PERTEMUAN 1 KONSEP DASAR PROYEK DAN PROYEK SISTEM INFORMASI
PENDAHULUAN Pengertian proyek dan sistem informasi Konsep sistem informasi Kompetensi manager proyek PROYEK Secara umum pengertian proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumberdaya yang terhimpun dalam suatu wadah (organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya atau untuk mencapai sasaran tertentu. Perlingkupan menegosiasi Lingkup
Penutupan Menilaian dan Pembelajaran Proyek
Perancangan Mengidentifikasikan Tugas
Pengontrolan Memonitor dan Mengontrol Kemajuan
Perkiraan Mengistimasikan Waktu Tugas
Penjadwalan Menentukan Ketergantungan Antar Tugas
Pengarahan Mengarahkan Usaha Tim
Pengorganisasian Menempatkan Sumber Usaha
Siklus Hidup Proyek
SIKLUS HIDUP PROYEK 1. Fase Pelingkupan Fase menentukan batasan sebuah proyek. Proses negosiasi lingkup proyek mendominasi fase ini. Hasil proses negosiasi lingkup proyek dituangkan dalam sebuah statement of work atau pernyataan kerja 2. Fase Perencanaan Fase mengidentifikasikan tugas-tugas yang terlibat dalam proyek. Merinci tugas menjadi tingkatan-tingkatan tugas. Hasil proses identifikasi tugas adalah Work Breakdown Structure atau struktur rincian tugas 3. Fase Perkiraan Fase memperkirakan waktu masing-masing tugas 4. Fase penjadwalan Fase menentukan ketergantungan antar tugas yang membangun proyek secara keseluruhan
1
5. Fase pengorganisasian Fase menempatkan sumber daya pada masing-masing tugas dan menyeimbangkan (leveling) sumber daya 6. Fase Pengarahan Dilakukan pada saat implementasi proyek. Implementasi proyek perlu pengarahan tim akan rencana yang telah disepakati sehingga proyek dapat diselesaikan secara optimal 7. Fase Pengontrolan Fase memonitor dan mengontrol kemajuan proyek. Menyampaikan laporan pengembangan proyek dan perubahan proyek 8. Fase Penutupan Fase menilai hasil akhir proyek dan masukan atau pengalaman yang didapat yang akan berguna bagi proyek-proyek selanjutnya PENGERTIAN SISTEM INFORMASI Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. DELIVERABLE adalah suatu nilai yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek sesuai jadwal, disampaikan kepada sponsor, komite pengkaji, klien penting atau pihak-pihak lain yang berkepentingan, sering dalam bentuk suatu rencana, laporan, prosedur yang belum ditulis, produk atau jasa SASARAN adalah suatu hasil yang diinginkan; sesuatu yang bernilai untuk diperjuangkan; tujuan yang harus dicapai dari suatu proyek; alasan dilaksanakannya sebuah proyek. KONSEP PROYEK SISTEM INFORMASI Konsep proyek sistem informasi ditekankan pada empat faktor, yaitu : manusia, produk, proses, proyek. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia (a people management capability maturity model / PMCMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim Manajemen proyek yang efektif dipengaruhi oleh 4 faktor : manusia, produk proses dan proyek
MANUSIA A People Management Capability Maturity Model /Model Kematangan Kemampuan Manajemen Manusia/ PM-CMM mendefinisikan hal berikut ini : Seleksi Management Performance/manajemen unjuk kerja Recruiting/rekruitmen Training/pelatihan Kompensasi
2
Pengembangan Karir Organisasi Perancangan Kerja Pengembangan Tim PRODUK Tentukan ruang lingkup Tentukan obyektif produk Definisikan solusi alternatif
PRODUK Produk scope harus ditentukan dan dibatasi Software scope Context Obyektif informasi Fungsi dan performa Data Kuantitatif Jumlah user Maximum response time Algoritma yang dipakai PROSES Aktifitas layar kerja dari pengembangan software ditentukan Berbagai tugas-tugas, milestone, produk kerja dan poin-poin mengenai quality assurance dibahas. KERANGKA WAKTU adalah jadwal waktu yang menunjukkan saat mulai dan selesainya setiap subtugas, tugas, tahap atau keseluruhan proyek MILESTONE adalah suatu kegiatan, tindakan, peristiwa penting yang sengaja diadakan atau suatu titik waktu tertentu dalam sebuh proyek. PROYEK Pada tahun 1998 menunjukkan bahwa sebanyak 26 % proyek software gagal dalam membuat produk softwarenya dan sebanyak 46% mengalami pembengkakan biaya dan perpanjangan jadwal penyelesaian proyek yang dibangunnya Masalah gagal dan suksesnya sebuah proyek
KOMPETENSI YANG HARUS DIMILIKI MANAJER PROYEK KOMPETENSI PENCAPAIAN BISNIS KOMPETENSI PENJELASAN Kesadaran bisnis
Orientasi rekan bisnis
BAGAIMANA MENDAPATKANNYA? Mengikat tiap proyek Pengalaman bisnis sistem pada visi, misi dan tujuan organisasi Menjaga keterlibatan para Pengalaman bisnis manajer & user selama
3
Komitmen pada kualitas
proyek Memastikan tiap proyek Pengalaman bisnis sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan
KOMPETENSI PENGARUH KOMPETENSI PENJELASAN
BAGAIMANA MENDAPATKANNYA? Kesadaran antarpersonal Memahami, mengenal Dapat dipelajari di matakuliah, dan bereaksi pada tetapimembutuhkan motivasi serta tingkah pengalamanbisnis laku antar personal Kesadaran organisasi Memahami politik Pengalaman bisnis organisasi dan bagaimana menggunakannya dalam proyek Antisipasi Impact Memahami implikasi Manajemen proyek dan keputusan-keputusan pengalaman bisnis proyek serta mengelola harapan-harapan dan risiko Banyak Menggunakan Dengan keterampilan Pengalaman bisnis Pengaruh memperoleh kerjasama serta konsensus para manajer, user dan ahli teknologi KOMPETENSI MANAJEMEN MANUSIA KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA MENDAPATKANNYA? Memotivasi Orang Lain Memimpin dan Pengalaman bisnis mengarahkan orang lain untuk mengatasi perbedaan-perbedaan serta meraih tujuan proyek sebagai sebuah tim Ketrampilan Komunikasi Berkomunikasi secara Dapat dipelajari di matakuliah, efektif, lisan atau tulisan tetapi membutuhkan dalam konteks pengalaman bisnis pertemuan, presentasi, memo dan laporan Mengembangkan orang Memastikan para anggota Pengalaman bisnis lain tim proyek menerima tugas, pelatihan, supervisi dan umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek Memonitor & mengontrol Mengembangkan Peralatan dan teknik-teknik rencana, jadwal dan manajemen proyek, tetapi anggaran proyek. Secara membutuhkan pengalaman berkesinambungan proyek
4
memonitor perkembangan & membuat penyesuaian jika diperlukan KOMPETENSI MANAJEMEN DIRI (SELF MANAGEMENT) KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA MENDAPATKANNYA? Kepercayaan Diri Secara konsisten Pengalaman bisnis membuat dan mempertahankan keputusan-keputusan dengan kepercayaan diri kuat dalam proses dan atau fakta Manajemen Stress Bekerja efektif di bawah Pengalaman bisnis tekanan Kepedulian pada Secara konsisten dan jujur Pengalaman bisnis kredibilitas menyampaikan janji-janji dan solusi-solusi. Mempertahankan pertukaran teknis atau bisnis di lapangan jika diperlukan fleksibilitas Mampu menyelesaikan Pengalaman bisnis proses, gaya manajemen atau pembuatan keputusan berdasarkan situasi dan masalahmasalah yang tidak terantisipasi
5
PERTEMUAN 2 MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Pengertian manajemen proyek Fungsi-fungsi manajemen proyek Manajemen proyek sistem informasi Penjadwalan proyek sistem informasi PROYEK, PROSES, MANAJEMEN PROYEK PROYEK Urutan aktifitas yang harus diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran dan berdasarkan spesifikasi PROSES MANAJEMEN Aktifitas mendokumentasi, mengelola dan secara terus menerus memperbaiki proses pengembangan sistem MANAJEMEN PROYEK Merupakan proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan selama jangka waktu tertentu PROYEK, PROGRAM dan OPERASI OPERASI : Kegiatan atau rutinitas sehari-hari PROYEK : Menghasilkan sesuatu yang baru PROGRAM : Mengulang proyek APAKAH PROYEK ITU ? Urutan kegiatan atau tugas Terdiri dari sumber-sumber daya Menghasilkan tujuan atau obyektif Menghasilkan sesuatu yang baru PROYEK YANG GAGAL Tidak memenuhi keinginan user Implementasi tidak sesuai jadwal Sistem tidak efektif Pengerjaan melebiho jadwal yang ditentukan Budget yang melebihi target MENGAPA PROYEK GAGAL? Spesifikasi yang tidak jelas Perubahan dalam batasan sistem Terjadi ketidak sepakatan antar stakeholder Perencanaan yang buruk Kurangnya menguasai “seni” manajemen proyek Dokumentasi yang sangat minim Komunikasi yang kurang baik Kualitas yang rendah dan performa yang minim Tidak cukup sumber daya
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PROYEK
6
Memfokuskan diri pada uraian aspek internal (inward looking). Pembahasan lebih diarahkan pada uraian mengenai aktivitas-aktivitas manajemen berupa planning, organizing, actuating dan controlling. Di samping itu akan diuraikan pula unit kerja manajemen proyek yang meliputi fungsi keuangan, sumber daya manusia, logistik, produksi dan pemeliharaan proyek. NEGOSIASIKAN RUANG LINGKUP PROYEK Scope proyek atau batasan proyek merupakan wilayah bisnis sebuah proyek. Termasuk jawaban 5 (lima) pertanyaan berikut ini : Produk ; Apa yang anda inginkan? Kualitas ; Seberapa bagus barang yang anda inginkan? Waktu ; Kapan anda menginginkannya? Biaya ; Seberapa banyak ada bersedia membayar? Sumber Daya ; Sumber daya apa yang anda bersedia atau mampu berikan? TENTUKAN SUMBER DAYA People ; termasuk semua sistem owner, user, analysts, desainers, builders, external agents dan clerical help yang akan terlibat dalam sebuah proyek Services ; termasuk service seperti review kualitas yang dapat dikenakan biaya bila digunakan. Facilities and equipment ; termasuk semua ruangan, teknologi yang dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah proyek Supplies and material ; termasuk semua pensil, kertas, notebook, toner catridges dan lain-lain Money ; termasuk semua anggaran yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Siklus hidup manajemen proyek merupakan aktifitas siklus hidup silang yaitu aktifitas-aktifitas manajemen proyek meng-overlap semua fase-fase pengembangan sistem. Aktifitas-aktifitas manajemen proyek sama dengan fungsi-fungsi manajemen klasik : pelingkupan, perencanaan, perkiraan, penjadwalan, pengorganisasian, pengarahan, pengontrolan dan penutupan.
