Trabajo Academico de Auditoria Adminsitrativa

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe rtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa sdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz AUDITORIA ADMINISTRATIVA xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe rtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa sdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwe rtyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopa PROFESOR: MAG. LUIS YUCRA RODRIGUEZ

ALUMNO : GENARO DANIEL NIMA SALAZAR COD. 2003207181 2003207181 UDED - LIMA

JULIO de 2011

[UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS – AUDITORIA ADMINISTRATIVA ]

1.- Elabore un examen de Auditoria Administrativa en donde se pueda apreciar la importancia del Control Interno para un área determinada de una organización.

EMPRESA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA – ÁREA DE COMPRAS DE LA EMPRESA “REALTEX” S.A. OPORTUNIDADES PARA MEJORAR EL PROCESO DE COMPRAS EN LA EMPRESA “REALTEX” LIMA-PERÚ INDICE SÍNTESIS GERENCIAL I. Introducción 1.1.- Origen de la auditoria 1.2.-Naturaleza y objetivo de la auditoria 1.3.-Alcance del Examen 1.4.-Antecedentes y base legal 1.5.-Comunicación de hallazgos 1.6.-Memorando de control Interno II. Observación III. Conclusiones IV. Recomendaciones

http://books.google.com.pe/books? id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlA eA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage& q=auditoria%20administrativa&f=false Página 2

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SÍNTESIS GERENCIAL OBSERVACIONES 1. Compra de aceites (barriles) a precios sobre valorados con un monto de s/. 45,000.00 nuevos soles, debido al incumplimiento del reglamento de compras de la empresa. El Sr. Antonio Vásquez, quien venía desempeñándose como jefe del Área de Compras empresa adquirió mediante la orden de compra Nº 050 de fecha 25-08-08, 300 barriles de aceites para engranaje a los precios sobrevalorados 2. Incumplimiento de registro al sistema de 03 comprobantes de compra de la cajera a causa de ineficiente organización Se encontró que la cajera no registra los datos de los comprobantes de pago a su debido tiempo, esperando el necesario para extraviarlos y reunir suspicacias sobre su trabajo. 3. Incumplimiento de 2 órdenes de pedido por reclamos usuarios que poseen comprobante de venta a causa de una ineficiente supervisión. Se concluye en que el Sr. Pablo Molina , jefe de ventas, no lleva una adecuada administración del área de ventas de la empresa asume parte de la responsabilidad de no elevar el informe oportunamente a secretaría para ver medios accesibles de solución de problemas. RECOMENDACIONES Establecer responsabilidad económica y administrativa a la Sr. Antonio Vásquez Jefe de Compras de la empresa por haber adquirido a precios sobrevalorados las unidades de aceites. Por un importe de S/. 45,000 nuevos soles y por el incumplimiento de las normas relacionadas a la compra de los bienes. http://books.google.com.pe/books? id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlA eA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage& q=auditoria%20administrativa&f=false Página 3


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Del análisis de la acción de control realizada se hace necesario que la Gerencia General de la empresa REALTEX S.A. disponga que en tanto se termine la investigación contable se le reubique a otra área a la Srta. Angela Ávila. por posibles complicaciones adrede de la información. También aplicar una sanción correctiva a los empleados Sr. Pablo Molina por incumplimiento de funciones al no elevar oportunamente el informe correspondientes a la orden de pedido Nº 034 olvidándose y perjudicando a la empresa. También Sancionar de igual forma a la Srta. Secretaria Mercedes Sánchez , por no elaborar un documento formal que debería de dirigirse al supervisor de ventas, en vez de colocarlas en retazos de papel exponiendo el buen cumplimiento del servicio.

I.INTRODUCCION 1.1 ORIGEN DE LA AUDITORIA: La auditoria administrativa al área de compras de la empresa “REALTEX S.A.”, correspondiente a su desempeño económico del año 2011, se realiza en cumplimiento a la programación del plan Anual de Control-2011 aprobado por la Alta dirección de la Empresa. 1.2 NATURALEZA Y OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: 2.1.- NATURALEZA: La presente acción de control practicada corresponde al tipo de “Auditoria Administrativa” correspondiente al año 2011, realizada entre los meses desde Octubre y Noviembre. 2.2.- OBJETIVO: El objetivo de la presente Auditoria es: Determinar si el área de compras adquirió y ejecutó los procesos de adquisición de bienes y/o servicios de manera eficiente y económica con Base en las Políticas y Normas establecidas por la empresa. 1.3 ALCANCE DEL EXAMEN http://books.google.com.pe/books? id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlA eA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage& q=auditoria%20administrativa&f=false Página 4


