Stageverslag KPMG Enschede
Begeleider: J.E. Heerdink 13-2-2014 Bart Haafkes, 304480 KPMG Enschede Audit afdeling
Voorwoord Voor u ligt het eindverslag van Bart Haafkes over de meewerkstage periode bij KPMG Enschede. De stage vond plaats op de Audit afdeling. Verder is de stage een week voortgezet in de KPMG MKB afdeling. De stage is uitgevoerd binnen het kader van de bachelor opleiding Accountancy die wordt gevolgd aan het Saxion te Enschede. De stage is een vereiste in het curriculum van de opleiding en dient uitgevoerd te worden in het derde leerjaar. De stage is gestart op 10 februari 2014 en zal duren tot 14 juli 2014. Het verslag is thematisch opgebouwd waar ik per activiteit mijn ervaringen beschrijf. Na afloop van de stage kan ik concluderen dat ik mijn stageperiode succesvol heb afgerond. Dit zal verder in dit rapport verder worden toegelicht. Graag wil ik mijn stagebegeleider, Fleur Sommer, bedanken voor haar feedback en begeleiding. Tevens wil ik de andere collega’s waar mee ik heb gewerkt tijdens mijn stage bedanken voor de vele leermomenten. Deze personen hebben mij veel geleerd en na laten denken over mijn handelen. Tot slot wil ik KPMG bedanken dat zij studenten de gelegenheid geven om bij hun te leren en te ontwikkelen wat bijdraagt aan de leerweg naar een professioneel accountant. Gedurende mijn periode bij KPMG heb ik veel geleerd en heb ik een leuke tijd beleefd.
Inhoudsopgave
Voorwoord ...............................................................................................................................................
2
Inleiding ....................................................................................................................................................
4
Beschrijving van de organisatie ....................................................................................................
5
Controleproces binnen KPMG ........................................................................................................
8
Werkzaamheden ..................................................................................................................................
10
Materiële vaste activa ..................................................................................................................
10
Vorderingen/Debiteuren ..............................................................................................................
12
Liquide middelen ............................................................................................................................
14
Crediteuren .......................................................................................................................................
16
Overige bedrijfskosten ................................................................................................................
18
Overige posten ................................................................................................................................
20
Collationeren van de jaarrekening .........................................................................................
22
Werkzaamheden ten behoeve van de consolidatie ........................................................
23
Subsidieverklaring.........................................................................................................................
24
Samenstelpraktijk..........................................................................................................................
26
Doelstellingen ......................................................................................................................................
28
Inleiding In het kader van mijn opleiding Accountancy kreeg ik de gelegenheid om per 10 februari 2014 stage te lopen. Tijdens het zoeken van een stage had ik de wens om stage te lopen in de controle praktijk bij een groot accounts-kantoor. Al snel viel mijn keuze op KPMG, omdat zij zich veel op school lieten zien en het contact met de medewerkers meteen goed was. Ik ben gaan solliciteren bij KPMG Enschede. Eerst legde ik e en capaciteiten test af waarna ik werd uitgenodigd voor een gesprek. Na een zeer leuk en enthousiast gesprek hoorde ik dat ik was aangenomen bij KPMG Enschede op de Audit afdeling. Het doel van dit verslag is het omschrijven van de werkzaamheden die ik gedurende mijn stage heb mogen uitvoeren. Het verslag is thematisch opgebouwd, dat wil zeggen dat per pe r activiteit de werkzaamheden zijn beschreven. Daarnaast heb ik mijn ontwikkelingen ten opzichte van de van te voren gestelde doelen beschreven. Het verslag is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk 2 geeft een beschrijving van de organisatie. Vervolgens gat hoofdstuk 3 in op het controleproces dat bij KPMG wordt gehanteerd ten aanzien van de jaarrekeningcontrole. Hoofdstuk 4 geeft een overzicht van mijn activiteiten die ik gedurende mijn stage heb uitgevoerd. De ontwikkelingen ten opzichte van de gestelde doelen zijn beschreven in hoofdstuk 5. Hoofdstuk 6 geeft aan in hoeverre mijn beeld over de accountancy en KPMG is veranderd ten opzichte van mijn verwachtingen.
Beschrijving van de organisatie De bedrijfsnaam KPMG is samengesteld uit de initialen van Klynveld, Peat, Marwick en Goerdeler. Zij worden beschouwd als de grondleggers van de huidige KPMG-organisatie. Zij stichtten tegen het einde van de 19e eeuw hun zelfstandige ondernemingen waaruit in 1987 het huidige KPMG ontstond. Tot die tijd hebben de afzonderlijke organisaties een aantal veranderingen en vernieuwingen doorgemaakt. In 1870 werd door Sir William Barclay Peat het accountantskantoor William Barclay Peat & Co. opgericht. Dit kantoor was g evestigd in Londen. In 1897 Richtte James Marwick samen met Roger Mitchell een accountantskantoor op dat met de naam Marwick Mitchel en Co. op in New York. Pieter Klynveld richtte in 1917 het Nederlandse accountantskantoor onder de naam Klynveld Kraayenhof & Co. op. Dr. Reinhardt Goerdeler is al lange tijd voorzitter van de Deutsche Truehandgesellschaft Trueh andgesellschaft als in 1979 Klynveld Kraayenhof & Co., het internationale kantoor Mclintock Main Lafrentz & Co. en het Deutsche Truehandgesellschaft samen gaan. Uit deze fusie ontstaat KMG. In 1911 fuseren Willam Barclay Peat & Co. en Marwick, Mitchel & Co. tot een nieuwe firma onder de naam Peat Marwick International. In 1987 vindt er een megafusie plaats. KMG en Peat Marwick International vormen vanaf dan samen KPMG. In 1939 werd het door Willem Meijborg, daarvoor inspecteur van ’s Rijksbelastingen, het Nederlandse belastingadviesbureau Meijburg & Co. opgericht. Als gevolg van de fusie tussen KMG en Peat Marwick International gingen de belastingadviseurs van Peat Marwick International samen met die van Meijburg & Co. Medio 1992 werd de naam van Meijburg & Co. gewijzigd in KPMG Meijburg & Co. De Nederlandse tak van KPMG kent sinds dien drie onderdelen: - KPMG Audit (accountants) - KPMG Advisory - KPMG Meijburg & Co. (belastingadviseurs) KPMG is zowel wereldwijd als in Nederland een grote organisatie. KPMG heeft wereldwijd 152.000 medewerkers verdeeld over 156 landen. Deze medewerkers realiseerden in 2012 een omzet van ruim 18,5 miljard euro. KPMG Nederland t elde in het boekjaar 2011/2012 een gemiddeld aantal fte’s van 3.277. De gezamenlijke omzet van KPMG Nederland en KPMG Meijburg & Co. bedroeg in dat zelfde boekjaar 635 miljoen euro. Zonder KPMG Meijburg & Co. bedraagt die omzet 440 miljoen euro. (KPMG Nederland, 2014) KPMG is juridisch gezien een onderdeel onde rdeel van KPMG Europa LLP (ELLP), zoals dat hieronder is afgebeeld. KPMG ELLP is geen onderdeel meer van KPMG internationaal. Sinds 2012 heeft KPMG ELLP zijn eigen aandelen overgenomen om kwaliteit te waarborgen. (KPMG ELLP, 2013)
Mission Statement KPMG International “Outstanding professionals, working together to deliver value. We offer Audit, Tax and Advisory services. Three complementary areas of knowledge and insight that enable us to meet the needs of our clients. We turn knowledge into value for the benefit of our clients, our people and the capital markets”
KPMG Enschede verricht diensten op het gebied van audit, samenstelpraktijk en loonadministratie. De afdeling Audit, waar ik stage loop, bedient klanten in een verscheiden aantal branches. Ze zijn vooral sterk vertegenwoordigd in de branches onderwijs, zorg, productie en bouw. KPMG bedient klanten van verschillende omvang, dit zijn beursgenoteerde klanten, DGA’s of klanten in het midden- en kleinbedrijf. De organisaties die KPMG controleert hebben verschillende ondernemingsvormen, zoals: Stichtingen, B.V.’s, N.V.’s en V.O.F.’s Wanneer je bij KPMG na het behalen van het HBO/WO diploma in dienst treed start je als Trainee. Tijdens mijn stage heb ik werkzaamheden uitgevoerd die een trainee tijdens zijn eerste functiejaren uit zou voeren, derhalve heb ik de overige functies niet omschreven. Als trainee werk je bijna altijd op locatie, bij je klanten. Je werkt voor meerdere organisaties organisaties tegelijk, zodat je met verschillende collega’s in meerdere teams te ams werkt. Het spreekt vanzelf dat je intensief wordt begeleid. Samen met je coach zorg je ervoor dat je klantenpakket en je werkzaamheden naadloos aansluiten bij je groeiende kennis en ervaring. Het eerste jaar ben je vooral bezig met uitvoerende controlewerkzaamheden, maar in de loop van de tijd ga je steeds meer de werkvloer op en ga je ook zelf interviewen. Je krijgt contact met meerdere afdelingen en krijgt zo inzicht in complete bedrijfsprocessen. Aan het eind van je traineeperiode krijg je de kans om trainees en stagiaires te begeleiden. Alle trainees volgen een opleiding tot registeraccountant. Naast je vierdaagse werkweek heb je een dag college op de universiteit naar keuze. Je volgt daarnaast een aantal trainingen aan de KPMG Audit Academy. Een combinatie van trainingen op het gebied van kennis (vaktechniek), praktische vaardigen (communicatie- en interviewtraining) en trainingen over de profe ssionele en persoonlijke waarden van KPMG. Deze trainingen bereiden je voor op een carrièrestap en/of nieuwe verantwoordelijkheden. Hiernaast beschik je ook nog over een persoonlijk budget om de algemene trainingen aan te vullen met trainingen op basis van je eigen interesses en behoeften. Er wordt een groot beroep gedaan op je flexibiliteit, doordat je steeds in wisselende teams werkt. Daarbij volg je naast je werk ook nog een pittige opleiding. Een van de belangrijkste vaardigheden die je in deze fase ontwikkelt is hoe je effectief e ffectief kunt omgaan met feedback. Iedere opdracht wordt afgesloten met een evaluatie en er zijn regelmatig beoordelingsgesprekken. Die feedback is belangrijke informatie bij h et opstellen van je persoonlijk jaarplan, waarin je je leerdoelen voor het komende jaar beschrijft. Na gemiddeld 4 tot 5 jaar groei je door naar supervisor. Een Supervisor groeit vervolgens na gemiddeld 4 tot 5 jaar door naar Manager. Vervolgens kan een Manager na een aantal jaren doorgroeien tot Senior Manager. Aan het hoofd van de organisatie staan de Directors/Partners.
