61 Productivity Hacks

              61 Productivity Hacks to Get  More Done        By Dominic Mann   

 

1. Parkinson’s Law    Parkinson’s Law simply states that “work expands so as to fill  the time available for its completion.” That’s why you can see  university students do an entire semester’s worth of study in a  single night, while it can take a retired lady of leisure an entire day  to do something as simple as write and send a postcard.    You can use Parkinson’s law to your advantage by giving  yourself less time to do tasks. Think it will take you an hour to do  something? Give yourself 20 minutes ­­ and have a timer ticking  beside you. What you’ll find is that you buckle down and do the  task as fast as you possibly can so as to complete it before the  timer hits zero. Suddenly feel like checking Facebook to see what  Wendy’s doing? Screw that, you tell yourself, you’ve only got 12  minutes left!    Likewise, instead of spending 30 minutes every morning  leisurely browsing your inbox, give yourself no more than five  minutes. If you want to go hardcore, try giving yourself 2­3  minutes.   

2. Exercise Regularly    The ancient Greeks used to have a saying that went  something along the lines of, “a healthy mind in a healthy body.”  What this means is that they believed that to perform at one’s  mental peak, one must be physically fit. Someone who was 

unhealthy or not physically fit, they believed, would struggle with  dynamic and creative intellectual activity.    Today, modern science has proved this to be 100 percent  correct. Physical fitness has been found to be correlated with  intellect. Similarly, aerobic exercise has been discovered to  literally grow the brain and promote the formation of new  connections. Studies have even found that mice who did lots of  running were able to learn things twice — that’s right, TWICE —  as fast as the mice who didn’t do any running.   

3. Eat Healthy    The same goes with healthy eating. In today’s society, most  people eat high­carb foods that spike (and then crash) their blood  sugar and insulin levels. This leads to the infamous “post lunch  slump” as well as general feelings of fatigue and brain fog.    There are two solutions to this problem. The first is to eat  low­GI (low glycemic index) foods. These foods are still  predominantly carbohydrate, but they take a longer time for the  body to break down and burn for energy. As a result, low­GI foods  provide sustained energy and focus rather than the ups and  downs and spikes and crashes that most people are familiar with.    Low­GI foods include such foods as baked beans, wholegrain  breads, sweet potato, apples, and — perhaps the champion of  low­GI foods — oats.   

The second option, and arguably the better option as it  eliminates the spikes and crashes of carbs altogether, are healthy  fats. Healthy fats are found in such foods as avocados, olives  (especially extra virgin olive oil), nuts, seeds, flaxseed, kale,  spinach, and fatty fish (e.g. salmon, tuna, sardines, trout,  mackerel, etc.).    The advantage of healthy fats is that they not only provide  sustained energy, but they also boost cognitive function and will  not affect your insulin or blood sugar levels. This means that you  won’t be getting that “post lunch slump.”   

4. Daily Planning    Daily planning allows you to be proactive rather than  reactive. It allows you to actively control your destiny and work  toward your goals rather than getting caught up in reacting to  events around you without really ever achieving anything  meaningful.    Ever got home after a hugely busy day (or week!) at work?  You’re exhausted. You’re tired. You’ve been busy, busy, busy. But  upon reflection, you realize that in reality, nothing worthwhile  was achieved. You’ve haven’t really moved anywhere. You’ve just  been treading water. You’ve just been reacting to things that have  happened to you rather than going out and happening to things.   

Get up half an hour early each morning to plan out your day.  Never again will you fall into that terrible trap of being “busy” but  never really moving anywhere.    If getting up early isn’t your thing, you can also do your daily  planning the night before.   

5. Start Hard    We perform at our best several hours after getting up. But  you probably already know this. After all, nobody does their best  work 30 minutes before leaving the office at 5pm.    But why, then, do so many of us start the day doing easy  tasks? Why don’t we take advantage of our mornings by starting  the day with the biggest, hardest, most important task? If we did  that, the rest of the day would be a breeze, right? Of course it  would!    So start your day with your most important task. Save easy,  minor tasks for later in the day when you’re feeling a bit lower on  energy and motivation.   

6. Block Out Distractions    Recent studies have found that 53 percent of white­collar  workers in the United States can’t go more than 15 minutes 

without being interrupted or distracted. That is terrible news for  those whose work requires focus, concentration, and depth.    The solution?    Chuck on some headphones. This should act as a deterrent to  anybody who might have otherwise interrupted you. To block out  noise, try listening to some calming classical music or get some  noise­cancelling headphones.   

