UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría
“Estructura
y fortalecimiento operacional en las áreas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, en Malher S. A.
“Estructura
y fortalecimiento operacional en las áreas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, en Malher S. A. “bodega regional peten”
(Practica Empresarial Dirigida P.E.D.)
“Estructura
y fortalecimiento operacional en las áreas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, en Malher S. A. “bodega regional peten”
(Practica Empresarial Dirigida P.E.D.)
Contenido
Resumen _____________________________________________________________________ I Introducción____________________________ _______________________________________________________ _____________________________________ __________ II 1. Marco Teórico ______________________________________________________________ 3 1.1 Antecedentes de Malher S. A.__________________ _____________________________________ __________________________________ _______________ 3 1.2 Ingresos
____________________________________ ______________________________________________________ _________________________________ _______________ 4
1.2.1
Efectivo ___________________________________________________________________________
4
1.2.2
Presentación del efectivo en el Balance General ___________________________________________
5
1.2.3
Manejo del efectivo
1.2.4
Control interno sobre el efectivo
_________________________________________________________________ 5 _______________________________________________________ 6
1.3 Inventarios __________________ _____________________________________ _____________________________________ ______________________________ ____________ 8 1.3.1
Definición de Inventario ______________________________________________________________
1.3.2
Método del costo promedio
1.3.3
Método primeras entradas, primeras salidas
______________________________________________ 9
1.3.4
Método últimas entradas, primeras salidas
______________________________________________ 10
1.3.5
Método identificación identificación específica ______________________________________________________
8
___________________________________________________________ 9
12
1.4 Activos Fijos _________________ ____________________________________ _____________________________________ _____________________________ ___________ 13 1.4.1
Activos Fijos Tangibles
_____________________________________________________________ 13
2.3 Objetivos
___________________________________________________________________ 24
2.3.1
Objetivo General ___________________________________________________________________
24
2.3.2
Objetivos Específicos _______________________________________________________________
24
2.4. Alcances y Limites ____________________________________________________________ 25 2.4.1
Alcances
2.4.2
Limites
2.4.3
Aspecto Geográfico
2.4.4
Aspecto Empresarial ________________________________________________________________
26
2.4.5
Aspecto Personal ___________________________________________________________________
26
_________________________________________________________________________ 25
__________________________________________________________________________ 25 ________________________________________________________________ 26
3. Metodología aplicada en la práctica ___________________________________________ 26 3.1 Aspecto metodológico _________________________________________________________ 26 3.1.1
Sujeto de investigación (personas, informes, etc)
3.1.2
Instrumentos Utilizados
_________________________________________ 27
_____________________________________________________________ 27
3.2 Actividades Realizadas ________________________________________________________ 27
4. Aporte dado _______________________________________________________________ 28 4.1 A la Universidad Panamericana
________________________________________________ 28
4.2 A Malher, S. A. Bodega Regional Petén
__________________________________________ 28
4.3 Al Estudiante ________________________________________________________________ 28 4.4 A Guatemala
________________________________________________________________ 28
Anexo 6 - Formato de inventarios de fechas ______________________________________ 56 Anexo 7 – Formato de inventario método P E P S __________________________________ 57 Anexo 8 - Cuestionario _______________________________________________________ 58 Anexo 9 – Manual de políticas sobre el uso de activos fijos. __________________________ 60 Anexo 10 - Formato de identificación de vehículos _________________________________ 64 Anexo 11 - Inventarios de medios de transporte (vehículos) __________________________ 65
Resumen Como producto de la investigación y evaluación integral realizadas en la empresa Malher, S. A., Bodega Regional Peten, en las áreas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, se determinó que el control interno carece de procesos, y esta carencia no permite realizar de manera eficiente, las actividades administrativas y financieras respectivas. Con la finalidad de que la empresa Malher, S. A. Bodega Regional Petén, sea eficiente, eficaz y oportuna en el manejo de las áreas mencionadas y para dar cumplimiento al control interno, en un ambiente real, se decidió la aplicación de los conocimientos de la Carrera de Contaduría Pública y Auditoria. Este informe, propone implementar el fortalecimiento en el sistema operacional, que contiene los lineamientos para el buen manejo de las áreas, problemas y los procedimientos a seguir, para una ejecución integral óptima. Es importante mencionar, que la herramienta implementada es de suma utilidad, ya que servirá en el futuro, para fomentar el manejo operacional adecuado ante las autoridades superiores y socios en general.
Introducción “En
toda organización empresarial, existen ciertos grupos de operaciones que por su importancia
devienen en una especial atención, dado a que son áreas susceptibles de inconsistencias o irregularidades, que pueden afectar financieramente la continuidad de las operaciones, desde todo punto de vista y que por ende, requieren de una revisión constante en sus procesos y procedimientos, aplicados dentro del contexto operacional de cualquier entidad”. (Pérez, G. 2003: 1) MALHER, S. A., es una empresa cuya actividad principal es la producción y comercialización de alimentos y bebidas, de fácil preparación. Cómo parte de la distribución cuenta con una Bodega Regional en Petén, donde se realizó la evaluación integral, obteniendo como resultado evidente inconsistencias en los procesos, eso demuestra que no se ha implementado un sistema de control interno, capáz de prevenir problemas en sus actividades financieras, razón por la que se debe buscar los mecanismos o técnicas, que permitan la detección temprana y corrección oportuna de las fallas.
1.
Marco Teórico
1.1 Antecedentes de Malher S. A. “La
empresa MALHER, Sociedad Anónima, fue constituida el 21 de Julio de 1957, es una
entidad que realiza actividades mercantiles dentro del territorio nacional e internacional, su actividad principal es la producción y comercialización de alimentos y bebidas de alta calidad y de fácil preparación.” (Paiz, L. 2008) Tomando en cuenta el tiempo de existencia de la entidad, ésta posee una estructura organizacional, pero con ciertos procesos que es necesario reestructurar y operativizar en beneficio de la empresa. Se observa que, dentro de la Bodega Regional Peten, existen deficiencias de control interno, tanto en el área administrativa como en la financiera. Misma que deben ser atendidas adecuadamente, para mejorar la calidad de cada una de las operaciones y procesos. Con estos logros se pretende posicionar a la Bodega Regional Petén, como un modelo para la organización y de esta manera, sustituir todas aquellas políticas inadecuadas, que afecten los intereses institucionales, contenidos
El área de ingresos está representada por todas aquellas operaciones que conllevan el manejo de efectivo derivado de sus operaciones de ventas. El área de inventario de producto terminado, lo constituye todos aquellos productos que la empresa tiene para la venta, con lo que genera ingresos, que le permiten cumplir con sus compromisos económicos, de ahí la importancia y estrecha relación entre las áreas bajo análisis. Los Activos Fijos, están representados por el conjunto de bienes tangibles, que la empresa destina para la consecución exitosa de sus actividades, entre estos los vehículos, el mobiliario y equipo, maquinaria, etc. El área de ventas, estrechamente ligada con las anteriores conlleva, las operaciones que generan flujos de efectivo, para la compra de activos fijos, mercaderías (inventarios de materia prima, para convertirlos en inventarios de producto terminado, listos para la venta), así como el pago de cualquier obligación existente. En mi criterio, profesional las ventas, deben de tener atención relevante, prioridad; para asegurar continuidad en sus operaciones. Todo lo anterior esta ligado y normado por Principios y Pronunciamientos de Contabilidad Generalmente Aceptados, que son sustantivas para el cumplimiento de todas y cada una de las operaciones necesarias.
