TUGAS : MANAJEMEN FARMASI DOSEN : Drs.Rustiono Budi Satoto, M.M, Apt
STUDI KELAYAKAN (FEASIBILITY STUDY) PEMBUATAN APOTEK
OLEH:
KELOMPOK II (APOTEKER B) Akbar Awaluddin Assaf Agustina Rusnah Evi Yanti Sri Pakabu Rian Marcello L Karannu Arruan Bonga Pulio Rahesty Windasari Arisah Prihartini Amalia Anwar Dita Sri Wahyuni
(N211110 (N211110 (N211110 (N211110 (N211110 (N211110 (N211110 (N21111 (N21111692)) (N21111692 (N21111702)) (N21111702
PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR 2012
BAB I PENDAHULUAN Apotek adalah suatu jenis bisnis eceran (retail) yang komoditasnya (barang yang diperdagangkan) terdiri dari perbekalan farmasi (obat dan bahan obat) dan perbekalan kesehatan (alat kesehatan) (Umar, 2011). Sebagai perantara, apotek dalam mendistribusikan perbekalan farmasi dan perbekalan kesehatan dari supplier kepada konsumen, memiliki 5 fungsi kegiatan yaitu : 1). Pembelian, 2). Gudang, 3). Pelayanan dan Penjualan, 4).Keuangan dan 5). Pembukuan, sehingga agar dapat dikelola dengan baik, maka seorang Apoteker Pengelola Apotek (APA), disamping ilmu kefarmasian yang telah dikuasai, juga diperlukan ilmu lainnya seperti ilmu pemasaran (marketing (marketing)) dan ilmu akuntansi (accounting (accounting)(Umar, )(Umar, 2011). Dalam proses pendirian apotek, perlu dilakukan studi kelayakan ( feasibility study ). ). Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah pendirian apotek tersebut akan mendatangkan keuntungan atau kerugian atau untuk menilai layak atau tidaknya suatu bangunan (dalam hal ini apotek) didirikan. Feasibility Study juga dapat menjadi bahan penilaian bagi investor untuk memperkirakan apakah mereka akan menanam modal atau memberikan dalam pendirian apotek ini. Feasibility study menjadi gambaran dari perencanaan di masa yang akan datang dari kelangsungan hidup apotek tersebut.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A.
Latar Belakang Istilah studi kelayakan (feasibility study-FS) adalah suatu metode studi penjajagan gagasan (idea) suatu proyek mengenai layak ataau tidaknya untuk dilaksanakan.
Apakah pendirian suatu apotik yang
didahului dengan FS, dapat menjamin keberhasilannya? Jawabannya, pasti belum tentu. Sebab FS pendirian suatu apotek hanya berfungsi sebagai pedoman atau landasan pelaksanaan pekerjaan, karena dibuat berdasarkan data-data dari berbagai
sumber yang dianalisis dari
berbagai aspek. Sedangkan tingkat keberhasilannya dipengaruhi oleh dua faktor yaitu: 1)
Kemampuan sumber daya internal (kecakapan menejemen, kualitas pelayanan, produk yang dijual, kualitas karyawan),
2)
Lingkungan external yang tidak dapat dipastikan (pertumbuhan (pertumbuhan pasar, pesaing, pemasok, perubahan peraturan). Sebaliknya
sebuah
apotik
yang
pendiriannya
dipaksakan,
meskipun menurut FS tidak layak dilaksanakan, maka bukannya peluang yang diperoleh, tetapi resiko kerugian yang didapat. Pihak-pihak yang mempunyai kepentingan terhadap FS antara lain yaitu:
1)
Pengusaha: untuk mengetahui apakah gagasan usahanya layak dilaksanakan atau tidak, karena dengan adanya FS, pengusaha dapat mengambil peluangatau dapat menghindari resiko kerugian,
(2) Kreditor: untuk dapat mengkaji apakah proyek tersebut pantas diberikan kredit atau tidak. Meskipun ada faktor-faktor lain yang dijadikan pertimbangan seperti: besarnya nilai jaminan, bonfiditas pengusahanya, tingkat hubungan kedua belah pihak, (3) Investor: untuk untuk dapat menganalisis apakah menanamkan modal pada proyek tersebut dapat memberikan keuntungan atau tidak. B.
Tujuan Studi kelayakan Tujuannya adalah agar APA dapat mengerti dan memahami mengenai: 1)
Bagaimana cara membuat studi kelayakan pendirian sebuah apotek?
2)
Aspek-aspek apa saja yang menjadi penilaian dalam studi kelayakan pendirian sebuah apotek?
3)
Kapan suatu studi kelayakan pendirian sebuah apotek dapat dikatakan layak untuk dilaksanakan?
4)
Bagaimana cara membuat analisis break even point dalam studi kelayakan pendirian sebuah apotek? Setelah memahami pengertian dan manfaat dari studi kelayakan,
yang menjadi pertanyaan adalah bagaimna proses atau cara membuat studi kelayakan pendirian sebuah apotek. Tata cara dalam membuat studi kelayakan pendirian sebuah perusahaan, karena seluruh aspek
yang menjadi penelitian dan penilainannya seperti aspek manajemen, pasar, tekhnis, dan aspek keuangan juga tedapat pada studi kelayakan pendirian sebuah apotek. Berikut akan dijelaskan mengenai: 1)
Proses (tahapan) dalam membuat studi kelayakan,
2)
Aspek-aspek yang menjadi penilaian dalam sebuah studi kelayakan,
3)
Analisis BEP
1)
Proses Pembuatan Studi Kelayakan Tahapan (proses) dalam membuat sebuah studi kelayakan pendirian apotek, dapat terjadi dari 5 tahapan yaitu tahap : (1) Penemuan gagasan (idea) (2) Penelitian lapangan (3) Evaluasi data (4) Pembuatan rencana (5) Pelaksanaan rencana kerja 1. Tahap pertama : Penemuan suatu gagasan Gagasan adalah sebuah pemikiran terhadap sesuatu yang ingin sekali untuk dilaksanakan. Gagasan ini biasanya muncul dari sebuah pemikiran seseorang dalam suatu organisasi yang mempunyai keinginan untuk melakukan sesuatu. Gagasan yang baik untuk didiskusikan dan dianalisis, sebelum dilaksanakan adalah gagasan yang memenuhi beberapa kriteria diantaranya yaitu bahwa ide harus :
Sesuai dengan visi (angan-angan )organisasi
Dapat menguntungkan organisasi
Sesuai dengan kemampuan sumber dayanya yang dimiliki organisasi
Tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku
Aman untuk jangka panjang
2. Tahap kedua : Penelitian Lapangan Setelah gagasan didiskusikan dan dianalisis dapat memberikan
gambaran
yang
perspektif
yang
baik
bagi
perusahaan dimasa yang akan datang, maka gagasan tersebut disetujui untuk ditindak lanjuti dengan penelitian dilapangan. Dalam
melakukan
penelitian
dilapangan,
data-data
yang
dibutuhkan antara lain yaitu data: 1)
Ilmiah yaitu: melalui analisis data-data bisnis mengenai kondisi lingkungan eksternal yang ada disekitar lokasi yang ditetapkan seperti:
2)
Nilai strategis sebuah lokasi
Data kelas konsumen
Peraturan yang berlaku didaerah tersebut
Tingkat persaingan yang ada saat ini
Non ilmiah yaitu: melalui intuisi (intuition) atau feeling yang diperoleh setelah melihat lokasi dan kondisi lingkungan disekitarnya
3. Tahap ketiga: Evaluasi Data Dalam melakukan evaluasi terhadap data hasil penelitian dilapangan, dapat dilakukan dengan cara yaitu: 1)
Memperhatikan beberapa faktor yang berpengaruh, yang terdiri dari : a) Data lingkungan sekitar lokasi (external faktor): apakah hasil analisis terhadap data external yang ada saat ini perspektif yang baik atau tidak bagi perusahaan dimasa mendatang, seperti:
Tipe konsumen yang dilayani (pemukima atau perkantoran)
Tingkat
keuntungan
yang
diperoleh,
kondisi
keamanan
Peraturan tentang pengembangan tata kota (pelebrab jalan ) ditempat lokasi yang ditetapkan
Kondisi keamanan disekitar lokasi yang ditetapkan
b) Data kemampuan sumber daya yang dimiliki (internal faktor): apakah sumber daya yang ada saat ini mempunyai kemampuan untuk merealisasi gagasan pada lokasi yang ditetapkan, seperti:
Kemampuan keuangan
Ketersediaan tenaga kerja
Ketersediaan produk
2)
Kemampuan pengelolaan (manajemen)
Pembuatan usulan proyek (project appraisal), meliputi : a) Pendahuluan mengenai
Latar belakang, munculnya gagasan
Tujuan merupakan suatu yang akan dicapai dari rencana pelaksanaan suatu gagasan tersebut, contoh: dengan menambah jumlah apotek, maka diharapkan dapat melayani konsumen lebih dekatdan lebih banyak, sehingga laba bertambah besar
b) Analisis tekhnis mengenai
Peta lokasi dan lingkungan sekitarnya:
Lokasi yang menjadi target pendirian apotek baru.
