SK Final Surat Menyurat

SURAT KEPUTUSAN No.: ………… Tentang:

PEDOMAN SURAT-MENYURAT SEKOLAH/MADRASAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA

Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta: MENI ENIMBANG : 1. Bahwa untuk ter erttib administrasi kesekretariatan di sekola sekolah/m h/madr adrasa asah h Muhamm Muhammadi adiyah yah Kota Kota Yogya Yogyakar karta ta perlu perlu diatur dengan pedoman surat-menyurat.

2. Bahw Bahwa a pedo pedoma man n sura suratt-me meny nyur urat at perl perlu u dite diteta tapk pkan an deng dengan an surat keputusan. MENGINGAT : 1. Anggaran Dasar Muhammadiyah Bab Bab III Pasal 6 dan dan 7.

2. Anggaran Rumah Tangga Muhammadiyah Muhammadiyah Pasal 3. 3. Sura Suratt Ke Kepu putu tusa san n Pimp Pimpin inan an Pusa Pusatt Muha Muhamm mmad adiy iyah ah Nomo Nomor: r: 138/KEP/I.0/B/ 2008 tentang Pedoman Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah Muhammadiyah. 4. Sura Suratt Ke Kepu putu tusa san n Pimp Pimpin inan an Pusa Pusatt Muha Muhamm mmad adiy iyah ah Nomo Nomorr 244/KE 244/KEP/I P/I.0/ .0/B/ B/ 2010 2010 tentan tentang g Peruba Perubahan han Nomenk Nomenklat latur ur Unsur Unsur Pembantu Pimpinan Persyarikatan Periode 2010-2015. 5. Sura Suratt Ke Kepu putu tusa san n Pimp Pimpin inan an Pusa Pusatt Muha Muhamm mmad adiy iyah ah Nomo Nomorr 255/KE 255/KEP/I P/I.0/ .0/B/ B/ 2010 2010 tentan tentang g Peneta Penetapan pan Kode Kode Indeks Indeks Surat Surat Organisasi Untuk Periode 2010-2015. 6. Surat Instruksi PDM Kota Yogyakarta Nomor 145/IN 145/INS/I S/III. II.0/A 0/A/20 /2011 11 ten-ta ten-tang ng Pelaks Pelaksana anaan an Keputu Keputusan san PDM Kota Yogyakarta Nomor 047/KEP/III.0/ A/2011 tentang Tanfidz

Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta

1

Keputu Kep utusan Musy Musyaw awar arah ah Yogyakarta Tahun 2011.

Daer Daerah ah

Muh Muhamma ammadi diya yah h

Kota Ko ta

MEMPERHATIKAN : 1. Surat dari Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah Nomor: 017/III.4/A/ 2012 tertanggal 17 Shafar 1433 H/ 11 Januari 2012 M perihal Permohonan SK PDM tentang Pedoman Surat-Menyurat Sekolah/ Madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta

2. Hasi Hasill ke kepu putu tusa san n Pimp Pimpin inan an Daer Daerah ah Muh Muhamma ammadi diya yah h Yogyakarta pada rapat hari Jumat, 13 Januari 2012.

Kota Ko ta

MEMUTUSKAN: Menet eneta apka pkan : PEDO PEDOM MAN SURATRAT-ME MENY NYUR URA AT SEK SE KOL OLAH AH/M /MAD ADRA RAS SAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA.

BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Ketentuan Umum

Dalam Pedoman ini yang dimaksud dengan: Pimpin inan an Daer Daerah ah (1) Pimp Yogyakarta.

adal adalah ah

Pimp Pimpin inan an

Daer Daerah ah

Muh Muhamma ammadi diya yah h

Kotta Ko

(2) Majelis adalah adalah Majeli Majelis s Pendid Pendidika ikan n Dasar Dasar dan Meneng Menengah ah Pimpin Pimpinan an Daerah Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta. (3) Sekolah adal adalah ah semu semua a amal amal usah usaha a yait yaitu: u: Seko Sekola lah h Dasa Dasarr (SD) (SD),, Seko Sekola lah h Mene Me neng ngah ah Pert Pertam ama a (SMP (SMP), ), Seko Sekola lah h Me Mene neng ngah ah Atas Atas (SMA (SMA), ), dan dan Seko Sekolah lah Menengah Kejuruan (SMK) Muham-madiyah di Kota Yogyakarta. (4) Madrasah adalah Madrasah Tsanawiyah (MTs) Muhammadiyah Karangkajen, MTs Muham-madiyah Gedongtengen, dan Madrasah ‘Aliyah (MA) Muhammadiyah Gedongtengen. (5) Surat adalah pernyataan tertulis yang memuat bahan komunikasi/informasi yang yang disa disamm-pa paik ikan an oleh oleh satu satu piha pihak k ke kepa pada da piha pihak k yang yang lain lain atas atas nama nama organisasi/instansi/kantor/ organisasi/instansi/kantor/ sekolah/madrasah.


