LICENCIATURA EN COMERCIO INTERNACIONAL Y ADUANAS 3º CUATRIMESTRE
Técnicas de Administración Moderna
M.E. Karol Patricia González Carvajal
ENERO – ABRIL 2014
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OBJETIVO Al finalizar el curso, el alumno aplicará técnicas de la administración moderna en los procesos de negociación y comercialización de productos y servicios en los mercados internacionales y en la operación de las distintas fases de estas funciones dentro de la organización de comercio exterior ya sea que este se oriente exclusivamente a este campo o lo haga de manera parcial.
INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN La administración es el acto de gobernar, ejercer autoridad y disponer de un conjunto de bienes, de una institución o una nación. El término es amplio y puede hacer referencia tanto al uso que alguien hace de sus propiedades y bienes (o incluso de las ajenas) hasta a la administración política y económica de un Estado, pasando por la administración organizativa de una empresa o entidad. La administración debe ocurrir en el marco de reglas pautadas y consenso, en general, de forma democrática, ya que suele tratarse de una práctica de regulación en pos del progreso común. Sin embargo, cuando se habla de administraciones corruptas o fraudulentas se refiere a casos en los que esto tiene lugar por parte de un individuo u organización que hace uso de bienes o recursos ajenos en contra de la voluntad de su propietario. Existen diversas ciencias o disciplinas derivadas de este concepto, por ejemplo, la administración de empresas, que estudia la organización de estas instituciones y la forma en que se gestionan sus recursos y procesos., la administración pública, refiriendo a la gestión de un Estado o conjunto político a nivel comunal, regional, nacional, etcétera, la administración militar, la financiera, la judicial y otras. Más recientemente, ha surgido el concepto de ‘management’ para hablar de las
prácticas que tienen lugar, con frecuencia, en instituciones privadas por parte de la dirección hacia sus empleados, esto incluye: capacidades de liderazgo, de administración de recursos y finanzas, de estructuración organizacional de desarrollo de de recursos humanos, de de trabajo en equipo, equipo, unidad de mando y de dirección, de investigación de investigación y evaluación, y de resolución de conflictos, entre otras cosas. El estudio de estas prácticas tiene que ver con un fin fundamentalmente estratégico en pos de la satisfacción de las necesidades y deseos de los involucrados en una entidad a favor del progreso económico de la misma.
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La administración posee ciertas características inherentes que la diferencian de otras disciplinas: 1. Universalidad: Existe en cualquier grupo grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una en una empresa industrial, el ejercito, un hospital, una escuela, una escuela, etc. etc. 2. Valor Instrumental : Dado que su finalidad es eminentemente práctica, la administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en sí misma: mediante ésta se busca obtener un resultado.
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3. Unidad Temporal: Aunque para fines didácticos se distingan diversas fases y etapas en el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente.
Todas
las
partes
del proceso
administrativo existen
simultáneamente. 4. Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización formal. 5. Especificidad: Aunque la administración a dministración se auxilie de otras ciencias y técnicas, técnicas, tiene características propias que le proporcionan su carácter su carácter específico. 6. Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con la eficiencia la eficiencia en el trabajo. 7. Flexibilidad: los principios los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es inoperante.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN Después
de haber estudiado
sus
características,
resulta
innegable
la
trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre. del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos de los argumentos los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina: esta disciplina: 1. Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social.
2. Simplificación
del
Trabajo: Simplifica
el
trabajo
al
establecer
principios, métodos principios, métodos y procedimientos, para procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. 3. Productividad
y
La productividad y Eficiencia: La productividad
eficiencia
de
cualquier empresa empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. 4. Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad, la comunidad, ya ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, recu rsos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos.
ENTIDAD ECONÓMICA Es una unidad identificable que realiza actividades económicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los fines para los cuales fue creada. La entidad puede ser una persona natural o una persona jurídica, o una parte o combinación de ellas. No está limitada a la constitución legal de las unidades que la componen. Énfasis. En el aspecto económico. - La contabilidad financiera enfatiza el aspecto económico de las transacciones y eventos, aún cuando la forma legal pueda discrepar y sugerir tratamiento diferente. En consecuencia, las transacciones y eventos deben ser considerados, registrados y revelados en concordancia con su realidad y sentido financiero y no meramente en su forma legal. Cuantificación. - Los datos cuantificados proporcionan una fuerte ayuda para comunicar información económica y para tomar decisiones racionales. Unidad de medida. - El dinero es el común denominador de la actividad a ctividad económica y la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis. En consecuencia, sin prescindir de otras unidades de medida, la moneda es el medio más efectivo para expresar, ante las partes, los intercambios de bienes y
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servicios y los efectos económicos de los eventos que afectan a la entidad. Valor histórico original - Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma sistemática preserven la equidad y la objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios (método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, susceptibles de ser modificados, se considerará que no ha habido violación de este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con el método que combina los cambios en el nivel general de precios con los cambios en el nivel específico de precios (método mixto), los resultados netos del período deben coincidir con los del método NGP y sólo en este caso se considerará que no ha habido violación al principio del valor histórico original. Independientemente de la aplicación de uno u otro método, la situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca.
LA EMPRESA
La Empresa: Es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotación de una actividad económica.
Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:
Sectores Económicos
El origen de su capital.
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Su Tamaño
Conformación de su capital
El pago de impuestos
El número de propietarios
La función social
La forma de explotación
POR SECTORES ECONOMICOS
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Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales. Servicios: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad. Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica. Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos. Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado. POR SU TAMAÑO Grande: Su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran número
de trabajadores y
el volumen de ingresos al
año,
su
número
de
trabajadores excede a 100 personas.
Mediana: Su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, número de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100.
Pequeñas: Se dividen a su vez en.
Pequeña: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el número de trabajadores no excede de 20 personas.
Micro: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantías muy personales, el número de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados).
Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motor del negocio convirtiéndose en una unidad productiva.
POR EL ORIGEN DEL CAPITAL 8
Público: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Economía Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares.
POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL. Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo ( globalización).
Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueños.
Nacionales: El radio de atención es
dentro
del país normalmente
tienen
su
principal en una ciudad y sucursales en otras.
Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad.
POR LA FUNCIÓN SOCIAL Con Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero.
Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes.
Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.
Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia.
LA ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA La administración científica observa a la administración como una ciencia que permite mejorar el quehacer de la organización a través del estudio de las operaciones de trabajo. Esta mejoría se mide a través del concepto de eficiencia. FREDERICK WINSLOW TAYLOR Frederick Winslow Taylor es considerado como el padre de la Administración científica. Taylor (1911) considera a, la Administración Científica como una nueva forma de pensar dentro de la administración de las organizaciones, en donde tanto administradores como operarios tenían funciones específicas que desarrollar para lograr el éxito en sus organizaciones. Taylor consideraba que la administración debería de ser una ciencia, tan exacta como cualquier otra, en la que la existencia de leyes, reglas y principios fueran considerados como elementos directrices de la forma de administrar. La eficiencia desde este punto de vista es considerada en términos de productividad individual.
