Support Gestion Commerciale

Pratiquer Sage Saari Gestion commerciale 100

Connaître et Maîtriser Sage ligne 100 Gestion commerciale 100

FACTURATIONS

Par OLYMPIO Godwin Joyman Horatio Consultant - Formateur en informatique de Gestion Email : [email protected]

Ce Support est destiné exclusivement aux personnels du Service Commercial de l’Ecole Supérieure Multinationale des Télécommunications. Il a pour objectifs de : Permettre aux nouveaux utilisateurs la maîtrise parfaite du logiciel ; Accompagner l’ensemble des utilisateurs du service commercial dans leur tâche quotidienne.

1 Sage Saari, l’ère de sérénité en informatique de Gestion !

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SOMMAIRE AVANT – PROPOS INTRODUCTION

P5

PRINCIPALES GRANDES LIGNES I-

Lancement de Sage Saari ligne 100 Gestion commerciale 100 P8

Interface de l’application

P9

Barre système – Barre des menus – Barre d’outils standard & navigation – Barre des tâches Gestion commerciale 100 – Barre des tâches Windows Quitter Gestion commerciale 100

P9

IIII-

Ouverture du fichier gestion commerciale ESMT

P10

IIIIII-

Création de Familles d’articles

P11

IVIV-

Articles nomenclatures

P 13

V-

Création de la liste des clients

P 14

Saisie des documents de ventes

P 22

VIVI-

Création d’un bon de livraison livraison

P22

VIIVII-

Impression d’un bon de livraison

P23

VIIIVIII- Transformation d’un bon de livraison en facture de vente

P24

IXIX-

Impression d’une facture de vente

P25

X-

Saisie des règlements

P31

XIXI-

Edition des journaux comptables

P17

XIIXII-

Mise à jour de la comptabilité

P18


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Ce support est consacré à l’apprentissage des manipulations courantes du logiciel Sage ligne 100 Gestion commerciale 100. Ces manipulations seront réalisées à partir de la facturation de l’école Supérieure Multinationale des Télécommunications. Télécommunications. Le dossier de l’ESMT et ses paramétrages sont d’abord crées : famille d’articles, articles nomenclatures, dépôt de stockage, comptes généraux et collectifs, comptes individuels, journaux… Les opérations sont saisies de manière traditionnelle. L’apprentissage

se

termine

par

l’établissement

des

documents

comptables. Tout au long des différentes études, les documents comptables utiles seront imprimés ou visualisés. Chaque étude comprend les manipulations décrites pas à pas et illustrées par de nombreuses nombreuses images écrans, sur des fonctions non utilisées. Le présent manuel a pour vocation de vous guider pour la réalisation des travaux nécessaires.

G.J.H OLYMPIO


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CHAPITRE 1 : Lancement sage Gestion commerciale 100 Interface de l’application Les barres de l’application

Lancement de Sage Gestion commerciale 100 Deux méthodes de lancement sont possibles : 1.

Double clics sur le raccourci de lancement, installé à priori sur le bureau de Windows ;

2.

Cliquer sur le bouton Démarrer glisser le pointeur de la souris sur la commande Programmes puis, dans l’ordre sur le dossier Sage, sur le dossier Gestion commerciale 100 et enfin sur la Gestion commerciale 100 ( précédé d’une flèche dans un cercle) sur laquelle il faut cliquer.

Après l’affichage de l’image de présentation, la fenêtre de l’application cidessous est ouverte Barre des menus Barre système

Barre des tâches

Barre d’outils standard & navigation 4

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Les barres de l’application 1.

Barre système

Barre sur laquelle on peut lire la dénomination de l’application le bouton de fermeture, bouton d’agrandissement et bouton de réduction. 2.

Barre des menus

Barre sur laquelle on a Fichier, Edition, Structure, Traitement, Etat, Fenêtre et ? 3.

Barre d’outils standard & navigation

Barre sur laquelle on retrouve de différents raccourcis des fonctions existantes. 4.

Barre des tâches Gestion commerciale 100

Barre sur laquelle on peut lire des informations diverses sur l’état du travail et la modification de la dimension de la fenêtre.

