CAPÍTULO III 3. LA INDUCCIÓN COMO UNA TÉCNICA DE ENTRENAMIENTO
3.1 GENERALIDADES DE LOS PROCESOS DE INDUCCIÓN Antes de hablar de la Inducción como una técnica de entrenamiento, es importante tratar algunos temas relacionados con este proceso de aprendizaje. La inducción es un proceso que inicia con la contratación del nuevo colaborador, en este momento se debe seguir una serie de pasos que permitan una conveniente incorporación tanto al puesto de trabajo como a la organización. La inducción es el ajuste dirigido diri gido de nuevos empleados con la organización, el puesto de trabajo y el trabajo en grupo. En un programa de inducción, es probable que se expliquen los requisitos para la promoción. Se indicarán las reglas, cuya infracción puede llevar a una posible acción disciplinaria. Se deben señalar con todo detalle las mecánicas de promoción, degradación, transferencia, renuncias, despidos, suspensiones y jubilación en manuales de políticas que se han de entregar a cada empleado nuevo. Asimismo, con frecuencia se proporciona un resumen de las prestaciones de los empleados. Para desempeñarse con efectividad, los nuevos empleados necesitan información que les permita desarrollar su trabajo, e información que les ayude a entender los patrones de conducta de sus compañeros de trabajo. Por lo tanto es importante incorporar en la inducción un espacio en donde se propicie la adaptación al clima laboral. A este respecto, se han encontrado que los pares sirven como excelentes agentes de información. Existen varias razones para el el éxito de los colegas en el desarrollo de de esta función. Por Por una parte, son accesibles para los recién llegados y a menudo están más disponibles que el jefe. Los pares también tienden a tener un alto grado de empatia con las nuevas personas. Además, tienen la experiencia 63
organizacional y la habilidad técnica a la que necesitan tener acceso los nuevos empleados. La inducción es frecuentemente responsabilidad conjunta del personal de capacitación y el supervisor de línea. La persona recién contratada está preocupada básicamente por el puesto y su supervisor. Cuando se reduce la ansiedad respecto de estos dos factores, se puede comunicar el mensaje corporativo con mayor efectividad. Los programas exitosos de inducción también suelen tener un alto grado de participación de la alta dirección, tanto en el desarrollo del programa como en su implantación. En realidad, para que pueda tener éxito cualquier tipo de programa, es esencial el apoyo de la alta dirección.
3.2 PROPÓSITOS DE LOS PROCESOS DE INDUCCIÓN La inducción ayuda al nuevo empleado a ajustarse a la organización, tanto formal como informalmente. De una manera formal, la organización desea que el empleado se vuelva productivo con la mayor rapidez posible. Con el fin de facilitar este proceso, el empleado necesita saber específicamente lo que significa el puesto. Muchos de los beneficios de la inducción se relacionan con la organización informal. A los nuevos empleados no se les da la bienvenida automáticamente con los brazos abiertos. Puede haber cierta cantidad de bromas y novatadas. Con el fin de reducir la ansiedad que experimentan los nuevos empleados, se deben hacer esfuerzos para integrar a la persona a la organización informal. Los nuevos empleados suelen tener entusiasmo, creatividad y compromiso. Se puede perder mucho de esto con un programa inadecuado de inducción que no integre a los nuevos contratados al grupo de trabajo. En cambio, un programa efectivo realza la relación de trabajo y proporciona la base para la motivación, el compromiso y la productividad. 64
Otro propósito de la inducción es proporcionar información específica acerca de las expectativas en el desempeño y las tareas. Los empleados desean y necesitan saber exactamente lo que se espera de ellos. También se les debe explicar las reglas de la empresa y del departamento específico al que han sido asignados. Un último propósito de la inducción es mantener una impresión favorable en los nuevos empleados respecto de la organización y el trabajo. El proceso de inducción puede hacer mucho para calmar los temores que pudieran tener los nuevos empleados acerca de si habrán tomado una decisión de empleo correcta.