7. Pomodoro Technique    The Pomodoro Technique originates from an Italian man  who began using his tomato­shaped kitchen timer to break his  work down into 25 minute intervals. The Italian word for tomato  is “pomodoro.” As such, each of these 25 minute intervals are  known as a pomodoro.    Between each 25 minute interval is a five minute break. After  four pomodoros (i.e. four 25 minute work sessions with five  minute breaks in between), there is a 15­30 minute break.    The idea behind the Pomodoro Technique is that the  frequent breaks refresh the mind. Another benefit is that during  these 25 minute work sessions, you are not permitted to distract  yourself (i.e. no surfing Reddit!). This gives you 25 minutes of  focused work, making you super productive.   

Furthermore, studies have proven that breaks do indeed lead  to sustained mental performance, while continuous work with no  breaks leads to a significant decline in performance.    So give the Pomodoro Technique a try!   

8. The ABC Method    The brainchild of success coach Brian Tracy, the ABC  method provides a powerful new approach to the to­do list. The  way the ABC method works is that you break down your to­do list  into three categories, “A” tasks, “B” tasks, and “C” tasks.    “A” tasks are the most important task. So find the biggest,  most difficult, most urgent, most important tasks on your to­do  list and put a big fat letter “A” next to them. These should be the  tasks that there are serious consequences for not completing.    “B” tasks are important tasks, but not as important as “A”  tasks. So, just as you did with the “A” tasks, find your “B” tasks  and write a big fat “B” next to them.    “C” tasks are tasks that are not at all essential. This might  include having coffee with coworkers or doing some personal  business during work hours. Find these tasks on your to­do list,  and put a big “C” beside them.    Finally, numerically rank the tasks in each category by  importance. For example, “A1” will be the single most important 

task on the list, then there will be “A2”, “A3”, and so on. The same  goes for the “B” and “C” categories ­­ you’ll have “B1”, “B2”, and so  on.    Once you’ve done this, get started on your “A1” task. Don’t do  your “A2” task until your “A1” task is complete. Likewise, don’t do  any “B” tasks until all of your “A” tasks are complete. Work your  way through your to­do list in this fashion.    The benefits of approaching your to­do list in this fashion is  that you’ll complete all your biggest, most important, and most  cognitively demanding tasks first up while you’re fresh, motivated,  and energized. It also means that even if you don’t get everything  done that day, you will have finished your most important tasks.  This will be a huge relief.   

9. Chain of Crosses    The chain of crosses approach to getting things done is  particularly effective if you are trying to cement a new habit or  make sure you do a certain activity each day that isn’t necessarily  all that exciting.    The chain of crosses method works by getting a paper  calendar (or drawing one up on a piece of paper). Each day, when  you complete this activity, you put a big red cross over today’s  date on the calendar. After a few days of doing this, you’ll find that  you’ve got a nice chain of crosses going. Now all you need to do is 

make sure that you do not break the chain under any  circumstances.    This method can be used for anything, whether it be making  sure you exercise every day, practice the piano, or write a certain  number of words.   

10. Stop Multitasking    Studies have found that multitasking leads to a 40 percent  drop in productivity. No, you didn’t read that wrong. A 40 percent  DROP.    But how is that possible? Isn’t multitasking supposed to  make you MORE productive, not less?    The unfortunate reality is that our human brains cannot  focus on more than one thing at once. You can’t do algebra while  simultaneously doing a crossword puzzle. You can’t listen to two  people talking at the same time. You can’t learn the piano while  playing chess. It is simply impossible for the human brain to do  two conscious activities simultaneously.    Multitasking is a myth. What we are really doing when we  think we are multitasking is actually task­switching. We are  switching between tasks, not doing them both at the same time.  The problem with this, however, is that our brain cannot instantly  refocus on something entirely new. It takes anywhere from a split  second to several seconds for your brain to remember what you’re 

actually doing. Over the day, this adds up to around a 40 percent  loss in productivity.    The productivity cost of multitasking is so high, in fact, that  it has been estimated that the cost of multitasking to US  businesses is $650 billion. Crazy, right?    Furthermore, you’re left with a so­called “residue.” What this  means is that your subconscious is still thinking about the other  task you just switched from and takes a little while to fully refocus  on the new tasks — by which time, most people will have switched  on to yet another task, severely restricting their performance and  quality of work.    If you want to perform at your best, cut out the multitasking.  You’ll not only get things done much, much quicker, but better,  too.   

