TUGAS INDIVIDU
PERILAKU ORGANISASI
STUDY KASUS
MELANGGAR ATURAN
Dosen Pengampu :
Dr. SURATI, M.Si
Oleh :
SRI INDRIANI
NIM : I2F 015 084
PROGRAM PASCASARJANA STAR-BPKP
PROGRAM STUDI MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MATARAM
2016
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan Allah SWT atas selesainya tugas individu Mata Kuliah Perilaku dengan tema Study Kasus "Melanggar Aturan" karena atas ijin,dan petunjukNya, Tugas ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya dalam rangka perkuliahan pada Program Studi Magister Akuntansi Universitas Mataram dalam program STAR BPKP Bacht 5 Tahun 2016 ini dapat terselesaikan.
Tugas study kasus ini merupakan tugas Individu untuk memenuhi tugas dalam proses perkuliahan yang diberikan kepada kami oleh dosen pengampu mata kuliah ini. Dalam uraian ini,kami mendapat bantuan dan bimbingan dari Bapak Dr. Surati, M.Si oleh karena itu dengan segala ketulusan hati, pada kesempatan ini kami menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Penulis menyadari bahwa tugas study kasus ini masih banyak kekurangan, saran dan kritik sangat kami harapkan terutama yang bersifat membangun. Semoga makalah ini dapat memberi manfaat bagi semua,
Mataram, 11 Mei 2016
Penyusun,
TUGAS ANALISIS KASUS
RINGKASAN STUDY KASUS
"MELANGGAR ATURAN"
Nancy Taggart bekerja di Departemen Customer Service pada Xemas Company. Xemas Company membuat sistem pendingin untuk industry dan suku cadang pengganti untuk sistem ini, Xemas menjual produknya ke distributor regional besar yang akan menyuplai dan mendukung para dealer independen di seluruh Amerika Serikat dan Kanada.
Suatu malam Nancy menerima telpon dari salah sebuah dealer Xemas yang sangat gelisah. Dealer tersebut menyatakan bahwa pelanggannya membutuhkan suku cadang untuk sistem pendinginnya sekarang juga, tetapi dealer tidak memiliki suku cadang tersebut di Persediaannnya. Ia menyatakan bahwa telah mencoba menghubungi distributor selama dua jam melalui telpon tetapi belum juga dapat berhasil. Ia bertanya apakah Nancy dapat mengirim suku cadang tersebut malam ini dan menagihnya ke distributor yang dikirim ke dealer setiap akhir bulan.
Nancy tahu bahwa Ia tidak akan dapat menjumpai siapapun karena waktu telah melewati masa operasi normal distributor. Lebih lanjut lagi nancy tahu bawa ada sesuau yang keliru karena Xemas tidak meneruskan lagi tipe pengiriman dan penagihan seperti ini lagi karena distributor telah mengeluh. Mereka ingin mengontrol seluruh pengiriman untuk mengurangi kemungkinan penjualanan menjadi risiko kredit macet.
Sekalipun Nancy mengetahui aturan tersebut, tetapi ia tetap melanggarnya berdasarkan tingkat kepentingan yang tampak. Dealer menyatakan bahwa pelanggan membutuhkan suku cadang tersebut segera. Nancy memutuskan pelayanan pelanggan adalah hal yang paling penting, maka ia mengirim suku cadang yang dibutuhkan.
Hari berikutnya distributor dipanggil. Hal ini menjadikan dealer bukan sebagai pelanggan regular dari distributor. Karena situasi ini, distributor menolak untuk membayar suku cadang itu. Sementara Xemas menghendaki dealer membayar langsung ke mereka, sementara itu perusahaan kehilangan sebesar $ 150 yaitu harga suku cadang tersebut. Untuk meyakinkan laporan keuangan cocok, nancy membuka cek pribadi sebesar $150 untuk menutup harga suku cadang itu dan mengirimkannya ke bagian penagihan.
