Curso Access Intermedio

Access Intermedio

Dirección de Educación Continua

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PRESENTACIÓN ESTIMADOS PARTICIPANTES

El Centro de Educación Continua Unidad Allende, del Instituto Politécnico Nacional dentro de su programa de cursos de capacitación, ha desarrollado una serie de materiales especializados con el fin de poner al alcance de ustedes, los conocimientos necesarios para su formación y actualización en los campos del quehacer profesional propio de sus actividades.

El mundo globalizado que hoy vivimos requiere de un mayor esfuerzo en el aprendizaje de nuevas tecnologías o conocimiento, es por ello que se hace entrega de este material de apoyo, esperando sea de gran utilidad en su desarrollo personal y profesional.

Los exhortamos a que pongan su mayor empeño, pregunten y aprovechen el presente manual, así también los invitamos a expresar sus criticas, creando la retroalimentación que nos ayuda a la mejora continua.

Gracias.















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OBJETIVO GENERAL Al término del curso el participante será capaz de generar bases de datos robustas y dinámicas mediante las herramientas de Microsoft Access integrando diversos tipos de consultas para la obtención de información específica con formularios e informes.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS AL TÉRMINO DEL CURSO EL ALUMNO SERÁ CAPAZ DE: 

Manejar información de manera ágil, rápida y ordenada



Generar consultas más elaboradas que las sencillas que permitirán explotar la información almacenada en la base de datos.



Editar correctamente la información almacenada en la base de datos.



Diseñar formularios.



Generar e imprimir informes.















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ÍNDICE PRESENTACIÓN.................... PRESENTACIÓN .......................................... ............................................ ............................................ ............................................ ............................ ......ii ÍNDICE ......................................... ............................................................... ............................................ ............................................ .......................................... .................... iv OBJETIVO GENERAL .......................................... ................................................................ ............................................ ........................................... .....................v OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................... ................................................................. ............................................ ................................... .............v 1.

MANEJO DE INFORMACIÓN ........................................... ................................................................. .......................................... .................... 1

Captura de información...................... información ............................................ ............................................ ............................................ .................................. ............ 1 Vistas en una tabla ........................................... ................................................................. ............................................ .......................................... .................... 1 Ordenar los datos .......................................... ................................................................ ............................................ ............................................ ........................ 5 Filtro u orden avanzado...................... avanzado............................................ ............................................ ............................................ .................................. ............ 6 Comparación de los métodos de filtrado .......................................... ................................................................ ............................... ......... 7 Formato .......................................... ................................................................ ............................................ ............................................ .................................... .............. 11 Liberar todas las columnas .......................................... ................................................................ ............................................ ............................. ....... 14 Cuadrícula..................... Cuadrícula ........................................... ............................................ ............................................ ............................................ ................................ .......... 14 2

CONSULTAS...................... CONSULTAS............................................ ............................................ ............................................ ........................................... ..................... 14

Consultas de referencias cruzadas ......................................... ............................................................... ........................................ .................. 14 Buscar duplicados.................... duplicados .......................................... ............................................ ............................................ ........................................... ..................... 20 Diseño de la consulta...................... consulta............................................ ............................................ ............................................ .................................... .............. 22 Agregar tablas...................... tablas............................................ ............................................ ............................................ ............................................ ......................... ... 23 Totales-Nombres de las tablas ............................................ .................................................................. ........................................... ..................... 24 Tipo de consulta ............................................ .................................................................. ............................................ ........................................... ..................... 24 Parámetros de la consulta ........................................... ................................................................. ............................................ ............................. ....... 25 Ejecutar o abrir consultas ............................................ .................................................................. ............................................ ............................. ....... 26 3

EDICIÓN ......................................... ............................................................... ............................................ ............................................ ............................. ....... 27

Seleccionar registros – Deshacer acciones ............................................ .................................................................. ......................... ... 27 Reemplazar – Copiar, Cortar y Pegar.................... Pegar .......................................... ............................................ .................................... .............. 28 Menú contextual – Pegado especial..................... especial........................................... ............................................ .................................... .............. 31 Pegar datos anexados – Autocorrección..................... Autocorrección ........................................... ............................................ ............................. ....... 32















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OBJETIVO GENERAL Al término del curso el participante será capaz de manejar y editar la información que se encuentra almacenada en una base de datos, crear y manejar consultas y dinámicas mediante las herramientas de Microsoft Access integrando diversos tipos de consultas para la obtención de información específica con formularios e informes. OBJETIVOS ESPECÍFICOS AL TÉRMINO DEL CURSO EL ALUMNO SERÁ CAPAZ DE:



Capturar información en tablas y ordenarla.



