STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) KEUANGAN PMI PUSAT
Kata Pengantar Seraya memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat karunia dan petunjukNya telah tersusun Prosedur Standar Operasional (SOP) Keuangan Markas Pusat PMI sebagai panduan dalam pengelolaan Keuangan di tingkat Markas Pusat PMI sedangkan untuk PMI Daerah dan Cabang diharapkan dapat menggunakan SOP ini sebagai referensi dalam menjalankan kegiatan operasional keuangan. SOP ini dibuat sebagai langkah pembenahan Organisasi di bidang Pengelolaan Keuangan seperti yang diamanatkan dalam Pokok-Pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI tahun 2004-2009. Pengelolaan Keuangan yang memadai diharapkan dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas Palang Merah Indonesia kepada mitra kerja dan Masyarakat. Namun sampai dengan saat ini Markas Pusat PMI, PMI Daerah dan Cabang belum mempunyai sistem pelaporan yang seragam sehingga mengalami berbagai permasalahan teknis. Berdasarkan hal tersebut, maka Pengurus Pusat PMI menerbitkan “SOP Keuangan” yang akan digunakan sebagai acuan bagi segenap jajaran PMI serta mitra kerja PMI (para donor) dalam upaya pembenahan pengelolaan Keuangan. Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penerbitan SOP Keuangan PMI. Besar harapan kami agar SOP Keuangan PMI ini dapat diimplementasikan secara konsisten,
walaupun
kami
menyadari
bahwa
manual
ini
masih
akan
terus
disempurnakan. Untuk itu kami sangat mengharapkan saran dan masukan demi terwujudnya pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa yang akan datang. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan Karunia serta petunjukNya kepada kita semua, amien. Jakarta, ……………… 2009 Pengurus Pusat PALANG MERAH INDONESIA Bendahara
Sekretaris Jenderal
Warnedy, Ak, MSc
Iyang D. Sukandar
i
DAFTAR ISI Kata Pengantar ..................................................................................... Daftar Isi ..........................................................................................
Bab I.
i iii
Pendahuluan 1. 2. 3. 4. 5.
Tujuan Penyusunan Laporan Keuangan ....................................... Konsep-konsep Akuntansi ...................................................... Struktur Pengendalian Intern .................................................. Penggunaan Pedoman Ini Oleh PMI Daerah/Cabang ......................... Pembatasan ......................................................................
Bab II. Uraian Tugas Personil Keuangan ............................................. Bab III. Laporan Keuangan 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Laporan Posisi Keuangan ....................................................... Laporan Aktivitas ................................................................ Laporan Arus Kas ...................................... .......................... Catatan atas Laporan Keuangan ............................................... Laporan Realisasi Anggaran .................................................... Jadwal Penerbitan Laporan ............................ ........................
Bab IV. Pertanggungjawaban Dana kepada Donor 1. Laporan Pertanggungjawaban Dana ........................................... 2. Buku Kas .......................................................................... 3. Bukti-bukti Pengeluaran ........................................................
Bab V.
Daftar Akun 1. 2. 3. 4. 5.
Struktur Daftar Akun ............................................................ Kode Akun ........................................................................ Kode Dana ........................................................................ Kode Organisasi .................................................................. Penjelasan Akun .................................................................
Bab VI. Penerimaan Uang dan Barang 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pengendalian Penerimaan Uang dan Barang .................................. Kebijakan ......................................................................... Prosedur Penerimaan Sumbangan Sumbangan ............................... Penerimaan Sumbangan Barang ................................................ Penerimaan Non Sumbangan ................................................... Komitmen/MOU/Project Agreement Tidak Diakui sebagai Pendapatan ..
Bab VII. Pengeluaran Kas/Bank 1. 2. 3. 4.
Pengendalian Pengeluaran Kas/Bank .......................................... Sistem Voucher ................................................................... Pengeluaran Uang ................................................................ Bukti-bukti Pendukung Pertanggungjawaban Dana ..........................
Bab VIII. Aktiva Tetap 1. Pengendalian Aktiva Tetap ...................................................... 2. Kebijakan ........................................................................ . 3. Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap ..........................................
iii
Bab IX . Pengamanan Data Komputer 1. Tujuan Sistem Informasi......................................................... 2. Pembatasan Akses ke Sistem Akuntansi ....................................... 3. Back up Data Komputer ......................................................... Lampiran ...........................................................................................
iii
Bab I
PENDAHULUAN
I.
Tujuan Penyusunan Laporan Keuangan Palang Merah Indonesia, sebagai organisasi nirlaba, berbeda dengan organisasi bisnis. Perbedaan utama yang mendasar terletak kepada cara PMI memperoleh sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai aktivitasnya. PMI memperoleh sumber daya dari para penyumbang, bantuan pemerintah, bantuan Palang Merah Internasional atau organisasi sejenis dan iuran dari anggota. SOP ini berlaku di MP PMI, diharapkan SOP ini juga dapat digunakan oleh PMI daerah/cabang. Konstituen PMI memiliki kepentingan untuk mengetahui: (a) Pelayanan yang diberikan oleh PMI dan kemampuan untuk terus memberikan pelayanan tersebut; (b) Cara pengurus melaksanakan tanggung jawabnya dan aspek kinerja pengurus. Sesuai dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No. 45: “Pelaporan Keuangan Organisasi Nirlaba”, laporan keuangan untuk organisasi nirlaba terdiri dari: a. Laporan Posisi Keuangan; b. Laporan Aktivitas; c. Laporan Arus Kas; dan d. Catatan atas Laporan Keuangan . Laporan keuangan tersebut bertujuan memberikan informasi yang menyangkut posisi keuangan, aktivitas serta perubahan suatu posisi keuangan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan. Laporan keuangan harus dibuat sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam modul ini. Di samping itu, manajemen juga membutuhkan berbagai skedul dan informasi tambahan, misalnya: monitoring laporan bulanan, informasi keuangan masing-masing dana atau proyek. Pengurus (manajemen) bertanggung jawab dalam penyusunan dan penyajian laporan keuangan. Pernyataan tentang tanggung jawab tersebut otomatis melekat pada pengurus, baik dinyatakan secara tertulis ataupun tidak.
2.
Konsep-konsep akuntansi: Laporan keuangan merupakan ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan. Untuk membukukan suatu transaksi dimulai dengan analisa transaksi, yaitu menentukan entitas dana, perkiraan/akun mana yang terkait dan berapa nilainya. Konsep-konsep berikut merupakan dasar bagaimana suatu transaksi dicatat dalam sistem pembukuan PMI. a. Konsep entitas Akuntansi PMI disusun berdasarkan konsep dana (fund). Dana merupakan suatu entitas akuntansi: memiliki aktiva, kewajiban, aktiva bersih, pendapatan dan beban untuk masing-masing dana. Akuntansi dana dirancang untuk memisahkan pendapatan dan beban masing-masing dana sehingga memudahkan untuk menelusuri dan melaporkan suatu kegiatan.
1
PMI biasanya mengelola beberapa dana. Jumlah entitas dana yang banyak pada organisasi nirlaba menimbulkan kompleksitas. Sistem akuntansi dirancang sehingga dapat menyajikan dan mengungkapkan laporan keuangan, baik entitas dana individual maupun organisasi, sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. b. Transaksi Sistem akuntansi dirancang untuk mencatat dan melaporkan transaksi. Transaksi adalah setiap kejadian yang mengakibatkan perubahan posisi aktiva, kewajiban atau aktiva bersih dan perubahan tersebut dapat diukur dengan handal. c. Dokumen sumber Dokumen sumber merupakan catatan bisnis yang digunakan sebagai bukti bahwa suatu transaksi telah terjadi, misal: cek/giro, bukti penerimaan sumbangan, tagihan dari supplier, dan kontrak kerja. d. Konsep unit moneter Transaksi yang terjadi diukur dalam satuan unit moneter. Laporan keuangan PMI harus dicatat dalam mata uang Rupiah. e. Konsep harga historis Dasar pengukuran yang lazim digunakan adalah biaya historis. Aktiva dicatat sebesar pengeluaran kas (atau setara kas) yang dibayar atau sebesar nilai wajar dari imbalan (consideration) yang diberikan untuk memperoleh aktiva tersebut. Kewajiban dicatat sebesar jumlah yang diterima sebagai penukar kewajiban atau sebesar jumlah kas yang diharapkan akan dibayarkan untuk menyelesaikan kewajiban tersebut. Perkembangan akuntansi akhir-akhir ini mengarah kepada penggunaan dasar pengukuran harga wajar, yaitu aktiva dicatat sebesar jumlah kas yang dapat diperoleh sekarang dengan menjual aktiva tersebut dalam pelepasan normal dan kewajiban dinyatakan sebesar nilai penyelesaian. Biasanya konsep harga historis digabungkan dengan dasar pengukuran lain. 3.
Struktur Pengendalian Intern Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan pengawas, pengurus, manajemen, dan personel lain organisasi yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: § Keandalan pelaporan keuangan § Efektivitas dan efisiensi operasi § Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Pengendalian intern terdiri dari lima komponen yang saling terkait yaitu: 1. Lingkungan pengendalian 2. Penaksiran risiko 3. Aktivitas pengendalian 4. Informasi dan komunikasi 5. Pemantauan Berikut ini pemahaman atas masing-masing komponen.
2
Lingkungan pengendalian Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern yang lain, dan menyediakan disiplin serta struktur. Lingkungan pengendalian mencakup berikut ini: 1. Integritas dan nilai etika 2. Komitmen terhadap kompetensi 3. Partisipasi dewan pengurus 4. Filosofi dan gaya manajemen 5. Struktur organisasi 6. Pemberian wewenang dan tanggung jawab 7. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Penaksiran risiko Penaksiran risiko merupakan identifikasi, analisis, dan pengelolaan terhadap risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. Risiko yang relevan dengan pelaporan keuangan mencakup peristiwa dan keadaan intern maupun ekstern yang dapat terjadi dan secara negatif mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencatat, mengolah, meringkas dan melaporkan data keuangan yang konsisten dengan asersi manajemen dalam laporan keuangan. Aktivitas pengendalian Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan. Aktivitas tersebut membantu memastikan bahwa terdapat tindakan yang diperlukan untuk menanggulangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Sistem informasi dan komunikasi Sistem informasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang meliputi sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang dibangun untuk mencatat, mengolah, meringkas, dan melaporkan transaksi entitas dan untuk memelihara akuntabilitas bagi aktiva, utang dan aktiva bersih yang bersangkutan. Komunikasi mencakup penyediaan suatu pemahaman tentang peran dan tanggung jawab individual berkaitan dengan pengendalian intern terhadap pelaporan keuangan. Pemantauan Pemantauan adalah proses penetapan kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu yang mencakup penentuan desain dan operasi pengendalian tepat waktu dan tindakan perbaikan yang diperlukan. Struktur pengendalian yang memadai dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan, pemborosan, penyalahgunaan dan tindakan yang dapat merugikan organisasi serta menghambat tercapainya tujuan organisasi. Unsur-unsur berikut, bilamana tidak ada, akan menurunkan efektivitas suatu struktur pengendalian intern:
3
a. b. c. d. e.
f.
Tenaga pelaksana yang cakap dan memadai pengetahuan, keahlian, ketelitian dan dapat dipercaya untuk melaksanakan tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Terdapatnya prosedur-prosedur yang memadai untuk setiap pelaksanaan suatu tugas dan dilaksanakannya secara konsisten. Tanggung jawab dan wewenang setiap bagian dan setiap orang dirumuskan dengan jelas. Terdapat pemisahan tugas dan wewenang antara fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan unsur aset atau kewajiban organisasi. Tanggung jawab untuk melaksanakan serangkaian transaksi yang berurutan harus diberikan kepada pegawai yang berlainan, sehingga tidak ada seorang pegawai yang dapat melaksanakan suatu transaksi sendirian dari permulaan hingga akhir dari serangkaian transaksi yang berurutan. Internal audit yang berfungsi sesuai kondisi.
Rancangan struktur pengendalian intern statu organisasi perlu ditelaah secara berkala serta dinilai efektivitas dan efisiensinya. Penelaahan ini diperlukan untuk menjamin bahwa struktur pengendalian intern yang telah dibentuk tersebut benarbenar dilaksanakan dan tetap dimuktahirkan sesuai dengan kebutuhan. 4.
Penggunaan Pedoman Ini Oleh PMI Daerah/Cabang Pedoman porsedur akuntansi ini dirancang dengan menggunakan struktur organisasi dan prosedur yang berlaku di MP PMI. Namun pedoman ini juga dapat digunakan oleh PMI Daerah/Cabang. Penerapannya dapat disesuaikan dengan struktur kepengurusan dan jabatan yang sudah ada di PMI Daerah/Cabang. Dalam kondisi dimana jumlah pegawai keuangan suatu PMI Daerah/Cabang adalah minimal (2 orang), fungsi pencatatan dapat digabung dengan fungsi penyimpanan kas/bank, tetapi dipisahkan dengan penjabat yang berwenang mengotorisasi transaksi.
5.
Pembatasan Pedoman prosedur akuntansi ini, bersama dengan modul logistik serta peraturan organisasi PMI lainnya, dibuat dengan tujuan menjadi pedoman bagi MP PMI, PMI Daerah dan PMI Cabang dalam membukukan dan melaporkan transaksi keuangan. Pedoman ini tidak berlaku untuk Unit Usaha PMI. Untuk Unit Usaha PMI laporan keuangan harus dibuat sesuai dengan standar akuntansi komersial. Buku manual ini disusun dan terus disempurnakan sesuai dengan perkembangan kebutuhan, sehingga manual akuntansi ini dapat menghasilkan informasi keuangan untuk memenuhi kebutuhan pihak eksternal maupun untuk keperluan pengendalian pelaksanaan anggaran. Sistem ini telah dirancang dengan mempertimbangkan pula kemungkinan perkembangan organisasi di masa yang akan datang. Buku pedoman ini juga sangat bermanfaat sebagai bahan pelatihan bagi pegawai baru di bidang keuangan dan akuntansi.
4
Bab II Jabatan Lapor ke
URAIAN TUGAS PERSONIL KEUANGAN : :
Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi (“Kepala Divisi Keuangan”) Sekretaris Jenderal/Kepala Markas Bendahara
1. Menyiapkan laporan keuangan PMI yang mencakup seluruh sumber dana yang dikelola MP PMI. Laporan keuangan bulanan diterbitkan paling lambat tanggal 20 pada bulan berikutnya, dengan mendistribusikan kepada Sekjen, Bendahara dan Ketua Umum (melalui Satuan Kerja Audit Internal /SKAI). 2. Menyiapkan Anggaran dan Rencana Kerja Divisi Keuangan tahun berikutnya untuk diperiksa Sekretaris Jenderal/Kepala Markas. Di samping itu bersama dengan divisi lain membuat rencana kerja Anggaran dan Rencana Kerja MP PMI. 3. Menyiapkan dan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana kepada donor (misal: laporan pertanggungjawaban kepada Sekretariat Negara disampaikan setiap tanggal 15 pada bulan berikutnya). 4. Menjalin hubungan baik dengan donor, mengkonfirmasi tentang tujuan dana serta kondisi dan syarat-syarat penggunaanya, dan menjelaskan prosedur dan bentuk laporan pertanggungjawaban. 5. Memberikan masukan kepada Sekretaris Jenderal/Pengurus tentang penyempurnaan sistem akuntansi dan keuangan. 6. Bertanggung jawab atas tugas dan pekerjaan yang diberikan kepada Divisi Keuangan termasuk mengkoordinasikan dan mengatur pembagian tugas setiap staf di Divisi Keuangan. 7. Melakukan review atas kinerja staf yang berada dibawah tanggungjawabnya. 8. Memeriksa pengajuan permintaan uang persekot, permintaan uang pembayaran langsung, dan pertanggungjawaban uang muka termasuk dokumen pendukungnya. Apabila setuju, menandatangani formulir yang berkaitan dan disampaikan ke Sekretaris Jenderal/Kepala Markas, jika tidak setuju dikembalikan ke divisi yang mengajukan untuk diperbaiki. 9. Memeriksa secara random transaksi harian yang dibuat oleh petugas akuntansi yang telah diperiksa oleh kasubdiv akuntansi bila diperlukan. 10. Memeriksa hasil input jurnal ke komputer dengan melihat print out transaksi jurnal (random) atau melihat langsung ke komputer. 11. Memeriksa laporan pemeriksaan kas dan bank yang dilakukan Kasubdiv Keuangan. 12. Memonitor seluruh piutang dropping ke PMI Daerah/Cabang dan persekot ke divisi. Dalam rangka mempercepat proses pertanggungjawaban secara reguler membuat memo peringatan ke PMI Daerah/Cabang atau divisi terkait (dengan tembusan ke Sekretaris Jenderal/Kepala Markas) untuk segera memasukkan laporan pertanggungjawaban beserta bukti-bukti yang sah dan lengkap. 13. Memonitor transaksi pinjam-meminjam antar sumber dana dan pelunasannya (pemindahbukuan) segera setelah dana tersedia. 14. Melakukan rekonsiliasi hutang piutang antar dana dan menyelesaikan perbedaan yang ada. 15. Menyiapkan dan membawa Cek dan BG untuk ditandatangani oleh Pengurus. 16. Membuat memo permintaan dana untuk pengeluaran dana mingguan kepada Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara. 17. Menyiapkan permintaan pengeluaran kas yang bersifat emergency setelah mendapat persetujuan Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara.
