añadir nuevas tablas a una base de datos.. 121 Añadir nuevos campos a las tablas de una base de datos...................................... 123 Asistente para búsqueda de no coincidentes ............................................. 281 Asistente para formularios ........................ 443 Asistente para informes ............................ 459 Asterisco en la cuadrícula de diseño de una consulta ............................................. 275

B Barra de acceso rápido ...............................54 Barra de estado ...........................................56 Bases de datos en red .................................65 Bases de datos jerárquicas ..........................63 Bases de datos relacionales ........................67 Bases de datos relacionales y lenguaje SQL .......................................................... 357 Botón archivo .............................................53

c Cálculos en consultas ............................... 301 Cambiar nombre a los campos .................. 125 Campo calculado ...................................... 310 Campo calculado en una consulta ............. 310 Campos autonuméricos ............................ 224

Campos de búsqueda en la vista diseño....217 Campos de búsqueda en la vista hoja de datos ........................................................ 221 Campos de búsqueda y de lista de valores ..................................................... 216 Campos de lista de valores en la vista diseño ...................................................... 222 Campos de lista de valores en la vista hoja de datos ................................................... 224 Campos indexados ................................... 198 Campos y registros .................................... 61 Características de access 2010 ................... 35 Características de las bases de datos relacionales ............................................... 69 Cerrar una base de datos .......................... 118 Cinta de opciones de access 2010 .............. 40 Cláusula PROCEDURE ........................... 421 Cláusula UNION ..................................... 402 Clave secundaria (externa o foránea) ......... 74 Claves ..................................................... 135 Claves primarias y secundarias .................. 74 Columnas calculadas ............................... 401 Combinación de consultas con la cláusula UNION .................................................... 402 Comprimir los datos en un campo texto, memo o hipervínculo ............................... 200 Conceptos .................................................. 61 Conceptos y tipos de consultas ................ 239 Consulta de Autobúsqueda ...................... 258 Consulta de Autobúsqueda que rellene los datos automáticamente ............................ 258


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Consulta de parámetros que solicite criterios cada vez que se ejecute .......... 335 Consulta de referencias cruzadas sin asistente ................................................ 332 Consulta de selección sin asistente de principio a fin ....................................... 292 Consulta de tabla de referencias cruzadas ................................................. 326 Consulta de tabla de referencias cruzadas mediante un asistente ............. 326 Consultas a través de la interfaz de Access 2010 ............................................. 239 Consultas de acción .................................. 339 Consultas de actualización ........................ 341 Consultas de creación de tabla .................. 339 Consultas de datos anexados ..................... 343 Consultas de eliminación .......................... 346 Consultas de parámetros ........................... 335 Consultas de referencia cruzada ................ 301 Consultas de referencias cruzadas ............. 325 Consultas de selección .............................. 241 Consultas de selección sencillas en la vista Diseño .......................................... 246 Consultas de selección sencillas mediante asistente ................................................ 241 Consultas multitabla ................................. 404 Consultas resumen .................................... 406 Consultas: definición y funcionamiento ...... 95 Copiar, pegar, eliminar y ocultar tablas .... 133 Cortar, copiar, pegar, eliminar y ocultar tablas .................................................... 133 Creación de bases de datos ....................... 109 Creación de bases de datos en Access 2010....................................................... 112 Creación de formularios ............................ 439 Creación de informes ................................ 455 Crear un campo calculado en una consulta ................................................. 310 Crear una consulta de Autobúsqueda que rellene los datos automáticamente.......... 258 Crear una consulta de referencias cruzadas sin asistente ........................................... 332 Crear una consulta de selección sin asistente de principio a fin ..................... 292 Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas ................................................. 326 Crear una expresión con el generador de expresiones ............................................ 314 Crear una expresión sin utilizar el generador de expresiones ....................... 316 Criterios para un campo ............................ 273

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Criterios y expresiones para recuperar datos ........................................................ 259

