WORKSHOP MANAGEMENT SYSTEM

Common Tools

Special Tools

Tool utama yang dibutuhkan untuk perbaikan unit. Common tools menjadi tanggung jawab mekanik bila terjadi kehilangan atau kerusakkan

Kerusakan common tools diganti perusahaan dengan menunjukkan tools bekas

Khusus digunakan untuk perbaikan tertentu, seperti center clutch , SST Filter Oli dsb.

Measuring Tools

Alat ukur

Peminjaman dilakukan dengan pengisian buku peminjaman

Tools disimpan di dalam ruangan tools

PIC yang bertanggung jawab adalah tool man

Diagnostic Tools

Khusus yang digunakan untuk membantu menganalisa kerusakan pada unit

Contoh Termometer, stetoscop, Pressure Gauge

Equipment

Perlengkapan standar bengkel seperti dongkrak, Jack stand, mesin press, compressor.

Equipment menjadi tanggung jawab Karu

Perlengkapan Kanban Sistem

Gudang yang baik, isinya dan pengaturanya cukup memenuhi syarat

Nomer Lokasi penyimpan mudah dan gampang dibaca

Papan Kontrol Kanban dan perlengkapnya termasuk kartu2 kaban untuk stock item yang dimiliki

Data - data sales history yang jelas dan transaksi tercatat dengan baik

0

http://en.wikipedia.org/wiki/Workshop ; Diakses tanggal: 07 Oktober 2011, 17:30 WIB
http://www.artikelk3.com/keselamatan-dalam-bengkel-workshop.html ; Diakses tanggal; 30 September 2011, 21:40 WIB
http://id.wikipedia.org/wiki/Biaya Diakses tanggal: Senin, 21 Nopember 2011
http://web.ipb.ac.id/~tepfteta/ekotek/Minggu5/M5B1.htm Diakses tanggal: Senin, 31 Oktober 2011
http://www.riverviewauto.com.sg/downloads/Servicing-Major.pdf Senin: 21 Nopember 2011
http://en.wikipedia.org/wiki/File:20060513_toolbox.jpg 09 Nopember 2011: 11:13 WIB
http://en.wikipedia.org/wiki/Tools 09 Nopember
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen_sumber_daya_manusia 09 Nopember 2011: 14:50 WIB
http://zulidamel.wordpress.com/2008/01/02/persediaan/ Selasa:01 Nopember 2011: 16:55
http://download.oracle.com/docs/cd/A60725_05/html/comnls/us/inv/abcdef.htm#t_defabcomp diakses Selasa; 01 Nopember 2011:17:04
http://translate.google.co.id/ diakses tanggal 01 Nopember 2011:17:04, Selasa
http://file2shared.wordpress.com/sistem-kanban/ ; 30 Sep. 11 15:24 WIB
7

Tool utama yang dibutuhkan untuk perbaikan unit. Common tools menjadi tanggung jawab mekanik bila terjadi kehilangan atau kerusakkan
Kerusakan common tools diganti perusahaan dengan menunjukkan tools bekas
Common Tools
Khusus digunakan untuk perbaikan tertentu, seperti center clutch , SST Filter Oli dsb.
Special Tools
Alat ukur
PIC yang bertanggung jawab adalah tool man
Peminjaman dilakukan dengan pengisian buku peminjaman
Tools disimpan di dalam ruangan tools
Measuring Tools
Khusus yang digunakan untuk membantu menganalisa kerusakan pada unit
Contoh Termometer, stetoscop, Pressure Gauge
Diagnostic Tools
Perlengkapan standar bengkel seperti dongkrak, Jack stand, mesin press, compressor.
Equipment menjadi tanggung jawab Karu
Equipment

WORKSHOP MANAGEMENTMAINTENANCE, REPAIR, INVESTPenanganan perbaikan dan perawatan kendaraan dibuat berdasarkan avaibility atau ketersediaan unit yang akan diperbaiki berdasarkan schedule maintenance unit dan unschedule repair unit. Berdasarkan dua schedule tersebut, pengelola workshop dapat menentukkan plan avaibility yang direalisasikan dalam rentang waktu yang ditentukan. Plan avaibility ditentukan dari total kendaraan yang dimiliki oleh sebuah instansi, perusahaan yang memiliki armada kendaraan atau instansi jasa perbaikan dan perawatan kendaraan (pelayanan konsumen). Avaibility tersebut menjadi gambaran kapasitas penanganan atau kemampuan workshop dalam melakukan service perbaikan dan perawatan kendaraan. Target avaibility atau plan avaibility ditentukan kebijakan dan target perusahaan. Semakin rendah tingkat persentase unschedule unit yang ditentukan, maka pihak pengelola workshop dituntut untuk memperketat maintenance/periodical maintenance dan repair unit kendaraan. Inovasi dan efisiensi penanganan diperlukan untuk menciptakan pencapaian target yang ditentukan. Efisiensi tersebut dapat dicapai dengan proses perencanaan yang matang dan terkendali.2011WORKSHOP MANAGEMENT 9/16/2011
WORKSHOP MANAGEMENT
MAINTENANCE, REPAIR, INVEST

Penanganan perbaikan dan perawatan kendaraan dibuat berdasarkan avaibility atau ketersediaan unit yang akan diperbaiki berdasarkan schedule maintenance unit dan unschedule repair unit. Berdasarkan dua schedule tersebut, pengelola workshop dapat menentukkan plan avaibility yang direalisasikan dalam rentang waktu yang ditentukan. Plan avaibility ditentukan dari total kendaraan yang dimiliki oleh sebuah instansi, perusahaan yang memiliki armada kendaraan atau instansi jasa perbaikan dan perawatan kendaraan (pelayanan konsumen). Avaibility tersebut menjadi gambaran kapasitas penanganan atau kemampuan workshop dalam melakukan service perbaikan dan perawatan kendaraan. Target avaibility atau plan avaibility ditentukan kebijakan dan target perusahaan. Semakin rendah tingkat persentase unschedule unit yang ditentukan, maka pihak pengelola workshop dituntut untuk memperketat maintenance/periodical maintenance dan repair unit kendaraan. Inovasi dan efisiensi penanganan diperlukan untuk menciptakan pencapaian target yang ditentukan. Efisiensi tersebut dapat dicapai dengan proses perencanaan yang matang dan terkendali.

