SOP Lengkap

Kata Pengantar Assalamualaikum Wr Wb Dalam kurun waktu kurang dari 10 tahun UD. Abimanyu telah berkembang dari sebuah unit usaha home industri berskala rumah tangga menjadi industri manufakturing skala kecil menengah. Pada awalnya manajemen yang diterapkan menggunakan manajemen rumah tangga yang masih sederhana. Manajemen UD. Abimanyu lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah dijalankan bertahun-tahun dan akhirnya menjadi sebuah kebiasaaan/ budaya. Sistem yang dijalankan lebih banyak mengadopsi dari beberapa pengalaman dari individu-individu yang terlibat didalam manajemen. Kemudian dengan perkembangan yang cukup pesat dirasakan perlunya pembenahan manajemen yang lebih tertata, sistematis dan pengadministrasian yang lebih rapi dari yang sudah diterapkan, pihak manajemen memandang pentingnya penerapan SOP (Standart Operasional Prosedur). SOP ini dibuat tidak serta merta hanya untuk merubah atau menghilangkan kebiasaan-kebiasaan dan nilai nilai sosial budaya yang sudah berjalan bertahun-tahun tetapi lebih pada untuk membuat sistem kerja yang lebih tertata rapi baik dari alur kerja maupun administrasinya. Semangat akan nilai-nilai sosial budaya yang selama ini berlaku dan berjalan baik tetap dipertahankan karena dari nilai-nilai tersebut telah melekat menjadi jati diri yang membedakan UD. Abimanyu dengan perusahaanperusahaan yang lain. SOP ini dibuat melalui proses pemetaan bisnis, pengidentifikasian masalah-masalah yang sering timbul pada proses kerja dan administrasi UD. Abimanyu, baik dari internal perusahaan maupun eksternal perusahaan dalam hal ini pihak konsumen/pelanggan. Dari proses tersebut selanjutnya melalui beberapa interview dan pengumpulan-pengumpulan data dengan para manager serta melalui presentasi dan diskusi pembahasan didapatkanlah sebuah kesimpulan tentang garis besar pembuatan SOP. Untuk selanjutnya SOP yang telah dibuat masih perlu dilakukan pembenahan dan pengkayaan materi untuk dapat menjawab segala kebutuhan akan sistem manajemen perusahaan yang baku di tengah ketatnya persaingan bisnis khususnya dalam bisnis batu alam. SOP yang telah dibuat ini diharapkan dapat dijalankan oleh seluruh individu-individu yang secara langsung terlibat dalam aktifitas perusahaan baik dari lini bawah sampai pada lini atas manajemen UD. Abimanyu. Dengan adanya SOP ini harapannya adalah UD. Abimanyu semakin eksis ditengah ketatnya persaingan bisnis dan terus berkembang tanpa kehilangan nilai-nilai sosial budaya yang ada disekitarnya.

Demikian SOP ini dibuat, ditetapkan dan dijalankan tentu saja harus dengan komitmen yang kuat dari seluruh pihak yang terlibat di dalam manajemen UD. Abimanyu karena tanpa komitmen yang kuat SOP ini tidaklah berarti apa-apa. Wassalamualaikum Wr Wb. Tulungagung, 11 April 2011

Suyono Iskandar Direktur

BAB I. VISI DAN MISI ORGANISASI

UD. Abimanyu Stone adalah perusahaan yang memproduksi kerajinan batu Mosaic di Tulungagung. Saat ini telah eksis melayani kebutuhan pasar akan kerajinan batu mosaic baik kebutuhan pasar dalam negeri maupun pasar luar negeri. Awal berdiri dimulai dari home industri skala rumah tangga hingga mampu berkembang menjadi perusahaan skala kecil menengah. Misi Visi perusahaan lebih banyak didasari cita-cita dan harapan dari pendiri sekaligus pemilik yaitu Bp. Suyono Iskandar beserta istri. Cita-cita dan harapan tersebut adalah UD. Abimanyu Stone tidak hanya sekedar sebuah unit usaha ekonomi yang semata-mata berorientasi mendapatkan keuntungan bagi pemiliknya, tetapi eksistensi UD. Abimanyu Stone harus mampu memberikan nilai lebih bagi individu-individu yang terlibat didalamnya juga bagi lingkungan di sekitar UD.Abimanyu Stone melakukan aktivitasnya. Nilai lebih disini tidak hanya dari segi ekonomi tetapi juga dari segi sosial kemasyarakatan, budaya dan religi. Dengan cita-cita dan harapan inilah yang nantinya membedakan UD.Abimanyu Stone dengan perusahaan-perusahaan lain. Untuk bisa mencapai cita-cita dan harapan yang mampu memberikan nilai-nilai positif tersebut maka UD. Abimanyu Stone harus mempunyai Misi Dasar dan Visi yang kuat. Dengan melalui banyak pemikiran-pemikiran serta diskusi-diskusi baik secara internal perusahaan maupun dengan eksternal perusahaan maka disepakati sebuah keputusan tentang Misi Dasar dan Visi sebagai berikut : “Terdepan dalam Produksi Mosaic”. Makna kata “terdepan” tidak hanya berarti terdepan dan terbaik dalam hal kualitas produknya untuk tujuan memenangkan persaingan bisnis batu alam, tetapi harus juga diartikan terdepan juga dalam hal mempertahankan serta memperjuangkan kepentingan hajat orang banyak baik yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung termasuk lingkungan sosial disekitar UD. Abimanyu Stone menjalankan usahanya. Kepentingan itu adalah mampu memberikan kesejahteraan semua karyawan, mengembangkan kualitas sumber daya yang ada, berpartisipasi dengan lingkungan sosial masyarakat sekitar termasuk juga pondok pesantren sekitar. Tujuan UD. Abimanyu Stone adalah mampu untuk tetap eksis dalam bisnis batu alam (Mosaic) dengan meningkatkan kualitas manajemen dan kualitas sumber daya manusianya, meningkatkan pelayanan pasar lokal dan ekspor, meningkatkan taraf kesejahteraan perusahaan dan karyawan, meningkatkan partisipasi sosial ekonomi masyarakat sekitar. Yang

pada

akhirnya

mampu

mempertahankan

dan

memperjuangkan

hajat/kepentingan orang banyak baik yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung. Terdepan dalam produksi Mozaik (Misi Organisasi) Produk berkualitas ekspor (tujuan umum dan menyeluruh) -

Meningkatkan Kualitas Manajemen

-

Meningkatkan Produktivitas dan kualitas Produk

-

Meningkatkan Pasar Ekspor

-

Mengembangkan pasar lokal

-

Meningkatkan Kesejahteraan Perusahaan dan Karyawan

-

Meningkatkan Partisipasi Lingkungan Sosial Ekonomi Masyarakat Dengan tujuan yang disebutkan diatas maka ini akan menjadi pedoman dasar

kegiatan UD. Abimanyu Stone, yaitu dalam segala kegiatannya harus berpedoman pada “terdepan” dalam produksi mosaic baik dari segi proses produksinya dan hasil produksinya, berarti harus mampu terus meningkatkan kualitas kerja yang akan memberikan kualitas produk yang memuaskan pasar atau konsumen UD. Abimanyu Stone. Terdepan dalam produksi mosaic berarti manajemen UD. Abimanyu Stone harus mempunyai sistematis yang tertata tertib, rapi, dan dinamis dalam arti terus membenahi diri melakukan perbaikan-perbaikan untuk mencapai tujuan-tujuan yang sudah disebutkan diatas. Sistematis yang tertata tertib dan rapi akan tertuang dalam Standart Operasional Prosedur untuk menjadi standart kerja yang dijalankan UD. Abimanyu Stone. SOP ini dibuat bukan untuk membuat alur kerja menjadi lebih kaku, membatasi ruang gerak karyawan akan tetapi justru mempermudah metode kerja baik secara operasional maupun administrasi. SOP ini dibuat bukanlah untuk mengurangi atau bahkan menghilangkan nilai-nilai sosial budaya yang ada tetapi justru harus mampu meningkatkan kebersamaan, kekompakan, saling mengingatkan dalam melaksanakan semua kegiatan agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem dan SOP yang dijalankan bukan membuat kerja dari internal menjadi bersifat individual tetapi harus tetap pada landasan kerja sama tim yang kokoh. Terdepan dalam produksi mosaic harus menjadi motivasi bagi internal UD. Abimanyu Stone karena yang ingin dicapai oleh UD. Abimanyu Stone adalah mempertahankan dan memperjuangkan kepentingan dan

hajat orang banyak, dengan bisa terdepan berarti

mampu mencapai profitabilitas yang maksimal yang berasal dari peningkatan pelayanan pasar lokal dan ekspor, dengan profitabilitas yang maksimal maka kesejahteraan perusahaan dan karyawan semakin cepat tercapai. Dengan tingkat kesejahteraan yang baik maka partisipasi terhadap sosial ekonomi masyarakat sekitar dapat terus serta ditingkatkan. Yang harus diingat adalah bahwa dengan kerja keras dan dukungan sumber daya yang ada selama ini baik langsung maupun tidak langsung , UD. Abimanyu Stone dapat beroperasi lebih baik tidak sekedar menjaga kelangsungan hidup perusahaan tetapi juga pertumbuhan dan profitable yang pada akhirnya lebih berpartisipasi di sosial masyarakat sekitar.

BAB II STRUKTRUR ORGANISASI DAN JOB DISKRIPSI A.

STRUKTUR ORGANISASI Struktur Organisasi merupakan sebuah garis hierarki yang ada dan berlaku pada

perusahaan.

Di dalam Struktur terdapat penggambaran yang jelas mengenai berbagai

macam tingkatan posisi yang ada di dalam perusahaan.

Struktur Organisasi dibuat dalam struktur fungsional, yaitu dalam masing-masing posisi memiliki fungsi yang jelas, termasuk dalam menentukan kewenangan serta garis komando dalam sistem tersebut. ( lampiran 1 ) B.

JOB DISKRIPSI Job Diskripsi atau uraian pekerjaan yang

melingkupi tanggung

jawab serta

kewenangan dalam suatu jenis pekerjaan. Job Diskripsi merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan dari struktur perusahaan yang merupakan induk Job Diskripsi. Berikut adalah uraian Job Diskripsi sesuai dengan struktur UD. Abiamanyu Stone 1. Direktur •

Posisi dan Ruang Lingkup Direktur merupakan struktur tertinggi didalam UD. Abimanyu Stone memimpin

dan

mengkoordinasikan

semua

kegiatan

yang

di

perusahaan

dan

di

perusahaan

dan

bertanggung jawab penuh atas kegiatan perusahaan. •

Fungsi dan Tugas Pokok

- Pemimpin

dan

mengkoordinasikan

semua

kegiatan

bertanggung jawab penuh atas kegiatan perusahaan. - Menciptakan dan menjaga suasana harmonis dan kinerja yang tinggi di kalangan karyawan. - Menetapkan visi dan misi perusahaan. - Meninjau ulang sistem manajemen yang telah ditetapkan secara terencana guna menjamin kelangsungan sistem secara efektif. - Menetapkan, serta mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada seluruh jajaran karyawan. - Mengawasi

semua kegiatan penyediaan barang dan atau jasa secara

keseluruhan dan memastikannya tetap berjalan lancar. - Mengawasi dan meneliti laporan hutang dan piutang dengan rekan bisnis. - Mengevaluasi laporan pertanggungjawaban dari departemen Pemasaran – R&D, General Admin & Accounting, Produksi dan HR, GA & Legal. •

Tanggung Jawab - Bertanggung jawab penuh pelaksanaan perusahaan.

•

Wewenang - Berwenang penuh dalam pelaksaan perusahaan.

2. Departemen Pemasaran – R&D

Departemen Pemasaran – R&D adalah departemen yang menjalankan kegiatan pemasaran dan pengembangan produk berdasarkan keputusan strategis, target dan tujuan perusahaan yang diberikan Direktur. Departemen Pemasaran – R&D mempunyai tujuan, ruang lingkup, fungsi dan tugas pokok yang akan dipimpin dan dilaksanakan oleh seorang Manager Pemasaran – R&D, yaitu sebagai berikut : •

TANGGUNG JAWAB Bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur.

•

PEMASARAN. a.

Ruang lingkup Kerja Departemen Pemasaran adalah pelaksanaan 4 P (Product, Price, Place dan Promotion) yaitu semua yang menyangkut : Produk, Penetapan Harga, Pasar, dan Promosi.

b.

Fungsi dan Tugas Pokok -

Menentukan prioritas produk apa yang akan diproduksi berdasarkan kebutuhan pasar dalam hal ini termasuk juga desain produk beserta kemasannya.

-

Mengembangkan

ide-ide

kreatif

pengembangan

produk

guna

menembus dan melayani pasar lokal maupun ekspor. -

Menghitung dan menetapkan harga pokok penjualan jual produk yang diproduksi berdasarkan keputusan strategis harga dari Perusahaan.

-

Penetapan serta pencapaian sasaran dan target pemasaran termasuk didalamnya pencapaian target penjualan yang telah ditetapkan perusahaan

dengan

berorientasi

pada

pemuasan

kebutuhan

konsumen serta target peningkatan pasar lokal maupun ekspor. -

Merencanakan,

mengorganisir,

mengarahkan

dan

mengawasi

kegiatan promosi produk-produk UD. Abimanyu untuk menciptakan dan meningkatkan brand image produk yang berorientasi pada kualitas untuk dapat menciptakan perhatian terhadap produk, membuat ketertarikan pasar terhadap produk, melahirkan permintaan pasar dan mengarah pada tercapainya realisasi penjualan yang maksimal. -

Menyampaikan copy PO kepada Departemen General Admin & Accounting dan Departemen Produksi, copy PO ini menjadi dasar mereka untuk melaksanakan pekerjaan memproduksi order pesanan yang telah diterima.

•

Wewenang -

Berwenang penuh atas pemilihan dan penetapan produk yang akan diproduksi apakah sukses atau gagal di pasaran lokal maupun pasar ekspor.

-

Berwenang penuh atas ide ide kreatif pengembangan produk.

-

Berwenang penuh atas perhitungan dan penetapan harga pokok penjualan produk-produk UD. Abimanyu.

-

Berwenang penuh dalam penetapan serta pencapaian sasaran dan target pemasaran termasuk didalamnya pencapaian target penjualan yang

telah

ditetapkan

perusahaan

dengan

berorientasi

pada

pemuasan kebutuhan konsumen serta target peningkatan pasar lokal maupun ekspor. -

Berwenang atas perencanaan, pelaksanaan kegiatan promosi produkproduk UD. Abimanyu.

•

RESEARCH AND DEVELOPMENT ( R & D) a.

Ruang Lingkup Bagian Riset dan pengembangan produk mempunyai ruang lingkup : Menuangkan ide-ide yang berasal dari internal perusahaan untuk diwujudkan dalam bentuk desain mosaic yang indah bernilai ekonomis, daya jual tinggi dan mempunyai daya saing yang kuat di pasar lokal maupun ekspor. Berasal dari internal artinya bisa berasal dari ide dan masukan departemen produksi yang sangat paham akan karakter dan jenis batu, bisa juga berasla dari desain-desain lama yang kemudian dikembangkan lagi hingga menjadi desain baru. Berasal dari eksternal artinya bisa berasal dari keinginan atau permintaan pasar atau pelanggan akan suatu desain tertentu.

b.

Fungsi dan Tugas Pokok - Mampu menterjemahkan ide, masukan, keinginan atapun permintaan yang ada untuk diwujudkan dalam bentuk desain yang indah, ekonomis, harga jual tinggi dan bersaing. - Menyiapkan desain master dalam bentuk sampling yang selanjutnya dapat dipromosikan tentu saja dalam membuat bentuk sampling tetap berkoordinasi dengan bagian produksi.

- Analisa desain master, membuat intruksi teknis pembuatan sample produk

kepada

departemen

produksi

untuk

mempercepat

dan

mempermudah teknis produksi massal produk. - Menyiapkan desain master yang kemudian menjadi dasar cetakan untuk memproduksi secara massal. - Mengkomunikasikan dengan pasar atau pelanggan tentang desain master yang diciptakan. c.

