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Habilidades para Hacer Presentaciones ¿Qué haría usted? Bárbara vio el video de su discurso y movió la cabeza en señal de frustración. ¿Cómo pudo resultar su presentación tan aburrida? Había estudiado a su audiencia, investigado el tema y trabajó durante horas para preparar una charla que fuera clara y concisa. Conforme revisaba la cinta de video, se percató de algunos problemas. Estaba totalmente absorta en sus apuntes, la audiencia parecía perdida y al final ella parecía cualquier cosa menos carismática. Ahora ella se pregunta cómo puede proyectar su propia personalidad ingeniosa y extrovertida en una presentación a fin de involucrar más a su público. ¿Qué haría usted? En retrospectiva, Bárbara se dio cuenta que un contenido sólido no bastaba por sí sólo. Necesitaba dar una presentación ganadora para captar la atención del público. Para empezar, podría haber hecho más contacto visual con su audiencia, usado un tono conversacional y haberse referido a sus apuntes sólo en caso necesario. Adicionalmente, podría haber preparado algunos apoyos visuales para ejemplificar las ideas principales de su charla. Los apoyos visuales habrían contribuido a que el público se mantuviera atento.Por ultimo, podría haber incluido historias y ejemplos pertinentes que sustentaran el contenido, cuidando de no distraer al público de su mensaje principal. En este tema, usted aprenderá cómo preparar, ensayar y presentar la información para lograr los resultados que desea.
Objetivos del tema Este tema contiene información relevante sobre la forma de:
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Preparar una presentación eficaz personalizada para su audiencia y el entorno Hacer una presentación eficaz que genere acción Abordar las preguntas y mantener a las personas concentradas durante la presentación
Acerca del mentor Nick Morgan Nick Morgan es un experto en comunicaciones que ha trabajado como redactor de discursos, director de relaciones públicas y profesor de comunicaciones. Con su empresa, Public Words LLC, hace coaching a ejecutivos y organiza seminarios sobre una variedad de temas comunicacionales. Ha sido editor de Harvard Management Communication Letter , ha escrito cientos de
artículos y es autor de Working the Room: How to Motivate People to Action Through
Audience-Centered Speaking (HBS Press).
Resumen de la Presentación El objetivo de las presentaciones Una presentación puede ser una manera poderosa de comunicar su mensaje a un grupo y de involucrarse en un diálogo bilateral. Los ejecutivos utilizan las presentaciones con el objetivo de: Persuadir a los asistentes para que tomen un determinado curso de acción Transmitir información Adaptar la información para cumplir con las necesidades de determinado público Ofrecer un foro para la discusión de ideas controversiales o retadoras Descubrir cómo reaccionan las personas ante una situación o idea Lograr un compromiso o alineamiento
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Involucrar a las personas en la solución de problemas
Tipos de presentaciones Con nuestras palabras gobernamos el mundo. —Napoleón Bonaparte Existen muchos tipos de presentaciones, cada uno diseñado para satisfacer necesidades específicas. Algunos ejemplos son: Ventas Ventas: Señala los beneficios y las características de un producto o servicio; da al público una razón para comprar Persuasión Persuasión: Proporciona razones para apoyar una idea o camino Informe de avance avance: Detalla el avance de un proyecto, un grupo de trabajo o ventas de productos. Demostración de un producto producto: Muestra cómo funciona un producto Plan o estrategia de negocios negocios: Bosqueja el próximo plan de una organización o articula las metas de la empresa No utilice una presentación para bombardear al público con un cúmulo de información detallada. Las personas recuerdan pocos detalles. Puede usar una presentación para informar al público sobre un cambio o una iniciativa de envergadura, pero recurra a la comunicación escrita al entregar los detalles. De esta manera, su propósito determina el tipo de presentación que elija.
Sentar las Bases para su Presentación Defina su objetivo Idea Clave El objetivo de su presentación es el resultado que quiere obtener: deliberar, convencer, dar feedback, persuadir o vender. El objetivo debe guiar el desarrollo de la presentación. Comience por plantearse las siguientes preguntas: "¿Cuál es el propósito de esta presentación?". "¿Qué quiero que mi público haga como resultado?"
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Más específicamente, pregúntese lo siguiente: ¿Quiero informar, persuadir o vender? ¿Quiero que el público entienda, aprenda o actúe? Observe la diferencia entre presentar un presupuesto para que el público lo entienda y hacerlo para que la audiencia se pronuncie mediante un voto ¿Quiero que la audiencia se comprometa? Incluya ejemplos y detalles que le ayudarán a lograr su objetivo. Todo lo que sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse. Su objetivo también le ayuda a determinar lo siguiente: Si hacer o no la presentación Si hacerla o no a este determinado público y en estas circunstancias particulares Qué va a decir y cómo Cuál debe ser el seguimiento Posibles objeciones
Conozca a su audiencia Idea Clave Una presentación es un diálogo interactivo entre usted y su público. Mientras más comprenda a su audiencia le será más fácil personalizar su presentación. Asegúrese de que pueda responder las siguientes preguntas: ¿El tema es polémico, conocido o nuevo (o una combinación) para su audiencia? ¿Quiénes constituyen la audiencia y cómo se relacionan con su tema? ¿Cuán informados están sobre el tema? ¿Qué necesitan saber al respecto? ¿Qué esperan del evento? ¿De su presentación? ¿Están acostumbrados a cierto tipo de presentaciones? ¿Qué saben de usted? ¿Qué más necesitan saber? ¿Qué opinan de usted? ¿Por qué asisten? ¿Vienen por decisión propia o por obligación? ¿Es posible que se entusiasmen? ¿Que sean corteses? ¿Apáticos? ¿Hostiles? ¿Hay otros obstáculos, historia pasada o expectativas que usted necesite tomar en cuenta? delp-courses.dextro.com/courses/hmm10/…/habilidades_para_hacer_presentaciones.html
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Comprender el contexto de la presentación Ninguna presentación sucede en el vacío. El contexto de su presentación jugará un papel importante respecto a cómo será recibida, de modo que debe estar atento a lo siguiente: ¿Es la situación formal o informal? Al dar la presentación, ¿los asistentes habrán recién terminado de comer, beber, trabajar, descansar o de hacer alguna actividad? ¿Estarán cansados o alertas? ¿Cuándo fue el último descanso? ¿Quién hablará antes que usted? ¿Quién viene después de usted? ¿Cómo podría esto afectar la reacción de la audiencia? ¿Es usted el primer o el último expositor del programa? ¿Del día? ¿De la mañana o de la tarde? ¿Se espera que responda preguntas o que deje copias de su presentación? ¿Cuánto tiempo tendrá para hacer su presentación? ¿Puede entregar su mensaje en ese lapso? ¿Requerirá el entorno físico de la sala que usted adapte su presentación de alguna forma? ¿Qué control tendrá usted sobre el entorno físico?
Preparación a fondo Perspectiva Personal Estaba particularmente encantada con la invitación para realizar una presentación a un grupo de CEO Asiáticos en Bangkok, Tailandia. Miré el programa y pensé: "Tengo un lugar privilegiado ". El orador de apertura iba a ser el Primer Ministro de Malasia. “¡Qué maravilloso! Sigo a un primer ministro”. Esto es un verdadero halago. Preparé mi material habitual. Se me pidió que hablara sobre la competitividad global y qué cosas hacían que las empresas fueran de clase mundial. Yo estaba lista. Mientras escuchaba el discurso del Primer Ministro, su mensaje se tornó cada vez más
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candente y anti-occidental. En ese momento el Primer Ministro estaba recogiendo votos políticos contrastando los “valores asiáticos” con los “valores occidentales”. Yo simplemente no me dí cuenta del efecto que estaba teniendo en el público. Cuando comencé mi presentación no tomé en cuenta seriamente los puntos que tenía en mi contra. Sí, yo era mujer, no obstante estaba bien calificada, pero también era norteamericana y no me había percatado de la desventaja que eso significaba para mí en ese momento. Dado que la mayoría de mis experiencias e historias eran estadounidenses, traté de desviar la atención de ese hecho al comenzar mi presentación con una broma acerca de que ellos eran expertos sobre Asia y yo una experta en empresas estadounidenses. Pero nadie se rió, y debí haber comprendido mi situación en ese entonces. Fue el peor discurso de mi vida. Yo nunca había tenido una mala recepción de un público y me encontraba muy nerviosa y preocupada por mi presentación. De esa experiencia he aprendido algunas lecciones que ahora dirigen todo lo que hago: es mejor conocer al público, saber quiénes más van a presentar y conocer el contexto de las otras presentaciones. Si usted no conoce el contexto y acaba de entrar a una reunión preparado para hacer lo que mejor sabe hacer, aún así puede fallar, incluso si lo suyo es muy, muy bueno y usualmente bien recibido. Yo no había pasado suficiente tiempo pensando en el contexto. Bueno, créanme, ahora lo hago. Soy inexorable cuando se trata de preparación y de pensar acerca de quién será la audiencia. Ahora quiero saber quiénes son y cuáles son sus puntos de vista. También quiero saber quién más estará presentando y cuál es el objetivo de la presentación. Estoy hablando de una minuciosa preparación. Siempre he sido una persona muy preparada y no quiero sonar casual, pero ahora me fijo más en el contexto. Ese discurso fue hace casi diez años y ahorame aseguro de estar mejor preparada. La preparación detallada y la investigación son fundamentales para dar un discurso exitoso. Es fundamental tomarse el tiempo para investigar a la audiencia, a los otros oradores del evento y el contexto del evento de antemano, porque la falta de preparación podría costarle muy caro a su llegada. Rosabeth Moss Kanter Profesora de Administración de Empresas de Harvard Business School Rosabeth Moss Kanter es una reconocida profesora de Harvard Business School (posee
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la posición de Catedrática Ernest L. Arbuckle) y autor de varios best seller, cuya visión estratégica y práctica ha guiado a los líderes de las pequeñas y grandes organizaciones por más de 25 años. Ex editora de Harvard Business Review (1989 - 1992) y consultora para grandes corporaciones y gobiernos de todo el mundo sobre estrategia, innovación y liderazgo para el cambio. Ha sido incluida en la lista de las “50 mujeres más poderosas del
mundo" ( Diario Times de Londres), ubicada en el top 10 de la lista anual de los “50 pensadores de negocios más influyentes en el mundo" (Accenture y Thinkers 50), y nombrada una de las 9 "estrellas de rock de los negocios" (American Way).
