INDICE
CAPITULO I........................................................................................................................ 1 I.
INTRODUCCION......................................................................................................... 1
CAPITULO II....................................................................................................................... 3 LA MISION Y LOS VALORES DE LA EMPRESA..............................................................3 CAPITULO III...................................................................................................................... 5 ANALISIS EXTERNO......................................................................................................... 5 1.
TIPOLOGIA DEL ENTORNO.......................................................................................5
2.
MACROENTORNO......................................................................................................5
3.
PERFIL ESTRATEGICO DEL MACROENTORNO......................................................8
4.
METODO PROYECTIVO: METODO DE ESCENARIOS.............................................9
5. MICROENTORNO.........................................................................................................11 CAPITULO IV................................................................................................................... 17 ANALISIS INTERNO........................................................................................................ 17 1.
TAMAÑO DE LA EMPRESA......................................................................................17
2.
CICLO DE VIDA DE LA EMPRESA...........................................................................17
3.
FORMA JURIDICA DE LA EMPRESA......................................................................18
6.
PERFIL ESTRATEGICO DE LA EMPRESA..............................................................29
7.
ANALISIS DEL PERFIL ESTRATEGICO..................................................................31
8.
CONCLUSION DEL PERFIL ESTRATEGICO...........................................................33
9.
ANALISIS DE RECURSOS Y CAPACIDADES.........................................................34
10.
ANALISIS DE MATRICES......................................................................................37
11.
CONCLUSIONES DEL ANALISIS ESTRATEGICO..............................................38
CAPITULO IV................................................................................................................... 39 PROPUESTAS.................................................................................................................. 39 PROPUESTA REAL DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO.................................41 CONCLUSIONES.............................................................................................................51 RECOMENDACIONES.....................................................................................................51
CAPITULO I I. INTRODUCCION Rural/Metro Corporation, prestigiosa empresa norteamericana, es actualmente el principal proveedor de protección contra incendios y atención de emergencias médicas del sector privado en los Estados Unidos, además de ser la unidad operativa del 911, sirviendo durante sus 50 años a 14 millones de personas en más de 400 comunidades norteamericanas, instalaciones industriales y aeropuertos, con un comprobado record de éxito. UDEM es la unidad prestadora de servicios médicos asistenciales de atención Pre hospitalaria privada, fundada en Octubre de 1997 con el objetivo de dar respuesta profesional inmediata en emergencias y urgencias, a domicilio, con rapidez, seguridad y eficiencia. Desde Diciembre del 2000 es anexada a Rural / Metro y así continúa prestando servicios a más de 10.000 personas entre Grupos familiares y Áreas Protegidas, siendo la empresa líder en soluciones de emergencias, urgencias medicas en la ciudad de Santa Cruz. También en Bolivia, a través de la unidad operativa SEI (Servicio de Extinción de Incendios), Rural / Metro provee, desde el año 1997, el servicio de prevención, rescate y extinción de incendios para todas las operaciones aeroportuarias en las ciudades de La Paz, Cochabamba y Santa Cruz, y desde Febrero 20001 a las empresas privadas de Santa Cruz. Con sede en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, a lo largo de los onceaños de servicio, UDEM ha invertido más de 3 millones de dólares en vehículos, equipamiento, infraestructura y capacitación de personal. UDEM es actualmente la única institución en el país con la capacidad de
1
prestar a la ciudadanía. La empresa nace n la ciudad de Santa Cruz únicamente con el servicio de emergencias medicas Pre hospitalarias, tres años después fue iniciado el servicio de Bomberos urbanos para clientes privados y desde entonces presta servicios de prevención y protección contra incendios a la industria cruceña y otros clientes importantes, posteriormente se incluye una unidad adicional dedicada al Mantenimiento y Recarga de Extintores.
CAPITULO II DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA
LA MISION Y LOS VALORES DE LA EMPRESA 1. MISION En UDEM prestamos servicios médicos pre hospitalarios, prevención y extinción de incendios, brindando seguridad, dirigidos a los sectores energético e industrial, instituciones públicas y privadas a las familias
1
cruceñas de manera rápida y responsable, con el objetivo de salvar vidas, protegiendo la propiedad en general siguiendo estándares internacionales, con experiencia, profesionalismo y calidad humana de su personal. 2. VISION Empresa solida y rentable, líder en brindar soluciones integrales de excelencia y calidad a la sociedad en atención medica pre hospitalario, prevención
y
extensión
de
incendios,
basados
en
normas
internacionales y procedimientos estandarizados, con un personal altamente capacitado y motivado, manteniendo
un compromiso
permanente con la comunidad. 3. OBJETIVOS 3.1.
Objetivos Empresarial Consolidar a la empresa a través del buen servicio brindado hacia los clientes para poder hacer crecer la participación en el mercado.
3.2.
Objetivos estratégicos
Orientar las tareas de la empresa desde adentro hacia fuera en la provisión de servicios especializados con una filosofía de calidad total, proactiva y competitiva. Promover el mejoramiento continuo de los procesos, operaciones y de gestión de la empresa..
