5 Passos para eliminar a procrastinação em 7 dias

1 Conheça o Inimigo Já sentiu aquela sensação de frustração ao final do dia por ter produzido quase nada? Você sabe o que precisa ser feito, sabe como fazer, mas por algum motivo desconhecido você perde o seu dia fazendo coisas desnecessárias ao invés de "matar" aquela atividade importante. Ou então você compreende que precisa estudar certo conteúdo o qual vai te capacitar para um novo objetivo e mesmo sabendo da importância daquela atividade você não consegue executá-la. Para tentar ajudar, você assiste um filme motivador na Netflix ou um vídeo no Youtube que te faz refletir sobre tudo que você poderia conseguir. E no dia seguinte você começa animado e determinado a mudar aquele cenário. No começo do dia você até consegue ter foco e concentração para vencer as primeiras tarefas, porém quando volta do almoço algo estranho começa a acontecer. Parece que você perdeu aquele foco e concentração. Será que você não tem o "DOM" para realizar grandes objetivos?

E você começa a ficar ansioso

…

Você quer ter sucesso e está disposto a pagar o preço para isso, porém de alguma forma o seu corpo e sua mente não conseguem corresponder àquela vontade.

Pouca autonomia nessa hora Ter uma rotina produtiva é sem dúvidas um dos maiores desejos de qualquer pessoa, no entanto, até hoje essa é uma das principais aspirações que a maioria das pessoas demonstram grande dificuldade para alcançá-la sem incentivo ou orientação de outra pessoa.

5 PASSOS PARA ELIMINAR A PROCRASTINAÇÃO EM 7 DIAS

Agora imagine você trabalhando com foco e concentração elevada durante um, dois ou mais anos. Que resultados você alcançaria? Quanto dinheiro você conquistaria? Quais as pessoas e situações que você atrairia? Quando estudamos pessoas que conseguiram grandes realizações como grandes empresários, cientistas ou atletas, tendemos a imaginar que elas possuem algum dom especial que meros mortais não possuem. Eu estudo biografias de pessoas de sucesso há mais de 15 anos e sempre busco por padrões de comportamentos que fazem com que essas pessoas comuns consigam resultados extraordinários. E eu não quero desconsiderar a competência ou o talento dessas pessoas que facilitam a aquisição de certo feito.

Não existe hábito ou padrão que não seja replicável Pode ser que você desenvolva um bom hábito e não consiga o mesmo resultado de outras pessoas. Mas ainda assim você se tornará uma pessoa melhor que antes. Com a popularização da internet e dos diversos meios de comunicação, é cada vez mais fácil encontrar informações sobre qualquer coisa. Apesar disso, ao mesmo tempo estamos cada vez mais distraídos, desfocados e perdidos em meio a tantas notificações inúteis durante o dia que não acrescentam nada à nossa vida. Então o que leva uma pessoa a não conseguir realizar alguma tarefa ou atividade, mesmo sabendo a importância de fazê-la?


Procrastinação Essa palavrinha parece estar na moda nos últimos tempos. Até pouco tempo ela não fazia parte do meu vocabulário. Mas quando comecei a trabalhar em casa e precisei aperfeiçoar minhas habilidade de concentração, foco e energia, descobri essa definição que fez bastante sentido para o contexto. Deixa eu compartilhar com você um pouco do que aprendi.

O QUE É PROCRASTINAÇÃO? Etimologicamente, a palavra “procrastinar" se originou a partir do latim procrastinatus, procrastinare, que significa "à frente de amanhã”.

Quando se fala em procrastinar, nos referimos a adiar uma tarefa. Todos os seres humanos têm algum grau de procrastinação. É preciso combater o hábito de procrastinar quando esse comportamento começa a bloquear o desenvolvimento pessoal e profissional do indivíduo, pois

pode levar ao estresse, ansiedade, problemas financeiros, problemas no trabalho e tantos outros.


Como a procrastinação se manifesta na sua vida? Muitas pessoas passam a semana ocupadas com tarefas não importantes e ainda assim acham que não procrastinam.

Como descobrir quando você está procrastinando? Você sabe que está procrastinando quando sabe que existe alguma coisa mais importante para fazer e termina ocupando-se com tarefas menos importantes ou que não vão agregar em nada a longo prazo.

