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Ejemplo de requerimientos requerimientos - AWC
EJEMPLO DE REQUERIMIENTOS DEL NEGOCIO Adventure Works Cycles Adventure Works Cycles es una ficticia multinacional fabricante y vendedora de bicicletas y accesorios, ubicada en Bothell, Washington EU, y tiene oficinas regionales de ventas en varios países. En esta sección se provee un ejemplo de recolección de requerimientos del negocio. Asumiendo que el sistema DW ya tiene un patrocinador, el primer paso del ciclo de vida es la definición de requerimientos, y de ésta fase, la primera tarea es la preparación. PREPARACIÓN DE LAS ENTREVISTAS Análisis de la BD Transaccional Transaccional El cuadro muestra que las órdenes se han incrementado rápidamente, triplicándose en el 2002, y aumentando casi el 50% en el 2003. Basándose en los datos de los 6 primeros meses, el 2004 también será un buen año. AWC vende sus productos agrupados en 4 categorías: Bicicletas, componentes, ropa y accesorios. Las bicicletas son el 80% de las órdenes y la ropa y accesorios son cerca del 4%. Table 1.1: Adventure Works Cycles Product Orders by Category CATEGORY
2001
2002
2003
2004 (YTD)
Bikes
Accessories
10,985 708 35 19
28,854 4,230 501 88
38,026 6,418 1,031 549
24,160 2,477 589 531
Grand Total
11,746
33,673
46,023
27,757
Components Clothing
All figures in U.S. dollars AWC tiene ventas en 6 países, con cerca del 60% de órdenes que vienen desde EU. El porcentaje de órdenes que vienen de fuera de EU ha incrementado del 25% en el 2001 a más del 40% en el 2004. Table 1.2: Adventure Works Cycles Product Orders by Country/Region COUNTRY
2001
2002
2003
2004 (YTD)
United States
Germany
8,980 467 1,340 27 814 119
23,717 2,348 4,359 1,542 1,186 521
27,265 5,683 4,721 3,915 2,142 2,298
14,631 4,232 2,278 2,576 1,917 2,123
Grand Total
11,746
33,673
46,023
27,757
United Kingdom Canada France Australia
All figures in U.S. dollars Miguel Orquera
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Analizando los canales de ventas, la mayor parte de órdenes vienen desde los distribuidores y tiendas, con el 70% de órdenes, que son atendidas por unas 18 personas. A fines de los 90’s AWC inició su servicio de ventas a través de internet. Las ventas por internet se han mantenido en un 30% los 4 años, podemos decir que las ventas por internet han crecido como internet ha ido creciendo. Table 1.3: Adventure Works Cycles Product Orders by Sales Channel SALES CHANNEL
2001
2002
2003
2004 (YTD)
Reseller Internet
9,119 2,627
27,992 37,318 18,715 5,681 8,705 9,041
Total
11,746
33,673
46,023
27,757
All figures in U.S. dollars De la tabla podemos ver que el canal de revendedores tiene un total de 701 clientes, 467 de ellos son activos (han realizado al menos una compra los últimos 6 meses). El canal de ventas por internet es mucho más grande, con un total de 18484 clientes, de los cuales 11377 son activos. Los revendedores tienen un promedio por pedido cercano a los 24000 dólares, mientras que el promedio en internet es 827 dólares. Las ventas por internet son más rentables porque se puede vender a un precio de minorista y el costo de ventas puede ser menor. Table 1.4: Adventure Works Cycles Customers by Sales Channel Snapshot TOTAL CUSTOMERS
ACTIVE CUSTOMERS
$US SALES (OOO)
ORDER COUNT
AVG $ PER ORDER
Internet 18,484
467 11,377
18,715 9,041
901 13,050
23,751 827
Total
11,844
27,757
13,951
2,308
Reseller 701 19,185
Miguel Orquera
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PLANIFICACION DE ENTREVISTAS ORGANIGRAMA
ENTREVISTA AL VICEPRESIDENTE DE VENTAS Entrevistado: Brian Welker, VP of Sales Fecha: 7/25/2005
Entrevistador: Joy Mundy Escribe: Warren Thornthwaite Otros asistentes: Stuart Ozer, Carolyn Chau, Joy Byrd, Dave Wong Roles y responsabilidades: Brian Welker es el responsable de las ventas de la organización. Es el responsable de las ventas a minoristas que fueron $37 millones en el último año, que son el 70% de las ventas totales, tiene 17 personas bajo su mando, incluyendo 3 gerentes regionales de ventas. Brian es muy orgulloso de su equipo y ansioso de tener éxito. A ellos les gusta andar en bicicleta y hablar de ellas, es el equipo de ventas perfecto. Brian está empeñado en el cumplimiento de las metas de ventas para este año. Requerimientos de información Brian está muy preocupado por lo difícil que es encontrar información de fuera de la compañía. Cuando el pide un reporte pueden demorarse días o semanas en obtener la información. O también pueden decir “no hay como hacerlo”. Las principales áreas
