Test del Tema
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Concepto de documento, registro y archivo. Funciones del registro y del archivo. Clases de archivo y criterios de ordenación
1. Los lugares donde se anotan y relacionan una serie de cosas y los actos que les afectan, se denominan: a) Registros. c) Formas. b) Formatos. d) Soportes y tipos. 2. Las normas de clasificación que permiten ordenar un archivo deben cumplir con el requisito de: a) Economía. b) Sencillez. c) Rapidez de localización. d) Todas las opciones anteriores son correctas 3. No es función del archivo: a) Recibir. b) Modificar.
c) Conservar.
d) Servir.
4. La necesidad de custodiar la documentación en las mejores condiciones, se refiere a la función de: a) Archivar. b) Transferir. c) Egresar. d) Conservar. 5. Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos. a) Aplicabilidad. c) Punto de acceso electrónico. b) Procedimentalidad. d) Interoperabilidad 6. Los registros electrónicos emitirán: a) Bajo petición un recibo consistente en una copia auténtica del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro. b) Automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro. c) a y b son correctas. d) a y b son falsas. 7. Para ser considerados válidos, los documentos electrónicos administrativos deberán: a) Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. b) Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos. d) Todas las respuestas son correctas. 8. Los registros electrónicos emitirán un recibo consistente en: a) Copia autenticada de la solicitud, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro. b) Copia auténtica de la solicitud, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro. c) Copia auténtica de solicitud, incluyendo la fecha y hora de presentación, dependencia en la que se presentó y el número de entrada de registro. d) Diligencia expresiva de la presentación, que se emitirá en el plazo de dos días. 9. Se puede de-finir al documento electrónico como: a) El conjunto de datos en forma electrónica que contiene exclusivamente información de carácter administrativa. b) La información en forma electrónica de todos los datos relativos a los expedientes administrativos, emitida en cualquier forma. c) La información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. d) La información suministrada por la administración a través de vías telemáticas. 10. Los registros telemáticos permitirán la entrada de documentos electrónicos a través de redes abiertas de telecomunicación: a) Todos los días de año en horario de mañana. b) Sólo los días hábiles. c) No se permite. d) Todos los días del año durante las 24 horas del día. 11. A efectos de registro administrativo se considera como fecha de los documentos presentados: a) La fecha que consta en el documento. b) La fecha de entrada en cualquier registro administrativo. c) La fecha de entrada en el registro del órgano administrativo competente. d) Ninguna respuesta es correcta. 12. Tienen la consideración de documento público administrativo: a) Los documentos emitidos por órganos de la Administración del Estado. b) Los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas.
c) Los documentos emitidos por órganos de la Administración de las Comunidades autónomas. d) Los documentos emitidos por órganos de la Administración de los Entes locales. 13. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos o informáticos por los órganos, organismos o entidades vinculadas o dependientes de la Administración no serán válidos: a) Cuando garanticen su autenticidad. b) Cuando garanticen su integridad. c) Cuando garanticen su conservación. d) Todas son falsas. 14. Son documentos administrativos de transmisión: a) Notificación. c) Comunicación interior. b) Publicación adicional. d) Todas ellas. 15. No son documentos de constancia: a) Acta de infracción. c) Acta de órgano colegiado. b) Acta sustitutiva. d) Certificación. 16. Los documentos que tienen valor primario, esto es, cuyo uso es frecuente y, de acuerdo con las normas de archivo, deben situarse cerca, están en su edad administrativa. Dicho tipo de documentos se encuentran en el archivo administrativo o de oficina, también conocido como: a) Archivo de gestión. c) Archivo intermedio. b) Archivo de proximidad. d) Archivo central o general. 17. Pueden ser considerados documentos públicos administrativos los impresos administrativos: a) No, en ningún caso solo constituyen un medio para obtener y normalizar información. b) Sí siempre que estén debidamente cumplimentados por el órgano competente de la Administración que lo emite. c) Sí, en el supuesto de que contenga un acto administrativo. d) Las respuestas b y c son correctas. 18. El Derecho de acceso a archivos y registros administrativos: a) Es un derecho limitado por la ley. b) Conlleva el de obtener copias o certificaciones de los documentos cuyo examen se haya autorizado.