5
18. Mengajukan pembentukan petty cash baru bila ada bencana besar. Jabatan : Kasubdiv Akuntansi Lapor ke : Kepala Divisi Keuangan 1. Menyiapkan laporan keuangan bulanan yang mencakup seluruh sumber dana yang dikelola MP PMI paling lambat pada tanggal 15 bulan berikutnya. 2. Menyiapkan laporan keuangan donor sesuai format yang telah disetujui MP PMI. 3. Menyiapkan laporan penerimaan dan pengeluaran (pertanggungjawaban) dana untuk donor yang belum menempatkan staff di divisi keuangan. 4. Membuat atau menyiapkan data atas informasi keuangan lain yang diperlukan MP PMI. 5. Membuat rekonsiliasi bank semua sumber dana yang ada pada minggu pertama setiap bulan. 6. Membuat rekonsiliasi persekot bekerjasama dengan Kasubdiv Keuangan dan Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran. 7. Membuat rekonsiliasi dropping bekerjasama dengan Kasubdiv Penyusunan dan Pemantauan Anggaran. 8. Memonitor /kontrol atas kebenaran jurnal dan posting. 9. Membantu persiapan audit dan menyiapkan informasi yang dibutuhkan auditor dengan persetujuan Kepala Divisi Keuangan. 10. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya. 11. Membuat Rencana Kerja Subdivisi Akuntansi. 12. Melaksanakan tugas lainnya dari Kepala Divisi Keuangan. 13. Melakukan rekonsiliasi laporan keuangan staf donor. 14. Membuat back up sistem komputer a. Harian (dlm eksternal hardisk) : sistem akuntansi b. Bulanan (dlm CD secara permanent) : sistem akuntansi, laporan keuangan, data sumbangan dan data keuangan lainnya . Jabatan : Staf Akuntansi Lapor ke : Kasubdiv Akuntansi 1. Menjurnal seluruh transaksi harian semua sumber dana. (sebelum diinput ke sistem akuntansi, jurnal transaksi pada voucher harus di verifikasi dahulu oleh Kasubdiv akuntansi) 2. Membuat rekonsiliasi kas per sumber dana antara catatan akuntansi dengan catatan kasir minimal dua kali dalam satu minggu. 3. Membantu Kasubdiv Akuntansi untuk membuat laporan yang dibutuhkan. 4. Bertanggung jawab atas dokumen dan filling dokumen bagian akuntansi. (subdivisi accounting tidak bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen asli yang disimpan oleh donor) 5. Mencetak laporan keuangan secara bulanan dan untuk ledger dicetak sekurangkurangnya 1 kali dalam 6 bulan. 6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kasubdiv Akuntansi dan Kadiv Keuangan.
6
Jabatan : Staf Donatur Lapor ke : Kasubdiv Akuntansi 1. Membuat/memonitor/menganalisa Laporan Anggaran/Keuangan dan memonitor budget Donatur pada divisi terkait maupun di Daerah dan Cabang untuk proyek Donatur berbasis rencana kegiatan yang telah ada. Sesuai target dan deadline yang disepakati kedua belah pihak. 2. Menganalisa realisasi biaya pada periode yang bersangkutan dan pengeluaran sesuai tujuan proyek untuk periode berikutnya berdasarkan anggaran yang disepakati. 3. Melakukan koordinasi dengan divisi-divisi yang bertanggung jawab untuk proyek Donatur dan kunjungan ke proyek untuk membantu staf keuangan proyek dalam menyusun laporan keuangan Donatur apabila diperlukan. 4. Berkoordinasi dengan donatur baik melalui kasubdiv/kadiv/langsung atas sepengetahuan Kadiv Keuangan. 5. Membuat laporan dan reimbursement dana serta memonitor hutang piutang donatur setiap bulan. 6. Menyimpan dokumen asli/memfoto copy dokumen dan mengirimkan aslinya ke donatur/kebijakan lainnya (sesuai kesepakatan MP PMI dan donatur). 7. Membantu persiapan audit dan mensupply informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan audit donatur dengan sepengetahuan kadiv Keuangan. 8. Memastikan dana donatur dipakai dan dipertanggungjawabkan sesuai dengan anggaran yang telah di sepakati bersama dan ketetapan yang digariskan dalam dokumen program. 9. Verifikasi bukti pembayaran untuk sumber dana Donatur sebelum dokumen diserahkan ke staff verifikasi. 10. Filing dokumen. 11. Tugas lain sesuai kesepakatan MP PMI dan Donatur. 12. Tugas lain dari kasubdiv akuntansi atau kadiv keuangan. 13. Melakukan up date data persekot dan dropping pada setiap minggu yang didistribusikan ke subdivisi akuntansi, keuangan dan verifikasi utuk direkonsiliasi 14. Hasil rekonsiliasi persekot dan dropping didistribusikan ke subdivisi akuntansi, keuangan dan verifikasi setiap tanggal 15. SEMUA LAPORAN DAN KEGIATAN DILAKSANAKAN BERDASARKAN PERSETUJUAN MP PMI DENGAN MASING-MASING DONATUR Jabatan : Kasubdiv Keuangan Lapor ke : Kepala Divisi Keuangan 1. Menyiapkan permintaan dana sesuai surat otorisasi yang telah ditanda-tangani pejabat yg berwenang. 2. Menyimpan barang-barang berharga,cek, giro, kwitansi dan deposito. 3. Melakukan pemeriksaan kas secara acak minimal 1 kali seminggu dan membuat berita acaranya. 4. Memonitor pertanggungjawaban persekot dan dropping. 5. Melakukan rekonsiliasi kas dan bank per sumber dana dengan bagian akuntansi setiap bulan. 6. Melakukan filling dokumen yang menjadi tanggungjawabnya. 7. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya 8. Menerima sumbangan kas apabila diperlukan
7
9. Memberikan data penyumbang rutin (minimal 3 kali/tahun) dan penyumbang yang jumlahnya lebih dari Rp.1.000.000,- kepada Divisi Pengembangan Sumber Daya (PSD) untuk dibuatkan surat ucapan terima kasih. 10. Membuat rencana kerja Subdivisi Keuangan. 11. Melaksanakan tugas lain dari Kadiv Keuangan. 12. Menginformasikan penerimaan uang ke kasubdiv anggaran dan kasubdiv akuntansi setiap bulan. 13. Memonitor termin pembayaran. 14. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kadiv keuangan. Jabatan Lapor ke
: Staf Keuangan : Kasubdiv Keuangan
1. Memeriksa saldo rekening bank setiap awal minggu pertama. 2. Membuat kuitansi dan daftar penerimaan sumbangan serta memfiling seluruh kwitansi 3. Membuat surat perintah menerima uang / kwitansi dan membuat daftar kuitansi. Harus bernomor seri dan berurutan 4. Mengambil rekening koran bank setiap bulan. 5. Membuat otorisasi yang berhubungan dengan pemindahan dana bank/cash . 6. Mengidentifikasi dan membuat daftar semua dokumen penerimaan uang dan didistribusikan ke Kasubdiv Keuangan, Kasubdiv Accounting, serta Kasubdiv pemantauan Anggaran. 7. Membuat buku bank pembantu untuk setiap rekening bank dan rekening bank bersama. 8. Filing dokumen. 9. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kasubdiv Keuangan Jabatan Lapor ke
: Kasir : Kasubdiv Keuangan
1. Menyiapkan dan membuat cek dan giro. 2. Menyetor dan menarik uang dari bank serta kegiatan lain yang berhubungan dengan bank. 3. Membuat daftar deposito. 4. Membuat daftar persekot 5. Membuat surat penempatan / pencairan deposito. 6. Melaksanakan pembayaran tunai di MP PMI dan bertanggung jawab atas dana kas (cash count setiap hari). 7. Membuat buku kas. 8. Melaksanakan cash count setiap minggu dengan kasubdiv keuangan. 9. Memantau dan melaksanakan penagihan atas persekot, dropping dan piutang yang belum dipertanggungjawabkan dan pertanggungjawaban yang belum final. 10. Filing dokumen. Jabatan Lapor ke
: Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran : Kepala Divisi Keuangan
1. Membuat laporan realisasi anggaran bulanan MP PMI dan melaporkannya kepada Kadiv Anggaran Keuangan dan akuntansi paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya. 2. Membuat laporan realisasi anggaran per donor dan per sumber dana paling lambat tanggal 15 pada bulan berikutnya, serta menyampaikan laporan
8
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
tersebut untuk diperiksa Kadiv Keuangan dan Sekretaris Jenderal/Kepala Markas. Menggunakan informasi dari sistem akuntansi untuk pembuatan laporanlaporan di atas. (diberikan akses untuk melihat sistem akuntansi). Me-recek hasil verifikasi otorisasi yang telah dilakukan oleh stafnya. Melakukan review atas kinerja staf yang bertanggungjawab terhadapnya. Filling dokumen di bidangnya. Membuat rencana kerja pemantauan dan penyusunan anggaran. Melaksanakan tugas lain dari Kadiv Keuangan. Memfollow up penerimaan atas sumbangan yang digunakan untuk perhitungan budget.
Jabatan : Staf Verifikasi Lapor ke : Kasubdiv Pemantauan & Penyusunan Anggaran 1. Melakukan verifikasi atas dokumen-dokumen pendukung otorisasi/persekot pengeluaran sebagai berikut: a. Memeriksa dan meneliti bahwa setiap pengajuan otorisasi/persekot pengeluaran telah didukung oleh dokumen yang lengkap, antara lain diajukan oleh pejabat berwenang, merupakan transaksi dalam lingkungan PMI, bukti asli, kuitansi asli, dan dokumen lainnya sesuai peraturan KP PMI. b. Untuk donor MP PMI memeriksa bahwa dokumen pendukung telah sesuai dengan ketentuan sebagai berikut : § sesuai dengan kesepakatan MP PMI dengan masing-masing donor c. Memeriksa ketepatan penjumlahan-penjumlahan pada daftar-daftar dokumen pendukung. d. Apabila dokumen pendukung tidak lengkap atau tidak sesuai dengan ketentuan MP PMI dan/atau ketentuan yang telah disepakati oleh MP PMI dengan donor, ada kesalahan penjumlahan, dsb, maka dokumen tersebut dikembalikan kepada divisi yang bersangkutan dan meminta untuk dikoreksi, dilengkapi dan atau disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku e. Memberikan persetujuan form otorisasi atau persekot, setelah melakukan verifikasi. 2. Membuat daftar rekap persekot dan dropping. 3. Rekonsiliasi dengan bagian keuangan dan melaporkan hasilnya ke Kasubdiv Pemantauan dan Penyusunan Anggaran. 4. Filling Surat ketetapan yang dikeluarkan MP PMI, disposisi PP PMI, surat keluar yang dapat dijadikan pedoman dan peraturan lainnya yang dapat digunakan sebagai dasar verifikasi. 5. Tugas lain yang diberikan oleh Kadiv Keuangan.
9
Bab III
LAPORAN KEUANGAN
Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan Palang Merah Indonesia yang lengkap meliputi: 1. Laporan Posisi Keuangan; 2. Laporan Aktivitas; 3. Laporan Arus Kas; serta 4. Catatan atas Laporan Keuangan. Di samping itu sebagai alat kontrol setiap bulannya harus dibuat Laporan Realisasi Anggaran. Tujuan laporan keuangan tersebut adalah memberikan informasi yang menyangkut posisi keuangan, aktivitas serta perubahan suatu posisi keuangan yang bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan ekonomi. 1. Laporan Posisi Keuangan Laporan posisi keuangan bertujuan untuk menyediakan informasi mengenai aktiva, kewajiban, dan aktiva bersih dan informasi mengenai hubungan di antara unsurunsur tersebut pada waktu tertentu. Informasi dalam laporan posisi keuangan bersama dengan pengungkapan dan informasi lain digunakan untuk dapat membantu para penyumbang, pengurus dan pihak-pihak lain untuk menilai: (a) kemampuan organisasi untuk memberikan jasa secara berkelanjutan, (b) kemampuan organisasi dalam memenuhi komitmen keuangan pada saat jatuh tempo, dan (c) memprediksi kebutuhan pendanaan di masa depan. Organisasi harus menyusun laporan posisi keuangan yang mencakup keseluruhan dana yang dikelola organisasi, di samping membuat laporan posisi keuangan untuk masing-masing dana. Ilustrasi Laporan Posisi Keuangan
10
PALANG MERAH INDONESIA LAPORAN POSISI KEUANGAN per 31 DESEMBER 2006 (dalam Rupiah)
Tidak terikat
Terikat KRC
HKRC AKTIVA Kas dan setara kas Piutang Persediaan Beban dibayar di muka Persekot Dropping Aktiva tetap JUMLAH AKTIVA KEWAJIBAN Hutang dari dana lain JUMLAH KEWAJIBAN AKTIVA BERSIH Tidak terikat Terikat – HKRC Terikat – KRC JUMLAH AKTIVA BERSIH JUMLAH KEWAJIBAN DAN AKTIVA BERSIH
Eliminasi
Jumlah
xx
xx xx xx
xx xx xx
xx -
xx -
xx xx xx xx xx
xx
xx xx
xx
-
-
xx
-
-
xx
xx -
xx -
xx
xx xx xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx
xx xx xx xx xx
xx
-
xx
xx
2. Laporan Aktivitas Laporan aktivitas menyediakan informasi mengenai bagaimana penggunaan sumber daya dalam pelaksanaan berbagai program atau jasa dan pengaruh suatu transaksi atau peristiwa yang mengubah jumlah dan sifat aktiva bersih. Laporan ini dan informasi dalam laporan keuangan lainnya dapat digunakan untuk (a) mengevaluasi kinerja dalam suatu periode, (b) menilai upaya, kemampuan, dan kesinambungan PMI dalam memberikan jasa, dan (c) menilai pelaksanaan tanggung jawab dan kerja manajer. PMI harus menyusun laporan aktivitas yang mencakup keseluruhan dana yang dikelola, di samping membuat laporan aktivitas untuk masing-masing dana. Ilustrasi Laporan Aktivitas
11
PALANG MERAH INDONESIA LAPORAN AKTIVITAS UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 2006 (dalam Rupiah)
Tidak Terikat
Terikat KRC
HKRC PENDAPATAN Pendapatan sumbangan Pengumpulan dana internal Sumbangan palang merah luar negri Pendapatan bunga Pendapatan lain-lain JUMLAH PENDAPATAN
Jumlah
xx xx
-
-
xx xx
xx xx xx xx
xx xx
xx xx
xx xx xx xx
xx
xx
-
xx
xx xx
xx
-
xx xx
xx
-
-
xx
xx xx
-
-
xx xx
xx xx xx xx xx
-
xx xx xx
xx xx xx xx xx
JUMLAH BEBAN
xx
xx
xx
xx
PERUBAHAN AKTIVA BERSIH
xx
xx
xx
xx
-
-
-
-
xx
xx
xx
xx
BEBAN Beban Program Bantuan dan penyalurannya Beban relawan dan staf lapangan Beban Dukungan Program Pendidikan dan pelatihan Pengembangan dan komunikasi Beban Umum dan Administrasi Pegawai Perjalanan dinas Jasa profesional Kantor
AKTIVA BERSIH: 1 JANUARI 2006 31 DESEMBER 2006
12
3. Laporan Arus Kas Laporan arus kas bertujuan menyajikan informasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas dalam suatu periode. Laporan arus kas disajikan berdasarkan aktivitas operasi, investasi dan pendanaan sesuai dengan PSAK No. 2: “Laporan Arus Kas”. Ilustrasi Laporan Arus Kas PALANG MERAH INDONESIA LAPORAN ARUS KAS UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 200…. (dalam Rupiah)
ALIRAN KAS DARI AKTIVITAS OPERASI Penerimaan dari penyumbang Penerimaan bunga Penerimaan lain-lain Pembayaran kepada karyawan dan sukarelawan Pembayaran kepada supplier Penyaluran bantuan Pembayaran lain-lain Kas bersih yang diterima dari aktivitas operasi ALIRAN KAS DARI AKTIVITAS INVESTASI Pembelian aktiva tetap Kas bersih yang digunakan untuk aktivitas investasi ALIRAN KAS DARI AKTIVITAS PENDANAAN Penerimaan dari dana lain Pembayaran ke dana lain Kas bersih yang diterima dari aktivitas pendanaan Kenaikan dalam kas dan setara kas Kas dan setara kas: 1 Januari 2006 31 Desember 2006
Tidak Terikat
Terikat HKRC
Jumlah KRC
xx xx xx
xx -
xx -
(xx) (xx) (xx) (xx)
(xx) -
(xx) -
xx xx xx (xx) (xx) (xx) (xx)
xx
xx
xx
xx
(xx)
-
(xx)
(xx)
(xx)
-
(xx)
(xx)
xx (xx)
(xx)
(xx)
xx (xx)
xx
(xx)
(xx)
xx
xx
-
-
xx
xx
-
-
xx
13
4. Catatan atas Laporan Keuangan Catatan atas laporan keuangan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari laporan keuangan, yang sifatnya memberikan penjelasan baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Catatan atas laporan keuangan disajikan secara sistematis dengan urutan penyajian sesuai dengan komponen utamanya. Catatan atas laporan keuangan harus mengungkapkan informasi berikut: a. Gambaran umum PMI; b. Susunan pengurus; c. Uraian ringkas tentang dana-dana yang dikelola organisasi; d. Iktisar kebijakan akuntansi penting: - dasar pengukuran dan penyajian laporan keuangan; - kebijakan akuntansi terhadap akun atau transaksi penting; e. Pengungkapan atas pos-pos laporan keuangan. 5. Laporan Realisasi Anggaran Laporan Realisasi Anggaran sebagai alat monitoring bulanan dapat memberikan sinyal lebih awal bagi pengurus bahwa ada masalah dalam keuangan atau manajemen sebelum masalah tersebut tidak dapat dikendalikan. Laporan yang paling penting untuk direview manajemen adalah perbandingan antara realisasi pendapatan dan beban dengan anggaran. Berikut ini adalah ilustrasi laporan realisasi anggaran.
