Universidad Tecnológica de Querétaro
Firmado digitalmente por Universidad Tecnológica de Querétaro Nombre de reconocimiento (DN): cn=Universidad Tecnológica de Querétaro, o=Universidad Tecnológica de Querétaro, ou,
[email protected], c=MX Fecha: 2013.01.11 10:04:42 -06'00'
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO Nombre del proyecto “ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS Y GESTIÓN DE ENTRADAS Y SALIDAS DE REFACCIONES CON LA APLICACIÓN DEL SOFTWARE SAP” EMPRESA: GRAMMER AUTOMOTIVE PUEBLA S.A DE C.V PLANTA QUERÉTARO
Memoria que como parte de los requisitos para obtener el título de: TÉCNICO SUPERIOR UNIVERSITARIO EN MANTENIMIENTO ÁREA INDUSTRIAL PRESENTA: EUGENIO RIVERA DE JESUS Asesor de la UTEQ Ing. J. Gerardo Ortega Zertuche
Asesor de la Empresa Ing. Adrian Pérez Miranda
Santiago de Querétaro, Qro, a Diciembre del 2012
RESUMEN En
este
reporte
trata
sobre
la
actualización
del
programa
de
Mantenimiento utilizando en la empresa GRAMMER en el departamento de Tool Crib, almacén de refacciones y materiales consumibles (indirectos) utilizando el software llamado SAP, se da a conocer la manera de administrar este programa para llevar un buen control actualizando inventarios y gestión de entradas y salidas de refacciones, que permite un control más exacto y sencillo de las refacciones con la finalidad de reducir el número de inventario y tener un conocimiento preciso de las necesidades de refacciones en el almacén y poder reducir los
tiempo muertos a la hora de dar mantenimiento a las
maquinas por la falta de refacciones .
ABSTRACT This report deals with the maintenance program update using the GRAMMER in the Tool Crib department, store parts and consumables (indirect) using software called SAP, discloses how to administer this program to bring good control and updating inventory management of spare inputs and outputs, which allows more precise control and easy operation of parts in order to reduce the number of inventory and have a precise knowledge of the needs of parts in stock and to reduce the dead time when maintaining the machines by the lack of spare parts.
ii
DEDICATORIAS
Van dirigidas a mi familia, en especial a mis padres y a mis hermanos que siempre me apoyaron durante mi estancia en la Universidad, porque creyeron en mí, en que podía cumplir mi meta de terminar una carrera técnica con un buen resultado y con una gran satisfacción, que me apoyaron para seguir adelante, tanto emocional
como económicamente y que me ayudaron a
motivarme y no darme por vencido.
AGRADECIMIENTOS
Agradezco profundamente a la Empresa Grammer Automotive, por brindarme la oportunidad de realizar mis prácticas profesionales, así mismo al Ing. Adrian Pérez Miranda, como también al Ing. Raymundo Martínez por su gran apoyo incondicional, por siempre resolver mis dudas y a los mecánicos del departamento de mantenimiento industrial así como también al encargado de el departamento de de Tool Crib de la empresa Grammer Automotive que me enseñaron y apoyaron durante mi estancia en esta empresa. Agradezco a la Universidad Tecnológica de Querétaro, a todos los profesores que ejercen en dicha universidad por las enseñanzas y experiencias compartidas, especialmente agradezco al Ing. J. Gerardo Ortega Zertuche por su apoyo y asesoría de mi proyecto.
