Analisis SWOT dan Implementasinya dalam Perusahaan Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi tugas semester 5 pada mata kuliah Analisis Perencanaan Bisnis
Disusun Oleh: Nama : Irfan Akbar NPM : 10511970
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER JURUSAN SISTEM INFORMASI BANDUNG 2013
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Dalam mencapai tujuannya, perusahaan harus dapat mengoptimalkan seluruh sumber daya yang dimilikinya. Untuk itu diperlukan suatu perencanaan strategis, yaitu suatu pola dan struktur sasaran yang saling mendukung dan melengkapi menuju ke arah tujuan yang menyeluruh. Sebagai persiapan perencanaan, agar dapat memilih dan menerapkan strategi dan sasaran sehingga tersusun program-program dan proyek-proyek yang efektif dan efisien maka diperlukan suatu analisis yang tajam dari para pelaku organisasi. Salah satu analisis yang cukup populer dikalangan pelaku perusahaan adalaha Analisis SWOT. Penggunaan analisis SWOT ini sebenarnya telah muncul sejak ribuan tahun yang lalu dari bentuknya yang paling sederhana. Namun secara tercantum teknik ini dibuat oleh Albert Humprey, yang memimpin proyek riset pada Universitas Stanford pada dasawarsa 1960-an dan 1970-an dengan menggunakan data dari perusahaan-perusahaan Fortune 500. Dalam perkembangannya saat ini, analisis SWOT dipakai untuk menyusun strategi di medan pertempuran yang bertujuan untuk menyusun strategi-strategi jangka panjang sehingga arah dan tujuan perusahaan dapat dicapai dengan jelas dan dapat segera diambil keputusan, serta semua perubahannya. Sejalan dengan perubahan waktu, permasalahan yang dihadapi perusahaan akan semakin kompleks, sehingga dengan analisis SWOT diharapkan mampu menyelesaikan masalah yang mungkin dihadapi dalam kegiatan perusahaan atau hanya sekedar meminimalisasi dampak dari masalah yang dihadapi. 1.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian, konsep, manfaat dan fungsi dari analisis SWOT? 2. Apa tujuan penetapan visi dalam perusahaan? 3. Bagaimana implementasi analisis SWOT dalam perusahaan?
BAB II
PEMBAHASAN
II. 1 Tinjauan Pustaka
Sebelum membahas lebih jauh mengenai implementasi analisis SWOT di Indonesia, ada baiknya kita mengetahui lebih jauh tentang analisis SWOT itu sendiri. Definisi Analisis SWOT
Analisa SWOT adalah suatu metoda penyusunan strategi perusahaan atau organisasi yang bersifat satu unit bisnis tunggal. Ruang lingkup bisnis tunggal itu dapat berupa domestik maupun multinasional. SWOT itu sendiri merupakan singkatan dari Strength (S), Weakness (W), Opportunities (O), dan Threats (T) yang artinya kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman
atau
kendala,
dimana
yang
secara
sistematis
dapat
membantu
dalam
mengidentifikasi faktor-faktor luar (O dan T) dan faktor di dalam perusahaan (S dan W). Kata-kata tersebut dipakai dalam usaha penyusunan suatu rencana matang untuk mencapai tujuan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. Berikut saya lampirkan pengertiannya menurut salah satu pakar SWOT indonesia, yaitu Fredy Rangkuti. Kurang lebih seperti ini: “Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsurunsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman.” Petunjuk umum yang sering diberikan perusahaan adalah: 1. Memanfaatkan kesempatan dan kekuatan (O dan S). Analisis ini diharapkan membuahkan rencana jangka panjang. 2. Atasi atau kurangi ancaman dan kelemahan (T dan W). Analisa ini lebih condong menghasilkan
rencana
improvement plan).