2

(6) Surat-menyurat adal adalah ah ke kegi giat atan an pena penang ngan anan an sura suratt masu masuk k dan dan ke kelu luar ar,, melipu iputi: penerimaa aan n, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar. (7) Kop surat atau kepala surat adalah bagian surat yang dicantumkan di sisi atas kertas dan amplop untuk menunjukkan identitas majelis, sekolah, dan madrasah. Nomor surat surat adalah (8) Nomor adalah nomor nomor bertur berturutut-tur turut ut yang yang dituli ditulis s pada pada setiap setiap surat surat kelu ke luar ar dimu dimula laii dari dari angk angka a 1 pada pada awal awal tahu tahun n takw takwim im (1 Janu Januar ari) i) samp sampai ai dengan angka terakhir pada tutup tahun takwim (31 Desember).

(9) Kode indeks surat adalah kode-kode yang ditulis setelah nomor surat. (10) Stempel adal adalah ah iden identi tita tas s maje majeli lis, s, seko sekola lah, h, merupakan tanda keabsahan dan keaslian surat.

dan dan

madr madras asah ah

seka sekali ligu gus s

BAB II MAKSUD DAN TUJUAN Pasal 2 Maksud

(1) (1) Seba Sebaga gaii ke kebi bija jaka kan n dasa dasarr dan dan acua acuan n dalam dalam pela pelaks ksan anaa aan n ke kegi giat atan an sura suratt menyurat di sekolah dan madrasah. (2) Sebagai landasan untuk menyusun menyusun petunjuk teknis surat-menyurat. surat-menyurat. (3) Menunjang Menunjang tertib administrasi administrasi surat-menyur surat-menyurat. at.

Pasal 3 Tujuan

Agar pengelolaan sekolah dan madrasah dapat berjalan dengan sebaik-baiknya.

BAB III FUNGSI SURAT Pasal 4


3

Di samping mempunyai fungsi utama sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai: (1) Alat bukti tertulis , jika terjadi perselisihan antar organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah yang telah mengadakan hubungan surat-menyurat. (2) Alat pengingat, untuk mengetahui hal-hal yang sudah disepakati atau disetujui bersama atau merupakan suatu hasil keputusan. (3) Bukti sejarah, merupakan bahan untuk mengetahui aktivitas organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah di masa lalu. (4) Duta organisasi , dapat mencerminkan kondisi internal dari suatu organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. (5) Pedoman, dapat dijadikan sebagai pedoman atau kerja.

dalam melaksanakan tugas

(6) Promosi, dapat dijadikan sarana promosi, memperkenalkan organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah.

BAB IV PENGGOLONGAN SURAT Pasal 5 Penggolongan Berdasar Sifat Surat

(1) Surat rahasia , disingkat SR, surat ini harus dilak atau dilem secara rapatrapat, nama dan alamat tujuan surat harus jelas, di sampul/amplop harus ditulis “Rahasia” atau “SR”, surat ini tidak boleh dibuka kecuali oleh yang bersangkutan sesuai tujuan surat. (2) Surat penting , surat ini berisi informasi yang memerlukan tindak lanjut atau jawaban atau penyelesaian dengan segera. (3) Surat biasa, surat yang isinya tidak memerlukan jawaban atau penyelesaian dengan cepat, cukup perlu diselesaikan berdasar urutan kedatangannya. (4) Surat tembusan , surat ini berisi informasi sekedar tembusan, tindak lanjut dilakukan seperlu-nya.

Pasal 6 Penggolongan Berdasar Perihal Surat


4

(1) Surat izin, berisi keterangan bahwa pemegang surat itu diberi izin untuk melakukan suatu pekerjaan, atau termasuk surat izin adalah surat untuk mengajikan izin melakukan atau tidak melakukan suatu pekerjaan dengan disertai alasan yang dapat dipertanggungjawabkan. (2) Surat pemberitahuan, berisi pemberitahuan kepada semua orang di lingkungan kerja agar mereka mengetahui tentang apa yang perlu diketahui. (3) Surat undangan , berisi pemberitahuan yang sifatnya mengharap kehadiran seseorang atau kelompok orang untuk berpartisipasi dalam suatu pertemuan/ rapat/ sidang/ pelatihan/ acara-acara lain di suatu tempat dan pada waktu yang ditentukan. (4) Surat permohonan , disebut juga surat permohonan kepada pimpinan di atasnya permintaan.

permintaan, karena untuk mengabulkan

berisi suatu

(5) Surat usulan, berisi masukan, saran, dan usulan tentang suatu hal. (6) Surat pengangkatan, berisi ketetapan pengangkatan untuk memangku suatu jabatan. (7) Surat laporan, berisi melaporkan suatu peristiwa/ kejadian/ pelaksanaan pekerjaan yang dapat dipertanggungjawabkan. (8) Surat-surat lain yang bersifat kondisional dan situasional sesuai perihal yang akan disam-paikan, misalnya: surat jadwal UKK, surat pendaftaran peserta didik baru, dan lain-lain.

