UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTÓBAL DE HUAMANGA FACULTAD DE INGENIERÍA MINAS, GEOLOGÍA Y CIVIL ESCUELA DE FORMACIÓN PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS
METODOLOGÍA BSP CURSO
: PLANEAMIENTO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
DOCENTE
: ING. EDITH GUEVARA MOROTE
INTEGRANTES
: NAVARRO ORE, David QUISPE HUAMAN, Wagner Ember QUISPE MADUEÑO, Dante Willy URBAY VARGAS, Ruben D YACHAPA BARRIENTOS, Milan
Ayacucho – Perú Perú 2012
1. PERFIL DEL NEGOCIO MISIÓN: Brindar productos de alta calidad y atención personalizada a cada una de nuestros clientes a fin de lograr la fidelidad de ellos con un equipo altamente calificado con un buen precio, contando también con un local agradable, higiénico y seguro.
VISIÓN: Convertirnos en una empresa líder en el ámbito de la producción y venta de comida rápida (PIZZA y pastas), así como extender nuestra cadena de tiendas por el resto del territorio Peruano.
POLÍTICAS: Somos una empresa seria que se preocupa por brindar la mejor calidad en productos y atención, comprometidos en asegurar las expectativas de nuestros clientes, en base a las siguientes políticas: La máxima calidad y seguridad en los productos, verificando todas las fases de producción y selección de productos, desde los ingredientes hasta la preparación en el restaurante. El servicio es muy importante ya que se desea que el cliente este en todo momento al 100% de satisfacción. Los restaurantes Toto’s prestan una atención permanente a la limpieza e higiene de sus instalaciones. instalaciones. Valor, ya que ofrece comida nutritiva y saludable, saludable , servida con rapidez en un ambiente agradable, el mejor precio.
2. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DEL NEGOCIO ACTIVIDADES PRIMARIOS: Preparación de diversos tipos de pizzas y pastas. Adquisición de insumos para la preparación de pizzas. Atención a los clientes. Capacitación mensual a los empleados.
SECUNDARIOS:
Entrega tipo delivery delivery de pastas y pizzas.
Limpieza y mantenimiento de los locales. Organización Organización de los l os insumos en los almacenes.
Pago a los proveedores.
ÁREAS: -
Gerencia General. Logística y almacén. Administración. Recursos Humanos. Ventas. Producción.
COMPETENCIAS: Competidores directos: -
Brendas Pizzas. Abuelos Pizzas. Italiana Pizzas.
Competencias Indirectas (productos sustitutos) -
Pollerías. Anticucheras. Comidas rápidas en general.
CANTIDAD DE EMPLEADOS:
Aproximadamente 45 empleados.
CANTIDAD DE CLIENTES:
200-250 por día dependiendo a festividades y feriados en todos los locales.
RITMO DE CRECIMIENTO DE CLIENTES (% ANUAL)
Aproximadamente 6%
TIPO DE SOCIEDAD:
S.A.C (Sociedad Anónima Cerrada )
ESTRUCTURA Y ORGANIGRAMA:
presidente Gerente general Gerente de mercadeo
Tesorería Gerente de Producción
Ventas
Publicidad Control de calidad
Insumos
equipos
METODOGIA BSP DE IBM TOTOS PIZZA I. OBTENCION DEL COMPROMISO El compromiso laboral en toda empresa es de suma importancia ya que este influirá mucho en el desempeño eficiente que tengan los colaboradores en la empresa, en el caso de la empresa en estudio TOTO’S PIZZA tiene muchas metas que lograr por lo tanto necesita apoyo eficiente de cada uno de
sus participantes y así liderar mediante monitoreo a los procesos de gestión Empresarial fortaleciendo una cultura organizacional participativa, orientada a la expansión del servicio y lograr la confianza en sus clientes, de esta forma Promover la innovación tecnológica para la mejora de procesos y Sistemas de Información Gerencial y Operativo es así como, asegurara una calidad adecuada del sistema operacional cumpliendo los estándares de calidad y preservando el medio ambiente.