Es autora y co-autora de 16 libros con traducciones a 17 idiomas. Su más reciente
éxito de ventas, Confidence: ¿How Winning Streaks & Losing Streaks Begin & End (# 1
Business Week y New York Times best-seller de negocios) describe la cultura y la
dinámica de las organizaciones permanentemente exitosas, comparadas con aquellas en declive, y como manejar los reveses ya sea en negocios, salud, educación, deportes, organizaciones comunitarias o países. Su clásico y muy premiado libro, Men & Women of the Corporation, fue una fuente de información e ideas para un sinnúmero de individuos y organizaciones acerca de las carreras corporativas y los factores individuales y organizacionales que pueden
contribuir para el éxito. Un vídeo de dibujos animados llamado, A Tale of ‘O’: On
Being Different, una de las herramientas de diversidad más ampliamente utilizada y un libro relacionado llamado, Work & Family in the United States, fueron los
fundamentos para establecer una agenda política (en 2001, una coalición de centros crearon el Premio Rosabeth Moss Kanter, proporcionado a la mejor investigación sobre ese tema). Su premiado libro, When Giants Learn to Dance, mostró a muchas empresas alrededor del mundo la manera de dominar las nuevas condiciones de la competencia en los albores de la era de la información mundial.
Decida qué va a decir Etapas de Preparación
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Muchos de nosotros hemos experimentado el bloqueo de que sabemos qué decir, pero no sabemos cómo ponerlo en palabras. Por lo general, la forma más fácil de proceder es dividir el trabajo en etapas Etapa 1: Defina el mensaje clave. ¿Qué quiere que las personas recuerden y qué acción quiere que realicen? Este mensaje fluye directamente de su objetivo. Puede presentar diversos argumentos, ideas y datos que lo sustenten, pero sólo un mensaje clave. Etapa 2: Luego, identifique los argumentos que respaldan su mensaje. Evite el exceso de detalle pero asegúrese de hablar sobre algo más que sólo de datos. Es importante identificar y referirse a los fundamentos emocionales de su mensaje. ¿Por qué motivo debería interesarse el público? Etapa 3: Finalmente, identifique cuándo es importante conseguir la participación, las reacciones, el acuerdo o el convencimiento del público.
Revise y afine sus ideas Todo cambia un poco en cuanto es expresado en voz alta. —Hermann Hesse Después de generar un conjunto inicial de ideas sobre qué decir, usted está listo para revisarlas y refinarlas. Considere lo siguiente: ¿El mensaje clave que seleccionó realmente es el más importante? ¿Apoya los objetivos de la presentación? ¿Los argumentos que usted reunió son comprensibles para todos los niveles de su audiencia? ¿Su contenido convencerá a su audiencia a estar de acuerdo con usted? ¿Son explícitas las conexiones lógicas? ¿Qué argumentos es necesario desarrollar? ¿Qué argumentos contrarios necesitará usted neutralizar?
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Luego, pregúntese qué otra cosa puede hacer o decir que logre persuadir a su público. Quienes persuaden con eficacia utilizan argumentos que combinan la lógica y la emoción. Su capacidad de persuasión es en gran medida producto de su entusiasmo, credibilidad y convicción personal en el tema. Recuerde: Debe incluir sólo aquellos detalles que persuadan. Los detalles superfluos distraerán a los oyentes de lo que usted quiere que escuchen, procesen y recuerden. Si no está seguro del impacto que puede tener una idea, omítala.
Sea simple Perspectiva Personal En una organización internacional grande y diversa, la comunicación dentro de la misma debe basarse en declaraciones muy breves y sencillas. Si una organización tiene gente trabajando en la oficina de mensajería en Moscú, en terreno en Beijing o en el medio oeste de Estados Unidos, entonces esas personas tienen que ser capaces de entender qué es lo que la organización está tratando de lograr. La forma en que normalmente se manifiesta esto, es a través de una declaración de la misión corporativa o una declaración de objetivos. He visto declaraciones de misión de hasta doscientas palabras y cuando me involucré con KPMG, tratamos de averiguar lo que podríamos decir a la gente que les permitiera identificarse con la organización. Que no sólo lo vieran como un lugar para venir a trabajar y recoger su sueldo al final del mes, sino como un lugar donde ellos, como individuos pertenecientes a la organización, tenían algo que aportar. Así que convertimos la declaración de la misión en una muy simple, diciendo que KPMG es la firma mundial de contabilidad que convierte el conocimiento en valor para beneficio de nuestra gente, nuestros clientes y la sociedad en que vivimos. Así de simple. También las mismas palabras pueden significar cosas diferentes para distintas personas y mientras más palabras se usen, más probabilidad hay de que existan malentendidos. Me tomó mucho tiempo comprender que, aunque usted puede tener una organización que habla y entiende muy bien lo que dice, algunas personas dentro
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de la misma pueden interpretar las palabras de manera diferente. Así que mientras más simple y conciso sea su mensaje, será mejor para usted. . La simplicidad en la comunicación es clave, sobre todo en las grandes organizaciones. Tenga en cuenta que las personas pueden interpretar las mismas palabras de manera diferente, así que es importante mantener la comunicación concisa para evitar la posibilidad de un malentendido. Lord Sharman Presidente, Aegis Group Lord Sharman se incorporó a Peat Marwick Mitchell (después llamado KPMG) como ejecutivo en el año de 1966. Trabajó en una serie de oficinas en el extranjero antes de ser nombrado socio en la sede de Londres en 1981. Desde 1987 fue responsable del marketing del grupo a nivel nacional y tres años más tarde se encargó de las operaciones en Londres y el sudeste. En el periodo de 199194, fue Presidente de KPMG Management Consulting a nivel mundial. En 1994 fue nombrado socio senior. También se desempeñó como miembro del Comité Ejecutivo Internacional y del Consejo Europeo. En 1997 fue nombrado Presidente de KPMG International y se retiró de la empresa en septiembre de 1999. Actualmente es Presidente del Grupo Aegis y Presidente diputado no ejecutivo de Group 4 Securicor. Además Lord Sharman es miembro de los consejos de administración de Aviva, Reed Elsevier y el Grupo BG.
Organice su presentación Introducción
Cuando ya dispone del material básico para su presentación, necesita organizarlo. Una presentación bien organizada hará que el esfuerzo de atención de la audiencia disminuya al mínimo, aumentando la probabilidad de que usted cumpla con su
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objetivo. Durante la introducción, recurra a un “anzuelo”—un comentario, una pregunta, una historia relevante, una declaración o un ejemplo—para conseguir el interés y la atención de su público. La introducción también le sirve para hacer lo siguiente: Definir el propósito de la presentación. Establecer su credibilidad. Pregúntese: “¿cuáles de mis calificaciones impresionará a este público en particular?” y resáltelas. O, si es apropiado, haga que otra persona con autoridad y credibilidad anuncie su presentación. Describir la importancia del tema para el público: ¿de qué les sirve? Señalar de antemano y en forma muy breve los puntos principales que abordará.
Actividad: “Capte la atención” de su público
Usted está dando un discurso sobre innovación a una muestra representativa de ejecutivos de su organización. ¿Cuál de las siguientes frases de introducción sería la mejor para captar la atención de sus oyentes al comienzo de su presentación?
¿Qué tienen en común las notas Post-it y el Silly Putty (plástico flexible con consistencia de masa)? Son innovaciones que originalmente fueron vistas como un fracaso rotundo por los ejecutivos. Opción correcta. Estos ejemplos específicos, interesantes y muy conocidos, así como los hechos
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sorprendentes acerca de ellos, inmediatamente captarán el interés de su audiencia.
Hoy vamos a hablar de creatividad e innovación para todo tipo de organizaciones. No es la mejor opción. Esta introducción es demasiado amplia para captar la atención la atención de su audiencia.
Cualquier empresa que espera tener éxito en esta época tan competitiva, tiene que tener la capacidad de innovar. No es la mejor opción opción. Aunque esta introducción deja entrever el tema de su discurso, no es la mejor porque utiliza un lenguaje seco y por lo tanto no capta la atención de su audiencia.
Exposición de una necesidad o un problema La segunda parte de su presentación es la exposición de una necesidad o un problema. Aquí usted debería hacer lo siguiente: Dejar en claro a su audiencia por qué debería interesarse en su mensaje Desarrollar una necesidad o un problema específico que usted y la audiencia resolverán juntos. Incorporar argumentos pertinentes, ejemplos y una variedad de materiales de apoyo para mantener el interés sin desviar la atención del tema. Involucrar a los miembros del público pidiéndoles sugerencias y abordando sus necesidades y problemas. Evaluar la aceptación pidiendo feedback, si es apropiado.
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La solución La tercera parte de su presentación, la solución, deja en claro a la audiencia cómo piensa usted que se debe resolver el problema o responder a la necesidad. Aquí hará lo siguiente: Ayudará a la audiencia a visualizar los beneficios de la solución Involucrará a la audiencia en el desarrollo de un camino para avanzar Expresará su solución en términos de las necesidades de la audiencia Se cerciorará de que la urgencia de su solución coincide con la necesidad
Llamado a la acción Idea Clave Para concluir, usted necesita hacer un fuerte llamado a la acción. Aquí debería hacer lo siguiente: Reiterar el mensaje clave de la presentación Integrar los puntos presentados en la introducción con los comentarios de cierre Recomendar la acción Sugerir un acuerdo Obtener un compromiso o la aceptación Entregar una conclusión final
Duración ¿Cuánto debe durar una presentación? Muchas veces, usted debe ajustar su presentación a un horario que han programado otros. Por ejemplo, tal vez le otorguen treinta minutos para dar una presentación de ventas a un
comprador. En otras situaciones, usted controla el tiempo y puede determinar la duración óptima de su presentación.