Pasal 7 Surat Bentuk Khusus

(1) Surat keputusan , yaitu surat yang dikeluarkan oleh pimpinan majelis atau kepala sekolah/ madrasah, berisi butir-butir hasil putusan, dan/atau ketetapan yang menetapkan seseorang atau sekelompok orang. (2) Surat instruksi, yaitu surat yang dikeluarkan oleh pimpinan majelis atau kepala sekolah/ madrasah, berisi perintah dan petunjuk-petunjuk yang bersumber pada peraturan dan ke-bijakan pimpinan. Surat instruksi ditujukan kepada banyak orang/ organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. (3) Surat edaran, yaitu surat yang diedarkan, dibuat untuk memberitahukan sesuatu yang dituju-kan kepada banyak orang/ organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. (4) Maklumat, yaitu surat yang berisi pengumuman untuk khalayak umum yang luas, tidak terikat pada orang/ organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah.


5

(5) Surat pernyataan , surat ini berisi pernyataan mengenai keadaan seseorang/ organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah yang ditulis dengan sebenarnya dan dapat dipertang-gungjawabkan. Surat pernyataan yang berkaitan dengan aspek hukum harus ditandatangani di atas materai. (6) Surat tugas, surat ini dikeluarkan oleh pimpinan Majelis, atau kepala sekolah/ madrasah untuk menugaskan kepada seseorang atau beberapa orang di bawah koordinasinya agar melakukan pekerjaan tertentu yang sifatnya singkat dan jelas. (7) Surat keterangan , surat ini berisi penjelasan yang menerangkan tentang aktivitas seseorang atau menerangkan sesuatu hal. (8) Surat rekomendasi , surat ini dikeluarkan oleh pimpinan Majelis, atau kepala sekolah/ madrasah yang memberikan rekomendasi kepada seseorang, berisi data-data perihal aktivitas dan/atau kinerja dan/atau kepribadian yang positif mengenai seseorang tersebut.

Pasal 8 Penggolongan Surat Lain-Lain

(1) Surat kuasa , berisi pelimpahan wewenang kepada seseorang atau pejabat pimpinan yang dapat dipercaya untuk bertindak mewakili orang yang memberi kuasa karena orang yang bersangkutan tidak dapat melaksanakannya sendiri. (2) Surat memo atau nota dinas , merupakan surat khusus yang dipergunakan secara internal dalam suatu unit organisasi/ instansi/ kantor/ sekolah/ madrasah. (3) Surat perjanjian, surat yang mengikat perjanjian antara beberapa pihak, surat ini harus ada saksi minimal 2 (dua) orang yang menyaksikan adanya suatu perjanjian, dan ikut menanda-tangani surat dalam kolom saksi. Termasuk dalam perjanjian adalah perjanjian kerjasama, perjanjian jual-beli, perjanjian pekerjaan, dan lain-lain.

BAB V


6

BAGIAN SURAT Pasal 9 Bagian Surat

(1) Bagian surat yang dimaksud dalam Pasal 9 mengikat surat-surat yang tergolong dalam surat sebagaimana disebutkan Pasal 5 dan Pasal 6. (2) Semua surat harus memiliki bagian: (a) Kop atau kepala surat. Semua surat keluar sekolah/madrasah, harus berkop di atas kertas A4 (29,7 cm x 21 cm). Jika surat lebih dari satu lembar, maka kop surat cukup pada lembar pertama, sedangkan lembar berikutnya menggunakan kertas A4 tidak berkop. (b) Nomor surat dan kode indeks surat. (c) Tanggal surat, ditulis dalam 2 (dua) sistem penanggalan. Di atas ditulis dengan sistem penangalan Hijriyah dan di bawah ditulis dengan sistem penanggalan Miladiyah. (d) Lampiran, jika ada. (e) Perihal atau Hal, memberikan petunjuk kepada pembaca mengenai isi pokok surat. (f) Alamat tujuan surat. Kata “Kepada” pada penulisan alamat tujuan surat tidak wajib dituliskan, melainkan cukup ditulis “Yang terhormat,” atau “Yth.” Surat-surat yang ditujukan kepada majelis cukup ditulis “Yth. Pimpinan Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta”. (g) Salam pembuka. (h) Isi surat. (i) Salam penutup. (j) Jabatan, untuk surat-surat yang dikeluarkan majelis ditandatangani ketua dan sekretaris, sedangkan surat-surat yang dikeluarkan sekolah/madrasah ditandatangani kepala sekolah/madrasah. (k) Nama penanggung jawab surat/ yang menandatangani surat, lengkap dengan NBM, dan/atau NIP. (l) Tembusan, dengan ketentuan: Semua surat yang dikeluarkan oleh sekolah/madrasah dan bersifat kebijakan harus ditembuskan kepada Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta.


