TALLER AUDITORÍAS INTERNAS
PARTE I OBJETIVO Durante el proceso de auditoría realizado a la organización XXX, se establecieron las siguientes evidencias, según su criterio de auditor defina si son: NC: NO CONFORMIDAD OB: OBSERVACION O.M: OPORTUNIDAD DE MEJORA, y decrete el hallazgo correspondiente.
ALCANCE Para este ejercicio se debe considerar que la organización está siendo auditada para evaluar el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 4001 y OHSAS 18001. 9001
14001
18001
1.
5 de los 15 AAS, no tenían asociados los requisitos legales.
EVIDENCIA
‐
4.3.1
‐
C
NC
2.
Los EPP no son los definidos en los controles del panorama de riesgos.
‐
‐
4.4.6
X
‐
‐
4.4.6
X
5.3
‐
‐
X
Se encontraron EPP’s en mal estado y sucios en el área de operaciones.
4.
La política de calidad no se encontraba divulgada dentro de la organización.
5. 6.
No se evidencio un organigrama de la organización que defina las jerarquías.
7.
Los indicadores de gestión del sistema ambiental se encuentran desactualizados.
‐
4.5.1
‐
X
Las hojas técnicas de los productos químicos no están en las ares de uso u operación. 8. La
‐
4.4.6
4.4.6
X
8.2.2
4.5.5
4.5.5
X
‐
‐
4.5. 4.5.3 3
X
9.
No se evidencio una planificación de un programa de auditorías internas.
ione ness corr correc ecti tiva vass del del sis sistema tema de SISO ISO no han han sido ido tra tratada tadass adecu decua adame dament nte e y se han han repe repeti tido do.. 10. 4 accccio
11. No se estableció un seguimiento a la eficacia de los procesos del sistema de gestión.
‐
‐
‐
5.5.3
4.4.3
4.4.3
8.2.3
8.2.4 registros de liberación de producto firmados sin llenar los datos. 12. Se pudo encontrar han real realiz izad ado o capa capaci cita taci cio ones nes y no se han han deja dejado do los los regi reg ist strros de evalu valua ación ción de las las mism ismas. as. 13. Se han
‐
‐
‐
‐
X
‐
X
6.2. 6.2.2 2
4.4. 4.4.2 2
4.4. 4.4.2 2
14. Se encontraron tanques de químicos sin identificación.
‐
4.4.6
‐
X
15. No se han respondido a 3 quejas de carácter ambiental establecidas por la comunidad.
‐
4.4.3
‐
X
16. El permiso ambiental para vertimientos se encuentra con fecha no vigente.
‐
4.5.2
‐
‐
4.4.2
18. No se han registrado 3 incidentes de los últimos 2 meses.
‐
4.5.3.1
‐
X
‐
17. No se evidencio entrenamiento del personal encargado de la evacuación médica.
OM
X
3.
No existe un sistema de comunicación interno efectivo.
OB
X
X X X
‐
TALLER AUDITORÍAS INTERNAS 19. No existe evaluación de desempeño ambiental.
‐
4.5.1
‐
20. Los equipos de cómputo no poseen un soporte en el momento de presentar un desborde de información.
4.2.4
4.5.4
4.5.4
X
21. Se observo que los temporizadores de los servidores no son suficientes para soportar una emergencia como un apagón. 22. Se encontró una muy buena actualización del parque automotor.
4.2.3 4.2.4 6.3
4.4.5 4.5.4 4.4.1
4.4.5 4.5.4 4.4.1
X X
‐
‐
‐
X
24. Se enc ontraron equipos de extinción de incendios sin fecha de verificaci ón de c alibración.
‐
4.5.1
4.5.1
X
25. No se ha puesto en marcha el programa de ergonomía establecido por la ARP.
‐
‐
4.3.3
X
23. Los sistemas de almacenamiento muestran mejora continua en su operación.
26. Se han cumplido 3 de los 6 objetivos de calidad en su totalidad. 27. Los resultados de auditorías internas anteriores no han sido debidamente registrados. 28. El cronograma de operaciones se encuentra sin control en lo referente a fechas y firmas. 29. Existen equipos de medición sin su calibración 30. Los requisitos legales para la realización de la operación no están definidos.
8.1
‐
‐
8.2.2
4.5.5
4.5.5
X
X X
‐
‐
‐
X
7.6
4.5.1
4.5.1
X
7.2.1
4.3.2
31. No se evidenciaron permisos de trabajo de los procedimientos operacionales básicos.
4.3.2
X
4.4.6
32. El procedimiento de investigación de incidentes se encuentra desactualizado. 33. Las camillas de evacuación se encuentran en mal estado.
X
4.5.3.1
X
4.4.6
X
34. Se recibió una felicitación por parte de un cliente por la excelencia a su producto.
7.2.3
35. No se han atendido debidamente el 3% de las quejas recibidas en el último mes.
7.2.3
4.4.3
4.4.3
X
36. No se encontraron acciones preventivas.
8.5.3
4.5.3
4.5.3
X
8.4
4.5.1
4.5.1
X
37. No se evidencio análisis de los indicadores de gestión. 38. Las mediciones de carácter ambiental no las han realizado entes debidamente acreditados.