también cheques, órdenes de dinero y cheques de viajeros. Los bancos aceptan además cheques firmados por clientes, que utilizan tarjetas de crédito bancarias, tales como Visa y Master Card. Por tanto, las ventas a clientes que utilizan tarjetas de banco son ventas de efectivo, no ventas al crédito, para la empresa que hace la venta”. “La mayoría de las compañías mantienen diversas cuentas bancarias, así como una pequeña suma
de dinero, disponible en caja. Por consiguiente, la cuenta efectivo en el mayor general es, con frecuencia, una cuenta de control. (I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undécima Edición, 270)
1.2.2 Presentación del efectivo en el Balance General “El
efectivo ocupa el primer lugar en el balance general, porque es el activo más liquido entre
todos los activos corrientes. Para fines de la presentación del balance general, el saldo de la cuenta de control efectivo, se combina con el de la cuenta de control de los equivalentes a
efectivo”. (I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undécima Edición, 270) 1.2.3 Manejo del efectivo
clasificaciones dentro de los estados financieros, activos, pasivos y patrimonios de los propietarios, así como los ingresos y gastos. Los estados financieros debe ser confiables, y por ello es absolutamente, esencial que las transacciones en efectivo, se registren correctamente.
b) Prevenir o minimizar perdidas de robo o fraude. El efectivo, es más susceptible al robo que, cualquier otro activo y por consiguiente, requiere protección física.
c) Evitar que queden inactivas innecesariamente, grandes sumas de efectivo en las cuentas bancarias sin producir ingresos. Con frecuencias, las compañías bien manejadas revisan sus saldos bancarios, con el fin de transferir cualquier exceso de efectivo, a equivalentes a efectivo o a otras inversiones que generen ingresos.
1.2.4 Control interno sobre el efectivo El control interno sobre el efectivo, se considera algunas veces, simplemente como un medio para evitar fraudes y/o robo. Sin embargo, un buen sistema de control interno, ayudará también, a lograr los demás objetivos de manejo eficiente del efectivo, incluyendo la contabilidad precisa de
c) Efectuar periódicamente, la conciliación de los extractos o documentos de soporte bancarios, con los registros contables. d) “Para complementar el sistema de control interno, deberán tener una póliza de fidelidad de una compañía de seguros” (I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undécima Edición, 272)
Reconocimiento de ingresos. Basados la Norma Internacional de Contabilidad N°. 18 y en el pronunciamiento de contabilidad financiera N°. 8, afirmamos que se trata el reconocimiento de ingresos, que se originen en el curso de sus actividades normales y que pueden ser generados por la venta de bienes, la prestación de servicios o el uso, por terceros, de bienes de la empresa.
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, reconocen a los ingresos únicamente cómo los resultantes de las actividades directamente rentables, que cambien la ecuación patrimonial de la empresa, es decir, la recepción del producto de una venta en efectivo, es un ingreso bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados, ya que el resultado de la
1.3 Inventarios 1.3.1 Definición de Inventario “En una compañía comercial, el inventario consta de todo los bienes propios y disponibles para la
venta a los clientes. El inventario se convierte en efectivo, dentro del ciclo operacional de la compañía y por consiguiente, se considera como un activo corriente. En el balance general, el inventario se relaciona inmediatamente después de las cuentas por cobrar, porque solo es un paso más, en la conversión a efectivo, luego de los efectos por cobrar de los clientes ”. (I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undécima Edición, 323)
En base a las Normas Internacionales de Contabilidad N°. 02 y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, en el pronunciamiento N°. 02, INVENTARIOS, describe que son bienes tangibles propiedad de la entidad, que se tienen para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios, en el curso ordinario de la empresa o negocio, para su posterior comercialización. “Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos
1.3.2 Método del costo promedio Cuando el método del costo promedio está en aplicación, el costo promedio de todas las unidades en inventario se calcula después de cada compra, dividiendo el costo total de los bienes disponibles para la venta por el número de unidades en inventario. Puesto que el costo promedio puede cambiar después de cada compra, a este método se le conoce también como promedio
móvil . Bajo el supuesto costo promedio, se asigna el mismo costo por unidad (el costo promedio) a todos los artículos en el inventario. Por lo tanto, no importa que unidades sean vendidas; el costo de los bienes vendidos, se basa siempre en el costo unitario promedio actual.
Registro auxiliar – Base del costo promedio
Fecha 05/05/2009. 06/05/2009. 12/05/2009. 13/05/2009
Entradas Costo Unidades unitario 25
Q 339.00
Total
Salidas Costo Unidades unitario
Q 8,475.00 5
15 10
Q 345.00 Q 347 00
Total
Q 5,175.00 Q 3,470.00
Q 339.00
Q 1,695.00
Unidades 25 20 35 45
Saldos Costo unitario Q Q Q Q
339.00 339.00 341.57 342 78
Total Q 8,475.00 Q 6,780.00 Q 11,955.00 Q 15,425.00
El costo de los bienes vendidos para una transacción de ventas dadas, también puede involucrar muchas capas de costos diferentes. Este método se basa en el supuesto que, los productos que primero ingresan al inventario, en este orden son consumidos o vendidos. La característica de este método es que el inventario final queda valuado al costo de las compras más recientes y al costo de ventas se aplican los costos más antiguos.
Registro auxiliar – Base PEPS Entradas Costo unitario
Unidades Total Unidades Fecha 05/05/2009. 25 Q 339,00 Q 8.475,00 06/05/2009. 12/05/2009. 13/05/2009.
14/05/2009.
5 15 10
Salidas Costo unitario
Total
Q 339,00 Q 1.695,00
Q 345,00 Q 5.175,00 Q 347,00 Q 3.470,00
9
Q 339,00 Q 3.051,00
Unidades 25 25 20 20 15 20 15 10 11
Saldos Costo unitario Q Q Q Q Q Q Q Q Q
339,00 339,00 339,00 339,00 345,00 339,00 345,00 347,00 339,00
Total Q 8.475,00 Q 6.780,00 Q 11.955,00
Q 15.425,00 Q 3.729,00
El método UEPS utiliza costos de compra, reales en lugar de un costo promedio. De esta manera el inventario puede tener muchas capas de costo, diferentes. Si una venta incluye mas unidades de las incluidas en la capa de costos mas recientes, se supone que alguno de los bienes vendidos viene de la siguiente capa, más reciente. Este método se basa en el supuesto que los últimos productos ingresados al inventario son los que primero se consumen o venden. Una de las características de este método, es que el inventario final queda valuado a costos antiguos de compra o producción, y al costo de ventas se aplican los más recientes. La utilización de este método es recomendable en una economía como la nuestra, donde existe mucha variación de los precios, los que inciden en la producción y comercialización de los mismos.
Registro auxiliar – Base UEPS
Entradas
Salidas
Saldos
1.3.5 Método identificación específica El método de identificación específica, es el más apropiado para inventarios de artículos de precio alto y bajo volumen. Este es el último método que, utiliza un paralelo exacto del flujo físico de las mercancías. Si cada artículo en el inventario, es único, como en el caso de las pinturas valiosas, joyas culturales y la mayor parte de la finca raíz, claramente la identificación específica, es la selección lógica.
Ejemplo: Un comerciante de maderas preciosas ha comprado 1000 pies de madera, a un costo de Q. 6.00 el pie, poco después la compañía compra otros 1000 pies de madera de la misma calidad, pero esta vez, el costo es de Q8.00 pie, las dos compras están en rampas separadas, por lo tanto seria posible que la compañía utilizara el método de identificación especifica en la contabilidad de las ventas.
Suponiendo que existe la oportunidad de realizar una venta al menudeo a un precio de Q. 12.00 cada pie, ¿importa realmente de cual rampa se retira la madera?, La respuesta es no; ya que la madera que esta en rampa es homogénea. Bajo las actuales condiciones del mercado, la madera
Cabe mencionar que se tomó en cuenta el método PEPS, únicamente para efectos de control interno, no así para efecto contable-fiscal, ya que por ser una Regional la documentación contable se informa y registra en planta central ubicada en Ciudad Guatemala.