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Existen dos elementos claves en la administración: a. El administrador (representado por las personas que ocupan puestos de mando); y b. El trabajador (representando por las personas que ocupan puestos de subordinados). El administrador es considerado como el elemento pensante de la organización mientras que el trabajador es el elemento ejecutor de las tareas. La participación del trabajador como ejecutor de las tareas, se ve reducida al cumplimiento de las órdenes, y a la obediencia irrestricta de los diversos procesos laborales. El trabajador bajo este supuesto es considerado como un recurso más que la organización tiene, y puede utilizar para lograr sus objetivos. Uno de los elementos esenciales de esta forma de pensar, es el papel del estímulo económico como factor que motiva tanto a los administradores, como a subordinados a desempeñar más eficientemente su trabajo. El dinero es el motivador capaz de satisfacer las necesidades de los trabajadores. Como se mencionó en párrafos anteriores, la división del trabajo entre la administración y los obreros constituía el principio para dirigir eficientemente a las organizaciones. Se consideraban dos tipo de seres humanos: El primero es el administrador, a quien se le reconoce una determinada capacidad de pensar. El segundo es el obrero quien carece completamente de dicha capacidad. En conclusión se puede decir que la visión de la administración de las organizaciones bajo el enfoque de Taylor se resume de la siguiente manera:
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1. Cualquier tipo de operación desarrollada por un obrero es factible de análisis y estudio bajo aspectos científicos. 2. Existen trabajadores que desempeñan más eficientemente determinadas labores, sin embargo, se les debe adiestrar y controlar para asegurar el incremento de su eficiencia. 3. Es necesaria la supervisión del obrero como mecanismo de control para garantizar la buena ejecución de sus labores. 4. La división del trabajo entre obreros y administradores es esencial. Cada uno de ellos debe desarrollar estrictamente sus funciones y aceptar su responsabilidad en el desempeño de las mismas. 5. El trabajo en grupo es nefasto para la organización, cuando se integra un grupo, los trabajadores en general y principalmente los del nivel operativo, tenderán a desarrollar su función en forma similar al empleado más flojo del grupo.
ESCUELA HUMANO-RELACIONISTA. ( Elton Mayo 1880 –1949) El enfoque de esta escuela se centra en el aspecto humano de la administración. La teoría que desarrollo Elton Mayo a partir de sus estudios establece que: a) Los trabajadores tienden a reunirse en grupos informales para satisfacer sus necesidades sociales y de estima. b) Los grupos informales pueden ejercer mayor motivación en la conducta de los trabajadores que la combinación del dinero y la autoridad.
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c) Los administradores en vez de reprimir la formación de grupos informales, deberían alentarlos y acercase a ellos, mostrar interés activó por cada uno de sus miembros y dejar al grupo una parte razonable de control sobre su propio trabajo. d) Se recomienda capacitar a los jefes para mejorar las relaciones humanas con sus subordinados, procurar la cooperación de los mismos y tratar de eliminar la imagen del patrón o capataz que emplea métodos arbitrarios de dirección y supervisión.
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e) Es necesario desarrollar la comunicación entre administradores y subordinados. Elton mayo y su grupo partían de la hipótesis de que las condiciones físicas de trabajo afectaban de manera determinante el incremento en la producción, sin embargo para su sorpresa pronto tuvieron que reconocer que había otros factores que no habían considerado y que afectaban en esta situación. Son tres las aportaciones que sintetizan el trabajo de Elton Mayo: a) La definición del trabajo como la actividad social más relevante del hombre. b) La importancia de la psicología y la fisiología del trabajo como factores importantes para mejorar la situación concreta del trabajador, reducir esfuerzos y mejorar su clima de trabajo c) El reconocimiento de que la actividad humana dentro de la empresa se expresa no en forma individual, sino a través de grupos, sus relaciones entre ellos y su relación con la organización.. PARA EL ERA IMPORTANTE INTEGRAR AL HOMBRE EN GRUPOS DE TRABAJO,
BUSCANDO
TRABAJADOR.
LAS
RELACIONES
INTERPERSONALES
DEL
ESCUELA ESTRUCTURALISTA Esta corriente aparece a finales de los años cincuentas como consecuencia de la baja productividad, ya que las corrientes científicas y del humano relacionismo habían tomado en cuenta a la productividad o al personal pero en forma aislada y esta integrada por un grupo de psicólogos y sociólogos que se dedican a estudiar el comportamiento humano. 13
La corriente estructuralista, pretende equilibrar los recursos de la empresa, prestando atención tanto a su estructura como al recurso humano. Es una corriente que tiene como objetivo principal estudiar los problemas de la empresa y sus causas prestando especial atención a los aspectos de autoridad y comunicación. Esta corriente considera que hay cuatro elementos comunes a todas las empresas: 1.-AUTORIDAD: Todas las organizaciones cuentan con un grupo de personas o persona que tienen a su cargo la dirección de otras. 2.-COMUNICACIÓN: En mayor o menor grado, en las empresas se da para lograr los objetivos. 3.-ESTRUCTURA DE COMPORTAMIENTO: Este elemento se refiere a la división del trabajo, a la forma en como funciona las empresas y al comportamiento del personal. 4.-ESTRUCTURA DE FORMALIZACION: Consiste en estudiar las normas, las reglas y políticas bajo las que trabaja la empresa.
TEORÍAS CONTEMPORÁNEAS DE LA ADMINISTRACIÓN La evolución de las teorías de la administración se inicia con la escuela del enfoque de Sistemas. Este concepto visualiza a la organización como un procedimiento unificado, compuesto de partes interrelacionadas entre sí, envuelto en un ambiente externo mayor, con el que interactúa y presenta interdependencia. Resalta el hecho de que lo que ocurra en cualquier parte de la empresa afectará al resto de ésta. Los Conceptos fundamentales que se deben considerara en esta escuela son:
Subsistemas. Son las que conforma un sistema global. Cada sistema puede ser a su vez, subsistema de otro sistema mayor.
Sinergia. Este concepto nos dice que e! todo es mayor que la suma de sus partes. Desde el punto de vista administrativo podemos decir que la adición de esfuerzos coordinados y dirigidos hacia un objetivo, será más productivo, que si se realiza de manera aislada.
Sistemas abiertos y cerrados. Es aquel que interactúa con su ambiente, en tanto que uno cerrado no lo hace.
Límite del sistema. Es lo que separa a un sistema de su entorno. Los límites pueden ser rígidos (sistemas cerrados) ó flexibles (sistemas abiertos).
Flujo. Son todos los componentes que entran y salen de un sistema, tales como insumos, productos, información, etc.