7
PENJADWALAN Salah satu faktor utama menuju kesuksesan proyek adalah menepati deadline Proyek selesai tepat waktu Proyek selesai sebelum deadline Deadline dapat ditentukan oleh manajemen atau client, juga dapat ditentukan oleh hasil perhitungan dari seorang manajer proyek Perlu perencanaan schedule yang baik STRATEGI PENJADWALAN FORWARD SCHEDULING ; merupakan pendekatan penjadwalan proyek yang menentukan proyek start (awal proyek) terlebih dahulu dan menjadwalkan maju setelah tanggal tersebut REVERSE SCHEDULING ; merupakan strategi penjadwalan proyek yang menentukan deadline proyek terlebih dahulu kemudian menjadwalkan mundur dari tanggal tersebut TUJUAN PENJADWALAN Peningkatan kualitas perencanaan dan pengendalian dalam menghadapi sejumlah kegiatan dan kompleksitas pekerjaan proyek.
8
PERTEMUAN 3 PERENCANAAN PROYEK SISTEM INFORMASI Prinsip perencanaan proyek Proses-proses dalam merencanakan proyek sistem informasi PERENCANAAN Perencanaan proyek merupakan proses penyusunan peta dari seluruh kegiatan proyek. Peta tersebut merangkai semua pekerjaan atau tugas beserta sumber dayanya untuk mencapai tujuan proyek yang telah disepakati. Secara sederhana, dengan menanyakan 3W + H, maka peta akan terbentuk. What, apa yang akan dikerjakan. Mendaftarkan semua tugas yang dilakukan pada saat proyek berlangsung. Berhubungan dengan perincian pekerjaan (Work Breakdown Structure). When, kapan masing-masing tugas dilaksanakan dan berapa lama. Berhubungan dengan penjadwalan proyek (Project Schedule) Who, siapa yang bertanggung jawab melakukan masing-masing pekerjaan. Berhubungan dengan pengerahan sumber daya (resource assignments) How Much, berapa anggaran yang disediakan untuk proyek tersebut. Berhubungan dengan anggaran/budget PRINSIP PERENCANAAN PROYEK a. Tujuan organisasi yang jelas b. Tugas yang dilakukan harus jelas c. Pembagian tugas yang adil d. Penempatan posisi yang tepat e. Adanya koordinasi dan integrasi
PROSES -PROSES DALAM MERENCANAKAN PROYEK SISTEM INFORMASI Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat bantu dan teknik-teknik (Tools and techniques) pada aktivitas-aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi Proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam lima kelompok, yaitu : 1. Proses inisiasi (Intiation process) 2. Proses perencanaan (Planning process) 3. Proses pelaksanaan (Executing process) 4. Proses pengontrolan (Controlling process) 5. Proses penutupan (Closing process)
Initiating Processe s
Planning Processe s
Controlli ng Processe s
Executin g Processe s
Controlli ng Processe s
9
Metodologi Manajemen Proyek
Keterangan : Dimulai dengan initiating process Kemudian dilakukan planning process Berdasarkan planning yang ada, maka dilakukan executing process Selanjutnya pelaksanaan controlling process Executing & controlling process bisa dilakukan secara berulang Bila dalam controlling process masih ada yang perlu diperbaiki, maka buatlah re_planning atau perencanaan ulang (perbaikan perencanaan).
METODOLOGI MANAJEMEN PROYEK (Project Management methodology) atau Tahapan Manajemen Proyek (Project Development Stage) atau PMI Process Group 1. PROJECT INITIATION 1.1. Mekanisme Project Initiation Tahap awal (pertamakalinya) suatu proyek dimulai Inisiasi proyek adalah memberikan gambaran global suatu proyek dalam bentuk definisi proyek Definisi proyek akan memperlihatkan gambaran global sebuah proyek yang akan dikerjakan Gambaran global ini biasanya berisi ruang lingkup proyek, tujuan proyek, waktu pengerjaan proyek, biaya proyek dan informasi umum lainnya Inisiasi proyek adalah dokumen definisi proyek akan dijadikan sebagai bahan, pegangan dan acuan dalam perencanaan proyek, yaitu pembuatan dokumen perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan) 1.2. Tujuan Project Initiation Menentukan tujuan proyek secara rinci Mengidentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan (Critical Success Factor) untuk pelaksanaan proyek Menentukan ruang lingkup, jadwal proyek, kebutuhan sumber daya proyek secara garis besar, asumsi proyek serta batasan-batasan proyek sebagai acuan dalam membentuk perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan) Menentukan kriteria keberhasilan proyek. 1.3. Mekanisme Project Initiation Pemilik proyek (Project owner) memberi penugasan (assignment) kepada manajer proyek dan tim proyek Manajer dan tim proyek secara bersama-sama membuat definisi proyek dan disetujui oleh pemilik proyek Definisi proyek yang telah dibuat, dijadikan acuan/landasan dalam pembuatan perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan) Catatan : Pelaksanaan proyek inisiasi adalah manajer proyek dan tim proyek Project Team Assignment merupakan input bagi Project initiation
10
Project Team Assignment berupa dokumen resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek Project Team Assignment bisa dalam bentuk : Surat perintah kerja Surat keterangan lainnya Pada intinya surat keterangan tersebut memberi wewenang kepada manajer dan team proyek untuk melaksanakan suatu proyek (pekerjaan) dalam bentuk surat resmi yang ditandatangani oleh pemilik proyek 2. PROJECT PLANNING/PERENCANAAN PROYEK 2.1. Mekanisme Project Planning Perencanaan proyek biasanya dalam bentuk dokumen perencanaan manajemen proyek (Project Management Plan) Deskripsi detail dari definisi project yang telah dibuat Perencanaan proyek secara umum berisi : 1. Tujuan dan Ruang Lingkup (Scope Management) 2. Waktu Pengerjaan/Jadwal Proyek (Time Management) 3. Rencana Anggaran Biaya Proyek (Cost Management) 4. Kualitas Proyek (Quality Management) 5. Sumberdaya Proyek (Resource Management) 6. Managemen Risiko (Risk Management) 7. Perencanaan Komunikasi (Communication Management) 8. Pengadaan (Procurement Management) 9. Integrasi (integration Management) Semakin kompleks dan besar proyek maka semakin lengkap perencanaan manajemen Proyek 2.2. Tujuan Project Planning Mendefinisikan ruang lingkup proyek Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek Menentukan alokasi dana yang dibutuhkan proyek Menetapkan prosedur dan mekanisme kontrol/pengontrolan proyek Menentukan kualifikasi, peran dan tanggung jawab serta jumlah personil yang dbutuhkan untuk melaksanakan proyek Mengidentikasi risiko-risiko proyek dan menentukan tindakan penangulangannya (project risk management) Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek (communication management) Menentukan dan menyetujui project baseline yang akan menjadi acuan untuk mengukur kinerja proyek 2.3. Mekanisme Project Planning Manager proyek bersama-sama dengan tim proyek mempelajari definisi proyek Membuat perencanaan managemen proyek berdasarkan definisi proyek yang telah dibuat Persetujuan dari pemilik proyek, bahkan perencanaan manajemen proyek dijadikan acuan dalam pelaksanaan proyek Catatan : Pelaksanaan project planning adalah manajer proyek dan tim proyek Setiap perubahan atau usulan perubahan harus melalui prosedur kontrol perubahan (change control procedure)
11
Perubahan yang mempengaruhi ruang lingkup, jadwal dan biaya harus dilaporkan oleh manager proyek serta harus diketahui oleh pemilik proyek dan disetujui oleh pihak manajemen perusahaan Manager proyek bertanggung jawab penuh untuk memelihara, merevisi dan mengkomunikasikan Project Management Plan secara berkala Manager proyek harus memonitor, mengontrol dan melaporkan status proyek kepada pemilik proyek Manager proyek harus menetapkan tanggung jawab dan wewenang masingmasing personil tim proyek Manager proyek, tim proyek dan pemilik proyek harus menentukan prosedur kontrol perubahan yang akan digunakan dalam proyek. 3. PROJECT EXECUTION / PELAKSANAAN PROYEK 3.1 Pengertian Project execution Tindak lanjut dari apa yang telah dituangkan dalam Project Management Plan 3.2. Tujuan Project execution Merealisasikan perencanaan proyek yang tertuang dalam perencanaan manajemen proyek Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga mengoptimalkannya serta pemanfaatan sumber daya non_personil Merealisasikan perubahan perencanaan proyek yang telah disetujui 3.3. Mekanisme Project Execution Manajer dan tim proyek membentuk kerjasama tim selama proyek berlangsung/pembentukan team building Manajer dan tim proyek melaksanakan tugas yang sudah tertuang dalam Project Management Plan Membuat laporan pelaksanaan proyek Mendapatkan persetujuan untuk setiap fase pekerjaan/deliverable proyek yang telah diselesaikan Catatan : Pelaksanaan proyek adalah manajer dan tim proyek Semua tim proyek bertanggung jawab terhadap aktivitas team building Tim proyek bertanggung jawab melaksanakan tugas sesuai dengan yang tertuang dalam Project Management Plan Setiap fase harus mendapat persetujuan dari pihak berwenang (manajer dan pemilik proyek) 4. PROJECT CONTROLLING/PENGONTROLAN PROYEK 4.1. Pengertian Project Controlling Pengontrolan terhadap kegiatan atau aktivitas suatu proyek sesuai dengan Project Management Plan yang telah dibuat Mengecek apakah kegiatan atau aktivitas proyek sesuai dengan estimasi dan rencana awal atau sesuai dengan target atau belum Bila belum, action/tindakan apa sajakah yang harus dilakukan agar tujuan proyek bisa terpenuhi 4.2. Tujuan Project Controlling Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan
12
Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi dan rencana awal Dengan melakukan kontrol diharapkan adanya masukan apakah project Management Plan perlu diupdate atau tidak 4.3.Mekanisme Project Controlling 1. Kontrol terhadap time, scope and quality Membandingkan rencana jadwal, lingkup dan kualitas terhadap actual progress Gunakan form activity tracking table 2. Kontrol terhadap biaya/cost Menentukan biaya yang telah dikeluarkan dari dimulainya suatu proyek sampai dengan saat ini (actual expenditure) Membandingkan actual expenditure dengan rencana anggaran Menentukan biaya dan waktu dari saat ini sampai dengan selesai proyek (estimate to complete) Menentukan biaya dan waktu penyelesaian proyek (estimate at completion) Estimate of completion = actual expenditure + estimate of complete 3. Dari informasi yang diperoleh terhadap kontrol scope, time, quality dan cost Buat laporan tentang status dan kemajuan proyek 4. Bila dari kontrol diperlukan perubahan planning Lakukan re-planning Gunakan project planning & PMP update Catatan : Pihak yang terlibat adalah user, manager proyek, tim proyek dan pemilik proyek Pemilik proyek harus memastikan project controlling berjalan dengan semestinya Manajer proyek harus memonitoring kemajuan dan status proyek serta melaporkan kepada pemilik proyek secara berkala Pembahasan masalah teknis dan operasional tentang bagaimana cara pembuatan form atau laporan yang berkaitan dengan project control 5. PROJECT CLOSURE/PENUTUPAN PROYEK 5.1. Pengertian Project Closure Memberikan laporan tentang hasil-hasil apa saja yang diperoleh dari suatu rangkaian aktivitas-aktivitas proyek yang telah dilaksanakan Bentuk pelaporan tentang semua hasil pekerjaan yang telah dilakukan tersebut dituangkan dalam bentuk dokumen laporan Tahap ini harus diyakini bahwa semua deliverable proyek telah dipenuhi dan pekerjaan yang belum diselesaikan (outstanding task) harus segera dicatat dan kemudian diselesaikan Setelah pekerjaan selesai yang tertuang dalam bentuk dokumen laporan resmi langkah terakhir pembubaran tim proyek 5.2.
