SOP PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTRENAL No. Dokumen No. Revisi Tanggal Terbit Halaman
SOP
: : 00 : : 1/3
PUSKESMAS INDRALAYA 1. Pengertian Pengertia n
Siswita Triana, SKM NIP.19680606 198903 2 006
1. Dokumen eksternal adalah jenis dokumen bersumber dari luar puskesmas yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk dianut sebuah
puskesmas.Pengendalian
dokumen
eksternal
merupakan
salah satu prosedur yang harus dimiliki oleh puskesmas untuk mengatur
tata
cara
identifikasi,
penyimpanan
,perlindungan
,pengambilan kembali,masa kembali,ma sa simpan dan pemusnahan. 2. Tujuan
Untuk
meninjau
dan
pembaharuan
sesuai
keperluan
dan
penyetujuan ulang dokumen kebijakan
Untuk menjamin perubahan dan status revisi terbaru dari dokumen kebijakan telah diidentifikasi diidentifikasi
Untuk menjamin
versi yang versi yang relevan dari dokumen
kebijakan tersedia pada tempat pengunaan
Untuk menjamin dokumen kebijakan tetap legal dan rapat diidentifikasi.
Mencegah pengunaan yang tidak diinginkan dari dokummen kebijakan yang usang dan melakukan identifikasi yang sesuai bilamana dokumen kebijakan usang tetap disimpan untuk keperluan tertentu.
3. Kebijakan
Panduan pengendalian dokumen eksternal.
4. Referensi
Permenkes No.75 Tahun 2014
5. Alat dan Bahan
1. ATK 2. Ca p 3. Laptop
6. Langkah-lagkah
Menetapkan jenis dokumen eksternal : Semua staf di semua devisi/unit
melalui
pemengang
programnya
menetapkan
dokumen yang dianuat.
Memberi identifikasi identifik asi dokuemen kebijakan : Dokumen yang telah disahkan di upload oleh pemengang program Devisi/Unit melalui
sistem informasi manajemen mutu sesuai dengan kode user yang dimiliki.
Menomori dokumen kebijakan : penomoran dilakukan oleh admen sesuai tempat yang tersedia dengan urutan penomoran.
Menerbitkan dan distribusi dokumen kebijakan : Dokumen dokumen yang telah di tetapkan oleh tiap-tiap fungsi melalui sistem informasi manajemen dapat di akses dan digunakan sesuai lingkup aplikasi dokumen tersebut.
Revisi dokumen kebijakan : Revisi dokumen dapat dilakukan melalui fasilitas sistem informasi manajemen sesuai dengan tanggung
jawab
dan
kewenangannya
dan
kolom
histori
perubahan yang dilakukan.
Menerbitkan ulang dokumen kebijakan : dokumen-dokumen yang telah ditetapkan dapat mengalami penerbitan ulang apabila telah mendapatkan revisi dari penerbit dokumen tersebut.
Menarik dan memusnahkan dokumen kebijakan : Dokumen yang telah melewati masa in-aktif akan ditarik dan dilaporkan kepada kepala Puskesmas untuk dimusnahkan dengan menggunakan berita acara pemusnahan dokumen.
Meninjau ulang Dokumen eksternal : Peninjauan dilakukan minimal 1 tahun sekali.
sesuai tempat yang tersedia dengan urutan penomoran.
Menerbitkan dan distribusi dokumen kebijakan : Dokumen dokumen yang telah di tetapkan oleh tiap-tiap fungsi melalui sistem informasi manajemen dapat di akses dan digunakan sesuai lingkup aplikasi dokumen tersebut.
Revisi dokumen kebijakan : Revisi dokumen dapat dilakukan melalui fasilitas sistem informasi manajemen sesuai dengan tanggung
jawab
dan
kewenangannya
dan
kolom
histori
perubahan yang dilakukan.
Menerbitkan ulang dokumen kebijakan : dokumen-dokumen yang telah ditetapkan dapat mengalami penerbitan ulang apabila telah mendapatkan revisi dari penerbit dokumen tersebut.
Menarik dan memusnahkan dokumen kebijakan : Dokumen yang telah melewati masa in-aktif akan ditarik dan dilaporkan kepada kepala Puskesmas untuk dimusnahkan dengan menggunakan
berita acara pemusnahan dokumen.
Meninjau ulang Dokumen eksternal : Peninjauan dilakukan minimal 1 tahun sekali.
Menetapkan jenis dokumen eksternal
Memberi identifikasi dokuemen kebijakan
7. Diagram Alir Menomori dokumen kebijakan
Meninjau ulang Dokumen eksternal : Peninjauan dilakukan minimal 1 tahun sekali
8. Hal-hal yang perlu Diperhatikan
9. Unit-unit terkait
Kelengkapan penomoran, tanggal terbit, catatan tentang revisi, pemberlakuan dan tanda tangan Kepala Puskesmas untuk dokumen eksternal 1. Penanggung jawab Upaya kesehatan masyarakat 2. Pelaksana Upaya kesehatan masyarakat
10. Dokumen Terkait
11. Rekam Historis Perubahan
1. Notulen monitoring 2. Rencana Kegiatan Upaya kesehatan masyarakat
No
Yang diubah
Isi perubahan
Tanggal mulai diberlakukan
MONITORING JADWAL DAN PELAKSANAAN MONOTORING No. Dokumen : No. Revisi : 0 DAFTAR Tanggal : 20/03/2017 TILIK Terbit Halaman
:
½ Siswita Triana, SKM NIP.19680606 198903 2 006
PUSKESMAS INDRALAYA
Unit NamaPetugas TanggalPelaksanaan No
: : : Langkah Kegiatan
Ya
Tidak
1. Apakah petugas dan penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat menentukan sasaran monitoring 2. Apakah petugas penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat melakukan evaluasi apakah pelaksanaan upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan kerangka acuan 3. Apakah petugas penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat memberitahu kepada pelaksana
upaya
kesehatan masyarakat yang akan dilakukan monitoring 4. Apakah petuga penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat
melihat/memantau
proses
pelaksanaan
upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan kerangka acuan 5. Apakah petugas penanggung jawab upaya kesehatan masyarakat melakukan evaluasi apakah pelaksanaan upaya kesehatan masyarakat sudah sesuai dengan rencana kegiatan Jumlah Compliance rate (CR) : …………………………………% Indralaya, 2017 Pelaksana / Auditor
TB
PEMERINTAH KABUPATEN OGAN ILIR UNIT PELAKSANA TEKNIS DINAS PUSKESMAS INDRALAYA Jl. Raya LintasTimur Km 35 Indralaya, KodePos 30662
[email protected]