14
PALANG MERAH INDONESIA LAPORAN REALISASI ANGGARAN UNTUK PERIODE YANG BERAKHIR 31 DESEMBER 200… Bulan ini Pendapatan sumbangan Pengumpulan dana internal Sumbangan palang merah luar negeri Pendapatan bunga Jumlah pendapatan Bantuan dan penyalurannya Beban relawan dan staf lapangan Pendidikan dan pelatihan Pengembangan dan komunikasi Beban pegawai Perjalanan dinas Jasa profesional Beban kantor Jumlah beban Perubahan aktiva bersih
s.d. bulan ini xx xx xx xx xx xx
Anggaran
% thd Sisa Anggaran Anggaran xx xx% xx xx xx% xx xx xx% xx
xx xx
xx xx
xx xx
xx% xx%
xx xx
xx xx
xx xx
xx xx
xx% xx%
xx xx
xx xx
xx xx
xx xx
xx% xx%
xx xx
xx xx xx xx xx xx
xx xx xx xx xx xx
xx xx xx xx xx xx
xx% xx% xx% xx% xx% xx%
xx xx xx xx xx xx
Pada dasarnya laporan ini adalah laporan aktivitas dengan tambahan kolom untuk anggaran dan perbedaan keduanya. Manajemen dapat menggunakan laporan ini untuk: a. Membandingkan realisasi pendapatan dan beban untuk periode “year-to-date” dengan anggaran pendapatan dan beban dalam periode yang sama. b. Identifikasi setiap perbedaan antara realisasi dengan anggaran. c. Identifikasi apa penyebab perbedaan tersebut. d. Membuat rencana untuk memperbaiki penyebab perbedaan tersebut, jika perlu. 6. Jadwal Penerbitan Laporan a. Laporan Bulanan Laporan keuangan yang terdiri atas: (1) laporan posisi keuangan (2) laporan aktivitas (3) catatan atas laporan keuangan dan (4) laporan realisasi anggaran harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 20 pada bulan berikutnya. Pendistribusian laporan tersebut adalah sebagai berikut:
15
Pusat: (1) (2) (3) (4)
Ketua Umum melalui Satuan Kerja Audit Intern (SKAI) Sekretaris Jenderal Bendahara Ketua Bidang Dana
Daerah: (1) Kepala Markas/ Ketua (2) Bendahara b. Laporan Semester Laporan keuangan lengkap ditambah dengan laporan dan uraian tentang pencapaian misi dan organisasi harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 30 pada bulan berikutnya. Laporan tersebut didistribusikan sama seperti di atas ditambah dengan kewajiban bagi PMI Daerah untuk menyampaikan 1 kopi ke MP PMI melakui Kepala SKAI. c. Laporan Tahunan Laporan keuangan lengkap harus diterbitkan selambat-lambatnya tanggal 30 pada bulan berikutnya. PMI Daerah juga wajib menyampaikan 1 kopi ke MP PMI melalui Kepala SKAI. Laporan tahunan wajib diaudit oleh auditor eksternal independen dan selesai selambat-lambatnya 6 bulan setelah tahun buku berakhir.
16
Bab IV
PERTANGGUNGJAWABAN DANA KEPADA DONOR Untuk membantu pendanaan operasional kantor atau untuk melaksanakan suatu program PMI Daerah/Cabang dapat menerima bantuan dana dari MP PMI atau institusi lainnya. Demikian juga dengan M PMI sering menerima bantuan dari donor. Atas setiap penerimaan dana melekat tanggung jawab untuk mempertanggungjawabkannya. Penyusunan laporan pertanggungjawaban kepada donor merupakan bagian intergral dari sistem akuntansi PMI. 1. Laporan Pertanggungjawaban Dana Laporan pertanggungjawaban dana adalah laporan penerimaan dan pengeluaran uang. Bentuknya sama dengan laporan aktivitas untuk suatu dana yang disajikan dengan basis kas. Pengeluaran disajikan berdasarkan klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional dibagi menjadi dua yaitu program pemberian jasa dan aktivitas pendukung. Program pemberian jasa merupakan aktivitas untuk menyediakan jasa kepada para penerima manfaat dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas pendukung meliputi semua aktivitas selain program pemberian jasa, yaitu beban manajemen dan umum serta pencarian dana.
17
Ilustrasi Laporan Pertanggungjawaban Dana Yang terhormat Sekretaris Jenderal Markas Pusat PMI Laporan Pertanggungjawaban Dana Bantuan Biaya .............. PMI Daerah XXX Dengan hormat, Bersama ini kami sampaikan laporan penerimaan dan pengeluaran Dana Bantuan Biaya ............. PMI Daerah XXX untuk bulan Desember 200... Saldo 1 Desember 200….: Penerimaan Desember 200…. Dana yang tersedia Pengeluaran Desember 200… Beban program Bantuan kemanusiaan Beban penyaluran bantuan Beban relawan dan petugas lapangan Pendidikan dan pelatihan Pengembangan organisasi dan komunikasi Jumlah beban program Beban umum dan administrasi: Perjalanan dinas Jasa profesional Beban pegawai Beban kantor Beban pencarian dana Jumlah beban umum dan adminstrasi Jumlah pengeluaran Saldo 31 Desember 200…
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx
Kami juga memohon, sesuai dengan anggaran yang telah disetujui, agar dapat diberikan dana bantuan biaya .................. untuk periode sebesar Rpxxx. Bersama laporan ini kami lampirkan: 1. Buku kas 2. Bukti-bukti asli pengeluaran Laporan pertanggungjawaban ini disampaikan untuk mendapatkan pemeriksaan lebih lanjut dan atas bantuannya kami ucapkan terima kasih. Pengurus Palang Merah Indonesia Daerah XXX Sekretaris Bentuk laporan pertanggungjawaban dana di atas perlu dimodifikasi apabila donor mempunyai format tersendiri.
18
2. Buku Kas Bentuk Buku Kas sama dengan Jurnal Umum (Ledger). Apabila organisasi sudah menggunakan komputer akuntansi, buku kas dapat diperoleh dengan memodifikasi ledger kas dan/atau ledger bank. Untuk standarisasi gunakan kode dan nama akun yang digunakan dalam sistem akuntansi. Hal ini juga akan memudahkan dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban dana. BUKU KAS Halaman: xx Tanggal
No. Bukti
Kode Akun
Keterangan
Terima
Keluar
Saldo
3. Bukti-bukti Pengeluaran Jenis bukti-bukti pengeluaran yang disampaikan ke donor biasanya sama dengan persyaratan yang berlaku di MP PMI (lihat “Prosedur Pengeluaran Uang”) ditambah kopi rekening koran yang digunakan menyimpan dana donor. Untuk menghindari adanya pengeluaran yang tidak disetujui donor, organisasi harus memperhatikan syarat-syarat pengeluaran yang dapat didanai seperti tercantum dalam perjanjian. Divisi keuangan mempunyai hak untuk menolak bukti atas biaya yang tidak memenuhi syarat dan yang tidak sesuai dengan budget, penolakan ini akan disampaikan ke kepala divisi yang bersangkutan untuk diproses.
19
Bab V
DAFTAR AKUN
1. Struktur Daftar Akun Struktur daftar akun MP PMI saat ini mencakup segmen-segmen berikut: • Akun • Dana • Organisasi (Departemen/Divisi) 2.Kode Akun: Kode akun natural merupakan metode natural untuk mengklasifikasi transaksi menjadi pendapatan, beban, aset, kewajiban dan aktiva bersih. Akun natural digunakan untuk setiap dana, organisasi dan program. Kode Akun menggunakan 5 digit angka. Level 1 2 3 4 4 4 3 4 4 4 3 4 4 3 4 4 3 2 3 4 4 4 3 3 4 4 3 4 2 3 4 4
Jenis Header Header Header Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Header Detail Detail Header Detail Detail Detail Header Header Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Header Detail Header Header Detail Detail
Nama Akun Aktiva Kas dan setara kas Kas Kas Rupiah Kas Dolar AS Kas Yen Jepang Bank Rupiah Bank BCA Rek # 001 Bank BCA Rek # 002 Bank Mandiri Rek # 001 Bank Dolar AS Bank Mandiri Rek # 003 Bank Mandiri Rek # 004 Deposito Bank Mega Bank Mandiri Investasi jangka pendek lainnya Piutang Piutang kepada dana dan lembaga lain Piutang dana tidak terikat Piutang Dana Pendidikan X Piutang Dana Y Piutang bunga deposito Piutang pegawai Piutang pegawai A Piutang pegawai B Piutang lain-lain Uang muka kepada PT ABC Persediaan Persediaan bantuan Persediaan pangan Persediaan sandang
Kode Akun 1-0000 1-1000 1-1100 1-1110 1-1120 1-1130 1-1200 1-1201 1-1202 1-1203 1-1300 1-1301 1-1302 1-1400 1-1401 1-1402 1-1500 1-2000 1-2100 1-2101 1-2102 1-2103 1-2200 1-2300 1-2301 1-2302 1-2400 1-2401 1-3000 1-3100 1-3101 1-3102
20
4 4 4 4 4 4 4 4 4 3 2 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3 4 4 3 4 4 2 3 4 4 4 4 4 3 4 4 4 4 3
Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header Header Detail Detail Header Detail Detail Header Header Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail
Persediaan obat-obatan Persediaan family & hygine kits Persediaan kendaraan Persediaan rumah sakit Persediaan peralatan kesehatan Persediaan lapangan dan penerangan Persediaan gedung sekolah Persediaan unit transfusi darah Persediaan perumahan Persediaan kantong darah Beban dibayar di muka Sewa dibayar di muka Asuransi dibayar di muka Gaji dibayar di muka Persekot Pers. – Pusdiklat Pers. – Penanganan bencana Pers. – Pelayanan sosial dan kesehatan Pers. – Organisasi Pers. – Komunikasi Pers. – PMR dan relawan Pers. – Pengembangan sumber daya Pers. – Administrasi dan logistik Pers. – Keuangan Pers. – Sistem informasi manajemen Pers. – Satuan kerja audit internal Per. - Pengurus Dropping Dropping PMI Daerah dan Cabang Aceh Dropping PMI Daerah Aceh Dropping PMI Cabang Aceh Utara Dropping PMI Daerah dan Cabang Sumut Dropping PMI Daerah Sumut Dropping PMI Cabang Medan Aktiva tetap Nilai perolehan aktiva tetap Tanah Bangunan Kendaraan Peralatan kantor Perabotan kantor Akumulasi penyusutan aktiva tetap Ak. penyusutan - Bangunan Ak. penyusutan - Kendaraan Ak. penyusutan – Peralatan kantor Ak. penyusutan – Perabotan kantor Investasi jangka panjang
1-3103 1-3104 1-3105 1-3106 1-3107 1-3108 1-3109 1-3110 1-3111 1-3200 1-4000 1-4001 1-4002 1-4003 1-5000 1-5001 1-5002 1-5003 1-5004 1-5005 1-5006 1-5007 1-5008 1-5009 1-5010 1-5011 1-5012 1-6000 1-6100 1-6101 1-6102 1-6200 1-6201 1-6202 1-7000 1-7100 1-7101 1-7102 1-7103 1-7104 1-7105 1-7200 1-7202 1-7203 1-7204 1-7205 1-8000
1 2 3
Header Header Detail
Kewajiban Hutang kepada dana dan lembaga lain Hutang kepada Dana Tidak Terikat
2-0000 2-1000 2-1001
21
3 2 3 2 2 3 3 2 3 3 2
Detail Header Detail Detail Header Detail Detail Header Detail Detail Detail
Hutang kepada Dana Pendidikan X Hutang usaha Hutang PT XYZ Biaya yang masih harus dibayar Hutang pajak Hutang PPh pasal 21 Hutang PPh pasal 23 Hutang pembiayaan Hutang angsuran pembiayaan Beban bunga belum jatuh tempo Hutang lain-lain
2-1002 2-2000 2-2001 2-3000 2-4000 2-4001 2-4002 2-5000 2-5100 2-5200 2-6000
1 2 2
Header Detail Detail
Aktiva bersih Saldo awal aktiva bersih Perubahan aktiva bersih
3-0000 3-1000 3-2000
1 2 3 4 4 3 4 4 3 4 4 2 3 3 3 3 3 3 2 3 3 2 3 3 3 2 2 2
Header Header Header Detail Detail Header Detail Detail Header Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail
Pendapatan Pendapatan sumbangan Sumbangan institusi Sumbangan institusi luar negeri Sumbangan institusi dalam negeri Sumbangan perorangan Sumbangan perorangan luar negeri Sumbangan perorangan dalam negeri Sumbangan pemerintah Sumbangan pemerintah pusat Sumbangan pemerintah daerah Pengumpulan dana internal Setoran bulan dana PMI Sumbangan PMI pusat Sumbangan PMI daerah Sumbangan PMI cabang Acara pengumpulan dana Pengumpulan dana internal lainnya Sumbangan palang merah luar negeri Sumbangan Program Sumbangan Overhead Pendapatan bunga Pendapatan jasa giro Bunga deposito Bunga obligasi Pendapatan investasi lainnya Pemindahan saldo antar dana Pendapatan lainnya
4-0000 4-1000 4-1100 4-1101 4-1102 4-1200 4-1201 4-1202 4-1300 4-1301 4-1302 4-2000 4-2001 4-2002 4-2003 4-2004 4-2005 4-2006 4-3000 4-3001 4-3002 4-4000 4-4100 4-4200 4-4300 4-6000 4-8000 4-9000
1 2 3 3 3 3
Header Header Detail Detail Detail Detail
Beban Program Bantuan kemanusiaan Bantuan pangan Bantuan sandang Bantuan obat-obatan Bantuan family & hygine kits
5-0000 5-1000 5-1001 5-1002 5-1003 5-1004
22
3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3
Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail
Bantuan kendaraan Bantuan prasarana kesehatan Bantuan peralatan kesehatan Bantuan peralatan lapangan dan penerangan Bantuan prasarana pendidikan Bantuan pendidikan lainnya Bantuan unit transfusi darah Bantuan kantong darah Bantuan perumahan Beban penyaluran bantuan Ongkos angkut dan pengiriman bantuan Honor dan upah petugas bantuan Akomodasi, konsumsi dan transportasi petugas bantuan Bongkar muat dan pengepakan Sewa gudang dan kendaraan Agen dan perijinan penyaluran bantuan Beban penyaluran bantuan lainnya Beban relawan dan petugas lapangan Honorarium dan per diem relawan Akomodasi dan konsumsi relawan Transportasi internal relawan Asuransi relawan Seragam dan atribut relawan Rekrutmen relawan Beban relawan lainnya
5-1005 5-1006 5-1007 5-1008 5-1009 5-1010 5-1011 5-1012 5-1013 5-2000 5-2001 5-2002 5-2003
3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3
Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail
2 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3
Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail
5-4000 5-4001 5-4002 5-4003 5-4004 5-4005 5-4006 5-4007 5-4099 5-5000 5-5001
Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail
Pendidikan dan pelatihan Pelatihan pegawai Pelatihan program Sosialisasi/diseminasi program Seminar dan lokakarya Monitoring dan evaluasi pelatihan Buku dan peralatan latihan Bantuan pendidikan Beban pendidikan dan pelatihan lainnya Pengembangan organisasi dan komunikasi Bantuan/Subsidi ke PMI Daerah/Cabang/Unit Usaha Bantuan ke organisasi internasional Bantuan ke organisasi lokal lainnya Rapat, musyawarah dan seminar Buku, buletin, leaflet dan kalender Dokumentasi foto, film, website Liputan media dan siaran pers Lobbying dan advokasi Promosi dan sosialisasi Beban pengembangan organisasi lainnya
3 3 3 3 3 3 3 3 3 1 2 3
Header Header Detail
Beban umum dan administrasi Perjalanan dinas Perjalanan dinas dalam negeri
6-0000 6-1000 6-1001
5-2004 5-2005 5-2006 5-2099 5-3000 5-3001 5-3002 5-3003 5-3004 5-3005 5-3006 5-3099
5-5002 5-5003 5-5004 5-5005 5-5006 5-5007 5-5008 5-5009 5-5010
23
3 3 2 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 2
Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail
Perjalanan dinas luar negeri Beban perjalanan dinas lainnya Jasa profesional Jasa profesional akuntansi dan keuangan Jasa profesional audit Jasa profesional manajemen Jasa profesional hukum Beban pegawai Gaji dan honorarium Iuran dana pensiun dan jamsostek Uang lembur, transport dan uang makan Tunjangan pengobatan Kesejahteraan dan penghargaan Asuransi pegawai Seragam dan atribut pegawai Pesangon Rekrutmen pegawai Beban pajak Beban pegawai lainnya Beban kantor Telepon, internet dan fax Litrik/tenaga dan air Materai dan perangko Porto dan kurir ATK, peralatan kantor dan stationery Cetakan Beban kendaraan Perawatan dan pemeliharaan Sewa Asuransi Peralatan kantor/utilities Penyusutan Entertain dan jamuan Beban kantor lainnya Beban pencarian dana
6-1002 6-1099 6-2000 6-2001 6-2002 6-2003 6-2004 6-3000 6-3001 6-3002 6-3003 6-3004 6-3005 6-3006 6-3007 6-3008 6-3009 6-3010 6-3099 6-4000 6-4001 6-4002 6-4003 6-4004 6-4005 6-4006 6-4007 6-4008 6-4009 6-4010 6-4011 6-4012 6-4013 6-4099 6-5000
1 2 2 2 2 2 2 2
Header Detail Detail Detail Detail Detail Detail Detail
Pendapatan/(Biaya) lain-lain Beban bunga Beban administrasi bank Beban pajak Laba/(rugi) selisih kurs Laba/(rugi) penjualan aktiva tetap Pendapatan lainnya Beban lainnya
9-0000 9-0001 9-0002 9-0003 9-0004 9-0005 9-0098 9-0099
3. Kode Dana Kode dana merupakan identifikasi entitas dana (sumber daya) yang dikelola PMI. Kode Dana menggunakan tiga digit angka, dikelompokkan berdasarkan keterikatan dalam penggunaannya.
