01 Modul_Strategi Pengadaan

MODUL PELATIHAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

STRATEGI PENGADAAN

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Daftar Isi DAFTAR ISI ISI................................................ ................................................................................................ ................................................ i PEN GANTA PENGA NTAR R ................................................................. .............................................................................................. ............................. v 0.1 Modu Mo dull Pelat Pelatih ihan an Peng Pengad adaa aan n Barang Barang/J /Jas asa a Pemeri Pemerint ntah ah ... ...... ..... ..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... .. v 0.2 Modul Mod ul Str Strate ategi gi Pen Pengad gadaan aan .... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ....... ... vi 0.3 Tujuan .... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ...... vii BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................ ............................................................................... ............... 1 1.1. Peng Pengert ertian ian dan Defi Definisi nisi .... ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ...... 3 1.2. Men Mengap gapa a Sta Stateg tegii Peng Pengada adaan an Perl Perlu u Dila Dilakuk kukan? an? .... ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ...... .. 7 1.3. Rua Ruang ng Lin Lingku gkup p Pene Penerap rapan an Str Strateg ategii Peng Pengada adaan an .... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ...... 7 1.4. Para Pih Pihak ak dal dalam am Str Strate ategi gi Peng Pengada adaan an .... ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ...... .. 9 BAB 2 TUJUAN DAN STRATEGI PENGADAAN ....... ............. ............. ............. ............. ............. ......... ... 11 2.1. Pen Peneta etapan pan Tuju Tujuan an Pengada Pengadaan....... an........... ....... ....... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ....... ... 11 2.2. Ana Analisi lisiss SWO SWOT T - Ala Alatt Bant Bantu u Pen Peneta etapan panT Tuju ujuan an .... ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ...... .. 12 2.3. Value For Money Model (Meng (Mengukur ukur Pencapa Pencapaian ian Tujuan) Tujuan) ......... ................. ................. ........... 16 2.4. Me Mens nsel elar aras aska kan n Tuj Tujuan uan Peng Pengad adaa aan n dan Progr Program am kerj kerja a Pemer Pemerint intah. ah. .. ..... ...... ...... ... 19 BAB 3 ANALISA BESARAN BELANJA, RESIKO DAN PRIORITAS PENGAD PEN GADAAN AAN ............................................................. .................................................................................... ....................... 21 3.1. Supply Positioning Model (SPM) ........ ................ ................ ................ ................. ................. ................ ............ .... 21 3.2. Pene Penentu ntuan an Prio Priorit ritas as Peng Pengada adaan an .... ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ...... 26 BAB 4 ANALISIS PENYEDIA BARANG/JASA BARANG/JASA ............................................ 33 4.1. Supplier Perception Model (SPCM) (SPCM) ......... ................. ................. .................. ................. ................. ............... ...... 33 4.2. Tip Tipe e Hu Hubu bung ngan an Pembe Pembelili dan Penye Penyedi dia a Barang Barang/Ja /Jasa sa ... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... ..... ...... ...... ..... 40 4.3. Hu Hubu bung ngan an yang yang Sesua Sesuaii Antara Antara SPM dan dan SPCM SPCM ... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... ..... ...... ...... ...... ...... ..... .. 44 BAB 5 DORONGAN DAN BATASAN PENERAPAN STRATEGI PENGAD PEN GADAAN AAN ............................................................. .................................................................................... ....................... 47 5.1. Ref Reform ormasi asi Pengadaaan..... Pengadaaan......... ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ .... 47 5.2. Bat Batasa asan n Pene Penerap rapan an Str Strate ategi gi Peng Pengada adaan an .... ........ ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ........ .... 50 5.3 Tant antang angan an dan Usa Usaha ha Per Peruba ubahan han .... ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ....... ........ ........ ........ ...... .. 57 BAB 6 PENERAPAN STRATEGI PENGADAAN ........................................... 59 6.1. Pen Pener erap apan an Strat Strateg egii Pengad Pengadaan aan Berd Berdasa asark rkan an Jenis Jenis Barang Barang/Ja /Jasa sa ... ..... ..... ...... ...... ...... ... 59 6.2. Pen Pener erap apan an Strat Strateg egii Pengad Pengadaan aan Pada Pada Pros Proses es Penga Pengada daan an ... ...... ...... ..... ..... ...... ...... ...... ...... ..... 66

LK PP PP

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

i

Daftar Gambar Gambar 0. 0.1 1 Desain Modul Modul Pelatihan Pelatihan PBJP ......... ................. ................. .................. ................. ................. .............. ..... vi Gambar 0.2 Posisi Modul Strategi Strategi Pengadaan ........ ................. ................. ................. .................. ................. .......... vi Gambar 0.3 Ruang Ruang Lingku Lingkup p Modul Strategi Strategi Pengadaan Pengadaan ........ ................. ................. ................. ............. .... vii Gambar 1.1 Hubungan Visi, Misi dan Strategi Strategi ........ ................. ................. ................. .................. ................. .......... 3 Gambar 1.2 1.2 Proses Pengadaan Pengadaan pada pada Perpres 54/2010 54/2010 ......... .................. ................. ................. ............. .... 5 Gambar 1.3 Strategi Pengadaan Pengadaan ......... ................. ................. .................. ................. ................. .................. ................. .......... .. 5 Gambar 1.4 Strategi Strategi Organisasi Organisasi dan Strategi Strategi Pengadaan ......... .................. ................. ................. ........... 6 Gambar 2.1 Contoh Contoh Analisis SWOT SWOT dan Pilihan Strategi Strategi ........ ................. .................. ................. ........... ... 13 Gambar 2.2 Analisis Analisis SWOT Sebagai Sebagai Alat Bantu Penetapan Penetapan Strategi Strategi ........ ................ ............. ..... 14 Gambar 2.3 Keselarasan Rencana Jangka Menengah Nasional, Renstra dan Pengadaan Pengad aan ........ ................ ................. .................. ................. ................. .................. ................. ................. ................ ....... 19 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Gambar 3.3 Gambar 3.4 Gambar 3.5 Gambar 3.6 Gambar 3.7

Ilustrasi Ilustr asi Sumbu X dan Sumbu Y ......... .................. ................. ................. .................. ................. .......... 21 Supply Positioning Model ........ Model ................ ................. .................. ................. ................. .................. ............ ... 22 Supply Positioning Model Dalam Kuadr Kuadran an ......... .................. ................. ................. ............. .... 23 Supply Positioning Model Barang Berdek Berdekatan atan ........ ................. .................. ................. ........ 26 Pendekatan Klasifikasi Pendekatan Klasifikasi ABC ........ ................. ................. ................. ................. ................ ................. ........... 27 Klasifikasi ABC vs PIP ......... Klasifikasi ................. ................. ................. ................. .................. ................. ................ ........ 31 Kategorisasi Katego risasi Prioritas ........ ................. ................. ................. .................. ................. ................. .................. ......... 32

Gambar 4.1 Supplier Perception Model ......... Model ................. ................. .................. ................. ................. ................. .......... 33 Gambar 4.2 Hubungan Antara Supply Positioning Model dengan dengan Supplier Perception Model ........ Model ................. ................. ................. .................. ................. ................. ........... .. 37 Gambar 4.3 Strategi Menuju Leverage Leverage ........ ................. ................. ................. .................. ................. ................. ........... .. 39 Gambar 4.4 Hubungan Hubungan antara antara Pembeli dan Penyedia Penyedia ........ ................. ................. ................. ................ ....... 40 Gambar 5.1 Posisi Pengadaan Pengadaan dalam Pengelolaan Pengelolaan APBN/APBD APBN/APBD........ ................. .................. ........... 50 Gambar 5.2 Garis Besar Pengadaan Pengadaan Barang/Jasa Barang/Jasa Pemerintah Pemerintah ........ ................. .................. ............. .... 50 Gambar 5.3 Pengadaan Melalui Swakelola ......... ................. ................. .................. ................. ................. .............. ..... 51 Gambar 5.4 5.4 Pengadaan Pengadaan Melalui Melalui Penyedia Penyedia Barang/Jas Barang/Jasa a ......... .................. ................. ................. ............. .... 51 Gambar 6.1 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Routine Routine ........ ................ ................. .................. ........... 59 Gambar 6.2 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Leverage Leverage ......... ................. ................. ................ ....... 61 Gambar 6.3 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Bottleneck Bottleneck ........ ................. ................. .............. ...... 63 Gambar 6.4 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Critical Critical ......... ................. ................. .................. ........... 65 Gambar 6.5 Kegiatan Kegiatan Membuat Membuat RUP ........ ................ ................. ................. ................. ................. ................ ............... ....... 66 Gambar 6.6 6.6 Penerapan Penerapan Strategi Strategi Pengadaan Pengadaan pada Perpres Perpres 54/2010 54/2010 ........ ................ ............. ..... 68 Gambar 6.7 Bagan Alir Penyusunan RUP Barang/Jasa Pemerintah Di Lingkungan Kementerian/Lembaga (K/L) dan Hubungannya Dengan PP No. 90/201 90/2010 0 Dan PP No. 21/200 21/2004 4 ........ ................. .................. ................. ................. ........... 70

ii

LK PP PP


Gambar 6.8 Bagan Alir Penyusunan RUP Barang/Jasa Pemerintah Di Lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan Hubungannya Dengan PP No. 58/2005 ........ ................. ................. ................. .................. ................. ................. .................. ................ ....... 71 Gambar 6.9 Proses Kaji Ulang RUP ......... .................. ................. ................. .................. ................. ................. ............... ...... 72

LK PP PP


iii

Daftar Tabel Tabel 1.1 Peruba Perubahan han Paradigma Paradigma Penga Pengadaan daan ........ ................ ................. .................. ................. ................. ............ ... 1 Tabel 1.2 Para Pihak dalam Pengadaan Pengadaan Pemerintah Pemerintah ........ ................. ................. ................. .................. ......... 9 Tabel 2.1 Tabel 2.2 Tabel 2.3 Tabel 2.4 Tabel 2.5 Tabel 2.6

Uraian Tujuan Penga Pengadaan daan ......... ................. ................. .................. ................. ................. ................. .............. ...... 11 Contoh Conto h Pener Penerapan apan Analisis SWOT ........ ................ ................. .................. ................. ................. ............ ... 15 Pembobotan Pembo botan Biaya (Contoh) ......... ................. ................. .................. ................. ................. .................. ........... 17 Pembobota Pemb obotan n Wak Waktu tu (Conto (Contoh) h) ........ ................ ................. .................. ................. ................. .................. ........... 17 Skor/Bobot Skor/ Bobot Nilai Manfaa Manfaatt ........ ................. ................. ................. .................. ................. ................. ................ ....... 18 Contoh Conto h Perhit Perhitungan ungan Skor/Bobot Skor/Bobot Nilai Manfaa Manfaatt ......... ................. ................ ................ ............ .... 19

Tabel 3.1 Ringka Ringkasan san Kar Karakteris akteristik tik Masing-Masing Masing-Masing Kuad Kuadran ran ......... .................. ................. ................ ........ 25 Tabel 3.2 Pende Pendekatan katan Klasifikasi Klasifikasi ABC ........ ................. ................. ................. .................. ................. ................. ............. .... 28 Tabel 3.3 Pendek Pendekatan atan Klasifikasi Klasifikasi ABC (Setelah Diurutkan)........ Diurutkan) ................. .................. ................. .......... 28 Tabel 3.4 Kriter Kriteria ia Sasara Sasaran n Penga Pengadaan daan........ ................. ................. ................. .................. ................. ................. ............. .... 29 Tabel 3.5 Kriteria PIP (Potential ( Potential Impact on Performance ) .... ........ ....... ....... ........ ........ ........ ........ ....... ..... 30 Tabel 3.6 Klasifi Klasifikasi kasi ABC vs PIP ......... .................. ................. ................. .................. ................. ................. ................. ........... ... 30 Tabel 3.7 Tabel Tabel Penent Penentuan uan Priorit Prioritas as ........ ................. ................. ................ ................. ................. ................ ................ ........ 31 Tabel 3.8 Tabel Tabel Contoh Kasus Penentuan Penentuan Prioritas ........ ................ ................. ................. ................ ............ .... 32 Tabel 4.1 Tabel Persepsi Penyedia .................. ..................................... ....................................... ................................ ............ 34 Tabel 4.2 Supplier Perception Model ......... Model .................. ................. ................. .................. ................. ................. ............. .... 38 Tabel 4.3 Hubungan antara antara SPM dan SPCM ......... ................. ................ ................. ................. ................ ............. ..... 44 Tabel 4.4 Potensi dan Resiko Kontrak Kontrak................... ....................................... ........................................ ......................... ..... 45 Tabel 5.1 Dasar Hukum Utama ......... ................. ................. .................. ................. ................. ................. ................. ............. .... 52 Tabel 5.2 Dasar Hukum Terkait ......... ................. ................. .................. ................. ................. ................. ................. ............. .... 52 Tabel 5.3 Prinsip dan Etika Penga Pengadaan daan ......... ................. ................. .................. ................. ................. .................. ........... 53 Tabel 5.4 Jenis-Jenis Jenis-Jenis Metode Pemilihan Penyedia Penyedia Barang/Jasa Barang/Jasa ........ ................. .................. ........... .. 55 Tabel 5.5 JenisJenis-Jenis Jenis Kont Kontrak rak ......... ................. ................. .................. ................. ................. .................. ................. ............... ....... 56 Tabel 5.6 Peruba Perubahan han Paradigma Paradigma Pengadaan ........ ................ ................. .................. ................. ................. ............ ... 57 Tabel 6.1 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Routine Routine ........ ................. .................. ................. ............. ..... 60 Tabel 6.2 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Leverage Leverage ......... .................. ................. ................. ........... .. 62 Tabel 6.3 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Leverage dengan dengan Pertimbangan Switching Cost ........ Cost ................ ................. .................. ................. ................. .................. ................. ................. .............. ..... 63 Tabel 6.4 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Bottleneck Bottleneck ........ ................. .................. ................. .......... 64 Tabel 6.5 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Critical Critical ........ ................ ................. .................. ............... ...... 66 Tabel 6.6 Para Para Pihak pada Pembuatan RUP dan Kaji Ulang RUP RUP.................... .......................... ...... 75

iv

LK PP PP


Modul Strategi Pengadaan n a h i t a l e P l u d o M l u d u J

PENGANTAR 0.1. Modu Modull Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

0.1. Modul Modul Pelatiha Pelatihan n Pengada Pengadaan an Barang Barang/Jasa /Jasa Pemerintah

0.2. Modu Modull Strategi Pengadaan

analisis kompetensi jabatan kerja yang melibatkan para ahli yang

Kurikulum pelatihan berbasis kompetensi disusun berdasarkan hasil

mempunyai pengalaman kerja (pelaku langsung) di bidang pekerjaan yang dianalisis. Karena unit-unit kompetensi setiap bidang tugas sektor

0.3. Tu Tuju juan an

pengadaan barang dan jasa sangat banyak, maka proses analisis kompetensi jabatan kerja difokuskan pada jabatan kerja dan kompetensi yang diprioritaskan. Dalam rangka meningkatkan kompetensi para pelaku pengadaan barang dan jasa pemerintah, LKPP telah mengembangkan standar kompetensi kerja nasional indonesia - pengadaan barang dan jasa pemerintah (SKKNI-PBJP). SKKNI-PBJP ini menggambarkan tingkat

kemampuan melaksanakan ( skill ), ) , kemampuan memahami dan menganalisa (knowledge ) dan kemampuan untuk menampilkan sikap dan tingkah laku kepada orang lain dalam melaksanakan tugas ( attitude ) pengadaan barang dan jasa pemerintah yang dipergunakan sebagai dasar penyusunan kurikulum dan silabus kurikulum pelatihan berbasis kompetensi (KPBK) strategi pengadaan. Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan kemampuan bagi anggota pengguna anggaran (PA)/KPA dan calon anggota KPA maupun PPK dalam melakukan proses penyusunan strategi pengadaan sejak awal sampai dengan selesai dan melaksanakan budaya kerja yang sesuai dengan tuntutan pekerjaan.

L LKPP K P K L h a t n i r e m e P a s a J / g n a rPP a B n a a d a g n e P n a k a j i b e K a g a b m e L P Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

8 8 8 v

Judul J udul Modul Modul Pela Pelatihan tihan

Modul Strategi Pengadaan Pada Gambar 0.1 terlihat bahwa saat ini sedang dikembangkan 4 modul sebagai bagian untuk pelatihan tingkat menengah.

E v a n n a D s u a s i o k l u a s u P e u m i n y ﬁ k P e e s i H P S n a w e n a r S p a n a n d P S e t n r g a a t e d g a i a n

MODUL DASAR Modul Lainnya

n a n k u a a s r u t m y n a t n o e K U P t a

k g n i

l T

u o d

M

Gambar 0.1 Desain Modul Pelatihan PBJP

0.2.. Mod 0.2 Modul ul Strat Strategi egi Peng Pengada adaan an Modul ini disusun berdasarkan standar kompetensi kerja khusus pengadaan barang/jasa pemerintah dengan kode unit PR.10.01

tentang menetapkan strategi pengadaan barang/jasa.

0.1 0. 1. Modu Modull Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 0.2. Modu Modull Strategi Pengadaan

Unit ini berhubungan dengan pengetahuan dan keterampilan serta sikap kerja yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang berkaitan dengan


penetapan strategi pengadaan barang/jasa pemerintah.

Gambar 0.2 Posisi Modul Strategi Pengadaan

Modul ini terdiri dari 6 (enam) bab, dimulai dengan pengantar yang menjelaskan lingkup modul strategi pengadaan, diikuti dengan pendahuluan, kemudian pembahasan tentang penentuan tujuan dan strategi pengadaan, analisa kebutuhan, resiko dan prioritas, analisa penyedia barang/jasa, kebijakan dan batasan, serta

terakhir tentang penerapan strategi pengadaan.

888 vi

LKPP Lembaga LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Barang/JasaBarang/Jasa Pemerintah

Modul Strategi Pengadaan n a h i t a l e P l u d o M l u d u J Ruang lingkup ini dapat dilihat pada Gambar 0.3, berikut ini:

Gambar 0.3 Ruang Lingkup Modul Strategi Pengadaan

0.1. Modu Modull Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

0.3. Tuju jua an

0.2. Modu Modull Strategi Pengadaan

kondisi (K), mampu dan mau melakukan (X), sebanyak (Y) dengan kualitas

Perumusan tujuan pelatihan mengacu kepada pencapaian minimal kompetensi yang ditentukan, dan indikator kompetensi yaitu : dalam (Z) selesai dalam tempo (T). Tentang kondisi (K) yang diwarnai oleh variabel-variabel tingkat produktifitas tenaga kerja dan latar belakang/


tingkat/mutu pendidikan formal serta pengalaman kerja, maka penetapan waktu/lama dan metodologi pelatihan dapat disesuaikan dengan kondisi peserta pelatihan dan tersedianya sarana pelaksanaan pelatihan.

0.3.1. Tujuan Umum Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan dapat melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa, dengan mengikuti prinsip dasar & kebijakan pengadaan, untuk masing-masing sifat pengadaan yang dilakukan.

L LKPP K P K L h a t n i r e m e P a s a J / g n a rPP a B n a a d a g n e P n a k a j i b e K a g a b m e L P Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

8 v 8 i i 8

Judul J udul Modul Modul Pela Pelatihan tihan

Modul Strategi Pengadaan

0.3.2. Tujuan Khusus Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan terdahulu tentang beberapa alternatif penggolongan penggolonga n materi, maka disimpulkan bahwa setelah selesai mengikuti pelatihan, peserta mampu : 1. Dapat menjel menjelaskan askan prinsip dasar pengad pengadaan aan dan dan strategi strategi pengadaa pengadaan n barang/ barang/ jasa di Indonesia. 2. Dap Dapat at mel melaku akukan kan ide identi ntifik fikasi asi analisis swot untuk penyusunan strategi pengadaan. 3. Dapat mengid mengidentifik entifikasi asi kerangka kerangka penyus penyusunan unan strategi strategi pengad pengadaan aan barang/ja barang/jasa sa berdasarkan supply positioning model . 4. Menj Menjelas elaskan kan hubunga hubungan n penyedia penyedia dan pembeli pembeli barang/j barang/jasa asa termasuk termasuk penyelarasan jenis kontrak untuk masing-masing pengadaan. 5. Dapat melakuk melakukan an identifika identifikasi si dorongan dorongan dan dan batasan batasan penerapan penerapan strategi strategi pengadaan termasuk kaitan dengan Perpres 54/2010. 6. Dapat menerap menerapkan kan pemiliha pemilihan n dan penyus penyusunan unan RUP RUP strategi strategi pengad pengadaan aan berdasarkan jenis dan prosesnya. 7. Melaks Melaksanakan anakan perenca perencanaan naan strateg strategii pengadaan pengadaan dengan latihan kelomp kelompok. ok.