Afdelingen binnen KPMG KPMG Enschede heeft de volgende afdelingen: - Afdeling Audit Afdeling Audit verzorgt alle aan controle gerelateerde opdrachten. - Loonadministratie
-
-
-
-
Deze afdeling verzorgt de loonadministratie voor een verscheidend aantal klanten. Samenstelpraktijk Deze afdeling houdt zich vooral bezig met het samenstellen van jaarrekeningen en fiscale aangiften. Afdeling Planning Afdeling planning is belast met de planning van het personeel op de verschillende klanten/opdrachten. De planning wordt door middel van het programma Novient uitgewerkt. Secretariaat De afdeling secretariaat plant afspraken bij manager en partners. Elke manager, director en partner heeft een secretaresse. Ook verzorgt het secretariaat afspraken met klanten en teamleden. Afdeling TYP Afdeling TYP is verantwoordelijk voor het opstellen van alle uitgaande correspondentie. CABS-Unit De CABS-Unit controleert ingediende uren en declaraties. Bij declaraties valt te denken aan reis- en verblijfkosten. Alle declaraties worden opgegeven in een speciaal hiervoor ontworpen programma CABS-WEB. Daarnaast zorgt deze afdeling voor klant- en opdrachtacceptatie.
Stafafdelingen hoofdkantoor - Afdeling Department of Professional Practice (DPP) DPP levert professionele ondersteuning gericht op de kwaliteit en effectiviteit van de audit dienstverlening van KPMG. DPP is de afdelin g die binnen KPMG Nederland vaktechnische opvattingen en standpunten inneemt op de gebieden Audit en accounting. Het aandachtsgebied van deze groep van ruim 30 professionals omvat het brede spectrum van audit, accounting en aanverwante regelgeving. - Afdeling Risk Management Afdeling Risk Management ondersteunt alle KPMG-professionals bij een veelheid aan risk managementvraagstukken en processen op het gebied van onder andere client- en opdrachtacceptatie, (persoonlijke) onafhankelijkheid, afwijking van de KPMG algemene voorwaarden, data privacy, enzovoort. Daarnaast ondersteunt ze bij het uitvoeren van bijvoorbeeld bijzondere onderzoeken, projecten en beveiligingsvraagstukken. In navolging van deze ondersteuning worden er door Risk Management in samenspraak met de praktijk medewerkers beleidsvoorstellen ontwikkeld. KPMG Meijbrug & Co KPMG Enschede heeft een samenwerkingsverband met KPMG Meijburg & Co, deze organisatie is gespecialiseerd op het gebied van fiscaliteit. KPMG Meijburg & Co. kan KPMG Enschede ondersteuning bieden bij bijvoorbeeld vpb- en btw- issues.
Controleproces binnen KPMG De controle van de jaarrekening is bij KPMG onderverdeeld in drie fases, deze zijn weer onderverdeeld naar 15 stappen. In dit hoofdstuk worden alleen de stappen behandeld waarmee ik in aanraking ben gekomen of die essentieel zijn voor de jaarrekeningcontrole. De volgende 15 stappen worden door KPMG gehanteerd: Planning 1 Opdrachtaanvaarding 2 Controlestrategie 3 Risicoanalyse 4 Bepalen controleaanpak 5 Evaluatie planning en rapportering Interim 6 Opzet en bestaan van de AO/IB 7 Test van de werking van de AO/IB 8 Bepaling controleprogramma 9 Uitvoering gegevensgericht werkzaamheden voor de interim 10 Evaluatie interim en rapportering Final(Eindejaarscontrole) 11 Uitvoering gegevensgerichte werkzaamheden voor de balanscontrole 12 Conclusie auditobjectives 13 Totstandkoming jaarrekening 14 Algehele evaluatie 15 Rapportering en afronding
Planning Binnen deze fase is het belangrijk om vast te stellen wat de materialiteit is en de controleaanpak te bepalen. Dit vindt plaats in de stappen “risicoanalyse en de controleaanpak”. Binnen KPMG wordt als volgt de materialiteit bepaald. 1 Materiality (M) Het uitgangspunt van de materialiteit kan het balanstotaal, de omzet of het resultaat zijn. Welke van de drie uitgangspunten wordt gehanteerd hangt af van het type onderneming dat het betreft. Bij het bepalen hiervan wordt rekening gehouden met punten als de omvang van de uitgangspunten en een stabiele basis. Wanneer bijvoorbeeld de omzet van een onderneming in de loop der jaren sterk verschilt vormt de omzet geen goed uitgangspunt. 2 Performance Materiality (PM) De PM wordt vastgesteld aan de hand van de M. De PM is tussen de 50 0f 75 procent van de M. KPMG hanteert deze materialiteitsgrens om te voorkomen dat het totaal van niet ontdekte en niet gecorrigeerde fouten materieel is. Welk percentage wordt gekozen is dus afhankelijk van het risico op niet ontdekte fouten bij die onderneming. 3 Audit Misstatement Posting Threshold (AMPT) Om de AMPT te bepalen wordt tussen de twee en vijf procent genomen van de M. De AMPT is de grens voor wanneer een controleverschil wel of niet gerapporteerd dient te worden. Naast het bepalen van de materialiteit dient er een risicoanalyse te worden gemaakt. KPMG gebruikt hiervoor alle interne en externe omgevingsfactoren van de klant. Op basis van de risicoanalyse en de materialiteit wordt er per jaarrekeningpost een controleaanpak geformuleerd.
Interim Tijdens de Interim wordt de opzet en het bestaan vastgesteld van de diverse controls (interne controlemaatregelen) in de verschillende bedrijfsprocessen door middel van systeemgerichte werkzaamheden. Dit gebeurt bijvoorbeeld door lijncontroles of interviews met sleutelfunctionarissen binnen de organisatie. Vervolgens worden deze controls getest op hun werking. Daarnaast wordt de werking van de IT-controls vastgesteld. Dit betrefen general controls en application contols. Als vastgesteld wordt dat deze controls bestaan en werken, dan kan er tijdens de eindejaarscontrole gesteund worden op de AO/IB van de organisatie. Hierdoor hoeven er minder gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd. Final De meeste werkzaamheden die gedurende de eindejaarscontrole worden uitgevoerd zijn gegevensgericht. Dit komt doordat de meeste systeemgerichte werkzaamheden al zijn uitgevoerd tijdens de interim-controle. Van de gegevensgerichte werkzaamheden worden de meesten beschreven in hoofdstuk 4. In de algehele evaluatie wordt het gehele dossier gereviewd en gecontroleerd op volledigheid zodat kan worden vastgesteld dat de nodige werkzaamheden zijn uitgevoerd om tot een deskundig oordeel over de jaarrekening te komen. Wanneer alle werkzaamheden zijn afgerond wordt het accountantsverslag en de accountants verklaring opgesteld en besproken met de klant.