Wewenang Bagian Riset dan Pengembangan Produk berwenang atas pembuatan serta penentuan layak dan tidaknya master desain yang dibuat untuk selanjutnya disampaikan ke pasar/konsumen/pelanggan.

3. Departemen General Admin & Accounting Departemen General Admin & Accounting adalah departemen yang melaksanakan kegiatan yang berkaitan segala hal yang menyangkut Administrasi, Keuangan dan Pembiayaan. Departemen General Admin & Accounting tujuan, ruang lingkup, fungsi dan tugas pokok yang akan dipimpin dan dilaksanakan oleh seorang Manager General Admin & Accounting, yaitu sebagai berikut : • TANGGUNG JAWAB Bertanggung jawab secara langsung kepada Direktur. • TUGAS – TUGAS a.

LINGKUP GENERAL ADMIN



ADMINISTRASI SALES & OPERATOR - Menerima incoming call dan menghubungkannya kepada pihak atau department terkait. - Membuat sales order sesuai dengan pesanan staff Pemasaran/Dep. Pemasaran. - Memeriksa dan mencocokkan harga jual dalam sales order / pesanan dari Staff Pemasaran dengan ketentuan harga yang ditetapkan perusahaan. - Membuatkan dan menyiapkan surat jalan / tanda terima, invoice, kuitansi dan faktur pajak bagi pelanggan yang memerlukannya, sesuai dengan sales order dari staff pemasaran. - Membuat dan menyiapkan surat jalan / tanda terima yang diminta Staff Pemasaran untuk pengiriman produk pengganti complain. - Membuat dan menyiapkan surat jalan / tanda terima yang diminta pihak management untuk keperluan pengiriman dokumen / barang kepada pihak lain.

- Membuat laporan migguan hasil penjualan secara keseluruhan untuk disampaikan kepada Direktur.



ADMINISTRASI PRODUKSI&GUDANG - Membuat serta mendistribusikan form kerja harian pada semua bagian yang ada di departemen produksi. - Membuat laporan daily report produksi dari masing-masing bagian di departemen produksi. - Membuat dan menyiapkan data-data produksi dan gudang sesuai permintaan pihak terkait dalam lingkup manajemen. - Membuat laporan penerimaan gudang. - Membuat dan menyiapkan laporan bulanan untuk stock off name.



ADIMISTRASI PENGIRIMAN - Menampung, mendata dan menyiapkan surat jalan berikut invoice dan barang yang akan dikirimkan kepada customer maupun kepada pihak lain melalui kurir atau pun melalui pihak III. - Mendistribusikan semua pengiriman barang dan memastikan barang sudah diterima oleh customer dengan kembalinya tanda terima atau invoice. - Apabila ada barang / berkas yang harus dikirim / diambil tidak dapat diselesaikan tepat waktu atau terjadi penundaan kemudian melakukan follow up kepada pihak terkait.



ADMINISTRASI PURCHASING - Mencari, Mendata dan mencatat Supplier yang dapat mensupply bahan baku maupun kebutuhan lainnya. - Mencatat dan mendata semua pesanan bahan baku maupun kebutuhan lainnya dari bagian produksi. - Melakukan

negosiasi

harga,

cara

pembayaran,

dan

jangka

waktu

pembayaran dengan supplier - Mencari bahan baku atau material dengan kualitas bagus dan harga murah - Mengajukan permohonan persetujuan kepada manajemen untuk melakukan pembelian bahan baku atau kebutuhan lainnya sesuai dengan permintaan department terkait. - Melakukan Purchasing Order bahan baku maupun kebutuhan lainnya terhadap supplier yang telah ditentukan

- Memberitahu bagian terkait apabila bahan baku atau kebutuhan yang telah dipesan tidak dapat terpenuhi sesuai jadwal. b.

LINGKUP FINANCE & ACCOUNTING 1.

Mendata dan mencatat semua transaksi harian, baik cash masuk maupun keluar.

2.

Mendata dan mencatat semua mutasi rekening koran (Bank) harian.

3.

Melakukan penagihan atas piutang perusahaan.

4.

Melakukan teguran / remainder kepada customer yang menunda pembayaran.

5.

Melakukan pemeriksaan terhadap semua rencana pembelian dari bagian umum maupun departemen lainnya, baik untuk bahan baku maupun untuk keperluan lainnya sesuai dengan invoice / kuitansi.

6.

Membuat RAB dan mengatur cash flow harian, mingguan, bulanan dan tahunan kemudian disampaikan kepada manajemen.

7.

Melakukan pemeriksaan terhadap semua rencana pembayaran (perhitungan) gaji, komisi, bonus, SPIF karyawan yang dihitung dan ditentukan oleh Departement terkait.

8.

Melakukan pembayaran gaji (payroll), komisi, bonus, SPIF karyawan yang dihitung dan ditentukan oleh departemen terkait yang telah disetujui oleh manajemen.

9.

Melakukan pembayaran terhadap hutang – hutang perusahaan, baik kepada supplier, pemerintah (pajak) maupun kepada customer.

10. Membuat laporan kas harian. 11. Membuat laporan keuangan bulanan dan tahunan, termasuk laporan pajak yaitu PPN dan Pph 21. • KEWENANGAN 1. Menunda pembuatan sales order, surat jalan, invoice, kuitansi, maupun faktur pajak apabila harga jual tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan dan belum ada persetujuan dari manajemen. 2. Menanyakan pengiriman barang dan penagihan yang telah dilakukan berikut invoicenya kepada pihak terkait. 3. Memeriksa

dan

menanyakan

apabila

ditemukan

kejanggalan

dalam

pembuatan laporan perhitungan gaji dan bonus kepada karyawan ybs. 4. Menentukan skala prioritas pembayaran yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. 5. Menolak atau menangguhkan rencana pembelian atau anggaran yang diajukan oleh bagian umum maupun dept lainnya apabila dirasakan tidak

perlu dan memberatkan keuangan perusahaan, baik sebagian atau secara seluruhnya. 6. Melakukan

penundaan

semua

rencana

pembayaran

apabila

kondisi

keuangan tidak memungkinkan. 7. Melakukan pemilihan supplier yang sesuai dengan tugas yang telah dibebankan. 8. Menunda atau menolak pesanan dari department terkait apabila diindikasikan pesanan tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan. 4. Departemen Produksi Departemen Produksi adalah departemen yang melaksanakan kegiatan proses produksi dari proses pengolahan bahan baku menjadi barang jadi hingga melaksanakan proses pengiriman. •

Tanggung Jawab Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.

•

Fungsi dan Tugas Pokok -

Perencanaan Bahan Baku : apa saja bahan baku yang diperlukan, kapan waktu ketersediaan bahan baku harus diterima, menentukan tingkat persediaan yang optimal.

-

Perencanaan Proses Produksi : merencanakan dan mengatur layout sarana dan prasarana produksi, merencanakan teknologi yang diperlukan,

merencanakan

proses

pelaksanaan

produksi,

merencanakan target waktu pengerjaan dan pengiriman ( jadwal kerja ), dan juga merencanakan kebutuhan dan kualifikasi sumber daya manusia yang diperlukan dalam departemen produksi. -

Pengorganisasian : mengorganisir semua sumber daya yang ada dalam pelaksanaan proses produksi untuk mencapai kualitas dan produktivitas yang ditetapkan perusahaan.

-

Pengarahan : melaksanakan pengarahan kepada semua karyawan yang terlibat di dalam departemen produksi untuk dapat melaksanakan intruksi proses produksi dengan tepat dan baik sesuai dengan standart kerja dan kualitas produk yang telah ditetapkan perusahaan.

-

Pengawasan : Melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja, administrasi produksi agar kegiatan produksi dapat berjalan lancar dan menghasilkan kualitas kerja dan produk yang dapat bersaing di pasaran lokal maupun ekspor.

•

KEWENANGAN -

Melaksanakan proses produksi sesuai dengan prosedur perusahaan.

-

Menghentikan proses produksi jika terindikasi produksi menyalahi prosedur perusahaan.

• 4.1

STRUKTUR DEPARTEMEN PRODUKSI ( lampiran 2 )

Bagian Processing •

Tujuan Bagian processing adalah memproses bahan mentah menjadi barang ½ jadi yang selanjutnya akan diproses atau dirakit menjadi barang jadi.

•

Ruang Lingkup Bagian Processing mempunyai ruang lingkup : Pekerjaan Potong Batu (mesin Gergaji), Pekerjaan Tumbuk/ Pukul, Pekerjaan Molen, Pekerjaan Proses khusus.

•

Fungsi dan Tugas Pokok 

Melaksanakan proses produksi dimulai dari bahan mentah atau bahan baku hingga menjadi barang siap rakit.



Mengorganisir sumber daya manusia yang ada di bagian proscessing untuk melaksanakan pekerjaannya berdasarkan pada standart proses kerja dan kualitas produk serta kualitas waktu pengerjaan.



Melaksanakan fungsi monitoring dan administrasi dalam setiap aktivitasnya.



Menerima Instruksi kerja dan Jadwal Kerja dari Manager Produksi



Memberikan laporan data monitoring kerja harian kepada Manager Produksi.



Menyampaikan intruksi kerja dan form monitoring harian dari Manager Produksi kepada sub bagian thutuk/tumbling, molen, cutting dan proses khusus.



Melakukan pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kerja sub bagian : Thuthuk/tumbling, molen, cutting dan proses khusus

•

Posisi Bagian Processing berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi.

•

Tanggung Jawab Bertanggung

jawab

atas

kelancaran

pelaksanaan

processing

bahan

mentah/baku menjadi barang/bahan siap rakit sesuai dengan ketentuan standart kualitas kerja, kualitas produk, standart waktu pengerjaan dan pengadministrasiannya. •

Wewenang Berwenang atas pelaksanaan processing bahan mentah/baku menjadi barang/bahan siap rakit sesuai dengan ketentuan standart kualitas produk yang sudah ditentukan. Berwenang dalam melakukakan koordinasi dengan bagian gudang dan Manager produksi atas ketersediaan bahan baku.

Bagian Processing dipimpin oleh seorang koordinator yang membawahi koordinator sub bagian thuthuk, koordinator sub bagian molen, koordinator sub bagian cutting dan koordinator sub bagian proses khusus didalam melaksanakan pengarahan kerja, monitoring dan administrasi kerja dan pengawasan pelaksanaan kerja. Koordinator bagian processing bertanggung jawab kepada SPV Produksi. a.

Cutting •

Tujuan Sub Bagian Cutting sebagai bagian dari bagian processing dimaksudkan untuk membantu kelancaran kerja bagian processing dalam pembagian kerja baik secara teknis maupun administrasi.

•

Ruang Lingkup Sub bagian cutting mempunyai ruang lingkup segala hal yang berkaitan pekerjaan cutting yang dikerjakan dilokasi pabrik

•

Fungsi Pekerjaan cutting adalah proses memotong-motong bahan mentah batu menjadi potongan-potongan batu yang mempunyai ukuran dan desain tertentu (sesuai PO) dengan menggunakan mesin elektrik gergaji batu. Ada beberapa ukuran diameter gergaji batu yang digunakan : 25 inci, 35 inci, 50 inci dan 60 inci.

•

Tugas Pokok 

Menerima Formulir Order Produksi / instruksi kerja dari Manager Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu



Mengisi Buku Pengambilan Bahan ke bagian gudang setiap akan mengambil bahan yang dibutuhkan.



Pencatatan harian pekerjaan cutting



Melaksanakan proses cutting sesuai intruksi koordinator bagian processing.



Kartu Monitoring cutting harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator bagian processing



Dalam melaksanakan pekerjaannya harus memperhatikan Standart K3 : Kesehatan dan Keselamatan Kerja.

•

Tanggung Jawab 

Bertanggung jawab atas pelaksanaan instruksi kerja yang telah diterima



Bertanggung jawab terhadap pengisian kartu monitoring harian



Bertanggung jawab atas kebenaran pengisian kartu monitoring harian yang telah diserahkan.

a.

Tumbuk/Thithik •

Tujuan Sub Bagian Tumbuk sebagai bagian dari bagian processing dimaksudkan untuk membantu kelancaran kerja bagian processing dalam pembagian kerja baik secara teknis maupun administrasi.

•

Ruang Lingkup Sub bagian tumbuk mempunyai ruang lingkup segala hal yang berkaitan pekerjaan tumbuk yang dikerjakan dilokasi pabrik.

•

Fungsi Pekerjaan tumbuk adalah pekerjaan yang memotong-motong bahan mentah batu menjadi potongan-potongan batu yang mempunyai ukuran atau desain tertentu dengan cara memukul bahan mentah batu yang berbentuk lempengan-lempengan balok atau persegi empat.

•

Tugas Pokok 

Menerima Formulir Order Produksi / instruksi kerja dari Manager Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.






Mengerjakan proses tumbling (tumbuk/pukul). Mengerjakan proses grade, sortir.



Mencatat hasil pekerjaan dalam kartu monitoring yang berisi : ambil bahan, hasil, sisa bahan dan reject. (bahan rusak).



Kartu Monitoring tumbuk harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator Bagian Processing.




•

Tanggung Jawab Bertanggung jawab atas pelaksanaan instruksi kerja yang telah



diterima 





b.

Molen •

Tujuan Sub Bagian Molen sebagai bagian dari bagian processing dimaksudkan untuk membantu kelancaran kerja bagian processing dalam pembagian kerja baik secara teknis maupun administrasi.

•

Ruang Lingkup Sub bagian molen mempunyai ruang lingkup segala hal yang berkaitan pekerjaan cutting yang dikerjakan dilokasi pabrik.

•

Fungsi Pekerjaan Molen adalah pekerjaan memperhalus sudut atau tepi batu hasil proses cutting sehingga sudut batu atau sisi tepi batu tidak tajam karena hasil pemotongan mesin gergaji dengan cara gaya gesek antar batu Gaya gesek antar batu didapat dengan menggunakan mesin molen yang memutar wadah bahan batu, wadah berupa roda ban Giant Traktor, yang diputar dengan menggunakan dinamo listrik.

•

Tugas Pokok 

Menerima Formulir Order Produksi/Instruksi Kerja dari Manager Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.






Pencatatan harian pekerjaan molen



Melaksanakan proses Molen sesuai intruksi kabag processing.






Kartu Monitoring molen harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator bagian processing.

•

Tanggung Jawab 








c.

Perakitan •

Tujuan dan Ruang Lingkup Perakitan adalah bagian pekerjaan merakit batu yang sudah dipotong sesuai pola dan diperhalus sudut-sudutnya dengan mesin molen untuk kemudian dirakit menjadi barang jadi (mozaik). Proses perakitan mempunyai 2 pola kerja yaitu : - Menggunakan Jasa Perakitan Borongan pihak ke III di beberapa lokasi di luar pabrik. - Membeli dari Suplier Perakitan. Pola – Mekanisme Jasa Borongan Perakitan Perusahaan dalam hal ini menggunakan jasa borongan perakitan, semua bahan utama dan penunjang disediakan oleh perusahaan. Pola – Mekanisme Beli Rakitan dari Outsourching Perakitan Perusahaan dalam hal ini membeli hasil rakitan dari suplier, bahan utama tetap harus membeli ke perusahaan sedangkan bahan penunjang lainnya disediakan sendiri oleh suplier.

•

Fungsi Perakitan

meneruskan

proses

produksi

dari

bagian

processing,

melaksanakan perakitan batu yang sudah dipotong sesuai pola dan diperhalus sudut-sudutnya dengan mesin molen untuk menjadi barang jadi (mozaik). •

Tugas Pokok



Menerima Formulir Instruksi Kerja/Order Produksi dari Manager Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.



Mengisi Buku Pengambilan Bahan ke bagian gudang setiap akan mengambil

bahan

yang

dibutuhkan

(untuk

jasa

borongan

perakitan) kemudian mendistribusikan ke jasa perakitan-perakitan yang ada. 