Crear diferentes tipos de consultas.



Identificar y editar consultas.



Trabajar con parámetros en consultas.



Editar información almacenada en tablas.















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1. MANEJO DE INFORMACIÓN Captura de información Para introducir datos en una tabla, es posible elegir entre: Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración. Exploración. Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la opción en el menú contextual. Si está en la vista Diseño de tabla, tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio. Inicio. En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos: datos:

Cada fila sirve para introducir un registro. Para introducir los datos usted debe escribir el valor del primer campo del registro, pulsar ENTER para ir al segundo campo del registro. Cuando termine de introducir todos los campos del primer registro, pulse ENTER para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambie de registro, el registro que estaba introduciendo se almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla ya que esta acción se realiza de manera automática. Finalmente, haga clic sobre el botón Cerrar

para terminar con dicha tabla.

Vistas en una tabla En el grupo Tablas se encuentran diferentes opciones a la hora de crear una tabla. Éstas se mencionan a continuación: Tabla. Tabla. A través de esta opción, es posible crear una tabla directamente introduciendo datos sin definir previamente las características de los campos (como si de una hoja de cálculo se tratase). De tal forma que con esta opción se abrirá una tabla con un campo por defecto (el campo Id) y en la vista hoja de datos para que comencemos a introducir datos en la tabla. Si desea

















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Diseño de tabla. tabla. Desde esta opción puede definir todos los campos de la tabla pormenorizadamente con todas sus características. Es, sin duda alguna, la elección en la que el usuario tiene más control sobre la tabla que define. Siguiendo con el proceso de creación de una tabla, seleccione la opción Diseño de tabla. tabla. De este modo se va a crear una tabla definiendo todos los campos así como todas las características de los mismos. Se visualizará el panel de diseño de la tabla, tal y como muestra la figura siguiente. Además se activa una ficha nueva en la Cinta de opciones: la ficha Diseño. Diseño.

















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Debe situar el cursor bajo la columna Nombre del campo, campo, teclear el nombre correspondiente al primer campo y a continuación pulsar la tecla Enter o Tabulador para situar el cursor en la siguiente columna. El nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud, espacios en blanco incluidos aunque se recomiendan nombres representativos, cortos, y sin espacios ni caracteres especiales. Por ejemplo: CODIGO, NOMBRE, NOM, NUMCLI (número de cliente), DESCRI_NPCON (nombre de la persona de contacto en la empresa), EDAD, SALDO... Al situar el cursor en la segunda columna, Tipo de datos, datos, se observa como aparece a la derecha de la misma un recuadro con triangulito negro para desplegar (siempre que en una casilla o panel se encuentre con este triangulito, debe desplegarlo, haciendo clic en él para ver las opciones que se proponen para ese lugar). Haciendo clic en el triangulito y seleccionando de la lista desplegable que aparece, elegirá el tipo de dato que se almacenará en el campo que se está definiendo.

También debe establecer en la columna Descripción, Descripción, un texto aclaratorio que identifique al campo. Esta descripción no es obligatoria pero puede ayudar a identificar el campo, apareciendo en la barra de estado cuando se introduzcan o modifiquen datos en dicho campo.

















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Del mismo modo establecer todos los campos de la tabla y tras ello hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de diseño, tras lo cual se mostrará el siguiente mensaje:

Debe seleccionar el botón Sí , con lo que a continuación se accede al siguiente cuadro de diálogo en el cual debe indicar un nombre para la tabla:

Después de introducir el nombre que se quiera asignar a la tabla, (clientes, pedidos, alumnos, películas, socios...) y hacer clic sobre el botón Aceptar, Aceptar, aparecerá el siguiente

















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Una vez que se han llevado a cabo las acciones mencionadas arriba, aparecerá en el panel de exploración de objetos de Access la nueva tabla creada con el nombre asignado: Ordenar los datos Para ordenar los datos que se encuentran en una tabla, es necesario que usted haga clic en el campo que desee utilizar para ordenar los registros. Para ordenar los registros de un subformulario, haga clic en el campo que desee ordenar y, a continuación, haga clic en el campo que desee ordenar; posteriormente, haga clic en Orden ascendente Orden descendente

u

.

