FONCODES.
A NUESTROS PADRES,
Teoría de Sistemas – 3ER Ciclo C1-CU-01
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INDICE Dedicatoria I. Introducción II. Análisis de Sistemas de Control 2.1. Tipos de Sistemas de Control 2.2. Características de un Sistema de Control 2.3. La Ingeniería en los Sistemas de Control III. Retroalimentación 3.1 Retroalimentación Negativa 3.2 Retroalimentación Positiva IV. Tipología de Problemas 4.1 Problemas Duros y Problemas Blandos 4.2 Modelos Organizaciones 4.3 La Problemologia V. Sistemas Duros y Sistemas Blandos VI. Desarrollo de la Metodología de Sistemas Blandos VII. Conclusiones VIII. Bibliografía
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I.
INTRODUCCION
La presente es un trabajo de investigación, que tiene como objetivo conocer, la estructura organizacional de una empresa y sus respectivos, principios, conceptos de la Teoría General de Sistemas, en esta oportunidad de una Entidad del Estado como es FONCODES (Fondo de Compensación para el Desarrollo Social) del Ministerio de la Mujer del Estado Peruano. Esperamos que se sea de buena fuente de información para nuestros compañeros de estudio ya se hizo tomando como ejemplo y comparaciones para su mejor entendimiento del tema; a continuación el desarrollo del Tema.
Los Autores. .
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II. Análisis del Sistema de Control
FONCODES De acuerdo a los sistemas de control esta definido como un conjunto de componentes que puede regular su propia estructura o la de otro sistema con el fin de lograr un solo funcionamiento predeterminado. Ejemplo:
Clasificación de los Sistemas de Control Según su Comportamiento a) Sistema de Control de Lazo Abierto:
El sistema de control de lazo abierto es aquel que sistema en que solo actúa el proceso sobre la señal de entrada y da como resultado una señal de salida independiente, Ejemplo: El proceso de selección de agentes, que funciona de la siguiente manera:
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•
Convocatoria de agentes en un proceso abierto mediante la publicación en los medios de comunicación sociales.
•
Una vez seleccionado el personal y asignado su permanencia no es estable debido a las perturbaciones externas que puedan existir ya que puede ser cambiado ante el incumplimiento del sistema de control.
•
La salida no se compara con la entrada dada que al inicio o entrada es la necesidad de la comunidad o población y la salida es la infraestructura física que satisface la necesidad requerida.
•
El cumplimiento del ciclo de proyecto en cada una de sus etapas tiene un estricto control de calidad lo que asegura el producto final al cien por ciento.
b) Sistema de Control de Lazo Cerrado: Son los sistemas en los que la acción de control esta en función a de la señal de salida, ejemplo:
2.1 Tipos de Sistemas de Control Los sistemas de control son agrupados en tres tipos básicos:
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a) Hechos por el hombre.- En todas las oficinas zonales así como la sede central que se encuentra en Lima el personal de acuerdo al tipo de contrato registran su ingreso y salida mediante un determinado software.
b) Naturales. - Los ademanes, miradas y gestos que se hacen en la ejecución de las obras que se hace en la obra ya que es un lenguaje que ese grupo entiende.
c) Mixto.- En este sistema de control podemos tipificar la manipulación y el ingreso
de información al software de control de proyectos y personal. 2.2 Características de un Sistema de Control a) señal de Corriente de Entrada.- Considerada como estimulo aplicado a un sistema desde una fuente de energía externa con el propósito de que el sistema produzca una respuesta específica. b) Señal de Corriente de Salida.- Respuesta obtenida por el sistema que puede o no relacionarse con la respuesta que implicaba la entrada. c) variable Manipulada.- Es el elemento al cual se le modifica su magnitud, para lograr la respuesta deseada. d) Variable Controlada.- Es el elemento que se desea controlar. e) Variables Externas.- Son los factores que influyen en la acción de producir un cambio de orden correctivo. f) Fuente de Energía.- Es la que entrega la energía necesaria para generar cualquier tipo de actividad dentro del sistema. g) Retroalimentación.- La retroalimentación es una característica importante de los sistemas de control de lazo cerrado. Es una relación secuencial de causas y efectos entre las variables del sistema. Cuando en el sistema se produce un entorno se dice que hay una retroalimentación negativa; si el sistema apoya la decisión inicial se dice que hay una retroalimentación positiva. Ejemplo:
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2.3. La Ingeniería en los Sistemas de Control: Esta dado por dos etapas: En el análisis se investiga las características de un sistema existente. Mientras que en el diseño se escogen los componentes para crear un sistema de control que posteriormente ejecute una tarea particular. Existen dos métodos de diseño:
•
Diseño por Análisis.- En este diseño se toma en cuenta un modelo existente, modificando sus características.