2011

WORKSHOP MANAGEMENT
9/16/2011

WORKSHOP MANAGEMENT- GENERAL
Workshop
Workshop merupakan tempat dimana terjadi berbagai macam aktifitas perbaikan dan perawatan kendaraan ataupun peralatan. Sebagai tempat yang menyediakan area dan alat khusus yang diperlukan untuk pembuatan dan perbaikan ,manajemen workshop menjadi sangat penting untuk proses pelaksanaan, pengendalian, perencanaan dan pengorganisasian sumberdaya.
Layout dan Desain Workshop
Layout atau letak ruang standar dalam workshop disesuaikan dengan jenis dan karakteristik perbaikan yang dilakukan. Begitu juga dengan desain workshop yang ikut disesuaikan dengan jenis perbaikan atau perawatan yang dilakukan. Desain yang praktis dan multiguna dibuat untuk mempermudah mobilisasi sumberdaya manusia sehingga dapat menunjang berjalannya proses perbaikan, perawatan dan penanganan pembuatan peralatan yang lancar, aman dan cepat. Bagian – bagian perbaikan dalam workshop biasa disebut dengan stall. Stall merupakan bagian konstruksi bangunan yang digunakan sebagai tempat spesifik perbaikan atau perawatan kendaraan tertentu sesuai dengan jenis perbaikan atau perawatan yang dilakukan. Stall dibuat dengan menyesuaikan karakteristik dan kapasitas kendaraan yang masuk ke workshop. Berikut ini contoh stall yang digunakan untuk perbaikan kendaraan.

Keselamatan dalam Workshop
Bengkel atau biasa disebut workshop tempat dimana segala macam aktifitas seperti perbaikan dan perawatan baik itu kendaraan atau pun peralatan dilakukan di area ini. Hal ini membuat bengkel adalah tempat yang memiliki potensi bahaya yang cukup tinggi.
Tidak sedikit kecelakaan terjadi di bengkel seperti tertabrak kendaraan, terjatuh saat sendang memperbaiki di atas unit, tertimpa material, terpeleset, tersandung, terpukul dan masih banyak lagi yang dapat mengakibatkan para mekanik menderita cidera baik itu ringat (pertolongan pertama) hingga dapat merengut nyawa sekalipun. Dikarenakan potensi bahaya di bengkel begitu tinggi maka diperlukan pengelolahan keselamatan dalam workshop.
Berikut 6 kontrol keselamatan dalam bengkel yang dapat Anda lakukan untuk mencegah cidera saat bekerja di dalam Bengkel:
Identifikasi semua bahaya yang ada di bengkel sebelum Anda mulai bekerja
Periksa semua perkakas atau peralatan yang Anda gunakan saat bekerja dalam keadaan baik dan standar
Patuhi prosedur keselamatan kerja yang ada di bankel. Pahami prosedur tersebut sebelum Anda mulai bekerja
Selalu konsentrasi saat sedang bekerja dan tetap berkomunikasi dengan rekan kerja Anda
Selalu menjaga lingkungan bengkel Anda bersih, tidak terdapat ceceran oli, perkakas tersimpan di tempatnya
Selalu mengenakan alat pelindung diri setiap saat.

Dengan mengimplementasikan ke 6 kontrol keselamatan dalam bengkel, diharapkan Anda dapat bekerja dengan aman dan terhindar dari cidera.
OPERATION
Penanganan perbaikan dan perawatan kendaraan dibuat berdasarkan avaibility atau ketersediaan unit yang akan diperbaiki berdasarkan schedule maintenance unit dan unschedule repair unit. Berdasarkan dua schedule tersebut, pengelola workshop dapat menentukkan plan avaibility yang direalisasikan dalam rentang waktu yang ditentukan. Plan avaibility ditentukan dari total kendaraan yang dimiliki oleh sebuah instansi, perusahaan yang memiliki armada kendaraan atau instansi jasa perbaikan dan perawatan kendaraan (pelayanan konsumen). Avaibility tersebut menjadi gambaran kapasitas penanganan atau kemampuan workshop dalam melakukan service perbaikan dan perawatan kendaraan. Target avaibility atau plan avaibility ditentukan kebijakan dan target perusahaan. Semakin rendah tingkat persentase unschedule unit yang ditentukan, maka pihak pengelola workshop dituntut untuk memperketat maintenance/periodical maintenance dan repair unit kendaraan. Inovasi dan efisiensi penanganan diperlukan untuk menciptakan pencapaian target yang ditentukan. Efisiensi tersebut dapat dicapai dengan proses perencanaan yang matang dan terkendali.
Berikut dibawah ini adalah pokok improvement yang dapat dikembangkan sebagai bahan awal untuk melakukan maintenance, repair dan invest yang diselaraskan dengan continue improvement untuk stabilitas sistem.

Point penting dalam Workshop Management adalah sebagai berikut:

Improvement Focus
Maintenance, Repair, Invest
Hal terpenting yang menjadi perhatian utama dalam mengimplementasikan maintenance, repair dan invest dalam sebuah workshp adalah sebagia berikut:
SDM (Sumber Daya Manusia), terdiri dari pemilihan orang – orang yang berkompetensi sesuai dengan bidang yang akan kembangkan mengenai workshop
SDA (Sumber Daya Alam), terdiri dari sumberdaya yang mendukung seperti tempat, lokasi bengkel dan sumberdaya alam yang diperoleh melalui pembelian dengan jumlah tertentu
Sistem (Sistem, dan teknologi yang menunjang), terdiri dari sistem flow dan prosedure, arus komando dan pertanggung jawaban.