iii
INDICE RESUMEN ........................................................................................................... ii ABSTRACT ......................................................................................................... ii DEDICATORIAS ................................................................................................. iii AGRADECIMIENTOS ......................................................................................... iii I.- INTRODUCCIÓN. ........................................................................................... 2 II.- ANTECEDENTES. ......................................................................................... 3 III.- JUSTIFICACIÓN. ........................................................................................ 4 IV.- OBJETIVOS. ................................................................................................ 4 V.- ALCANCES................................................................................................... 5 VI.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. ................................................................ 5 VII.- PLAN DE ACTIVIDADES. ......................................................................... 27 VIII.- RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS. ............................................. 28 IX.- DESARROLLO DE PROYECTO. .............................................................. 28 X.- RESULTADOS OBTENIDOS...................................................................... 45 XI. ANALISIS DE RIESGOS. ............................................................................ 45 XII.- CONCLUSIONES. ..................................................................................... 46 XIII.- RECOMENDACIONES. ........................................................................... 46 XIV.- REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. ....................................................... 46
iv
I.- INTRODUCCIÓN. La Universidad Tecnológica de Querétaro, es una Institución de Educación Superior, cuyo propósito es la formación de Técnicos Superiores Universitarios (TSU), que satisfagan las necesidades del sector empresarial y las expectativas de aquellos que estén interesados en desarrollarse dentro de este sector. La
UTEQ cuenta con un modelo educativo que ofrece a los alumnos
terminar una carrera profesional en dos años, su plan de estudios consiste en proporcionar a los alumnos un 30% de teoría, dejando un 70% a la práctica, siendo este el punto de gran importancia para la formación profesional, mismo que es comprendido mediante una permanencia de tiempo completo dentro de una empresa, conocida como estadía. El alumno aplicará los conocimientos adquiridos en la UTEQ en el periodo de estadía en la cual se presentará a la empresa asignada. El trabajo diario genera experiencia laboral, misma que servirá para futuro profesional al mismo tiempo se desarrollará un proyecto que traerá mejoras al departamento de Mantenimiento a la vez que servirá para obtener el Título de Técnico Superior Universitario en Mantenimiento Industrial. La Empresa Grammer Automotive Puebla S.A de C.V Planta Querétaro, dio la oportunidad para la realización de la estadía, dicha empresa orientada al sector automotriz, en la que se fabrican y manufacturan cabeceras para los asientos, cumpliendo con los más altos estándares de calidad, para satisfacer y cumplir siempre con las expectativas de sus clientes como Chrysler y Mercedes Benz .
2
El reporte trata sobre las mejoras aplicadas en la administración del almacén; actualizando formatos de inventarios y una mejor gestión de entradas y salidas de refacciones con la ayuda de la actualización del software SAP, con este proyecto se esperará una mejor gestión así como reducir los tiempos muertos por la falta refacciones.
II.- ANTECEDENTES. GRAMMER
enfrenta problemas como todas las demás empresas, sobre
todo en el departamento de Tool Crib, almacén de refacciones y material consumible (indirectos). GRAMMER
ha
implementando un software más eficiente.
comenzado
a
modernizarse
Se ha comenzado a ordenar
refacciones de maquinaria por medio de software Sistema SAP de mantenimiento, que permite un control más exacto y sencillo de las refacciones con la finalidad de reducir número de inventario y tener un conocimiento preciso de las necesidades de refacciones en Tool Crib. Pero debido a que es un programa muy extenso muchas de las actividades no se encuentran muy bien estructuradas, por lo cual se generan muchos tiempos muertos ya que a la hora de buscar refacción no se localiza con el numero de parte de la refacción y muchas veces los datos para llevar un control más preciso de las piezas que están en existencia en el almacén no coinciden con los de la base de datos de el software SAP y esto genera tiempos muertos y en ocasiones paros inesperados de equipos por falta de refacciones.
3
III.- JUSTIFICACIÓN. Debido a la constante mejora a la que se sujeta la planta Grammer, el almacén (Tool Crib) persigue una mejor gestión, en cuanto a entradas y salidas de refacciones y busca reducir la cantidad de inventarios, que afectan la eficiencia y para optimizar las condiciones en el almacén. Por ello se realizará una mejor gestión de las refacciones, actualizando los inventarios, y realizando formatos para la salida de material, esto reducirá costos de inventario, se eliminaran los tiempos de espera y los tiempos de respuesta aumentaran mejorando el mantenimiento preventivo y disminuyendo el mantenimiento correctivo.
IV.- OBJETIVOS. Al término del proyecto se espera lograr alcanzar los siguientes objetivos específicos: Mejora al formato para la salida de refacciones. Llevar un control de refacciones entrantes y salientes. Realización de inventario de refacciones en los estantes. Etiquetar todas las refacciones. Dar ubicación, y asignar números de parte. Crear un layout del área de Tool Crib, almacén de refacciones y materiales Actualizar sistema SAP de Mantenimiento de Refacciones.
4
V.- ALCANCES. Se actualizará y ubicarán refacciones de equipo de maquinaria en el sistema SAP y material consumibles. Este proyecto contempla hacer una base de datos donde se puedan registrar el número de parte, ubicación, existencias, proveedores etc., a demás de crear un layout del área de Tool Crib, almacén de refacciones y materiales y herramientas para hacer más eficiente la búsqueda de piezas en almacén. Los resultados obtenidos por las refacciones así como las nuevas entradas de consumibles además de disminuir tiempos muertos.
VI.- FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA. ALMACÉN El almacén es el lugar físico en el que se desarrolla una completa gestión de los productos que contienen. Tal gestión controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, y se debe establecer resguardo físico adecuado para proteger los artículos de algún daño, de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener para facilitar la localización inmediata de los artículos.