Situasi lingkungan yang ada di sekitar lokasi yang menjadi
target
trasportasi,jenis
seperti
:
situasi
konsumen,jumlah
fasilitas praktek
dokter,apotek pesaing.
Desain interior dan exterior
Warna dan bentuk gedung serta billboard,harus dapat memberikan identitas tersendiri yang dapat membedakannya dengan apotek pesaing.
Warna dan bentuk gedung serta billboard,harus
dapat menarik perhatian (eye’s cat)
Jenis produk
Jenis produk,dominan ethical product atau otc product
Jumlah lini produk (kelengkapan produk) yang tersedia
c) Analisis pasar :
Jenis pasar dan strategi persaingan yaitu gambaran mengenai :
Pasar monopoli
Pasar oligopoly
Pasar persaingan bebas
Potensi pasar
Jenis konsumen : jenis konsumen yang mana yang memiliki daya beli tinggi terhadap apotek
Daya tarik laba : bagaimana daya tarik labanya
Target pasar (konsumen sasaran)
Jenis konsumen mana yang menjadi sasaran
Jenis konsumen yang bukan menjadi sasaran
Pendahuluan
Analisis
Analisis Pasar
Tekhnis
Analisis
Analiasis
Manajemen
keuangan
Studi Keyakinan Gambar 1. Evaluasi Studi Kelayakan d) Analisis Manajemen mengenai :
Bentuk badan usaha, yaitu gambaran mengenai :
Bentuk usaha apoteknya : perusahaan terbatas (PT)
Bentuk usaha apoteknya : koperasi
Struktur organisasi yaitu gambaran mengenai :
Apakah berdiri sendiri atau
Menjadi bagian dari apotek yang sudah ada
Jenis pekerjaan yaitu gambaran mengenai :
Mengerjakan seluruh fungsi kegiatan yang ada atau
Hanya sebagian (beberapa fungsi saja)
Jumlah kebutuhan tenaga kerja yaitu gambaran mengenai :
Berapa karyawan yang dibutuhkan untuk omzet tertentu ?
Jenis
karyawan
yang
bagaimana
yang
dibutuhkan?
Program kerja yaitu gambaran mengenai :
Langkah-langkah
penting
apa
yang
menjadi
prioritas untuk dikerjakan dalam memperoleh sasaran yang ditetapkan
Kapan program tersebut dilaksanakan
e) Analisis Keuangan mengenai :
Jumlah biaya investasi dan modal kerja mengenai :
Berapa jumlah biaya investasi yang dibutuhkan dan digunakan untuk keperluan apa saja
Berapa lama waktu pengembalian ( payback period )
Berapa besar tingkat pengembalian internal yang aman (internal rate of return)
Sumber pendanaan :
Dari mana sumber biaya investasi diperoleh ?
Berapa besar tingkat efisiensinya dibanding sumber lain ?
Jenis pinjamannya, jangka pendek atau jangka panjang
Aliran Kas :
Bagaimana situasi aliran kasnya selama periode investasi, apakah negative atau positif
Langkah apa saja yang dilakukan bila aliran kasnya selama periode investasi negative
4. Tahap Keempat : Pembuatan Rencana Pelaksanaan Setelah usulan proyek disetujui, kemudian menetapkan waktu (time schedule) untuk memulai pekerjaan sesuai dengan skala prioritas : 1) Menyediakan dana biaya investasi dan modal kerja 2) Mengurus izin 3) Membangun, merehabilitasi gedung 4) Merekrut karyawan 5) Menyiapkan barang dagangan, sarana pendukung 6) Memulai operasional 5. Tahap Kelima : Pelaksanaan Rencana Kerja Dalam melaksanakan setiap jenis pekerjaan, dibuatkan suatu format yang berisi mengenai : 1) Jadwal pelaksanaan setiap jenis pekerjaan 2) Mencatat setiap penyimpangan yang terjadi 3) Membuat evaluasi dan solusi penyelesaiannya
C.
Membuat studi kelayakan dengan metode BEP (Break Even Point) Dalam memahami analisis break even point terdapat beberapa istilah dan rumus yang digunakan antara lain yaitu : 1. Yang dimaksud dengan break even point (BEP) adalah suatu titik yang mengambarkan bahwa : keadaan kinerja apotik berada pada posisi yang tidak memperoleh keuntungan dan juga tidak mengalami kerugian. Posisi keadaan kinerja apotik yang seperti ini disebut sebagai posisi titik pulang pokok atau titik impas. Rumus :
TR
=
TC
TR
- TC = 0
2. Yang dimaksud dengan total pendapatan atau revenue ( TR - total revenue) adalah jumlah penjualan yang diperoleh dari hasil kali harga ( p-price) dengan jumlah unit barang ( Q-quantity) Rumus :
TR =
P x Q
3. Yang dimaksud dengan total biaya (TC) adalah biaya yang terdiri dari: a. Biaya variabel ( VC – Variabel count) adalah suatu jenis biaya yang secara proporsional berubah-ubah sesuai dengan perubahan jumlah (volume) penjualan atau produksi. Bila jumlah penjualan naik, maka biaya ini akan naik atau sebaliknya. Contohnya biaya variabel ; biaya pembelian barang dagangan/bahan baku. b. Biaya tetap (FC-Fix count) adalah jenis biaya yang secara total akan tetap, walaupun terjadi perubahan pada volume penjualan
atau jumlah produksi. Contoh biaya tetap : Biaya gaji pegawai, biaya tidak langsung (listrik, telpon, air), biaya bunga pinjaman. Rumus :
TC
=
VC + FC
c. Keuntungan (profit) adalah sisa pendapatan dari total penjualan bersih (TR) setelah dikurangi dengan total biaya (TC) yaitu biaya variabel (VC) dengan biaya tetap (FC) : Rumus : Laba
=
TR - TC
Fungsi analisis Break even Point (BEP) BEP (Break Even Point) adalah suatu alat analisis yang digunakan untuk mengetahui hubungan antara variabel pendapatan (revenue), biaya (cost)- fix cost & variabel cost, dan keuntungan (profit) yang dihasilkan perusahaan pada periode tertentu. Fungsi analisis BEP antara lain adalah untuk merencanakan jumlah : Penjualan, pada tingkat penjualan berapa, laba dapat menutup biaya variabel dan biaya tetap yang dikeluarkan apotek. Laba (rugi), berapa jumlah keuntungan (kerugian) yang akan diperol didiperoleh apotik, ketika jumlah penjualan dan jumlah biaya tercapai pada tingkat tertentu. Setelah itu kemudian kita melakukan tahapan-tahapan proses pembuatan studi kelayakan (Feasibility Study), mulai dari tahap evaluasi
yaitu
kegiatan
pembuatan
usulan
proyek
sampai
pada
tahap
pelaksanaan. D.