Las pautas a continuación son útiles para ambas situaciones:
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Haga que su presentación dure el tiempo necesario para transmitir su mensaje clave en forma clara y completa. Haga que dure sólo lo suficiente para que sea clara y esté completa en el tiempo asignado. Es mejor presentar menos puntos y presentarlos bien. La mayoría de los adultos recuerdan alrededor de cinco puntos, generalmente no menos de tres y no más de siete. Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el público comprenda o acepte una idea, resérvela para otra presentación. Terminar la charla antes de tiempo es mejor que no terminarla o que terminarla a la carrera. Piense en qué puede eliminar si le recortan su tiempo. Deje tiempo para preguntas al final como una gentileza básica.
El uso de apoyos visuales El poder de los apoyos visuales
Cada persona tiene un estilo preferido para aprender, pero la mayoría responde mejor a los apoyos visuales que sólo a la palabra hablada. Tome en cuenta los siguientes hallazgos de investigaciones realizadas: Las personas adquieren 75 por ciento de lo que saben por la vista, 13 por ciento a través del oído y 12 por ciento a través del olfato. Una imagen es tres veces más eficaz para transmitir información que las palabras por sí solas. Las palabras y las imagines juntas son seis veces más eficaces que las palabras solas. Use apoyos visuales para ayudar a su público a:
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Mantenerse atento Recordar los datos Comprender ideas, relaciones o entornos físicos Señalar que usted está cambiando de tema
Elija los medios apropiados Hay muchos medios visuales, tales como las transparencias, las diapositivas digitales, los rotafolios y el material impreso. Al seleccionar alguno de estos medios, usted debe tomar en cuenta la flexibilidad, el costo y cuán apropiado es para su presentación. Ventajas y Desventajas de los medios Medio
Diapositivas
Ventajas
Desventajas
Fáciles de crear,
No siempre se
actualizar y
proyectan con
transportar
claridad La tecnología puede fallar; debe tener un conjunto de transparencias de respaldo
Material impreso para entregar
Útiles para
Puede
presentaciones
convertirse en
breves e
el punto focal
informales
de la
Proporciona
audiencia,
espacio para
desviando su
tomar apuntes y
atención de la
puede
presentación
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conservarse para
Puede distraer
consultas
si se
posteriores
distribuye
Puede contener
durante la
antecedentes
presentación.
complementarios
Rotafolios
Flexibles
No son
Fáciles de crear
eficaces para
Estimulan la
grupos
interacción
grandes Difíciles de transportar
Transparencias
Flexibles
Puede ser
Fáciles de crear
incómodo
Permiten luz en
poner y sacar
la sala para
las
mantener el
transparencias
contacto visual
Tecnología
Adecuadas tanto
antigua
para situaciones formales como informales
Apoyos visuales eficaces
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No todos los medios visuales mejoran una presentación. Para que sean eficaces, los apoyos visuales deben: Ser simples Usar gráficos, íconos y símbolos para reforzar o comunicar un concepto Utilizar palabras clave, no oraciones completas Emplear un sólo concepto por diapositiva o página Contener de 3 a 6 ideas por hoja de rotafolio Usar color, cuando sea posible, pero no en exceso
Actividad: Cree un apoyo visual eficaz
Un apoyo visual eficaz puede ser la clave del éxito de su presentación. Vea si usted conoce las características de un apoyo visual eficaz.
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Usted está tratando de convencer a los inversionistas para construir un nuevo teatro en una costosa pero ideal ubicación. Ahora tiene que preparar un apoyo visual eficaz para apoyar su presentación. Seleccione el texto para crear su visual.
§ El teatro debe estar localizado en el corazón de la ciudad, puesto que la ubicación impulsará las ventas de las entradas al teatro. § Los teatros de la comunidad crean centros de actividades para la población juvenil. Esta ubicación (centro de la ciudad), es accesible por autobús. No es la mejor opción. Esta opción utiliza oraciones completas en lugar de palabras clave y expresa múltiples ideas clave.
La ubicación impulsará las ventas de las entradas al teatro Opción correcta correcta. Es más eficaz limitar su diapositiva a una idea clave utilizando palabras clave.
§ La ubicación es importante; § Asientos para 2,000 personas; § Promueve actividades para la población juvenil No es la mejor opción. Esta opción contiene más de una idea clave.
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Seleccione un gráfico para su apoyo visual.
Un sencillo gráfico de barras que muestra la correlación entre la localización del teatro y la venta de entradas. Opción correcta correcta. Este gráfico transmite claramente la información que respalda la idea clave.
Un gráfico lineal complejo que muestra las estadísticas de venta de entradas de varios teatros, ubicados en diferentes lugares y una fotografía de un teatro. No es la mejor opción. Esta fotografía no comunica su idea clave de una manera convincente.
Dos gráficos, uno complejo y uno simple, además de una fotografía de un teatro No es la mejor opción opción. Este gráfico es complejo y con muchas imágenes, además resulta difícil de leer y puede ser una distracción.
Seleccione una gama de colores para su visual.
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Cuatro brillantes y contrastantes colores neón No es la mejor opción. Esta opción utiliza muchos colores y puede hacer que su apoyo visual distraiga la atención o sea difícil de leer.
Blanco y negro No es la mejor opción. Este apoyo visual puede beneficiarse del uso de una variedad de colores para crear un interés visual y poner de relieve los puntos clave.
Dos tonalidades del mismo color, una clara y otra oscura. Opción correcta. Este visual contiene un agradable equilibrio de color. El uso apropiado del color crea un interés visual y pone de relieve los puntos clave.
Ensayo Ensaye hasta que esté listo. Idea Clave ¿Cuándo le gustaría conocer los puntos débiles, las partes tediosas y los excesos de detalles de su presentación? ¿Antes o después de darla? Ensaye para descubrir y corregir estos problemas por adelantado. Para aprovechar al máximo su ensayo: Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usará en el evento real. Ensaye la presentación completa cada vez que practique.
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Ensaye en voz alta, y si es posible, frente a un amigo o colega. De lo contrario, practique con una grabadora de cinta o video. Ensaye hasta que la presentación no suene como si la hubiera memorizado. Concéntrese en el tema y en su deseo de comunicarlo, no en sus apuntes.
Prepárese física y mentalmente
La entrega de una presentación eficaz requiere una preparación mental y física. Por ejemplo: Visualícese dando una presentación exitosa. Repita para sí mismo afirmaciones positivas como “Estoy relajado y listo”. Use técnicas de respiración y ejercicios para liberar la tensión a fin de disminuir el estrés. Pregúntese: “¿Qué es lo peor que podría suceder?” y luego prepárese para esa posibilidad. Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con alimento, cafeína, drogas o alcohol antes de la presentación.
Supere el temor a dar una presentación
Incluso los oradores profesionales se ponen nerviosos. La clave para una presentación exitosa está en cómo manejar el miedo. Considere las siguientes tácticas para ayudarle a superar el temor: Ensaye su presentación y apréndasela a fondo. Ocúpese de conocer a los asistentes en forma individual, ya sea por teléfono
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antes de la presentación o en persona a medida que ingresan a la sala. Anticipe las preguntas y objeciones que tengan más probabilidad de surgir. Prepárese tanto física como mentalmente.
Presentar eficazmente Dirija su presentación
Una vez que se encuentre en la sala con su audiencia y ya preparó sus mensajes, sus materiales y su persona, usted puede concentrarse en hacer la presentación lo más interesante posible. Usted logrará el mejor desempeño si se expresa de manera eficaz, proyecta una imagen positiva y mantiene a su audiencia involucrada. He aquí algunas sugerencias: Haga su presentación en tono conversacional. No hable a partir de un libreto. Use sus apuntes sólo en caso necesario. Evite usar jerga o términos que pueden ser desconocidos para el público. Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Evite estar detrás del podio, si puede hacerlo. Cuando desee control o más participación o bien incorporarse al grupo, camine entre el público. Observe a la audiencia en busca de claves no verbales respecto de su reacción. Emplee gestos de manera relajada y normal y no haga sonar las llaves o monedas en sus bolsillos. Respire. Eso lo ayuda a relajarse y disminuye el uso de palabras de relleno como “eem” “este” y “aaa".
Elija cuidadosamente sus palabras Perspectiva Personal delp-courses.dextro.com/courses/hmm10/…/habilidades_para_hacer_presentaciones.html
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Si considero lo que hasta ahora ha aprendido en términos del impacto que pueden tener las palabras una vez que llegue a una posición de poder, cualquiera que sea, y la gente esté empezando a prestarle atención a lo que dice, entonces usted necesita convertirse en una persona muy sensible y pensar lo siguiente: 'Si yo fuera el oyente y tomara en cuenta todo lo que he oído de forma absolutamente literal, ¿qué estaría escuchando?' Usted casi necesita decir en su mente las palabras sin ponerles emoción alguna—porque en su mente les está dando un matiz, sea éste gracioso, casual o “off the record”—debe pensar en ellas como si fueran una declaración que pudiera estar en primera plana en el diario de mañana. Usted tiene que preguntarse: "Si yo estuviera en primera plana en el diarioTIME:00:49], ¿estaría muy avergonzado? y segundo, ¿me estaría lamentando de lo que dije?” Entre más poderoso se convierta un líder, habrá más gente que estará pendiente de cada una de sus palabras. Como consecuencia de ello, los líderes deben tener cuidado con lo que dicen para evitar posibles confusiones y problemas. Paul Anderson Presidente y CEO, Duke Energy El Sr. Anderson comenzó su carrera en Ford Motor Company, ocupando diversos cargos en las áreas de marketing, ingeniería de producto, finanzas y manufactura desde 1969 a 1972. Fue Gerente de Planificación entre 1972 y 1977 y posteriormente se unió a PanEnergy. Los siguientes años, el Sr. Anderson ocupó varios roles de liderazgo dentro de la empresa, los cuales lo llevaron a convertirse en Presidente y CEO. Cuando PanEnergy se fusionó con Duke Power en 1997, pasó a ser Presidente y Director de Operaciones de Duke Energy durante un año, después de haber jugado un papel clave de liderazgo durante la fusión. Luego, en 1998 se trasladó a BHP donde fue director general y CEO hasta 2001, cuando la empresa se fusionó con Billiton. Posteriormente se convirtió en Director General y CEO de BHP Billiton Ltd., (compañía listada en Australia) y BHP Billiton PLC (compañía listada en el Reino Unido) y trabajó ahí hasta su retiro de la empresa en
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julio de 2002. El Sr. Anderson regresó a Duke Energy como Presidente y CEO en noviembre de 2003. También participa en el consejo de administración de Qantas Airways.
