TIPOS DE EVIDENCIA Se llama evidencia de auditoria a” Cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido”. La Evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser Suficiente, Competente y ertinente. !ambi"n se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoria. La evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad# La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podr$a ser no suficiente para demostrar un %ec%o. La evidencia es pertinente, si el %ec%o se relaciona con el ob&etivo de la auditoria. La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoria y además es cre$ble y confiable. 'demás de las tres caracter$sticas mencionadas de la evidencia (Suficiencia, ertinencia y Competencia), e*isten otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrec%amente con el valor que se le da a la evidencia+ elevancia, Credibilidad, -portunidad y aterialidad.
Tipos de Evidencias: 1. Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos. 2. Evidencia Documenta: c%eques, facturas, contratos, etc. !. Evidencia Testimonia: obtenida de personas que traba&an en el negocio o que tienen relación con el mismo.
". Evidencia Anaítica + datos comparativos, cálculos, etc. #A $EVIDENCIA$ El auditor obtendrá la certeza suficiente y apropiada a trav"s de la e&ecución de sus comprobaciones de procedimientos para permitirle emitir las conclusiones sobre las que fundamentar su opinión acerca de la información financiera. La fiabilidad de la evidencia está en relación con la fuente de la que se obtenga interna y e*terna, y con su naturaleza, es decir, visual, documental y oral. /o obstante, aunque la fiabilidad depende de las circunstancias en las que se obtiene, se pueden utilizar los siguientes puntos al evaluarla+ 0. La evidencia e*terna es más fiable que la interna.
1. La evidencia interna es más fiable cuando los controles internos relacionados con ellos son satisfactorios. 2. La evidencia obtenida por el propio auditor es más fiable que la obtenida por la empresa. 3. La evidencia en forma de documentos y manifestaciones escritas es más fiable que la procedente de declaraciones orales. 4. El auditor puede ver aumentada su seguridad como la evidencia obtenida de diferentes fuentes diferentes fuentes sea coincidente. 5. 6ebe e*istir una razonable relación entre el coste de obtener una evidencia y la utilidad de la información que suministra. 7n elemento fundamental se centra en el contenido definido como evidencia suficiente y adecuada, en la que el auditor determina los procedimientos y aplica las pruebas necesarias para su obtención. 8 Evidencia suficiente Se entiende por suficiente, aquel nivel de evidencia que el auditor debe obtener a trav"s de sus pruebas de auditor$a para llegar a conclusiones razonables sobre las cuentas anuales que se someten a e*amen. Este profesional no pretende obtener toda la evidencia e*istente, sino aquella que cumpla, a su &uicio profesional, con los ob&etivos de su e*amen. En este sentido, se puede llegar a una conclusión sobre un saldo, transacción o control, realizando pruebas de auditor$a mediante muestreo, pruebas anal$ticas o a trav"s de una combinación de ellas. El nivel de evidencia a obtener por el auditor, referido a los %ec%os económicos y otras circunstancias, debe estar relacionado con la razonabilidad de los mismos y proporcionarle información sobre las circunstancias en que se produ&eron, con el fin de formarse el &uicio profesional que le permita emitir una opinión. El &uicio del auditor con respecto a lo que constituye una cantidad suficiente de evidencia se ve afectado por factores como+ a) El riesgo de que e*istan errores en las cuentas. b) La importancia relativa de la partida analizada con el con&unto de la información financiera. c) La e*periencia adquirida en auditor$as precedentes en la entidad. d) Los resultados obtenidos de los procedimientos de auditor$a, incluyendo fraudes o errores que %ayan podido ser descubiertos. e) La calidad de la información económico8financiera disponible. f) La confianza que le merezcan la dirección de la entidad y sus empleados.