5
Figura1: Clasificación de los artículos en el almacén.
La misión básica de un almacén, se configura y desarrolla en las siguientes funciones. 1.- Recepción de artículos e identificación de los mismos se debe permitir una recepción cómoda y rápida de artículos. 2.- Almacenamiento (colocación y custodia).Con las instalaciones adecuadas, dependiendo del tipo o tipos de artículos que van acontecer y de sus necesidades de almacenamiento y manipulación. 3.- Entrega de productos.- Mediante una rápida salida de los artículos. Por lo tanto es necesario combinar de la mejor manera posible los dos elementos que definen el servicio que proporciona el almacén: la instalación y el almacenaje de los artículos. Para conseguir un óptimo aprovechamiento de espacio de almacén. Una organización eficaz de almacén se consigue cuando se consideran, con respecto a los productos que van a guardar, los siguientes aspectos: 1) Las posibles existencias de artículos que requieran condiciones especiales de conservación.
6
2) Artículos que tengan la posibilidad de almacenarse en la intemperie, con o sin techado protector. 3) Productos, que por su fragilidad, deben moverse lo menos posible. 4) Volumen y Peso de los productos. 5) Mercancías que se recepcionan o se envían. 6) Artículos a granel.
Figura 2: Organización del almacén.
FUNCIONES DEL ALMACÉN
La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamaño y plan de organización de la compañía, el grado de centralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 7
1. Recepción de materiales en el almacén
2. Registro de entradas y salidas del almacén
3. Almacenamiento de materiales
4. Mantenimiento de materiales y del almacén
5. Despacho de materiales
6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad.
INVENTARIO
El inventario es una acción en la cual se cuentan los productos que puede haber en una empresa, supermercado o tienda. Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas. En el campo de la gestión empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones.
8
Figura 3: Inventario cuentan los productos que puede haber en una empresa
OBJETIVOS Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
ADMINSTRACION DE INVENTARIOS Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación. 9
Figura 4: Administración de inventarios FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de inventario:
MINIMIZACIÓN DE LA INVERSIÓN EN INVENTARIOS El inventario mínimo es cero, a empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas d producción. La empresa procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso. Ejemplo: al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será
10
de 100.000 al año y la empresa tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.
IMPORTANCIA La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos: 1. Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado. 2. En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario. 3. Que artículos del inventario merecen una atención especial. 4. Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción. Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada. El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima. Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más 11
bajo que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario. La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario: 1. Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos de los diferentes productos. 2. Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada. 3. Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible. 4. Mantener un nivel adecuado de inventario. 5. Satisfacer rápidamente la demanda. 6. Recurrir a la informática. Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque:
12
1. La demanda no se puede pronosticar con certeza. 2. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender. Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero. En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel óptimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en qué punto se podrían minimizar estos costos.
CARACTERÍSTICAS Y ANÁLISIS DEL INVENTARIO
Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar cuáles son las etapas que se presentaran en el proceso de producción, las comunes o las que se presenta en su mayoría son: Materia Prima Productos en proceso Productos terminados Suministros, repuestos
13
En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su contabilización. Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada. Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia.
COSTOS DEL INVENTARIO La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
14
CONTROL DE INVENTARIO Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son: Planeamiento, compra
u
obtención,
recepción,
almacenaje,
producción,
embarques
y
contabilidad.
PLANEAMIENTO La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a inventarios, la constituye el presupuesto o pronostico de ventas. Este debe ser desarrollado por el departamento de ventas. Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
15
COMPRA U OBTENCIÓN En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del material.
RECEPCIÓN Debe ser responsable de lo siguiente: La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con una copia aprobada de la orden de compra. La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción y aceptación. La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida de activos.
ALMACENAJE Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente: a. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
16
b. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los elementos y las extracciones no autorizadas. c. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida para producción o embarque.
PRODUCCIÓN Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente: a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios. b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser debidamente ajustados en los registros. La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de producción.
EMBARQUES Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
CONTABILIDAD Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los
17
procesos de adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
Gestión del Repuesto (o qué debo tener en el almacén) Es indudable que una de las preocupaciones de un Jefe de Mantenimiento será dimensionar adecuadamente su stock de repuesto, seleccionando con cuidado lo que desea tener a su disposición inmediata. Al seleccionar el repuesto que debemos mantener en stock en una planta industrial, nos encontramos con un conflicto de intereses: - Desde el punto de vista técnico, cuantas más piezas de repuesto tengamos en
el
almacén
más
aseguraremos
la
disponibilidad
de
los
equipos.