BUDGET
Avaibility - Productivity
Biaya adalah semua pengorbanan yang perlu dilakukan untuk suatu proses produksi, yang dinyatakan dengan satuan uang menurut harga pasar yang berlaku, baik yang sudah terjadi maupun yang akan terjadi. Budget workshop merupakan biaya atas perencanaan implementasi operasional workshop, yang umumnya terkait dengan investasti mesin, dan investasi man power. suatu mesin hanya dapat dipakai selama selang waktu tertentu. Biaya investasi akan habis (tersisa sedikit) setelah selang waktu tersebut. Oleh sebab itu, kalau dilihat dari waktu ke waktu selama selang waktu tersebut, nilai mesin telah berkurang/menyusut. Dengan kata lain, mesin kendaraan memiliki biaya penyusutan mesin yang menjadi dasar perhitungan maintenace schedule dan berpengaruh langsung terhadap avaibility dan productivity unit kendaraan. Avaibility dan productivity unit kendaraan dipengaruhi secara langsung oleh biaya penyusutan mesin. Biaya penyusutan mesin tersebut dipengaruhi oleh dua jenis umur kendaraan, yaitu:
Umur teknis (service life) : Lama waktu suatu mesin dapat dipakai secara teknis.
Umur ekonomis (economic life) : Lama waktu suatu mesin dapat dipakai dan masih menguntungkan secara ekonomis.
Avaibility workshop ditentukan berdasarkan unschedule unit, periodical maintenance dan plan avaibility.
Unschedule Unit
Unschedule unit merupakan unit service yang diperbaiki di luar waktu yang telah dijadwalkan. Unit unschedule merupakan indikator keberhasilan penanganan pelaksanan maintenance terschedule atau periodical maintenance. Bentuk unschedule biasanya ditemui dalam bentuk storing atau perbaikan darurat yang dilakuan di luar wilayah workshop. Unschedule biasanya disebabkan akibat umur teknis kendaraan yang telah habis sehingga kinerja kendaraan semakin rendah. Selain itu bisa disebabkan oleh kecelakaan atau accident dan incident yang terjadi (repair incidental).
Periodical Maintenance
Periodical maintenance merupakan perawatan kendaraan berkala yang telah direncakan selama jangka waktu tertentu. Periodical maintenance ditentukan berdasarkan km yang telah ditempuh unit. Periodical maintenance sangat penting dilakukan untuk menghasilkan pengoperasian kondisi mesin yang stabil dan berkinerja. Periodical maintenance dirumuskan ke dalam interval perawatan kendaraan dalam rentang waktu tertentu berdasarkan jenis maintenance engine atau body kendaraan. Interval atau rentang waktu periodical maintenance tersebut ditentukan berdasarkan penggunaan mesin, muatan, bahan bakar, dan penggunaan oli mesin. Sangat perlu diperhatikan pengendalian ketepatan pelaksanaan maintenance dengan plan maintenance yang ditetapkan dan memastikan ketepatan pelaksanaan maintenance. Periodical maintenance yang berjalan dengan baik dapat mendukung penghematan biaya repair yang muncul akibat semakin menurunnya umur teknis kendaraan.
Periodical Maintenance dibuat berdasarkan:
1. Km yang telah dilalui oleh kendaraan (Maintenance Engine)
Maintenance engine meliputi langkah – langkah perawatan mesin berdasarkan pengoperasioan dan frekuensi penggunaan mesin. Body kendaraan tidak termasuk ke dalam body engine karena termasuk ke dalam maintenance body.
2. Jenis kendaraan (Maintenance Body)
Maintenance Engine terdiri dari:
Engine
Maintenance Body terdiri dari:
Body repair

Plan Avaibility
Plan avaibility meliputi plan peridocal maintenance dan unschedul unit. Plan avaibility menggambarkan kemapuan workshop melakukan service sesuai dengan demand service atau tindakan perbaikan danperawatan kendaraan oleh workshop.
Productivity Unit
Productivity unit memperhitungkan tingkat produktivitas mekanik yang berada di workshop dalam pengerjaan unit yang masuk ke dalam workshop. Indikator tinggi rendahnya produktivity mekanik dapat dilihat dari seberapa banyak unit yang masuk workshop dan dapat tertangani oleh mekanik. Gambaran tingkat kemampuan penanganan tersebut digambarkan dengan produktivity unit.
Flate Rate
Flate merupakan standar waktu penyelesaian suatu proses kerja berdasarkan waktu ideal pengerjaan atau waktu standar yang telah menjadi kebijakan. Flate rate menjadi dasar untuk menentukan point. Flate dinyatakan dalam satuan waktu yang kemudian dapat dikonversikan langsung menjadi point. Point tersebut akan menjadi dasar penilaian untuk mekanik dan menjadi input dalam sistem terkomputerisasi dan mendeskripsikan jenis pekerjaan dan konversi pengupahan ke dalam rupiah.
Flate digunakan sebagai dasar acuan untuk menentukan dasar point penilaian yang objektif berdasarkan nilai toleransi waktu pengerjaan dan waktu ideal yang diperlukan dalam melakukan satu kali proses kerja mekanik. Flate rate awalnya dibuat general yang dapat mengakomodir berbagai detail pekerjaan yang telah di kelompokkan ke general item kerja tersebut. Sebagai contoh,
Target Unit
Target unit adalah jumlah unit yang harus terselesaikan dengan waktu dan tenaga atau sumberdaya yang telah tersedia.
Service
Service atau pelayanan jasa dapat berbentuk perbaikan mesin, perawatan kendaraan dan perlengkapan kebutuhan penunjang kendaraan.
Productivity Mekanik
Productivity mekanik dihitung berdasarkan pencapaian point flate rate per satu hari kerja yang kemudian diakumulasikan ke dalam bulan perhitungan pengupahan. Produktivity mekanik harus dapat diperhitungkan dengan paramater yang konstan, sehingga penilaian dari produktivity mekanik menjadi objektif berdasarkan standar waktu dan terukur dengan jelas parameternya.
Stall
Stall merupakan tempat pelaksanaan service atau perbaikan dan merupakan diferensiasi fokus penanganan service yang dilakukan mekanik di bengkel atau workshop. Stall dibagi kedalam :
Stall Heavy Repair
Stall heavy repair ditujukan untuk menangani perbaikan berat atau heavy repair akibat kerusakan berat yang membutuhkan waktu penanganan yang lebih panjang dan penanganan yang lebih serius, terencana dan membutuhkan keahlian yang tinggi pula.
Stall Quick service
Quick service ditujukan untuk penanganan ringan menyangkut perbaikan atau maintenance rutin kendaraan.
Stall Preventive Maintenane
Preventice maintenance meliputi seluruh macam perbaikan yang telah dijadwalkan terkait dengan perawatan wajib kendaraan seiring dengan penggunaan mesin dan fungsi kendaraan.