Tujuan Project Closure Secara formal mengakhiri proyek dengan semua pihak yang terlibat didalam suatu proyek Mengakhiri penugasan anggota tim proyek
5.3. Mekanisme Project Closure 1. Manajer proyek melakukan serah terima hasil pekerjaan berupa :
13
Laporan Pelaksanaan Pekerjaan Laporan Penyelesaian Pekerjaan BA Penyelesaian Pekerjaan BA Serah Terima Pekerjaan 2. Pembubaran Tim Proyek Catatan : Manajer proyek harus memastikan bahwa penutupan proyek (Project closure) telah dilakukan sebagaimana mestinya sebelum pembubaran tim proyek. KERANGKA KERJA / FRAME WORK Scope Mgt Stak e hold er
Time Mgt
Cost Mgt
Quality Mgt
Project Integration Mgt
TOOLS & TECHNIQUES
Proj ect Succ ess
KETERANGAN Stakeholder mempunyai proyek Proyek didelegasikan ke manager proyek Manajer proyek mengelola proyek tersebut Pengelolaan proyek meliputi : 1. Scope management/manajemen ruang lingkup 2. Time management/manajemen waktu 3. Cost management/manajemen biaya 4. Quality management/manajemen kualitas 5. Human resource management/manajemen sumberdaya manusia 6. Communication management/manajemen komunikasi 7. Risk management/manajemen risiko 8. Procurement management /manajemen pengadaan 9. Project integration management/manajemen integritas Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkanpada knowledge area tersebut untuk memperoleh hasil yang diinginkan yaitu suksesnya proyek Project Management Body of Knowledge 1. Project Scope management/manajemen ruang lingkup Mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan (scope) yang harus dilakukan untuk menghasilkan deliverable sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan. Deliverable bisa berupa produk, jasa, prosedur, sistem maupun keluaran dalam bentuk lain Pembahasan manajemen ruang lingkup meliputi : Scope planning : menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan, diverifikasikan dan dikontrol serta bagaimana WBS didefinisikan Scope definition : membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan produk, deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan jadwal sebagai acuan untuk membuat WBS Work Breakdown Structure (WBS) : menjabarkan scope statement menjadi suatu susunan deliverables yang mudah diatur serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama
14
Scope verification : mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal Scope Control : mengontrol perubahan ruang lingkup proyek 2.
Project Time management/manajemen waktu Proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai ditetapkan. Pembahasan manajemen waktu meliputi : Penyusunan jadwal proyek Memonitoring jadwal proyek Pengontrolan perubahan jadual proyek
waktu yang
3. Cost management/manajemen biaya Proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biayaproyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan Pembahasan manajemen biaya : Cost Estimating : membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas Cost Budgeting : menyusun total prakiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan menetapkan cost baseline Cost Control : mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan 4. Human resource management/manajemen sumberdaya manusia Proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan, mengorganisir dan memanage project team Pembahasan manajemen sumber daya manusia meliputi : Human resource planning : mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta mendokumentasi peran dan tanggung jawab masingmasing Menunjuk/mendapatkan personil tim yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan proyek Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerjasama tim untuk meningkatkankinerja proyek Mengelola project team dengan mengkoordinasi dan memonitoring kinerja tim, memberikan umpan balik dan membantu memecahkan masalah proyek. 5. Risk management/manajemen risiko Proses yang diperlukan untuk meminimalkandampak negatif risiko terhadap keberhasilan proyek Pembahasan manajemen risiko meliputi : Risk management planning : menentukan metode pendekatan perencanaan dan pelaksanaan manajemen risiko yang akan ditetapkan Risk identification : mengidentifikasi potensi risiko, membuat kategori risiko berdasarkan karakteristinya serta mendokumentasikannya Qualitative risk analysis : memperkirakan dan menganalisis kemungkinan dan besarnya dampak yang akan ditimbulkan risiko Quantitative risk analysis : membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas risiko Risk response planning : menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak
15
Risk monitoring & control : memonitor risiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya risiko baru, mengevaluasi pelaksanaan risk response plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan Catatan : Kategori risiko terdiri dari : Manajemen proyek : risiko yang terkait dengan manajemen proyek, misalnya kurang dukungan dari pihak manajemen, proses manajemen proyek tidak memadai, ruang lingkup dan diliverable proyek yang tidak jelas dan sebagainya Teknologi : risiko yang berkaitan dengan desain dan implementasi proyek yang bersifat teknis, misalnya adopsi teknologi baru yang tidak sesuai dengan platform lama sehingga memunculkan bugs. Sumber daya : risiko yang terkait dengan sumber daya proyek, misalnya pendanaan, ketersediaan personil yang memenuhi kualifikasi, ketersediaan sarana & prasarana, alokasi sumber daya dan sebagainya Organisasi : risiko yang terkait dengan isu internal organisasi, misalnya konflik kepemilikan proyek, perubahan kebijakan perusahaan dan sebagainya Eksternal : risiko yang terkait dengan faktor eksternal diluar proyek dan organisasi, misalnya faktor alam, perubahan regulasi pemerintahan, isu ketenagakerjaan, krisis moneter dan sebagainya. 6. Communication management/manajemen komunikasi Komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien Pembahasan manajemen komunikasi meliputi : Communication planning : menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dengan harapan stakeholder Information distribution : menyediakan informasi proyek dan mendistribusikannya sesuai perencanaan Performance reporting : melaporkan status dan kemajuan proyek secara obyektif dan tepat waktu Manage stakeholders : membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder untuk memenuhi kebutuhan serta melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan 7. Quality management/manajemen kualitas Untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan Pembahasan manajemen kualitas meliputi : Quality planning : menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan cara pemenuhannya Quality assurance : melaksanakan aktivitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah memenuhi standar proses yang ditetapkan Quality control : memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu 8. Procurement management /manajemen pengadaan Proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang dan atau jasa yang disediakan oleh vendor/kontraktor sesuai jadwalnya. Pembahasan Manajemen pengadaan meliputi :
16
Project planning : menentukan kebutuhan pengadaan barang dan/ atau jasa oleh vendor/kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan Solicitation planning : menyusun dokumen pengadaan dan kriteria penilaian Conduct solicitation : mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang dan menerima proposal/penawaran yang diajukan vendor/kontraktor Source selection : memilih dan menunjuk vendor/kontraktor pemenang Contract administration : menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama vendor/kontraktor pemenang me-review dan menyempurnakan isi kontrak Contract closure : penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana) 9. Project integration management/manajemen integritas Proses dan aktivitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengkombinasi, menyatukan dan mengkoordinasikanberbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan. Pembahsan manajemen integritas meliputi : Membuat project definition sebagai gambaran awal proyek Membuat project management plan Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek Memonitor dan mengontrol aktivitas-aktivitas proyek, mulai dari initiation, planning, execution sampai dengan closing proyek Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur kontrol perubahan atau changes control procedure Menyelesaikan dan menutup proyek secara formal TUJUAN / MANFAAT MANAJEMEN PROYEK Efisiensi baik dari sisi biaya, sumber daya maupun waktu Kontrol terhadap proyek lebih baik sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang ditentukan Meningkatkan kualitas Meningkatkan produktifitas Bisa menekankan resiko yang timbul sekecil mungkin Koordinasi internal yang lebih baik Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim TIGA FAKTOR PEMBATAS Tiga faktor pembatas didalam lingkup manajemen proyek, yaitu : 1. Scope atau ruang lingkup Membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada sebuah proyek Sejauhmana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan Ruang lingkup atau batasan proyek sangatlah diperlukan dalam suatu proyek, hal ini berdampak pada faktor-faktor proyek yang lain, terutama menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek Semakin besar scope/ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaannya, ini tentunya berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan. 2. Time atau waktu Salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek
