1.2.5 Ep 2 Sop Dokumentasi Prosedur Dan Pencatatan Kegiatan

DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN No. Dokumen : SOP No. Revisi : Tgl. Terbit : Halaman : UPTD

A.KISTYOKO,SKM,M.Kes NIP.19660404 198703 1

PUSKESMAS RANDULAWANG 1. Pengertian

007 1. Pengendalian dokumen Puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas. (Sistem penomoran, penyimpanan, dan pemusnahan ) 2. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi dalam pelaksanan kegiatan yang diterbitkan oleh puskesms, maupun dinas kesehatan kabupaten. 3. Dokumen/ arsip aktif adalah dokumen masih berlaku/dipakai dalam kegiatan, dan disimpan diunit- unit pelayanan serta tidak boleh dipinjamkan keluar area puskesmas. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap terkendali 4. Dokumen/ arsip inaktif adalah: dokumen yang

frekuensi

pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, copy dari dokumen aktif yang boleh dibawa keluar puskesmas untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah. Untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap tidak terkendali. 5. Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum 2. Tujuan

dibubuhi cap Puskesmas. Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dokumentasi prosedur

3. Kebijakan

dan pencatatan kegiatan. SK Kepala Puskesmas tentang Pedoman Pendokumentasian

1. 4. Referensi

Prosedur dan Pencatatan Kegiatan Nomor Tahun 2016 Kepmenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam mendik

2. 5.Langkah-langkah

1. Setiap pelaksanaan kegiatan baik upaya pelayanan kesehatan perorangan maupun upaya kesehatan masyarakat dan kegiatan lain yang mendukung dalam pelaksanaan upaya tersebut diatas wajib didokumentasikan dalam catatan mutu. 2. Kepala Tata Usaha dan Staf unit terkait melalukan penyimpanan dokumen/ arsip dengan ketentuan sebagai berikut: a. Penataan dan pengarsipan dokumen rekam klinik/medik dilakukan oleh staf diloket pendaftaran, dimana dokumen rekam medik inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medik/ klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya. b. Sistem

penyimpanan

resep

yang

telah

dilayani

di

Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal satu tahun. Kegiatan ini dilakukan oleh pengelola obat/farmasi puskesmas. c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat masuk dan keluar pada bagian Tata Usaha Puskesmas d. Surat rujukan pasien di tulis pada buku rujukan dan diarsipkan oleh bagian Tata Usaha Puskesmas. e. Penomoran surat keluar dan surat rujukan dilakukan dengan sesuai peraturan penomoran yang telah dtentukan. f. Laporan-laporan pelaksanan kegiatan seluruh program puskesmas,

baik

program

wajib

maupun

program

pengembangan dimasukan oleh pengelola program pada Bagian Tata Usaha untuk di arsipkan dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah ditentukan. g. Pencatatan daftar kunjungan pasien disetiap poli dan laporan kegiatan program dilakukan berdasarkan Format Sistem Informasi Kesehatan Daerah (SIKDA) dan dilaporkan

ke Dinas Kesehatan Kabupaten sesuai waktu yang telah ditentukan. 3. Kepala

Tata

Usaha

menetapkan

format

dokumen

diatur/diseragamkan dengan contoh format terlampir. 1. Format Rujukan Sesuai 2. Format Rujukan Bersama 3. Format Surat Keterangan Sehat 4. Format Surat Keterangan Istrahat 5. Format Surat Keterangan Sakit 6. Format Surat Jaminan Pelayanan Perawatan 7. Format Surat Perintah Rawat Inap 8. Format permintaan pulang paksa, 9. Format Pelaporan SIKDA 6. Diagram Alir 7. Unit Terkait 8. Dokumen Terkait

Semua unit pelayanan

9. Rekaman Historis Perubahan No.

Yang dirubah

Isi perubahan

Tgl. mulai diberlakukan