Werkzaamheden Dit hoofdstuk geeft per balanspost de verrichte werkzaamheden weer. Na de te behandelen balansposten wordt er nog ingegaan op bijzondere opdrachten en de werkzaamheden op de samenstelpraktijk. Omdat de stage in de periode februari tot juli plaats vind, is er vooral gefocust op de eindejaarscontrole.
Materiële vaste activa Risico’s en controlerichting Bij de post materiële vaste activa (MVA) zijn de volgende risico’s te onderkennen: Kosten die onterecht worden geactiveerd (als activa op de balans verantwoord) als investering (juistheid) Onvolledige verantwoording van de desinvesteringen (juistheid MVA-post) Onderhoudskosten zijn ten onrechte geactiveerd (juistheid/presentatie) Investeringen zijn als kosten verantwoord. (volledigheid/presentatie) De afschrijvingen zijn onjuist berekend (op basis van een onjuist afschrijvingspercentage) (juistheid en volledigheid) De primaire controlerichting voor MVA is juistheid. Dat wil zeggen dat wordt gecontroleerd of alles wat als MVA staat verantwoord op de balans daar ook daadwerkelijk hoort te staan. Bijvoorbeeld: Zijn die investeringen wel gedaan? Hebben ze wel genoeg afgeschreven? Of mochten die investeringen wel geactiveerd worden? Deze controle richting is gekozen omdat het risico bestaat dat de MVA te hoog zijn verantwoord, zoals de risico’s hierboven ook aantonen. De MVA worden in de jaarrekening doormiddel van een verloopstaat als volgt weergegeven: + Investeringen Desinvesteringen Afschrijvingen + Afschrijvingen op desinvesteringen +/Herwaarderingen =
Boekwaarde per einde boekjaar
In principe ligt er aan de post MVA geen proces ten grondslag. Derhalve wordt hiervoor tijdens de eindejaarscontrole meestal de gegevensgerichte controleaanpak gekozen. Werkzaamheden om risico’s af te dekken Alle onderdelen van de post MVA, evenals de toelichting op de MVA, aansluiten met de saldibalans. De saldibalans moet vervolgens weer aangesloten worden met de subadministratie MVA. Deze werkzaamheden worden verricht om vast te stellen de dat de jaarrekening overeenkomst met de financiële administratie van de organisatie. Je controleert immers de administratie, maar geeft een verklaring over de jaarrekening.
-
-
-
Uitvoeren van een cijferbeoordeling (CBO) op de MVA ten opzichte van vorig boekjaar. In een CBO kijk je naar de opvallen de mutaties (of juist het ontbreken daarvan) en probeer je die te verklaren. Deze CBO geeft richting aan het vervolg van de controle. Het doorlopen van de grootboekrekeningen die gerelateerd zijn aan MVA om te controleren of er bedragen zijn geactiveerd die eigenlijk als kosten ten laste van het resultaat genomen hadden moeten worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onderhoudskosten. Het controleren van alle investeringen boven de controletolerantie (vaak 1/3 PM) en sluit deze aan met een notariële akte of inkoopfacturen. De investeringen dienen beoordeeld te worden of ze voldoen aan de gestelde eisen voor activering: De materiële vaste activa dient duurzaam te zijn, dus toekomstige voordelen met zich mee brengen Materiële zaken dienen gedurende meer dan één jaar gebruikt te worden. Het controleren van alle desinvesteringen boven de controletolerantie en vast stellen dat hier een verkoopfactuur aan ten grondslag ligt. Tevens moet worden vastgesteld dat deze niet onder de boekwaarde wordt verkocht. Controleren of de afschrijvingen die worden verantwoord in het verloopoverzicht aansluiten met de afschrijvingen in de winst- en verliesrekening Controleren op impairment triggers. Impairment triggers zijn indicaties d at er een herwaardering moet plaats vinden op de MVA. Een trigger kan bijvoorbeeld zijn dat er een taxatie is geweest met als uitkomst een veel lagere waarde dan het bedrag waarvoor de MVA staat verantwoord.
-
-
Ervaringen Ik heb slechts bij één klant een gehele MVA post gecontroleerd. Dit betrof een woningcorporatie. Hier is MVA een omvangrijke post. Bij een woningcorporatie wordt de MVA onderverdeeld in drie categorieën: Materiële vaste activa in exploitatie Materiële vaste activa ten dienste van exploitatie Materiële vaste activa in ontwikkeling Ik heb de Materiële vaste activa ten dienste van exploitatie gecontroleerd. Dit is de MVA dat gebruikt wordt voor de exploitatie, zoals kantoorpanden, inventaris en dergelijke. In feite is het dus vergelijkbaar met de MVA van andere type organisaties. Ik heb aansluiting gemaakt met de het grootboek, een CBO uitgevoerd, de aansluiting gemaakt van de afschrijvingen tussen de verloopstaat en de winst- en verliesrekening en heb gecontroleerd op impairment triggers. Op de laatste werkzaamheid na gingen alle controlestappen goed en kon ik ze redelijk zelfstandig uitvoeren. Bij de impairment triggers wist ik niet precies wanneer iets nou een impairment trigger was en had ik hulp nodig van mijn supervisor en kwamen we er samen uit. Bij een zorginstelling heb ik ten behoeve van de controle van de materiële activa de investeringen gecontroleerd. Ik heb van alle investeringen vastgesteld dat ze voldoen aan de eisen voor activering. Deze vereisten zijn vrij duidelijk, hier kwam ik dus wel uit.
Vorderingen/Debiteuren Risico’s en controlerichting Voor de vorderingen en debiteuren zijn de volgende risico’s te onderkennen: De verantwoorde vorderingen bestaan niet. (bestaan/juistheid) De openstaande debiteuren kunnen als oninbaar worden gezien, derhalve dus onwaarschijnlijk dat er nog geld ontvangen word. Denk hier bij voorbeeld aan een faillissement van een debiteur. (juistheid) Posten die onder debiteuren staan gepresenteerd, maar daar niet thuishoren, zoals: vorderingen op groepsmaatschappijen, vorderingen op de belastingdienst of creditbedragen. (presentatie) Onvolledig verantwoorden voorziening dubieuze debiteuren. (juistheid debiteuren post) De primaire controlerichting is juistheid. De post debiteuren heeft betrekking op twee processen, namelijk het verkoopproces en het incassoproces. Daarnaast is de post debiteuren gerelateerd aan de omzet. De vorderingen worden veelal systeemgericht gecontroleerd. Een systeemgerichte controle is mogelijk bij adequate werking van interne beheersing. Beoordeeld moet worden in hoeverre de geconstateerde risico’s worden opgevangen door interne beheersing. Werkzaamheden Aansluiten van de subadministratie debiteuren met de saldibalans. Het uitvoeren van een CBO op de debiteuren ten opzichte van vorig boekjaar in relatie met de omzet. Deze CBO geeft richting aan het vervolg van de controle en de diepgang van verdere werkzaamheden. De subadministratie controleren op de volgende punten: Creditbedragen Vorderingen inzake belastingen Vorderingen inzake sociale lasten Vorderingen op groepsmaatschappijen Indien dergelijke posten of bedragen zijn gevonden groter dan AMPT, dienen ze te worden gerapporteerd en gecorrigeerd. Een afloopcontrole uitvoeren op de debiteuren. Eerst wordt er een actuele debiteurenlijst verkregen met daarop de posten die per einde boekjaar openstaan en die ook op het moment van controle open staan. Dit om te controleren of er posten zijn die een verhoogd risico op oninbaarheid hebben, omdat het geld nog steeds niet betaald is. Tevens wordt er van de wel afgelopen posten gecontroleerd aan de hand van bankafschriften of het betreffende bedrag daadwerkelijk ontvangen is. Controleren of de debiteuren die staan verantwoord in de voorziening dubieuze debiteuren terecht zijn voorzien. Debiteuren worden pas verantwoord indien er redelijke mate van zekerheid is dat er (gedeeltelijk) niet meer betaald wordt en wanneer goed in te schatten is hoe hoog het oninbare bedrag is.
