Konsep Pencatatan dan Pelaporan Puskesmas
1. A. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas(SP2TP) SP2TP adalah tata cara pencatatan dan pelaporan yang lengkap untuk pengelolaan puskesmas meliputi keadaan fisik, sarana, dan kegiatan pokok yang yang dilakukan serta hasil yang telah dicapai. 1. Tujuan SP2TP 1. Tersedianya data yang meliputi keadaan fisik, tenaga, sarana dan kegiatan pokok puskesmas secara akurat tepat waktu dan mutakir 2. Terlaksananya pelaporan data data secara teratur d i berbagai jenjang administrasi sesuai dengan peraturan yang berlaku 3. Dipergunakan data tersebut untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan program kesehatan masyarakat melalui puskesmas diperbagai tingkat administrasi. 4. Ruang Lingkup SP2TP 1. SP2TP dilakukan oleh semua puskesmas termasuk puskesmas pembantu dan puskesmas keliling 2. Pencatatan dan pelaporan mencakup : 1)
Data umum dan demografi wilayah kerja puskesmas.
2)
Data ketenagaan di puskesmas.
3)
Data sarana yang dimiliki puskesmas.
4)
Data kegiatan pokok puskesmas baik dalam / luar gedung. 1. Pelaksanaan 2. Pencatatan dengan menggunakan format Buku Buku register :
Rawat jalan dan rawat inap Penimbangan Kohort ibu / anak Persalinan. Laboratorium Penyakit menular , imunisasi dll
1. Jenis Pelaporan Laporan bulanan antara lain : * rawat jalan dan rawat inap
* penimbangan * kohort ibu dan anak * persalianan * Laboratorium * pengamatan penyakit menular * imunisasi * PKM * Kartu indek penyakit * sensus harian penyakit dll 1. B. Pemanfaatan SP2TP 1. Untuk memenuhi administrasi pada jenjang yang lebih tinggi dalam tingkat pembinaan, perencanaan, dan penetapan kebijaksanaan. 2. Dimanfaatkan puskesmas untuk peningkatan upaya kesehatan puskesmas melalui : a. Perencanaan, ( perencanaan mikro ) b. Penggerakan dan pelaksanaan ( lokakarya mini puskesmas) c. Pengawasan, pengendalian dan penilaian(stratifikasi)
Puskesmas sebagai salah satu institusi pelayanan umum dalam bidan g penyelenggaraan kesehatan. Dalam hal interaksi pelayanan tentunya berhubungan dengan beberapa elemen intern ataupun ekstern diantaranya adalah : pasien/klien, karyawan/pegawai, Dinas kesehatan, instansi terkait lainnya. SP2TP adalah kegiatan pengumpulan, pencatatan dan pengolahan data hasil dari pelayanan di puskesmas, dan membuat laporan ke DKK sesuai periode waktu yang telah ditentukan. Permasalahan dalam Sistem Pencatatan Dan Pelaporan Terpadu Puskesmas(SP2TP) adalah masih berlakunya pencatatan secara manual hasil pelayanan di buku register induk sehingga menyebabkan beberapa hal diantaranya : 1. Data-data dikerjakan secara manual oleh petugas.
2. Pengisian form dan buku register terlalu banyak(rumit), seringnya terjadi duplikasi (pengulangan) data yang sama. 3. Kesulitan pencarian data lama. 4. Loka karya mini Puskesmas Adalah upaya untuk menggalangkerja sama tim untukpenggerakan dan pelaksanaan upaya pelayanan kesehatan di puskesmas sesua dengan perencanaan yang telah disusun dari tiap-tiap upaya kesehatan pokok puskesmas, sehingga dapat dihindarkan terjadinya tumpang tindih dalam pelaksanaan kegiatan. Tujuan Loka karya mini Puskesmas
Terlaksananya penggalangan kerjasama tim lintas program dalam rangka pembangunan manajemen sederhana, terutama dalam pembagian tugas dan pembatan rencana kerja harian. Terlaksananya penanggulangan kerja sama lintas sektoral dalam pembinaan peran serta masyarakat. Terlaksananya kerja sama rapat bulanan dan tribulanan sebagai tindak lanjut penggalangan kerja sama tim puskesmas.
