Trabajo de Auditoria a La Empresa Espiga de Trigo

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO

–ESCUELA

PROFESIONAL DE ADMINISTRACION

GRUPO AUDITOR

I

1.-IDENTIFICACION DE LA EMPRESA 1.1.-IDENTIFICACIÓN Se escogió a la empresa, PANADERÍA ESPIGA DE TRIGOS E.I.R.L

1.1.2.- EMPRESA ESPIGA DE TRIGOS E.I.R.L

En primera instancia como primer paso que realizo el grupo fue enviar un

documento (carta solicitud) a la empresa para entrar en contacto directo, ,empresa y el grupo auditor, que se presentó el día 6 de mayo, del presente año, entrando a entrevista y conversación con el representante de la empresa véase los documentos ( solicitando a la empresa)

1

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO –ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION

PANIFICADORA ESPIGA DE TRIGO E.I.R.

1.2.- ANTECEDENTES DE LA EMPRESA: PANIFICADORA “ESPIGA DE TRIGO” EMPRESA INDIVIDUAL DE RESP. LTDA tiene como actividad comercial la producción y comercialización productos de panadería, pastelería y repostería en todas sus variedades en productos 100% naturales. Anteriormente “ESPIGA DE ORO” por motivos diversos actualmente conocida

como PANIFICADOR A “ESPIGA DE TRIGO”. Fundada el 21 de agosto de

1999 con número de RUC 20405334781. Registra como domicilio legal Jr. Panamá Nro. 545 Urb. Municipal Taparachi en la ciudad de Juliaca. Convirtiéndose Jr. Panamá en la planta de dicha empresa. Cuenta con cuatro sucursales en la misma ciudad las cuales son: Jr. San Román N° 409, Jr. San Román N° 325, Jr. Moquegua N°510, Jr. Moquegua N°844 y en Puno: Esq. Cahuide / Los Incas. Teniendo como representantes legales titular Gerente:

Gonzales Guerra viuda de Tamayo Olga Ernestina.

2


PANIFICADORA ESPIGA DE TRIGO E.I.R.

1.2.- ANTECEDENTES DE LA EMPRESA: PANIFICADORA “ESPIGA DE TRIGO” EMPRESA INDIVIDUAL DE RESP. LTDA tiene como actividad comercial la producción y comercialización productos de panadería, pastelería y repostería en todas sus variedades en productos 100% naturales. Anteriormente “ESPIGA DE ORO” por motivos diversos actualmente conocida

como PANIFICADOR A “ESPIGA DE TRIGO”. Fundada el 21 de agosto de

1999 con número de RUC 20405334781. Registra como domicilio legal Jr. Panamá Nro. 545 Urb. Municipal Taparachi en la ciudad de Juliaca. Convirtiéndose Jr. Panamá en la planta de dicha empresa. Cuenta con cuatro sucursales en la misma ciudad las cuales son: Jr. San Román N° 409, Jr. San Román N° 325, Jr. Moquegua N°510, Jr. Moquegua N°844 y en Puno: Esq. Cahuide / Los Incas. Teniendo como representantes legales titular Gerente:

Gonzales Guerra viuda de Tamayo Olga Ernestina.

2


1.3.-DATOS GENERALES DE LA EMPRESA DATOS

DESCRIPCION

RUBRO

Panadería

RAZON SOCIAL

Panificadora Espiga de Trigo EIRL

NOMBRE COMERCIAL NUMERO DE RUC

Panificadora Espiga de Trigo EIRL

TELEFONO

959464219

DIRECCION DIRECCIO N

JR. PANAMA NRO. 545 URB. MUNICIPAL TAPARACHI 15417

CIIU TIPO DE SOCIEDAD REPRESENTANTE REPRESENTANTE

20405334781

EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA Gonzales Guerra viuda de Tamayo Olga Ernestina

FUENTE: página web de la empresa www.espiga de trigos.com

Nota: No cuenta en un documento real y palpable que acrediten la información general de la empresa empresa en implicancia, implicancia, por tal motivo se tuvo tuvo la información en su página web.