Utilice su voz Para utilizar su tono de voz de la mejor manera, considere lo siguiente: Mantenga un tono natural y conversacional. Hable con volumen suficientemente alto para que todos lo escuchen, en caso de no tener un micrófono. Pruebe la acústica del lugar cuando ensaye. Utilice un micrófono para cuando hable frente a un grupo o en espacio grande, y ensaye para encontrar el volumen adecuado del micrófono. Evite hablar demasiado rápida o lentamente. Practique con una grabadora o frente a un colega para obtener feedback. Sea expresivo. No hable en forma monótona. Suba y baje el tono de su voz para expresar su idea. Enuncie y pronuncie las palabras con claridad.
Proyecte una imagen positiva Su confianza en su mensaje y su compromiso con éste se reflejan en su postura y en su lenguaje corporal. Para optimizar su eficacia, cerciórese de hacer lo siguiente: Proyecte confianza a través de su vestuario y presencia. Asegúrese de que sus expresiones faciales transmitan interés en el público. Si está demasiado nervioso para mirar a todo el público, concéntrese en algunas personas. Mantenga contacto visual con miembros de la audiencia.
Mantenga a la audiencia interesada Asegúrese de que haya terminado de hablar antes de que su audiencia haya terminado de escuchar.
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—Dorothy Sarnoff La mayoría de los oradores deben enfrentar a uno o varios participantes difíciles: los que dejan de prestar atención, los agotados o los que están tan ocupados que están pensando en otros asuntos urgentes. Es probable que las personas que calcen con estas descripciones no escuchen lo que usted tenga que decir a menos que tome medidas para captar su atención y mantenerla Para mantener un alto nivel de atención de su audiencia: Cambie lo que está haciendo. Por ejemplo, haga una pausa repentina o cambie su tono de voz. Proponga una votación a mano alzada Agregue humor Use analogías y ejemplos vívidos Incorpore historias personales Emplee datos estadísticos convincentes y testimonios expertos Utilice apoyos visuales, como las ilustraciones, tablas y gráficos eficazmente Haga una pregunta Las preguntas provenientes de la audiencia pueden involucrar a los oyentes y al mismo tiempo ofrecerle a usted la oportunidad de entregar más detalles en las áreas que les interesan. No obstante, es esencial estar bien preparado para las preguntas que le formulen.
Actividad: Evaluar una presentación (hablando en un tono conversacional, utilizando cambios en las inflexiones de voz) Buenas tardes y gracias por venir. Mi nombre es Marianne Chiu y he sido directora de reclutamiento para la compañía Treaty Elm Financial durante cinco años. Estoy aquí hoy para hablar con ustedes acerca de nuestro proceso de reclutamiento para que ustedes, como nuevos ejecutivos, puedan contratar a las personas que necesiten para sus equipos. Antes de empezar, um, ¿cuántos de ustedes necesitan de forma inmediata, un nuevo miembro en su equipo?
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Parece que alrededor de un tercio de ustedes. ¿Cuántos de ustedes saben de una vacante que se abrirá en su equipo en las próximas seis semanas? Alrededor de diez de ustedes. Uh, bueno, si no tienen una necesidad aún, créanme que la tendrán. Ok, um, el primer paso en el proceso de contratación es identificar qué tipos de BI se requieren del candidato que será entrevistado para saber si puede hacer el trabajo para el cual está contratando. Si ustedes no están seguros qué tipo de BI corresponde a cada función, o no saben lo que es un BI, simplemente consulten la sección de reclutamiento de Treatry Elm la cual se encuentra online. A continuación, ingresen en la intranet de la empresa y registren el req. en el sistema. Asegúrense de incluir su número TKM, para que sepamos quién es. El req. será remitido a un reclutador y a su superior para que la apruebe. Llegado a este punto es mejor que ustedes le envíen al ejecutivo encargado de la aprobación un email para dejarle saber que esté atento a la solicitud de personal que está en proceso y que pronto le será enviada.
¿Cuál de las siguientes es una conducta eficaz cuando se da una presentación?
Hablar a partir de un libreto No es la mejor opción. Hacer referencia a sus notas continuamente durante toda la presentación rompe la conexión entre el orador y la audiencia.
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Uso de jerga profesional No es la mejor opción. El uso de jerga profesional puede excluir a ciertos miembros de la audiencia de la comprensión de una presentación y debe evitarse siempre que sea posible.
Incorporar historias personales Opción correcta. Incorporar historias personales hace que los conceptos abstractos sean más vivos para el público y atraen su atención.
¿Cuál de las siguientes no es una conducta eficaz cuando se da una presentación?
Uso del movimiento para mantener interesada a su audiencia No es la mejor opción. Ésta es una conducta eficaz. El uso del movimiento mientras se hace una presentación, puede ayudar a cautivar al público y prevenir al presentador de realizar pequeños movimientos nerviosos que distraen.
Variación entre hablar demasiado rápida o lentamente
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Opción correcta. Aunque la variación de ritmos en el discurso es una conducta de presentación
efectiva, el expositor debe evitar hablar demasiado rápido o lento durante su discurso.
Hacer preguntas No es la mejor opción. Ésta es una conducta eficaz. Cuando el expositor hace preguntas a su audiencia atrae su atención y establece la relevancia de su presentación.
Cómo manejar las preguntas Anticipe las preguntas
Hay quienes piensan que cuando no hay preguntas se debe a que la presentación ha sido todo un éxito. Sin embargo, si sus oyentes están involucrados y están trabajando con usted, lo más probable es que tengan preguntas. Anticipe las preguntas centrándose en las preocupaciones de sus oyentes y de cómo su presentación podría interesarlos. Ensaye su charla con alguien más y pídale que le presenten las preguntas que pudieran tener.
¿Cuándo debe responder a las preguntas? Muchos expositores prefieren dejar las preguntas para el final de la presentación.
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Esto les permite terminar la charla dentro del tiempo especificado y estar seguros de que la audiencia cuenta con una visión completa. Si elige este método: Haga una clara transición a su sesión de preguntas y respuestas. Mantenga el control de la sesión de preguntas y respuestas, repitiendo la pregunta y dando la respuesta a todo el grupo y no sólo a la persona que planteó la interrogante. Algunos expositores también responden a las preguntas durante su presentación, ya que consideran que así mantienen al público involucrado y además, obtienen feedback inmediato respecto de cuán bien los miembros de la audiencia entienden el mensaje. Use este método con cuidado porque puede hacerle perder el control de su charla. Finalmente, otros oradores responden preguntas en momentos específicos durante la presentación lo que les ayuda a conocer las reacciones o ideas de su público. Sin embargo, si elige este método, asegúrese de establecer esos momentos de antemano y marcarlos en su presentación a fin de no olvidar que debe detenerse para responder preguntas.
¿Cómo debe de manejar las preguntas? Idea Clave Es muy común que el éxito de toda su presentación será juzgado por lo bien que maneje la sesión de preguntas y respuestas. Tome en cuenta los siguientes consejos: Antes de su presentación, anticipe las posibles preguntas y argumentos que pudieran surgir. Determine cómo las va a responder. Cuando surjan preguntas durante su presentación, no las niegue o pase por alto. Si sabe la respuesta, déla en forma clara y concisa. Si no sabe la respuesta a una pregunta, recomiende una fuente, ofrezca obtener la respuesta o pregunte si alguien del público puede contestarla. Trate de mantener un tono positivo y de ayuda. Evite mostrarse a la defensiva. Siempre repita la pregunta. Esto muestra a la audiencia que usted entiende la pregunta, le da tiempo para pensar en una respuesta además de asegurarse que su audiencia escucha bien la pregunta, puesto que usted está frente a ellos.
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Si las preguntas empiezan a perturbar el flujo de su presentación, anótelas en una pizarra blanca o en un rotafolio y respóndalas al final de la reunión. Cuando esté listo para terminar la sesión de preguntas y respuestas, avise a su audiencia que está cerca del final diciendo lo siguiente, “dos preguntas más y con esto cerramos.” Trate de responder preguntas provenientes de todas la audiencia. Evite que una sola persona domine la sesión de preguntas y respuestas.
Haciendo Presentaciones Grupales Asignar oradores
A menudo usted deseará que otros colaboren con su presentación. Tal vez esté presentando los resultados de un trabajo grupal o sienta que la presencia y experiencia de los demás le ayudará a alcanzar su objetivo. Usted debe asignar a los oradores ya sea por áreas de especialidad o conforme a sus fortalezas y debilidades para hacer presentaciones. Por ejemplo, las personas que se destacan por sus destrezas para hacer presentaciones son los mejores candidatos para abrir y cerrar la charla, momentos en que la persuasión es más importante. Asimismo, pueden ser muy eficaces durante las franjas horarias dificultosas, como antes y después de almuerzo y al final del día.