Pencatatan harian pendistribusian bahan-bahan ke perakitan dan juga

pengambilan

hasil

rakitan

dari

para

perakit

dengan

membuatkan nota/faktur kepada para perakit borongan. 

Untuk perakitan yang berasal dari suplier sistim trading (beli) maka menggunakan mekanisme yang sama seperti pada proses pembelian. Yaitu Bagian Pembelian mengirimkan surat order pembelian rakitan.



Bagian perakitan tidak hanya melakukan fungsi pendistribusian tetapi juga melakukan fungsi pengarahan terhadap kualitas rakitan serta waktu penyelesaian dan juga melakukan fungsi seleksi terhadap hasil rakitan yang akan diambil apakah layak untuk diterima atau tidak. Pada tahap ini juga melakukan pencatatan monitoring perakitan.



Dalam melaksanakan pekerjaannya harus memperhatikan Standart K3.



Kartu Monitoring Perakitan harus dikonfirmasikan/diserahlan hasil pengisiannya setiap hari ke Manager produksi.

•

Tanggung Jawab 








d.

Quality Control / Service •

Tujuan, Ruang Lingkup dan Fungsi dan Tugas Pokok Quality Control mempunyai fungsi memastikan kualitas setiap bagian pekerjaan di departemen produksi sesuai dengan standart kualitas produk

yang telah ditetapkan. Quality Control harus selalu memonitoring setiap bagian proses produksi setiap hari kerja, seperti proses produksi di bagian processing, perakitan, finishing, packing dan pengiriman. Bagian Quality Control melakukan :

•



Pelaksanaan Standart Kerja dan Standart Kualitas Produk.



Fungsi pengarahan terhadap kualitas produk dan kualitas kerja.



Pelaksanaan Standart Kesehatan dan Keselamatan Kerja



Pengawasan Kualitas produk dan kualitas selama proses produksi.

Tanggung Jawab 








e.

Bagian Finishing • Tujuan Finishing adalah bagian proses produksi yang mengerjakan tahap akhir dalam proses menjadi barang jadi. Tahap pekerjaan ini memastikan kelayakan produk dari segi estetikanya apakah sudah sesuai dengan standart yang ditetapkan. Pada tahap ini akan dilakukan cek dan ricek jika terdapat produk yang kurang layak maka akan dilakukan perbaikan-perbaikan. Beberapa pekerjaan yang dilakukan bagian finishing : 1. Amplas 2. Gerinda 3. Noda Lem 4. Perapian Jaring 5. Pengeleman ulang 6. Tambal •

Ruang Lingkup Bagian Finishing mempunyai ruang lingkup pekerjaan seleksi, melakukan revisi atau perbaikan di dalam lokasi pabrik agar hasil rakitan yang diterima dapat dipastikan kelayakannya sebelum dilakukan proses packing.

•

Fungsi Melakukan seleksi dan perbaikan yang diperlukan terhadap penerimaan hasil rakitan sebelum dipacking.

•

Tugas Pokok 

Menerima Formulir Instruksi Kerja/Order Produksi dari SPV Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.






Pencatatan harian Kartu Monitoring Finishing yang dilaksanakan oleh koordinator bagian finishing.



Kartu Monitoring Finishing harus dikonfirmasikan dan diserahkan setiap hari ke SPV Produksi




•

Tanggung Jawab 








f.

Packing •

Tujuan Bagian Packing bertujuan untuk melakukan proses pengemas produk finishing untuk siap di kirim ke konsumen.

•

Ruang Lingkup Bagian Packing berkaitan dengan segala proses packing produk yang dilakukan di dalam lokasi pabrik. Pekerjaan-pekerjaan proses packing : -

Proses Drying

-

pemberian layer

-

pemasangan plastik shrink per pcs

-

proses ke mesin shrink

-

pemberian barcode

-

dimasukan ke box

-

pemasangan plastik box

-

dimasukan ke pallet

-

pemasangan plastik pallet

-

pengikatan pallet pertama

-

pemasangan penguat samping (kisi pallet)

-

pengikatan pallet kedua

-

pemasangan label pallet

-

stuffing container

•

Fungsi Proses packing adalah tahap pengemasan produk jadi ke dalam kemasan box, pemasangan barcode dan kemudian dikemas ke dalam pallet, pemasangan label pallet untuk kemudian siap dikirim ke cargo cointainer.

•

Tugas Pokok •

Menerima Formulir Instruksi Kerja/Order Produksi dari SPV Produksi yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

•

Mengisi Buku Pengambilan Bahan ke bagian gudang setiap akan mengambil bahan yang dibutuhkan. •

Pencatatan Monitoring harian pekerjaan Packing.

•

Kartu Monitoring Packing harus dikonfirmasikan dan diserahkan setiap hari ke SPV Produksi.

•

Tanggung Jawab •


•


•


5. Departemen Resources, General Affair & Legal  Tanggung Jawab •

Struktural - Bertanggung jawab langsung kepada Direktur

•

Bertanggung jawab atas kinerja devisi: a. HRD b. General Affair c. Legal

• Operasional a. Bertanggung jawab atas tercapainya iklim kerja yang kondusif. b. Bertanggung jawab atas peningkatan & mempertahankan kualitas Sumber Daya Manusia. c. Bertanggung jawab atas peberapan budaya kerja perusahaan. d. Bertanggung jawab atas peningkatan Produktifitas Kerja karyawan  Tugas: A. Lingkup Human Resources 1.

Menganalisa kebutuhan tenaga kerja ( karyawan ) di sesuaikan dengan kebutuhan operasional da kemampuan perusahaan.

2.

Melakukan recruitment dan seleksi karyawan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas.

3.

Menempatkan karyawan sesuai dengan keahliannya.

4.

Membuat standarisasi sistem training karyawan.

5.

Melakukan training karyawan.

6.

Melakukan penilain karyawan yang akurat.

7.

Merancang jenjang karir dan sistem.

8.

Merancang sistem kompensasi.

9.

Melakukan konseling antar karyawan.

10. Menyelesaikan konflik antar karyawan. 11. Menjaga disiplin kerja. 12. Memberhentikan karyawan sesuai peraturan yang berlaku. 13. Bersama-sama manajemen merumuskan, merubah kebijakan-kebijakan, aturan-aturan kepegawaian bilamana diperlukan untuk perbaikan dan kemajuan perusahaan. B. Lingkup Administrasi Personalia 1.

Pembuatan / mencetak Kartu Absensi.

2.

Melakukan pendataan / rekapitulasi tentang absensi karyawan (datang terlambat, tidak masuk [sakit, ijin, alpha] berkaitan dengan ketentuan sanksi absen.

3.

Menghitung lembur, potongan absen dan membuat sli]p gaji bulanan.

4.

Menghitung dan membuat slip pembayaran bonus / komisi administrasi dan Dept. Produksi.

5.

Menghitung dan menyampaikan surat teguran, surat peringatan sampai kepada surat keputusan PHK.

6.

Membuat

Surat

Keputusan

(terkait

ketentuan perusahaan, pengangkatan karyawan, kenaikan gaji, promosi dan mutasi karyawan), dan membuat kontrak / perjanjian kerja karyawan. 7.

Membuat memo internal, yaitu suatu media yang digunakan baik disampaikan memalui email dan atau di tempelkan pada madding yang berisikana tentang undangan arapat internal / meeting dan atau berupa pengumuman tentang adanya suatu moment tertentu.

C. Genera Affair 1.

Menciptakan lingkungan kerja yang bersih, nyaman dan sehat.

2.

Mengawasi penggunaan peralatan kantor.

3.

Mengawasi dan mengatur penggunaan kendaraan operasional agar sesuai dengan fungsinya.

4.

Mengawasi

penggunaan

telepon

dan

listrik,

agar

tidak

terjadi

penyalahgunaan pemakaian. D. Legal 1.

Membuat dan atau memeriksa kontrak kerjasama dengan pihak ketiga baik untuk kepentingan departemen lain maupun untuk kepentingan perusahaan pada umumnya.

2.

Mewakili manajemen / perusahaan untuk menyelesaikan maslah apabila terjadi sengketa dengan karyawan, kontrak kerjasama dengan pihak ketiga maupun masalah lainnya terkait dengan kepentingan perusahaan.

 Wewenang 1.

Mengusulkan dan atau memberikan reward dan punishment kepada karyawan berdasarkan atas hasil penilaian kerja.

2.

Mengusulkan dan atau melakukan promosi, mutasi, atau demosi karywan.

3.

Menyuruh atau menolak karyawan untuk kerja lembur.

4.

Menerima atau menolak izin tidak masuk kerja karyawan.

5.

Menerima atau menolak izin datang terlambat karyawan.

6.

Menerima atau menolak izin meninggalkan tempat kerja lebih awal karyawan.

7.

Menerima atau menolak izin cuti karyawan.

8.

Melakuakan terguran, peringatan dan PHK terhadap karyawan.

BAB. III STANDART OPERASIONAL PROSEDUR PEMASARAN -

Alur Kerja Penanganan Order Masuk. 1. Permintaan pesanan dari Pasar atau customer.

2. Permintaan

tersebut

diterima

Direktur/Manager

Pemasaran

kemudian

ditindaklanjuti. Dalam hal ini berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dalam hal pembiayaan financial, dengan Manager Produksi dalam hal Produksi (bhn baku, waktu dll). 3. Setelah

hasil

koordinasi

didapat,

kemudian

Direktur/Manager

Pemasaran

memberikan balasan atas permintaan pesanan (Proforma Order) dengan pihak pemesan. Termasuk didalamnya DP, Cara Pembayaran dan Syarat serta Ketentuan Lainnya yang diperlukan. 4. Tidak menutup kemungkinan akan terjadi negosiasi dengan pihak customer (jika ada) 5. Customer mengirimkan Konfirmasi atas Proforma Invoice secara tertulis (email atau Fax) ini sudah dapat dianggap sebagai PO resmi yang telah disepakati pihak buyer dan perusahaan, bisa juga pada saat ini customer mengirimkan contoh gambar Print Box, Barcode. Atau pihak perusahaan meminta gambar print box, barcode, label pallet pada saat ACC Proforma Invoice. (jika Barcode tidak tercantum dalam Proforma Order ataupun Proforma Invoice) 6. 6a dan 6b.

Konfirmasi atau ACC Proforma Invoice tertulis

yg diterima

disampaikan ke Manager General Admin & Accounting serta Manager Produksi. (semacam SPK). 6c Perusahaan/Direktur/Kepala Pemasaran mengirimkan Packing List (dari Manager Produksi) ke pihak buyer. 7. Manager Produksi daftar kebutuhan bahan untuk menghitung kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk mengerjakan order. Daftar kebutuhan yang telah dibuat diajukan ke bagian pembelian untuk segera dilakukan proses pengadaannya. -

SOP Penanganan Order Masuk Proforma Order yang masuk kemudian diproses oleh Manager Pemasaran dengan berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Dengan Manager General Admin & Accounting berkoordinasi untuk hal-hal yang berkaitan dengan keuangan, dengan Manager Produksi berkoordinasi untuk waktu pengerjaan, waktu pengiriman dan ketersediaan serta kebutuhan bahan baku. Untuk penetapan harga jual hal ini menjadi tanggung jawab dan wewenang penuh Manager Pemasaran berdasarkan kebijakan Direktur. Bentuk Pre Purchasing Order ( Pre PO ). (Lampiran 3)

-

SOP Proforma Order (Usulan Order) Proforma Order yang masuk berisi tentang spesifikasi teknis produk yang dipesan : a. Dimensi Produk (ukuran dan bentuk)

b. Desain atau Model Produk c. Jenis Batu d. Warna Batu e. Jenis kemasan box, plastic dan palet (bahan, dimensi, desain, warna). f. Jumlah pesanan (M2, Box, Pcs) g. Waktu Penyelesaian / Tanggal Stuffing. h. Harga. i. Standard Kualitas yang disyaratkan. j. Cara Pengemasan dan Pengiriman k.

Berat Satuan, Berat Total.

l.

Foto/gambar desain

m. Foto/gambar Box, Barcode n.

Foto/gambar cara pengemasan dan pengiriman.

Setiap Pre PO yang masuk harus didokumentasikan dan diarsip. Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Dalam

hal

ini

yang

melakukannya

adalah

Manager

Pemasaran.

(bisa dibantu

pengarsipannya oleh bagian suporting sistem) Pintu masuk resmi sebagai informasi permintaan pasar/customer yang dianggap sah/resmi/layak/valid adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran, dalam hal ini adalah Bp. Suyono ( terkecuali jika sudah ada Person lain yang ditunjuk untuk memegang tanggung jawab sebagai Manager Pemasaran/Bp. Suyono tidak merangkap lagi posisi Direktur dan Manager Pemasaran). Jika ada informasi permintaan yang masuknya atau diterima oleh bukan direktur atau manager pemasaran maka informasi tsb harus disampaikan ke direktur dan atau manager pemasaran untuk mendapatkan ACC sebagai informasi yang dianggap perlu untuk ditindaklanjuti. -

Proforma Invoice (Usulan Penawaran Order) Tanggapan Perusahaan terhadap Proforma Order (Proforma Invoice) ini harus berisi : • Harga Satuan dan Harga Total. • Cara Pembayaran : Uang Muka (DP) dan Pelunasan. • Di dalamnya menyampaikan cara dan waktu pembayaran DP serta Pelunasannya. • Description/Kepastian

Spesifikasi

dikerjakan. • Waktu pengiriman pesanan • Cara Pengemasan dan Pengiriman. • Syarat dan Ketentuan lainnya :

Produk termasuk

kemasannya

yang

akan



Ketentuan Jangka waktu menunggu konfirmasi ACC



Ketentuan jika konfirmasi ACC terlambat



Ketentuan konfirmasi label box, barcode, label pallet dari pihak buyer.



Ketentuan keterlambatan pelunasan dan Kompensasi yang timbul.



Kompensasi atas Perubahan, penundaan atau pembatalan oleh pihak buyer.



Dan lain-lain jika memang diperlukan maka dapat diusulkan didalam Proforma Invoice ini.

• Nama Item (Artikel) • Dimensi Produk • Jumlah Satuan, M2, Box. • Berat Satuan dan Berat Total. • Tanggal dibuatnya Pre Invoice • Pembuat Pre Invoice (Stempel Perusahaan). • Penomoran Dokumen. Setiap PreInvoice yang keluar harus didokumentasikan dan diarsip. Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Yang berhak untuk memberikan tanggapan atas permintaan pasar/customer adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran. Dalam memberikan tanggapan informasi itu, Direktur dan atau Manager Pemasaran harus berkoordinasi dengan Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Dengan Manager General Admin & Accounting berkoordinasi menyangkut Financial ( Pembiayaan Modal, Tingkat Keuntungan dan Harga, DP dan Pelunasan ), dengan Manager Produksi berkoordinasi menyangkut : ketersediaan Bahan Baku, Cara dan Waktu Proses Produksi, pengemasan dan pengiriman, juga berkoordinasi dalam hal penghitungan harga pokok produksi serta penentuan harga jual produk pesanan. -

Konfirmasi ACC Order/PO Adalah jawaban dari pihak buyer atas Pra Invoice yang dikirim perusahaan. Jawaban atas Proforma Invoice yang sudah dikirim dapat berbentuk lisan via telpon dan atau tertulis via email. Konfirmasi tertulis bentuknya sama atau tidak jauh berbeda seperti Proforma Invoice atau Proforma Order yang sudah dikirim. Konfirmasi ACC lebih menegaskan kesepakatan harga dan waktu pengiriman. Seperti usulan prosedur dari pihak buyer dalam hal ini dari International Stone Gallery (Nick), bahwa untuk memberikan konfirmasi ACC atas Pra Invoice dari pihak perusahaan, pihak buyer harus menunggu ACC dari pihak kliennya. Waktu menunggu

ACC dari pihak klien disepakati adalah 3 hari, artinya dalam kurun waktu 3 hari ACC diterima lalu disampaikan ke pihak perusahaan maka hal ini tidak mempengaruhi atau menambah jadwal pengiriman yang tercantum dalam Pra Invoice. Tapi jika waktu ACC atas Pra Invoice lebih lebih dari 3 hari maka jumlah kelebihan waktu akan diberlakukan penambahan hari dari jadwal yang tercantum dalam Pra Invoice. Untuk Konfirmasi ACC atas Pra Invoice sebaiknya dilakukan atau diterima dalam bentuk tertulis. Kalaupun ACC tersebut tidak dalam bentuk tertulis maka pihak perusahaan harus membuat konfirmasi atau klarifikasi dalam bentuk tertulis dan hal ini merupakan dasar dari Pembuatan Invoice ataupun Purchasing Order Ketentuan jangka waktu konfirmasi ACC Order dan konsekuensi perubahan waktu pengiriman juga berlaku untuk ketentuan konfirmasi ACC atas : label box, barcode dan label pallet -

Proforma Invoice Fix Dari Pra Invoice yang telah disampaikan ke pihak buyer dan berdasarkan Konfirmasi ACC dari pihak buyer maka perusahaan menyampaikan Invoice yang fix atau bersifat tetap dan mengikat dalam hal spesifikasi order, kuantitas order, harga, waktu pengiriman, cara pembayaran termasuk DP serta pelunasannya. Bentuk Proforma Invoice Fix atau bisa disebut juga klarifikasi atas konfirmasi ACC order bentuk dan isinya sama dengan Proforma Invoice yang mengalami revisi jika ada hal-hal yang disampaikan di dalam konfirmasi ACC Order.