c) Permite la posibilidad únicamente de consulta de los documentos cuyo examen se autorice. d) Las respuestas a y b son correctas 19. En correspondencia con el ciclo vital y el valor de los documentos, los archivos administrativos se integran en una red compuesta por: a) El archivo de oficina, archivo intermedio, archivo central, y archivo histórico. b) El archivo de gestión, archivo intermedio, archivo histórico y archivo central. c) Archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico. d) Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico y archivo intermedio. 20. Los documentos emitidos por medios electrónicos por las Administraciones públicas: a) Sólo gozarán de validez si se contienen en soporte informático. b) Tendrán sólo validez en el ámbito privado al que se dirigen. c) Deberán formalizarse siempre en soporte papel. d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta. 21. Los documentos administrativos de constancia: a) Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. b) Son aquellos documentos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. c) Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos. d) Son aquellos documentos que recogen decisiones adoptadas por órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento con carácter previo a la resolución del mismo. 22. ¿Qué Ley regula el acceso electrónico de los ciudadanos a los ser vicios públicos? a) La Ley 30/92 de 26 de noviembre. b) La Ley 11/2007 de 22 de junio. c) La Ley 39/2015 de 1 de octubre. d) Ninguna de las respuestas es cierta. 23. En el ámbito de las Administraciones Públicas los archivos de gestión se caracterizan: a) Porque en ellos se conservan y organizan, dentro de la propia unidad administrativa, los documentos con trámite sin concluir. b) Por que conservan documentos de fecha reciente.
c) Porque en ellos se organizan documentos de cualquier fecha, de consulta habitual. d) Todas las respuestas anteriores son correctas. 24. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos dirijan a los órganos de las Administraciones Públicas podrán presentarse: a) En las oficinas de correos. b) En los Registros de los órganos administrativos a los que se dirija c) A y b son falsas. d) A y b son correctas. 25. Pueden clasificarse como documento Administrativo: a) Las solicitudes presentadas por los interesados. b) Las denuncias y recursos interpuestos por los interesados. c) Los documentos producidos por un órgano administrativo que se integra en la organización de una Administración Pública. d) Todos los anteriores lo son. 26. Los informes preceptivos: a) Deben ser necesariamente solicitados porque así lo exige una disposición legal. b) Si el órgano competente los considera imprescindibles para adoptar la resolución, se denominan determinantes c) En el caso contrario a la respuesta anterior, son no determinantes. d) Todas las respuestas son correctas. 27. ¿Cómo se denominan los informes que el órgano competente solicita sin estar obligado a ello, para obtener valoraciones, datos u opiniones sobre algún aspecto del procedimiento? a) Facultativos. c) Voluntarios. b) Preceptivos. d) A y c son ciertas. 28. ¿Como se denominan los informes que obligan al órgano administrativo a resolver en el mismo sentido que el informe? a) Vinculantes. c) Preceptivo. b) No vinculantes. d) Facultativo. 29. ¿Cuál es el primer archivo en el que ingresa un documento administrativo?: a) En el archivo general. c) En el archivo intermedio. b) En el archivo de gestión. d) En el archivo primario.