1.4 Activos Fi j jos El termino activos fijos (o planta y equipo) describe los activos de larga vida, adquiridos para ser utilizados en las operaciones del negocio y no para la venta a los clientes. Los activos, normalmente proporcionan a las compañías muchos años de servicio productivo y mejor que sea así, ya que representan una inversión significativa en recursos financieros de la empresa.
1.4.1 Activos Fijos Tangibles El término “tangibles” denota sustancia física, como es el caso de un terreno, un edificio o una máquina. Esta categoría, se puede subdividir en dos clasificaciones claramente diferenciadas:
a) Propiedad de planta sujeta a depreciación, incluye los activos fijos de vida útil limitada, tales como edificios y equipo de oficina.
permanente o semipermanente, en la producción o fabricación de artículos, para la venta o la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al publico en general ”. (http://www.definicion.org/activo-fijo).
1.4.2 Activos Intangibles. El termino “activos intangibles” se
utiliza para describir activos que, se utilizan en la operación
del negocio pero que no tiene sustancia física, y no son corrientes. Como ejemplo, están las Patentes, derechos de autor, las marcas registradas, las franquicias. Los activos corrientes, tales como las cuentas por cobrar o el arrendamiento prepagado, no están incluidos en la clasificación de intangibles, aunque carezcan de sustancia física.
1.5 Depreciación 1.5.1 Asignación del costo de planta y equipo durante los años de uso. Los activos fijos tangibles, con excepción de los terrenos, solo sirven a las compañías durante un
continúa, sin embargo, sin considerar esos incrementos temporales en el valor del mercado. Los contadores reconocen que, el edificio solo prestará servicios útiles durante un número limitado de años y que el costo total del edificio debe ser asignado sistemáticamente, a gastos durante esos años.
1.5.3 Valor en libros. Los activos se muestran en el balance general por sus valores en libros (o valores contables). El
valor en libros de un activo fijo, es su costo menos la depreciación acumulada relacionada. La depreciación acumulada es una contracuenta del activo, que representa esa porción del costo del activo, que ya ha sido asignada al gasto. Así, el valor en libros representa la porción del costo del activo, que aún no ha sido asignada al gasto, en periodos futuros.
1.5.4 El deterioro físico. El deterioro físico de un activo fijo es resultado del uso, lo mismo que de la exposición al sol, al viento, y a otros factores climáticos. Cuando un activo fijo ha sido conservado cuidadosamente, no es extraño que se afirme que, el activo esta “como nuevo”. Tales afirmaciones, no son
Es oportuno mencionar que en Bodega Regional Petén, no se realiza el trámite de adquisición de activos fijos, ya que son adquiridos en planta central de Ciudad Guatemala, dicha adquisición se realiza con base a la demanda existente. En esta regional únicamente se coordina el control de las reparaciones, mantenimientos y servicios a los activos fijos.
1.6 Marco legal Régimen Jurídico: Las leyes y los artículos que dan sustento legal en Malher S. A. son:
1.6.1 Constitución Política de la República de Guatemala Artículo 119.- Obligaciones del Estado. Son obligaciones fundamentales del estado: a. Promover el desarrollo económico de la Nación estimulando la iniciativa en actividades agrícolas, pecuarias, industriales, turísticas y de otra naturaleza. b. Promover en forma sistemática la descentralización económica administrativa, para lograr un adecuado desarrollo regional del país.
1.6.2 Código De Comercio Articulo 2. Comerciantes. Son comerciantes quienes ejercen en nombre propio y con fines de lucro, cualesquiera actividades que se refieren a lo siguiente: 1°. La industria dirigida a la producción o transformación de bienes y al prestación de servicios. 2°. La intermediación en la circulación de bienes y a la prestación de servicios. 3°. La banca, seguros y fianzas. 4°. Las auxiliares de las anteriores.
Articulo 10. Sociedades Mercantiles. Son sociedades organizadas bajo forma mercantil, exclusivamente las siguientes: 1°. La sociedad colectiva 2°. La sociedad en comandita simple. 3°. La sociedad de Responsabilidad Limitada
4°. La sociedad anónima 5°. La sociedad en comandita por acciones.
Articulo 87. Denominación. La sociedad anónima se identifica con una denominación, la que podrá formarse libremente, con el agregado obligatorio de la leyenda: Sociedad Anónima, que podrá abreviarse S. A.
Articulo 87. Sociedades Mercantiles. La inscripción de las sociedades mercantiles se hará con base en el testimonio respectivo, que comprenderá: 1º. Forma de organización 2º.Denominacion o razón social y nombre comercial si lo hubiere. 3º. Domicilio y el de sus sucursales 4º. Objeto 5º. Plazo de duración 6º. Capital Social. 7º. Notario autorizante de la escritura de constitución social. 8º. Órganos de administración, facultades de los administradores. 9º. Órganos de vigilancia si los tuviere.
Articulo 368. Contabilidad y registros indispensables. Los comerciantes están obligados a llevar su contabilidad en forma organizada, de acuerdo con el sistema de partida doble y usando
Los comerciantes que tengan un activo total que no exceda de veinticinco mil quetzales Q. 25,000.00 pueden omitir en su contabilidad los libros o registros enumerados anteriormente, a excepción de aquellos que obliguen las leyes especiales.
Articulo 372. Autorización de libros o registros. Los libros de inventarios y de primera entrada o diario, el mayor o centralizador y el de estados financieros,, deberán ser autorizados por el Registro Mercantil.
1.6.3 Código Tributario Articulo 18. Sujeto pasivo de la obligación tributaria. Sujeto pasivo es el obligado al cumplimiento de las prestaciones tributarias, sea en calidad de contribuyentes o de responsable.
1.6.4 Ley de Impuesto Sobre la Renta Articulo 14. Revaluación de activos fijos. Las personas individuales y las jurídicas obligadas a llevar contabilidad de acuerdo con el Código Comercio, podrán evaluar los bienes que integren su activo fijo siempre que paguen sobre el monto de dichas revaluaciones un Impuesto Sobre la
Los inventarios deben consignarse agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria dentro de cada grupo o categoría contable y con la indicación clara de la cantidad total, unidad que se toma como medida, denominación o identificación del bien y su referencia, precios de cada unidad y valor total. Las referencias de los bienes deben anotarse en registros especiales, con indicación del sistema de valuación empleado.
Articulo 49. Valuación de inventarios. Para cerrar el ejercicio anual de imposición, el valor de la existencia de mercancías deberá establecerse con algunos de los siguientes métodos: 1. Para empresas industriales, comerciales y de servicios: a. Costo de producción o adquisición. Este se establecerá a opción del contribuyente, al considerar el costo de la ultima compra o, el promedio ponderado de la existencia inicial mas las compras del ejercicio a que se refiere el inventario. Igual criterio se aplicará para la valoración de la materia prima y demás insumos físicos. b. Precio del bien. c. Precio de venta menos gastos de venta; y d. Costo de producción o adquisición o costo de mercado, el que sea menor.