1.4.-REPRESENTANTES DE LA EMPRESA La empresa está representada por Gonzales Guerra viuda de Tamayo Olga Ernestina quien también fundo la misma actualmente cuenta con tres sucursales principales que están ubicadas en Juliaca (cuenta con 14 colaboradores) y una sucursal en la ciudad de Puno (cuenta con 4 colaboradores) y en la planta de producción que se ubica en Jr. Panamá 345 ciudad de Juliaca (cuenta con 25 colaboradores)

3


1.5.-PLAN ESTRATEGICO Se ha detectado que el plan es tratégico de la empresa “ESPIGA DE TRIGO” se encuentra desactualizada además de no contener los componentes esenciales en un plan, el plan que se evaluó fue del año 2009, y este plan, sea conocido por todas las personas que laboran en la empresa, ya que el 92.80% desconoce la existencia de este documento (Ver anexo IV)

1.6.-MISIÓN No cuenta con una misión plasmable en un documento según el requerimiento y entrevista con el representante de la empresa

1.7.-VISIÓN No cuenta con una misión plasmable en un documento según el requerimiento y entrevista con el representante de la empresa,

1.8.-VALORES •

Respeto

•

Confianza

•

Comportamiento ético

•

Satisfacción del cliente

•

Calidad y servicio

1.9.-FODA 1.9.1.-FORTALEZAS •

Posicionamiento en el Mercado.

•

Reconocimiento de la marca.

•

Calidad en la elaboración de los productos.

•

Canales de distribución no negociables (sucursales) 4


Capacidad de producción mayor debido a la construcción de una moderna planta productiva. •

•

Abastecimiento de los insumos

•

De manera óptima y necesaria en tiempo adecuado.

Capitales de financiamiento propio y buenas relaciones con las entidades financieras •

1.9.2.-DEBILIDADES •

Poca seguridad

con

los empleados.

•

Costos fijos elevados en la administración de sucursales.

•

Limitaciones para contratar a Empleados de forma estable.

•

Abastecimiento

•

Capacitación deficiente de empleados debido al bajo nivel de lealtad

deficiente

de productos por pedidos.

1.9.3.-OPORTUNIDADES Inyección de capitales externos para el apoyo de unidades económicas en desarrollo. •

•

Crecimiento poblacional en los Sectores urbanos.

•

Aumento en la renta per. Cápita nacional.

Migración de poblaciones con mayor poder adquisitivo a la zona urbana de Puno. •

Mejoramiento de los sistemas y controles sanitarios a nivel nacional de modo que verifican la calidad de los productos de consumo necesario y masivo. •

•

Desarrollo del sector turístico que de manera tangible dinamiza el

comportamiento de compra del consumidor. •

Desarrollo de nuevas tecnologías relacionadas con las operaciones de

empresas dedicadas al rubro de la alimentación 5


1.9.4.- AMENAZAS •

Innovaciones en procesamiento de productos alimenticios a nivel

nacional que facilitan el control •

Incremento de organizaciones informales.

•

Deterioro de los canales de distribución

•

Aumento de consumidores de productos procesados con materias

orgánicas no transgénicos, esto Evitando el consumo de productos elaborados a base de levaduras, aditivos afirmantes

químicos como saborizantes,

y controladores de pH.

Incertidumbre ante un incremento de precio en las materias primas y combustible. •

•

Leyes y normatividad laboral que otorga menos facilidades para las

pequeñas y micro empresas de contratar personal bajo m odalidad •

Tratados de libre comercio que permiten la entrada de empresas de

mayor competitividad con respecto al micro y pequeñas empresas del país y la región. 

Incertidumbre en la situación política del país, riesgo de amenaza contra la propiedad privada en el mediano plazo.

6


II DIAGNOSTICO PRELIMINAR 2.-DE CARÁCTER GENERAL: 2.1.-ASPECTOS ADMINISTRATIVOS: 2.1.1.-PLANEACION

2.1.2PLAN ESTRATÉGICO 1. La empresa cuenta con un plan estratégico del año 2009, el cual estaba proyectado para 4 años, la misma que no se encuentra actualizada además que el personal desconoce la existencia de este plan.