17
Bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat penting, terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada pembengkakan biaya 3. Cost atau Biaya Menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek Semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek Scop e
Cost Targ et
Tim e
Quality ? Triple Constraint + Quality Factor = Quadruple Constraint
ASOSIASI dan PROFESI MANAJEMEN PROYEK Di kalangan lingkungan internasional, terdapat asosiasi manajemen proyek, diantaranya adalah : The Project Management Institute (PMI) The American Academy of Project Management (AAPM) The Agile Project Leadership Network (APLN) The Association for Project Management (UK) (APM) The Australian Institute of Project Management (AIPM) The International Project Management Association (IPMA). Demikian pula terdapat standarisasi internasional manajemen proyek, diantaranya adalah : A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) The Standart for Program Management The Standart for Portfolio Management APM Body of Knowledge 5th ed. (APM-Association for Project Management (UK)) PRINCE2 (PRoject IN a Controlled Environment) Ada juga sertifikasi profesional manajemen proyek untuk kalangan internasional, diantaranya adalah : CPM (The International Association of Project & Program Management) IPMA (Levels of Certification : IPMA-A, IPMA-B, IPMA-C and IPMA-D) PMP (Project Management Professional) CAPM (CertificatedAssociate in Project Management) PMI Certifications Master Project Manager, Certificated International Project Manager
18
PERTEMUAN 4 TAHAPAN-TAHAPAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI Daur hidup pengembangan sistem Tahap investigasi sistem informasi Tahap analisis sistem informasi Tahap perancangan sistem informasi Tahap pembuatan sistem informasi DAUR HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM Metode daur hidup ini terdiri dari beberapa tahap proses, yaitu : tahap perencanaan, analisis, perancangan, penerapan, evaluasi, penggunaan dan pemeliharaan. TAHAP PERENCANAAN SISTEM INFORMASI Pada tahap ini, tim pembuatan sistem mencoba memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikannya secara rinci, kemudian membentuk tujuan pembuatan sistem dan mengidentifikasi kendala-kendalanya. Tahapan ini menjadi sangat penting karena : 1. Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasi secara rinci 2. Pembangunan sistem informasi harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitif 3. Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besar-besaran didalam organisasi 4. Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja di dalam organisasi Beberapa keuntungan dari perencanaan SI berbasis komputer adalah : 1. Meningkatkan komunikasi antar manajer, pemakai dan pembuat 2. Meningkatkan efektivitas penggunaan sumber daya organisasi 3. Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan oleh individu maupun departemen 4. Mendukung proses evaluasi 5. Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan sistem jangka panjang Proses perencanaan SI mempunyai dampak secara langsung dan berlangsung lama pada semua level-level manajemen, pesaing-pesaing dan para pelanggan adalah : 1. Para pengelola harus dapat terlibat langsung dan meluangkan waktu untuk belajarguna mengetahui skala dan potensi dari teknologi komputer yang akan diterapkan untuk pembangunan SIM 2. Perencanaan ini mendorong para manajer departemental untuk berpikir secara integral antar departemental 3. Para staf level operasional yang tidak trampil dalam mengoperasikan teknologi akan segera pensiun 4. Perencanaan ini mendorong terbentuknya suatu keunggulan kompetitif sehingga situasi persaingan antar organisasi akan semakin kompleks 5. Para pelanggan akan mendapat layanan yang lebih baik lagi karena informasiinformasi tentang pelanggan telah menjadi bagian yang integral di dalam sistem informasi organisasi yang terpadu
19
Perencanaan SI meliputi seluruh aspek aliran informasi dalam organisasi. Membuat perencanaan SI harus meliputi : Kebijakan, Sistem informasi, Perangkat keras, Perangkat lunak sistem, Komunikasi, Organisasi, Personel, Pengelolaan, Operasional, Standar dan prosedur, fasilitas, otomatisasi perkantoran, layananlayanan dan lain-lain. Pengorganisasian untuk Perencanaan Sistem Informasi Penolakan atas rencana SIM Persetujuan Akhir Perancang SIM Persetujuan rencana SIM Oleh Komite Pengendali Umpan baik dan masukan Secara kontinyu Komite Perencanaan SIM dan Pemakai
Laporan Perkembangan Perancang SIM
Laporan Perkembangan Perancang SIM
Pertemuan Umpan Balik 2 Minggu Sekali
Perancang SIM
Pertemuan Umpan Balik 2 Minggu Sekali
Sebagai Kewajiban Memberi Umpan Balik
Peran manajemen dalam proses perencanaan 1. Memberi umpan balik dan membangun kerjasama antar individu dan siapa saja yang terlibat baik langsung maupun tidak 2. Manajer bertanggung jawab untuk membuat kesanggupan guna menyusun perencanaan sistem informasi berbasis komputer dan jika saat tiba, maka para pengelola harus siap untuk mendukung implementasi rencana tersebut Tanpa perencanaan yang baik, sistem yang dibangun menjadi tidak optimal atau bahkan tidak dapat digunakan TAHAP ANALISIS SISTEM INFORMASI Pada tahap ini tim pembuat sistem akan menganalisis permasalahan lebih mendalam dengan menyusun suatu studi kelayakan Menurut Mc. Leod terdapat 6 dimensi kelayakan : 1. Kelayakan teknis adalah menganalisis ketersediaan perangkat keras, perangkat lunak dan organisasi untuk melaksanakan proses yang diperlukan. 2.
Pengembalian ekonomis adalah menganalisis manfaat, penggunaan dan potensi pengembalian secara ekonomis dari pembangunan sistem itu. Dengan memantau sejauh mana penghematan dapat dilakukan, maka peningkatan pendapatan dan kemampulabaan dapat diperoleh sehingga perusahaan dapat merasakan manfaat nyata dari pembangunan SI tersebut.
3.
Pengembalian non-ekonomis adalah menganalisis manfaat, penggunaan, potensi dan keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur secara finansial, seperti ketersediaan informasi yang akurat dan up to date setiap saat, citra perusahaan, moral karyawan, layanan konsumen yang semakin memikat dan penguatan posisi perusahaan terhadap para pesaingnya.
4.
Hukum dan etika adalah menganalisis apakah sistem yang dibuat akan beroperasi dengan batasan hukum dan etika pada umumnya dan kultur perusahaan pada khususnya.
20
5.
Operasional adalah menganalisis apakah sistem dapat diimplementasikan. Hal ini menyangkut analisis terhadap tempat lingkungan dan sumber daya manusia yang akan mengoperasikannya. Untuk memperoleh informasi yang tepat dari para pemakai, baik dari sisi perusahaan maupun dari sisi konsumen, fapat digunakan model kuesioner. Hal-hal yang berkaitan langsung dengan para pemakai antara lain model antarmuka yang interaktif dan komunikatif, prosedur pengoperasian dan lain sebagainya.
6.
Jadwal adalah menganalisis apakah mungkin dalam keterbatasan waktu yang ada, sistem tersebut dapat disusun dan diselesaikan
Studi Kelayakan juga harus dilakukan terhadap Faktor-faktor berikut ini agar pemodelan sistem informasi dapat digunakan dalam lingkup yang tepat : 1. Kelayakan organisasi adalah sejauh mana organisasi mendukung dan memprioritaskan pembangunan SI? Tanpa dukungan yang penuh, SI tidak dapat terbentuk. 2.
Memilih kelompok bisnis atau pasar sasaran mana yang akan menjadi tujuan penetrasi produk-produk yang akan dipasarkan. Pasar sasaran yang dipilih berarti juga menentukan siapa pemakai sistem tersebut kelak setelah jadi.
3.
Melihat kemungkinan-kemungkinan permodalan adalah besarnya modal yang dapat dihimpun tentu akan mempengaruhi perancangan kinerja sistem. Bila modal yang tersedia besar, maka diperkirakan sistem yang dibangun sudah melibatkan teknologi-teknologi terkini.
4.
Tingkat kompetisi produk harus dapat dideteksi dengan baik. Tingkat kompetisi akan mempengaruhi pembangunan sistem. Oleh karena itu, pembangunan sistem harus dilakukan dengan berorientasi pada pemakai, karena pemakailah yang akan memberi penilaian terhadap sistem dalam lingkungan kompetisi yang sangat ketat.
5.
Lingkungan operasional sistem. Di mana sistem akan dioperasikan? Apakah hanya di dalam toko atau dapat diakses secara bebas melalui komputer pribadi atau warnet-warnet? Hal ini akan mempengaruhi perancangan terhadap fleksibilitas sistem.
6.
Sistem harga. Apakah dalam melakukan transaksi, harga produk didasarkan pada ketentuan yang sudah ditetapkan atau ada aturan-aturan pemberian diskon atau bahkan terjadi tawar-menawar. Pemodelan sistem harga ini tentunya akan menentukan model pemasukan data dalam sistem.
TAHAP PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap perancangan, antara lain : 1. Kebutuhan perusahaan, yaitu dengan memahami bidang bisnis yang dikembangkan, sasaran pasar yang dibidik serta media yang akan digunakan. 2.
Kebutuhan operator, yaitu kebutuhan operator untuk memperoleh sistem yang mudah dipahami dan dioperasikan serta tampilan yang interaktif. Kebutuhan operator ini dapat diperoleh melalui proses wawancara atau kuesioner.
21
3.
Kebutuhan pemakai, yaitu keinginan-keinginan dari pemakai SI, dalam hal ini konsumen yang akan melakukan transaksi, seperti jaminan keamanan, standarisasi tampilan, kecepatan akses dan kemudahan dalam pengoperasian
4.