En un formulario, formulario, los campos sólo se pueden ordenar uno a uno. En la vista Hoja de datos, datos, cuando ordena la hoja secundaria de datos de un registro, Microsoft Access ordena todas las hojas secundarias de datos que se encuentren en dicho nivel. En una hoja de datos o en una hoja secundaria de datos, puede seleccionar dos o más columnas adyacentes a la vez y ordenarlas. Access ordena los registros empezando por la columna seleccionada situada más a la izquierda. Al guardar el formulario o la hoja de datos, Access guarda el criterio de ordenación, que no es más que el modo de organizar datos basándose en el valor o tipo de datos. Los datos se pueden ordenar alfabéticamente, numéricamente o por fecha. Para ordenar registros utilizando la cuadrícula de diseño, diseño, debe abrir una consulta en la vista Diseño, Diseño, o muestre la ventana Filtro u orden avanzado de una tabla, consulta o formulario. Para ordenar por más de un campo, coloque los campos en la cuadrícula de diseño en el orden en el que desee que se lleve a cabo la ordenación. Access ordena primero por el campo situado más a la izquierda, luego por el siguiente campo a la derecha, y así sucesivamente. Por ejemplo, para ordenar primero por el campo Apellidos y a continuación por el campo Nombre, el campo Apellidos debe estar a la izquierda del campo Nombre en la cuadrícula. En la celda Orden de cada uno de los campos por los que desea ordenar, haga clic en una opción.

















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Es importante destacar que cuando se rellena la columna Campo/Expresión, Microsoft Access establece el Orden en Ascendente. Ascendente. En un informe se puede ordenar hasta por 10 campos o expresiones. Filtro u orden avanzado La opción Filtro u orden avanzado es empleada para ordenar registros por valores parciales de un campo. En la versión 2007 de Access se conoce como Filtro avanzado/Ordenar… El funcionamiento de esta opción se ejemplifica a continuación: En ocasiones puede desear ordenar registros basados sólo en la parte del mes de los valores de fecha y omitir el día y el año. O bien, puede desear ordenar registros basados sólo en los primeros caracteres de un campo de texto. En este tema se muestra cómo realizar esas búsquedas mediante la creación de expresiones simples. Ordenar por valores parciales de fecha. fecha . Al ordenar registros utilizando uno de los comandos Ordenar, se utiliza el valor completo de la fecha (día, mes y año) para determinar la posición de cada registro. Pero imagine que desea ordenar la fecha de cumpleaños en función sólo en los meses en los que tienen lugar y omitir la parte de día y año de los valores. Ordenar sólo por una parte de los valores de fecha requiere escribir una expresión. expresión. Puede ordenar por los datos de una tabla o por los resultados de una consulta, pero primero debe encontrarse en la vista Hoja de datos. datos. Escriba la expresión en la región de consulta de la ficha Filtro para que la expresión que ha creado extraiga sólo los datos deseados y, a continuación, utilícelos como base de ordenación. Para mostrar la ficha Filtro debe seguir los pasos que se mencionan a continuación: 1. Cambie la tabla o consulta a la vista Hoja de datos. datos. Si está trabajando con una consulta, ejecútela para mostrar los resultados en la vista Hoja de datos. 2. En la pestaña Inicio, Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro avanzado/Ordenar… en el menú contextual, con lo que Access muestra la ficha Filtro. Filtro . 3. Cree la expresión. A continuación se menciona como se debe generar la



















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La función DatePart de la primera columna ordena los registros por mes y la función DatePart de la segunda columna ordena los registros por días de cada mes. En la fila Orden, Orden, seleccione Ascendente o Descendente en cada una de las expresiones. El orden ascendente de la primera columna muestra enero en la parte superior y diciembre en la inferior. El orden ascendente de la segunda columna muestra 1 en la parte superior y 31 en la inferior. El criterio de ordenación descendente realiza la operación inversa.

•

•

En la pestaña Inicio, Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, filtrar , haga clic en Alternar filtro. filtro .

Ordenar por valores parciales de texto. texto . La ordenación por valores parciales de texto es muy similar a ordenar por valores parciales de fecha. Tiene que escribir una expresión en la ventana Filtro para extraer los caracteres que constituyen la base para la ordenación. Suponga que el campo Ciudad contiene valores como North Seattle, South Seattle, North Tacoma o South Tacoma. Suponga que desea omitir la primera palabra y ordenar los registros sólo por la segunda. 1. En la pestaña Inicio, Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, filtrar, haga clic en Opciones avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro avanzado/Ordenar… en el menú contextual. 2. Escriba una expresión en la fila Campo de la primera columna. Por ejemplo, escriba =Mid([Ciudad], 7) para omitir los primeros seis caracteres del campo Ciudad.

