2.1.3ORGANIZACION 2.1.4MANUAL DE ORGANIZACIÓN 2. Carencia de un manual de organización que contenga la descripción de puestos y políticas, lo cual repercute en las actividades que realiza el personal. 3. No se cuenta con una descripción detallada de funciones ni se encuentran normadas, es decir se realizan empíricamente, aunque el personal realiza sus funciones de tal manera que éstos tengan relación con las actividades de cada departamento.

2.1.5.-DIRECCION 4. La coordinación y comunicación entre los niveles jerárquicos se ha ido deteriorando y muchas veces omitiendo cuya justificación es la obviedad, lo que genera una desarticulación de la visión y objetivo organizacional. 5. Las capacitaciones y charlas han tenido poca o ninguna relevancia en la empresa, observando en los empleados (algunos) desinterés laboral. 6. La empresa tiene un organigrama elaborada con simpleza y poco profesionalismo. 7


2.1.6CONTROL No se cuenta con un sistema de control específico para la productividad laboral del personal y los resultados.

A. DE CARÁCTER PARTICULAR / ESPECIFICO a.1) DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN Este departamento se encarga también de las funciones de logística, marketing, ventas y recursos humanos.

1. PLANEACION: Se desarrolla de forma empírica. 2. ORGANIZACIÓN: El administrador desarrolla sus actividades sin la existencia de un MOF. 3. DIRECCION: Mala coordinación con los administradores de otras sucursales 4. CONTROL: Deficiente control administrativo en el departamento y a los empleados Estos problemas en el departamento de Administración han generado a) Alta rotación del personal b) Ausentismo del jefe de departamento.

a.2) DEPARTAMENTO DE OPERACIONES 1. PLANEACION: Plan de operaciones no muy bien definido. 2. ORGANIZACIÓN: realiza funciones que no son de la competencia de un departamento de operaciones, como el de distribución de las revistas 3. DIRECCION: Se ha fomentado la organización informal en el departamento 4. CONTROL: No se cuenta con indicadores de competitividad laboral. 8


El departamento de operaciones en estos últimos cuatro meses ha tenido serios problemas a causa de falencias técnicas en las maquinarias y alta rotación del personal contratado por Administración.

a.3) DEPARTAMENTO DE FINANZAS 1. PLANEACION: Cuenta con un plan de presupuestos semestrales 2. ORGANIZACIÓN: Este departamento es ocupado por una sola persona quien ejerce las funciones del mismo en las tres sucursales de la empresa. 3. DIRECCION: Dificultades en la coordinación adecuada de actividades contables con los administradores de las sucursales. 4. CONTROL: Realiza un control cuantitativo documental de los libros contables y flujos de caja mensuales. El departamento de Finanzas cuenta con un solo personal quien es el jefe inmediato del área, quien lleva todos los registros contables de la empresa, realiza esta labor para todas las sucursales lo que implica su ausencia en ciertas coyunturas o hasta cruces de reuniones por motivos del distanciamiento de las sucursales.

2.1.7.-PROBLEMAS POTENCIALES Consideramos que el caso de prevalecer la situación antes expuesta, se corre el riesgo de que se presente las circunstancias que a continuación se indican. 1. Carencia de un Plan estratégico actualizado y la difusión adecuada del mismo. 2. Problemas en la Coordinación y comunicación entre los niveles jerárquicos y responsables de cada sucursal. 3. Eficiencia decreciente del departamento de operaciones.

9


2.18-DE CARÁCTER GENERAL PLANEACION 2.1.8.9.-PLAN ESTRATÉGICO a) Actualizar el plan estratégico en forma participativa e integradora, la misma que sea de conocimiento general en cuanto a la misión y visión a largo plazo. b) Que el plan estratégico sea de conocimiento global en todos los niveles jerárquicos de la organización. 

ORGANIZACION

Difundir al personal por medio de un MOF y otro de procedimientos, donde queden definidos los niveles jerárquicos, funciones, políticas y en su caso sistemas administrativos. 