3.3 OBJETIVOS DE LOS PROCESOS DE INDUCCIÓN El principal objetivo del proceso de Inducción, es brindar al trabajador una efectiva orientación general sobre las funciones que desempeñará, los fines o razón social de la empresa y organización y la estructura de ésta. Otros objetivos que persigue son:
La integración al equipo de la organización
La participación en grupos
La obtención de responsabilidades
La planeación del desarrollo del empleado
La solución de asuntos en el lugar de trabajo
La confrontación con el cambio
3.4 LA INDUCCIÓN COMO UNA TÉCNICA DE ENTRENAMIENTO El proceso de inducción se encuentra dentro de las técnicas de entrenamiento en cuanto al tiempo, se desarrolla al momento en que un nuevo colaborador
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ingresa a la organización, persigue como objetivo fundamental el de lograr una adecuada adaptación del empleado a su puesto de trabajo y a la empresa en general. Antes de establecer los aspectos fundamentales del proceso de inducción, es oportuno primero destacar la importancia que tiene este proceso como medio para lograr que los nuevos colaboradores se sientan sujetos activos capaces de interactuar efectivamente en la dinámica organizacional de la empresa. Anteriormente, la forma más común de realizar la inducción a un nuevo empleado era la de asignar dicha responsabilidad directamente al empleado de mayor experiencia o capacidad, ya que se suponía que este sería capaz de instruir adecuadamente para la ejecución de las tareas asignadas al nuevo empleado. Una concepción extremadamente limitada en función de todas las bondades que brinda la ejecución de un adecuado proceso de inducción. “Aunque el aprendizaje puede producirse sin ayudas efectivas, no resulta económico, debido a que necesita más tiempo y no permite que los trabajadores que hayan recibido un entrenamiento inadecuado alcancen su producción máxima. El Instituto Nacional de Psicología Industrial llevó a cabo una serie de experimentos en dos grupos similares de trabajadores. La diferencia esencial entre ambos grupos era que uno había sido contratado y entrenado para su trabajo, mientras que el otro se puso a trabajar de la manera habitual. Mediante una investigación de aproximadamente diez puestos distintos se llegó a la conclusión de que el grupo entrenado era de un 10 a un 18
40% más eficiente que el no entrenado” .
La inducción al ser una técnica de entrenamiento necesariamente implica procesos de aprendizaje, para que estos aprendizajes sean significativos deben ser ejecutados a través de un plan 18
adecuadamente planificado y
BLUM, Milton L. y NAYLOR, James C., Psicología Industrial: sus fundamentos teóricos y sociales, 2º Edición, Editorial Trillas, México, 1989 (reimp.1996) p. 338, 339
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convenientemente ejecutado, que permita por un lado disminuir el tiempo de adaptación y por otro lograr una mayor eficiencia en el cumplimiento de las tareas encomendadas, sin lugar a dudas esto significa un ahorro para la empresa en términos de tiempo-producción. Actualmente y en función de los acelerados procesos de cambio (técnico, tecnológico, social, cultural, etc) que las organizaciones no cuente con programas de inducción inevitablemente derivará en mayores costos de producción. De allí la importancia de ver a la inducción como una inversión y no como un gasto. Todo cambio que se de durante el transcurso de nuestras vidas genera un desequilibrio emocional que deriva en actitudes y comportamientos. Este desequilibrio desemboca generalmente en espasmos de ansiedad que necesariamente tienen que ser procesados de forma adecuada para que el organismo recupere su homeostasis. El desequilibrio no sucede únicamente en situaciones de orden negativo. Hechos tan positivos como un ascenso, un mejor empleo, un cambio de empresa, generan una serie de expectativas, inquietudes, incertidumbres que se manifiestan con estados de ansiedad de menor o mayor grado. A pesar de la preparación profesional, la calidad humana y experiencia con la que cuente una persona, es inevitable que la adquisición de un nuevo rol y la consecuente asignación de funciones generen en él niveles de ansiedad. El bajar estos niveles de ansiedad y conseguir que el individuo recupere su equilibrio emocional es otro de los aspectos primordiales de la inducción. Luego de destacar los diferentes factores que hacen de la Inducción un proceso fundamental dentro de las nuevas corrientes de administración organizacional, podemos decir que el “ Entrenamiento de Inducción o de Integración a la empresa es un proceso que busca la adaptación y ambientación inicial del nuevo empleado a la empresa 19
trabajar”
y al ambiente social y físico donde va a
.