11. Making the Most of Wasted  Time    Many of us have hours each day that are unavoidably wasted.  Whether that be sitting on the subway, waiting for the bus,  standing in line for coffee, or walking from one place to another.  However, all this time adds up — often to several hours each day.  So why not make the most of them?   

Instead of simply doing nothing, or just thinking about  something useless like last night’s episode of “The Bachelor”, plan  out some work or do some problem solving.    Got something you need to write when you get back to work?  Plan it out in your head. By the time you hit the keyboard, you’ll  have the structure, subsections, points, and content all ready to  go!    This will also serve to strengthen your ability to focus and  concentrate. Before long, you’ll be the indisputable master of your  attention!   

12. Wake Up an Hour Early    If you woke up no earlier than 60 minutes before you usually  rise, you’d gain an extra 365 hours each year. To put that into  perspective, that’s more than nine typical working weeks. NINE.    Imagine how much more you’d get done if you had 61 weeks  a year rather than a measly 52. Well, you actually can get those 61  weeks ­­ just wake up an hour early each morning! It’s a simple as  that.    You can use these extra two plus months of time to work on a  side business, sculpt some six­pack abs, learn a new language,  become the Ernest Hemingway of the 21st century, or to leave  your colleagues in the dust.   

13. Daily Rituals    You would honestly be shocked by how effective daily rituals  are. This is why ideas surrounding the likes of “morning routines  and such have become so popular. Not become they are trendy or  “cool” — but because they are so damn effective!    The reason that daily rituals and morning routines are so  effective is because they stack habits on top of each other. Rather  than developing just one good habit that will improve your life, a  morning routine enables you to develop an entire morning's  worth of life­enhancing habits.    Been meaning to meditate? Wish you could find time for  exercise? Want to start getting up early and planning your day?  Look no further than a well­developed morning routine.    One example might be getting up at 5am and doing some  exercise for half an hour. Then take a cold shower to wash off all  the sweat, get dressed, and go have a banana, mango, egg,  blueberry, and milk smoothie to start the day. Then one can plan  out the day, writing their 3–5 biggest goals for the day, and then  do 10 minutes of mindfulness meditation before jumping in the  car and zooming off to the office. To top it all off, you could listen  to a self­help audiobook on the way.    From Tony Robbins’ jumping into a freezing cold swimming  pool to Beethoven’s hand counting of exactly 60 coffee beans to  prepare his perfect coffee. From Benjamin Franklin’s asking of 

himself “What good shall I do today?” to Steve Jobs’ looking at  himself in the bathroom mirror and contemplating whether or not  he would be happy if this were to be the last day of his life. All of  the world’s ultra successful have well­developed morning routines  that help them start the day in a powerful way.   

14. Habit    Almost all of us have bad habits and so we can relate to how  difficult it is to overcome them. When our habits are that deeply  ingrained, they are almost impossible to overcome. They are like  steel chains.    However, the question is this: Do these steel chains lift you  up or pull you down?    The world’s most productive people uniformly utilize the  power of habit to propel them toward success on autopilot. From  morning routines that get into an ultra­productive state of mind,  to wearing the same clothes everyday and outsourcing their  decisions on what food to eat.    So start making a conscious effort to develop habits that will  help to propel you toward your goals — on autopilot.   

15. A Change of Environment   

The newly self­employed often find themselves really  struggling with productivity. Obviously, one of the reasons for this  is that they don’t have a boss breathing down their neck. The  major reason, however, is that their unconscious mind associates  their home with relaxation and leisure. Not work and  productivity.    This problem has a simple solution: Change your  environment! Go someplace that your brain associates with work  and productivity, or at the very least, a place in which you have no  choice but to be productive.    The best such places are libraries. Go to the library, take your  laptop, and you’ll find yourself having no problem doing a solid  eight hours of work. Otherwise, you could also try coworking  spaces, cafes, or create a dedicated home office that isn’t used for  anything except for 100 percent productive work.    So if you’re ever feeling unproductive, shake things up. Give  yourself a change of environment.    Due to the internet, this can still be done if you work a  typical office job. Although it depends largely on your type of work  and how progressive your workplace or boss is, it’s not impossible  to arrange for a day each week in which you work from different  locations, such as from coffee shops and libraries. You’ll find that  the change of environment energizes you, stimulates new  thoughts, and boosts your creativity.   