DIRECCION

Realizar supervisiones constantes fomentando la comunicación y coordinación entre los niveles jerárquicos. 

CONTROL:

Implementar el sistema de control de recursos humanos y productividad laboral.

A. DE CARÁCTER PARTICULAR / ESPECIFICO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN 1. PLANEACION: Elaborar un plan del departamento, y capacitación del administrador en temas de gestión empresarial. 2. ORGANIZACIÓN: detallar las funciones en el departamento, amparadas en un MOF. 10


3. DIRECCION: Implementar sistemas de comunicación eficientes

4. CONTROL: Implementar sistema de control administrativo e indicadores de gestión.

2.9.-DEPARTAMENTO DE OPERACIONES 1. PLANEACION: desarrollar el plan de operaciones acorde a los objetivos expresados en el plan estratégico. 2. ORGANIZACIÓN: establecer claramente las funciones del departamento en un MOF. 3. DIRECCION: considerar a los grupos informales para desarrollar actividades extra empresariales. 4. CONTROL: ejercer un control estricto en la calidad de los productos y establecer indicadores de desempeño.

2.10.-DEPARTAMENTO DE FINANZAS 1. PLANEACION: cumplir con lo establecido en el plan de presupuestos semestrales. 2. ORGANIZACIÓN: incrementar un personal

de apoyo en este

departamento, para agilizar los registros contables en todas las sucursales con las que cuenta la empresa. 3. DIRECCION: mejorar las interrelaciones de coordinación de actividades contables con los administradores de las sucursales, mediante un sistema de información gerencial. 4. CONTROL: establecer un sistema de control de los libros contables y flujos de caja mensuales. 5. 11


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ítem

tiempo

Año 2016

Fecha

Actividad del programa Mes junio julio 1 1.1

Aspectos generales

Auditor responsabl e Apaza 4 de Se efectuara entrevista preliminar con el Amanqui, mayo Abel representante De la “panificadora espiga de trigo” mediante una Christian entrevista para ver la realidad en que se encuentra la organización.

12

Requerir información documental.

-Aguilar Espinoza, Elizabeth -Apaza Amanqui, Abel Christian -Paredes Bellido, Isaac Solano

6 de mayo

1.3

Asociar e identificar formalmente la información -Aguilar documental indicada, así como instrumentar las Espinoza, técnicas a utilizar para obtener información: Elizabeth - Se realiza una solicitud para poder acceder a documentos que son importantes para nosotros y así poder ver el funcionamiento de la organización

7 de mayo

1.4

Aplicar cuestionario de control interno para -Apaza compenetrarse con el funcionamiento del área y Amanqui, validarlo en su oportunidad: Abel

11 de mayo

12


-

2 2.1

Se realizará un cuestionario a los trabajadores de la empresa para ver la capacidad de atención de esa manera se logra ver la situación actual del como realizan su trabajo, si se aplican técnicas para captar mayor clientela así abrirse más campo en el mercado, manejo de precios y un cuestionario a los clientes para ver la calidad de atención que reciben y si se sienten conformes con el mismo.

Christian -Paredes Bellido, Isaac Solano

ORGANIZACIÓN INTERNA Evaluar el organigrama especifico vigente en la empresa mediante la metodología apropiada: Se hace una análisis de cuantos integrantes conforman la organización, según el organigrama lineal , hace falta incrementar personal como por ejemplo: -

El área de asistencia técnica: Realizar la instalación y restauración de materiales, aparatos, máquinas, equipo e instalaciones, verificando su correcto funcionamiento en los consultorios y áreas que se le indiquen, Efectuar una revisión mensual de las instalaciones, equipos, materiales, aparatos y máquinas, Proporcionar instrucciones de carácter técnico para el manejo de equipos, aparatos y materiales


13 de mayo

2.2

Verificar la relación del personal mediante la utilización de los procedimientos idóneos. - El clima laboral existente es idóneo, respetando norma de convivencia y trabajo en equipo para el crecimiento de la empresa y principalmente la satisfacción del cliente. Esto se vio mediante una convivencia y ver por un cierto periodo de tiempo el desarrollo del trabajo entre los involucrados.