-

Proforma Order Fix Proforma Order Fix atau pada kebiasaannya berupa konfirmasi ACC Order ini bisa dianggap sebagai Purchasing Order dari pihak klien atau konsumen. Dari pengalaman yang sudah pernah terjadi, khususnya untuk customer lama yang hubungan kerja sama telah terjalin cukup lama, biasanya PO cukup berupa pernyataan atau konfirmasi persetujuan atas Pre Invoice yang dibuat perusahaan atau yang disampaikan ke customer tetapi untuk ketertiban administrasi sebaiknya Konfirmasi ACC harus dalam bentuk tertulis, bisa bentuk email atau fax. Atau jika nantinya pihak perusahaan menerima Konfirmasi ACC atas Pra Invoice dalam bentuk lisan via telpon maka pihak perusahaan harus menyampaikan klarifikasi konfirmasi ACC dalam bentuk tertulis sebagai dasar kesepakatan order yang saling mengikat. Tapi jika memang diperlukan maka PO dari customer baru (selain yang diatas) maka PO harus berisi : •

Tanggal. Bulan dan Tahun dibuatnya PO

•

Spesifikasi Teknis Produk yang ada didalam PO :

•

Dimensi Produk (ukuran dan bentuk)

•

Desain atau Model Produk o

Jenis Batu

o

Warna Batu

o

Jenis kemasan box, plastic dan palet (bahan, dimensi, desain, warna).

o

Jumlah pesanan

o

Waktu Penyelesaian/Tanggal Stuffing.

o

Harga.

o

Standard Kualitas yang disyaratkan.

o

Cara Pengemasan dan Pengiriman

o

Print Box

o

Barcode

•

DP (Down Payment) dan Pelunasan

•

Nama, Alamat, No. Telpon Perusahaan pembuat PO

•

Nama dan Tanda Tangan Pembuat PO

•

Stempel Perusahaan Pembuat PO dan Materai (jika perlu).

Setiap Purchasing Order (PO) yang masuk harus didokumentasikan dan diarsip. Didokumentasikan dan diarsip : penomoran dokumen (tgl masuk, no. urut, kode, sifat dsb). Yang berhak untuk memutuskan PO yang masuk itu diterima atau tidak untuk ditindaklanjuti adalah Direktur dan atau Manager Pemasaran. PO yang masuk dipakai dasar oleh Direktur dan atau Manager Pemasaran untuk koordinasi dengan departemen-departemen yang ada di perusahaan. Direktur mengistruksikan Manager Pemasaran serta Manager General Admin & Accounting untuk : menyiapkan, menyediakan, mengendalikan Anggaran yang diperlukan untuk mengerjakan pesanan, seperti : anggaran untuk pembelian bahan baku utama dan penunjang, anggaran untuk tenaga kerja Langsung maupun Tidak Langsung, Anggaran Biaya Overhead Pabrik, dll. Dari Anggaran yang sudah dipersiapan oleh Manager General Admin & Accounting untuk selanjutnya dikoordinasikan oleh Manager General Admin & Accounting kepada Bagian Pembelian. Anggaran tsb adalah dasar atau plafon yang digunakan oleh bagian pembelian dalam proses pengadaan/pembelian. Direktur memberikan isntruksi kepada Manager Pemasaran serta Manager Produksi untuk : Merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, mengarahkan dan mengawasi proses produksi yang akan dan sedang berlangsung dalam rangka mengerjakan pesanan.

-

Instruksi Pengerjaan Order. Konfirmasi ACC Order atau Klarifikasi atas konfirmasi acc order atau PO yang diterima oleh Manager Pemasaran atau Direktrur ini di copy untuk selanjutnya disampaikan kepada Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. Copy dokumen tersebut bisa digunakan untuk memberikan instruksi kerja kepada Manager General Admin & Accounting dan Manager produksi untuk melaksanakan pekerjaannya. Yang bertanggungjawab dan berwenang menangani Proforma Order, Proforma Invoice, Konfirmasi ACC Order, Klarifikasi atas konfirmasi ACC, Proforma Order Fix (PO), Proforma Invoice Fix dan Penyampaian Instruksi Kerja ke Departemen General Admin & Accounting dan Departemen Produksi adalah Direktur yang sampai saat ini merangkap juga sebagai Manager Pemasaran.

-

Riset dan Pengembangan Produk Bagian Riset dan Pengembangan Produk ( R& D ) berkoordinasi dan bertanggung jawab kepada Manager Pemasaran. Input yang masuk ke Bagian Riset dan Pengembangan Produk berasal dari internal dan Eksternal perusahaan melalui Manager Pemasaran. Dari internal bisa dari departemen produksi atau dari departemen yang lainnya mengenai ide-ide tertentu suatu produk, apapun ide-ide produk tertentu itu harus disampaikan atau dikoordinasikan dengan Manager Pemasaran, Manager Pemasaran yang mempunyai wewenang memberikan insruksi kerja ke Bagian R & D untuk melakukan dan mengerjakan sample produk atau master desain. Dari Eksternal yaitu dari pihak pasar/pembeli/konsumen, yang sering terjadi pihak pasar/pembeli/konsumen menginginkan suatu desain tertentu suatu produk yang diminatinya. Dari ide-ide, gambaran-gambaran atau contoh-contoh yang dikirimkan ke perusahaan,

kemudian

pihak

perusahaan

melalui

departemen

pemasaran

menganalisa permintaan-permintaan akan suatu desain produk tersebut. Tim Bagian Riset dan Pengembangan Produk terdiri dari : •

Bagian Komputer, menganalisa dan membuat cetak biru (blue print) suatu master desain suatu produk untuk kemudian mengkomunikasikannya dengan pihak pasar/pembeli/konsumen.

Bagian

Komputer

juga

yang

melaksanakan

dokumentasi dalam bentuk photo-photo. •

Bagian Processing, memproses pengerjaan master desain menjadi sebuah sampel yang dapat dikirimkan ke pihak pasar guna keperluannya seperti pameran dsb.

•

Bagian processing ini mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang sama dengan bagian processing di departemen produksi yaitu : Cutting, Tumbuk, Molen, Cladding dll.

•

Bagian Perakitan, bagian perakitan melaksanakan sendiri proses perakitanperakitan batu hingga menjadi sample produk.

•

Bagian Riset dan Pengembangan Produk berlokasi di Head Office atau unit produksi di Sodo.

-

Prosedur Pengambilan Gambar Photo Sample •

Sample yang akan diambil gambarnya harus dalam keadaan bersih.

•

Kondisi sample yang akan diambil harus sesuai dengan permintaan klien, apakah dalam kondisi kering atau kondisi basah.

•

Gambar photo yang dihasilkan harus terang artinya detail corak, warna dan desain harus tampak jelas.

•

Sudut pengambilan gambar atau angle dari atas (tampak atas) dengan sudut pengambilan ± 90°.

•

Pengambilan gambar photo harus per-sample per-lembar photo, kecuali jika ada permintaan harus digabung.

•

Pemakaian ISO : Siang = 100 – 400 ; Malam = 400 – 800

•

Pengambilan gambar yang dilakukan di dalam ruangan dikerjakan seperti saat pengambilan gambar di malam hari yaitu dengan menggunakan ISO 400 – 800.

•

Sebaiknya tidak menggunakan lampu kilat (blitz) kecuali jika tidak ada penerangan yang cukup.

•

Sebaiknya menggunakan bantuan Tripod atau menggunakan kamera yang mempunyai fasilitas stabilizer atau anti shake.

•

File gambar photo pada waktu pengiriman ke pihak klien harus dalam bentuk JPEG 1 mega pixel, ukuran file 250 kb.

-

Prosedur Pembuatan Produk Sample •

Permintaan sample dari pihak klien disampaikan dan dikoordinasikan oleh Manager Pemasaran/Direktur kepada bagian R & D serta Bagian Produksi. Spesifikasi produk sample harus sesuai dengan permintaan pasar/konsumen.

•

Bagian R & D yang bertanggung jawab dan berwenang dalam pengerjaan produk sample mulai awal pengerjaan: analisa, desain matras dan produk, pelaksanaan

pembuatan, pengambilan photo, sampai pengiriman produk sample ke pihak klien (pengiriman photo melalui email dan pengiriman fisik produk sample) •

Menganalisa suatu desain produk sample tertentu yang diminta oleh pihak internal ataupun eksternal, seperti : bahan, ukuran, waktu pengerjaan, biaya, spesifikasi khusus lainnya dan teknis pembuatan dengan berdasarkan efisiensi dan efektivitas untuk menghasilkan produk yang mempunyai daya saing yang tinggi.

•

Berdasarkan intruksi Manager Pemasaran/Direktur, bagian R & D membuat produk sample yang diinginkan. Untuk pengerjaan teknis dapat berkoordinasi dengan Manager Produksi berkaitan dengan bahan baku yang diperlukan, tenaga kerja yang mengerjakan dan lain-lainnya.

•

Teknis pembuatan secara detail disampaikan kepada departemen produksi dengan tujuan pada saat pengerjaan produk massalnya tidak menemui kesulitan.

BAB. V Standart Operasional Prosedur Pembelian

-

SOP Pengadaan Bahan Baku Utama dan Penunjang. Manager Produksi menyampaikan daftar kebutuhan Produksi (Bukti Permintaan Pembelian). (lampiran 4) • Surat pengajuan order pembelian berisi : 

Tanggal, bulan, tahun



Penomoran Dokumen



Daftar Barang yang diperlukan : spesifikasi, volume/jumlah.



Kode Barang/bahan



Harga per satuan barang/bahan dan harga total



Prioritas dan Jadwal Waktu ketersediaan Anggaran



Penanggung jawab Pengajuan Anggaran Pembelian.



Yang Menerima Pengajuan Anggaran Pembelian.



Dibuat rangkap 3, yang peruntukkannya 1 untuk Manager General Admin & Accounting, 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk arsip.

-



Bagian Pembelian membuat Order Pembelian ke Suplier.



Bagian Pembelian melaksanakan proses pengadaan.

Pemilihan Suplier Bagian Pembelian membuat dan harus punya daftar supplier yang akan diundang atau diberikan kesempatan untuk mengajukan penawaran dari masing-masing semua daftar kebutuhan barang/bahan yang menjadi kebutuhan perusahaan. (Lampiran 5)

Daftar Suplier berisi : •

No. Urut

•

Kode Barang

•

Nama Perusahaan

•

Alamat/ No. Telp.

•

Kontak Person

•

Harga Satuan

•

Kapasitas Layanan.

Dari Daftar Suplier yang ada, Bagian Pembelian mengadakan kegiatan pengadaan dengan mengundang atau memberikan kesempatan kepada semua supplier untuk memasukkan penawarannya. Hal-hal yang harus diinformasikan ke para pihak supplier : •

Spesifikasi

Barang

yang

dibutuhkan

perusahaan.

Untuk

spesifikasi

ukuran/volume/dimensi harus disampaikan dalam bentuk tulisan dan gambar. •

Waktu Penerimaan Pesanan.

•

Harga Satuan

•

Uang Muka dan Cara Pembayaran Pelunasan.

Syarat dan Ketentuan Suplier yang terpilih : •

Kesesuaian harga penawaran dengan plafon anggaran.

•

Kesesuaian Spesifikasi Barang yang sudah ditetapkan Departemen Produksi.

Untuk spesifikasi ukuran/volume/dimensi harus disampaikan dalam bentuk tulisan dan gambar. •

Ketepatan waktu pengerjaan dan pengiriman.

•

Cara Pembayaran yang sesuai dengan kebijakan Departemen General Admin & Accounting.

•

Jaminan Ketepatan Waktu.

•

Termin pengiriman jika diperlukan.

•

Minimal supplier yang diberikan kesempatan adalah 3 perusahaan/supplier.

•

Melakukan perbandingan-perbandingan harga, kualitas dan waktu dari masing-masing supplier.

•

Tidak memihak pada salah satu supplier

•

Tidak melakukan rekayasa pengadaan. (kolusi, korupsi).

Cara Menentukan Suplier yang akan dipilih. (untuk mencari suplier baru) • Memilih supplier yang akan diberikan kesempatan mengajukan penawaran minimal 3 suplier. • Jika memang perlu dilakukan system lelang maka dapat dilakukan dengan mengundang para supplier untuk datang dan memberikan penawarannya • Dari

penawaran

yang

masuk

dari

masing-masing

supplier

harus

diperbandingkan satu sama lainnya dalam hal harga, waktu dan kualitasnya. • Melakukan negosiasi harga, kualitas dan waktu kepada para supplier berdasarkan penawaran yang masuk dari masing-masing supplier. Masingmasing supplier kita kontak/telpon lalu kita menawar harga mereka.

•

Penawaran terendah dari hasil negosiasi itulah yang kita pakai untuk menetapkan pemenang atau supplier yang akan dipakai.

Kemudian dari syarat dan ketentuan serta cara diatas dapat dijalankan maka Bagian Pembelian memutuskan Suplier mana yang akan dipilih. Setelah didapat hasil pemilihan supplier maka Bagian Pembelian melaporkan hasil Pemilihan Suplier kepada Direktur, Manager General Admin & Accounting dan Manager Produksi. (Lampiran 6) Laporan lelang pengadaan berisi : •

Tanggal, Bulan, Tahun, Waktu dilakukan Pengadaan.

•

Nama Perusahaan yang terpilih

•

Jenis Barang, Kode Barang, Harga Satuan, Harga Total, Waktu Penerimaan Barang, Cara dan Waktu Uang Muka serta Pelunasan.

•

Termin Pengiriman.

•

Penanggung Jawab Pengadaan.

•

Laporan dibuat rangkap 4. 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk Manager General Admin & Accounting, 1 untuk Manager Produksi dan 1 untuk arsip.

Tetapi jika telah ada suplier yang sudah menjadi rekanan dan semua persyaratan diatas terpenuhi maka dapat menggunakan mekanisme langsung mengirimkan order pembelian. (tanpa lelang dan perbandingan). -

Pemesanan Berdasarkan hasil pemilihan supplier, Bagian Pembelian membuat dan mengirimkan Surat Purchasing Order (Order Pembelian) kepada pihak Suplier. Surat Purchasing Order berisi : • No, Tanggal, Bulan dan Tahun Purchasing Order • Nama, alamat, kontak person, telpon supplier yang dituju. • Nomor Surat Purchasing Order • Nama, Jenis, Dimensi, Desain, Jumlah, Harga Satuan dan Harga Total barang yang dipesan. • Waktu Penerimaan Barang yang dipesan • Termin Pengiriman jika disyaratkan. • DP dan Cara Pelunasan • Penanggung Jawab • Stempel Perusahaan dan materai.

