SISTEM SARAN (Suggestion System)
Disusun oleh : Achmad Fadillah Joehar Anwary Pamungkas
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
I.
Latar Belakang
Manajemen Jepang berusaha untuk melibatkan karyawan dalam KAIZEN melalui sistem saran. Jadi, sistem saran merupakan bagian penting dalam sistem manajemen yang ada, dan jumlah karyawan dipandang sebagai kriteria penting dalam mengkaji ulang performa penyelia. Manajer dari penyelia sebaliknya diharapkan membantunya sehingga mereka dapat membantu karyawan untuk memberikan lebih banyak saran lagi. Banyak perusahaan Jepang yang aktif dalam program KAIZEN memiliki sistem pengendalian mutu dan sistem saran yang bekerja serempak. Peranan tingkatan GKM dapat dimengerti lebih baik bila kita memandangnya secara kolektif sebagai sistem saran yang berorientasi pada kelompok untuk melaksanakan penyempurnaan.Salah satu ciri khas manajemen Jepang ialah memperoleh sebanyak mungkin saran dari karyawan, kemudian manajemen bekerja keras untuk mempertimbangkan saran itu, dan sering kali memasukkannya ke dalam strategi KAIZEN secara menyeluruh. Sudah lazim untuk manajemen puncak perusahaan terkemuka Jepang untuk meluangkan sehari penuh mendengarkan penyajian kegiatan GKM, dan memberikan imbalan yang didasarkan atas kriteria yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Manajemen bersedia memberi penghargaan atas usaha karyawan demi penyempurnaan dan memberikan pujian dimana perlu. Sering kali sejumlah saran ditempelkan secara pribadi pada tembok tempat kerja untuk merangsang persaingan antara kelompok.Aspek penting lain dari sistem saran adalah bahwa setiap saran, sekali dilaksanakan merupakan standar yang direvisi. Misalnya, bila sebuah alat khusus telah dipasang pada suatu mesin berdasarkan saran seorang karyawan, karyawan itu dituntut untuk bekerja dengan cara lain, yang mungkin hasus lebih teliti. Tetapi, karena standar baru telah dipasang atas kehendak karyawan, dia bangga atas standar baru itu dan bersedia untuk mematuhinya. Sebaliknya bila dia disuruh untuk mematuhi standar yang telah ditetapkan oleh manajemen, belum tentu dia mau mematuhinya sebaik itu.
II.
Pengertian Sistem Saran
Sistem saran, adalah suatu sistem yang merupakan salah satu bagian dari Kaizen, yang intinya adalah memberdayakan karyawan untuk ikut bertanggung jawab terhadap kesuksesan dari perusahaan. Sistem saran sebagai sarana menumbuhkan minat terhadap kaizen, yaitu dengan memberdayakan karyawan dalam mengajukan saran, betapapun kecil arti saran tersebut. Membudayakan pola pikir kaizen dan disiplin diri di kalangan karyawan adalah sasaran utama sistem saran
III.
Tahapan – tahapan sistem saran
`Suggestion` pada dasarnya adalah suatu ide, yang bisa diterima, namun juga bisa ditolak. Anda menyerap `suggestion` dari seluruh karyawan, dan memberlakukan sistem `terima` atau `tolak`. Suggestion system meliputi tiga tahap, antara lain:
Encouragement, dimana pada tahap ini manajemen perlu untuk mendorong karyawan-karyawannya menyampaikan saran, baik itu saran minor sekalipun. Hal ini ditujukan supaya karyawan dapat memandang bagaimana cara mereka bekerja selama ini.
IV.
Education, tahap dimana manajemen perlu untuk menyediakan pendidikan bagi karyawannya, sehingga mereka dapat memberikan saran yang lebih baik lagi. Untuk memungkinkannya dapat menganalisa dan memberi saran lebih baik, itu membutuhkan pendidikan.
Efficiency, yakni tahap dimana karyawan sudah terlibat dan terdidik, maka kemudian perusahaan dapat memperoleh manfaat ekonomi dari suggestion system tersebut.
Proses sistem saran Sistem Saran merupakan salah satu ciri khas manajemen Jepang. Jadi prosesnya adalah: memperoleh sebanyak mungkin saran->mempertimbangkan-> memasukkannya kedalam strategi kaizen Aspek penting: Saran->dilaksanakan->standar yang direvisi.
V.
Peranan manajemen dalam implementasi dan operasi sistem
Membuat Kebijakan
Mengadakan Sistem Saran
Mempromosikan Sistem Saran
Evaluasi Saran dan Sistem Saran
Melaksanakan Saran
Menghargai Karyawan
Memperbaiki Sistem Saran
1.
Membuat Kebijakan, langkah ini mencakup usaha men gembangkan suatu kebijakan yang akan menjadi pedoman bagi sistem saran. Kebijakan ini harus menerangkan secara jelas mengenai komitmen perusahaan terhadap sistem saran, jenis penghargaan yang akan digunakan, bagaimana saran dievaluasi dan bagaimana sistem saran itu sendiri akan dievaluasi.
