UNIDAD V COMUNICACIÓN EFECTIVA

UNIDAD V COMUNICACIÓN EFECTIVA
Introducción
En esta unidad se abordaran temas como los siguientes:
Imagen directiva.
Protocolo directivo.
Conducción de presentaciones orales y escritas.
Elementos esenciales de las presentaciones efectivas.
Conducción de entrevista.
Que es una entrevista.
Técnicas para conducir una entrevista.
Planeación y conducción de entrevistas.
Conducción de juntas.
Qué es una junta.
Cómo programar una junta efectiva.
Como conducir una junta.
Con los temas antes mencionados, se desean desarrollar habilidades entre los compañeros para la formación de juntas efectivas y concretas, entrevistas con valores eficientes y presentaciones de calidad a continuación se desarrollan cada uno de los temas de una manera más general y entendible para emprender las habilidades que muchos poseen de manera minoritaria, con el fin de que al termino del curso sea más factible y de manera más eficiente desarrollar este tipo de estrategias de una manera elocuente y buena.
5.1 Imagen directiva
Se considera su vestimenta, la manera de hablar y hasta su comportamiento en las comidas. A su vez dentro de la empresa hay personas que pueden afectar la imagen del directivo. En ocasiones, "A un ejecutivo se le conoce en primer instancia por su secretaria. Ella es su carta de presentación. Y debe estar atenta en la forma en que representa a su jefe"

Elementos de la imagen directiva
Un buen servicio al cliente: Una atención de calidad, centrada en satisfacer las necesidades de su cliente, es sinónimo de buena imagen. Sus clientes desearán repetir la experiencia de compra; es más, esa buena imagen la transmitirán a sus colegas, quienes llegarán por estas buenas referencias a su negocio. Por ello, preocúpese de que sus vendedores están tratando con sus clientes correctamente.
Cumplir con ciertas normas de protocolo: En el mundo de los negocios, existen ciertas normas protocolares que distinguen cuando una empresa es profesional o no. Vestir adecuadamente en las reuniones de trabajo, utilizar un lenguaje apropiado, contestar los llamados o correos electrónicos correctamente, aspectos como la puntualidad, el orden, la eficiencia, etc., permiten dar una buena imagen a su empresa frente a la competencia. Contar con una atractiva presentación de su empresa y de sus productos: Contar con catálogos tanto físicos como virtuales, presentaciones multimedia, sitios webs, tarjetas de presentación y todo lo que permita apoyar visualmente a su empresa son factores que dan profesionalismo y seriedad a su negocio.
Buenas relaciones empresariales: Tanto con sus clientes como con sus proveedores, empresas asociadas y hasta su competencia, son factores que inciden en una buena imagen empresarial. Una empresa que hable mal de otros negocios, o que no responda las llamadas de sus clientes, o bien que rompa relaciones constantemente con sus proveedores sin duda que no generará confianza alguna en el mercado.
Preocuparse del diseño: Tanto del local como de sus productos, pueden generar una imagen única en la mente del cliente. Un diseño atractivo del envase de su producto o bien del servicio entregado puede marcar la diferencia. Piense en qué aspectos pueden llamar la atención de su cliente: la presentación, el tamaño, etc. En cuanto al diseño interno del local, preocúpese de aspectos como la visibilidad, la iluminación, la amplitud y el correcto uso de colores y del ambiente.
Asegurar la calidad de lo que ofrece: Comprobar que su producto o servicio es el mejor del mercado le puede ayudar a fortalecer su imagen empresarial. Para ello, puede recurrir a estudios de marketing o encuestas donde se compruebe la preferencia de sus clientes. Estas herramientas también son muy utilizadas para recordar o posicionar su marca.
Ser una empresa transparente: Una empresa logra una buena imagen cuando actúa bajo la verdad. Esto quiere decir, por ejemplo, que si sus productos no son del todo seguros o bien carecen de ciertas características, es mejor siempre ir con la verdad a ocultarla. Por ello, existen empresas que se especializan en manejo de crisis. Ser siempre transparente y reconocer los errores en el momento y lugar adecuados hablarán de una empresa lo suficientemente profesional como para seguir creyendo en ella.

Concepto de Imagen
Se denomina imagen a la representación figurativa de una cosa. Es la representación de una realidad captada a través de los sentidos. Las imágenes son captadas por nuestra vista, y permanecen allí, o pueden luego plasmarse sobre un lienzo, o un papel, por ejemplo. Pueden también ser captadas por una lente óptica o reflejadas en un espejo. Son entonces, copias de las realidades más o menos fidedignas, ya que no es lo mismo una foto que un dibujo, que captan sus características esenciales, pudiendo diferir en sus accidentes. Las imágenes endógenas están cargadas de subjetividad, y son frecuentes en el mundo artístico, las exógenas captan de manera más objetiva el entorno.

CONCEPTO. Es un dispositivo legal, de carácter interno, que emiten las dependencias administrativas, a través de sus autoridades superiores, con la intención de normar y orientar a las personas en un determinado asunto.
5.2 Concepto
5.1.2 Protocolo directivo
 
El protocolo es el conjunto de reglas precisas que rigen el ceremonial.

