Nomor Dokumen
AMKA-PU-MK3L -09
Revisi ke
01
Tanggal Berlaku
04 Februari 2013
Halaman
1 dari 6
TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU
1. Tujuan Menjamin : a. Perencanaan dalam mendapatkan pekerjaan menguntungkan. menguntungkan . b. Proses perintisan, pra-kualifikasi pra-kualifikasi (PQ), tender, dan kontrak sesuai sesuai persyaratan persyaratan dan pemenuhan kepuasan pelanggan. c. Bonafiditas Bonafidit as calon pengguna jasa, mampu memenuhi persyaratan persyarat an kontrak. kontrak . 2. Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk lokasi Pusat, Divisi, Cabang. 3. Referensi a. ISO 9001 : 2008, Tinjauan Persyaratan yang berkaitan dengan produk (7.2.2.). b. SMK3 PP RI 50 tahun 2012, Peninjauan Kontrak (3.2.). c. OHSAS 18001: 2007, Pengendalian Pengendalian Operasional (4.4.6.) d. ISO 14001:2004, 14001:2004, Pengendalian Pengendalian Operasional (4.4.6.). 4. Definisi : a. Satuan 1-2-3 adalah Satuan mata anggaran Proyek Pemerintah yang telah diproses dan disetujui berdasarkan tahapan proses yang telah dilalui sesuai peraturan yang berlaku. b. Peta Pasar adalah Data Data pasar yang diperoleh dari Satuan 1-2-3, BUMN, Swasta, sesuai form AMKA-PU-MK3L-09, AMKA-PU-MK3L-09, F01. 5. Ketentuan Umum a.
b.
c.
d.
e.
f.
Data Proyek 1) Pemerintah Pemerinta h : Satuan 1-2-3, Nomor Mata Anggaran, Perda Anggaran 2) BUMN : RKAP 3) Swasta : Rencana Investasi Tinjauan Pra Kontrak 1) Pekerjaan dengan nilai sd. Rp. 300 juta, tidak perlu mendapatkan mendapatka n verifikasi dari BPT, BKA dan DO. 2) Pekerjaan dengan nilai diatas Rp. 300 juta, harus mendapatkan verifikasi dari BPT, BKA dan DO Rekomendasi DO Bila rekomendasi DO berbeda dengan rekomendasi Biro maka DO memberikan penjelasan tertulis yang dapat memperjelas memperjelas rekomendasi DO. Penandatangan Penandatanga n Penawaran, Kontrak dan Amandemennya 1) Untuk Pekerjaan dengan nilai sampai dengan Rp. 3 Milyar, ditandatangani oleh Kepala Cabang/Divisi berdasarkan Surat Kuasa dari DU. 2) Untuk Pekerjaan dengan nilai diatas Rp. 3 Milyar, ditandatangani oleh DO berdasarkan Surat Kuasa dari DU. 3) Proyek dari pesanan langsung dan pasar yang sudah terbentuk di Divisi ditandatangani oleh Kepala Divisi. Distribusi Dokumen Penawaran Penawaran (Harga & Administrasi) 1) Dokumen asli dan copy untuk Pelanggan/Pemberi Pelanggan/P emberi Kerja 2) Dokumen Copy 1 untuk BPT 3) Dokumen Copy 2 untuk Cabang/Divisi Cabang/Divis i terkait Distribusi Dokumen Kontrak dan Amandemennya Amandemennya 1) Dokumen asli 1 dan copy (sesuai permintaan) untuk Pelanggan/Pemberi Pelanggan/Pember i
Nomor Dokumen
AMKA-PU-MK3L-09
Revisi ke
01
Tanggal Berlaku
04 Februari 2013
Halaman
2 dari 6
TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU
g.
Kerja, 2) Dokumen asli 2 untuk BPT, 3) Dokumen copy untuk BKA, BPTI dan Cabang/Divisi terkait Ketua Tim Tender adalah salah satu Kepala Bagian di BPT.
6. Uraian Prosedur. BAGAN ALIR
URAIAN
PJ
DOKUMEN
Kepala Cabang
Rekaman
6.1. Perencanaan Pemasaran (Cabang) : Mulai
Mulai 6.1.1
6.1.1. Pada tahun berjalan mendapatkan data proyek untuk tahun berikutnya sesuai ketentuan Umum
6.1.2
6.1.2. Data pada butir 6.1.1 dimasukkan ke dalam form Peta Pasar
Kepala Cabang AMKA-PUMK3L-09,F01
6.1.3
T 6.1.4
6.1.3. Data dalam butir 6.1.2 dievaluasi dan hasilnya dimasukkan ke dalam form program Pemasaran RKAT tahun berikutnya paling lambat diterima di TPP minggu pertama Oktober.