24
Kode Dana berdasar urutan, misalnya: 001 : Dana Rutin 002 : Dana Umum Bencana 003 : Dana IFRC 004 : dst Organisasi harus membuat daftar kode dana atas seluruh dana yang dikelolanya. Pengelompokkan dana Dana-dana yang dikelola organisasi selanjutnya dikelompokkan berdasarkan keterikatan penggunaan sumbangan. Keterikatan penggunaan sumbangan (donorimposed restriction) berkaitan dengan ada tidaknya pembatasan oleh donor dalam penggunaan asset yang disumbangkan, pembatasan tersebut dapat berupa tujuan penggunaannya dan lingkungan operasionalnya. Pembatasan ini biasanya terkait dengan tujuan dan misi institusi yang memberikan sumbangan tersebut. Dilihat dari keterikatan penggunaanya, sumbangan yang diterima PMI dibagi menjadi tiga, yaitu: 1. Dana tidak terikat 2. Dana terikat sementara 3. Dana terikat permanen. Sumbangan tidak terikat adalah sumbangan di mana donor tidak membatasi tujuan ataupun lingkungan penggunaannya. Batasan terhadap penggunaan sumber daya tersebut hanya berasal dari sifat organisasi, lingkungan operasi dan tujuan organisasi. Sumbangan terikat sementara adalah sumbangan di mana donor membatasi penggunaan sumbangan hanya untuk tujuan tertentu atau sumber daya dipertahankan sampai dengan periode tertentu atau sampai dengan terpenuhinya keadaan tertentu. Sumbangan terikat permanen adalah sumbangan di mana donor menetapkan bahwa sumber daya tersebut dipertahankan secara permanen, tetapi organisasi diijinkan untuk menggunakan sebagian atau semua penghasilan atau manfaat ekonomi lainnya yang berasal dari sumber daya tersebut. Contohnya adalah dana abadi (endowment fund). 4. Kode Organisasi Kode organisasi merupakan identifikasi unit organisasi yang bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran. Anggaran juga biasanya disusun berdasarkan unit organisasi. Kode Organisasi menggunakan dua digit angka dan disusun berdasarkan struktur organisasi, yaitu: 01 02 03 04 05 06 07 08 09
: : : : : : : : :
Pusdiklat Penanganan Bencana Pelayanan Sosial dan Kesehatan Organisasi Komunikasi Palang Merah Remaja dan Relawan Pengembangan Sumber Daya Administrasi dan Logistik Keuangan
25
10 11 12
: Sistem Informasi Manajemen : Satuan Kerja Audit Internal : Pengurus
Kode Organisasi untuk PMI Daerah disesuaikan dengan struktur organisasi di daerah tersebut. 5. Penjelasan Akun Komponen Utama Neraca Aktiva Aktiva adalah sumber daya yang dapat memberi manfaat ekonomis bagi organisasi saat ini atau pada masa yang akan datang. Akun aktiva terdiri atas: Aktiva Kas dan setara kas Kas Bank Rupiah Bank Dolar AS Deposito Investasi jangka pendek lainnya Piutang Piutang kepada dana dan lembaga lain Piutang bunga deposito Piutang pegawai Piutang lain-lain Persediaan Persediaan bantuan Persediaan kantong darah Beban dibayar di muka Persekot Dropping Aktiva tetap Investasi jangka panjang Kas dan setara kas Kas dan setara kas mencakup kas, bank, deposito yang sewaktu-waktu bisa dicairkan, dan investasi jangka pendek lainnya dengan jangka waktu jatuh tempo tiga bulan atau kurang dari tanggal penempatannya. Pos kas dan setara kas adalah: Kas Akun ini digunakan untuk menampung kas (uang tunai) yang dipakai oleh organisasi. Bank Akun ini dipakai untuk mencatat rekening bank. Satu rekening bank dapat digunakan untuk menampung penerimaan dan pengeluaran suatu dana dapat juga digunakan bersamaan oleh beberapa dana.
26
Deposito Akun ini digunakan untuk mencatat investasi dalam deposito yang jangka waktunya tiga bulan atau kurang sejak tanggal penempatannya serta tidak dijaminkan. Investasi jangka pendek lainnya Akun ini digunakan untuk mencatat investasi jangka pendek likuid lainnya dengan jangka waktu tiga bulan atau kurang. Piutang Piutang merupakan tagihan organisasi kepada pihak ketiga dan karyawan. Piutang disajikan sebesar jumlah yang dapat direalisasika, setelah memperhitungkan penyisihan piutang yang diperkirakan tidak akan dapat ditagih. Pos piutang adalah: Piutang kepada dana lain Akun ini hanya muncul pada penyajian laporan posisi keuangan suatu dana tertentu. PMI biasanya mempunyai beberapa dana. Dana digunakan untuk mengelola aktiva, kewajiban dan aktiva bersih untuk suatu program/kegiatan yang spesifik. Di antara dana-dana tersebut juga biasa melakukan transaksi pinjam-meminjam yang sifatnya sementara. Piutang kepada dana lain timbul apabila suatu dana memiliki piutang, kepada dana lain dalam organisasi tersebut. Sebaliknya apabila suatu dana mempunyai hutang kepada dana lain dicatat dalam akun ‘hutang kepada dana lain’. Pada saat penyusunan laporan keuangan saldo piutang dan hutang kepada dana lain yang terjadi antar-dana harus dieliminasi. Saldo hutang atau piutang kepada dana lain yang masih tersisa merupakan hutang atau piutang kepada dana di luar organisasi/entitas yang dilaporkan. Piutang kepada lembaga lain Merupakan tagihan organisasi kepada lembaga lain yang muncul karena pelaksanaan tugas PMI. Piutang ini berasal dari transaksi peminjaman atau pembayaran pendahuluan atas suatu biaya yang menjadi beban lembaga lain (reimbursement). Piutang bunga Akun ini muncul sebagai konsekuensi penggunaan basis akrual. Merupakan saldo pendapatan bunga sejak tanggal pembayaran bunga terakhir sampai tanggal neraca, yang akan diterima pada tanggal jatuh tempo pembayaran bunga pada bulan berikutnya. Piutang pegawai Merupakan tagihan atas pinjaman pegawai kepada organisasi. Piutang lain-lain Merupakan tagihan organisasi pada pihak ketiga yang menurut sifat dan jenisnya tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas.
27
Persediaan Persediaan adalah aktiva dalam bentuk bahan, perlengkapan dan aktiva lain yang digunakan dalam pemberian jasa atau pelaksanaan kegiatan utama PMI. Persediaan disajikan sebesar biaya perolehan atau nilai realisasi bersih, mana yang lebih rendah. Penyisihan dilakukan untuk aktiva yang telah mengalami penurunan daya guna atau nilai keekonomisannya. Persediaan yang sudah tidak dapat digunakan lagi karena memiliki masa kadaluarsa (misalnya obat dan makanan) harus dihapuskan dan dinyatakan sebagai kerugian. Barang bantuan, peralatan dan kendaraan untuk disumbangkan yang tidak langsung diserahkan, dicatat sementara sebagai persediaan. Persediaan ini dibebankan pada saat digunakan/didistribusikan. Pos persediaan adalah: Persediaan bantuan Merupakan persediaan barang bantuan yang dikuasai PMI berupa: pangan, sandang, obat-obatan, family & hygine kits, kendaraan, rumah sakit, peralatan kesehatan, peralatan lapangan dan penerangan serta gedung sekolah. Barang bantuan yang masih dalam proses pembangunan dicatat sebagai persediaan dan dibebankan pada saat diserahterimakan kepada penerima. Persediaan kantong darah Merupakan persediaan kantong darah yang dikuasai PMI. Persediaan ini dicatat sebagai beban pada saat didistribusikan ke Unit Transfusi Darah PMI atau pihak lain yang membutuhkan. Beban dibayar di muka Pos ini merupakan biaya yang telah dibayar namun pembebanannya baru akan dilakukan pada periode yang akan datang, pada saat manfaat diterima, seperti premi asuransi dibayar di muka dan sewa dibayar di muka. Persekot Pos ini merupakan uang muka untuk membiayai suatu kegiatan/program yang diberikan kepada staf internal PMI yang akan dipertanggungjawabkan. Persekot dikelompokkan berdasarkan unit organisasi. Persekot dinilai sebesar jumlah yang belum dipertanggungjawabkan. Dropping Pos ini merupakan uang muka untuk membiayai suatu kegiatan/program yang diserahkan MP PMI ke PMI Daerah/Cabang atau dari PMI Daerah ke PMI Cabang. Dropping dinilai sebesar jumlah yang belum dipertanggungjawabkan. Aktiva tetap Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai, baik melalui pembelian maupun dibangun lebih dahulu, yang digunakan dalam kegiatan operasional PMI serta tidak dimaksudkan untuk disumbangkan dan mempunyai masa manfaat lebih dari setahun. Aktiva tetap dapat berupa: Pemilikan langsung Pos ini merupakan aktiva tetap yang siap pakai, transaksinya telah selesai, dan menjadi hak PMI secara hukum. Aktiva ini dicatat sebesar biaya perolehan.
28
Aktiva sewa guna usaha Pos ini merupakan aktiva tetap yang diperoleh melalui transaksi sewa guna usaha dengan hak opsi (capital lease). Aktiva sewa guna usaha dicatat sebesar nilai tunai dari seluruh pembayaran sewa guna usaha ditambah nilai sisa (harga opsi) yang harus dibayar oleh penyewa guna usaha pada akhir masa sewa guna usaha. Aktiva dalam penyelesaian Pos ini merupakan aktiva yang masih dalam proses pembangunan dan belum siap digunakan, serta dimaksudkan untuk digunakan dalam kegiatan operasional PMI. Aktiva tetap disajikan sebesar biaya perolehan dikurangi akumulasi penyusutannya kecuali aktiva dalam penyelesaian. Investasi jangka panjang Pos ini mencatat nilai investasi jangka panjang, misalnya investasi pada unit usaha dan saham perusahaan komersial. Kewajiban Kewajiban adalah tagihan pihak lain kepada organisasi yang harus diselesaikan di masa yang akan datang. Akun kewajiban terdiri atas: Kewajiban Hutang kepada dana dan lembaga lain Hutang usaha Hutang pajak Hutang pembiayaan Hutang kepada dana dan lembaga lain Pos ini merupakan kondisi kebalikan dari piutang kepada dana dan lembaga lain. Hutang kepada dana lain timbul apabila suatu dana memiliki hutang, yang akan jatuh tempo kurang dari satu tahun, kepada dana lain dalam organisasi tersebut. Pada saat penyusunan laporan keuangan saldo piutang dan hutang kepada dana lain yang terjadi antar-dana harus dieliminasi. Saldo hutang atau piutang kepada dana lain yang masih tersisa merupakan hutang atau piutang kepada dana di luar organisasi/entitas yang dilaporkan. Hutang usaha Pos ini merupakan kewajiban yang timbul kepada pihak ketiga dalam rangka kegiatan operasional PMI. Hutang pajak Pos ini merupakan kewajiban pajak PMI yang timbul karena pemotongan pajak atas penghasilan karyawan dan pembayaran jasa kepada pihak ketiga. Sesuai dengan sifatnya penghasilan Kantor Pusat, Kantor Daerah atau Kantor Cabang PMI merupakan bantuan atau sumbangan dari masyarakat atau pemerintah sehingga bukan merupakan objek pajak penghasilan. Hutang pembiayaan Pos ini merupakan kewajiban kepada lembaga pembiayaan atas transaksi sewa guna usaha atau pembiayaan lainnya. Hutang pembiayaan disajikan sebesar nilai tunai dari
29
seluruh pembayaran angsuran masa yang akan datang. Bunga yang telah jatuh tempo disajikan sebagai hutang bunga. Hutang lain-lain Merupakan kewajiban organisasi pada pihak ketiga yang menurut sifat dan jenisnya tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas. Aktiva bersih Aktiva bersih merupakan kekayaan yang dimiliki organisasi. Perubahan aktiva bersih diperoleh dengan mengurangkan beban-beban terhadap pendapatan. Jumlah aktiva bersih disajikan secara akumulatif sejak tahun pertama. Dalam organisasi komersial perkiraan ini dinamakan Laba Ditahan. Akun aktiva bersih terdiri atas: Aktiva bersih Saldo awal aktiva bersih Perubahan aktiva bersih Komponen Utama Laporan Aktivitas Pendapatan Pendapatan adalah arus masuk bruto manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal suatu organisasi yang mengakibatkan kenaikan aktiva bersih. Pendapatan organisasi nirlaba sebagian besar berasal dari sumbangan. Sumbangan tersebut dapat berbentuk kas, barang atau jasa. Sumbangan kas Sumbangan kas diakui sebesar nilai nominalnya. Setiap penerimaan sumbangan harus dapat diidentifikasi dana (fund) atau kategorinya menurut pembukuan organisasi. Apabila tidak dapat ditentukan dibukukan dalam dana umum atau tidak terikat. Penerimaan dalam mata uang asing dibukukan ke dalam mata uang Rupiah berdasarkan kurs yang berlaku pada tanggal transaksi. Kurs yang digunakan adalah kurs beli pada bank di mana organisasi mempunyai rekening atau kurs beli pada Bank Indonesia. Sumbangan barang Sumbangan barang dinilai berdasarkan: (1) nilai wajar berdasarkan dokumen perolehan yang diserahkan penyumbang, (2) nilai wajar/pasar, atau (3) taksiran harga. Ketika tidak tersedia harga pasar, organisasi harus berupaya menetapkan nilai taksiran barang tersebut dengan pendekatan selain harga perolehan (cost). Sumbangan jasa Organisasi juga biasanya menerima sumbangan jasa. Banyak relawan yang menyumbangkan waktu dan tenaga mereka untuk menolong organisasi melaksanakan fungsinya. Akan tetapi karena kesulitan dalam pengukuran nilai wajarnya, jasa yang telah disumbangkan tersebut tidak diakui dalam laporan keuangan. Pendapatan PMI terdiri atas: Pendapatan sumbangan Sumbangan institusi
30
Sumbangan perorangan Sumbangan pemerintah Pegumpulan dana internal Sumbangan palang merah luar negeri Pendapatan bunga Pendapatan investasi lainnya Pemindahan saldo antar dana Pendapatan lainnya Pendapatan sumbangan Pendapatan yang diterima dari donor, diberikan secara sukarela dan tidak ada kewajiban untuk memberikan suatu kontraprestasi kepada donor atas penerimaan sumbangan tersebut. Pengumpulan dana internal Pos ini untuk mencatat pendapatan yang berasal dari usaha-usaha internal organisasi seperti setoran bulan dana, sumbangan MP PMI (bagi PMI daerah/cabang), sumbangan PMI daerah (bagi MP PMI dan PMI cabang), sumbangan PMI cabang (bagi MP PMI dan PMI daerah), acara pengumpulan dana, dan usaha-usaha internal lainnya. Sumbangan palang merah luar negeri Pos ini mencatat pendapatan yang diterima dari organisasi palang merah luar negeri (partnership), IFRC dan ICRC. Pendapatan bunga Pendapatan bunga terdiri dari pendapatan jasa giro, bunga deposito dan bunga obligasi. Pendapatan bunga diakui dalam periode di mana pendapatan tersebut diperoleh. Pendapatan investasi lainnya Pos ini mencatat pendapatan dari investasi lainnya, misalnya setoran bagian laba unit usaha dan investasi saham. Pemindahan saldo antar dana Pos ini mencatat pemindahan/pemberian saldo suatu dana ke dana lainnya. Pemindahan tersebut sebelumnya harus disetujui pihak-pihak yang berkaitan. Pendapatan lainnya Pendapatan organisasi yang menurut sifat dan jenisnya tidak dapat dikelompokkan dalam pos-pos di atas. Beban Beban adalah arus keluar bruto manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal suatu organisasi yang mengakibatkan penurunan aktiva bersih. Beban disajikan berdasarkan klasifikasi fungsional. Klasifikasi fungsional bermanfaat untuk membantu penyumbang dan pihak lain dalam menilai aktivitas pemberian jasa, biaya yang digunakan untuk melaksanakan jasa tersebut dan bagaimana penggunaan sumber daya. Klasifikasi fungsional dibagi menjadi dua yaitu program pemberian jasa dan aktivitas pendukung. Program pemberian jasa merupakan aktivitas untuk menyediakan jasa kepada para penerima manfaat dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Aktivitas pendukung meliputi semua aktivitas selain program pemberian jasa, yaitu beban manajemen dan umum serta pencarian dana.