8 Evidencia adecuada Es una caracter$stica cualitativa, está relacionada con su relevancia y fiabilidad. Es necesario confiar en evidencias que son más convincentes que concluyentes, por tanto, con frecuencia puede buscar evidencia de diferentes fuentes o de distinta naturaleza para apoyar un mismo %ec%o o dato. La evidencia es adecuada cuando sea pertinente para que el auditor emita su &uicio profesional. El auditor en tal situación debe valorar que los procedimientos que aplica para la obtención de la evidencia sean los convenientes en cada circunstancia. Las normas de auditor$a ponen de manifiesto que el auditor deberá obtener la evidencia suficiente y adecuada para conseguir una base razonable que le permita formarse una opinión sobre la información financiera e*aminada. El auditor deberá obtener la evidencia para la auditor$a a trav"s de+ 8 Las pruebas sustantivas+ que tratan de obtener esa evidencia referida a la información financiera auditada. Están relacionadas con la integridad, la e*actitud y la validez de la información financiera auditada. 8 Las pruebas de cumplimiento, que tratan de obtener evidencia de que se están cumpliendo y aplicando correctamente los procedimientos de control interno e*istentes. 7na prueba de cumplimiento, es el e*amen de la evidencia disponible de que una o más t"cnicas de control interno están en operación o actuando durante el per$odo auditado. Estas pruebas tratan de obtener evidencia de que los procedimientos de control interno, en los que el auditor basa su confianza en el sistema, se aplican en la forma establecida. La evidencia de auditor$a se obtiene, a trav"s de pruebas de cumplimiento y substantivas, mediante el uso de uno o más de los siguientes m"todos+ a) 9nspección+ consiste en la revisión de la co%erencia y concordancia de los registros contables, as$ como en el e*amen de los documentos y activos tangibles. b) La observación+ consiste en ver la e&ecución de un proceso o procedimiento efectuado por otros. En este sentido un e&emplo es cuando el auditor puede observar cómo el personal de la entidad realiza un inventario f$sico o la aplicación de un control. c) Las preguntas+ obtienen información apropiada de las personas de dentro y fuera de la entidad. Las preguntas abarcan desde las formuladas por escrito a terceros a&enos a la entidad %asta las %ec%as oralmente al personal de la misma. Las respuestas a estas preguntas pueden corroborar la evidencia obtenida anteriormente o proporcionar información que no se pose$a, sin per&uicio de su posterior contraste si el auditor lo considera necesario. d) Las confirmaciones+ mediante ellas se obtiene corroboración, normalmente por escrito, de una información contenida en los registros contables, as$ como la carta con las manifestaciones del cliente. or e&emplo, el auditor, normalmente, deberá solicitar
confirmación de saldos o transacciones a trav"s de la comunicación directa con terceros (clientes, proveedores, entidades financieras, etc.). e) Los cálculos+ comprueban la e*actitud aritm"tica de los registros contables y de los cálculos y análisis realizados por la entidad o en la realización de cálculos independientes. f) Las t"cnicas de e*amen anal$tico+ comparan los importes registrados con las e*pectativas desarrolladas por el auditor al evaluar las interrelaciones que razonablemente pueden esperarse entre las distintas partidas de la información financiera auditada, estudio de los $ndices y tendencias más significativos, investigación de variaciones y transacciones at$picas, análisis de regresión, cálculos globales de razonabilidad de saldo respecto a e&ercicios anteriores y presupuestos, etc. La evidencia obtenida se deberá recoger en los papeles de traba&o de auditor$a como &ustificación y soporte del traba&o efectuado. 7n mat$z importante y particular, dentro de la problemática de la Evidencia en general, es aquel que determina los aspectos determinantes de una Evidencia relativa y riesgo probable. 8 La importancia relativa. Se puede considerar como la magnitud error en la información financiera que bien individualmente o en su con&unto, %ace probable que el &uicio de una información, se %ubiera visto influido o su decisión afectada como consecuencia error u omisión. La emisión de una opinión favorable por el auditor supone que las cuentas están libres de errores u omisiones importantes, por ello, el auditor no tiene obligación de e*aminar todas y cada una de las transacciones realizadas por la entidad auditada, por tanto, es necesario recurrir al de importancia relativa para determinar el alcance del traba&o a realizar y evaluar el efecto de las distintas circunstancias que pudieran incidir en su informe 8 El riesgo probable. Las normas t"cnicas sobre e&ecución del traba&o, consideran riesgo probable la posibilidad de que el auditor no detecte un error significativo que pudiera e*istir en las cuentas por falta de evidencia respecto a una determinada partida o por la obtención de una evidencia deficiente o incompleta sobre la misma. 6eben dise:arse y e&ecutarse procedimientos de auditor$a que resultan en un riesgo reducido y aceptable de que la opinión que se e*prese sobre las cuentas anuales sea inadecuada. ara la evaluación del riesgo probable se debe considerar el criterio de importancia relativa al ser interdependientes en cuanto al fin de la formación de &uicio para la emisión de una opinión. Las decisiones a adoptar basadas en tales evaluaciones, al ser tambi"n interdependientes, se deben &uzgar y evaluar de forma con&unta y acumulativa. Sin lugar a dudas, y conforme a lo mencionado, es necesario tratar de manera singular la ;ustificación documental suficiente.