888 viii


BA B

1


3

BAB 1 PENDAHULUAN Besarnya pengeluaran melalui pengadaan barang/jasa dalam suatu organisasi/instansi terhadap total anggaran atau biaya bervariasi bergantung dari jenis organisasi/instansi tersebut (swasta, pemerintah atau organisasi nirlaba) , nilai ini dapat berkisar antara 30%60% dari nilai pengeluaran organisasi/instansi. organisasi/instansi. Pada pengadaan pemerintah nilai ini dapat berkisar antara 35%-40% dari total Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)/ Anggaran Pendapatan Pendapatan dan dan Belanja Daerah (APBD). Pada perusahaan perusahaan swasta kegiatan ini dilakukan untuk pengadaan barang atau jasa lainnya dalam menghasilkan barang/jasa yang menjadi sumber penghasilan perusahaan. Hal ini akan menyebabkan tambahan keuntungan perusahaan selain diperoleh dari tambahan hasil penjualan juga sangat bergantung pada pengelolaan kegiatan pengadaan. Pada organisasi/instansi dimana nilai pengadaannya besar, pengadaan dianggap menjadi salah satu profit centre. Dengan kata lain untuk menaikkan keuntungan salah satu usaha yang dilakukan adalah melakukan pengadaan dengan tepat dan benar. Pengadaan menjadi suatu kegiatan strategis dalam organisasi/instansi yang harus dikelola dengan tepat dan disesuaikan dengan visi dan misi organisasi/instansi. Paradigma baru yang saat ini berkembang memposisikan pengadaan menjadi men jadi suatu kegiatan yang bukan rutin/administatif tetapi menjadi kegiatan yang strategis strategis.. Kegiatan pengadaan menjadi suatu kegiatan penting dalam memberikan nilai tambah pada organisasi/instansi baik bagi kepentingan menaikkan keuntungan, meningkatkan pelayanan maupun meningkatkan efisiensi biaya. Tabel di bawah ini memperlihatkan perbedaan paradigma paradigma lama dengan paradigma baru tentang pengadaan : No

Perihal

Paradigma Lama

Paradigma Baru

Tinggi Tidak mempergunakan harga pasar Banyak (Individual)

Rendah Mendekati harga pasar (Market Driven) Lebih Sedikit (Group/Shared) Strategis

1 2

Biaya Administrasi Harga Beli

3 4

Jumlah Paket Pengadaan (Kontrak) Pelaksanaan

5

Metode

Transactional/ Clerical Manual

6

Lingkup

Kecil/Fungsional

Memakai Alat Bantu Elektronik (e-Procurement, eBuying, Procurement Card, dan lain-lain) Luas, Bagian dari Strategi Organisasi

Tabel 1.1 Perubahan Paradigma Pengadaan

L LKPP PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Pengada an B arang/Jasa Peme Pemerintah rintah P K L h a t n i r e m e P a s a J /K g n a r a B n a a d a g n e P n a k a j i b e K a g a b m e L P

8 8 8 1

3 BA B

1

Judul J udul Modul Modul Pelatihan Pelatihan

Modul Strategi Pengadaan Pada kolom Paradigma Baru (Tabel 1.1) terlihat perubahan yang sangat mendasar dari pengadaan, kecenderungan yang mengerucut antara pengadaan di sektor swasta dan pemerintah sehingga tujuan pengadaan menjadi tujuan bersama yang harus dicapai. Beberapa batasan pada pengadaan pemerintah seperti keberpihakan pada Usaha Kecil Menengah (UKM), memprioritaskan penyedia barang/jasa dengan Tingkat Kandungan Dalam Negeri (TKDN) yang tinggi untuk membangun industri dan perusahaan nasional,, good governance , lindungan lingkungan menjadi nasional lingkungan menjadi tantangan tersendiri dalam mewujudkan efisiensi dan efektifitas mencapai tujuan pengadaan. pengadaan . Ketika menetapkan tujuan dan target pengadaan, pengadaan , kita akan menentukan apa yang ingin dicapai misalnya, tingkat kualitas, inovasi barang/jasa, jaminan keberlanjutan pengadaan, kesiapan dan kualitas penyedia barang/jasa, lamanya proses administrasi pengadaan dan penghematan biaya yang dapat dilakukan dibandingkan dengan pengadaan sebelumnya jika ada. Memiliki strategi pengadaan berarti mengetahui cara untuk mencapai tujuan pengadaan dan target di atas. Berbagai barang/jasa karena berbeda nilai dan dampak atau resikonya bagi organisasi/instansi akan membutuhkan strategi pengadaan yang berbeda.

888 2

LKPP LKPP LKPP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Pengada an Barang/JasaBarang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan

Pemerintah

BA B

1


3

1.1.. Pen 1.1 Penger gertia tian n dan dan Defin Definisi isi

1.1. 1. 1. Pengert Pengertian ian dan Definisi

1.1.1. Pengertian Strategi 1.2. M e ng ng a pa pa Stategi Pengadaan Perlu Dilakukan?

Strategi dalam sebuah organisasi/instansi adalah cara atau usaha terbaik yang dilakukan dalam menjalankan misi organisasi/instansi untuk mencapai visi atau tujuan jangka panjang organisasi/instansi.

1.3. R ua ua ng ng Lingkup Penerapan Strategi Pengadaan 1.4. 1. 4. Para Para Piha Pihak k dalam Strategi Pengadaan

Gambar 1.1 Hubungan Visi, Misi dan Strategi

Pada gambar di atas dijelaskan sebagai berikut : 

Vii s i : V

Kemana

organisasi/instansi

akan

dibawa,

menggambarkan keadaan yang ingin dicapai di masa depan, sesuatu yang akan menjadi tujuan jangka panjang organisasi/ instansi. 

Misi:: Mendeskripsikan apa yang akan dilakukan dalam Misi mencapai visi organisasi/inst organisasi/instansi ansi tersebut.



Strategi:: Cara atau usaha terbaik yang dilakukan dalam Strategi mencapai tujuan baik jangka panjang maupun jangka pendek organisasi/instansi.

Strategi dalam konteks pembahasan modul ini akan dibagi menjadi 2 (dua) yaitu strategi umum (grand strategy ) yang lebih bersifat pada perencanaan dan strategi operasional yang operasional yang bersifat lebih pada cara pelaksanaan (implementation (implementation strategy ). ).


8 8 8 3

3 BA B

1



1.1.2. Pengertian Pengadaan Pengadaan di sektor pemerintah adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan barang/jasa sebagai bagian dari fungsi dan tujuan pemerintah memberikan layanan kepada masyarakat. Pengadaan ini dapat berbentuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya atau konsultansi. Sumber dana pengadaan ini berasal dapat dari sumber pendapatan negara seperti pajak, bagi hasil, pengelolaan aset/sumber daya alam atau pinjaman luar negeri, bantuan dan hibah. Tidak seperti di perusahaan swasta dimana seluruh kegiatannya dilandasi dengan tujuan mendapatkan keuntungan, pengadaan di sektor pemerintah lebih banyak pada akuntabilitas publik dan transparansi manfaat hasil pengadaan (value ( value for money ). Pengadaan pemerintah baik nasional maupun internasional saat ini ditantang untuk melakukan tata kelola (good governance) yang yang baik dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi, atau dengan kata lain pemerintah dituntut menunjukan: value for money dari dari hasil pengadaan. Pengadaan dilaksanakan dengan menerapkan prinsip umum dan etika pengadaan. Keputusan diambil berdasarkan tujuan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan, semua pihak diberlakukan sama dan memiliki akses yang sama ke pemerintah. Tujuan utama pengadaan pemerintah adalah sebagai berikut: 1. Mend Mendapat apatkan kan baran barang/ja g/jasa sa denga dengan n kuali kualitas tas yang baik, kuantitas yang tepat, waktu kirim yang tepat, harga kompetitif dan sumber yang benar. 2. Memi Meminimal nimalisir isir biay biaya a admin administr istrasi asi peng pengadaan adaan.. 3. Melak Melakukan ukan pengadaa pengadaan n dengan dengan mengikuti mengikuti prinsip prinsip dasar dasar pengadaan pengadaan yaitu yaitu : efektif, efektif, efisien, transparan, terbuka, bersaing, adil, tidak diskriminatif, akuntabel dan menenuhi kebijakan publik.

1.1.3. Pengertian Pengadaan Pemerintah Berdasarkan Perpres 54/ 2010 Pengadaan barang/jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan pengadaan barang/jasa adalah barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh kementerian/lembaga/ satuan kerja perangkat daerah/institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa (Perpres 54/2010 pasal 1 ayat 1).

888 4

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B


1

3

Gambar 1.2 memperlihatkan proses pengadaan pada Perpres 54/2010. Proses terdiri dari persiapan persiapan,, pelaksanaan pelaksanaan,, kontrak dan pembayaran serta pembayaran serta serah terima pekerjaan/barang. pekerjaan/barang . Pengadaan dapat dilakukan melalui swakelola swakelola atau atau melalui penyedia barang/jasa dengan barang/jasa dengan mengikuti prinsip, kebijakan dan etika pengadaan.. pengadaan

Gambar 1.2 Proses Pengadaan pada Perpres 54/2010

“Dalam kontek kontekss pengad pengadaan aan barang/ barang/jasa jasa pemerin pemerintah, tah, tantan tantangan gan terbesa terbesarr saat ini adalah bagaimana menyeimbangkan tuntutan melakukan efisiensi dan kewajiban pemberdayaan usaha kecil menengah (penyedia barang/jasa) yang mungkin belum efisien pada proses yang transparan dan akuntabel”

1.1.4. Pengertian Strategi Pengadaan Pemerintah Berdasarkan Perpres 54/2010 Strategi pengadaan adalah usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengadaan dalam mendapatkan barang/jasa yang tepat kualitas, kualitas, tepat kuantitas, kuantitas , tepat waktu, waktu, tepat sumber sumber dan tepat harga berdasarkan harga berdasarkan aturan/prosedur, etika, kebijakan dan prinsip pengadaan. pengadaan .

Gambar 1.3 Strategi Pengadaan


8 8 8 5

3 BA B

1



1.1.5. Hubungan Visi, Misi dan Program Kerja Strategi K/L/D/I menggambarkan cara K/L/D/I mencapai visi atau tujuan organisasi/instansi. organisasi/insta nsi. Mengingat pengadaan merupakan kegiatan yang menjadi salah satu kegiatan utama dalam menjalankan roda K/L/D/I sehingga tujuan pengadaan haruslah searah atau selaras dengan tujuan atau program kerja K/L/D/I. K/L/D/I .

Gambar 1.4 Strategi Organisasi dan Strategi Pengadaan

Gambar 1.4 di atas memperlihatkan pengadaan harus sesuai atau sinkron dengan visi visi,, misi,, dan program kerja K/L/D/I. misi K/L/D/I. RUP dirancang sesuai dengan program kerja dan prioritas pencapaian tujuan serta mempertimbangkan keterbatasan dana. dana . Dalam pelaksanaan pengadaan dilakukan usaha-usaha untuk mendapatkan barang/jasa dengan cara yang tepat. Di bawah ini diperlihatkan contoh salah satu hubungan visi visi,, misi misi,, program kerja dan kerja dan tujuan pengadaan SKPD (Dinas SKPD (Dinas Pertanian RI). Visi “Mewujud “Mew ujudkan kan kesej kesejahte ahteraan raan masy masyarak arakat at mela melalui lui pema pemanfaat nfaatan an sumb sumber er day daya a alam pert pertania anian, n, hutan, kebun dan pembangunan peternakan yang berkelanjutan dan lestari”. Misi 1. “Pema “Pemanfaat nfaatan an sumber sumber daya lahan lahan pertanian pertanian,, hutan dan dan pembangun pembangunan an bidang bidang peternakan secara optimal untuk kesejahteraan masyarakat” 2. .... Program Kerja 1. “Prog “Program ram Peningk Peningkatan atan Pemasa Pemasaran ran Hasil Hasil Produks Produksii Pertanian Pertanian” ” 2. ....

Rencana Umum Pengadaan 1. Penga Pengadaan daan kons konsultan ultan penge pengelolaa lolaan n paska panen panen,, pembuat perbaikan kemasan dan alat bantu promosi hasil pertanian. 2. Penga Pengadaan daan infra infrastruk struktur tur pena penangana nganan n paska paska panen

888 6

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B


1

3

(fasilitas penyimpanan yang berpendingin/ berpendingin/cold cold storage ). ). 3. Progr Program am lain lain berdasark berdasarkan an prioritas prioritas yang mendu mendukung kung progr program am kerja.

1.2. Mengapa Mengapa Stateg Stategii Pengada Pengadaan an Perlu Perlu Dilakukan?


1.2. M e ng ng a pa pa Stategi Pengadaan Perlu Dilakukan?

Strategi pengadaan perlu dilakukan karena : 

prioritas pengadaan dengan tepat dan benar. 

1.3. R ua ua ng ng Lingkup Penerapan Strategi Pengadaan

Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan dan menentukan Untuk mengenal dan mengetahui persepsi penyedia barang/ jasa terh terhadap adap organ organisas isasi/in i/instit stitusi usi peng pengadaan adaan atau kondi kondisi si kompetisi pasar yang berjalan.

 1.4. 1. 4. Para Para Piha Pihak k dalam Strategi Pengadaan

Untuk mengetahui jenis hubungan yang tepat antara organisasi/ institusi dengan penyedia barang/jasa terhadap barang/jasa yang akan diadakan.



Untuk dapat memilih atau menentukan jenis kontrak yang tepat dengan para penyedia barang/jasa.



Untuk dapat menentukan cara dan metode pengadaan yang paling tepat terhadap barang/jasa yang diperlukan.

1.3.. Ruang 1.3 Ruang Lingku Lingkup p Penerap Penerapan an Strate Strategi gi Pengadaan Strategi pengadaan dapat dilakukan pada tahap : 

Perancangan kebijakan di LKPP Keluarannya berupa aturan atau pedoman untuk melakukan pengadaan barang/jasa pemerintah dengan lebih strategis dan efisien. Contoh-contoh produk strategis tersebut antara lain : 

Kebijakan pengadaan langsung tanpa tender untuk barang/jasa yang harga pasar/kompetisi pasarnya telah terjadi seperti pengadaan mobil, obat-obatan, sewa hotel, gedung kantor dan kemungkinan beberapa barang/jasa lainnya ke depan. Produk kebijakan ini merupakan hasil dari kajian penerapan strategi


8 8 8 7

3 BA B

1


Modul Strategi Pengadaan pengadaan setelah melakukan analisa karakteristik barang/jasa, ketersediaan penyedia barang/jasa, sistem distribusi rantai pasokannya apakah akan mengganggu program UKM dan TKDN dan hal-hal lain sehingga keputusan merupakan strategi pengadaan terbaik saat ini untuk barang/jasa tersebut. 

Kewajiban penerapan e-procurement pada tahun 2012 merupakan terobosan pada peningkatan infrastruktur atau alat bantu untuk mendukung pengadaan yang lebih transparan, hemat waktu dan biaya administrasi.



Kewajiban membentuk dan melakukan pengadaan melalui Unit Layanan Pengadaan (ULP) tahun 2014, merupakan insiatif sebagai implementasi komitmen dalam menangani pengadaan dengan lebih profesional.



Tahap Pelaksanaan Pengadaan Pada tahap pelaksanaan strategi pengadaan dilakukan pada pembuatan RUP dan Kaji Ulang RUP dalam kegiatan:

888 8



Mengidentifikasi kebutuhan barang/jasa;



Menganalisa keadaan pasar dan persepsi penyedia barang/jasa;



Membuat pemaketan;



Menentukan metode pengadaan; dan



Menentukan jenis kontrak.

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B

1


3

1.4. Par Para a Pihak Pihak dalam dalam Stra Strateg tegii Pengad Pengadaan aan


Para pihak yang terlibat dalam penerapan strategi pengadaan beserta fungsinya adalah sebagai berikut :

1.2. M e ng ng a pa pa Stategi Pengadaan Perlu Dilakukan?

Keterangan Tahapan Penerapan

1.3. R ua ua ng ng Lingkup Penerapan Strategi Pengadaan

Strategi Pengadaan Dokumen

1.4. 1. 4. Para Para Piha Pihak k dalam Strategi Pengadaan

Masukan

Proses yang Dilakukan

PARA PIHAK LKPP

PA/KPA

Pembuat Perencanaan Kebijakan Melakukan Pembuatan RUP review terhadap kebijakan yang ada Masukan dari Rencana Kerja pelaku, K/L/D/I Perkembangan teknologi dan metode pengadaan, sanggah dan lain-lain Review semua Identifikasi masukan atau kebutuhan, kasus-kasus Analisa resiko resiko pengadaan dan prioritas, p rioritas, dari seluruh Analisa Peny Penyedia edia K/L/D/I Barang/Jasa dan Kompetisi Pasar, Penyusunan KAK.

PPK

Persiapan Pelaksanaan Kaji Ulang RUP

RUP

Pejabat Pengadaan

Persiapan Pemilihan Kaji Ulang Rencana Pemilihan Pengadaan

Rencana Pemilihan Pengadaan

Kaji Ulang: Penetapan revisi Identifikasi sistem pengadaan terdiri dari : Kebutuhan, Anggaran Sistem Pemilihan, Metode Biaya, KAK, Penyampaian Dokumen, Penetapan Metode Evaluasi, Spesfikasi Penetapan dan HPS, Penentuan Metode Kualifikasi, Jenis Kontrak. Penetapan Tahapan Jadual Pengadaan. Rencana Dokumen Pelaksanaan Pengadaan, Pengadaan yang Dokumen Kualifikasi lebih realistis. dan Dokumen •

•

• •

• •

• •

•

•

Keluaran

Revisi atau reformasi aturan pengadaan

RUP yang telah disusun berdasarkan prioritas

Tabel 1.2 Para Pihak dalam Pengadaan Pemerintah

Tabel 1.2 di atas memperlihatkan para pihak yang terlibat dalam strategi pengadaan, para pihak tersebut diharapkan dapat memahami modul strategi pengadaan ini agar dapat menjalankan menjalanka n tugas dan fungsinya dengan lebih efektif dan efisien atau “Being “ Being Efficient from Effectiveness”.


8 8 8 9

3 BA B

1

888 10



LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B

2


3

BAB 2 TUJUAN DAN STRATEGI PENGADAAN Sesuai dengan bab pendahuluan, strategi pengadaan adalah usaha atau cara terbaik untuk mencapai tujuan pengadaan. Pada bab ini dijelaskan lebih rinci tentang mendefinisikan tujuan pengadaan serta hubungan antara tujuan dan strategi pengadaan.

2.1. Pen Peneta etapan pan Tuj Tujuan uan Pen Pengad gadaan aan

2.1 .1.. Peneta Penetapan pan Tujuan Pengadaan

Dalam perencanaan pengadaan, tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan barang/jasa yang tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat

2.2. 2. 2. Analis Analisis is SWOT Alat Bantu Penetapan Tujuan

waktu, tepat sumber dan tepat harga yang dijelaskan menjadi lebih

rinci sehingga setiap unsur tujuan tersebut menjadi lebih akurat dan terukur.

2.3. 2. 3. Valu Value e Fo Forr Money Model (Mengukur Pencapaian Tujuan

No

2.4. 2. 4. Menselara Menselaraskan skan Tujuan Pengadaan dan Program Kerja Pemerintah

1

Tujuan Pengadaan Kualitas

Kriteria Bagi Pembeli

Fungsionalitas Adaptabilitas dan

Contoh •

•

Flexibilitas

2

Kuantitas

Durasi

•

Inovasi/Keunikan

•

Jumlah

•

•

3

Waktu

Delivery/Penyelesaian

•

4

Sumber

Kredibilitas & kompetensi

•

Jaminan

•

Maintenance/Customer

•

Service 5

Harga

Value For Money Money

•

Apakah barang/jasa barang/jasa diperoleh diperoleh memenuhi 100% kebutuhan? Berapa tinggi tingkat fleksibilitas barang/jasa yang bisa diterima atau ditentukan? Berapa lama umur barang/jasa yang diadakan? Apakah tingkat tingkat inovasi/keunikan/keba inovasi/keu nikan/kebaruan ruan produk diperlukan menjadi kriteria kualitas? Jumlah yang diterima sesuai dengan kebutuhan? Apakah dikirim sekaligus sekaligus atau secara secara parsial? Berapa lama barang/jasa diterima/diselesaikan? Apakah penyedia penyedia barang/jasa barang/jasa adalah perusahan yang kompeten dan dapat dipercaya serta tidak melanggar hukum? Apakah penyedia penyedia barang/jasa barang/jasa dapat menjamin hingga waktu yang ditentukan barang/jasa yang akan diadakan? Apakah penyedia penyedia barang/jasa barang/jasa dapat menjamin barang/jasa yang akan diadakan hingga waktu yang ditentukan? Apakah barang/jasa barang/jasa memberikan memberikan Value for Money Money terbaik?