16. Workstation Popcorn    Workstation popcorn, the brianchild of Joel Runyon from  ImpossibleHQ (​http://impossiblehq.com/about­joel/​), puts forth  the bold thesis that one should work from at least three different  locations in a single day. You go about it by starting out with a  to­do list. You then divide the to­do list up into three even chunks  (ideally of three tasks each), and write a location next to each of  them (e.g. “Hipster House Cafe”, “City Gardens Park”, and “Town  Library”).    Workstation popcorn does a great job of boosting  productivity for several reasons. First, the fact that you have to  physically move and change locations gets you to buckle and down  finish the tasks. Secondly, the 30 minutes or so spent walking  between each locations stimulates and refreshes the mind and  boosts creativity and productivity.    You then start the day by walking to “Hipster House Cafe”,  getting a coffee and doing your first three tasks of the day. After  you finish the first three tasks, you walk (or cycle) to your next  location and do some thinking or listen to an audiobook for the 30  minute or so walk. This walk will refresh your mind and body and  you’ll arrive at your next location as if it were the start of a new  day. And who knows, a world­changing idea might just pop into  your mind along the way!   

17. Standing Desks 

  We humans have not evolved to life sedentary lives. Our  bodies are not designed to sit around all day. Unfortunately,  though, this is exactly what we do. We sit to eat our breakfast, we  sit in the car on the way to work, we sit while working, we sit in  meetings, we sit to have lunch, we sit in the car again, we sit and  watch television, then we sit and eat dinner, and go to bed. The  entire day comprised of nothing more than moving from one seat  to another.    Even if you’re not concerned about the numerous health  implications this has, sitting all day leaves you feeling fatigued,  tired, lazy, and unmotivated. All of this negatively impacts  productivity.    The way to combat these effects and boost productivity is to  stand as much as possible. If you catch the bus or subway to work,  stand — both on the bus/train and while waiting for it. Then when  you get to work, stand. Put your chair (or a box) on your desk, pop  your laptop or keyboard on top and work standing up.    You find that you’ll be feeling energized and motivated all  day, helping you avoid the all­too­common afternoon sleepiness.   

18. Minimalism    Not only does living a minimalist lifestyle decrease  unnecessary stress and allow you to focus on the important (and  productive!) things in life, but studies are now finding that 

cluttered environments literally deplete willpower and hinder  performance.    You know why the Spartans were so successful? Because  their entire city­state was devoted to producing the best possible  warriors. Sparta become a war machine. Anything and everything  that wasn’t related to making them the dominant military power  in ancient Greece was eliminated. One could argue that, in some  sense, they were minimalist. They were highly focused toward  their goal.    Living a minimalist lifestyle allows you to reap similar  rewards — increased focus, productivity, and success with  whatever it is you are working towards.   

19. Little Steps    Don’t feel bad if you look at a massive project you need to  complete and feel so overwhelmed that you end up  procrastinating endlessly. The solution is to break down big tasks  into little steps, and then focus on completing these little steps.  When you’re tempted to just jump onto Reddit and watch some  cat videos, refocus on doing one of your little steps. If you try to  refocus on the entire project as a whole, you’ll feel overwhelmed  and be like, “f*ck it,” and jump onto Reddit anyway.    If you have to write an article or a blog post, start with a little  step. Start by writing the first five words. If you focus on writing  1,000 words, you’ll feel overwhelmed and will be more likely to 

keep putting it off and distract yourself. Instead, just take it in  little steps.    Richard Branson, for example, started Virgin Airlines with  no more than a very, very tiny first step. He called Boeing (an  airplane manufacturer) and asked them how much it would be to  lease one of their jumbo­jets. That’s it! If he had’ve focused on the  entire thing — starting an international airline from scratch — we  probably wouldn’t see his planes taking off at airports around the  globe and Branson wouldn’t be the multi­billionaire he is today.    So focus on little steps. Break down big tasks into smaller,  bite­sized pieces.   

20. Drink Lots of Water    Although it may seem obvious, you’d be surprised by how  many people don’t drink enough water. Not only is it important  for our bodies and minds to be well hydrated, but the brief breaks  that come as a result of grabbing a glass of water, filling up your  drink bottle, and going to the bathroom will refresh your mind  and prevent your performance from declining over the course of  the day. Studies have also found that drinking water boosts  brainpower, and a little extra brainpower can come in handy  when it comes to getting more out of your day.   