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Diseño por Síntesis.- En este diseño se toma en cuenta especificaciones que dan los usuarios o dueños.
III. Retroalimentación
La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección e base a la información retroalimentada.
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III.1.
Retroalimentación Negativa:
En este sistema de control FONCODES tiene etapas en su ciclo de proyectos en las cuales se puede visualizar:
FONCODES cuenta con un presupuesto anual como meta, si se excede en la etapa de priorización la etapa de evaluación no podrá cumplir con la aprobación de proyectos por lo tanto se estaría retroalimentando en forma negativa ya que excedería su techo presupuestal siendo la etapa de evaluación la que regula el sistema de control.
III.2.
Retroalimentación Positiva:
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Un sistema esta realimentado positivamente si una variación en su salida en determinada dirección provoca un desplazamiento aun mayor en la misma dirección. Ejemplos: •
Como en la etapa de priorización la demanda de necesidades de las comunidades es excesiva, FONCODES para aumentar su capacidad de priorización realiza alianzas estratégicas con los gobiernos locales, regionales y organismos internacionales realizando convenios para la ejecución de los proyectos de esa manera amplia su capacidad de priorización y cubrir las necesidades de las comunidades.
IV. Tipología de Problemas
4.1 Problemas Duros y Problemas Blandos: a) Problemas Duros.- Se refiere cuando el problema esta definido que hacer y
como hacer. Ejemplo: ¿Que hacer ante la necesidad?: •
Maximizar las necesidades de la población.
•
Minimizar el proceso de aprobación de proyectos, haciéndolo mas optimo.
¿Como hacerlo?: Incrementar la participación de la comunidad, de la población y de las comunidades. Instalar una nueva línea de apoyo como seria el desarrollo de capacidades y la ejecución de proyectos productivos. •
•
b) Problemas Blandos.- En FONCODES están dados por tratar de solucionar los
problemas de pobreza en el país, mediante la satisfacción de necesidad de infraestructura, ya que el tema de pobreza en el país es grande, FONCODES solamente ataca esa línea de infraestructura. 4.2 Modelos Organizaciones: ¿Qué son los modelos?: Son guías, ejemplos, etc. que nos sirven para mejorar los procesos. •
FONCODES como organización es un sistema abierto ya que tiene objetivos comunes y debe cumplir objetivos comunes y cumple funciones múltiples.
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FONCODES a su vez realiza alianzas estratégicas para relacionarse con otros organismos diferentes como los gobiernos locales, regionales y organismos internacionales, que le permiten fortalecerse y hacer difícil definir sus fronteras. FOCODES como organización tiene un sistema que es la organización propia relacionándose con los gobiernos locales forma un supra sistema dentro de un sistema.
Análisis con los modelos de Katz y Kahn: 1. Importación.- FONCODES como organización recibe los insumos que son las
necesidades de las comunidades en infraestructura básica (como agua desagüe, canales de riego, postas médicas, etc.). 2. Transformación.- Es la elaboración del expediente técnico de la infraestructura
básica deseada.
3. Exportación.- Es la ejecución y la transferencia del proyecto a los usuarios para
la satisfacción de sus necesidades.
4. Los Sistemas Como ciclos de Eventos que se Repiten.- En FONCODES se
cumple este ciclo.
5. Entropía Negativa.- FONCODES como sistema abierto se adapta a los cambios
manteniendo su estructura organizacional. 6. Información con Insumo.- FONCODES trabaja con el mapa de pobreza que es
un documento que guía en la priorización de los proyectos.
7. Estado de Equilibrio y Homeostasis Dinámica.- Pese a los cambios de la
actualidad como la implementación del MEF, ESNIF, FONCODES se a adecuado a estos cambios.