31
Beban PMI terdiri atas: Beban program Bantuan dan penyalurannya Bantuan kemanusiaan Beban penyaluran bantuan Beban relawan dan petugas lapangan Pendidikan dan pelatihan Pengembangan organisasi dan komunikasi Beban umum dan administrasi Perjalanan dinas Jasa profesional Beban pegawai Beban kantor Beban pencarian dana Pendapatan/(biaya) lainnya Dropping: Beban Program vs. Beban Pengembangan Organisasi Untuk membantu pendanaan unit organisasi di bawahnya MP PMI memberikan bantuan (dropping) ke PMI Daerah/Cabang atau PMI Daerah ke PMI Cabang. Penggunaan dana tersebut dapat untuk membiayai operasional kantor (misal: biaya pegawai, pemeliharaan kendaraan dan BBM) atau untuk melaksanakan program MP PMI yang dilaksanakan di Daerah/Cabang. Kedua transaksi tersebut memiliki perlakuan akuntansi yang berbeda. Pemberian bantuan untuk membiayai operasional kantor dicatat oleh Kantor PMI yang menyerahkan dana sebagai biaya pengembangan organisasi, sedangkan apabila biaya tersebut untuk melaksanakan suatu program/proyek harus dicatat sebagai biaya program sesuai dengan jenis biaya yang disampaikan dalam laporan pertanggungjawaban. Untuk menghilangkan kesalahpahaman setiap pengiriman uang dari MP PMI ke PMI Daerah/Cabang harus segera diidentifikasi apakah merupakan beban program atau beban pengembangan organisasi. a. Beban Program MP PMI mencatat pengiriman dana tersebut sebagai Dropping ke PMI Daerah/Cabang, sedangkan PMI Daerah/Cabang mencatat sebagai “Hutang kepada MP PMI”. Dropping/Uang Muka tersebut harus disampaikan pertanggungjawabannya kepada MP PMI. Pencatatan pada saat pertanggung jawabannya kepada MP PMI adalah : MP PMI Biaya Program Dropping Kepada PMI Daerah/Cabang
xxx xxx
32
PMI Daerah/Cabang Biaya Program Kas/Bank
xxx
Hutang kepada MP PMI Sumbangan MP PMI
xxx
xxx xxx
b. Beban Pengembangan Organisasi Dana pengembangan organisasi dicatat MP PMI sebagai beban pada saat dibayarkan, sedangkan PMI Daerah/Cabang yang menerimanya langsung mencatat sebagai pendapatan “Sumbangan MP PMI”
33
Bab 6 1.
PENERIMAAN UANG DAN BARANG Pengendalian Penerimaan Uang dan Barang Sistem penerimaan uang dan barang yang baik dirancang dan dilaksanakan untuk memberikan keyakinan bahwa (1) semua penerimaan uang dan barang telah dicatat dengan benar dan (2) semua penerimaan adalah sah milik organisasi. Didalam PMI sendiri dalam pengendalian penerimaan kas dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Pelatihan bagi kasir dan pihak lain yang terlibat agar dapat menjalankan tugasnya dengan baik. 2. Memilih karyawan yang kompeten dan jujur. 3. Adanya pemisahan tugas antara kasir, bagian akuntansi, dan pejabat yang melakukan otorisasi. 4. Bukti tanda terima uang dibuat bernomor urut tercetak, berlaku untuk penerimaan seluruh sumber dana dan disimpan oleh petugas yang berhak. 5. Penerimaan kas disetorkan ke bank paling lambat pada hari kerja berikutnya oleh petugas yang berhak. 6. Kas disimpan di tempat yang aman dan hanya dapat diakses oleh petugas yang berhak.
2.
Kebijakan:
1. Setiap jurnal yang dibuat harus diperiksa dan disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang sebelum dibukukan ke dalam buku besar dan buku pendukung. 2. Penerimaan uang dicatat/dibukukan berdasarkan jumlah kas yang diterima oleh organisasi. 3. Sumbangan kas dalam bentuk mata uang asing diupayakan untuk dikonversi langsung ke mata uang Rupiah pada hari yang sama, cara ini dimaksudkan untuk menghindari selisih kurs. 4. Tidak semua penerimaan sumbangan dapat dibuatkan tanda terima uang, namun atas sumbangan yang nilainya di atas Rp1 juta yang diketahui identitasnya atau yang jumlahnya lebih kecil namun pendonor menginginkan maka harus dibuat surat ucapan terima kasih dan tanda terima uang. 5. Komitmen/MoU/Project Agreement tidak diakui sebagai pendapatan tetapi pada saat kas atau barang diterima.
33
3.
Prosedur Penerimaan Sumbangan Sumbangan
Donor 1) Menyerahkan bantuan dalam bentuk kas atau bank. Jika sumbangan melalui bank harus dilengkapi bukti transfer, sumbangan bisa juga melalui cek, giro, travel cek, payment order atau bentuk lain yang bisa diuangkan. Petugas penerima 2) Membuat bukti Tanda Terima Uang (Kwitansi) (lihat Lampiran 5) sebanyak 2 rangkap dengan rincian : • lembar pertama diberikan pada pendonor • lembar kedua diberikan pada kasir penerima kas
5) 6) 7)
8)
Untuk penerimaan melalui bank atau jumlah tertentu yang signifikan (sesuai kebijakan Pengurus) Kwitansi ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal/Bendahara. Membuat Daftar Penerimaan Sumbangan Harian (DPSH). Menyerahkan kas dan Kwitansi dan DPSH kepada kasir, dan menyimpan satu kopi DPSH sebagai arsip. Pada setiap akhir bulan membuat Daftar Penerimaan Sumbangan Bulanan (DPSB) baik yang diterima secara tunai maupun melalui rekening bank PMI. DPSB harus mencantumkan jumlah yang telah dicatat dalam DPSH dan mana yang pertama kali diakui dalam DPSB. Menyerahkan DPSB ke bagian akuntansi.
34
Kasir 4) Menyetorkan kas ke bank paling lambat keesokan harinya. 5) Menyimpan dan merekatkan Bukti Setoran Bank (BSB) pada bukti penerimaan kas yang disetor. 6) Mencatat penerimaan dan pengeluaran sumbangan dalam buku kas kasir. 7) Menyerahkan Kwitansi, DPSH dan BSB kepada bagian akuntansi. Bagian Akuntansi 8) Membuat Voucher Journal Memorial (VJM) (lihat Lampiran 4) berdasarkan DPSH atau DPSB sebagai media pembukuan transaksi penerimaan sumbangan harian atau bulanan. 9) Memfiling bukti penerimaan kas yang berasal dari kasir. 10) Melakukan rekonsiliasi pembukuan dengan rekening koran setiap akhir bulan. 11) Melaporkan hasil rekonsiliasi pada Kepala Divisi Keuangan. 4. Penerimaan Sumbangan Barang PMI mendapatkan dana/pendapatannya dari sumbangan kas ataupun sumbangan dalam bentuk barang. Sumbangan dalam bentuk barang langsung ditangani oleh divisi logistik. Prosedur pengelolaan sumbangan barang (penerimaan dan pengeluarannya) dapat dilihat pada ” manual logistik”. Dokumen yang diserahkan bagian logistik sebagai dasar pembukuan adalah: a. Surat Tanda Terima Sumbangan Barang b. Dokumen Perolehan Barang yang Diserahkan Penyumbang c. Memo penetapan harga taksiran apabila tidak diperoleh dokumen pada poin b d. Surat Pengiriman Barang e. Laporan Persediaan Bulanan Selanjutnya dokumen-dokumen tersebut diterima bagian akuntansi, dibuat VJM untuk dibukukan dan di filing. 5. Penerimaan Non Sumbangan a. Pinjaman dari dana lain Kebijakan: Pinjaman dari dana lain harus dibayar/dikembalikan, setelah dana pengganti diterima dari donor (reimbursement) maksimal 10 hari setelah diterimanya dana tersebut atau ditentukan lain oleh pengurus. Kepala Divisi Keuangan 1) Mengajukan Memo Permohonan Pinjaman (MPP) dari dana lain pada Sekretaris Jenderal (“Otorisator”). Setelah MPP disetujui membuat formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dan menyiapkan cek/giro agar dapat disetujui oleh Sekretaris Jenderal dan Bendahara. Sekretaris Jenderal 2) Memeriksa MPP dan OPU apakah sesuai dengan peraturan organisasi dan kebutuhan pada saat itu. Jika tidak menyetujui mengembalikan dokumen tersebut ke Kepala Divisi Keuangan untuk dikoreksi, jika setuju menandatangani OPU dan cek/giro. Kasir 3) Menerima formulir MPP, OPU dan cek/giro yang telah disetujui dari Kepala Keuangan. 4) Melanjutkan ke Prosedur Pengeluaran Uang.
35
Prosedur pengembalian pinjaman Kepala Keuangan 5) Membuat formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) tentang pelunasan pinjaman dan menyiapkan cek/giro kepada Sekretaris Jenderal/Kepala Markas dan Bendahara untuk disetujui. Jika disetujui OPU dan kopi cek/giro diserahkan ke bagian akuntansi untuk dibukukan. b. Subsidi dari dana lain Kepala Keuangan 1) Mengajukan Memo Permohonan Subsidi (MPS) dari dana lain pada pengurus pusat untuk disahkan. Setelah MPS disetujui maka membuat formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dan menyiapkan cek/giro agar dapat disetujui oleh Sekretaris Jenderal dan Bendahara. Kasir 2) Menerima formulir MPS, OPU dan cek/giro yang telah disetujui dari Kepala Divisi Keuangan. 3) Mencairkan cek/giro dan mencatat pada buku kas kasir. 4) Menyerahkan MPS, OPU dan kopi cek/giro pada bagian akuntansi. 5) Melanjutkan ke Prosedur Pengeluaran Bank. c. Pendapatan bunga Kepala Divisi Keuangan 1) Berdasarkan Laporan Rekonsiliasi Bank (LRB) dan Perhitungan Bunga Deposito (PBD) membuat Voucher Journal Memorial (VJM) untuk mencatat penerimaan bunga. Bagian Akuntansi 2) Membukukan dan menyimpan dokumen. Agar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, yaitu basis akrual, basis akrual ini hanya dilakukan pada akhir tahun buku saja. pada akhir periode pelaporan Bagian Akuntansi harus mengakui akrual pendapatan bunga sejak hari bunga terakhir sampai tanggal neraca. Jurnal untuk mencatat transaksi tersebut: Piutang bunga xxx Pendapatan bunga xxx Pada awal periode berikutnya Bagian Pembukuan harus mencatat jurnal balik untuk membatalkan pembukuan sebelumnya. 6.
Komitmen/MOU/Project Agreement Tidak Diakui sebagai Pendapatan Biasanya sumbangan yang diterima organisasi dari suatu institusi diawali dengan suatu Memorandum of Understanding (MoU). MoU merupakan pernyataan keinginan antara dua pihak untuk melakukan suatu kerja sama. MoU berbeda sifatnya dengan suatu kontrak kerja yang biasa dijumpai pada perusahaan komersial. Suatu MoU bisa dibatalkan kapan saja tanpa adanya kemungkinan suatu tuntutan kepada pihak lain. Apabila suatu MoU akan ditindaklanjuti, kedua belah pihak kemudian
36
akan membuat suatu “Project Agreement”, yang merupakan rencana lebih rinci akan tindakan/proyek yang akan dikerjakan oleh kedua belah pihak. Seperti juga MoU, PMI tidak boleh menganggap bahwa Project Agreement ini sebagai sesuatu yang mengikat. Bila institusi yang berniat untuk menyumbang tersebut kemudian membatalkan niatnya, PMI tidak dapat menuntut pihak tersebut untuk memenuhi kewajibannya sebagaimana tertulis di Project Agreement. Dengan dasar tersebut suatu komitmen ataupun janji dari para penyumbang tidak dapat dijadikan dasar untuk mengakui pendapatan. Kecuali dapat dibuktikan lain, PMI harus mengakui pendapatan sumbangan pada saat kas atau barang diterima.
37
Bab VII
PENGELUARAN KAS
1. Pengendalian Pengeluaran Kas Sistem pengeluaran kas yang baik dirancang dan dilaksanakan untuk memberikan keyakinan bahwa (1) semua pengeluaran kas telah dicatat dengan benar dan (2) semua pengeluaran merupakan pengeluaran yang terjadi sebagai konsekuensi pelaksanaan fungsi organisasi. Pengendalian pengeluaran kas dilakukan dengan cara: 1. Semua pengeluaran kas, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kecil, harus dilakukan dengan cek atas nama atau bilyet giro dan disertai bukti pengeluaran kas/bank dan dokumen pendukung lainnya. 2. Cek atau giro ditandatangani sekurang-kurangnya oleh dua orang pejabat yang diberi otorisasi. 3. Cek atau bilyet giro yang rusak, batal atau yang ditunda pembayarannya harus disimpan oleh kasir untuk keperluan pemeriksaan. 4. Semua dokumen pembayaran harus dicap “LUNAS” serta diberi tanggal pembayaran setelah pembayaran dilakukan oleh kasir. 5. Semua dokumen pembayaran yang disimpan harus asli. 6. Sistem voucher untuk mengendalikan pembayaran kas. 7. Pada akhir bulan petugas akuntansi harus membuat rekonsiliasi saldo bank menurut pembukuan dengan saldo bank menurut rekening koran bank. 8. Di samping pembukuan dalam sistem akuntansi, kasir juga mencatat semua pengeluaran yang dilakukan dalam Buku Kas Kasir. 9. Persekot baru (untuk proyek/program yang sama) hanya dapat diberikan setelah persekot lama dipertanggungjawabkan. 2. Sistem Voucher Sistem voucher merupakan serangkaian prosedur untuk mengendalikan pengeluaran kas mulai dari otorisasi, pencatatan hutang dan pembayaran kas. Sistem voucher menggunakan voucher (formulir), satu folder untuk voucher yang belum dibayar dan satu folder untuk voucher yang sudah dibayar. Voucher memuat informasi tentang: a. Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan transaksi. b. Keterangan tentang transaksi apa yang dilakukan dan jumlah uang yang dikeluarkan. c. Kode dan nama akun untuk mencatat transaksi. d. Voucher juga dilengkapi dengan bukti-bukti yang mendukung pengeluaran tersebut. PMI membuat tiga jenis voucher, yaitu: 1. Voucher Permintaan Uang Muka (PUM) – Lampiran 2 2. Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) – Lampiran 3 3. Voucher Jurnal Memorial (VJM) – Lampiran 4 PUM dan OPU di samping juga berfungsi sebagai voucher jurnal juga berfungsi sebagai bukti pembayaran. Permintaan uang muka menggunakan voucher PUM dan pengeluaran uang langsung (pembayaran yang sudah dilampirkan dengan bukti-bukti sah/ dokumen pertanggungjawaban, misal: pembayaran gaji dan pembayaran kepada vendor) atau pertanggungjawaban uang muka menggunakan formulir OPU. Pertanggungjawaban
38
persekot dicatat pada voucher OPU dengan menambahkan Laporan Pertanggungungjawaban Uang Muka (LPU). Transaksi penerimaan uang, transaksi nonkas dan jurnal penyesuaian menggunakan Voucher Jurnal Memorial (VJM). 3.