7

(m)Inisial, jika perlu.

BAB VI KOP ATAU KEPALA SURAT Pasal 10 Kop atau Kepala Surat Sekolah/Madrasah

Kop atau kepala surat sekolah/madrasah harus terdapat unsur: (1) Logo Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah di sebelah kiri dan jika sudah memiliki standar sertifikasi, misalnya: ISO, dapat mencantumkan logo sertifikasi di sebelah kanan. (2) Dicetak menggunakan tinta warna biru di atas sampul/amplop dan di atas kertas surat dengan ukuran A4 (29,7 cm x 21 cm). (3)Kop atau kepala surat sekolah/madrasah ditulis secara berututan: (a) Baris Pertama: Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta, menggunakan huruf kapital dengan jenis huruf Calibri ukuran 12 tercetak tebal. (b) Baris Kedua

: Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah, menggunakan huruf kapital dengan jenis huruf Calibri ukuran 12 tercetak tebal.

(c) Baris Ketiga

: Jenjang dan nama sekolah/madrasah, menggunakan huruf capital dengan jenis huruf Franklin Gothic Heavy ukuran 18 tercetak tebal.

(d) Baris Keempat : Bagi sekolah yang sudah mememiliki standar tertentu, misalnya: bertaraf internasional, rintisan bertaraf internasional, standar nasional, dan lain-lain, dapat mencantumkannya. (e) Baris Kelima : Peringkat akreditasi dan tahun ditetapkannya, khusus SMK ditulis akreditasi dari kompetensi keahlian yang tertinggi. (e) Baris Kelima :

Alamat lengkap yang menunjukkan jalan atau nama kampung (kelurahan dan kecamatan) lengkap dengan nomor tujuan alamat, kota, provinsi, dan kode pos.

(f) Baris Keenam : Nomor telepon, faksimile, serta alamat website dan e-mail.


8

BAB VII SISTEM PENOMORAN SURAT Pasal 11 Penomoran Surat Keluar Sekolah/Madrasah

(1) Nomor setiap surat berisi nomor surat dan sejumlah kode indeks yang dipisahkan dengan garis miring ( / ) dan aturannya engacu SK PP Muhammadiyah Nomor 245/KEP/I.0/B/2010 tanggal 29 Syawwal 1431 H/ 08 Oktober 2010 M tentang Penetapan Kode Indeks Surat Organisasi Untuk Periode 2010-2015. (2) Urutan penomoran sekolah/madrasah

surat

untuk

surat-surat

yang

dikeluarkan

(a) Kolom pertama

: Nomor urut surat keluar dan diakhiri tanda garis miring “/”

(b) Kolom kedua

: Kode eselon pimpinan, cukup ditulis “ III ” dan diakhiri tanda titik “.”

(c) Kolom ketiga

: Kode unsur pembantu pimpinan, cukup ditulis “4” dan diakhiri tanda titik “ . ”

(d) Kolom keempat : Kode amal usaha, cukup ditulis “AU” dan diakhiri tanda titik “ . ” dilanjutkan nomor kode amal usaha dan diakhiri tanda “ / ” Nomor kode amal usaha: 101 = SD Muhammadiyah Bausasran 1 Yogyakarta 102 = SD Muhammadiyah Bausasran 2 Yogyakarta 103 = SD Muhammadiyah Danunegaran Yogyakarta 104 = SD Muhammadiyah Demangan Yogyakarta 105 = SD Muhammadiyah Gendeng Yogyakarta 106 = SD Muhammadiyah Jogokaryan Yogyakarta 107 = SD Muhammadiyah Karangkajen 1 Yogyakarta 108 = SD Muhammadiyah Karangkajen 2 Yogyakarta 109 = SD Muhammadiyah Karangwaru Yogyakarta 110 = SD Muhammadiyah Kauman Yogyakarta 111 = SD Muhammadiyah Kleco 1 Yogyakarta 112 = SD Muhammadiyah Kleco 2 Yogyakarta 113 = SD Muhammadiyah Kleco 3 Yogyakarta 114 = SD Muhammadiyah Miliran Yogyakarta 115 = SD Muhammadiyah Notoprajan Yogyakarta