Kegiatan Tire Management (pelepasan dna pemasangan tire secara manual oleh mekanik tire/tireman)

Proses pemeriksaan Kualitas sparepart saat kedatangan barang

Operasional mekanik mesin dalam perbaikan car carrier

Mekanik electric dan aktifitasnya
Head
Peridical maintenance dibuat berdasarkan perhitungan jumlah head yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau pengguna jasa workshop. Head dibuat terpisah dengan tail/chasis karena seringkali head digunakan terpisah sehingga pembebanan atau umur ekonomis dan teknis dari head menjadi berbeda dengan tail.
Tail/Chasis
Tail /chasis merupakan bagian kendaran yang dapat dipisahkan atau tidak dipisahkan berdasarkan
Avaibilty atau KPI WS
Key Perfomance Workshop terdiri dari :
Financial Persfektif
Cost Maintenance
Tyre Cost
Customer Persfektif
Truck Avaibility
Internal Process
Breakdown Unit
Inventory Turn Over
Mechanic Productivity
Learning & Growth
Tingkat Absensi
Implementasi PDCA
Implementasi QMS
QCC
SS
5S

BUDGET
Maintenance Cost
Maintenance
Maintenance mesin merupakan syarat mutlak yang wajib dijalankan secara konsistem, terencana dan berkualitas. Maintenance kendaraan secara umum meliputi :
A) ENGINE
Change Engine Oil
Change Engine Oil Filter
Change Drain Plug Gasket if necessary
Check Engine Running Condition
Check Engine Idle Speed if applicable
Check Spark Plug Condition & Change if necessary
Check Air Filter Condition & Change if necessary
Check for Abnormal Engine Noise
Check Fuel System for Leaks
Check Drive Belt Condition
Check Engine Cooling System for Leaks
Change Fuel Filter if necessary / Perform Fuel Pressure Test
Change Engine Coolant if necessary
B) TRANSMISSION
Check Transmission Fluid Condition / Change if necessary
Check Transmission for Leaks
Check Clutch Condition
Check Clutch Fluid Level
C) STEERING SYSTEM
Check Steering Rack & Pinion Assembly
Check Steering Linkages & Ball Joints
Check Power Steering for Leaks & Fluid Level
Check Steering Bellow Condition
D) BRAKE SYSTEM
Check All Brake Pads & Lining Condition / Service All Wheel Brakes as necessary
Check Brake Lines & Hoses Condition
Check Brake Fluid Level & Change if necessary
Check Brake Wheel Cylinder Condition
Check Parking Brake Condition & Service as necessary
E) CHASSIS AND BODY
Check all Shock Absorber Condition
Check Condition of Engine Mountings
Check Aircon Refrigerant Level / Cabin Filter Condition
Check Exhaust System for Leaks
Check Window Operating Condition
Check Wheel Bearings Condition
Check Drive Shaft Joint Condition
Check & Lubricate Door Hinges
F) ELECTRICAL AND OTHERS
Check Operation of all Lights & Switches
Check Horn for Function
Check Battery Electrolyte Level & Condition
Check Spare Tyre & All Wheel Tyres Pressure
Check Wipers & Windscreen Washer
Check Instrument Panel Meters & Indicators
Check & Clean Throttle Bore if necessary
Wash Engine Bay / Car Exterior / Vacuum Interior
Perform Road Test if necessary

Job Control Board
Maintenance unit dikontrol dan di update setiap harinya dan menjadi monitoring board yang dapat dilihat oleh mekanik dan management.
Internal Process
Breakdown Unit
Breakdown unit merupakan unit yang mengalami perbaikan di luar maintenance schedule yang telah ditetapkan berdasarkan penggunaan operasional mesin kendaraan. Penanganan breakdown unit dilakukan
Inventory Turn Over
Inventory turn over (ITO) merupakan suatu rasio yang menunjukkan berapa kali persediaan dijual dan diganti selama satu periode.
Mechanic Productivity
Mechanic productivity menunjukkan tingkat efektif produktifitas
Perputaran persediaan dalam tempo waktu tertentu. (dalam masa)
Preventive Maintenance
Preventif Maintenance dilakukan sebagai

Welding/Electric
Welding atau pengelasan didefinisikan sebagai aktifitas pengelasan yang
Tire

BUDGET
Investasi Tools dan Man Power

Investasi Tools dan MPP

Taken from: http://en.wikipedia.org/wiki/File:20060513_toolbox.jpg
Alat atau Perkakas (Inggris: tools) adalah benda yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan kita sehari-hari. Beberapa contoh alat adalah palu, tang, gergaji, dan cangkul. Beberapa benda sehari-hari seperti garpu, sendok dan pensil juga termasuk alat.
Sumber daya manusia atau biasa disingkat menjadi SDM potensi yang terkandung dalam diri manusia untuk mewujudkan perannya sebagai makhluk sosial yang adaptif dan transformatif yang mampu mengelola dirinya sendiri serta seluruh potensi yang terkandung di alam menuju tercapainya kesejahteraan kehidupan dalam tatanan yang seimbang dan berkelanjutan. Dalam pengertian praktis sehari-hari, SDM lebih dimengerti sebagai bagian integral dari sistem yang membentuk suatu organisasi. Oleh karena itu, dalam bidang kajian psikologi, para praktisi SDM harus mengambil penjurusan industri dan organisasi.
Manajemen sumber daya manusia juga menyangkut desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan dan hubungan ketenagakerjaan yang baik. Manajemen sumber daya manusia melibatkan semua keputusan dan praktik manajemen yang memengaruhi secara langsung sumber daya manusianya

BUDGET
Penentuan Target Unit Unschedule WS
Penentuan Target Unit Unschedule WS
Target adalah fokus pencapaian nilai yang ingin diraih pada suatu proses. Target Unit Unschedule WS menggambarkan juga toleransi yang dibuat sebagai kebijakan terhadap unit di luar preventif maintenance dan maintenance schedule.