Veja essa ilha da procrastinação e descubra onde você se encontra nos momentos de procrastinação

Veja esse gráfico da pesquisa que fizemos recentemente

Você pode observar que 57,4% das pessoas responderam que gostariam de se livrar do hábito da procrastinação. Isso comprova o quanto as pessoas estão sofrendo por não conseguirem realizar as atividades que consideram importantes. E é exatamente para isso que estou escrevendo este e-book. Continue lendo este e-book para saber mais sobre como identificar as

causas da procrastinação, quais as táticas utilizadas para acabar com este hábito, como funciona a mudança de hábitos e a importância de estar em grupos.


2 Identifique as Causas Conseguir identificar a real causa da procrastinação é elemento fundamental para vencer essa batalha que nesse momento você está travando. O autoconhecimento e a reflexão são aliados indispensáveis nesse processo de encontrar a verdadeira causa do problema. Em Administração, estudamos uma método japonês largamente utilizado para análise de problemas organizacionais, chamado Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe. Trata-se de uma ferramenta que permite a identificação e análise das potenciais causas de variação do processo ou da ocorrência de um fenômeno, bem como da forma como essas causas interagem entre si.

Diagrama de Ishikawa 5 Causa

6 Causa

1 Causa

2 Causa

Problema

3 Causa

4 Causa

7 Causa

8 Causa


Ao considerarmos, por exemplo, o fato de “ não conseguir vender 750.000 VGV ao mês” um problema enfrentado, faz-se necessário indicar as possíveis causas que

estão contribuindo para isso através do método indicado. E após definir o problema e o que se deseja obter, devem ser seguidas as seguintes etapas: 1. Estudar e refletir sobre o

2. Montar o diagrama

3. Marcar aquilo que é mais

processo envolvido através

organizando em: causas

importante para obter o

de uma observação ou

principais, secundárias,

objetivo que se pretende

documentação, e coletar

terciárias, e eliminar

alcançar.

todas as informações.

informações sem importância.

Diagrama de Ishikawa 5. Tenho medo de dar errado

1. Falta de foco

6.

2. Falta de energia

Não consigo terminar o projeto 3. Preguiça

7.

4. Não sei por onde começar

8.

A partir do momento em que você conhece os principais motivos de um problema, é possível então descobrir a melhor forma para resolvê-lo e desse modo tomar ações mais assertivas. Essa técnica pode ser aplicada em qualquer circunstância e tem a vantagem de oferecer mais rapidez na identificação e solução de problemas, além de estimular o hábito da visualização. Outra técnica que também costumo utilizar no processo de consultoria individual é a estratégia dos 5 Porquês.


Estratégia dos 5 Porquês Parecida com a estratégia de escrever os pontos positivos e negativos de realizar determinada atividade, essa técnica provoca uma reflexão para identificarmos os motivos exatos da procrastinação. Se você tem alguma atividade que está procrastinando para realizar você pode aplicar a estratégia dos 5 Porquês. Este é um recurso bem simples e consiste em você se questionar sobre as razões de não realizar determinada atividade. Exemplo:

Não estou conseguindo terminar o relatório de vendas desse mês. Por quê?

Porque não sei por onde começar Porque ainda precisa fechar os relatórios individuais dos vendedores

Por quê?

Por quê?

Por quê?

Por quê?

Porque eu preciso cobrar de cada vendedor Porque ainda existem algumas vendas com pendências Porque precisa de uma posição da diretoria

Com esse questionamento pessoal você consegue identificar a real causa do problema e agir precisamente para resolver o que está atrapalhando seu trabalho. São inúmeras as causas que provocam a procrastinação. Aqui eu vou elencar algumas que considero mais frequentes no dia a dia dos brasileiros, baseado em relatos que recebo e na vivência cotidiana, seja com clientes de consultoria, ou com os alunos dos nossos cursos.


Causas mais comuns da procrastinação 1 - Falta de foco e concentração A falta de foco e concentração é uma das principais causas da procrastinação atualmente. Isso acontece por causa da tecnologia e da cultura do imediatismo. Eu ainda me lembro do tempo em que se faziam pesquisas através da Barsa e a internet só era disponível durante a madrugada. O fato é que o celular e as diferentes distrações que possuímos hoje em dia estão afetando o nosso poder de concentração. Mais à frente irei abordar a estratégia de dividir seu tempo de trabalho para facilitar a sua vida nesse quesito.