9

116 = SD Muhammadiyah Ngadiwinatan Yogyakarta 117 = SD Muhammadiyah Ngupasan 1 Yogyakarta 118 = SD Muhammadiyah Ngupasan 2Yogyakarta 119 = SD Muhammadiyah Pakel Yogyakarta 120 = SD Muhammadiyah Pringgokusuman Yogyakarta 121 = SD Muhammadiyah Purbayan Yogyakarta 122 = SD Muhammadiyah Purwodiningratan 1 Yogyakarta 123 = SD Muhammadiyah Purwodiningratan 2 Yogyakarta 124 = SD Muhammadiyah Sagan Yogyakarta 125 = SD Muhammadiyah Sapen 1 Yogyakarta 126 = SD Muhammadiyah Sapen 2 Yogyakarta 127 = SD Muhammadiyah Sokonandi 1 Yogyakarta 128 = SD Muhammadiyah Sokonandi 2 Yogyakarta 129 = SD Muhammadiyah Suronatan Yogyakarta 130 = SD Muhammadiyah Suryowijayan Yogyakarta 131 = SD Muhammadiyah Tegalrejo Yogyakarta 132 = SD Muhammadiyah Warungboto Yogyakarta 133 = SD Muhammadiyah Wirobrajan 1 Yogyakarta 134 = SD Muhammadiyah Wirobrajan 2 Yogyakarta 135 = SD Muhammadiyah Wirobrajan 3 Yogyakarta 201 = SMP Muhammadiyah 1 Yogyakarta 202 = SMP Muhammadiyah 2 Yogyakarta 203 = SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta 204 = SMP Muhammadiyah 4 Yogyakarta 205 = SMP Muhammadiyah 5 Yogyakarta 206 = SMP Muhammadiyah 6 Yogyakarta 207 = SMP Muhammadiyah 7 Yogyakarta 208 = SMP Muhammadiyah 8 Yogyakarta 209 = SMP Muhammadiyah 9 Yogyakarta 210 = SMP Muhammadiyah 10 Yogyakarta 301 = SMA Muhammadiyah 1 Yogyakarta 302 = SMA Muhammadiyah 2 Yogyakarta 303 = SMA Muhammadiyah 3 Yogyakarta 304 = SMA Muhammadiyah 4 Yogyakarta 305 = SMA Muhammadiyah 5 Yogyakarta 306 = SMA Muhammadiyah 6 Yogyakarta 307 = SMA Muhammadiyah 7 Yogyakarta 401 = SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta


10

402 403 404 501 502 503

(e)Kolom kelima

= = = = = =

SMK Muhammadiyah 2 Yogyakarta SMK Muhammadiyah 3 Yogyakarta SMK Muhammadiyah 4 Yogyakarta MTs Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta MA Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta

: Kode pokok masalah dan diakhiri tanda garis miring “ / ” Kode pokok masalah: A = Umum dan Tata Usaha B = Organisasi C = Keuangan, Perlengkapan/Perbekalan D = Personalia E = Keagamaan, Dakwah/Tabligh, dan Penyiaran F = Pendidikan, Penelitian, dan Latihan (Darul Arqam, dsb) G = Perekonomian H = Kesehatan, Sosial, dan Kemasyarakatan I = Hukum, Perundang-Undangan, Hak Asasi Manusia J = Hubungan Luar/Masyarakat K = Wakaf dan ZIS L = Pemberdayaan Masyarakat M = Kepustakaan dan Informasi N = Seni Budaya dan Olahraga O = Lain-lain

(f) Kolom keenam

: Tahun takwim ditulis lengkap empat digit.

(3) Untuk surat-surat bentuk khusus sebagaimana disebut Pasal 7, penomoran surat ditambah dengan kode huruf menurut kekhususan masing-masing: (a) Surat Keputusan = …(no. urut )/KEP/III.4.AU. …/…(pokok masalah)/…(tahun

takwim) (b) Surat Instruksi takwim) (c) Surat Edaran takwim) (d) Maklumat takwim)

= …( no. urut )/INS/III.4.AU. …/…( pokok masalah)/…(tahun = …(no. urut )/EDR/III.4.AU. …/…( pokok masalah)/…(tahun = …(no. urut )/MLM/III.4.AU. …/…( pokok masalah)/…(tahun