19
CHIAVENATO, Idalberto, Op. Cit. p. 574
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Limitar la Inducción a un proceso estrictamente técnico, sin tomar en cuenta la connotación psico-afectiva del mismo sería un grave error. Si bien la Inducción busca que el nuevo colaborador adquiera conocimientos, destrezas y habilidades para la realización de un trabajo específico, también es importante que esa adaptación se de en medio de un clima favorable que posibilite la asimilación de actitudes y comportamientos requeridos por la organización.
3.4.1 VENTAJAS DE LA INDUCCIÓN
1. Es el punto de partida para lograr una verdadera identificación del empleado con la organización que se deriva en una mayor implicación en las actividades extra laborales propuestas por la empresa. 2. Disminuye los niveles de ansiedad derivados de la adquisición de las nuevas tareas y responsabilidades. 3. El nuevo empleado recibe la información general necesaria acerca de la empresa: normas, reglamentos y procedimientos que lo afectan, para que su adaptación sea la más rápida posible. 4. Reducción del número de despidos o de acciones correctivas, gracias al conocimiento de los reglamentos de la empresa y de las consecuencias derivadas de su violación. 5. El supervisor puede explicar al nuevo empleado su posición en la organización. 6. El nuevo empleado es instruido de acuerdo con los requerimientos definidos en la descripción del cargo que va a ocupar.
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3.4.2 PROGRAMA DE INDUCCIÓN Este proceso de adaptación y ambientación debe realizarse mediante una programación sistemática, llevada a cabo por su jefe inmediato, por un instructor especializado o por un colega con ciertas características particulares, a través del denominado programa de integración o programa de inducción. Este programa de integración contiene información referente a 20: 1. La empresa: historia, desarrollo y organización. 2. El producto o servicio. 3. Los derechos y deberes del personal. 4. Los términos del contrato de trabajo. 5. Las actividades sociales de los empleados: beneficios y servicios. 6. Normas y reglamentos internos. 7. Nociones sobre protección y seguridad en el trabajo. 8. Cargo por ocupar: naturaleza del trabajo, horarios, salarios, oportunidades de ascenso. 9. El supervisor del nuevo empleado (presentación). 10. Relaciones del cargo con otros cargos. 11. Descripción detallada del cargo.
Los elementos a los que debemos prestarles particular atención en el diseño de un Programa de Inducción son: políticas del personal, condiciones de contratación, plan de beneficios para el trabajador, días de descanso, el trabajo a desempeñar y forma de pago. Un programa de inducción de ninguna manera significa únicamente la transmisión de información referente a los diferentes aspectos del puesto de trabajo, a este paso lo podemos denominar como una INDUCCIÓN 20
CHIAVENATO, Idalberto, Administración de Recursos Humanos, 5ª Edición , Editorial Mc Graw Hill, Santafé de Bogota – Colombia 2000. Tomado de PIGORS, Paul y MYERS, Charles A., Personnel Administration: A Point of View and Method , p. 381.
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GENERAL. Un proceso de inducción primordialmente implica que el nuevo colaborador reciba un adecuado entrenamiento para el cumplimiento de tareas y responsabilidades a él asignadas. Si el puesto requiere de la utilización de útiles o herramientas se debe prever el tiempo prudencial y las técnicas adecuadas para conseguir dicho objetivo. De igual forma se debe proceder cuando estas herramientas son de orden tecnológico, a este paso lo podemos definir como una INDUCCIÓN ESPECIFICA, la misma que se puede realizar en el propio puesto de trabajo, en una área de simulación o fuera de la organización. Durante todo el proceso tanto de la Inducción General como Específica el empleado debe percibir la presencia del factor psico-afectivo, puesto de manifiesto en el trato del inductor y el desarrollo de las actividades, esto permitirá la asimilación de las actitudes y comportamientos requeridos por la organización.
