TERMINOS DE REFERENCIA CONTRATACION DEL SERVICIO DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES RESUMEN EJECUTIVO El inventario es le procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles e inmuebles a una determinada fecha, con el fin de verificar su existencia real, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que corresponda. BIENES MUEBLE OBJETO DE INVENTARIO
Los de propiedad de la entidad Los que tenga existencia útil estimada mayor a un año Los que no estén sujetos a operaciones de venta Los que sean objeto de acciones de mantenimiento y/o reparación.
PROCEDIMIENTO
Comisión de Inventario Proceso de toma de inventario Codificación de bienes Registro de los bienes patrimoniales en el software inventario mobiliario Institucional (SIMI) de acuerdo a las normas emanadas por la SBN.
TRABAJOS ESPECIFICOS A REALIZAR EN EL INVENTARIO FISICO 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Inventario Físico al Barrer en situ. Inventario Físico por cada Dependencia. Fichas Personales para Cada trabajador Responsable Relación de Bienes Faltantes Relación Bienes Sobrantes Inventario Físico General de Bienes Inmuebles y Muebles, Construcciones en Curso y vehículos con su respectiva Depreciación y Amortización del Periodo y Acumulada por cada partida Contable. 7. Propuesta de Bienes para Bajas 8. Propuesta de Bienes para Altas DOCUMENTOS FUENTES REQUERIDOS 1. 2. 3. 4. 5.
Inventario patrimonial anterior. Ordenes de Compras Comprobantes de pagos Facturas En caso de Donaciones la Resolución y Acta de Donación de los Bienes.
6. Títulos de propiedad de los terrenos y fechas de adquisición debidamente valorizados en caso comprobante de pago por compras. 7. Liquidaciones técnica y financieras de edificios y otras Construcciones
CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL SERVICIO I. OBJETO Contratación de un servicio de Toma de Inventario Físico de los bienes muebles del periodo 2000 al 2011 el cual deberá ser conciliado con los registros contables; este servicio tendrá una vigencia de 60 días contados a partir de la firma de contrato. Las Actividades que realizará el Contratatista serán efectuadas de acuerdo al Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado - Resolución N° 039-98/SBN, las Normas de Contabilidad para el Sector Público y las Normas Técnicas sobre la materia, de tal manera que permitan evitar observaciones de los entes de control. II. ALCANCE Cantidad de bienes a inventariar: Bienes muebles propios de La Municipalidad Distrital De Pichari 2,800 aproximadamente . III. DESCRIPCION DEL SERVICIO A CONTRATAR A. PLANEAMIENTO GENERAL a) Reunión de coordinación de los representantes del Equipo de la Empresa Contratada con los representantes del MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PICHARI. b) Revisión de los documentos patrimoniales: catalogo de bienes – SBN, reportes de Inventario de bienes y Base actual de datos de los bienes de La Municipalidad Distrital De Pichari. c) Definición de los criterios del registro de los bienes patrimoniales de LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE PICHARI, de los bienes que deben ser considerados Activo Fijo y los Bienes de menor Cuantía. d) Elaboración del Plan General y Cronograma de Actividades para la Toma de Inventario. Luego de la firma del Contrato y dentro de los cinco (5) días calendario siguientes previo al inicio del servicio EL CONTRATISTA elaborará un Plan de Trabajo y Cronograma en el que se especifique al detalle las actividades a desarrollar, la fecha de inicio y término, la duración del trabajo en cada oficina y/o proyecto, debiendo ser aprobado por la Comisión de Inventario, en un plazo máximo de dos días (2) calendario. Para el presente servicio La Municipalidad Distrital De Pichari designará un Coordinador de Inventario y conformará una Comisión de Inventario, para las actividades de coordinación, recepción y evaluación de los entregables del servicio ejecutado por EL CONTRATISTA. e) Otros aspectos necesarios para una eficiente toma de inventarios. B. TOMA DE INVENTARIO FISICO a) Durante la Toma de Inventario Físico se verificará los bienes patrimoniales existentes, el usuario, ubicación física, estado de conservación, uso actual, etc. El personal inventariador realizará su labor verificando de extremo a extremo, y de lado a lado, en cada ambiente, con todos los bienes patrimoniales que existan físicamente. ELCONTRATISTA ejecutará el inventario de activos fijos visibles en el lugar donde estos se encuentren, mediante la modalidad de “al barrer”, identificándolos por compulsa con la base de datos que La Municipalidad Distrital De Pichari proporcionará para el efecto. Asimismo, deberá indicarse el usuario responsable de su custodia y/o uso, y su ubicación. b) Las etiquetas del Inventario serán colocadas en forma uniforme en un lugar apropiado, guardando la estética del bien y evitando su fácil retiro y deterioro. Las etiquetas serán proporcionadas por la Municipalidad Distrital de Pichari.