II. PREPARAR EL ESTUDIO En este proceso se determinara cómo influye la actitud de cada uno de los trabajadores es decir como el trabajo en equipo será fundamental ya que con una preparación adecuada puede lograrse un ahorro de gran cantidad de trabajo y tiempo, así evitar las frustraciones y una mejor calidad de servicio, es por eso que cada uno de los colaboradores deben tener bien claro sus funciones básicas y responsabilidades hasta el nivel de cargos que se encuentran previstos en el Cuadro para Asignación de Personal. Mencionaremos pautas para lograr el máximo de eficiencia dentro del grupo en estudio: ¿QUE SERA HECHO?
Se va desarrollar los productos de pizza y pastas con la mayor calidad
posible en su producción
¿PORQUE SERA HECHO? para satisfacer los paladares más exigentes en el rubro de comida rápida
¿QUE SE ESPERA DE ELLOS? Cumplir con sus expectativas del cliente y la captación de un cliente fijo Enmarcar la especificación de un clima laboral y responsabilidades inherentes al cargo, precisar líneas de responsabilidad entre los colaboradores, una interrelación entre colaboradores y la parte administrativa. - Describir las interrelaciones formales y funcionales de los cargos hacia el exterior e interior de la
organización. - Permitir que el personal que desempeña función administrativa operativa en la Entidad conozca con
claridad los deberes y responsabilidades del cargo asignado. - Describir las funciones principales y responsabilidades de los cargos que conforman la Estructura
Orgánica Institucional, delimitando la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.
III. COMENZAR EL ESTUDIO OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DEL ESTUDIO EN CADA PARTE DE LA ORGANIZACIÓN. Con cada dependencia o área de trabajo con sus respectivas actividades. Programación de actividades donde se detallan las acciones a realizar durante un periodo prudente. Información detallada por dependencia acerca de sus respectivas actividades a desarrollar:
PRESIDENTE:
Debido a las situaciones generalmente ilustradas en los niveles empresariales, es necesario estar atento a los posibles cambios que se puedan presentar en las organizaciones con las cuales estamos en un continuo ambiente de competencia, para así dar a conocer a cada uno de los departamentos pertenecientes a nuestra emp resa “totos pizza”, los cambios efectuados en las diversas organizaciones a nivel externo, así mismo analizar si la administración que se lleva a cabo en mi empresa, es la adecuada para su funcionamiento y, así mismo lograr extendernos en el mercado.
GERENTE GENERAL:
Dirigir y evaluar la gestión de los gerentes de cada unidad bajo mi dependencia. Fijación de pautas de coordinación aplicables por las áreas operativas bajo mi dependencia, seguimiento y control. Analizar el presupuesto general de la empresa y los desvíos significativos como una herramienta fundamental para la toma de decisiones. Suministrar a la tesorera los datos proyectados necesarios para la confección del presupuesto. Asistir a conferencias y convenciones donde se requiera la participación de la empresa. La generación de políticas de acción homogéneas en las diversas unidades de negocio para las prácticas comunes Evaluación, interpretación y transmisión a la Presidencia de la información generada sobre mi área Realización de análisis de la competencia, nuevas metodologías de prestación de servicios y atención de clientes.
GERENTE DE MERCADEO:
Debido a que el concepto de mercadeo requiere de una orientación hacia el cliente-consumidor, las actividades de la gerencia de mercadeo se centran en coordinar el precio, el producto, la distribución y las comunicaciones de nuestra oferta de bienes o servicios. En éste proceso debemos evaluar cuidadosamente el impacto que puede tener nuestra Empresa, sus fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas y ventajas competitivas.
TESORERA:
El cargo de tesorera, caen dentro de las áreas de decisión más comúnmente asociadas a la administración financiera: inversión (elaboración de presupuestos de capital,), financiamiento (relaciones de inversionistas, desembolso de dividendos) y administración de activos (administración de efectivo y de crédito). Para realizar un buen trabajo y responder con mis obligaciones de una manera efectiva y responsable se realizaran las siguientes estrategias: • Como son variadas las operaciones que tienen que verificarse, y sobre todo o más importante tomar
acción sobre aquellas comprometidas y no realizadas, para esto se harán una serie de visitas para ver si se están cumpliendo con las compras, precios de venta en los que se comprometieron los de este cargo y si va todo en orden.