Comportamiento ante una visita.

Cordialidad pero no familiaridad.
Control del lenguaje verbal y del no verbal.


Demostrar interés a través de la escucha activa
Control y atención al tiempo de espera de los clientes.
Conducir a los visitantes hasta el despacho, si se tiene cita fijada con el director.
Si la cita no ha sido previa, la secretaria les atenderá durante la espera.

Comportamiento ante una presentación.

Al entrar un visitante, lo correcto es interrumpir el trabajo
Ofrecer una sonrisa
Ofrecer un saludo firme (control gestual)
Decir el nombre y preguntar el suyo (si no lo sabemos).
Al acompañar a nuestro visitante se debe ir siempre delante de el y sin hablarle.
Al llegar a la puerta debe abrirse en sentido de la propia puerta, se presenta al visitante con su cargo al anfitrión, y se abandona el despacho siguiendo el sentido de la hoja de la puerta.
3. Actitudes y modos que mejoran la imagen.
Escucha activa
Comunicación abierta
Cortesía
Organización
Discreción, prudencia
Amabilidad
Tacto
Vestuario adecuado
4. Actitudes y modos que deterioran la imagen.
Actitud de "disparo automático"
Desarmonía o estridencia (forma de vestir o hablar)
Impulsividad, impaciencia
Afán de protagonismo
Desorganización
Actitud defensiva
Rudeza, agresividad
Descortesía
Lábil y locuaz (persona sin consistencia)
5. Conductas que denotan una actitud amistosa y cálida.
Eficacia y cortesía: cuando entre un visitante a la oficina la secretaria se levantará siempre a recibirle y si tiene que acompañarle al despacho o a otro lugar siempre por su derecha, cediéndole el paso cuando sea necesario. tiene que haber un contacto corporal, inclinación hacia delante, alto nivel de mirada, rostro sonriente y el tono suave de voz.
Empleo del tú y del usted: mejor recurrir siempre al usted.
Cuidado de la imagen: su forma de vestir, no ir demasiado maquillada ni usar un perfume fuerte.
Atención a su despacho: cuidar el aspecto de su oficina.
Cómo recibir los regalos: deben abrirse en el momento de su entrega, delante de la persona que ofrece la atención. Si el jefe/ a delega a la secretaria la elección de un regalo de empresa, tendrá que ser de buen gusto, no de mala calidad ni demasiado ostentoso y acompañado siempre de una tarjeta manuscrita.
6. Utilización del tratamiento de usted.
El tratamiento de "usted", se debe emplear con personas que acaben de presentarnos y, que por su edad, categoría social o profesional merezcan nuestro respeto. También ha de utilizarse con superiores e inferiores. En conclusión, es aconsejable recurrir siempre al usted. Hay que responderles de usted obligatoriamente a los camareros, taxistas, empleados domésticos.
7. Concepto de protocolo.
El protocolo es el conjunto de reglas precisas que rigen el ceremonial.
8. Concepto de ceremonial.
El ceremonial es el ambiente, el acto, el aparato, la pompa que debe rodear los actos oficiales y solemnes.
9. ¿Qué debe de disponer toda secretaria implicada en la organización de eventos?
Debe disponer lo siguiente: Normativa legal vigente sobre Protocolo, ceremonial y precedencia (BOE); y del manual del Ceremonial.
10. Normas generales a tener en cuenta en el protocolo.
No partidismos, prejuicios sociales, políticos o religiosos.
Conocimiento del ámbito de actuación y relaciones humanas.
Buena presencia, comunicación y relaciones humanas.
Espíritu previsor, planificador.
Mantener al día ficheros sobre personas, lugares y antecedentes.
Imaginación para resolver imprevistos.
Discreción, siempre como regla general.
11. ¿Qué es la precedencia?
La precedencia es el lugar que debe tener una persona en un acto público.
12. Principios generales del reglamento de precedencias.
Preeminencia de los cargos electivos sobre los designados.
El cargo priva sobre la categoría personal.
Las autoridades que acudan a un acto por delegación ocupan el lugar propio de su categoría. Entre iguales, prevalece la persona con autoridad donde se celebra el acto.
En algunos casos, la antigüedad es un grado, como en el ejército.
13. ¿Qué es la presidencia?
La presidencia es el lugar de máximo honor en un acto; ejerce la autoridad real, inicia y cierra el acto.
14. Reglas para determinar la ubicación exacta de la presidencia.
Entre dos, presidencia el de la derecha.
Entre tres, presidencia el del centro.
En grupos impares, presidencia en la posición central
En grupos pares, el grupo de la derecha.
Después de la presidencia, los puestos de honor son, alternativamente y por este orden, el primero a la derecha, el primero a la izquierda, el segundo a la derecha, el segundo a la izquierda, etc.
15. Orden de precedencia en la organización empresarial.
Presidente del Consejo de Administración.
Vicepresidentes.
Consejero Delegado.
Consejeros (por orden de antigüedad)
Director General
Secretario General
Directores o Jefes de Departamentos.
16. ¿En qué círculos es obligatorio aplicar las normas de protocolo? Cite tres motivos para cada uno de ellos.
Relaciones con la Corona.
Comunidades Autónomas
Corporaciones locales
17. Saludo en el ámbito empresarial occidental.
El saludo tiene que ser directo, firme y breve. No hay que demostrar blandura ni tampoco sacudir con excesiva energía. El apretón de manos debe ir acompañado de señales, como una sonrisa, y también, expresiones verbales como por ejemplo un ¿cómo está usted?
18. Formas de saludar a la mujer.
Iguales a las anteriores; otra forma no tan generalizada es la de besar la mano. Solamente se hace el ademán, se hará siempre bajo techo, nunca al aire libre ni en lugar público.
19. Código del buen gobierno con respecto a los tratamientos.
Se suprimen los títulos actuales de "Excelentísimo/ a" o "Ilustrísimo/ a" por "Señor(a)", seguido de la denominación del cargo