documentales o las &ustificaciones que amparan sus conclusiones son suficientemente válidas. =eamos, a continuación, ciertos t"rminos peculiares usados en auditor$a, y que de forma breve definimos+ 8 'nalizar y separar en elementos o partes constituyentes. 8 Comprobación. evisión o supervisión con ob&eto de lograr e*actitud. 8 Cote&ar. Significa observar la similitud, o diferencia, entre las partidas individuales, subtotales en una serie de datos. 8 atificación. -btener pruebas adicionales de otra fuente diferente al cliente o sus e*pedientes. 8 E*aminar. 9nvestigar, inspeccionar, o probar mediante m"todos adecuados y seg>n normas aceptadas. 8 9nspeccionar. evisar con esp$ritu cr$tico o bien instigar. 8 econciliación. Concordar cifras independientes, de naturaleza relacionada. 8 ruebas. Las pruebas se realizan al investigar una parte de las transacciones contables, previa selección de una muestra representativa. Se basan en supuesto de que si sus resultados son satisfactorios, serán veraces en el mismo porcenta&e. 8 9nvestigar. 6eterminar si se %a %ec%o el uso apropiado de una partida, de acuerdo con el destino que se le %ab$a dado originalmente. 8 =erificación. Es el acto de probar la verdad o la e*actitud. 8 ;ustificar. E*plicar o garantizar. La &ustificación es el e*amen de los comprobantes en que se apoyan la veracidad de una transacción. 8 ;ustificante. Es cualquier documento en "l se plasma una transacción. La &ustificación es el proceso adoptado en auditor$a para proporcionar pruebas documentales, información y e*plicaciones que &ustifiquen las transacciones registradas en los libros de un negocio o empresa. 'l e*aminar las pruebas documentales, el auditor deberá asegurarse de que el &ustificante está dentro del per$odo que se audita y %a sido anotado correctamente en los libros. La e*tensión del proceso de &ustificación a emprender, dependerá del sistema de control interno que est" vigente, si es bueno, sólo será necesario que el auditor se cerciore de que el sistema está funcionando correctamente, mediante el uso inteligente de comprobaciones selectivas, lo que puede %acer mediante una auditor$a en profundidad.
Es importante precisar la diferencia que %ay en auditor$a entre &ustificación y verificación, por lo que indicamos que los &ustificantes proporcionan las pruebas documentales para respaldar las transacciones registradas en los libros de una empresa. or consiguiente, es necesario e*aminar los documentos de la empresa y asegurarse de que+ a) !odos los &ustificantes %an sido correctamente anotados en los libros. b) !odas las transacciones %an sido autorizadas. c) Se obtienen las informaciones y e*plicaciones adicionales que se consideren necesarias. =erificación, por otra parte, es la t"cnica adoptada para asegurarse de la e*istencia del activo o pasivo de una empresa, su propiedad y su valoración, en una fec%a dada. ara convencerse de todo esto, este profesional llevará a cabo un e*amen f$sico, en lo posible, del activo de una empresa, en algunos casos puede aceptar los certificados de terceros.
#A EVIDENCIA S%FICIENTE& CO'PETENTE ( )E#EVANTE& EN #A )EA#I*ACI+N DE A%DITO),AS INTE)NAS EN E# SECTO) P-#ICO #ic. Casto S. Ca/ta0a I. El auditor debe obtener evidencia suficiente, competente y relevante mediante la aplicación de pruebas de control y procedimientos sustantivos que le permitan fundamentar razonablemente los &uicios y conclusiones que formule respecto al organismo, programa, actividad o función que sea ob&eto de auditor$a. La evidencia deberá someterse a revisión para asegurarse que cumpla con los requisitos básicos de suficiencia, competencia y relevancia. Los papeles de traba&o deberán mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en que se obtuvo.