Aspek-Aspek Penilaian Studi Kelayakan Aspek-aspek apa saja yang dinialai dalam suatu studi kelayakan dan bagaimana cara menilai layak atau tidaknya studi kelayakan untuk dilaksanakan ? Aspek-aspek yang menjadi bahan penilaian studi kelayakan dapat terdiri dari : 1) Analisis manajemen 2) Analisis pasar 3) Analisis tekhnis 4) Analisis keuangan
Analisis Pasar Analisis Manajemen STUDI KELAYAKAN Analisis Tekhnis
Analisis Keuangan
Gambar 2. Aspek-aspek Penilaian Studi Kelayakan 1. Penilaian Aspek Manajemen Penilaian terhadap aspek manajemen operasional antara lain dapat meliputi mengenai rencana : 1. Strategi Manajemen
Strategi manajemen yaitu : suatu strategi yang akan digunakan untuk mengubah kondisi yang ada saat ini (Current condition) menjadi kondisi disaat yang akan (future condition) datang dalam suatu periode waktu tertentu. Strategi manajemen tersebut antara lain mengenai :
Visi : cita-cita yang akan dicapai oleh pendiri dan pemiliknya
Misi : beban tugas utamanya
Strategi : siasat untuk mencapai tujuan
Program kerja : cara-cara untuk memperoleh sasaran
Standar prossedur operasional (SPO): tata cara (langkah-langkah) melaksanakan suatu kegiatan, berlaku sebagai suatu peraturan
2. Bentuk dan Tata Letak Bangunan Dalam menetukan bentuk dan tata letak bangunan, terdapat beberapa hal yang herus diperhatikan yaitu : a) Bentuk bangunan, dapat menggambarkan :
b)
Identity company image, untuk membentuk opini konsumen
Nuansanya (physical evident) baik interior maupun exterior,
Kemudahan untuk dikembangkan
Sistem tata letak (lay out) dapat memberi :
Kemudahan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian mutasi barang
Kemudahan bagi konsumen untuk memperolehnya (unutk barang otc/bebas)
c)
Estetika, rapih, teratur dan tersusun dengan baik
d)
Kesesuaian dengan peraturab yang berlaku dan sifat barang, karena dalam pengolahan sediaan farmasi di apotek telah diatur oleh undang-undang dan adanya sifat obat yang mudah terpengaruh oleh berbagai macam keadaan.
3. Jenis Produk Yang Akan Dijual Persediaan merupakan elemen penting dalam perusahaan ratail. Seperti diketahui dalam melakukan penilaian terhadap analisis produk yang akan dijual berkaitan dengan beberapa hal yaitu : a)
Target konsumen, bila target konsumennya yang menengah-atas, maka barang yang di jual juga barang menengah-atas.
b)
Jumlah dan jenis (lini, item) produk kebutuhan konsumen, umumnya
konsumennya
yang
menengah-atas
meminta
perhatian yang lebih dari penjual. Oleh sebab itu lini dan jumlah itemnya terpenuhi agar kelengkapannya terjaga. 2.
Penilaian Aspek Pasar Dalam menilai aspek pasar terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain yaitu : 1. Bentuk pasar a)
Persaingan sempurna :
Jumlah penjual dan konsumennya tidak terbatas
Harga ditentukan oleh jumlah penawaran (supply) dan jumlah permintaan (demand)
Tidak ada hambatan masuk (entery barrier) Contohnya : pasar industri sembako, buah
b)
c)
Persaingan monopolitis
Jumlah penjual dan konsumennya banyak
Harga ditentukan oleh promosi
Tidak ada entry barrier
Contohnya : pasar industri restoran, salon
Monopoli yaitu :
Hanya ada satu penjual, tidak ada pesaing
Mempunyai posisi tawar yang dominan, sehingga dapat bertindak sebagai penentu harga(price marker)
Entry barreirnya tinggi Contohnya : PLN, Telkom
d)
Oligopoli yaitu :
Penjualnya sedikit
Harga ditentukan oleh kualitas produk, servise, promosi
Entry barriernya tinggi
Contohnya : pasar industri outomotif, hand phone
2. Potensi Pasar Potensi pasar adalah sejumlah pembeli suatu wilayah yang memiliki
uang
dann
keinginan
untuk
membelanjakannya
(dikuantumkan dalam suatu mata uang). Cara mengukur potensi
pasar (Q) antara lain dapat dilakukan dengan mengkalikan jumlah pembeli (n) dan harga rata-rata barang (P). Rumus : 7.1 3.
Q=nxP
Penilaian Aspek Tekhnis Beberapa hal penting yang menjadi pertimbangan pada penilaian aspek tekhnis antara lain yaitu : 1. Lokasi dan Lingkungan di sekitarnya Arti strategi suatu lokasi adalah berkaitan dengan beberapa hal yang menjadi pertimbangan yaitu meliputi : a)
Jarak lokasi dengan supplier : relative dekat dan mudah dicapai
b)
Jarak lokasi dengan domisili konsumennya : relative dekat dan mudah dicapai dengan berbagai macam jenis alat stransportasi
c)
Bentuk
dan
luas
lahan
(bangunan)
:
mudah
untuk
mengembangkan usaha, seperti praktek dokter, lab klinik d)
Prospek pertumbuhan pasarnya relative cepat dan besar : jumlah konsumen dan daya beli (income per kepita) nya relative tinggi
e)
Nyaman dan aman : daerahnya tidak jorok, tidak macet dan sempit
dan
tingkat
kriminalnya
rendah
(bukan
daerah
premanisme) 2. Bentuk Badan Usaha Bentuk badan usaha yang akan ditetapkan tentunya memiliki tujuan tertentu, misalnya :
a)
Koperasi : untuk memperoleh fasilitas kemudahan dalam mengurus izin, tetapi kurang mendapat perhatian dari kalangan konsumen, investor, kreditor tertentu
b)
Persero (PT) : untuk memperoleh perhatian dari kalangan konsumen, kreditor tertentu, investor mudah, tetapi dalam mengurus
izin
dikenakan
biaya
yang
relative
mahal
dibandingkan koperasi 3. Struktur Organisasi Pembentukan struktur organisasi dimaksudkan untuk member gambaran mengenai :
4.