Articulo 61. Pagos Trimestrales. Los contribuyentes sujetos al régimen optativo establecido en el artículo 72 de esta ley, deberán realizar pagos trimestrales en concepto del Impuesto Sobre la Renta. Para el efecto, podrán determinar el pago trimestral sobre una de las siguientes formas: a) Efectuar cierre contables parciales o liquidación preliminar de sus operaciones al vencimiento de cada trimestre, para determinar la renta imponible. El impuesto se determinará conforme lo establece el artículo 72 de esta ley. Los contribuyentes que elijan esta opción deberán acumular la ganancia o perdida obtenida en cada cierre trimestral, en el trimestre inmediato siguiente. b) Sobre la base de una renta imponible estimada en cinco por ciento (5%) del total de las rentas brutas obtenidas en el trimestre respectivo, con exclusión de las rentas exentas y las ganancias de capital. El impuesto correspondiente a dicha renta imponible se determinara conforme lo establece el articulo 72 de esta ley; y c) Pagar trimestralmente una cuarta parte del impuesto determinado en el periodo de liquidación definitiva anual anterior. En el caso de que el periodo anterior fuere mayor de un año, la renta imponible se proyectara a un año y se le aplicará la tarifa correspondiente. Una vez seleccionada cualquiera de las opciones establecidas en los incisos anteriores, no podrá
44 “A”, podrán optar por pagar el impuesto aplicando ala renta imponible determinada conforme
a los artículos 38 y 39 de esta ley, y las ganancias de capital, el tipo impositivo del treinta y un por ciento (31%). En este régimen el impuesto se terminará y pagará por trimestres vencidos, sin perjuicio de la liquidación definitiva del periodo anual. El periodo de liquidación definitiva anual principia el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada año, y deberá coincidir con el ejercicio contable del contribuyente. Para el caso de contribuyentes que realicen actividades temporales menores de un año, la administración tributaria, a solicitud de los mismos, podrán autorizar periodos especiales de liquidación definitiva anual, los cuales iniciaran y concluirán en las fechas en que se produzca la iniciación y el cesa de la actividad, respectivamente. Los contribuyentes que opten por este régimen deberán cumplir con lo siguiente: 1. Llevar contabilidad completa en libros habilitados por la administración tributaria y autorizada por el Registro Mercantil, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 46 de esta ley. 2. Realizar los pagos trimestrales a que se refiere el artículos 61 de esta ley.
Comentario: La empresa Malher, S. A. se encuentra inscrita en la Superintendencia de Administración Tributaria bajo el Número de identificación Tributaria 8703-3 registrado en fecha, 21-07-1957, inscrito en el Régimen ISR trimestral (31%), IVA general 12% Créditos menos Débitos.
2.
Planteamiento del Problema
Como producto del diagnostico preliminar y la evaluación realizados a la empresa MALHER, Sociedad Anónima, (Bodega Regional Petén), se identificaron como problemática general, en sus actividades administrativas y financieras, la falta de control y manejo en las áreas de ingresos, sobre el manejo del efectivo. En el área de Inventarios de producto terminado, se diagnosticó la falta de control en el conteo físico y en fechas de vencimiento. Y en el área de Activos Fijos, se verificó que, no hay control adecuado de las asignaciones, reparaciones y servicios, realizadas a los activos fijos. En atención a que no existe una aplicación apegada a normas y procedimientos administrativos y financieros, se prevé que esto pueda incidir en el desarrollo de las actividades de la empresa, y
Los mecanismos de control interno a aplicar, están reguladas a su vez por Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, Normas de Información Financiera, Principios y Pronunciamientos de Contabilidad Generalmente Aceptados y lo relacionado con los aspectos administrativos financieros de uso común en Guatemala. Este estudio pretende minimizar o erradicar, todas aquellas normas y políticas erróneas, que inciden en los resultados óptimos, esperados en la Empresa. El estudio se realizó con diligencia profesional, responsabilidad, procedimientos adecuados y necesarios, tendentes a ser, con toda lógica, eficientes, eficaces y oportunos.
2.3 Ob jetivos 2.3.1 Objetivo General Reestructurar y fortalecer las políticas y procedimientos administrativos, financieros y legales, por medio de los controles internos que se implementarán en la empresa Malher, S. A. (Bodega
Elaborar herramientas de control interno, que contribuyan en la correcta aplicación y en el conteo físico de inventarios de producto terminado, con la finalidad de obtener controles eficientes y eficaces. Implementar instrumentos, que permitan aplicarlos correctamente y ser determinantes en la toma física de inventarios, y fechas del producto terminado, para evitar pérdidas en la empresa. Minimizar los riesgos, en las áreas identificadas y analizar los factores que inciden en cada una de las debilidades detectadas, con la finalidad de realizar las acciones preventivas, que permita a corto y mediano plazo, el procedente fortalecimiento en beneficio de la empresa.
2.4. Alcances y Limites
2.4.1 Alcances A través de los procesos de investigación en las diferentes etapas operativas de la empresa, se diagnostica que los alcances, son el objetivo principal del proceso, porque nos permiten
2.4.3 Aspecto Geográfico Está representada en la empresa MALHER, S. A. Bodega Regional Petén, tomando en cuenta el área administrativa y financiera.
2.4.4 Aspecto Empresarial El estudio se hará en MALHER, S. A. Bodega Regional Petén, en los rubros de Ingresos, Inventarios de producto terminado y Activos Fijos.
2.4.5 Aspecto Personal El proceso de investigación, es de mucha relevancia para el personal técnico y profesional al aplicar los procedimientos administrativos y financieros, ya que eso les ayudará a ejercer controles seguros y sobre todo, oportunos.
3.
Metodología aplicada en la práctica
Los descritos anteriormente, tienen la finalidad de realizar una adecuada evaluación y de esta manera, rendir los informes que correspondan, atendiendo al principio de la evidencia, la cual debe ser suficiente, competente y pertinente, además que permita verificar el fiel cumplimiento de todas y cada una de las disposiciones administrativas y financieras.
3.1.1 Sujeto de investigación (personas, informes, etc) La investigación se realizó con la documentación respectiva y el personal de cada área de la entidad MALHER, Sociedad Anónima, Bodega Regional Petén.
3.1.2 Instrumentos Utilizados Para la investigación, se utilizaron instrumentos que a criterio profesional, son importantes para la recopilación de información: registros contables, reportes de activos fijos (vehículos), estadísticas sobre entregas de mayoreo, cuestionarios, entrevistas, informes sobre los procesos de inventarios, la observación de tipo documental y otros.-
3.2 Actividades Realizadas
4. Aporte dado 4.1 A la Universidad Panamericana La aportación de esta investigación
para la Universidad Panamericana constituye una
herramienta que podrá ser consultada, por estudiantes de la carrera de Contaduría Pública y Auditoria, para realizar futuras investigaciones.
4.2 A Malher, S. A. Bodega Regional Petén La investigación tuvo como objetivo principal, aportar a Malher, S. A. Bodega Regional Peten, las herramientas necesarias, en la estructura y fortalecimiento al control interno de las áreas de ingresos, inventarios de producto terminado y activos fijos, lo que permitirá tener información apegada a la realidad, en función de las actividades que realiza actualmente, y de esa manera brindar resultados positivos a la empresa.
4.3 Al Estudiante
5. Resultados de la investigación Procesos Como resultado del proceso de investigación realizado, se estableció que la empresa sujeta de análisis, no cuenta con un reglamento de manejo de ingresos del efectivo, en el área de distribución de mayoreo, de igual manera se observo que no existe un manual que ordene directrices en el control del ingreso del producto terminado, así como la ejecución del conteo físico y el control de las fechas de vencimiento.
Activos fijos En el área de activos fijos se determinó que no cuentan con el control en los registros de los activos fijos, en función al uso, resguardo, mantenimientos y reparaciones. Se corrió una encuesta al personal de la empresa las respuestas fueron. 1.-
Los activos fijos
propiedad de Malher, S. A.?
5.
Existen procedimientos para:? a. Mantenimiento Preventivo y correctivo? c. Accidentes? d. Robos? e. Resguardo y estacionamiento? f. Asignación de combustibles y lubricantes? g. Reparaciones urgentes?