Ca/acte/ísticas de a Evidencia: a Suiciencia: Es suficiente la evidencia ob&etiva y convincente que basta para sustentar los %allazgos, conclusiones y recomendaciones e*presadas en el 9nforme. La evidencia será suficiente cuando por los resultados de la aplicación de procedimientos de auditor$a se comprueben razonablemente los %ec%os revelados. ara determinar si la evidencia es suficiente se requiere aplicar el criterio profesional. Cuando sea conveniente, se podrán emplear m"todos estad$sticos con ese propósito.
3 Competencia: ara que sea competente, la evidencia debe ser válida y confiable. A fin de evaluar la competencia de la evidencia, se deberá considerar cuidadosamente si e*isten razones para dudar de su validez o de su integridad. 6e ser as$, deberá obtener evidencia adicional o revelar esa situación en su informe. Los siguientes supuestos constituyen algunos criterios >tiles para &uzgar si la evidencia es competente+ 8 La evidencia que se obtiene de fuentes independientes es más confiable que la obtenida del propio organismo auditado. 8 La evidencia que se obtiene cuando se %a establecido un sistema de control interno apropiado es más confiable que aquella que
se obtiene cuando el sistema de control interno es deficiente, no es satisfactorio o no se %a establecido. 8 Los documentos originales son más confiables que sus copias. 8 La evidencia testimonial que se obtiene en circunstancias que permite a los informantes e*presarse libremente merece más cr"dito que aquella que se obtiene en circunstancias comprometedoras (por e&emplo, cuando los informantes pueden sentirse intimidados).
c )eevancia: Se refiere a la relación que e*iste entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un %ec%o será relevante si guarda relación lógica y patente con ese %ec%o. Si no lo %ace, será irrelevante y, por consiguiente, no podrá incluirse como evidencia. Cuando se estime conveniente, el auditor deberá obtener de los funcionarios de la entidad auditada declaraciones por escrito respecto a la relevancia y competencia de la evidencia que %aya obtenido.
d 4ti: ?ue proporcione bases sólidas para los %allazgos yrecomendaciones que ayuden a la institución a lograr las metas. Cuando la información procesada por medios electrónicos, constituya una parte importante o integral de la auditor$a y su confiabilidad sea esencial para cumplir los ob&etivos del e*amen, se debe tener certeza de la importancia y de la confiabilidad de esa información.
Casiicaci5n de a Evidencia a Evidencia Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de actividades, bienes o sucesos. La evidencia de esta naturaleza puede presentarse en forma de memorandos (donde se resumen los resultados de la inspección o de la observación), fotograf$as, gráficos, mapas omuestras materiales. Si este es el >nico tipo de evidencia, al menos dos auditores debiesen. E*aminarlas.
3 Evidencia Documenta: Consiste en información elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administraciónrelacionados con su desempe:o@ asimismo, la que establece las normas procesalespertinentes, en caso de determinación de responsabilidades administrativas, civiles y penales.
c Evidencia Testimonia: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones %ec%as en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoria deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. !ambi"n será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantesno %ayan estado influidos por pre&uicios o tuvieran sólo un conocimiento parcial del área auditada.
d Evidencia Anaítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes@ cuyas bases deben ser sustentadas documentadamente, en caso necesario y especialmente en el deslinde de responsabilidades administrativas, civiles o penales. Confiabilidad de la Evidencia proveniente de Sistemas Computarizados Cuando la información procesada por medios electrónicos, constituya una parte importante o integral de la auditoria y su confiabilidad sea esencial para cumplir los ob&etivos del e*amen, se deberá tener certeza de la importancia y de la confiabilidad de esa información. ara determinar la confiabilidad de la información el auditor+ a) odrá efectuar una revisión de los controles generales de
los sistemas computarizados y de los relacionadosespec$ficamente con sus aplicaciones, que incluya todas las pruebas que sean permitidas@ o b) Si no se revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos. Cuando el auditor utilice los datos procesados por medios electrónicos o los incluya en su informe a manera de antecedentes o con fines informativos, por no ser significativos para los resultados de la auditor$a, bastará generalmente que en el informe se cite la fuente de esos datos pav cumplir las normas relacionadas con la e*actitud e integridad de su informe