a)
Jumlah jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan
b)
Fungsi-fungsi dan wewenang tanggung jawab setiap pekerjaan
c)
Persyaratan jabatan pada setiap pekerjaan
d)
Hierarkhis dalam pengambilan keputusan
Penilaian Aspek Keuangan Pertimbangan dalam menilai aspek keuangan dapat meliputi penilaian terhadap : 1) sumber pendanaan ( financing) untuk investasi dan 2) perhitungan aaliran kas (cash flow ) yang akan diperoleh selama investasi 1. Penilaian Sumber Pendanaan a)
Kegunaannya
Dana untuk kebutuhan membeli aktiva tetap, seperti tanah, bangunan, peralatan interior (computer, meja & rak obat, kursi pasien) dan eksterior (billboard)
Dana untuk kebutuhan modal kerja (untuk aktiva lancer yaitu kas, rekening di Bank, membeli barang dagangan)
b)
Sumber Dana Pertimbangan dalam memilih sumber dana adalah biaya yang
paling
rendah
(efisien)
dengan
masa
tenggang
pengembalian yang lebih lama dibandingkan payback periode proyeknya. Beberapa sumber dana yang dapat digunakan yaitu :
Modal pemilik perusahaan (modal disetor)
Bank (Kreditor)
Investor, dari hasil penerbitan saham atau obligasi
Lembaga non-bank atau leasing (dana pensiun)
2. Penilaian Analisis Keuangan Dalam melakukan penilaian aspek keuangan terhadap kelayanan suatu proyek dapat dilakukan dengan beberapa metode analisis antara lain meliputi : a)
Metode Analisis Payback Periode (PP) Pengukuran periode yang diperlukan dalam menutup kembali biaya investasi (initial cash investment ) Indikatornya adalah :
Bila PP yang diperoleh waktunya < dari maksimum PP yang ditetapkan, maka proyek tersebut layak dilaksanakan
Bila PP yang diperoleh waktunya > lama dari maksimum PP yang
ditetapkan,
maka
proyek
tersebut
tidak
layak
dilaksanakan
Bila PP yang diperoleh waktunya = maksimum PP yang ditetapkan,
maka
proyek
tersebut
dikatakan
boleh
dilaksanakan dan juga boleh tidak Kelemahan dari analisis ini adalah bahwa nilai jumlah kasi yang akan diterima (masuk), nilainya tidak disekarangkan (NPV – Net Present Value) sehingga nilainya tidak sama dengan nilai uang investasi yang dikeluarkan pada saat ini b)
Metode Analisis Return On Investment (ROI) Analisis Return On Investment adalah pengukuran besaran tingkat return (%) yang akan diperoleh selama periode investasi dengan cara membandingkan jumlah nilai laba bersih per tahun dengan nilai investasi Indikatornya adalah :
Bila ROI yang diperoleh > dari bunga pinjaman, maka proyek dikatakan layak dilaksanakan
Bila ROI yang diperoleh < dari bunga pinjaman, maka proyek dikatakan tidak layak dilaksanakan
Bila ROI yang diperoleh = bunga pinjaman, maka proyek boleh dilaksnakan dan juga boleh tidak
Kelemahan dari analisis ini adalah bahwa jumlah laba yang akan diterima, nilainya tidak disekarangkan (di NPV kan) sehingga nilai tidak sama dengan nilai uang investasi yang dikeluarkan pada saat sekarang. c)
Metode Analisis NPV (arus kas yang akan diterima) Analisis untuk mengetahui nilai arus kas yang akan diterima selama periode investasi (NPV2) apakah lebih besar atau lebih kecil dibandingkan dengan nilai investasi yang akan dikeluarkan pada saat sekarang (NPV1) Indikatornya adalah :
Bila menggunakan diskon faktor yang sama dengan bunga pinjaman hasil selisihnya positif, maka proyek tersebut layak dilaksanakan
Bila menggunakan diskon faktor yang sama dengan bunga pinjaman dan hasil selisihnya negative, maka proyek tersebut tidak layak dilaksanakan
Bila menggunakan diskon faktor yang sama dengan bunga pinjaman dan hasil selisihnya = 0, maka proyek tersebut boleh dilaksanakan dan boleh juga tidak
d)
Metode Analisis Internal Rate of Return (IRR) Pengukuran besaran diskon faktor (tingkat suku bunga), yang diperoleh dengan cara disekarangkan (presentate) aliran kas yang akan diterima selama periode investasi.
Nilai IRR harus lebih besar dari tingkat suku bunga pasar (market rate), karena investasi mempunyai banyak resiko antara lain :
Resiko investasi gedung
Resiko investasi mesin
Resiko investasi kendaraan, dll
Metode untuk mencari IRR dari arus kas yang akan diterima selama periode investasi yaitu : dengan metode Trial & Error Langkah-langkahnya sebagai berikut :
Menghitung nilai sekarang (NPV2) arus kas yang akan diterima selama periode investasi dengan diskon faktor (df1) yang sama dengan suku bunga pinjaman, lalu NPV2 dikurangi dengan NPV1 (nilai investasi yang akan dikeluarkan sekarang)
Bila dengan diskon faktor (df1) yang = suku bunga pinjaman hasil selisihnya (NPV2-NPV1) nya negative, maka trial yang kedua dihentikan dan proyek dinyatakan tidak layak. Karena dengan (df1) yang = suku bunga pinjaman saja selisih pertamanya sudah negative
Bila dengan diskon faktor (df1) yang = suku bunga pinjaman hasilnya selisih1 nya positif, maka NPV2 dihitung kembali dengan diskon faktor yang lebih besar (df2) sampai
memperoleh nilai selisih 2 (NPV2-NPV1) yang paling mendekati 0 (+) atau (-)
Bila dengan menggunakan diskon faktor yang > dari suku bunga yang ke n kali telah memperoleh hasi selisih 2nya yang paling mendekati o, maka itulah diskon faktor (df2) yang paling maksimal. Karena bila angka diskon faktor diperbesar lagi maka selisih 2 nya akan negative
Lampiran 1 : Proposal
STUDI KELAYAKAN (FEASIBILITY STUDY) PEMBUATAN APOTEK
OLEH:
KELOMPOK II (APOTEKER B) Akbar Awaluddin Assaf Agustina Rusnah Evi Yanti Sri Pakabu Rian Marcello L Karannu Arruan Bonga Pulio Rahesty Windasari Arisah Prihartini Amalia Anwar Dita Sri Wahyuni
(N211110 (N211110 (N211110 (N211110 (N211110 (N211110 (N211110 (N21111 (N21111692) (N21111712)
PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR 2012
PROPOSAL STUDI KELAYAKAN
APOTEK “SEHATI FARMA” BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam era globalisasi saat ini, perkembangan dalam bidang teknologi semakin pesat, semakin banyak pengetahuan yang dapat diraih dengan
mudahnya
melalui
bantuan
teknologi.
Seiring
dengan
perkembangan teknologi, bidang kesehatan juga mengalami kemajuan, banyak dijumpai obat-obatan baru hasil sintesis para ahli yang memberikan kontribusi yang tidak sedikit bagi kemajuan di bidang kesehatan. Salah satu pemegang peranan penting dalam pendistribusian obatobat tersebut ke dalam lingkungan masyarakat adalah dengan penulisan resep oleh tenaga medis yang kemudian akan diberikan pada bidang farmasi untuk masalah penanganan pendistribusiannya (baik dalam pengelolaan, analisis terhadap resep dan obat yang diresepkan sampai pada penyampaian informasi kepada pasien yang membutuhkan obat tersebut. Apotek merupakan tempat pendistribusian obat dan alat-alat kesehatan yang umum atau dapat pula dikatakan sebagai suatu jenis bisnis eceran (retail) yang komoditasnya (barang yang diperdagangkan)
terdiri dari perbekalan farmasi (obat dan bahan obat) dan perbekalan kesehatan (alat kesehatan). Apotek merupakan perantara pendistribusian obat dari supplier ke konsumen, dalam hal ini masyarakat luas. Kemajuan di bidang kesehatan yang semakin pesat inilah yang mendorong kita untuk menciptakan hal-hal baru dalam bidang pendistribusian obat di apotek. Mulai dari dekorasi apotek yang memenuhi standar yang telah ditetapkan sampai pada pemenuhan keinginan masyarakat terhadap pelayanan di apotek (need and want ) yang mana masing-masing individu memliki perbedaan. Apotek merupakan suatu institusi yang di dalam pelaksanaanya mempunyai dua fungsi yaitu sebagai unit pelayanan kesehatan ( patient oriented ) dan unit bisnis ( profit oriented ). Dalam fungsinya sebagai unit
pelayanan kesehatan, fungsi apotik adalah menyediakan obat‐obatan yang dibutuhkan masyarakat untuk mencapai derajat kesehatan yang optimal.Sedangkan fungsi apotek sebagai institusi bisnis, apotek bertujuan untuk memperoleh keuntungan, dan hal ini dapat dimaklumi mengingat investasi yang ditanam pada apotek dan operasionalnya juga tidak sedikit. Pada saat ini kegiatan pelayanan kefarmasian yang semula hanya berfokus pada pengelolaan obat sebagai komoditi menjadi pelayanan yang berfokus pada pasien yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup pasien.Peran apoteker diharapkan dapat menyeimbangkan antara aspek klinis dan aspek ekonomi demi kepentingan pasien.
