KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH KALIMANTAN TENGAH RESOR SUKAMARA Jalan Tjilik Riwut Km 07 Sukamaa
STANDAR STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TENTANG PELAKSANAAN SIUM POLRES SUKAMARA
Sukamara,
Oktober 2015
KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA DAERAH KALIMANTAN TENGAH RESOR SUKAMARA
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR SIUM BIDANG ADMINISTRASI UMUM
PENDAHULUAN
Umum.
Bahwa untuk memberikan pedoman dalam pelaksanaan tugas kepolisian operasional dan staf baik tingkat Polres maupun tingkat Polsek maka perlu di buat Standar Operasional Prosedur (SOP) tugas-tugas operasional Polri pada dasarnya di laksanakan oleh satuan Polri yang bergelar di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia sampai dengan tingkat Polsek begitu uga staf sebagai pendukung kegiatan operasional kepolisian untuk men!apai tahapan ren!ana aksi reformasi berokrasi Polri tersebut dibuat Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk tahap fungsi maupun staf sebagai unsur pendukung dalam institusi Polri yang menelaskan tentang tugas-tugas fungsi se!ara rin!i tentang apa yang di lakukan kapan harus di laksanakan" siapa yang melakukan# Seksi umum merupakan unsur pembantu pimpinan yang berada di bawah $apolres" SI%& dipimpin oleh $asium yang bertanggung awab kepada $apolres dan dalam melaksanakan tugas sehari-hari di bawah kendali waka polres" salah satu tugasnya pelayanan administrasi SI%& guna memudahkan dan menyamakan tindakan dalam pelayanan administrasi umum dipandang perlu membuat Standar Operasional Prosedur (SOP)#
I;
PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM
1; %ndang-undang RI nomor ' tahun '' tentang $epolisian Negara Republik
Indonesia# 2; Perkap $apolri nomor ' tahun '* tentang susunan organisasi dan tata kera# 3; Surat $apolda $alteng nomor + B,
,II,'**,Rorena tentang ren!ana aksi"
sistematika dan laporan ealuasi RBP .el II persemester,tahunan Sat ker aaran Polda $alteng tahun '**# 4; Reformasi Birokrasi Polri#
TATA CARA PERSURATAN DINAS
I# S%R/0 &/S%$ 1; Pengurusan surat masuk dilaksanakan dengan beberapa tahapan" yaitu+ a;
Penerimaan
b; Pen!atatan c;
Penilaian , 1isposisi
d; Pengolahan dan e;
Penyimpanan
2; $esatuan pada tahap penerimaan sebagaimana dimaksud" meliputi + a;
Surat masuk harus teliti kebenaran alamat" kelengkapan" dan keadaan fisiknya dan apabila tidak sesuai dengan kondisi surat yang diterima" surat tersebut harus dikonsultasikan atau dikembalikan kepada pengirim atau pembawa surat#
b; Surat masuk diterima dalam keadaan amplop tertutup kemudian dipilah,
dikelompokan berdasarkan deraat dan klasifikasi surat# c;
Surat
yang
berklasifikasi
sangat
rahasia"
Rahasia
dan
konfedensial
disampaikan kepada alamat dalam keadaan amplop tertutup setelah surat tersebut diagendakan" ke!uali ada pelimpahan wewenang dari pimpinan untuk membukanya# d; Petugas penerima surat waib menandatangani dan membutuhkan nama terang
pangkat dan NRP,NIP pada tanda terima#
3; $egiatan pada tahap pen!atatan sebagaimana dimaksud meliputi + a;
Surat diterima oleh petugas" di!atat dengan memprioritaskan deraat surat#
b; Surat masuk di!atat pada buku agenda sesuai klasifikasi surat" dan diberi
lembar disposisi# c;
Pen!atatan surat klasifikasi surat rahasia" rahasia atau kendensial dilakukan oleh peabat tertentu atau peabat yang ditunuk#
d; Pen!atatan surat masuk dimulai dengan nomor satu pada tanggal pertama
penerimaan surat pada bulan anuari dan nomor akhir pada tanggal * 1esember tahun itu uga#
4; $egiatan pada tahap penilaian sebagaimana dimaksud" meliputi + a;
Penilaian surat dilakukan dengan berpedoman kepada deraat dan klasifikasi serta isi surat#
b; Penilaian surat dilakukan untuk menentukan apakah surat akan disampaikan
kepada pimpinan satuan atau disampaikan kepada peabat yang menanganinya dengan mempertimbangkan apakah surat tersebut asli atau tembusan# c;
Penilaian isi surat" dilakukan untuk memproses surat" antara lain apakah perlu diolah dengan tata naskah tidak#