21. Power Naps   

Taking a quick 20 minute nap can be a great way to restore  brainpower, re­energize, and maximize what would have  otherwise been a typical, sleepy afternoon.   

22. Polyphasic Sleeping    Now, this suggestion is only for those of you out there that  are some kind of solitary mad genius. While most of us sleep all at  once, usually for a length of around eight hours, polyphasic  sleeping means surviving on quick naps here and there. One such  polyphasic sleep routine — known as the “Uberman” — is  comprised of a 20 minute nap every four hours. Over the course of  a 24 hour period, this is no more than two hours of sleep.    Although polyphasic sleeping certainly takes a little getting  used to, it can provide the extra time and sustained energy needed  by the average mad genius. One famous polyphasic sleeper is  Nikola Tesla, who invented everything from radio to AC currents  — the type of electricity that’s powering the device that you are  reading this on right now.    For most people, though, especially those of us with day jobs  and an active social life, polyphasic sleeping isn’t all that suitable.   

23. Outsource Your Work    Perhaps the single best productivity hack, outsourcing a lot  of the simple and repetitive tasks that bog you down can free up 

your time to focus on the more important things. The 80/20 rule  shows us that 20 percent of our work generates 80 percent of the  results. Oursouce the time­consuming 80 percent of activities that  yield less than 20 percent of the profits.    My favorite places to outsource work are “Upwork”  (​https://upwork.com/​) and “Fiverr” (​https://fiverr.com/​).  “Upwork” is full of skilled freelancers and assistants (VAs) from  all over the world, meaning you can hire your own assistant for  around $3 to $5 an hour to take care of all the easy but  time­consuming work and allowing you to amplify the results  generated by that profit­rich 20 percent of tasks.   

24. Go on an Email­Restricted  Diet    Checking email isn’t one of those 20 percent of tasks that  generate 80 percent of the profits. Although everybody’s always  checking their emails as though they get paid a dollar every time  they open their inbox, the reality is that email doesn’t get anything  done. It doesn’t move you toward your goals.    Although email is nonetheless an important part of today’s  connected business world, far too many people let it consume  more of their more time than necessary.    An easy way to boost your productivity is to simply limit your  time spent in the inbox. You can also set specific times of day 

during which you check your inbox, leaving the rest of the day for  undistracted work. If you’re in a job that involves a bit more  moving around, you can force yourself to only check email while  you're on the go. This way you’re not wasting precious desk time  that could be spent doing more important, productive activities.   

25. World Health Organization  Brain Foods    The World Health Organization (WHO) recommends dark  chocolate, nuts, seeds, and fish as the best foods for cognitive  function. So if you want a little extra brainpower to power through  your to­do list, try snacking on some of these brain­fueling foods.   

26. Intensity Beats Extensity    Focus on getting more out of your big­ticket items. If you’re a  restaurant or law­firm, that means focusing on the 20 percent of  your customers that give you 80 percent of your profits. When it  comes to time management, that means focusing more on the 20  percent of activities that reap 80 percent of the profits, while  eliminating, as much as possible, those less productive tasks.   

27. Under Pressure    Choose a task you need to do. Then, find a timer — whether  it be a kitchen timer or an app on your phone. Set the timer and 

buckle down to do your work. With that ticking timer, any  temptations to mindlessly surf the web disappear. You hunch over  and work as fast as you can. You’ll find that when you have a timer  ticking away right next to you, your productivity skyrockets and  your focus sharpens.   

28. Task Batching    Task batching means combining two mindless tasks  together. Like walking the dog and talking on the phone. Or eating  lunch and having a meeting. Or doing email while commuting on  the subway. Or doing house chores and listening to an audiobook.   

29. Walks    Although walks take time, they can be of great benefit. They  have been scientifically proven to alleviate feelings of  sluggishness, improve focus and attention, reduce stress, and  boost creativity. Plus, many of the greats — from Steve Jobs to  Beethoven, from Charles Dickens to Charles Darwin — have been  fans of going for walks.   