- Desde el punto de vista económico, cuantas menos piezas haya almacenadas, menor capital inmovilizado tendremos. Por ello, debemos buscar fórmulas que nos permitan asegurar la disponibilidad de los equipos con el mismo capital inmovilizado posible. A continuación se describe un método para determinar el repuesto que debe permanecer en planta con unos criterios que tratan de buscar un compromiso entre lo estrictamente financiero y lo estrictamente técnico.
18
TIPOS DE REPUESTO Para ayudarnos en la identificación de las piezas, podemos agrupar el repuesto desde varios puntos de vista: en función de su responsabilidad dentro del equipo y en función de la necesidad de mantenerlo en stock permanente en planta.
Responsabilidad dentro del Equipo Podemos dividir el repuesto en 6 categorías: a.-Piezas sometidas a desgaste. A este grupo aquellos elementos que unen piezas fijas y móviles, o aquellas partes en contacto con fluidos, como cojinetes, casquillos, retenes, juntas. Son piezas sometidas a desgaste y a abrasión. En este grupo también podemos incluir juntas, retenes, rodetes y tuberías sujetas a fatiga, corrosión y cavitación. b.- Consumibles. Son aquellos elementos de duración inferior a un año, con una vida fácilmente predecible, de bajo coste, que generalmente se sustituyen sin esperar a que den síntomas de mal estado. Son filtros y lubricantes. Su fallo y su desatención pueden provocar graves averías. c.- Elementos de regulación y mando. Son aquellos elementos cuya misión es controlar los procesos y el funcionamiento de la instalación: válvulas, muelles, cigüeñales, etc. Son elementos que a pesar de no estar sometidos a condiciones desfavorables de funcionamiento tienen una importancia capital dentro del equipo. Su fallo frecuente es por fatiga. d.- Piezas móviles. Son aquellas destinadas a transmitir movimiento. Son engranajes, ejes, correas, cadenas, reductores, etc. Su fallo habitual es por fatiga. 19
e.- Componentes electrónicos (instrumentación).A pesar de su altísima fiabilidad, un problema en ellos suele suponer una parada del equipo. Su fallo habitual es por calentamiento, cortocircuito o sobretensión, y generalmente se producen al someter al equipo a unas condiciones de trabajo diferentes para las que fueron diseñados. Un ejemplo habitual es un fallo en otro elemento que provoca un funcionamiento anormal del equipo; otro puede ser trabajar en condiciones atmosféricas extremas de calor, frío, humedad o polvo. f.- Piezas estructurales. Difícilmente fallan, al estar trabajando en condiciones muy por debajo de sus capacidades. Son bastidores, soportes, basamentos.
Necesidad de stock en planta Desde este punto de vista, podemos dividir las piezas en tres categorías: - Piezas que es necesario mantener en stock en planta. - Piezas que es necesario tener localizadas, con proveedor, teléfono y plazo de entrega. - Piezas que no es necesario prever, pues un fallo en ellas supondría la sustitución completa del equipo.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA SELECCIÓN DEL REPUESTO Hay cuatro aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de seleccionar el stock de repuesto: la criticidad de los equipos en que están situados, su consumo.
20
Criticidad del equipo Antes de acometer la labor de fijar los stocks de repuesto, es necesario analizar los equipos y determinar su importancia. Esto se denomina Análisis de Criticidad, y establece tres categorías para los diferentes equipos de la planta: A, o equipos críticos; B, o equipos importantes; y C, o equipos prescindibles. Lógicamente, el almacén de repuesto estará formado básicamente por componentes de equipos A, y en menor medida, por componentes de equipos B y C.
Consumo Tras el análisis del histórico de averías, o de la lista de elementos adquiridos en periodos anteriores (uno o dos años), puede determinarse que elementos se consumen
habitualmente.
Todos
aquellos
elementos
que
se
consuman
habitualmente y que sean de bajo coste deben considerarse como firmes candidatos a pertenecer a la lista de repuesto mínimo. Así, los elementos de bombas que no son críticas pero que frecuentemente se averían, deberían estar en stock (retenes, rodetes, cierres, etc.). También, aquellos consumibles de cambio frecuente (aceites, filtros) deberían considerarse. Plazo de aprovisionamiento Algunas piezas se encuentran en stock permanente en proveedores cercanos a la planta. Otras, en cambio, se fabrican bajo pedido, por lo que su disponibilidad no es inmediata, e incluso, su entrega puede demorarse meses. Aquellas piezas que pertenezcan a equipos críticos cuya entrega no sea inmediata, deberían integrar el almacén de repuesto. Aquellas piezas que aún no 21
pertenecientes a equipos A o críticos, puedan suponer que un equipo B permanezca largo tiempo fuera de servicio deben considerarse igualmente en esa lista. Costo de la pieza Puesto que se trata de tener un almacén con el menos costo posible, el precio de las piezas formará parte de la decisión sobre el stock de las mismas. Aquellas piezas de gran precio (grandes ejes, coronas de gran tamaño, equipos muy especiales) no deberían stockarse, y en cambio, deberían estar sujetas a un sistema de mantenimiento predictivo eficaz. El costo es, pues, un aspecto fundamental.