1
Cumplir con el marco legal boliviano, apoyando la aplicación, desarrollo y ampliación de los principios de legalidad, buena fe y transparencia.
3.3.
Políticas Es política de la empresa brindar el oportuno servicio al cliente en el momento que este sea requerido.
4. VALORES Los valores que se promueven en la empresa son los siguientes: Ser proactivos/creativos Trabajo en Equipo Respeto y Confianza Honestidad y Lealtad Orden y Humildad Puntualidad y Responsabilidad Justicia y Actitud Positiva Confiabilidad
CAPITULO III ANALISIS EXTERNO 1. TIPOLOGIA DEL ENTORNO
1
El entorno en el cual se desenvuelve la empresa UDEM S.R.L. es cambiante, ya que
las variables que la componen son dinámicas,
complejas, diversas y hostiles es decir que existe crecimiento de la economía
así
como
también
un
crecimiento
poblacional
sus
instrumentos de operación son adquiridos por proveedor como: metro corporación (E.E.U.U.)y profesionales de salud, siendo los profesionales de salud relativamente cambiante. 2. MACROENTORNO 2.1.1. FACTORES ECONOMICOS Los factores económicos analizados demuestran que Bolivia mejora su competitividad, ya que tanto el producto interno bruto, el PIB per cápita muestran señales positivas de crecimiento y estabilidad económica, por el otro lado la inflación
nota una
desaceleración
en las últimas
gestiones que responde a una política de estricto control sobre la oferta interna por parte del Gobierno y finalizando el último factor analizado demuestra la disminución pobreza moderada y pobreza extrema en el país. 2.1.1.1.
CICLO ECONOMICO NACIONAL
En el año 2012, el Producto Interno Bruto (PIB) de Bolivia se mantuvo constante con un PIB de 5.2%, respecto a similar período del 2012. Las actividades económicas registraron las siguientes variaciones: Petróleo Crudo y Gas Natural 7,91%; Electricidad, Gas y Agua 7,64%; Construcción
7,21%;
Transporte
y
Almacenamiento
6,91%;
Establecimientos Financieros, Seguros, Bienes Inmuebles y Servicios Prestados a las Empresas 5,53%; Servicios de la Administración Pública 5,03%; Minerales Metálicos y No Metálicos 4,18%, Comercio 3,41%; Industria Manufacturera 3,23%; Agricultura, Pecuaria, Silvicultura, Caza
1
y Pesca 3,02%; Otros Servicios 2,89% y Comunicaciones 2,76%; según datos preliminares del Instituto Nacional de Estadística (INE)
2.2. FACTORES POLITICOS - LEGALES 2.2.1. INCENTIVOS Y SUBVENCIONES El Gobierno informó ayer que incluyó una partida de 755 millones de dólares para mantener la subvención a los carburantes en el Presupuesto General del Estado (PGE) de 2012. En consecuencia, se descarta una nueva nivelación del precio de los combustibles, como intentó hacer en diciembre de 2010. Dotación de 1 593 ambulancias para el sistema de emergencias entregadas por el gobiernoalos distintos establecimiento de salud del país. 2.2.2. DECRETOS SOBRE REGULACION Código de ética y ontología medica Ley de bombero 2.2.3. ACTUACION DE LAS EMPRESASPUBLICAS El grupo de salvamento SAR-Bolivia cumplió 25 años de trabajo voluntario en operaciones de búsqueda y rescate, que se apoyan en un equipo de paramédicos y bomberos, que brindan atención médica en los casos de emergencia. Los bomberos voluntarios de la gobernación de Santa Cruz son capacitados. 2.3. FACTORES SOCIO –CULTURALES 2.3.1. TASA DE CRECIMIENTO DE LA POBLACION
1
Bolivia es el país con la mayor tasa de crecimiento poblacional de Sudamérica, considerando el período intercensal 2001-2012. Su tasa de crecimiento anual fue de 2,03% durante ese período, según el último Censo de Población y Vivienda que se realizó el 21 de noviembre de 2012 y dos meses después se presentaron los resultados preliminares del recuento poblacional. Según
los
resultados
preliminares
del
Censo
2012,
los
departamentos de La Paz y Santa Cruz concentran a más de la mitad de la población (53%). En ambas regiones se empadronaron 5.517.798 habitantes. También se observa que el departamento de Santa Cruz concentra ahora la mayor proporción de población en el país, 27%; seguido de La Paz 26% y Cochabamba 19%. Los seis departamentos restantes tienen sólo 28% de la población total. FUENTE: Según la Fundación Jubileo 2.3.2. CREENCIAS VIGENTES En la
sociedad en la que desenvuelve la empresa UDEM, muy
pocas personas tienen
hábitos de
servicios de prevención y
planificación personal.
2.3.3. INDICE DE DASARROLLO HUMANO El Índice de Desarrollo Humano (IDH) en Bolivia aumentó de 0,660 a 0,663 entre 2010 y 2011, lo que permite al país mantenerse entre las naciones
de
mundo
que
alcanzaron
un
nivel
medio.