• Para que todas las cuentas sean claras y organizadas se llevara una carpeta en orden de cada
movimiento, autorización que se realice dentro de la empresa ya sea, compra de producto, pagos, etc., con sus respectivas facturas, recibos y otras cosas que lo respalden. • Para que todos los miembros de la empresa se enteren de las cuentas o como van se efectuaran
reportes de caja (ingresos, egresos) en cada reunión que se haga para la entrega de informes de los gatos de producción y ventas; o salvo si son requeridas por alguna razón en especial.
En fin el desempeño de este cargo se hará de una manera responsable, comprometedora y correcta para el bienestar y un funcionamiento de la empresa totos pizza.
GERENTE DE PRODUCCION:
Descripción: Comprobar por medio de informes que cada uno de los empleados de la dependencia de producción realice de manera adecuada sus actividades correspondientes. Inspeccionar de forma permanente las actividades que se estén realizando en la dependencia de producción. Orientar las tareas de la mejor manera para así cumplir de la mejor forma los objetivos planteados en el cronograma de actividades. Ser estricto y organizado en el cumplimiento de las tareas, y así ser ejemplo para los demás trabajadores en la dependencia de producción.
Actividades: - Definir la fecha y sitio para la productividad - Preparación de la reunión de productividad - Insumos - Equipos - Control de calidad Verificar el estado actual de equipos para la producción. Crear cultura de trabajo en equipo para obtener mejores resultados en la producción. Realización de informes de la producción al gerente general de la empresa.
VENTAS:
Partiendo de nuestra visión como empresa la estrategia que utilizare para que nuestro objetivo se cumpla serán las siguientes: Manejar sensibilización del producto, pues hay que generar expectativa acompañada de interés. Ayudar a realizar publicidad vía web, pues es un medio de fácil acceso hoy en día y también de difusión muy grande. Manejare el servicio de ventas a domicilio; también por lo que no contamos con una empresa con una estructura física para hacer ventas en un local. Servicio puerta a puerta me parece una buena opción tanto de promoción como de venta. El producto que generaremos será galletas de Café, un producto desde mi punto de vista innovador en el mercado, que no ha sido explotado del todo en nuestra región lo cual nos abre puertas a un mercado competitivo. Va a ir dirigido en un principio a la ciudad de Ayacucho (rango de acción) pero tenemos como meta llegar a toda la región totos pizza.
PUBLICIDAD:
En primera instancia por medio de la web se realizara la publicidad de nuestra empresa, ya que podremos ofrecer nuestros productos haciendo uso de esta herramienta, esta se realizara por medio del blog de la empresa y haciendo uso de las redes virtuales para así facilitar la tarea publicitaria, por otra parte se realizaran cuñas publicitarias vía radial en la frecuencia 88.5 Mhz FM banda de los 2 metros. Adicionalmente se complementara la tarea publicitaria de nuestra empresa por medio de volantes, que nos ayude a darnos a conocer ante la comunidad ayacuchana por este medio y a nivel nacional vía web.
CONTROL DE CALIDAD:
Como punto principal se tendrá en cuenta los procesos, los costos, la cantidad del producto, el manejo higiénico de las materias primas para la producción. En un segundo plano pero no menos importante se controlara el sabor, la presentación (en forma de queso), y tiempos de producción para tener una mayor eficiencia en esta, lo cual nos permitir en un futuro suplir una demanda elevada. Al final de la jornada de producción se realiza un informe detallado de cada proceso que se realizó durante la producción, para efectos de control.
INSUMOS:
1. Recolección de información Información que proporciona el gerente de producción acerca de qué materia prima y en qué cantidad se necesita para la preparación de nuestro producto. La recolección de información de la materia prima necesaria: donde se consigue a buen precio, buena calidad y la marca, indagando en los principales almacenes de la ciudad, en donde se le hará un seguimiento de los precios de los respectivos materiales y la presentación de informes de la información obtenida.