Ervaringen Aansluiten subadministratie op de saldibalans Het aansluiten van de subadministratie op de saldibalans heb ik bij meerdere klanten uitgevoerd. Deze procedure is over het algemeen vrij simpel en zonder problemen uit te voeren. Het doel van deze werkzaamheid is om vast te stellen dat alle debiteuren die in de administratie zijn opgenomen ook zijn verantwoord in de jaarrekening. Cijferbeoordeling Op de debiteuren heb ik nog nooit een CBO uit gevoerd. Doorlopen subadministratie Ik heb de subadministratie van de debiteuren doorlopen op creditbedragen, vorderingen inzake belastingen, vorderingen inzake sociale lasten, vorderingen op groepsmaatschappijen. Deze controle vind plaats omdat deze posten niet gepresenteerd mogen worden onder de debiteuren maar als een aparte post. Mijn ervaring is dat hier bij veel (kleine) klanten nog bevindingen bij zijn, omdat zij niet weten dat die posten ergens anders gepresenteerd moeten worden. In alle gevallen worden de bedragen wel gecorrigeerd wanneer dit aan hen wordt medegedeeld. Afloopcontrole Ik heb voor de post debiteuren de afloopcontrole uitgevoerd. Hierbij heb ik de ouderdomslijst debiteuren van het moment van controleren vergeleken met die van het moment per balansdatum. Voor de debiteuren die op het moment van controle niet meer voorkwamen heb ik de afloop vastgesteld middels een bankafschrift. Tijdens de controle kun je posten tegenkomen die al enige tijd openstaan. Dit hoeft niet direct te betekenen dat er niet meer betaald wordt. Soms is de debiteur het niet eens met de factuur, is er een ander betalingstijdstip betaald, of betaald de debiteur gewoon laat zonder reden. Wanneer wel blijkt dat er inderdaad geen betaling meer wordt verwacht, dan dient deze te zijn voorzien onder dubieuze debiteuren. Alle constateringen omtrent de debiteuren worden eerst met de klant afgestemd, alvorens er een correctie wordt voorgesteld.
Liquide middelen Risico’s en controlerichting De verantwoorde liquide middelen zijn niet gelijk aan de banksaldi. (juistheid en volledigheid) De liquide middelen in vreemde valuta zijn verkeerd omgerekend. (juistheid en volledigheid) Negatieve banksaldi zijn gesaldeerd met de andere banksaldi, terwijl ze als kortlopende schulden verantwoord moeten worden. (presentatie) De controlerichting van de post liquide middelen is zowel juistheid als volledigheid. Dit komt doordat het een sluitpost is van de jaarrekening. Werkzaamheden Aansluiten van de banksaldi uit de saldibalans met het kasboek, bankafschriften en de standaardbankverklaring. Voor het aansluiten met de bankafschriften geld dat de bedragen moeten worden aangesloten met zowel het he t laatste bankafschrift van het boekjaar als de eerste van het volgend boekjaar. Dit is om te voorkomen dat er nog transacties zijn geweest in het boekjaar die niet in het saldo zijn verwerkt. Als er expliciet op een bankafschrift staat vermeld dat het saldo per 31 december is, dan is dat ook voldoende. Indien er banksaldi in vreemde valuta zijn: aan de hand van de koers per einde boekjaar vaststellen dat de banksaldi in vreemde valuta op de juiste manier zijn omgerekend. Vaststellen, aan de hand van de standaardbankverklaring, dat de banksaldi vrij beschikbaar zijn. Vaststellen dat alle garanties en zekerheden die in de standaardbankverklaring staan ook zijn toegelicht in de jaarrekening. Controleren, aan de hand van de standaardbankverklaring, dat de bevoegdheden tot betaling het zelfde zijn als in de interim is vastgesteld. Er mogen geen mensen bevoegdheid hebben tot betaling indien zij dat voor hun functie niet nodig hebben of wanneer het voor hun functie niet gewenst is. Ervaringen Bij meerdere klanten heb ik de liquide middelen gecontroleerd. Het belangrijkste gedeelte, het aansluiten van de banksaldi met de bankafschriften is ee n redelijk gemakkelijke procedure. Waar ik wel tegenaan ben gelopen gel open tijdens het maken van die aansluitingen is dat soms bepaalde rekeningen in vreemde valuta zijn. Om vervolgens te controleren of die rekening ook goed is omgerekend, heb ik gebruik gemaakt van een overzicht van alle valutakoersen per 31 december. Een andere moeilijkheid die ik bij een klant ondervond was het vaststellen of personen, genoemd als betalingsbevoegd in de standaardbankverklaring, ook daadwerkelijk bevoegd waren om betalingen te verrichten. Bij de betreffende klant vond ik bij de bevoegde personen nog een aantal mensen die van functie waren veranderd of zelfs niet eens meer bij dat bedrijf werken. Ook de eigenaar die vorig jaar nog als directeur werkte, maar dit jaar niet meer, stond
op die lijst. Dan is het lastig om te beslissen of het wel of niet akkoord is. Daarom is dit vervolgens eerst besproken met de klant.
Crediteuren Risico’s en controlerichting Bij de post crediteuren zijn de volgende risico’s te onderkennen Het ontstaan van de schulden is in de verkeerde boekjaar verantwoord. Voor facturen die betrekking hebben op 2013, maar in 2014 binnenkomen geld het risico dat ze pas in 2014 verantwoord worden. (volledigheid) Niet alle schulden zijn ook daadwerkelijk geboekt. (volledigheid) Schulden zijn verantwoord onder kortlopende schulden, terwijl ze verantwoord zouden moeten worden onder langlopende schulden en andersom. (presentatie) Schulden op groepsmaatschappijen, op de belastingdienst, inzake sociale lasten of debetbedragen zijn op genomen onder crediteuren. (presentatie) De crediteuren worden primair gecontroleerd op volledigheid. De post crediteuren heeft betrekking op het inkoopproces en het betalingsproces. Daarnaast is de post crediteuren direct gerelateerd aan de kosten in de winst- en verliesrekening. De schulden worden in eerste instant vaak systeemgericht gecontroleerd voordat er met de gegevensgerichte controle begonnen wordt. Hiervoor moet dus eerst gecontroleerd worden in hoeverre de geconstateerde risico’s worden opgevangen door de interne beheersing. Werkzaamheden Wanneer er gesteund kan wordt op de AO/IB moeten de volgende gegevensgerichte werkzaamheden nog gedaan worden: Sluit de subadministratie aan met de saldibalans De subadministratie moet doorzocht worden op: Debetbedragen Schulden inzake belastingen Schulden inzake sociale lasten Schulden op groepsmaatschappijen Dit zijn rubrieksvreemde posten en horen apart gepresenteerd te worden. Het uitvoeren van een voortgezette controle. Dit houdt in dat van alle facturen en betalingen. die in 2014 zijn binnen gekomen niet in 2013 verantwoord zouden moeten. Dit houdt in dat van alle facturen en betalingen moet worden vastgesteld dat er enerzijds geen risico is op een materiële fout, dit is al wanneer het bedrag van de factuur of betaling kleiner dan AMPT is. Van alle bedragen die wel groter zijn dan AMPT moet worden gecontroleerd of ze betrekking hebben op 2013 en als ze dat hebben of ze ook daadwerkelijk in dat jaar zijn geboekt. De ouderdomslijst doorlopen op oude posten. Wanneer er posten langdurig open staan dient dat te worden verklaard door de klant. Het zou kunnen dat er een geschil is tussen beide partijen. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een eventuele claim.
Ervaringen Voor meerdere klanten heb ik de crediteuren gecontroleerd. Voor al die klanten gold dat het aansluiten van de subadministratie met de saldibalans relatief eenvoudig ging. Mijn ervaring is dat tijdens het doorlopen van de subadministratie op rubrieksvreemde posten er nog regelmatig vorderingen op groepsmaatschappijen, de belastingdienst of inzake sociale lasten bij zitten evenals debet bedragen. Na die bedragen geconstateerd te hebben past de klant die meeste gelijk aan. Ik heb ook meerdere malen een voortgezette controle uitgevoerd. Bij de voortgezette controle pak ik de mappen met de facturen of bankafschriften erbij en kijk ik naar bedragen groter dan AMPT. Als ik één van die bedragen tegen kom kijk ik naar de datum. Vaak is het zo dat ze in de juiste periode zijn geboekt. Ik heb echter ook één keer mee gemaakt dat er een factuur uit oktober 2013 pas in januari 2014 was geboekt. Ik heb dit toen voorgelegd aan de hoofd administratie, waarna hij beloofde hem te corrigeren. Ook is het hierbij belangrijk om de doorlopende nummering van de bankafschriften te controleren. Het kan namelijk zijn dat er een factuur of een bankafschrift mist. Hier heb ik ook maar één keer mee gemaakt dat er een fout in zat. Dit was een onbewuste fout, de facturen lagen nog op een andere plek.