11

(e) Surat Pernyataan = …(no. urut )/PER/III.4.AU. …/…( pokok masalah)/…(tahun

takwim) = …(no. urut )/TGS/III.4.AU. …/…( pokok masalah)/…(tahun (f) Surat Tugas takwim) (g) Surat Keterangan= …(no. urut )/KET/III.4.AU. …/…( pokok masalah)/…(tahun takwim) )/… (h) Surat Rekomendasi = …(no. urut )/REK/III.4.AU. …/…( pokok masalah (tahun takwim)

BAB VIII STEMPEL DINAS Pasal 12

(1) Stempel dinas sebagai identitas sekaligus tanda keabsahan dan keaslian surat. (2) Stempel dinas untuk sekolah/madrasah harus memuat: (a) Tulisan Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta, melingkar di atas. (b) Tulisan Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah, melingkar di bawah. (c) Nama sekolah/madrasah, ditulis ditengah. (d) Logo Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah. (e) Jenjang sekolah/madrasah. (f) Peringkat Akreditasi. (g) Kota Yogyakarta. (3) Ukuran stempel dinas dengan garis tengah 4,5 cm. (4) Stampel berwarna ungu.

BAB IX WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT Pasal 13 Penandatanganan Surat Keluar Sekolah/Madrasah


12

(1) Semua surat keluar sekolah/madrasah.

sekolah/madrasah,

(2) Dalam hal kepala sekolah/madrasah ditandatangani oleh Pelaksana Tugas (Plt.).

ditandatangani berhalangan,

oleh

surat

kepala

menyurat

(3) Jika Pelaksana Tugas (Plt.) PNS, harus mendapat surat rekomendasi dari Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta atau Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Yogyakarta (4) Jika Pelaksana Tugas (Plt.) Kepala Sekolah/Madrasah dari Persyarikatan, harus mendapat surat tugas dari Majelis Dikdasmen PDM Kota untuk SD, SMP, dan MTs, serta dari Majelis Dikdasmen PWM DIY untuk SMA, MA, dan SMK.

BAB X PENGURUSAN SURAT MASUK Pasal 14 Pengurusan Surat Masuk Sekolah/Madrasah

(1) Semua surat masuk sekolah/madrasah harus melalui proses dan tahapan pengurusan surat masuk. (2) Melalui tahapan penerimaan, penyortiran, pencatatan, pengarahan, dan penyampaian surat, selanjutnya surat dianalisis oleh kepala sekolah/madrasah. (3) Surat yang sudah didisposisi dan mendapat keputusan selanjutnya di arsip. (4) Prosedur tata kerja pengurusan surat masuk selanjutnya diatur oleh sekolah/madrasah.

BAB XI PENGURUSAN SURAT KELUAR Pasal 15 Pengurusan Surat Keluar Sekolah/Madrasah

(1) Semua surat keluar sekolah/madrasah harus melalui proses dan tahapan pengurusan surat keluar.


13

(2) Melalui tahapan pembuatan konsep, persetujuan konsep, pencatatan surat, pengetikan, pemeriksaan pengetikan, penandatanganan, pemberian stempel dinas, melipat surat, menyampul surat, mengirim dan menyimpan arsip. (3) Prosedur tata kerja sekolah/madrasah.

pengurusan surat

keluar selanjutnya

diatur oleh

BAB XII PENUTUP Pasal 16 Penutup

(1) Ketentuan yang ada dan bertentangan dengan pedoman ini dinyatakan tidak berlaku lagi. (2) Pedoman ini berlaku mulai tanggal ditetapkan. (3) Pada tahun pertama terhitung mulai tanggal ditetapkannya pedoman ini, penomoran surat keluar sekolah/madrasah dimulai dari nomor 001 sampai dengan tanggal 31 Desember 2012, selanjutnya nomor 001 akan dimulai lagi pada setiap awal tahun takwim (1 Januari).

Ditetapkan di Pada tanggal

: YOGYAKARTA :

…… Shafar 1433 H. …… Januari 2012 M.

Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta Ketua,


Sekretaris,

14

Aris Madani, S.Pd.I. NBM. 670.966

H. Marwan DS. NBM. 899.225

Tembusan Yth.: 1. PP Muhammadiyah di Yogyakarta dan Jakarta. 2. PWM Daerah Istimewa Yogyakarta. 3. Majelis Dikdasmen PWM Daerah Istimewa Yogyakarta. 4. Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta. 5. Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta. 6. Kepala Kantor Kementerian Agama Kota Yogyakarta. 7. Kepala UPT Pengelola SD/TK se-Kota Yogyakarta. 8. PCM se-Kota Yogyakarta. 9. Para pengawas sekolah/madrasah. 10. Para Kepala sekolah/madrasah Muhammadiyah Kota Yogyakarta.