Retroalimentación. Es el conocimiento que el individuo tiene de sus propios resultados en su desempeño, lo que le permite el análisis y corrección de su actuación.
La perspectiva que logra el administrador a partir de éste enfoque es de gran valor, pues le permite considerar sus decisiones dentro de un marco global.
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El nuevo movimiento de las relaciones humanas Este enfoque integral surgido en los años setenta, se apoya en las aportaciones de las escuelas del desarrollo organizacional y en la cultura organizacional y en la cultura empresarial, proponiendo la forma en la que los directivos deben de manejarse, tomando en cuenta todas las circunstancias que rodean a la compañía. Combina un concepto positivo de la naturaleza humana con el estudio científico de la organización para guiar la actuación de los directivos efectivos en una gran variedad de situaciones. Tom Burn s y G.M. señala n que “el principio de la sabiduría en la administración consiste en advertir que no existe un sistema optimo de administración”.
Entre sus exponentes más reconocidos se encuentran Newton Margulies, W. E. Deming, Peters y Waterman (autores de “En búsqueda de la excelencia”) y
Drucker entre otros, quienes consideran al ser humano como un ente sensible, intuitivo y creativo, que constituye la “fuerza motriz” de la organización. Asimismo
dan importancia a los valores y consideran que las empresas deben enfocarse a la calidad y a crear y mantener un perfil flexible que les permita aprovechar los retos y cambios que se presentan continuamente, a fin de integrar en la empresa un desarrollo organizacional en pos de crear una cultura de calidad y productividad.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Se compone por dos fases que son: La mecánica y la dinámica.
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La fase mecánica, es la parte teórica de la admón., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Previsión, Plantación y Organización. La fase dinámica, se refiere a como manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: Control, Dirección e Integración. 16
PLANEACIÓN Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. La planeación determina dónde se pretende llegar, qué debe hacerse , cómo, cuándo y en qué orden.
Naturaleza de la Planeación
Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
La planeación tiene más relación con el control, porque la acción planificada no puede ser eficiente, si el control no mantiene a los subordinados en la dirección adecuada, mediante la corrección de las desviaciones de los planes.
La planeación persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel que logra alcanzar los objetivos con un mínimo de consecuencias imprevistas y con bajos costo.
Una vez definida la planeación, se requiere determinar el "qué" de las actividades, es decir, "qué se va a hacer". Conociendo lo anterior seguirá "cómo se va hacer", posteriormente "en dónde se va hacer" y por último "cuándo se va a hacer". En cuanto al tiempo, surge una clasificación: Si es a corto o a largo plazo.
Componentes de la Planeación
Pronósticos
Objetivos
Políticas
Procedimientos
Programas
Presupuestos
Premisas de la Planeación
Se define como el ambiente previsto en el cual se espera que operen los planes. Incluyen suposiciones o pronóstico del futuro y condiciones conocidas que afectarán la operación de los planes. Ejemplo: Las políticas predominantes y los planes existentes en la compañía que controlan la naturaleza básica de los planes.
Económicas : Relacionadas con la productividad de la empresa . Fiscales: Relacionada con el Estado.
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Principios de la Planificación
Factor Limitante: Al seleccionar alternativas, cuanto más puedan los individuos reconocer y resolver aquellos factores limitantes o esenciales para el logro de la meta deseada, con más claridad y precisión podrá seleccionar la más probable.
Compromiso: La planificación lógica abarca un período de tiempo en un futuro necesario para prever, a través de una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos incluidos en una decisión.
Flexibilidad: Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda imprimir a los planes, menor será el peligro de pérdidas en los cuales se incurre por sucesos inesperados, pero el costo de la flexibilidad deben pasar es ante los riesgos que implican los compromisos futuros.
Cambio de Rumbo: Cuanto más se comprometen con el futuro las decisiones de la planificación, tanto más importante es para un analista o planificador revisar periódicamente los acontecimientos y las expectativas, y diseñar los planes en forma necesaria para mantener el curso hacia las metas deseadas.
Racionalidad: Se basa en la selección de alternativas de forma inteligente, analizando sus ventajas, eligiendo aquellas que permita el máximo aprovechamiento de los recursos.
Previsión: Surge del análisis del pasado, del presente y de la proyección de las tendencias detectadas a una fecha futura.
Nacionalidad/universalidad: Consiste en establecer objetivos claros y precisos encuadrados dentro de la realidad, que correspondan a la dinámica socio - económica local, o en el ámbito que abarcará el plan, previendo las consecuencias que producirá su aplicación.
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Unidad: Integración de los diferentes planes a manera de obtener un todo orgánico, coherente y compatible.
Continuidad: Los planes deben darse como un proceso continuo. No se deben abandonar las metas. La planificación no tiene fin en el tiempo.
Inherencia o Inmanencia: La planificación es necesaria en cualquier organización para alcanzar sus fines, objetivos y metas. Es necesario planificar para prepararse a los cambios, la conducción empírica de toda empresa trae resultados negativos.
Simplificación y Estandarización: Significa que las metas deben ser simples y que los productos deben tratar de estandarizarse, al igual que sus procedimientos.
Pasos y/o Etapas del proceso de Planificación
Según Cortés (1998), el proceso de planeación incluye cinco pasos principales:
Definición de los objetivos organizacionales.
Determinar dónde se está en relación a los objetivos.
Desarrollar premisas considerando situaciones futuras.
Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción.
Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.
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Igualmente, las etapas o pasos de la planificación serían:
Retrospectiva: Análisis de Pasado.
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- Establecimiento de Metas y Objetivos. - Estrategias. - Políticas a Emplear.
Discusión y Aprobación.
Ejecución del Plan.
Control, Ajustes y Valoración.
Influencia de la Planeación en el Proceso Administrativo Es favorable, puesto que a través de la misma se diseñan cursos de acción que permiten el alcance de los objetivos que se pretenden alcanzar en un tiempo determinado; destacando el hecho de que la planificación es una etapa mecánica prediseñada en función a un análisis racional y sistemático de las necesidades y actividades que se pretenden desarrollar.
Influencia del tiempo en la Planeación
Uno de los problemas que se plantean los gerentes es el empleo del tiempo de la manera más eficaz. Para que el ejecutivo aproveche mejor el tiempo debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Preparar un plan de trabajo al iniciar las actividades laborales de cada día.
Establecer el orden de prioridades en el plan de referencia.
Tener al día una lista de objetivos, una agenda, un vendemécum, un calendario anual y un programa de control presupuestal.
Aprovechar al máximo las reuniones y juntas gerenciales. Preparar objetivos trimestralmente, revisar los resultados trimestrales y tener al día previsiones a cuatro meses de plazo.
De esta manera se evitará la pérdida de tiempo de los gerentes y mejorará su rendimiento.