-Aguilar Espinoza, Elizabeth -Apaza Amanqui, Abel Christian Paredes Bellido, Isaac Solano

17, 18 de mayo

2.3

-Aguilar Confirmar en el alcance que se considere apropiado, el Espinoza,

28 noviem

13


cumplimiento de las obligaciones mínimas y especiales derivadas para requerimientos de tipo laboral, fiscal, de seguridad social, vivienda, ahorro, contractuales y convencionales. Revisar si los trabajadores están en planilla y reciben los beneficios de este, bajo una solicitud para recibir los documentos-

3 3.1

4 4.1

Normatividad Verificar el apego a la normatividad estipulada en los manuales de procedimientos y políticas establecidas: Verificar horarios de entrada y salida, políticas de convivencia organizacional. - Cada profesional integrante en la organización cumple con los requerimientos establecidos, los cuales son profesionales de óptimo desempeño y estudios profesionales que avalan la capacidad en la atención de los clientes. - El centro odontológico, ya que cuenta con pocos integrantes o personal que labora en el mismo cumplen con las normas, como el cumplimiento de las horas completas de trabajo, el horario de entrada y salida, las normas de convivencia logrando un buen clima organizacional y apoyo entre los involucrados. Hora de entrada : 9 am Salida : 10pm Elaboración de diagnostico Estudiar la información generada en el proceso evacuatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnostico dirigido a la empresa, en cual constate la labor desarrollada, misma que es comentada precisamente con el personal autorizado.

14

Elizabeth -Apaza Amanqui, Abel Christian -Paredes Bellido, Isaac Solano

bre


20 de mayo


24 de mayo


5 5.1

Elaborar el plan de trabajo Elaborar los planes de trabajo del equipo auditor Determinar la coherencia del plan de trabajo conjunto Aprobar el plan del plan de trabajo conjunto


1 de junio

III.- PLAN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA Espiga de Trigo EIRL Auditoria Administrativo Integral en la empresa. Periodo: MAYO/2016

PT Nº : Plan AA 1 Hecho por: Apaza Amanqui, Abel Christian Aguilar Espinoza, Elizabeth Paredes Bellido, Isaac Solano

3.1.-Plan de auditoria administrativa: Se realizara un análisis integral a la panificadora “Espiga de Trigo”, la misma que comprende tres sucursales en Juliaca y cuenta con una sucursal en la ciudad de Puno:

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PLAN DE AUDITORIA

Objetivos de la auditoria

Alcance de la auditoria

1. Valorar la situación actual de cada una de las áreas de la organización 2. Identificar las no conformidades encontradas en cada una de las áreas de la organización acciones 3. Proponer correctivas para las no conformidades 4. Determinar las causas desde un punto de vista más técnico acorde al marco teórico en que la auditoria administrativa se sustenta con principios de ciencia administrativa y el estado del arte 5. se delimite la necesidad de una auditoría integral y profesional a la empresa para evaluar la gestión administrativa y los procesos administrativos La gestión administrativa integral y una de las sucursales de la ciudad de Juliaca (Jr. San Román #456): 1. Planeación, evaluar todos los instrumentos de planeación que tenga la empresa, tales como; misión, propósito, objetivos, estrategias, políticas, procedimientos, reglas y presupuestos. 2. Organización, analizar las funciones de cada uno de los órganos administrativos y los procesos generales que se llevan a cabo, evaluar la estructura orgánica, líneas de 16


autoridad y tramos de control.

apreciar la 3. Dirección, relación existente entre la ejecución de las funciones específicas de los puestos, el proceso de toma de decisiones (empowerment) y el tipo de liderazgo que se ejerce en la empresa. 4. Control, analizar el tipo de control que se realiza, sistemas, herramientas de calidad, indicadores de gestión, desempeño y resultados.

Campo de aplicación

La administración y los procesos administrativos. Determinar la eficiencia y efectividad con la que se realiza cada uno de los procesos administrativos en la empresa.