Tabel 2.1 Uraian Tujuan Pengadaan

L LKPP PP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah h a t n i r e m e P a s a J /K g n a r a B n a a d a g n e P n a k a j i b e K a g a b m e L P P K L

8 8 8 11

2 3 BA B


Modul Strategi Pengadaan Dalam mendesain tujuan suatu paket pengadaan, panitia tinggal memilih unsur tujuan mana yang menjadi prioritas utama. Hal ini akan menjadi dasar dalam menentukan penilaian atau bobot pada tahap evaluasi nantinya. Contoh pendefinisian tujuan/kriteria : 1. Untuk mengh menghasilk asilkan an kualitas kualitas listr listrik ik di gedu gedung ng yang yang belum belum memiliki hubungan listrik PLN, panitia pengadaan perlu membeli Genset dengan kriteria utama : yang dapat hidup selama 24 jam terus mener menerus us selam selama a 1 (sat (satu) u) tahun tahun,, hanya dipe diperluka rlukan n waktu berhenti selama 2 (dua) jam untuk rutin maintenance setiap bulannya dan sanggup menahan tingkat beban kejut (naik/turun) hingga 60% dalam waktu 3 detik. 2. Untu Untuk k keperlua keperluan n pembang pembangunan unan proy proyek ek selama selama 3 (tiga (tiga)) bulan bulan panitia memerlukan Genset dengan konsumsi BBM per jamnya yang paling rendah. Dari kedua kriteria di atas kita akan mendapatkan barang yang berbeda, pada kriteria pertama yang diutamakan adalah : durasi/ketahanan dan fleksibilitas atau faktor teknis menjadi dominan. Sedangkan pada kriteria

2.1 2. 1. Peneta Penetapan pan Tujuan Pengadaan

kedua faktor harga yang menjadi dominan sedangkan faktor teknis tidak terlalu diprioritaskan.

2.2. Analis Analisis is SWOT SWOT - Alat Bantu Penetap Penetapan an Tujuan Tujuan Untuk melaksanakan pengadaan yang baik, maka diperlukan pembenahan kepada organisasi pelaksananya, salah satu alat yang digunakan adalah analisis SWOT. Analisis SWOT dilakukan untuk mengidentifikasi keadaan

organisasi/instansi. Dengan mengetahui kondisi internal organisasi/instansi: Strength (kekuatan) dan Weakness (kelemahan), serta kondisi eksternal: Opportunity (kesempatan) dan Threat (ancaman), (ancaman), diharapkan kita dapat merumuskan tujuan dan strategi organisasi/institusi ke depan dengan

2.2. 2. 2. Anali Analisis sis SWOT Alat Bantu Penetapan Tujuan 2.3. 2. 3. Valu Value e Fo Forr Money Model (Mengukur Pencapaian Tujuan 2.4. 2. 4. Menselar Menselaraska askan n Tujuan Pengadaan dan Program Kerja Pemerintah

lebih baik. Di bawah ini dijelaskan beberapa kegunaan analisis SWOT. SWOT . 

Untuk mengidentifikasi faktor-faktor internal (S dan W) dan eksternal (O dan T) organisasi/instansi dengan lebih tepat

dan akurat.

888 12

LKPP LKPP LKPP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/JasaBarang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan

Pemerintah

BA B

Modul Strategi Pengadaan n a h i t a l e P l u d o M l u d u J 

2

3

Untuk menganalisa kesempatan/peluang yang ada atau potensial untuk dimunculkan.



Untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan organisasi/instansi dalam menentukan pencapaian tujuan jangka panjang dan jangka pendek.



Untuk menetapkan strategi pencapaian tujuan jangka panjang (meraih peluang) atau jangka pendek (memperbaiki kelemahan).

Bagaimana melakukan analisis SWOT?

Gambar 2.1. Contoh Analisis SWOT dan Pilihan Strategi 

Biasanya beberapa personil kunci/utama (Key ( Key Person ) dalam organisasi/instansi organisasi/instansi melakukan brainstorming, membuat semua daftar yang mungkin masuk dalam kategori masing-masing S, W, O dan T organisasi/instansi (ilustrasi pada Tabel 2.1).. 2.1)



Daftar ini kemudian diperingkatkan sehingga keluar beberapa daftar yang paling tepat menggambarkan keadaan organisasi/instansi saat ini.



Dari daftar S, W, O dan T tersebut dibuatlah tujuan jangka panjang dan jangka pendek organisasi/instansi.



Dari tujuan yang telah dibuat, disusun strategi operasional dan estimasi waktu pencapaian tujuan tersebut, dimana alternatifnya adalah : 

Strategi SO : strategi menggunakan strength atau atau menggunakan kekuatan untuk meraih peluang atau mencapai tujuan.



Strategi ST : strategi menggunakan strength atau menggunakan kekuatan untuk menutupi atau mengatasi ancaman dalam mencapai tujuan.



Strategi WO : strategi memperbaiki atau meningkatkan weakness atau


8 8 8 13

2 3 BA B


Modul Strategi Pengadaan kekurangan untuk meraih peluang atau mencapai tujuan. 

Strategi WT : strategi memperbaiki atau meningkatkan weakness atau kekurangan untuk mengatasi ancaman dalam pencapaian tujuan.

Gambar 2.2 Analisis SWOT Sebagai Alat Bantu Penetapan Strategi

CONTOH PENERAPAN Suatu organisasi/instansi dalam hal ini instansi Bappeda akan melaksanakan pengadaan untuk pembangunan sistem informasi perencanaan pembangunan, dengan nilai anggaran Rp. 200 juta, dimana keluaran yang ingin diperoleh berupa : 1. Sist Sistem em informas informasii berbasis berbasis website dan online . 2. Tela Telah h mengakomod mengakomodir ir biaya online selama 1 tahun. Maka Bappeda melakukan analisa sebagai berikut :

ANALIS ANA LISIS IS FAKTOR FAKTOR INTE INTERNA RNAL L ORGANI ORGANISAS SASI I 1. Ke Keku kuat atan an (strength (strength ) a. Memiliki anggaran pengadaan sebesar Rp. 200 200 juta. b Menj Menjadi adi sala salah h satu satu prog program ram prio priorita ritas. s. 2. Ke Kelem lemaha ahan n (weakness (weakness ) a. Belu Belum m memilik memilikii staf/peg staf/pegawai awai yang yang memaha memahami mi teknolo teknologi gi informasi. b. Belum memil memiliki iki infras infrastruk truktur tur pendu pendukung kung yang mema memadai. dai.

ANALIS ANA LISA A LIN LINGKU GKUNGA NGAN N EKSTERNA EKSTERNAL L 3. Pe Pelua luang ng (opportunity ) a. Kons Konsultan ultan teknolo teknologi gi informasi informasi telah banyak. banyak. b. Biay Biaya a pengembang pengembangan an TI semakin kompetit kompetitif. if.

888 14

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B

2


3

4. An Anca cama man n (threats (threats ) a. Dipe Diperluk rlukan an pemutahiran pemutahiran data data dari setiap instansi instansi.. b. Terjad Terjadinya inya resistensi resistensi terhadap terhadap publikasi publikasi informasi informasi.. Peluang (Opportunity (Opportunity)) 1

Konsultan Teknologi Informasi telah banyak

1

2

Biaya pengembangan TI semakin kompetitif

2

Keterangan

Kekuatan (Strength (Strength)) 1

Memiliki anggaran pengadaan sebesar 200 jt

2

Menjadi salah satu program prioritas

Kelemahan (Weakness (Weakness)) Belum memiliki staf/pegawai yang 1 memahami teknologi informasi 2

Belum memiliki infrastruktur pendukung yang memadai

STRATEGI (SO) Dengan anggaran 200 jt dan banyak tersedia konsultan TI, maka diharapkan mendapatkan hasil pengadaaan yang baik STRATEGI (WO) Konsultan TI agar mengajarkan kepada pegawai yang akan menggunakan sistem tersebut secara maksimal

Ancaman (Threats ) Diperlukan pemutakhiran data dari setiap organisasi/instansi Terjadinya resistansi terhadap publikasi informasi STRATEGI (ST) Dengan anggaran tersebut diharapkan pemutakhiran data dapat lebih cepat dan uptodate STRATEGI (WT)

Pegawai yang telah mendalami sistem tersebut agar dapat memutakhirkan data secara lebih cepat

Tabel 2.2 Contoh Penerapan Analisis SWOT

PILIHAN ASUMSI STRATEGI 1. Dengan anggaran anggaran Rp. 200 juta dan banyak banyak tersedia konsultan konsultan TI, maka diharapkan didapatkan hasil pengadaan yang baik. 2. Konsultan TI agar agar mengajarkan kepada kepada pegawai pegawai yang akan menggunakan menggunakan sistem tersebut secara maksimal. 3. Dengan anggaran tersebut diharapkan pemutakhiran data dapat lebih cepat dan up to date . 4. Pegawai yang telah telah mendalami sistem sistem tersebut agar agar dapat memutakhirkan memutakhirkan data secara lebih cepat. Pada dasarnya pengadaan barang/jasa adalah kegiatan jual beli dimana komponen utamanya : adanya pembeli, adanya barang/jasa yang akan dibeli dan adanya penjual. Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah, pembeli adalah K/L/D/I, penjual adalah penyedia barang/jasa atau institusi K/L/D/I itu sendiri dan barang/jasa adalah kebutuhan baik kebutuhan operasional maupun investasi yang dibiayai melalui APBN/APBD. APBN/ APBD. Dalam Dalam kont konteks eks operasion operasional al normal pembeli pembeli selalu mengingink menginginkan an suatu hasil terbaik yang disebut dengan tujuan pembelian atau pengadaan yaitu mendapatkan


8 8 8 15

2 3 BA B


Modul Strategi Pengadaan barang/jasa dengan kualitas, kuantitas, waktu, sumber dan harga yang terbaik. Dalam konteks pengadaan selain besarnya nilai barang/jasa yang akan diadakan perlu juga diperhitungkan biaya administrasi yang dikeluarkan untuk melakukan pengadaan tersebut. Proses yang panjang dan tidak efisien akan membuat biaya administrasi pengadaan sangat tinggi. Penerapan strategi pengadaan yang tepat selain akan mencapai tujuan pengadaan dengan efisien juga akan menekan biaya administrasi pengadaan. Biaya administrasi (akumulasi semua biaya tenaga/sdm, alat bantu dan material pendukung serta proses melakukan pengadaan itu sendiri).

2.3. Value For Money Model (Mengukur (Mengukur Pencapaian Tujuan)


Dalam konteks pengadaan pemerintah salah satu kriteria kriteri a yang menyatakan keberhasilan mencapai tujuan pengadaan adalah dari melihat nilai/manfaat yang dihasilkan oleh pengadaan itu sendiri. Persamaan di bawah ini memberi gambaran semakin besar nilai V , semakin besar nilai nilai dalam mencapai tujuan pengadaan atau semakin dekat dengan dengan tujuan pengadaan yang direncanakan.

2.2. 2. 2. Analis Analisis is SWOT Alat Bantu Penetapan Tujuan 2.3. 2. 3. Valu Value e Fo Forr Money Model (Mengukur Pencapaian Tujuan 2.4. 2. 4. Menselara Menselaraskan skan Tujuan Pengadaan dan Program Kerja Pemerintah

Dimana :

(nilai, manfaat, kinerja) V =Value (nilai,

Dari persamaan di atas terlihat bahwa V (value (value = nilai, manfaat, kinerja) ditentukan oleh : 

Q = Quality atau atau kualitas barang/jasa yang dihasilkan,



SL = Service level (responsivenes , kinerja atau performance )

Penyedia Barang/Jasa, 

T = Time (delivery time) atau atau penyelesaian pekerjaan, pekerjaan, apakah

tepat waktu atau tidak, dan 

888 16

C = = Cost Cost atau atau biaya yang dipakai.

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B

2


3

Untuk memudahkan memeringkatkan semua variabel di atas dapat diberi skor (misal dari 5-10, dengan kriteria untuk skor ini dapat ditentukan bersama antara pengguna dan panitia pengadaan). Nilai V akan akan besar jika terjadi kombinasi mendapatkan : kualitas barang/jasa yang baik, penyedia yang responsif, waktu pekerjaan/delivery pekerjaan/ delivery time yang cepat dan dengan harga atau biaya terendah. Untuk menggunakan rumus tersebut maka langkah-langkah adalah : 1. Mendefinisika Mendefinisikan n variabel variabel dan bobot nilai. 2. Bobot nilai nilai menggunakan menggunakan skala skala prosentase prosentase (%).

CONTOH Akan dilaksana dilaksanakan kan pengadaan pengadaan pembanguna pembangunan n gedu gedung ng sekolah sekolah deng dengan an ketentuan ketentuan sebagai berikut : 1. Nilai anggar anggaran an Rp. 10 milyar. milyar. 2. Lama pengerjaan pengerjaan 200 hari kalender kalender kerja (1 minggu, 5 hari kerja). 3. Indikator kualitas kualitas : tersedianya gedung gedung sekolah sesuai sesuai dengan spesifikasi spesifikasi teknis (luas bangunan 400 m persegi, tinggi bangunan 4.5 meter, atap ....). 4. Indikator penyedia penyedia : peralatan, peralatan, tim, tim, dan pola pengerjaan.

PEMBOBOTAN 1. Bia iaya ya BIAYA

BOBOT

6.000.000.000 - 7.000.000.000

100%

7.000.000.000 - 8.000.000.000

90%

8.000.000.000 - 9.000.000.000

80%

9.000.000.000 - 10.000.000.000

70%

Tabel 2.3 Pembobotan Biaya (Contoh)

2. Wak aktu tu WAKTU (HARI)

BOBOT

120 - 140

100%

140 - 160

90%

160 - 180

80%

180 - 200

70%

Tabel 2.4 Pembobotan Waktu (Contoh)


8 8 8 17

2 3 BA B


Modul Strategi Pengadaan 3. Ku Kual alit itas as Dapat ditentukan sesuai kriteria berdasarkan hasil pengamatan, misalkan - Kualitas tembok .... %. - Kualitas cat .... %. - Kualitas atap .... %. 4. Per Perfo form rma a - Jumlah tim sesuai dengan ketentuan. - Jumlah peralatan sesuai dengan ketentuan dan dalam keadaan baik. Hasil Pengadaan : -

C = anggaran yang digunakan 8.5 miliyar, maka diberi skor 80 %

-

T = pengerjaan selama 150 hari, maka diberikan skor 90 %

-

Q = kualitas bangunan, berdasarkan pengamatan diberi skor 83 %

-

SL = performa tim dan peralatan pendukung 85 %

Maka Nilai (value (value ) dari kegiatan tersebut adalah : V = = Q x SL / ( T x C) = 83 % x 85 % / (90 % x 80 %) = 98 %

Dapat disimpulkan bahwa nilai kualitas yang dicapai dari pengadaan tersebut sebesar 98%, yang berarti dikategorikan baik. No Variabel 1

Q

2

SL

3

T

4

C

Skor (Nilai/Bobot Dapat Dirancang Sendiri) Nilai 10, untuk kualitas memenuhi 100% sesuai spesifikasi. Nilai 0 s/d 5, untuk yang tidak memenuhi spesifikasi. Nilai 10, jika semua yang diminta atau dipersyaratkan telah dipenuhi. Nilai 5, jika tidak memenuhi persyaratan. Nilai 10, jika 100% tepat waktu. Nilai 5, jika terlambat 10 hari atau lebih. Nilai 10, jika harganya paling rendah. Nilai 5, jika harganya paling tinggi.

Tabel 2.5 Skor/Bobot Nilai Manfaat

Formula ini juga dapat digunakan sebagai alat ukur atau kinerja masing-masing paket, mengukur kinerja pengadaan masing-masing SKPD atau akumulasi pada seluruh K/L/D/I tersebut sudah mencapai tujuan atau belum. Isu penyerapan yang tidak optimum juga dapat dijadikan salah satu variabel (waktu) sehingga mengurangi nilai manfaat yang diterima oleh para stakeholders.

888 18

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B

2


3

Misalkan kita mengadakan barang untuk perlengkapan sebuah laboratorium untuk 10 lokasi, jika nilai kualitasnya, service level atau tingkat pelayanan penyedia barang/jasa diberi nilai dari yang paling jelek 0 hingga yang paling baik 10, waktu kirim (10) untuk tepat waktu dan setiap keterlambatan per hari dikurangi 1, harga beli sesuai OE mendapatkan nilai 5, setiap kenaikan atau penurunan 2% dari OE akan mendapatkan penambahan atau penurunan 1 nilai. No.

Kriteria

Skor Penyedia A

Skor Penyedia B

1

Kualitas

Sesuai spesifikasi (10)

Sesuai spesifikasi (10)

2

Service Level

8 Lokasi On-Time (8)

6 Lokasi On-Time (6)

3

Waktu

Rata-rata keterlambatan

Rata-rata keterlambatan

2 hari (8)

1 hari (9)

4

Harga

4 % dibawah OE (7)

2 % dibawah OE (6)

V(Va l u e)/Nilai

4480

3240

Tabel 2.6 Contoh Perhitungan Skor/Bobot Nilai Manfaat

Dari Tabel 2.3 di atas, terlihat bahwa penyedia A memberikan nilai manfaat


atau value for money yang yang lebih tinggi dari penyedia B.

2.4. Mensel Menselara araska skan n Tujuan Tujuan Pengadaa Pengadaan n dan Program Kerja Pemerintah.

2.2. 2. 2. Analis Analisis is SWOT Alat Bantu Penetapan Tujuan

Gambar 2.3 di bawah memberikan ilustrasi bahwa pengadaan pemerintah

2.3. Value For Money Model (Mengukur Pencapaian Tujuan

disusun sejalan dengan visi atau misi organisasi/instansi yang bersifat jangka jang ka panj panjang ang dan prog program ram kerj kerja a yang bers bersifat ifat tahu tahunan nan (jan (jangka gka pend pendek). ek). Pengadaan menjadi bagian terpenting dalam mengelola APBN/APBD karena pengadaan adalah pintu keluar terbesar APBN/APBD saat ini.

2.4. 2. 4. Menselara Menselaraskan skan Tujuan Pengadaan dan Program Kerja Pemerintah

Gambar 2.3 Keselarasan Rencana Jangka Menengah Nasional, Renstra dan Pengadaan


8 8 8 19

2 3 BA B


Modul Strategi Pengadaan Pada Gambar 2.3 diperlihatkan bagaimana hubungan antara program kerja jangka menengah, jangka pendek dan pengadaan saling terkait. Adapun kegiatan rinci untuk pengelolaan APBN/APBD tersebut adalah sebagai berikut: 

Pembuatan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Nasional dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) Daerah untuk periode 5 (lima) tahun.



Pembuatan Renstra (Rencana Strategis) K/L dan pemerintah daerah membuat Renstra (Rencana Strategis) SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah).



Dari Renstra K/L dan Renstra SKPD disusun Renja (Rencana Kerja) K/L dan Renja (Rencana Kerja) SKPD yang berlaku untuk 1 (satu) tahun.



Renstra Pengadaan dibuat setelah proses ini dan digunakan untuk pendukung pembuatan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) K/L dan SKPD.

Diskusi Kelompok

1.

Pili Pi lih h sal salah ah sat satu u inst instan ansi si and anda a bek beker erja ja saa saatt ini ini seb sebag agai ai jen jenis is org organ anis isas asi/ i/ instansi kelompok.

2.

Buatla Bua tlah h Ana Analis lisis is SW SWOT OT or organ ganisa isasi/ si/ins instan tansi si ter terseb sebut ut dan tu tujua juan n org organi anisas sasi/ i/ instansi 5 (lima) tahun ke depan.

3.

Tentuk Ten tukan an str strate ategi gi yan yang g di diamb ambilil dal dalam am men mencap capai ai tuj tujuan uan org organi anisas sasi/i i/inst nstans ansi. i.

4.

Buatla Bua tlah h pro progra gram m ke kerja rja org organi anisas sasi/i i/inst nstans ansii dal dalam am men mencap capai ai tuj tujuan uan ter terseb sebut. ut.

5.

Buat Bu atla lah h daft daftar ar pri prior orit itas as pen penga gada daan an bar baran ang/ g/ja jasa sa ter terka kait it unt untuk uk menc mencap apai ai tuj tujua uan n organisasi.

888 20

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B


3

3

BAB 3 ANALISA BESARAN BELANJA, RESIKO DAN PRIORITAS PENGADAAN Agar memberi memberikan kan nilai maksima maksimall ( best value for money ) dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah, maka perlu diterapkan strategi yang tepat. Strategi yang tepat akan menghasilkan barang/jasa sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Dalam proses penentuan strategi pengadaan tersebut, pertama diperlukan alat bantu untuk menentukan kategori barang/jasa yang dibeli, tingkat resikonya jika barang/jasa tersebut tidak ada dan membuat prioritas pengadaan dalam konteks penggunaan anggaran 3.1 .1.. Supp Supply ly Positioning Model (SPM)

3.2 3. 2. Penen Penentu tuan an Prioritas Pengadaan

terbatas.