Limitaciones de la Planeación Dentro de la planeación existen limitaciones que deben tomarse en cuenta al efectuarla; algunas de ellas son mencionadas a continuación:
No se puede contar con la información ni con los datos precisos en relación con el futuro.
En la planeación siempre deben referirse a las actividades que van a realizarse en un plazo más o menos próximo.
En ninguna empresa se pueden estimar con certeza lo que realmente va a suceder, dada la incertidumbre que se tiene.
Los planes se deben juzgar a la luz de las relaciones de trabajo que existen.
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Siempre se deben tomar en consideración cuales serán las modificaciones que puedan afectar por medios tanto sociales como económicos, así como de cualquier índole.
Por muchas razones no es posible fijar condiciones futuras con exactitud matemática.
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Cualidades de un buen Plan
Un buen plan debe poseer objetivos claros, actividades igualmente claras para cada objetivo, secuencia perfectamente definida y puntos en los cuales sea posible verificar el proceso. A medida que se obtenga mayor experiencia en planeación y se adquieran los conocimientos específicos necesarios, aumentará la habilidad para satisfacer estos requerimientos con cada plan que se elabore.
Elementos que se deben tomar en cuenta para realizar un buen Plan
1. Los propósitos: Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.
2. La investigación: Aplicada a la planeación, la investigación consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.
3. Los objetivos: Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico.
4. Las estrategias: Cursos de acción general o alternativas que muestran la dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.
5. Políticas: Son guías para orientar la acción; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.
6. Programas: Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.
7. Presupuestos: Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la realización de dicho plan.
8. Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realización de un trabajo repetitivo. Algunos planes fallan; si un plan no conduce al logro del objetivo, es que falló en su implementación o en su concepción misma. Por lo general se puede decir que los planes fallan por tres motivos: Algo se omitió, algo se consideró de más o no se anticiparon las actividades de otros. He aquí una lista breve de por qué falla la planeación:
No se lleva a cabo.
Se abrevia demasiado la lista de actividades.
No se reconoce que para muchos objetivos hay actividades simultáneas.
El planeador queda tan fascinado con su plan, que se olvida de los objetivos.
No se lleva acabo una revisión concienzuda del plan cuando no se alcanza el objetivo.
Se omiten actividades claves.
No se consideran actividades de otros que pueden obstaculizar el plan.
No se verifica el proceso.
Las actividades se definen con vaguedad.
No se programa el plan.
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Ventajas Que Se Obtienen Al Planear
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al máximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
Importancia de la Planeación "Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior". A pesar que en muchas ocasiones existe la incertidumbre respecto de las operaciones que se realizarán en períodos futuros se pueden obtener muchas ventajas al planear tales como las siguientes:
La planeación representa la base sobre la cual se ha de edificar la supervisión y el éxito de las empresas.
Permite sabe cual es la acción necesaria para alcanzar los resultados deseados.
Permite saber cuáles son los elementos básicos que se necesitan para llevar a cabo las operaciones.
Reduce costos en las operaciones mismas de la empresa.
Permite una organización adecuada de todos los procesos.
Reduce el trabajo improductivo.
Permite llevar a cabo el trabajo necesario.
Se logra acortar el tiempo en que se deberán realizar las operaciones en la empresa.
Facilita la delegación de autoridad.
Posibilita la delegación específicamente y señalar a quién se delega.
Es posible el objetivo que se debe alcanzar, como lograrlo y cual es el marco de acción y decisión.
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La coordinación facilita la sincronización ordenadamente en los esfuerzos para proveer adecuada cantidad, tiempo y dirección de ejecución; obteniendo como resultado acciones combinadas hacia el objetivo fijado.
Se considera que existe una mayor relación dentro de las etapas que forman el proceso administrativo como es en la planeación y control.
Estimula revisión de lo que se espera obtener y de lo que realmente se obtuvo.
Es el punto de comparación que además nos indica la eficiencia con que está operando la empresa.
Nos permite señalar en forma anticipada cuáles son los recursos, maquinaria y equipo, mano de obra, materiales, gastos, etc., necesarios para la empresa.
Se evitan crisis en las operaciones de la empresa.
Técnicas de Planeación En general, las técnicas utilizadas en la planeación pueden emplearse también en el control. Las técnicas más usadas para formular planes, presentarlos, explicarlos y discutirlos son las siguientes:
Manuales
Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para presentar, analizar y explicar un procedimiento.
Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se realizan coordinadamente.
Programas en su forma de presupuestos y pronósticos.
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Manuales
Son instrumentos en los que se concentran las políticas, reglas, instructivos o información general que sirve para orientar y uniformar la conductadel grupo humano integrante de la empresa. Los manuales se clasifican en:
1. Manuales de Políticas: Como su nombre lo indica, reúnen las diversas políticas aplicables en la empresa, clasificándolas en generales, de personal, de producción, etc.
2. Manuales de Operación: Son los que contienen todo el procedimiento que debe seguir un empleado para ejecutar determinada tarea.
3. Manuales Departamentales: Son aquellos en que se recogen todas las políticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento específico. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición dada.
4. Manuales del Empleado o de Bienvenida: Suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
5. Manuales de Organización: Son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización; en ocasiones contienen adicionalmente una síntesis de las descripciones de puestos y de las reglas de coordinación interdepartamental.
Diagramas de Proceso
Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es más clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad se emplean con gran amplitud en los trabajos administrativos de oficina. En el taller se tomo en cuenta al personal, la maquinaria, el equipo y las herramientas, las condiciones del medio ambiente, etc. En la oficina se consideran
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los trámites, las formas de documentos o reportes, las formas de registro y estadística, al personal, el espacio, las condiciones, losarchivos, el equipo y los útiles. Para la simplificación del trabajo, existen cinco pasos esenciales en todo proceso: Operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento.
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ORGANIZACIÓN Organizar es una de las bases del proceso administrativo. La actividad de organizar depende de los planes de la empresa. Consiste en: a)
la subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables (es decir,
divisiones y departamentos), b)
la asignación o delegación de responsabilidades administrativas y,
c)
la definición del lugar de las decisiones.
La estructura organizacional generalmente se presenta en organigramas. Casi todas las compañías necesitan unidades o departamentos tanto de línea como de asesoría (“staff”). Los gerentes de línea contribuyen directamente al logro de los
objetivos y metas principales de la organización. Por lo tanto, se encuentran en la “cadena de mando”. Ejemplos son producción, compras y distribución. Los
gerentes (unidades) de asesoría contribuyen indirectamente (pero de manera importante) a los objetivos de la empresa. Sus contribuciones primordialmente son proporcionar asesoramiento y pericia especializada. Por lo tanto, la gente de las unidades de “staff” no se encuentran en la cadena de mando. Ejemplo de dichas
unidades de apoyo son contabilidad, relaciones públicas, personal y legal. Las unidades de “staff” pueden ser: a)
de asesoría únicamente
b)
de asesoría principalmente, pero con autoridad funcional dentro de su área
de pericia c)
de consultoría y
d)
requeridas para ciertas aprobaciones seleccionadas de línea y de “staff”.