Sin embargo, según el informe del Programa de las Naciones Unidas
1
para el Desarrollo (PNUD), este año el país está ubicado en el puesto 108, el pasado año ocupaba el 95. 2.4. FACTORES TECNOLOGICOS 2.4.1. NUEVAS TECNOLOGIAS Los avances tecnológicos avanzan de forma creciente lo que es muy positivo y además son accesibles para la empresa UDEM S.R.L. gracias a la globalización. 3. PERFIL ESTRATEGICO DEL MACROENTORNO
4.
METODO PROYECTIVO: METODO DE ESCENARIOS ESCENARIO PESIMISTA En el caso de que el gobierno deje de subvencionar los combustibles (diesel y gasolina) en el país.
1
PREMISAS
Limitación del crecimiento económico del país.
una acelerada inflación provocando una inestabilidad en los precios de los distintos productos y servicios
Encarecimiento en los costos de transporte en el parque automotor.
Las personas destinarían sus recursos a satisfacer necesidades básicas.
EFECTOS
Pérdida de clientes actuales y potenciales
Estancamiento en los niveles de venta generando disminución en las utilidades.
Incremento en los precios de los diferentes servicios que ofrece la empresa UDEM S.R.L.
Perdida de participación en el mercado.
Conflictos de objetivos entre los grupos de interés de la empresa. es decir los operarios no alcanzan sus expectativas a los niveles deseados y los inversionistas deseas mayores flujos.
Limitación en actividades de responsabilidad social, es decir la empresa no prestaría servicios de capacitación de bomberos gratuitos ya que la empresa no podría cubrir con los costos.
1
ESCENARIO OPTIMISTA En el caso de que el gobierno mantenga la subvención de los combustibles (diesel y gasolina) en el país. PREMISAS
Reducción de la inflación,provocando estabilidad en los precios de los distintos productos y servicios
Apoyo a la economía
del país generando oportunidades de
crecimiento para las industrias. EFECTOS
Crecimiento de la cartera de clientes.
Incremento en los niveles de ventas, incrementando en la utilidad de la empresa.
Estabilidad entre los grupos de interés, ya que ambos satisfacen sus expectativas en niveles deseados.
Brinda
capacitación
gratuita,
creando
una
imagen
de
responsabilidad ante la sociedad y al mismo tiempo le permite crear valor a largo plazo.
Mayor participación en el mercado de urgencias y emergencias médicas.
1
5. MICROENTORNO 5.1. TAMAÑO DE LA INDUSTRIA La industria de Servicios pre hospitalario y prevención desde hace algunos años se encuentra en un constante crecimiento, hoy en día representa el 1.99 % del PIB Nacional siendo un rubro generador de empleos.
La industria de Servicios pre hospitalario y prevención, tiene un tamaño en ventas de $ 270.000.-, cuya industria estáconcentrada en 4 empresas oligopolistas con representaciones en ventas de:
1
5.2. CICLO DE VIDA DE LA INDUSTRIA
1
La industria se encuentra en la etapa de crecimiento ya que ventas de la gestión 2012,ha crecido en 5.26% con respecto al año anterior. 5.3 ANALISIS DEL LA ESTRUCTURA DE LA INDUSTRIA ANÁLISIS DE PORTER
5.3.1 INTENSIDAD DE LA COMPETENCIA El número de competidores existentes no es muy elevado, existen pocas empresas dedicadas a esta actividad en la ciudad de Santa Cruz de la Sierra, empresas como: Cardiotcruz, Emercruz, Asimei y Fundasol. Las necesidades de servicios pre hospitalarios, de emergencias y urgencias médicas están creciendo debido a: el crecimiento de
1
las empresas industriales ya que estas representan el 34% de los ingresos por ventas de los servicios, surgimiento de nuevos hábitos como contratar los servicios familiares VIP que ofrece la empresa. No existen barreras importantes a la movilidad entre segmentos por tipo de transporte: muy frecuentemente quien se dedica al transporte no asistencial cubre a si mismo las necesidades de transporte
urgente
y de emergencia. Pero otro lado existen
barreras psicológicas a la movilidad: tradicionalmente las empresas han operado siempre en un ámbito geográfico limitado su zona no es habitual que una empresa intente prestar servicios en otra zona aunque es posible. Existen algunas barreras de salida debido a los altos costos de los activos especializados (carros bomberos), los costos fijos de salida (indemnización a los trabajadores ya que la planilla es muy elevada en cuanto a número de operario). Existe fidelización de parte de los clientes a los servicios que presta UDEM, ya que tales servicios se desempeña en función a un alto grado de calidad. No existe diversidad en cuanto a competidores porque estos no difieren en orígenes nacionales y personalidad. 5.3.2. COMPETIDORES POTENCIALES Existen un grado elevado en cuanto a la barrera de entrada ya que se necesita una suma elevada en capital de inversión. La empresa en cuanto a su marca cuenta con un alto nivel de prestigio y una cartera de clientes establecidas lo que genera fidelidad por parte de los clientes por tanto existe mayor dificultad para los nuevos entrantes La tecnología con la que prestansus servicios UDEM está bajo estándares de alta calidad. 5.3.3. PRODUCTOS SUSTITUTIVOS. En Santa Cruz de la Sierra uno de los departamentos de Bolivia con más distancia en minutos a los hospitales de referencia el
1
transporte urgente y de emergencia tiene muy pocos productos sustitutos propiamente dichos. Algunos instrumentos sustituto respecto al transporte no asistencial algunas comunidades introducen el taxi como alternativa a las ambulancias, pese a ser un sustitutivo imperfecto dado
su precio y tecnología, es una
amenaza para el sector de transporte sanitario (Servicios pre hospitalarios). 5.3.4. PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS CLIENTES UDEM cuenta con una gran cartera de clientes por tanto no los clientes no están concentrados. Los principales clientes se encuentran en el rubro petrolero e industrial por lo que lo estos representan
gran parte de las
ventas. El servicio que presta es diferenciado, los costos de cambio son altos no existen servicios sustituto. Los servicios de transporte sanitario, como en general los servicios, no son almacenables lo que en principio juega a favor de las empresas. La alta Barrera que posee la esta industria impide incluso que exista una integración hacia atrás. La no existencia de productos sustitutos para los Servicios que presta UDEM genera que exista menor poder de negociación.