Dengan latar belakang tersebut, maka perlu dilakukan studi kelayakan (feasibility study) untuk menilai kelayakan dari bangunan apotek tersebut dibangun dengan mempertimbangkan keseluruhan aspek, yaitu analisis lingkungan eksternal dan analisis lingkungan internal (analisis SWOT) yang akan lebih memudahkan kita untuk mengetahui bagaimana kelangsungan hidup apotek yang akan kita bangun di masa yang akan datang. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Adapun maksud dari didirikannya apotek ini secara umum adalah sebagai pemenuhan atas kebutuhan obat untuk masyarakat di
sekitar Apotek “Sehati Farma”. Di samping itu, keberadaan apotek “Sehati Farma” ini juga diharapkan mampu menjadi sumber informasi yang diinginkan dari penggunaan obat bagi masyarakat sekitar. Baik itu dari segi keaslian obat, penggunaan obat serta informasi lain yang dibutuhkan oleh masyarakat sehingga mencegah timbulnya kesalahan penggunaan obat (drug misuse) dan penyalahgunaan obat (drug abuse). Yang nantinya diinginkan akan lebih meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya peranan apotek dalam pemberian informasi mengenai obat-obatan. 2. Tujuan Tujuan Umum :
Tujuan umum didirikannya apotek “Sehati Farma” ini adalah memberikan pelayanan yang prima, optimal dan bermutu terhadap masyarakat dalam hal pemberian informasi mengenai obat dan informasi lain mengenai kesehatan yang dibutuhkan oleh masyarakat di sekitar. Tujuan Khusus : 1. Menjadi
tempat
pengabdian
profesi
apoteker
yang
telah
mengucapkan sumpah jabatan dan profesi lain yang menunjang bagi pelayanan apotek yang prima, optimal dan bermutu. 2. Menjadi sarana farmasi yang menjadi tempat pelayanan obat bermutu untuk masyarakat. 3. Meningkatkan kesehatan masyarakat di sekitar apotek “Sehati
Farma” khususnya dan masyarakat pada umumnya. 4. Meningkatkan pemahaman masyarakat tentang penggunaan obat secara rasional dalam praktek pengobatan sendiri (swamedikasi). 5. Memberikan pelayanan yang cepat, aman, dan mudah bagi pelanggan yang membutuhkan obat dengan segera (layanan drive thru), serta jasa pelayanan pengantaran obat ke tempat, bagi pasien yang tidak ingin menunggu. C. Visi, Misi, dan Motto Visi :
“Menjadi Apotek Terbaik dan Terkemuka di Indonesia” Misi :
1. Memberikan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat dan bermutu 2. Menjadi solusi jasa pelayanan kefarmasian bagi masyarakat dan jasa layanan tenaga farmasi yang prima 3. Menjadi sarana pengembangan kompetensi, kualifikasi dan komitmen SDM terhadap pelayanan apotek “Sehati Farma” guna peningkatan tingkat kesehatan masyarakat, nilai perusahan dan sumber daya karyawan Motto :
“Melayani dengan Hati”
yang artinya apotek kami memberikan
pelayanan informasi terbaik yang dibutuhkan oleh masyarakat dan ikut merasakan apa yang dirasakan pelanggan (empathy).
Nilai Dasar : “Kebersamaan, Kepercayaan dan Pengabdian” Kebersamaan : kebersamaan di sini berarti, apotek ini dijalankan dengan penuh rasa kebersamaan (antar pegawai apotek dan pegawai dengan masyarakat) untuk mencapai tujuan bersama yaitu pemberian layanan kefarmasian yang prima Kepercayaan : kepercayaan di sini berarti, apotek ini dibangun atas dasar kepercayaan antar anggota apotek dan kepercayaan masyarakat terhadap apotek dalam memberikan pelayanan kefarmasian yang prima dan bermutu Pengabdian : pengabdian di sini berarti, pelayanan kefarmasian yang diberikan oleh apotek ini merupakan bentuk pengabdian kepada masyarakat dalam hal pelayanan kefarmasian yang prima dan bermutu
BAB II ANALISIS INVESTASI
Langkah awal yang akan dilakukan dari pendirian apotek “Sehati Farma” ini adalah analisis terhadap lingkungan eksternal dan lingkunga internal dari pembangunan apotek ini sehingga dapat diketahui apa yang akan dilakukan, apa yang menjadi tantangan, hambatan, keuntungan dan kerugian yang akan terjadi pada apotek ini serta solusi dan langkah apa yang seharusnya diambil untuk mengatasi masalah tersebut. Analisis lingkungan eksternal dan lingkungan internal dilakukan dengan
mengadakan
analisis
SWOT
(Strength/Kekuatan,
Weakness/Kelemahan, Oppurtunity/Peluang, dan Threat/Ancaman) langkah apa yang harus dilakukan. Analisis Lingkungan Internal Kekuatan : Yang menjadi kekuatan dalam pembangunan apotek ini adalah sebagai berikut : 1.
SDM (Sumber Daya Manusia) dimana sumber daya manusia yang ada di dalam apotek ini merupakan tenaga muda namun telah memiliki pengalaman kerja di bidangnya, kreatif dan berinovasi tinggi, loyal dan handal serta memiliki kompetensi dan kualifikasi di bidangnya masingmasing.
2.
Letak apotek di Jalan Perintis Kemerdekaan km 13, merupakan letak yang ramai dilalui oleh kendaraan. Di samping itu, dekat dengan banyak
kompleks perumahan, Rumah Sakit (RS Wahidin Sudirohusodo, RS Pendidikan, RS Daya, dan RS Tajuddin Khalid) sehingga memberikan keuntungan dalam hal pelayanan obat yang mungkin tidak tersedia di rumah sakit tersebut. Berada dekat dengan beberapa sekolah kesehatan dan universitas yang memberikan keuntungan dalam hal praktikum atau laboratorium yang membutuhkan sediaan obat. 3.
Apotek yang selalu siap 24 jam melayani pelayanan kefarmasian, sehingga pasien/pelanggan dapat kapan saja mendapatkan obat yang diperlukannya
4.
Apotek yang juga memberikan pelayanan terbaru (drive thru) dan pengantaran di tempat, memberikan nilai lebih terhadap pelayanan kefarmasian bagi pelanggan yang menginginkan kecepatan dan kemudahan dalam mendapatkan obat
Kelemahan : Di samping kekuatan-kekuatan yang telah disebutkan di atas, terdapat beberapa kelemahan dari pendirian apotek ini yaitu : 1.
Merupakan apotek yang baru di buka, sehingga belum dikenal oleh masyarakat luas
2.
Memiliki pelayanan kefarmasian dengan sistem yang baru sehingga masyarakat masih belum memahami keuntungan dan kemudahan yang ditawarkan dari pelayanan di apotek ini
Solusi yang ditawarkan :
1.
Memberikan tanda pengenal (billboard) yang mudah dilihat dengan
warna yang mencolok dan menarik perhatian (eye’s cat) pelanggan 2.