6.
Existe persona alguna que controle el uso adecuado de los vehículos? Si_____
7.
9.
No__X__
Existe una norma que indique restricciones sobre la ubicación de los vehículos? Si_____
8.
SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__ SI_____ NO__X__
No__X__
Se lleva un control de la asignación de lubricantes y combustibles? Si_____ No__X__ Como se determina la asignación de combustibles y lubricantes? Por ruta __X__ Por zona geográfica _____ Por tamaño de motor de vehículo _____ Por cliente visitados __X__ Por rendimiento
15.
Se reúnen periódicamente los responsables de las áreas de asignación de vehículos? Si_____
16.
Esta asignado alguien de los responsables de las áreas, en llevar el control? Si_____
17.
No__X__
En caso afirmativo su costo representa una ventaja o desventaja para la empresa? Ventaja __X__
18.-
No__X__
Desventaja_____
¿Se han definido los procedimientos específicos para dar de baja los activos fijos, que se encuentran fuera de uso? Si_____
No__X__
_Para el presente caso se toma en cuenta que la flota de vehículos es de reciente adquisición (Junio 2008).
Para ejecutar la investigación se realizó previamente. a) Se elaboró un manual de procedimientos sobre el manejo ingresos de efectivo. (ver anexo N°. 2)
f) Se estructuró un Manual de políticas sobre el uso de los activos fijos. (ver anexo N°. 9) g) Se estructuró un formato de identificación de vehículos. (ver anexo N°. 10) h) Se realizó el inventario de Medios de Transporte. (ver anexo N°. 11)
6. Análisis de resultados En coherencia con el acápite anterior y de una manera consolidada pero objetivamente analítica encontramos que, para que todo el personal que preste sus servicios a la empresa esté consiente tanto de sus derechos como de sus obligaciones es indispensable que desde un principio, el segmento de recursos humanos realice talleres de inducción y capacitación a efecto de que nuestro personal tenga conocimiento de lo que cada activo fijo representa para la empresa, que es su fuente de trabajo, y que por lo tanto el mantenimiento preventivo y el buen manejo de las propiedades empresariales redundaran en su propio beneficio. De igual forma al conocer la existencia y operativización de procedimientos adecuados para el control, podrá mejorar su esfuerzo laboral en beneficio directo de la eficiencia que debe ser un
6.2 ¿Los activos fijos propiedad de Malher, S. A. cuentan con la debida documentación de soporte? Si__X___ No_____ De acuerdo a la pregunta planteada al personal de distribución (2) y ventas a detalle (7), el 100% de los encuestados respondieron que sí cuentan con sus documentos de soporte (tarjeta de circulación y tarjeta de seguro contra accidente). Se realizo la respectiva revisión cada vehículo, y se observó que si cuentan con la tarjeta de circulación, con la salvedad que es una fotocopia de la tarjeta de circulación debidamente autenticada un por abogado, según comentan por seguridad se utiliza dicha fotocopia. También se observó que la tarjeta de seguro se encuentra vigente.
6.3 ¿Los activos fijos cuentan con tarjetas de responsabilidad? Si_____
No__X__
Según la pregunta planteada al personal involucrado, el 100% de los encuestados respondieron que no cuentan con tarjetas de responsabilidad. Por lo que se procedió a verificar si existía algún documento que cumpla con estas características, constatando no existe documento alguno.
6.5 ¿Existen procedimientos para? a. Mantenimiento preventivo y correctivo?
SI_____ NO__X__
b. Accidentes?
SI_____ NO__X__
c. Robos?
SI_____ NO__X__
d. Resguardo y estacionamiento?
SI_____ NO__X__
e. Asignación de combustibles y lubricantes? SI_____ NO__X__ f. Reparaciones urgentes?
SI_____ NO__X__
Las respuestas del personal, en relación a la pregunta planteada anteriormente con respecto a los procedimientos operacionales a los vehículos, las respuestas fueron negativas en cada uno de los incisos. Por lo que se procedió a verificar y se concluyó en que no cuentan con procedimientos establecidos.
6.6 ¿Cuentan con alguna persona que controle el uso adecuado de los vehículos? Si_____
No__X___
En la presente interrogante, el total de encuestados (7 personas) la respuesta fue negativa, en el
6.8 ¿Se lleva un control de la asignación de lubricantes y combustibles? Si_____
No__X__
Como resultado de la interrogante, de los 7 entrevistados, el 100% de los encuestados respondieron que no existe un control en la asignación de lubricantes y combustibles. Se abordó a las personas que dirigen las operaciones en la empresa y respondieron que si se cuenta con un control del consumo de lubricantes y combustibles, pero no existe un manual que indique procedimientos para la correcta aplicación en su solicitud.
6.9 ¿Como se determina la asignación de combustibles y lubricantes? Por ruta
__X__
Por zona geográfica
_____
Por tamaño de motor de vehículo
_____
Por cliente visitados
__X__
Por rendimiento
_____
En base a la interrogante, planteada a los 7 pilotos entrevistados, el 100% respondieron que la asignación de combustibles y lubricantes se realiza por ruta y clientes visitados según
6.11 ¿Se lleva un registro (historial) de los servicios y revisiones mecánicas? Si_____
No__X__
En la interrogante número 11, se plateó a las personas involucradas en la administración de los vehículos y las respuestas fueron negativas en su totalidad. Confirmando que no cuentan con un formato para llevar un registro de los servicios y revisiones mecánicas realizadas en un periodo establecido.
6.12. ¿Existen políticas para el uso y cuidado de los vehículos? Si_____
No__X__
Como resultado de la interrogante, se entrevisto a los 7 pilotos y el 100% de los encuestados respondieron que desconocen de la existencia normas con políticas que indiquen el uso y cuidado de los vehículos. Se confirmó con las personas que dirigen las operaciones en la empresa y respondieron que no se cuenta con una normativa con políticas que describan sobre el uso y cuidado de los vehículos, pero que verbalmente si se hace saber al personal que se le hace entrega de algún vehículo de la empresa.
6.14 ¿Se reúnen periódicamente los responsables de las áreas de asignación de vehículos con la finalidad de verificar la revisión de los mismos? Si_____
No__X__
La interrogante se realizó al personal involucrado (2 personas), si existía calendarización o coordinación alguna en la asignación de vehículos, para su actualización y revisión sobre el uso de los vehículos. El 100% de los encuestados respondieron que no contaban con programación alguna que normara revisiones de los resultados en base al uso y trato de los vehículos de la empresa.
6.15 ¿Está asignado alguien de los responsables de las áreas, en llevar el control de los vehículos? Si_____
No__X__
La presente interrogante, se plateó a las 2 personas involucradas de cada una de las áreas de distribución y ventas, en la cual respondieron que no está definido quien se encarga de realizar las revisiones de los vehículos y actividades relacionadas con los mismos.
6.16 ¿En caso afirmativo su costo representa una ventaja o desventaja para la empresa?
6.17 ¿Se han definido los procedimientos específicos para dar de baja los activos fijos, que se encuentran fuera de uso? Si_____
No__X__
_Para el presente caso se toma en cuenta que la flota de vehículos es de reciente adquisición De acuerdo a la interrogante 6.18, se consulto al encargado del departamento de distribución y bodega, sobre los procedimientos que utilizan para dar de baja a los activos fijos, que se encuentran fuera de uso. Para lo cual nos respondió que en Bodega Regional Petén, los activos fijos lo constituyen en su mayoría los vehículos, y que desde el inicio de operaciones (Junio-2008), la flotilla con que se cuenta es de nueva adquisición. Por tanto no se tiene contemplado el mecanismo para dar de baja a los activos fijos.
7.