Kebutuhan teknis, yaitu meliputiarsitektur dan konfigurasi sistem. Secara teknis peralatan dan teknologi yang digunakan, termasuk didalamnya pertimbangan penggunaan peralatan yang tidak standar, seperti peralatan multimedia, kebutuhan interface, database dan perangkat lunaknya.
22
TAHAP PENERAPAN SISTEM INFORMASI Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun agar dapat diwujudkan. Proses implementasi untuk prosedur dalam teknologi komputer akan menggunakan bahasa komputer. Realisasi sistem pada tahap penerapan ini ditempuh dengan beberapa metode, antara lain : 1. Paket aplikasi Sistem diperoleh dengan cara membeli paket-paket aplikasi jadi yang dijual secara massal di toko-toko buku atau toko-toko komputer Keuntungan metode ini adalah perusahaan akan menghemat waktu, tenaga dan dana Kerugian metode ini tidak tepat untuk sistem perusahaan yang unik, apalagi dengan skalabilitas yang besar dan kompleks, beberapa fasilitasnya kurang andal dan biasanya sulit untuk dikembangkan lagi 2. Pengembangan oleh staf sendiri Sistem dibuat oleh staf ahli dari perusahaan sendiri Keuntungan metode ini adalah proses pembuatan sistem dapat dikontrol dengan baik dan hemat waktu karena staf sudah memahami kebutuhan, model dan keinginan dari perusahaan. Biaya untuk pengembangan kelak juga akan lebih hemat Kerugian metode ini sistem yang dibangun sering kali tidak memenuhi standar kualitas dan kurang terkonsep dengan baik untuk menghadapi TI. Mengingat kemampuan staf perusahaan yang berbeda-beda dan cenderung melakukan tambal sulam 3.
Pengembangan yang dilakukan dengan kerjasama yang dilakukan dari pihak luar (outsourcing) Perusahaan mempercayakan kepada pihak konsultan atau software house untuk membangun sistem yang dibutuhkan untuk memperoleh sistem yang andal dan memenuhi standar kualitas Keuntungan metode ini adalah perusahaan akan mendapatkan sistem baru secara tepat waktu dan lebih mudah untuk merawat dan mengembangkan sistem karena hal ini menjadi tanggung jawab pembuat sistem Kerugian metode ini adalah strategi perusahaan yang diimplementasikan didalam sistem dapat dibocorkan kepada pesaing atau pihak lain dan alternatif teknologi yang digunakan juga sangat tergantung pada pilihan dari pihak konsultan tersebut. Biaya pembuatan dan pemeliharaan sistem biasanya akan melambung tinggi karena adanya perhitungan yang didasarkan pada standar biaya yang ditetapkan oleh pihak konsultan
TAHAP EVALUASI SISTEM INFORMASI Pada tahap ini dilakukan uji coba sistem yang telah selesai disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar, sesuai karakteristik yang ditetapkan dan tidak ada kesalahan-kesalahan yang terkandung didalamnya. Tahap proses uji coba, antara lain : 1. Mengecek alur sistem secara keseluruhan, apakah sudah benar dan sesuai dengan harapan
23
2.
3.
Melakukan penelusuran pada sampel data dan dilakukan penelusuran, apakah prosedur yang digunakan untuk mengolah data menjadi informasi sudah benar dan beroperasi sesuai dengan logika sistem yang tepat Pengecekan dengan melibatkan data yang sesungguhnya
TAHAP PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN Pada tahap ini sistem telah diuji coba dan dinyatakan lolos dapat mulai digunakan untuk menangani prosedur bisnis yang sesungguhnya. Pemeliharaan sistem secara rutin dapat meliputi penataan ulang database, memback-up dan scanning virus. Sementara itu pemeliharaan juga termasuk melakukan penyesuaian-penyesuaian untuk menjaga kemutahiran sistem atau pembetulan atas kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dan belum diketahui sebelumnya.
24
PERTEMUAN 5 MANAJEMEN SUMBER DAYA PROYEK SISTEM INFORMASI Sumber daya proyek Kategori sumber daya Tim proyek dan organisasi Management human resource SUMBER DAYA PROYEK Tiga tipe sumber daya proyek 1. Sumber daya manusia 2. Sumber daya komponen software 3. Sumber daya perangkat keras/perangkat lunak 1.
Sumber daya manusia (Human Resource) Mengevaluasi ruang lingkup serta memilih kecakapan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pengembangan sistem Memilih jumlah person per proyek. Jumlah orang yang diperlukan proyek software ditentukan setelah menentukan estimasi effort pembangunan Untuk proyek kecil sekitar 6 orang per month adalah standar
2. Sumber daya komponen software (Software Resource) Reusable components Reusable adalah kreasi dan penggunaan kembali blok bangunan perangkat lunak Blok-blok tersebut harus dikatalogkan dan distandarisasikan untuk aplikasi yang mudah dan divalidasi untuk integrasi KATEGORI SUMBER DAYA Empat kategori sumber daya (resources) adalah : 1. Off the shelf components Software yang ada dapat diambil/diperoleh dari pihak ketiga dan sudah dibangun internal. COTS (Commercial Off The Shelf) 2. Full experience components Spesifikasi design, code atau data test yang sudah ada yang dikembangkan pada proyek yang lalu yang serupa dengan software yang akan dibangun pada proyek saat ini 3. Partial experience components Spesifikasi yang ada (kode, desain dan data uji) perlu dimodifikasi 4. New components Software yang harus dibangun dari awal oleh team software untuk kebutuhan proyek sekarang ENVIRONMENT RESOURCES (SUMBER DAYA LINGKUNGAN) Lingkungan yang mendukung proyek software disebut juga dengan Software Engineering Environments (SEE) merupakan inkorporasi (penggabungan) dari software dan hardware SOFTWARE PROJECT ESTIMATION
25
Agar meraih cost/biaya dan usaha/effort estimasi yang reliable maka ada sejumlah pilihan yang dapat dipertanggung jawabkan : Menunda estimasi Menggunakan estimasi pada proyek yang mirip Menggunakan teknik dekomposisi Menggunakan satu atau lebih model empiris bagi estimasi biaya/usaha TIM PROYEK DAN ORGANISASI Tujuan : Memahami team proyek yang terlibat dalam pengembangan sistem Memahami pengertian team stakeholder Memahami bagaimana mengatur/manage human resource yang ada Memahami pengembangan tim dan organisasi PROJECT TEAM STAKEHOLDERS Merupakan individu-individu dan organisasi yang secara aktif terlibat dalam proyek atau orang-orang yang tertarik dan mempunyai kepentingan dalam mempengaruhi hasil akhir dari proyek tersebut. PARA PROJECT TEAM STAKEHOLDER 1. Project Manager Orang yang bertanggung jawab dalam mengelola proyek 2. Customer Individu atau organisasi yang dibangun
akan
menggunakan produk sistem yang
3. Organisasi Perusahaan dimana para karyawannya secara langsung terlibat dalam proyek pengembangan sistem 4. Sponsor Individu atau grup di dalam organisasi yang memberikan fasilitas dan finansial/keuangan dalam bentuk uang atau dalam bentuk lainnya dalam proyek pengembangan sistem PENGARUH ORGANISASI Organisasi terdiri dari : Korporasi, pemerintah, institusi, departemen kesehatan, badan internasional, asosiasi profesional dan lain-lain Sistem organisasi : a. Organisasi yang mendapatkan keuntungannyadari mengerjakan proyekproyek. Contoh : perusahaan arsitektur, konsultan, kontraktor konstruksi, kontraktor pemerintah b. Organisasi yang melakukan manajemen berdasarkan proyek untuk memfasilitasi manajemen proyek. Contoh : sistem finansial, akunting c. Organisasi yang bukan berorientasi pada proyek. Contoh : pabrik, perusahaan keuangan, firma dan lain-lain ORGANIZATION CULTURE AND STYLE
26
Sebagian besar organisasi telah membentuk kultur atau pola organisasinya yang unik berdasarkan kebijakan perusahaan, prosedur dan otoritas dan berbagai faktor lainnya.
STRUKTUR ORGANISASI TEAM FUNCTIONAL Merupakan bentuk hirarki dimana setiap karyawan memiliki satu pemimpin yang jelas. Staf digrup berdasarkan spesialisasi seperti produksi, marketing, engineering dan accounting
PROJECTERIZED Anggota team biasanya dialokasikan. Sebagian besar sumber daya organisasi terlibat dalam proyek dan manager proyek memiliki andil yang cukup besar dalam tanggung jawab dan wewenang
MATRIX Merupakan kombinasi dari fungsional dan projecterized Manager proyek sebagai koordinator daripada sebagai seorang manager Mengambil sumber daya dari semua bagian/departemen organisasi perusahaan, keahlian tertentu diperlukan untuk suatu proyek
27
MANAGEMENT HUMAN RESOURCE Merupakan proses yang diperlukan untuk memanfaatkan secara efektif semua orang yang terlibat dalam proyek, termasuk stakeholder, sponsor, customer, designer builder, konributor dan lain-lain. Kegiatan terdiri dari : Organization Planning, Staff Acqusition dan Team Development.