D Datos externos .................................. 437, 476 Declaración parameters ............................ 420 Definir criterios para un campo................ 273 Definir relaciones .................................... 103 Definir relaciones entre tablas.................. 147 Definir un campo o definir criterios para un campo .............................................. 273 Diseñar o modificar una consulta ............. 286 Diseño de bases de datos relacionales ........ 61 Diseño de una base de datos relacional ...... 74 Disparadores .............................................. 78 Documentos con fichas .............................. 58

E Ejemplo de diseño de base de datos relacional ................................................ 85 Ejemplos de expresiones en campos calculados ............................................. 320 Elementos de SQL de access 2010 ........... 359 Eliminar y cambiar nombre a los campos. 125 Eliminar y modificar relaciones ............... 153 Eliminar y ocultar tablas .......................... 133 Entorno de sql en access 2010 ................. 368 Entorno de trabajo en access 2010 ............. 37 Especificar varios criterios en una consulta ................................................ 272 Establecer y quitar índices ....................... 139 Establecer y quitar la clave primaria ........ 138 Estructura de las bases de datos ................. 62 Etiquetas .................................................. 473 Exportación de datos ................................ 494 Exportación de datos a ASCII .................. 499 Exportación de datos a Excel ................... 494 Exportación de datos a orígenes ODBC, XML, etc .............................................. 498 Exportación de datos a Word ................... 496 Exportar ................................................... 133 Expresión con el Generador de expresiones ........................................... 314 Expresión sin utilizar el Generador de expresiones ........................................... 316 Expresiones ............................................. 313 Expresiones en campos calculados ........... 320 Expresiones en la cuadrícula de diseño de una consulta o en una hoja de propiedades ........................................... 317


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INDICE ALFABETICO

Expresiones para recuperar datos ............. 259

F Ficha Crear ................................................ 48 Ficha Datos externos .................................. 50 Ficha Herramientas de base de datos .......... 51 Ficha Inicio ................................................ 43 Formas comunes de usar criterios ............ 265 Formato de los campos............................. 177 Formatos .................................................. 127 Formulario dividido ................................. 442 Formulario en blanco ............................... 446 Formularios, informes y datos externos ....437 Formularios: definición y funcionamiento ..97 Funciones agregadas ......................... 277, 301 Funciones agregadas en una consulta ....... 304 Funciones agregadas en una consulta mediante la cuadrícula de diseño ........... 308 Funciones agregadas en una consulta mediante un asistente ............................ 304 Funciones de agregado ............................. 366 Funciones de cadena ................................ 365 Funciones de fecha y hora ........................ 364 Funciones de SQL Access ........................ 364 Funciones numéricas ................................ 364

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Importación de datos desde otra base de datos Access .......................................... 477 Importar .................................................... 133 Índices................................................. 79, 135 Informe en blanco ..................................... 463 Informes ............................................ 437, 455 Informes: definición y funcionamiento ........ 98 Inicio y entorno de trabajo en Access 2010 ........................................................ 37 Insertar, eliminar y cambiar nombre a los campos ................................................. 125 Integridad .................................................... 75 Integridad referencial ................................ 156

J JOIN de dos o más tablas ......................... 404

L

Generador de expresiones ........................ 314

Lenguaje de consulta de datos DQL ......... 394 Lenguaje de control de datos DCL ........... 416 Lenguaje de control de transacciones TCL ......................................................... 411 Lenguaje de definición de datos DDL ...... 371 Lenguaje de modificación de datos DML ........................................................ 386 Lenguaje SQLdeAccess2010 ............. 357,358 Limitar los encabezados de columnas en una consulta de referencias cruzadas... 330 Listas de valores ....................................... 217

H

M

Herramienta Asistente para formularios....443 Herramienta Asistente para informes ....... 459 Herramienta Etiquetas .............................. 473 Herramienta Formulario ........................... 439 Herramienta Formulario dividido ............. 442 Herramienta Formulario en blanco ........... 446 Herramienta Informe ................................ 455 Herramienta Informe en blanco ................ 463 Herramienta Varios elementos ................. 441

