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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería

Autor: Ricardo Pérez C – Versión de Documento 2.6

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería

INTRODUCCIÓN El Workflow una aplicación que permite la i mplementación, automatización automatización y seguimiento de procesos administrativos en donde se involucren documentos, información o tareas que pasen de un participante a otro(s), para la realización de acciones específicas, de acuerdo a ciertas reglas de negocio pre-establecidas. La automatización de procesos administrativos es la última fase de una serie de etapas que se tienen que completar para lograr obtener un Corporativo / Institución digitalmente eficiente.

LAS MEJORES PRÁCTICAS nos indican que la secuencia de etapas es la siguiente: 

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Organización física de los documentos utilizados en la empresa o institución, especialmente los relacionados directa o indirectamente con procesos administrativos. En esta etapa, y dependiendo de la complejidad de la información documental, se podrá requerir de un experto repositorio de archivos para completarla. Organización digital de los documentos físicos y de los documentos originalmente digitales como archivos de Word, Excel, PowerPoint, e-mails y más. Para esta etapa, el empleo de un Software de Administración Digital de Contenidos y de Scanners Profesionales, resulta imprescindible. Análisis y definición de cada una de las tareas y etapas de los procesos a automatizar. Automatización de forma digital de los procesos administrativos.

Ayuda a cumplir los estándares de calidad establecidos por la alta dirección de su organización, permitiendo observar el desempeño real de sus procesos, compararlo con sus metas fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas para alcanzar sus objetivos. Algunos de los procesos que comúnmente se automatizan y monitorean son trámites gubernamentales, requisiciones, encuestas, reportes de gastos, solicitudes, reportes de ventas, evaluaciones, autorizaciones de vacaciones, reportes de fallas, órdenes de compra, peticiones, dudas, comentarios, quejas, sugerencias, sistemas de control de gestión, etc. Una aplicación o sistema de Flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de las etapas y aportación de las herramientas necesarias para

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería Se pueden distinguir dos tipos de actividades: •

Colaborativas un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común.

•

Cooperativas un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo mecanismo de cooperación entre ellos.

BENEFICIOS DE UN WORKFLOW 

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Permite observar el desempeño real de cada persona que participa en sus procesos administrativos. Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su organización. Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad. Optimiza la utilización de los recursos. Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos. Facilita la eliminación del papel en los controles administrativos. Mejora la productividad en departamentos de atención a clientes, empleados o usuarios. Agiliza la gestión administrativa en esquemas de gobierno digital y corporativos eficientes. Ayuda a implementar y conservar sistemas administrativos con certificación ISO. Permite la automatización de cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple. Sus usuarios y clientes tendrán respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes. Reduce radicalmente el uso de servicios de mensajería, empleados para el envío de documentos.

VENTAJAS TÉCNICAS DEL WORKFLOW 

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Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar cuellos de botella, y realizar las adecuaciones pertinentes en línea. Definición de flujos de trabajo en donde las tareas se pueden asignar a roles personales o funcionales. Re-direccionamiento de tareas en función del cumplimiento de condiciones específicas. Definición de tareas que se realicen en forma paralela, en serie o por cumplimiento de condiciones específicas.

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería   

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Reporte de auditoría detallado sobre el progreso y respuestas del flujo de trabajo. Rastreo y auditoría de cambios en los procesos. Lista de actividades con una columna conteniendo cada actividad en donde el usuario participa. Envío de e-mails de alertas con gráficas embebidas.

TIPOS DE WORKFLOW Por lo general, se distinguen dos tipos de workflow: •

Procedimental También denominado de Producción o Administrativo. Corresponde a procesos de negocios conocidos de la empresa y que está sujeto a procedimientos preestablecidos. En este caso, la dirección del workflow es relativamente fija.

•

Ad-Hoc Se basa en un modelo de trabajo de grupo, en el cual los l os protagonistas participan en la decisión de hacia dónde dirigir el workflow. Aquí la dirección es dinámica.

ERRORES REFERENTE A WORKFLOW Un Workflow no es: 

Un sistema de gestión de documentos (trabaja con ellos).



Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos).



Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza distintos métodos).



Una transacción para secuenciar pantallas.

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Administración de datos temporales.



Una herramienta que se utilice para realizar funciones funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar e jecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo hará).

GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO Se le llama Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management, BPM) a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio, que se debe modelar, organizar, documentar y optimizar de forma

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería También se puede decir que es un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos. Por medio del modelado de las actividades y procesos, puede lograrse un mejor entendimiento del proceso y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorarlos. Organizar los procesos reduce errores, asegurando que se comporten siempre de la misma manera, reduciendo el margen de error y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante cada etapa. Administrar los procesos permite asegurarnos que se ejecuten eficientemente, cumpliendo estándares de calidad previamente establecidos, y obteniendo información que puede ser usada posteriormente para mejorarlos. Para soportar esta estrategia estrategia es necesario contar contar con un conjunto conjunto de herramientas que den el soporte necesario necesario para cumplir con el ciclo de vida del del BPM. Estas herramientas herramientas son llamadas BPMS (Sistemas de Gestión de Procesos de Negocios), y con ellas se constituyen aplicaciones BPM. Hay diversas razones que mueven la gestión de procesos dentro de una organización, entre los que se encuentran: •

Extensión del programa institucional de calidad.