5.2 Conducción de presentaciones orales y escritas.
Hablar como líder.
Los comunicadores eficaces deben tener la habilidad de informar y de inspirar; deben ser capaces de manejar audiencias hostiles, así como impresionar expertos y fomentar la confianza en los novatos. Deben ser hábiles para crear consenso, indicar nuevas direcciones y explicar temas complejos.
Elementos fundamentales de un programa exitoso.
Los círculos de calidad funcionan mejor en empresas donde ya existen buenas relaciones entre los empleados y la dirección.
La dirección está comprometida con el programa. El director de un proyecto de círculo de calidad primero debe elaborar informes acerca de otras compañías donde los cc hayan tenido éxito, y presentarlos a directivos de alto nivel.
Los líderes de círculo de calidad utilizan un estilo de liderazgo participativo. Cuando el líder de un círculo asume un papel muy autoritario, los miembros por lo general no responden.
Seleccione a las personas correctas. El director del programa debe ser entusiasta, persistente y trabajador, el facilitador o líder debe ser energético y cooperador.
Las metas de los programas se establecen de manera explícita. Los objetivos deben aclararse evitar una confusión o expectativa irracionales de calidad.
El programa se anuncia adecuadamente en toda la empresa. Una vez que el programa se pone en marcha, se debe difundir información al respecto ampliamente a toda la compañía, el contenido debe ser abierto y positivo.
El programa comienza y crece lentamente. Una introducción gradual del programa sirve para exponer al personal a nuevos conceptos.
Los círculos de calidad se utilizan como método para el desarrollo de los empleados. Propósito fundamentar el desarrollo personal de los empleados.
La participación es voluntaria. Los empleados que deciden contribuir con sus ideas se desempeñan mejor que los que son asignados que los que son asignados arbitrariamente a los círculos de calidad.
Los logros de los cc se reconocen como resultado de esfuerzo del grupo, y no de los individuos.
Se brinda alta capacitación. El líder necesitara habilidades en métodos e participación en grupos. A continuación se mencionan ocho principales técnicas de solución de problemas y sus propósitos:
Lluvia de ideas sirve para identificar todos los problemas.
Se utiliza una hoja de verificación para registrar los problemas dentro de la esfera de influencia.
El diagrama de Pareto verificación para identificar los problemas más graves.
Un diagrama de causa y efecto.
Los histogramas o graficas de barra.
Los diagramas de dispersión.
Gráficas y tablas de control ayudan a supervisar el proceso de producción.
La estratificación.

5.3 Elementos esenciales de las presentaciones eficaces.
¿Cómo puede alguien satisfacer todas las demandas de comunicación que enfrenta un buen directivo?
Existen cinco pasos básicos que llamaremos reglas.
La buena comunicación depende en gran parte de la disposición y la presentación adecuada.
Formular una estrategia para la audiencia y la ocasión especifica. Esta etapa desarrollan los objetivos en relación con la audiencia y la situación.
Desarrollar una estructura clara. Esta etapa traduce la estrategia general en un contenido específico.
Sustentar las ideas con ejemplos, ilustraciones y otro material adaptado para la audiencia. Esto reforzará las ideas.
Preparar el material para crear un estilo de presentación para enriquecer las ideas. La forma en que se presentan las ideas suele ser tan importante.
Complete su presentación al responder a preguntas y a desafíos ¿Está tratando de motivar, transmitir, persuadir, demostrar o enseñar? , su propósito general es comunicar, su propósito es informar; le interesa la transmisión y retención de ideas y hechos, cuando intenta motivar a los empleados, su objetivo general es persuadir con lenguaje motivador y argumentos convincentes.
Objetivo específico: pregúntese antes de estipularlo lo siguiente ¿Qué quiero que la audiencia aprenda? O ¿Qué comportamientos o actitudes quiero que adopte mi auditorio?