PROCESO A SEGUIR PARA CONFECCIONAR LA LISTA DE REPUESTO 1.- Seleccionar el equipo crítico. 2.- Seleccionar el repuesto crítico de esos equipos. 3.- Seleccionar el repuesto de gran consumo. 4.- Seleccionar las piezas con largo tiempo de aprovisionamiento. 5.-Estudiar en la lista elaborada hasta ese momento todo lo que sobrepase un precio determinado tratando de eliminar todas aquellas cuyo fallo sea previsible y no supongan un gran trastorno.
22
PIEZAS DE REPUESTO HABITUALES De manera genérica, las piezas que suelen encontrarse en un almacén de repuesto son las que se indican a continuación. Cada planta, además, debería contar con el repuesto específico que corresponda.
Elementos Neumáticos - Racores de todo tipo - Tubo poliamida varios diámetros - Unidades de mantenimiento (filtro, manómetro, regulador, lubricador) - Retenes y juntas de los cilindros - Aceite neumático
Figura 5: Elementos Neumáticos
Elementos Hidráulicos - Aceites y filtros de centrales hidráulicas - Manómetros - Racorería diversa - Acoplamientos de bombas hidráulicas
23
Figura 6: Elementos Hidráulicos Elementos de Instrumentación y Control - Termopares - Manómetros - Presostatos - Sondas de vibración - Transmisores (caudal, presión, temp, etc.)
Figura 7: Elementos de Instrumentación y Control
Elementos Eléctricos - Termo magnéticos - Diferenciales - Mangueras (diversos tamaños y tipos) - Conectores eléctricos (varios tipos) 24
Elementos de Seguridad - Paros de emergencia - Foto celdas Sensores Elementos del Taller Central - Afloja todo - Spray limpiador de contactos - Tornillería diversa - Rodamientos (tipos más habituales) - Cierres mecánicos de bombas (más habituales) - Pegamentos - Silicona (Loctite) - Selladores de tornillería - Cartón para juntas (klinger, chesterton, etc.) OPTIMIZACIÓN DEL ALMACÉN DE REPUESTO Optimización en la Fase de Diseño De manera genérica, en la fase diseño es posible minimizar el stock de repuesto de la siguiente forma: - Eliminando componentes. Los diseños robustos y con pocas piezas son preferibles. Esto es especialmente válido para la instrumentación - Estandarización. Todos los componentes de función similar deben ser exactamente iguales - Evitar piezas a medida. Debe tratar de utilizarse en la fase de diseño solo piezas estándar
25
Piezas en Depósito Es posible pactar con determinados proveedores la creación de un depósito de materiales en la propia planta, pero cuyo inmovilizado corra por cuenta del proveedor. Esto es especialmente válido para la instrumentación, para las piezas de ferretería industrial, y para la neumática.
El Sistema de Mantenimiento Un buen sistema de mantenimiento preventivo tendrá un consumo de piezas de segundo nivel (rodamientos, juntas, retenes) y muy poco de primer nivel (ejes, motores, bombas etc.)
26
VII.- PLAN DE ACTIVIDADES. Plan de Trabajo Nombre de la Empresa: GRAMMER AUTOMOTIVE PUEBLA PLANTA QUERÉTARO Titulo del proyecto:
Actualización de almacén, en sistema SAP de Mantenimiento
Alumno responsable del proyecto: Eugenio Rivera de Jesús Periodo de estadía: AGOSTO - DICIEMBRE 2012 Tiempo en semanas Primer mes
Segundo
Actividades 1
1.Identificación refacciones
Tercer mes
mes 2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
Tool
Crib 2.Reacomodo
de
refacciones
de
inyección
3.Etiquetar tortillería 4. Etiquetar refacciones de
almacén
y
darle
Numero de parte 5.Etiquetar
material
consumible 6.Inventario
de
refacciones inyección y ensamble automático 7.Inventario
de
refacciones de corte 8.Inventario
de
refacciones de costura 9.Actualizar
Observaciones
mes
de
en
Cuarto
software
SAP de mantenimiento 10. Mejora al formato para salidas de refacciones. Realización de lay out.
