PROPOSAL
PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG)
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (SIE) SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)
TRANSACTION PROCESSING SYSTEM (TPS)
TIM PENGEMBANG SIMPEG 2009 i
PROPOSAL PENGEMBANGAN SIMPEG LATAR BELAKANG Sesuai
dengan
perkembangan
tehnologi
kebutuhan
akan
informasi
kepegawaian yang cepat dan akurat dalam menampilkan data sesuai dengan keadaan sesungguhnya semakin dirasakan mendesak. Menyadari akan kebutuhan itu maka perlu dikembangkan suatu sistem informasi berupa software aplikasi yang dapat menghasilkan data kepegawaian yang cepat dan akurat. Dengan sofware aplikasi ini diharapkan kinerja unit organisasi dapat meningkat dan merupakan wujud pertanggungjawaban unit kerja kepada kepada stake holder. Penggunaan tehnologi informasi untuk dapat menampung semua data kepegawaian dan juga dapat menyajikan laporan-laporan kepegawaian yang kemudian diberikan nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) menjadi suatu keniscayaan. Dengan SIMPEG ini akan tercipta pengelolaan administrasi kepegawaian yang menyajikan riwayat pegawai mulai dari masuk (calon pegawai negeri sipil) sampai posisi terakhir (up to date). Pengembangan ini akan dapat membantu kelancaran tugas Kementrian Kebudayaan dan Pariwisata.
TUJUAN DAN SASARAN Kegiatan pengembangan SIMPEG bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan data kepegawaian dengan rincian sebagai berikut: •
Meningkatkan efisiensi, efektivitas, kecepatan dan kualitas layanan terkait dengan kepegawaian.
•
Mempercepat
penyeragaman
dan
pembentukan
database
kepegawaian,
menunjang transparansi pengelolaan kepegawaian. •
Menunjang akuntabilitas PT. Jamsostek dalam menyajikan informasi yang dapat menunjang tingkat pencapaian tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan dalam Renstra.
•
Memudahkan kerja bagi petugas operasional dalam memasukkan data, karena program yang ada didesain dengan memaksimalkan otomatisasi system.
•
Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses penyusunan berbagai laporan yang dibutuhkan baik untuk kepentingan internal maupun laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak eksternal.
1
•
Memudahkan dan mempercepat pencarian dan penampilan informasi di bidang pengelolaan kepegawaian, untuk kepentingan pengambilan keputusan.
Adapun keuntungan implementasi SIMPEG adalah sebagai berikut: •
Dapat memenuhi ketentuan peraturan perundangan yang berlaku, yaitu membuat laporan pertangungjawaban kepegawaian secara rutin.
•
Merupakan aplikasi kepegawaian yang memiliki fitur lengkap sehingga memudahkan pengelolaan.
•
Mendukung
penggunaan
multiuser
dalam
local
area
network.
Simpeg
dimungkinkan untuk digunakan secara multiuser (banyak pemakai) sehingga akan mempercepat dan mempermudah pemasukan data-data kepegawaian. •
Dukungan
keamanan
terhadap
pemakaian
aplikasi
dan
data,
Simpeg
memberikan perlindungan keamanan penggunaan aplikasi secara berjenjang dan ditunjang dengan keamanan akses database yang optimal. •
Mudah untuk digunakan, SimPeg dikembangkan dengan mempertimbangkan kemudahan pemakaian (user friendly) dan menggunakan kaidah bahasa Indonesia, sehingga pelatihan penggunaannya tidak terlalu lama.
•
Instalasi dan implementasi yang cepat, secara struktural Simpeg dikembangkan dengan metode modular sehingga dapat disesuaikan dengan kebutuhan user dalam waktu yang singkat.
•
Investasi yang tepat guna, implementasi simpeg akan memberikan daya guna yang tinggi dalam rentang waktu yang lama, menjadikan investasi terasa murah dan terjangkau.
•
Merupakan
infrastruktur
untuk
menuju
E-Goverment,
database
Simpeg
menggunakan teknologi SQL (structured query language) secara optimal sehingga mudah dikembangkan ke internet (web base) dikemudian hari. •
Database terintegrasi, sehingga dihindari entry data ulang dan efeisiensi pekerjaan diantara bagian-bagian yang ada.
•
Mempercepat penyusunan rencana formasi kepegawaian,
pengembangan
pegawai, dan urusan kesejahteraan pegawai, serta mempermudah pengelolaan data dan informasi kepegawaian. •
Mempercepat pelaksanaan urusan pengangkatan dan kepangkatan pegawai.
•
Mepercepat pelaksanaan urusan pemindahan, pemberhentian, dan pensiun pegawai
•
Dapat mengetahui setiap saat posisi pegawai, cepat dan mudah didalam pelaporan kepegawaian kepada Menteri.