Di hari yang sama Nancy menerima telpon dari salah seorang Executive Vice President , Ramon Hernandez. Ramon menyatakan kepada Nancy bahwa ia menerima telpon dari penyelia di Departemen Penagihan. Ia marah dan mendesak mesti dilakukan suatu tindakan buat Nancy Taggart yang telah melanggar aturan main perusahaan. Ramon lalu meminta Nancy menjelaskan alasan dari tindakannya. Setelelah mendengar penjelasan Nancy, Ramon menyatakan bahwa ia sependapat dengan penyelia penagihan sehubungan dengan seriusnya masalah yang ada dan tindakan memang mesti diambil. Ia menjelaskan ke Nancy bahwa tindakan akan diambil keesokan harinya.
Malam berikutnya, saat Nancy masuk kerja, sepucuk surat telah menantinya. Dengan perasaan takut ia membukanya. Di dalamnya adalah cek sebesar $150. Terlampir bersama cek itu sepucuk surat dari Ramon. Penjelasannya adalan Nancy akan diberi sekaligus kenaikan dan tempat baru yang istimewa.
MASALAH UTAMA
Berdasarkan ringkasan tersebut di atas, ada beberapa pertanyaan untuk di diskusikan dalam studi kasus ini, yaitu sebagai berikut :
Kenapa Nancy mendapat penghargaaan walau pun melanggar aturan?
Jelaskan tipe keputusan yang dibuat 0leh Nancy. Alternatif keputusan apa yang tersedia baginya selain yang telah dibuatnya
3 Faktor tingkah laku apa yang mempengaruhi keputusan Nancy?
ANALISIS
Kegiatan administrasi dalam suatu organisasi adalah pembuatan keputusan. Kegiatan yang dilakukan tersebut mencakup seluruh proses pengambilan keputusan dari mulai identifikasi masalah sampai dengan evaluasi dari pengambilan keputusan yang melibatkan seluruh elemen-elemen dalam administrasi sebagai suatu sistem organisasi. Artinya dalam membuat suatu keputusan untuk memecahkan suatu permasalahan yang ditimbulkan dari adanya perubahan-perubahan yang terjadi dalam organisasi dibutuhkan informasi yang cukup baik dari internal maupun eksternal organisasi guna mengambil keputusan yang tepat dan cepat.
Berdasarkan isu/permasalahan atas kasus diatas maka dalam bagian ini akan diuraiakan secara terperinci mengenai permasalahan tersebut. Penyebab Nancy mendapat penghargaan dalam kondisi melanggar aturan.
Keputusan yang telah diambil Nancy Taggart untuk tetap mengirimkan suku cadang bagi pelanggan yang sangat membutuhkan walaupun tindakannya melanggar aturan perusahaan. Namun tindakan Nancy tersebut telah menyadarkan Ramon Hernandez yaitu Executive Vice President bahwa pelayanan terhadap pelanggan adalah hal yang paling utama.
Disini Nancy melakukan pengambilan keputusan yang cepat dan tepat dimana hal tersebut merupakan bagian dari kegiatan administrasi perusahaan meskipun diluar prosedur, dengan maksud agar ia tidak mengecewakan pelanggan dengan demikian maka kepercayaan pelanggan terhadap perusahaannya akan meningkat. Selain itu Nancy sangat menyadari bahwa dia telah secara sepihak memutuskan pengiriman suku cadang namun walau demikian ia tetap bertanggung jawab dengan membayar tagihan secara pribadi dari keuangannya. Hal ini patut diberikan penghargaan yang tinggi.
Selain itu, kondisi pengambilan keputusan saat itu sangat mendadak namun sangat penting dan dibutuhkan intuisi yang kuat bagi seorang pengambil keputusan. Karena itu menurut saya, Nancy adalah tipe karyawan yang peka dan tanggap terhadap permasalahan dan disisi lainnya ia adalah karyawan yang sangat bertanggung jawab karena itulah promosi jabatan menjadi sangat layak untuk dimilikinya.