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8. Diferenciación.- En FONCODES como organización hace que los agentes
(residente, supervisor y capacitador) cumplan diferentes roles lo que hace diferenciarse de otras organizaciones, ejemplo: En el caso del residente de obras no solamente cumple el control técnico de la obra sino también el control financiero, administrativo y logístico. 9. Equifinalidad.- Todos los subsistemas de nuestra empresa buscan una sola
finalidad, que es llevar a cabo que la obra se desarrolle con normalidad. 10.
Limites de Fronteras.- FONCODES como organización no presenta barreras entre su sistema y el medio ambiente, por ejemplo: FONCODES a su vez realiza alianzas estratégicas para relacionarse con otros organismos diferentes como los gobiernos locales, regionales y organismos internacionales, que le permiten fortalecerse y hacer difícil definir sus fronteras.
4.3. La Problemologia: La Problemologia Como Actitud Sistémica: La problemologia es una metodología para el planteamiento de problemas sistémicos mediante la observación, en tal sentido FONCODES como organización sistémica se adecua a los cambios de los problemas identificados. Ejemplo: La capacidad de adaptarse al Sistema Nacional de Inversión Publica en la etapa de evaluación de proyectos.
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Según Checkland propone: •
•
SSP (Sistema Solucionador de Problemas) En FONCODES serian los agentes (residentes y supervisores de obras, arquitectos y/o ingenieros, capacitadores sociales que son los trabajadores sociales) quienes son el SSP personas capacitadas con los modelos y los esquemas determinados con os que trabaja FONCODES en la lucha contra la pobreza e inclusión social. SCP (Sistema Contenedor de Problemas) En FONCODES seria la población, la comunidad que pasan a ser los usuarios quienes viven los problemas sociales y tienen necesidades básicas insatisfechas. Sabiendo ellos que proyecto priorizar para la satisfacción de sus necesidades.
V. Sistemas Duros y Sistemas Blandos
a)
Sistemas Duros.- En el ejercicio profesional en la organización FONCODES, un analista o un administrador, existen dos tipos de situaciones que se puede enfrentar: las situaciones no estructuradas (asociadas los sistemas “duros”), y las situaciones no estructuradas (asociadas a los sistemas “suaves”).
b)
Sistemas Blandos.- En FONCODES como organización cumple con definir con el sistema blando mediante el cumplimiento de sus objetivos plateados en la visión y misión. •
•
“Promover, canalizar y asistir la gestión de recursos públicos y privados para facilitar el acceso a servicios sociales básicos, generar oportunidades económicas y mejorar capacidades humanas e institucionales que contribuyan al desarrollo local sostenible e inclusivo, reduciendo efectivamente la pobreza, integrando territorios; articulando con los gobiernos subnacionales y otras instituciones”. “Hacia el año 2011 somos el Fondo Social que lidera la promoción del desarrollo local sostenible, canalizando y asistiendo en el uso eficiente de las inversiones y los recursos públicos y privados, articulando el esfuerzo nacional y subnacional para promover la generación de capacidades de gestión de la inversión social en los gobiernos locales, en apoyo a la población en situación de pobreza y pobreza extrema”.
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VI. Desarrollo de la Metodología de Sistemas Blandos
Esta metodología se aplica para abordar problemas no estructurados del tipo social, con altos componentes políticos y humanos. Acercando situaciones complejas sociales y encontrar sus respuestas correspondientes.
Enfoque de Metodología de Sistemas Blandos: Este enfoque de la metodología aplicado a FONCODES, nos permite ver los problemas que tiene y dentro de ello su solución o los criterios para llegar a una solución optima, es decir el problema inicial es definir el problema, para ver posibles cursos de acción, para que la elegida satisfaga al problema y sea la solución. Aplicación de los pasos para el análisis de la metodología de Sistemas Blandos: aplicado a FONCODES 1.
Investigar el Problema no Estructurado: ¿Por qué existe retrasos en la aprobación de los proyectos de infraestructura?, ¿Por qué la población tiene que estar exigiendo a los proyectistas la presentación de sus expedientes?
2.
Expresar la situación del problema: Se puede especular que es el ciclo de proyecto implementado, de que hoy tiene que pasar por el SNIP, ya que en el pasado no se realizaban los perfiles se hacia de forma directa expediente técnico y la relación era directa proyectista. Evaluador. Hoy la relación es proyectista, evaluador y jefe de la OPI un tercero ajeno al sistema. Que no esta involucrado con la misión visión de FONCODES.