Las estructuras organizacionales deben estar soportadas con la descripción de puesto para el gerente de cada unidad organizacional. Los datos básicos que debe contener una descripción de puestos son:
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Titulo del puesto o de la unidad (área o departamento)
A quien debe reportar
Requisitos especiales para poder ocupar el puesto (estudios requeridos, experiencia en área laboral etc.)
Responsabilidad de supervisión. Puestos o unidades que le reportan y por los cuáles es responsable (flujo de autoridad)
Resumen del puesto., indicando las actividades básicas a desarrollar
Deberes. Analizando cada una de las operaciones y funciones por las que se es responsable.
Es importante una estructura organizacional bien definida porque asigna autoridad y responsabilidades de desempeño en forma sistemática. Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura organizacional.
FACTORES INTERNOS 1) Enfoque conceptual adoptado - toma de decisiones centralizadas contra toma de decisiones descentralizada, con mayor delegación de autoridad. 2) Espacio de control (el número de empleados que reportan a un supervisor) 3) Diversidad de productos y clase de operación 4) Tamaño de la organización 5) Características de los empleados (profesionistas, empleados de oficina, trabajadores)
FACTORES EXTERNOS 6) Tecnología (cómo se transfieren los insumos a las salidas de producción) 7) Características del mercado (estabilidad, extensión, tipos de clientes)
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8) Dependencia del medio ambiente (competencia, restricciones legales, reglamentación, proveedores y efectos del extranjero)
La estructura de organización es fundamental para la planificación y el control de utilidades porque tanto la planificación como el control se relacionan directamente con la distribución de autoridad y responsabilidad dentro de toda la empresa. La distribución se formaliza comúnmente en la estructura de la organización.
INTEGRACIÓN RECURSOS HUMANOS Se retoma la integración de Recursos Humanos como la tercera proceso administrativo, abarcando desde la fase de diagnóstico hasta la orientación o inducción del empleado, esta fase del proceso consiste en planificar el empleo, sumar personal mediante el diagnóstico e inventario de RH y el reclutamiento, restar personal mediante el adelgazamiento, y seleccionar y contratar a los empleados. Cuando las organizaciones desempeñan estos pasos debidamente, podrán contar con empleados competentes que ayudarán a la organizaciones a seguir su dirección estratégica. Así pues una vez que la organización ha establecido su estrategia y ha diseñado su estructura, llega el momento de agregar a las personas. Esto es uno de los roles mas importantes de la ARH, el cual ha acrecentado la importancia de los gerentes de recursos humanos dentro de la organización. Cuando hayamos contratado a las personas idóneas tendremos que ayudarlas a adaptarse a la organización y asegurarnos que mantengan actualizados sus conocimientos y habilidades para el trabajo a desempeñar. Lo cual lo conseguiremos a través de la orientación, la capacitación, el entrenamiento y desarrollo. Los últimos pasos del proceso de la ARH tienen el propósito de identificar las metas del desempeño, aunado con sus comportamientos, evaluar y corregir los problemas del desempeño y si fuera necesario trabajar de cerca con los empleados para sostener un nivel alto de
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eficacia, a lo largo de toda su vida laboral. También es necesario considerar para ello las remuneraciones y las prestaciones, así como la higiene y la seguridad de su trabajo. Una buena planeación ARH no garantiza el éxito y el bajo costo en cuanto a recursos humanos de las organizaciones se refiere. La calidad y el éxito de una organización están determinadas en gran medida por las aptitudes y actitudes de las personas que se emplean. El reto de casi todas las organizaciones depende de que estas encuentren a empleados que cuenten con los talentos naturales, habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar debidamente las tareas y alcanzar las avances, metas estratégicas de la compañía. Las decisiones y los métodos de integración de personal y de administración de recursos humanos son fundamentales para asegurarse de que la organización contrate al personal adecuado, lo retenga y mantenga en óptimos niveles su plan de carrera. La integración comprende la función a través de la cual el administrador revisa y analiza mediante el diagnóstico, los puestos actuales y el inventario de los RH, para posteriormente hacer la elección y suministrar de los recursos humanos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas y ejecutar los planes. Es necesario desarrollar estrategias dentro de cada proceso que involucre los recursos humanos y materiales, los cuales son importantes para accionar y ejecutar los planes de la organización. Aunque tradicionalmente se descuidara esta función, tanto la experiencia como las investigaciones demostraron que el factor humano es el aspecto más importante para cualquier empresa, ya que de su desempeño dependerá el correcto aprovechamiento de los demás recursos. Mediante la integración, la empresa obtiene y mantiene al personal idóneo para el mejor desempeño de las actividades de la misma. Dentro de los roles de un ARH, podemos señalar los siguientes: participar en la definición del personal al revisar los perfiles, colocar a la persona adecuada, buscar obtener una cooperación participativa y creativa de sus empleados, aplicar
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las políticas y procedimientos de la empresa, capacitar, entrenar y mejorar el desempeño de sus trabajadores, proteger la saluda física y emocional del empleado, mantener un clima de relaciones laborales agradable y productivo, orientar a los nuevos empleados, evaluar y establecer métodos para mejorar el desempeño, mantener comunicaciones de negociación, conciliación y gestión, reconocer y recompensar los éxitos de sus empleados, actualizar el rubro de compensaciones y prestaciones, tener bajo control indicadores de costo (mano obra, rotación, tiempos muertos, etc.).
INTEGRACIÓN: Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la organización y la planeación, señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
ETAPAS:
Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener una bolsa de trabajo.
Selección: Después de hacer el reclutamiento si hay una vacante, se recurre a la bolsa de trabajo, previamente seleccionada.
Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñarte en el trabajo.
Desarrollo - Capacitación: Llegar a ser más productivo y capaz
PRINCIPIOS DE LAS COSAS: 1) Carácter administrativos: Es tener especialistas en cada área, conocedores y prepararos para realizar sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo. 3) Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado. 4) Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.
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PRINCIPIOS DE LAS PERSONAS: 1) Ecuación de nombres y funciones: Poner en claro cuales son las funciones que se van a llevar a acabo, y que las personas sean las correctas para desempeñarlas.
2) Previsión de Elementos Administrativos: Tener a la gente necesaria para cubrir las funciones.
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3) Introducción Adecuada: Saber todo acerca del lugar donde trabajas, no tener ningun tipo de incertidumbre.
DIRECCIÓN.
Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución, comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa.
Elementos que componen la Dirección:
Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
Motivación.
Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
Comunicación.
Supervisión.
Alcanzar las metas de la organización.