3.4.3 EJECUCIÓN DEL PROCESO DE INDUCCIÓN El éxito de un proceso de Inducción está en una adecuada planificación y correcta ejecución. Para lograr esta simbiosis es importante tomar en cuenta los siguientes aspectos: 1. El programa de Inducción será la guía del proceso. 2. Motivar al nuevo empleado para una participación activa en la inducción permitirá potencializar los beneficios de este proceso. 3. Recuerde que dentro del proceso de Inducción, la persona que asume esta responsabilidad juega un papel determinante, por tanto se debe identificar dentro de la organización a los colaboradores que reúnan dicho PERFIL. En términos generales estas personas deben reunir las siguientes características: actitud empática, conocimiento general de la organización, habilidades pedagógico-didácticas, dominio del puesto de trabajo, buen humor, apropiadas relaciones interpersonales con el resto de empleados. En caso de que no las personas no se ajusten a este 70
perfil es oportuno que la organización prevea un proceso de entrenamiento para contar con personas capaces de llevar adelante los procesos de inducción.
4. Es importante durante la realización del proceso de inducción que exista una permanente retroalimentación. Propiciar esta actitud en el empleado es responsabilidad del inductor.
5. La inducción implica nuevos aprendizajes, por tanto el desarrollo de habilidades, destrezas y la adquisición o modificación de actitudes, es misión del inductor estar atento a estos factores y realizar las observaciones de forma oportuna de tal manera que el empleado tome esas consideraciones como un elemento que le permita mejorar su rendimiento y no como un factor de reprobación de su accionar.
6. Cumplir con las actividades propuestas y los tiempos establecidos en el programa de inducción es otro factor fundamental para el éxito de la inducción.
7. El lugar y los espacios destinados para la inducción deben prestar las facilidades necesarias para cumplir con el proceso, de igual forma la utilización de medios tecnológicos se debe planificar cuidadosamente en función de las características del empleado y la disponibilidad de los mismos.
8. Si la inducción o parte de ella se realiza fuera de la empresa, es oportuno verificar que esas actividades cumplan con los objetivos establecidos en el programa.
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Luego de revisar estos importantes aspectos sobre el Proceso de Inducción se establece el esquema a seguir para cumplir con su ejecución.
Figura Nº 6 Esquema a seguir para el diseño del proceso de inducción
Revisión del Programa de Inducción.
Recopilación del material necesario.
Preparación del lugar, espacios y medios necesarios.
Siempre contar con una alternativa en caso de que los
ASPECTOS PREVIOS A LA INDUCCIÓN
materiales, lugares o medios no estén disponibles.
Inducción General.
Inducción Específica.
Evaluación de la Inducción, por parte del empleado
REALIZACIÓN DEL PROCESO DE INDUCCIÓN
como del inductor.
Fuente: El autor.
3.4.4 EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LA INDUCCIÓN La etapa final del proceso de inducción es la evaluación de resultados obtenidos. Estos resultados se pueden evaluar a corto, mediano y largo plazo. En corto y mediano plazo a partir de los niveles de eficiencia del empleado y en el mediano y largo plazo a través del grado de identificación organizacional. Para evaluar la eficiencia del Programa de Inducción se debe considerar los siguientes aspectos: 1. Determinar si la inducción logro la adquisición de los conocimientos necesarios para el cumplimiento del trabajo, así como la asimilación del esquema conductual.
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2. Verificar si los resultados obtenidos con la Inducción presentan relación con las metas y objetivos de la empresa. 3. Determinar si los materiales, documentos, técnicas y procedimientos empleados son efectivos. Para lograr que la evaluación de resultados del Proceso de Inducción cumpla su función de retroalimentación se debe seguir el siguiente esquema: 1. Aplicación de los Formatos de Evaluación. (empleado e inductor) 2. Revisión y valoración de datos. 3. Análisis de resultados. 4. Informe del análisis de resultados. 5. Guía de recomendaciones. La evaluación del Programa de Inducción nos permite esa retroalimentación necesaria en todo proceso de enseñanza-aprendizaje, de esta forma se puede modificar y mejorar los programas de inducción para que permitan cada vez una oportuna y adecuada inserción laboral de los futuros colaboradores.
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