Conclusiones a) Malher, S. A., Bodega Regional Petén, no cuenta con un Manual de Procedimiento para el manejo del efectivo en el área de Ingresos, en el canal de detalle y el departamento de distribución de Mayoreo. b) No existe una normativa que contenta las políticas internas, para el control en la recepción del producto terminado. c) No existe un manual de procedimientos internos, para la ejecución de inventarios físicos y manejo de fechas de vencimiento. d) No se cuenta con un reglamento y políticas, para el uso de vehículos que provea de los lineamientos y sanciones, en el tema de Activos Fijos (vehículos), así también de los formatos de control y procedimientos. e) En Malher, S. A. Bodega Regional Petén, no se lleva una actualización estricta, de los movimientos de activos fijos, en el momento que se realiza cambio del personal. f) No existe control detallado y actualización de los servicios y mantenimientos realizados, a
8.
Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto. a) Qué Malher, S. A. Bodega Regional Peten, implemente el reglamento interno para el manejo de los ingresos en efectivo (distribución de mayoreo), propuesto en el presente trabajo, con el fin de maximizar los controles y evitar riesgos que afecten a los colaboradores (empleados) y/o a la empresa. La aplicación de dicho reglamento deberá ser cumplida y acatada por el personal de distribución y ventas, bajo la supervisión del Gerente de Ventas y Jefe de Distribución. b) Qué se utilice la normativa y políticas internas, para el control en la recepción del producto terminado, establecidas en el presente trabajo, las cuales deberán cumplirse con la supervisión del Jefe de Bodega. c) Qué se tome en cuenta la propuesta en el manejo de los inventarios físicos, con la finalidad de maximizar los controles de las existencias, y evitar desabastecimientos por falta de control.
e) Qué se aplique el reglamento y políticas para el uso de vehículos, que provee lineamientos y sanciones en el tema de Activos Fijos (vehículos), proponiendo que se utilicen los formatos de control y procedimientos. El Jefe de Operaciones deberá realizar las revisiones necesarias a los documentos presentados por el personal responsable de los vehículos, y así verificar sobre el buen uso de los recursos y activos fijos. f) Qué se lleve un control actualizado y estricto de los movimientos, de los cambios de personal, en relación a los activos fijos, para evitar que se evadan responsabilidades. Qué se utilice los formatos establecidos de recepción de vehículos. Lo anterior se hará con la responsabilidad del Jefe de Operaciones, al tener actualizados dichos documentos. g) Qué se implemente el control detallado y actualización de los servicios, mantenimientos y reparaciones realizadas a los activos fijos. A razón de tener un historial de cada activo fijo utilizando los formatos establecidos para su uso.
9.
Fuentes consultadas Aranguren,
M.
et
al,
Control
de
Inventario,
04
de
agosto
de
2008,
http://www.monografias.com/trabajos11/conin/conin.shtml Granados T. 2006. Código Tributario y otras disposiciones conexas, 16. Granados T. 2006. Código de Comercio, 169. Granados T. 2006. Seis leyes 2006, 18, 44, 45, 51,57. I. Mc Graw Hill, Contabilidad base para las decisiones gerenciales, Undécima Edición, 270) Instituto Guatemalteco de Contadores Públicos y Auditores. 1992. Pronunciamiento Sobre Contabilidad Financiera N°. 4. 142 Pags. Mora, F.; Schupnik, W.; Evaluación Interna de las Ventas, 04 de agosto de 2008,
10. Cronograma de actividades AGOSTO
ACTIVIDADES
SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
I II III IV I 16/08/2008
Reunión con estudiantes-Tutores en la sede de la UPANA. Elaboración de Manuales de Puestos y Funciones. Implementación de procesos para la correcta segregación de funciones, por medio de un manual. Elaboración de eficientes sistemas de control interno. Elaboración de formatos para la aplicación de los métodos de valuación de inventarios. Desarrollo de directrices apegados a la regulación legal vigente Realización de control eficiente para la codificación de los activos. Evaluación del riesgo inherente y de control, por no contar con un área adecuada para la seguridad de los bienes. Proposición de un plan de aseguramiento para los activos fijos, analizando la situación financiera de la entidad. Establecer informes que reúnan las características necesarias de conformidad con los requerimientos de la entidad para la toma de decisiones. Presentación de Informe Final al Revisor
44
II
III
IV
13/09/2008
I II III IV I II 18 /10/2008
III
IV I II
22/11/2008
III IV
11. Índice de anexos
Anexo 1
Ficha de Observación
Anexo 2
Manual sobre el manejo de ingreso de efectivo.
Anexo 3
Manual de procedimientos de inventarios físicos de producto terminado
Anexo 4
Formato de inventarios físicos
Anexo 5
Manual de procedimientos de inventarios de fechas
Anexo 6
Formato de inventarios de fechas
Anexo 7
Formato de método PEPS
Anexo 8
Cuestionario
Anexo 9
Manual de políticas sobre el uso de los activos fijos.
Anexo 10
Formato de identificación de vehículos
Anexo 11
Inventario de Medios de Trasporte
Anexo 1 - Ficha de observación FICHA DE OBSERVACIÓN Preparado Por: Fecha: Revisado Por: Area Objeto de Examen:
Resultado del proceso de observación:
Anexo 2 – Manual de procedimientos sobre el manejo de ingresos de efectivo. PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE INGRESOS DE EFECTIVO
Recibiendo el producto terminado, por medio del departamento de bodega, que mediante el proceso de ventas, se convierte en efectivo, se deben de tomar en cuenta varios aspectos como: 1) Las transacciones que se generen en la fuerza de ventas de detalle, la venta deberá ser estrictamente al contado. 2) El intercambio, entre producto terminado que entregue el vendedor y el efectivo que otorgue el cliente, se manejará por medio de depósitos, que se realicen en los bancos del sistema, para lo cual la empresa tiene dos cuentas, una en el Banco Rural N°. 316-35583943-0 y otra en el Banco Industrial, N°. 316-358484-0, ambas a nombre de MALHER, S. A. 3) El efectivo deberá ser depositado diariamente, en las cuentas antes indicadas. 4) El total de los depósitos que se realicen serán soportados, con la emisión de un recibo de caja
8) Los pilotos de distribución deberán entregar los documentos (tabular de detalle de facturas, copia de facturas, color verde y celeste, boletas de depósitos por cada factura o global, recibos de caja), al Jefe de Bodega, para su respectiva revisión y posteriormente realizar la respectiva entrega al departamento de Finanzas, para continuar con el proceso de liquidación de facturas. 9) En caso de que sea rechazada alguna factura con el producto terminado, dichos productos y facturas deberán ser entregados al encargado de bodega, para su respectiva revisión y reingreso a bodega, con el visto bueno del Jefe de Bodega, para que dicha factura sea entregada al Depto. de Facturación y proceder a su anulación.