PENGERTIAN KEPUTUSAN
Paul C. Nutt, dalam buku Organisasi karangan Gibson, Ivancevic dan Donnely mengatakan Keputusan adalah mekanisme organisasional dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan yang tertentu. Dengan kata lain, merupakan respon organisasional terhadap suatu masalah. Sedangkan menurut Russell L. Ackoff pada buku The Art of Problem Solving menyatakan bahwa situasi yang dibutuhkan oelh suatu keputuan adalah masalah. Jika tidak ada masalah maka tidak akan pernah ada suatu keputusan.
Pengambilan keputusan berarti adalah si pemecah masalah, baik diperoleh dengan memilih dari berbagai alternative yang ada , maupun mencari alternative baru yang berbeda, dengan cara yang berarti berdasarkan alternative yang telah ada sebelumnya. (Alllen R. Solem, pada sebuah jurnal "Some apolications of problem –solving versus decision-making to management") Pengertian pengambilan keputusan dalam organisasi tidak terlepas dari apa yang dimaksud dengan keputusan.
Menurut Robbins and Coulter, keputusan adalah membuat pilihan dari dua atau lebih alternatif. Keputusan dibuat karena ada masalah dan masalah adalah kesenjangan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diharapkan. Masalah ditanggapi secara berbeda antara orang yang satu dengan orang lainnya. Bagi si A, masalah si B justru merupakan keuntungan atau kepuasan. Atau, bagi si B, masalah si A justru merupakan kerugian bagi dirinya.
Keputusan manajerial yang dibuat berbeda dengan keputusan individual. Keputusan manajerial dibuat dengan mempertimbangkan tujuan organisasi dan disesuaikan dengan keberadaan organisasi secara keseluruhan. Keputusan manajerial memiliki efek yang luas ketimbang keputusan individual. Pembuatan keputusan manajerial selain pembuatan keputusan, juga membicarakan kondisi yang mempengaruhi pembuatan keputusan, gaya pembuatan keputusan manajerial, dan perangkat kuantitatif guna membantu pembuatan keputusan.
Seorang manajer harus, secara terus-menerus, membuat keputusan. Keputusan dibuat dalam rangka menyelesaikan masalah. Pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah adalah proses berkelanjutan dalam hal evaluasi atas kondisi organisasi atau masalah yang muncul, mempertimbangkan alternatif, membuat pilihan, dan tindakan-tindakan yang diperlukan sebagai bagian dari keputusan.
TIPE-TIPE KEPUTUSAN
Walaupun para manajer di berbagai organisasi dapat berbeda-beda berdasarkan latar belakang, gaya hidup, jarak tetapi akhirnya mereka semuanya sama yaitu harus mengambil keputusan. Untuk mengambil keputusan para manajer situasi yang melibatkan beberapa alternatif dan keputusannya melibatkan perbandingan dari alternatif dengan evaluasi hasilnya.
Ada 2 (dua) tipe keputusan yaitu : keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram;
KEPUTUSAN TERPROGRAM
Herbert Simon mengatakan Keputusan Terprogram adalah prosedur spesifik yang dikembangkan untuk masalah yang rutin dan berulang dan Menurut Siagian, S.P. (1993), Keputusan Terprogram adalah tindakan menjatuhkan pilihan yang berlangsung berulang kali, dan diambil secara rutin dam organisasi.
Biasanya menyangkut pemecahan masalah-masalah yang sifatnya teknis serta tidak memerlukan pengarahan dari tingkat manajemen yang lebih tinggi. Biasanya langkah-langkah dan prosedur yang perlu ditempuh telah dituangkan dalam buku pedoman, yang biasanya terdapat dalam organisasi yang dikelola secara rapi. Pengambilan keputusan terprogram akan berlangsung dengan efektif apabila empat kriteria dasar dipenuhi :
Tersedia waktu dan dana yang memadai untuk pengumpulan dan analisis data;
Tersedia data yang bersifat kuantitatif;
Kondisi lingkungan yang relatif stabil, yang didalamnya tidak dapat tekanan yang kuat untuk secara cepat melakukan penyesuaian-penyesuaian tertentu terhadap kondisi yang selalu berubah;
Tersedia tenaga trampil untuk merumuskan permasalahan secara tepat, termasuk tuntutan operasional yang harus dipenuhi.