GRADING MECANIC
Struktur Organisasi

Struktur Organisasi
Struktur organisasi efektif menggambarkan efektifitas alokasi sumberdaya sesuai dengan potensi kemampuan sumberdaya tersebut. Efektifitas tersebut di dukung juga oleh alur komunikasi dan alur komando yang jelas, terencana, efisien dan berkesinambungan. Stuktur organisasi yang efektif dapat menjembatani pencarapain target perusahaan melalui alokasi kepemimpinan, keterampilan, dan kemampuan sumberdaya yang tepat dalam perusahaan. Oleh karena itu, susunan struktur organisasi yang tepat sangat dibutuhkan agar tujuan perusahaan dapat tercapai, dan biaya terhadap kelebihan sumberdaya dapat dihindari. Begitu juga dengan stuktur organisasi di Workshop. Sebagai suatu aktivitas produksi jasa yang membutuhkan efektifitas dan keterampilan sumberdaya, Stuktur organisasi harus dibuat ramping, tepat sasaran dan sesuai dengan proses bisnis yang berjalan. Struktur organisasi workshop minimal memiliki bagian – bagian tanggung jawab penanganan seperti berikut ini:

W/S Manager/ Kepala Bengkel
Workshop Manager atau Kepala Bengkel memiliki peran dan tanggung jawab yang besar terhadap kinerja dan pencapaian target yang telah di tetapkan perusahaan. Target yang ditetapkan meliputi target activity workshop.

Fleet User / customer
Vendor / Supplier

Fleet & TS Division Head

WORKSHOP HEAD
WORKSHOP HEAD

Service Advisor
Workshop Admin Coordinator
Admin Staff
Inventory Staff

KARU
Mekanik
Tool Keeper
Garis koordinasi bolak balik, merupakan hubungan koordinasi baik dengan pihak internal maupun external perusahaanGaris ini, pertanggung jawaban satu arah, merupakan hubungan atasan –bawahan langsung
Garis koordinasi bolak balik, merupakan hubungan koordinasi baik dengan pihak internal maupun external perusahaan
Garis ini, pertanggung jawaban satu arah, merupakan hubungan atasan –bawahan langsung

Workshop dept Head memiliki tanggung jawab

TA (Technical Analyst)
TA memiliki tanggung jawab menganalisa kondisi fisik

WAC (Workhop Admin Coordination)/ Workshop Admin Coordinator (WAC)

Customer

Workshop Head
(Kepala Bengkel)


1. Admin Staff
2. Inventory Staff
3. Tool Keeper

Service Advisor
Service Advisor

SA/ SERVICE ADVISOR

customer

Workshop Head
(Kepala Bengkel)

SERVICE ADVISOR
SERVICE ADVISOR

KARU
Mekanik
Welder
Tire Man

Workshop Admin Control
Workshop Admin Control

KARU
Kepala MEKANIK (KEPALA – REGU)

Hubungan Kerja:

Service Advisor

KEPALA MEKANIK(KEPALA REGU)
KEPALA MEKANIK
(KEPALA REGU)

Mekanik

WAC 2. Inventory Man
WAC
2. Inventory
Man

Mekanik merupakan
Mekanik – Senior (mEKANIK ii / iii)

Kepala Regu
MEKANIK - SENIOR
MEKANIK - SENIOR

Admin Staff Inventory Staff
Admin Staff
Inventory Staff

Mekanik rePAIR (Mekanik-1, 2 & 3)

KARU

MEKANIK (Mekanik SENIOR, Mekanik-1, 2, 3 & Mekanik- TRAINEE)
MEKANIK (Mekanik SENIOR, Mekanik-1, 2, 3 & Mekanik- TRAINEE)

Inventory Staff Admin staff
Inventory Staff
Admin staff

Tire Man
Welder
ADM/ Front-desk & admin bengkel
Inventory Staff/ inventory & Tool Keeper

1. KARU2. Mekanik
1. KARU
2. Mekanik

Workshop Administration Coordinator

INVENTORY & TOOL KEEPER
INVENTORY & TOOL KEEPER

Supplier/Vendor
Supplier/Vendor


Konsep Grading Mekanik
Konsep Grading Mekanik mengindikasikan adaranya arah komando dan koordinasi yang jelas antar pihak
Seragam Mekanik
Seragam yang digunakan oleh mekanik adalah warepack (baju kodok mekanik) dengan kombinasi warna cerah yang

SCHEME INCENTIVE
Insentive

Scheme Insentif
SISTEM INSENTIF

Insentif Mekanik
Insentif Karu
Insentif SA
Insentif Kabeng
Insentif Mekanik Kabeng
Insentif Welder
Insentif Tire Man
Insentif Electrician
Tabel Job Return

TOOLS MANAGEMENT
Common Tools
Common Tools
Special Tools
Measuring Tools
Diagnostic Tools
Equipment