3.1. Sup Supply ply Posit Position ioning ing Model Model (SP (SPM) M) Supply positioning model adalah alat bantu yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pengadaan pada suatu organisasi/instansi sehingga dapat ditentukan prioritas pengadaan. Model ini direpresentasikan dengan 2 (dua), yaitu sumbu X dan Y. Yang memiliki arti sebagai berikut :

o k i s e R / k a p m a D

Nilai Pengadaan per Tahun (Rp) Gambar 3.1 Ilustrasi Sumbu X dan Sumbu Y 

Sumbu X : Jumlah/Nilai Pengadaan per Tahun Untuk Setiap Jenis Barang/Jasa Sumbu ini merepresentasikan nilai pengadaan/pembelian rata-rata pertahunnya. Nilai ini bergantung pada volume dan harga,

L LKPP K PP h a t n i r e m e P a s a J / g n a r a B n a a d a g n e P n a k a j i b e K a g a b m e L P P K L Lembaga Kebijakan Pengadaan Penga daan Barang/Jasa Pemerintah

8 8 8 21

3 BA B

3

Judul Ju dul Modul Modul Pelatihan Pelatihan

Modul Strategi Pengadaan berdasarkan prinsip Pareto Pareto,, biasanya 80% jumlah barang/jasa (umumnya paketpaket kecil) nilainya mewakili 20% total nilai pengadaan penga daan atau anggaran yang terserap dan 20% jumlah barang/jasa (paket) mewakili 80% total nilai pengadaan. 

Sumbu Y : Dampak/Resiko Barang/Jasa Tersebut Terhadap Kegiatan Organisasi/Instansi Sumbu Y, memperlihatkan tingkat resiko/dampak barang/jasa yang akan diadakan terhadap organisasi/instansi. Semakin tinggi, maka semakin besar dampak/resiko/ pentingnya barang/jasa tersebut terhadap organisasi/instans organisasi/instansi. i. Distribusi barang/ jasa pada supply positioning model jika jika dikelompokkan dengan mempertimbangkan resiko/dampaknya terhadap organisasi/instansi dapat dikelompokkan sebagai berikut : T R

= =

Tinggi Renda h

S D

= =

Se d a n g Dapat diabaik diabaikan an

Gambar 3.2 Ilustrasi Supply Positioning Model

Pada Gambar 3.2 terlihat barang yang termasuk pada kelompok T (Tinggi) adalah barang yang memiliki tingkat prioritas yang tinggi, baik dari sisi nilainya yang tinggi juga tingkat pentingnya barang/jasa tersebut dalam mencapai tujuan organisasi/instansi. Kemudian tingkat prioritas ini turun kepada barang/jasa pada kelompok S, R dan D.

22 888 22


LKPP Lembaga LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Pemerintah LKPP Kebijakan Pengadaan Penga daan Barang/JasaBarang/Jasa Pemerintah

BA B


3

3

Supply positioning model digunakan untuk : 

Membuat skala prioritas atas penggunaan waktu dan biaya dalam pengadaan. (menentukan dimana proses administrasi perlu kompleks atau sederhana).



Membuat strategi pengadaan terhadap barang/jasa yang diperlukan tersebut.

Mengingat keterbatasan anggaran penentuan prioritas, sangat penting dilakukan perencanaan pengadaan. Hal ini akan menjamin pelaksanaan program dapat tercapai sesuai tujuan yang sudah ditetapkan. 

Bagaimana memplot barang/jasa atau memposisikan pengadaan barang/jasa dalam supply positioning model ? 

Untuk menentukan batas besarnya nilai pengadaan per tahun dapat dilakukan dengan mempelajari nilai pembelian sebelumnya kemudian menentukan batasan rendah sedang dan tinggi (misalnya batasan ini diambil Rp. 200 juta).



Untuk menentukan tinggi/rendahnya dampak barang/jasa terhadap organisasi/ instansi dapat dilakukan dengan membuat skala resiko (misal dari 1 s/d 10) barang/jasa tersebut dengan kriteria yang disepakati secara internal.

Dalam penggunaan SPM sebagai alat bantu untuk menerapkan strategi pengadaan, barang/ jasa pada SPM dikelompokk dikelompokkan an dalam 4 (empat) (empat) kuadran sebagai berikut: berikut:

Gambar 3.3 Supply Positioning Model Dalam Kuadran


8 8 8 23

3 BA B

3


Modul Strategi Pengadaan 

Kuadran rutin (routine ) Adalah kategorisasi barang/jasa yang total nilai pembeliannya rendah dan resiko/dampak jika jika barang/jasa tersebut rendah sehingga tidak akan menyebabkan organisasi/instansi tersebut berhenti beroperasi/beker beroperasi/bekerja. ja. Barang dengan kategori ini tipenya biasa, sifat dan spesifikasinya standar, atau gampang diperoleh di pasar seperti : alat tulis kantor ( ATK ( ATK ), ), peralatan sederhana, sparepart umum atau barang-barang yang pembuatannya tidak perlu teknologi khusus. Penyedia barang jenis ini umumnya dapat berupa toko, grosir, supplier serba serba ada dan lain-lain. Untuk jasa biasanya adalah jasa-jasa yang sederhana yang penyedianya juga banyak.



Kuadran umum Kuadran umum (Leverage ) Adalah kategorisa kategorisasi si barang/jasa yang total nilai pembeliannya tinggi tetapi tinggi tetapi resiko/dampaknya jika barang/jasa tersebut rendah rendah atau tidak akan membuat organisasi/instansi tersebut berhenti beroperasi/bekerja. Biasanya barang/jasa pada kuadran ini memiliki banyak penyedia barang/jasanya. Barang pada kuadran ini belum memerlukan teknologi tinggi atau spesifik, umumnya banyak tersedia di pasar dan penyedia barangnya juga banyak. Barang pada kuadran ini dapat sama dengan barang yang terdapat pada kategori rutin tetapi hanya berbeda jumlah atau volumenya. Ketersediaan penyedia tin barangnya juga umumnya banyak. Untuk jasa biasanya adalah jasa yang sama dengan kuadran rutin rutin tetapi tetapi volume atau lama pekerjaannya yang lebih besar. Contohnya seperti pengadaan konstruksi jalan, rumah, sekolah, pengadaan alat transportasi dan lain-lain yang nilainya besar tetapi tingkat resikonya tidak terlalu tinggi.



Kuadran khusus (Bottleneck ) Adalah kategorisasi barang/jasa yang total nilai pembeliannya rendah tetapi resiko/dampaknya terhadap kegiatan organisasi/instansi tinggi tinggi.. Jika barang/jasa tersebut tidak tersedia, maka dapat menyebabkan organisasi/instansi tersebut berhenti beroperasi/bekerja. Barang pada kategori ini sudah bersifat khusus, perlu

24 888 24



BA B

3


3

rancang bangun spesifik baik sesuai dengan kebutuhan khusus atau merek khusus. Contohnya seperti sparepart untuk untuk mesin-mesin khusus seperti generator, alat berat, mesin-mesin yang hanya dipakai untuk kegiatan khusus. Mengingat barang ini bersifat khusus dimana umumnya penyedia barangnya juga terbatas atau sedikit. Untuk jasa biasanya adalah jasa-jasa yang penyedia jasanya memerlukan keahlian khusus, dan jumlah penyedia jasanya tidak banyak. Contohnya seperti mencari konsultan membuat modul-modul pelatihan khusus, pekerjaan pengelasan bawah air, pemadam kebakaran dan lain-lain. 

Kuadran kritikal (Critical ) adalah kategorisasi barang/jasa yang total nilai pembeliannya tinggi dan tinggi dan resiko/dampaknya terhadap resiko/dampaknya terhadap kegiatan organisasi/instansi tinggi tinggi.. Jika barang/ jasa tersebut tidak tersedia, maka dapat menyebabkan organisasi/instansi tersebut berhenti beroperasi/be beroperasi/bekerja. kerja. Barang pada kuadran ini adalah barang yang bersifat khusus atau spesifik yang penyedia barangnya terbatas. Umumnya membuat barang jenis ini memerlukan me merlukan teknologi atau rekayasa teknologi yang unik atau khusus. Contohnya seperti mesin-mesin generator, pompa dan lain-lain dengan pembangkit gas, air, angin, atau tenaga surya. Untuk contoh jasa seperti jasa seismik ekplorasi, pengeboran horizontal, pembuatan jalan layang dan lain-lain. Penyedia untuk barang/jasa kategori ini umumnya sedikit. Jika diringkas karakteristik masing-masing kuadran terlihat sebagai tabel berikut: Keterangan

Rutin

Umum

Khusus

Kritikal

Resiko Pengadaan terhadap Organisasi/Institusi

Rendah

Rendah

Tinggi

Tinggi

Jenis Barang/Jasa

Standar

Standar

Jumlah Penyedia Barang/Jasa Jumlah Pembelian Daya Tarik Penyedi Penyedia a Barang/Jasa

Banyak Rendah Rendah

Banyak Tinggi Tinggi

Variatif (Tidak Standar) Sedikit Rendah Rendah

Variatif (Tidak Standar) Sedikit Tinggi Tinggi

Tabel 3.1 Ringkasan karakteristik masing-masing kuadran


8 8 8 25

3 BA B

3



Memahami Implikasi Posisi Barang/Jasa pada Supply Positioning Model Posisi barang/jasa pada supply positioning model sangat mempengaruhi strategi pengadaan untuk barang/jasa yang berdekatan tetapi berbeda kuadran ada kemungkinan akan memiliki strategi yang sama dalam pengadaannya.

Gambar 3.4 Supply Positioning Model Barang Berdekatan

Pada Gambar 3.4 terlihat bahwa barang/jasa dengan item item a a walau walau masih dalam kuadran rutin rutin tetapi tetapi memiliki karakteristik yang sudah berbeda. Sedangkan barang/jasa item b dan dan item c walau walau berada dalam kuadran yang berbeda tetapi memiliki karakter yang hampir sama atau strategi pengadaan yang diambil bisa hampir sama (lihat (lih at lebih rinci pada Gambar 3.4).

3.1 3. 1. Supp Supply ly Positioning Model (SPM) 3.2 .2.. Penen Penentu tuan an Prioritas Pengadaan

3.2. Pen Penent entuan uan Prior Priorita itas s Pengadaa Pengadaan n Dalam mewujudkan program kerja menjadi rencana pengadaan dalam anggaran terbatas perlu dilakukan prioritas. Prioritas ini dilakukan dengan menganalisa, menyusun RUP dan mengkaji ulang RUP, pengguna anggaran (PA)/KPA, PPK atau Unit Layanan Pengadaan P engadaan (ULP) atau pejabat pengadaan sering menghadapi situasi dimana jumlah paket (spesifikasi dan HPS) yang dikaji ulang cukup banyak sementara waktu yang tersedia sangat terbatas. Untuk itu perlu dilakukan prioritas. Alasan melakukan prioritas : 

Jumlah anggaran terbatas.



Kemampuan jumlah SDM penyusun spesifikasi barang/jasa terbatas.

26 888 26



BA B


3

3

Mendapatkan prioritas bila: 

Barang/jasa yang berdampak tinggi bagi organisasi/instan organisasi/instansi. si.



Barang/jasa yang nilainya tinggi.



Barang/jasa yang teknologinya berubah sangat cepat.



Merupakan barang/jasa baru.

Landasan melakukan prioritas untuk pengadaan barang/jasa yang jumlahnya banyak dan kompleks adalah : 1. Nil ilai ai To Tota tall (Expenditure ) a. Merup Merupakan akan nilai tota totall peng pengadaan adaan baran barang/ja g/jasa. sa. b. Me Meng nggu guna naka kan n pende pendeka kata tan n klasifikasi abc dan abc dan konsep Pareto. Pareto. 2. Dam Dampa pak k terh terhada adap p Kine Kinerja rja (Impact ) a. Di Dite tent ntuk ukan an ole oleh h PIP PIP (potential (potential impact on performance ) suatu barang/jasa terhadap organisasi/instansi pengguna barang/jasa. b. Di Dite tent ntuk ukan an den denga gan n value for money (value creation) model . 3. Pende Pendekatan katan Klas Klasifika ifikasi si ABC ABC dan dan Konsep Konsep Paret Pareto o Langkah-langkah klasifikasi abc : 1. Kump Kumpulkan ulkan data data seluruh seluruh item item (nama, (nama, harga, harga, rata-rata rata-rata pengg penggunaan unaan). ). 2. Hitung nilai penggunaan. penggunaan . 3. Bua Buatt pering peringkat kat dar darii nilai nilai pengg pengguna unaan. an. 4. Bua Buatt nila nilaii peng penggun gunaan aan kum kumula ulatif tif.. 5. Hitun Hitung g pers persentas entase e nilai peng penggunaa gunaan n kumul kumulatif. atif. 6. Klasi Klasifikas fikasikan ikan dalam kelas kelas-kela -kelass : A, B, B, dan dan C.

Gambar 3.5 Pendekatan Klasifikasi ABC

Nilai : A = tinggi, B = sedang, C = longgar.


8 8 8 27

3 BA B

3


Modul Strategi Pengadaan Contoh data pembelian sparepart. No

No Part

Satuan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

SP-001 SP-002 SP-003 SP-004 SP-005 SP-006 SP-007 SP-008 SP-009 SP-010 SP-011 SP-012 SP-013 SP-014 SP-015 SP-016 SP-017 SP-018 SP-019 SP-020

Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit Unit

Jumlah Order per Tahun (x) 3 2 1 5 3 2 1 2 3 4 2 3 4 4 4 1 2 2 4 2

Volume

80 90 40 100 70 40 30 160 160 80 100 30 50 80 56 100 60 90 40 160

Harga Satuan (000 Rp) 200 40 50 55 60 300 70 60 56 60 70 200 66 100 65 60 50 30 100 120

Total per Tahun 48.000 7.200 2.000 27.500 12.600 24.000 2.100 19.200 26.880 19.200 14.000 18.000 13.200 32.000 14.560 6.000 6.000 5.400 16.000 38.400

Tabel 3.2 Pendekatan Klasifikasi ABC

Setelah diurutkan:

Tabel 3.3 Pendekatan Klasifikasi ABC (Setelah Diurutkan)

28 888 28



BA B

3


3

Dampak Pengadaan Barang/Jasa terhadap Kinerja Setiap unit kerja (organisasi/instansi) pasti memiliki sasaran atau target yang hendak dicapai, baik dalam tahun ini atau lima tahun ke depan, untuk selanjutnya kita sebut dengan tujuan organisasi/inst organisasi/instansi ansi.. Mengingat pengadaan barang/jasa merupakan salah satu pos utama organisasi/ instansi dalam mengeluarkan biaya, sehingga pengadaan harus ditujukan untuk menunjang tercapainya sasaran organisasi/instansi. Hal ini biasanya tertuang dalam tujuan pengadaan barang/jasa, yang untuk mudahnya disebut dengan sasaran pengadaan. Setiap tujuan pengadaan pasti memiliki dampak yang berbeda terhadap kinerja organisasi/instansi, untuk memudahkan disebut PIP. Sehingga pada PIP dikenal 3 (tiga) tingkat : T (tinggi), S (sedang), dan R (rendah). Contoh penetapan kriteria sasaran pengadaan untuk barang/jasa jenis tertentu pada suatu unit kerja sebagai berikut : No

Sasaran Pengadaan

Rating PIP

1 2

Keandalan Tinggi (Fungsi & Flexibilitas ) Produk Inovatif

T R

3 4

Tepat Waktu Harga Kompetitif

S R

5

Mutu Tinggi

S

Tabel 3.4 Kriteria Sasaran Pengadaan

Rating PIP di atas ditetapkan berdasarkan sasaran pengadaan untuk barang/jasa tertentu, rating PIP ini dapat berubah bergantung pada jenis barang/jasa. Misalnya (dalam kasus pembelian sparepart di di atas). Tujuan pengadaan adalah : sebelum listrik PLN masuk, maka sumber listrik dari genset yang dimana genset tersebut dijamin bisa beroperasi menerus selama 24 jam perhari dan 7 hari perminggu tanpa perlu perawatan tinggi. Untuk mendukung tujuan pengadaan di atas diperlukan pengadaan sparepart genset genset yang memiliki keandalan tinggi. Dalam kasus ini fungsi dan fleksibilitas/keandalan menjadi sasaran pengadaan dimana memiliki rating PIP : t (tinggi) dan yang lainya seperti dicantumkan pada Tabel 3.4 di atas. Sasaran pengadaan ini menjadi kriteria barang yang diminta, yang disampaikan dalam dokumen penawaran.


8 8 8 29

3 BA B

3


Modul Strategi Pengadaan Kesimpulan hasil penawaran yang diperoleh sebagai berikut : Barang/Jasa yang Dibeli : Sparepart Diesel Genset Rating PIP

Sasaran Pengadaan Keandalan Tinggi (Free Maintenance selama 6 bulan kontrak )

T

Tepat Waktu (paling lambat 3 hari setelah jadual) Harga Kompetitif (dibawah HPS)

S

R

Hasil Evaluasi SP-002

SP-004

SP-009

Maintenance Setiap 6 bulan



T 2 (dua) hari setelah jadual

R

S

S Harga 5% dibawah HPS R

Mutu tinggi (Reject min 5%) Produk Inovatif

S

R Rating PIP Keseluruhan

Tingkat Reject <3% S Alternatif Produk R T

R

S

Tabel 3.5 Kriteria PIP (Potential Impact on Performance)

Berdasarkan Tabel 3.5 di atas, terlihat bahwa SP-002 memiliki dampak total ( rating PIP keseluruhan) T (tinggi) diikuti dengan SP-009 (S) dan SP-005 (R). Nilai ini bergantung pada penentuan sasaran pengadaan dan kategorisasi barang/jasa tersebut dalam kuadran supply positioning model. Sekarang, setiap jenis pengadaan memiliki 2 (dua) indikator : rating PIP dan klasifikasi abc. abc. Misalnya untuk kasus sparepart : :

No

PART

KLASIFIKASI KLASIFIKA SI ABC

RATING PIP

1 2 3

SP 002 SP 009 SP 004

A A A

T S R

Tabel 3.6 Kriteria Klasifikasi ABC vs PIP

30 888 30



BA B

3


3

Berdasarkan klasifikasi abc dan abc dan rating PIP PIP keseluruhan keseluruhan disusun supply positioning model seperti model seperti gambar berikut ini :

Gambar 3.6 Klasifikasi ABC vs PIP

Bila hendak dilakukan langkah prioritas berdasarkan kedua indikator di atas, maka dalam SPM dilakukan pemisahan sebagai berikut: INDIKATOR PRIORITAS

I

II

II

TIDAK DI PRIORITAS KAN

PIP

ABC

TINGGI

TINGGI

TINGGI

SEDANG

SEDANG TINGGI SEDANG

SEDANG SEDANG TINGGI

RENDAH

TINGGI SEDANG RENDAH RENDAH

RENDAH RENDAH TINGGI SEDANG

RENDAH

RENDAH

Tabel 3.7 Tabel penentuan prioritas


8 8 8 31

3 BA B

3


Modul Strategi Pengadaan Hasil akhir dari analisa ini terlihat dalam gambar di bawah ini :

Gambar 3.7 Kategorisasi prioritas

Dengan demikian, berdasarkan supply positioning model dapat model dapat disimpulkan bahwa: PRIORITAS

PENGADAAN

Pertama

SP 002

Kedua

SP 004

Ketiga

SP 009

Tabel 3.8 Tabel Contoh Kasus Penentuan Prioritas

Dengan mengetahui ini kita dapat melakukan prioritas sparepart mana mana yang akan dilakukan pertama dan penentuan bobot dalam sistem penilaian atau evaluasi.

Diskusi Kelompok 1.

Pili Pi lih h sala salah h satu satu ins insti titu tusi si and anda a beke bekerj rja a saat saat ini ini seb sebag agai ai jen jenis is org organ anis isas asii kelompok.

2.

Buat Bu atla lah h pen penge gelo lomp mpok okan an ba bara rang ng/j /jas asa a unt untuk uk ma masi sing ng-m -mas asin ing g kua kuadr dran an..

3.

Dari Da ri da daft ftar ar te ters rseb ebut ut te tent ntuk ukan an Tu Tuju juan an Pe Peng ngad adaa aan n dan dan bu buat atla lah h per perin ingk gkat at prioritasnya.