La dirección es trascendental porque:
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.
Principios.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.
Impersonalidad de mando.
De la supervisión directa.
De la vía jerárquica.
De la resolución del conflicto.
Aprovechamiento del conflicto.
De la armonía del objetivo o coordinación de intereses: La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Así mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando: Se refiere a que la autoridad y su ejerció (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
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De la vía jerárquica: Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.
De la resolución del conflicto: Indica
la
necesidad
de
resolver
los
problemas
que
surjan
durante
la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto:
Experiencia.
Experimentación.
Investigación.
Aplicar la decisión. Consiste en poner en practica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.
Etapas de Dirección:
Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres deben poseer las características que la empresa establezcan para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los recursos humanos.
2. De la provisión de elementos necesarios.
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A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.
La comunicación.
Es la relación comunitaria humana consistente en la emisión-recepción de mensajes entre interlocutores en estado de total reciprocidad, siendo por ello un factor reciprocidad, siendo por ello un factor esencial de convivencia y un elemento determinante de las formas que asume la sociabilidad del hombre.
Es el proceso social esencial, para el hombre, la comunicación es la vía mediante la cual adquiere su humanidad individual, mantiene y desarrolla susrelaciones sociales.
Es el rasgo característico, definitorio de las agrupaciones humanas. Solo el hombre puede transmitir e interactuar sean verbos claves en el proceso comunicacional. Asimismo, podemos señalar como complementarios a compartir e influir.
Es una relación establecida entre dos o más personas, una puesta en común a través de un conjunto de señales, las cuales tienen un significado o mensaje.
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Tipos de Comunicación.
Para el desarrollo de este aspecto, partiremos de la concepción de Roger Malicol, quien señala que "la comunicación es la circulación del pensamiento en tres niveles:
Unidimensional: Consigo mismo.
Bidimensional: Con los otros.
Tridimensional: Yo con los otros, el contexto y el medio.
Comunicación Intrapersonal – Unidimensional.
Comunicación Interpersonal – Bidimensional.
Comunicación Masiva – Tridimensional.
Comunicación Intrapersonal: A través de él se manifiesta una conversación profunda y personal. Un emisor es receptor de sus propios mensajes. El hablante es, al mismo tiempo, audiencia. El narrador es el protagonista, nos relata sus vivencias. El centro del universo es él YO y su emisor de mensajes se logra mediante símbolos verbales o representaciones imaginables. Como vemos, la comunicación intrapersonal es intima y limitada, se da por la vía del monologo.
Comunicación Interpersonal: Cuando dos o más personas hablan, se dice que hay una relación de comunicación. Esa relación recibe el nombre de interpersonal y es el tipo de comunicación que la generalidad de nosotros practicamos a mayor parte del tiempo. Ocurre cuando usted establece una comunicación dialogante con otra u otras personas, cuando de parte con sus familiares, amigos, cuando solicita orientación de sus asesores en el centro local. Esto quiere decir que pueda darse dentro del marco familiar, en la comunidad, en una institución, organización o asociación profesional. La comunicación interpersonal es la forma más primaria,
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directa y personal de la comunicación. Ella ofrece la oportunidad de que usted y otra personas puedan verse., compartir ideas, interrumpir o suspender el dialogo. La comunicación interpersonal es un acto creativo, que ofrece, tanto el emisor como al preceptor, la posibilidad de una expansión sin limites por la vía del dialogo. El dialogo, es la forma más completa de comunicación entre los hombres. Se pone al monologo, pues si pone énfasis en el receptor del mensaje, se remite simultáneamente a varios marcos de referencia y con una suma frecuencia utiliza oraciones interrogativas, permite la exteriorización de las ideas por medio de la conversación. YEl dialogo se destruye cuando no se sabe:
Oír y entender las razones de los otros.
Expresar un punto de vista con sosiego, serenidad y equilibrio.
Respetar y tolerar la opinión divergente.
Sustituir el prejuicio prepotente por el juicio ponderado.
Derogar la compulsividad vehemente por el análisis pertinente.
Subrayar el espíritu de solidaridad en lugar de la estridencia enrojecida.
Comunicación Masiva: Al crecer la civilización y hacerse poderosa, sobrevino la necesidad de nuevos medios de comunicación, cónsonos con ese desarrollo. Así pues, al buscar el hombre su propia trascendencia, utilizo instrumentos que permitieron la extensión de sus sentidos. De la comunicación directa, personal se pasa a una comunicación masiva. Esto quiere decir que cuando las implicaciones del mensaje van más allá de nuestras propias fronteras, debemos recurrir a medios técnicos para ampliar el contenido y la fuerza de la que queremos comunicar. El proceso comunicacional sigue siendo el mismo, lo que cambia son los medios utilizados. Ya no nos centramos solamente en las personas, sino que requerimos de ciertos instrumentos de carácter técnico para ampliar los contenidos de los mensajes y, en consecuencia, elevar el radio de acción y las responsabilidades de lograr mayores efectos.
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Barreras De Comunicación Sin duda, alguna vez en su vida, usted no ha podido comunicarse con otra persona. Muchas pueden ser las causas: un teléfono dañado, un radio con mucho volumen, el llanto de un niño, el estruendo ruido de una corneta, etc. Estas diferencias se denominan ruidos o barreras.
¿En que elemento intervinientes del proceso hay la posibilidad que aparezcan una restricción o barrera? Todos los elementos intervinientes en el proceso de la comunicación pueden sufrir obstrucciones o perturbaciones; anarquías, aleatorias e imprevisibles que entorpecen, dificultan o imposibilitan la comunicación. Estas barreras que impiden la comunicación pueden registrarse a nivel:
Semántico.
Físico.
Fisiológico.
Psicológico.
Administrativo.
Barrera Semántica: Si al hablar o escribir empleamos una palabra con una aceptación que no le corresponde, se produce una barrera semántica. Esto quiere decir: CAMBIO DE SIGNIFICACIÓN. Estos ruidos o barreras se registran a diario. Los vehículos más eficaces en el uso y divulgación de
los
mismos
son
los
medios
de comunicación
social.
A través de los medios de comunicación de masas llamados canales televisión, revistas, periódicos, prensa, llegan a nosotros incontables expresionesiguales a estas. Cuando no precisamos el correcto significado de las palabras orales o escritas surgen diferentes interpretaciones, y así el receptor capta no lo que dice el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica. Así mismo, se dificulta la comunicación por una barrera semántica cuando no expresamos en forma anfibológica. La anfibología nos remite a un doble sentido, a lo ambiguo, a
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la interpretación del discurso o palabra de múltiples maneras. Este problema se registra a nivel de la construcción o sintaxis. Los ejemplos más corriente de anfibología provienen del empleo confuso de los pronombres de tercera persona, del posesivo, su, suyo, etc, y dela omisión del sujeto.