Stock Control
Definisi
Merupakan pemantauan part yang ada di gudang beserta perhitungan perkiraan kebutuhan part dengan tepat.
Tujuan
Mencapai pelayanan penyediaan part secara just in time dengan minimum stock
Pekerjaan
Perencanaan dan pengaturan jenis dan jumlah part yang di-stock
Pencatatan pergerakan part (part masuk, part keluar dan pembuangan)
Penyimpanan part di gudang
Klasifikasi Part (berdasarkan pergerakan)
Fast Moving Part, part yang bergerak sangat cepat (part keluar setiap seminggu sekali atau lebih)
Medium Moving Part, part yang bergerak agak cepat (part keluar dalam 1 - 2 bulan)
Slow Moving Part, part yang bergerak lambat (part keluar > 2 bulan)
Stock On Hand, jumlah stok yang ada di gudang.
Faktor yang menentukan jumlah stock on hand:
Permintaan, dapat dihitung dari catatan permintaan (hari/minggu/bulan/tahun) sebelumnya dan perkiraan kecenderungan kebutuhan di masa datang.
Penyediaan, dengan memperhitungkan waktu yang dibutuhkan (lead time) mulai dari pemesanan hingga diterima di inventory. Hal ini dipengaruhi oleh:
Part No. benar / tidak
Part yang diinginkan tersedia / tidak
Quantity yang dipesan tepat / tidak
Saat pengiriman tepat / tidak
Kondisi barang saat diterima, lengkap / tidak
Keamanan, untuk memastikan jumlah stok yang aman karena mempertimbangkan naik turunnya permintaan dan lead time yang tidak sesuai perkiraan.
Safety Stock=Nilai max.permintaan 6 bulan terakhir- rata2 permintaan 6 bulan terakhir
Perhitungan Stock on Hand
Untuk menentukan suatu pertimbangan yang baik antara pengadaan yang maksimum dan investasi yang minimum, diperlukan suatu standard dalam menentukan jumlah stock. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan adalah :
Basic stock, besarnya angka rata-rata permintaan setiap bulan.
Formula : Rata-rata permintaan 6 bulan X OC
Lead time stock, jangka waktu yang diperlukan dari mulai order sampai barang diterima di gudang dan siap dijual.
Formula : Lead time (bulan) X Rata-rata permintaan 6 bulan
Safety stock, jumlah stok yang dipersiapkan untuk memenuhi permintaan yang tak terduga.
Formula : (Maximum permintaan 6 bulan – Rata-rata permintaan 6 bulan) X OC
Order cycle (OC), jangka waktu antara order yang satu dengan yang selanjutnya atau frekuensi kita melakukan order.
Order sebulan sekali, OC=1; dua bulan sekali, OC=2, dst)
Maximum stock, jumlah perhitungan stock sesuai dengan ketentuan-ketentuan diatas.
Formula : Basic stock + Safety stock + Lead time stock
Minimum stock (Level), batas jumlah dimana dilakukan pertimbangan perlu tidaknya penambahan quantity sesuai dengan urgensi atau kecenderungannya.
Formula : Safety stock + Lead time stock
Jumlah yang harus diorder
Maximum stock – (stock + outstanding quantity)
Jumlah Minimum Pembelian
Harga per Item
Perkiraan Permintaan
Kebutuhan part dapat diperkirakan secara umum dengan mempertimbangkan:
Kondisi operasional kendaraan, seperti jarak tempuh, waktu operasi per bulan, kondisi jalan dan berat muatan.
Keausan / Life Time masing-masing part, umumnya berbeda-beda antara tiap part yang juga dipengaruhi oleh lokasi dan kondisi operasional kendaraan.
Jumlah pemakaian per kendaraan. Jika part yang dipakai dalam tiap kendaraan lebih dari satu, jumlah stok akan berbeda dengan part yang dipakai hanya satu per kendaraan.
Evaluasi Stock Control
Inventory Turn Over, merupakan rata-rata jangka waktu lama penyimpanan part.
Operasional Gudang
Prinsip Operasional Gudang
Kelancaran arus part masuk dan part keluar
Keakuratan data (jumlah dan lokasi)
Safety
Perawatan
Kegiatan Operasional Gudang
Penerimaan, tidak hanya terdiri dari penerimaan dan pemeriksaan barang berdasarkan pada macam dan jumlah, melainkan juga termasuk pemeriksaan kualitas. Oleh karena itu, diperlukan seseorang yang berpengalaman mengenai part dan pemeriksaannya (Quality Control). Hal penting yang harus diperhatikan:
Jumlah dan jenis part sesuai dengan spesifikasi pemesanan
Memiliki area khusus untuk melakukan aktivitas penerimaan
Informasikan bila terjadi kerusakan part atau kesalahan pengiriman
Semua dokumen disimpan menurut tanggal maupun jenisnya
Penyimpanan dan Perawatan, hal penting yang harus diperhatikan:
Posisi barang sudah benar agar terhindar dari resiko part jatuh.
Penerapan aturan 'First In First Out'
Penempatan part yang sejenis pada lokasi tertentu untuk memudahkan pengawasan
Penyimpanan part kecil dilakukan dalam kondisi terbungkus
Lokasi penyimpanan dipilih berdasarkan bentuk/dimensi part
Melakukan pemeriksaan (Maintenance Location) secara periodik untuk mengetahui kondisi part dan bila perlu dilakukan peerbaikan terhadap kondisi penyimpanan yang telah ada, serta memerhatikan part yang sudah lama tersimpan.
Perawatan khusus untuk beberapa part, antara lain:
Permukaan cylinder block, cylinder head dan crankshaft harus diolesi oli untuk mencegah korosi
Part elektrik harus disimpan pada area yang kering
Seal, gasket dan bearing harus dijaga jangan sampai mongering
Penempatan crankshaft dan camshaft pada tempat yang datar untuk menghindari bengkok
Hati-hati dalam penanganan part yang mudah pecah, seperti kaca, bohlam, kampas rem dan kopling.
7 Teknik Penyimpanan:
Kelompokkan part sejenis dan berukuran sama
Letakkan part secara vertical
Letakkan part di tempat yang mudah terjangkau
Simpan part berat di rak bawah
Pastikan lokasi yang berbeda untuk tiap part
Amati part dengan pergerakan abnormal
Simpan part sesuai kelas pergerakan (Fast, Medium, Slow)
Pengeluaran, hal penting yang harus diperhatikan
Part yang diberikan disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan
Pemeriksaan Operasional Gudang, untuk membantu menemukan kelemahan gudang:
Pastikan sistem penerimaan barang sudah efektif
Part yang secara rutin diterima dan dikeluarkan ditempatkan di lokasi yang tepat
Part yang berat ditempatkan di lokasi yang mudah untuk penerimaan dan pengeluaran barang
Rak penyimpanan part dapat dengan mudah dipindahkan jika diperlukan
Pastikan ada prosedur yang baku untuk part yang rusak
Rak Penyimpanan, dipilih berdasarkan jumlah dan jenis (bahan, dimensi, berat) part yang akan ditempatkan serta jumlah stok.
Tabel Ratio Item Stock berdasarkan ukuran part dan luas area penyimpanan
Perbandingan Berdasarkan Ukuran
Perbandingan Luas Area Penyimpanan
Grade
Ukuran
Persentase
Area <300 m2
Area >300 m2
A
Part Sangat Kecil
10%
3 – 5 %
1 – 2 %
B
Part Kecil
32%
20%
8 – 10 %
C
Part Menengah
30%
30%
25%
C
Part Menengah dgn Jumlah Banyak
3%