2 - Medo O medo é um sentimento muito presente quando somos crianças. Eu mesmo era altamente medroso. Tinha medo do escuro, de ficar sozinho, de fazer alguma coisa errada. Mas quando crescemos, alguns desses medos desaparecem e outros nós aprendemos a esconder, mesmo que seja de forma inconsciente. A melhor maneira para lidarmos com o medo de algo dar errado, ou até mesmo de dar muito certo, é utilizar a estratégia de Dale Carnigie. Sempre que você perceber que está travado por medo de um resultado negativo ou desconhecido, faça o seguinte exercício de 3 passos: 1 - Pense no pior resultado possível. 2 - Aceite esse resultado, mesmo que ela seja o mais trágico possível. (É bem provável que a sua mente vai indicar um resultado muito ruim e pouco provável de acontecer) 3 - Pense em resultados mais amenos que possam acontecer. E é importante ressaltar que não existe fracasso. Só existem resultados. Se você enxergar dessa forma e continuar implementando pequenas melhorias para as suas ações, você sempre estará melhorando e não terá pausas grandes entre suas tentativas, seja em novos projetos ou em mudanças de hábitos.


Causas mais comuns da procrastinação 3 - Perfeccionismo Muitas pessoas também ficam presas ao perfeccionismo e terminam procrastinando em projetos e tarefas. Essas pessoas lapidam tanto um projeto que acabam perdendo o tempo de entrega. É claro que você não deve entregar as suas tarefas de qualquer forma. Porém, existe um limiar em que o seu tempo de dedicação àquela tarefa começa a agregar muito pouco na sua qualidade.

Nesse gráfico você pode observar que quando o ponto 3 de tempo é atingido, a qualidade da tarefa passa a melhorar muito pouco ainda que despenda o mesmo esforço. O gráfico é apenas uma representação para você perceber que em determinado momento não vale mais a pena adicionar certo esforço pois a qualidade da tarefa em muito pouco irá aumentar. Nesse caso cabe a você estar sempre alerta para saber onde termina o zelo pela tarefa e onde começa o perfeccionismo em excesso. Eu gosto muito da frase:

"Feito é melhor do que perfeito". Costumo usá-la para me guiar em meus projetos e tem dado muito certo. Aproprie-se dela para você.


3 Conheça as táticas Tática 1 – Block Time Block Time é o termo em inglês que se traduz como bloquear a sua agenda para se dedicar exclusivamente àquela atividade. Nesse momento do dia você desliga-se de todas as distrações como redes sociais, celular, telefone convencional e também avisa aos colegas do trabalho que naquele momento você está indisponível. Existem dois tipos de atividades: as que você pode fazer e as que você precisa fazer. É fundamental que você utilize o block time nas atividades que você precisa fazer. São aquelas atividades que vão trazer mais retorno profissional ou pessoal para sua vida. O tempo ideal para realizar atividades através desse método é de até 90 minutos. Se você sabe que levará mais tempo para concluir, divida em duas ou três subtarefas aplicando um intervalo de 10 minutos entre cada.

Porque o block time? Sempre que você interrompe uma atividade para verificar alguma notificação, responder uma mensagem ou conversar com alguém que está do seu lado, leva de 10 a 15 minutos para retomar o foco e mesmo ritmo de produção. Então imagine uma atividade que você levaria uma hora para realizar, se for interrompido por três vezes, é muito provável que você leve quase o duas horas (o dobro de tempo) para concluí-la.

E vale ressaltar No momento do block time, se você lembrar de alguma outra atividade importante, a melhor alternativa é agendá-la para realizá-la em outro momento. Nunca suspenda uma atividade para iniciar outra, pois você sofrerá uma queda de produtividade.


Tática 2 – Comece com Atividades Pequenas Montar um quebra-cabeça de uma única vez pode parecer muito complicado e cansativo. Mas se você montar algumas peças todos os dias pode parecer algo simples e até divertido.

Separar uma grande atividade em atividades menores, que levem no máximo 3 horas para serem realizadas é uma excelente estratégia para se afastar da procrastinação e da preguiça. Se a sua atividade for mais complexa eu recomendo que você utilize algum software de gestão de projetos. Existem algumas boas opções para isso. Atualmente eu utilizo o Todoist. Ele é simples e ainda tem uma versão grátis bem completa.

Tática 3 – Estabeleça Pequenas Recompensas A toda hora o nosso cérebro fica se perguntando: o que eu ganho com isso? Esse mecanismo é o mesmo que faz com que você prefira ver televisão a ir na academia. É também por isso que torna-se difícil desenvolver o pensamento de longo prazo. Para quebrar com esse mecanismo sabotador da nossa mente podemos estabelecer pequenas recompensas com o cumprimento das tarefas. Por exemplo, você pode se premiar com uma barrinha de cereal quando finalizar uma tarefa importante, ou então sair para almoçar em um restaurante que você gosta ou mesmo se permitir jogar algum joguinho de computador por 10 minutos.