5; $egiatan pada tahap pengolahan sebagai mana dimaksud sbb + a;
1ilakukan oleh pimpinan,peabat yang berwenang untuk meneruskan menentukan tindakan apa yang perlu sesuai 1isposisi#
b; Prosesnya bergantung pada isi surat,masalah yang harus ditangani# c;
2asil pengolahan ada yang langsung disimpan atau menghasilkan pengolahan naskah dinas baru#
6; $egiatan pada tahap penyiapan sebagaimana dimaksud yaitu naskah dinas yang telah
selesai diproses" disimpan sesuai ketentuan tata kearsipan# 7; Pengawasan dan pengendalian penerimaan surat masuk di pusatkan di sekretariat
umum atau bagian yang diberi wewenang melaksanakan tugas#
II# S%R/0 $34%/R 1; Proses pengurusan surat keluar melalui tahapan + a;
Pengolahan
b; Pengiriman
2; $egiatan dalam tahap pengolahan sebagaimana dimaksud" meliputi + a;
Penyusunan konsep naskah oleh perwira staf membidangi urusan tersebut atau peabat yang ditunuk ($onseptor)#
b; Setiap
konsep
yang
diaukan
kepada
pimpinan"
terlebih
dahulu
dikoordinasikan isinya dengan peabat atasannya serta dapat dipertanggung awabkan# c;
Setelah naskah dinas tersebut diparaf oleh para peabat yang bersangkutan dan tidak ada kesalahan yang harus diperbaiki di aukan kepada peabat yang akan menandatangani dengan disertai !atatan atau pengantar dari konseptor,atasan konseptor#
d; Surat yang telah ditandatangani di beri nomor dengan system satu pintu yaitu
melalui SI%& polres (apabila ditanda tangani oleh kapolres, waka polres) dan melalui pengemban fungsi deskresi (apabila di tanda tangani oleh kepala satuan organisasi atau pimpinan instansi yang bersangkutan)#
e;
Penomoran disesuaikan dengan bentuk dan kode klasifikasi surat serta di!atat didalam buku erbal dan nomor pertama penerimaan surat pada bulan anuari dan nomor akhir pada tanggal * 1esember tahun itu uga#
f; Satu
lembar, eksemplar naskah asli bersatu lampirannya yang telah
ditandatangani peabat yang berwenang dan telah diberi nomor" ditinggalkan sebagai arsip dibagian penomoran#
3; Penulisan paraf memenuhi ketentuan sebagai berikut + a;
Paraf dibutuhkan dibawah tauk tandatangan atau dibawah tembusan#
b; /pabila ruang tidak memungkinkan paraf dibutuhkan disebelah kiri tauk
tandatangan# c;
Peabat yang terlibat didalam pemberian paraf" paling sedikit adalah konseptor peabat pengemban fungsi kesektariatan dan peabat satu tingkat dibawah peabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut#
4; 5ontoh penulisan paraf sebagaimana ter!antum dalam lampiran yang tidak
terpisah dengan peraturan naskah dinas no *6 thn '7# 5; $egiatan dalam tahap pengiriman sebagaimana dimaksud adalah kegiatan
menyampaikan atau meneruskan naskah dinas dan satu pihak lain atau dari seseorang peabat kepada peabat lainnya#
6; Penyimpanan
surat , tulisan dinas dilakukan se!ara tepat guna dengan
memperhatikan faktor hemat" !epat dan aman#
7; Pengawasan dan pengendalian surat keluar dilakukan melalui SI%&, pengemban
fungsi masing-masing satuan organisasi#
8; Semua surat keluar yang akan dikirim dimasukan kedalam amplop" dengan
ketentuan sebagai berikut# a;
Pada kiri atas amplop di !antumkan konseptor" ke!uali untuk surat khusus tidak memakai kopstuk#
b; 1iatas kopstuk di !antumkan lambang 0ribrata dan di bawah kopstuk
di!antumkan nomor surat dinas serta alamat yang dituu dan kiri bawah bubuhi !ap staf# c;
Surat sangat rahasia" rahasia dan konfedensial dikiri dengan menggunakan dua amplop#
9; 8ormat
amplop dinas menggunakan kertas dengan bentuk dan ukuran
sebagaimana ter!antum dalam lampiran yang tidak terpisahkan dengan peraturan tata naskah dinas#
10; Penyampaian naskah dinas dalam satu daerah" satu pulau atau antar pulau
menggunakan kurir" fa!simile" internet" dan pos serta asa ekspedisi maupun media elektronik#
III# 1emikian Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang reformasi birokrasi fungsi SI%& dibidang administrasi umum# 1itetapkan di + Sukamara Pada tanggal
+
Oktober '*6
$3P/4/ $3PO4ISI/N R3SOR S%$/&/R/
23RI S%4IS09/ BS#" S#I$#" um /:%N $O&IS/RIS B3S/R PO4ISI NRP ;;<=; 1isahkan di