Adapte el mensaje de la audiencia específica.
La clave para desarrollar un mensaje adecuado para la audiencia consiste en saber cuál es el conocimiento de sus receptores sobre el tema, su actitud hacia su mensaje y sus expectativas ante su presentación, las actitudes de la audiencia hacia su mensaje; si su audiencia es hostil, comience por fijar metas realistas.
Ponga de relieve las bases comunes al compartir valores similares o metas paralelas. Presente ambos aspectos del tema argumentando fuentes basadas en evidencias. También es importante aumentar su credibilidad. Muéstrese calmado, justo, razonable y bien informado.
Satisfaga las demandas de la situación.
Determine expectativas, como el nivel de la formalidad. Algunas situaciones claramente demandan presentaciones más formales. Si se espera que usted se dirija a un consejo directivo, debe prepararse con sumo cuidado. Si se le piden comentarios en su momento no es adecuado llevar discursos preparados, presente más comentarios espontáneos.
Recuerde que la disposición y preparación son claves para una comunicación eficaz.
Prepárese para responder críticas específicas de su propuesta mientras mantiene un tono de profesionalismo cordial.
Las situaciones formales demandan enunciados con una estructura más correcta y un lenguaje más formal. Las expresiones coloquiales y una gramática menos rígida pueden agregar soltura al entorno informal.

Desarrolle una estructura clara.
Comience con un propósito.
1° capta la atención de los que escuchan y establece un tono para el mensaje.
2° ofrece a la audiencia una razón para escuchar o leer.
Esto plantea la inmediatez del problema y muestra porque están tan implicados en lo que usted tiene que decir.

Elija un patrón de organización adecuado.
La organización de un mensaje es un aspecto fundamental porque influye en la comprensión del receptor. Los receptores retienen más cuando los mensajes están organizados. La organización también afecta su credibilidad como orador o escritor.
En general, usted debe ordenar sus pensamientos con base en procesos continuos, como tiempo, dirección, relaciones entre causa y efecto, o secuencia de solución de problemas, complejidad, espacio o familiaridad.
Otra técnica utilizada es la llamada emparedado e incluye tres pasos:
Destacar las ventajas del plan.
Evaluar de manera realista los riesgos o preocupaciones asociados con éste.
Reforzar los beneficios al mostrar cómo se compensan los costos, como se pueden reducir los riesgos proponiendo salvaguardas o como se podría superar la resistencia al cambio.

Sustente Sus Ideas
Elija diversos apoyos.
El material de apoyo hace una gran diferencia en el efecto que provocan las ideas. Esto es verdad incluso si sus receptores no lo conocen bien o si consideran que su credibilidad es de moderada a baja. Los mensajes tienen más fuerza cuando se elaboran sobre una diversidad de materiales de apoyo.
Considere a su audiencia cuando elija el apoyo.
Los tipos de materiales dependen de la audiencia, si la evidencia para ellos tendrá mayor efecto. Los videos, grabaciones o las fotografías también tienen un efecto importante. Como ejemplos, datos estadísticos y testimonios.
Utilice auxiliares visuales como apoyo.
Los auxiliares visuales sirven para que los individuos procesen y recuerden datos. Además de mejorar la comprensión y la memoria, pueden incrementar el efecto de persuasión de sus ideas si comprometen a los receptores activamente en el intercambio de comunicación. Pero también, deben ser simples, claros y profesionales.
Por desgracia, muchos profesionales ignoran esto y tratan las presentaciones como exhibiciones de transparencias, en las cuales lo que se muestra en pantalla o los efectos de sonido, y no el presentador, se vuelven el centro de atención.
Reglas de Diseño para Presentaciones Efectivas