D
Part Besar
15%
30%
40%
E - K
Part Panjang
5%
15%
25%

Pelat Logam
5%

TRAFFIC MANAGEMENT
Re Lay Out System
Stock
Stock atau persediaan adalah Persediaan adalah barang yang dimiliki untuk dijual atau untuk diproses selanjutnya dijual. Berdasarkan pengertian di atas maka perusahaan jasa tidak memiliki persediaan, perusahaan dagang hanya memiliki persediaan barang dagang sedang perusahaan industri memiliki 3 jenis persediaan yaitu persediaan bahan baku, persediaan barang dalam proses dan persediaan barang jadi (siap untuk dijual).
ABC Class
ABC class merupakan pengklasifikasian atau identifikasi pengelompokkan jenis persediaan sesuai dengan nilai dan jenis item persediaan. Jenis kelas didefinisikan tersendiri berdasarkan terminologi sendiri. Kelas dapat didefinisikan ke dalam kelas rendah, tinggi atau sedang dan sebagainya. Kemudian kelas tersebut di urutkan berdasarkan peringkat yang mengindikasikan adanya frekuensi atau akumulasi item. Rentang kelas atau jarak kelas dan nama kelas dapat dibuat berdasarkan jenis kebutuhan atau persediaan. ABC class dapat digunakan untuk mengelempokkan item dan frekuensinya.
ITO
ITO (Inventory Turn Over) menggambarkan ukuran jumlah persediaan dengan penjualan (pemakaian) dalam jangka waktu tertentu (siklus atau periode). Perputaran persediaan sama dengan harga pokok penjualan dibagi dengan persediaan rata – rata
MAD
MAD (Monthly Average Demand) digunakan sebagai metode analisis untuk mendapatkan karakteristik atau kecenderungan data yang mengindikasikan trend dan informasi mengenai keadaan inventory termasuk klasifikasi perputaran atau arus informasi inventory.
Kanban Sistem
Kanban merupakan alat untuk mencapai cara produksi dengan pendekatan Just In Time. Kanban sistem yaitu, suatu kartu perintah produksi yang berfungsi untuk mengontrol inventory, bentuk kanban adalah semacam kartu vinil segi empat yang dimasukkan ke dalam kantong plastik transparan dan ditempatkan pada palet tempat komponen suku cadang atau material. Melalui Kanban, dapat tercapai suatu sistem fleksibel yang sesuai dengan konsep JIT, dalam proses produksi yang sekaligus dapat mengakomodir kebutuhan pelanggan dengan tetap mencapai laba maksimal bagi perusahaan (Cullen, 2002), (Rooney and Michael, 2005). Sistem tersebut telah cukup luas dikenal didalam dunia produksi di Negara Jepang, khususnya dalam perusahaan Toyota sebagai pemakarsa sistem tersebut dan telah diterapkan di Indonesia.
Kanban :
memilih, merancang, mengimplementasikan, dan mengoperasikan sistem Kanban, stok ukuran buffer (jumlah Kanbans), pilih wadah dan mekanisme signaling. It shows the need to integrate the system with your planning systems. Hal ini menunjukkan kebutuhan untuk mengintegrasikan sistem dengan sistem perencanaan Anda.

Sebuah sinyal dikirim kembali dari proses memakan waktu untuk proses penyediaan (atau pemasok). Ini adalah sinyal:
Untuk mengirim lebih banyak (batch transfer), melalui buffer stock.
Untuk menghasilkan lebih banyak (batch proses), di pusat kerja memasok.
Produksi Just In Time yang paling dikenal adalah berdasarkan kartu kanban yang dikembangkan oleh Toyota. Kanban berasal dari kata Jepang yang berarti tanda. Namun dalam konteks operasional dijelaskan bahwa kanban adalah suatu kartu yang digunakan untuk mewadahi kebutuhan bahan suku cadang dalm proses operasi. Sistem kanban adalah sistem informasi yang secara serasi mengendalikan produksi produk yang dalam jumlah yang diperlukan pada waktu yang diperlukan dalam setiap proses (Monden, 2000).
Dalam sistem produksi JIT, sistem kanban didukung oleh hal-hal sebagai berikut (Monden, 2000):
Pelancaran produksi
Pembakuan pekerjaan
Pengurangan waktu penyiapan
Aktivitas perbaikan
Rancangan tata ruang mesin
Autonomasi
Jenis Kanban
Jenis kanban yang sering digunakan adalah kanban pengambilan dan kanban perintah produksi. Kanban pengambilan menspesifikasikan jenis dan jumlah produk yang harus diambil dari proses terdahulu oleh proses berikutnya, sementara kanban perintah produksi menspesifikasikan jenis dan jumlah produk yang harus dihasilkan oleh proses terdahulu.
Ada beberapa jenis kanban lain, di antaranya adalah:
Kanban pemasok (subkontraktor), yaitu kanban yang berisi perintah yang meminta pemasok atau subkontraktor untuk mengirimkan suku cadang.
Kanban pemberi tanda. Kanban pemberi tanda digunakan untukmenetapkan spesifikasi produksi lot dalam pengecoran cetakan, pelubang tekan, atau proses tempaan. Kanban ini ditempelkan pada suatu kotak dalam lot. Kalau pengambilan mencapai kotak yang ditempeli kanban ini, instruksi produksi harus digerakkan.
Klasifikasi berbagai jenis utama kanban lain dapat dilihat pada gambar berikut:

1. Kanban pengambilan
Kanban pengambilan adalah suatu otorisasi untuk memindahkan suatu kontainer dari outbound buffer stasiun upstream (sebelumnya) ke inbound buffer stasiun downstream (sebelumnya). Tidak ada kontainer yang dapat diambil dari outbound buffer kecuali kartu kanban pengambilan sudah dikeluarkan.
Prosedur full container kanban satu kartu dengan hanya menggunakan kanban pengambilan adalah sebagai berikut:
Tahap 1: Bila operator stasiun downstream melakukan akses terhadap full container maka kanban pengambilan dilepas dan diletakkan pada pos kanban.
Tahap 2: Material handler membaca kanban pengambilan dan membawanya ke stasiun upstream.
Tahap 3: Material handler meletakkan kanban pengambilan ke full container (yang berada pada outbound buffer) dan membawanya ke stasiun doenstream.
Tahap 4: Setiap kali stasiun downstream mengosongkan kontainer, maka material handler akan mengambil dan membawa empty container ke stasiun upstream. (Seringkali tahap 2 dan 4 digabung hanya satu kali perjalanan).
Untuk menghitung jumlah kanban pengambilan, digunakan rumus (Danielle Sipper, Robert L, 1997):