Pengeluaran Uang Prosedur Umum Secara garis besar prosedur pengeluaran uang dibagi menjadi tiga, yaitu: 1. Prosedur permintaan otorisasi; 2. Prosedur pembayaran; dan 3. Prosedur pertanggungjawaban. Prosedur permintaan otorisasi adalah prosedur yang dilakukan oleh pihak yang membutuhkan dana atau yang bertanggungjawab atas pengeluaran tersebut untuk mendapatkan otorisasi atas permintaan uang muka dan pembayaran langsung. Prosedur pembayaran merupakan prosedur pengeluaran uang sehubungan dengan : - Pengisian kas kecil - Permintaan uang muka - Pembayaran gaji dan upah - Pengadaan barang/jasa dan pembelian perlengkapan - Pembayaran lainnya : - kontraktor/subkontraktor - jasa profesional - dan lain-lain Prosedur pertanggungjawaban berkaitan dengan prosedur yang dilakukan oleh pihak/divisi yang menerima uang muka dalam mempertanggungjawabkan pengeluaran tersebut. Pengeluaran bank dilakukan satu kali seminggu. Dalam keadaan darurat, dengan persetujuan Sekretaris Jenderal, kasir dapat mengajukan permintaan pengeluaran bank di luar hari yang telah ditentukan. Kasir buka dari jam 8.00 WIB sampai dengan jam 15.00 WIB untuk melayani pengeluaran bank. Laporan Posisi Kas Untuk mengetahui jumlah dan waktu pembayaran Pengurus harus mengetahui posisi kas yang up to date. Untuk itu kasir harus membuat Laporan Posisi Kas Mingguan yang akan disampaikan kepada Bendahara pada saat mengajukan permintaan pembayaran. Laporan Posisi Kas Mingguan mencakup informasi tentang: (1) saldo dan transaksi kas/bank minggu lalu; dan (2) rencana penerimaan dan pengeluaran kas/bank minggu ini. Laporan Posisi Kas Mingguan disiapkan untuk setiap rekening dan untuk rekening bank bersama dirinci menurut masing-masing dana. Tabel di bawah ini adalah ilustrasi laporan posisi kas mingguan.
39
LAPORAN POSISI KAS MINGGUAN Realisasi Transaksi Periode 1 April s.d. 7 April Tanggal Keterangan 31-Mar Saldo Penerimaan: Pengisian kas kecil Sumbangan Pemindahbukuan Jumlah dana tersedia Pengeluaran: Pengisian kas kecil Supplier dan pegawai Pemindahbukuan 7-Apr Saldo
Kas Rp 2,500,000
Bank ABC Rp
Bank DEF Rp
Bank GHI AS$
30,000,000 120,000,000
4,500
10,000,000 25,000,000 25,000,000 35,000,000 25,000,000 65,000,000 145,000,000
10,000
Deposito Rp 500,000,000
5,000,000 5,000,000 7,500,000
(4,500,000) (30,000,000)
10,000 14,500
500,000,000
14,500
(25,000,000) (25,000,000) 475,000,000
(5,000,000) (1,000,000)
(4,500,000) (30,000,000) (6,000,000) 3,000,000 35,000,000 139,000,000
40
Rencana Transaksi Periode 8 April s.d. 14 April Tanggal Keterangan Kas Bank ABC Bank DEF Bank GHI Deposito Rp Rp Rp AS$ Rp 7-Apr Saldo 3,000,000 35,000,000 139,000,000 14,500 475,000,000 Rencana Penerimaan Pengisian kas kecil 4,500,000 Pemindahbukuan 40,000,000 100,000,000 Sumbangan 5,000 4,500,000 40,000,000 5,000 100,000,000 Jumlah dana tersedia 7,500,000 75,000,000 139,000,000 19,500 575,000,000 Rencana Pengeluaran: Pengisian kas kecil (4,500,000) Pemindahbukuan (40,000,000) (10,870) Perjalanan dinas (5,000,000) Supplier (12,500,000) - (5,000,000) (57,000,000) (10,870) 14-Apr Rencana saldo 7,500,000 70,000,000 82,000,000 8,630 575,000,000 Kurs 1 1 1 9,200 1 Rencana saldo (setara 14-Apr Rp) 7,500,000 70,000,000 82,000,000 79,396,000 575,000,000 Jumlah kas dan 14-Apr setara kas 813,896,000 Berdasarkan laporan posisi kas mingguan dibuatlah Daftar Pengeluaran Bank Mingguan (DPBM) yang mencakup pengisian kas kasir, pembayaran kepada vendor, pencairan deposito atau pemindahbukuan lainnya. A. Prosedur Permintaan Otorisasi A.1. Uang Muka kepada Staf atau Unit PMI lainnya Staf yang meminta uang muka harus membuat Memo Permintaan Uang Muka (MPUM) (lihat Lampiran 6). MPUM harus diisi dengan lengkap: nama, jabatan, tujuan permintaan uang dan nama/kode proyek. MPUM juga menjelaskan rincian rencana pengeluaran, seperti: • biaya perjalanan – tiket, karcis, dll; • per diem atau uang jasa, jika ada, untuk peserta, instruktur, dan jumlah hari; • akomodasi (hotel, pondok, rumah penduduk); • konsumsi; • materi pelatihan; • dan biaya lainnya yang telah diketahui sebelumnya. PMI juga dapat memberi uang muka kepada unit PMI lainnya (misal: PMI Daerah/Cabang) untuk membiayai program PMI Pusat yang dilaksanakan di daerah/cabang. PMI Daerah/Cabang yang menerima uang muka tersebut harus mempertanggungjawabkan dana yang diterima dengan menyampaikan laporan pertanggungjawaban dana dan bukti-bukti pendukung (lihat Bab V: Pertanggungjawaban Dana kepada Donor). Permintaan uang muka untuk beberapa proyek/kegiatan harus dibuatkan formulir MPUM tersendiri untuk masing-masing proyek/kegiatan. Permintaan uang muka
41
berikutnya hanya dapat dilakukan setelah permintaan uang muka sebelumnya dipertanggungjawabkan. Untuk mempercepat pertanggungjawaban uang muka, penanggung jawab dapat menyampaikan laporan pertanggungjawaban secara bertahap dan pertanggungjawaban secara keseluruhan sudah harus dilakukan selambatlambatnya 1 bulan setelah kegiatan/proyek selesai. Pembayaran untuk biaya-biaya yang sifatnya rutin, seperti listrik, telepon dan air atau pengeluaran lain yang jumlahnya di bawah Rp2 juta harus dipertanggungjawabkan maksimal 2 hari sejak diterimanya kas. MPUM harus disetujui oleh Kepala Divisi yang menjadi penanggung jawab proyek atau kegiatan tersebut. Staf yang menerima uang muka harus mempunyai Buku Pembantu Uang Muka (BPUM) tersendiri (lihat Lampiran 8). BPUM berlaku untuk satu tahun atau dari tanggal staf mendapat uang muka pertama sampai akhir tahun. Kasir juga harus mempunyai satu BPUM untuk setiap proyek/program/unit PMI yang menerima uang muka. Setiap penerimaan uang muka dicatat dalam kolom penerimaan dan pertanggungjawaban uang muka dicatat dalam kolom pengeluaran. A.2. Pengeluaran Langsung Pengeluaran langsung adalah pengeluaran kepada pegawai yang bersangkutan dan tidak perlu ada prosedur pertanggungjawaban lagi. Misalnya: pembayaran gaji dan pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang dan jasa. Pembayaran Gaji Bagian Personalia bertanggung jawab untuk pembuatan perhitungan gaji. Kehadiran pegawai setiap harinya baik pada jam kerja normal ataupun lembur dicatat dalam time machine. Seorang pejabat personalia yang berwenang bertanggung jawab atas kebenaran Daftar Gaji. Pembayaran gaji bulanan dilakukan oleh Divisi Keuangan berdasarkan daftar gaji, dengan cara mentransfer ke rekening pegawai di bank atau dengan pembayaran tunai. Pengadaan Barang/Jasa Prinsip pengadaan barang dan jasa adalah efektif, efisien, bersaing, transfaran dan akuntabel. Untuk mencapai tujuan tersebut, Pengurus PMI menetapkan suatu pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa. Sebagian besar pengadaan barang dan jasa PMI didanai oleh donor. Beberapa donor menetapkan beberapa persyaratan dalam proses pengadaan. Persyaratan tersebut haruslah diikuti PMI. Setiap pengadaan barang/jasa yang dilakukan di tingkat Daerah/Cabang di mana pendanaannya didukung oleh Markas Pusat PMI, maka diperlukan persetujuan dari Markas Pusat. Pengadaan barang dan jasa secara garis besar dapat dibagi menjadi tiga, yaitu: 1) Lelang 2) Pemilihan langsung, dan 3) Pengadaan langsung atau penunjukkan langsung,
42
Lelang adalah pengadaan barang secara terbuka dengan membuat pengumuman secara luas melalui media massa atau media lainnya sehingga masyarakat luas dan dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya. Pemilihan langsung adalah pengadaan barang dan jasa tanpa melalui pelelangan umum yang dilakukan dengan membandingkan sekurang-kurangnya tiga penawar dan melakukan negosiasi baik teknis maupun harga. Penunjukkaan langsung adalah pengadaan barang dan jasa yang dilakukan tanpa melalui pelelangan umum atau pemilihan langsung. Dalam rangka efisiensi nilai pengadaan yang kecil dilakukan melalui penunjukkan langsung. Kebijakan tentang batasan dan kriteria pengadaan barang/jasa akan diatur dalam suatu keputusan tersendiri. Dalam rangka kelancaran pelaksanaan dapat dibentuk Panitia Pengadaan yang diketuai Sekretaris Jenderal. Pantia Pengadaan dapat membentuk Tim Teknis yang dapat terdiri dari karyawan PMI dan pihak ketiga yang profesional baik perorangan atau badan. Dalam hal pengadaan barang/jasa dilakukan melalui pelelangan umum Panitia Pengadaan harus menyiapkan dokumen lelang yang memuat syarat-syarat umum pelelangan, syarat-syarat administrasi, syarat-syarat teknis, dan syarat-syarat peserta lelang. Tahapan pelaksanaan pelelangan umum yang menjadi tugas Panitia Pengadaan yaitu: a. pengumuman dan pemberian penjelasan; b. pengajuan syarat dan dokumen penawaran; c. pembukaan dokumen penawaran; d. penetapan calon pemenang; e. penetapan pemenang; f. pengumuman pemenang; dan g. penunjukan pemenang. Permintaan pembayaran atas pengadaan barang/jasa harus dilengkapi dokumendokumen yang membuktikan bahwa transaksi tersebut telah dilaksanakan dengan baik. Secara garis besar bukti-bukti tersebut dibagi menjadi tiga, yaitu: a. Kontrak atau surat pesanan pembelian; b.Tanda terima barang atau jasa; dan c. Tagihan dari supplier. Ketiga jenis dokumen tersebut harus sesuai satu dengan lainnya. Pencocokan tersebut dinamakan “three ways matching”. Untuk pengadaan barang dan jasa dalam jumlah besar dimungkinkan adanya pemberian uang muka kepada supplier yang selanjutnya diperhitungkan ketika melakukan pembayaran atas prestasi (kemajuan pekerjaan) yang telah dilaksanakan. A.3. Pengeluaran Kas Kecil (Tunai) Kas adalah uang tunai yang dipegang kasir yang digunakan untuk membayar transaksi yang harus menggunakan uang tunai seperti pembayaran biaya operasional kantor dan pengiriman surat, yang tidak praktis dibayarkan dengan cek/giro. Kas PMI disimpan oleh kasir kantor pusat dan kasir proyek/kegiatan. Besarnya jumlah kas yang disimpan kasir kantor pusat atau kasir proyek/kegiatan ditetapkan dalam keputusan tersendiri oleh Pengurus PMI.
43
Kas (kasir) buka pukul 08.00 WIB sampai dengan 15.00 WIB untuk melayani pengeluaran tunai. Semua pembayaran tunai harus mendapatkan persetujuan dari Kepala Divisi yang bersangkutan. Contoh pembayaran tunai (kas kecil) adalah: • Pembayaran-pembayaran intern termasuk kas bon. • Pembayaran-pembayaran kepada pihak ketiga yang jumlahnya kurang dari Rp2.000.000. • Reimbursement (penggantian) atas pengeluaran kas yang jumlahnya kurang dari Rp500.000. Pengendalian atas pengelolaan kas tunai biasanya dilakukan dengan cara: a. Kas disimpan di laci terkunci atau safe deposit box dan dipisahkan dari dana kas tunai yang lain. b. Hanya satu orang, pemegang kas (kasir) yang bertanggung jawab atas pengelolaan dana tersebut. c. Pemegang kas harus membuat buku kas yang mencatat semua penerimaan dan pengeluaran uang dan membuat kuitansi pengeluaran uang atau voucher kas untuk setiap pengeluaran. d. Menetapkan pihak-pihak yang diberi otorisasi untuk menyetujui pengeluaran tersebut. Prosedur permintaan otorisasi atas pembayaran uang muka, pembayaran gaji, pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang/jasa dan pembayaran dengan kas kecil sebagai berikut:
44
Pemohon: 1) Pemohon menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut: a. Permintaan uang muka: - Memo Permintaan Uang Muka (MPUM). Apabila rencana pengeluaran tersebut belum terdapat dalam Anggaran maka MPUM sebelumnya harus disampaikan kepada Sekretaris Jenderal untuk mendapat persetujuan atas program yang akan dilaksanakan. - Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya berasal dari Donor. - Voucher Permintaan Uang Muka (PUM). b. Pembayaran gaji dan tunjangan lainnya - Surat Permohonan Persetujuan Pembayaran Gaji. - Daftar gaji dan tunjangan lainnya. - Daftar hadir. - Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya berasal dari Donor. - Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) c. Pembayaran kepada vendor atas pengadaan barang/jasa - Kontrak, berita acara penerimaan baran/jasa dan tagihan vendor (rincian dokumen tersebut dapat dilihat pada bagia terakhir bab ini). - Persetujuan donor atas rencana pengeluaran tersebut, jika sumber dananya berasal dari Donor. - Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU). d. Pembayaran kas kecil - Bukti Pengeluaran Kas kecil (BPK) (Lihat Lampiran 9), atau - Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) 2) Pemohon menyampaikan dokumen-dokumen tersebut ke Bagian Verifikasi. Bagian Verifikasi 1) Melakukan verifikasi terhadap MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya apakah telah sesuai dengan kebijakan PMI (anggaran, tarif dan kewajarannya), kelengkapan dan kelayakannya. 2) Apabila tidak setuju maka MPUM/PUM/OPU/BPK dikembalikan kepada divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju, bubuhkan paraf pada MPUM/PUM/OPU/BPK kemudian diteruskan ke Kepala Divisi Keuangan. Kepala Divisi Keuangan 1) Meneliti kebenaran dan keabsahan MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya. 2) Jika setuju, membubuhkan tanda tangan pada MPUM/PUM/OPU/BPK, dan jika tidak setuju mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada divisi yang mengajukan untuk diperbaiki. 3) Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pejabat yang ditunjuk (misal: Sekretaris Jenderal) untuk mendapatkan persetujuan bayar. Sekretaris Jenderal 1) Memeriksa MPUM/PUM/OPU/BPK dan dokumen pendukungnya. Jika tidak setuju dikembalikan ke divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju membubuhkan tanda tangan pada MPUM/PUM/OPU/BPK. 2) Menyerahkan MPUM/PUM/OPU/BPK yang telah disetujui kepada Kasir untuk dibayar.