5.3.5. PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS PROVEEDORES La dotación personal (de doctores, paramédicos y operarios) se los hace de forma directa por la empresa y en cuanto a productos para
la
comercialización
(extinguidores)
solo
posee
dos
proveedores. El Servicios es diferenciado y se basa en altos grados de calidad. Los altos costos de cambio ya que un cambio inadecuado de personal generaría deficiencia de la calidad en el servicio. Los proveedores no cuentan con los recursos y capacidades requeridas para poder ofrecer los servicios de UDEM
1
CAPITULO IV ANALISIS INTERNO 1. TAMAÑO DE LA EMPRESA La empresa UDEM S.R.L. se puede catalogar como una empresa “mediana”. Cuenta con la infraestructura adecuada con opción a ampliaciones en un futuro. 2. CICLO DE VIDA DE LA EMPRESA
1
Esta empresa lleva más de 11 años en este sector, es por tal que se encuentra en la etapa de crecimiento en el sector que pertenece, el
1
tipo de servicio diferenciado que brinda justifica esta posición con una tasa de crecimiento de 6.11% en comparación con la gestión anterior que le permiten arrojar ventas de $ 121.500.-
3. FORMA JURIDICA DE LA EMPRESA La empresa no ha sufrido cambio en su forma jurídica ya que desde sus inicios hasta el momento se mantiene su personería jurídica: Sociedad de Responsabilidad Limitada. Razón social UDEM SRL. (Unidad de emergencias médicas) Forma Jurídica La empresa de servicios
“UDEM SRL.”, cuenta con una
personería jurídica de Sociedad de Responsabilidad Limitada. Domicilio de la empresa Zona Parque industrial manzana 23. 4. PROPIEDAD DE LA EMPRESA La empresa UDEM S.R.L. es una empresa privada, es una sociedad familiar. 5. ANALISIS FUNCIONAL 5.1.
DESCRIPCION DEL ESTADO ACTUAL DE LAS AREAS
FUNCIONALES 5.1.1. AREA COMERCIAL Servicios Emergencias y urgencias medicas Prevención y extinción de incendios Capacitación en las áreas de nuestros servicios y productos Extintores Equipamiento de boletines y equipos de auxilio en general. Clientes
1
► ► ► ►
Rubro petrolero Las cooperativas Rubro Industrial Seguros nacional vida
Precio de venta de los servicios de acuerdo al tipo de plan. Plan empresarial $us. 500 anual Plan VIP Costo $us. 10.-/mes, 2 personas. $us. 12.-/mes, 3 personas. $us. 16.-/mes, 4 personas. $us. 20.-/mes, 5 personas. $us. 22.-/mes, 6 personas. Plan VIP Mayor de 50 años $us. 25.-/mes, 1 personas.
PROMOCION. Para informar acerca de los productos y servicios de la empresa se lo hace a través de:
Folletos. Teléfono. Vía Electrónica. Relaciones publicas
CANALES DE DISTRIBUCION
1
La empresa no cuenta con canales de distribución establecida ya que el servicio es directo con el cliente, los productos que se venden como ser los extintores e insumos de extintores también se los hace directamente con el cliente. 5.1.2. AREA DE PRODUCCION Principales materiales usados para la prestación de los servicios de UDEM SRL. Para la prestación de los servicios de la empresa UDEM SRL. se utilizan los siguientes materiales: Ambulancias y Carros Bomberos. Extinguidores y Equipos para recarga de extinguidores. Equipos de Primeros Auxilios. Material Didáctico. (Proyectoras) Equipos de comunicación. Muebles de oficina. Material de escritorio Computadoras e impresoras Diagrama con el recorrido de los productos o servicios principales.