Sedangkan dalam Salusu menyebutkan bahwa keputusan terprogram yang dibuat sebagai respon terhadap masalah-masalah organisasi yang repetitif atau yang sudah baku, mencakup keputusan operasional dan keputusan pada tingkat menengah dari Morgan dan Cerello, keputusan operasinal dan taktis dari Sutherland serta dari Mangkusubroto dan Trisnadi dan keputusan terstruktur dari Mintzberg dan Brinckloe;
KEPUTUSAN TIDAK TERPROGRAM
Menurut Danny Samson', (1988) Keputusan adalah tidak terprogram jika hal yang baru dan tidak terstruktur .Keputusan tidak terprogram biasanya diambil dalam usaha memecahkan masalah-masalah baru yang belum pernah dialami sebelumnya, tidak bersifat repetitif (berulang-ulang), tidak terstruktur, dan sukar mengenali bentuk, hakikat dan dampaknya. Sebagai akibat keadaan demikian, para ahli belum mampu menyajikan teknik pemecahan yang sudah terbukti efektif di masa lalu, baik karena sifatnya yang baru itu maupun karena sukar untuk mendefinisikan hakikatnya secara tepat.
Keputusan yang tidak Terprogram tidak menyangkut hal-hal yang sifatnya operasional, akan tetapi menyangkut kebijaksanaan organisasi dengan dampak yang strategis bagi eksistensi organisasi. (Siagian, S.P.; 1993), Sedangkan dalam Salusu menyebutkan bahwa keputusan tidak terprogram, dibuat sebagai respon dari masalah-masalah unik, yang jarang dijumpai dan yang tidak dapat didefinisikan secara tepat, keputusan ini biasanya dikenal dengan nama keputusan strategik, meliputi keputusan strategik dari Morgan dan Cerello, Mangkusubroto dan Trisnadi, keputusan strategik dan tujuan (goal) Sutherland, serta keputusan tidak terstruktur dari Mintzberg dan Brinckloe.
Dari segi struktur keputusan tertinggi adalah yang berhubungan dengan cita-cita, tujuan, menyusul keputusan strategik lalu keputusan taktis dan yang paling bawah adalah keputusan operasional. Keputusan tertinggi hanya dibuat satu atau dua kali makin ke bawah tingkat keputusan makin tinggi frekuensi pembuatannya.
PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan harus dianggap sebagai sarana bukan hasil. Keputusan adalah mekanisme oganisasional dengan bentuk usaha untuk mencapai tujuan yang tertentu. Dalam situasi lain, proses dapat memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan dan bahkan tidak pernah diambil keputusan sama sekali. Seluruh proses pembuatan keputusan bergantung pada ketepatan informasi yang tersedia bagi orang yang tepat dan saat yang tepat.
Adapun Alur proses pembuatan keputusan sekurangnya sebagai berikut:
Menentukan masalah.
Menentukan batasan.
Mengembangkan alternatif jawaban.
Menganalisa setiap alternatif.
Memilih alternatif.
Melaksanakan keputusan.
Memastikan sistem kontrol dan evaluasi atas keputusan.
MENGANALISA SETIAP ALTERNATIF
Tujuan langkah ini adalah menguji daya jawab masing-masing alternatif jawaban. Manajer harus mengidentifikasi keuntungan dan kerugian dari tiap alternatif sebelum membuat keputusan akhir. Evaluasi atas alternatif dapat dilakukan dengan sejumlah cara, misalnya:
Menentukan pro dan kontra setiap alternatif
Melakukan analisis untung-rugi atas tiap alternatif
Mempertimbangkan feasibility (dapatkan dilakukan?), efektivitas (bisakah menyelesaikan masalah?), dan konsekuensi (apa dampaknya secara finansial dan non finansial bagi organisasi).