Las siguientes reglas te guiarán a la hora de diseñar tus diapositivas de PowerPoint para que luzcan más profesionales y realices presentaciones efectivas. Estas normas son a menudo ignoradas dando como resultado una presentación poco profesional y sobrecargada de información.
1. Selecciona un diseño de diapositiva simple y clara, este es el primer aspecto a tomar en cuenta. El diseño de la diapositiva no debe estar cargado de colores e imágenes ya que causaría distracción y dificultaría la lectura y la visión general. Escoge un diseño sencillo, ligero y agradable a la vista.
2. Utiliza un mismo diseño para cada diapositiva (slide) para que tu presentación sea coherente en apariencia para el público. La coherencia en el aspecto y diseño básico de las diapositivas hará tu qué presentación sea fácil de seguir y facilitará la comprensión. Si cada diapositiva presenta un aspecto distinto, el público se distraerá y podría hasta confundirse.
3. Escoge un tipo de letra (fuente) que sea sencillo y simple de leer, no uses letras muy sofisticadas o confusas. El color del texto debe contrastar con el color de fondo de tu diapositiva para que sea fácil de leer. Así mismo debes usar un tamaño adecuado de texto para que se pueda leer a cierta distancia sin dificultad, un tamaño sugerente sería 30.
4. Usa viñetas de texto en lugar de oraciones y párrafos extensos. Estas viñetas son cortas líneas de texto que resumen una idea principal y que sirven de guía a lo largo de la presentación. Por ejemplo:
Soporte 24/7
Personal altamente capacitado
Asistencia remota y/o personal
5. Se recomienda no tener más de 6 viñetas de texto por diapositiva y que cada una tenga en promedio 8 palabras como máximo. Demasiado texto hará que el público se distraiga leyendo y dejen de seguirte mientras expones.
6. No presentes todas las viñetas de texto simultáneamente. Si una diapositiva tiene más de una viñeta de texto, aplica a cada una efectos de entrada para que se muestren solo al momento que empieces a referirte a ellas, así evitarás que el público se distraiga y te deje de seguir leyendo todas las viñetas mientras te refieres a una en particular.
Por último recuerda, que sólo porque el programa de PowerPoint incluye un montón de colores, imágenes, efectos y sonidos, eso no significa que tienes que utilizarlos. No debes sobrecargarlas diapositivas con elementos que distraigan al público ni con texto.
Considera seriamente la aplicación de estas reglas al momento de diseñar tus diapositivas, de esta forma realizarás presentaciones efectivas y profesionales que impacten al público.
Estilo de la comunicación.
Con frecuencia utilizaremos un estilo de conversación que no requiere memorizar o leer el mensaje; a esto se le llama forma de hablar improvisada. Las presentaciones improvisadas son adecuadas porque son naturales y flexibles, y se aplican a la mayoría de las situaciones.
Si la ocasión es formal y demanda palabras exactas o una prosa exquisita, debe preparar un manuscrito palabra por palabra para memorizarlo o leerlo, debe ensayar con el manuscrito, tratado de lograr un flujo en el dialogo tan natural como sea posible. Esta forma es poco común pero podría requerirse para analizar temas legales y financieros, hacer anuncios a la prensa o conducir ceremonias especiales.
Practique su presencia.
Es adecuado que ensaye su presentación en condiciones simuladas. Tome el tiempo de su presentación para que sepa si es necesario ampliar o recortar sus ideas. Practique el discurso para usted mismo durante el desayuno, en su descanso, mientras se dirige a una reunión a media tarde y antes de dormir. La práctica distribuida es más eficiente y arroja mejores resultados que la practica continua.
Practique utilizando sus auxiliares visuales.
Esto le ayudara a acostumbrarnos a manejar y a darle cierta idea de cuánto tiempo durara su discurso con los auxiliares visuales. Compense las pequeñas interrupciones al disminuir su velocidad, elevar un poco el volumen de su voz y continuar. Alentará a la audiencia a escuchar su mensaje en vez de distraerse momentáneamente. Mientras práctica, piense como analizará su ansiedad. Para manejar su ansiedad, conviértala en energía positiva. La experiencia es que uno aprende a convertir la ansiedad en energía y entusiasmo. Nunca diga a su audiencia que está nervioso. Esto distraerá la atención de sus ideas hacia su ansiedad.
Transmita un entusiasmo controlado por su tema.
Una presentación poco concisa y mal organizada seguramente producirá una evaluación negativa en general. Por otro lado, una presentación bien organizada, muy lógica y fácil de seguir que se transmite de manera inadecuada, también será un poco apreciada. Su postura, tono de voz y sus expresiones faciales son importantes indicadores de su actitud. Hable de pie; si es posible, muévase en ocasiones y utilice ademanes para comunicar una actitud honesta. No confunda el entusiasmo con el escándalo.
Utilice la forma de transmitir su mensaje para enriquecerlo.
El contacto visual es la herramienta más importante para captar la atención de la audiencia. Esto hace que los miembros de la audiencia se sientan como si estuvieran participando en una discusión individual y casi privada con usted. Es importante utilizar el espacio físico y los movimientos del cuerpo para enriquecer su mensaje. Hay que alternar movimientos y permanecer estático, hablar y escuchar, hacer y pensar.
Estilo de la comunicación escrita.
El escritor determina las estrategias, la estructura y el sustento antes de plasmar sus ideas en el papel. Un buen escrito requiere de un análisis cuidadoso de la audiencia y de la situación.
Redacte mensajes escritos con precisión verbal.
Lograr una precisión verbal no es lo mismo que lograr una precisión mecánica o factual. La precisión verbal se basa en la exactitud de las palabras elegidas para expresar ideas.
Utilice el formato adecuado.
Nos guste o no, las primeras impresiones cuentas, incluso en la comunicación escrita. Los formatos extraños o poco convencionales indican que el escritor es ignorante o poco profesional.

Complete su presentación al responder a preguntas y desafíos.
Prepárense cuidadosamente para enfrentar las preguntas.
Responder a las preguntas y objeciones es parte vital del proceso de comunicación porque permite interactuar directamente con quienes lo escuchan. La clave para formular respuestas eficaces es la misma que para desarrollar buenos discursos. Lea extensamente y hable con expertos en su campo. No lea solamente el material que sustenta su punto de vista, sino también lea lo que dice la oposición.
Responde a las objeciones de manera ordenada.
En general responda las preguntas en forma tan concisa como sea posible.
Replantee la objeción.
Establezca su postura.
Ofrezca sustento a su postura.
Indique el significado de su refutación.
Mantenga el control de la situación.
Necesita equilibrar el hecho de ser sensible a la retroalimentación y ser lo suficientemente flexible para responder a preocupaciones legítimas al evitar intercambios prolongados e improductivos.
 