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✓ Abarca el periodo comprendido entre el 01 de Octubre y el 30 de Noviembre del año 211. ✓ El desarrollo de la auditoria administrativa se enmarca dentro de de la Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS), comprendiendo la revisión selectiva de los documentos que sustentas los procesos de contrataciones y adquisiciones del área de compras de la empresa REALTEX S.A. ✓ La auditoria se practico en el área de Compras de la Empresa “REALTEX” S.A. 1.4 ANTECEDENTES Y BASE LEGAL: ANTECEDENTES: LA Empresa “REALTEX S.A.” tiene su domicilio en la ciudad de LIMA, Urbanización Bruces D lote 39, Provincia de Lima, Departamento de Lima •

•

En los archivos de la empresa se encuentra que fue inaugurada el 25 de agosto de 1998. La empresa desarrolla actividades de comercialización de baldes y cilindros de aceites.

Según autorización Nº 00126 - 1998 y la orden municipal Nº 004 – 1998 y con la ley 28015 de promoción y formalización en la micro y pequeña, La Empresa “REALTEX” tiene la siguiente Estructura Orgánica: a) Alta dirección b) Control interno c) Órganos de asesoramiento d) Órganos de línea BASE LEGAL: Las normas que serán utilizadas para determinar si el Área de compras satisface las expectativas en términos de efectividad, eficiencia, efectividad y economía de las operaciones y de los controles gerenciales es la siguiente: http://books.google.com.pe/books? id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlA eA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage& q=auditoria%20administrativa&f=false Página 5


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A.

Políticas de contrataciones y adquisiciones de la empresa

B.

Ley de la empresa sociedad anónima (S.A.) Ley Nº 26887.

C. Ley de promoción y formalización en la micro y pequeña empresa ley Nº 28015 1.5 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS: Se comunicó los hallazgos a los directivos y empleados involucrados, a fin de que presenten sus descargos y/o aclaraciones debidamente documentados, los mismos que fueron evaluados y considerados en el presente informe 1.6 MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO Se emitió durante el desarrollo de la Auditoria Administrativa el Memorando Nº 045-2008-NVCH/P.V.B. que se adjunta, mediante este documento se informó ante la gerencia de la Empresa REALTEX S.A. sobre la situación actual de los controles internos y el cumplimiento de las normas establecidas en el área de compras de la empresa. OTROS ASPECTOS IMPORTANTES: Durante el proceso de la realización de la auditoria realizado a la empresa RELATEX S.A. se ha verificado los siguientes aspectos que consideramos de importancia; tal como: A. Se presentaron limitaciones para comunicar los hallazgos al personal involucrado para que hagan sus respectivos descargos por motivos de enfermedad, viaje y permisos. B. Poca colaboración por parte del personal comprendido de la empresa con respecto a la entrega de la documentación solicitada por el auditor a cargo. C. Falta de disponibilidad de tiempo de los funcionarios de las áreas auditadas de la empresa, dificultando el desarrollo de las actividades de auditoría.



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D. Falta de apoyo de parte de la gerencia al no asignar un día especial para las investigaciones y de esa manera determinar la facilidad del trabajo sobre todo de confrontación. E. No se recibió ninguna credencial o identificación para poder hacer el trabajo de campo en el proceso de auditoría II.- OBSERVACIONES 1. compra de aceites (barriles) a precios sobre valorados con un monto de s/.45,000.00 nuevos soles, debido al incumplimiento del reglamento de compras de la empresa De la revisión de los documentos de la Orden de compra Nº 050 en la fecha 25/08/11, con comprobante de pago Nº 00-16 de fecha 27/08/11, se han adquirido de la Empresa “I.F.M. Aceites y Lubricantes” S. A. a solicitud del Sr. Pablo Molina, Jefe de Ventas, los bienes que se mencionan en el cuadro siguiente; denominado Adquisición de aceite (en barriles) para el Área de Ventas de la Empresa REALTEX S.A. Ésta adquisición se vio afectada en los gastos. En la adquisición de 300 aceites para engranajes (en barriles) a la Empresa “I.F.M. Aceites y Lubricantes”, los precios han sido sobrevalorados en cada Barril con S/. 150.00 nuevos soles; que resulta un monto total de S/. 45,000.00 nuevos soles pagados en perjuicio de los intereses de la Empresa. El acta de conformidad de la Compra Nº 050 es firmada por Sr. Pablo Molina jefe del Área de Ventas, quién solicitó dichos bienes, también está firmado por el Jefe del Área de Compras Sr. Antonio Vásquez; por otro lado a estos documentos carecen de firma y sello del Jefe de Almacén Sr. Víctor Medina. El proceso de las compras de la empresa está normado por las Políticas de contrataciones y adquisiciones de la empresa, la Ley de la empresa sociedad anónima (S.A.) Ley Nº 26887. Y la Ley de promoción y formalización en la micro y pequeña empresa ley Nº 28015. Asimismo la directiva interna Nº 3454-34-CD-33 que asigna la responsabilidad administrativa correspondiente para los directivos de la empresa que cometan irregularidades en la compra de productos para la empresa. http://books.google.com.pe/books? id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlA eA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage& q=auditoria%20administrativa&f=false Página 7