Si es posible, organice un ensayo grupal antes de la presentación a fin de que cada persona sepa lo que los otros van a presentar.
Flujo de la presentación Una presentación grupal típica, fluye de la siguiente manera: El primer orador presenta a los demás brevemente e introduce el tema.
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Cada uno de los oradores que sigue hace una transición al próximo anunciando: "Ahora June se referirá a. . ." El ultimo orador resume la presentación completa. Un orador se encarga de todas las transiciones. Planifique la manera en que el grupo responderá las preguntas. Cada expositor debe estar preparado para responder preguntas en un área determinada y estar atento por si otro expositor necesita ayuda. Si es posible, evite que todos los expositores comenten todas las preguntas.
Coordinación de los apoyos visuales Los apoyos visuales pueden presentar desafíos logísticos para una presentación grupal. Una planificación especial puede garantizar que dichos apoyos realcen su mensaje en lugar de distraer al público. A fin de hacer una presentación lo más perfectamente integrada posible, siga estas pautas: Disponga de una persona que no sea el expositor para manejar los apoyos visuales durante la presentación (a menos que el expositor prefiera hacerlo). Si otra persona está manejando los apoyos visuales, es necesario ensayar para poder lograr una sincronización. Cerciórese de que todas las diapositivas o transparencias tengan el mismo formato. Si los oradores emplean medios diferentes, coordínelos para lograr una transición sin problemas.
Ponga a prueba su Presentación Antes de la presentación
Poner a prueba la presentación es importante para comprender el impacto que tendrá. Antes de la presentación final, ensaye frente una audiencia de prueba y luego solicite su feedback. Reúna a personas que tengan un perfil similar al de su audiencia real.
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Por ejemplo, si va a hacer una presentación a expertos en el tema, incluya a uno en su audiencia de prueba.
Ponga a prueba tantas características de su presentación como pueda: los apoyos visuales, la lógica, y demás.
Durante la presentación Durante la presentación, busque señales que le ayudarán a medir la reacción del público. El lenguaje corporal puede indicar interés o aburrimiento: ¿Están los oyentes asintiendo con la cabeza mostrando que están de acuerdo o están sentados con los brazos cruzados? Sus preguntas pueden ayudarle a identificar las áreas de su presentación que necesitan aclaración. Si es posible, lleve a una persona de su equipo para que tome notas para usted sobre la reacción del público o también usted puede tomar notas inmediatamente después de la presentación para aprovechar que los hechos están frescos en su mente. En muchas situaciones es conveniente preguntar directamente a la audiencia cómo va todo. Por ejemplo, "¿Tiene sentido lo que hemos visto hasta ahora?"
Después de la presentación Por cada discurso que usted da, hay en realidad tres. El que ensaya, el que dio y el que desearía haber dado. —Dale Carnegie Después de la presentación, evalúe su eficacia de forma global. Pida feedback por parte de participantes confiables. Tenga en cuenta lo que salió bien y lo que es necesario mejorar. Pregúntese lo siguiente: ¿Alcanzó su objetivo? ¿Logró la venta? ¿Logró persuadir a la audiencia a adoptar su recomendación? ¿El público parecía interesado y atento? Si usted va a hacer la presentación de nuevo, ¿qué cambios puede hacer para mejorarla?
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¿Qué lecciones aprendió acerca de su presentación? Crear y ofrecer una presentación es un proceso que, como cualquier otro proceso, puede perfeccionarse. Al encontrar los defectos, identifique su causa raíz. Una vez conocidas las causas raíz, puede tomar las medidas correctivas.
Escenario Parte 1 Parte 1 Cada año, Oscar y su equipo de gestión de productos presentan nuevos productos en la conferencia para BestPet, Inc., una fábrica de productos para mascotas. Con el fin de preparar al personal de ventas de la empresa, constituido por 150 personas, para promover productos nuevos a clientes minoristas, los gerentes de línea de producción esbozan las características y los beneficios de los nuevos productos. Este año Oscar y su grupo anunciarán un fascinante producto nuevo: Trail Hound: una “mochila para perros” para que éstos transporten su comida y agua durante las excursiones con sus amos. La mochila Trail Hound tiene un sistema nuevo e innovador de compartimentos. Oscar necesita explicar este detalle claramente de modo que los representantes de ventas puedan hacer demostraciones a los clientes. La presentación de Oscar está programada justo después del almuerzo. En las semanas anteriores a la conferencia, comienza a preparar los apoyos visuales que espera profundicen la comprensión de los representantes de ventas sobre el nuevo producto y los inspire a venderlo.
¿Qué tipo de apoyos visuales podrían ser más convincentes para el propósito de Oscar?
Una hoja con una lista de las diez razones más importantes por las cuales la
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mochila Trail Hound es mejor que cualquier mochila para perros de la competencia. Oscar entregará la lista durante su presentación. No es la mejor opción. Si utiliza folletos, evite su distribución durante la presentación. La distribución de material escrito durante su presentación sólo distrae. Además, los apoyos visuales que contienen únicamente texto no son los más convincentes. Oscar está dando su presentación inmediatamente después del almuerzo, por lo que se espera que la energía de su público esté en su nivel más bajo. (Las personas tienden a tener sueño después de comer y los representantes de ventas ya han asistido a varias presentaciones de otros productos durante la mañana.) Oscar entonces tendrá que hacer sus apoyos visuales muy atractivos para captar su atención atención. Un rotafolio con dos o tres diagramas claros que demuestren cómo funcionan los compartimentos de la mochila Trail Hound.
No es la mejor opción. Aunque los diagramas y las imágenes son importantes cuando forman parte de los apoyos visuales, un rotafolio en sí, no es efectivo para grandes grupos. La audiencia de Oscar es de 150 personas, y es muy probable que las personas que ocupan los lugares en la parte posterior de la sala de conferencias no puedan ver la información contenida en el rotafolio. Además, los rotafolios son especialmente difíciles de transportar.
Una diapositiva digital con una imagen que contraste el sistema nuevo de compartimentos de Trail Hound con el de su principal competidor, y que incluya una lista punteada de varias ventajas del sistema Trail Hound
Opción correcta. Para aumentar su eficacia, las diapositivas digitales deben contener un solo concepto. Además, una combinación de palabras e imágenes es seis veces más eficaz que las palabras por sí solas. Este apoyo visual probablemente será muy eficaz, ya que contiene un solo concepto (que es la
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comparación de cada una de las funciones de los compartimentos de Trail Hound con los de la competencia), y una combinación de palabras e imágenes.
Parte 2 Parte 2 Oscar decide crear una presentación en su computadora compuesta de diapositivas con texto y dibujos. Además, decide entregar a los miembros de la audiencia, conforme vayan entrando a la sala de conferencia, material impreso que detalla las especificaciones importantes de la mochila Trail Hound. A continuación, ensaya su presentación. Por naturaleza, Oscar es un presentador nervioso, por lo que repasa algunas habilidades para hablar en público. Por ejemplo, usa una grabadora de cinta, ensaya la habilidad de mantener el tono de voz natural y conversacional, así como lograr un volumen de voz adecuado. Como un último paso en el proceso de ensayo, Oscar visualiza cómo va a manejar las preguntas de su audiencia. Entonces recuerda que aún no ha decidido en qué momento responderá a las preguntas.
¿Cuándo debe Oscar responder a las preguntas que surjan durante su presentación?
Para garantizar que su audiencia se mantenga atenta, Oscar debe responder a las preguntas cada vez que un miembro de la audiencia levante la mano.
No es la mejor opción opción. Aunque este enfoque puede mantener a su audiencia atenta y proporcionarle feedback sobre cuán bien los representantes de ventas comprenden su mensaje; Oscar también se arriesga a perder el control de su presentación. Como a él le estresa hablar en público, debe evitar hacer cualquier
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cosa que pueda distraer su atención o hacer que pierda el hilo de su charla.
Para asegurarse de que primeramente muestra la "la idea general”, Oscar debe pedir a las personas que hagan sus preguntas al final de la presentación.
No es la mejor opción. Aunque este enfoque puede permitirle a Oscar terminar su presentación y asegurarse de que los representantes de ventas comprendan la idea general, no le permitiría obtener feedback sobre cuán bien los representantes de ventas han comprendido su mensaje para poder realizar los ajustes necesarios a su charla. Esto puede ser un problema, dado que el principal propósito de la presentación de Oscar es asegurarse de que los representantes de ventas comprendan el nuevo producto de manera suficientemente clara para venderlo.
Para evaluar continuamente las reacciones de su público a su mensaje, Oscar debe responder a sus preguntas en puntos predeterminados y específicos durante la presentación.
Opción correcta correcta. Este enfoque le permite a Oscar evaluar periódicamente las reacciones de la audiencia y escuchar sus ideas, así como percibir qué tan bien los representantes de ventas comprendan su mensaje. El hecho de que este enfoque es más estructurado evita el riesgo de que Oscar pierda el control de su charla. Al elegir este enfoque, Oscar debe seleccionar puntos específicos durante su presentación y marcarlos en sus notas, de manera que recuerde cuando debe detenerse a responder preguntas.
Parte 3 Parte 3
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Oscar decide que va a responder a las preguntas en momentos específicos a lo largo de su presentación. El día de la presentación llega. Los representantes de ventas recogen sus folletos y se dirigen a tomar un lugar en la sala. Cuando Oscar se detiene en uno de los tiempos predeterminados para responder a preguntas, muchos de los representantes de ventas hacen preguntas. Como es una audiencia grande, Oscar repite y parafrasea cada pregunta frente al público y luego da una respuesta a todo el grupo. Oscar cierra su presentación con un resumen de las especificaciones y beneficios del nuevo producto. Luego guarda sus materiales y se dirige de nuevo a su hotel. Allí, hace una revisión de su presentación y se pregunta si fue, en general, exitosa. Se pregunta cómo podría evaluar los posibles puntos débiles de sus habilidades de presentación.
¿Cuál de las siguientes opciones podría indicar una debilidad en las habilidades de presentación de Oscar?