5.4 Conducción de entrevista.
5.4.1 Que es una entrevista.
Es un término que está vinculado al verbo entrevistar (la acción de desarrollar una charla con una o más personas con el objetivo de hablar sobre ciertos temas y con un fin determinado).

Reunión de dos o más personas para tratar algún asunto, generalmente profesional o de negocios.
acto comunicativo que se establece entre dos o más personas y que tiene una estructura particular organizada a través de la formulación de preguntas y respuestas. La entrevista es una de las formas más comunes y puede presentarse en diferentes situaciones o ámbitos de la vida cotidiana.

Entrevista laboral: Por entrevista laboral se entiende a aquel intercambio comunicativo que se da de modo formal con el objetivo de evaluar la experiencia, el posible desempeño, las capacidades o la confiabilidad que un individuo muestra para una empresa, institución o cargo determinado.
La entrevista laboral puede tener muchos formatos y ser más o menos relajada dependiendo del ámbito en el que se realice así como también de quién la lleve a cabo, tendiendo a ser mucho más formales y estrictas aquellas que son tomadas por altos cargos de cada institución.
La entrevista laboral es el primer paso en lo que se entiende como la formación de una carrera de una persona ya que es el primer y más importante escalón que se debe superar.
La entrevista laboral en la actualidad se deben hacer mediante establecimiento de normas, formas de comportamiento, pautas, modismos y estructuras inquisitivas ya que tiene que ver con el desarrollo de un amplio mercado laboral en el cual la selección de candidatos debe volverse cada vez más y más específico, limitando las posibilidades sólo a quienes cumplan con el perfil buscado.
Las entrevistas son:
La herramienta más utilizada en la selección de personal.
El mayor determinante en las decisiones de selección de personal
Beneficios de las entrevistas:
Crean un medio interactivo para la evaluación de las habilidades interpersonales, para el conocimiento relacionado con el trabajo, la motivación y la posibilidad de adecuarse a la organización.
Permiten que la persona a cargo de la entrevista:
Promocione la organización a los candidatos calificados
Provea a los candidatos una detallada y realística descripción de la posición disponible.
Proveen a la organización la posibilidad de dar una buena impresión, inclusive en los candidatos que no reciben una oferta de trabajo o en aquellos que no se unen a la organización.

Las entrevistas y las conversaciones no son iguales:
Entrevista.
-Término que está vinculado al verbo entrevistar (la acción de desarrollar una charla con una o más personas con el objetivo de hablar sobre ciertos temas y con un fin determinado).

-Es una forma especializada de comunicación realizada para un objetivo específico relacionado con una actividad.
Conversación.
-Es la acción y efecto de hablar una o más personas con otra u otras.
-Establecer empatía con el receptor, dependiendo del tipo de conversación puede ser informar, acordar o solucionar.