30. The Power of Negative  Thinking    Many people are big fans of the idea of positive thinking.  While positive thinking can be great, negative thinking can also be 

highly effective. Rather than visualizing yourself with the biceps of  a body builder and the bank balance of Bill Gates, flip it around.  Start thinking negatively.    By thinking negatively, I mean focusing on never missing a  workout. Eventually, you WILL have the biceps of a body builder.  The power of negative thinking is the same for writers and  bloggers: Focus on never missing a day of writing. Eventually, you  will be a prolific and successful writer or blogger.    Positive thinking is stuff like, “make my workouts more  intense”, “follow a new diet”, and so on. Negative thinking goes  along the lines of, “miss fewer workouts”, and “eat fewer  unhealthy foods.” There are two approaches to advancement and  improvement: First, you can do more great work (positive  thinking), or you can do less bad work (negative thinking).    Most people focus on doing more great work and ignore  doing less bad work. The reality is that they both work, and you  can gain that extra edge by also utilizing the power of negative  thinking.   

31. Competition    Humans can be very competitive. That’s why you always hear  about zero­sum games, about how wonderful the free market is  (due to competition), and yada yada. Competition can be used to  drive greatness, and you can utilize this tendency toward  competition to boost your performance and productivity. 

 

32. Competition with Yourself    You can also try competing with yourself. Ernest Hemingway  once said, “There is nothing noble in being superior to your fellow  man; true nobility is being superior to your former self.”    The way to go about competing with yourself and constantly  improving and becoming more productive, efficient, and effective  is to keep some sort of journal. That could be an excel spreadsheet  where you record your productivity, or you could have a  diary­esque book for keeping track of how you are going. Either  way, the best approach is to have some easily measurable  indicator of productivity. For a novelist, that would be word count  and quality (they could put in their spreadsheet 2,300 words and  a 4/5 rating if it’s good).    The next day, this novelist would then seek to score a new  personal best. Perhaps 2,400 words and a 5/5 rating.    Even if you don’t score a new personal best every day, this  method still boosts productivity as it gives you a reference point  and a target aim for.   

33. Contemptible Charities    Set yourself a goal to achieve for the day. That might be to  spend 60 minutes exercising, or to write a 1,000 word article. 

Then, promise yourself that if you don’t achieve that goal, you will  donate a certain amount of money (e.g. $50–$100) to a charity  that you absolutely hate. Depending on your views, this might  include the “George W. Bush Presidential Library” or the “Clinton  Presidential Center.”   

34. Accountability Buddy    Having an accountability buddy makes you significantly  more likely to get done what you need to get done.   

35. Chew Gum    Studies have found that the act of chewing on some gum can  actually help you to concentrate. Try it out!   

36. Unplug    One the greatest productivity sappers in today’s society is  constant connection. We are constantly bombarded with emails,  tweets, Facebook status updates, new blog posts, phone calls, text  messages, and the list goes on.    One of the most obvious ways to boost productivity is to  simply “unplug.” Set aside time where your phone is turned off  and put away, the WiFi is turned off, and you have no distractions  whatsoever. Imagine how productive you would be! 

  You can take this even further by not having a Twitter or  Facebook account and eliminating as many distractions as you  possibly can. This is what some of the world’s top authors do,  including Michael Lewis and Malcolm Gladwell. This is probably  part of the reason that they are able to produce the quality work  that they do — they unplug!   

37. The App That Tracks    There are many apps and browser extensions that you can  use to track your productivity throughout the day, but my  personal favorite is “Rescue Time.” You can use apps such as these  to keep track of your productivity, to see how much time you  spend on time wasting sites, and to have a general sense of how  productive you are during any given period of time.    You can use this information to see where you are going  wrong (perhaps even block some of your biggest time wasting  sites) and work on improving your productivity.   

38. Website Blockers    Studies have found that more than half of all employees  spend at least an hour a day on non­work related sites. That’s  right. At least an HOUR every single day. The most obvious  conclusion, then, is that by simply not visiting distracting sites,  you can get significantly more done. 

  The problem, though, is that we (generally) don’t seek to go  on these sites. We don’t write our to­do lists of a morning and  then add “Surf Reddit” and “Watch at least two cat videos.” The  root of the problem is that we succumb to the temptation of a  “quick” way to relax when doing something tedious and  unenjoyable.    The easiest way to get around succumbing to these  temptations is to download a browser extension that allows you to  temporarily block distracting sites. If you don’t mind a bit of  colorful language, a great Chrome extension that does the job is  “Go Fucking Work.” Whenever you go to a site you’ve temporarily  blocked, it gives you a swear­word filled “motivational” message.   