X
4.4.6
39. No coinciden los informes de accidentablididad de la organización con los de la ARP. 40. No se encontró evidencia de la formación del personal de las brigadas contra incendio. 41. No se han realizado simulacros de emergencia
4.4.7
42. Se presentaron 2 conatos de emergenci a ambiental y los planes no fueron ajustados o revisados. 43. Se encontró propiedad del cliente en mal estado.
X 4.5.3.1 4.4.2
X
4.4.7
X
4.5.3
X
7.5.4
X
44. Los contratistas no conocen los AAS que deben tener en cuenta.
4.3.1
45. Los vehículos de trasporte no posee la identificación UN.
4.4.6
4.4.6
46. Se encontró derrame de aceite en el área de embalaje.
4.4.7
4.4.7
47. La gerencia no ha sido comunicada de su responsabi lidad con el sist ema de gestión ambiental.
4.4.1
48. La política de SISO no se encuentra firmada 49. No existe un procedimiento de control de producto no conforme.
X
X X X X 4.2
8.3
X X
TALLER AUDITORÍAS INTERNAS 50. Se encontró equipos que no se las había realizado el mantenimiento según lo programado.
4.4.6
4.4.6
X
PARTE II OBJETIVO Determinar y describir el hallazgo de conformidad o no conformidad relacionado con cada una de las situaciones relacionadas a continuación.
ALCANCE Para este ejercicio se debe considerar que la organización está siendo auditada para evaluar el cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001, ISO 4001 y OHSAS 18001.
DESCRIPCIÓN DE CASOS 1.
Durante la verificación del proceso de Planificación Integral, el auditor pregunta al Gerente cómo ha demostrado su compromiso con el Sistema de Gestión Integral, a lo cual éste contesta que ha delegado toda la responsabilidad sobre el Coordinador QHSE. Al escuchar esta respuesta, el auditor desea conocer más detalles y pregunta si dentro de los 6 meses que lleva la implementación del sistema él mismo ha dirigido algún tipo de reunión o charla en la cual él mismo explique la Política de Gestión Integral, sin embargo, éste contesta que no ha tenido el tiempo por que ha tenido que participar y dirigir 3 licitaciones en ese mismo período. Descripción del Hallazgo:
RTA/ Observación 2.
El auditor se encuentra aún auditando el proceso de Planificación Integral y solicita al gerente una explicación del proceso que siguió para definir la Política de Gestión Integral, a lo cual él contesta que se siguió el siguiente esquema: primero identificaron los requisitos de los clientes para determinar los más críticos y luego revisaron los aspectos ambientales y peligros de las actividades y procesos de la empresa para determinar los
TALLER AUDITORÍAS INTERNAS más significativos. Luego seleccionaron las directrices de gestión y finalmente redactaron la política con base en la información generada. Descripción del Hallazgo:
RTA/ Conformidad 5.3 (9001), 4.2 (14001 y 18001) 3.
Luego de preguntar sobre la Política de Gestión Integral, el auditor solicita los Objetivos del Sistema de Gestión Integral, a lo cual, el Coordinador QHSE presenta una matriz de Despliegue de Objetivos en los cuales se muestran los siguientes objetivos: a. Minimizar las pérdidas de producto por fallas en su almacenamiento y distribución b. Reducir el nivel de generación de residuos peligrosos resultantes de las pérdidas de producto en almacenamiento y transporte c. Disminuir la generación de residuos peligrosos como resultado de la elaboración de los productos y prestación de los servicios d. Cumplir con la totalidad de los requisitos legales aplicables a la organización e. Incrementar el número de vehículos que cumplan con la resolución de autorregulación ambiental f. Incrementar la cobertura a nivel nacional en cuanto a rutas de transporte g. Reducir el tiempo de respuesta de atención de emergencia en caso de derrame de químicos en la bodega h. Reducir el número de días perdidos por accidentes o enfermedades de trabajo ocasionadas por el contacto o exposición con los químicos i. Disminuir el porcentaje de accidentes nuevos generados por exposición a agentes químicos Teniendo en cuenta esta información, el auditor decide solicitar el programa de gestión que la empresa ha definido para incrementar la cobertura de sus operaciones a nivel nacional (Objetivo f.), sin embargo, el auditado indica que aún no se ha establecido ningún programa o plan para ello, debido a que no se ha asignado el presupuesto financiero para ello. Descripción del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 5.4.2 (Literal a) 9001) I: Se evidencia que la organización no está planificando la gestión de los objetivos de la calidad. II: La organización presenta una matriz de despliegue de 9 objetivos, dentro de los cuales se tiene el de “Incrementar la cobertura a nivel nacional en cuanto a rutas de transporte”; según manifestación del auditado para cumplir este objetivo no se ha establecido ningún programa o plan para ello, debido a que no se ha asignado el presupuesto financiero. III: Lo anterior incumpliendo lo establecido en el literal a) del numeral 5.4.2 (Planificación del sistema de gestión de la calidad) de la norma ISO 9001:2008, el cuál manifiesta que la alta dirección debe asegurarse de que se planifiquen los objetivos de la calidad. 4.