Kepala Cabang AMKA-PUMK3L-09,F01
Y
6.1.4. Mengevaluasi data Program Pemasaran dari Cabang : Jika diyakini TPP, langsung ke butir 6.1.5 Jika tidak, kembali ke butir 6.1.3
TPP
Rekaman
PJ
DOKUMEN
6.1.5. Menyusun Program Pemasaran untuk RKAP paling lambat minggu ke dua Oktober.
TPP
Rekaman
6.1.6
6.1.6. Data pada butir 6.1.5 dikirim kembali ke Cabang untuk diperbaharui terus menerus dan dilaporkan ke TPP setiap minggu
TPP
AMKA-PUMK3L-09,F01
6.1.7
6.1.7. Menyampaikan data Peta Pasar dan realisasi Program Pemasaran RKAP Cabang kepada DO, copy kepada BPT sekali dalam satu minggu.
TPP
Rekaman
A
BAGAN ALIR
URAIAN
A
6.1.5
Selesai
Selesai.
Nomor Dokumen
AMKA-PU-MK3L-09
Revisi ke
01
Tanggal Berlaku
04 Februari 2013
Halaman
3 dari 6
TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU
6.2. Perencanaan Pemasaran (TPP) :
Mulai
Mulai TPP
Rekaman
6.2.1
6.2.1. Pada tahun berjalan mendapatkan data proyek untuk tahun berikutnya sesuai ketentuan Umum 5.1 paling lambat bulan Agustus.
6.2.2
6.2.2. Data pada butir 6.2.1 dimasukkan ke dalam form Peta Pasar.
TPP
AMKA-PUMK3L-09,F01
6.2.3. Data dalam butir 6.2.2 dievaluasi dan hasilnya dimasukkan ke dalam form program Pemasaran RKAT tahun berikutnya paling lambat minggu p ertama Oktober.
TPP
6.2.4
6.2.4. Menyusun Program Pemasaran untuk RKAP paling lambat minggu ke dua Oktober.
TPP
6.2.5
6.2.5. Menyampaikan data Peta Pasar dan realisasi Program Pemasaran TPP kepada DO, copy kepada BPT sekali dalam satu minggu
Kabag TPP
6.2.3
Selesai
Selesai.
AMKA-PUMK3L-09,F01
Rekaman
Rekaman
Nomor Dokumen
AMKA-PU-MK3L-09
Revisi ke
01
Tanggal Berlaku
04 Februari 2013
Halaman
4 dari 6
TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU
BAGAN ALIR
URAIAN
PJ
DOKUMEN
Kepala Cabang
Rekaman
6.3.2. Membuat data Tinjauan Pra Kontrak .
Staf Cabang
AMKA-PUMK3L-09,F03
6.3.3. Membaca dokumen dengan seksama dan membuat daftar ringkasan / catatan hal hal penting.
Staf Cabang
Rekaman
6.3.4. Mengevaluasi data TPK terlebih dahulu, apakah sesuai dengan kemampuan Perusahaan dengan membuat analisis SWOT singkat, peta persaingan : Jika Tidak, selesai. Jika Ya, lanjut ke butir 6.3.5.
Kepala Cabang
Rekaman
6.3.5. Mengirim hasil TPK pada butir 6.3.4 kepada BPT. dilengkapi dengan ringkasan / catatan hal-hal penting, laporan hasil survey, dokumen & gambar lelang dari Pelanggan jika ada
Kepala Cabang AMKA-PUMK3L-09,F03
6.3. Tinjauan Pra Kontrak (TPK) Mulai
Mulai 6.3.1. Mengevaluasi data proyek yang ad a dalam Program Pemasaran untuk proses Penawaran.
6.3.1
6.3.2
6.3.3
T
6.3.4 Y
6.3.5
6.3.6
6.3.6. Menerima TPK dari Cabang dan memasukkan ke dalam Daftar TPK
6.3.7
6.3.8
T
6.3.9
AMKA-PUMK3L-09,F04
Kabag Anggaran
Rekaman
6.3.7. Berkoordinasi dengan BPT selama proses Kepala Cabang verifikasi Tinjauan Pra Kontrak
Rekaman
6.3.8. Membuat verifikasi dengan melibatkan BKA dan hasilnya direkomendasikan ke DO
Kepala BPT
Rekaman
6.3.9. Memberikan rekomendasi TPK kepada DO : Jika tidak disetujui untuk dilanjutkan, maka lanjut ke butir 6.3.10 dan selesai Jika disetujui untuk dilanjutkan maka lanjut ke butir 6.3.11