1
Descripción El cliente se comunica con el número piloto de UDEM SRL. 3492900, el operador toma datos acerca de la situación, anota la dirección exacta del siniestro. el operador se comunica con el coordinador médico, y si el caso lo requiere también lo hace con el jefe del departamento de bomberos. Un médico, junto con el paramédico y chofer salen a atender la emergencia, si el problema no es grave es atendido por el doctor que tiene la ambulancia, caso contrario es llevado al centro de salud más cercano para su respectiva atención. El jefe de bomberos junto con su equipo salen a atender el incendio, para su respectiva extinción.
1
El médico y jefe de bomberos realizan un informe, que es entregado al jefe de operaciones. Infraestructura.-
La infraestructura es amplia y cómoda para el desempeño cotidiano de la empresa. Las oficinas administrativas y estacionamiento para las ambulancias y carros bomberos cumplen con las expectativas para la empresa EQUIPAMIENTO DE MAQUINARIAS La empresa cuenta con los siguientes equipos:
Vehículos.- La empresa cuenta con los vehículos siguientes 10 ambulancias. 4 Carros y bomberos.
Equipos de computación.- Para la prestación del servicio se cuenta con: computadoras impresoras scanner
1
fotocopiadora Además cuenta con una central telefónica con servicio de Fax e internet inalámbrico en todo el edificio.
Muebles y enseres.- La agencia cuenta con: escritorios sillones ejecutivos sillas para clientes sofá
5.1.3. AREA FINANCIERA CAPITAL Monto del Capital Declarado. El capital declarado por la empresa es de Bs. 3.735.277. La empresa es una sociedad familiar 5.1.4. AREA DE RECURSOS HUMANOS Organigrama de la Empresa UDEM S.R.L.
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Funciones y nombres de los responsables de cada unidad.
Gerente General: Dra. Giovanna Patricia Vargas Vaca. Director Médico-Jefe de Operaciones: Dr. Wilson Vargas Vaca. Departamento de RRHH y Operaciones: Lic. Javier López Vargas Departamento Comercial: Ing. Co. Milton Eduardo Matamorros. Departamento Contable: Lic. Claudia Valdés. Departamento de Cobranza: Lic. Jafet Hoyos. Departamento de Extintores: Romel Vaca.
1
Departamento de Bomberos: Cap. Juan Carlos Gutiérrez. Número de efectivos por unidad. Cargo
Nro. de
Gerente General Director Médico-Jefe Operaciones Departamento
de
RRHH
Operaciones Departamento Comercial Departamento Contable Departamento de Cobranza Departamento de Extintores Departamento de Bomberos Médicos y Paramédicos Enfermería y Auxiliares Total
efectivos 1 de 1 y 1 4 2 4 5 24 25 38 104
Tipos de contactos existentes para coordinar labores, reuniones, comités, etc. La comunicación entre el personal de la empresa es de la siguiente forma: Verbal. Vía Telefónica. Documentada. Mediante Correo Electrónico. Reglamentos Internos. La empresa cuenta con reglamentos internos referentes a los siguientes puntos:
Horario de Entradas y Salidas. Restricción del uso de páginas electrónicas. Verificación de conexiones de equipos electrónicos. Limpieza en el área de trabajo. Uso de parqueos. Uso de casilleros. Áreas de descanso.
1
Manuales de funciones. N o posee un manual de funciones Manuales de Procedimientos. No posee manual de procedimientos Reglamentos Internos. La empresa cuenta con reglamentos internos referentes a los siguientes puntos:
Horario de Entradas y Salidas. Restricción del uso de páginas electrónicas. Verificación de conexiones de equipos electrónicos. Limpieza en el área de trabajo. Uso de parqueos. Uso de casilleros. Áreas de descanso.
Capacitaciones Área Medica o Primeros Auxilios Básico, Nivel I, Nivel II, Nivel III, Higiene Ind., Peligros Ergonómicos. o Curso para formación de brigadas. Área Bomberil o Uso de Equipos de Respiración Autónoma. o Respuesta Inicial a Incidentes Confinados. o Curso Inicial para Sistemas contra Incendios. o Prevención y respuesta contra incendios o Prevención y control de Incendios Forestales o Brigadas para emergencias (Colegios, Univ., e Inst.) o Rescate en altura. Hay una sola política en materia de: a) Selección
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Las vacancias son cubiertas por promoción interna o selección externa, basadas en la idoneidad y meritos del candidato b) Formación.La política referente a la formación del personal es única para todos los cargos. El jefe de Recursos Humanos es el encargado de planificar, ejecutar y comunicar las capacitaciones que se dan al
personal
operativo. c) RemuneracionesExiste una política diferenciada en cuanto a la remuneración del personal de la empresa, la cual se basa en el grado de preparación que requiere el cargo y el grado de responsabilidad y toma de decisiones que tiene dentro de la empresa. d) Comunicaciones.El personal tiene conocimiento de la forma de comunicación dentro de la empresa en caso de ser necesario el intercambio de información, se hace mediante forma verbal, escrita, y vía electrónica e) Seguridad del empleado No existen políticas en cuanto a comunicaciones tanto internas como externas en la empresa. Toda comunicación se hace de manera informal, en forma verbal.