Quitter Gestion commerciale 100 Pour fermer le dossier en cours et quitter le programme, il faut utiliser le menu [Fichier] commande Quitter.


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CHAPITRE 2 : Ouverture du fichier Facturation ESMT Création de Familles d’articles et Articles nomenclatures

Ouverture du fichier Facturation ESMT

Double clics sur le raccourci de lancement Facturation ESMT installé à priori sur le bureau de Windows ; la fenêtre cici-dessous s’affiche. Dans la zone Nom d’Utilisateur, tapez votre nom puis cliquez sur le bouton orienté vers le bas pour sélectionner votre Nom paramétré. Dans la zone Mot de passe, tapez votre mot de passe qui doit être personnel ensuite cliquez sur [OK] Tapez votre nom puis cliquez sur le bouton

Cliquez sur OK

Tapez votre mot de passe

Après avoir validé votre mot de passe la fenêtre ci-dessous s’affiche. Pourquoi ? Parce que votre fichier Facturation ESMT est lié au fichier comptable (COMPTABILITE ESMT) et dans ce cas, vous devez sélectionner votre nom (Zone Nom d’Utilisateur) et tapez votre mot de passe à nouveau puis cliquer [OK]


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Après validation de votre mot de passe, votre fichier Facturation ESMT s’ouvre et la fenêtre ci-dessous est affichée

Création de Familles d’articles Une famille d’article sert d’une part au classement des articles et d’autre part à l’affectation des caractéristiques communes aux articles d’une même famille. Il existe trois types de familles d’articles 1)

les familles de type Détail sont destinées au regroupement d’articles ;

2)

les familles de type Total servent à la totalisation des familles de type Détail ayant même radical (Code de famille) ;

3)

les familles de type centralisateur permettent de regrouper des familles possédant une caractéristique commune constituant ainsi des sous familles et d’obtenir des ruptures et des sous-totaux dans certains états. 7

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Pour créer une famille d’articles, dans le menu [Structure] cliquez sur la commande Familles d’articles la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Sur la surface blanche, clic droit de la souris ; Ajouter un nouvel élément Tapez le code

Tapez l’intitulé

Exemple : Créez la famille d’articles « FORMATION CONTINUE HORS UEMOA »


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NB : Après avoir crée une famille d’articles, on n’a plus la possibilité de changer le code de famille mais par contre vous pouvez modifier l’intitulé de la famille d’article. Concernant aussi la suppression d’une famille d’articles vous ne pouvez pas supprimer une famille d’article tant que celle-ci est déjà liée un article.

Création des Articles nomenclatures Les nomenclatures sont des regroupements d’articles vendus sous une même référence. Les articles liés sont des articles qui en appellent d’autres en saisie de pièces. Pour créer un article, dans le menu [Structure] cliquez sur la commande Articles / nomenclatures la fenêtre ci-dessous s’affiche :

Sur la surface blanche, clic droit de la souris ; Ajouter un nouvel élément Tapez la référence

Tapez l’intitulé Sélectionnez la famille d’articles

Tapez le prix de vente unitaire Tapez le prix d’achat unitaire


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Exemple : créez la liste des articles : Expertise et Conseils Informatique et Systèmes ; Diplôme de technicien supérieur option technique 1ère Année…

Exemple : création de la liste des articles : Mastère Réseau télécom

Création de la liste des clients Pour créer la liste des clients, dans le menu [Structure] cliquez sur la commande Clients. La fenêtre ci-dessous s’affiche :


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Après l’affichage de cette fenêtre, clic droit de la souris, Ajouter un nouvel élément. Tapez le numéro de compte

Tapez le nom du client

Tapez 4111000000 puis cliquez pour sélectionner

Exemple : créez le client NDEYE KHADY FALL

Après avoir rempli le volet identification, cliquez sur le volet complément. Dans la zone catégorie comptable ; il vous appartient de savoir si votre client est exonéré de TVA ou pas. S’il paye la TVA, vous devez sélectionner dans cette zone Vente TTC.