Barrera Física: Esta barrera se presenta cuando los medios utilizados para transportar el mensaje no permiten que este llegue nítidamente al receptor y provocan incomunicación. El medio es el vehículo, instrumento o aparato que transmite la información, también se le denomina canal comunicacional. Los medios mas empleados son:
Cartas.
Teléfono.
Radio.
Cine.
Televisión.
Periódico.
Revistas.
Conferencias, paneles, debates, reuniones, etc.
Carteles.
Libros.
Telégrafos.
Otros casos que sirven como ejemplo de este tipo de barrera serian:
Interferencia en el radio o en el teléfono.
El exceso de ruido.
La distancia.
Barrera Fisiológica: Surgen cuando una de las personas que interviene en una comunicación interpersonal (conversación) presenta defectos orgánicos en la vista, en la audición o en la zona de articulación, lo que ocasiona interferencias en el acto comunicativo. Tal es el caso de los sordos, los mudos y los ciegos, pero
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también, podemos señalar a aquellas personas que sin llegar a tales extremos, presentan alguna deficiencia fisiológica, tienen alguna falla y no ven, no escuchan o no hablan bien.
Barrera
Psicológica:
Todo
ser
humano
tiene
una
forma
particular
de vivir, de percibir y entender el mundo en el cual se encuentra inserto. Esta forma recibe una nominación sicológica; esquema referencial.
Aceptamos
las comunicaciones que se adaptan a nuestro esquema referencial. Usualmente vemos, oímos y sentimos lo que queremos ver, oír y sentir y eludimos o rechazamos toda comunicación que encierra para nosotros alguna amenaza, agresividad o critica. Es por ello que, muchas veces, resulta difícil entendernos con la gente. Esa dificultad se traduce en reacciones emocionales, en obstrucciones para evitar la sensación de malestar, miedo, incertidumbre, ansiedad, etc. Estas barreras se producen en el interior de cada individuo, en el mundo del yo. El tono de voz del jefe, el uso que hace del vocabulario o su falta de tacto pueden hacer que un empleado se sienta subestimado, agredido o rechazado. Siempre se emiten mensajes en donde se encierre una amenaza, peligro o provocación, la psiquis del individuo producirá una barrera para repeler cualquiera agresión. Son muchos los factores que influyen en una persona que escucha para que se acepte, comprenda o rechace el mensaje que le es dado. Algunos de ellos son:
No tomar en cuenta el punto de vista de los demás.
Mostrar recelo, sospecha o aversión.
Registrar emociones ajenas al área laboral.
Mostrar excesiva timidez.
Emitir instrucciones, explicaciones poco precisas y claras.
Manifestar preocupación por problemas personales.
Demostrar sobre valoración o subestimación.
Para hacerse entender, usted necesita saber mucho acerca de las personas con quien habla, motivar un entendimiento mutuo, armónico y accesible.
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A continuación citaremos algunas de las causas que contribuyen a crear barrera psicológica:
Alta posición o jerárquica.
Poder para emplear o discutir.
Uso del sarcasmos.
Actitud despótica.
Criticas punzantes.
Maneras demasiado formales.
Apariencia física imponente. Interrumpir a los demás cuando hablan.
Barrera Administrativas: Todos formamos parte de una sociedad, institución o empresa, esto quiere decir que formamos parte de una estructura. Esta estructura, grande y compleja, la mayoría de las veces, por su configuración puede causar distorsión de mensajes.
Los factores que pueden originar barreara administrativas serian, entre otras:
La estructura organizacional.
Los circuitos, redes y patrones de comunicación.
Defectos en la red formada de la comunicación.
Ambigüedades en los status y roles.
Estos factores generan barreras relacionadas con:
Las personas.
Las ideas.
La ejecución o rendimiento.
La organización.
Las dispersiones o barreras que hemos estudiado y las investigaciones realizadas sobre la conducta humana, dejan entrever que el hombre vive dentro de
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un estado de desesperación creciente, debido a lo difícil que se hace en la actualidad la comunicación. Si por un lado, no podemos negar el progreso de los diferentes medios de comunicación, por otro, debemos aceptar la importancia del hombre para comunicarse.
Proceso de comunicación. Ya sabemos que emisor, mensaje y receptor son tres componentes imprescindibles en el proceso de la comunicación. Centremos nuestra atención, en primer termino, en el sujeto de la comunicación.
Emisor: Es el agente que genera la salida de mensaje, el hacedor de las formas expresivas, puede ser una persona, grupo, institución u organización. Su papel es muy importante dentro del proceso comunicacional, ya que es él quien establece la relación, al compartir una serie de informaciones. Receptor: La precisión de los rasgos del receptor, al igual que en el caso del emisor, es una tarea sumamente amplia. Bástenos con decir que este es el agente, grupo, organismo o institución que es capaz de percibir el mensaje, descodificarlo y asignarle significación mediante un proceso similar al del emisor, pero a la inversa. Mensaje: Llamamos mensaje a lo que quiere expresar, al contenido, al objeto de la comunicación.
Es
todo
aquello
que
el
emisor
practica
al
receptor.
Este producto físico creado por el emisor puede manifestarse a través de múltiples formas: discurso oral, escrito, gesto, foto, cuadro, escultura, etc.
Ventajas y desventajas de la motivación en un ambiente de trabajo
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El proceso administrativo puede tener un efecto motivador sobre los empleados si se aplica con eficacia en las organizaciones.
Motivación indica lo que mueve a hacer algo, en razón de, dar lugar a, ser causa de, finalidad, causa, razón, fundamento, móvil, asunto, tema, por qué.
Motivar significa: dar motivo para una cosa, impulsar a actuar, originar, causar, incentivar, explicar.
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En inglés, motivación señala aquello que inspira coraje, base para una acción o para
una
decisión,
causa,
incitación,
apoyo,
soporte,
promoción,
y motivate denota: inducir coraje, inspiración y resolución para, mover a la acción o a los sentimientos, provocar, proveer de un motivo, inducir. Todos ellos derivan del verbo latino moveo, es, ere, movi, motum: mover, remover, agitar, ponerse en movimiento, arrancar, desplazar, alejarse, partir, echar, apartar, empujar, determinar, provocar, promover, influenciar, causar. En un ambiente de trabajo, el término motivación ha llegado a tener las tres siguientes conceptualizaciones:
1. Atender las necesidades de las personas que integran la empresa para que produzcan más.
2. Inyectar una carga emotiva a las personas que integran la empresa para que generen y mantengan un sobreesfuerzo y produzcan más.
3. Aplicar diversas herramientas administrativas, especialmente del proceso de dirección, como el liderazgo, la comunicación, la remuneración la delegación, el apoyo y la capacitación, para que las personas produzcan más y mejor.