temáticas con las que Brian trabaja son: - Planes de ventas: la planificación anual inicia al fin del año anterior con la planificación de ventas. Los territorios de ventas se basan en la geografía. Los nuevos clientes son asignados a un territorio de ventas cuando realizan la primera orden de Miguel Orquera
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compra, según el sitio donde están localizados. La planificación de ventas incluye aspectos como: o Análisis de crecimiento: Mercado global, nuevos productos, nuevos territorios, nuevo personal de ventas. o Análisis de clientes: Quienes son los mejores clientes? Como han cambiado durante el último año? o Análisis de territorio: Donde están localizados los mejores clientes? Cuáles son los territorios de ventas y como están balanceados? Como es el mapa de regiones de ventas? Brian y el analista de IT que los apoya, también ven las ventas como regiones de ventas, que son grupos de clientes de acuerdo al estado donde ellos están localizados. Las regiones se superponen con los territorios de ventas y se basan en los patrones de compra de temporada y en las preferencias regionales. Agrupar ventas históricas ayuda al equipo de ventas a hacer un mejor trabajo de proyecciones de ventas mensuales. Ellos utilizan mucho las ventas regionales durante el ciclo de planificación de ventas y compara los valores reales con las previsiones del año. Cada año se cambian las regiones un poco de acuerdo a los cambios en los patrones de compras. El analista hace todos estos análisis de datos para las predicciones de ventas y asignación de cuotas en una hoja electrónica, que incluye factores de crecimiento de territorio, asignaciones y ajustes manuales. El proceso de planificación es totalmente manual y requiere un par de meses, y tal vez una semana por mes para hacer los reportes. Durante el proceso de planificación anual Brian desea ver las órdenes de clientes minoristas, por año, por territorio del cliente, independiente del representante de ventas asignado al territorio. En trabajos anteriores Brian podía mover a los clientes de un territorio a otro para balancear los territorios, pero en AWC no lo ha hecho todavía, y cada cliente está en su sitio original. Los representantes de ventas pueden ser reasignados a diferentes territorios. - Rendimiento de ventas: Brian quiere ver cómo van las ventas comparándolas con lo planificado y las ventas históricas, como les va a sus representantes de ventas, y si ocurre un problema, quisiera averiguar más en detalle entre los datos. - Reportes básicos de ventas: Brian quiere utilizar la información del sistema de órdenes de los clientes para hacer un listado de los clientes ordenados por el número de pedidos, lo cual servirá a los representantes de ventas para dar un trato especial a los principales clientes. - Listas de precios: Se necesita un reporte que presente las nuevas listas de precios a los vendedores cada vez que hayan variaciones. - Ofertas especiales: Un reporte que indique como compran los clientes los productos que están en oferta. - Satisfacción de los clientes: Quisiera seguir la pista de las ventas por producto, por región de ventas y por cliente para determinar el grado de satisfacción del cliente, comparar la fecha de pedido con la fecha de entrega, determinar ordenas tardías y porcentaje de devoluciones. - Soporte internacional: la compañía ha crecido internacionalmente pero el sistema de pedidos no lo cubre, el sistema acepta ventas en varias monedas pero no traduce la descripción desde el inglés, y los vendedores deben traducir, lo cual puede generar errores. Miguel Orquera
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Aspectos adicionales Brian tiene frustración con los reportes actuales, le gustaría que sus vendedores tuvieran reportes en los que tengan toda la información necesaria. Criterios de éxito A Brian le gustaría que: - Se le dé fácil acceso a los datos básicos de ventas. - Reportes flexibles y herramientas de análisis. - Todos los datos en un solo lugar. TEMAS ANALITICOS Y PROCESOS DEL NEGOCIO