Durante la auditoría al proceso de Planificación Integral, el auditor encontró que existía un Programa de Gestión de Riesgos Químicos, en el cual se indicaba que el Coordinador Administrativo y Financiero tenía como responsabilidad, asegurar el mantenimiento de la bodega a través de la contratación de un proveedor para hacerle limpieza y reemplazo periódico al sistema de extracción de humos, gases y vapores. Posteriormente,
TALLER AUDITORÍAS INTERNAS durante la auditoría del proceso de Recursos Físicos, el auditor pregunta al Coordinador Administrativo y Financiero cómo se han planeado y ejecutado las labores de limpieza de los extractores, pero éste indica que dicha actividad no era de su responsabilidad, sino del Coordinador QHSE, por lo cual no existen evidencias de su ejecución. Descripción del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.1 (14001 y 18001) I: Se evidencia que no se están comunicando las responsabilidades ambientales, de seguridad y salud ocupacional en la organización. II: Se encuentra un programa de gestión de riesgos químicos, en el cual se indicaba que el Coordinador Administrativo y Financiero tenía como responsabilidad, asegurar el mantenimiento de la bodega a través de la contratación de un proveedor para hacerle limpieza y reemplazo periódico al sistema de extracción de humos, gases y vapores. No se encuentran evidencias de esta actividad y se manifiesta por parte del responsable que esta actividad no era de su responsabilidad. III: Lo anterior incumpliendo lo establecido en los numerales 4.4.1 de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, los cuales manifiestan que las funciones, responsabilidades y autoridades deben ser comunicadas. 5.
Al efectuar la auditoría al proceso de Recursos Humanos, el auditor pregunta qué cargos fueron identificados como críticos para la seguridad, salud, ambiente y calidad. El Coordinador Administrativo y Financiero comenta que solo se identificaron como cargos críticos al Conductor, al Asistente de Bodega y al Auxiliar de Bodega, por lo cual, solo presenta los Perfiles de Cargo para estos tres cargos. Descripción del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.2 (14001 y 18001); para calidad sería observación (6.2.2 9001) 6.
Durante la auditoría al proceso de Recursos Físicos, se estableció que un proveedor crítico era el Gestor de Residuos Peligrosos generados por los derrames de sustancias químicas en la bodega y durante el transporte. Cuando el auditor solicita los certificados de disposición final de los residuos generados en los últimos tres (3) meses, el Coordinador Administrativo y Financiero indica que el proveedor aún no le los ha hecho llegar, a pesar de que le ha llamado en repetidas ocasiones. Ante esto, el auditor pregunta sobre los criterios que han establecido para hacerle seguimiento a este proveedor, a lo cual el coordinador muestra una matriz que presenta dichos criterios. Al verlos, el auditor solicita los registros de la última evaluación de este proveedor pero el coordinador indica que no se ha efectuado esta actividad. Descripción del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.6 (14001) 7.
En la auditoría al subproceso de Almacenaje el auditor detectó que uno de los Auxiliares de Bodega no conocía los peligros relacionados con el manejo de una de las sustancias inflamables que se estaban manipulando. Al comentar esta situación, el auditor solicitó los registros de capacitación de dicho auxiliar y el Coordinador Administrativo y Financiero mostró los registros de capacitación en Manejo de Sustancias
TALLER AUDITORÍAS INTERNAS Peligrosas realizada tres (3) meses antes. Ante ello, el auditor pregunta sobre los mecanismos que está utilizando la organización para evaluar la eficacia de las actividades de desarrollo de competencias, pero el coordinador indica que no se han establecido estos criterios. Descripción del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.2 (18001) 8.
Al verificar el Listado de Proveedores Críticos dentro del proceso de Compras y Contratistas, el auditor no encontró al proveedor encargado de la realización de las Evaluaciones Médicas Ocupacionales. Ante esto, el auditor le pregunta al Coordinador Administrativo y Financiero por qué razón no aparece este proveedor dentro del listado, a lo cual el auditado contesta que el Coordinador QHSE no lo había establecido como crítico. Descripción del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 4.4.6 (18001) 9.
El auditor está verificando el proceso de transporte y solicita los reportes de quejas y reclamos, a lo cual el Coordinador de Logística presenta los de la última semana en donde se observa un reclamo del cliente XYZ por demora en la entrega de la carga. Teniendo esto en cuenta, el auditor pregunta al Coordinador cómo asegura que los pedidos sean entregados a tiempo, a lo cual éste contesta que cuenta con un Auxiliar de Tráfico que monitorea el desplazamiento de los vehículos durante el día y si se reportan novedades, éste se las comunica para que tome alguna decisión según la situación. Luego, el auditor va con el Auxiliar de Tráfico y solicita los reportes de novedades generadas en la última semana pero no aparece ninguna relacionada con el servicio en el cual se registró la queja del cliente XYZ. Descripción del Hallazgo:
RTA/ No Conformidad 8.5.2 (9001)