Fecha estimada y duración de las actividades Control interno

Periodo a revisar

Se evaluará a través de entrevistas y cuestionarios de auditoria administrativa, los cuales están adoptados a las características y cualidades de cada uno de los departamentos a examinar. Documentos que tengan vigencia.

Técnicas para recabar información

Observación directa, entrevista, consulta e investigación documental.

Método a utilizar en la evaluación

En el desarrollo de la auditoría se utilizan como métodos el análisis y los cuales se la síntesis, complementarán con el método deductivo, estos se darán de acuerdo a lo obtenido en los instrumentos de 17


recolección de información.

Lugar y fecha

La auditoría se llevara a cabo en las instalaciones de la panificadora “Espiga de trigo” para realizar el trabajo de campo y en la sala para grupos de la biblioteca central para el trabajo de gabinete.

Fecha de ejecución

Desde el 27/04/16 al 15/07/16

Recursos a utilizar

Laptop, dos escritorios, papelería y útiles y otros que sean necesarios.

Responsabilidad de la auditoria

La auditoría estará a cargo del equipo conformado por 4 auditores teniendo como jefe de grupo a Abael Christian Apaza Amanqui. Con el compromiso de obtener toda la colaboración necesaria por parte del personal de los departamentos objeto del examen, se les ha informado que se efectuara una auditoria administrativa en las fechas programadas.

Horario de trabajo

El equipo de auditoria trabajara los días lunes y jueves de 16:00 a 20:00 horas y los días domingos de 15:00 a 19:00 horas durante los meses de Abril a Julio del presente El trabajo finalizara el 15 de Julio del año 2016 Se presentará al departamento de administración de la panificadora, con copia original al Licenciado supervisor de esta auditoría, en Julio del 2016 en horas de clases en el salón de 8vo semestre para la posterior defensa del informe final.

Fecha de clausura Presentación del informe

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INSTRUMENTACIÓN Consiste en seleccionar las herramientas necesarias para recolectar la información, las cuales deben estar íntimamente relacionadas con el cumplimiento de los objetivos del trabajo.

5.1.-RECOPILACIÓN DE INFORMACION Es la fase en la cual se registran todas las evidencias y hallazgos encontrados, los cuales servirán de base para realizar las conclusiones y recomendaciones del proyecto de la auditoría.

5.2.-TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN Son los diferentes instrumentos que utilizados para recabar la información necesaria, entre las cuales se pueden mencionar: Observación directa, inspección física, entrevista, consulta, indagación, recuento y confirmación entre otras.

5.3.-MEDICIÓN Es la actividad que utilizamos evaluar el avance de la investigación a determinadas fechas, con el objeto de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los papeles de trabajo.

5.4.-PAPELES DE TRABAJO

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Legajo de registros en los cuales se describen las técnicas y pruebas realizadas para recolectar la información; contienen las conclusiones a que se llegó durante el desarrollo del examen. Constituyen las evidencias obtenidas durante el proceso del estudio, las cuales servirán de base para emitir el informe de auditoría.

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CUESTIONARIO GENERAL EMPRESA: PANADERIA ESPIGA DE TRIGOS E.I.R.L AUDITOR RESPONSABLE: GRUPO I.C.E SONSULOR FECHA: _________________ 1. ¿La empresa cuenta con un plan estratégico actualizado? SI ( ) NO ( ) 2. ¿Cada cuánto tiempo realiza la evaluación y contrasta los logros alcanzados? -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. ¿Están claramente definidos los objetivos generales y se han dado a conocer a los colaboradores de todo nivel?, ¿Cómo? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

4. ¿Se cuenta con una manual de organización y funciones? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

5. ¿Cómo están estructuradas las políticas generales? Detállelo _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

6. ¿Cómo realiza la contratación del personal colaborador (documento sustentatorio)? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

7. ¿Cada cuánto tiempo realiza capacitación a su personal? ¿Por qué? _____________________________________________________________________________

8. ¿Cuáles son los estándares de calidad con los que se rige la empresa para la elaboración de las revistas? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

9. ¿Cuenta con un sistema de control del personal y su desempeño laboral? _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________

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CUESTIONARIO AL GERENTE GENERAL AUDITOR RESPONSABLE: CRUPO I.C.E CONSULTOR FECHA: ___________

1. Desde su perspectiva, ¿Cómo se encuentra el clima laboral con sus colegas, entre departamentos y niveles jerárquicos?

2. ¿Considera usted que la comunicación que se realiza en la empresa pueda llamarse efectiva?