KEGIATAN MANAJEMEN HUMAN RESOURCE a. Organizational Planning Mengidentifikasi, mendokumentasi dan memberikan peranan, tanggung jawab dan hubungan pelaporan dalam sebuah proyek b. Staff Acquisition Membuat sumber daya manusia mendapat peranan dan bekerja pada proyek yang ditentukan c. Team Development Membangun keahlian individu dan keahlian grup untuk meningkatkan performa team proyek MEMBUAT TEAM LEBIH SOLID 1. Melakukan rapat yang produktif 2. Membangun ruang dalam satu team, menempatkan team dalam satu lokasi 3. Membuat logo team (team „signs‟) sign yang dapat membangun identitas team 4. Publikasikan usaha team, project di bahasa dalam surat/newsletter perusahaan
28
MEMBERIKAN REWARD Memberikan reward/penghargaan untuk memotivasi anggota team Menulis surat untuk performa baik anggota team Merekomendasikan bonus Fasilitas baru diberikan kepada pekerja yang paling baik Mengajak makan
MEMBANGUN RELASI YANG BAIK Memberikan feedback yang positif Mempelajari latar belakang team member, mengenal nama-namanya Terbuka Konsisten dan tetap pada aturan Terlibat dalam situasi spesial. Contoh : ulang tahun, gathering, anniversary dan lain-lain Jangan mengkritik, jangan menyalahkan
29
PERTEMUAN 9 PERT & CPM PERT (Project Evaluation Review Technique) adalah model jaringan yang membolehkan penyelesaian secara acak dalam aktifitas waktu PERT – model jaringan grafis yang digunakan untuk menunjukkan ketergantungan antar tugas dalam sebuah proyek Penyelesaian PERT dibangun pada tahun 1950 untuk angkatan darat US Navy yang memilih kontraktor yang banyak berjumlah ribuan. Proyek tersebut dinamakan dengan Polaris Submarine Misile Program FUNGSI PERT : Menunjukkan proses urutan pada tugas-tugas apa yang harus diselesaikan Merupakan representasi grafis dari jadwal/penjadwalan kejadian-kejadian proyek Lebih berkosentrasi pada relasi antar tugas dan sedikit kosentrasi dengan garis waktu Menunjukkan tugas mana yang dapat dijalankan secara simultan Menunjukkan jalur kritis sebuah tugas yang harus diselesaikan agar proyek tersebut dapat menyelesaikan deadline proyeknya Dapat menunjukkan tanggal paling awal atau tanggal paling akhir untuk setiap tugas dan tanggal paling cepat dan tanggal paling akhir dari tanggal penyelesaian proyek Menunjukkan slack time (antar tugas) BAGAIMANA MENGGUNAKANNYA? Identifikasi semua tugas-tugas dan komponen-komponen Identifikasi tugas pertama yang harus diselesaikan Identifikasi tugas lainnya yang dapat dijalankan secara simultan dengan tugas 1 Identifikasikan tugas berikutnya yang harus diselesaikan Identifikasi tugas-tugas lainnya yang dapat dijalankan secara simultan dengan tugas 2 Lanjutkan proses ini sampai semua komponen tugas-tugas berurutan Tentukan durasi tugas Bangun/buatlah diagram PERTnya Tentukan jalur kritis proyek (Critical Path) ADANYA DUA KONSEP YANG HARUS DIPERHATIKAN SEHUBUNGAN DENGAN PERT : 1. EVENT Suatu kejadian aktifitas dari suatu keadaan yang terjadi pada saat tertentu. 2. ACTIVITY Suatu aktifitas dari pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian. SIMBOL NETWORK DIAGRAM ANAK PANAH : melambangkan kegiatan LINGKARAN : Melambangkan suatu peristiwa dan dibagi menjadi 3 ru ang SP : A Ruang sebelah kiri Nomor Peristiwa NO SP Ruang sebelah kanan atas SPA (Saat Paling Awal) L
30
-
Ruang sebelah kanan bawah SPL (Saat Paling Lambat)
ANAK PANAH TERPUTUS (DUMMY) Hubungan antar kegiatan tidak membutuhkan waktu sumber daya dan ruangan. Dummy hanya menunjukkan logika ketergantungan kegiatan yang patut diperhatikan. HUBUNGAN ANTAR KEGIATAN 1. HUBUNGAN SERI Antara dua kegiatan terdapat hubungan seri bila sebuah kegiatan tidak dapat dimulai dikerjakan kalau kegiatan lainnya belum selesai dikerjakan Kegiatan
Kegiatan pendahulu
A. Kegiatan memakai kaos kaki
-
B. Kegiatan memakai sepatu
A
C. Kegiatan mengikat tali sepatu
B
A
2.
3
2
1
C
B
4
HUBUNGAN PARALEL Jika sebuah hubungan bisa dimulai/diselesaikan tanpa perlu menunggu kegiatan lain selesai. Bentuk alternatif hubungan paralel dalam network diagram : Memiliki satu peristiwa akhir bersama Memiliki satu peristiwa awal bersama Memiliki satu peristiwa akhir dan satu peristiwa awal bersama Memiliki peristiwa awal yang berlainan dan peristiwa akhir yang berlainan
HUBUNGAN ANTAR PERISTIWA DAN KEGIATAN 1.
Setiap kegiatan dimulai dari satu posisi dan berakhir pada satu posisi lain SP
SP NO
A
NO
SP L
SP L
2.
A
Dari satu posisi dapat dimulai lebih dari satu kegiatan
NO
NO
SP A SP L
NO
SP A SP L
SP A SP L
31
3.
Pada suatu posisi dapat berakhir bersama lebih dari satu kegiatan
NO
SP A SP L NO
NO
4.
SP A SP L
SP A SP L
Dua kegiatan yang berurutan digambarkan secara berseri
NO
SP A SP L
NO
SP A SP L
NO
SP A SP L
CRITICAL PATH METHOD (CPM) Critical Path Method merupakan grafik yang mirip dengan PERT dan kadang dikenal sebagai PERT/CPM Dengan grafik CPM maka critical path dapat ditentukan CRITICAL PATH (JALUR KRITIS) Terdiri dari satu set tugas-tugas yang saling bergantung (semua bergantung pada tugas sebelumnya). Dimana kesemuanya itu memerlukan waktu yang lama dalam menyelesaikan tugasnya. Tugas-tugas yang memiliki critical path perlu perhatian yang khusus oleh manajer proyek dan orang-orang yang ditugaskan pada pekerjaan tersebut Waktu penyelesaian kegiatan dihitung dari setiap jalur (path) dari kegiatan didalam jaringan tugas Path : Urutan kegiatan yang berhubungan dalam proyek Jalur Kritis : Jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal sampai akhir kegiatan didalam diagram jaringan. Jalur kritis menunjukkan kegiatan yang kritis KEGIATAN DISEBUT KRITIS JIKA : Terjadi penundaan waktu kegiatan mempengaruhi penyelesaian proyek secara keseluruhan
32
Kegiatan disebut tidak kritis jika terjadi penundaan kegiatan tidak mempengaruhi penyelesaian proyek secara keseluruhan (dapat ditunda). Maksimum waktu tunda kehiatan tidak kritis disebut slack atau float JALUR KRITIS DIANGGAP PENTING DENGAN ALASAN : Waktu proyek tidak dapat dikurangi. Jika waktu penyelesaian proyek akan dipercepat, maka yang dipercepat adalah waktu jalur kritisnya Menunda kegiatan di jalur kritis menyebabkan penundaan waktu penyelesaian proyek. PERBEDAAN CPM dan PERT CPM memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian sebuah proyek sedangkan pada PERT besarnya biaya berubah-ubah sesuai dengan lamanya waktu dari semua aktifitas yang terdapat dalam satu proyek Di dalam menentukan perkiraan waktu untuk melaksanakan setiap aktifitas, CPM dianggap lebih memiliki dasar yang lebih kuat -e-
33
PERTEMUAN 10 PENJADWALAN PROYEK SISTEM INFORMASI DAN NETWORK DIAGRAM TUJUAN Sebagai pengenal atau identitas peristiwa yang bersangkutan untuk membedakan suatu peristiwa dengan peristiwa lainnya Sebagai pengenal kegiatan atau dummy atau penghubung peristiwa Dipakai sebagai urutan-urutan proses perhitungan saat paling awal (SPA) dan perhitungan saat paling lambat Untuk mengetahui saat awal dan saat akhir semua kegiatan yang ada dalam sebuah proyek dan untuk mengetahui saat awal dan saat akhir SYARAT NOMOR PERISTIWA DALAM SEBUAH NETWORK DIAGRAM Nomor peristiwa harus berupa angka atau huruf Nomor peristiwa awal sebuah kegiatan atau sebuah dummy harus lebih kecil daripada nomor peristiwa akhit Nomor peristiwa awal sebuah network diagram diberi nomor 1 PROSEDUR PEMBERIAN NOMOR PERISTIWA Nomor awal network diagram diberi nomor 1 Bila sebuah peristiwa dianggap sebagai peristiwa akhir dari sebuah atau beberapa kegiatan dan dummy PENGGAMBARAN
34
PERTEMUAN 12 MANAJEMEN BIAYA Sebuah proyek membutuhkan anggaran untuk menentukan berapa banyak harga uang yang dibutuhkan dan yang akan dialokasikan sampai selesainya proyek tersebut sesuai dengan rencana. PROJECT COST MANAGEMENT Meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya proyek tidak melebihi anggaran yang ditetapkan. Pembahasan project cost management meliputi : Cost estimating : membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas Cost Budgeting : menyusun total prakiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan menetapkan cost baseline Cost Control : mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur kontrol perubahan
35
RENCANA KEBUTUHAN PROYEK PM harus mampu mengidentifikasi kebutuhan sumber daya dan kapan dibutuhkan. Sumber daya terdiri dari : Tenaga kerja Materials Peralatan INPUT UNTUK PERENCANAAN SUMBER DAYA Work Breakdown Structure digunakan sebagai dasar input perencanaan Historical Information mengambil dari proyek yang pernah dikerjakan Scope statement menentukan cakupan pekerjaan Resource Pool Description masing-masing tahap memiliki kebutuhan yang spesifik Organizational Policies agar perencanaan sumber daya tidak bertentangan dengan aturan perusahaan Activity Duration Estimates KOMPONEN BIAYA PROYEK Metodologi adalah suatu cara yang disarankan untuk melakukan suatu hal 1. Tenaga Kerja 2. Asumsi Perancangan : User jumlah yang terpengaruh hasil proyek Function Point Metrik ini diperoleh dari keterhubungan dasar antara domain informasi software dan kompleksitas software. Function Points biasanya digunakan dalam mengukur sistem informasi manajemen (SIM) Pada metodologi ini software dapat diklasifikasikan menjadi 5 domain, yaitu : - Jumlah data input pengguna - Jumlah data output pengguna - Jumlah data permintaan pengguna - Jumlah fie - Jumlah file interface luar Kemudian hitung nilai fungsi proyek yang mungkin pada setiap kategori dan kemudian setiap nilai perhitungan dikalikan dengan faktorkompleksitas sebagai berikut : sederhana, rata-rata dan komplek Standart Tools/Software/Hardware yang digunakan 3. Politik PENYEBAB ESTIMASI BURUK Orang yang kurang pengalaman Perkiraan teknis yang buruk Perubahanperubahan pada proyek Faktorfaktor psikologi Penawaran yang rendah Politik PENDEKATAN TRADISIONAL UNTUK ESTIMASI BIAYA (Cost Estimates) BOTTOM-UP Fokusnya mendata semua biaya-biaya yang berhubungan dengan proyek
36
Total project cost merupakan penjumlahan dari biaya semua elemen Caranya menentukan biaya berdasarkan WBS Sebelum menentukan biaya terlebih dahulu menentukan WBS
TOP-DOWN (PARAMETRIC COST ESTIMATING) Fokusnya adalah memformulasikan estimasi parameter-parameter yang digunakan
biaya
berdasarkan
relasi
BOTTOM-UP COST ESTIMATES Proses membuat detail estimasi untuk masing-masing komponen kerja (WBS) berupa “Labor & Material” yang akan dimasukkan pada perhitungan akuntansi sesuai dengan beban biaya CONTOH BOTTOM-UP WBS Task Cost 7.0. Project : pour concrete 14.900 0 foundation 7.1. Conduct survey 1.200 0 7.1. Measure foundation 900 1 dimension 7.1. Mark foundation 300 2 dimension 7.2. Clear debris 1.300 0 7.2. Remove rocks 600 1 7.2 …
PARAMETRIC COST ESTIMATING (TOP-DOWN) Menentukan biaya-biaya project berdasarkan parameter-parameter yang ada Dalam matematika persamaan sebuah garis lurus adalah Y = mX + b Dimana m dan b adalah parameter Y dan X adalah variabel Parameter menjelaskan struktur relasi dari setiap variabel Dengan Parametric Cost Estimating dapat ditentukan parameter-parameter yang memberikan pandangan yang jelas tentang suatu biaya dalam sebuah proyek CONTOH PARAMETRIC COST ESTIMATES Professional (5 person @$20/hr) $10,000 Technical support (2 person @15,00/hr) $30,000 Total Direct Wages $40,000 Fringe benefits + Overhead $42,000 Total = Fringe benefits + Overhead + Total Direct Wages
$82,400
METODE PARAMETRIK : Pendekatan yang dipakai dalam metode ini adalah mencoba meletakkan dasar hubungan matematis yang mengaitkan biaya atau jam-orang dengan karakteristik fisik tertentu dari objek (volume, luas, berat, tenaga/watt, panjang dan lain-lain).