Memberikan pemahaman dan pengertian tentang pelayanan baru tersebut kepada pelanggan yang datang serta memasang iklan tentang pelayanan baru tersebut di media periklanan
Analisis Lingkungan Eksternal Peluang 1.
Dari segi ekonomi, karena apotek ini merupakan apotek swasta sehingga akan lebih memudahkan dalam hal pengaturan kelengkapan dan perlengkapan
yang
diperlukan
oleh
apotek
tanpa
memerlukan
persuratan yang memerlukan jalur birokrasi yang lebih rumit 2.
Dari segi kebijakan, saat ini telah diberlakukan pelayanan kefarmasin yang tidak hanya berorientasi pada ketersediaan obat tetapi juga berorientasi pada pelanggan sehingga akan lebih mudah diterima di masayarakat dengan pendekatan yang dapat diterima oleh berbagai kalangan
3.
Dari segi ketersediaan SDM, apotek ini berawal dari kerja sama profesi yang menginginkan pelayanan prima untuk pasien sehingga akan lebih mudah untuk mendapatkan rekan sesama profesi yang dikenal dan berkompeten
4.
Dari segi networking atau hubungan kerja sama, dengan adanya kerja sama profesi maka akan lebih mudah untuk mengkonsultasikan hal-hal
lain yang diperlukan serta memudahkan untuk menjalin kerja sama dengan sesama tenaga kesehatan lainnya 5.
Dari segi lingkungan masyarakat, masyarakat di sekitar apotek ada beberapa type, untuk type masyarakat yang hanya ingin mendapatkan obat saja kami menawarkan pelayanan dengan keramahan, untuk type masayarakat yang berpendidikan tinggi kami menawarkan konseling dalam apotek dan via telepon, untuk type masayarakat yang cenderung sibuk, kami menawarkan pelayanan yang cepat tanpa keluar dari kendaraan atau pengantaran obat ke tempat.
Ancaman 1.
Dari segi kondisi pesaing, yaitu dimana kita lihat telah banyak apotekapotek lain yang lebih dahulu mendirikan apotek di sekitar daerah tersebut serta adanya apotek di rumah sakit-rumah sakit sekitar apotek ini
Solusi yang ditawarkan : 1.
Memberikan pelayanan yang memuaskan dan mendatangkan kesan tersendiri kepada pelanggan sehingga ada minat balik dari konsumen
A. Analisis Tekhnik 1. Peta lokasi yang menjadi target pendirian Lokasi yang dipilih adalah lokasi di jalan Perintis Kemerdekaan km 13 dengan alasan seperti pada analisis lingkungan internal di atas mengenai lokasi pendirian apotek ini 2. Desain interior dan eksterior
Desain interior (dapat dilihat pada lampiran desain apotek) -
Ruangan berlantai keramik putih dengan kaca etalase berbentuk huruf U ditambah dengan ornamen penyimpanan permen dan obat-obat kecil OTC berputar kiri dan kanan
-
Dinding berwarna putih bersih
-
Warna kisi-kisi rak obat berwarna hijau yang diharapkan memberikan efek psikis yang menenangkan
-
Atap yang tinggi dan jendela di tempat penerimaan yang memudahkan sirkulasi udara dan memberikan udara bersih di ruang tunggu
-
Adanya lorong yang menghubungkan tempat peracikan obat langsung ke pinggir jalan untuk memudahkan pelayanan drive thru
-
Meja konseling yang diperuntukkan bagi pasien yang ingin mengadakan konseling
-
Kasir ada dua yang memudahkan pelanggan menerima obat dengan cepat
-
Adanya hiburan seperti televisi, surat kabar atau majalah pada ruang tunggu apotek
Desain eksterior -
Bangunan dengan cat luar putih ditambah ornament hijau diharapkan mampu menarik perhatian pelanggan
-
Bangunan berbentuk U sehingga memudahkan dalam pelayanan drive thru
-
Memiliki tempat parkir, dan bangunan ATM
-
Billboard yang terpasang besar dan dengan warna yang menarik perhatian
3. Produk Jasa produk farmasi : Obat bebas, Obat wajib Apotek, kosmetik, alat kesehatan (seperti masker, surgical gloves, spoit), kondom, test pack, susu bayi dan ibu, OTC, serta menyediakan minuman dingin di ruangan tunggu Pelayanan Kefarmasian: Konsultasi, Informasi, dan Edukasi (KIE) B. Analisis Pasar/ Pemasaran Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan di atas, konsumen yang berada di sekitar apotek terdiri dari beberapa type yang akan menguntungkan apotek. Sedangkan untuk laba/keuntungan yang didapatkan akan menjadi berlipat apabila telah dikenal luas di masyarakat. Segmentation Segmentasi dari pemasaran apotek ini adalah dari semua kalangan dengan type masyarakat yang beragam dengan harga tidak melebih standar penetapan penjualan harga di apotek. Apotek ini berada pada daerah padat penduduk dan ramai lalu lintas. Targeting
Apotek ini melayani semua kalangan dengan berbagai type masyarakat dan membuka konseling yang diinginkan oleh pelanggan. Positioning Apotek ini menstandarkan diri dan memposisikan diri menjadi apotek yang memberikan pelayanan kefarmasian yang cepat, tepat dan bermutu. Memberikan pelayanan konseling yang diinginkan oleh pasien serta pengantaran ke tempat tujuan bagi pasien yang tidak ingin mneunggu. C. Analisis Manajemen (Struktur Organisasi Terlampir) Apotek “Sehati Farma” adalah suatu usaha yang dimiliki oleh 10 orang. Apotek ini menaruh perhatian besar terhadap pelayanan kefarmasian yang menyeluruh meliputi informasi, konsultasi, edukasi, dan monitoring terhadap pasien. Hal ini dilakukan dalam rangka menjamin penggunaan obat yang rasional dan aman sehingga diharapkan Apotek Satu Farma ini dapat menjadi apotek kepercayaan bagi semua kalangan masyarakat. Untuk memenuhi tujuan tersebut, maka dalam pelaksanaannya diperlukan:
• Keterlibatan langsung apoteker dalam pelayanan kefarmasian dari mulai pengadaan obat, pemberian informasi, konsultasi, edukasi maupun monitoring penggunaan obat
• Pemberian informasi obat yang tepat dan jelas kepada pasien • Penyediaan buku-buku kesehatan
• Monitoring penggunaan obat untuk kasus tertentu • Mengadakan fasilitas data base pasien dan data pengggunaan obat • Staf yang ramah dengan pelayanan berkualitas • Ruangan dan suasana apotek yang nyaman Apotek “Sehati Farma” ini dibuka setiap hari selama 24 jam, kecuali hari libur. Dalam menjalankan usaha ini, diperlukan sejumlah karyawan dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Apoteker penanggung jawab apotek (APA) : 1 orang Memiliki kemampuan dalam hal manajemen perapotekan yang mencakup manajemen personel, administrasi, keuangan, produk dan penguasaan informasi obat 2. Apoteker pendamping : 3 orang Pembagian tugas berdasarkan shift yang ditentukan shift 1 (06.00 – 14.00), shift 2 (14.00 – 22.00), shift 3 (22.00 – 06.00). tugas apoteker pendamping di sini memastikan kerasionalan dalam pemberian obat terhadap konsumen oleh asisten apoteker dan memutuskan persoalan ketika APA sedang berhalangan sehingga apoteker pendamping juga memiliki kualifikasi yang hamper sama dengan APA 3. Asisten apoteker : 6 orang yang merupakan lulusan SMF dan D3 dengan pengalaman minimal satu tahun dan memiliki kemampuan teknis dalam penyiapan dan peracikan obat dengan shift sesuai dengan yang telah dibagi di atas, masing-masing shift 2 orang
4. Tenaga administrasi : 3 orang yang merupakan lulusan minimal Sekolah Menengah Atas (SMA)/sederajat dan memiliki kemampuan dalam bidang administrasi dan keuangan seperti menjadi kasir dan shiftnya sesuai dengan pengaturan di atas, masing-masing shift 1 orang 5. Tenaga Cleaning Service : 2 orang yang merupakan lulusan SLTP ataupun SMA yang bertugas menjaga kebesihan apotek selama 24 jam dengan terbagi 2 shift Adapun job description dari masing-masing petugas adalah sebagai berikut : A. Apoteker Pengelola Apotek Tugas dan kewajiban pengelola apotek antara lain : 1. Memimpin seluruh kegiatan apotek 2. Berkewajiban
serta
bertanggungjawab
penuh
untuk
mengelolaapotek yang meliputi beberapa bidang antara lain : a) Pelayanan Kefarmasian b) Adsministrasi dan Keuangan c) Ketenagaan atau Personalia d) Bidang lainnya yang berkaitan dengan tugas dan fungsi apotek 3. Melakukan langkah‐langkah untuk mengembangkan hasil da n kualitas apotek Tanggung jawab pengelola apotek yaitu :
APA bertanggungjawab atas kelancaran segala bidang dalam apotekserta bertanggungjawab terhadap kelancaran hidup apotek yangdipimpinnya. B. Apoteker Pendamping Tugas dan kewajiban :
Melaksanakan seluruh tugas dan kewajiban APA, bilamana APA berhalangan selam jam kerja apotek.