Los resúmenes de las entrevistas han agrupado ya requerimientos similares en temas analíticos comunes. Hemos encontrado que es más fácil identificar los procesos de negocio que soportar cada tema analítico cuando se escribe el resumen. Por ejemplo, planeación de ventas es un tema analítico que es soportado por la información del proceso de negocio “órdenes”. En la figura se presenta un ejemplo de cómo se puede destilar los procesos de negocio desde los temas analíticos basados en los resúmenes la entrevista a Brian Welker. Analytic Theme
Inferred Requested Analyses
or Supporting Business Process
Sales Planning - Reseller historical - orders
orders analyses - Sales forecast
- orders
Comments
By customer, by territory, by sales region (from state) Forecast is a business process that uses orders data as an input
(pronosticadas) Sales Performance
- Orders by current - orders territory - Orders by original - orders territory Sales rep - orders performance report - forecast
Orders and forecast by sales rep
Sales Reporting - Resellers ranked by - orders
orders in a given territory - Churned customer - orders list (no actives) Price Lists
Miguel Orquera
- Current price list
- orders
Customers who have not ordered in X months This is a connectivity issue, not a data warehouse issue Página 5
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Analytic Theme
Inferred Requested Analyses
or Supporting Business Process
Comments
Special Offers
- Relevant customers - orders by territory based on orders history - Inventory status - inventory (out of stock)
Customer (Reseller) Satisfaction
- Calls by complaint - call tracking type, product and customer attributes - Order metrics of - orders e.g. due date versus ship date satisfaction - Returns by reseller - returns by return reason
International Support
- Local language - n/a (product This is a transaction system translations of dimension) problem. We need to make sure we Product descriptions can handle multiple languages in the DW/BI system, but the source system has to capture them when new products are created.
Figure 1.7: Analytic themes and supporting business processes from the interview summary La columna procesos de negocio soportantes permite agrupar temas que tratan de datos del mismo proceso de negocio e identifican temas que requieren datos de varios procesos de negocio. Estos son más difíciles de implementar. También hay casos donde varios temas pueden ser soportados con datos de un solo proceso de negocio. Este es el caso de Órdenes o ventas. Una vez que se tiene la lista completa de temas, reordenándolos por proceso de negocio determinará que muchos de los requerimientos de negocio se soportan en datos de unos pocos procesos de negocio. Para AWC, datos del proceso de negocio Ordenes es todo lo que se necesita para cumplir un amplio rango de requerimientos analíticos, muchos de ellos no están en la lista de la figura anterior. Como la lista completa de requerimientos lo demuestra, Ventas no es el único departamento que requiere datos de órdenes. Los siguientes requerimientos pueden ser cumplidos con datos de órdenes: - Ingreso de planificación de ventas. - Reportes básicos de ventas. - Ofertas especiales. Miguel Orquera
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Ingresos de pronósticos de producción. Planificación y monitoreo de productos. Perfiles de clientes.
Table 1.5: Business Processes Derived from Brian Welker’s Interview
LETTER BUSINESS PROCESS
A B C D
SUPPORTED ANALYTIC THEMES
Orders
Orders reporting and analysis, orders forecasting, advertising effectiveness, customer satisfaction, production forecasting, product profitability, customer profitability Orders forecast Sales performance, business planning, production forecast Call tracking Call center performance, customer satisfaction, product quality, customer profitability, product profitability Returns Customer satisfaction, product quality, customer profitability, product profitability, net sales
Figure 1.8: The Adventure Works Cycles bus matrix Dimensions Busines Da Prod Emplo Custo s te uct yee mer Process (Resell er)
Custo Sales Curre Chan Promot Call Facil mer Territ ncy nel ion Reas ity (Inter ory on net)
Sales Forecas ting Orders Call tracking Returns
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Figure 1.8: The Adventure Works Cycles bus matrix
Miguel Orquera
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