45
Kasir 1) Melakukan pembayaran MPUM/PUM/OPU/BPK sesuai dengan Prosedur Pengeluaran. 2) Menyimpan sementara MPUM/PUM/OPU/BPK yang belum dibayar menurut tanggal transaksi. 3) Semua formulir PUM harus dicatat oleh Kasir dalam Buku Pembantu Uang Muka (BPUM) untuk dapat diawasi/dikontrol. B. Prosedur Pembayaran B.1. Pembayaran Bank Pembayaran dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
Kasir 1) Menerima bukti-bukti pendukung pengeluaran uang/pembayaran dari berbagai divisi atau supplier yang sebelumnya telah diverifikasi oleh verifikator dan disetujui Sekretaris Jenderal. 2) Memberi nomor pada formulir PUM/OPU. 3) Mengajukan Daftar Pengeluaran Bank Mingguan (DPBM) dengan melampirkan Laporan Posisi Kas (LPK) kepada Kepala Divisi Keuangan untuk disetujui pembayarannya. 4) Menyiapkan cek/giro/bukti transfer. 5) Melakukan pembayaran tagihan supplier pada saat jatuh tempo atau pembayaran uang muka kepada staf/divisi yang mengajukan. 6) Meminta penerima cek/giro untuk menandatangani PUM atau OPU jika pembayaran dilakukan dengan cek/giro yang diambil langsung. 7) Memberi tanda ”LUNAS” dan “TANGGAL” pada PUM dan OPU dan bukti pendukungnya yang telah dibayar. 8) Menyerahkan PUM atau OPU yang asli, kopi cek/giro/bukti transfer beserta bukti pendukungnya ke Bagian Akuntansi.
46
9) Mencatat setiap pengeluaran dalam Buku Kasir, membuat LPK mingguan dan melakukan rekonsiliasi mingguan antara Buku Kasir dengan rekening koran mingguan. Kepala Divisi Keuangan 1) Memeriksa DPBM, LPK, bukti pendukung dan memberikan persetujuan untuk pembayaran. 2) Apabila setuju dengan bukti-bukti tersebut memerintahkan Kasir menyiapkan cek/giro/bukti transfer untuk diserahkan ke Bendahara dan Sekretaris Jenderal untuk dimintai persetujuannya. Bendahara dan Sekretaris Jenderal 1) Memeriksa DPBM, LPK dan bukti pendukung, jika setuju menandatangani cek/giro/bukti transfer. Apabila tidak setuju mengembalikan kepada Kepala Divisi Keuangan untuk diperbaiki atau ditunda dulu pembayarannya. 2) Menyerahkan cek/giro/bukti transfer yang telah ditandatangani dan bukti-bukti pendukungnya ke Kasir. Bagian Akuntansi 1) Memeriksa kelengkapan PUM atau OPU dan bukti-bukti pendukungnya yang diterima dari Kasir. 2) Menyiapkan ayat jurnal pada PUM atau OPU dan memberi paraf. 3) Kepala Divisi Keuangan memeriksa ayat jurnal pada PUM dan OPU dan menyetujui untuk dibukukan. 4) Operator menginput PUM atau OPU pada program komputer akuntansi. 5) Mengarsip PUM atau OPU yang dilampiri dengan bukti pendukungnya berdasarkan nomor urut. 6) Secara mingguan melakukan pemeriksaan atas pemasukan data ke komputer dengan cara membandingkan hasil pemasukan data ke komputer dalam bentuk daftar input jurnal dengan sumber dokumennya. 7) Menyerahkan hasil cetak buku besar harian yang berhubungan dengan pengeluaran bank ke Kasir. B.2. Pengeluaran Kas Tunai Kasir 1) Setelah mendapat Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPK) yang disetujui, segera melakukan pembayaran kepada pemohon pengeluaran kas kecil. 2) Memberi nomor pada BPK dan dilampirkan dengan dokumen pendukung. 3) Meminta pemohon pengeluaran kas kecil untuk menandatangani BPK. 4) Memberi tanda “LUNAS” dan “TANGGAL” pada BPK dan bukti pendukungnya (kuitansi dan faktur) pada saat dibayar. 5) Mencatat jumlah yang dibayar dalam Laporan Kas Kecil (LKK) (lihat Lampiran 10). 6) Menyimpan BPK yang telah dibayar untuk mendukung LKK pada saat meminta pengisian kembali kas kecil. 7) Pada saat saldo kas kecil mencapai batas jumlah tertentu dana kas kecil tersebut diisi kembali. Untuk pengisian kas kecil, kasir menyiapkan formulir Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) yang dilampiri dengan LKK, BPK dan bukti pendukung. C. Pertanggungjawaban Uang Muka Untuk penyelesaian persekot kerja divisi yang meminta uang muka harus mengisi Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM). LPUM dilampirkan dengan semua
47
kuitansi asli pengeluaran seperti: pembayaran per diem, transportasi, hotel, dan lainlain. Daftar bukti-bukti yang harus dilampirkan dapat dilihat pada bagian akhir bab ini. Penyelenggara kegiatan/proyek juga harus melampirkan laporan kegiatan. Prosedur untuk pertanggungjawaban uang muka sebagai berikut:
Divisi yang meminta uang muka 1) Membuat Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM) dan Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) dengan dilengkapi bukti-bukti asli pertanggungjawaban. 2) Menyerahkan LPUM dan OPU beserta bukti pendukungnya ke Kepala Divisi Pemohon untuk diperiksa dan disetujui sebelum meneruskan ke Bagian Verifikasi.
48
Bagian Verifikasi 1) Melakukan verifikasi terhadap LPUM, OPU dan bukti-bukti pendukungnya. 2) Apabila tidak setuju maka LPUM dan bukti-bukti pendukungnya dikembalikan kepada divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju, bubuhkan paraf pada LPUM dan OPU, kemudian diteruskan ke Kepala Divisi Keuangan. Kepala Divisi Keuangan 1) Meneliti kebenaran dan keabsahan LPUM, OPU dan dokumen pendukungnya. 2) Jika setuju, membubuhkan tanda tangan pada LPUM dan OPU, dan jika tidak setuju mengembalikan dokumen-dokumen tersebut kepada divisi yang mengajukan untuk diperbaiki. 3) Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut kepada pejabat yang ditunjuk (misal: Sekretaris Jenderal) untuk mendapatkan otorisasi. Sekretaris Jenderal 1) Memeriksa LPUM dan OPU serta dokumen pendukung. Jika tidak setuju dikembalikan ke divisi yang mengajukan untuk diperbaiki, jika setuju membubuhkan tanda tangan pada LPUM dan OPU. 2) Menyerahkan LPUM dan OPU serta dokumen pendukung yang telah disetujui kepada Kasir. Kasir 1) Membandingkan LPUM dan bukti pendukungnya dengan formulir Memo Permintaan Uang Muka (MPUM) yang disimpan sementara pada waktu pemohon meminta uang muka atau bon sementara. 2) Jika terdapat kelebihan kas, menerima uang kelebihan kas tersebut dan menyetorkannya ke rekening PMI. 3) Jika terjadi kekurangan pembayaran, melakukan prosedur pembayaran. Untuk jumlah kekurangan lebih besar dari Rp2 juta sesuai prosedur pengeluaran bank dan untuk jumlah sama atau lebih kecil dari Rp2 juta sesuai prosedur pengeluaran kas tunai. 4) Mencatat penerimaan uang kelebihan kas atau kekurangan pembayaran dalam buku kas kasir. 5) Mencatat pertanggungjawaban uang muka dalam buku pembantu uang muka. 6) Menyerahkan LPUM dan bukti-bukti pertanggungjawaban kepada Petugas Akuntansi. 7) Secara mingguan memberikan laporan mengenai uang muka yang belum dipertanggungjawabkan kepada Kepala Divisi Keuangan. Petugas Akuntansi 1) Membuat jurnal untuk uang muka yang sudah dipertanggungjawabkan (OPU berfungsi sebagai voucher journal). 2) Mengarsip OPU, LPUM, beserta bukti-bukti pendukungnya berdasarkan nomor urut. 4. Bukti-bukti Pendukung Pertanggungjawaban Dana PMI hanya menerima dokumen dan nota-nota asli/resmi dari toko/vendor. Nota tersebut harus mencantumkan nama, alamat, telepon. Faktur pajak juga harus dilampirkan untuk pembayaran barang jasa dari toko/vendor besar yang telah menjadi pengusaha kena pajak. Pemalsuan kuitansi, seperti membuat cap bisnis palsu, mengganti tarif harga, mencontoh atau mengkopi kuitansi dari bisnis yang legal, dan membujuk pemilik bisnis untuk berbuat curang adalah perlakuan tidak legal dan korupsi. PMI akan bertindak keras atas penyalahgunaan dana PMI.
49
PMI juga tidak menerima pertanggungjawaban berupa kuitansi yang mempunyai tanggal lebih dari 2 bulan lalu. Tujuannya untuk memastikan pertanggungjawaban tidak dilaporkan terlambat. Nota asli dan dokumen lainnya yang perlu dilampirkan dalam pertanggungjawaban keuangan adalah: Pembayaran gaji/honor/insentif/uang makan/transport: 1. Daftar pembayaran gaji/ honor/insentif/uang makan/transport 2. Daftar hadir Pembayaran BBM, tol, parkir: 1. Daftar pembelian BBM sesuai dengan nomor kendaraan 2. Bon/Nota asli dari SPBU (nota ditanda tangani petugas SPBU dan pengemudi, serta mencantumkan nomor polisi kendaraan), tiket tol dan tiket parkir. 3. Surat permohonan kendaraan. Pembelian bensin harus dicatat dalam Log Book kendaraan. Pembayaran biaya perjalanan dinas dalam negeri : 1. Surat tugas yang ditanda tangani pejabat yang berwenang, diketahui instansi yang di kunjungi (tanggal, tanda tangan & cap) dan diketahui kepala bagian sekretariat kantor PMI untuk dicatat tanggal kedatangan kembali ditempat kedudukan semula. 2. Daftar perincian pembayaran biaya perjalanan dinas (perdiem, transport, akomodasi dan lain-lain) 3. Nota pengeluaran asli (kuitansi pembelian tiket dari agen perjalanan, airport tax, boarding pass, dan kuitansi hotel). 4. Laporan kegiatan ditempat tujuan perjalanan sesuai maksud penugasan. Akomodasi hotel berupa minibar tidak akan dibayar. Binatu untuk pelaksaan kegiatan lebih dari 3 hari dapat dibayar dan dimasukkan menjadi satu dengan kuitansi hotel. Pengeluaran biaya perjalan dinas luar negeri : 1. Daftar pembayaran biaya perjalanan dinas 2. SK dinas ke luar negeri. 3. Nota pengeluaran asli (kuitansi pembelian tiket dari agen perjalanan, airport tax, boarding pass, dan kuitansi hotel). 4. Laporan kegiatan di tempat tujuan perjalanan sesuai maksud penugasan. Bantuan biaya pengobatan di luar RS PMI : 1. Surat keterangan dari dokter poliklinik/Puskesmas/resep. 2. Kwitansi pemeriksaan/pengobatan dan surat – surat keterangan lainnya. Bantuan biaya pengobatan ke RS PMI : 1. Surat keterangan rujukan dokter yang menangani di tempat rujukan. 2. Surat pengantar dari PD/PC/kepegawaian. 3. Nota atau kwitansi pengobatan Pengeluaran biaya lokakarya, pelatihan, seminar, rapat : 1. Surat persetujuan asli Pengurus atas dana yang dianggarkan 2. Daftar realisasi anggaran pelaksanaan pelatihan didukung dengan bukti – bukti pengeluaran asli seperti : akomodasi,transportasi, daftar honor, konsumsi 3. Daftar hadir asli peserta, panitia, moderator dan fasilitator.
50
4. 5. 6. 7.
Daftar pembayaran asli perdiem peserta, panitia, moderator dan fasilitator. Surat tugas peserta. Jadwal kegiatan dan materi. Proposal atau kerangka acuan kegiatan.
Pembelian obat untuk poliklinik : 1. Persetujuan dari Pengurus untuk pengadaan pembelian obat 2. Surat pesanan pembelian obat sesuai rincian dari dokter 3. Surat berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang 4. Kwitansi, faktur penjualan 5. Daftar stock obat Pembelian alat tulis kantor : 1. Daftar barang yang akan dibeli 2. Persetujuan dari Pengurus untuk pengadaan pembelian alat tulis kantor 3. Surat pesanan pembelian alat tulis kantor sesuai daftar yang telah disetujui 4. Surat berita acara pemeriksaan dan penerimaan barang 5. Kwitansi, faktur penjualan 6. Daftar stock alat tulis kantor Pengeluaran biaya pengiriman barang – barang Rp. 2.500.000,-- ke atas: 1. 2. 3. 4. 5.
Persetujuan dari Pengurus untuk pengiriman barang Surat perintah kerja atau perjanjian kerja Kwitansi, faktur penjualan, faktur pajak Surat tanda bukti penerimaan barang Pembanding (minimal 3)
Pengeluaran pengadaan barang dan jasa nominal Rp. 2.500.000,-- sampai Rp.10.000.000,-- : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia. Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok. Surat penetapan penunjukkan/ Surat perintah kerja Surat berita acara penerimaan/pemeriksaan barang Kwitansi bermeterai cukup Faktur penjualan Faktur pajak standard (bagi PKP)
Pengeluaran pengadaan barang & jasa nominal Rp. 10.000.000,-- sampai dengan Rp. 50.000.000,-- : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia. Surat keputusan panitia pengadaan barang & jasa Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok. Surat kontrak perjanjian jual beli atau Surat Perintah Kerja. Surat berita acara penerimaan/pemeriksaan barang Kwitansi bermeterai cukup Faktur penjualan Faktur pajak standard (bagi PKP)
Pengeluaran pengadaan barang , pekerjaan & jasa nominal Rp. 50.000.000,-- ke atas : 1. Surat persetujuan/memo pengurus pusat PMI atas anggaran yang tersedia. 2. Surat keputusan panitia pengadaan/pemerikasaan barang, pekerjaan & jasa.
51
3. Surat permintaan penawaran dari PMI kepada pemasok bila pengadaan melalui pemilihan langsung. 4. Surat Penawaran dari Pemasok (minimal 3 penawaran) bila pengadaan melalui pemilihan langsung. 5. Penunjukkan pemenang tender bila pengadaan melalui tender. 6. Surat kontrak perjanjian jual beli barang atau jasa. 7. Surat berita acara pemeriksaan/penerimaan barang/pekerjaan/jasa 8. Kwitansi bermeterai cukup 9. Faktur penjualan 10. Faktur pajak standard (bagi PKP)
52
Bab VIII AKTIVA TETAP 1. Pengendalian Aktiva Tetap Tujuan pengendalian atas aktiva tetap: Untuk meyakini bahwa aktiva tetap diperoleh dan dijual/dilepas berdasarkan otorisasi yang tepat, dipelihara dengan sepantasnya dan dicatat dengan benar. Pengendalian aktiva tetap dilakukan dengan cara sebagai berikut: 1. Pemakai atau user bertanggungjawab atas aset organisasi yang berada di bawah tanggung jawabnya. 2. Daftar aktiva tetap dicatat baik oleh Divisi Logistik maupun Divisi Keuangan dan direkonsiliasi sekurang-kurangnya sekali dalam setahun. 2. Kebijakan Pengakuan aktiva tetap: Aktiva tetap adalah aktiva berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dibangun terlebih dahulu, yang digunakan dalam operasi organisasi, tidak dimaksudkan untuk disumbangkan dan mempunyai masa manfaat lebih dari setahun. Karena jumlah aktiva tetap yang dimiliki PMI sangat banyak maka perlu diatur batas materialitas untuk pengakuan aktiva tetap: 1. Harga perolehan di atas Rp1 juta. 2. Untuk pemeliharaan/perbaikan kendaraan dan peralatan kantor harus memenuhi kriteria memperpanjang masa manfaat atau daya gunanya dan biayanya lebih besar dari Rp1 juta. 3. Untuk renovasi/perbaikan gedung harus memenuhi kriteria memperpanjang masa manfaat atau daya gunanya dan biayanya lebih besar dari Rp5 juta. Dengan demikian biaya peroleh aktiva tetap yang nilainya di bawah Rp1 juta tidak dikapitalisasi (diakui sebagai aktiva tetap) tetapi langsung dicatat sebagai beban pada saat pengeluarannya. Namun demikian, untuk tujuan pengendalian intern, barang-barang tersebut tetap dicatat dalam suatu daftar oleh Divisi Logistik dan Umum. Biaya pemeliharaan dan perbaikan rutin yang tidak memperpanjang masa manfaat atau daya gunanya dibebankan pada laporan aktivitas pada saat terjadinya, sedangkan perbaikan yang signifikan dengan kriteria seperti di atas dikapitalisasi. Aktiva tetap yang tidak dipergunakan lagi atau dijual, dikeluarkan dari kelompok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan dikeluarkan dari akun tersebut serta laba atau rugi diakui pada periode terjadinya. Pengukuran aktiva tetap: Aktiva tetap disajikan sebesar biaya perolehan dikurangi akumulasi penyusutannya. Penyusutan adalah alokasi secara sistematik jumlah yang dapat disusutkan dari suatu aktiva sepanjang masa manfaatnya.