27
4
1
2
3
4
VIII.- RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS. Utilización y actualización de un Software de refacciones de Mantenimiento SAP. Utilización de una etiquetadora para identificación de refacciones en los estantes del almacén y asignación de números de parte de refacciones. Utilización de una Computadora para llevar un control del software así como para actualización de
una base de datos de las refacciones existentes en el
almacén recursos y materiales consumibles así como también refacciones para las diferentes maquinas de costura, inyección y ensamble automático etc. Capacitación a personal a cerca del funcionamiento del software para poder ingresar refacciones al sistema como también poder hacer una requisición de compra y dar de alta refacciones al sistema.
Capacitación Respecto a Material de Almacén. Administración y entrega de material, herramienta y refacciones llenado de formatos como vales de herramientas como también salida y entrada de materiales consumibles.
IX.- DESARROLLO DE PROYECTO.
INTRODUCCIÓN
La Empresa Grammer cuenta con un área de almacén llamada Tool Crib, la cual debe ser más eficiente en tiempo de respuesta al buscar una refacción para
28
una reparación de maquinaria, así habrá menos tiempo muerto por paro y será más rápida la reparación de fallas que surjan y esto tendrá un fuerte impacto en la planta logrando la producción deseada. El proyecto de actualización y mejora de software de refacciones de mantenimiento, también tendrá la función de etiquetados, reacomodo de refacciones por familias y numero de parte, ya que al comienzo de dicho proyecto no se contaba con ubicación por familias y numero de parte. Se dará la correcta ubicación de las refacciones y se actualizara en el software la ubicación, cantidad, precio, descripción, principal proveedor, etc. Con el fin de aumentar el tiempo de respuesta y a su vez llevar un control de las refacciones existentes en el almacén. Con estos datos podremos reducir los inventarios y tener solo lo necesario. También habrá un punto de reorden, así como máximos y mínimos, para optimizar el almacén y sus refacciones. Se tendrá que inventariar todas las existencias de almacén.
Ubicación de Estantes de Refacciones por Familias y Áreas Se dio la reubicación de estantes de inyección para mejorar el tiempo de respuesta cuando se requiere una refacción y así disminuir el tiempo muerto de las maquinas.
29
SE REALIZO UN LAYOUT DEL TOOLCRIB, PARA UNA MEJOR UBICACIÓN DENTRO DEL ALMACEN.
Figura 8: Lay Out del TOOLCRIB
1. Estante (Rack) 2.Mueble 3.Area de Computó 4.Papeleria 5. Herramientas y Maquinaria 6.Area de Ferretería 7.Area de Ferretería 8. Área de Bandas9.Area de Tornillería 10.Almasen de informática (Espejel). 11. Contenedor de trapos de color 12. Contenedor de trapos Blancos 13. Área de Refacciones Media Vida 14. Área de Refacciones Media Vida 15. Refacciones de
Área de inyección 16.Refacciones Ensamble Manual y
Ensamble Completo17. Refacciones de Ensamble Automático 18. Refacciones de Ensamble Automático19. Refacciones de Corte (Gerber)
30
20. Refacciones de la cortadora Gerber 21. Refacciones de Costura (Paff) 22. Refacciones de Costura (Jukki).
Efectuar Inventario de las Herramientas y Refacciones que no se Encuentran en Sistema de Mantenimiento.
Se realizo inventario físico de cada una de las refacciones por área, esto con el fin de conocer la cantidad de piezas, para después actualizar el sistema de mantenimiento (software).
Estantes inventariados:
Área de costura
Área de corte
Área de ensamble automático
Área de inyección
En primera instancia el área más crítica en cuanto inventario de refacciones es el área de costura ya que no se lleva un control de entradas y salidas de refacciones, por lo cual se empezó a realizar el inventario de esta área, para saber la cantidad de stock. Posteriormente se realizo el inventario de las refacciones de inyección ya que esta área o línea está en constante movimiento por las nuevas refacciones que requieren. Se contaron todas las existencias del almacén Tool Crib para posteriormente ingresarlas al sistema de mantenimiento (software).
31
Se mejoro el formato para el inventario, esto con el fin de tener registro del área inventariada.
Figura 9:Formato Control de Inventario PROCESO DE ETIQUETADO DE REFACCIONES EN ALMACEN TOOLCRIB El propósito principal del etiquetado de las refacciones, es mantener un nivel de servicio de abastecimiento óptimo de refacciones que satisfaga las necesidades en el mantenimiento para la planta productiva.