32 888 32



BA B

Strategi Pengadaan n a h i tModul a l e P l u d o M l u d u J

4

3

BAB 4 ANALISIS ANALIS IS PENYE PENYEDIA DIA BARANG/JASA BARANG/JASA Setelah mengetahui prioritas barang/jasa yang akan diadakan, langkah berikutnya adalah mendesain atau menentukan jenis kontrak atau hubungan terbaik antara organisasi/instansi pembeli dan penyedia barang/ jasa. Di bawah ini ini akan dijelaska dijelaskan n alat bantu bantu atau atau alat analisa analisa tersebut tersebut :

4.1. Suppli Supplier er Perception Perception Model Model (SPCM) (SPCM)

4.1. 4. 1. Suppl Supplier ier Perception Model (SPCM)

Supplier perception model , adalah alat bantu yang digunakan untuk

4.2. T ip ip e Hubungan Pembeli dan Penyedia Barang/Jasa 4.3. 4. 3. Hubung Hubungan an yang Sesu ai Anta ra SPM dan SPCM

menganalisa motivasi atau ketertarikan penyedia barang/jasa terhadap pengadaan yang akan dilakukan. SPCM adalah model yang menggambarkan pandangan/persepsi/ ketertarikan penyedia barang/jasa terhadap organisasi/instansi pembeli. Persepsi ini didorong oleh nilai pengadaan dan tingkat ketertarikan/motivasi ketertarikan/motiva si penyedia barang/jasa dalam menawarkan barang/jasanya.

Gambar 4.1 Supplier Perception Model



Daya tarik organisasi/instansi pembeli di mata penyedia barang/jasa dapat dikarenakan oleh : 

Apakah strate strategi gi usaha organis organisasi/i asi/instans nstansii pembeli dengan penyedia barang/jasa sejalan?



Apak Ap akah ah pe peny nyed edia ia ba bara rang ng/j /jas asa a me mera rasa sa ny nyam aman an me menj njad adii penyedia barang/jasa di organisasi/instansi pembeli tersebut?

L LKPP K PP Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah P K L h a t n i r e m e P a s a J / g n a r a B n a aLembaga d a g n e P n a k a j i b e K a g a b m e L P

8 8 8 33

3 4 BA B





Apakah kondisi kondisi keuangan baik dan pembayaran pembayaran lancar?



Apakah organi organisasi/in sasi/instansi stansi pembel pembelii member memberikan ikan peluang pengem pengembangan bangan usaha kepada para penyedia barang/jasa?



Apakah Apa kah men menjad jadii pen penyed yedia ia bar barang ang/ja /jasa sa di org organis anisasi asi/ins /instan tansi si ter terseb sebut ut mem member berika ikan n keuntungan lain (reputasi, menaikan kredibilitas penyedia dan lain-lain) ?



Persepsi penyedia barang/jasa terhadap organisasi/instansi pembeli berdasarkan besarnya nilai pendapatan Nilai Pengadaan Terhadap Persentase Pendapatan Penyedia

Persepsi Penyedia Terhadap Pembeli

Di atas 15%

High/Tinggi (H)

5% s/d 15% 0,8% s/d 5%

Moderately High/Sedang (M) Low/Rendah (L)

Di bawah 0,8%

Negligible/Diab Negligib le/Diabaikan aikan (N)

Tabel 4.1 Tabel Persepsi Penyedia

Tabel di atas memperlihatkan semakin besar nilai pembelian terhadap penyedia barang/jasa semakin tinggi tingkat ketertarikan penyedia barang/jasa terhadap organisasi/instansi pembeli. 

Persepsi penyedia barang/jasa ini dapat dikategorikan sebagai berikut : Persepsi penyedia barang/jasa dapat dikelompokkan dalam 4 (empat) kategori yaitu : kategori marginal , kategori exploit , kategori develop dan dan kategori core . Keempat kategori ini memberikan gambaran karakteristik dan motivasi masingmasin gmasing penyedia barang/jasa terhadap organisasi/instansi pembeli. •

Kategori marginal Penyedia barang/jasa pada kategori ini, memiliki kondisi atau karakteristik sebagai berikut : °

Motivasi penyedia barang/jasa rendah.

°

Tingkat prioritas menjual ke organisasi/instansi pembeli di sisi si si penyedia barang/jasa rendah.

°

Posisi tawar-menawar organisasi/instansi pembeli rendah.

°

Potensi pengembangan usaha bagi penyedia barang/jasa kecil.

°

Menganggap transaksi ke organisasi/instansi pembeli sebagai bisnis tambahan/sampingan saja.

888 34

LKPP LKPP LKPP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

BA B


4

3

Contoh penyedia barang/jasa kategori ini adalah penyedia yang dapat menyediakan banyak jenis barang, bahkan jasa. Penyedia kategori umum atau serba ada. Pada umumnya penyedia barang/jasa jenis ini mengikuti pelelangan apa saja dan mengambil barang dari sumber diatasnya misalnya distributor atau pabrikan. •

Kategori exploit Penyedia barang/jasa pada kategori ini, memiliki kondisi atau karakteristik sebagai berikut : °

Nilai pembelian terhadap penyedia barang/jasa besar tapi penyedia barang/jasa tidak tertarik membangun kerjasama jangka panjang dengan organisasi/instansi pembeli.

°

Tidak ada langkah-langkah khusus yang ditempuh penyedia barang/ jasa untuk membuat membuat organisasi/i organisasi/instans nstansii pembeli menjadi menjadi klien utama. utama.

°

Jika penyedia barang/jasa paham dengan posisinya, mereka cenderung menaikkan harga jualnya.

Penyedia barang/jasa kategori ini adalah penyedia yang memiliki barang/ jasa atau dapat menyedia menyediakan kan barang/j barang/jasa asa yang sifatnya masih standar standar// umum. Contohnya seperti grosir, distributor atau pabrikan. Dan untuk jasa/ jasa lainnya lainnya seperti seperti konsultan konsultan pelaksana pelaksana pada proyek proyek konstruksi, konstruksi, katering, katering, penyediaan tenaga kerja dan lain-lain. Karena barang/jasa yang disediakan bersifat umum atau standar sehingga banyak penyedia yang dapat menyediakan barang/jasa hal tersebut. Pada kondisi ini penyedia barang/jasa biasanya mencoba menawarkan berbagai promosi dan diskon dengan harapan akan mendapatkan volume pembelian dan keuntungan yang tinggi. Di sisi lain, karena penyedia kategori ini cukup banyak, sehingga akan terjadi kompetisi yang tinggi. Penyedia pada kelompok ini belum menganggap perlu membina jangka panjang atau hubungan khusus karena jumlah pembeli atau potensi pembelinya juga banyak.


8 8 8 35

3 4 BA B



•

Kategori develop Penyedia barang/jasa pada kategori ini, memiliki kondisi atau karakteristik sebagai berikut : °

Nilai Nil ai tran transak saksi si bisn bisnis is deng dengan an peny penyedi edia a baran barang/j g/jasa asa ini ini kecil kecil,, tetapi mereka senang menjadi penyedia barang/jasa di organisasi/instansi pembeli.

°

Penyed Pen yedia ia baran barang/j g/jasa asa siap siap melu meluang angkan kan wakt waktu u dan biay biaya a untuk untuk membangun kerjasama jangka panjang dengan organisasi/instansi pembeli.

°

Penyedi Peny edia a di kuad kuadran ran ini ini sanga sangatt ideal ideal untu untuk k pengem pengemban bangan gan hubu hubunga ngan n kerja jangka panjang.

Contoh penyedia pada kategori ini adalah penyedia yang memiliki produk yang khusus atau tidak standar. Produk khusus ini membuat posisi penyedia barang/jasa sangat spesifik dan tidak dapat diikuti oleh banyak penyedia barang/jasa lainnya. Contohnya seperti penyedia yang memproduksi sparepart khusus, atau barang-barang yang didesain sesuai kebutuhan pembeli, tetapi nilai unitnya tidak terlalu mahal. Untuk jasa contohnya seperti instruktur/konsultan materi pelatihan PBJ/ISO/HSE dan lain-lain. Karena kekhususan barang/jasa yang disediakan oleh penyedia atau barang/jasa tersebut menjadi bisnis utama penyedia sehingga penyedia berusaha membangun relasi yang kuat dengan pembeli. Hal ini dilakukan selain untuk menjaga tingkat pendapatan juga untuk menjamin kelangsungan hidup penyedia barang/jasa. •

Kategori core Penyedia barang/jasa pada kategori ini, memiliki kondisi atau karakteristik sebagai berikut : °

Kebutu Keb utuhan han organ organisa isasi/ si/ins instan tansi si pembe pembelili sudah sudah merupa merupakan kan bisn bisnis is inti inti dari penyedia barang/jasa.

°

Melaku Mel akukan kan lang langkah kah-lan -langka gkah h yang yang seriu seriuss untuk untuk memb membina ina hubu hubunga ngan n jangka panjang dengan organisasi/insta organisasi/instansi nsi pembeli.

888 36

LKPP LKPP LKPP


BA B

Strategi Pengadaan n a h i tModul a l e P l u d o M l u d u J °

4

3

Penyedi Peny edia a barang barang/ja /jasa sa yang yang idea ideall untuk untuk hubu hubunga ngan n jangka jangka pan panjang jang..

Contoh penyedia barang/jasa kategori ini adalah penyedia yang memproduksi barang atau menyediakan jasa yang khusus yang nilainya besar yang tidak dapat disediakan oleh banyak penyedia barang/jasa yang lain. Biasanya penyedia jenis ini menguasai teknologi khusus atau tinggi yang tidak dikuasai banyak penyedia barang/jasa. Contohnya seperti pabrikan pembuat pipa khusus pengeboran, penyedia alat-alat berat (konstruksi atau lain sebagainya), peralatan laboratorium khusus dan lain-lain. Untuk jasa/konstruksi contohnya seperti perusahaan penyedia jasa pengeboran, pembuatan jalan layang atau bangunan berlantai tinggi. Kompetisi pada kelompok ini rendah sehingga pembeli biasanya melakukan pendekatan khusus dalam melakukan pengadaan. Dari sisi penyedia pen yedia karena tidak banyak pembeli yang akan membeli barang/jasa mereka, sehingga penyedia akan mengusahakan untuk mendapatkan kontrak atau hubungan usaha yang jangka panjang. 

Hubungan Antara Supply Positioning Model Dengan Supplier Per- ception Model Organisasi/instansi pengadaan harus dapat melakukan analisa dan menghubungkan antara kebutuhan dan kondisi pasar serta ketersediaan penyedia barang/jasa sebelum menentukan metode pemilihan penyedia barang/jasa serta jenis kontrak kontrak yang yang tepat.

Gambar 4.2 Hubungan Antara Supplier Perception Model dengan Supply Positioning Model


8 8 8 37

3 4 BA B



Pada Gambar 4.2 di atas diperlihatkan bahwa : 

Untuk barang/jasa dengan kategori rutin rutin,, tersedia dua jenis atau kategori penyedia barang/jasa yang cocok, yaitu penyedia kategori marginal marginal dan dan develop.. develop



Untuk barang/jasa dengan kategori umum umum,, tersedia dua jenis atau kategori penyedia barang/jasa yang cocok, yaitu penyedia kategori exploit dan develop.. develop



Untuk barang/jasa dengan kategori khusus khusus,, hanya tersedia satu jenis atau kategori penyedia barang/jasa yang cocok, yaitu kategori develop develop..



Untuk barang/jasa dengan kategori kritikal kritikal,, hanya tersedia satu jenis atau kategori penyedia barang/jasa yang cocok, yaitu kategori core core..



Pengaruh dari Supplier Perception Model Tabel di bawah ini memperlihatkan sikap atau hubungan yang harus dikembangkan di sisi pembeli setelah mengetahui bagaimana posisi pembeli dan sikap penyedia barang/jasa terhadap pengadaan yang dilakukan.

Persepsi (Daya Tarik) Penyedia Barang/Jasa Terhadap Pengadaan Organisasi/Institusi

Sikap/Hubungan yang Dikembangkan Sikap/Hubungan Pembeli

Rendah

Jadi pembeli yang baik

Sedang – Tinggi

Buat hubungan menuju kontak yang lebih besar

Sedang – Tinggi

Buat hubungan jangka panjang

Tabel 4.2 Supplier Perception Model

Pada Tabel 4.2 diperlihatkan bahwa sikap pembeli harus melihat kondisi atau persepsi penyedia barang/jasa. Hal ini diperlukan agar tujuan proses pengadaan mencapai tujuannya dengan baik. 

Kerangka dalam Strategi Pengadaan Dari kedua alat bantu analisa supply positioning model dan dan supplier perception model terlihat bahwa : Kompetisi/pasar ideal terjadi pada kondisi leverage, karena nilai pembelian tinggi dan resiko pengadaan rendah sehingga banyak tersedia penyedia barang/jasa. Kondisi ini akan memungkinkan terjadinya persaingan/kompetisi yang akan mengakibatkan pengadaan dengan harga yang bersaing. . . . . . .

888 38

LKPP LKPP LKPP


BA B


4

3

Mengingat hal tersebut di bawah ini dijelaskan hal-hal yang dapat dilakukan untuk mencapai kondisi persaingan/pasar tersebut : 

Strategi Menuju Leverage •

Bagaimana meningkatkan nilai pengadaan? °

Mengelompokkan permintaan/pemaketan yang sama menjadi satu kontrak pengadaan.

°

Menggabungkan permintaan barang/jasa dari beberapa unit kerja/ usaha.

°

Beberapa organisasi/instansi membeli barang/jasa yang sama secara bersamaan (secara nasional).

Sebagai contoh dalam pengadaan kendaraan bermotor dan obat-obatan, saat ini. Bagi penyedia barang/jasa secara volume, nilai pengadaan ini menjadi sangat besar dan sangat menarik untuk dikompetisikan. •

Bagaimana menurunkan resiko? °

Periksa Peri ksa spes spesifik ifikasi asi barang barang/ja /jasa sa untuk untuk mensta menstanda ndaris risasik asikan an barang barang/jas /jasa a yang dicari.

°

Menca Me ncari ri sum sumbe berr atau atau penye penyedi dia a bara barang ng/j /jasa asa bar baru. u.

°

Memban Mem bantu tu men mening ingkat katkan kan kem kemamp ampuan uan pen penyed yedia ia bar barang ang/ja /jasa sa

Gambar 4.3 Strategi Menuju Leverage

Contoh inisatif ini adalah dengan mempelajari kerumitan dari barang/jasa yang akan dibeli. Dengan mengetahui ini usahakan melakukan pemecahan atau mengumpulkan barang/jasa yang bisa distandarkan. Jika pada barang/jasa dengan kategori bottleneck tersebut bisa masuk menjadi barang/jasa dalam kuadran marginal sedangkan pada kategori core dapat menjadi barang/jasa kategori umum.


8 8 8 39

3 4 BA B



4.2. Tipe Hubungan Hubungan Pembeli Pembeli dan dan Penyedia Penyedia Barang/Jasa 

Tipe atau potensi hubungan antara penyedia barang/jasa untuk pengadaan barang/jasa tertentu akan sangat berhubungan dengan jenis kontrak yang akan dibuat.



Gambar 4.4 memperlihatkan jenis hubungan dari kiri yang paling lepas/jarang/rendah (loose ( loose ) hingga kekanan yang paling terikat/dekat/dalam (deeper ( deeper ). ).



Parameter yang menentukan perubahan dari kontinum paling

4.1. 4. 1. Suppli Supplier er Perception Model (SPCM)

4.2. T ip ip e Hubungan Pembeli dan Penyedia Barang/Jasa 4.3. 4. 3. Hubun Hubungan gan yang Sesua i Antar a SPM dan SPCM

kiri kekanan adalah naiknya resiko karena organisasi/instansi pembeli mulai membeli barang/jasa dengan nilai dan resiko yang lebih tinggi.

Gambar 4.4 Hubungan antara Pembeli dan Penyedia

Pada Perpres 54/2010 hubungan yang paling kiri seperti pembelian langsung yang buktinya cukup dengan kuitansi, kemudian bergerak ke kanan hanya dengan SPK (surah perintah kerja) dan semakin ke kanan diperlukan hubungan yang lebih kuat dan formal dalam bentuk kontrak payung dengan waktu yang lebih panjang. 

Hubungan Spot Purchase (Sekali Beli/Beli Putus) Putus) Hubungan antara pembeli dan penyedia barang/jasa yang paling sederhana, paling renggang atau hanya sekali transaksi. Pada hubungan ini kondisi yang diinginkan atau dasar melakukan transaksi adalah :

888 40

LKPP LKPP LKPP


BA B

Strategi Pengadaan n a h i tModul a l e P l u d o M l u d u J •

Mendapatkan deal yang yang terbaik pada saat transaksi.

•

Penekanan ke masalah harga harga..

•

Tidak ada hubungan khusus dengan penyedia barang/jasa.

•

Umumnya penyedia barang/jasa melihatnya bukan sebagai prioritas utama.

•

Biaya akan tinggi jika menggunakan banyak penyedia barang/jasa.

•

Cocok untuk kebutuhan yang sangat jarang.

•

Cocok untuk produk standar, switching cost (biaya ganti penyedia) yang

4

3

rendah dan nilai pengadaan yang tidak terlalu tinggi. Sebagai contoh pembelian ATK dengan nilai di bawah 5 juta rupiah yang dapat dilakukan dengan pengadaan langsung. 

Hubungan Regular Trading (Pembelian Berulang) Berulang) Hubungan antara pembeli dan penyedia barang/jasa yang mulai berulang. Penjual mulai mengenali pembeli dan pembeli mulai menumbuhkan rasa percaya atau pertimbangan pembelian kembali kepada penyedia. Adapun karakteristik pada pola hubungan ini adalah: •

Pembelian spot purchase yang berulang.

•

Usah Us ahak akan an peny penyed edia ia baran barang/ g/ja jasa sa teta tetap p kompe kompeti titi tif. f.

•

Saling Sal ing peng pengerti ertian an akib akibat at tran transak saksi si yang yang seri sering ng terl terlaks aksana. ana.

•

Penyed Pen yedia ia barang barang/ja /jasa sa yang yang sering sering dipak dipakai ai akan akan lebih lebih memper memperior iorita itaska skan n organisasi/instansi pembeli.

•

Organisasi Orga nisasi/inst /instansi ansi pemb pembeli eli bisa mend mendapatk apatkan an penye penyedia dia baran barang/jas g/jasa a piliha pilihan. n.

•

Cocok Coco k apabil apabila a kita kita belum belum meng mengetah etahui ui benar benar kebu kebutuha tuhan n kita, kita, atau jika kebutuhannya bervariasi.



Hubungan Call off Hubungan antara pembeli dengan penyedia barang/jasa mulai timbul kepercayaan. Penyedia sudah mulai mengetahui kebutuhan pembeli dengan lebih rinci. waktu tertentu. Pembeli cukup memesan ( call ) penyedia, penyedia sudah mengetahui kebutuhan pembeli. Biasanya hubungan ini sudah mulai diikat dengan perjanjian yang dimana pada perjanjian disebutkan kesepakatan harga untuk periode tertentu. Biasanya pada hubungan call-off , volume minimal bisa dicantumkan bisa juga tidak.


8 8 8 41

3 4 BA B



•

•

Padanan istilahnya: °

Framework agreement.

°

Blanket contract.

°

Standing orders.

Penyedia barang/jasa setuju untuk mengadakan barang/jasa tertentu dengan harga yang disepakati, jumlah tertentu dalam kurun waktu tertentu.

•

Hemat waktu, selanjutnya organisasi/instansi pembeli dapat menjalankan perintah call-off .

•



Cocok untuk barang/jasa yang belum diketahui jumlah kebutuhannya.

Hubungan Fixed Hubungan antara pembeli dan penyedia barang/jasa mulai timbul kepercayaan. Penyedia sudah mulai mengetahui kebutuhan pembeli dengan lebih rinci. Pembeli sudah dapat hanya memesan ( call ) penyedia, penyedia sudah mengetahui kebutuhan pembeli. Biasanya hubungan ini sudah mulai diikat dengan perjanjian dimana pada perjanjian disebutkan kesepakatan harga dan ada minimum volume agar penyedia dapat mengantisipasi stok/persediaan. Pada dasarnya hubungan ini memiliki ciri sebagai berikut: •

Jelas lingkup, spesifikasi, jumlah dan harganya.

•

Penyedia barang/jasa lebih tertarik tertar ik dengan jenis kontrak semacam ini, karena organisasi/instansi pembeli dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih baik.

•

Cocok untuk kebutuhan yang sering terjadi dan volumenya sudah dapat diprediksi di awal.



Hubungan Partnership Hubungan partnership biasa di dalam pengadaan swasta dilakukan karena penyedia merupakan penyedia utama dari organisasi/instansi pembeli. Pembeli dan penyedia bekerja sama baik dalam perencanaan produk jasa sehingga kesuksesan kedua organisasi/instansi sangat bergantung dari bagaimana memelihara hubungan ini sebaik mungkin. •

Saling kebergantungan.