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1.2 Seleccione todo el valor o una parte de éste en un campo siguiendo uno de estos procedimientos: •

Buscar registros en los que el contenido del campo coincida totalmente con la selección: o Seleccione el contenido completo de un campo o bien sitúe el punto de inserción en un campo sin seleccionar nada. Por ejemplo, seleccione el valor "Berlín" en el campo Ciudad para devolver todos los registros en los que se indique Berlín como la ciudad.

•

Buscar registros en los que el valor de ese campo comience por los mismos caracteres seleccionados: o Seleccione parte de un valor que comienza por el primer carácter de un campo. Por ejemplo, seleccione sólo "Fran" en el campo NombreCompañía con el valor "France restauration" para devolver todos los registros que tienen un nombre de compañía que empiece por "Fran," como, por ejemplo, "Franchi S.p.A." o "Frankenversand". "Frankenversand".

•

Buscar registros en los que todo o parte del valor de ese campo contenga los mismos caracteres seleccionados: o Seleccione parte de un valor que comienza después del primer carácter de un campo. Por ejemplo, seleccione las letras"Del " en el campo NombreCompañía con

















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2.1 Abra un formulario en la vista Formulario, Formulario, o una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos. datos. Para filtrar registros de una hoja secundaria de datos, hágala aparecer haciendo clic en el indicador de expansión. 2.2 Haga clic en Filtro por formulario que es una de las opciones contenidas en el botón Avanzadas en la pestaña Inicio dentro de la sección Ordenar y filtrar. filtrar. Puede especificar criterios para el formulario, subformulario, hoja de datos principal o cualquier hoja secundaria de datos que se visualice. Cada subformulario u hoja secundaria de datos tiene sus propias fichas Buscar y O. 2.3 Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados. 2.4 Introduzca los criterios seleccionando en la lista del campo el valor que desea buscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo el valor en el campo. •

Busque registros en los que una determinada casilla de verificación, botón de alternar o botón de opción esté o no seleccionado: o Haga clic en la casilla de verificación o el botón hasta que quede de la forma que desee. Para devolverlo a una posición neutral de forma que no se utilice como criterio para filtrar registros, siga haciendo clic en la casilla de

















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2.6 Haga clic en Alternar filtro

en la barra de herramientas. h erramientas.

3 Filtro por entrada de datos. datos. Es la técnica para filtrar registros que utiliza un valor o una expresión que usted escribe para buscar únicamente los registros que contienen el valor o satisfacen la expresión. 3.1 Abra un formulario en la vista Formulario o una tabla, consulta o formulario en la vista Hoja de datos. datos. Para filtrar registros de una hoja secundaria de datos, primero haga clic en el indicador de expansión para mostrar la hoja secundaria de datos. 3.2 Siga uno de estos procedimientos: procedimientos: •

•

Especifique el valor de campo exacto que desea que contengan los registros filtrados: o Haga clic con el botón secundario en el campo del formulario, subformulario, hoja de datos principal o secundaria que esté filtrando y, a continuación, seleccione Filtros de texto y en el submenú que aparece seleccione la opción Es igual a y escriba el valor en el cuadro Filtro personalizado. personalizado. Especificar criterios más complejos: o Escriba la expresión completa utilizando la combinación apropiada de identificadores, operadores, caracteres comodín y valores para obtener el resultado que desee. Por ejemplo, para encontrar todos los registros donde Cargo contacto

















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Formato Cuando se define un formato para un determinado campo, lo que se le está indicando a Access es cómo deberá presentar los datos almacenados en el campo. Para simplificar esta tarea, Access tiene formatos predefinidos para ciertos tipos de datos, pero también es posible que usted defina sus propios formatos. En la personalización de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de forma genérica cualquiera de estos símbolos: Símbolo (espacio) "ABC" ! * \

[color]

Significado Muestra espacios como caracteres literales. Muestra todo el contenido de las comillas tipográficas como caracteres literales. Realiza la alineación a la izquierda en lugar de la alineación a la derecha. Rellena el espacio disponible con el siguiente carácter. Muestra el siguiente carácter como un carácter literal. También puede mostrar caracteres literales incluyéndolos entre comillas tipográficas. Muestra los datos con el color especificado entre los corchetes. Colores disponibles: Negro, Azul, Verde, Aguamarina, Rojo, Fucsia, Amarillo, Blanco.