2. Compra De acuerdo a la información suministrada por el gerente de producción acerca de la aprobación de la compra de las materias primas y la cantidad respectiva, se hará la compra de estos materiales y su respectivo almacenaje.
EQUIPOS:
La división técnica dentro de nuestra empresa es fundamental, es por ello que se requiere que la maquinaria y equipos se encuentren en capacidad de operar al máximo. Y para garantizarlo se realizara las siguientes actividades.1. Revisión periódica de maquinarias utilizadas en el procesamiento de los productos, verificando que se encuentre en óptimas condiciones de operación.2. Entregar al gerente de producción la maquinaria y equipos en operación en condiciones de óptima operatividad y salubridad.3. Estar presente y atento en todos los procesos de producción verificando el normal funcionamiento de los equipos.4. Generar informes al gerente de producción sobre el estado de los equipos utilizados en la producción.
IV. PROCESOS DE NEGOCIO Y DE SOPORTE a)
PROCESOS DE NEGOCIO POTABILIZACIÓN Y TRATAMIENTO DEL AGUA
El tratamiento del agua es el proceso de naturaleza físico-química y biológica, mediante el cual se eliminan una serie de sustancias y microorganismos que implican riesgo para el consumo o le comunican un aspecto o cualidad no deseables, y la transforma en un agua apta para consumir.
Todo sistema de abastecimiento de aguas que no esté provisto de medios de potabilización, no merece el calificativo sanitario de abastecimiento de aguas. En la potabilización del agua se debe recurrir a métodos adecuados a la calidad del agua origen a tratar. Considerando un agua superficial, de río, embalse, o subterránea, con unos problemas de calidad que estimamos como convencionales, el proceso o línea de tratamiento, considerado también convencional, consta de una serie de etapas más o menos complejas en función de la calidad del agua bruta objeto del tratamiento y se recogen en las siguientes consecuencias: o
Preoxidación y desinfección inicial con cloro, o permanganato potásico.
o
Coagulación-Floculación, con sales de aluminio o de hierro y coadyuvantes de la floculación (polielectrolitos), corrección del pH de coagulación con cal, sosa, o carbonato sódico.
o
Decantación, en diversos tipos de decantadores.
o
Filtración sobre arena, o sobre lecho mixto (arena y antracita) y determinados casos sobre lecho de carbón en grano
o
Acondicionamiento, corrección del pH por simple neutralización o por remineralización con cal y gas carbónico.
o
Desinfección final con cloro.
DESARROLLO Y MEJORAMIENTO EN LA CALIDAD DEL SERVICIO
Además de los problemas relativos a la cobertura de los servicios, el sector de agua y saneamiento de Ayacucho enfrenta problemas de calidad de servicio. Sin embargo, la calidad de servicio ha mejorado considerablemente durante los últimos años. Los distritos de Huamanga tienden a tener un servicio de mejor calidad.
ADQUISICIÓN Y ADMINISTRACION DE M.P. Y MAQUINARIAS
La producción de frutas y hortalizas destinadas a la industria de la transformación se caracteriza globalmente por la existencia de un cierto número de áreas de producción especializadas, cuya competitividad viene determinada por las condiciones agronómicas, costes del factor trabajo, calendarios de producción, hábitos de consumo y la estructura industrial y logística.
b) PROCESOS DE SOPORTE
ADM. DE RECURSOS FINANCIEROS
La administración del servicio de agua potable integrará y organizará los elementos necesarios para el cobro adecuado del servicio y control de los ingresos, para satisfacer necesidades de inversión, operación, mantenimiento y administración.
MANTENIMIENTO
Hay muchos programas de mantenimiento que ayudan a prolongar la vida útil y la productividad de nuestras numerosas instalaciones. Estos programas incluyen un programa de mantenimiento de válvulas de distribución, un programa de mantenimiento de grandes válvulas, un programa de mantenimiento de bocas de agua contra incendios, de pintura de bocas de agua contra incendios, de limpieza y revestimiento de tuberías y de lavado de tuberías.