5.4.2 Técnicas para conducir una entrevista.
En la medida en que el entrevistado valla adquiriendo mayor y más profunda experiencia en el ámbito de la entrevista también ira aumentando sus recursos para manejar adecuadamente los diferentes tipos de entrevista que se deba aplicar.
Tipos de técnicas:
TECNICA DEL SILENCIO: Es una técnica de presión, consiste en guardar absoluto silencio, después de que el entrevistado aparentemente, ha terminado de hablar sobre el tema que estaba tratando .No se aconseja aquí de ninguna manera que le entrevistador deba permanecer callado a lo largo de toda una entrevista o que forzosamente provoque silencio después de cada frase ,el entrevistador debe dirigir la entrevista Asia su objetivo ,para de esta manera obtener la información deseada hablando lo menos posible ,poniendo gran interés de lo que escucha.
TECNICA DEL JUEGO DE PAPELES: Consiste en que el entrevistado actúe como el jefe que va a tener el entrevistado o que simule un ambiente parecido al que tendría el entrevistado con el objetivo de hacer una hipótesis sobre como seria su conducta en la situación real .Para aplicar correctamente esta técnica se requiere que el entrevistado conozca las características del futuro jefe del entrevistado ,así como las del puesto que este ocupara .El objetivo es ver cuáles son las conductas y reacciones que el entrevistado podría presentar .
.TECNICA DE CONFRONTACION :Es realmente eficaz en aquellos casos en los que el entrevistador tenga razones para suponer que el entrevistado está tratando de sorprenderlo .La confrontación consiste en pedir más datos y pruebas objetivas sobre lo que sospechamos que se ha exagerado o que queremos confirmar ( comprobar lo que dice).
Se requiere de una gran capacidad de observación por parte del entrevistador para detectar cuando está exagerando el entrevistado y cuando no , de esta manera poder planear las preguntas más pertinentes .
DEJAR QUE EL ENTREVISTADO ESTABLESCA EL "RAPPORT": Consiste en que le entrevistado inicie la entrevista con una actitud muy pasiva, dejando que el entrevistado tome la iniciativa para establecer la relación inicial. Lo único que hace el entrevistador es un comentario en un tono muy suave y, después de hacerlo guardar silencio y esperar la actuación del entrevistado, esta técnica es conveniente utilizarla en la contratación del personal en áreas de relaciones públicas.
TECNICA DEL USO DEL AGRADO :Consiste en que el entrevistado maneje con exactitud de aceptación total mientras el entrevistado habla :debe manifestar verbal y corporalmente su aprobación mostrando interés ,no desviando la mirada ,no distrayéndose con otros asuntos ,haciendo gestos de aceptación .Creando un ambiente de apoyo y confianza.
TECNICA DEL USO DEL DESAGRADO: Es exacta mente lo contrario ala de agrado ,es una técnica de presión cuyo objetivo es evaluar la seguridad que el entrevistado tiene en sí mismo ante una situación adversa así como su capacidad para mantener y defender su juicios o si, por el contrario ,padece inseguridad o nerviosismo ,o trata de retractarse o complacer al entrevistado ,requiere que el entrevistado se sepa mantener firme en su actitud y la maneje con seguridad.
Técnica de presión emocional ;Dentro de las técnicas de presión esta es la más fuerte .Nos sirve para medir el grado de control emocional que el entrevistado tiene en sí mismo, consiste en hacerle sentir al entrevistado que no creemos lo que nos está diciendo, provocándole una situación que lo lleve a la desesperación y de esta manera ver que tan fácil o difícilmente pierde los estribos por ejemplo:
 *Técnica de presión de tiempo: sirve para explorar la capacidad de organización de un individuo cuando se encuentra bajo un límite de tiempo.
*Técnica del reflejo: sirve para mostrarnos como un espejo refleja sus sentimientos, actitudes, para llamar la atención, comportarse igual a otras personas.
*Técnica de incredulidad: sirve para comprobar lo que el sujeto está diciendo recopilación muy precisa.
*Técnica de ridiculizar: es una forma de "burlarse" del sujeto para que se conduzca con sensatez con los demás.
*Técnica de sugerencia: es una forma leve de consejo, es tentativo y le provee al entrevistado algunas opiniones (el entrevistador) pero dejándolo en libertad para decidir.
*Técnica de consejo: es una forma de decirle al sujeto cómo comportarse ante situaciones muy específicas, se requiere haber obtenido el máximo de información de la situación del sujeto antes de dar un consejo.
*Técnica de moralizando: se recurre a la conciencia del sujeto (a su moral, valores sociales) que nada ni nadie puedan persuadir, se ocupa en beneficio de la persona.
*Técnica de apremio: es una manera de persuadir al sujeto para que haga lo que debe de hacer.
*Técnica de regaño: se utiliza cuando el entrevistado necesita que lo corrijan y con la esperanza de que una sacudida verbal lo haga reflexionar, necesita el regaño.
*Técnica de amenaza: en esta técnica se le notifica al entrevistado lo que va a suceder si continúa en la misma situación.

5.4.3 Planeación y conducción de entrevistas.
Planeación.
Especifique sus propósitos y planee su agenda.
Determine su objetivo general: obtener información, persuadir, disciplinar, o evaluar.
Elabore una agenda, dando prioridad a todos los temas.
Formule preguntas.
Determine el tipo de preguntas (abiertas o cerradas) que serán congruentes con los objetivos.
Redacte preguntas específicas para cada tema en la agenda.
Utilice un lenguaje adecuado a sus preguntas.
Evite preguntas no estructuradas.
Desarrolle la guía de la entrevista.
Seleccione el formato adecuado: estructurado, semi estructurado o no estructurado.
Utilice la secuencia de preguntas de embudo o embudo invertido.
Formule enunciados de transición entre los temas.
Seleccione un ambiente que sea congruente con sus objetivos.
Identifique dificultades que se puedan generar a la hora de la realización de la entrevista y desarrolle planes de contingencia.

Realización.
Establezca y mantenga una atmosfera de apoyo.
1. Salude al entrevistado
2. Fomente una atmosfera de comunicación positiva.
3. Utilice habilidades para escuchar y lenguaje no verbal.
7. Introduzca la entrevista.
Comunique el objetivo de la entrevista.
Deje en claro los roles de ambos.
Especifique la estructura de la entrevista.
Informe como se utilizara la información obtenida.
Utilice una transición para dar comienzo a la entrevista.
8. Realice la entrevista.
Utilice la guía de la entrevista.
Utilice las preguntas de sondeo.
Sea flexible.
9. Concluya la entrevista.
Señale que la entrevista está a punto de terminar.
Resuma la información que recopilo.
Aclare los detalles o información técnica.
Describa lo que sucederá como resultado de la entrevista.
Fortalezca la relación al expresar aprecio.
10. Registre el contenido de la entrevista, utilizando el formato adecuado.