A parte de estos símbolos se tienen otros que son propios de cada tipo de dato que se mencionan a continuación. No se puede mezclar los símbolos de formato personalizados para los tipos de datos Número y Moneda con los símbolos de formato de los campos Fecha/Hora, Fecha/Hora, Sí/No, Sí/No, o Texto y Memo. Memo.



















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verde, llevan el signo del euro delante, no se muestran los ceros no significativos y solo se muestran 2 decimales (#.##); los números negativos se escriben en rojo, entre paréntesis con el € detrás y con dos decimales siempre; los valores cero se sustituyen por la palabra cero y los nulos por la palabra nulo. Si utiliza varias secciones pero no especificas un formato para cada sección, las entradas para las que no hay ningún formato no mostrarán nada o tomarán como valor predeterminado el formato de la primera sección. } Es posible crear formatos numéricos personalizados mediante los símbolos siguientes: Símbolo

Descripción

, (coma) . (punto) 0

Separador decimal Separador de miles Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito ó 0. Marcador de posición de dígitos. Muestra un dígito o nada. Muestra el carácter literal "$"

# $

















ACCESS INTERMEDIO mmm mmmm t a aa aaa h hh n nn s ss ttttt AM/PM am/pm A/P a/p

Tres primeras letras del mes (Ene a Dic). Nombre completo del mes (Enero a Diciembre). Fecha mostrada como trimestre del año (1 a 4). Número de día del año (1 a 366). Dos últimos dígitos del año (01 a 99). Año completo (0100 a 9999). Hora en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 23). Hora en dos dígitos (00 a 23). Minuto en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). Minuto en dos dígitos (00 a 59). Segundo en uno o dos dígitos, según sea necesario (0 a 59). Segundo en dos dígitos (00 a 59). Igual que el formato predefinido Hora larga. Reloj de 12 horas con las letras mayúsculas "AM" o "PM", según sea apropiado. Reloj de 12 horas con las letras minúsculas "am" o "pm", según sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra mayúscula "A" o "P", según sea apropiado. Reloj de 12 horas con la letra minúscula "a" o "p", según

















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Sección Primera Segunda

Descripción Formato para los campos con texto. Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.

Liberar todas las columnas c olumnas Puede inmovilizar una o más de las columnas (campos) de una hoja de datos de manera que sean las que se encuentren más a la izquierda y estén siempre visibles, sin importar a dónde se desplace. •

•

Abra una tabla, consulta, formulario, vista o procedimiento almacenado en la vista de Hoja de datos. datos. Seleccione las columnas que desee inmovilizar. Para seleccionar una columna, haga clic en el selector de campo de la columna. Para seleccionar más de una columna, haga clic en el selector de campo de columna y, sin soltar el botón del

















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Se define una consulta de referencias cruzadas cuando usted desea representar una consulta resumen con dos columnas de agrupación como una tabla de doble entrada en la que cada una de las columnas de agrupación es una entrada de la tabla. Por ejemplo, si desea obtener las ventas mensuales de sus empleados a partir de los pedidos vendidos. Tiene que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta.

















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Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente. El asistente para consultas de referencias cruzadas Para arrancar el asistente para consultas de referencias cruzadas tiene que hacer clic en el botón Asistente para Consultas que se encuentra en la pestaña Crear: Crear: Elegir la opción Asist. consultas de tabla ref.cruzadas del cuadro de diálogo Nueva consulta que aparecerá:



















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En el apartado Ver se puede elegir si desea ver la lista de todas las Tablas, la lista de todas las Consultas o Ambas. Si la consulta que está creando necesita sacar los datos de todos los registros de una sola tabla, utilizará como origen esa tabla, en caso contrario tendrá que definir una consulta normal para seleccionar las filas que entrarán en el origen o para combinar varias tablas si la consulta que está creando necesita datos de varias tablas y esa consulta será el origen de la consulta de referencias cruzadas. Haga clic sobre el nombre del origen elegido y pulse el botón Siguiente> para pasar a la

















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Después de pulsar el botón Siguiente> pasará a la siguiente ventana:

















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O bien,

















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duplicados que no utilizan abreviaturas en el campo Dirección, ahora los registros aparecerán del modo siguiente.

















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campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE, QBE, es el lugar en dónde se define la consulta.

















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También puede pegar columnas o tablas desde el Portapapeles. Po rtapapeles.

















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físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

















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