Dlam melaksanakan segala tindakan, terutama dalam hal‐hal penting
yang
mendasar
dan
strategis,
harus
mendapat
persetujuan dari APA. Tanggung jawab dan wewenang : Apoteker Pendamping bertanggungjawab penuh kepada APA dna melaksanakan tugas dan fungsi sebagai apoteker pendamping sesuai dengan petunjuk dan atau instruksi dari APA. C. Asisten Apoteker Tugas dan kewajiban : 1) Melaksanakan pekerjaan yang seusai dengan profesinya sebagai asisten apoteker, yaitu meliputi : a. Pelayanan kefarmasian (pelayanan obat bebas san obat dengan resep) sesuai petunjuk pimpinan apotek. b. Mengerjakan pengubahan bentuk pembuatan sedían racikan dan meracik. c. Menyusun, membendel dan menyimpan resep dengan baik.
d. Mencatat laporan penggunaan obat dan perbekalan farmasi (narkotik, psikotropik, statistik resep dan OGB, OWA) dan waktu kadaluarsa. e. Mendata kebutuhan obat dalam defekta dan membantu kelancaran kegiatan pembelian. f.
Menerima barang pesanan, memeriksa dan menandatangani faktur, mencatat ke dalam buku pembelian (komputer) dan menjaga agar daftar harga tetap up to date.
g. Memelihara kebersihan, kerapihan serta keteraturan ruang pelayanan dan peracikan obat. h. Mengelompokkan dan menata obat sesuai abjadnya. 2) Dalam keadaan tertentu dapat menggantikan tugas kasir, reseptir dan lain sebagainya. Tanggung jawab dan wewenang : Bertanggung jawab kepada pimpinan apotek atas segala kebenaran tugas yang diselesaikannya. Berwenag melaksanakan pelayanan kefarmasian sesuai petunjuk dan atau instruksi pimpinan apotek. D. Pembantu Umum/ Cleaning service Tugas dan kewajiban : 1. Menjamin kebersihan di seluruh lingkungan kerja apotek 2. Mengelola sampah apotek dengan penuh tanggungjawab Tanggung jawab dan wewenang
Bertanggung jawab langsung kapada pimpinan apotek dan melaksanakan tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek. E. Tenaga Administrasi Tugas dan kewajiban : 1. Menerima dan menegmbalikan uang pelanggan dengan cepat dan tepat 2. Membuat laporan akumulasi pendapatan per hari yang diberikan kepada
apoteker
penanggung
jawab
(APA)
tau
apoteker
pendamping 3. Membantu AA dalam pengadaan dan penyediaan obat Tanggung jawab dan wewenang Bertanggung jawab langsung kapada pimpinan apotek dan melaksanakan tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek. Adapun
standar
operasional
prosedur
dari
masing-masing
pelayanan adalah sebagai berikut : (Alur flowchart terlampir) A. SOP Pelayanan OTC 1)
Pasien datang
2)
Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan
3)
Menanyakan lebih dahulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien, baru kemudian membantu pasien untuk mendapatkan obat yang tepat
4)
Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga
5)
Bila sudah terjadi persetujuan, mengambilkan obat yang diminta pasien sesuai dengan permintaan meliputi : nama obat dan jumlah obat
6)
Menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat, dan jika diperlukan pertolongan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan
B. SOP Pelayanan OWA 1)
Pasien datang
2)
Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan
3)
Menanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya
4)
Menanyakan
pada
pasien
apakah
sebelumnya
pernah
menggunakan obat tertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah) 5)
Bila pasien telah menggunakan obat sebelumnya dan hasilnya tidak memuaskan maka pilihkan obat lain yang sesuai dengan kondisi pasien, begitu juga untuk pasien yang sama sekali belum pernah minum obat
6)
Menghitung harga dan minta persetujuan terhada nominal harga
7)
Setelah pasien setuju dengan harga obat, ambilkan obat yang diminta oleh pasien
8)
Menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi : dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan dan jika diperlukan pertolongan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan
9)
Mencatat nama pasien, alamat, dan no telp pasien.