MEMILIH ALTERNATIF
Setelah manajer memilih seluruh alternatif, ia wajib memutuskan satu yang terbaik. Alternatif terbaik adalah yang menghasilkan banyak keuntungan dan sedikit ruginya. Kadang, proses pemilihan dapat berlangsung cepat seperti yang banyak pro-nya ketimbang kontra-nya. Kadang pula, solusi optimal merupakan kombinasi antar alternatif.
FAKTOR PENGARUH PRILAKU TERHADAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN INDIVIDU
Faktor perilaku mempengaruhi proses pengambilan keputusan . beberapa darinya hanya mempengaruhi aspek tertentu saja dari proses sedangkan lainnya ada pula yang mempengaruhi seluruh proses.
Sekurangnya ada 4 faktor prilaku yang mempengaruhi pengambilan keputusan individu yaitu:
1. NIlai
Sistem tata nilai menjadi pedoman bagi semua orang saat mereka berada pada situasi harus mengambil keputusan. Sistem tata nilai dibutuhkan pada kehidupan dan menjadi dasar bagi pola piker seseorang dan mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
2. Kepribadian
Pengambilan keputusan dipengaruhi oleh faktor-faktor psikologis, baik sadar maupun tidak sadar. Salah satunya adlah kepribadaian. Kepribadian pengambil keputusan diwujudkan dalam pilihan yang diambil.
3. Kecenderungan mengambil resiko
Pada situasi yang sama pengambil keputusan yang berana ambil resiko akan menentukan tujuan, evaluasi alternative dan memilih secara berbeda dibandingkan dengan yang kurang berani mengambil resiko.
4. Potensi ketidaksesuaian
Kekhawatiran muncul jika terjadi konflik antara kepercayaan dan realitas di masing-masing individu. Banyak individu termotivasikan untuk mengurangi ketidakesesuaian dan mencapai ketepatan.
KESIMPULAN
Pada kasus Melanggar Keputusan di atas, dapat dismipulkan beberapa jawaban dari pertanyaan kasus sebagai berikut:
Nancy mendapat penghargaaan walaupun melanggar aturan :
Keputusan dan tindakan yang telah dilakukan Nancy untuk tetap mengirimkan suku cadang bagi pelanggan yang sangat membutuhkan walaupun hal ini melanggar aturan dan penyelia tidak sependapat dan menganggap harus ditindak, kebijakan dari executive vice president perlu diapresiasi karena menurut hemat saya, permasalahan sesungguhnya adalah jika suku cadang tidak dikirimkan maka tentunya akan menggangu trust ( kepercayaan) pelanggan bagi perusahaan dan hal itu tentunya sangat tidak menguntungkan perusahaan. Bukankah inti dari sebuah keputusan adalah tercapaianya tujuan dari perusahaan. Dan sesungguhnya perusahaan telah menempatkan kepuasan pelanggan diatas semua prosedur dan mekanisme keputusan internal yang telah ditetapkan.
Nancy menyadari bahwa dia telah secara sepihak memutuskan pengiriman suku cadang namun perlu juga digarisbawahi bahwa walau demikian ia tetap bertanggung jawab dengan membayar tagihan secara pribadi dari keuangannya. Hal ini patut diberikan penghargaan yang tinggi.
Selain itu, kondisi pengambilan keputusan saat itu sangat mendadak namun sangat penting dan dibutuhkan intuisi yang kuat bagi seorang pengambil keputusan. Karena itu menurut saya, Nancy adalah tipe karyawan yang peka dan tanggap terhadap permasalahan dan disisi lainnya ia adalah karyawan yang sangat bertanggung jawab karena itulah promosi jabatan menjadi sangat layak untuk dimilikinya.
Dalam keadaan ini keputusan yang diambil Nancy termasuk dalam keputusan yang tidak terprogram, dan memerlukan perlakuan khusus dan cepat sehingga dibutuhkan orang yang berpengalaman dan profesional dalam menentukan langkah yang bijak bagi kemajuan organisasi dengan tidak menghilangkan tanggung jawabnya terhadap keputusan yang diambil tersebut.