Overige bedrijfskosten Risico’s en controlerichting Bij het controleren van de bedrijfskosten kun je de volgende risico’s ondervinden: De kosten zijn niet tijd verantwoord. (tijdigheid) De kosten zijn onjuist verantwoord. (juistheid) De kosten zijn niet bedrijfsmatig. Het risico hier is dat er bijvoorbeeld privé kosten als bedrijfskosten zijn geboekt. Dit is fraude. De primaire controlerichting van de overige bedrijfskosten is juistheid. De overige bedrijfskosten is de verzamelnaam voor alle kosten die niet gemaakt zijn voor de productie of inkoop van productiemiddelen of handelsgoederen. Hierbij kun je denken aan elektriciteit, kantoorbehoeften, directiekosten, etcetera. Een belangrijk verschil tussen de overige bedrijfskosten en de inkoop van productiemiddelen is dat van de overige bedrijfskosten vaak geen goederenregistratie wordt bijgehouden. Er zijn dus minder beheersingsmaatregelen die de bovengenoemde risico’s afdekken. Werkzaamheden Voer een CBO uit op de overige bedrijfskosten. De kosten dienen vergeleken te worden met de kosten van voorgaand jaar. Grote mutaties, of het ontbreken daarvan, moeten worden verklaard. Als er binnen de organisatie geen adequate AO/IB aanwezig is met betrekking op de autorisatie en de verwerking van kostenfacturen, dan dient er een steekproef op de overige bedrijfskosten te worden uitgevoerd. Via IDEA worden er een aantal facturen geselecteerd. Dat aantal is afhankelijk van de materialiteit, het totale aantal boekingsregels en de andere bewijsmiddelen die aanwezig zijn. IDEA rekent het aantal facturen zodanig uit dat de kans op een materiële fout statistisch gezien nihil is. De facturen moeten voldoen aan de volgende criteria: Juiste tenaamstelling. Het factuurbedrag moet conform het grootboek zijn. De kosten moeten betrekking hebben op hetzelfde jaar. De kosten moeten bedrijfsmatig zijn. De uitgaven moeten niet te activeren bedragen zijn. De factuur moet geautoriseerd zijn door de juiste personen. Deze controle heeft als doel, om vast te stellen dat de kosten juist zijn gerubriceerd, voor het juiste bedrag en in de juiste periode zijn verantwoord en bedrijfsmatig zijn.
Ervaringen Ik heb bij twee bouwbedrijven een CBO uitgevoerd op de overige kosten. Daarbij waren er een aantal opvallende mutaties. Mijn ervaring is, dat het dan even zoeken is naar een verklaring. Samen met de medewerker administratie van het betreffende bedrijf en met de hulp van een collega kwamen we er ook wel uit. Het gevoel blijft wel dat er af en toe gevist moest worden naar een antwoord, zonder dat je er echt een gevoel bij hebt. Gelukkig was mijn collega het er zelf ook mee eens en konden we de CBO afronden. Een steekproef op de overige kosten heb ik vaker uitgevoerd. Bij verschillende bedrijven zoals een zorginstelling, woningcorporatie, bouwbedrijf, productiebedrijf en een handelsorganisatie. De steekproef is redelijk eenvoudig en na een korte uitleg gemakkelijk uit te voeren. Regelmatig kwam ik wel één of meerder punten tegen waar ik vragen bij had. Mijn ervaring is echter dat die over het algemeen gewoon te verklaren zijn en er niets spannends aan de hand is.
Overige posten Tijdens de stage heb ik ook minder significante of gebruikelijke posten gecontroleerd. Ook heb ik posten voor een gedeelte gecontroleerd of alleen meegekeken met de controle. Dat zijn de volgende posten: Reservering vakantiedagen Eerst is van de subadministratie vastgesteld dat deze rekenkundig juist was. Daarna is er een salarisspecificatie opgevraagd. Bij de zorgin stelling waar ik deze post gecontroleerd heb, was er een salarisadministratie systeem. Daarin kon je in de salarisspecificatie een kolom stond met het aantal vakantie uren die er per werknemer nog te goed waren evenals het uurloon van de betreffende werknemer. Vervolgens is er een groep werknemers geselecteerd van wie we daarna nog de waarden hebben aangesloten met de waarden in het systeem. Dit laatste had als reden dat we de betrouwbaarheid van de salarisspecificatie moesten vaststellen. Financiële vaste activa (FVA) Bij een handelsorganisatie en bij een woningcorporatie heb ik de FVA gecontroleerd. Dit heb ik gedaan door de waarden in de saldibalans aan te sluiten met de netto vermogenswaarde van de dochter ondernemingen. Vorderingen uit hoofde van het financieringstekort Vorderingen uit hoofde van het financieringstekort is een vordering die is ontstaan als er minder subsidie is ontvangen dan het werkelijke budget. Dit is een post die typerend is voor thuiszorgorganisaties. Deze post hebben we gecontroleerd aan de hand van de nacalculatieformulier waarop de ontvangen bedragen werden vergeleken met het werkelijke budget. De rekenkundige juistheid van dat formulier evenals de aansluiting van de bedragen met de onderliggende documentatie werd vastgesteld. Betalingen Bij een productiebedrijf was uit de interim gebleken dat de hoofd administratie van dat bedrijf de bevoegdheid had om zelf betalingen te autoriseren, de rekeningnummers te veranderen en de bedragen te veranderen. Daarom was er besloten om een steekproef uit te voeren op de betalingen. Voldaan moest worden aan de volgende criteria: Bedrag in het grootboek is conform factuur Bankrekeningnummer op factuur is conform betaalopdracht Bedrag op de factuur is conform de betaalopdracht Bedrag en bankrekeningnummer op bankafschrift is conform betaalopdracht Ordernummer van factuur is conform ordernummer op pakbon Aantal stuks op factuur is conform pakbon Prijs op factuur is conform prijslijst Deze steekproef was om vast te stellen dat het juiste bedrag naar de juiste persoon is betaald, dat er daadwerkelijk een ontvangst van producten ten grondslag ligt aan de betaling en dat daarvoor de juiste prijzen en aantallen zijn gehanteerd.
-
-
Voorraden Bij veel handels en productiebedrijven is de post voorraden een significante post. Echter bij de woningcorporatie waar ik de voorraden heb gecontroleerd was het een niet significante post. De werkzaamheden die ik toen heb uitgevoerd was een uitgebreide CBO uitvoeren op de post. Hierbij waren alle mutaties verklaard en dit heb ik genoteerd in een dossiernotitie. Daarnaast is er gekeken of de post juist gepresenteerd was in de jaarrekening. Consigment goederen in de voorraad Consigment goederen zijn goederen die ergens staan opgeslagen maar van een andere eigenaar zijn. In dit geval moest ik van een productie bedrijf controleren of alle goederen waarvan zij beweren dat die bij anderen staan opgeslagen ook daadwerkelijk bestaan en hun eigendom zijn. Dit gebeurde aan de hand van saldobevestigingen vanuit de plaatsen waar die producten opgeslagen zouden zijn. Deze sloten we aan met de specificaties van het bedrijf. Dit ging helaas niet heel erg voortvarend omdat de saldobevestigingen niet heel duidelijk waren en de aantallen soms niet aansloten.
Collationeren van de jaarrekening Bij deze werkzaamheid wordt de jaarrekening gecontroleerd op rekenkundige juistheid, interne consistentie en aansluiting van zowel de vergelijkende cijfers op de jaarrekening van vorig jaar als de cijfers van dit jaar met de saldibalans. Belangrijk is dat wat er in i n de balans en de winst- en verlies rekening en kasstroomoverzicht staat overeenkomt met de toelichtingen. Dit wordt interne consistentie genoemd. Tevens is van belang dat al die cijfers ook overeenkomen met wat er in de financiële administratie van de organisatie staat. Dit controleren we door de jaarrekening aan te sluiten met de saldibalans. Ervaringen Collationeren is het werk dat ik het meest heb uitgevoerd deze stage. In eerste instantie lijkt het op dom vinkjes zetten, maar als je zelf alles goed leest en goed oplet leer je veel over de verschillende soorten jaarrekeningen. Je weet waar iets staat en waar die getallen op gebaseerd zijn. Zeker nadat ik dit uitgevoerd heb bij verschillende soorten klanten weet je goed hoe een jaarrekening in elkaar zit, dat elke branche weer een ander jaarrekening heeft en hoe en waarom dat zo is. Van de volgende type bedrijven heb ik de jaarrekening gecollationeerd: Bouwonderneming Woningcorporatie Zorginstelling Productiebedrijf Handelsbedrijf Dienstverlening Entiteiten die in het leven zijn geroepen voor een bepaald project. Bijvoorbeeld: Grotestraat 1 BV, is voor het bouw project van het huis aan de Grotestraat 1.