PROGRAMA DE EDUCACION SANITARIA
La Educación Sanitaria es un proceso informativo y formativo, de comunicación horizontal, planificada y participativa, dirigida a promover estilos de vida saludables hábitos, usos y comportamientos a partir de las necesidades específicas del individuo, en materia de agua y saneamiento, salud e higiene y cuidada del medio ambiente.
ADM. RECURSOS HUMANOS
Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas. Al considerar la importancia del Proceso Administrativo en la administración del Recurso Humano, le permite a la empresa la interacción de los diferentes recursos que la integran. No se puede dirigir y controlar, sin antes haber definido qué se quiere, qué se persigue, cómo se ordena, cómo se relaciona.
V. DEFINIR LA ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN Para analizar los requerimientos de información, es necesario que un equipo de personal clave de cada una de las divisiones de la "EPSASA“, responda a las siguientes preguntas: 1. Cuáles son las decisiones EPSASA (procesos).
y
actividades
más
importantes
para
la
operación
de
2. Qué tipo de información se requieren para sustentar dichas decisiones y actividades. 3. Cual es la interrelación que existe entre los datos.
El resultado de la aplicación de la metodología en EPSASA es: o
Se identificó el producto o servicio que EPSASA brinda: metros/cúbicos m3
o
Se identificaron los recursos necesarios para suministrar el producto o servicio:
Materiales y equipos. Personal. Facilidades (planta o instalaciones) Dinero o
Debido a que todo producto, servicio y/o recurso debe pasar por las siguientes etapas:
Planeación o pronóstico. Adquisición o compra. Administración o producción.
Retiro o disposición.
Se analizaron cada uno de los recursos y el producto en cada una de estas etapas y se identificaron los procesos importantes que se muestran. A continuación se presenta un ejemplo de cómo aplicar el método al recurso de PERSONAL:
ETAPA 1 Planificar o pronosticar necesidades de personal Reclutar personal
ETAPA 2 Selección del personal Contratar personal
ETAPA 3 Administrar personal (incluye capacitar, administrar, sueldos, pagar personal .etc.)
ETAPA 4 Jubilación y retiro de personal
VI. DEFINIR LOS DATOS DEL NEGOCIO Para asegurar que en el diseño de las bases de datos quedan comprendidas todas las trayectorias necesarias para compartir información, es necesario definir las interrelaciones entre datos y es lo que se conoce como arquitectura de datos.
El diseño de la arquitectura de datos comprende el diseño de entidades y las relaciones que existen entre ellas, este es un trabajo en el que deben participar ingenieros en sistemas, y para elaborarlo se debe responder a las siguientes preguntas. I.
Cuáles son las entidades de la organización .
2.
Cuáles son las relaciones entre las entidades.
Dentro del estudio practicado la aplicación origino el siguiente resultado:
•
Identificación de entidades
Una entidad es algo sobre lo cual, la organización tiene interés duradero y la administración desea guardar datos para cualquier necesidad. Para EPSASA las entidades del cual necesitan vienen a ser los proveedores. •
Identificación de clases de datos
Previo a la identificación de clases de datos, se ha realizado un análisis de uso de datos, e1 cual hace referencia a los datos requeridos y creados por cada proceso, esto sirvió como base para la creación de clases de datos. Se entiende por clases de datos, el agrupamiento lógico de datos de una entidad de la organización, la identificación y descripción de las clases de datos relacionada con su proceso y la identificación y descripción de las clases de datos relacionada con su entidad.
Creación de la arquitectura de aplicaciones La arquitectura del sistema de información debe fragmentarse en piezas más pequeñas que se llaman aplicaciones.
Para crear la arquitectura de aplicaciones, el mismo personal clave de cada una de las divisiones corresponde a las siguientes preguntas: 1. Cuáles aplicaciones son básicas en el sistema de información. 2. Como
se interrelacionan estas aplicaciones
3. Cómo
se relacionan las aplicaciones actualmente en uso con las aplicaciones que se
han identificado.