jangka
pendek,
yaitu
rencana
perbaikan
(short-term
Tahap awal proses penerapan strategi adalah menaksir kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang dimiliki perusahaan. Analisa SWOT memungkinkan perusahaan memformulasikan dan mengimplementasikan strategi utama sebagai tahap lanjut pelaksanaan dan tujuan perusahaan, dalam analisa SWOT informasi dikumpulkan dan dianalisa. Hasil analisa dapat menyebabkan dilakukannya perubahan pada misi, tujuan, kebijaksanaan, atau strategi yang sedang berjalan. Dalam penyusunan suatu rencana yang baik, perlu diketahui daya dan dana yang dimiliki pada saat akan memulai usaha, mengetahui segala unsur kekuatan yang dimiliki, maupun segala kelemahan yang ada. Data yang terkumpul mengenai faktor-faktor internal tersebut merupakan potensi di dalam melaksanakan usaha yang direncanakan. Dilain pihak perlu diperhatikan faktor-faktor eksternal yang akan dihadapi yaitu peluang-peluang atau kesempatan yang ada atau yang diperhatikan akan timbul dan ancaman atau hambatan yang diperkirakan akan muncul dan mempengaruhi usaha yang dilakukan. Dapat disimpulkan bahwa analisis SWOT adalah perkembangan hubungan atau interaksi antar unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang dan ancaman. Di dalam penelitian analisis SWOT kita ingin memperoleh hasil berupa kesimpulan-kesimpulan berdasarkan ke-4 faktor dimuka yang sebelumnya telah dianalisa: >> Strategi Kekuatan-Kesempatan (S dan O atau Maxi-maxi)
Strategi yang dihasilkan pada kombinasi ini adalah memanfaatkan kekuatan atas peluang yang telah diidentifikasi. Misalnya bila kekuatan perusahaan adalah pada keunggulan teknologinya, maka keunggulan ini dapat dimanfaatkan untuk mengisi segmen pasar yang membutuhkan tingkat teknologi dan kualitas yang lebih maju, yang keberadaannya dan kebutuhannya telah diidentifikasi pada analisis kesempatan. >> Strategi Kelemahan-Kesempatan (W dan O atau Mini-maxi)
Kesempatan yang diidentifikasi tidak mungkin dimanfaatkan karena kelemahan perusahaan. Misalnya jaringan distribusi ke pasar tersebut tidak dipunyai oleh perusahaan. Salah satu strategi yang dapat ditempuh adalah bekerjasama dengan perusahaan yang mempunyai kemampuan menggarap pasar tersebut. Pilihan strategi lain adalah mengatasi kelemahan agar dapat memanfaatkan kesempatan.
>> Strategi Kekuatan-Ancaman (S dan T atau Maxi-mini)
Dalam analisa ancaman ditemukan kebutuhan utnuk mengatasinya. Strategi ini mencoba mencari kekuatan yang dimiliki perusahaan yang dapat mengurangi atau menangkal ancaman tersebut. Misalnya ancaman perang harga. >> Strategi Kelemahan-Ancaman (W dan T atau Mini-mini)
Dalam situasi menghadapi ancaman dan sekaligus kelemahan intern, strategi yang umumnya dilakukan adalah “keluar” dari situasi yang terjepit tersebut. Keputusan yang diambil adalah “mencairkan” sumber daya yang terikat pada situasi yang mengancam tersebut, dan mengalihkannya pada usaha lain yang lebih cerah. Siasat lainnya adalah mengadakan kerjasama dengan satu perusahaan yang lebih kuat, dengan harapan ancaman tersebut di suatu saat akan hilang. Dengan situasi yang akan dihadapi, anak perusahaan dapat mengambil langkah-langkah yang perlu dan bertindak dengan mengambil kebijakan-kebijakan yang terarah dan mantap, dengan kata lain perusahaan dapat menerapkan strate gi yang tepat. Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut. Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan suatu ancaman baru.
Konteks lain dari analisis SWOT yang perlu diperhatikan adalah hal utama yang ditekankan, bahwa dalam proses perencanaan tersebut suatu perusahaan membutuhkan penilaian mengenai kondisi saat ini dan gambaran ke depan yang mempengaruhi proses pencapaian tujuan perusahaan. Dengan analisa SWOT akan didapatkan karekteristik dari kekuatan utama, kekuatan tambahan, faktor netral, kelemahan utama dan kelemahan tambahan berdasarkan analisa lingkungan eksternal dan internal yang dilakukan. Dari analisa tersebut potensi dari suatu perusahaan untuk bisa maju dan berkembang dipengaruhi oleh: bagaimana perusahaan memanfaatkan pengaruh dari luar sebagai kekuatan tambahan serta pengaruh lokal dari dalam yang terdapat empat langkah utama yang harus dilakukan, yaitu: 1. Mengidentifikasi existing strategy yang telah ada dalam perusahaan sebelumnya. Strategi ini bisa jadi bukan strategi yang disusun berdasarkan kebutuhan perusahaan menghadapi gejala perubahan lingkungan eksternal yang ada melainkan merupakan strategi turunan yang telah ada sejak lama dipegang perusahaan. 2. Mengidentifikasi perubahan-perubahan lingkungan yang dihadapi perusahaan dan masih mungkin terjadi di masa mendatang. 3. Membuat cross tabulation antara strategi yang ada saat ini dengan perubahan lingkungan yang ada. 4. Menentukan kategorisasi kekuatan dan kelemahan berdasarkan penilaian apakah strategi yang ada saat ini masih sesuai dengan perubahan lingkungn di masa mendatang: Jika masih sesuai strategi tersebut menjadi kekuatan/peluang, dan yang sudah tidak sesuai menjadi kelemahan.