3.
Seleccionar una visión de la situación y producir una definición raíz: se define este problema a través de: •
Cliente: La población beneficiaria.
•
Agente: Proyectista, Evaluador.
•
Transformación: agilizar el proceso de aprobación de proyectos.
•
Weltanchauung: Los pobladores beneficiarios piden que se agilice el proceso y que ellos no tengan que estar viniendo a cada rato a las oficinas a exigir su proyecto, el gasto desde su población hasta la ciudad. El proyectista indica que el cumple los plazos establecidos pero la oficina de OPI de las municipalidades demoran su revisión y aprobación, perjudicando todo el proceso.
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Dueño: Es el Jefe Zonal en cada departamento y el director Ejecutivo a nivel nacional. Ambiente: la relación institucional, Municipalidades distritales con la oficina zonal, los pobladores beneficiarios de escasos recursos, el proyectista y evaluador profesionales con conocimientos de las normas plazo y guías de elaboración de proyectos dada en la norma de evaluación.
4.
Confección y verificación de modelos conceptuales: La relación entre el poblador y el jefe de la OPI ser mas fluida y directa este debe involucrarse con la necesidad del poblador y con la visión misión de FONCODES.
5.
Comparación de los modelos conceptuales con la realidad, es decir etapa 4 con la etapa 2: Si el ciclo de proyectos actual nos obliga a pasar por el SNIP, comparando con la necesidad de la población que debe ser atendida de inmediata y que ellos son de escasos recursos que no pueden estar apersonándose todos los días en las oficina, se debería involucrar a todos los actores con una solo visión y realizarse relaciones fluidas de FONCODES con las municipalidades distritales, provinciales y los gobiernos regionales comprometiéndoles con el objetivo de la institución.
6.
Diseño de Cambios Deseables: FONCODES como institución del estado debe realizar alianzas estratégicas con los gobiernos locales y regionales a fin de involucrar a los funcionarios del área de proyectos y las OPIs agilizar los procesos de aprobación de proyectos, dando a conocer la necesidad de los pobladores beneficiarios y la lejanía de sus poblaciones. Sobre todo poniendo en conocimiento bajo responsabilidad institucional que si un proyecto no se aprueba en su plazo corre el riesgo de no ejecutarse por disponibilidad presupuestal ya es una competencia a nivel nacional.
7.
Acciones para Mejorar la Situación del problema: Realizar convenios y compromisos entre los jefes de áreas de proyectos y OPIs. Capacitar a los pobladores sus funciones a cumplir, exigir a los proyectistas el cumplimiento de plazos establecidos. Cambiar a los profesionales que no cumplan con el seguimiento continuo y adecuado del ciclo de proyecto que debe realzarse.
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VII.CONCLUSIONES
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Esta metodología da una estructura al problema no estructurado es decir donde existe actividad humana lo que permite que se trabaje con estos problemas de una manera ordenada. La Teoría General de Sistemas, nos ayuda a conocer, interpretar, y revolver problemas y mejorar cualquier tipo Organización. Conocer interpretamos los niveles de organicidad de un Sistema. Aplicar la Teoría General de Sistemas, comprando según el nivel de organicidad de un Sistema. Identificamos debilidades y fortalezas de un determinado Sistema.
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BIBLIOGRAFIA
Enlaces externos, Dirección electrónica •
www.mindes.foncodes.com.gob
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DETERMINANTES
DEL
FUNCIONAMIENTO
DE
LOS
PROYECTOS
DE
FONCODES Lorena Alcázar* Erik Wachtenheim** Los autores quieren expresar su agradecimiento a Cesar Osorio y Renato Ravina, por su excelente apoyo en la investigación y a José Carlos Gómez en la construcción de la base de datos. Los autores quisieran agradecer también a Julie Van Domelen y Gabriel Ortiz de Zevallos por sus valiosos comentarios así como a los participantes de los seminarios organizado por el Banco Mundial y el Consorcio de Investigación Económica y Social. *Directora de Proyecto, Instituto Apoyo (
[email protected]) **Investigador, Instituto Apoyo (
[email protected])
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