39. Shake Things Up    When we do the same old thing every day, we eventually get  bored. This boredom then leads to procrastination and wasting  our time on distractions. The way to combat this is to shake things  up! If you’re sick of writing blog posts in the exact same way every  day, get a cheap old typewriter and bang out some blogs on that.  Or see if you can create a blog using a voice­to­text feature. Or  write by hand on a park bench.    You can also try shaking up your routine or working from a  different location to usual.   

All in all, shaking things up every now and then keeps things  interesting, keeps you engaged, and keeps you productive.   

40. Keep Energized    Go for some short walks, do some push ups every 10–30  minutes, listen to some upbeat music (as long as you’re not doing  a task that requires intense focus), and keep getting up and  moving around. All this action will keep you energized and  motivated, allowing you to power through the day and breeze  through your to­do list.   

41. Do or Die    Do nothing else until the tasks are complete. Not even  “research.” If you’re writing, just chuck in a placeholder.  Something along the lines of “[check XYZ]” or “[write more about  XYZ]” will do. Check back later once you’re done.    The reason for this is that one of the biggest productivity  killers occurs when you are actually doing your work. Seems  crazy, huh?    When doing work, we check this, redo that, corroborate with  something else, and so on. Before we know it, the day’s over and  we’ve done only a small amount of ACTUAL work.   

There are two great ways to get around this. The first  approach is to turn off the internet, put your phone on airplane  mode, and buckle down and finish the task. Do nothing else. No  “research,” no “checking” anything. Nothing. Once you’re done,  you can go over it all again, check the bits you need to do all that  for, and finish it for good. The power of that initial undisturbed  session, though, is that now you’ve actually got the thing done.  You can do all the checking, editing, rehearsing, and so on  afterwards.    If the first option sounds to hardcore, the second approach is  to set aside a block of time — say, one hour — and do just as you’d  do in the first approach. Except, after the hour is up, you can  return to your ordinary method of working. After a while, you can  do another hour of undisturbed, offline work.   

42. Don’t Be Afraid to Say No    Because a lot of people are too nice and/or seek the approval  of others, many are afraid to say “No” if someone asks them to  work on something or do them a favor. While it doesn’t hurt to  occasionally help people out or do small favors, learn to say “No.”  You can’t do everything. You must, first and foremost, get YOUR  work done. If you’ve got a spare moment or it’s no big deal, sure.  But when it comes to more time consuming requests, you have to  learn to politely prioritize your own productivity.   

43. Don’t Be a Perfectionist 

  We all have our inner perfectionist who won’t accept  anything but the very best, and he does a good job or making sure  we don’t just settle for absolute garbage, but we must also learn  when to silence him and move onto the next task.   

44. Replace To­Do Lists with  Scheduling Tasks    Rather than creating an endless to­do list that you know will  never get done, schedule your tasks. For example, from 9am to  11am, finish that press release. From 11am to midday, finalize that  quarterly report. From 1pm to 1:30 pm, respond to emails. And so  on.   

45. Declutter That Desk    Having junk strewn around everywhere, having papers  stacked to the ceiling, and not being able to see your actual desk  because it is so covered in stuff hurts your productivity. Studies  have found that cluttered environments sap at one’s willpower  and literally reduce their brainpower due to the brain having to  process all of the abundant stimuli cluttering up your desk.   

46. Create a “Distraction  To­Do” List 

  Almost all of us regularly feel the urge to go off and do  something else at the slightest hint of difficulty. We might be in  the middle of finishing that quarterly report we need to do when it  starts getting tedious and boring and we suddenly feel the urge to  go mindlessly browse the web.    There’s a way around this, though.    Create a distraction to­do list. Whenever you feel the urge to  go do something else unproductive, write it down. You will do all  of that later.    Although it sounds simple, it is ridiculously effective.   

47. Make Bad Habits Difficult  for Yourself    We all have bad habits that we wish we could overcome.  They destroy our productivity and leave us feeling guilty and  sapped of energy.    There’s a way around these bad habits, though.    Make your bad habits difficult for yourself.    Are you in the habit of mindlessly watching television for  hours after getting home from work? Hide your television remote 

in a cupboard upstairs. In the habit of mindlessly wandering over  the kitchen cupboard when you’re bored and eating unhealthy  snacks? Chuck out all those unhealthy snacks and replace them  with nuts and fruit.   