Kategorisasi Peluang dan Ancaman
Peluang dapat dikategorikan dalam tiga tingkatan: o
Low, jika memiliki daya tarik dan manfaat yang kecil dan peluang pencapaiannya juga kecil.
o
Moderate, jika memiliki daya tarik dan manfaat yang besar namun peluang pencapaiannya kecil atau sebaliknya.
o
Best, jika memiliki daya tarik dan manfaat yang tinggi serta peluang tercapainya besar.
Ancaman adalah segala sesuatu yang terjadi akibat trend perkembangan (persaingan) dan tidak bisa dihindari. Ancaman juga bisa dilihat dari tingkat keparahan pengaruhnya (seriousness) dan kemungkinan terjadinya (probability of occurance). Sehingga dapat dikategorikan: o
Ancaman utama (major threats), adalah ancaman yang kemungkinan terjadinya tinggi dan dampaknya besar. Untuk ancaman ini, diperlukan beberapa contingency planning yang harus dilakukan perusahaan utnuk mengantisipasinya.
o
Ancaman tidak utama (minor threats), adalah ancaman yang dampaknya kecil dan kemungkinan terjadinya kecil.
o
Ancaman moderate, berupa kombinasi tingkat keparahan yang tinggi namun kemungkinan terjadinya rendah dan sebaliknya.
Manfaat dan Fungsi Analisis SWOT
Analisis SWOT bermanfaat apabila telah secara jelas ditentukan dalam bisnis apa perusahaan beroperasi, dan arah mana perusahaan menuju ke masa depan seta ukuran apa saja yang digunakan untuk menilai keberhasilan manajemen dalam menjalankan misinya dan mewujudnya visinya. Manfaat dari analisis SWOT adalah merupakan strategi bagi para stakeholder untuk menetapkan sarana-sarana saat ini atau kedepan terhadap kualitas internal maupun eksternal. Ketika suatu perusahaan mengorbitkan suatu produk tentunya pasti telah mengalami proses penganalisaan terlebih dahulu oleh tim teknis corporate plan. Sebagian dari pekerjaan perencanaan strategi terfokus kepada apakah perusahaan mempunyai sumber daya dana kapabilitas memadai untuk menjalankan misinya dan mewujudkan visinya. Pengenalan kekuatan yang dimiliki akan membantu perusahaan untuk tetap menaruh perhatian dan melihat peluang-peluang baru. Sedangkan penilaian yang jujur terhadap kelemahankelemahan yang ada akan memberikan bobot realisme pada rencana-rencana yang akan dibuat perusahaan. Maka, fungsi dari analisis SWOT adalah untuk menganalisa mengenai kekuatan dan kelemahan yang dimiliki perusahaan yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi internal perusahaan, serta analisa mengenai peluang dan ancaman yang dihadapi perusahaan yang dilakukan melalui telaah terhadap kondisi eksternal perusahaan.
Penetapan Visi Perusahaan
Tujuan penetapan visi antara lain: o
Mencerminkan apa yang akan dicapai
o
Memberikan arah dan fokus strategi yang jelas
o
Menjadi perekat dan menyatukan berbagai gagasan strategik
o
Memiliki orientasi terhadap masa depan
Meskipun sifatnya adalah impian, visi harus memenuhi kriteria diantaranya adalah: o
Dapat dibayangkan oleh seluruh anggota perusahaan
o
Mengandung nilai yang diinginkan oleh anggota perusahaan
o
Memungkinkan untuk dicapai
o
Terfokus pada efisiensi, efektivitas dan ekonomis
o
Berwawasan jangka panjang tetapi tidak mengabaikan perkembangan zaman
o
Dapat dikomunikasikan dan dimengerti oleh seluruh anggota perusahaan
Dari visi akan dituangkan cara yang digunakan perusahaan dalam mencapai visi. Secara konseptual cara tersebut akan tertuang dalam misi dan secara aplikatif akan terlihat dalam strategi.