Muchos participantes de la audiencia hicieron muchas preguntas durante la presentación de Oscar.
No es la mejor opción. Aunque hay quienes piensan que cuando no hay preguntas se debe a que la presentación ha sido todo un éxito, las preguntas de hecho indican que los oyentes están interesados en su charla y con el material que presenta. El hecho de que los representantes de ventas hicieron muchas preguntas no implica una charla ineficaz. Sin embargo, Oscar aún debe asegurarse de que ha respondido a las preguntas con claridad, tal vez preguntando periódicamente a su audiencia, "¿Hay algo que no les hace sentido hasta ahora?"
Oscar recuerda concluir su charla con un resumen de los beneficios clave de la mochila Trail Hound.
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Opción correcta. El hecho de que Oscar terminara su discurso con un resumen, indica un punto débil en sus habilidades de presentación. En su lugar, debió haber cerrado con un fuerte llamado a la acción. Éste incluye una reiteración del mensaje central de su presentación, pero también contiene recomendaciones para los miembros del público de lo que deben hacer con la información que acaban de recibir. Por ejemplo, Oscar podría haber instado a su audiencia a destacar aspectos particulares de la función de los compartimentos de la mochila Trail Hound a sus clientes. O podría haberlos convenidos plenamente con el anuncio de un premio para el representante de ventas que venda el mayor número de unidades.
Durante la presentación, los representantes de ventas ignoraron los folletos que habían recibido al entrar en el auditorio.
No es la mejor opción. El hecho de que los representantes de ventas ignoraran sus folletos, no indica un punto débil en las habilidades de presentación de Oscar. Todo tipo de documentos pueden en realidad distraer a los asistentes, si éstos se convierten en el punto focal de la presentación. Así que, si los representantes de ventas los ignoraron, es porque probablemente se interesaron de lleno en la charla.
Conclusión Conclusion Después de sopesar diversos factores, Oscar decide que su presentación fue un éxito en muchos aspectos, aunque anota mentalmente que cerrará la charla del próximo año con un fuerte llamado a la acción.
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Las técnicas de presentación eficaces son esenciales para cualquier ejecutivo. Los presentadores experimentados planean cuidadosamente los apoyos visuales y otros elementos contenidos en sus charlas, además de ensayar sus presentaciones anticipadamente. También estructuran su charla de ciertas formas que les permitan alcanzar mejor sus objetivos; por ejemplo, decidir cuándo sería el mejor momento para responder a las preguntas. Por último siempre evalúan sus presentaciones para identificar las áreas que necesitan mejorarse. La entrega de una presentación convincente requiere de una cuidadosa preparación. Sin embargo, una buena presentación vale la pena el esfuerzo adicional que se requiere invertir.
Compruebe sus conocimientos Pregunta 1 ¿Cuál de las siguientes estrategias no es recomendable para ayudarle a prepararse física y mentalmente para una presentación?
Visualizarse a sí mismo dando una presentación exitosa repitiendo afirmaciones positivas, tales como “Estoy relajado y listo”.
No es la mejor opción. Visualizarse dando una presentación exitosa es, efectivamente, una estrategia recomendada para prepararse mental y físicamente para hacer una presentación. La estrategia que no es recomendable es ignorar el
nerviosismo o contrarrestarlo con drogas o alcohol (los que probablemente no le ayudarán a entregar su mensaje de manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar el nerviosismo como algo natural.
Identifique lo peor que podría suceder y luego prepárese para esa posibilidad
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No es la mejor opción.
Identificar y prepararse para los posibles problemas es, efectivamente, una estrategia recomendada para prepararse física y mentalmente para su
presentación. La estrategia que no es recomendable es ignorar el nerviosismo o contrarrestarlo con drogas o alcohol (los que probablemente no le ayuden a entregar su mensaje de manera efectiva). En su lugar, usted debe aceptar el nerviosismo como algo natural.
Ignorar los sentimientos de extremo nerviosismo o intentar contrarrestarlos con relajantes musculares o un vaso de vino – o el medio que funcione mejor para usted.
Opción correcta. Acepte el nerviosismo como algo natural y no intente contrarrestarlo con alimento, cafeína, drogas o alcohol antes de la presentación. Es probable que no le ayuden a entregar su mensaje de manera efectiva. Sin embargo, visualizarse dando una presentación exitosa e identificar y prepararse para los posibles problemas, son estrategias que pueden ayudarle a prepararse mentalmente.
Pregunta 2 El tipo de presentación que elija depende de _______________. Su propósito
Opción correcta. El tipo de presentación que usted elija depende de su propósito. Ejemplos de éste son: ventas, persuasión, informe de avance,
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demostración de un producto y plan o estrategia de negocios. Después de seleccionar la presentación apropiada debe considerar también otros factores, incluyendo el tamaño de su audiencia y la formalidad del contexto.
La formalidad de la presentación
No es la mejor opción. Aunque sí es importante considerar la formalidad en el diseño de su presentación, primero debe seleccionar el tipo de presentación basado en su propósito. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasión, informe de avance, demostración de un producto y plan o estrategia de negocios. Después de seleccionar el tipo de presentación, entonces debe considerar también otros factores, incluyendo el tamaño de su audiencia y la formalidad del contexto.
El tamaño de su audiencia
No es la mejor opción. Aunque sí es importante considerar el tamaño de su audiencia al diseñar su presentación, usted debe primero seleccionar el tipo de presentación. Ejemplos de ellos son: ventas, persuasión, informe de avance, demostración de un producto y plan o estrategia de negocios. Después de seleccionarlo, entonces debe considerar también otros factores, incluyendo el tamaño de su audiencia y la formalidad del contexto.
Pregunta 3 Al considerar qué va a decir durante su presentación, ¿Cuáles son
algunas pautas importantes que debe recordar respecto de lo que no debe hacer?
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No neutralice los argumentos en contra que provienen de su audiencia
No es la mejor opción. En realidad, debería neutralizar los argumentos en contra que provienen de su audiencia, con el fin de persuadir a los oyentes a aceptar su mensaje. La opción correcta es: “No hable sólo sobre datos”. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar sus ideas, también es necesario identificar los fundamentos emocionales de su mensaje, explicando por qué el público debería estar atento a lo que usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.
No hablar sólo de datos
Opción correcta. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar sus ideas, también es necesario identificar los fundamentos emocionales de su mensaje, explicando por qué el público debería estar atento a lo que usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.
No describir el resultado que espera obtener de su presentación
No es la mejor opción. En realidad, usted debe explicar las acciones que quiere que su audiencia lleve a cabo, para lograr el resultado esperado de su presentación. La opción correcta es. ” No hablar sólo de datos”. Si bien es importante proporcionar datos para apoyar sus ideas, también es necesario identificar las bases emocionales de su mensaje, explicando por qué el público debería estar atento a acerca de lo que usted tiene que decir. Por otra parte, demasiados datos pueden resultar excesivos para su audiencia.
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Pregunta 4 La mayoría de los expertos coinciden en que es importante limitar el número de mensajes e ideas principales cubiertos en una sola presentación. ¿Cuál es éste número generalmente aceptado? Dos
No es la mejor opción. En lugar de dos, usted debe tratar de limitar el número de sus mensajes e ideas importantes a un número cercano a cinco. Esto se debe a que cinco, más o menos dos, parece ser el número de mensajes que la mayoría de los adultos pueden recordar.
Cinco
Opción correcta. Trate de limitar el número de sus mensajes e ideas principales a un número cercano a cinco. Esto se debe a que cinco, más o menos dos, es el número de mensajes que la mayoría de los adultos pueden recordar.
Nueve
No es la mejor opción. En lugar de nueve, usted debe tratar de limitar el número de sus mensajes e ideas importantes a alrededor de cinco. Esto se debe a que cinco, más o menos dos, parece ser el número de mensajes que la mayoría de los adultos pueden recordar.
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Pregunta 5 Durante la introducción de su presentación, usted debe describir
la importancia del tema para su público, establecer su credibilidad y repasar los puntos principales que cubrirá. ¿Qué más necesita hacer durante la reunión?
Enuncie claramente los puntos principales
No es la mejor opción. Usted debe enunciar claramente sus puntos principales durante la exposición de la necesidad o problema, más no en la introducción. El paso adicional que necesita tomar durante la introducción es definir el propósito de su presentación. Idealmente, su propósito debería ser lo primero que le debe transmitir a su audiencia.
Definir el propósito de la presentación
Opción correcta. Además de describir la importancia de su tema para la audiencia, de establecer su credibilidad y repasar los puntos principales que cubrirá, también debería definir el propósito de su presentación. Idealmente, el propósito es lo primero que debe transmitir a su audiencia.
Identificar un problema específico que usted y su público vayan a resolver en conjunto
No es la mejor opción. La identificación de un problema específico que usted y su público resolverán en conjunto se debe realizar durante la segunda parte de
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su presentación o la exposición de un problema o una necesidad, y no durante la introducción. El paso adicional que debe incluir durante la introducción es definir el propósito. Idealmente, el propósito es lo primero que le debe transmitir a su audiencia.
Pregunta 6 Durante la sección principal de una presentación, ¿Cuál es una forma efectiva de involucrar a la audiencia? Pedir sugerencias y preguntas al público
Opción correcta. Al pedir a su público sugerencias y preguntas y luego responderlas su presentación será verdaderamente interactiva. El momento adecuado para hacer esto depende de usted. En un ambiente informal podría solicitarlas en cualquier momento del desarrollo de su presentación. Pero en un ambiente más formal, usted puede explicar durante la introducción que usted dedicará una parte de su exposición para que la audiencia participe. pueden participar. De cualquier manera, los miembros del público van a escuchar con más atención cuando saben que sus aportaciones serán tomadas en cuenta.