1. C. Jenis Laporan SP2TP 1. LB1 Data kesakitan, termasuk STP berbasis puskesmas 1. 2. 3. 4. 5. 6.
LB2 data kematian LB3 data gizi,KIA,KB,imunisasi termasuk surveillan campak LB4 data obat obatan LT1 laporan PWS/pemantauan wilayah setempat LT2 kepegawaian LT3 peralatan
1. D. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas(SIMPUS) Penyelenggaraan layanan kesehatan masyarakat melalui puskesmas merupakan kegiatan yang membutuhkan proses pencatatan dan pengolahan data yang cukup kompleks. Dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat menangani berbagai macam kegiatan operasional Puskesmas mulai dari pengolaha data registrasi pasien, data rekam medis pasien, farmasi, keuangan, hingga berbagai laporan bulanan, tribulan, dan tahunan.(Ahyar.2011)
Sebagai bahan evaluasi tentunya sistem yang berjalan perlu adanya perubahan sistem yang diharapkan bisa menyelesaikan masalah tersebut, salah satunya membangun sistem informasi manajemen puskesmas(SIMPUS) secara terpadu dan handal. Simpus adalah program aplikasi komputer yang merupakan perangkat yang berfungsi untuk mencatat(input), mengolah(proses), dan melaporkan(output) seluruh data-data di p uskesmas. Pengertian lain SIMPUS adalah suatu perangkat lunak yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan puskesmas dalam mengelola data-data yang dimiliki. Alasan mengapa harus membangun SIMPUS :
Bisa digunakan untuk mencari data pasien. Dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan. Dapat mendukung keputusan dengan melihat hasil laporan maupun data yang telah diolah. Dengan interface yang disesuaikan dengan kebutuhan sehingga mudah digunakan. Fungsi operasi output dan input dapat dipelajari dengan waktu yang tidak lama.
Dalam implementasinya SIMPUS terdiri dari beberapa sub sistem sebagai berikut : 1. Registrasi Pasien. Registrasi merupakan sub-sistem yang menangani data registrasi kunjungan pasien, b aik kunjungan pada pemeriksaan poli umum/ gigi/ gizi/ KIA/ imunisasi/KB. Kegiatannya meliputi : 1. Pengolahan data pasien. 2. Pengolahan data registrasi kunjungan pasien, terdapat beberapa macam klasifikasi registrasi, yaitu : pemeriksaan umum, pemeriksaan gigi, kunjungan gizi, kunjungan imunisasi, kegiatan KIA, kegiatan KB, pemeriksaan Laboratorium. 3. Pemeriksaan atau Pemberian Tindakan Medis Sub-sistem ini menangani data yang terkait dengan kegiatan pemeriksaan atau pemberian tindakan terhadap pasien oleh tenaga kesehatan. Kegiatannya meliputi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Pengolahan data kondisi pasien Pengolahan data anamnesis Pengolahan data diagnosis Pengolahan data terapi Pengolahan data pemeriksaan/tindakan medis/penggunaan Lab. Pengolahan data obat(resep) Pengolahan data rujukan Farmasi
Merupakan sub sistem yang menangani data tentang obat. Kegiatannya meliputi : 1. Pengolahan data master obat
2. 3. 4. 5.
Pengolahan data stok obat Pengolahan data persediaan obat Pengolahan data pelayanan/pemberian resep pasien Pemantauan Data Register
Merupakan pemantauan data yang terjadi secara harian atau bulanan. Kegiatannya meliputi : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Register pemeriksaan umum Register pemeriksaan gigi Register pemeriksaan gizi Register pemeriksaan imunisasi Register pemeriksaan KIA Register pemeriksaan KB Laporan
Merupakan sub sistem yang fungsinya membuat laporan atau rekapitulasi. Laporan ini meliput: 1. LB
LB1 à rekapitulasi kasus penyakit LP2 à LPLPO (laporan pemakaian dan lembar permintaan obat)
1. Laporan manajemen
Laporan kunjungan pasien Laporan 10 besar penyakit Laporan penggunaan obat Laporan tindakan medis Laporan metode pembayaran pasien Laporan billing
1. Pemetaan Pemetaan wilayah meliputi kunjungan pasien, penyakit terbanyak, penggunaan obat, riwayat KLB dan lainnya.
1. E.
Latihan Soal 1. Jelaskan maksud dan tujuan dibuatnya SP2TP? 2. Bagaimana pemanfaatan SP2TP dalam menunjang pelayanan di Puskesmas? 3. Apakah tujuan dikembangkannya SIMPUS? 4. Sebutkan sub sistem dalam pengembangan SIMPUS?
