Pendokumentasian Pendokument asian prosedur adalah proses pengidentifikasian, pengidentif ikasian, penyusunan, pengesahan, pencatatan, penyimpanan, penataan, perubahan, dan pendistribusian prosedur kerja
2. Tujuan
Terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan , distribusi dan sirkulasi dokumen
3. Kebijakan
SK Kepala Puskesmas Nomor 800/ Pengembangan Pelayanan
4. Referensi
Tata naskah
5. Prosedur
1. Pengidentifikasian Pengidentifikasian
/admen/2017 tentang
a) Ketua bab/Tim audit internal melakukan self assessment b) Ketua
bab/Tim bab/T im
audit
internal interna l
menganalisa
hasil
self s elf
assessment c) Ketua bab/Tim audit internal memberikan hasil analisa dokumen prosedur yang diperlukan kepada penanggung jawab program program atau layanan untuk untuk ditindak ditindak lanjuti 2. Penyusunan a) Pelaksana program atau layanan (unit kerja) menyusun dokumen yang diperlukan b) Penanggung jawab program atau layanan memeriksa dokumen c) Dokumen yang telah disusun disampaikan kepada tim mutu memberikan tanggapan, koreksi, dan perbaikan terhadap dokumen 3. Pengesahan a)
Dokumen
diserahkan
oleh
tim
mutu
kepada
Puskesmas b) Dokumen diperiksa kembali oleh Kepala Puskesmas c) Kepala Puskesmas Puskesma s Mensahkan Dokumen d) Sop diserahkan ke tim mutu
Kepala
4. Pencatatan a) Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada Sub.bag TU untuk meminta no naskah sesuai dengan sistem penomoran Puskesmas b) Sub.bag TU memberikan
dan mencatat no naskah
Dokemen pada daftar dokumen internal atau external c) Dokumen diserahkan ke tim mutu 5. Penyimpanan a) Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah disahkan dan diberi no naskah b) Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada Sub.bag TU 6. Pendistribusian a) Sub.bag TU menulis di buku ekspedisi tentang Dokumen yang akan didistribusikan b) Sub.bag TU membubuhkan stempel “ TERKENDALI” pada foto kopi sop yang akan dibagikan c) Sub.bag TU menarik dokumen lama jika ada d) Sub.bag
TU
memberikan
stempel
Kadaluarsa
pada
dokumen induk asli 7. Penataan a) Sub. bag TU mengidentifikasi dokumen berdasar bab b) Sub bag TU menyimpan dalam folder masing-masing bab 8. Perubahan a) Tim mutu mengadakan Pengkajian terhadap dokumen b) Tim mutu meminta pengesahan dokumen yang telah dikaji Kepala Puskesmas. c) Tim mutu merevisi dokumen (merubah seluruh halaman, memberikan tanggal baru, menulis dikolom revisi) d) Tim mutu memberikan dokumen revisi yang telah disahkan kepala puskesmas kepada Sub bag TU e) Sub bag TU menyimpan dan mendistribusikan dokumen
6. Bagan Alir
1. Pengidentifikasian Mulai
Kepala satuan UKP, UKM dan Admen mendokumentasikan semua ke iatan
7. Unit Terkait
Semua Unit Terkait
8. Dokumen Terkait
1. Notulen 2. Absensi
Ketua bab/tim audit internal
Satuan pelaksana menyusun rencana kegiatan berdasarkan hasil analisis