•

Tingkat kepercayaan tinggi.

•

Pertukaran informasi dan interaksi sangat intensif antara kedua belah pihak.

888 42

LKPP LKPP LKPP


BA B




•

Penekanan lebih ke biaya, bukan harga.

•

Kolaborasi.

•

Investasi dalam menjalin hubungan kedua pihak.

•

Cocok untuk barang/jasa di kuadran khusus & kritikal kritikal..

•

Memerlukan waktu untuk realisasinya.

4

3

Hubungan Joint Venture Hubungan joint venture adalah pola hubungan dimana pembeli membuat kesepakatan melakukan kerjasama dengan penyedia untuk memenuhi kebutuhan pembeli. Biasanya dengan hubungan ini kedua belah pihak dapat mengembangkan usahanya untuk mendapatkan pembeli lain dengan lebih efektif. Untuk pengadaan pemerintah ini jarang dilakuk dilakukan an kecuali kecuali pada pola BOT ( build op- erate transfer ). ). Pada pola ini pihak pembeli masih dapat melakukan usaha joint venture untuk menjalankan usaha yang telah dibangun oleh pihak penyedia. Adapun karakteristi karakteristik k dari hubungan ini adalah : Terbentuknya unit terpisah yang dimiliki oleh dua atau lebih organisasi/

•

instansi. Keterlibatan operasional secara langsung lebih dalam dibandingkan part-

•

nership. •

Namun juga lebih sulit dalam membangun serta memeliharanya.

•

Cocok untuk produk dan jasa yang sangat mempengaruhi daya saing organisasi/instansi.

Catatan:: Catatan Pada pengadaan pemerintah hubungan joint venture venture jarang sekali dilakukan. dilakukan.



Hubungan Internal Provision Hubungan internal provision adalah adalah dimana barang/jasa yang tadinya dilakukan oleh pihak ketiga, dengan alasan efisiensi, efektifitas efe ktifitas dan nilai tambah sehingga dilakukan sendiri secara internal.


8 8 8 43

3 4 BA B


Modul Strategi Pengadaan Contoh penerapan ini dapat diambil pada pengadaan dengan pola swakelola. •

Pilihan mengerjakan sendiri dibandingkan membeli dari luar.

•

Semua kendali ada di internal organisasi/instansi sehingga memperkecil resiko.

•

Namun beberapa hal harus diperhatikan : °

Membangun kompetensi internal tidak mudah.

°

Fixed cost organisasi/instansi menjadi meningkat.

°

Variable cost meningkat jika economic of scale tidak terjadi.

4.3. Hubun Hubungan gan yang yang Sesuai Antara Antara SPM SPM dan SPCM

4.1. 4. 1. Suppli Supplier er Perception Model (SPCM)

Dari penjelasan kedua alat bantu di atas supply positioning model (SPM) dan supplier perception model (SPCM) dapat diturunkan potensi hubungan atau jenis relasi terbaik antara organisasi/instansi pembeli dan penyedia barang/jasa untuk masing-masing jenis barang/jasa yang akan diadakan. Dengan mengetahui hubungan ini dapat dibuat atau didesain jenis kontrak pengadaan yang paling tepat dalam mencapai tujuan pengadaan yang

4.2. T ip ip e Hubungan Pembeli dan Penyedia Barang/Jasa 4.3. 4. 3. Hubun Hubungan gan yang Sesu ai Antar a SPM dan SPCM

lebih efektif. Kategori Barang/Jasa

Marginal

Routine

Spot-Purchase

Leverage

Exploit

Develop

Core

Long-Term Relation Spot-Pu rchase

Fixed Contract Long-Term Relation

Bottleneck

Partnership

Critical Tabel 4.3 Hubungan antara SPM dan SPCM

Pada Tabel 4.3 di atas diperlihatkan masing-masing kategorisasi barang/ jasa memilik memilikii penyedi penyedia/calon a/calon yang tepat atau cocok. Hal ini penting dalam mencapai tujuan pengadaan. Pengadaan yang sukses adalah jika jik a sud sudah ah men mendapa dapatkan tkan pen penyed yedia ia yan yang g ber bertan tanggun ggung g jaw jawab ab dan responsif.

888 44

LKPP LKPP LKPP


BA B

4


3

Alternatif Jenis Kontrak Beberapa prinsip dasar tipe kontrak yang memperlihatkan kondisi dan potensi resiko yang mungkin terjadi. No. 1 2

3 4

Tipe Kontrak

Firm Fixed Price Fixed Price With Ad ju st m en t Cost Plus Fixed Fee Co st Sh ar in g

5

Pr ofi t Sha rin g

6

Cost Plus % Cost From Cost Framework Contract

7

Kondisi

Resiko

Harga tetap untuk semua barang/jasa Harga tetap dengan ada klausul penyesuaian

Resiko terbesar ada di Penyedia

Biaya plus keuntungan tetap

Resiko lebih besar ada di Pembeli

Biaya ditanggung bersama

Resiko bersama antara Pembeli dan Penyedia Jika Penyedia/Operator tidak efisien

Penyedia Penye dia sel selain ain mendapatkan biaya, juga mendapatkan profit Biaya plus keuntungan persentase dari biaya Kontrak Payung (harga & jumlah) untuk untuk waktu tertentu

Resiko Penyedia berkurang

Catatan

Pengadaan barang/jasa lainnya Pekerjaan konstruksi/ konstruksi/jasa jasa lainnya Pekerjaan konsultan, konstruksi Dipakai pada Joint Study Kontrak K3S di Industri Migas

Resiko terbesar di Pembeli

Tidak direkomen direkomendasikan dasikan

Resiko terbesar ada di Penyedia. Untuk mengurangi resiko, maka dibuat minimum Vole Order

Penunjukan langsung (mobil, obat-obatan, dan lain-lain)

Tabel 4.4 Potensi dan Resiko Kontrak

Diskusi Kelompok 1.

Pili Pi lih h sala salah h satu satu org organ anis isas asi/ i/in inst stan ansi si and anda a beke bekerj rja a saat saat ini ini seb sebag agai ai jen jenis is organisasi kelompok.

2.

Buat Bu atla lah h anal analis isa a pen penye yedi dia a unt untuk uk bar baran ang/ g/ja jasa sa ya yang ng se sesu suai ai den denga gan n daf dafta tarr yang ada.

3.

Sebut Seb utka kan n jeni jenis/ s/po pote tens nsii rel relasi asi ya yang ng pa palin ling g tep tepat at ant antar ara a daft daftar ar ba baran rang/ g/ja jasa sa yang sudah disusun berdasarkan prioritas dengan ketersediaan penyedia.


8 8 8 45

3 4 BA B

888 46



LKPP LKPP LKPP


BA B


5

3

BAB 5 DORONGAN DAN BATASAN PENERAPAN STRATEGI PENGADAAN Strategi pengadaan adalah cara atau usaha terbaik yang dilakukan untuk mencapai tujuan pengadaan. Dalam pengadaan barang/jasa pemerintahan ada 2 (dua) jenis inisiatif, yang pertama mendorong dan kedua bisa menjadi pembatas sehingga penerapan strategi pengadaan pada pengadaan pemerintah tidak dapat diterapkan sepenuhnya seperti pengadaan di sektor swasta. Kebijakan atau inisiatif yang mendorong adalah inisiatif reformasi pengadaan secara internasional. Sedangkan yang menjadi pembatas adalah sebagian klausul pada kebijakan dan peraturan pengadaan barang dan jasa yang berlaku berlaku saat saat ini.

5.1 5. 1. Reform Reformasi asi Pengadaan

5.1. Reform Reformasi asi Penga Pengadaan daan Reformasi pengadaan secara internasional adalah usaha-usaha perubahan dalam melakukan pengadaan sehingga tercapai tujuan pengadaan dengan

5.2 5. 2. Batasa Batasan n Penerapan Strategi Pengadaan

5.3 5. 3. Tantan Tantangan gan dan Usaha Perubahan

lebih efisien. Kecenderungan menyatunya antara tujuan pengadaan pada sektor swasta dan pemerintah menuju tujuan dan praktek yang sama menuntut semua pihak dapat menerapkan strategi pengadaan yang tepat untuk berbagai jenis barang/jasa. Kegiatan reformasi pengadaan ini dilakukan pada reformasi peraturan, peningkatan infrastruktur (penerapan e-procurement dan alat bantu elektronik lainnya) maupun peningkatan kapasitas SDM pelaku pengadaan. Inisiatif atau kebijakan yang mendorong reformasi pengadaan ini terjadi karena adanya dorongan baik dari faktor internal maupun eksternal. 

Dorongan faktor internal : 

Meningkatnya tuntutan untuk melakukan efisiensi pengunaan dan daya serap anggaran dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.

L LKPP K Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah P K L h a t n i r e m e P a s a J / g n a rPP a B n a a d a g n e P n a k a j i b e K a g a b m e L P

8 8 8 47

5 3 BA B





Meningkatnya tuntutan untuk melakukan peningkatan efektifitas, prosedur dan penyederhanaan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.



Keinginan untuk mengurangi dan menghilangkan korupsi.



Penerapan sistem e-procurement dan dan kendali yang lebih baik.



Kebijakan untuk meningkatkan peran serta dalam meningkatkan TKDN perusahaan-perusahan nasional.



Meningkatnya pengembangan privatisasi sektor publik ( private financing untuk untuk sektor publik seperti jalan tol, skema BOT, dan lain-lain).



Dorongan faktor eksternal 

Meningkatnya tuntutan melakukan good governance.



Peningkatan penerapan aturan dan kode etik untuk anti korupsi.



Adopsi dari perjanjian internasional aturan world trade organization (WTO) tentang government procurement agreement (GPA), yang merupakan kesepakatan beberapa negara untuk melakukan praktek pengadaan pemerintah yang transparan dan mengikuti standar internasional yang ditetapkan WTO.



Tuntutan menggunakan pengadaan pemerintah sebagai instrumen untuk mencapai tujuan program sosio-ekonomi dari berbagai badan internasional.



Penerapan standar norma-norma pengadaan yang memperhatikan masalah lingkungan.

Dalam konteks nasional, reformasi pengadaan tersebut menjadi tantangan bagaimana mewujudkan anggaran pengadaan sangat besar pada APBN/APBD menjadi suatu program yang memberikan value for money (manfaat optimum) bagi seluas-luasnya masyarakat Indonesia. Untuk mencapai hal tersebut terobosan-terobosan yang dilakukan adalah : 

Terobosan pada peningkatan efektifitas dan efisiensi proses pengadaan, meliputi : 

Terobosan penerapan berbagai metode pengadaan strategis (kendaraan bermotor, obat-obatan dan lain-lain).



Penerapan e-Procurement dan e-Purchasing.



Terobosan desain kontrak untuk pengadaan rutin atau berulang (kontrak payung atau Call-Off ). ).



Masuknya private financing dalam sektor publik (skema BOT, BOO, dan lain-lain).



888 48

Peningkatan peran UMKM.

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B


5

3

Terobosan seleksi penyedia barang/jasa yang berkualitas. 

Paska kualifikasi, membuka akses penyedia barang/jasa baru.



Kombinasi antara evaluasi pengalaman perusahaan dan personal penyedia barang/jasa.



Menampilkan daftar penyedia barang/jasa baik yang memiliki kinerja baik atau buruk secara terbuka.



Mendorong penyedia yang berstandar minimal ISO (manajemen) dan HSE (Health Safety and Environment).



Terobosan sosio-ekonomi. 

Perjanjian WTO tentang GPA, yang meliputi : meningkatkan pengembangan ekonomi di berbagai sektor, mendukung perkembangan penyedia barang/jasa yang sangat bergantung pada pengadaan pemerintah dan partisipasi pada pengembangan kawasan regional dan global.



Menjadikan isu local content ( TKDN), TKDN), transfer of technology , local subcontract- ing menjadi menjadi pertimbangan dalam pengadaan pemerintah.



Peningkatan isu lingkungan.



Penerapan e-procurement, untuk meningkatkan kesempatan berkompetisi bagi penyedia barang/jasa.



Peningkatan sistem percepatan pembayaran penyedia barang/jasa (uang muka dan kecepatan waktu pembayaran).



Peningkatan kapasitas SDM dan organisasi pengadaan 

Pengembangan profesionalitas dan fungsionalitas ahli pengadaan.



Pengembangan kompetensi ahli pengadaan.



Peningkatan organisasi/instansi pengadaan (terbentuknya ULP).



Peningkatan peran lembaga pengadaan pemerintah dalam mendorong peningkatan sistem, infrastruktur, SDM, moni- toring dan evaluasi.


8 8 8 49

5 3 BA B



5.2. Batasan Penerap Penerapan an Strategi Strategi Pengadaan Pengadaan Pengadaan dalam tatanan pengelolaan APBN/APBD merupakan kegiatan

5.1 5. 1. Reform Reformasi asi Pengadaan

penting yang menjadi salah satu kegiatan utama. Hampir 35-40% dari APBN/APBD APBN/APB D dikeluarka dikeluarkan n melalui kegiatan pengadaan. Gambar 5.1 di bawah memperlihatkan kegiatan pengadaan sebagai bagian dari pengelolaan APBN/APBD.

5.2. Batasa Batasan n Penerapan Strategi Pengadaan

5.3. Tantan Tantangan gan dan Usaha Perubahan

Gambar 5.1 Posisi Pengadaan dalam Pengelolaan APBN/APBD

Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah berdasarkan Perpres 54/2010 terlihat pengadaan dapat dilakukan melalui swakelola dan melalui penyedia barang/jasa barang/jasa (lihat Gambar 5.2).

Gambar 5.2 Garis Besar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Di bawah ini adalah ringkasan proses pengadaan melalui swakelola swakelola dan dan melalui penyedia barang/jasa. barang/jasa . 

Pengadaan melalui swakelola Pengadaan melalui swakelola dapat dilakukan melalui : K/L/D/I penanggung jawab anggaran, anggaran , institusi lain atau lain atau kelompok masyarakat . Kegiatan ini terdiri dari perencanaan perencanaan,, pelaksanaan,, pelaksanaan

pelaporan

dan

pengawasan

dan

pertanggungjawaban serta evaluasi pertanggungjawaban evaluasi.. Aturan pengadaan melalui swakelola dibahas lengkap pada modul dasar dan Perpres 54/2010.

888 50

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B


5

3

Gambar 5.3 Pengadaan Melalui Swakelola



Pengadaan melalui penyedia barang/jasa Pengadaan melalui penyedia barang/jasa terdiri dari proses persiapan persiapan,, pelaksanaan pengadaan, pengadaan , persiapan dan kontrak dan serah terima hasil pekerjaan.. pekerjaan

Gambar 5.4 Pengadaan Melalui Penyedia Barang/Jasa

Untuk penerapan strategi pengadaan barang/jasa pemerintah ada beberapa kebijakan, peraturan atau pedoman yang harus diikuti, antara lain : 

Dasar Hukum Utama Pengadaan barang/jasa pemerintah dilandasi oleh beberapa dasar hukum utama baik yang berbentuk undang-undang undang-undang maupun maupun perpres perpres.. Dasar hukum ini menjadi pedoman pelaksanaan dalam mewujudkan pengadaan yang kredibel.


8 8 8 51

5 3 BA B



No 1 2 3 4

5

6

Dasar Hukum

Penjelasan

Undang-Undang Dasar 1945 Visi dan Misi Pengadaan dilakukan. Pasal 4 ayat 1 Undang-Undang Nomor 1 Tentang Perbendaharaan Negara. Tahun 2004 Peraturan Pemerintah Nomor Tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi. 29 Tahun 2000 Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tentang Pengelolaan Barang Milik Tahun 2006 Negara/Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008. Perpres Nomor 106 tahun 2007 Tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sebagai lembaga yang membuat dan mengawasi peraturan tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah di Indonesia. Perpres Nomor 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Tabel 5.1 Dasar Hukum Utama 

Dasar Hukum Terkait No 1 2

3 4 5

Dasar Hukum Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1999 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 Undang-Undang Nomor 18 Tahun 2000 Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2008

6

Peraturan Pemerintah Nomor 4 Tahun 2010

7

Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2000 Perpres Nomor 53 Tahun 2010

8

Penjelasan Tentang Larangan Praktek Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat. Tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme. Tentang Keuangan Negara. Tentang Jasa Konstruksi. Tentang Usaha Mikro, Kecil Dan Menengah. Tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2000 Tentang Usaha dan Peran Masyarakat Jasa Konstruksi. Tentang Pembinaan Jasa Konstruksi. Perubahan Kedua Atas Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 2002 Tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

Tabel 5.2 Dasar Hukum Terkait



Prinsip dan Etika Pengadaan Tata kelola pemerintah yang bersih merupakan representasi pemerintah menjalankan menjal ankan amanah dan tugasnya dalam mengelola kepercayaan masyarakat. Untuk

888 52

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B

5


3

menjalankan ini pengadaan sebagai bentuk pengelolaan keuangan masyarakat dilakukan dengan prinsip-prinsip sebagai berikut : No

Prinsip

1

Efisien

2

Efektif

3

Transparan

4

Terbuka

5

Bersaing

6

Adil/Tidak Diskriminatif

7

Akuntabel

Penjelasan Efisiensi pengadaan diukur terhadap seberapa besar upaya yang dilakukan untuk memperoleh Barang/Jasa dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan. Upaya yang dimaksud mencakup dana dan daya yang dikeluarkan untuk memperoleh Barang/Jasa. Semakin kecil upaya yang diperlukan maka dapat dikatakan bahwa proses pengadaan semakin efisien. Efektifitas pengadaan diukur terhadap seberapa jauh Barang/Jasa yang diperoleh dari proses pengadaan dapat mencapai spesifikasi yang sudah ditetapkan. dit etapkan. Berarti semua ketentuan dan informasi mengenai Pengadaan Barang/Jasa dapat diketahui secara luas, dan semua informasi tentang proses tersebut pun mudah diperoleh dan mudah diakses oleh masyarakat umum, terutama Penyedia Barang/Jasa yang berminat. Berarti Pengadaan Barang/Jasa dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan/kriteria yang telah ditetapkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Setiap penyedia yang memenuhi syarat dapat dengan mudah mendapatkan informasi tentang prosedur yang jelas untuk mengikuti lelang/seleksi. Proses Pengadaan Barang/Jasa dapat menciptakan iklim atau suasana persaingan yang sehat di antara para Penyedia Barang/Jasa, tidak ada interferensi yang dapat mengganggu mekanisme pasar, sehingga dapat menarik minat sebanyak mungkin Penyedia Barang/Jasa untuk mengikuti lelang/seleksi yang pada gilirannya dapat diharapkan untuk dapat memperoleh barang/jasa dengan kualitas yang maksimal. Berarti proses pengadaan barang/jasa dapat memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, kecuali diatur dalam peraturan ini. Sebagai contoh bahwa dalam peraturan ini mengatur agar melibatkan sebanyak mungkin Usaha Kecil, Usaha Menengah dan Koperasi Kecil. Disamping itu juga mengutamakan produksi dalam negeri. Berarti harus sesuai dengan aturan dan ketentuan yang terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa sehingga dapat dipertanggungjawabkan.

Tabel 5.3 Prinsip dan Etika Pengadaan


8 8 8 53

5 3 BA B





Kebijakan umum pengadaan barang/jasa pemerintah Kebijakan umum pengadaan barang/jasa pemerintah bertujuan untuk mensinergikan ketentuan pengadaan barang/jasa dengan kebijakan-kebijakan di sektor lainnya. Langkah-langkah kebijakan yang akan ditempuh pemerintah dalam pengadaan barang/jasa ini, meliputi : 1. Peningk Peningkatan atan penggun penggunaan aan produksi produksi barang barang/jasa /jasa dalam negeri yang sasaran sasarannya nya untuk memperluas kesempatan kerja dan basis industri dalam negeri dalam rangka meningkatkan ketahanan ekonomi dan daya saing nasional; 2. Kemand Kemandirian irian industr industrii pertahanan pertahanan,, industri industri alat utama utama sistem senjat senjata a (alutsista ( alutsista)) dan industri alat material khusus (almatsus ( almatsus)) dalam negeri; 3. Pe Peni ning ngka kata tan n pera peran n sert serta a usaha mikro, mikro, usaha kecil, kecil, koperasi kecil dan kelompok masyarakat masyarakat dalam pengadaan barang/jasa; 4. Perha Perhatian tian terhada terhadap p aspek pemanfa pemanfaatan atan sumber sumber daya daya alam dan pelesta pelestarian rian fungsi fungsi lingkungan hidup secara arif untuk menjamin terlaksananya pembangunan berkelanjutan; 5. Peningk Peningkatan atan penggu penggunaan naan teknolo teknologi gi informasi informasi dan transak transaksi si elektroni elektronik; k; 6. Peny Penyeder ederhana hanaan an ketentuan ketentuan dan tata tata cara untuk memper mempercepa cepatt proses proses pengambilan keputusan dalam pengadaan barang/jasa; 7. Penin Peningkat gkatan an profesion profesionalis alisme, me, kemandir kemandirian, ian, dan tanggu tanggung ng jawab jawab para pihak pihak yang terlibat dalam perencanaan dan proses pengadaan barang/jasa; 8. Peni Peningk ngkata atan n penerima penerimaan an negara negara melalui melalui sektor sektor perpaj perpajaka akan; n; 9. Penu Penumbu mbuh h kemba kembanga ngan n peran peran usah usaha a nasio nasional; nal; 10. Penumbuh kembangan kembangan industri kreatif inovatif, inovatif, budaya dan hasil penelitian penelitian laboratorium atau institusi pendidikan dalam negeri; 11.. Memanfaatkan sarana/prasarana penelitian dan pengembangan dalam negeri; 11 12.. Pelaksanaan pengadaan 12 pengadaan barang/jasa barang/jasa di dalam wilayah Negara Kesatuan Kesatuan Republik Indonesia, termasuk di Kantor Perwakilan Republik Indonesia; dan 13. Pengumuma Pengumuman n secara terbuka rencana dan pelaksanaan pelaksanaan pengadaan pengadaan barang/ jasa di masing masing-masin -masing g Kemen Kementerian terian/Lemb /Lembaga/S aga/Satuan atuan Kerja Pemeri Pemerintah ntah Daera Daerah/ h/ Institusi Lainnya kepada masyarakat luas.