2. Kanban Perintah Produksi
Kanban perintah produksi digunakan sebagai otorisasi untuk memproduksi komponen-komponen atau rakitan-rakitan. Dalam sistem yang menggunakan kartu ini, tidak ada produksi yang diizinkan tanpa adanya kanban perintah produksi, disebut sebagai sistem tarik dua kartu.
Prosedur dari sistem tarik dua kartu ini adalah sebagai berikut:
Tahap 1: Pembawa dari proses berikutnya pergi ke gudang proses terdahulu dengan kanban pengambilan yang disimpan dalam pos kanban pengambilan bersama kontainer kosong.
Tahap 2: Bila pembawa proses berikutnya mengambil suku cadang di gudang A, pembawa itu melepaskan kanban perintah produksi yang dilampirkan pada unit fisik dalam kontainer (perhatikan bahwa tiap kontainer mempunyai satu lembar kanban) dan menaruh kanban ini dalam pos penerima kanban.
Tahap 3: Untuk tiap kanban perintah produksi yang dilepaskannya, di tempat itu ia menempelkan satu kanban pengambilan.
Tahap 4: Bila pekerjaan dimulai pada proses berikutnya, kanban pengambilan harus ditaruh dalam pos kanban pengambilan.
Tahap 5: Pada proses terdahulu, kanban perintah produksi harus dikumpulkan dari pos penerima kanban pada waktu tertentu atau bila sejumlah unit telah diproduksikan dan harus ditempatkan dalam pos kanban perintah produksi dengan urutan yang sama dengan urutan penyobekan kanban di gudang A.
Tahap 6: Menghasilkan suku cadang sesuai dengan urutan nomor kanban perintah produksi dalam pos.
Tahap 7: Ketika diolah, unit fisik dan kanban itu harus bergerak berpasangan.
Tahap 8: Bila unit fisik diselesaikan dalam proses ini, unit ini dan kanban perintah produksi ditaruh dalam gudang A, sehingga pembawa dari proses berikutnya dapat mengambilnya kapan saja .
Sistem dua kartu memberikan pengendalian yang ketat terhadap persediaan. Tidak ada kontainer yang dapat dipindahkan tanpa adanya kanban pengambilan atau kanban perintah produksi.
Jumlah kartu kanban perintah produksi dihitung dengan menggunakan rumus (Danielle Sipper, Robert L, 1997):

WORKSHOP MANAGEMENT
Traffic Management
Standarisasi Lay Out
Layout dibuat berdasarkan kebutuhan akses pergerakan manusia yang terlibat dalam proses operasional Workshop. Layout workshop dibuat berdasarkan kapasitas service yang berjalan serta ukuran workshop itu sendiri.
Layout workshop yang
Quick Service
Quick service merupakan service perbaikan sederhana. Yang termasuk ke dalam quick service adalah:

Light Service
Light service merupakan service perbaikan dalam skala menengah. Yang termasuk ke dalam light service adalah:

Heavy Repair
Heavy repari adalah perbaikan berat di luar light service dan maintenance service.
Flow Document & Process

TA = bertanggung jawab di breakdown time per unit

STRUKTUR ORGANISASI

Syarat Kanban System:
Stock sparepart update
MAD (Monthly Average Demand) 3 bulanan (min-max)
ABC Class
Manpower yang baik
Mental disiplin
Sarana Prasarana
Pergudangan yang baik dan rapih
Keterlibatan Manajemen
Kanban System
Kanban sistem merupakan sistem yang mengintegrasikan strategi dan cara menyimpan persediaan agar persediaan dapat digunakan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Konsep kerja kanban sistem dibuat untuk memenuhi kebutuhan pemakaian sparpart perusahaan dengan mengutamakan kepraktisan kontrol dan kemudahan pengadaan barang. Prinsip kerja yang digunakan meliputi juga ketepatan kedatangan barang dan keakuratan spesifikasi produk. Sistem kanban direalisasikan berdasarkan perhitungan penggunaan aktual pemakaian sparepart pada bulan berjalan. secara akurat memprediksikan penggunaan pemakaian yang dijadikan sebagai dasar perhitungan kebutuhan penggunaan dalam suatu periode.

SISTIM LAMA
SISTEM BARU
STOCK TYPE LOGITIC
FLOW TYPE LOGISTIC
Basic
Jumlah
Space
Inventory
Basic
Jumlah
Space
Inventory
Tidak
Banyak
Diperlukan
System
Demand
Tidak
Tidak mem-
Sedehana
ada
Stock
Gudang
yang
sebagai
stock
perlukan
system
Demand
Spare
yang
cukup
dasar
Spare
Gudang
yang

Parts
Luas
Comlica-
untuk
Parts
Yang
diperguna

Ted
Stock
banyak
Banyak
kan

(Sulit)

(secukup

Gampang

nya)

Akurat

Tujuan sistem kanban adalah untuk memperkecil Inventory Turn Over
ITO akan turun secara perlahan dan sistem akan berjalan dengan benar
ITO merupakan tolak ukur keberhasilan sistem kanban. Dengan sistem kanban, stock yang ada akan sangat efisien digunakan.

Syarat – syarat kanban system
Stock sparepart harus update

SERAGAM

Perbaikan/Perawatan KendaraanPARKING AREA-Pemeriksaan fisik kendaraan-Analisa kondisi kendaraanINP2HTADRIVER REST AREAKLINIKAbsensi Driver (Finger Print)WORKSHOP-Pemeriksaan kesehatan driver (Fit to Work)-Pemeriksaan fisik dan kelengkapan kendaraan-Pemeriksaan kelengkapan dokumenTAOUTDokterSAPerbaikan/Perawatan KendaraanSAINOUT
Perbaikan/Perawatan Kendaraan

PARKING AREA
-Pemeriksaan fisik kendaraan

-Analisa kondisi kendaraan

IN
P2H
TA
DRIVER REST AREA
KLINIK
Absensi Driver (Finger Print)
WORKSHOP
-Pemeriksaan kesehatan driver (Fit to Work)

-Pemeriksaan fisik dan kelengkapan kendaraan

-Pemeriksaan kelengkapan dokumen

TA
OUT
Dokter
SA
Perbaikan/Perawatan Kendaraan

SA
IN
OUT
Bisnis Proses P2H & Workshop

Gudang yang baik, isinya dan pengaturanya cukup memenuhi syarat
Nomer Lokasi penyimpan mudah dan gampang dibaca
Data - data sales history yang jelas dan transaksi tercatat dengan baik
Papan Kontrol Kanban dan perlengkapnya termasuk kartu2 kaban untuk stock item yang dimiliki
Perlengkapan Kanban Sistem

WORKSHOP MANAGEMENT SYSTEM

Recommend Documents