Usar apoyos visuales, tales como una presentación son diapositivas, para apoyar el mensaje principal
No es la mejor opción. Si bien los apoyos visuales pueden ayudar a los miembros del público a comprender su mensaje, éstos no ayudan a que se involucren más. Para una eficaz participación de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes a hacer sugerencias y preguntas. El momento adecuado para hacer
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invitar a la audiencia a participar depende de usted. En un ambiente informal podría solicitarlas en cualquier punto del desarrollo de su presentación. Pero en un ambiente más formal, usted puede explicar durante la introducción que dedicará una parte de la exposición para que la audiencia participe. De cualquier manera, los miembros del público van a escucharle con más atención cuando sepan que sus aportaciones serán tomadas en cuenta.
Repartir hojas de papel en las cuales el público puede tomar notas relacionadas con su presentación
No es la mejor opción. Si bien tomar notas puede ayudar al público a reflexionar y comprender su mensaje, esto no los involucra activamente. Para una eficaz participación de la audiencia, es necesario invitar a los oyentes a hacer sugerencias y preguntas. El momento adecuado para invitarlos a participar depende de usted. En un ambiente informal podría invitarlos en cualquier momento del desarrollo de su presentación. Pero en un ambiente más formal, usted puede explicar durante la introducción que dedicará una parte de su exposición para que participen. De cualquier manera, los miembros del público van a escucharle con más atención cuando sepan que sus contribuciones serán tomadas en cuenta.
Pregunta 7 ¿Cuánto tiempo debe durar una presentación? No más de una hora
No es la mejor opción. Algunas presentaciones pueden requerir más de una hora para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentación
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debe ser tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a su público desde el principio el tiempo que tomará su presentación, y luego debe apegarse a la hora asignada para que los asistentes no se inquieten o se cansen.
En promedio, dos horas
No es la mejor opción. Algunas presentaciones pueden requerir más de dos horas para comunicar su mensaje de manera eficaz. Por lo tanto, su presentación debe ser tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a su público desde el principio el tiempo que tomará su presentación, y luego apegarse a la hora asignada para que los asistentes no se inquieten o se cansen.
Tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa.
Opción correcta. Una presentación debe ser tan prolongada como sea necesario para transmitir al menos un mensaje de forma clara y completa. Sin embargo, es importante decirle a su público desde el principio el tiempo que tomará su presentación, y luego apegarse a la hora asignada para que los asistentes no se inquieten o se cansen.
Pregunta 8 ¿Cuál es un momento adecuado para entregar material impreso durante una presentación?
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Durante la exposición de una necesidad o problema
No es la mejor opción. Por lo general, debe evitar repartir materiales mientras está haciendo su presentación, incluyendo el momento en que expone la necesidad o el problema, porque al hacerlo puede restar valor a lo que está diciendo en ese momento. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso o antes de la presentación, dando tiempo suficiente a su público para asimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar o después de la presentación, para que su público obtenga un resumen de los puntos principales expuestos para repasarlos.
Durante el llamado a la acción
No es la mejor opción. Por lo general, debe evitar repartir materiales mientras está haciendo su presentación, incluyendo el momento en que hace el llamado a la acción, porque al hacerlo puede restar valor a lo que está diciendo en ese momento. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso o antes de la presentación, dando tiempo suficiente a su público para asimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar o después de la presentación, para que su público obtenga un resumen de los puntos principales expuestos para repasarlos.
Antes o después de la presentación
Opción correcta. Para obtener los mejores resultados, distribuya el material impreso o antes de la presentación, dando tiempo suficiente a su público para asimilar el contenido antes de que usted empiece a hablar o después de la presentación, para que su público obtenga un resumen de los puntos principales expuestos para repasarlos.
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Pregunta 9 ¿Qué aspectos de una presentación tienen más impacto sobre su capacidad de persuasión?
Testimonios expertos, estadísticas, apoyos visuales y el compromiso de la audiencia
No es la mejor opción. Los testimonios expertos, estadísticas, apoyos visuales y el compromiso de la audiencia puede hacer que su presentación sea más eficaz, pero su capacidad de persuasión depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidad y convicción personal en el tema. Cuando usted cree en lo que está diciendo y demuestra su entusiasmo, es más probable que persuada a su audiencia para que acepte su mensaje.
Historias personales, ejemplos, buen humor y analogías
No es la mejor opción. Historias personales, ejemplos, buen humor y analogías pueden hacer que su presentación sea más interesante, pero su capacidad de persuasión depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidad y convicción personal en el tema. Cuando usted cree en lo que está diciendo y demuestra su entusiasmo, es más probable que persuada a su audiencia para que acepte su mensaje.
Su entusiasmo, credibilidad y convicción personal en el tema
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Opción correcta. Su capacidad de persuasión depende en gran medida de su entusiasmo, credibilidad y convicción personal en el tema. Cuando usted cree en lo que está diciendo y demuestra su entusiasmo, es más probable que persuada a su audiencia para que acepte su mensaje.
Pregunta 10 ¿Cuál es la mejor forma de lidiar con una pregunta cuando no sabe la respuesta?
Obtener el nombre de la persona, escribir la pregunta y pedirle que hable con usted al término de la presentación. No diga que no sabe la respuesta.
No es la mejor opción. Si usted no sabe la respuesta, no eluda o pase por alto la pregunta, evitando admitir que no tiene la respuesta. En su lugar, recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta después de la presentación.
Primero, señale que es una buena pregunta. Admita que no sabe la respuesta y continúe con la pregunta siguiente.
No es la mejor opción. Si usted no sabe la respuesta, evite admitir que no la sabe y luego ignorarla pasando a otra pregunta. En su lugar, recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta después de la presentación.
Recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta después de la presentación.
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Opción correcta. Si usted no sabe la respuesta, es mejor que no eluda o pase por alto la pregunta. En su lugar, recomiende una fuente u ofrezca obtener la respuesta después de la presentación.
Resultados
Pasos Pasos para desarrollar una presentación 1. Defina sus objetivos. ¿Cuál es el propósito de mi presentación? ¿Qué quiero que mi público haga como resultado? Su objetivo determina qué y cómo decirlo. Evalúe su propósito. ¿Quiere informar, persuadir o vender? ¿Quiere que el público entienda, aprenda o actúe? ¿Cuándo y cómo quiere que su audiencia actúe? Sea explícito y detallado en la definición de sus objetivos. Mientras más lo sea, es más probable que crea una presentación que respalde dichos objetivos. Por ejemplo: “Quiero que la audiencia solicite que sus subordinados participen en el desarrollo del sistema piloto en Q1." 2. Conozca a su audiencia. Determine antes de la presentación el nivel de conocimiento de su audiencia, su interés y posicionamiento y la capacidad de llevar a la acción ciertos aspectos de su presentación. Asegúrese de saber qué puede interesar a su audiencia. Es fundamental mantener a su audiencia centrada en su presentación.
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Si usted no está familiarizado con el grupo, pregunte al organizador de las presentaciones que le provea de algunos antecedentes. Si es posible, intente ponerse en contacto con al menos una persona que encaja con las características de audiencia. 3. Seleccione una estrategia que corresponda a su objetivo. Por ejemplo, realizar una venta requerirá de una postura persuasiva como hablar sobre las características y beneficios del producto y realizar comparaciones de los datos competitivos. Incluya cualquier información que le ayude a conseguir su objetivo. Todo lo que sea superfluo, distraiga o interfiera debe omitirse. 4. Ajuste su presentación a su audiencia. Por ejemplo, una presentación para un grupo técnico con poder de decisión, debe contener más detalles cuantitativos que una presentación a un grupo menos técnico de ejecutivos de nivel más bajo. Cuando hay un público mixto, sea explícito al abordar las diferentes perspectivas para así mantener a todos interesados. Por ejemplo diga: "Esto afectará a los ejecutivos de producto de ésta forma... y a los ingenieros de ésta otra..." Cuando es probable que el público sea hostil, comience enfatizando las preocupaciones que usted tiene en común con su audiencia. De ser posible convierta lo negativo en algo positivo. Para energizar a un público apático, cansado o que tiene hambre, empiece con un comentario que sorprenda o una ilustración vívida.
Pasos para crear una presentación
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1. Realice una sesión de Brainstorming. 2. Identifique su mensaje y los hechos que lo sustentan. 3. Seleccione la cantidad de puntos que justifiquen su argumento a la audiencia dentro del tiempo estipulado para la presentación. Es mejor presentar menos puntos y hacerlo bien. Si no dispone del tiempo necesario para conseguir que el público comprenda o acepte una idea, resérvela para otra presentación. Si no está seguro cuánto puede durar su presentación, prepare material extra como datos estadísticos, analogías o ejemplos que puedan omitirse en caso que se dé cuenta que está llegando al final del tiempo estipulado. 4. Organice sus argumentos. Para mantener a su audiencia enfocada en el propósito, deje en claro, en todo momento, por qué debería interesarse en su mensaje. Coloque los puntos más relevantes al principio o al final. No oculte sus mejores ideas. En la introducción, deje saber hacia dónde se dirige y qué es lo que quiere probar o demostrar. Durante la descripción del problema o la necesidad, apoye sus puntos principales con ejemplos, apoyos visuales y anécdotas. En intervalos apropiados, resuma lo que ha expuesto hasta el momento y qué hará a continuación. Para el cierre, presente sus conclusiones y haga un fuerte llamado a la acción. 5. Elabore una lista de las preguntas u objeciones posibles y decida cómo
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las responderá en caso de que surjan. 6. Prepare sus apoyos visuales y material de apoyo. Estos materiales pueden ayudar a su audiencia a: Recordar hechos. Comprender ideas, relaciones o entornos físicos. Señalar cuando va a cambiar el tema.