37
Contoh : Jumlah murid perkelas Meter persegi luas lantai rumah Volume kapasitas penyimpanan/gudang Kapasitas produksi pabrik ton/hari Metode ini amat praktis untuk melakukan pengujian secara cepat dalam suatu kegiatan analisis biaya. Hal ini tepat digunakan pada waktu belum tersedianya data dan informasi untuk membuat perkiraan biaya yang lebih akurat. Meskipun demikian, karena metode ini, karena metode ini disusun atas dasar pengalaman atau catatan terdahulu maka pemakaiannya harus hati-hati, perlu dikaji apakah kondisi proyek yang sedang disiapkan serupa dengan proyek terdahulu sehingga angka-angka yang diperoleh masih dapat diterapkan. RUMUS MATEMATIS Rumus matematis yang menunjukkan hubungan antara biaya dengan variabel fisik didalam metode parametrik antara lain adalah : 1. KURVA LINIER Kurva linier yang paling sederhana adalah dalam bentuk Y = aX , dimana : Y = biaya X = variabel a = parameter yang menerangkan hubungan Y dengan X Misalnya : Y adalah biaya untuk membangun pabrik yang hendak diperkirakan (Rp.) X adalah kapasitas pabrik yang hendak dibangun (ton) a adalah angka yang menunjukkan biaya pembangunan perunitnya (misalnya, 4 juta/ton) yang didapat dari data : Y = 4X kurva linier bentuk lain adalah Y = pX + q, dimana q = komponen tetap / biaya tetap, seperti : harga tanah pX = komponen variabel Misalnya : Apabila tanah untuk mendirikan pabrik tersebut tidak mengalami perubahan harga meskipun kapasitas pabrik bertambah
38
39
2. KURVA PANGKAT Kurva pangkat yang sering dipakai dalam perkiraan biaya proyek adalah :
Dimana : Y1 = Biaya pembangunan instalasi A Y2 = Biaya pembangunan instalasi B X1 = Kapasitas instalasi A X2 = Kapasitas instalasi B n = Indeks harga yang lazimnya = 0,6 Misalnya : Suatu pabrik asam sulfat dengan kapasitas 50.000 ton/tahun berharga Rp. 9.000.000. berapa perkiraan biaya mendirikan pabrik sejenis dengan kapasitas 75.000 ton/tahun?
40
Estimasi biaya dan usaha proyek merupakan suatu kegiatan pengaturan sumber daya dalam mencapai tujuan dan sasaran dari proyek sehingga proyek dapat berjalan sesuai dengan tahapan dan target yang dikehendaki. Dalam usaha estimasi sering menghadapi dua permasalahan, yaitu over-estimates dan underestimates. Over-estimates (estimasi berlebihan) akan menimbulkan penambahan alokasi sumberdaya dari yang dibutuhkan sehingga akan meningkatkan penanganan material. Under-estimates (estimasi yang kurang) akan mengurangi kualitas dari produk karena tidak sesuai dengan standar. Untuk itu perlu dilakukan langkah yang hati-hati dalam melakukan estimasi suatu proyek sehingga dapat dicapai keberhasilan proyek yaitu tepat waktu, sesuai budget dan terpenuhinya standar kualitas produk. SIKLUS HIDUP ESTIMASI BIAYA : Instalasi Training Reparasi Preventive Maintenance Backup System / Disaster and Recovery Salaries and Materials
Fixed Cost adalah biaya bisnis yang tidak tergantung pada tingkat barang atau jasa yang dihasilkan oleh bisnis. Fixed cost berkaitan dengan waktu seperti gaji atau sewa yang dibayarkan setiap bulannya atau sering disebut dengan overhead cost. Variable Cost adalah biaya yang berkaitan dengan volume penjualan (dan dibayar per jumlah yang akan diproduksi)
Total Cost $
Variable Cost Fixed Cost Units
41
Pertemuan 13 MANAJEMEN RISIKO
RISIKO Berhubungan dengan kejadian di masa yang akan datang Melibatkan perubahan seperti perubahan pikiran, pendapat, aksi atau tempat Melibatkan pilihan yang tak pasti Hal-hal yang berhubungan dengan risiko : Risiko apa yang dapat menyebabkan proyek serba salah ? Bagaimana perubahan pada persyaratan pelanggan? Yang berhubungan dengan teknologi pengembangan, komputer target dll Masalah pilihan metode dan piranti yang dipakai, penekanan pada kualitas yang memadai Risiko sebaiknya kita usahakan untuk diminimalisir Strategi Risiko Reaktif dan Proaktif Mayoritas tim software bersandar pada strategi reaktif Strategi yang benar untuk manajemen risiko adalah : strategi proaktif Strategi proaktif dimulai sebelum kerja teknis dimulai Untuk menghindari risiko membuat rencana Risiko Software Ketidak pastian (mungkin/tidak mungkin terjadi risiko) Rugi/kerugian (kerugian yang dialami bila terjadi risiko) Kategori Risiko Risiko Proyek - Mengancam rencana proyek - Ada kemungkinanjadwal proyek menjadi tidak tepat waktu dan biaya proyek menjadi bertambah - Mengidentifikasikan mengenai hal-hal pembiayaan, jadwal, personil (staffing dan organisasi), sumber-sumber daya, pelanggan dan masalah persyaratan dan pengaruh terhadap proyek - Kompleksitas dan ukuran proyek menjadi faktor risiko proyek Risiko Bisnis - Mengancam software yang akan dibangun - Membahayakan proyek atau produk - Ada 5 risiko bisnis yang utama Risiko pasar Risiko strategi Risiko pemasaran Risiko manajemen Risiko biaya Risiko Teknis - Mengancam kualitas dan ketepatan waktu software yang dihasilkan - Mengidentifikasikan desain, implementasi, interfacing, verifikasi dan masalah pemeliharaan - Faktor risiko teknis adalah ambiguitas, spesifikasi, ketidak pastian teknik, keusangan teknik dan teknologi.
42
IDENTIFIKASI RISIKO Identifikasi risiko adalah usaha sistematis untuk menentukan ancaman terhadap rencana proyek (perkiraan jadwal, pemuatan sumber daya dll) Tom ilb menyatakan bahwa “ Bila anda tidak aktif menyerang risiko, maka mereka akan aktif menyerang anda.” Metode untuk mengidentifikasi risiko adalah dengan membuat checklist item risiko Item-Item Risiko berdasarkan : 1. Ukuran produk Risiko sehubungan dengan seluruh ukuran software yang akan dibangun/dimodifikasi 2. Pengaruh bisnis Risiko sehubungan dengan batasan yang akan dibebankan oleh manajemen atau pasar 3. Karakteristik pelanggan Risiko sehubungan dengan kepintaran pelanggan dan kemampuan pengembang untuk berkomunikasi dengan pelanggan dengan cara yang tepat 4. Definisi Proses Risiko sehubungan dengan tingkat dimana proses software telah didefinisikan dan diikuti oleh organisasi pengembang 5. Lingkungan Pengembangan Risiko sehubungan dengan keberadaan dan kualitas piranti yang akan digunakan untuk membangun produk sistem informasi 6. Teknologi yang dibangun Risiko sehubungan dengan kompleksitas sistem yang akan dibangun dan “kebaruan” teknologi yang dikemas oleh sistem 7. Ukuran dan Pengalaman Staf Risiko sehubungan dengan keseluruhan teknik dan pengalaman proyek dari orang-orang yang akan melakukan tugas tersebut KOMPONEN RISIKO Risiko Kinerja Risiko Biaya Risiko Dukungan Risiko Jadwal STATEGI Strategi yang efektif untuk menangani risiko adalah : Menghindari risiko Memonitoring risiko Manajemen risiko dan perencanaan kemungkinan Risiko Keselamatan dan Bahaya Risiko tidak dibatasi pada proyek itu sendiri. Risiko dapat terjadi setelah perangkat lunak dikembangkan dengan sukses dan dikirim ke pelanggan Risiko secara khusus berhubungan dengan konsekuensi kegagalan perangkat lunak di lapangan. Keselamatan perangkat lunak dan analisis bahaya adalah aktifitas jaminan kualitas perangkat lunak yang berfokus pada identifikasi dan perkiraan bahaya potensial yang dapat mempengaruhi perangkat lunak secara negatif dan menyebabkan keseluruhan sistem menjadi gagal.