32
ETIQUETADO DE REFACCIONES DE INYECCIÓN El etiquetado de esta área optimizara en gran medida el almacén Tool Crib, ya que antes no se contaba con etiquetas adecuadas y esto ocasionaba pérdida de tiempo en la búsqueda de la refacción requerida, este problema afectaba en gran medida los tiempos de respuesta y lo tiempos muertos crecían en demasía por lo que afectaba en gran medida la producción de la planta.
ETIQUETAS DISEÑADAS PARA ÁREA DE INYECCIÓN Las etiquetas fueron diseñadas dependiendo de las necesidades y con una estandarización definida. Se clasifican los artículos, se analiza se criticidad. El color de la etiqueta es dependiendo del grado o que tan critico seria si no estuviera en existencia. Por lo que definimos que: El color verde es una pieza clave El color crema es general Las etiquetas mencionadas están estandarizadas con:
Nombre de la pieza o refacción Numero de parte Ubicación por estante Ubicación por familia
33
ETIQUETAS DISEÑADAS PARA ÁREA DE COSTURA Estas etiquetas fueron bien definidas ya que en los cajones para refacciones se colocaron más de dos refacciones y esto aumentaba la precisión de darle buena ubicación y realizar la etiqueta conforme lo requerido.
Figura 10: Diseño de Etiquetas de Costura
A continuación se presentan las etiquetas. Definidas por: Ubicación Nombre Numero de parte
34
Figura 11: Etiquetas de Costura
ELABORACIÓN Y COLOCACIÓN DE ETIQUETAS PARA EL ÁREA DE CORTE Y ENSAMBLE AUTOMATICO. De la misma forma en que se realizaron las etiquetas para costura e inyección se elaboraron para corte y ensamble manual. Siempre respetando la asignación por familia dando numero de parte, ubicación, y nombre de la refacción.
35
Las etiquetas se muestran a continuación:
Figura 12: Etiquetas del Área de Corte y Ensamble Automatico.
Etiquetado de Material Consumible Al termino de etiquetado de las áreas de: inyección, corte, costura y ensamble automático se empezó a etiquetar el material consumible como: Material de papelería
Brocas
Lijas
Contactos
Brochas
Espátulas
Mangueras
Tijeras
Pegamento para tela
Bandas
Botes
Adhesivos
de
pintura 36 Desmolda
ntes
Contactos Balastros Cinchos Aceiteras
Etiquetado de Tortillería en Almacén Tool Crib Posteriormente al término de etiquetar el material consumible se siguió con el área de tortillería. Se realizo la ubicación y etiquetado de cada uno de los tornillos por: Medida estándar Medida milimétrica Tipo de cabeza Tipo de cuerda ACTUALIZACIÓN DE SOFTWARE DE REFACCIONES DE MANTENIMIENTO, INGRESANDO LAS REFACCIONES DE MANTENIMIENTO EXISTENTES. El software de refacciones de mantenimiento es una base de datos elaborada en el 2006 y desde entonces es un registro de todas las existencias en refacciones. Este programa contribuye en gran medida para el control de entradas y salidas de las refacciones, así que al estar actualizado y en óptimas condiciones será de gran ayuda para una mejor gestión de la mercancía de Tool Crib. El propósito principal es mantener un nivel de servicio de abastecimiento óptimo de refacciones que satisfaga las necesidades en el mantenimiento para la planta productiva. La actualización del software consiste en realizar un inventario de todas las refacciones para después capturar todos los datos en el programa.
37
CARATULA DEL SOFTWARE DE MANTENIMIENTO
Figura 13: Software de Mantenimiento. INGRESO DE DATOS EN SOFTWARE DE MANTENIMIENTO Posteriormente ya hecho el conteo de todas las existencias en el área de inyección, se comenzó a ingresar las refacciones en el sistema de mantenimiento, esta labor fue actualizar: Nombre de la pieza o refacción
Nivel mínimo y máximo
Numero de parte
Punto de reorden
En donde se usa (área)
Existencia
Tipo de refacción( clave o general)
Ubicación
Proveedor principal Precio de la refacción A partir de ingresar estos datos, en especial los niveles máximos y mínimos se actualizaba el punto de reorden lo cual ayudo mucho a la hora de ver que refacción era la que se requería pedir. Lista actualizada de punto de reordena partir de ingreso de datos:
38
Figura 14:Actualización de Puntos de Reorden Las existencias se actualizaron con fecha de ingreso para llevar un control de entradas y salidas, esto ayudo a no tener tanta discrepancia entre lo que nos decía el sistema y lo que existía físicamente.
39
A continuación se muestra el programa que fue actualizado para la mejora de almacén Tool Crib.