• Surat Purchasing Order dibuat rangkap 3. 1 lembar untuk Bagian Pembelian, 1 lembar untuk Manager General Admin & Accounting dan 1 lembar untuk arsip dokumen. Selanjutnya Bagian Pembelian memberikan laporan dengan melampirkan copy PO ke Bagian Keuangan ( Man. Keuangan) mengenai pemesanan barang dan selanjutnya Bagian Keuangan melaksanakan kewajiban terkait dengan pembayaran DP (uang muka) Setelah Pemesanan Barang/bahan dilakukan, Bagian Pembelian secara periodik mengontrol pihak supplier dengan selalu menanyakan perkembangan pengerjaan dari barang yang dipesan, terutama pada saat mendekati hari H penerimaan/termin pengiriman barang pesanan. Kontrol dapat dilakukan dengan berkomunikasi melalui telpon dan jika perlu mengadakan kunjungan ke tempat supplier. -

Penerimaan • Pada saat penerimaan barang pesanan Bagian Pembelian bersama-sama dengan Bagian Gudang/Persedian memeriksa kebenaran dan ketepatan barang pesanan berdasarkan Surat Purchasing Order. • Menerima dan memeriksa Surat Jalan, Faktur apakah sama dengan fisik barang pesanan yang diperiksa. • Jika secara fisik dan administrasi barang pesanan yang diterima sesuai dengan Surat Purchasing Order maka Bagian Pembelian dapat menandatangani tanda terima barang pesanan. • Bentuk Surat Jalan dan Tanda Terima sama seperti pada umumnya. • Setelah itu Bagian melakukan serah terima Barang Pesanan ke Bagian Gudang/Persediaan. Serah terima dapat dilakukan pada saat penerimaan barang pesanan ke bagian gudang atau yang melakukan penerimaan barang adalah bagian gudang. Jika Bagian Gudang yang melakukan penerimaan barang maka surat jalan dan faktur yang diterima nantinya diserahkan ke bagian pembelian, sebelumnya bagian gudang mencatatnya di dalam buku penerimaan barang administrasi gudang. • Bagian Pembelian/Bagian Gudang membuat Laporan Penerimaan Barang. (Lampiran7)

-

Pembayaran. • Pihak Suplier dapat melakukan/memasukkan surat tagihan kepada Bagian Pembelian jika tidak ada hal-hal yang bertentangan dengan PO yang sudah

disepakati dengan memasukkan Surat Tagihan (Invoice) dengan melampirkan surat jalan lampiran asli, Faktur lampiran Asli, Copy PO (SPK). • Pada saat Bagian Pembelian menerima Surat Tagihan/Invoice beserta lampiranlampiranya dari pihak suplier terkait, bagian pembelian mencatatnya dalam buku nota pembelian. Setelah menerima Surat Tagihan beserta lampiran pelengkapnya dari pihak Suplier, Bagian Pembelian dapat memberikan tanda terima surat tagihan kepada pihak supplier ( rangkap 4 : 1 untuk Bagian Pembelian, 1 untuk Bagian Keuangan, 1 untuk Suplier dan 1 untuk arsip ) Surat Tagihan beserta lampiran kelengkapannya dan tanda terima surat tagihan diserahkan ke bagian keuangan (Manager General Admin & Accounting), dan selanjutnya Bagian Keuangan memproses pembayarannya secara tunai atau transfer bank sesuai dengan cara dan waktu pembayaran yang ada di PO. -

Serah Terima Bagian Pembelian melakukan Serah Terima ke Departemen Produksi dalam hal ini ke Bagian Gudang/Persediaan. Proses serah terima dilakukan pada saat barang pesanan datang dan diterima di pabrik. (Lampiran 8)

BAB VI Standart Operasional Prosedur Departemen Produksi -

Prosedur Perencanaan Produksi Setelah Kepala mendapatkan copy Purchasing Order (PO) dari Direktur/Manager Pemasaran, Manager Produksi melakukan perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan dalam proses pengerjaan pesanan, bahan bakku utama dan bahan baku penunjang. Berdasarkan copy PO yang diterima Manager Produksi menghitung : A. Kebutuhan Bahan Baku : •

Batu

•

Jaring

•

Lem

•

Box Kardus

•

Layer

•

Plastik Shrink

•

Plastik Box

•

Plastik Pallet

•

Pallet

•

Kisi Pallet

•

Tali Pallet

•

Dan bahan-bahan pendukung lainnya.

B. Waktu Pengerjaan : • Penerimaan Bahan Baku • Pengerjaan Processing • Pengerjaan Perakitan • Pengerjaan Finishing • Pengerjaan Packing • Pengiriman Barang

-

Prosedur Instruksi dan Jadwal Kerja Departemen Produksi

Berdasarkan copy PO yang diterima dan hasil perencanaan yang dibuat Manager Produksi membuat dan memberikan instruksi kerja di semua bagian yang ada di departemen produksi. Manager Produksi menyampaikan target waktu dan target kuantitas penyelesaian pekerjaan berdasarkan kapasitas masing-masing bagian. OUTPUT PRODUKSI DALAM KAPASITAS NORMAL Jumlah Produk Stick Mosaic All All All Grey

Jml

Pekerjaan Tumbuk Tumbuk Cutting Molen Cladding

Output/hari 2 ton 6 ton 300 kg 6 ton 750 kg

personal 8 orang 10 orang 1 orang 4 orang 2 orang

mesin 1 unit 3 unit 1 unit

Rusak 10% -

Red Putih All

Perakitan Perakitan Finishing

6 m² 5 m² 10 m² 1/2

1 orang 1 orang 1 orang

-

-

Eropa Arab

Packing Packing

kontainer 1 kontainer

15 orang 15 orang

Lembur Lembur

-

+

Perhitungan Bahan Baku Material Batu Jenis

Jml

Produk Parkit

material 100 kg

Bahan Jadi 4 m²

Rasio rata rata 50 kg =2,5 m² - 3 m² 50 kg =2,5 m² - 3 m² 50 kg =2,5 m² - 3 m² 50 kg =2,5 m² - 3 m² 50 kg =2,5 m² - 3 m²

Manager Produksi membuat jadwal rutinitas produksi untuk koordinator-koordinator bagian yang ada. Jadwal rutinitas pabrik adalah sebagai berikut : JADWAL RUTINITAS PABRIK Pukul Kegiatan 07.00

08.00 13.00

Peserta Semua

Absensi Kerja Briefing : Instruksi Kerja Order Produksi DLL. Pendistribusian Kartu Monitor Pelaksanaan Kerja Absensi Siang Pengumpulan Kartu

16.00

Monitoring Input Data LEMBUR 16.15

seles ai

Karyawan

dan

Pegawai Man. Produksi + Koor Bagian Bagian Administrasi Produksi Semua Karyawan Pegawai Harian Koordinator Bagian Bagian Administrasi Produksi

Absensi Lembur Ambil Kartu Lembur Pengumpulan

Pegawai/Karyawan

yang

lembur Pegawai/Karyawan

yang

lembur Kartu Pegawai/Karyawan

yang

Monitoring

Monitoring Lembur Input Data

lembur Bagian Administrasi Produksi

Penghitungan atau pembagian tugas pengerjaan item produk pesanan jika ada beberapa macam item produk harus dilaksanakan secara bersama/pararel walaupun masing-masing item produk mempunyai waktu penyelesaian yang berbeda, hanya saja proporsi atau komposisi personal yang mengerjakan disesuaikan dengan kebutuhan dan ini harus diputuskan oleh Manager Produksi dengan berkoordinasi dengan bagian-bagian produksi yang ada. -

Pelaksanaan •

Prosedur Administrasi Produksi 

Pada

setiap

hari

kerja,

bagian

administrasi

mendistribusikan

atau

memberikan form monitoring kerja harian ke koordinator : bagian processing, finishing, packing, maintenance. 

Setiap hari, setelah presensi kerja, merekapitulasi data-data yang didapat dari form monitoring kerja harian bagian-bagian di departemen produksi.



Mengelola, mengisi atau meng-update papan control produksi yang ada di kantor berdasarkan hasil rekapitulasi data data monitoring kerja harian produksi.



Dari data-data rekapitulasi monitoring kerja harian juga dimasukkan ke dalam form daily report pada lembar kerja dan pada lembar kerja di komputer.



Menyajikan data-data daily report kepada Manager Produksi untuk dapat dikomunikasikan oleh Manager Pemasaran/Direktur.



Menyimpan, mengarsipkan semua dokumen penting departemen produksi (Manual dan Komputer).



Membuat laporan aktivitas produksi per periode tertentu yang telah ditetapkan.

•

Prosedur Gudang Persediaan Pada saat bahan/barang yang sudah dipesan oleh bagian pembelian masuk ke pabrik pada saat penerimaan barang bagian gudang dapat mewakili bagian pembelian untuk memeriksa dan menerima barang pesanan tersebut. Setelah diperiksa dan sudah sesuai dengan spesifikasi dan jumlah yang dipesan bagian gudang menerima surat jalan dari pengirim barang. Secara

administrasi

bagian

gudang

mencatat

transaksi

penerimaan

barang/bahan yang dipesan/diterima dari Bagian Pembelian/Suplier dalam buku penerimaan barang/bahan, pencatatan penerimaan untuk barang/bahan yang diterima harus sesuai/sama dengan surat jalan, faktur pihak suplier. Isi dari buku penerimaan barang harus mencantumkan : 

No. Surat Jalan dan atau Faktur /Dokumen lain.



Tanggal, bulan, tahun tanda terima dibuat.



Nama barang



Jumlah Barang



Harga satuan



Harga Total.



Nama, alamat asal suplier.



Identitas Perusahaan.

Setelah serah terima barang/bahan tersebut maka untuk selanjutnya keberadaan dan jumlah barang/bahan tersebut menjadi tanggung jawab bagian gudang. ( Lampiran 9) Bagian Gudang harus :

•

Membuat laporan penerimaan barang setiap kali menerima pengiriman barang pesanan dari pihak suplier.

•

Mengelola

buku

permintaan/pengambilan

bahan

dari

bagian

lain

yang

membutuhkan bahan dalam proses pekerjaannya seperti bagian processing, perakitan, Quality Control, Finishing, Packing dan Pengiriman. •

Mengadministrasikan, memonitor barang/bahan masuk (yang diterima) dan barang/bahan keluar (diserahkan/diminta oleh bagian lain) serta sisa stock yang ada. (kartu Stock, Buku Permintaan /Pengambilan Bahan, dan Buku Persediaan).

•

Mengadministrasikan,

memonitor

peralatan/perlengkapan

masuk

(yang

dikembalikan) dan keluar (dipakai oleh bagian lain). Termasuk mendata inventaris peralatan/perlengkapan. •

Mengelola, menjaga, merawat penyimpanan barang/bahan baik yang disimpang di dalam gudang atau ditempat penyimpanan diluar gudang.

•

Pada akhir bulan melakukan stock off name dan membuat laporan sock off name.

•

Berkoordinasi dengan bagian lain di departemen produksi dan atau bagaian Pembelian dalam hal pelayananan pendistribusian kebutuhan persediaan barang/bahan yang diperlukan dalam proses produksi.

•

Bertanggung jawab dan berkoordinasi langsung kepada Manager Produksi. (memberikan report mengenai status dan keadaan persediaan barang/bahan).



Prosedur Processing Bagian Processing melaksanakan kerjanya berdasarkan instruksi dan jadwal kerja yang sudah diterima dari Manager Produksi. Bagian Processing juga melakukan fungsi administrasi terhadap hasil kerjanya pada kartu monitoring harian kerja bagian processing. Bagian Processing dikoordinir oleh koordinator bagian processing yang berkoordinasi langsung dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi. Bagian processing adalah bagian yang memproses bahan mentah menjadi barang ½ jadi yang selanjutnya akan diproses atau dirakit menjadi barang jadi. Bagian Processing terdiri dari : •

Pekerjaan Tumbuk/Pukul/Tumbling

•

Pekerjaan Potong Batu (mesin Gergaji)

•

Pekerjaan Molen

•

Pekerjaan Cladding

•

Pekerjaan Mini Stick.



Prosedur Pekerjaan Tumbuk Pekerjaan tumbuk adalah pekerjaan yang memotong-motong bahan mentah batu menjadi potongan-potongan batu yang mempunyai ukuran atau desain tertentu dengan cara memukul bahan mentah batu yang berbentuk lempengan-lempengan balok atau persegi empat. Biasanya pekerjanya adalah ibu-ibu. Pekerjaan tersebut dimulai dari : •

Menerima Formulir Order Produksi / instruksi dan jadwal kerja dari Manager Produksi melalui koordinator bagian processing yang berisi instruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu. (Lampiran 10)

•

Mengisi Buku Pengambilan Bahan ke bagian gudang setiap akan mengambil bahan yang dibutuhkan. (Lampiran 11)

•

Mengerjakan proses tumbling (tumbuk/pukul). Mengerjakan proses grade, sortir.

•

Mencatat hasil pekerjaan dalam kartu monitoring yang berisi : ambil bahan, hasil, sisa bahan dan reject. (bahan rusak). (Lampiran 12)

•

Kartu Monitoring tumbuk harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator Bagian Processing.

•

Pelaksanaan kerja harus berusaha mencapai standart kapasitas jumlah dan waktu yang sudah ditetapkan serta disampaikan oleh Manager Produksi.

•


•

•

Perlengkapan kerja bagian tumbuk/pukul/tumbling : 

Penutup Kepala atau Topi (plus penutup rambut)



Kaos Lengan Panjang



Kaos Tangan



Sepatu Karet



Masker

Tempat mengerjakan proses tumbuk harus beratap dan memakai alas duduk kayu atau sejenisnya.

•

Diusahakan tempat pengerjaan tidak dekat dengan lalu lintas kendaraan.

• Tersedia perlengkapan P3K.



Prosedur Pekerjaan Cutting Pekerjaan cutting adalah proses memotong-motong bahan mentah batu menjadi potongan-potongan batu yang mempunyai ukuran dan desain tertentu (sesuai PO)

dengan menggunakan mesin elektrik gergaji batu. Ada beberapa ukuran diameter gergaji batu yang digunakan : 25 inci, 35 inci, 50 inci dan 60 inci. Pekerjaan tersebut dimulai dari : •

Menerima Formulir Order Produksi / instruksi dan jadwal kerja dari Manager Produksi melalui koordinator bagian processing yang berisi instruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu

•


•

Pencatatan harian pekerjaan cutting

•

Melaksanakan proses cutting sesuai intruksi koordinator bagian processing.

•

Kartu Monitoring cutting harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator bagian processing

•


•

Dalam melaksanakan pekerjaannya harus memperhatikan Standart K3 : Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Perlengkapan kerja bagian mesin cutting : 




Kaos Lengan Panjang



Sarung Tangan



Masker



Sepatu Karet



Tempat mengerjakan proses cutting harus beratap dan memakai alas duduk kayu atau sejenisnya.



Tersedia perlengkapan P3K disekitar lokasi cutting.



Dalam mengerjakan proses cutting harus memperhatikan peralatan pengaman karena resiko kecelakaan terkena pisau mesin gergaji cukup besar.



Dalam mengerjakan proses cutting tidak dalam keadaan sakit atau sehabis minum obat, tidak dalam keadaan mabuk, mengantuk.



Celana Plastik / anti air



Celemek / Pelindung dada terbuat dari karet atau plastik atau kulit imitasi.



Prosedur Pekerjaan Molen

Pekerjaan Molen adalah pekerjaan memperhalus sudut atau tepi batu hasil proses cutting sehingga sudut batu atau sisi tepi batu tidak tajam karena hasil pemotongan mesin gergaji dengan cara gaya gesek antar batu Gaya gesek antar batu didapat dengan menggunakan mesin molen yang memutar wadah bahan batu, wadah berupa roda ban Giant Traktor, yang diputar dengan menggunakan dinamo listrik. Pekerjaan tersebut dimulai dari : •

Menerima Formulir Order Produksi / instruksi dan jadwal kerja dari Manager Produksi melalui koordinator bagian processing yang berisi instruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

•


•

Pencatatan harian pekerjaan molen

•

Kartu Monitoring molen harus dikonfirmasikan setiap hari ke koordinator bagian processing.