Anexo 3 – Manual de procedimientos de inventarios físicos (producto terminado) PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE INVENTARIOS FÍSICOS (Producto terminado)
Ante la necesidad de mantener conciliados las existencias en bodega y la información que facilita el programa PRINCIPAL, por medio de un tabular electrónico en Adobe Reader (PDF), que genera las existencias a la fecha y hora especifica del producto terminado, confrontándolo con el conteo físico, que realiza el personal de bodega, en un formato con características propias, se considera importante, tomar en cuenta los aspectos siguientes: 1) Las actividades de ejecución de inventarios físicos de producto terminado, deberán hacerse en un formato diseñado, específicamente, con características como, fecha, hora, código de producto, descripción o nombre del producto, cantidad en fardos, cantidad en unidades, conversión en unidades. a) Fecha, se anotará la fecha de en que se elabore el conteo físico del producto terminado.
g) Conversión en unidades: Se deberá anotar el porcentaje (cociente) que genere la división de las unidades contabilizadas, entre la unidad de medida de cada producto, (unidad, cartón, dispensador). h) Total de fardos, se anotará la sumatoria vertical de la columna, cantidad en fardos. 2) Las actividades de ejecución de inventarios físicos, deberán hacerse como mínimo cada 2 días hábiles, o bien dependiendo de los movimientos que se realizan a diario, tomando como base, un egreso mayor de 250 fardos. 3) El encargado de bodega decidirá el momento en que se realizará el conteo físico, del inventario del producto terminado, no excediendo de 3 días hábiles. 4) Al momento de realizarse el conteo físico del producto terminado, se deberán tomar en cuenta varios aspectos: a) Verificar si existen transacciones virtuales, pendientes de ejecutar, por el Jefe de bodega, como el descargue del sistema del producto que, por algún motivo, no se había podido
5) Contabilizar e informar los fardos y unidades de cada producto terminado, para conocer la existencia completa, sin opción a descartar ningún producto, así sea por mal manejo, defecto de fábrica, o cualquier otra razón, que se pretenda argumentar. 6) El encargado de Bodega, deberá informar al Jefe de Bodega en que momento realizará el conteo físico, con la finalidad de que el Jefe de Bodega, realice el descargue de las existencias virtuales, en el programa Principal (PDF), para hacer la conversión al programa de Excel, en un archivo, elaborado específicamente, con las fórmulas respectivas, para conciliar las existencias entre lo que genera el sistema en Principal y el conteo físico, del producto terminado, que halla realizado, el personal de bodega. 7) El (los) encargado (s) del conteo físico, deberán presentarse a dictar ante el Jefe de Bodega, quien digitará las cantidades que, le indiquen los responsables de conteo físico del producto terminado, en un archivo en Excel (Inventario conciliado) que reflejará, si las cantidades coinciden, con el reporte generado por PRINCIPAL (programa), o si existen algunas diferencias, ya sea en fardos o en unidades. 8) Si existiera alguna diferencia en fardos o en unidades, el personal de bodega o los encargados del coteo físico, deberán retornar a rectificar el coteo de los productos, a fin de determinar si
Anexo 4- Formato de inventarios físicos
MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN BOLETA DE INVENTARIOS FI SICOS INVENTARIO FISICO DE PRODUCTO TERMINADO CODIGO
Descripcion de Producto Terminado
CANTIDAD
CANTIDAD
CONVERSION
Fecha:_______________ Hora:_____________
FARDOS
UNIDADES
EN UNIDADES
01 CONSOME 01010101
CONSOME DE POLLO MALHER 40X12X12 Gr
01010102
CONSOME DE POLLO MALHER DISP 16X36X12 Gr
17
01010103
CONSOME DE POLLO MALHER 6 PACK 300X6X12
2
01010105
CONSOME DE POLLO MALHER 12X908 Gr
124
01010108
CONSOME DE POLLO MALHER 24X454 Gr
588
1011
283
0.943
108
0.75
02 SOPAS DE POLLO 02010105
SOPA POLLO/FIDEOS AD 60 GR MALHER 12X12X60
8
02010111
SOPA POLLO/FIDEOS 60 GR MALHER 12X12X60
5
02010117
SOPA POLLO/FIDEOS AD30 GR MALHE 25X12X30
02015502
SOPA CHAPINA GALLINA CRIOLLA 12X12X60 Gr
1
108
0.75
02015503
SOPA CHAPINA GALLINA CRIOLLA 24X12X30 Gr
24
15
0.625
05 SAZONADORES
228
Anexo 5 – Manual de procedimientos de inventarios de fechas (producto terminado) PROCEDIMIENTO DE EJECUCION DE INVENTARIO DE FECHAS (Producto Terminado)
Partiendo de la necesidad de mantener un control estricto de las fecha de vencimiento de las existencias en bodega, de la información que genera el programa PRINCIPAL, por medio de un tabular electrónico en Adobe Reader (PDF), que exhibe las existencias en fecha y hora, especifica, del producto terminado, y efectuando la observación física que realiza el personal de bodega, en un formato con características, en base a la necesidad, se considera importante tomar en cuenta: 1) Las actividades de ejecución de inventarios de fechas, de producto terminado, deberán hacerse en un formato diseñado específicamente, con características propias como, fecha, hora, código de producto, descripción o nombre del producto, cantidad en fardos, cantidad en unidades, conversión en unidades.
f) Vence: se deberá anotar el número del mes, que tenga impreso como fecha de vencimiento.
Para efectos de vencimiento se tomará
en cuenta, únicamente, las
cantidades en fardos, no en unidades. g) Año: se tomarán en cuenta las cantidades que estén impresas con fecha de vencimiento, según el año que se indique en el corrugado de cada fardo del producto. En el caso de los años, se tomará en cuenta el año actual y dos años más consecutivos. h) Total de fardos. se anotará la sumatoria horizontal, de cada una de las casillas que tengan cantidad de cada fila. 2) Las actividades de ejecución de inventarios de fechas, se deberán realizar como mínimo cada semana (8 días calendario), otro parámetro dependerá de los movimientos que se realizan a diario, tomando como base, un egreso mayor de 750 fardos. 3) El encargado de bodega, decidirá el momento en que realizará el conteo físico del inventario de fechas, del producto terminado, no sobregirándose más de 15 días, calendario.
c) Enterados de que
todo esta ejecutado y en orden, no se deberá efectuar ningún
movimiento o transacción, virtual ni física del producto terminado, que es objeto de evaluación en el momento, y que pueda generar confusión, o que no permita conciliar saldos. 5) Deberá contabilizar e informar el total de fardos contabilizados, de cada producto terminado para informar sobre la fecha de vencimiento, sin opción a descartar ningún producto, así sea por mal manejo, defecto de fábrica, o cualquier otra razón que se pretenda esgrimir. 6) El (los) encargado (s) de realizar el inventario de fechas, deberán presentarse a dictar ante el Jefe de Bodega, quien digitará las cantidades que le indiquen los responsables de conteo físico del producto terminado, en un archivo en Excel (Inventario de fechas), en el cual observará qué cantidades de productos, están próximas a vencer. 7) Si existiera productos con corta fecha de vencimiento, se hará del conocimiento del Gerente de Ventas y el Supervisor de Ventas, para que en conjunto, se tome la decisión de la mecánica a utilizar, para desplazar dicho producto. 8) Si el producto es de poca rotación, se estudiará la posibilidad de remitirlo ala CD Central
Anexo 6 - Formato de inventarios de fechas
MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN BOLETA DE INVENTARIOS DE FECHAS INVENTARIO DE FECHAS DE PRODUCTO TERMINADO Año 2009
Año 2010
Año 2011 VENC
C OD IG O
De scr ip ci on de l P ro du ct o Te rm in ad o
C AN T .
V EN C E
12
12
C A NT .
V EN CE
C A NT .
V EN C E
C AN T .
V EN CE
C A NT .
V EN C E
C A NT .