c) Los bienes deberán ser clasificados según su estado de conservación en: bueno, regular, malo, inservible /chatarra. d) Los bienes muebles inventariados deberán ser clasificados en bienes encontrados, bienes sobrantes, bienes faltantes y bienes de terceros. e) La codificación de los bienes existentes, se efectuará según el catálogo de la SBN y en caso de bienes que no estén en el catálogo SBN se le asignará un código provisional correlativo de 12 dígitos (Ejemplo: 140600010001, 140600020001). f) Durante la toma de inventarios, los bienes ausentes deberán ser acreditados con las autorizaciones de salida correspondientes. g) Al término de la toma de inventario en cada Oficina, el Contratista procederá a entregarlos reportes de inventario al personal que tiene bienes asignados y el inventario ambiental de la Dependencia al Jefe respectivo. h) El proceso de Inventario, se efectuará usando hojas de captura de levantamiento de información u otro medio necesario. i) Los listados que contengan el inventario físico realizado, serán procesados y validados en cada sede (Firma del usuario responsable y jefe inmediato), efectuando la conciliación respectiva determinando los sobrantes y faltantes del caso. j) Valuación Comercial y Catalogación de Bienes Sobrantes. k) La información que proporcione EL CONTRATISTA, deberá ser clara, concisa y detallada, de acuerdo a las especificaciones y exigencias de La Municipalidad Distrital de Pichari. Se deberá presentar en archivos digitales virtuales a través de medios magnéticos (CD’s o Memoria USB) según avance del inventario y globalmente al finalizar el servicio. C. PROCEDIMIENTOS DE CONCILIACION La conciliación de activos se efectuará en primer lugar in situ por compulsa de la base de datos de la Municipalidad Distrital de Pichari. Si no se ubica el activo se indagará con el Coordinador de Inventario o Jefatura del área inventariada y con la Comisión de Inventario para la averiguación pertinente hasta agotar los medios de su identificación y conciliación. A efectos de evaluar los bienes faltantes y sobrantes EL CONTRATISTA mantendrá un registro de los datos levantados con anotación de las ocurrencias importantes presentadas. Los bienes que resulten sobrantes, se reportarán con un valor actual a precio de mercado, adjuntando un informe técnico en el que se indiquen las características mas importantes y firmado por un perito especialista. La información de bienes faltantes, será reportada señalando el comentario o explicación que brinde el usuario responsable, o custodio del activo, así mismo agotada la búsqueda de estos bienes y no encontrando resultado favorable deberán proponer si así amerita el caso, el trámite de baja contable adjuntando un informe técnico por un profesional contable. La información del inventario deberá ser conciliada al 31 de Diciembre de 2011. D. ENTREGABLES El Contratista deberá entregar a la Municipalidad Distrital de Pichari lo siguiente: El Informe Final del Inventario Físico al año 2011, con la información en dos (2) ejemplares impresos y en base de datos(CD), según el formato del Software de Inventario Mobiliario Institucional - SIMI 1. Por Sedes a Nivel Nacional Bienes conciliados, sobrantes y faltantes, ordenado por Gerencias, Áreas y ubicación. IV. PRESENTACIÓN DE INFORMES El Contratista deberá presentar los resultados obtenidos y estimaciones que se hayan realizado en el desarrollo del trabajo, así como sus apreciaciones y recomendaciones a tener en cuenta para los inventarios futuros. Deberán presentarse los siguientes informes: Informe de Avance del Cronograma de Ejecución.- En el cual se indicará el porcentaje de avance de acuerdo al cronograma de trabajo, y una descripción parcial de las tareas ejecutadas en el periodo; mencionando las situaciones que se hubiesen presentado, así como las recomendaciones pertinentes y otros puntos que considere de interés.
El informe de Avance se presentará a los treinta (30) días calendarios de iniciado el servicio, previo informe favorable de la “Comisión de Inventario”, sobre el avance del Plan de Trabajo. Informe Final.- Se presentará el informe final como resultado del trabajo concluido, conteniendo Acta de Instalación de Inventario Acta de Conciliación Contable Acta de Conciliación Patrimonial Acta de Cierre Problemas y/o dificultades encontrados durante el desarrollo del Inventario. Observaciones y recomendaciones. V. LUGARES DE PRESTACION DEL SERVICIO PICHARI LOCAL DE LA MUNICIPALIDAD DE PICHARI, ubicado en la plaza principal S/N de Pichari, VI. PERSONAL MINIMO REQUERIDO El contratista deberán detallar el siguiente personal propuesto precisando el nivel de experiencia en trabajos de Toma de Inventario de Bienes Muebles. Especialista en trabajos de inventario de activos fijo Profesional Titulado, con una experiencia mínima de cuatro (4) trabajos de inventario de Activos fijos. Inventariadores (02) El personal del departamento de control patrimonial.. VII. PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución del servicio será de 60 días calendario.
