PEMERINTAH KABUPATEN BATANGHARI
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS MUARA BULIAN Jalan Jendral Sudirman Km 3 Muara Bulian Email :
[email protected]
KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS MUARA BULIAN NOMOR
TAHUN 2016 TENTANG
TATA NASKAH DOKUMEN PUSKESMAS MUARA BULIAN KEPALA PUSKESMAS MUARA BULIAN Menimbang
: a. bahwa dalam proses penyusunan dokumen akreditasi diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang dihasilkan seragam ; b.
bahwa berdasarkan pertimbangan yang dimaksud pada huruf a perlu ditetapkan keputusan Kepala Puskesmas Muara Bulian tentang tata naskah dokumen Puskesmas Muara Bulian;
Mengingat
: 1.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80 Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
2.
Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 1 Tahun 2014 Tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;
3.
Peraturan Bupati Kabupaten Batang Hari Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Batang Hari. MEMUTUSKAN
Menetapkan
: KEPUTUSAN KEPALA KEPALA PUSKESMAS MUARA BULIAN TENTANG TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS MUARA BULIAN.
KESATU
:
Tata naskah dokumen puskesmas mengacu pada Peraturan Bupati Kabupaten Batang Hari Nomor 7 Tahun 2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Batang Hari dan
Buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama Tahun 2015
KEDUA
: Jenis dokumen yang dilakukan pembakuan tata naskahnya meliputi : 1. Kebijakan 2. Pedoman/ panduan 3. SOP 4. Kerangka Acuan
KETIGA
: Keputusan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesmas.
KEEMPAT
: Pembakuan tata naskah terlampir dalam keputusan ini yang merupakan bagian tidak terpisahkan .
KELIMA
: Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan atau perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di
: Muara Bulian
Pada Tanggal
:
Januari 2016
KEPALA PUSKESMAS,
RITA YULIANA
LAMPIRAN
: KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG TATA
NASKAH
DOKUMEN
AKREDITASI
PUSKESMAS MUARA BULIAN. NOMOR
:
TANGGAL
:
TAHUN 2016 JANUARI 2016
.
A. TATA NASKAH DOKUMEN SECARA UMUM Dokumen menggunakan kertas HVS ukuran folio 70 gram dengan margin kiri 3 cm, kanan 2 cm, atas dan bawah 2,5 cm serta spasi 1,5, dengan pengetikan menggunakan tipe huruf times new roman ukuran huruf 12. Untuk penulisan dalam tabel tidak menggunakan ketentuan tersebut. B. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KEBIJAKAN Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Peraturan/ Keputusan Kepala Puskesmas dapat dituangkan dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/keputusan. Format Peraturan/ keputusan dapat disusun sebagai berikut: 1
Pembukaan : a
Judul : Keputusan Kepala Puskesmas Muara Bulian
b
Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di Puakesmas Muara Bulian,
c
Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin serta ditulis dengan huruf kapital,
d
Konsideran, meliputi: 1
Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal kata menimbang
ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca titik
koma ( ; ), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil;
2
Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut.
Perturan perundangnan yang
menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi.
Konsideran ini diletakkan di bagian kiri tegak lurus dengan kata
menimbang. Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan diawali dengan nomor dengan huruf angka 1, 2, dst. 2
Diktum: a
Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf kapital, serta diletakkan di tengah margin;
b
Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma ( ; );
c
Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
3
Batang Tubuh. a
Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam dictumdiktum, misalnya: KESATU
:
KEDUA
:
dst b
Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan, pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c
Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan peraturan/keputusan.
d
Kaki: Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penerapan peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang teridiri atas tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan nama lengkap pejabat yang menanda tangani ditulis tanpa gelar.
e
Penandatanganan: Peraturan/Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala Puskesmas
f
Lampiran peraturan/keputusan: 1). Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor peraturan/keputusan 2). Halam terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas.
C. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH PEDOMAN/PANDUAN Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkahlangkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut : a
Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I
Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII Tata Hubungan Kerja BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI Pelaporan
b
1
Laporan Harian
2
Laporan Bulanan
3
Laporan Tahunan
Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja BAB I
PENDAHULUAN
A Latar Belakang B Tujuan Pedoman C Ruang Lingkup Pelayanan D Batasan Operasional E Landasan Hukum BAB II STANDAR KETENAGAAN A Kualifikasi Sumber Daya Manusia B Distribusi Ketenagaan C Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB III STANDAR FASILITAS A Denah Ruang B Standar Fasilitas BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN BAB V
LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX c
PENUTUP
Format Panduan Pelayanan Puskesmas BAB I
DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATALAKSANA BAB IV DOKUMENTASI D. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KERANGKA ACUAN Penyusunan kerangka acuan upaya/kegiatan dengan mencakup tujuan umum dan khusus yang merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah tujuan secara garis besar, sedangkan tujuan khusus merupakan rincian kegiatan- kegiatan yang akan dicapai dari organisasi. Kegiatan pokok dan
rincian kegiatan: langkah- langkah kegiatan
dilaksanakan sehingga tercapainya tujuan program. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. Cara melaksanakan kegiatan, metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. 1
Sistematika/ Format Kerangka Acuan upaya Kegiatan Sistematika atau format kerangka acuan upaya Kegiatan sebagai berikut : a
Pendahuluan
b
Latar belakang
c
Tujuan umum dan tujuan khusus
d
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
e
Cara melaksanakan kegiatan
f
Sasaran
g
Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan
h
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
i
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Sistematika/ format tersebut diatas adalah minimal Puskesmas dapat menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi. Contoh penambahan : ditambah point untuk rencana pembiayaan/ anggaran. Petunjuk Penulisan a
Pendahuluan Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan
b Latar belakang Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. c
Tujuan umum dan tujuan khusus Tujuan ini adalah merupakan tujuan upaya/ kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci
d Kegiatan pokok dan rincian kegiatan Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainyaa tujuan upaya/ kegiatan
tersebut. Oleh karena itu
antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. e
Cara melaksanakan kegiatan Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain
f
Sasaran Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan . Sasaran upaya/ kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : 1
Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2
Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus ditanamkan kedalam proses
perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. 3
Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa menetapkan sebagai suatu sasaran “Pengurangan kematian misalnya akibat TB akan dapat dicapai pada suatu tingkat tertentu” tetapi meniadakan kematian merupakan hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.