Tipe keputusan yang dibuat 0leh Nancy dan Alternatif keputusan yang tersedia baginya selain yang telah dibuatnya :
Menurut pendapat Menurut Siagian, S.P. (1993), ada 2 tipe keputusan yaitu keputusan yang terprogram dan keputusan yang tidak terprogram. Dari kasus diatas telah jelas bahwa keputusan yang diambil oleh Nancy adalah keputusan diluar aturan yang telah ditetapkan yaitu keputasan tidak terprogram. Keputusan ini muncul karena tidak sesuai dengan aturan yang diberlakukan namun sangat mendesak dan memiliki permasalahan yang kompleks atau sangat penting karena itu perlakuan keputusan ini adalah bersifat khusus.
Beberapa hal yang perlu mendapatkan penekanan dalam menganalisa jawaban nomor 2 ini adalah ":
Dealer Xemas sangat gelisah karena tidak bisa memenuhi kepuasan pelanggan disebabkan tidak adanya suku cadang pada persediaannya (paragraph ke 2);
Dealer xemas telah mencoba menghubungi distributor selama dua jam tetapi tetap tidak berhasil (paragraph kedua);
Nancy tetap mengirimkan suku cadang yang sesungguhnya melanggar aturan perusahaan namun ia melihat tingkat kepentingan yang tampak (paragraph ke 4);
Nancy telah memutuskan bahwa pelayanan pelanggan adalah hal yang paling penting (paragram 4).
Beberapa permasalahan yang kompleks tersebut membuat Nancy harus mengambil tipe keputusan tidak terprogram walaupun ia secara sadar mengakui melanggar aturan yang ada.
Adapun keputusan alternatif yang sesungguhnya menurut penulis dapat diambil saat itu adalah:
1. Karena bersifat melanggar aturan, namun keputusan harus dapat diambil secepat mungkin maka Nancy seharusnya dapat mengkomunikasikan/mengkonsultasikan langsung kebijakan yang akan diambilnya saat itu kepada atasannya/atau jabatan yang berwenang dalam pengambilan keputusan ini.
2. Nancy memberikan permakluman penundaan pengiriman suku cadang sampai adanya keputusan dari managerial sehingga tidak akan terkesan melanggar aturan yang ada. Walaupun konsekwensi yang akan diterima tidak populer pada sisi pelanggan.
Faktor tingkah laku apa yang mempengaruhi keputusan Nancy :
Menurut pendapat saya, faktor tingkah laku yang sangat dominan mempengaruhi keputusan Nancy adalah faktor kepribadian dimana keputusan yang diambil terpusat pada 3 (tiga) tipe variabel yaitu:
1. Variabel Kepribadian: sikap, kepercayaan dan kebutuhan saat pengambilan keputusan sangat mendesak dan penting. Sedangkan menjaga kepercayaan pelanggan adalah hal utama yang dipikirkan oleh Nancy. Hal ini sesungguhnya akan menguntungkan perusahaan.
2. Variabel situasional: pada kasus tersebut telah dijelaskan pada paragraph-paragrafnya bahwa kondisi saat itu sangat mendesak dan dealer telah mencoba menghubungi distributor hampir 2 jam lamanya. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya pengiriman suku cadang tersebut dan karena itu pengaruh eksternal menajadi sangat dominan dalam keputusan Nancy.
3. Variabel interaksional, ini menjelaskan adanya situasi individu spesifik hasil dari interaksi antara situasi yang spesifik dengan kepribadian individu. Nancy melihat ada peluang untuk menjaga kepuasan pelanggan. Walau sesungguhnya dia menyadari bahwa mengirim suku cadang adalah hal yang melanggar aturan namun ia juga memiliki pribadi yang bertanggung jawab dengan menyetorkan tagihan suku cadang dari uang pribadinya. Interaksi inilah yang sangat spesifik membuat Nancy mengambil keputusan tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
Gibson, Ivancevich dan Donnelly (1997), Organisasi, Jakarta : Bina rupa Aksara
Stephen P.Robbin-Timothy A.Judge,(2008), Perilaku Organisasi,Organizational
Behavior,Jakarta: Salemba empat.
0