•

Cumplimiento de legislaciones vigentes.

•

Crear nuevos y mejores procesos (mejoramiento continuo).

•

Comprender qué se hace bien o mal por medio de la comprensión de los procesos.

•

Documentar los procesos para la subcontratación.

•

Automatizar y organizar los procesos.

•

Crear y mantener la cadena de valor.

WORKFLOW EN LA INGENIERÍA Otra de las grandes ventajas de tener una aplicación workflow en una oficina u empresa dedicada a la ingeniería es su capacidad de centralizar los trabajos, evitando problemas al desconocer el paradero de un documento determinado.

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería simultáneos al mismo archivo, evitando errores e inconsistencias al guardarlo desde distintos lugares. De esta forma, en caso de errores en un documento, puede volver sobre sus pasos para ser reevaluado y así poder continuar con su camino. Dentro del mundo de la Ingeniería, las aplicaciones de workflow tienen distintos usos: •

Se pueden utilizar en la Ingeniería Civil, planificando tareas, actividades y presupuestos, o entregando recursos a proyectos o construcciones.

•

Se pueden utilizar en la Ingeniería Civil Informática para planificar las etapas y presupuestos para la construcción y desarrollo de software, implementación de redes, etc.

Con todos estos datos podemos deducir que un workflow se puede utilizar en diversas ramas de la Ingeniería, adecuándose a los requerimientos y características que cada una de ellas posea, sin perder su funcionalidad y fortalezas que la hacen ser una herramienta poderosa.

ARQUITECTURA DEL SISTEMA Arquitectura de Diseño. Diseño. La arquitectura que se pretende implementar es de tipo Cliente – Servidor, ya que este modelo de sistemas muestra cómo se distribuyen tanto los datos estando en servidores asociados a un conjunto de clientes. Se eligió esta arquitectura de diseño por la naturaleza del negocio y porque dentro de sus principales ventajas se tienen: •

Usar en forma efectiva un sistema en red, ya que se puede implementar usando hardware barato, lo cual es conveniente para el negocio de tipo PYME o uso personal.

•

La distribución de los datos es natural.

•

Es fácil agregar nuevos servidores o mejorar los actuales.

Arquitectura Distribuida Distribuida de Cliente Cliente - Servidor

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería •

Un conjunto de clientes que llaman a esos servicios.

•

Redes que permiten a los clientes tener acceso a los servidores.

Arquitectura de Aplicación Aplicación Arquitectura Estratificada Estratificada Se utilizará una arquitectura de Tres Niveles (3-tier), ya que en este tipo de arquitecturas cada uno de los estratos de la aplicación puede ejecutarse en máquinas separadas. Las capas estarán distribuidas de la siguiente forma: • •

Capa de datos: Contenida en el motor de base de datos (BD). Capa de aplicación: En los servidores de aplicación y posiblemente parte en el servidor de BD.

•

Capa de presentación : En los terminales de usuarios, y posiblemente algo en los servidores web.

Tecnología usada La tecnología usada para este Sistema de Gestión será una Base de Datos realizada, en PostgreSQL, la cual será accesible por medio de PHP5. También es necesario Apache para acceder a nuestro servidor web.

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería • • •

Donde se encuentra un documento. Documentos atrasados por su revisión. Busqueda de documentos por tags.

PLANIFICACIÓN La Planificación de nuestro proyecto, un Sistema de Workflow para una oficina de Ingenieros, se basará en los pasos o procesos por los que debe pasar un sistema antes de salir a la luz l uz pública. Para poder planificar u organizar nuestros deberes, haremos una jerarquización de las labores que que se realizarán, con el fin de tener tener una visión clara de los procesos y sus Subtareas respectivas. Nuestro primer nivel será el proyecto, el Sistema de Workflow, para luego ir desglosando las tareas a medida que nos interiorizamos en las di stintas etapas del proyecto hasta llegar a las Tareas y sus Subtareas respectivas.

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Sistema de Workflow para una oficina de Ingeniería o

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Levantamiento de Requerimientos (Datos entregados por profesor). 

Captura de Necesidades.

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Entrevistas con usuario del Sistema.

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Bosquejo Básico del Sistema.

Diseño del Sistema. 

Diseño de Base de Datos del Sistema.

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería 

Entrega de Sistema Final.

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Entrega de Manual de Usuario.

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Capacitación de Usuarios.

Las primeras etapas del sistema ya han sido entregadas. Las fases de Construcción y Pruebas serán realizadas en forma interna por los alumnos, para luego llegar a la Entrega Final del Sistema dentro de las primeras semanas de Noviembre, de acuerdo a los plazos establecidos por el profesor.