Werkzaamheden ten behoeve van de consolidatie Grote ondernemingen hebben vaak meerdere vennootschappen/entiteiten die uiteindelijk worden opgenomen in een geconsolideerde jaarrekening. In de meeste gevallen hebben deze organisaties een holdingstructuur. De holding is de moedermaatschappij die uiteindelijke zeggenschap heeft over de onderlinge maatschappijen. Om tot een geconsolideerde jaarrekening te komen wordt er een consolidatiestaat opgesteld door de samensteller van de jaarrekening. Daar worden alle posten van alle bedrijven in kolommen achter elkaar gezet om op een totaal uit te komen. De waarden van een dochter worden mee geteld voor zover de dochter eigendom is van de moeder. Dus wanneer de moeder 80% van de aandelen van de desbetreffende dochter bezit wordt de dochter voor 80% meegeconsolideerd. Vervolgens komen daar de eliminatie posten bij om tot het uiteindelijke totaal te komen wat in de jaarrekening wordt opgenomen onder de geconsolideerde balans, winst- en verliesrekening en kasstroomoverzicht. Om de geconsolideerde jaarrekening te vergelijken wordt de consolidatiestaat allereerst gecontroleerd op rekenkundige juistheid. Daarna wordt gecontroleerd of alle getallen aansluiten op de jaarrekeningen (als die er is) of anders de saldibalansen van de dochters. Als laatste wordt gecontroleerd of de juiste eliminatieposten zijn gemaakt. De jaarrekeningen of saldibalansen van de dochters worden individueel gecontroleerd zoals elke andere jaarrekening. Ervaringen De werkzaamheden die ik hiervan mocht uitvoeren was het aansluiten van de jaarrekeningen of saldibalansen met de consolidatie staat. Over het algemeen zijn dit goed uit te voeren werkzaamheden. Bij een energie maatschappij waarbij ik deze werkzaamheden heb uitgevoerd hadden ze per windmolenpark een andere entiteit. Daarnaast hadden ze bovendien nog andere aparte entiteit voor de gebruikelijke dingen als finance, services en natuurlijk de holding. Dit waren in totaal 35 entiteiten, wat behoorlijk veel is. Slechts bij één klant heeft dit enkele problemen opgeleverd. Een woningcorporatie had een dochter die andere grondslagen voor haar jaarrekening hanteerde dan de moeder zelf. Dit had als gevolg dat de jaarrekening van de dochter niet aan te sluiten was met de consolidatie staat. Maar met hulp van de controller kwamen we er wel uit. Ik heb deze werkzaamheden uitgevoerd bij de volgende type bedrijven: Woningcorporatie Bouwonderneming Energiemaatschappij
Subsidieverklaring Subsidieverklaring Naast jaarrekeningcontroles ben ik tevens bij een paar bijzondere opdrachten betrokken geweest. De organisatie waarbij ik een subsidiecontrole heb uitgevoerd betrof een kinderopvang organisatie. Deze organisatie heeft een aantal g esubsidieerde activiteiten lopen. Elk jaar dient een verantwoording te worden ingediend bij de subsidieverstrekker met hierop het aantal uren dat er extra taalles is gegeven aan kinderen die voor die subsidie in aanmerking komen. Dit zijn kinderen die extra behoeften hebben aan taal ontwikkeling, die door de betreffende kinderopvang wordt geboden. Aan KPMG de taak om vast te stellen dat wat er op die verantwoording staat klopt. De primaire controlerichting is dus juistheid, omdat de algehele tendens is om de het aantal uren zo hoog mogelijk te laten uitkomen, om zo veel mogelijk subsidie te ontvangen. Wat ik moest vaststellen door middel van een steekproef was dat deze kinderen daadwerkelijk bij die kinderopvang aanwezig waren, zij ook de extra taallessen kregen en ze hier ook recht op hadden. Dit deden we door presentielijsten aan te sluiten met het aantal uren dat de taalles is verantwoord. Vervolgens moet, aan de hand van een ee n verwijsbrief, worden vastgesteld dat de betreffende kinderen ook recht hebben op die taalles. Een ander subsidiecontrole waarbij ik betrokken ben geweest is een onderwijsinstelling. Deze instelling heeft een aantal projecten lopen waarbij ze recht hebben op extra begeleiding. Voor die extra begeleiding ontvangt de onderwijsinstelling subsidie. Elk jaar wordt er een verantwoording ingediend bij DUO. Daarop staat het aantal leerlingen die voor de betreffende subsidie in aanmerking komen. Ook hier is, om de zelfde reden als hierboven, de primaire controlerichting juistheid. Ik heb doormiddel van een steekproef vastgesteld dat de verantwoorde leerlingen dat zij schoolgaand waren. Dat wil zeggen dat ze naar de lessen zijn geweest. Dit heb ik gedaan door hun presentielijsten te bekijken en die te vergelijken met de betreffende onderwijs overeenkomst. Daarnaast heb ik, wanneer van toepassing, de stage contracten bekeken en vastgesteld dat de leerlingen recht hebben op die extra begeleiding. Dit laatste gebeurde aan de hand van een verwijsbrief.
OPTA verklaring Een OPTA verklaring is een specifieke verklaring bedoeld voor een bedrijf dat glasvezel aanlegt in Nederland. Dat bedrijf heeft na het aanleggen van de het glasvezel netwerk een monopolie op het verhuren daarvan aan providers. Om de belangen van de consument te behartigen zijn er regels aan hoe hoog de prijs mag zijn die dat bedrijf factureert. Die prijs wordt bepaald aan de hand van de hoogte van de totale kosten per huis waar een kabel is aangelegd in een bepaalde gemeente. Die kosten worden onderverdeeld in een bepaalde klasse. Het risico is hier dat de kosten door dat bedrijf hoger worden weer gegeven dan ze werkelijk zijn en dat ze daardoor in een hogere klasse terecht komen. De accountants van KPMG moeten vaststellen dat de kosten niet in een te hoge klasse staan verantwoord. Het grootste gedeelte van de kosten is de aanneemsom. Deze wordt aangesloten met de aannemingsovereenkomst. De andere grote kostenposten zijn leges en degeneratie kosten van de gemeente. Deze moesten aangesloten worden met het samenwerkingsovereenkomst van de gemeente of anders met een factuur vanuit de gemeente. Er zijn een aantal kosten posten zoals kwaliteitscontroles, netwerkadministratie en algemene kosten. Deze konden we vaststellen door het aantal huizen waar een glasvezelkabel is aangesloten te vermenigvuldigen met het tarief voor de betreffende kosten. De overige kosten werden meegepakt in een steekproef, waardoor er geen kans meer bestaat op een materiële fout. Het leuke aan deze opdracht is i s dat ik een heel dossier persoonlijk moest samenstellen. Je krijgt dus alles mee wat er gecontroleerd moet worden, dat is een leuke uitdaging. In totaal heb ik 7 van die controles uitgevoerd.