LAMPIRAN 1 SURAT KEPUTUSAN PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA Nomor : ……… Tangg …… Shafar 1433 H. : al …… Januari 2012 M.

CONTOH KOP SURAT DAN STEMPEL DINAS SEKOLAH/MADRASAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA Contoh I: Kop Surat SD Muhammadiyah Kleco 3

PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

SD MUHAMMADIYAH KLECO 3 Terakreditasi A Tahun 2007 Alamat: Jalan Nyi Pembayun 20, Prenggan, Kotagede, Yogyakarta 55172, Telp. (0274) 7493937 E-mail : [email protected]


15

Nomor :…. Lampiran : … . Perihal :….

...H ...M

Stempel Dinas SD Muhammadiyah Kleco 3

Contoh II:

Kop Surat SD Muhammadiyah Suronatan


SD MUHAMMADIYAH SURONATAN Terakreditasi A Tahun 2011 Alamat: Suronatan NG II/834, Notoprajan, Ngampilan, Yogyakarta 55262, Telp. (0274) 381504 Website : http://sdmuhsuronatan.sch.id/ E-mail : [email protected]


...H ...M

Stempel Dinas SD Muhammadiyah Suronatan


16

Contoh III:

Kop Surat SMP Muhammadiyah 1 Yogyakarta

SMP Muhammadiyah 1 Yogyakarta telah memperoleh penghargaan sebagai Sekolah Adiwiyata Mandiri 2011, dapat mencantumkan logo adiwiyata pada kop surat di bagian sebelah kanan. PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

SMP MUHAMMADIYAH 1 YOGYAKARTA Terakreditasi A Tahun 2008 Alamat: Purwodiningratan NG I/902 B, Yogyakarta 55261, Telp./Fax. (0274) 589624 Website : http://smpmuhiyog.sch.id/ E-mail : [email protected]



...H ...M

17

Stempel Dinas SMP Muhammadiyah 1 Yogyakarta

Contoh IV:

Kop Surat SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta

SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta merupakan Sekolah Standar Nasional (SSN), dan memiliki dua unit lokasi. PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA MAJELIS PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH

SMP MUHAMMADIYAH 3 YOGYAKARTA SEKOLAH STANDAR NASIONAL (SSN) Terakreditasi A Tahun 2008 Unit I : Jalan Kapten Piere Tendean 19, Yogyakarta 55252, Telp./Fax (0274) 375158 Unit II : Gang Ontoseno 30, Wirobrajan, Yogyakarta 55252, Telp. (0274) 382735 Website : http://smpmugayogya.sch.id/ E-mail : [email protected]

Nomor :…. Lampiran : … .


...H ...M

18

Perihal

:….

Stempel Dinas SMP Muhammadiyah 3 Yogyakarta

Contoh V:

Kop Surat MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta


MTs MUHAMMADIYAH KARANGKAJEN Terakreditasi B Tahun 2008 Alamat: Jalan Sisingamangaraja, Gang Kalijaga 4, Mergangsan, Yogyakarta 55153 Telp. (0274) 412238, Fax (0274) 412458



...H ...M

19

Stempel Dinas MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta

Contoh VI:

Kop Surat SMA Muhammadiyah 1 Yogyakarta

SMA Muhammadiyah 1 Yogyakarta merupakan Internasional dan telah bersertifikat ISO.

Rintisan

SMA

Bertaraf


SMA MUHAMMADIYAH 1 YOGYAKARTA RINTISAN SEKOLAH BERTARAF INTERNASIONAL (RSBI) Terakreditasi A Tahun 2008 Alamat: Jalan Gotongroyong II, Petinggen, Karangwaru, Tegalrejo, Yogyakarta 55241 Homepage : http://www.smumuhi-yog.sch.id/ Telp. (0274) 563739, Fax. (0274) 519533 [email protected]


E-mail :

20


...H ...M

Stempel Dinas SMA Muhammadiyah 1 Yogyakarta

Contoh VII:

Kop Surat SMK Muhammadiyah 4 Yogyakarta


SMK MUHAMMADIYAH 4 YOGYAKARTA Terakreditasi B Tahun 2009 Alamat: Suryodiningratan MJ II/862, Yogyakarta 55141, Telp. (0274) 384992 Website : http://www.smkmuh4-yog.sch.id/ E mail : [email protected]



...H ...M

21

Stempel Dinas SMK Muhammadiyah 4 Yogyakarta

Contoh VIII:

Kop Surat MA Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta


MA MUHAMMADIYAH GEDONGTENGEN Terakreditasi A Tahun 2010 Alamat: Jalan Dagen 82, Yogyakarta 55271, Telp. (0274) 510092 Website : http://mtsgedongtengen.wordpress.com/ E-mail : [email protected]



...H ...M

22

Stempel Dinas MA Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta

LAMPIRAN 2 SURAT KEPUTUSAN PIMPINAN DAERAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA Nomor : ……… Tangg …… Shafar 1433 H. : al …… Januari 2012 M.