53
Aktiva tetap disusutkan dengan metode garis lurus berdasarkan masa manfaat sebagai berikut: Tanah Gedung Kendaraan Peralatan kantor dan lapangan
: : : :
tidak disusutkan 30 tahun 8 tahun 4 tahun.
Aktiva tetap yang dapat disusutkan adalah aktiva tetap yang tercantum dalam Daftar Aktiva Tetap Organisasi. Jika organisasi belum mempunyai daftar, maka daftar tersebut harus disusun terlebih dahulu. Penetapan nilai aktiva tetap pertama kali menggunakan nilai taksiran (sebaiknya oleh penilai independent) yang selanjutnya menjadi dasar dalam penghitungan penyusutan aktiva tetap. Penghitungan penyusutan aktiva tetap serta laba/rugi dari transaksi kehilangan, penjualan dan penghapusan aktiva tetap dibuat oleh Divisi Keuangan berdasarkan daftar aktiva tetap yang dibuat divisi tersebut (lihat Lampiran 11: Ilustrasi Daftar Aktiva Tetap). 3. Prosedur Pengendalian Aktiva Tetap Transaksi yang terkait dengan aktiva tetap adalah: a. Perolehan (pembelian dan sumbangan) b. Kehilangan aktiva c. Penjualan d. Penghapusan e. Pemindahan aktiva tetap f. Perawatan g. Inventarisasi fisik Prosedur atas transaksi di atas menggunakan Manual Logistik.
54
Bab IX 1.
PENGAMANAN DATA KOMPUTER
Tujuan Sistem Informasi Sistem informasi akuntansi menyediakan data keuangan dan akuntansi untuk pengambil keputusan. Agar dapat melaksanakan fungsinya sistem informasi akuntansi PMI harus didukung sumberdaya dan teknologi yang dapat diandalkan. Sistem informasi dalam prosedur ini dibatasi hanya kepada system informasi yang digunakan Divisi Keuangan dan Akuntansi.
2.
Pembatasan Akses ke Sistem Akuntansi Pembatasan akses bertujuan untuk menjaga integritas dan keandalan sistem informasi. Pembatasan dilakukan dengan menetapkan petugas yang memiliki hak untuk mengakses informasi komputer. Kepala Keuangan bersama dengan Divisi Sistem Informasi menentukan batasan terhadap hak akses ke system informasi berupa: input data, edit data, atau hanya membaca data. Berikut ini adalah pembatasan akses atas sistem informasi akuntansi PMI: Kepala Divisi Keuangan dan Akuntansi Kepala Keuangan mempunyai hak akses yang paling tinggi. Ia bisa input, edit dan bisa mengatur security/hak akses untuk semua user. Kepala Subdivisi Akuntansi Kepala Subdivisi Akuntansi mempunyai hak untuk melakukan input dan edit modul akuntansi. Staf Akuntansi Staf akuntansi hanya diberi hak untuk melakukan input tetapi tidak memiliki hak untuk mengedit modul akuntansi. Kepala Subdivisi Anggaran dan Staf Subdivisi Anggaran hanya memiliki akses untuk melihat modul akuntansi dan mencetak laporan. Staf lain tidak diberikan akses sama sekali ke sistem informasi akuntansi.
55
Disamping menetapkan pembatasan akses, pengendalian berikut dapat memperkecil kerusakan data: 1) Selalu mengupdate program anti virus; 2) Memelihara perangkat keras dan program komputer secara reguler. 3) Tidak memberikan password kepada orang yang tidak berhak. 4) Membatasi instalasi suatu program di komputer. Instalasi sebaiknya dilaksanakan dengan seijin Kepala Divisi Sistem Informasi. 3. Back up Data Komputer Data adalah aset dan memiliki nilai signifikan bagi organisasi. Data sistem komputer dapat dengan mudah hilang atau rusak karena malfungsi sistem atau ketidaksengajaan atau disengaja. Untuk itulah organisasi perlu memiliki suatu strategi backup untuk meyakini bahwa sumber daya data tersebut aman sepanjang waktu. Setiap divisi/bagian yang mengoperasikan program operasi harus melaksanakan suatu sistem back up secara periodik. Frekwensi back up, tempat penyimpanan data back up, dan jangka waktu penyimpanan tergantung pada tingkat kerawanan dan perubahan data dalam setiap sistem. Backup terdiri atas “full backup” dan “incremental backup”. Full backup dilakukan satu kali per bulan dan diantaranya dilakukan incremental backup secara harian. Staf akuntansi dengan supervise Kepala Subdivisi Akuntansi melakukan back up sistem komputer sebagai berikut: a. Harian b. Bulanan
: sistem akuntansi : sistem akuntansi, laporan keuangan, data sumbangan dan data keuangan lainnya.
Back up harian disimpan di eksternal disket dan disimpan untuk periode 5 hari sedangkan back up bulanan disimpan di CD/USB secara permanent. Data backup juga harus diuji, sekurangnya-kurangnya sekali dalam tiga bulan, untuk menjamin bahwa data backup dapat dipulihkan sesuai fungsinya. Data backup disimpan di suatu lokasi terpisah yang aman.
56
Lampiran: SOP No 1
KETERANGAN Lampiran 1
PENJELASAN Penjelasan tentang struktur organisasi PMI pusat dan hierarki jabatan Voucher Permintaan Uang Muka (PUM)
2
Lampiran 2
3
Lampiran 3
4
Lampiran 4
Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU) Voucher Jurnal Memorial (VJM)
5
Lampiran 5
Kwitansi
6
Lampiran 6
Memo Permintaan Uang Muka (MPUM)
7
Lampiran 7
8
Lampiran 8
Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM) Buku Pembantu Uang Muka (BPUM)
9
Lampiran 9
Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPK)
10
Lampiran 10
Laporan Kas Tunai
11
Lampiran 11
Daftar Aktiva Tetap
1
Lam piran 2
Lampiran 2: Voucher Permintaan Uang Muka (PUM)
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188
No.: Tgl :
(1) (2) Kode
Dana Divisi
(3) (4)
PERMINTAAN UANG MUKA YANG SEGERA AKAN DIPERTANGGUNGJAWABKAN Dibayarkan kepada Keterangan
(5) (6) Rp
Dibayar melalui: Kas/Cek/Giro
No:
Nilai (7)
(8)
(9)
Terbilang : Penerima
Verifikasi & Dibukukan Kav. Div. Keuangan
Menyetujui Sekretaris Jenderal
Yang Mengajukan Ka. Divisi
(10) Tgl. Terima :
/
/
Kode Akun Main Sub Ext
(14) PETUNJUK PENGISIAN (1) Nomor voucher (diisi Bagian Akuntansi) (2) Tanggal voucher (diisi Bagian Akuntansi) (3) Kode dana yang menjadi sumber pembiayaan (4) Kode divisi yang mengajukan permintaan dana (5) Nama atau divisi penerima dana (6) Keterangan tujuan pembayaran (7) Jumlah dana (8) Instrumen pembayaran (9) Nomor instrumen pembayaran
(11)
(12)
(13)
Debit
Nama Akun
(15)
Kredit
(16)
(10) Nama dan tanda tangan penerima dana (11) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal (12) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf) (13) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta persekot (14) Kode akun (15) Nama akun (16) Nilai akun debit (17) Nilai akun kredit
(17)
Lam piran 3
Lampiran 3: Voucher Otorisasi Pengeluaran Uang (OPU)
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188
No.:
(1) (2)
Tgl : Kode Dana Divisi
(3) (4)
OTORISASI PENGELUARAN UANG & BUKTI PEMBAYARAN Dibayarkan kepada
(5)
Keterangan (6) Rp
Dibayar melalui: Kas/Cek/Giro
Nilai
(7)
No.: (8)
(9)
Terbilang : Penerima
Menyetujui
Verifikasi & Dibukukan
Yang Mengajukan
Sekretaris Jenderal
Kav. Div. Keuangan
Ka. Divisi
(10) Tgl. Terima :
/
Kode Akun Main
Sub
Ext
/
(11)
(12) Debit
Nama Akun
(14)
(13)
(15)
Kredit
(16)
PETUNJUK PENGISIAN (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
Nomor voucher (diisi Bagian Akuntansi) Tanggal voucher (diisi Bagian Akuntansi) Kode dana yang menjadi sumber pembiayaan Kode divisi yang mengajukan permintaan dana Nama penerima dana Keterangan tujuan pembayaran Jumlah dana Instrumen pembayaran Nomor instrumen pembayaran
(10) Nama dan tanda tangan penerima dana (11) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal (12) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf) (13) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta dana atau yang menyampaikan pertanggungjawaban (14) Kode akun (15) Nama akun (16) Nilai akun debit (17) Nilai akun kredit
(17)
Lampiran 4: Voucher Jurnal Memorial (VJM)
No.: Tgl :
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188
(1) (2) Kode
Dana Divisi
(3) (4)
VOUCHER JURNAL MEMORIAL Keterangan (5) Rp Nilai
(6)
Terbilang : Menyetujui:
Verifikasi & Dibukukan Ka. Div. Keuangan
(7) Kode Akun Main Sub Ext
(8)
(9)
Debit
Nama Akun
(10)
Yang Membuat:
(11)
Kredit
(12)
PETUNJUK PENGISIAN (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Nomor voucher (diisi Bagian Akuntansi) Tanggal voucher (diisi Bagian Akuntansi) Kode dana yang menjadi sumber pembiayaan Kode divisi yang bertanggungjawab Uraian transaksi Nilai transaksi Nama dan tanda tangan yang memberikan otorisasi
(8) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf) (9) Nama dan tanda tangan yang mengusulkan (10) Kode akun (11) Nama akun (12) Nilai akun debit (13) Nilai akun kredit
(13)
Lampiran 5: Kwitansi
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188 No:
xxx (tercetak)
KWITANSI Terima dari
:
(1)
Uang sejumlah
:
(2)
Keperluan
: (3)
Jakarta,
Rp
(4)
(5)
Markas Pusat Palang Merah Indonesia : Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12970 Telp +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188 Email:
[email protected] website: www.palang merah.org
PETUNJUK PENGISIAN (1) Nama pemberi uang (2) Nilai tertulis uang (3) Tujuan pemberian uang (4) Tanggal, nama dan tanda tangan si penerima uang (5) Nilai angka uang
Lampiran 6: Memo Permintaan Uang Muka (MPUM)
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188 No.:
MEMO PERMINTAAN UANG MUKA Nama: (1) Jabatan: (2) Divisi: (3) Tujuan: (4) Nama dan Kode Proyek: (5)
Jadwal Kegiatan: (6) No. Urut Tanggal
Keterangan
Anggaran Yang Diusulkan: (7) No. Urut
Keterangan
Harga Per Unit
Unit
Jumlah
Disiapkan Oleh: (8)
Tanggal:
Disetujui Oleh: (9)
Tanggal:
Petunjuk Pengisian: (1) Nama orang yang meminta uang muka (2) Jabatan yang meminta uang muka (3) Divisi penanggung jawab kegiatan/proyek tersebut (4) Tujuan kegiatan/proyek tersebut (5) Nama dan kode kegiatan/proyek (6) Jadwal kegiatan/proyek (7) Pos biaya/anggaran yang diusulkan (8) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta uang muka (9) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal (kepala markas)
Jumlah
Lampiran 7: Laporan Pertanggungjawaban Uang Muka (LPUM)
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188 No.:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN UANG MUKA Nama: (1) Jabatan: (2) Divisi: (3) Nama dan Kode Proyek: (4)
A. Penerimaan Uang Muka (5) No. Urut No. MPUM
Tanggal
Jumlah
Jumlah A: B. Pertanggungjawaban Uang Muka Sebelumnya (6) No. Urut No. LPUM Tanggal
Jumlah
Jumlah B: C. Pertanggungjawaban Sekarang (7) No. Urut
Keterangan
Kode Akun
Jumlah
Jumlah C: Kekurangan/ Kelebihan Uang (A-B-C)
Disiapkan Oleh: (8)
Tanggal:
Diperiksa Oleh: (9)
Tanggal:
Disetujui Oleh: (10)
Tanggal:
Petunjuk Pengisian: (1) Nama orang yang meminta uang muka (2) Jabatan yang meminta uang muka (3) Divisi penanggung jawab kegiatan/proyek tersebut (4) Nama dan kode kegiatan/proyek (5) Nomor, tanggal dan jumlah masing MPUM (6) Nomor, tanggal dan jumlah LPUM sebelumnya (7) Kode akun dan keterangan pertanggungjawaban dana (8) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang menyampaikan pertanggungjawaban uang muka (9) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf) (10) Nama dan tanda tangan sekretaris jenderal (kepala markas)
Lampiran 8: Buku Pembantu Uang Muka (BPUM)
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188 BUKU PEMBANTU UANG MUKA Nama
:
Jabatan
:
Divisi
:
Proyek/kegiatan
:
No.
Tanggal
No. Bukti
Disiapkan Oleh:
Keterangan
Penerimaan
Pengeluaran
Disetujui Oleh:
Saldo
MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188 BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL No. : Tanggal :
Dana Divisi
Kode : :
Nama: (1) Jabatan: (2) Divisi: (3) Tujuan: (4) Nama Dana/Proyek: (5)
Disiapkan oleh
Diperiksa oleh
Disetujui oleh
Diterima oleh
(6)
(7)
(8)
(9)
Petunjuk Pengisian: (1) Nama yang meminta uang muka (2) Jabatan yang meminta uang muka (3) Divisi penanggung jawab kegiatan/proyek tersebut (4) Tujuan kegiatan/proyek tersebut (5) Nama dan kode proyek/program (6) Nama dan tanda tangan kepala divisi yang meminta kas kecil (7) Nama dan tanda tangan kepala divisi keuangan (verifikator membubuhkan paraf) (8) Nama dan tanda tangan pejabat yang memberi persetujuan (mis.: Sekretaris Jenderal) (9) Nama dan tanda tangan penerima kas kecil
Lampiran 10: Laporan Kas Tunai MARKAS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA JL. JEND. GATOT SUBROTO KAV. 96 JAKARTA SELATAN - TELP. : 7992325 FAX. : 7995188 LAPORAN KAS TUNAI No.
Tanggal
No. Bukti
Disiapkan Oleh:
Keterangan
Penerimaan
Pengeluaran
Disetujui Oleh:
Saldo
Lampiran 11: Daftar Aktiva Tetap PALANG MERAH INDONES IA KANTOR PUS AT
DAFTAR AKTIVA TETAP Divisi : Penanggungjawab :
-1 -2
No
Tgl Terima
Kode Rekening
Kategori
Spesifikasi
-3
-4
-5
-6
-7
Aktiva Tetap Lokasi Harga Perolehan -8
KETERANGAN (1) Diisi dengan nama divisi/pusat biaya (2) Diisi dengan nama penanggung jawab (3) Menigisi nomor urut aktiva tetap (4) Diisi dengan tanggal penerimaan aktiva tetap (5) Diisi dengan kode rekening aktiva tetap (tanah, bangunan, kendaraan, peralatan kantor, atau perabotan kantor) (6) Diisi dengan kategori aktiva tetap (7) Diisi dengan spesifikasi aktiva tetap (8) Diisi dengan Lokasi dimana aktiva tetap dipakai (9) Diisi dengan harga perolehan aktiva tetap (10) Diisi dengan estimasi masa manfaat ekonomis aktiva tetap (11) Diisi dengan tanggal dimulainya penyusutan akiva tetap (12) Diisi dengan kode transaksi atas aktiva tetap (penambahan, pemindahan, penjualan, atau penghapusan) (13) Diisi dengan catatan/keterangan khusus, jika ada
-9
Est Masa Manfaat
Tgl Penyusutan
Kode Transaksi
Catatan
-10
-11
-12
-13
Kata Penutup Dengan disusunnya Buku Pedoman Prosedur Standar Operasi Keuangan Markas Pusat Palang Merah Indonesia, seluruh jajaran organisasi PMI harus melaksanakan sesuai dengan pedoman ini guna mewujudkan pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa yang akan datang. Dengan terwujudnya pengembangan fungsi keuangan PMI dimasa yang akan datang, maka diharapkan dapat selalu meningkatkan transparansi dan akuntabilitas Palang Merah Indonesia kepada mitra kerja dan Masyarakat. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan Rahmat dan Karunia serta petunjukNya kepada kita semua, amien.
i
Markas Pusat Palang Merah Indonesia Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96 Jakarta Selatan Telp. +62 21 7992325 (hunting) Fax + 62 21 7995188 Email
[email protected] Website : www. Pmi.or.id