Samenstelpraktijk De uit te voeren werkzaamheden bij de samenstelpraktijk verschillen ten opzichte van de audit. Bij het controleren van de jaarrekening heeft de klant zelf de jaarrekening opgesteld en wordt deze gecontroleerd door KPMG. De samenstelpraktijk stelt voor een verschillende klanten de jaarrekening op. Meestal betreffen Dit bedri jven in het MKB. Deze ondernemingen zijn vaak niet in staat om een jaarrekening samen te stellen. De volgende twee situaties kunnen zich voordoen: KPMG voert de complete administratie van zijn cliënt. Dit betekent dat de gehele administratie door KPMG wordt ingeboekt. De administratie wordt opgebouwd vanuit indoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, etcetera. Vanuit een door de klant gevoerde administratie wordt de jaarrekening opgesteld. In deze situatie heeft de klant zelf de gebeurtenissen in het boekjaar ingeboekt. Maar wordt deze gegevens door KPMG in een jaarrekening verwerkt Tijdens de stage is vooral gefocust op de controlepraktijk en heb ik mij hierdoor slechts één week bezig kunnen houden met de samenstelpraktijk. In die week heb ik twee opdrachten uitgevoerd. De eerste opdracht was voor een kleine BV die diende als pensioen in eigen beheer voor een man en zijn partner. Het was een erg kleine organisatie en om die reden hoefde er geen jaarrekening gepubliceerd worden. Wel moeten er deponeringsstukken worden gemaakt voor de kamer van koophandel. Deponeringsstukken zijn in feite een beperkte jaarrekening waarin zo min mogelijk informatie staat verwerk, enkel de verplichte. Voor de BV moest ik alle financiële gegevens nog boeken. Dit deed ik in CaseWare, een applicatie speciaal ontworpen voor het samenstellen van de jaarrekening. Na het boeken van alle bankactiviteiten moesten er nog een aantal voorgaande journaalposten (VJP’s) geboekt worden. Dit betreft onder andere het verwerken van de uitgekeerde pensioen en het bijwerken van de pensioen voorziening. Nadat de administratie geheel verwerkt was, heb ik door CaseWare deponeringsstukken laten maken. Dit gaat in eerste instantie automatisch. De ingeboekte gegevens wordt verwerkt en alle bijbehorende toelichtingen en grondslagen wordt aan de deponeringsstukken toegevoegd. Daarna is het de bedoeling om alles wat er te veel in de stukken is vermeld eruit te halen. Dit betreffen alle punten die niet verplicht zijn om te vermelden. Nadat de deponeringsstukken klaar waren was het de bedoeling om voor de zelfde BV en de eigenaar en zijn partner de belastingaangiften te doen. Dit betrof respectievelijk de vennootschapsbelasting en de inkomstenbelasting. Ook hiervoor was een speciaal programma, genaamd SDU Belasting Office (SBO). Daarin werden alle gegevens ingevuld. Voor de vennootschapsbelasting haalden we de gegevens gewoon uit de deponeringsstukken die we zelf hadden opgesteld. Voor inkomstenbelasting hadden wij de gegevens uit de jaaropgaven gehaald die we hadden ontvangen van de eigenaar en zijn partner. Nadat alle gegevens in SBO zijn opgeslagen moest er een begeleidingsbrief worden ingevuld. Dit is ten behoeve van het reviewen door de supervisor.
De tweede opdracht die ik heb uitgevoerd was voor een iets grotere klant. Dit betrof wederom een BV. Deze keer was het een BV die een aantal panden verhuurt en wederom een pensioen in eigen beheer heeft voor een de directeuren. Deze keer moesten de gegevens niet in CaseWare moeten ingeboekt, maar in Exact-Online. Dit is een online boekhoudingprogramma. Aangezien er in deze organisatie meer gebeurde dan in de vorige was het niet mogelijk om alles te boeken in de tijd die ik er voor kreeg. Dit betekend dat ik voor deze klant alleen geboekt heb. Dit heb ik gedaan vanuit het bankboek en de bijbehorende facturen. Ervaringen Ik vond in eerst instantie niet zo heel veel verschillen tussen het samenstellen en het controleren van de jaarrekening. In beide gevallen controleer je wat er in de jaarrekening staat. Ook bij samenstel verantwoord je niet zomaar wat in de jaarrekening en ga je na of de informatie die je hebt wel goed klopt. Het grootste verschil is het doel. In de samenstelafdeling geef je geen redelijke mate van zekerheid over de informatie die in de jaarrekening staat. Dit doe je wel bij controle van en jaarrekening. Ook is het zo dat bij de controle de jaarrekening er al is. Het feit dat er in de samenstel zelf geboekt wordt is zeer leerzaam en daarom voor een paar keer ook best leuk om te doen. Het geen dat het meeste wennen was, was het doen van de aangiften. Bij een klant was het zo dat wij geen gegevens hadden over de groei van de effecten die eigendom waren van de onderneming. De deponeringsstukken die wij hadden samengesteld waren dus nog maar voorlopig. Wel moest de aangifte gedaan worden. Voor mij was het heel erg tegen mijn natuur in om een bedrag in te vullen waarvan ik wist dat het niet het juist was. Toch was het de bedoeling dat ik het bedrag invulde alsof ik niet wist of het klopt of niet. Als het ware moest ik de aangifte invullen als of de jaarrekening door iemand anders was opgesteld. Dit was voor mij erg wennen.
Doelstellingen Aan het begin van mijn stage zijn er een aantal doelen gesteld. In dit hoofdstuk worden die doelen beschreven en wordt er geëvalueerd over de voortgang met betrekking tot die doelen.
Plannen In overleg met mijn stagebegeleider vanuit Saxion en mijn bedrijfscoach vanuit KPMG zijn we tot de conclusie gekomen dat het belangrijk is voor mij dat ik beter leer plannen. Hiermee bedoelen we vooral het slimmer indelen van mijn tijd. Het is verstandiger als ik ’s ochtends tijdens mijn stage uren of in de trein tijd een uur vrij maak voor schoolwerk. Dan ben ik nog fris en kan ik mij goed concentreren. Als ik terugkom van stage ben ik moe en zal ik weinig motivatie hebben voor schoolzaken. Mijn planning en de voortgang van mijn planningsvaardigheden zal ik bespreken met mijn bedrijfscoach vanuit KPMG. Zij zal mij erop aanspreken als mijn planning niet goed is en als ik de planning niet nakom. Het doel van het plannen was om mijn schoolwerkzaamheden naast mijn werkzaamheden voor mijn stage goed te kunnen uitvoeren. Dit gold met name voor de toetsen waaraan ik heb deelgenomen. Ik heb naar mijn planning gekeken en heb afspraken gemaakt over hoe ik het leren kan combineren met het maken van toetsen. Ik heb mijn toetsen in gepland in de planning van KPMG en heb elke dag een uur vrijgemaakt voor het voorbereiden op die toetsen. Het resultaat van die toetsen moet mede het gevolg zijn van de planning die gemaakt is en het houden daaraan. Van de vier toetsen die ik had heb ik er drie gehaald. De andere toets heb ik met een vijf niet gehaald. Ik denk dat ik voor die toets niet op de juiste manier heb geleerd. Hetgeen dat ik geleerd had kwam niet in allemaal in de toets terug en het had meer geholpen als ik bepaalde rijtjes en schema’s uit mijn hoofd had geleerd. Ik kan dus d us concluderen dat er, om de toetsen te halen, voldoende ruimte en tijd is gepland en nagekomen. Wel is het zo dat ik te laat ben begonnen met sommige tussenrapportages die verplicht waren voor de stage. Het punt is dat na dat de eerste periode voorbij is en het plannen en nakomen voor die periode goed ging, heb ik dit doel enigszins laten varen. Het niet op tijd maken van de tussenrapportages zijn daarvan het voorbeeld. Belangrijk voor mij is dus om verder te gaan zoals dat ging in de periode vlak na het moment dat dit doel is gesteld. De reden dat ik de voortgang van dit doel niet met mijn bedrijfscoach overleg is dat zij weinig zicht heeft gehad op mijn planning. In overleg met haar heb ik besloten om op deze nier de voortgang van dit doel vast te stellen.
Vastleggen controlewerkzaamheden Bij het uitvoeren van de controle werkzaamheden is een goede vastlegging noodzakelijk. Het is belangrijk dat iemand na het zien van mijn controle aantekeningen precies weet wat ik heb gedaan. Mijn doel is om tegen het einde van de maand april zelfstandig een volledige vastlegging kan produceren. Dit geld voor de controle op de volgende posten: debiteuren, crediteuren, liquide middelen, materiële vaste activa, financiële vaste activa en overige bedrijfskosten
Met vastleggen heb ik een goede vooruitgang geboekt. Tijdens mijn stage heb ik veel feedback van supervisors en managers gevraagd. Met name als de werkzaamheden collationeren zijn, hierbij is de vastlegging het grootste gedeelte van de werkzaamheden, is dit erg nuttig geweest. Naast het vragen van feedback heb ik ook gekeken hoe anderen dergelijke werkzaamheden hebben vastgelegd. Zo heb ik voor het collationeren mijn manier van vastleggen gebaseerd op die van KGS. KGS is een afdeling van KPMG in India, die eenvoudige werkzaamheden uitvoeren voor KPMG. Ik had vaak gehoord dat zij goed en duidelijk vastleggen. De laatste feedback die ik heb gekregen op mijn manier van vastleggen zijn daardoor ook steeds beter geworden. Uit een beoordelingsformulier van een supervisor blijkt dat ik “werkzaamheden en bevindingen op een zeer goede wijze vastleg”. Dit maakt dat ik dit doel als behaald kan beschouwen.