43
RMMM PLAN Langkah manajemen dapat diatur ke dalam Risk Mitigating Monitoring and Management Plan (RMMM Plan). RMMM Plan mendokumentasi semua kegiatan yang dilakukan sebagai bagian dari analisis risiko dan digunakan oleh manajer proyek sebagai bagian dari keseluruhan rencana proyek.
44
LATIHAN SOAL Pertemuan 1 1. Yang bukan termasuk faktor efektif yang mempengaruhi suatu manajemen proyek adalah : a. Manusia b. Produk c. Proses d. Proyek e. Program 2. Kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi adalah : a. Proyek informasi b. Sistem informasi c. Program d. Manajemen informasi e. Semua jawaban salah 3. Kegiatan yang berkaitan dengan faktor manusia dalam kegiatan manajemen proyek adalah : a. Seleksi b. Recruiting c. Traning d. Organisasi e. Semua jawaban benar 4. Software scope, obyektif informasi, fungsi dan performa serta konteks adalah komponen yang berkaitan dengan faktor : a. Proyek b. Proses c. Program d. Produk e. Pasar 5. Kemampuan memotivasi orang lain, ketrampilan komunikasi mengembangkan orang lain bagi seorang manajer proyek merupakan : a. Kompetensi manajemen b. Kompetensi self manajemen c. Kompetensi pengaruh d. Kompetensi proyek e. Kompetensi administrasi
dan
Pertemuan 2 1. Peningkatan kualitas perencanaan dan pengendalian dalam menghadapi sejumlah kegiatan dan kompleksitas pekerjaan proyek merupakan : a. Tujuan penjadwalan b. Arti penjadwalan c. Sasaran penjadwalan d. Syarat penjadwalan e. Teknik penjadwalan
45
2. Yang termasuk dalam strategi penjadwalan adalah : a. Forward schedulling b. Backward schedulling c. Reverse schedulling d. Jawaban a dan c benar e. Semua jawaban salah 3. Urutan aktifitas yang harus diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran dan berdasarkan spesifikasi adalah definisi : a. Analisa b. System c. Program d. Proyek e. Strategi 4. Manakah yang termasuk faktor-faktor penyebab kegagalan proyek : a. Perubahan dalam batas sistem b. Perencanaan yang buruk c. Dokumentasi yang sangat minim d. Komunikasi yang kurang baik e. Semua benar 5. Merupakan proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan selama jangka waktu tertentu : a. Analisa sistem b. Sistem informasi c. Program d. Manajemen proyek e. Semua salah Pertemuan 3 1. Siapakah yang biasa mendelegasikan proyek : a. Stakeholder b. Manager proyek c. Pimpinan perusahaan d. Customer e. Sponsor 2. Berikut yang tidak termasuk didalam ruang lingkup pengelolaan proyek adalah : a. Scope management b. Quality management c. Cost management d. Planning management e. Time management 3. Salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek adalah : a. Scope b. Time c. Cost d. Human e. Communication
46
4. Berikut merupakan spesifikasi profesional manajemen proyek untuk kalangan international, kecuali : a. CPM b. IPMA c. PMP d. PMI e. PMBOK 5. Berikut yang tidak termasuk didalam ruang lingkup pengelolaan proyek adalah : a. Scope management b. Quality management c. Cost management d. Planning management e. Time management Pertemuan 4 1. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam tahap perancangan sistem informasi adalah : a. Kebutuhan perusahaan b. Kebutuhan operator c. Kebutuhan pemakai d. Kebutuhan teknis e. Semua benar 2.
Pada tahap ini dilakukan uji coba yang telah selesai disusun. Proses uji coba ini diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut sudah benar adalah tahap : a. Analisa b. Evaluasi c. Perancangan d. Test e. Implementasi
3.
Yang, tidak termasuk dimensi kelayakan menurut Mc. Leod adalah : a. Kelayakan teknis b. Pengembalian non-ekonomis c. Hukum dan etika d. Operasional e. Proyek
4.
Tahap ini merupakan kegiatan untuk mengimplementasikan rancangan yang telah disusun agar dapat diwujudkan adalah tahap : a. Analisa b. Evaluasi c. Perancangan d. Test e. Penerapan
5.
Yang, tidak termasuk dalam tahapan pengembangan sistem informasi adalah : a. Investigasi b. Analisis c. Perencanaan d. Pembiayaan e. Pembuatan
47
Pertemuan 5 1. Hal-hal yang harus dilakukan untuk menciptakan suatu relasi yang baik adalah : a. Memberikan feedback yang positif b. Terbuka c. Jangan sering mengkritik d. Konsisten dan tetap pada aturan e. Semua jawaban benar 2.
Mengidentifikasi, mendokumentasi, memberikan peranan dan tanggung jawab serta hubungan pelaporan dalam sebuah proyek dalam kegiatan manajemen HR disebut : a. Organizational planning b. Staff acquisition c. Team development d. Team analysis e. Project management
3.
Merupakan bentuk hirarki dimana setiap karyawan memiliki satu pemimpin yang jelas. Staf digrup berdasarkan spesialisasi seperti produksi, marketing, engineering dan accounting adalah ciri organisasi : a. Matrix b. Functional c. Management d. Projecterized e. Organizational
4.
Yang termasuk dalam sumber daya proyek sistem informasi adalah : a. Sumber daya proyek b. Kategori sumber daya c. Tim proyek dan organisasi d. Management human resource e. Semua jawaban benar
5.
Dalam project stakeholders, individu atau grup di dalam organisasi yang memberikan fasilitas dan finansial/keuangan dalam bentuk uang atau dalam bentuk lainnya dalam proyek pengembangan sistem adalah : a. Manajer proyek b. Customer c. Organisasi d. Sponsor e. Pemerintahan
48
Pertemuan 9 1.
Suatu metode yang bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi adanya penundaan maupun gangguan dan konflik produkasi adalah : a. PERT b. BEP c. CPM d. ROI e. Gantt Chart
2.
Suatu kejadian aktifitas dari suatu keadaan yang terjadi pada saat tertentu, adalah : a. Event b. Prosedur c. Activity d. Analisa e. Perancangan
3.
Jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal sampai akhir kegiatan di dalam diagram jaringan adalah : a. Path b. Network Diagram c. CPM d. Jalur Kritis e. Kegiatan Kritis
4.
Hubungan yang terjadi bila semua kegiatan tidak dapat mulai dikerjakan kalau kegiatan lainnya belum selesai dikerjakan disebut : a. Prosedur b. Seri c. Paralel d. Dummy e. Kritis
5.
Waktu proyek tidak dapat dikurangi. Jika waktu penyelesaian proyek akan dipercepat, maka yang dipercepat adalah : a. Awal b. Lintasan kritis c. Jalur kritis d. Dummy e. Kegaiatan kritis
49
Pertemuan 12 1. Yang bukan termasuk dalam siklus hidup estimasi biaya adalah : a. Instalasi b. Training c. Planning d. Reparasi e. Backup system 2. Yang digunakan sebagai dasar input perencanaan adalah : a. Organizational policies b. Work breakdown structure c. Scope statement d. Team analysis e. Historical information 3. Faktor-faktor yang menyebabkan buruknya estimasi adalah : a. Perkiraan teknis yang buruk b. faktor psikologi c. Politik d. Penawaran yang rendah e. Semua jawaban benar 4. Cara melakukan estimasi biaya yang didasarkan pada hasil dari WBS adalah : a. Top down b. Project analysis c. Parametric d. Bottom up e. Estimasi 5. Sumber daya dari project management terdiri dari : a. Tenaga Kerja b. Peralatan c. Biaya d. A dan B benar e. Semua jawaban salah Pertemuan 13 1. Mengidentifikasikan mengenai hal-hal pembiayaan, jadwal, personil (staffing dan organisasi), sumber-sumber daya, pelanggan dan masalah persyaratan dan pengaruh terhadap proyek : a. Risiko teknis b. Risiko bisnis c. Risiko proyek d. Risiko biaya e. Risiko sumber daya 2. Yang termasuk dalam komponen risiko adalah : a. Risiko kinerja b. Risiko biaya c. Risiko dukungan d. Risiko jadwal e. Semua jawaban benar 3. Risiko sehubungan dengan batasan yang dibebankan oleh manajemen atau pasar adalah item risiko berdasarkan : a. Pengaruh bisnis
50
b. Ukuran produk c. Karakteristik pelanggan d. Definisi proses e. Sumber daya 4. Mendokumentasi semua kegiatan yang dilakukan sebagai bagian dari analisis risiko dan digunakan oleh manajer proyek sebagai bagian dari keseluruhan rencana proyek : a. Manajemen risiko b. Project plan c. Sistem informasi d. RMMM plan e. Semua jawaban benar 5. Risiko sehubungan keberadaan dan kualitas piranti yang akan digunakan untuk membangun produk sistem informasi adalah item risiko berdasarkan : a. Pengaruh bisnis b. Ukuran produk c. Karakteristik pelanggan d. Lingkungan pengembangan e. Teknologi
51