•

Melaksanakan proses Molen sesuai intruksi kabag processing.

•


•


•

Perlengkapan kerja bagian mesin molen :  Penutup Kepala atau Topi (plus penutup rambut)  Kaos Lengan Panjang  Sarung Tangan  Masker  Sepatu Karet  Tersedia perlengkapan P3K disekitar lokasi cutting.  Dalam

mengerjakan proses molen harus memperhatikan

peralatan

pengaman karena resiko kecelakaan.  Dalam mengerjakan proses molen tidak dalam keadaan sakit atau sehabis minum obat, tidak dalam keadaan mabuk, mengantuk.  Celana Plastik / anti air  Celemek / Pelindung dada terbuat dari karet/plastik/kulit imitasi



Prosedur Pekerjaan Proses khusus

Pekerjaan Proses khusus adalah proses produksi dari bahan baku mentah menjadi bahan siap rakit terutama jenis pekerjaan atau produk yang tidak ditangani oleh sub bagian tumbuk, molen dan cutting yang dikerjakan dilokasi pabrik Pekerjaan tersebut dimulai dari : •

Menerima Formulir Order Produksi / instruksi dan jadwal kerja dari Manager Produksi melalui koordinator bagian processing yang berisi instruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

•


•

Pencatatan harian pekerjaan Proses khusus

•

Melaksanakan proses Proses khusus sesuai intruksi koordinator bagian processing.

•


•


•

Perlengkapan kerja bagian mesin Proses khusus :  Penutup Kepala atau Topi (plus penutup rambut)  Kaos Lengan Panjang  Sarung Tangan  Masker  Sepatu Karet  Tersedia perlengkapan P3K disekitar lokasi cutting.  Dalam

mengerjakan proses molen harus memperhatikan

peralatan

pengaman karena resiko kecelakaan.  Dalam mengerjakan proses molen tidak dalam keadaan sakit atau sehabis minum obat, tidak dalam keadaan mabuk, mengantuk.  Ware Pack  Celemek / Pelindung dada terbuat dari karet/plastik/kulit imitasi.



Prosedur Perakitan Bagian Perakitan melaksanakan kerjanya berdasarkan instruksi dan jadwal kerja yang sudah diterima dari Manager Produksi. Bagian perakitan juga melakukan fungsi administrasi terhadap hasil kerjanya pada kartu monitoring harian kerja bagian

processing. Bagian Perakitan dikoordinir oleh koordinator bagian perakitan yang berkoordinasi langsung dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi. Perakitan adalah bagian pekerjaan merakit batu yang sudah dipotong sesuai pola dan diperhalus sudut-sudutnya dengan mesin molen untuk kemudian dirakit menjadi barang jadi (mozaik). Proses perakitan mempunyai 2 pola kerja yaitu :  Menggunakan Jasa Borongan perakitan yang di sub kan (outsourching) di beberapa tempat di luar lokasi pabrik.  Membeli dari Suplier Perakitan. •

Pola – Mekanisme Jasa Borongan Perakitan Perusahaan dalam hal ini menggunakan jasa borongan perakitan, semua bahan utama dan penunjang disediakan oleh perusahaan. Pola – Mekanisme Beli Rakitan dari Outsourching Perakitan Perusahaan dalam hal ini membeli hasil rakitan dari suplier, bahan utama tetap harus membeli ke perusahaan sedangkan bahan penunjang lainnya disediakan sendiri oleh suplier. Pekerjaan perakitan dimulai dari :  Menerima Formulir Order Produksi / instruksi dan jadwal kerja dari Manager Produksi melalui koordinator bagian perakitan yang berisi instruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.  Mengisi Buku Pengambilan Bahan ke bagian gudang setiap akan mengambil bahan

yang

dibutuhkan

(untuk

jasa

borongan

perakitan)

kemudian

mendistribusikan ke jasa perakitan-perakitan yang ada.  Pencatatan harian pendistribusian bahan-bahan ke perakitan dan juga pengambilan hasil rakitan dari para perakit dengan membuatkan nota/faktur kepada para perakit borongan sebaik bukti penyetoran hasil rakitan. Nota / faktur dibuat rangkap 4. ( perakitan = 1, keuangan = 1, perakit = 1 dan arsip = 1)

•

Untuk perakitan yang berasal dari suplier sistim trading (beli) maka menggunakan

mekanisme yang sama seperti pada proses pembelian. Yaitu

Bagian Pembelian mengirimkan surat order pembelian rakitan. •

Bagian perakitan tidak hanya melakukan fungsi pendistribusian tetapi juga melakukan

fungsi

pengarahan

terhadap

kualitas

rakitan

serta

waktu

penyelesaian dan juga melakukan fungsi seleksi terhadap hasil rakitan yang akan diambil apakah layak untuk diterima atau tidak. Pada tahap ini juga melakukan pencatatan monitoring perakitan. •


•

Dalam melaksanakan pekerjaannya harus memperhatikan Standart K3.

Prosedur Finishing



Bagian Finishing melaksanakan kerjanya berdasarkan instruksi dan jadwal kerja yang sudah diterima dari Manager Produksi. Bagian Finishing juga melakukan fungsi administrasi terhadap hasil kerjanya pada kartu monitoring harian kerja bagian finishing. Bagian finishing dikoordinir oleh koordinator bagian finishing yang berkoordinasi langsung dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi. Finishing adalah bagian proses produksi yang mengerjakan tahap akhir dalam proses menjadi barang jadi. Tahap pekerjaan ini memastikan kelayakan produk dari segi estetikanya apakah sudah sesuai dengan standart yang ditetapkan. Pada tahap ini akan dilakukan cek dan ricek jika terdapat produk yang kurang layak maka akan dilakukan

perbaikan-perbaikan.

Beberapa

pekerjaan

yang

dilakukan

bagian

finishing : 1. Amplas 2. Gerinda 3. Noda Lem 4. Perapian Jaring 5. Pengeleman ulang 6. Tambal Pekerjaan tersebut dimulai dari : •

Menerima Formulir Order Produksi / instruksi dan jadwal kerja dari Manager Produksi melalui koordinator bagian finishing yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

•


•

Pencatatan harian Kartu Monitoring Finishing yang dilaksanakan oleh koordinator bagian finishing.

•

Kartu Monitoring Finishing harus dikonfirmasikan dan diserahkan setiap hari ke Manager Produksi

•


•

Dalam melaksanakan pekerjaannya harus memperhatikan Standart K3 Perlengkapan kerja bagian mesin Finishing : 




Kaos Lengan Panjang



Sarung Tangan



Masker



Sepatu Karet



Tersedia perlengkapan P3K disekitar lokasi cutting.



Dalam mengerjakan proses molen harus memperhatikan peralatan pengaman karena resiko kecelakaan cukup besar terutama yang menggunakan mesin cutting biasa.



Dalam mengerjakan proses molen tidak dalam keadaan sakit atau sehabis minum obat, tidak dalam keadaan mabuk, mengantuk.





Ware Pack/Celana anti air



Celemek / Pelindung dada terbuat dari karet/plastik/kulit imitasi.

Prosedur Packing Bagian Packing melaksanakan kerjanya berdasarkan instruksi dan jadwal kerja yang sudah diterima dari Manager Produksi. Bagian packing juga melakukan fungsi administrasi terhadap hasil kerjanya pada kartu monitoring harian kerja bagian packing. Bagian packing dikoordinir oleh koordinator bagian packing yang berkoordinasi langsung dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi. Proses packing adalah tahap pengemasan produk jadi ke dalam kemasan box, pemasangan barcode dan kemudian dikemas ke dalam pallet, pemasangan label pallet untuk kemudian siap dikirim ke cargo cointainer. Bagian pekerjaan ini terbagi menjadi 3 kelompok kerja yaitu : -

Drying-Layering

-

Pressing-Oven-Barcode

-

Packing.

• Pekerjaan-pekerjaan proses packing : 

Proses Drying



pemberian layer



pemasangan plastik shrink per pcs



proses ke mesin shrink



pemberian barcode



dimasukan ke box



pemasangan plastik box



dimasukan ke pallet



pemasangan plastik pallet



pengikatan pallet pertama



pemasangan penguat samping (kisi pallet)



pengikatan pallet kedua



pemasangan label pallet

Pekerjaan tersebut dimulai dari : •

Menerima Formulir Order Produksi / instruksi dan jadwal kerja dari Manager Produksi melalui koordinator bagian packing yang berisi intruksi kerja, item pekerjaan, target jumlah dan waktu.

•


•

Pencatatan Monitoring harian pekerjaan Packing. 

Pengisian box ke dalam pallet berdasarkan pada packing list.



Data-data isian pallet didapat dari Manager Produksi.



Selain kartu monitoring tersebut juga harus mengisi form check list packing pallet sebelum dimasukkan ke dalam kontainer.

•


•

Mengisi Form Monitoring Pengisian Pallet yang dihasilkan setiap hari, form ini diserahkan ke Manager produksi setiap akhir jam kerja.



Prosedur Pengiriman Bagian Pengiriman melaksanakan kerjanya berdasarkan instruksi dan jadwal kerja yang sudah diterima dari Manager Produksi. Bagian Pengiriman juga melakukan fungsi administrasi terhadap hasil kerjanya pada kartu monitoring harian kerja bagian Pengiriman. Bagian Pengiriman dikoordinir oleh koordinator bagian Pengiriman yang berkoordinasi langsung dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi. Pengiriman adalah proses produksi tahap akhir, bagian pengiriman memastikan pesanan produk jadi telah siap dikirim ke cargo container.

Pekerjaan bagian pengiriman : 1. Cek dan Ricek mengenai kesiapan barang yang akan dikirim. (Lampiran 13) 2. Membuat packing list I (dibuat setelah PO masuk) dengan persetujuan dan

pengesahan

dari

Manager

Produksi

mengenai

kebenaran

pembuatannya. 3. Menyusun Lay Out Barang Kiriman di dalam kontainer dengan persetujuan

dan

pengesahan

dari

Manager

Produksi

mengenai

kebenaran pembuatannya. 4. Pendokumentasian Photo Lay Out Barang Kiriman dalam kontainer. Tata letak di Container disesuaikan/diusahakan sesuai dengan Packing List, Barang yg lebih berat & rata diletakkan di posisi dibawah, Diphoto : Harus tampak label pallet, Photo minimal 4 gambar, terbuka penuh, pintu container tertutup satu, pintu tertutup semua, photo jarak dekat segel kontainer 5. Membuat Stuffing Schedule, Packing List II dan Invoice All, dengan persetujuan

dan

pengesahan

dari

Manager

Produksi

mengenai

kebenaran pembuatannya. 6. Membuat Check List dan Laporan Pengiriman kepada Manager Produksi. 7. Penandatangan berkas kontainer



Prosedur Maintenance Bagian Maintenance melaksanakan kerjanya berdasarkan instruksi dan jadwal kerja yang sudah diterima dari Manager Produksi. Bagian Maintenance juga melakukan fungsi administrasi terhadap hasil kerjanya pada kartu monitoring harian kerja bagian Maintenance. Bagian Pengiriman dikoordinir oleh koordinator bagian Maintenance yang berkoordinasi langsung dan bertanggung jawab kepada Manager Produksi. Bagian Maintenance adalah bagian yang bertanggung jawab atas kesiapan sarana, peralatan dan perlengkapan yang ada di dalam pabrik dalam kaitannya dengan berlangsungnya aktivitas dan proses produksi. Yang dimaksud sarana, peralatan dan perlengkapan disini meliputi : Instalasi Listrik, Mesin-mesin produksi, kendaraan operasional produksi, semua peralatan yang dibutuhkan selam berlangsungnya proses produksi. Penanganannya meliputi : monitoring kesiapan, perawatan dan juga perbaikan. (Lampiran 14) Pola Perbaikan : •

Dikerjakan sendiri oleh bagian maintenance di dalam lokasi pabrik

•

Dikerjakan dengan menggunakan jasa tenaga montir/perbaikan/perawatan, di lokasi pabrik.

•

Dikerjakan di luar pabrik atau jasa bengkel perbaikan/perawatan.

Prosedur perbaikan dan service. Berdasarkan hasil monitoring dan kebutuhan kelangsungan proses produksi, bagian maintenance mengambil keputusan mengenai penanganan perawatan ataupun perbaikan sarana, peralatan dan perlengkapan pabrik, apakah di perbaiki sendiri atau diserahkan pada pihak luar, apakah perlu pembelian spare part untuk mengganti spare part yang rusak, atau hal-hal lainnya. Jika ada penanganan yang berkaitan dengan biaya biaya yang memang perlu dikeluarkan maka bagian maintenance mengajukan order maintenance ke bagian pembelian.

BAB. VII Standart Operasional Prosedur Departemen SDM A.

Pengertian Umum Tenaga kerja adalah seluruh karyawan dan pekerja yang melakukan aktivitas kerja di lingkungan kerja di UD. Abimanyu berdasarkan kesepakatan kerja.

B.

Status Kerja UD. Abimanyu mempunyai 2 macam status tenaga kerja, yaitu : 1.

Karyawan Tetap. Adalah staf yang bekerja purna waktu (jam kerja penuh) dan tunduk pada peraturan-peraturan dan etika yang berlaku di UD. Abimanyu

2.

Karyawan Tidak Tetap. Adalah perseorangan yang bekerja berdasarkan kesepakatan kerja untuk melakukan pekerjaan dalam kurun waktu tertentu.

C. Peringkat dan Kategori Tenaga Kerja Peringkat Jabatan merupakan penjelasan jenjang tingkat dan golongan setiap jabatan dalam struktur organisasi UD. Abimanyuyang direncanakan dengan volume dan lingkup kerja. Di Struktur organisasi UD. Abimanyu terdapat golongan I, yaitu Direksi, golongan II yaitu Manager (Manager), golongan III yaitu Koordinator Bagian, golongan IV yaitu pekerja. Berdasarkan peringkat jabatan maka terdapat dua kategori jabatan : i.

Jabatan Struktural ; adalah posisi jabatan yang merupakan peringkat dalam rangkaian tugas, wewenang, tanggung jawab staf yang bersangkutan dalam hubungannya dengan struktur organisasi, pengambilan keputusan dan fungsifungsi strategis.

ii.

Jabatan Fungsional ; adalah posisi jabatan yang merupakan peringkat dalam rangkaian tugas, wewenang, tanggung jawab karyawan yang bersangkutan dalam hubungannya dengan struktur organisasi yang lebih berkaitan dengan jenis bidang dan fungsi-fungsi tertentu.

D.

Rekruitmen Tenaga Kerja •

Penerimaan

karyawan

penambahan

tenaga.

disesuaikan Dalam

dengan

rencana

perkembangannya

kebutuhan

perusahaan

dan dapat

menambah tenaga kerja berdasarkan pada kebutuhan yang ada, baik tenaga kerja musiman, honorer maupun tetap. •

Prosedur

penerimaan

kepala/manager

karyawan

departemen.

dimulai

Usulan

dari

usulan

disampaikan

masing-masing

kepada

Manager

Personalia yang kemudian mengkonfirmasi usulan tersebut kepada Direktur, apakah disetujui atau tidak. Usulan Penambahan/penerimaan karyawan harus disertai dengan latar belakang kebutuhan penambahan tenaga kerja, kualifikasi tenaga kerja yang ditetapkan dan job diskripsi yang akan diberlakukan. Jika usulan penambahan berasal dari Direktur maka Direktur juga menyampaikan usulan tersebut kepada kepala Departemen sumber daya manusia beserta latar belakang, kualifikasinya. •

Penerimaan karyawan dilakukan melalui prosedur rekrutmen yang ditetapkan oleh perusahaan. Prosedur Rekrutmen

itu menyangkut persyaratan

administrasi, persyaratan teknis berkaitan dangan skill atau ketrampilan tertentu. Persyaratan fisik dan kesehatan. •

Untuk Karyawan yang baru diterima harus melalui tahapan masa percobaan 3 (tiga) bulan, dari masa percobaan tersebut akan dinilai prestasi kerjanya apakah yang bersangkutan layak untuk diangkat sebagai karyawan UD Abimanyu. Prestasi kerja yang dinilai : loyalitas terhadap perusahaan, etos kerja, skill, mental dan kedisiplinan kerja dsb.