Professional Judgement Bij het uitvoeren van de accountantscontrole komt veel aan op “professional judgement”. Dit houdt in dat je inschattingen moet maken. Is een bedrag goed op de juiste manier is onderbouwd of een factuur wel echt voor de normale bedrijfsvoering. Voor zulk soort keuzes sta je als accountant. Deze keuzes zal ik dus tijdens mijn stage ook moeten maken. Op het moment vind ik het lastig om deze keuzes te maken. Door het veelvuldig maken van dit soort keuzes en het stellen van vragen over de jaarrekening en het tot stand komen daarvan wordt je beter in het maken van dit soort keuzes. Met een aantal collega’s waarmee ik veel werk zal ik bespreken hoever ik nu ben op het gebied van professional judgement. Ook zal ik dit merken aan de hand van een beoordelingsformulier die voor mij wordt ingevuld door een supervisor. Aan het eind van mijn stage gaan we evalueren en worden dezelfde beoordelingsformulieren ingevuld. Om mijn doel te behalen zal daaruit moeten blijken dat ik op het gebied van professional judgement minstens evenveel vooruitgang hebt geboekt als dat gebruikelijk is bij HBO studenten. In één van mijn laatste beoordelingsformulieren staat: “Mede gelet op het feit dat Bart werkzaamheden conform verwachtingen uitvoert blijkt dat Bart het grote geheel begrijpt. Ook stelt hij vragen die de kern van de werkzaamheden raakt.” Hieruit blijkt dat ik qua professional judgement mij ook volgens verwachting heb ontwikkeld. Wel is belangrijk dat ik me op dit punt blijf ontwikkelen. Hiervoor is het belangrijk om me leergierig op te stellen en vragen te blijven stellen: “Wel moet hij leergieriger worden zodat hij in de toekomst zijn professional judgement kan ontwikkelen.”
Zelfstandig controleren Tijdens mijn stage zal ik vooral de controle uitvoeren van de volgende posten: debiteuren, crediteuren, liquide middelen. Tegen het einde van de maand april wil ik deze posten volledig zelfstandig kunnen controleren. Begin mei zal ik dit evalueren met mijn bedrijfscoach bedri jfscoach en collega’s waarmee ik veel samenwerk. Als blijkt dat ik inderdaad, met uitzondering van bijzondere gevallen, deze posten zelfstandig kan uitvoeren, dan is dit doel behaald. Tijdens de stage is gebleken dat het geheel zelfstandig uitvoeren van werkzaamheden erg lastig is. Dit komt mede doordat elke klant anders is en daarom ook voor het controleren een
andere aanpak kan vereisen. Voor de post liquide middelen geld dat ik die al een tijd geheel zelfstandig kan uitvoeren. Voor crediteuren geld dat min of meer ook. Echter bij crediteuren is het vaak zo dat bevindingen direct worden teruggekoppeld aan de klant. Om te voorkomen dat ik met foute bevindingen de klant ‘lastig val’, vraag ik vaak wel of deze bevindingen terecht zijn. Bij de post debiteuren hoort een afloop controle. Deze afloopcontrole heb ik nog niet zo vaak gedaan en ook nog nooit zelfstandig. Wel denk ik dat ik deze nu zelfstandig kan uitvoeren, dit is echter niet meetbaar. Het blijft altijd fijn om bij een bevinding, deze eerst terug te koppelen met mijn begeleider. Dit is om te voorkomen dat er punten met de klant besproken worden die onterecht zijn en om de voortgang te behalen. Het geheel zelfstandig uitvoeren van deze werkzaamheden lukt dus in feite alleen wanneer er geen bevindingen of bijzonderheden zijn. Hieruit concludeer ik dat het doel niet is behaald.
Leergieriger opstellen Na het evalueren van de van mijn stage heb ik voor mijzelf nieuwe doelstellingen gesteld om me verder in te ontwikkelen. Vanuit een beoordeling van een supervisor heb ik begrepen dat ik mij door me nog leergieriger op te stellen mijn professional judgement nog meer kan ontwikkelen. Dit is voor mij erg lastig, omdat ik niet iemand ben die zich graag heel erg aanwezig is. Bovendien heb ik al gouw het idee dat ik met mijn vragen mijn begeleider lastig val. Belangrijk is het voor mij om het hiervoor genoemde te vergeten en gewoon alles waar ik aan twijfel of wat in mij opkomt dat in relatie is tot de controle te vragen aan mijn begeleider. Deze competentie wil ik graag ontwikkelen zodat ik rond het begin van mijn afstudeerstage wel een dergelijke houding heb zodat mij in die periode wel zo veel mogelijk kan ontwikkelen. Het doel moet dus behaald zijn halverwege februari 2015. Het doel is haalbaar, want de enige die daarvoor nodig is ben ik zelf. Echter is het wel zo dat ik hiervoor mijn gedrag moet veranderen en dat zal niet eenvoudig gaan. Direct zaken afhandelen Tijdens mijn stage is ook gebleken dat ik meer direct moet afwerken met bepaalde zaken. Bijvoorbeeld aan het eind van de dag mijn voortgang mailen met de bijbehorende bestanden of het direct bellen met iemand over de controle van volgende week. Dit is belangrijk, omdat er anders dingen bij inschieten en ik op die manier mezelf of anderen in de problemen kan brengen. Het doel moet te behalen zijn en ik denk dat kan voor het eind van mijn studie. De reden dat ik dit tijdframe kies, is omdat ik dit doel het best kan ontwikkelen in een situatie die vergelijkbaar is met een werksituatie. Dit is het meest het geval tijdens mijn afstudeerperiode.
Evaluatie Mijn stage periode bij KPMG heb ik erg gewaardeerd. Ik ben erg content met de inhoud van deze stage. Door de diversiteit in de werkzaamheden, teamsamenstelling en klanten kom je altijd nieuwe vraagstukken en posten tegen, waardoor je continu leert. Ook ben ik verrast dat KPMG zo erg drijft naar kwaliteit en ontwikkeling van haar eigen werknemers. Tijdens mijn stage heeft het nooit ontbroken aan diversiteit. Ik heb meegelopen met veel verschillende klanten, te weten: Zorg waaronder: thuiszorg, een onderzoekslaboratorium voor de zorg, een zorgtehuis; productie in de sectoren techniek, staal, trappen; Een handelsbedrijf, Een bv met pensioen in eigen beheer, onderwijsinstellingen, woningcorporaties, investeringsmaatschappijen en Bouwondernemingen. Hierdoor heb ik kunnen zien dat de klanten bij KPMG zeer divers zijn. Ook heb ik ervaren dat elk type bedrijf weer een andere aanpak betreft, andere risico’s heeft en zelfs een ander type jaarrekening. Ook het klantcontact tijdens de stage waardeer ik zeer. Ook al heb ik een periode veel op het kantoor doorgebracht. Heb ik in de weken dat ik wel bij de klant was altijd zelf vragen kunnen stellen en dit vind ik een leuk en interessant onderdeel van het vak. Naast de diversiteit in de type klanten is er over het algemeen ook voldoende diversiteit aanwezig geweest in de uitgevoerde werkzaamheden. Ik vind het wel jammer dat ik in verhouding veel werkzaamheden heb gedaan met betrekking tot het collationeren van de jaarrekening en het aansluiten van de consolidatie staat. Toch heb ik veel verschillende werkzaamheden verricht. Deze heb ik toegelicht in het hoofdstuk ‘werkzaamheden’. Mede door deze diversiteit zijn de werkzaamheden gedurende mijn stage voldoende uitdagend geweest. De theorie die ik tijdens mijn opleiding heb gehad waren zeer toepasbaar tijdens mijn stage, met name de vakken financiële verslaggeving en controlepraktijk. Ik vind het echter opvallend dat wij het tijdens onze opleiding enkel hebben gehad over wat gecontroleerd moet worden en waarom. Over de vraag hoe dit gedaan moet worden is slechts één keer gepraat. En dat in het eerste leerjaar van de opleiding. Ik ben van mening dat wanneer de link wordt gelegd tussen de risico’s, de controledoelstellingen en de betreffende werkzaamheden tijdens de colleges, de toegevoegde waarde van het vak controle praktijk nog groter zou zijn. Ik heb dankzij het honours programme kennis mogen maken met internationale boeken. In die boeken worden werkzaamheden wel besproken en zelfs uitgelegd. Ik denk dat wanneer deze boeken ook gebruikt zouden worden tijdens onze opleiding dat we nog beter voorbereid zouden zijn op de stage en de werkveld. De producten die ik voor mijn stage moest aanleveren vond ik gepast. Wel ben ik van mening dat er te veel reflecties aangeleverd moeten worden. Voor die korte periode vind ik dat de toegevoegde waarde van de 2e tussenrapportage zeer weinig is. KPMG Enschede heeft mij een interessante stage geboden. Ik waardeer de tijd en moeite die zij in mij hebben gestoken zeer. Ik heb ervaren dat KPMG een diverse, uitdagende en dus een leerzame stageplek is voor accountancy studenten en zal deze stage zeker aanraden.