Kepala BPT
Rekaman
6.3.10. Menginformasikan secara tertulis ke Cabang hasil keputusan kantor pusat terhadap TPK usulan Cabang.
Kepala BPT
Rekaman
6.3.11. Mempersiapkan Tim Tender
Kepala BPT
Rekaman
Y
6.3.10
6.3.11
Selesai. Selesai
Nomor Dokumen
AMKA-PU-MK3L-09
Revisi ke
01
Tanggal Berlaku
04 Februari 2013
Halaman
5 dari 6
TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU
BAGAN ALIR
URAIAN
PJ
DOKUMEN
6.4. Dokumen Penawaran Mulai
Mulai 6.4.1
6.4.1. Membentuk Tim Tender untuk menyiapkan dokumen Penawaran.
6.4.2
6.4.3
Kepala BPT
Rekaman
6.4.2. Menyiapkan Dokumen Penawaran berkoordinasi dengan Cabang terkait.
Ketua Tim Tender
Pra-RKABP
6.4.3. Mendapatkan data Proyek d ari Cabang / Unit antara lain. Data harga sumber daya setempat. Ketersediaan sumber daya dan jarak ke lokasi proyek. Metode kerja yang efisien sesuai kondisi lapangan
Kabag Anggaran
Rekaman
6.4.4
6.4.5
6.4.4. Menyiapkan Draft Harga Pokok dalam bentuk soft file dan ha rd copy untuk diserahkan kepada Kepala BPT.
6.4.6
6.4.5. Menetapkan harga pokok. 6.4.6. Mempresentasikan harga pokok di depan Direksi dan Cabang untuk ditetapkan CM-nya oleh DO.
6.4.7
Rekaman Kabag Anggaran Rekaman Kepala BPT Kepala BPT Rekaman
6.4.7. Finalisasi Dokumen Penawaran. 6.4.8
6.4.8. Menandatangani Dokumen Penawaran sesuai ketentuan butir 5.3 6.4.9. Menyerahkan Dokumen Penawaran kepada Pemberi Kerja sesuai surat kuasa DU.
6.4.9
Y 6.4.11
6.4.11. Mendapat Pengumuman Pemenang hasil penawaran : Jika tidak dimenangkan, maka lanjut ke butir 6.4.12. Jika dimenangkan, lanjut ke Kontrak.
T
6.4.12
Selesai
Ketua Tim Tender
k o n t r a k
Rekaman
DO Pra-RKABP Kepala Cabang
6.4.10. Melakukan negosiasi dan atau klarifikasi dengan calon Pelanggan.
6.4.10
Pra -RKABP
Pra-RKABP Kepala BPT/Cabang
Rekaman
Kepala Cabang
6.4.12. Mengevaluasi harga penawaran dan aspek teknis sebagai bahan masukan untuk penawaran sejenis berikutnya.
Selesai.
Rekaman Kepala BPT
Nomor Dokumen
AMKA-PU-MK3L-09
Revisi ke
01
Tanggal Berlaku
04 Februari 2013
Halaman
6 dari 6
TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU
BAGAN ALIR
URAIAN
PJ
DOKUMEN
Kepala Cabang
Rekaman
6.5. Kontrak. Mulai
Mulai
6.5.1
6.5.1. Menerima Penetapan Pemenang hasil Penawaran 6.5.2. Menyiapkan dokumen kontrak dengan Pemberi Kerja melibatkan Kepala Cabang dan BSSU.
Kepala BPT
Rekaman
6.5.2
6.5.3. Menanda tangani dokumen kontrak sesuai ketentuan butir 5.3 berdasarkan surat kuasa Direktur Utama.
Kepala Cabang/DO
Catatan Rekomendasi
6.5.3
6.4.4
Selesai
7. Pengecualian
6.5.4. Mendistribusikan dokumen kontrak, sesuai ketentuan butir 5.5. Kabag Anggaran
Rekaman
Selesai.
: Tidak ada.
8. Lampiran : 8.1. AMKA-PU-MK3L-09, F01 8.2. AMKA-PU- MK3L-09, 002 8.3. AMKA-PU- MK3L-09, F03 8.4. AMKA-PU- MK3L-09, F04 9. Daftar Istilah :. : - DU : - DO : - BPT : - BKA : - BPTI : - PJ : - RKAP : - RKABP : - BUMN : - TPP - Kabag Anggaran : : - Kabag TPP : - SWOT : - CM : - BSSU : - TPK
: Form Peta Pasar : Form Program Pemasaran : Form Tinjauan Pra Kontrak : Form Laporan Hasil Survey
Direktur Utama Direktur Operasi Biro Pemasaran dan Teknik Biro Keuangan dan Akuntansi Biro Pengendalian dan Teknologi Informasi Penanggung Jawab Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan Rencana Kerja dan Anggaran Biaya Pelaksanaan Badan Usaha Milik Negara Tim Pemasaran Pusat yang dibentuk dengan surat tugas dari DO Kepala Bagian Anggaran BPT Kepala Bagian Tim Pemasaran Pusat BPT Strength, Weakness, Opportunity and Treathness Contribution Margin Biro SDM, Sistem & Umum. Tinjauan Pra Kontrak.
Nomor Dokumen
AMKA-PU-MK3L-09
Revisi ke
01
Tanggal Berlaku
04 Februari 2013
Halaman
7 dari 6
TENDER & PEROLEHAN KONTRAK BARU