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6. PERFIL ESTRATEGICO DE LA EMPRESA
1
PERFIL ESTRATEGICO DE LA EMPRESA COMPARADO CON LA COMPETENCIA
1
7. ANALISIS DEL PERFIL ESTRATEGICO Área Comercial La cuota de mercado que representa la empresa UDEM S.R.L. es una fortaleza, ya que esta da a entender que es la empresa líder en la industria de prestadora de servicio pre hospitalario y venta de productos terminados como los extinguidores, lo cual le permite competir bajo ciertas condiciones con mayores ventajas. La imagen de la marca es una fortaleza, ya que esta se ha ido construyendo bajo los valores subjetivos de la propia empresa que la promueve mediante la realización de sus actividades durante el trascurso del tiempo. Existe fortaleza en la variable
promoción
por
que
usa
herramientas necesarias para promover la imagen, herramientas como Publicity y relaciones publicas que le han permitido generar una positiva imagen de prevención en la mente del consumidor La empresa no cuenta con canales de distribución establecida ya que el servicio es directo con el cliente, por lo que este genera una fortaleza además todo servicio es un producto perecedero. La localización geográfica es una fortaleza, porque UDEM se encuentra ubicada la zona del parque industria, cerca del mercado consumidor lo que le permite reducir en costo de transporte al prestar el servicio. Una debilidad que tiene es el precio a pesar de el alto grado de calidad que respalda el precio de los Servicios de UDEM S.R.L. parte de los clientes tienden a buscar precios más económicos. Área de Producción Un aspecto fuerte es que UDEM realiza un control de calidad de los Servicios que presta, con relación a los principios que tiene para orientar las acciones y brindar como resultado un alto grado de calidad que justifique sus precios.
1
Los bienes de equipo son de alta tecnología ya que estos cuenta con proveedores extranjeros que les brindan equipos para el servicio pre hospitalario, lo cual le permite tener una fortaleza más. Es una fortaleza que UDEM S.R.L. posea capacidad instalada para abastecer a sus consumidor actuales como potencial en comparación con la competencia. Área Financiera La estructura financiera es positiva para la empresa porque en ella 85% representa el capital propio en este caso familiar y el resto es financiado entidades bancarias. Recursos Humanos Tanto en los sistemas de incentivos y clima social, UDEM se encuentra en equilibrio, pero obtiene una ventaja ya que posee programas de reclutamiento: Profesionales médicos debidamente registrados en el Colegio Médico Nacional y departamental, capacitados de acuerdo a parámetros internacionales en: ATLS (Atención al Paciente Traumatizado), PHTLS (Atención Pre Hospitalaria), BLS (Soporte Vital Básico), ACLS (Soporte Cardiológico
Avanzado),
PALS
(Atención
al
Paciente
Traumatizado Pediátrico). Brinda capacitaciones en el Área Médica y Área Bomberil. Dirección y Organización Tiene variable que brindan fortalezas ya que posee un sistema de planificación y control del mismo, así como también la cultura empresarial está bien formulada (calidad y puntualidad a la hora de prestar Servicios) y orientan cada acción que realice. UDEM SRL cuenta con una estructura organizacional definida, pero se deberá realizar cambios en el organigrama para una mejor comprensión para los trabajadores de la empresa, hace falta que de manera formal y escrita se modifique aquellos
1
aspectos. Se deberá elaborar manual de funciones para el área comercial en el aspecto de los vendedores y para el área operacional de los servicios. 8. CONCLUSION DEL PERFIL ESTRATEGICO El perfil estratégico nos muestra que la empresa UDEM S.R.L. tiene mayores fortalezas en comparación con la competencia que deben ser aprovechadas al máximo, así como también escazas debilidad pero que no por ser pocas deben ser descuidadas por lo que abra que tomar un curso de acción para revertirlas.
1
9. ANALISIS DE RECURSOS Y CAPACIDADES
IDENTIFICACION DE LOS RECURSOS Y CAPACIDADES
El propósito del análisis de los recursos y capacidades es el de
identificar el potencial de la empresa para establecer ventajas competitivas mediante la valoración de los recursos y habilidades que posee o a los que puede acceder.
IDENTIFICACION DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
Son el conjunto de factores de los que dispone y controla una
empresa, estos se clasifican principalmente en dos grupos de recursos: tangibles e intangible
RECURSOS TANGIBLES
Los activos físicos que tiene UDEM SRL Son los siguientes:
Muebles y enseres Como ser
vitrinas
de
escritorios, muebles para oficina, vitrinas de cristal,
exposición
con
iluminación,
vitrinas
giratorias,
vitrinas
esquineras, estanterías de oficina, sillas giratorias, sillas para los clientes, mesas, colector de residuos, materiales de escritorio y otros.
1
Vehículo La empresa cuenta con ambulancias y carros bomberos.