5.5 Conducción de juntas

5.5.1 Que es una junta
 Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a una institución, y son los que dirigen la misma, está formada por presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocales suplentes

Los cargos son como los cargos públicos, el presidente es el que dirige, es la figura máxima, el vice presidente cumple la misma función en ausencia del presidente, el tesorero es el que dirige la parte contable, asesorado por un contador, es el que les demuestra al resto el tema finanzas, El secretario generales el que se ocupa de todo, y generalmente esta ayudado por secretarias administrativas. Hace que todas las decisiones se cumplan. Y los vocales son las personas que forman esa junta y tienen voz y voto
5.5.1 QUE ES UNA ENTREVISTA
Es un diálogo entablado entre dos o más personas: el entrevistador o entrevistadores que interrogan y el o los entrevistados que contestan.
TIPOS DE ENTREVISTA
I. Según sus contenidos.
II. Según su género.
III. Según su planificación
IV. Según el modo
SEGÚN SU CONTENIDO
Las entrevistas según sus contenidos se pueden clasificar en:
1. Humana.
2. Temática.
3. Investigación.
4. Situación.
5. Ficción.
SEGÚN SU GÉNERO
Las entrevistas según su género se pueden clasificar en:
1. Informativas: se limitan a obtener la información que se requiere.
2. Interpretativas: sirven para deducir las respuestas en base a experiencias.
3. Opinión: reflejan la opinión del propio periodista.

SEGÚN SU PLANIFICACION
Las entrevistas según su planificación se pueden clasificar en:
1. Programadas: son aquellas entrevistas en la que el periodista pacta una cita con alguna personalidad para realizársela.

2. Imprevistas: se realizan de manera espontánea, sin previa planificación
SEGÚN EL MODO
Las entrevistas según su modo se pueden clasificar en:
1. Cara a cara: se realizan en persona, solo el entrevistador y entrevistado.
2. Telefónica: se realiza a por medio de esta vía.
3. Por correo electrónico: se realiza por medio de esta vía.

5.5.2 Como programar una junta efectiva
Como se elabora?
Elabore una agenda.
Seleccione a un moderador
Establezca un compromiso para la participación y la comunicación.
Tómese el tiempo para hacer notas.
Evalúe la junta.
Elabore un reporte de la junta

Elabore una agenda.
Se deberá elaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas a discutir, el
tiempo que se destinará a cada tema y la persona responsable de cada tema.
Seleccione a un moderador.
El moderador será responsable de mantener la junta enfocada en los temas propuestos y que se
avance en el desarrollo de los mismos. El líder del grupo puede ser el moderador o bien los
miembros del equipo rotarán esta responsabilidad entre los miembros en cada sesión.
C) Establezca un compromiso para la participación y la comunicación.
El moderador deberá de tratar de motivar a los participantes a participar y facilitar la
comunicación resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando conclusiones, regulando las
participaciones de todos en orden e interviniendo si la discusión se sale de tema.
D) Tómese el tiempo para hacer notas.
Se deberán tomar notas de los temas principales y los puntos clave que serán discutidos en la junta.
Evalúe la junta.
Siempre haga una revisión con los participantes para evaluar la junta, para considerar factores
que puedan mejorar las próximas
F) Elabore un reporte de la junta
Elabore un reporte de acuerdo al formato que se presenta en el numeral
3. Al terminar la junta distribuya el formato debidamente llenado a los participantes. De ser posible distribuya el reporte antes de que termine el día en que se llevó a cabo la junta.
5.5.3 Como conducir una junta
PREPARARSE PARA UNA JUNTA
1. Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que están tratando de lograr si es que tienen una junta.
2. Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas. Muchas juntas son canceladas cuando llamadas, correos electrónicos, o uno a uno pudo haber sido la mejor opción.
3. Determinar los temas de los que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir cada uno de ellos. Saber lo que quieren lograr para la junta.
4. Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planearse para el tiempo de la junta
5. Crear una agenda que está muy bien programada.
6. Entregar las agendas con anticipación para que los participantes tengan tiempo de planear y se preparen para la junta.
7. Hacer cada junta un evento de a prendimiento, incorporar creatividad y avanzada educación en un tema.
8. Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y divertida… hacer que los vecinos estén entretenidos.


CONCLUSION
En esta presentación se trataron los puntos clave concernientes a la habilidad directiva de la comunicación efectiva.
Ahora bien, se mencionaran para concluir la presentación los puntos más importantes de la comunicación efectiva
Como lo principal, se podría decir que la comunicación efectiva es una herramienta que nos da el apoyo necesario para dar a conocer un mensaje, dicho de otra manera transmitir algo, esto sin temor a que el mensaje se llegase a prestar a mal entendidos o incluso a que no se pueda interpretar.
Por ello, la comunicación efectiva es una habilidad que debe estar presente en todos o al menos en la mayoría de los directivos de una organización, ya que al saber usar bien esta habilidad se puede obtener mayor provecho en todas las actividades que se realicen tanto dentro como fuera de la organización.


Bibliografía:
 http://definicion.de/entrevista/#ixzz3H16uAl6C
 http://www.definicionabc.com/comunicacion/entrevista-2.php#ixzz3H18irmRF
Libro: desarrollo de habilidades directivas 8° Edición, David a. Whetten, Kim s. Cameron, editorial Pearson.
Contenido de la materia gestión del capital humano.
Desarrollo de habilidades directivas 6° edición David a. Whetten, Kim s. Cameron, editorial Pearson.