1. En cuanto a la primera conceptualización : atender las necesidades d e las perso nas q ue integran la empresa para qu e prod uzcan m ás,nadie lo hace
mejor que los administradores orientales, quienes ayudan a las personas que
integran la empresa a cubrir sus necesidades fisiológicas, de seguridad y de pertenencia manteniendo el trabajo de por vida, los ayudan a cubrir sus necesidades de estima manteniendo a los operarios en un nivel de estatus organizacional igual al de los administradores y los ayudan a cubrir sus necesidades de autorrealización manteniendo la facilidad de analizar, evaluar, modificar y controlar en grupo las labores de su trabajo. Es importante recalcar que ayudar a las personas que integran la empresa a satisfacer de alguna forma sus necesidades, no garantiza que trabajen más, ni mejor. Para que lo hagan, se requiere aplicar sistemáticamente el proceso administrativo: planear, coordinar, dirigir y controlar, y utilizar diversas herramientas de dirección como: liderazgo, comunicación, remuneración, delegación, apoyo y capa- citación.
2. La segunda conceptualización de la motivación en un ambiente de trabajo: inyectar una carga emotiva a las personas qu e integran la emp resa para qu e generen y m anteng an un so breesfuerzo en el d esemp eñ o d e sus labores, se basa en el estilo de dirección aplicado por el entrenador Lombardi a
sus jugadores: los empacadores de la Bahía Verde, y es apoyado fuerte- mente por la administración para la excelencia, que busca inyectar una fuerte carga emotiva a las personas dentro del lugar de trabajo; por la reingeniería, que sostiene que es necesario infundir en las personas de la organización una combinación de desesperación y de ambición a fin de que hagan acopio de la pasión y del entusiasmo que el esfuerzo requiere; y por el desarrollo organizacional, que sugiere aplicar un flujo contaminante de energía humana, canalizan- do hacia la consecución de los objetivos. Esta inyección de una fuerte carga emotiva al ya emotivo ambiente laboral, obliga a la siguiente consideración: Las técnicas que cargan de emoción a las personas han demostrado su efectividad sobre todo en los deportes, una actividad en la que se enfrentan dos
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personas o dos equipos en una exacta igualdad de circunstancias y de reglas de competencia. Las diferencias que incrementan las probabilidades de triunfo de cada equipo son las habilidades personales de los competidores, el entrenamiento y la disciplina de los mismos, y la capacidad de los entrenadores para detectar las contingencias de la situación y aplicar el estilo más adecuado a ellas. 46
Una técnica que puede pesar fuertemente para decidir el triunfo es aquellas que carga de emoción a los competidores durante todo el desarrollo de la competencia y los impulsa a buscar el triunfo con denuedo durante dos horas a la semana, sin son futbolistas; durante una hora cada varios meses si son boxeadores; durante seis u ocho horas a la semana si son basquetbolistas y durante un tiempo semejante en los otros deportes, contando siempre con tiempo para reponerse del sobreesfuerzo dado durante poco tiempo y para prepararse para el próximo sobreesfuerzo a dar. Cuando se carga de emoción y se solicita un sobreesfuerzo a las personas que laboran durante ocho horas diarias, a lo largo de cinco o seis días a la semana, durante cincuenta o más semanas al año, por treinta o más años de su vida, los tres principales problemas que surgen son: 1. - mantener la emoción a lo largo del tiempo, 2. - mantener el esfuerzo a lo largo del tiempo (tanto la emoción como el esfuerzo se caracterizan por su corta y fugaz duración), 3. - lograr que la emoción no se desvíe, pues fácilmente impregna de sentimientos el ambiente de trabajo, provocando situaciones de conflicto más emotivas que reales. Si esto se logra, se presenta un problema aún mayor, el continuo sobredesgaste físico y mental de las personas.
Un ejemplo muy utilizado en la capacitación ejecutiva es el siguiente:
Se dice a los participantes. que lo que la empresa requiere de ellos es un compromiso y no sólo una participación y se ejemplifica lo anterior de la siguiente manera: Para hacer unos huevos con jamón, la gallina aporta dos huevos, eso es participación; en cambio el cerdo aporta su vida con el jamón, eso es compromiso. Lo que no se considera del ejemplo, es que el puerco está aportando su vida, y la gallina la vida de dos de sus hijos a fin de que alguien, otro ser, coma. Finalmente, es importante recalcar que inyectar una carga emotiva a las personas que integran la empresa, para que generen y mantengan un sobreesfuerzo es el desempeño de sus labores, no garantiza que trabajen más productivamente. Para que trabajen productivamente, lo que se requiere es aplicar sistemáticamente el proceso administrativo de: planear, coordinar, dirigir y controlar y utilizar diversas herramientas de dirección, como: liderazgo, comunicación remuneración, delegación, apoyo y capacitación.
3. La tercera conceptualización de la motivación en un ambiente de trabajo: aplicar diversas herramientas administrativas, especialmente del pro ceso d e dirección, com o el liderazgo, la co mu nicación la remu neración, la delegación el apo yo y la capacitación, para que las personas produzcan más,
no es más que buscarle cinco pies al gato. La administración es una disciplina que tiene fundamentadas y validadas en la práctica una serie de herramientas administrativas que permiten a quien las aplica profesional y sistemáticamente una mayor probabilidad de alcanzar los objetivos a través de otras personas y utilizando otros recursos. Entonces ¿Cuál es la razón para englobar todas estas herramientas en un sólo término no administrativo, subjetivo y por lo tanto, no medible y no administrable, denominado motivación? Por cuestiones prácticas, a la administración le conviene seguir la línea adoptada ya hace tiempo por la psicología experimental, y que consiste en utilizar lo menos
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posible los términos motivación y motivar y en su lugar especificar en términos administrativos aquello de lo que se está hablando, de forma tal que se pueda analizar, evaluar, corregir y/o mejora
CONTROL 48
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos: 1. Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores. 2. Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes). 3. Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los establecidos. 4. Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad. Las actividades básicas que comprende el proceso de control son: Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción); comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer medidas
correctivas
(ajustes
para
alcanzar
lo
planeado).
Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son:
Administración de la Calidad Total Reingeniería de Procesos de Negocios
Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por:
Mejorar la calidad del producto.
Reducir el tiempo del ciclo de producción.
Reducir los costos.
La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:
Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.
Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección.
Crear una cultura de servicio al cliente.
Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y evaluación) y por incumplimiento (por fallas internas y externas).
La reingeniería de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratégica que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo. La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo, medido en costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de diagramas de flujo de proceso
y
otros
métodos
aplicados
en
la
ingeniería
industrial.
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Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son:
Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se pretenden alcanzar.
Identificación. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los procesos fundamentales de valor estratégico.
Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos.
Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las percepciones por medio del diseño social que organiza y estructura los recursos humanos necesarios que tendrán a su cargo el proceso rediseñado.
Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando versiones piloto y de plena producción.
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