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Los resultados de los hechos relatados se observan en la pérdida económica de la empresa de S/. 45,000.00 nuevos soles, riesgo de no cumplir con la metas de ventas, la poca rotación de la mercadería (aceites), con precios elevados debido a la compra. Los motivos por las que ha ocurrido este hecho perjudicial antes mencionado son debidos a que existe un ineficiente control de registros de compras por parte del Jefe de Área, además no cumplen con aplicar las Normas de Control Interno Nº 659-23-PT, intención de fraude por parte el personal involucrado, y por no programar la adquisición de dichos bienes para que sean adquiridos mediante el proceso de selección que corresponda de acuerdo a las normas de la Empresa 2.- INCUMPLIMIENTO DE REGISTRO AL SISTEMA DE 03 COMPROBANTES DE COMPRA DE LA CAJERA A CAUSA DE INEFICIENTE ORGANIZACIÓN De la revisión y análisis documental del padrón de boletas de venta y comprobantes se encontró 03 comprobantes que no tenían registro en el sistema computarizado de la empresa. Los comprobantes Nº 502 ; 514; 724 con cantidades 10 ; 160 y 60 nuevos soles respectivamente no cuentan con un registro contable en el sistema de la empresa, encontrándose la copia de los mismos. La Srta. Ángela Ávila , encargada de registrar estos datos en el sistema atribuye esta situación al extravío de dichos documentos; por lo cual no se pudo registrar en su momento. Por otro lado se confirmo que dichos comprobantes cuentan con el sustento de pago respectivo pero no existe un sustento en el sistema de la empresa. Asimismo se encontró dentro de las políticas de la empresa según la directiva Nº 23-34-5 que toda persona tiene derecho al reclamo respectivo mediante una carta dirigida a mesa de partes de la empresa para que siga el camino correspondiente. Las causas que se asignan a este hecho es: - La falta de cuidado que tienen las secretarias a la hora de organizar todos los documentos que se dispone a la mano.. http://books.google.com.pe/books? id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlA eA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage& q=auditoria%20administrativa&f=false Página 8


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- La falta de profesionalismo de la secretaria ya que es una amiga conocida del dueño. - El registro y control del mismo de todos los comprobantes que son emitidos por efecto de compra de artículos. Las consecuencias de la presente situación identificada afecta directamente a los ingresos económicos de la empresa generándole una pérdida en los activos Por otro lado la imagen institucional queda dañada al comprobarse y divulgarse situaciones así de incumplimiento de registrar datos económicos de la empresa. 3.- INCUMPLIMIENTO DE 2 ÓRDENES DE PEDIDO POR RECLAMOS USUARIOS QUE POSSEN COMPROBANTE DE VENTA A CAUSA DE UNA INEFICIENTE SUPERVICIÓN. De la revisión y análisis documental del padrón de usuarios emitido y actualizado por el área de cómputo de la empresa en donde se detalla la relación real en cuanto al número de clientes de la empresa por orden de zonas y direcciones, se encontró que en la zona de Laderas del Norte, en la manzana H’ LT. 6 la familia Castillo Zavala demuestra que tiene el comprobante que adquirió , el comprobante Nº 0579 de fecha 12/06/11, por la compra de 3 baldes de aceites por la suma 85 nuevos soles que esperó le trajeran a su casa y que nunca llegaron. Asimismo el Sr. Pablo Meléndez afirma que le pasó la misma situación habiendo extraviado este su comprobante, esperó que le trajesen su pedido pero nunca llegó, alegando que todo esto es una estafa y el mal accionar de la empresa e incompetencia de la misma por no dar una solución apropiada al problema de ambos. Pudimos encontrar que dentro de las políticas de venta de la Empresa REALTEX S.A. ; no se considera abonado aquella persona que no figure como tal en el sistema de computo de la empresa, y eso implica que el personal que se encarga de entregar el pedido regrese con el comprobante firmado por el usuario la conformidad de entrega del producto, para poder insertar esos datos al sistema.