Pasos para la práctica y la evaluación 1. Ensaye. Ensaye con los equipos y apoyos visuales que usted utilizará en el evento real. Ensaye la presentación completa cada vez que practique, incluyendo cómo va a pararse y moverse y cómo va a hacer uso de los apoyos visuales. Ensaye en voz alta hasta que la presentación no suene como si la hubiera memorizado. Concéntrese en el tema y en su deseo de comunicarse con el público y no en sus apuntes. Si la presentación es para un grupo experto, usted puede grabar en video su ensayo para evaluarlo más detalladamente. 2. Obtenga feedback previo a su presentación. Ensaye su presentación con una audiencia de prueba y luego solicite su feedback. Reúna a personas que tengan un perfil comparable al de su público objetivo. Por ejemplo, si va a hacer una presentación a expertos en el tema, incluya a uno experto en su audiencia de prueba.
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Ponga a prueba tantas características de su presentación como pueda: los apoyos visuales, la lógica, etc. ¿Qué impacto puede causar en este grupo? 3. Evalúe el proceso de su presentación mientras se está llevando a cabo. Busque señales por parte del público que le indiquen interés o aburrimiento. Si es posible, pida a una persona de su equipo que tome notas para usted sobre la reacción del público. Tome notas inmediatamente después de la presentación mientras éstos temas relevantes aún están frescos en su mente. Tome nota de las preguntas hechas por su público. Éstas pueden indicar las áreas de su presentación que necesitan aclaración. En ocasiones es apropiado preguntar directamente a la audiencia cómo va la presentación. 4. Evalúe su presentación una vez terminada. Evalúe la eficacia general de su presentación. ¿Alcanzó su objetivo? ¿El público parecía interesado y atento? Tenga en cuenta lo que salió bien y lo que es necesario perfeccionar. Pida feedback por parte de participantes confiables. Si usted va a hacer la presentación de nuevo, ¿qué cambios puede hacer para perfeccionarla? ¿Qué lecciones generales aprendió acerca de cómo hacer una presentación? 5. Reflexione sobre lo que ha aprendido y utilice su nuevo conocimiento para perfeccionar su próxima presentación.
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Consejos Consejos para crear una presentación Identifique el objetivo de su presentación. Guiará todo lo que haga. Aprenda todo lo que pueda acerca de su audiencia, sus sesgos y sus expectativas. Aborde su tema desde la perspectiva de la audiencia. Adapte su presentación para acomodarse al contexto: el entorno físico, hora del día y algún evento significativo en curso que pueda afectar a su público.
Consejos para la organización de una presentación Mantenga clara la lógica de su presentación en todo momento. Exponga los puntos más relevantes al principio o al final. No oculte sus mejores ideas. En la introducción, deje saber hacia dónde se dirige y qué es lo que quiere probar o demostrar. En ciertos momentos específicos, resuma lo que ha expuesto hasta el momento y qué hará a continuación. Resuma sus puntos principales y presente sus conclusiones en el cierre.
Consejos para crear apoyos visuales Exponga una sola idea y no más de seis líneas por diapositiva. Sea selectivo con sus palabras. Utilice imágenes cuando sea posible. No use escritura vertical. No use más de dos tipos de tamaño de letra por página. Utilice viñetas y no números para los ítems que no llevan secuencia. Use mayúsculas y minúsculas. Los títulos y acrónimos siempre se escriben en mayúsucla.
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Consejos para presentar eficazmente No hable a partir de un libreto. Use apuntes. Mire a su audiencia y establezca contacto visual. Cuando desee control o más participación, o bien incorporarse al grupo, camine entre el público. No haga tintinear llaves o monedas en sus bolsillos. Emplee gestos de manera relajada y normal. Use su voz eficazmente. Manténgase centrado en su mensaje y en su público.
Hoja de trabajo “Planificación preliminar”
Hoja de trabajo “Características de la audiencia” delp-courses.dextro.com/courses/hmm10/…/habilidades_para_hacer_presentaciones.html
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Hoja de trabajo “Contexto de la presentación”
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Hoja de trabajo “Breve descripción de la presentación”
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Hoja de trabajo “Logística”
Hoja de trabajo “Objeciones”
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Artículos en línea Nick Morgan. "Cómo convertirse en un orador auténtico." Harvard Business Review, Diciembre 2008. Al igual que con los planes más preparados, los discursos mejor ensayados suelen fracasar. Por mucha preparación que exista detrás de un discurso, es imposible contrarrestar la percepción de una audiencia de que el orador no es sincero. ¿Por qué a tantos ejecutivos les cuesta transmitir autenticidad a su público? Morgan, coach de comunicaciones durante más de dos décadas, ofrece consejos para superar esta dificultad.
Una conversación con el guionista Robert McKee. Bronwyn Fryer. "Contar historias que mueven y conmueven." Harvard Business Review, Junio 2003.
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A los ejecutivos a veces les cuesta persuadir. Pueden tener todos los datos, las mejores
razones y presentaciones PowerPoint muy completas. Pero aun así no obtienen lo que buscan. El aclamado profesor de escritura de guiones, Robert McKee, dice que esto se debe
a que se usa todo el potencial de las historias, las que satisfacen la profundidad humana de que la vida tenga un propósito y un patrón.
Harvard Managementor Web Site Visite el sitio Web de Harvard ManageMentor para estudiar los recursos adicionales en línea, disponibles para usted de Harvard Business School Publishing.
Artículos Haga Clic en el enlace de abajo para ir a Harvard Business Online, el sitio web de Harvard Business School Publishing, donde usted puede buscar o comprar productos. Su programa Harvard ManageMentor permanecerá abierto mientras usted está en el
sitio. Harvard Business School Publishing. "Are Your Presentations Inspiring?" Harvard
Management Communication Letter , enero 2001.
Pocas presentaciones logran decir lo correcto en forma sucinta. Una excepción fue el discurso de John F. Kennedy a los ciudadanos de Berlín Occidental en junio de 1963. El
análisis de dicho discurso deja traslucir seis lecciones para cualquier ejecutivo que desee causar un impacto en su audiencia: (1) escriba el discurso usted mismo; (2) hágalo sencillo y genuino; (3) satisfaga las necesidades de la audiencia; (4) apele a algo de más peso que el interés propio; (5) identifíquese con la audiencia desde un principio; y (6) repita frases memorables frecuentemente.
Nick Morgan. "Opening Options: How to Grab Your Audience's Attention." Harvard
Management Communication Letter , julio 2003.
Los momentos iniciales de cualquier presentación son los más difíciles de preparar y
exponer. El público se hace una idea del orador en los primeros minutos; la presión está siempre presente. Entonces, ¿cómo empezar? Lea estas seis interesantes maneras de cómo entrar con el pie derecho a su presentación.
Sandberg, Kirsten. "Easy on the Eyes." Harvard Management Communication Letter , agosto 2002. En este artículo dinámico de preguntas y respuestas el destacado diseñador gráfico Nigel Holmes ofrece sus puntos de vista sobre el uso de gráficos para transmitir información.
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Además de esbozar las mejores prácticas para crear tablas y gráficos para presentaciones, Holmes reflexiona sobre una serie de temas relacionados, incluida la forma en la que las personas asimilan la información visual, así como el rol y la influencia de PowerPoint en los negocios.
Wiles, Cheryl. "Take Your Speech Cues from the Actor's Trade." Harvard Management
Communication Letter, agosto 2003.
¿Sufre usted de pánico escénico al dar una presentación? Si comienza a pensar en la comunicación como si fuera un arte, tal como lo hacen los actores, mejorará su habilidad para hablar ante un grupo. Estudie las técnicas que emplean los actores con el objeto de perfeccionar las destrezas para hablar en público y pronto dominará la atención de su audiencia.
Libros Haga Clic en el enlace de abajo para ir a Harvard Business Online, el sitio web de Harvard Business School Publishing, donde usted puede buscar o comprar productos. Su programa Harvard ManageMentor permanecerá abierto mientras usted está en el sitio. Harvard Business School Publishing. The Manager's Guide to Effective Presentations II. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School Publishing, 2000. Esta colección tomada de las páginas de Harvard Management Communication Letter, ofrece consejos prácticos de comprobada eficacia para aumentar al máximo el impacto de sus presentaciones.
Nick Morgan. Working the Room: How to Move People to Action Through Audience-
Centered Speaking. Boston: Harvard Business School Publishing, 2003.
¿Usted recuerda el tema del último discurso que escuchó? Si no es así, usted no es el único. De hecho, los estudios indican que una audiencia recuerda sólo 10 a 30 por ciento del contenido de un discurso o una presentación. En vista de estas deprimentes estadísticas, ¿por qué nos damos la molestia de hacer discursos? Según el experto en comunicaciones Nick Morgan, lo hacemos porque siguen siendo la manera más eficaz de conectarse con
distintas audiencias. En este libro Morgan ofrece un método para hablar en público centrado en la audiencia. A través de ejemplos intuitivos, Morgan presenta un proceso de
tres partes: enfocarse en el desarrollo del contenido, ensayar y exponer, lo que permitirá a
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los lectores de todos los niveles de experiencia hacer discursos más eficaces y más apasionados.
George L. Morrisey, Thomas Sechrest, and Wendy B. Warman. Loud and Clear: How to
Prepare and Deliver Effective Business and Technical Presentations. Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Company, 1997.
Este libro es una guía concisa para todos los aspectos en la preparación y exposición de una presentación de negocios típica. Además de ofrecer pautas y consejos, el libro contiene diversas formas de ayudar a los conferencistas a organizarse.
Notas Fuente Aprendizaje Lin Kroeger. The Complete Idiot’s Guide to Successful Business Presentations. New York: Alpha Books, 1997. George L. Morrisey, Thomas Sechrest, and Wendy B. Warman. Loud and Clear: How to
Prepare and Deliver Effective Business and Technical Presentations. Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Company, 1997. Pasos
George L. Morrisey, Thomas Sechrest, and Wendy B. Warman. Loud and Clear: How to
Prepare and Deliver Effective Business and Technical Presentations. Reading, MA: Addison-Wesley Publishing Company, 1997. Harvard Business School Publishing. Business Communication. Boston: Harvard Business School Press, 2003.
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