E
TOTAL FARDOS
01 CONSOME
1010101 CONSOME DE POLLO MALHER 40X12X12GR
25
5
30
9
1010102 CONSOME DE POLLO MALHER DISP. 16X36X12 1010103 CONSOME DE POLLO MALHER 6 PACK 300X6X12 1010105 CONSOME DE POLLO MALHER 12X908GR
125
1010108 CONSOME DE POLLO MALHER 24X454GR
45
100
12
167
434
5
600
6
1034
15
4
250
6
265
7
125
6
45
1010114 CONSOME DE POLLO MALHER 24X227GR
34
5
34
02 SOPAS DE POLLO
2010105 SOPA POLLO/FIDEOS AD 60Gr. MALHER 12X12X6
25
8
13
10
2010106 SOPA POLLO/FIDEOS AD 60Gr. MALHER 36X60
65
2010111 SOPA POLLO/FIDEOS ND 60Gr. MALHER 12X12X60
6
5
4
200
11
243
85
7
10
8
160
25
6
35
5
60
25
9
110
200
10
270
2010112 SOPA POLLO/FIDEOS ND 60Gr. MALHER 36X60 2010117 SOPA POLLO/FIDEOS AD 30Gr. MALHER 25X12X30
85 10
12
60
5
12
2513
TOTALES
El abor ad o P or : ________________________________________
Vo. Bo. _____________________________________
Fuente: Elaboración propia
56
Anexo 7 – Formato de inventario método P E P S METODO P E P S (Primero en Entrar y Primero en Salir) EMPRESA: MALHER, S. A. / BODEGA REGIONAL PETEN PRODUCTO: CONSOME DE POLLO MALHER 40X12X2.5GR. METODO DE APLICACIÓN: P. E. P. S.
Unidades Fecha 05/05/2009. 25
Entradas Costo unitario Total Unidades Q 339.00 Q 8,475.00
06/05/2009. 12/05/2009.
15
Q
345.00 Q 5,175.00
13/05/2009.
10
Q
347.00 Q 3,470.00
5
14/05/2009.
9
UNIDAD DE MEDIDA:
FARDOS PERIODO DE EVALUACION: MAYO Salidas Costo unitario
Q
Q
Total
Unidades 25 25 339.00 Q 1,695.00 20 20 15 20 15 10 339.00 Q 3,051.00 11 15 10
Elaborado Por:_____________________________
Saldos Costo unitario Q 339.00 Q 339.00 Q 339.00 Q 339.00 Q 345.00 Q 339.00 Q 345.00 Q 347.00 Q 339.00 Q 345.00 Q
347.00
Total Q 8,475.00 Q 6,780.00 Q 11,955.00
Q 15,425.00 Q 3,729.00 Q 5,175.00 Q 12,374.00
Revisado Por: _______________________________
Fuente: Elaboración propia
57
Anexo 8 - Cuestionario Cuestionario para evaluar el control de activos fijos (Vehículos) MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN Dirigido a:
Jefe de Operaciones, Asistente de Operaciones, Supervisores de Ventas y Pilotos
1.- ¿Los activos fijos son propiedad de Malher, S. A.? Si__X__
No_____
2.- ¿Los activos fijos propiedad de Malher, S. A. cuentan con la debida documentación de soporte? Si__X___ No_____ 3.- ¿Los activos fijos cuentan con tarjetas de responsabilidad? Si_____
No__X__
4.- ¿Su vehículo es apropiado para el trabajo que realiza? Si__X__ 5.- ¿Existen procedimientos para?
No_____
9.- ¿Como se determina la asignación de combustibles y lubricantes? Por ruta __X__ Por zona geográfica _____ Por tamaño de motor de vehículo _____ Por cliente visitados __X__ Por rendimiento _____ 10.- ¿Esta claramente definido el kilometraje en cada uno de sus recorridos? Si_____
No__X__
11.- ¿Se lleva un registro (historial) de los servicios y revisiones mecánicas? Si_____
No__X__
12.- ¿Existen políticas para el uso y cuidado de los vehículos? Si_____
No__X__
13.- ¿En caso de descuido en el uso de los vehículos de la empresa, están establecidas las medidas a tomar? Si_____
No__X__
14.- ¿Se reúnen periódicamente los responsables de las áreas de asignación de vehículos con la finalidad de verificar la revisión de los mismos?
Anexo 9 – Manual de políticas sobre el uso de activos fijos. POLITICAS SOBRE EL USO DE LOS ACTIVOS FIJOS
Este manual define las políticas de Malher, S. A. (Bodega Regional Peten), respecto al procedimiento para el uso, mantenimiento, reparaciones de vehículos, accidentes, y coberturas de seguro, etc. con el propósito de velar por el fiel cumplimiento de sus fines, y la obtención del éxito, en sus quehaceres y generales. Es de importancia hacer mención que, el rubro de activos fijos en Malher, S. A. Bodega Regional Peten, lo integran Vehículos tipo Camión, Paneles, Montacargas y Generador Eléctrico, para el desempeño de sus actividades principales. Es una considerable flota de medios de transporte, que requiere atención en cumplimiento de la responsabilidad y por ello facciona y operativiza el presente Manual de políticas para la utilización y buen uso de los vehículos.
Responsabilidades sobre su uso 1) Es responsabilidad tanto del Gerente de Ventas, como del Supervisor de Ventas, velar por la
3) Responsabilidad sobre el estado de los vehículos. Los pilotos y personas que conduzcan los vehículos de Malher, S. A., son responsables de chequearlos antes y después de salir, a efecto conservarlos y mantenerlos en buen estado a nivel de vehículo en sí, cómo de cada uno de sus accesorios. 4) Omisión de responsabilidad. Los conductores y/o personas que manejen vehículos de Malher, S. A. y que tengan conocimientos de algún daño causado a un vehículo y lo ocultaren, se asumirá que tiene responsabilidad en el asunto, y
que por lo tanto, asumirán
la
responsabilidad parte proporcional que corresponda, tanto en lo legal como en lo económico coactivo. 5) Responsabilidad del personal: toda persona oficialmente contratada para el manejo de vehículos en Malher, S. A. deberá cumplir los siguientes requisitos: a) Conocer y acatar las disposiciones del presente manual. b) Poseer licencia vigente para conducir, de acuerdo al tonelaje del vehículo que se le asigne. c) Conocimiento de las leyes de transito d) Conocer el funcionamiento del vehículo e) Conducir los vehículos con la mayor precaución, moderación, prudencia y cuidado, a
7) Por desobediencia a lo expuesto en el presente manual, a las leyes de transito en general, y a las practicas correctas de utilización de los vehículos, él o los responsables de lo que pudiere ocurrir a nivel de percance deberán hacerse cargo de los daños y perjuicios que resultaren.
Accidentes y robos 8) Accidentes; se entiende por “accidentes” cualquier daño causado a terceros, al vehículo de Malher, S. A. o a otro vehículo, como producto de una colisión. 9) Pasos a Seguir en caso de Accidentes. En caso de accidentes, independientemente de la gravedad del mismo y del lugar del suceso, los conductores, siempre que las circunstancias lo permitan, deben seguir los siguientes pasos: a) Lograr la participación de las autoridades de transito. b) Informar al Jefe inmediato a la brevedad posible de lo sucedido para su evaluación. c) Proporcionar en el menor tiempo posible, todos los documentos e información necesarios que permita notificar a detalle, a la compañía aseguradora, así como cualquier otra gestión pertinente.
vehículo. El fin será determinar el grado de responsabilidad del conductor, en el accidente, debiéndose tomar en consideración, los siguientes aspectos: a) Estado de funcionamiento del vehículo, basado en los registros de reparación y mantenimiento. b) Detalles del informe policiaco obtenido, o del reporte pormenorizado, preparado por el encargado de mantenimiento. c) Circunstancias atenuantes del accidente, tales como estado de tiempo, estado del camino, hora del día, propósito del viaje, etc. o evidente responsabilidad de otro automotor.
Anexo 10 - Formato de identificación de vehículos
MALHER, S. A. BODEGA REGIONAL PETEN BOLETA DE IDENTIFICACION DE VEHICULOS MARCA MODELO N°. PLACAS
TIPO COLOR Km. Actual
Piloto Resposable Cargo ACCESORIOS
Tricket
Tarjeta de Circulacion
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