Metode Pemilihan Berdasarkan Perpres 54/2010 metode pemilihan penyedia barang/jasa ditentukan seperti pada Tabel 5.5 berikut ini. Prinsip dasar pengadaan adalah melalui pelelangan/seleksi

888 54

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B

5


3

umum dengan metode pasca kualifikasi. Metode pemilihan ini menjadi batasan pada kondisi tertentu jika kita akan menerapkan strategi pengadaan.

No 1

2

Keterangan Prinsip dasar

Barang

Jasa Lainnya

Pekerjaan

Jasa

Konstruksi

Konsultan

Pelelangan

Pelelangan

Pelelangan

Seleksi

Umum

Umum

Umum

Umum

Pekerjaan

Pelelangan

Pelelangan

Pelelangan

Seleksi

rumit/Penyedia

Umum

Umum

Terbatas

Umum

Pekerjaan tidak

Pelelangan

Pelelangan

Penilihan

Seleksi

rumit/sederhana

Sederhana

Sederhana

Langsung

Sederhana

Keadaan tertentu dan

Penunjukan

Penunjukan

Penunjukan

Penunjukan

barang/jasa khusus

Langsung

Langsung

Langsung

Langsung

Pengadaan dibawah

Pengadaan

Pengadaan

Pengadaan

Pengadaan

nilai tertentu (100

Langsung

Langsung

Langsung

Langsung

terbatas 3

dengan nilai di bawah 200 juta 4

5

juta/50 juta) 6

Industri kreatif

(50 juta) Kontes

Sayembara

-

Sayembara

Tabel 5.4 Jenis-Jenis Metode Pemilihan Penyedia Barang/Jasa



Jenis Kontrak Kontrak adalah bentuk ikatan antara organisasi/instansi pembeli dan penyedia barang/jasa. Bentuk ikatan ini akan menjadi salah satu konsekuensi hasil dari penerapan strategi pengadaan. Identifikasi kebutuhan berdasarkan nilai dan resiko terhadap organisasi/instansi, analisa persepsi atau motivasi penyedia barang/jasa ditambah dengan mempertimbangkan potensi hubungan terbaik antara organisasi/ instansi pembeli dan penyedia barang/jasa, akan menghasilkan pilihan kontrak terbaik. Kontrak yang diyakini dapat dipenuhi oleh penyedia barang/jasa sesuai dengan tujuan pengadaan barang/jasa.


8 8 8 55

5 3 BA B



No I

Kontrak Berdasarkan Cara Pembayaran

Jenis Kontrak 1. 2.

Kontrak Lump-Sum Kontrak Harga Satuan

3.

Kontrak Gabungan Lump-Sum dan Harga Satuan Kontrak Persentase

B, PK, JK-B, JK-O, JL

Kontrak Terima Jadi (Turnkey) Kontrak Tahun Tunggal Kontrak Tahun Jamak

B, PK, JL

4. 5. II

Pembebanan Tahun Anggaran

6. 7.

III

Sumber Pendanaan

8.

IV

Jenis Pekerjaan

Digunakan pada Pengadaan B, PK, JK-B, JL B, PK, JK-B, JK-O, JL

Kontrak Pengadaan Tunggal 9. Kontrak Pengadaan Bersama 10. Kontrak Payung (Framework Contract) 11. Kontrak Pengadaan Pekerjaan Tunggal 12. Kontrak Pengadaan Pekerjaan Terintegrasi

JK-B, JK-O, JL

B, PK, JK-B, JK-O, JL B, PK, JK-B, JK-O, JL B, PK, JK-B, JK-O, JL B, PK, JK-B, JK-O, JL B, PK, JL B, PK, JK-B, JK-O, JL B, PK, JK-B, JK-O, JL

Tabel 5.5 Jenis-Jenis Kontrak 

Konsep ramah lingkungan Pengadaan barang/jasa hendaknya memperhatikan kelestarian lingkungan. Hal ini dilakukan agar kerusakan lingkungan dapat diminimalisasi sehingga tidak menimbulkan kerugian bagi kehidupan umat manusia. Pengadaan barang/jasa dilakukan dengan memperhatikan konsep ramah lingkungan dengan menggunakan prinsip seperti yang diuraikan dalam Bab XII Perpres 54/2010.



Pengecualian pengadaan barang/jasa Terdapat pengecualian dalam pengadaan sejumlah barang/jasa. Pengecualian dilakukan karena terdapatnya sifat khusus yang tidak dapat disamakan dengan pengadaan barang/jasa pada umumnya. Pengecualian tersebut meliputi : alutsista (alat utama sistem senjata) Tentara Nasional Indonesia, almatsus almatsus (alat (alat material khusus) Kepolisian Republik Indonesia, kebutuhan rutin dan pengadaan diluar negeri.

888 56

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B

5

Modul Strategi Pengadaan n a h i t a l e P l u d o M l u d u J 5.1 .1.. Reform Reformasi asi Pengadaan

3

5.3. Tantan Tantangan gan dan Usaha Peruba Perubahan han 

Tantangan Tantangan yang paling berat dihadapi dalam pengadaan barang/

5.2. Batasa Batasan n Penerapan Strategi Pengadaan

jasa pemeri pemerintah ntah adalah bagaim bagaimana ana bisa mendap mendapatkan atkan barang barang/jasa /jasa sesuai dengan tujuan pengadaan dengan harga yang mendekati atau lebih rendah dari harga pasar dengan cara yang paling efisien.

5.3. Tantan Tantangan gan dan Usaha perubahan

Dalam perjalanan tersebut panitia harus mengalahkan semua dorongan atau ajakan untuk dapat melakukan pengadaan sehingga terjadi kompetisi yang sehat, bukan kompetisi yang diatur dan penuh KKN. 

Usaha-usaha perubahan Untuk mencapai kondisi pada seperti Tabel 5.7 perlu dilakukan beberapa usaha seperti pada kolom “Usaha-Usaha Perubahan” di bawah ini.

No

Perihal

Paradigma Baru

1

Biaya Administrasi

Rendah

2

Harga Beli

Mendekati Harga Pasar (Market Driven)

3 4

Jumlah Paket Pengadaan (Kontrak) Pelaksanaan

Lebih Sedikit (Group/Shared) Strategis

5

Metode

6

Lingkup

Memakai Alat Bantu Elektonik (e-Procurement, e-Buying, Procurement Card, dan lain-lain) Luas, bagian dari Strategi Organisasi

Usaha-Usaha Perubahan Penyederhanan dan otomatisasi proses Menciptakan atau melakukan pengadaan pada pasar yang tingkat kompetisinya tinggi Lebih strategis dalam memaket Mulai banyak penunjukan langsung (tanpa tender) Transformasi dari penyampaia penyampaian n dokumen ke e-Auction (lelang elektronik terbuka) atau e Auction yang terkendali Pengembangan organisasi/instansi kombinasi antara efektifitas sentralisasi dan desentralisasi.

Tabel 5.6 Perubahan Paradigma Pengadaan

Paradigma pengadaan internasional dan nasional ke depan adalah pengadaan yang sangat efisien yang lebih strategis, strate gis, kontrak jangka panjang dan jika kompetisi telah terjadi di pasar, pengadaan untuk barang/jasa standar akan lebih banyak tidak melalui tender tetapi melalui penunjukan langsung. Kondisi ini menjadi tantangan kita dalam menjustifikasi dan menyempurnakan aturan pengadaan ke depan.


8 8 8 57

5 3 BA B



Diskusi Kelompok 1.

Jela Je lask skan an ap apa a yan yang g men menja jadi di ke kend ndal ala a pen pener erap apan an str strat ateg egii pen penga gada daan an pa pada da pengadaan pemerintah yang berdasarkan Perpres 54/2010.

2.

Apa Ap a yang yang har harus us dil dilak akuk ukan an unt untuk uk men menga gata tasi si hal hal ter terse sebu butt baik baik pad pada a ting tingka katt kebijakan maupun pada tingkat operasional.

3.

Apa Ap a alas alasan an uta utama ma kit kita a untu untuk k mela melaku kuka kan n refo reform rmas asi/ i/pe peru ruba baha han n menu menuju ju pen penga gada daan an yang kredibel.

888 58

LKPP LKPP LKPP


Pemerintah

BA B


6

3

BAB 6 PENERAPAN STRATEGI PENGADAAN 6.1 6. 1. Penera Penerapan pan Strategi Pengadaan Berdasarkan Jenis Barang/ Jasa 1.2. 1. 2.. Penera Penerapan Pengert gertian ian 6 .2. .2 pan dan Definisi Strategi Pengadaan Pada Proses Pengadaan

6.1. Penera Penerapan pan Strategi Strategi Pengadaan Pengadaan Berdasar Berdasarkan kan Jenis Barang/Jasa Di bawah ini dijelaskan strategi pengadaan berdasarkan jenis barang/jasa yang sudah dikelompokkan berdasarkan supply positioning model (SPM) untuk kasus pengadaan umum dan pengadaan pemerintah. Pada pengadaan barang/jasa berdasarkan Perpres 54/2010, penerapan operasional disesuaikan dengan metode pemilihan dan jenis kontrak yang ada. 

Penerapan Strategi Pengadaan Barang/Jasa Kategori Rutin (Routine (Routine )

Gambar 6.1 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Routine

L LKPP K PP P K L h a t n i r e m e P a s a J / g n a r a B n a a d a g n e P n a k a j i b e K a g a b m e L P Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

8 8 8 59

3 BA B

6



Karakteristik Barang/Jasa “Routine” •

•

•

•

•

Banyak Penyedia Barang/Jasanya, Barang/Jasa umumnya sudah tersedia, Barang/Jasa standar/umum, Jumlah pembelanjaan per tahun umumnya rendah, Resiko pengadaan terhadap operasional Organisasi/Instansi Organisasi/In stansi rendah.

Karakteristik Penyedia Barang/Jasa

Metode Pengadaa Pengadaan n

Karakteristik Staf Pelaksana

Pengadaan Barang/Jasa Umum •

•

•

•

•

•

•

•

•

Proses pengadaan yang sederhana dan efisien. Biaya administrasi ditekan sekecil mungkin, Minimalisasi interaksi dengan Penyedia Barang/Jasa, Sedapat mungkin delegasikan delegasika n proses pembelian kepada pemakai atau ke pengguna langsung (User), Usahakan memiliki satu penyedia pilihan (Preferred Supplier), Dapat menggunakan kontrak jangka panjang, seperti Kontrak Payung, Gunakan otomatisasi seperti Purchasing Card atau e-Procuremen e-Procurement, t, Hindari inspeksi dan verifikasi barang/jasa yang berlebihan, Pastikan Penyedia memiliki stok/ inventori, Lakukan pembayaran yang dikonsolidasi /digabung /bayar /bayar sekaligus per waktu.

•

•

•

•

•

Mampu menyediakan berbagai macam kebutuhan barang/jasa dalam kurun waktu lama, Memiliki sistem pembelian yang efisien, Bersedia melakukan penagihan per periode waktu (Consolida (Consolidated ted Billing), Ada Contact Person/Sale Person/Saless sebagai Single Point of Contact, Bisa belanja pakai Purchasing Card atau transaksi secara elektronik.

•

• •

Memahami proses pengadaan dan mampu menyederhanakannya, Staf junior, Staf senior lebih berperan dalam memproses kontrak “Call-Off” jangka jangka panjang.

Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan Perpres 54/2010 Metode Pemilihan •

Pengadaan Langsung Nilai Pengadaan Barang/Jasa lebih kecil atau sama dengan 50 juta rupiah (K), (K), o Nilai Pengadaan Barang/Jasa sama dengan atau lebih kecil dari 100 juta r upiah, o Pengadaan Langsung (B/JL/PK). Pelelangan Sederhana (B/JL), Pemilihan Langsung (PK) dan Seleksi Sederhana (K) dengan nilai Pengadaan Barang/Jasa lebih kecil atau sama dengan 200 juta rupiah, Kontes (B), Sayembara (J), Penunjukan Langsung (Barang/Jasa Khusus) misalkan kendaraan bermotor, obat-obatan, sewa hotel atau kantor dan lain-lain.

•

o

•

•

•

Kriteria Penyedia Barang/Jasa Usaha Perseorangan/ Badan Usaha Kecil dan Koperasi Kecil. Jenis Kontrak

•

•

•

•

•

Kuitansi/Bukti Pengadaan Kuitansi/Bukti Langsung, Semua jenis kontrak yang berdasarkan pembayaran (Lump-Sum, Harga Satuan, Gabungan, Persentase dan Turnkey), Kontrak berdasarkan pembebanan tahun anggaran (Tahun Tunggal), Kontrak berdasarkan sumber pendanaan (Kontrak Pengadaan Tunggal oleh 1 (satu) PPK), Kontrak berdasarkan Jenis Pekerjaan (Kontrak Pekerjaan Tunggal).

Syarat-Syarat Panitia •

Staf Minimum untuk Pengadaan Langsung berjumlah sekitar kurang dari 3 orang anggota Pokja, atau tidak perlu banyak.

Keterangan B=barang, JL=jasa lainnya, PK=pekerjaan konstruksi, K=konsultan Tabel 6.1 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Routine

60 888 60



BA B

6


3

Strategi Pengadaan Barang/Jasa Kategori Umum (Leverage (Leverage )

Gambar 6.2 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Leverage

Karakteristik Barang/Jasa “Leverage” •

•

•

•

•

Banyak Penyedia Barang/Jasanya, Barang/jasa umumnya sudah tersedia, Barang/jasa standar/umum, Pembelanjaan per tahun tinggi, sehingga banyak perusahaan tertarik menjadi penyedia, Resiko barang/jasa kategori ini terhadap operasional organisasi/instansi organisasi/in stansi rendah.


Metode Pengadaan



•

•

Fokus pada harga dikarenakan jumlah nilai pembelian besar dan resiko pengadaannya rendah, Perbedaan harga akan memberikan dampak yang besar bagi organisasi/instansi pembeli sekaligus, Strategi Pengadaan kategori ini dipengaruhi oleh : (naik o Volatilitas (naik turunnya) harga pasar, Pemahaman terhadap o kondisi pasar. Seberapa besar o perbedaan harga di antara penyedia B/J. o Tinggi rendahnya Switching Cost (Biaya ganti penyedia).

•

•

•

Memenuhi kualifikasi dasar yang memadai, Menawarkan biaya yang kompetitif dalam tempo jangka panjang, Penyedia yang tidak punya maksud “mengeksploitasi” Perusahaan setelah sepakat dalam kontrak jangka panjang.

•

•

Negosiator ulung, terutama untuk Spot Purchase dan proses menuju Long-Term Contract, Jika Switching-Co Switching-Cost st tinggi maka diperlukan staf yang mampu membangun relasi jangka panjang.


8 8 8 61

3 BA B

6



Karakteristik Barang/Jasa “Leverage” “Leverag e”


Metode Pengadaan


Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan Perpres 54/2010 Kriteria Penyedia Barang/Jasa

Metode Pemilihan •

•

•

•

Pelelangan Umum (B/JL,PK) dan Seleksi Umum (K), Penunjukan Langsung (Keadaan Tertentu) untuk penanganan keadaan darurat, Penunjukan Langsung (Barang/Jasa khusus) misalkan untuk kendaraan bermotor, obat-obatan, sewa hotel, penginapan, ruang rapat, kantor atau ruang terbuka/tertutup, Kontes (B) dan Sayembara (JL/K).

•

Usaha Kecil Menengah/Koperasi.


Jenis Kontrak •

•

•

•

Panitia sesuai dengan besar dan jenis kontraknya.

Semua jenis kontrak yang berdasarkan pembayaran (Lump-Sum, Harga Satuan, Gabungan, Persentase dan Turnkey), Kontrak berdasarkan Pembebanan Tahun Anggaran (Tahun Tunggal dan Tahun Jamak), Kontrak berdasarkan Sumber Pendanaan (Kontrak Pengadan Tunggal oleh 1 (satu) PPK dan Kontrak Pengadaan Bersama oleh beberapa PPK), Kontrak berdasarkan Jenis Pekerjaan (Kontrak Pekerjaan Terintegrasi).

Tabel 6.2 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Leverage



Switching cost (biaya ganti penyedia) •

Biaya yang muncul akibat mengganti penyedia barang/jasa

•

Contoh switching cost °

Negosiasi kontrak.

°

Re-training karyawan.

°

Perubahan proses dan desain.

°

Stok yang kadaluarsa.

°

Penalti karena pemutusan kontrak lebih awal.

•

Kondisi awal yang belum efisien jika switching cost tinggi. tinggi.

•

Gunakan satu penyedia barang/jasa pilihan.

•

Gunakan long term contract dengan dengan harga yang paling kompetitif selama waktu kontrak.



62 888 62

Perbedaan harga antar penyedia dikarenakan : •

Diferensiasi produk.

•

Kapasitas produksi penyedia barang/jasa yang berbeda.

•

Perbedaan biaya distribusi.

•

Penyedia barang/jasa yang berupaya mengeksploitasi pembeli.



BA B

6

Modul Strategi Pengadaan n a h i t a l e P l u d o M l u d u J 

Strategi

pengadaan

barang/jasa

kategori

umum

3

dengan

mempertimbangkan switching cost

Elemen Strategi Pengadaan

Kasus 1 : Switching-Cost sangat tinggi

Kasus 2 : Perbedaan harga rendah dan Switching-Cost rendah

Kasus 3 : Perbedaan harga rendah Switching-Cost tinggi

Kasus 4 : Perbedaan harga tinggi, Switching-Cost rendah

Kasus 5 : Perbedaan harga tinggi dan Switching-Cost tinggi

Jumlah Penyedia Barang/Jasa

Satu

Banyak

Satu

Banyak

2 atau 3

Tipe Penyedia Barang/Jasa

Nilai terendah selama kontrak

Nilai terendah saat ini


Nilai terendah saat ini


Bentuk Hubungan

Koperatif (Pembeli dominan)

Spot-Purchase

Spot-Purchase (Pembeli dominan)

Spot-Purchase

Koperatif

Tipe Hubungan/ Kontrak

Long-Term Relation

Spot-Purchase

Long-Term Relation

Spot-Purchase

Framework Contract

Tabel 6.3 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Leverage dengan Pertimbangan Switching Cost



Strategi Pengadaan Barang/Jasa Kategori Khusus ( Bottleneck )

Gambar 6.3 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Bottleneck


8 8 8 63

3 BA B

6



Karakteristik Barang/Jasa “Bottleneck” Barang/jasa yang beresiko tinggi jika tidak terpenuhi terhadap organisasi/instansi, Jumlah Penyedia Barang/Jasa tidak banyak, Jenis barang/jasa tidak standar/khusus, Tingkat belanja tahunannya kecil, sehingga umumnya Penyedia Barang/Jasa tidak melihat perusahaan sebagai klien yang penting.


Metode Pengadaan

•



•

•

•

•

•

•

•

Fokus pada penurunan resiko pasokan (harga bukan faktor utama), Jika memungkinkan membeli dari satu Penyedia Barang/Jasa untuk meningkatkan posisi tawar, Menggunakan dua Penyedia Barang/Jasa sebagai backup jika ada masalah di salah satu pemasok, Membangun relasi jangka panjang dengan Penyedia Barang/Jasa, Memberikan garansi pesanan yang menarik bagi Penyedia Barang/Jasa.