10) Membuat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien data record untuk monitoring resep (medical record) C. Sop Pelayanan Resep 1)
Menerima resep pasien
2)
Melakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmaceutical dan klinik
3)
Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga
4)
Memberikan pasien diberi no antrian
5)
Menulis no struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan print out
6)
Mencocokkan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out,
7)
Menyiapkan obat sesuai dengan resep,
8)
Jika obat racikan maka patuhi SOP meracik
9)
Membuat etiket dan cocokkan dengan resep,
10) Meneliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinan resep dan kwitansi (jika diminta oleh pasien) 11) Menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pertolongan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan 12) Mencatat nama pasien, alamat dan no telp pasien 13) Membuat catatan khusus tentang pasien (medical record) D. SOP Pelayanan Drive Thru 1)
Pasien datang, parkir didepan tempat layanan drive thru
2)
Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan
3)
Menanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya dengan cepat dan cermat
4)
Menanyakan
pada
pasien
apakah
sebelumnya
pernah
menggunakan obat tertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah) 5)
Menghitung harga dan minta persetujuan terhada nominal harga
6)
Setelah pasien setuju dengan harga obat, mengambilkan obat yang diminta tersebut
7)
Menyerahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat meliputi : dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah penggunaan obat dan dan jika diperlukan pertolongan pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan
8)
Menatat nama pasien, alamat, dan no telp pasien
9)
Membuat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien data record (medical record)
G. SOP Konseling (Mengadakan
konseling
apabila
pasien
yang
meminta
atau
menginginkan konseling atau ketika pemeriksaan klinik resep obat ada yang perlu di konselingkan dengan APA atau apoteker pendamping) Jika melalui resep atau datang sendiri (membeli obat OTC dan OWA) 1)
Pasien datang
2)
Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa yang dibutuhkan (untuk pasien dengan resep ambil resepnya)
3)
Menanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya
4)
Menanyakan
pada
pasien
apakah
sebelumnya
pernah
menggunakan obat tertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah) 5)
Jika ternyata apoteker pendamping merasa perlu untuk di konselingkan,
maka
menawarkan
kepada
pasien
untuk
dikonselingkan dan berikan penjelasan yang jelas namun dapat dimengerti bahwa penggunaan obat yang digunakan pasien memerlukan pengetahuan tambahan 6)
Setelah konseling selesai, memberikan obat sesuai dengan keputusan akhir hasil konseling (sudah menyangkut harga dan pemeriksaan obat)
Jika pasien meminta konseling 1)
Pasien datang
2)
Menyapa pasien dengan ramah
3)
Mengantarkan pasien menuju APA dan meja konseling
4)
Jika telah selesai konseling, lakukan prosedur sesuai dengan standar dan hasil dari konseling
Jika konseling via telepon 1)
Mengangkat dan menerima telepon dengan sopan, jelas dan tepat (menanyakan nama pasien, alamat pasien dan no telepon pasien)
2)
Menanyakan keluhan dan hal-hal yang ditanyakan
3)
Memastikan ulang bahwa keluhan dan pertanyaan pasien sama dengan pemahaman apoteker
4)
Jika sama, berikan penjelasan dan informasi yang dibutuhkan oleh pasien dengan jelas, cepat, tepat dan mudah dimengerti
5)
Menanyakan ulang hasil konseling tersebut, jika sudah jelas ucapkan terima kasih, jika belum jelas ulangi lagi penjelasan dan informasi tersebut
H. SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang 1)
Barang datang
2)
Mengecek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya (kecocokan tentang nama barang, bentuk, jumlah sediaan, no batch dan tanggal expire
3)
Mengecek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak)
4)
Faktur ditanda tangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapi dengan no SIK/SIA/NIP seta dibubuhi stempel apotek
5)
Mengambil 1 lembar faktur untuk arsip apotek
6)
Menyerahkan faktur kapada bagian administrasi untuk diinput di komputer
7)
Mencocokkan harga yang sudah ada di computer dengan harga yang tertera pada faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak
8)
Menandatangani faktur yang telah diedit di komputer
9)
Memberi barang‐barang/obat bebas dan letakkan sesuai dengan spesifikasinya. Untuk obat keras langsung disimpan dalam
lemari tersendiri dan obat lain dalam almari atau sesuai dengan tempat penyimpanan yang telah ditetapkan, menurut abjad atau farmakologinya 10) Mengarsipkan faktur sesuai dengan nama PBF masing‐masing Catatan : untuk SOP meracik dan menimbang obat dilakukan sesuai dengan prosedur standar yang telah diketahui oleh apoteker dan asisten apoteker (AA) D. Analisis Keuangan Modal diperoleh dari kerjasama : a. Tn. Akbar Awalluddin, S.Farm, Apt b. Tn. Rian Marcello, S.Farm, Apt
Rp. Rp.
150.000.000,150.000.000,-
1. Modal − Modal tetap - Perlengkapan penunjang (Mebel, kulkas) - Perlengkapan apotek - Biaya perizinan - Kendaraan − Modal Operasional Cadangan modal Total Modal
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
90.000.000,60.000.000,10.000.000,50.000.000,250.000.000,50.000.000,810.000.000,-
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
8.000.000,7.500.000,2.550.000,1.400.000,19.450.000,-
Rp. Rp. Rp. Rp.
2.000.000,2.000.000,1.000.000,5.000.000,-
2. Rencana anggaran dan pendapatan tahun ke-1 − Biaya rutin bulanan - Tenaga kerja Apoteker (4 orang) Asisten Apoteker (6 orang) Tenaga Administrasi (3 orang) Cleaning Service (2 Orang)
-
Biaya lain-lain Administrasi Listrik, telepon Lain-lain
− Biaya rutin tahun ke-1 - Biaya bulanan 12 x Rp.24.450.000 - Tunjangan hari raya (1 bulan gaji)
Rp. Rp. Rp.
293.400.000,19.450.000,312.850.000,-
3. Proyeksi Pendapatan − Pendapatan tahun ke-1 Pada tahun pertama dipromosikan resep masuk 20 lembar / hari dengan harga rata-rata perlembar diperkirakan Rp. 200.000,dengan demikian akan diperoleh pendapatan pada tahun pertama sebagai berikut: - Penjualanresep tahun I 12x26x20xRp.200.000 Rp. 1.248.000.000,- Penjualan bebas 26x12xRp.1.000.000 Rp. 312.000.000,- Penjualan lain (OWA) 26x12xRp.750.000 Rp. 234.000.000,Total Rp. 1.794.000.000,-
− Pengeluaran tahun ke-1 - Pembelian obat resep - Pembelian obat bebas - Pembelian OWA - Pengeluaran rutin tahun I Total
− Perkiraan laba-rugi tahun ke I - Pendapatan tahun I - Pengeluaran tahun I - Laba sebelum pajak - Pajak pendapatan (10%) - Laba netto 4. Perhitungan batas laba/rugi (BEP) Tahun I
( )
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
250.000.000,200.000.000,75.000.000,312.850.000,837.850.000,-
Rp. 1.794.000.000,Rp. 837.850.000,Rp. 956.150.000,Rp. 95.615.000,Rp. 860.535.000,-
( ) ( )
BAB III KESIMPULAN
A.
Pembahasan Apotek “Sehati Farma” berada di daerah yang strategis, yaitu berada di tengah-tengah pemukiman masyarakat yang cukup ramai, di pinggir jalan besar, dekat dengan sarana kesehatan yang lainnya, seperti klinik dan rumah sakit. Ini merupakan suatu potensi yang besar untuk kelangsungan kegiatan apotek Citius Farma. Ruangan gedung tertata dengan baik sehingga pelaksanaan fungsi dan tugas apotek berjalan dengan baik. Konsep baru apotek yang dihadirkan berupa drive thru dan pengantaran ke tempat membuat apotek mampu menawarkan konsep yang cepat dalam proses pembelian obat-obat bebas pada masyarakat. Apoteker Pengelola Apotek (APA) dibantu oleh Asisten apoteker mengatur dan melaksanakan semua kegiatan pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalankesehatan lainnya di apotek “Sehati Farma”. Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya ini dilakukan menurut prosedur yang telah ditetapkan,yang terdiri dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan penjualan. Pelaksanaan pengadaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan
dengan memperhatikan sifat pergerakan dari sediaan farmasi tersebut, yaitu slow moving atau fast moving. Pelaksanaan penyimpanan dan penyaluran sediaan farmasi dilakukan dengan menggunakan sistem FIFO (First In First Out ) dan sistem FEFO (First Expired First Out ). Apotek “Sehati Farma” telah melakukan pembelian berencana yaitu berdasarkan kebutuhan pada ruang racikan dan penjualan bebas sehingga dapat mengurangi terjadinya obat-obat kadaluarsa dan stagnant, yaitu berdasarkan forecasting pembelian sehari-hari. Hal ini mampu mempermudah apoteker merancang penyediaan sediaan farmasi beberapa minggu dan bulan ke depan, bahkan dapat pula menggambarkan kebutuhan untuk satu tahun ke depan. Administrasi pembeliaan,
yang
administrasi
ada
di
apotek
penjualan,
meliputi
administrasi
administrasi
pencatatan
psikotropika dan administrasi pencatatan narkotika. Pelayanan yang diberikan di apotek “Sehati Farma” berupa pelayanan resep, pelayanan obat bebas, pelayanan sediaan farmasi lainnya, dan pelayanan perbekalan kesehatan. Apoteker Pengelola Apotek berperanan penting dalam setiap pelayananini, terutama dalam pemberian informasi mengenai obat yang diperlukan oleh pasienyang bertujuan untuk mewujudkan penggunaan obat yang tepat, aman, dan rasional, sehingga dapat meningkatkan derajat kesehatan dan kesehatan dari pasien tersebut.