•

Untuk Karyawan tetap yang diterima akan mendapatkan surat pengangkatan.

E.

Upah Upah adalah gaji pokok ditambah tunjangan-tunjangan lain yang diberikan kepada karyawan UD. Abimanyu.

F.

Honor Borongan •

Biaya yang diberikan kepada seseorang untuk melakukan sebagian pekerjaan tertentu dalam waktu tertentu.

•

Item-iten pekerjaan, waktu pelaksanaan dan pembayaran honor dijelaskan dalam kesepakatan kerja.

G.

Prinsip-Prinsip Pengupahan Upah terendah bagi karyawan tidak akan lebih rendah dari upah minimum daerah yang ditetapkan pemerintah.

H.

Tarif Dasar Pengupahan Penentuan tarif dasar perhitungan upah untuk karyawan yang masih pada status karyawan harian berdasarkan pada jenjang golongan penghitungan upah harian. Ketentuan tarif dasar perhitungan upah akan

ditetapkan tersendiri dengan

keputusan Direksi. I.

Pembayaran Upah • Upah karyawan tetap dibayarkan setelah masa kerja yaitu setiap tanggal 1 atau awal bulan. • Upah karyawan mingguan dibayarkan setelah masa kerja setiap hari sabtu. • Pembayaran upah dilakukan secara tunai.

J.

Jabatan •

Penetapan Jabatan

1. Direksi menetapkan jabatan-jabatan yang perlu ada, sesuai dengan kebutuhan atau pengembangan Perusahaan yang dituangkan ke dalam struktur organisasi.

2. Persyaratan dan ruang lingkup setiap jabatan ditetapkan oleh Direksi berdasarkan usulan atasan bagian terkait.

3. Direksi menempatkan karyawan dalam suatu jabatan tertentu sesuai dengan kualifikasinya agar karyawan dapat bekerja sesuai dengan bidang dan kemampuannya. •

Perubahan Jabatan

1. Direksi dapat mengalih-tugaskan karyawan setelah berkonsultasi dengan atasan yang bersangkutan dan Bagian Sumber Daya Manusia ke jabatan lain, sesuai dengan prestasi kerjanya dan tersedianya posisi dalam perusahaan.

2. Ada 3 jenis perubahan jabatan yaitu :

- Promosi : Perubahan

jabatan

ke

jenjang

yang

lebih

tinggi,

berdasarkan

pertimbangan prestasi yang baik dan posisi yang ada. - Mutasi : Perubahan jabatan pada jenjang yang setara,berdasarkan pertimbangan kebutuhan organisasi dan kelancaran pekerjaan. - Demosi : Perubahan

jabatan

ke

jenjang

yang

lebih

rendah,

berdasarkan

pertimbangan turunnya prestasi dan kondite kerja karyawan yang bersangkutan. K.

Ketentuan Perubahan Jabatan

1. Promosi, mutasi dan demosi diusulkan oleh atasan karyawan yang bersangkutan dan disetujui oleh Direksi.

2. Dalam usulan dicantumkan dasar pertimbangan mengenai prestasi, & kondite karyawan maupun kebutuhan dari bagian yang terkait.

3. Apabila usulan disetujui Direksi maka Bagian Sumber Daya Manusia akan menyiapkan administrasi dan menuangkan keputusan tersebut dalam SK Direksi.

4. SK Direksi disampaikan oleh atasan karyawan yang bersangkutan. 5. Karyawan yang dipromosikan atau dimutasikan menjalani masa orientasi selama 3 (tiga) bulan dan dapat diperpanjang satu kali dengan waktu orientasi keseluruhan paling lama 6 (enam) bulan.

6. Apabila karyawan gagal menjalani masa orientasi maka akan menempati posisi semula.

7. Untuk karyawan yang dipromosikan, selama orientasi mendapatkan gaji yang sama dengan sebelumnya namun tunjangan disesuaikan dengan jabatan baru. Penyesuaian gaji dilakukan setelah karyawan yang bersangkutan berhasil menjalani masa orientasi. L.

Rangkap Jabatan -

Rangkap jabatan terjadi apabila staf melakukan dua fungsi dan tugas pokok yang berbeda dari spesifikasi jabatannya

-

Bagi staf yang merangkap jabatan berhak mendapatkan tunjangan fungsional dari jabatan yang dirangkap.

M.

Penilaian Kerja Penilaian kerja karyawan berdasarkan pada : -

Masa Kerja

-

Mentalitas Kerja : Loyalitas, Etos Kerja, Disiplin dsb

-

Skill atau ketrampilan tertentu

-

Standart Kualitas : Waktu. Kerja dan Hasil

Penilaian kerja dilakukan oleh atasan di masing-masing departemen atau menurut struktur perusahaan. Penilaian Kerja dilakukan setiap periode tertentu dan dalam bentuk laporan tertulis. Hasil Penilaian Kerja dari masing-masing departemen oleh Manager

personalia

akan disampaikan kepada Direktur. Direktur selanjutnya akan memutuskan bentuk penghargaan atas kinerja karyawan yang bersangkutan, bisa dalam bentuk kenaikan jabatan, kenaikan gaji, insentif, pelatihan dsb. Pemberian penghargaan dapat diberikan pada saat moment-moment tertentu misal: Hari jadi perusahaan atau Hari Raya atau HUT RI dan sebagainya sebaik bentuk tali asih dan penghargaan perusahaan terhadap karyawannya. N.

Jam Kerja dan Lembur •

Dengan memperhatikan perundang-undangan yang berlaku serta kebutuhan perusahaan, waktu kerja diatur sebagai berikut: 7,5 (tujuh setengah) jam sehari dan seminggu, 6 (enam) hari kerja, istirahat kerja 1,5 (satu setengah) jam sehari. Karyawan diwajibkan mengisi absensi kerja setiap jam masuk kerja, masuk setelah jam istirahat dan setelah jam kerja usai.

•

Hari dan jam kerja yang bersifat khusus ditentukan tersendiri oleh atasan yang berwenang dengan sepengetahuan bagian Manager sumber daya manusia.

•

Apabila perusahaan memerlukan jam lembur dikarenakan sesuatu hal yang berkaitan dengan target waktu penyelesaian pesanan maka karyawan bersedia melakukan kerja lembur.

•

Ketentuan Upah lembur akan ditetapkan tersendiri dengan keputusan Direksi. Seperti pada saat masuk kerja biasa, karyawan di bagian tertentu yang dikenakan jam kerja lembur harus mengisi absensi jam kerja lembur.

O.

Perjalanan Dinas Perjalanan dinas adalah perjalanan ke luar kota, daerah atau ke luar negeri yang dilakukan dalam rangka tugas dan atas perintah atau persetujuan lebih dahulu dari atasan yang berwenang.

Setiap rencana akan melakukan perjalanan dinas dilaporkan secara tertulis kepada Manager

sumber

daya

manusia,

Manager

sumber

daya

manusia

akan

menyampaikan kepada Direktur apakah rencana perjalanan dinas disetujui ataukah tidak, setelah ada persetujuan Direktur, Manager sumber daya manusia memberikan konfirmasi kepada Manager General Admin & Accounting berkaitan dengan anggaran biaya perjalanan dinas tersebut. P.

Ijin dan Cuti Karyawan yang mengajukan ijin atau cuti harus membuat ijin tertulis kepada manager personalia selambat-lambatnya 2 hari sebelum hari H ijin, ijin tertulis ini akan dikonfirmasikan kepada Direktur untuk mendapatkan persetujuan.

Q.

Sangsi Setiap ucapan, tulisan atau perbuatan karyawan yang melanggar ketentuan yang diatur dalam peraturan perusahaan dikenakan sanksi. Pemberian Surat Peringatan 1. Surat peringatan pertama, kedua dan ketiga tidak perlu diberikan menurut uruturutannya, tapi dinilai dari besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan karyawan. 2. Tingkatan surat peringatan ditentukan bersama oleh atasan langsung minimal setingkat manajer dengan bagian Sumber Daya Manusia dan disetujui oleh direksi. 3. Dalam hal surat peringatan diterbitkan secara berurutan maka surat peringatan pertama berlaku untuk jangka 6 (enam) bulan. 4. Apabila karyawan melakukan pelanggaran sebelum berakhirnya masa berlaku surat peringatan pertama, maka perusahaan dapat menerbitkan surat peringatan kedua, yang juga mempunyai jangka waktu berlaku selama 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya peringatan kedua. 5. Apabila karyawan masih melakukan pelanggaran sebelum surat peringatan kedua habis masa berlakunya, maka perusahaan dapat menerbitkan peringatan ketiga (terakhir) yang berlaku selama 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya peringatan ketiga. 6. Apabila karyawan masih melakukan pelanggaran sebelum surat peringatan ketiga (terakhir) habis masa berlakunya,maka perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja. 7. Dalam hal jangka waktu 6 (enam) bulan sejak diterbitkannya surat peringatan sudah terlampaui, maka apabila karyawan yang bersangkutan melakukan pelanggaran maka surat peringatan yang diterbitkan oleh perusahaan adalah

kembali sebagai peringatan pertama, kedua atau ketiga sesuai besar kecilnya pelanggaran yang dilakukan karyawan. Tenggang waktu 6 (enam) bulan dimaksudkan sebagai upaya mendidik karyawan agar dapat memperbaiki kesalahannya dan di sisi lain waktu 6 (enam) bulan ini merupakan waktu yang cukup bagi pengusaha untuk melakukan penilaian terhadap kinerja karyawan yang bersangkutan R.

PHK Hubungan kerja antara karyawan dengan perusahaan putus karena: •

Karyawan mengundurkan diri

•

Karyawan mencapai usia pensiun

•

Karyawan

melakukan

pelanggaran

terhadap

peraturan

perusahaan

dan

kesepakatan kerja



•

Terjadi pernikahan sesama karyawan

•

Karyawan sakit berkepanjangan

•

Karyawan meninggal dunia

•

Karyawan tidak hadir tanpa ijin/ mangkir 5 (lima) hari berturut-turut

•

Karyawan ditahan oleh pihak berwajib

•

Karyawan melakukan kesalahan Berat

•

Perusahaan melakukan efisiensi karena mengalami kerugian

•

Perusahaan tutup/ pailit

PHK Karena Karyawan Mengundurkan Diri 1. Karyawan yang ingin memutuskan hubungan kerjanya dengan perusahaan, wajib mengajukan permintaan berhenti secara tertulis sekurang-kurangnya 1 (satu) bulan sebelumnya.Permohonan tersebut diajukan kepada atasan langsung yang bersangkutan dengan tembusan kepada atasan yang lebih tinggi dan bagian Sumber Daya Manusia. 2. Sebelum berhenti karyawan tersebut harus memenuhi syarat: •

Menyerahkan kembali semua milik perusahaan yang berada dalam penguasaannya dan atau di bawah tanggung jawabnya, yang meliputi seluruh barang inventaris dan surat-surat serta naskah-naskah lain baik dalam bentuk asli maupun rekaman.

•

Melakukan serah terima pekerjaan dengan atasannya atau dengan karyawan lain yang ditunjuk oleh atasannya tersebut.

•

Menyelesaikan hutang-hutang dan kewajiban-kewajiban keuangan lainnya dengan perusahaan.



•

Tidak terikat dalam ikatan dinas

•

Tetap melaksanakan kewajibannya sampai tanggal mulai pengunduran diri.

PHK Karena Mencapai Usia Pensiun 1. Seorang karyawan yang telah mencapai usia genap 60 tahun, akan diputuskan hubungan kerjanya dengan hormat dari perusahaan. 2. Maksud dari perusahaan untuk memutuskan hubungan kerja tersebut akan disampaikan secara tertulis oleh bagian Sumber Daya Manusia kepada karyawan

yang

bersangkutan

sekurang-kurangnya

1

(satu)

tahun

sebelumnya dan diulangi 11 (sebelas) bulan kemudian. 3. Pemutusan hubungan kerja tersebut dilakukan pada akhir bulan.



PHK Karena Pelanggaran Peraturan Perusahaan dan Kesepakatan Kerja Perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja jika karyawan tetap melakukan pelanggaran pada saat surat peringatan ketiga (terakhir) belum habis masa berlakunya.



PHK Karena Terjadi Pernikahan Sesama Karyawan Apabila

terjadi

pernikahan

antar-karyawan,

maka

salah

seorang

harus

mengundurkan diri, kecuali ditentukan lain oleh Direksi.



PHK Karena Karyawan sakit berkepanjangan Perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja setelah melampaui batas 12 (dua belas) bulan kepada karyawan yang: 1. Mengalami sakit berkepanjangan dan menurut keterangan dokter tidak sehat jasmani dan atau rohani untuk melanjutkan pekerjaan 2. Mengalami cacat akibat kecelakaan kerja dan tidak dapat melakukan pekerjaannya.



PHK Karena Karyawan Meninggal Dunia Apabila karyawan meninggal dunia, maka hubungan kerja secara otomatis putus.

PHK Karena Perusahaan Menyalahi Aturan



Karyawan dapat mengajukan permohonan pemutusan hubungan kerja, dalam hal pengusaha melakukan perbuatan sebagai berikut : •

menganiaya, menghina secara kasar atau mengancam karyawan;

•

membujuk dan/atau menyusuh karyawan untuk melakukan perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan;

•

tidak membayar gaji tepat pada waktu yang telah ditentukan selama 3 (tiga) bulan berturut-turut atau lebih;

•

tidak melakukan kewajiban yang telah dijanjikan kepada karyawan;

•

memerintahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan di luar yang diperjanjikan, atau

•

memberikan pekerjaan yang membahayakan jiwa, keselamatan, kesehatan dan kesusilaan karyawan sedangkan pekerjaan tersebut tidak dicantumkan pada perjanjian kerja.

PHK Karena Karyawan Mangkir



Karyawan yang tidak masuk kerja selama 5 (lima) hari kerja berturut-turut tanpa ijin resmi sebelumnya dan karyawan tidak dapat memberikan keterangan dengan bukti yang sah yang dapat diterima oleh perusahaan, dan telah dipanggil oleh perusahaan 2 (dua) kali secara patut dan tertulis dapat diputus hubungan kerjanya karena dikualifikasikan mengundurkan diri. PHK Karena Karyawan Ditahan Pihak Berwajib



Dalam hal karyawan ditahan pihak yang berwajib karena diduga melakukan tindak pidana bukan atas pengaduan perusahaan, maka perusahaan tidak wajib membayar gaji.



PHK Karena Kesalahan Berat Perusahaan dapat memutuskan hubungan kerja terhadap karyawan dengan alasan karyawan telah melakukan kesalahan berat sebagai berikut : 1. melakukan penipuan, pencurian, atau penggelapan barang dan/atau uang milik perusahaan; 2. memberikan keterangan palsu atau yang dipalsukan sehingga merugikan perusahaan;

3. mabuk, meminum minuman keras yang memabukkan, memakai dan/atau mengedarkan narkotika, psikotropika, dan zat adiktif lainnya di lingkungan kerja; 4. melakukan perbuatan asusila atau perjudian di lingkungan kerja; 5. menyerang, menganiaya, mengancam, atau mengintimidasi teman sekerja atau pengusaha di lingkungan kerja; 6. membujuk teman sekerja atau pengusaha untuk melakukan perbuatan yang bertentangan dengan peraturan perundang-undangan; 7. dengan ceroboh atau sengaja merusak atau membiarkan dalam keadaan bahaya barang milik perusahaan yang menimbulkan kerugian bagi perusahaan; 8. dengan

ceroboh atau sengaja membiarkan teman sekerja atau

pengusaha dalam keadaan bahaya di tempat kerja; 9. membongkar atau membocorkan rahasia perusahaan yang seharusnya dirahasiakan kecuali untuk kepentingan negara, 10. atau melakukan perbuatan lainnya di lingkungan perusahaan yang diancam pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih. Kesalahan berat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus didukung dengan bukti sebagai berikut : - Karyawan tertangkap tangan; ada pengakuan dari karyawan yang bersangkutan, atau bukti lain berupa laporan kejadian yang dibuat oleh pihak yang berwenang di perusahaan yang bersangkutan dan didukung oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang saksi.