Nivel máximo de piezas
Nivel mínimo de piezas
Indicador de número de existencia
Ubicación de la Refacción dentro del almacén Se comenzó a ingresar el número de parte de la pieza. Espacio para Búsqueda de refacción
En este espacio se ingreso la descripción
Figura 15: Programa de Entra y Salidas TOOL CRIB
Este proceso se realizo en cada estante (área) del almacén, los estantes ingresados en sistema fueron: Estante de inyección
Estante de ensamble automático
Estante de costura Estante de corte
40
FORMATO PARA PRESTAMO DE HERRAMIENTAS Se realizo un formato para el préstamo de herramienta a operadores y mecánicos, esto con el fin de controlar las salidas, y seccionarnos que se entregara la herramienta prestada. Este es el formato:
Figura 16: Vale de Herramientas El formato elaborado contenía: La cantidad de herramienta La descripción Nombre del solicitante Numero de nomina Departamento
41
FORMATO PARA SALIDA DE REFACCIONES Y MATERIAL CONSUMIBLE. El formato fue de suma importancia porque en el formato se escriben las refaccione salientes y de ahí parte para darlas de baja en el sistema y así tener nuestros inventarios en optimas condiciones. Este formato de igual forma fue elaborado para el material consumible.
42
Figura 17: Formato Anterior y Posterior de Salida de Refacciones y Consumibles.
Planteamiento: El programa de mejora Tool Crib 2012 consiste en la implementación de un sistema digital que permita un control más exacto y sencillo de las entradas y salidas de insumos, con la finalidad de reducir el número de inventarios y tener un conocimiento preciso de las necesidades de insumos del Tool Crib.
Mejoras a partir del nuevo sistema: Con la implementación del nuevo sistema se busca:
Optimizar el tiempo en actualización de base de datos.
Reducir el tiempo de espera de los solicitantes de insumos.
Facilitar el registro de salidas y solicitantes.
43
FORMATO PARA EL CONTROL DE SALIDA DE TRAPO.
Figura 18: Formato Anterior y Posterior de Salida de Trapo
44
X.- RESULTDOS OBTENIDOS El resultado del proyecto fue muy favorable para el almacén Tool Crib. Esto con el desarrollo de formatos para una mejor gestión de las refacciones salientes del almacén. También fue de gran ayuda haber realizado los inventarios a cada una de las aéreas para de ahí partir hacia un buen resultado. Junto con los etiquetados de las refacciones disminuyeron los tiempos muertos por paro y el tiempo de respuesta fue mejor al encontrar la refacción requerida, gracias a la correcta ubicación que se le asigno dentro de un estante y así mismo se actualizo en el software de mantenimiento. El proyecto arrojo buenos resultados ya que anteriormente no se tenían formatos, no se había inventariado las áreas, no se contaba con etiquetas correctas ni ubicación por familias. Ahora se optimizara el almacén Tool Crib controlando la totalidad de los artículos y su gestión será mejor con los formatos de entradas y salidas de refacciones.
XI. ANALISIS DE RIESGOS. Este proyecto debe tener un seguimiento continuo y capturar con los formatos todas las piezas de salida, ya que si no se lleva a cabo habrá una discrepancia considerable entre el software y las existencias físicas. Es necesario estar en constante actualización de existencias conforme al punto de reorden que marca la lista, este ayudara para saber cuándo es el punto de partida para una nueva requisición. De no controlar los inventarios provocaría
45
un paro por producción, así como una compra urgente, y esto implicaría gastos innecesarios.
XII.- CONCLUSIONES. La conclusión es que debido al desarrollo del proyecto se han tenido buenos resultados, todo partiendo desde la buena labor de ingresar correctamente los artículos al sistema de mantenimiento. Por otra parte el reacomodo de refacciones en el almacén, la ubicación y las etiquetas elaboradas es de gran ayuda, ahora las refacciones son más fácil de encontrar gracias a ello, esto disminuyo el tiempo de respuesta y contribuyo notablemente a que no se viera afectada la producción de la planta.
XIII.- RECOMENDACIONES.
Es necesario estar en constante actualización de existencias conforme al punto de reorden que marca la lista, este ayudara para saber cuándo es el punto de partida para una nueva requisición.
XIV.- REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.
http://www.mitecnologico.com/Main/FuncionesDelAlmacen http://www.monografias.com/trabajos16/gestion-almacenes/gestion-almacenes.shtml http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/inventariosfundamentos/default2.asp http://www.xing.com/net/ne_mantenimientodemaquinasys/gestion-del-mantenimiento133216/gestion-del-repuesto-o-que-debo-tener-en-el-almacen-8671036
46