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MODELO ENTIDAD-RELACION

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CASOS DE USO

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REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Nombre Corto: R-01. Nombre Largo: Crear Presupuesto. pre supuesto con los materiales y mano de obra asociada a un SubDescripción: Se desea crear un presupuesto Actividad.

Verificación: Se implementará una planilla asociada a una base de datos, e n la cual se ingresarán los posibles materiales que se utilizarán en una obra, además de la mano de obra asociada a cada etapa del proyecto.

Justificación: Este requisito es importante para tener una vista previa de los gastos generales asociados a un proyecto y todas sus sub-categorías correspondientes.

Nombre Corto: R-02 Nombre Largo: Ingresar Trabajador. Descripción: Se quiere ingresar cada uno de los trabajadores que participarán en un proyecto de

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería a un proyecto de ingeniería específico.

Nombre Corto: R-04 Nombre Largo: Ingresar Fase. Descripción: Se quiere ingresar cada uno de las fases que tiene un proyecto dentro de un periodo determinado.

Verificación: Se ingresarán los datos de las fases que se quieren realizar, junto con sus actividades, presupuestos y personal que trabajara en él.

Justificación: Con esto podremos tener al alcance de la mano todos los elementos que se asocian a una fase de un proyecto específico.

Nombre Corto: R-05 Nombre Largo: Ingresar Tarea. Descripción: Se quiere ingresar cada una de las tareas que tiene una fase dentro de un proyecto

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Nombre Corto: R-07 Nombre Largo: Verificar gastos. Descripción: Se desea mantener un control total de los gastos asociados a un proyecto de ingeniería, ya sean materiales o mano de obra.

Verificación: Se compararán los gastos que se tienen hasta un momento determinado con el presupuesto planteado al principio del proyecto o etapa específica. tot al control de los gastos asociados a cada parte de un Justificación: Con esto se mantiene total proyecto, ya sea de materiales o mano de obra presentes en esa etapa.

Nombre Corto: R-08 Nombre Largo: Verificar sub-tareas. ínte gra realización de las sub-tareas presentes en un proyecto, Descripción: Se quiere verificar la íntegra además de corroborar su óptima calidad y funcionamiento.

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería Nombre Largo: Ejecutar fase. Descripción: Se quiere obtener la realización de una fase de un proyecto por parte de un personal acreditado para eso.

Verificación: Mediante una base de datos, se podrá dar inicio a las fases pertenecientes a un proyecto, especificando los participantes y todos los gastos asociados a ella.

Justificación: Este caso da partida a la realización de las fases pe rtenecientes a un proyecto de ingeniería.

Nombre Corto: R-11 Nombre Largo: Ejecutar tarea. Descripción: Se quiere obtener la realización de una tarea perteneciente a una fase por parte de un personal específico para eso.

Verificación: se podrá dar inicio a las tareas pertenecientes a un proyecto, especificando los participantes y todos los gastos asociados a ella, por medio de su inclusión en la base de datos.

Justificación: Con esto se da partida a la realización de las tareas perte necientes a un proyecto.

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería Verificación: Se ingresará dentro de la base de datos el dato correspondiente al costo de un recurso.

Justificación: Con esto tenemos ingresado los costos..

Nombre Corto: R-14 Nombre Largo: Crear Documento. Descripción: Se quiere crear un documento que se almacena en un repositorio. Verificación: Se ingresará el documento mediante un formulario donde se guardará en un repositorio asociado al usuario en particular.

Justificación: Importante para el workflow debido a que es un trabajo documentado.

Nombre Corto: R-15 Nombre Largo: Planificar Actividades. Descripción: Se quiere planificar actividades del proyecto.

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Sistema Workflow para una oficina de Ingeniería I ngeniería Descripción: Se quieren enviar documentos a usuario del proyecto para el posterior uso. Verificación: Se podrán enviar documentos a los otros usuarios a través de una mensajería. Justificación: Con esto se facilita la operación de estar presente para la firma de un documento o posterior uso, creando un sistema de almacenamiento único para cada documento.

Nombre Corto: R-18 Nombre Largo: Aprobar o Rechazar Documentos. Descripción: Se quieren rechazar o aprobar documentos en cada momento que se asigne para

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Base de Datos Profesional PK

FK1 FK2 FK2 FK3 FK3

Tipo_Trabajador

ID Rut Nombres Apellido_Materno Apellido_Paterno Direccion Telefono_Fijo Celular Cargo Tipo Tipo_T _Tra raba baja jado dorr Maximo_horas_trabajar Valo Valorr_x_ _x_hor hora Valor_x_dia

PK

ID

Costo

Tipo_Profesional

PK

ID

FK1 FK1

Nombre Item Item_d _de e Cos Costo to Costo_x_hora

Item_de_Costo PK

ID Nombre

Documento Cargo

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