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Asimismo se encontró dentro de las políticas de la empresa según la directiva Nº 23-34-5 que toda persona tiene derecho al reclamo respectivo mediante una carta dirigida a mesa de partes de la empresa para que siga el camino correspondiente. Las causas que se asignan a este hecho es: - La falta de cuidado que tiene el jefe de ventas, el Sr. Pablo Molina. - Falta de supervisión del trabajo de campo que realiza el personal de entrega de los productos (delivery). - La informalidad que existe al comunicar los datos correctos y exactos de cada solicitud de pedido. Las consecuencias de la presente situación identificada afecta directamente a los ingresos económicos de la empresa generándole una perdida en los ingresos porque los clientes que atraviesan esta situación normalmente exigen la devolución de su dinero teniendo que desembolsar fuertes cantidades de dinero en momentos apremiantes. Por otro lado la imagen institucional queda dañada al comprobarse y divulgarse situaciones así de incumplimiento del servicio de reparto de productos, previamente pagados. III.-CONCLUSIONES Como resultado de la Auditoria Administrativa del año 2011, realizada al área de compras y de acuerdo a los hechos expuestos en el rubro de observaciones, se presenta las siguientes conclusiones: 1. El Sr. Antonio Vásquez, quien venía desempeñándose como jefe del Área de Compras empresa adquirió mediante la orden de compra Nº 050 de fecha 25-08-11, 300 barriles de aceites para engranaje a los precios sobrevalorados según lo indica el cuadro comparativo Nº 01 ascendiendo a un monto de S/45,000.00 nuevos soles. 2. Se encontró que la cajera no registra los datos de los comprobantes de pago a su debido tiempo, esperando el necesario para extraviarlos y reunir suspicacias sobre su trabajo. http://books.google.com.pe/books? id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlA eA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage& q=auditoria%20administrativa&f=false Página 10


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3. Que no existen políticas de control interno especializados para cada área o control de sistemas, registros cortables, etc. 4. Se concluye en que el Sr. Pablo Molina , jefe de ventas, no lleva una adecuada administración del área de ventas de la empresa asume parte de la responsabilidad de no elevar el informe oportunamente a secretaría para ver medios accesibles de solución de problemas. 5. Por otro lado se concluye en que la secretaria de la empresa no establece en ningún documento los pedidos realizados, sino que los anota en retazos de papel para luego enviárselos a los encargados de la repartición, omitiendo muchas veces las direcciones correctas. IV.-RECOMENDACIONES De conformidad a las observaciones y conclusiones de la presente auditoria administrativa al área de caja de la empresa REALTEX S.A. correspondientes al año 2011 se han formulado las siguientes recomendaciones: Establecer responsabilidad económica y administrativa a la Sr. Antonio Vásquez Jefe de Compras de la empresa por haber adquirido a precios sobrevalorados las unidades de aceites. Por un importe de S/. 45,000.00 nuevos soles y por el incumplimiento de las normas relacionadas a la compra de los bienes. Del análisis de la acción de control realizada se hace necesario que la Gerencia General de la empresa REALTEX S.A. disponga que en tanto se termine la investigación contable se le reubique a otra área a la Srta. Angela Ávila. por posibles complicaciones adrede de la información. Exigir a la cajera un informe mensual de los registros de boletas y comprobantes de pago que circulan por su oficina y la debida inclusión en el sistema de la empresa. También aplicar una sanción correctiva a los empleados Sr. Pablo Molina por incumplimiento de funciones al no elevar oportunamente el informe correspondientes a la orden de pedido Nº 034 olvidándose y perjudicando a la empresa. También Sancionar de igual forma a la Srta. Secretaria Mercedes Sánchez , por no elaborar un documento http://books.google.com.pe/books? id=3MyWQD7nVqEC&pg=PA46&dq=auditoria+administrativa&hl=es&ei=JDMyTNHDHMKBlA eA1u3BCw&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=9&ved=0CEwQ6AEwCA#v=onepage& q=auditoria%20administrativa&f=false Página 11


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formal que debería de dirigirse al supervisor de ventas, en vez de colocarlas en retazos de papel exponiendo el buen cumplimiento del servicio. Se recomienda realizar un análisis al área de ventas de la empresa para determinar en qué estado se encuentra la gestión del supervisor, así como el funcionamiento de las motocicletas y de los vehículos.



Trabajo Academico de Auditoria Adminsitrativa

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