30. Las funciones básicas del archivo son: a) Conservar documentos exclusivamente. b) Recibir, conservar y servir documentos. c) Evitar la dispersión de los documentos y su acceso por parte de terceros. d) Ninguna de las anteriores respuestas es correcta. 31. Entre los documentos dirigidos por la Administración a los particulares nos encontramos con: a) Notificaciones, certificaciones e instancias. b) Requerimiento, declaración recurso. c) Notificaciones, requerimientos, certificaciones. d) Recurso, reclamación, instancia. 32. ¿Qué es un archivo de oficina? a) Es el que existe en el centro de producción de los documentos y que reúne la documentación en trámite o sometida a frecuente consulta o utilización administrativa. b) Es el que reúne los documentos una vez finalizado su trámite para que puedan ser consultados para estudios c) Es aquel al que se transfieren los documentos cuando su consulta pro los organismos que los producen se hace esporádica. d) Es aquel en el que se conservan los documentos tramitados que no deben ser destruidos. 33. El a) b) c) d)
archivo de oficina se ubica: Uno por cada órgano administrativo. Uno por cada centro administrativo. Uno por cada ente administrativo. Uno por cada unidad administrativa.
34. Los documentos administrativos deberán redactarse de forma: a) Confusa. c) Concisa. b) Sencilla. d) Las respuestas b) y c) son correctas. 35. Los documentos administrativos de transmisión: a) Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. b) Son aquellos documentos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia. c) Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos. d) Son aquellos documentos que se utilizan para comunicaciones de tipo personal y de contenido general, que no estén relacionadas directamente con la gestión habitual o con la tramitación de un procedimiento.
36. Se puede distinguir entre: a) Registro General. b) Registro auxiliar.
c) Registro electrónico o telemático. d) Todas las respuestas son correctas.
37. Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que: a) Se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. b) Se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares. c) A y b son ciertas. d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta. 38. Las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones: a) La recepción de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cualquier órgano o entidad de cualquier Administración pública b) La expedición de recibos de la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones c) La anotación de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y comunicaciones. d) Todas las respuestas son ciertas. 39. Los registros administrativos auxiliares: a) Deben comunicar toda anotación que efectúen al registro administrativo general. b) Y es requisito para que un registro administrativo se considere auxiliar que se integre informáticamente en el registro general. c) A y b son correctas. d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta. 40. Se entiende por metadato: a) Cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. b) En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento. c) A y b son ciertas. d) Ninguna es correcta.
Solución al test del tema 16
1. a) Registros. 2. d) Todas las opciones anteriores son correctas 3. b) Modificar. 4. d) Conservar. 5. d) Interoperabilidad 6. b) Automáticamente un recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicación de que se trate, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro. 7. d) Todas las respuestas son correctas. 8. a) Copia autenticada de la solicitud, incluyendo la fecha y hora de presentación y el número de entrada de registro. 9. c) La información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. 10. d) Todos los días del año durante las 24 horas del día. 11. b) La fecha de entrada en cualquier registro administrativo. 12. b) Los documentos válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones públicas. 13. d) Todas son falsas. 14. d) Todas ellas. 15. b) Acta sustitutiva. 16. a) Archivo de gestión. 17. d) Las respuestas b y c son correctas. 18. d) Las respuestas a y b son correctas
19. c) Archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico. 20. d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta. 21. c) Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos. 22. c) La Ley 39/2015 23. d) Todas las respuestas anteriores son correctas. 24. d) A y b son correctas. 25. c) Los documentos producidos por un órgano administrativo que se integra en la organización de una Administración Pública. 26. d) Todas las respuestas son correctas. 27. d) A y c son ciertas. 28. a) Vinculantes. 29. b) En el archivo de gestión. 30. b) Recibir, conservar y servir documentos. 31. c) Notificaciones, requerimientos, certificaciones. 32. a) Es el que existe en el centro de producción de los documentos y que reúne la documentación en trámite o sometida a frecuente consulta o utilización administrativa. 33. d) Uno por cada unidad administrativa. 34. d) Las respuestas b) y c) son correctas. 35. a) Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, órganos o entidades. 36. d) Todas las respuestas son correctas. 37. c) A y b son ciertas. 38. d) Todas las respuestas son ciertas. 39. c) A y b son correctas. 40. c) A y b son ciertas.