1
Equipo de computación Tiene un equipo de computadoras para cada departamento y lo cual
le permiten brindar un buen servicio y una rápidainformación.
Edificio La empresa UDEM tiene sus instalaciones ubicadas en el cuarto
anillo, avenida paragua, zona parque industrial detrás del delhipermaxi.
1
10. ANALISIS DE MATRICES 10.1. MATRIZ FODA
FORTALEZAS
Cuota de mercado Imagen de la marca Publicidad y promoción Red de distribución Localización geográfica Control de calidad Bienes de equipo Capacidad instalada Nivel de Formación Fuerte cultura empresarial Eficiente sistema de planificación y control OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
Precios elevados de los servicios Estructura organizativa (falta de manual de funciones y procedimientos) Fallas en el sistema contable la parte de inventarios, manejo de bancos y caja.
AMENAZAS
1
El constante crecimiento del departamento de santa cruz provocara un incremento de la cantidad demandada del servicio Crecimiento del mercado Ubicación dentro de distritos industriales Crecimiento del sector industrial Aprovechamiento de clientes potenciales
Actuación de las empresas publicas Precios más bajos de la competencia Crecimiento rápido del sector que atrae a nuevos competidores Leyes gubernamentales Control del SIN en cuanto al aspecto contable
11. CONCLUSIONES DEL ANALISIS ESTRATEGICO 11.1. ANALISIS INTERNO La empresa UDEM S.R.L. se encuentra en crecimiento del sector servicio prehospitalrio y venta de extinguidores,con servicios y productos de alta calidad, los cuales han sido certificados conforme a las normas y procedimientos internacionales ISO 11602-1,2 y NFPA. Tiene una presencia considerable en el mercado, ya que gracias a la imagen de la marca, y prestigio es reconocida dentro del sector competitivo; como una empresa líder del sector.
11.2.
ANALISIS EXTERNO El Entorno en el cual se desenvuelve la empresa UDEM S.R.L es un entorno cambiante.
1
La industria en la que la empresa de Servicios UDEM S.R.L. se desenvuelve es atractiva debido a la existencia menor de intensidad de competencia, a las barreras altas que tiene en cuanto a impedir que competidores potenciales ingresen y la industria mantenga su atractividad, el poder de negociación tanto de competidores como clientes es menor lo que genera que la industria sea más atractiva y por consiguiente más rentable.
11.3 DEBILIDADES A POTENCIAR
Existen
algunas debilidades
en el manejo contable y
administrativo de los siguientes rubros
Caja chica, bancos y activos fijos
CAPITULO IV PROPUESTAS Objetivos General Diseñar un sistema contable para mejorar y hacer más eficiente el manejo de la Caja chica, bancos y activos fijos
Objetivo Especifico a) Describir las operaciones de caja chica, bancos y activos fijos b) Analizar los procesos administrativos actuales c) Elaborar un plan de cuentas y su respectivo manual de
cuentas. d) Diseñar un sistema contable que permita registrar las operaciones y elaborar estados financieros. Tratamiento económico
1
El volumen de las operaciones económicas varía de una empresa a otra, consecuentemente, el registro contable también será en mayor o menor proporción diferente, sin embargo, los principios contables deben ser aplicados en todos los sistemas contables que haya, estos principios son denominados "Principios de Contabilidad Generalmente aceptados". El método que UDEM emplea para el registro de sus cuentas de balance está ampliamente subordinado al comportamiento del efectivo, al ser los movimientos bien frecuentes, se obvia la diferenciación del corriente y no corriente. Sin embargo la ausencia de los inventarios (realizable) es de lo más notoria, ya que al ser una empresa donde el stock de alimentos es algo crítico, no se encuentra valuado, tan sólo cuenta con informes que detallan las existencias físicas, como se ve en la Tabla 1.
1
Si bien los kardex de existencias físicas son detallados, carecen por completo de la parte de su valuación, de acuerdo a entrevistas realizadas los motivos por los cuales no se valúan los productos de los almacenes es porque no se ve la necesidad de cuantificar dichos bienes debido al inmenso número de variables a la que están sujetos su producción y su valuación resulta "poco ilustrativa y no real". En lo referente a los activos fijos, ninguna propiedad, planta y equipo ha sido valorado.
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El registro contable está basado en el efectivo, y no consideran las depreciaciones siendo esta un concepto abstracto de la pérdida de valor de los bienes mencionados que no genera movimiento del efectivo, la utilidad de valuar dichos activos es superflua, de acuerdo a las entrevistas realizadas debido a que, por ejemplo, una movilidad tiene 10 años de vida, cuando de acuerdo a la legislación nacional tiene una vida útil de 5 años. Ingresos y egresos de caja chica Los ingresos y egresos de caja chica son consolidados en los mayores, que al final de un periodo de análisis son llevados a un informe de movimientos de caja, como lo muestra la Tabla 2.
Si bien el tratamiento de los ingresos y egresos es de lo más detallado y correcto, hay rubros pertenecientes a los activos y/o pasivos, como ser el código 190 (préstamos por pagar), que se registran cuando se contrae algún tipo de deuda. La forma de registro en los mayores es acumulativa en forma mensual y no así en forma anual.