Macros ....................................................... 99 Máscara de entrada de los campos ............ 182 Minibarra de herramientas.......................... 60 Modelos de datos primitivos ...................... 62 Modificar relaciones ................................ 153 Modificar una consulta ............................. 286 Módulos ..................................................... 99 Mostrar sólo los valores más altos o más bajos......................................................... 275

1

N

G

Importación de datos ................................ 476 Importación de datos desde ASCII y XML ........................................................ 487 Importación de datos desde Excel ............ 479 Importación de datos desde ODBC .......... 484

Novedades en Access 2010 ........................ 17 Novedades en herramientas de corrección..35 Novedades en herramientas de diseño ........ 26 Novedades en presentación de los datos ..... 30 Novedades en seguridad ............................. 33


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Novedades en tipos de datos y controles .....29 Novedades generales y de interfaz ..............17

O Objetos .......................................................61 Objetos típicos en bases de datos Access....93 Ocultar tablas ........................................... 133 Operaciones ................................................61 Operaciones relacionales básicas ................70 Operadores ! y . (punto) en las expresiones ............................................... 320 Operadores aritméticos ............................. 362 Operadores booleanos ................................73 Operadores de comparación...................... 362 Operadores de concatenación ................... 363 Operadores de SQL access ....................... 361 Operadores especiales .............................. 363 Operadores lógicos ................................... 363 Operadores típicos a utilizar en expresiones ............................................... 323 Orden de los operadores en las expresiones ............................................... 325 Ordenar o limitar los encabezados de columnas en una consulta de referencias cruzadas ................................. 330 Otras operaciones relacionales ...................73

P Panel de exploración ..................................58 Pegar, eliminar y ocultar tablas ................ 133 Permitir longitud cero en los campos ........ 196 Personalizar campos ................................. 205 Personalizar una consulta ......................... 284 Procedimientos almacenados .................... 419 Procesamiento de transacciones ................ 412 Propiedad requerido ................................. 194 Propiedades de campos ..... 127, 135, 143, 175

Q Quitar índices ........................................... 139 Quitar la clave primaria ............................ 138

R Registros ....................................................61 Registros o valores de campo duplicados en una tabla .............................................. 278 Reglas y textos de validación de campos.. 190

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Relación uno a uno ................................... 103 Relación uno a varios ............................... 102 Relación varios a varios ........................... 102 Relaciones de una base de datos ....... 146, 154 Relaciones en Access ............................... 100 Relaciones entre tablas ............................. 147 Réplicas de una base de datos ................... 224 Resumen sobre propiedades de campos....200

s Sentencia ADD USER .............................. 418 Sentencia ALTER TABEE ....................... 380 Sentencia ALTER USER O DATABASE ........................................ 419 Sentencia BEGIN TRANSACTION ......... 413 Sentencia COMMIT TRANSACTION ..... 414 Sentencia COMMIT WORK .................... 414 Sentencia CREATE INDEX ..................... 379 Sentencia CREATE PROCEDURE .......... 419 Sentencia CREATE TABLE ..................... 371 Sentencia CREATE USER O GROUP ..... 417 Sentencia DELETE .................................. 393 Sentencia DROP ....................................... 384 Sentencia DROP USER O GROUP .......... 418 Sentencia EXECUTE ............................... 420 Sentencia GRANT .................................... 416 Sentencia INSERT ................................... 386 Sentencia REVOKE ................................. 417 Sentencia ROLLBACK TRANSACTION ................................. 415 Sentencia SELECT ................................... 394 Sentencia UPDATE .................................. 392 Sinónimos ................................................ 359 Sistemas de gestión de archivos ................. 62 Subconsulta para definir un campo o definir criterios para un campo ................. 273 Subconsultas ............................................ 408 Subformularios ......................................... 448 Subinformes ............................................. 465

T Tablas en una base de datos relacional ....... 83 Tablas, campos y registros ......................... 61 Tamaño de los campos ............................. 176 Tareas especiales con tablas ..................... 133 Tareas previas a la creación de una base de datos ................................................ 109 Tipo de datos de un parámetro en una consulta de parámetros ......................... 337


Access 2010 Curso Práctico

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