3. ¿Existe una buena coordinación entre todos los colaboradores para realizar cuestiones sobre planeación?

4. ¿Se cuenta con un organigrama y en él están especificadas las funciones básicas, como consecuencia de los objetivos de la empresa?

5. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el último de los subordinados?

6. ¿Se han explicado claramente las relaciones de cada uno da los departamentos para con los demás?

7. ¿Se utilizan cuadros ocupacionales para revisar las actividades del personal? ¿Desde cuándo se ocupan?

22


8. ¿Se especifican clara y lógicamente las obligaciones de los puestos? ¿Cómo?

9. ¿Se aplican técnicas de análisis de puestos? ¿Qué método se utiliza?

10. ¿Cada jefe conoce claramente sus funciones, sus responsabilidades y la autoridad que tiene?

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CUESTIONARIO PARA EL PERSONAL EMPRESA: PANADERIA ESPIGA DE TRIGO E.I.R, L AUDITOR RESPONSABLE: CRUPO I.C.E CONSULTOR FECHA: ________________ 1. ¿Conoces la misión y visión de la empresa? SI ( )

NO ( )

2. ¿Al momento de ingresar a la empresa de dieron un manual de sus funciones a desempeñar? SI ( ) NO ( ) 3. ¿Usted a realizado un contrato laboral con la empresa por un tiempo establecido? SI ( )

NO ( )

4. ¿Recibió capacitación para realizar sus funciones en la empresa? SI ( ) NO ( ) 5. ¿Quién le enseño sus actividades a realizar? a) Compañeros b) Jefe inmediato c) Administrador 6. ¿Cuánto tiempo piensa laborar en la empresa? a) 2- 3 meses b) 3- 6 meses c) 6- 12 meses d) De 1 a mas años 7. ¿Cómo calificas el ambiente laboral en el que te desempeñas? a) Excelente b) Regular c) Deficiente 8. ¿Crees que existe un buen control de resultados en la empresa? SI ( )

NO ( )

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CUESTIONARIO POR AREAS DEPARTAMENTO: DE MARKETING JEFE DE DEPARTAMENTO: AUDITOR RESPONSABLE: CRUPO I.C.E CONSULTOR FECHA: ________________

l. PLANES Y OBJETIVOS 1. ¿Cuenta el departamento con planes y objetivos definidos? SI ( ) 2. ¿Están esos planes y departamentos?

NO ( )

objetivos coordinados

SI ( )

con

los

otros

NO ( )

3. ¿Está por entero de acuerdo la dirección general con los planes y objetivos del departamento? SI ( )

NO ( )

II. ESTRUCTURA ORGÁNICA 1. ¿Se cuenta con un organigrama y está actualizado? _______________________________________________________________ 2. ¿Es la estructura orgánica lógica y eficaz? SI ( )

NO ( )

3. ¿Se delegan adecuadamente y se definen claramente los varios deberes y responsabilidades? SI ( )

NO ( )

4. ¿Hay eficacia en las líneas de autoridad desde el punto de vista del control? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

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III. PERSONAL DEL DEPARTAMENTO 1. ¿Es adecuada la productividad de los colaboradores?, en caso contrario. ¿Cómo podría lograrse una adecuada productividad? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. ¿Se proporciona suficiente orientación y adiestramiento a los empleados de nuevo ingreso? SI ( )

NO ( )

3. ¿Cómo califica la rotación del personal? a) Alta b) Media c) Baja

IV. OPERACIONES Y MÉTODOS DE CONTROL 1. ¿Se tiene presente la adecuación, claridad y prontitud de los informes a la dirección? SI ( )

NO ( )

2. ¿Existen y se practican controles adecuados para registrar de carácter confidencial? SI ( )

NO ( )