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PROPUESTA REAL DE UN SISTEMA CONTABLE FINANCIERO TESORERÍA Efectivo y Equivalentes de Efectivo: El efectivo y equivalentes de efectivo incluye aquellos activos financieros líquidos, depósitos o inversiones financieras líquidas, que se pueden transformar rápidamente en efectivo en un plazo inferior a tres meses y sobregiros bancarios. Los sobregiros bancarios son presentados como pasivos corrientes en el estado de situación financiera. Caja Chica Políticas 1. El fondo de Caja Chica está destinado a cubrir gastos menores y urgentes de la empresa que no pueden ser liquidados por cheque, los mismos no pueden ser mayores a $ 40. El fondo de Caja Chica será de mínimo de $ 350. 2. Todos los pagos que se hagan con fondos de Caja Chica deberán estar previamente autorizados por la contadora. 3. Todas las facturas que se paguen con fondos de Caja Chica deberán contener los requisitos fiscales y fecha reciente de expedición. 4. El fondo de Caja Chica se destinará únicamente para sufragar gastos menores y queda estrictamente prohibido efectuar préstamos al personal o utilizarlo para otro fin. 5. En toda salida de Caja Chica se deberá recabar vale firmado por la persona que recibe el efectivo, mismo que deberá estar previamente autorizado por el contadora o supervisor de oficina según el caso.
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6. La reposición de Caja Chica se efectuará mediante entrega de facturas debidamente autorizadas y cuyo importe se entregará al custodio. 7. La contadora deberá efectuar arqueos periódicos para cerciorarse del buen manejo del fondo. 8. El fondo de Caja Chica será resguardada en caja con llave que solo el responsable del fondo la tendrá. Procedimientos
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Bancos Políticas 1. Deberá existir una segmentación de funciones para la autorización, ejecución custodia y registro de bancos. 2. En cada operación de bancos deben intervenir por lo menos
dos firmas autorizadas. 3. Ninguna persona que interviene en bancos debe de tener
acceso a los registros contables que controle su actividad. 4. La función de registro de operaciones de bancos será exclusiva del departamento de contabilidad. 5. Antes de emitir un cheque o generar una transferencia se deberá verificar el saldo de la cuenta. 6. La generación de transferencias y emisión de cheques, deberán acompañarse de sus correspondientes comprobantes de egresos 7. Por ningún motivo deberán expedirse cheques posfechados 8. La conciliación bancaria deberá realizarse los primeros diez días de cada mes. Se anexará copia del estado de cuenta y auxiliar de bancos. 9. Cualquier cantidad de dinero en efectivo o cheque de pagos de los clientes deberán ser depositadas a más tardar al día siguiente en la cuenta bancaría.
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Activos Fijos Políticas 1. El registro contable y control de los inventarios de los Activos Fijos es competencia de la Unidad de Contabilidad. 2. Se tomará como activo Fijo todo bien con un costo superior a $500.00 dólares en caso contrario se contabilizará como gasto. 3. Cada custodio es responsable de los activos fijos que se le asignen para el desarrollo de su trabajo. El jefe administrativo
debe velar por el cumplimiento de lo indicado. 4. La Unidad de Contabilidad realizará una toma física al menos una vez al año de todos los activos y muestras parciales al azar sin previo aviso en forma mensual. El custodio de los activos fijos,
deberá estar anuente y colaborar con la revisión. 5. Se mantendrán cubiertos por seguro los equipo electrónico, solamente activos de éste tipo que tengan dos años o menos de comprados.
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Costo de la propuesta El Diseño del sistema contable es mínimo ya que solo se está mejorando algunos procesos del sistema contable que UDEM maneja , que será ampliamente recuperado con la disminución del costo de proceso en el manejo de estas cuentas ya que se optimizara el proceso
CONCLUSIONES Una vez concluido el Diseño de un Sistema Contable Financiero aplicado a la empresa UDEM, se ha llegado a las siguientes conclusiones: Es necesario que
la empresa UDEM aplique
este
sistema
contable para así agilizar y optimizar sus procesos contables que incidirán en el manejo general de la empresa.
RECOMENDACIONES Adoptar el sistema contable propuesto que permita el registro oportuno
y
automatizado
de
la
información
financiera,
demostrando a través de los reportes la realidad económica de la empresa. Implementar un cronograma adecuado para la preparación y presentación de Estados Financieros mensuales, así como la elaboración de índices financieros que ayuden a la toma de decisiones oportuna por parte de la gerencia.
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Implementar una política de capacitación continua para dar cumplimiento en la presentación de las todas las obligaciones societarias, tributarias y laborales ante los organismos de control. Incorporar un registro actual y detallado de todos los equipos que posee la empresa, a través de la elaboración de formatos debidamente automatizados que contribuyan obtener datos correctos en el valor actual de los mismos, a fin de evitar incurrir en errores por el mal uso de información.
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