4 Pengembangan SIMPUS
1.A. Implementasi SIMPUS Pengembangan Simpus adalah proses pengolahan dari semua data dasar di puskesmas dan diharapkan bisa menggantikan SP2TP. Didukung dengan perkembangan teknologi informasi Simpus bisa dikembangkan menjadi sebuah perangkat lunak (software). Saat ini sudah banyak dikembangkan Simpus berbasis WEB atau Dekstop, dimana fungsinya adalah mengolah data dasar Puskesmas dari sehingga sistem pelaporan ke Dinas Kesehatan dapat berjalan dengan lancar sehingga dapat digunakan sebagai pendukung p engambilan keputusan dalam mengatasi masalah kesehatan di wilayah kerjanya dan untuk meningkatkan kualitas layanan kesehatan masyarakat. Pada bab ini akan dibahas sedikit tentang bagaimana pengembangan SP2TP menjadi Simpus, dengan tujuan akan menghasilkan informasi yang lebih cepat dan akurat. Persiapan dalam implementasi simpus dapat dilakukan,melalui : 1. Membentuk tim informasi puskesmas yang bertanggung jawab terhadap in put data dan back up data yang sudah dimasukkan ke dalam program. 2. Melakukan pendataan dasar untuk wilayah kerja puskesmas;data dasar yaitu data informasi puskesmas, data lokasi pelayanan kesehatan, data desa dan dusun, data petugas, data pekerjaan, dan data jenis pasien. 3. Melakukan alur data secara manual; melakukan uji coba terlebih dahulu dengan cara manual sebelum memakai sistem komputerisasi. 4. Sosialisasi data-data dasar puskesmas ke semua staf yang terkait. 5. Melakukan uji coba penanganan data dari manual ke komputer. 6. Melakukan pengolahan data dengan komputer apabila program telah berjalan dengan lancar.
1. B. Tahap Pengolahan Data SIMPUS Tahap awal yang dilakukan adalah : 1. Input data dasar puskesmas ke dalam database SIMPUS,yaitu data puskesmas, tempat pemeriksaan dan petugas puskesmas, data desa dan dusun, data variabel pasien, dan data tarif. 2. Input jenis data untuk pelaporan 3. Register harian à untuk laporan LB1(laporan bulanan)
4. Penerimaan obat à untuk laporan LPLPO(laporan penerimaan dan laporan penggunaan obat) 5. Distribusi obat à untuk laporan STP 1. Input untuk rekapitulasi data 1. Cakupan pasien 2. Kelompok diagnosis 3. Diagnosis 4. 20 besar penyakit 5. Pemakaian obat 6. Tabel harian obat 7. Pendapatan 8. Penerimaan obat 9. Laporan LB1 10. Filter data per-desa, Dalam wilayah, luar wilayah, dan Semua wilayah. 11. Meliputi semua kasus; kasus lama, kasus baru, dan kunjungan kasus. 1. Laporan LPLPO 2. Registrasi pasien,yaitu data penggunaan obat yang akan menampilkan arus penggunaan obat dalam rentang waktu tertentu. 3. Data penerimaan obat digunakan untuk mengkonversi stok yang akan merubah stok. 4. Data tabel obat untuk stok awal dari masing-masing obat,yaitu akhir dari suatu bulan periode pelaporan menjadi stok awal bulan berikutnya.
1. C. Kelebihan dan Kelemahan SIMPUS 1. Kelebihan Penggunaan SIMPUS 2. Mudah untuk mencari data yang berkaitan dengan pasien, laporan bulanan, data penyakit, dan data obat. 3. Data bisa di print out(hardcopy) sesuai tingkat kebutuhan. 4. Tingkat akurasi, validitas data lebih baik. 5. Mudah implementasinya/dipelajari 6. Dapat mengontrol laporan wabah secara cepat dengan membuka LB1 7. Mudah mencari pasien baru atau lama, apakah dalam wilayah atau luar wilayah. 8. Membuat laporan lebih mudah dan cepat tanpa membuka buku register induk. 1. Kekurangan Penggunaan SIMPUS 1. Masih banyak yang bersifat single user. 2. PC/komputer diminimalkan penggunaannya untuk aplikasi atau program lain. 3. Rawan terhadap gangguan software (virus) 4. Jika terjadi mati lampu program bisa crash
1. D. Perancangan Sistem Pada SIMPUS Beberapa hal dan metode dipakai dalam merancang sistem, termasuk desain sistem, desain teknologi dan spesifikasi yang akan digunakan sangat menentukan sistem tersebut. Berikut contoh perancangan sistem SIMPUS. 1. 1.
Desain sistem 1. a. Tabel
-
Tabel Pasien
-
Tabel Penyakit
-
Tabel Obat
-
Tabel Kecamatan, Desa
1. b.
Input
-
Register Harian Pasien
-
Penerimaan Obat
-
Pengeluaran Obat
-
Stok Obat Bulanan
1. c.
Laporan
-
Query Register Harian
-
Query Penyakit
-
Query Obat
-
Rekap (bulanan, harian, mingguan) pasien per jenis dan golongan umur
-
Rekap Penyakit
-
Rekap Obat
-
Data Kesakitan (LB1)
-
LPLPO
1. 2.
Desain teknologi
Spesifikasi hardware dapat disesuaikan dengan kebutuhan;
1. SIMPUS versi Desktop Spesifikasi teknologi yang dibutuhkan :
Platform Under Windows OS Windows Pemrograman Visual Basic untuk interface Database MySQL
1. b.
SIMPUS versi Web (Web B ased )
Spesifikasi teknologi yang dibutuhkan :
Platform Open Source OS (Linux/Windows) Pemrograman PHP untuk interface Database MySQL