3. ¿Qué se necesita para aumentar la eficiencia del departamento? _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ 1. ¿Se cuenta con un sistema de control de resultados para mejorar la eficiencia del departamento? Comente _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

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CUESTIONARIO DE ORGANIZACIÓN__________________________ NOMBRE DEL JEFE________________________________________ DEPARTAMENTO__________________________________________ PUESTO__________________________________________________ NOMBRE DEL AUDITOR_____________________________________

ORGANIGRAMA ¿Cuenta la empresa con un organigrama? a) Si b) No c) No, se ¿Cuenta la empresa con descripción de puestos? a) Si b) No c) No, se ¿Existe un procedimiento para elaborar la descripción de puestos? a) Si b) No Porque____________

MANUAL DE ORGANIZACIÓN ¿Cuenta la empresa con un manual de organización? a) Si b) No Porque____________ Si su respuesta fue NO, gracias por su colaboración ¿El manual se da a conocer a todos los empleados? a) Si b) No Porque____________ 27


¿El manual brinda toda la información necesaria? a) Si b) No Porque____________ ¿El manual de organización esta actualizado? a) Si b) No Porque____________ Quien lo elabora, especifique a) b) c) d)

Gerente___________________ Administrador_____________ Jefe de departamento_______ Otros_____________________

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PREGUNTAS PARA LA ENTREVISTA CUESTIONARIO AL GERENTE GENERAL DEPARTAMENTO: DE MARKETING JEFE DE DEPARTAMENTO: AURELIO TICONA MAMANI AUDITOR RESPONSABLE: CRUPO I.C.E CONSULTOR FECHA: 15 DE MAYO DEL 2016

11. Desde su perspectiva, ¿Cómo se encuentra el clima laboral con sus colegas, entre departamentos y niveles jerárquicos?

12. ¿Considera usted que la comunicación que se realiza en la empresa pueda llamarse efectiva?

13. ¿Existe una buena coordinación entre todos los colaboradores para realizar cuestiones sobre planeación?

14. ¿Se cuenta con un organigrama y en él están especificadas las funciones básicas, como consecuencia de los objetivos de la empresa?

15. ¿Existe una línea definida de autoridad y responsabilidad desde la dirección hasta el último de los subordinados?

16. ¿Se han explicado claramente las relaciones de cada uno da los departamentos para con los demás?

17. ¿Se utilizan cuadros ocupacionales para revisar las actividades del personal? ¿Desde cuándo se ocupan? 29


18. ¿Se especifican clara y lógicamente las obligaciones de los puestos? ¿Cómo?

19. ¿Se aplican técnicas de análisis de puestos? ¿Qué método se utiliza?

20. ¿Cada jefe conoce claramente sus funciones, sus responsabilidades y la autoridad que tiene?

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OBSERVACION DIRECTA Para la obtención de información mediante esta técnica utilizaremos cámaras fotográficas, filmadora y descripción literaria de lo observado. Se observara: 1. Nivel de coordinación entre los jefes de departamento. 2. El funcionamiento de las maquinarias y equipos del área de producción. 3. Estado actual de las maquinarias y equipos y demás muebles y enseres de la empresa. 4. Grado de responsabilidad en la hora de entrada del personal colaborador. 5. El clima laboral en todos y cada uno de los departamentos. Tipo de ambiente que pregona en el lugar de trabajo.

INVESTIGACION DOCUMENTAL Se solicitaran los siguientes documentos: Documentos legales 1. 2. 3. 4. 5.

Escritura constitutiva. Reglamento interno. Contratos colectivos de trabajo. Informes dirigidos a dependencias gubernamentales. Informes dirigidos a Cámaras.

Elementos administrativos 1. Plan Estratégico de la empresa. 2. Manuales de organización - MOF 3. Análisis de puestos. 4. Descripción escrita y gráficas de sistemas, procedimientos y métodos. 5. Registros contables 6. Presupuestos. 7. Inventarios 8. Balance general. 9. Estado de resultados. 10. Estado de costo y de producción. 11. Informe comparativo mensual y anual de ventas.

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Trabajo de Auditoria a La Empresa Espiga de Trigo

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