CONTOH PENGGUNAAN SISTEM PENOMORAN SURAT SEKOLAH/MADRASAH MUHAMMADIYAH KOTA YOGYAKARTA Contoh I :

Surat berasal dari: SD Muhammadiyah Sagan Yogyakarta


23

Ditujukan kepada : Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta Perihal/masalah : Undangan Resepsi Milad Penomorannya : . . . /III.4.AU.124/O/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim Contoh II :

Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Perihal/masalah : Penomorannya :

SD Muhammadiyah Wirobrajan 3 Yogyakarta Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta Permohonan Pinjaman Uang Pembangunan Gedung . . . /III.4.AU.135/C/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim

Contoh III :


SMP Muhammadiyah 2 Yogyakarta Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta Usulan Kenaikan Pangkat GTY dari III.d. ke IV.a. . . . /III.4.AU.202/D/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha


24

kode pokok masalah tahun takwim

Contoh IV :

Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Yogyakarta. Perihal/masalah : Pembelajaran Penomorannya :

SMP Muhammadiyah 5 Yogyakarta Bapak/Ibu Guru dan Karyawan di SMP Muhammadiyah 5 Keputusan Kepala Sekolah tentang Pembagian Tugas . . . /KEP/III.4.AU.205/L/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat

daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim kode surat bentuk khusus

Contoh V :

Surat berasal dari: SMA Muhammadiyah 3 Yogyakarta Ditujukan kepada : Bapak/Ibu Guru dan Karyawan di SMA Muhammadiyah 3 Yogyakarta.


25

Perihal/masalah : Instruksi Shalat Dhuhur Berjamaah di Masjid, dan Mengadakan Pengajian Guru dan Karyawan Rutin minimal tiga bulan sekali. Penomorannya : . . . /INS/III.4.AU.303/E/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim kode surat bentuk khusus

Contoh VI :

Surat berasal dari: SMA Muhammadiyah 4 Yogyakarta Ditujukan kepada : Camat Kotagede Perihal/masalah : Pemberitahuan kegiatan pentas Tapak Suci Putera Muhammadiyah yang dilombakan bagi para pelajar tingkat SMP se-Kota Yogyakarta Penomorannya : . . . /III.4.AU.304/N/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim


26

Contoh VII :

Surat berasal dari: Ditujukan kepada : Yogyakarta) Perihal/masalah : Kepala Sekolah Penomorannya :

SMA Muhammadiyah 7 Yogyakarta Sdr. Sihabudin, S.Ag. (seorang guru SMA Muhammadiyah 7 Rekomendasi Berkelakuan dan Berkepribadian Baik dari . . . /REK/III.4.AU.307/D/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat

daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim kode surat bentuk khusus

Contoh VIII :


SMK Muhammadiyah 1 Yogyakarta Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta Laporan Keuangan Triwulan (Januari, Februari, Maret 2012) . . . /III.4.AU.401/C/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah


27

tahun takwim

Contoh IX :


SMK Muhammadiyah 3 Yogyakarta Kepala Dinas Pendidikan Kota Yogyakarta Permohonan Bantuan Buku . . . /III.4.AU.403/M/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim

Contoh X :

Surat berasal dari: MTs Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta Ditujukan kepada : Pimpinan Daerah Muhammadiyah Kota Yogyakarta Perihal/masalah : Permohonan Segera Menyelesaikan Masalah Tanah di Madrasah Tsanawiyah Muhammadiyah Gedongtengen, Jl. Dagen. Penomorannya : . . . /III.4.AU.501/K/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha


28

kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim

Contoh XI :


MTs Muhammadiyah Karangkajen Yogyakarta Majelis Dikdasmen PDM Kota Yogyakarta Permohonan Pengesahan Komite Sekolah/Madrasah . . . /III.4.AU.502/L/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah) unsur pembantu pimpinan (Dikdasmen) amal usaha kode amal usaha kode pokok masalah tahun takwim

Contoh XII :

Surat berasal dari: MA Muhammadiyah Gedongtengen Yogyakarta Ditujukan kepada : Direktur Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Yogyakarta Perihal/masalah : Permohonan kerjasama dalam membangun program madrasah peduli kesehatan dan lingkungan yang bersih Penomorannya : . . . /III.4.AU.503/H/2012 nomor urut surat eselon Persyarikatan (tingkat daerah)


29

SK Final Surat Menyurat

Recommend Documents