4
Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan OAT sebesar 50%
5
Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada upaya/ kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas. Seni di dalam penentuan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong peningkatan kapasitas Puskesmas, namun dalam batas-batas kelayakan. Sasaran yang baik tidak hanya akan meningkatkan upaya/ kegiatan
dan jasa pelayanan yang
dihasilkan, namun juga menumbuhkan kebanggaan dan rasa percaya diri pada para pelaksananya. Sebaliknya penerapan target kinerja yang tidak mungkin dicapai akan melemahkan motivasi, membunuh inisiatif dan mengahmbat daya inovasi para karyawan.
g
Jadual pelaksanaan kegiatan Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu melaksanakan langkahlangkah pelaksanaan upaya/ kegiatan kegiatan
. Lama waktu tergantung rencana upaya/
tersebut dilaksanakan. Untuk program tahunan, maka jadwal yang dibuat
adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk upaya/ kegiatan 5 tahun maka jadwal yang harus dibuat adalah jadual 5 tahun. Skedul (jadwal) dapat dibuat time table sebagai berikut : h Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari skedul (jadual) kegiatan. Skedul (jadual) tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali
(kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu upaya/ kegiatan
secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan
adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. i
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalaah bagaimana melakukan pencatatan keegiatan atau membuat dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun waaktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluai kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Upaya/ kegiatan
secara menyeluruh.
Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. E. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL (SOP) Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. a
Tujuan Penyusunan SOP, Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan
efisien, efektif, konsisten/
seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku. b
Manfaat SOP adalah : 1) Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas 2) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan 3) Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan pekerjaannya. Contoh : SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan pasien dari tempat tidur ke kereta dorong.
c
Format SOP. 1
Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan akreditasi Puskesmas ini diberlakukan,
2
Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat diberi tambahan materi/ kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada di SOP.
Format SOP sebagai berikut : 1
Kop/Heading SOP
SO P PUSKESMAS MUARA BULIAN
2
JUDUL No. Dokumen : No. Revisi : Tanggal Terbit : Halaman : Tanda Tangan Kepala FKTP
Nama Kepala FKTP
Komponen SOP
1. Pengertian 2. Tujuan 3.Kebijakan 4.Referensi 5.Alat dan bahan 6.Langkah-langkah 7.Diagram Alir (jika dibutuhkan) 8. Hal-hal yang perlu diperhatikan 8.Unit Terkait 9.Dokumen Terkait
No 10.Rekaman Perubahan
d
Histori
Yang Diubah
Isi Perubahan
Tanggal Mulai Diberlakukan
Petujuk Pengisian SOP 1) Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/ kota, nama organisasi adalah nama Puskesmas. 2) Kotak Heading : masing-masing kotak ( Puskesmas, judul SOP, No. dokumen, No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan Kepala Puskesmas ) diisi sebagai berikut : a) Heading dicetak hanya pada halaman pertama b) Kotak Puskesmas diberi nama Puskesmas dan Logo pemerintah daerah. c) Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya
d) No. Dokumen: diisi dengan nomor urut SOP garis miring (/)PKMMBgaris miring (/) tahun penerbitan, penomoran SOP dibuat oleh sekretariat umum akreditasi puskesmas e) No. Revisi : diisi dengan status revisi, diisi menggunakan angka, misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 00, sedangkan dokumen revisi pertama diberi nomor 01, revisi kedua diberi nomor 02, dan seterusnya. f) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut (misalnya : halaman pertama : 1/50. Namun ditiap halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5. g) SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas, misalnya : SOP. h) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal diberlakukannya SOP tersebut i) Ditetapkan Kepala Pusksmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas dan nama jelasnya. 3) Isi SOP Isi SOP adalah sebagai berikut: a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/ menimbulkan multi persepsi. b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……” c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No ........ ... tentang Pelayanan Imunisasi. d) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka, e) Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan prose kerja tertentu. f) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut. Dari keenam isi SOP sebagaiama diuraikan di atas, dapat ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait, g) Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart): Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkahlangkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro. h) Dokumen Terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada kaitannya dengan SOP tersebut i) Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika dilakukan revisi SOP (1) Diagram alir makro/ Macro flow chart, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol. Bentuk balok :
(2) Diagram alir mikro/ micro flow chart, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut: o Awal kegiatan : o Akhir kegiatan : ?
o Keputusan :
Ya
Ya
Tidak
o Penghubung :
o Dokumen :
,
Arsip :
4) Tata Cara Pengelolaan SOP: 1 SOP dikelola oleh sekretariat akreditasi Puskesmas, 2 Setiap pokja menyerahkan SOP yang sudah dibuat untuk dibuat penomoran, tanda tangan kepala puskesmas dan stempel puskesmas. Kemudian dibubuhkan stempel “ASLI” dan diperbanyak (foto copy). Foto copy SOP distempel “TERKENDALI” dan didistribusikan ke unit masing-masing dan diarsipkan di unit masing-masing. 3 Pengelola SOP harus mempunyai arsip seluruh SOP ASLI Puskesmas. Ditetapkan di Pada Tanggal
: Muara Bulian : Januari 2016
KEPALA PUSKESMAS MUARA BULIAN,
RITA YULIANA