VII. ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS ACTUALES En esta etapa analizaremos los Sistemas de información que necesitamos mejorar, de esta manera podremos relacionarlas con las unidades de la empresa y así poder evitar los problemas tanto internos como externos que existen. Adicionalmente, existen algunos elementos que hacen que totos pizza tenga problemas en los insumos, porque su carta de pizzas es muy limitada, los clientes tienen problemas para hacer otros tipos de pedidos. Estos puntos de vista se trabajaran en los respectivos cuadros identificando correctamente las actividades y ubicándolas a la s unidades que correspondan. MATRIZ SISTEMA/UNIDADES ORGANIZACIONALES
ORGANIZACIÓN
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
L A R E N E G A I C N E R E G
S A Z N A N I F Y N Ó I C A R T S I N I M D A . G
a í r e r o s e T e d d a d i n U
d a d i l i b a t n o C . o t p D
s e l a r e n e G . S y a c i t s í g o L . o t p D
s o n a m u H s o s r u c e R e d . o t p D
L A N O I C A R E P O A I C N E R E G
n ó i c c u d o r P e d . o t p D
a c i t s í g o l e d . o t p D
Instalación de servicios Mejoramiento en la atención Adm. De Recursos Humanos Adm. De Recursos Financieros Control de calidad C: Comprometido I: Involucrado Indirectamente C/I: Comprometido e
L A I C R E M O C A I C N E R E G
n ó i c a z i l a i c r e m o C e d . o t p D
s o t c e y o r P y s o i d u t s E e D . o t D
VIII. PERSPECTIVA DE LOS EJECUTIVOS En esta fase de la metodología BSP a cargo de los ejecutivos de la organización se analizará los distintos problemas presentes, en este caso TOTOS PIZZA identificaremos y validaremos las áreas de la matriz SISTEMA/UNIDADES para poder así realizar las entrevistas en dichas áreas.
N° Entrevista
Causa
Consecuencia
Procesos Causantes
Clases de datos causantes
Solución sugerida
1
El incremento de precio de los insumos que ocasionan que se elaboren una producción menor de pizzas.
Desabastecimiento de los insumos.
Fenómenos naturales, much demanda de insumos
2
Conflicto con los clientes por la falta de más ingredientes.
Reclamo alterado por parte de los clientes.
Solo elabo- Departamento de Mejoramiento de ran pocas producción los servicios que Pizzas. brinda la empresa.
3
Problema con los clientes por alza de precio de las pizzas.
Reclamos, por la alza de precios.
Los insumos son cada vez mas escasos
Proveedores, y Los distribuidor- Constante es supervisión de Los almacenes de los insumos
Departamento de Inspección de los logistica. precios sean Estándar en todo Sus locales.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. Se ha elaborado estudios anteriores de planes estratégicos provenientes de GTZ Pro Agua y El Sistema de Fortalecimiento de Capacidades del Subsector Saneamiento es Necesario entregarlos a cada uno de los gerentes con la finalidad de conocer las Actividades que debieron realizarse en ese periodo de tiempo. 2. Existe una gran predisposición a colaborar con el desarrollo de los talleres, pero es Necesario la mayor participación de las empleados base (aquellos empleados que Tienen la mayor cantidad de años laborando en la empresa) debido a que tienen una Perspectiva más amplia de la empresa 3. Es necesario proponer un curso de capacitación en temas de planeamiento estratégico a todo el personal especialmente de alta dirección de la empresa.
4. El Plan Estratégico elaborado deberá ser implementado tanto por les gerentes, Directores y todos los responsables del manejo institucional de la empresa. 5. Cada uno de los gerentes que contribuyó al desarrollo del plan estratégico deberá de Exponer ante su personal los objetivos trazados durante el periodo de vigencia (2010 2014) de igual manera establecer planes de trabajo orientados al cumplimiento de los Objetivos estratégicos y específicos.