Tática 4 – Alinhe Alta Energia com as Atividades mais Impactantes Cada pessoa possui um momento do dia em que é mais produtiva. Para mim esse momento é logo no início da manhã. Porém, algumas pessoas rendem mais à tarde, à noite ou até de madrugada. Organizar sua agenda para realizar as atividades mais importantes exatamente nos horários em que você tem mais energia pode ser uma excelente alternativa para manter o monstro da procrastinação afastado de você.

Tática 5 – Peça Ajuda de Outras Pessoas O que para você pode parecer um bicho de sete cabeças para outras pessoas pode ser algo simples de solucionar. Pedir ajuda é uma boa saída para conseguir resolver alguma atividade que você está sofrendo para concluir. Quanto mais você ajuda e é ajudado, mais rápido você evolui em sua vida. Mas lembre-se, mantenha sempre um equilíbrio entre a quantidade de vezes que você é ajudado e a que presta alguma ajuda.

Tática 6 – Assuma Um Compromisso Público Assumir um compromisso público é uma estratégia que também funciona para algumas pessoas. Nesse caso você pode se comprometer com alguém que entregará aquela atividade no prazo determinado. Eu tenho um amigo que de vez em quando faz um compromisso e coloca em sua rede social. Ele ainda premia os amigos com um rodízio de sushi, por exemplo, caso ele não cumpra aquele compromisso.


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Aprenda sobre mudança de hábitos Ao longo da vida, você certamente já tentou criar algum novo hábito, ou eliminar os que te fazem mal, mas não conseguiu. Por qual motivo? Possivelmente porque você não sabia como treinar seu cérebro para isso. O ciclo de todo hábito consiste nas mesmas três etapas: gatilho, rotina e

recompensa. O gatilho apresenta-se como qualquer estímulo sensorial, visual, auditivo, olfativo ou tátil. Imagine que você está no meio do expediente e sente o cheiro de café fresquinho. A vontade de se levantar e tomar aquele café é praticamente irresistível. Logo, esse é um exemplo de gatilho olfativo. A segunda etapa é a rotina, quando acontece o ato. E por último a recompensa, no momento em que sentimos satisfação por isso. Caracteriza-se como algo subjetivo, semelhante ao ato de alívio e desopilação. Essa é a etapa que faz com que seu cérebro decida futuramente se vale a pena memorizar este ciclo específico ou não.

Hábitos são ciclos armazenados Se não fosse pelos gânglios basais, estruturas responsáveis pela memorização do ciclo dos hábitos, nosso cérebro estaria sobrecarregado com as minúcias da vida cotidiana. Perderíamos acesso às centenas de hábitos dos quais dependemos todos os dias. Toda vez que você repete uma atitude, um percurso ou qualquer ação, seu cérebro armazena o procedimento. Se o ciclo foi bem sucedido, sua cabeça entende que deverá ser repetido quando estiver diante do mesmo estímulo.


O problema é que nosso cérebro não sabe a diferença entre os hábitos ruins e os bons, e por isso, se você tem um hábito ruim, ele está sempre ali à espreita, esperando os gatilhos e as recompensas certas. Quando um fumante vê um maço de cigarro (gatilho), logo ele acende um cigarro para fumar (rotina), e então o seu cérebro automaticamente libera hormônios no corpo que causam prazer (recompensa). O desejo cresce até o ponto em que o fumante, sem pensar, estende a mão e pega o cigarro.

Hábitos dão forma a nossa vida muito mais do que percebemos. De acordo com pesquisadores da Universidade Duke, os hábitos são responsáveis por cerca de 40% do nosso comportamento em dias comuns. Podem surgir fora da nossa consciência ou serem arquitetados. Muitas vezes acontecem sem a nossa permissão, mas podem ser remodelados se manipularmos suas peças. Hábitos especialmente fortes têm a característica de gerar reações semelhantes às de vícios. No entanto, esses anseios obsessivos não têm plena autoridade sobre nós. Há mecanismos que podem nos ajudar a superar esses hábitos No livro 'O Poder do Hábito", o autor Charles Duhigg mensura a relevância dos hábitos. "São tão fortes, na verdade, que fazem com que nosso cérebro se apegue a eles a despeito de todo o resto, inclusive o bom-senso", conta.