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Saisie des documents des ventes Cette

commande

permet de

saisir,

consulter,

modifier,

transformer,

supprimer les pièces de ventes c’est à dire les devis, bons de livraison, bon de retour, factures clients, factures d’avoir. Pour saisir des documents des ventes, dans le menu [Traitement] cliquez sur la commande Documents des ventes. La fenêtre ci-dessous s’affiche :

Création d’un devis Dans le menu [Traitement] cliquez sur la commande Documents des ventes. Ensuite clic droit de la souris, Ajouter un nouvel élément. Cochez la zone devis puis cliquez sur [OK]

Cliquez sur OK


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DESCRIPTION DE LA FENETRE SAISIE « DEVIS » Tapez la date

Sélectionnez le client

Tapez la date de livraison

Tapez la zone référence une lette puis tabulez

Après avoir tabulé, vous aurez la fenêtre de sélection d’articles sur laquelle il faut sélectionner les articles à facturer puis cliquez sur OK

Après avoir sélectionné l’article à facturer cliquez sur ok puis tapez la quantité, alors dans ce cas vous aurez la fenêtre ci-dessous

Cliquez sur ce bouton pour imprimer le bon de livraison


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Après avoir cliqué sur le bouton [Imprimer] sélectionnez le format bon de livraison puis cliquez sur Ouvrir

Sélectionnez pro forma ESMT puis cliquez sur Ouvrir

La fenêtre Impression s’affiche :

Désactivez la zone Impression page de garde puis cochez la zone Aperçu avant impression. Puis cliquez sur OK

Aperçu avant impression

NB : Pour agrandir l’aperçu il suffit tout simplement de

cliquer sur

l’aperçu. Pour Réduire aussi il faut cliquer sur l’aperçu.

Cliquez sur le bouton Imprimer


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Transformation d’un Devis en facture de vente vente Pour transformer un devis en facture de vente il faut passer le menu [Traitement] Documents des ventes. Sélectionnez la ligne devis puis cliquez sur le bouton Transformer les documents.

Cliquez sur le bouton Transformer

La fenêtre Transformer les documents

Cliquez sur OK

L’Impression d’une facture de vente Pour imprimer une facture de vente, dans le menu [Traitement] Documents des ventes. Sélectionnez la facture de vente à imprimer puis cliquez sur le bouton Imprimer.


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Sélectionnez

le

format

Facture ESMT,, ESMT cliquez sur ouvrir

puis

La fenêtre Impression s’affiche après avoir cliqué sur le bouton Ouvrir Cliquez sur OK

NB : Pour agrandir l’aperçu il suffit tout simplement de

cliquer sur

l’aperçu. Pour Réduire aussi il faut cliquer sur l’aperçu.



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Saisie des règlements Cette commande permet d’enregistrer les règlements clients et de les rapprocher des échéances des factures. Dans le menu [Traitement] cliquez sur la commande Gestion des règlements puis saisie des règlements. La fenêtre suivante s’affiche : Dans la zone N° client, sélectionnez le nom du client ; la zone Date, tapez la date ; Dans la zone Libellé tapez le libellé Dans la zone Montant, tapez le montant Dans la zone codes journaux sélectionnez banque s’il s’agit d’un chèque, caisse s’il s’agit d’espèces puis Entrée.

Edition des journaux comptables Pour éditer les journaux comptables, dans le menu [Etat] cliquez sur la commande Journaux comptables. Dans la zone domaine, sélectionnez factures de ventes si vous voulez éditer le journal des ventes…

Dans la zone date : sélectionnez la date du journal comptable à éditer. Cliquez sur OK pour lancer l’impression. La fenêtre Impression s’affiche ; cochez la zone aperçu avant impression puis cliquez sur OK. En bas à votre gauche cliquez sur Imprimer.

Mise à jour de la comptabilité Cette commande permet de transférer les factures de ventes, factures d’achat, des règlements des ventes et des règlements des achats. Dans le menu [Traitement] cliquez sur la commande Mise à jour de la comptabilité. 17 Sage Saari, l’ère de sérénité en informatique de Gestion !

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La fenêtre mise à jour de la comptabilité

Cliquez sur le bouton Mise à jour directe

NB : Pour le transfert des données vers le fichier comptable il faut toujours définir la période


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