PHK Karena Perusahaan melakukan Efisiensi Perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan karena perusahaan tutup bukan karena mengalami kerugian 2 (dua) tahun berturut-turut atau bukan karena keadaan memaksa (force majeur) tetapi perusahaan melakukan efisiensi.



PHK Karena Perusahaan Tutup/ Pailit Pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap pekerja/buruh karena perusahaan tutup yang disebabkan perusahaan mengalami kerugian secara terus menerus selama 2 (dua) tahun, atau keadaan memaksa (force majeur), dan atau perusahaan pailit.

S.

Pesangon. Uang pesangon adalah pemberian berupa uang dari perusahaan kepada karyawan sebagai akibat adanya pemutusan hubungan kerja. Ketentuan Uang Pesangon akan ditetapkan tersendiri dengan keputusan Direksi

T.

Kesehatan dan Keselamatan Kerja UD. Abimanyu Stone melalui Departemen Personalia menerapkan standart Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3). i. Norma Keselamatan Kerja. Sarana dan alat untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja yang tidak terduga yang disebabkan oleh aktivitas kerja. Kelengkapan kerja : -


-

Kaos Lengan Panjang

-

Kaos Tangan

-

Sepatu Karet

-

Masker

Alat Pemadam Kebakaran : ….. unit. ii. Norma Kesehatan Kerja Norma kesehatan kerja adalah instrumen yang mampu menciptakan dan memelihara derajat kesehatan kerja bagi karyawan. -

-

Konstruksi gedung : •

Beratap dan terbuka

•

Kontruksi tembok

Kualitas Udara : •

Ventilasi Udara yang lancar

•

Pada bagian di dalam ruangan mempunyai sarana kipas angin atau exhaust Fan.

• -

Sarana AC untuk ruangan kantor

Outdoor: •

Tempat Sampah

•

Penggunaan stop kontak yang sesuai dengan kebutuhan (tidak berlebihan) hal ini untuk menghindari terjadinya hubungan pendek dan kelebihan beban.

•

Pengaturan tata letak jaringan instalasi listrik termasuk kabel yang sesuai dengan syarat kesehatan dan keselamatan kerja.

•

Perlindungan terhadap kabel dengan menggunakan pipa pelindung.

•

Display unit

•

Tempat untuk istirahat dan shalat

Hygiene dan Sanitasi :

-

•

Memelihara kebersihan ruang dan alat kerja serta alat penunjang kerja.

•

Toilet/Kamar mandi

•

Disediakan tempat cuci tangan dan sabun cair.

•

Penyediaan bak sampah yang tertutup.

•

Lantai kamar mandi diusahakan tidak licin.

•

Kantin

•

Penyediaan air mengalir dan sabun cair.

•

Lantai tetap terpelihara.

iii. Norma Kerja Nyata. 

Norma kerja berkaitan dengan manajemen perusahaan. Hal ini berkaitan dengan masalah pengaturan jam kerja, shift, kerja wanita, tenaga kerja kaum muda, pengaturan jam lembur, analisis dan pengelolaan lingkungan hidup, dan lain-lain. Jam Kerja :



07-11.30 ; 13.00 – 16.00 WIB

Kerja Wanita : Tenaga kerja wanita mengerjakan pekerjaan yang tidak memerlukan kekuatan fisik yang besar, tidak melakukan pekerjaan yang mempunyai beban berat.



Tenaga Kerja Kaum Muda : Perusahaan menggunakan batasan umur minimal 17 tahun untuk tenaga kerja kaum muda (tidak memperkerjakan anak-anak usia sekolah)



Jam Lembur : Jam kerja lembur : 16.30 – 17.30 ; 18.00 – 21.00



Pengelolaan Limbah : Unit pengolahan limbah gergaji batu dan molen, tidak menggunakan bahan kimia berbahaya dalam proses produksinya.



Penyediaan makanan yang sehat dan bergizi seimbang : -

Setiap karyawan mendapatkan jatah makan 1 kali di waktu istirahat siang dengan porsi dan gizi yang layak.

-

Pada saat kerja lembur juga mendapatkan jatah makan malam 1 kali dengan porsi dan gizi yang layak.





Mencegah budaya kekerasan ditempat kerja yang disebabkan oleh : -

Budaya nrimo.

-

Sistem pelaporan macet.

-

Ketakutan melaporkan.

-

Tidak tertarik/cuek dengan lingkungan sekitar.

-

Pembinaan mental dan spiritual secara berkala

-

Penegakan disiplin ditempat kerja.

Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) : -

Ketersediaan Kotak P3K beserta isinya.

-

Menjalin kerja sama dengan petugas kesehatan dari instansi terkait.

-

Biaya pengobatan yang terjadi pada saat jam kerja ditanggung perusahaan.

-

Biaya pengobatan akibat sakit yang disebabkan aktivitas kerja pada saat jam kerja ditanggung perusahaan.

.

Standart Operasional Prosedur Departemen General Admin & Accounting I.

Buku Kas. Buku Kas adalah buku pencatatan transaksi uang keluar-masuk Buku Kas ada 3 (tiga) macam yaitu Buku Kas Kecil, Buku Kas Besar dan Buku Kas Di Bank. A.

Kas Kecil. Buku Kas Kecil mencatat semua transaksi uang masuk-keluar dari kegiatankegiatan perusahaan yang mempunyai kisaran ≤ ……. Juta. Biasanya Kas Kecil mencatat semua transaksi uang masuk-keluar untuk pembelian diluar dari pembelian bahan baku produksi, pembelian inventaris, pembelian asset dsb. Buku Kas Kecil mencatat :

B.

•

Pengeluaran rutin

•

Pembelian keperluan kantor

•

Pengeluaran ……………….

Buku Kas Besar. Buku Kas Besar adalah buku pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran perusahaan dalam skala yang lebih besar kisarannya dari buku kas kecil. Yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan Buku Kas Besar adalah Manager General Admin & Accounting. Pada Akhir Periode tertentu harus melaporkan Buku Kas Besar kepada Direktur. Buku Kas Besar mencatat : • Pembelian Bahan Baku • Pembayaran Upah dan Gaji • Pembelian Asset atau inventaris • Pengeluaran untuk Investasi • Pajak • Angsuran Bank • Dll

C. Buku Kas di Bank

Buku Kas di Bank adalah buku pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran perusahaan yang ada di rekening bank.Yang berwenang dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan Buku Kas Besar adalah Manager General Admin & Accounting. Pada Akhir Periode tertentu harus melaporkan Buku Kas Besar kepada Direktur. Penerimaan dalam bentuk transfer via/antar Bank dari pihak pelanggan/buyer, penerimaan dalam bentuk cheque atau giro, setoran tunai ke rekening perusahaan. Pengeluaran dalam bentuk pembayaran Cheque atau Biro Gilyet, Transfer Via/antar Bank ke pihak ke tiga (suplier dsb). II.

Buku Persediaan Buku Persediaan mencatat semua aliran keluar masuk persediaan termasuk juga nilai satuan dan total harganya. Dengan adanya buku persediaan ini maka perusahaan dapat melihat serta mengendalikan keuangan yang dikeluarkan persediaan. Manager General Admin & Accounting mendapatkan laporan dari Bagian Gudang mengenai persediaan setiap akhir periode kerja/akhir bulan, dari laporan tersebut Manager General Admin & Accounting menghitung nilai satuan dan total harganya.

III.

Buku Pembelian Buku Pembelian mencatat semua transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan, pencatatan meliputi : 1.

Tanggal order pembelian.

2.

Suplier.

3.

Nama Barang.

4.

Jumlah Barang.

5.

Satuan harga Barang.

6.

Harga Total Pembelian.

7.

Tanggal Pembayaran (jatuh tempo) jika pembelian dilakukan secara kredit.

8.

Jumlah uang muka yang telah dibayarkan.

9.

Jumlah Hutang Dagang yang harus dibayar.

10. Tanggal pembayaran pelunasan. 11. Jumlah pembayaran pelunasan. 12. Catatan bukti-bukti transaksi. Alur pencatatan dari buku pembelian dimulai dari surat permintaan pembelian dari semua bagian, surat order pembelian, laporan penerimaan barang . Yang mengelola buku pembelian adalah Bagian Pembelian yang setiap akhir bulan melaporkannya kepada Manager General Admin & Accounting.

IV. Buku Penerimaan Penjualan Buku Penerimaan Penjualan mencatat semua transaksi penerimaan tunai dari penjualan barang atau produk dari perusahaan ke pihak konsumen/klien. Penerimaan dapat berupa tunai, check/giro, transfer bank. Yang mengelola buku penerimaan penjualan adalah Manager General Admin & Accounting berdasarkan laporan transaksi penjualan dari Manager Pemasaran. Buku penerimaan mencatat :

V.

1.

Tanggal order penjualam.

2.

Konsumen/Klien.

3.

Nama Barang.

4.

Jumlah Barang.

5.

Satuan harga Barang.

6.

Harga Total Penjualan.

7.

Tanggal Pembayaran (jatuh tempo) jika pembelian dilakukan secara kredit.

8.

Jumlah uang muka yang telah dibayarkan.

9.

Jatuh Tempo Pembayaran

10.

Tanggal pembayaran pelunasan.

11.

Jumlah pembayaran pelunasan.

12.

Catatan bukti-bukti transaksi.

Buku Piutang Usaha Buku Piutang Usaha mencatat semua traksaksi penjualan secara kredit, berdasarkan Invoice yang dibuat oleh Manager Pemasaran, Manager General Admin & Accounting mencatat traksaksi piutang usaha tersebut. Buku Piutang Usaha berisi : 1.

Tanggal Invoice

2.

No. Invoice

3.

Diskripsi Transaksi

4.

Reff

5.

Debit

6.

Kredit

7.

Saldo

Pada saat jatuh tempo pelunasan piutang oleh pihak konsumen, Manager General Admin & Accounting berkoordinasi dengan Manager Pemasaran untuk melakukan penagihan ke pihak konsumen agar pelunasan piutang dapat tepat waktu.

Manager General Admin & Accounting bertanggungjawab dan berwenang mengelola buku piutang usaha. Setiap akhir bulan Manager General Admin & Accounting memberikan laporan kepada Direktur mengenai posisi piutang perusahaan. VI.

Buku Hutang Usaha Buku Hutang Usaha mencatat semua traksaksi pembelian secara kredit yang dilakukan oleh perusahaan baik itu menyangkut pembelian persediaan, barang-barang kebutuhan pabrik serta kantor, termasuk juga pembayaran-pembayaran atas jasa yang diterima perusahaan yang pembayarannya dilakukan secara kredit. Buku Hutang Usaha berisi : 1.

Tanggal Invoice

2.

No. Invoice

3.

Diskripsi Transaksi

4.

Reff

5.

Debit

6.

Kredit

7.

Saldo

Pada saat jatuh tempo Manager General Admin & Accounting berkoordinasi dengan Direktur dalam hal kesiapan financial untuk melaksanakan kewajiban pembayaran hutang-hutang usaha yang ada khususnya jika dalam hal pembayaran ini terdapat prioritas-prioritas tertentu. Alur pencatatan dari buku pembelian dimulai dari surat permintaan pembelian barang/jasa dari semua bagian, surat order pembelian barang/jasa, laporan penerimaan barang/jasa . VII. Buku-buku Rekening Pengeluaran Manager General Admin & Accounting juga harus mencatat semua pos-pos biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Input Data untuk pengeluaran biaya-biaya tersebut didapat dari buku kas kecil dan buku pembelian. Pos-pos biaya tersebut antara lain : 1.

Biaya Tenaga Kerja

2.

Biaya Pengeluaran Kantor

3.

Biaya Over Head Pabrik : Maintenance, Bahan Bakar dll

4.

Biaya Listrik

5.

Pajak

6.

Bunga dan Angsuran Bank

7.

Biaya ATK

8.

Biaya Telpon

9.

Biaya Internet

10.

Dll.

Dari pencatatan semua pos biaya inilah yang nantinya digunakan sebagai salah dasar pembuatan laporan Rugi-Laba Perusahaan pada periode tertentu yang telah ditetapkan. VIII. Laporan Rugi Laba Dari semua pencatatan dan pengadministrasian keuangan yang masuk dan keluar dari point-point I-VII tersebut diatas oleh Manager General Admin & Accounting digunakan untuk membuat laporan rugi laba perusahaan. Dari laporan tersebut dapat dilihat apakah perusahaan mengalami kerugian atau mendapat laba dari operasionalnya. Laporan Rugi Laba dapat digunakan sebagai alat analisa bagi perusahaan dalam pengambilan keputusan. Pada Akhir periode yang ditetapkan perusahaan, Bagian Keuangan membuat dan memberikan Laporan Rugi Laba kepada Direktur.

*Lampiran 1

DIREKTUR

Manager HR, GA & Legal

Manager Pemasaran – R&D

Manager General Admin & Accounting

Manager Produksi

SPV Pemasaran – R&D

SPV General Admin & Accounting

SPV Produksi

SPV HR, GA & Legal

Staff Pemasaran – R&D

Staff General Admin & Accounting

Staff Processing Cutting

Staff HR, GA & Legal

Staff Processing Tumbuk

Staff Processing Molen

Staff Processing Perakitan

Note:

Staff Processing QC

Garis Komando. Garis Koordinasi. Staff Processing Finishing

Staff Processing Packaging

*Lampiran 2

Manager Produksi

SPV Produksi

Staff Processing Cutting Staff Processing Tumbuk Staff Processing Molen Staff Processing Perakitan

Sub. Processing Layering & Shrink Sub. Processing Barcoding

Staff Processing QC

Sub. Processing Packaging Box

Staff Processing Finishing

Sub. Processing Packaging Pallet

Staff Processing Packaging

Sub. Processing Stuffing

*Lampiran 3

*Lampiran 4

*Lampiran 5

*Lampiran 6

*Lampiran 7

*Lampiran 8

*Lampiran 9

*Lampiran 10

*Lampiran 11

*Lampiran 12

*Lampiran 13

*Lampiran 14

PENGE MASA N DALA M PENGE PALLE MASA T N DALA M BOX PENEM PELAN BARC ODING

PCK. PALLET PACK. BOX BARCODING SRYLING LAYERING

PENGE MASA N PLASTI CK PEMAS ANGA N TUMP UAN PERSI APAN PACKA GING PENGE CEKA N KWALI TAS PERAK ITAN BAHA N BAKU PENGH ALUSA N BAHA N PEMBE BAKU NTUK AN STRUK TUR PEMOT ONGA N BAHA N BAKU

PACKAGING

FINISHING 7

QC PERAKIT MOLEN TUMBLING

MGR. PRO CUTTING

1 3 1 2 1 1 1 0 9 8 6 5 4 3 2 1

PO

PERBAIKAN KWALITAS

1 4

FINISH / PELAPO RAN 1 5

STUFFI NG

BUYER

DIREKTUR

DEPT. PEMASARAN 2

1

5

PO TURUN

ORDER

DEPT. GENERAL ADMIN

DEPT. PRODUKSI 6

PROSES ADMINISTRASI

PROSES PRODUKSI

3 7

EVALUASI PACKAGING

8

TEMBUSAN 4

CANCEL

9

DELEVERY

DEPT. USER

RAB

DEPT. GENERAL ADMIN & ACCOUNTING

1

2

DIREKTUR

3

EVALUASI

PROSES ADMINISTRASI 5

PROSES PEMBELIAN

6

DISTRIBUSI

4

CANCEL

SOP Lengkap

Recommend Documents