48. Airplane Days    A lot of high­flying businessmen (excuse the pun) find that  they are most productive on airplanes.    Why? Because there is nothing to do. They are 100 percent  disconnected from the world. No email. No Reddit. No phone  calls. No cat videos.    As a result, all they can do is work. They can get stuff done  without any sort of distraction. There’s nothing but the clouds.    As we can’t just catch a plane whenever we need to be  productive, we have to settle for the next best thing: “Airplane  days.”    On airplane days, pretend you’re on a plane. That means  getting out of the office, turning your phone off, going somewhere  there is no internet, and buckling down to do some serious work.   

49. Two Minute Rule   

If a task pops up and you’re able to do it in less than two  minutes, do it!   

50. Maximize Your “Golden  Hours”    Figure out when you are at your most productive. There’s  earlybirds, night owls, and others in between. Once you know  when you're at your best, protect those hours at all costs. No  distractions. No interruptions. Use these hours to, as Brian Tracy  would say, “Eat That Frog!”   

51. (10+2)*5    The “(10+2)*5” procrastination hack, the brainchild of  Merlin Mann at 43 Folders, has three parts. First, you do 10  minutes of work. No distractions. No checking random websites.  None of that. For 10 minutes. That’s it.    After the 10 minutes are up and the timer goes off, take a two  minute break. Do whatever you want. Coffee, Reddit, whatever.  After the two minutes are up and the timer goes off, you go back  and do another 10 minutes of work. You then do this four more  times (a total of five times).    This hectic schedule will quickly leave you looking forward to  both the breaks AND the work. Eventually, you’ll start skipping 

breaks. And, ta da! You’re now working your butt off and breezing  through your to­do list.   

52. Gadget­Free Desk    Studies have found that the average person checks their  phone 150 times per day. Nope, you didn’t read that wrong. This  is obviously a huge drain on productivity.    So when you’re working, put your phone somewhere out of  sight and out of reach.   

53. Eliminate Decision Fatigue    Studies have found that as we go through the day making  decisions and exercising willpower, our ability to make good  decisions and exercise willpower get depleted. That’s why all those  arguments you’ve had with your partner probably occurred of a  night. That’s also why almost all affairs and crime occur late at  night.    To combat this, some of the world’s most productive and  successful people — including Mark Zuckerberg, Steve Jobs, and  Christopher Nolan — wear the exact same thing every day. One  less decision.    While I’m not necessarily suggesting you start wearing the  same outfit every day, streamlining your life and eliminating 

unnecessary decisions will help to make you a more productive  person.   

54. The McDonald’s System    McDonald’s is one of the most successful businesses on  earth. They’re in countless countries, have who knows how many  different types of burgers and meals, and are, overall, a rather  complex business.    Nonetheless, McDonald’s has managed to break down all of  their processes and methods. They’ve created systems for  employees to follow. Because of this, they have managed to make  their business so simple that it can be run by high school kids  (literally).    Apply the same to productivity/tasks/work — create systems.  Little steps. Make it so simple you could outsource your tasks to  someone far less competent than yourself.   

55. Work at 5am    Work at 5am, as if it were 9am. No distractions.    You will find you’ll be not only fresh, but free of any  interruptions. You’ll be able to get some quality, focused work  done.   

56. Beat the Monday Blues    Beat the “Monday Blues” by planning your week on Sunday  and arriving at work half an hour early on Monday. You start the  week ready to conquer.   

57. Avoid Meetings    We can’t always avoid ALL meetings, however, we can avoid  them as much as possible and keep the absolutely essential ones  as short as possible. Meetings are a massive productivity (and  time) killer.   

58. Avoid Unnecessary Work    We all to often get caught up in being “busy” without getting  anything important done. Befriend the 80/20 principle and  eliminate all but the most essential and most profitable activites.  Anything that isn’t moving you toward your goal is unproductive.  As Stephen Covey said, don’t prioritize your schedule, but  schedule your priorities.   

59. Fiery Passion    Do something you are passionate about ­­ if you can. You’ll  find that you will be eager to get things done and will be highly  productive if you enjoy or are passionate about your work. 

 

60. Keep a Done List    A “done list” is where you write down al of the things you  have done. Once you finish a task, write it down onto your done  list. This can help to keep you motivated while you work and  propel you onto your next task.   

61. Time Speaker    Have your computer announce the time (this can be done on  both Windows and Mac). You’ll be surprised by how effective this  simple hack is at keeping you focused, productive, and motivated.