•

•

•

Penyedia barang/jasa yang handal, Tidak bersikap opportunis dan mengeksploi mengeksploitasi tasi Organisasi/Instansi Pembeli, melihat posisi tawar yang lebih baik, Mampu menyediakan barang/jasa untuk kurun waktu lama kepada Organisasi/Instansi.

•

•

•

Mampu menjadi TeamPlayer yang baik dalam berkolaborasii dengan berkolaboras satuan kerja lain di dalam Organisasi/Instansi Pembeli dalam rangka mitigasi resiko pengadaan, Membangun image Organisasi/Instansi Pembeli sebagai pelanggan yang baik, Pembeli berperan sebagai Relationship Builder, dan bukan sebagai Strong Negosiator.

Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan Perpres 54/2010 Metode Pemilihan •

•

•

•

Penunjukan Langsung (B/JL) (Keadaan Tertentu) untuk keadaan darurat dan pekerjaan yang tergolong rumit dengan teknologi khusus, pekerjaan yang hanya bisa dilakukan oleh satu Penyedia Barang/Jasa, Penunjukan Langsung (K) o Penyedia Barang/Jasa tunggal, o Hanya bisa dilakukan pemegang hak paten. Pelelangan Terbatas (PK) Pekerjaan tergolong rumit, diyakini jumlah Penyedia Barang/Jasa Terbatas, Kontes (B), Sayembara (J)

•

Kriteria Penyedia Barang/Jasa Usaha Menengah Kecil Menengah, Perusahaan Spesifik (memiliki teknologi khusus).


Ada panitia ahli ahli bidang spesifik tersebut.

Jenis Kontrak •

•

•

•

Semua jenis kontrak yang berdasarkan pembayaran (Lump-Sum, Harga Satuan, Gabungan, Persentase dan Turnkey), Kontrak berdasarkan Pembebanan Tahun Anggaran (Tahun (Tahun Tunggal), Kontrak berdasarkan Sumber Pendanaan (Kontrak Pengadaan Tunggal oleh 1 PPK), Kontrak berdasarkan Jenis Pekerjaan (Kontrak Pekerjaan Tunggal).

Tabel 6.4 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Bottleneck

64 888 64



BA B

6


3

Strategi Pengadaan Barang/Jasa Kategori Kritikal ( Critical )

Gambar 6.4 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Critical

Karakteristik Barang/Jasa “Critical” •

•

• • •

•

Barang/jasa tidak standar atau khusus, Jumlah Penyedia Barang/Jasa terbatas, Pilihan alternatif sedikit, Belanja tahunan besar, Resiko barang/jasa terhadap organisasi besar, Untuk barang/jasa ini, umumnya Penyedia Barang/Jasa senang berinteraksi dengan Organisasi/Instansi Pembeli.


Metode Pengadaan



Membangun relasi jangka panjang melalui mekanisme aliansi strategis (Strategic Partnership).

•

• •

•

•

•

•

Kemampuan keuangan jangka panjang yang baik, baik, Posisi yang stabil di pasar, Memahami dan menyetujui adanya aliansi strategis, Tidak ada maksud mengeksploitasi mengeksploita si karena posisi tawarnya yang baik, Memiliki keunggulan kompetitif secara teknis maupun biaya dalam kurun waktu lama, Memiliki strategis bisnis yang sejalan dengan Strategi Perusahaan, Berupaya memperkecil resiko dari principal.

•

•

•

Kreatif dalam membangun kemitraan jangka panjang dengan Penyedia Barang/Jasa, Negosiator yang berorientasi strategis, Keputusan pengadaan ini umumnya dilakukan oleh pejabat level tertinggi.


8 8 8 65

3 BA B

6


Modul Strategi Pengadaan Karakteristik Barang/Jasa “Critical”


Metode Pengadaan


Pengadaan Barang/Jasa berdasarkan Perpres 54/2010 Kriteria Penyedia Barang/Jasa

Metode Pemilihan •

•

•

•

•

Penunjukan Langsung (B/JL) (Keadaan Tertentu) untuk keadaan darurat dan pekerjaan yang tergolong rumit dengan teknologi khusus, pekerjaan yang hanya bisa dilakukan oleh satu Penyedia Barang/Jasa, Penunjukan Langsung (K) o Penyedia jasa tunggal, o Hanya bisa dilakukan pemegang hak paten. Pelelangan Terbatas (PK) Pekerjaan tergolong rumit, diyakini jumlah Penyedia Barang/Jasanya terbatas, Kontes (B), Sayembara (J), Swakelola dengan Organisasi/Instansi teknis/ahli.

•

Perusahaan besar yang mempunyai keahlian khusus spesifik.


Memiliki tenaga ahli spesifik.

Jenis Kontrak •

•

•

•

Semua jenis kontrak yang berdasarkan pembayaran (Lump-Sum, Harga Satuan, Gabungan, Persentase dan Turnkey), Kontrak berdasarkan Pembebanan Tahun Anggaran (Tahun (Tahun Tunggal dan Tahun Jamak), Kontrak berdasarkan Sumber Pendanaan (Kontrak Pengadaan Tunggal oleh 1 (satu) PPK dan Kontrak Pengadaan Bersama oleh beberapa PPK), Kontrak berdasarkan Jenis Pekerjaan (Kontrak Pekerjaan Terintegrasi).

Tabel 6.5 Strategi untuk Barang/Jasa Kategori Critical

6.2. Penera Penerapan pan Strategi Strategi Pengadaan Pengadaan Pada Proses Proses Pengadaan 

Pembuatan Rencana Umum Pengadaan

6.1. Penera Penerapan pan Strategi Pengadaan Berdasarkan Jenis Barang/ Jasa

Perencanaan umum pengadaan barang/jasa merupakan proses kegiatan persiapan pengadaan yang dilakukan oleh PA/KPA. Penyusunan RUP mempunyai keterkaitan dengan proses penyusunan dan penetapan rencana kerja dan anggaran masing-

6.2. Penera Penerapan pan Strategi Pengadaan Pada Proses Pengadaan

masing K/L/D/I (RKA-K/L/D/I). PA menyusun RUP barang/jasa sesuai kebutuhan K/L/D/I masing-masing untuk tahun anggaran berikutnya atau tahun anggaran yang akan datang, dan rencana umum ini harus diselesaikan pada tahun anggaran yang berjalan.

Gambar 6.5 Kegiatan Membuat RUP

66 888 66



BA B

6


3

Langkah-Langkah Pembuatan RUP 

Identifikasi kebutuhan barang/jasa •

Kebutuhan masing-masing K/L/D/I dipetakan dengan menggunakan SPM (Dapat menggunakan data tahun sebelumnya atau estimasi data yang akan datang. Lihat modul khusus HPS untuk menentukan spesifikasi dan nilai pengadaan ) .

Identifikasi ini juga

mempertimbangkan dengan meninjau database barang barang milik negara yang ada saat ini. •

Lakukan pengelompokan berdasarkan besarnya paket dan resiko/tingkat pentingnya paket tersebut terhadap pencapaian tujuan rencana kerja.

•

Lakukan urutan prioritas pengadaan barang/jasa.

•

Untuk alat bantu identifikasi kebutuhan barang/jasa/PK/K dapat gunakan form pada Lampiran 1, 2, 3 dan 4.



Identifikasi tingkat kompetisi penyedia barang/jasa •

Lakukan analisa penyedia berdasarkan supplier perception model.

•

Lakukan analisa dan daftar potensi untuk calon penyedia sehingga akan terjadi kompetisi yang sehat, tidak terjadi gap peserta seperti principal , distributor atau pengecer.



Menetapkan metode pemilihan dan jenis kontrak •

Setelah identifikasi kebutuhan dan penyedia dapat ditentukan metode pemilihan yang tepat terhadap paket tersebut.

•

Menentukan jenis kontrak yang tepat.


8 8 8 67

3 BA B

6





Kapan strategi pengadaan dilakukan pada sistem pengadaan nasional. •

Untuk menyelaraskan tujuan pengadaan dengan strategi organisasi, perencanaan pengadaan dilakukan sebelum RKA K/L dan RKA SKPD dilakukan (lihat Gambar 6.6).

Gambar 6.6 Penerapan Strategi Pengadaan pada Perpres 54/2010 •

Renja K/L (Rencana Kerja Kementerian/Lembaga) dan Renja SKPD (Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah) disusun berdasarkan pagu indikatif ketika membuat renstra renstra,, dimana nilai pengadaan barang/jasa dan prioritas masih berdasarkan pagu indikatif. Strategi pengadaan untuk melakukan pengelompokan dan membuat prioritas pengadaan dapat dilakukan setelah Renja K/L dan Renja SKPD dilakukan, keduanya bersifat tahunan. Dengan pengidentifikasian barang/jasa dan melakukan prioritas berdasarkan supply positioning model diharapkan diharapkan akan dihasilkan RUP sebagai bahan RKA K/L (Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/Lembaga) dan RKA SKPD yang sesuai antara tujuan dan target K/L/D/I dengan tujuan pengadaan.

Kegiatan lengkap pembuatan RUP barang/jasa, meliputi:

68 888 68

•

Identifikasi kebutuhan barang/jasa;

•

Penyusunan dan penetapan rencana penganggaran;



BA B

Modul Strategi Pengadaan n a h i t a l e P l u d o M l u d u J •

Penetapan kebijakan umum tentang pemaketan pekerjaan;

•

Penetapan kebijakan umum tentang cara pengadaan, yang meliputi: °

Pengadaan dengan cara swakelola; dan

°

Pengadaan dengan menggunakan penyedia barang/jasa.

•

Penetapan kebijakan umum tentang pengorganisasian pengadaan;

•

Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK);

•

Penyusunan jadual kegiatan pengadaan; dan

•

Pengumuman RUP.

6

3

Untuk lebih rincinya proses dan waktu pembuatan RUP (Lampiran 6) untuk K/L dan SKPD ini dapat dilihat pada Gambar 6.7 dan 6.8.


8 8 8 69

3 BA B

6


Modul Strategi Pengadaan P P n a D 0 1 0 2 / 0 9 . o N P P n a g n e D a y n n a g n u b u H n a d ) L / K ( a g a b m e L / n a i r e t n e m e K n a g n u k g n i L i D h a t n i r e m e P a s a J / g n a r a B P U R n a n u s u y n e P r i l A n a g a B 4 7 . 0 6 0 r 2 a / b 1 2 m . a o G N

70 888 70



BA B

6


3

. o N P P n a g n e D a y n n a g n u b u H n a d ) D P K S ( h a r e a D t a k g n a r e P a j r e K n a u t a S n a g n u k g n i L i D h a t n i r e m e P a s a J / g n a r a B P U R n a n u s u y n e P r i l A n a g a B 8 . 6 r 5 a 0 b 0 m 2 a / 8 G 5


8 8 8 71

3 BA B

6



Proses Kaji Ulang RUP Proses kaji ulang RUP dilakukan oleh PPK, ULP/pejabat pengadaan dengan tujuan untuk melihat apakah RUP dapat dilaksanakan dengan tepat dan benar sesuai dengan kondisi lapangan saat ini. Hasil dari kaji ulang ini adalah berupa usulan perubahan terhadap kebijakan umum pengadaan, rencana penganggaran dan KAK. Dimana dalam konteks perencanaan atau strategi pengadaan akan meliputi pada : •

Penggabungan atau pemecahan paket pekerjaan.

•

Usulan metode pemilihan dan jenis kontrak.

Secara umum kegiatan kaji ulang ini diperlihatkan pada gambar 6.9.

Gambar 6.9 Proses Kaji Ulang RUP

Di bawah ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam kaji ulang RUP •

PPK melakukan review kembali kembali terhadap paket pengadaan yang meliputi analisa kebutuhan,, anggaran dan KAK (Kerangka Acuan Kerja dan HPS) kebutuhan sehingga diperoleh rencana pelaksanaan yang lebih realistis.

•

Pejabat pengadaan melakukan revisi terhadap rencana pelaksanaan pengadaan yang meliputi sistem pemilihan (metode penyampaian dokumen, metode evaluasi dan jenis kontrak), penetapan metode kualifikasi dan penetapan tahapan jadual pengadaan. Keluaran dari kaji ulang ini adalah tersedianya dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan yang update dan dan siap dilaksanakan.

72 888 72



BA B

6

Modul Strategi Pengadaan n a h i t a l e P l u d o M l u d u J •

3

Batasan yang saat ini dihadapi dalam pemaketan adalah bagaimana kita menyeimbangkan antara mendapatkan volume umum (leverage ) untuk mendapatkan harga yang lebih murah dengan batasan mengutamakan UKM dan TKDN. Panitia dituntut untuk membuat analisa penyedia barang/jasa tersebut sehingga tujuan untuk memberdayakan dan meningkatkan kompetensi UMKN dapat terwujudkan. Kegiatan ini bukan hanya karena ingin memecah menjadi banyak paket pengadaan.



Critical success factor pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Di bawah ini adalah beberapa catatan penting yang perlu diperhatikan untuk menjamin terlaksananya pengadaan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. •

Pengelolaan waktu °

Waktu proses pengadaan, pengadaan , waktu atau jadual proses pengadaan ini harus dijaga sehingga jadual yang ditetapkan untuk masing-masing metode pemilihan dapat dilaksanakan dan tidak melebihi jadual minimal.

°

Persetujuan anggaran, dengan proses persetujuan anggaran yang cukup panjang panitia harus dapat mengestimasi “lamanya proses pengadaan dan pelaksanaan kontrak/penyerahan” dikurangi saat waktu persetujuan masih jatuh dalam tahun anggaran berjalan atau tidak melebihi ke tahun berikutnya.

°

Masa sanggah dan sanggah banding , Panitia harus dapat mengantisipasi atau mempersiapkan jawaban untuk setiap sanggah dan sanggah banding, karena proses ini dapat menghentikan proses pengadaan yang konsekuensinya akan merusak jadual pengadaan yang direncanakan.

°

Mengawasi pelaksanaan pengadaan dengan pengadaan dengan ketat sehingga waktu penyelesaian pekerjaan atau penyerahan barang sesuai dengan kontrak yang sudah disetujui dan ditandatangani ( responsiveness penyedia barang/jasa).


8 8 8 73

3 BA B

6



•

Pengelolaan kualitas °

Kejelasan menentukan tujuan/sasaran pengadaan dan spesifikasi pada KAK sangat krusial dalam pengadaan (lebih dalam materi ini dijelaskan pada modul Penentuan Spesifikasi dan HPS).

°

Ketelitian dalam menentukan kriteria dalam evaluasi sehingga penyedia barang/jasa menawarkan barang/jasa sesuai dengan kualitas yang diinginkan akan menjadi faktor penting kita mendapatkan barang/jasa sesuai dengan kualitas yang ditetapkan. (lebih rinci lihat modul Evaluasi Penawaran).

°

Kehati-hatian dan ketelitian dalam membuat kontrak sehingga K/L/D/I tidak menanggung resiko yang tinggi dari pekerjaan yang dilakukan oleh penyedia barang/jasa.

°

Kontrak harus memitigasi resiko dan juga memberikan penalti yang adil kepada penyedia barang/jasa jika tidak dapat melaksanakan sesuai dengan kesepakatan yang disetujui.

°

Kendali pada setiap tahap pelaksanaan pengadaan diharuskan untuk menjamin bahwa penyedia barang/jasa akan melaksakan kontrak dengan baik (lebih rinci lihat modul Pembuatan Kontrak).

•

Pengelolaan harga °

Untuk menjamin mendapatkan harga terbaik, perlu diperhatikan proses menetapkan tujuan dan spesifikasi pengadaan barang/jasa.

°

Memperhatikan tingkat kompetisi penyedia barang/jasa serta analisa pasar. Diusahakan desain paket akan diikuti oleh banyak penyedia sehingga terjadi kompetisi yang nyata.

°

Penetapan HPS yang mendekati harga pasar akan mendorong mendapatkan harga yang bersaing (market driven price).

•

Pengelolaan performance (service level) °

Penetapan kriteria penyedia barang/jasa yang jelas pada dokumen penawaran.

°

Mendapatkan penyedia “nyata” yang kompeten, bukan penyedia yang berfungsi lebih sebagai makelar atau tidak memiliki kompetensi dalam penyelesaian pekerjaan.

74 888 74



BA B

6

Modul Strategi Pengadaan n a h i t a l e P l u d o M l u d u J °

3

Memastikan pada proses pengadaan kompetisi dilakukan oleh penyedia yang setingkat/sekelas (misal pabrikan dengan pabrikan, distributor dengan distributor, dan lain-lain) sehingga terjadi hasil pengadaan yang adil.

°

Membuat kriteria atau alat ukur untuk memonitor performa/kinerja penyedia barang/jasa (pengawasan dan evaluasi yang terus-menerus). terus-menerus) .



Para Pihak dalam Kegiatan Pembuatan RUP dan Kaji Ulang RUP

Para Pihak Keterangan PA/KPA Tahapan Penerapan Strategi Pengadaan Dokumen Masukan

PERENCANAAN •

•

•

•

•

Proses yang Dilakukan •

Pembuatan RUP

Rencana Kerja K/L/D/I Identifikasi kebutuhan, Analisa resiko dan prioritas, Analisa Penyedia Barang/Jasa dan kompetisi pasar, Penyusunan KAK.

PPK

Pejabat Pengadaan

PERSIAPAN PELAKSANAAN Kaji Ulang RUP

RUP Kaji Ulang: Identifikasi kebutuhan Anggaran biaya KAK •

• •

PERSIAPAN PEMILIHAN •

Kaji Ulang RUP

Rencana Pemilihan Pengadaan Penetapan revisi sistem pengadaan terdiri dari : Sistem Pemilihan, o Metode o Penyampaian Dokumen, Metode Evaluasi, o Jenis Kontrak. o Penetapan Metode Kualifikasi, Penetapan Tahapan Jadual Pengadaan. Dokumen Pengadaan Dokumen kualifikasi, Dokumen Pemilihan.

•

•

•

•

•

Keluaran

RUP yang telah disusun berdasarkan prioritas kebutuhan.

•

Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang lebih realistis.

• •

Tabel 6.6 Para Pihak pada Pembuatan RUP dan Kaji Ulang RUP


8 8 8 75

3 BA B

6



Diskusi Kelompok 1 1.

Kelo Ke lomp mpok ok mem memil ilih ih sal salah ah sat satu u PEMD PEMDA A (PRO (PROV/ V/KA KAB/ B/KO KOTA TA)) di Ind Indon ones esia ia..

2.

Buatl Bua tlah ah Vi Visi si,, Mis Misi, i, Tuj Tujua uan n dan dan Sas Sasar aran an Or Orga ganis nisas asii dal dalam am 5 (li (lima ma)) tah tahun un ke depan dan rencana kerja untuk 1 (satu) tahun ke depan.

3.

Prior Pri orit itas as ke de depa pan n ada adalah lah pe peni ning ngka kata tan n APB APBD D dar darii pro produ duk k ung unggu gulan lan da daera erah h dan peningkatan kualitas pelayanan pendidikan.

4.

Buat Bu atla lah h RUP RUP ba bagi gi or orga gani nisa sasi si te ters rseb ebut ut (G (Gun unak akan an an anal alis isa a Supply Positioning Model untuk untuk penentuan kebutuhan dan menentukan skala prioritasnya).

5.

Tentu Ten tuka kan n Str Strat ateg egii Pen Penga gada daan an ya yang ng te tepa patt dar darii pen penge gelo lomp mpok okan an Ba Bara rang ng/J /Jas asa a tersebut.

Diskusi Kelompok 2 1.

Kelo Ke lomp mpok ok be beke kerj rja a di di Kem Kemen ente teri rian an Pe Pend ndid idik ikan an da dan n Keb Kebud uday ayaa aan. n.

2.

Salah Sal ah sa satu tu pr prio iorit ritas as ta tahu hun n dep depan an ad adala alah h Peni Pening ngka kata tan n Kual Kualit itas as Fa Faku kult ltas as Tek Tekni niss di Seluruh Indonesia. Untuk ini akan dilakukan Pengadaan alat-alat laboratorium di seluruh Fakultas Teknik (Jurusan Sipil, Mesin dan Elektronika).

3.

Tent Te ntuk ukan an Str Strat ateg egii Peng Pengad adaa aan n yang yang tep tepat at apa apaka kah h satu satu Pen Penye yedi dia a akan akan menyediakan masing-masing peralatan lab (Sipil, Mesin dan Elektronika) untuk seluruh Indonesia atau menyediakan ketiga jenis peralatan laboratorium tersebut tetapi distribusinya hanya beberapa provinsi.

76 888 76



LKPP

Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Smesco UKM building 8th Floor Jl. Jenderal Gatot Subroto Kav. Kav. 94 Jakarta 12780 Indonesia Telp 021 799 1025 (Hunting), 021 3256 9058 Fax. 021 799 6033 www,lkpp.go.id

01 Modul_Strategi Pengadaan

Recommend Documents