Implementasi Analisis SWOT dalam Perusahaan Strength (Kekuatan)
Adalah situasi atau kondisi yang merupakan kekuatan dari perusahaan atau program pada saat ini. Strength ini bersifat internal dari perusahaan atau program. Contoh: 1. Jumlah pekerja yang lebih dari cukup (kuantitatif) 2. Berpengalaman dalam beberapa kegiatan (kualitatif) Weaknesses (Kelemahan)
Adalah kegiatan-kegiatan perusahaan yang tidak berjalan dengan baik atau sumber daya yang dibutuhkan oleh perusahaan tetapi tidak dimiliki perusahaan. Kelemahan itu terkadang lebih mudah daripada sebuah kekuatan, namun ada beberapa hal yang menjadikan kelemahan itu tidak diberikan solusi yang tepat dikarenakan tidak dimaksimalkan kekuatan yang sudah ada. Contoh: 1. Kurang terbinanya komunikasi antar pekerja 2. Jaringan yang telah terbangun tidak dimaksimalkan oleh seluruh pekerja Opportunity (Kesempatan)
Adalah faktor positif yang muncul dari lingkungan dan memberikan kesempatan bagi perusahaan atau program untuk kita memanfaatkannya. Opportunity tidak hanya berupa kebijakan atau peluang dalam hal mendapatkan modal berupa uang, akan tetapi bisa juga berupa respon masyarakat atau isu yang sedang diangkat. Contoh: 1. Masyarakat sedang menyukai tentang hal-hal yang bersifat reboisasi lingkungan 2. Isu yang sedang diangkat merupakan isu yang sedang menjadi topik utama
Threat (Ancaman)
Adalah faktor negatif dari lingkungan yang memberikan hambatan bagi berkembangnya atau berjalannya sebuah perusahaan dan program. Ancaman ini adalah hal yang terkadang selalu terlewat dikarenakan banyak yang ingin mencoba kontroversi atau out of steam (melawan arus) namun pada kenyataannya perusahaan tersebut lebih banyak layu sebelmu berkembang. Contoh: 1. Masyarakat sudah jenuh dengan pilkada 2. Isu agama yang berupa ritual telah membuat masyarakat bosan Dalam contoh-contoh tersebut maka kita dapat melihat apa yang kita dapat lakukan dan kita gunakan, serta apa yang tidak dapat kita lakukan serta harus kita lengkapi. Yang perlu diperhatikan dalam pembuatan analisis SWOT adalah: 1. SWOT analysis bisa sangat-sangat subjektive. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan yang sama menghasilkan SWOT yang berbeda. Dengan demikian, hasil analisa SWOT hanya boleh digunakan sebagai arahan dan bukan pemecahan masalah. 2. Pembuat analisa harus sangat-sangat realistis dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal. Kelemahan yang disembunyikan atau kekuatan yang tidak terjabarkan akan membuat arahan strategi menjadi tidak bisa digunakan. 3. Analisa harus didasarkan atas kondisi yang sedang terjadi dan bukan sesuatu yang seharusnya terjadi. 4. Hindari grey areas. Hindari kerumitan yang tidak perlu dan analisa berlebihan. Buatlah analisa SWOT sesingkat dan sesederhana mungkin.
KESIMPULAN
Analisis SWOT adalah suatu bentuk analisis situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif (memberikan gambaran). Analisis ini menempatkan situasi dan kondisi sebagai faktor masukan, yang kemudian dikelompokkan menurut kontribusinya masing-masing. Analisis SWOT sangat penting peranannya dalam meningkatkan mutu perusahaan karena analisis dan gambaran yang diberikan merupakan tolak ukur dalam mengembangkan perusahaan tersebut lebih lanjut. Setelah analisis, perlu dirumuskan visi, misi, tujuan,dan program kerja yang lebih konkrit. Implementasi analisis SWOT dalam perusahaan tidak terle pas dari empat poin penting yaitu: 1. Karena analisis SWOT sangat subjektif maka hasil analisanya hanya boleh digunakan sebagai arahan dan bukan pemecahan masalah. 2. Pembuat analisa harus realistis dan mengungkap kekuatan dan kelemahan perusahaan secara maksimal. 3. Analisa didasarkan pada current situation. 4. Hindari grey areas.
DAFTAR PUSTAKA
- History of SWOT analysis, Tim Friesner -
Akdon 2007. Strategic Management For Educational Management . Bandung : Alfabeta.
-
http://doodydimas.blogspot.com/2013/05/pengertian-analisis-swot.html
-
http://www.slideshare.net/ayajannah/analisis-swot-17678104
-
http://cynthia-unipdu.blogspot.com/2013/03/manfaat-analisis-swot-dalamperencanaan_15.html
-
http://akhmadsudrajat.wordpress.com/2008/09/05/
-
http://febrianfas.blogspot.com/2012/09/sejarah-analisis-swot.html