Quando um hábito surge, o cérebro diminui a participação na tomada de decisões. Ele para de fazer tanto esforço, ou simplesmente desvia o foco para outras tarefas, porque o processo se desenrola automaticamente. Por isso que, para eliminar algum hábito da sua vida, você deve modificar o gatilho ou criar novas rotinas neurológicas. Isto é, assumir o controle do ciclo do hábito e forçar as tendências nocivas a ficar em segundo plano. As pesquisas indicam que são necessários 66 dias para que você torne um comportamento automático. Porém esse número varia de 18 a 254 dias, dependendo da pessoa, do comportamento e das circunstâncias envolvidas. Se o indivíduo quer começar a correr diariamente, é fundamental que escolha um gatilho simples (como deixar as roupas de corrida ao lado da cama), e uma recompensa clara (como o sentimento de realização ao registrar o número de quilômetros, ou simplesmente a vontade de se sentirem bem, causada pela liberação de endorfina no corpo logo após algum exercício físico). No entanto, um gatilho e uma recompensa não são suficientes para que um novo hábito dure. Somente quando o cérebro começar a nutrir uma expectativa pela recompensa – ansiar pela endorfina ou pelo sentimento de realização – é que o ato de colocar a roupa e sair para correr toda manhã se tornará automático.


5 Reúna-se em grupos A sociabilidade constitui o ser humano do início ao fim de sua vida. Os indivíduos, ao fazerem parte de grupos sociais, são unidos por valores, princípios e objetivos. Além de compartilharem pensamentos e ideias, grupos sociais primários também são importantes incentivadores das nossas conquistas, a exemplo da adoção de hábitos saudáveis. Normalmente, quando estamos por conta própria, somos céticos sobre nossa capacidade de mudar, mas uma "tribo" pode nos convencer do contrário. Quando as pessoas se juntam a grupos em que a mudança parece possível, o potencial para que ela ocorra se torna mais real. O convívio em grupo oferece uma das fórmulas mais poderosas para a mudança: a fé. Para você que quer executar as estratégias de como eliminar a procrastinação de uma vez por todas da sua vida, o ideal é que você tenha consistência. Muito mais importante do que ter grandes ações apenas planejadas, é dar pequenos passos contínuos. Com orientação precisa, baseada em um estudo aprofundado, você perceberá a diferença no seu desenvolvimento em poucos dias. Mas estar inserido em um grupo torna essa missão ainda mais fácil de realizar.


É essencial acreditar que a mudança é factível Começar uma dieta, praticar alguma atividade física, suspender bebidas alcoólicas, diminuir o açúcar. Para qualquer hábito, acreditar na mudança é fundamental e isso se torna possível a partir de uma experiência comunitária, mesmo que esta comunidade possua apenas duas pessoas. Relações interpessoais têm o poder de provocar transformações profundas, na medida em que as pessoas estão reunidas com o intuito de se ajudar. Se você quer substituir ou adotar algum hábito, é verdade que você precisa mudar o gatilho ou encontrar uma rotina alternativa. Mas suas chances de sucesso aumentam radicalmente quando você se compromete a mudar enquanto está inserido(a) em um grupo.

Parabéns por ter chegado até aqui. Esse é um feito para poucos. Agora você deve estar se perguntando… Qual o próximo passo? Como garantir que essa teoria seja colocada em prática? Como internalizar esses conceitos de forma que eu os utilize para a vida toda? Assim como diz Paulo Freire, o mais célebre educador brasileiro, "a teoria sem a prática vira verbalismo". Portanto quando elas se unem, tem-se a ação criadora e modificadora da realidade. Pensando nisso, nós criamos o DESAFIO 30 DIAS NOVOS HÁBITOS. Para aplicar esse novo conhecimento de forma prática, com orientação precisa à sua

disposição e provocar uma verdadeira transformação de vida. Você que deseja se aprofundar nas estratégias de como eliminar a procrastinação, como aumentar o foco e como se tornar uma pessoa mais produtiva, o desafio é uma excelente opção para finalmente assumir o controle dos seus hábitos, contando com o nosso acompanhamento. Te vejo do outro lado. Abraços, Mateus Ramos

Quero saber mais sobre o desafio!


www.mateusramos.com.br

5 Passos para eliminar a procrastinação em 7 dias

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