2
RUANG LINGKUP KEGIATAN Adapun kegiatan yang
dilakukan dalam rangka pengembangan SIIMPEG
meliputi: 1. Survey Pendahuluan dan detail kebutuhan user 2. Desain dan Perancangan Database SIMPEG 3. Pemrograman/Coding Aplikasi SIMPEG 4. Penyusunan Buku Panduan (user manual) 5. Instalasi dan Sosialisasi Aplikasi SIMPEG 6. Penyusunan Laporan
METODOLOGI Simpeg
dirancang
dan
digunakan
untuk
pengelolaan
kepegawaian
Departemen secara terintegrasi penuh, antara satu bagian dengan bagian yang lain. Aplikasi Simpeg ini dikembangkan dengan mengacu pada
UU No. 7 tahun 1978
tentang Pokok Pokok Kepegawaian serta perubahannya UU No. 43 tahun 1999. Aplikasi Simpeg dikembangkan perbagian atau modul untuk memudahkan didalam implementasi. Adapun modul-modul dari Simpeg meliputi sebagai berikut: 1. Modul Data Umum Pegawai Modul
data
umum
pegawai
digunakan
untuk
melakukan
pengelolaan
kepegawaian yang tidak mengalami perubahan seperti Nama, NIP, Jenis kelamin, Tanggal Lahir, TMT Pertama CPNS, Ciri-ciri Fisik Pegawai dan lain-lain. Data ini diperlukan untuk perhitungan masa kerja, masa pensiun, kenaikan gaji berkala dan lain-lain. 2. Modul Riwayat Pegawai Modul riwayat pegawai digunakan untuk melakukan pengelolaan data pegawai yang mengalami perubahan ( up date ) setiap saat, misalnya karena naik pangkat, menjabat kedudukan struktural tertentu, atau perubahan lain yang dimungkinkan oleh peraturan perundang-undangan. Adapun lingkup modul riwayat pegawai meliputi sebagai berikut: •
Riwayat Pangkat
•
Riwayat Jabatan
•
Riwayat Mutasi
•
Riwayat Kenaikan Gaji Berkala
3
•
Riwayat Inpassing
•
Riwayat Pendidikan
•
Riwayat Penugasan Lain
•
Riwayat Diklat/Kursus
•
Riwayat Daftar Urut Kepangkatan
•
Riwayat DP3 dan lain-lain.
Dalam implementasi SIMPEG akan diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Memanfaatkan perangkat keras yang telah dimiliki sepanjang spesifikasi teknisnya sesuai. 2. Memanfaatkan sistim jaringan dan peralatan komukasi misalnya telepon, modem yang sudah ada. 3. Penyusunan struktur data sedemikian rupa sehingga merupakan suatu kesatuan (terintegrasi). 4. Memanfaatkan SDM yang mempunyai latar belakang dan keahlian berbasis komputer dan menguasai Sistim Operasi Windows (minimal versi 98).
SPESIFIKASI PERANGKAT 1. Perangkat Lunak (Software): Perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan SIMPEG: a. Perangkat Lunak Sistem Operasi Jaringan: Windows XP
atau yang lebih
tinggi sebagai Server Utama b. Perangkat Lunak untuk operator/client: Windows XP atau yang lebih tinggi 2. Perangkat Keras (Hardware): Perangkat Keras yang harus tersedia dengan spesifikasi teknis minimal: a. Processor Pentium III atau lebih tinggi b. RAM minimal 128 MB atau lebih tinggi c. CD Room minimal 24X atau lebih tinggi d. Hardisk untuk Server minimal 10 GB atau lebih tinggi. e. Hardisk untuk work-station (operator) minimal 2 GB atau lebih tinggi. Perangkat Lunak dan Perangkat Keras ini disediakan oleh pemberi kerja, sementara Tim Pengembang bertugas
untuk menyediakan Perangkat Lunak
SIMPEG.
4
TIM PENGEMBANG Secara umum personil yang terlibat dalam pembuatan sistem adalah tim kerja (Team Work) yang sinergi antara pengembang dan wakil dari pengguna sistem (users) yang terdiri dari : 1. Tim Pengarah yang dibentuk oleh dan mewakili pengguna sistem (users) yang berfungsi antara lain sebagai : a. Penghubung/Mediator b. Pengkaji c. Nara Sumber d. Pengambil keputusan 2. Tim Pengembang yang bertugas membuat/mendisain sistem yang dikehendaki oleh pengguna (users) terdiri dari : a. Koordinator Tim/ Supervisor b. Analis Sistem c. Programmer d. Administrator Data Base e. Operator f. Sekretariat
PEMBIAYAAN Dalam rangka suksesnya pelaksanaan sosialisasi/pelatihan SIMPEG selain ditentukan oleh faktor Sumber Daya Manusia (SDM) juga tidak dapat terlepas dari pembiayaan. Anggaran pembiayaan yang diperlukan selama 2 (dua) bulan seluruhnya senilai Rp.----- yang meliputi kegiatan sebagai berikut:
PEN GEM BAN
•
Survey Pendahuluan dan Detail
Rp
•
Kodifikasi dan Perancangan Database
Rp
•
Pemrograman /Coding Aplikasi SIMPEG
Rp
•
Penyusunan Buku Panduan (user manual)
Rp
•
Instalasi dan Sosialisasi Program Aplikasi SIMPEG
Rp
•
Penyusunan Laporan
Rp Jumlah Rp
5