2. Mengadakan Sistem Saran, langkah ini merupakan pelaksanaan sistem saran dengan jalan: o
Meminta dan mengumpulkan masukan dari karyawan
o
Mencatat dan menjawab saran
o
Memantau saran-saran
o
Melaksanakan atau menolak saran
3. Mempromosikan Sistem Saran, langkah ini dilakukan dalam rangka meningkatkan minat dan partisipasi karyawan dalam sistem saran yang diterapkan.
4.
Evaluasi Saran dan Sistem Saran, langkah ini meliputi usaha melatih penyelia dan manajer mengenai cara mengevaluasi setiap saran dan sistem saran secara keseluruhan.
5.
Melaksanakan Saran, langkah ini merupakan langkah yang sangat penting karena apabila saran yang baik tidak segera dilaksanakan maka sistem saran tersebut akan kehilangan kredibilitas.
6. Menghargai Karyawan, penghargaan terhadap saran yang diterima dapat diberikan dalam berbagai bentuk, misalnya dalam bentuk uang pengakuan umum dan hadiah. Selain diberikan kepada karyawan secara individual ada baiknya bila diberikan kepada tim atau departemen yang paling banyak memberikan saran yang diterapkan.
7. Memperbaiki Sistem Saran, identifikasi dan koreksi terhadap kelemahan sistem saran yang diterapkan sangat perlu dilakukan. Perbaikan terus-menerus perlu dilakukan dalam tahap mengumpulkan masukan, memantau saran, mengevaluasi saran dan waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan saran.
VI.
Manfaat sistem saran Suatu suggestion system mempunyai beberapa manfaat utama bagi perusahaan yang menerapkannya, antara lain: Empowerment
Dengan adanya suggestion system, karyawan akan tergerak untuk menyampaikan ide dan sarannya, sehingga mereka dapat berkontribusi supaya pekerjaannya sendiri dan lingkungan kerja tersebut berjalan dengan lebih baik. Sehingga, ini meningkatkan sense of ownership terhadap kesuksesan pekerjaan dan perusahaan.
Positive Morale
Suggestion system juga dapat memberikan implikasi positif terhadap etos kerja karyawan. Karyawan akan merasa bahwa manajemen mempertimbangkan sarannya, apalagi jika ide/saran tersebut dijalankan, maka hasilnya akan bisa meningkatkan semangat kerja, dan memicu kepuasan kerja. Karyawan juga akan lebih termotivasi untuk berkontribusi lebih banyak lagi.
VII.
Kunci sukses suggestion system di jepang Mengapa perusahaan enggan untuk menerapkan suggestion system? Jon Miller dari Gemba Research menjelaskan empat keberatan yang dihadapi perusahaan dalam makalahnya `The Suggestion System is No Suggestion`. 1. menciptakan birokrasi untuk mengkaji dan mengevaluasi ide 2. membayar untuk ide, yang sudah menjadi bagian dari pekerjaan setiap orang 3. `suggestion` pada akhirnya malah menjadi komplain 4. sulit menemukan sumber daya untuk mengimplementasikan ide
Di makalah tersebut, ia juga menyampaikan solusi terhadap empat keberatan tersebut. Ini berdasarkan observasi dan studi terhadap Toyota dan perusahaan Jepang lainnya. Mereka punya suggestion system yang sangat powerful dan efektif.
1. Idea acceptance is a given
Perusahaan memahami betul bahwa implementasi ide akan dapat mendorong kinerja, sekaligus menghemat. Ketika suatu ide yang kreatif di-submit, maka ide langsung diimplementasikan. Proses review terjadi, namun di level rendah, biasanya adalah supervisor. Sehingga, ide tersebut bisa langsung diimplementasikan oleh orang yang memiliki ide. Biasanya, ide ini akan seputar pada area kerja masing-masing individu, jadi mereka bisa langsung mengimplementasikannya.
2. Pay Per Reward
Toyota memberikan uang cash kepada karyawannya untuk setiap ide yang diimplementasikan dan menghasilkan penghematan. Ide ini dievaluasi oleh supervisor, kemudian hasil reward ditambahkan ke dalam perhitungan gaji. Reward ini berkisar antara $5 hingga $2000, tergantung hasil yang dibawanya. Reward ini berasal dari anggaran untuk training, karena Toyota mempercayai bahwa metode ini efektif dalam menyediakan training bagi karyawan, dibandingkan dengan training dalam kelas. Toyota memandang bahwa reward tersebut berfungsi sebagai rasa terima kasih bahwa karyawan sudah meluangkan waktunya untuk memikirkan ideide yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
3. Coaches Help Ideas Grow
Banyak perusahaan yang menerapkan suggestion system seperti menaruh `suggestion box` namun hanya sesaat kemudian mati, dan lebih banyak komplain dibandingkan ide. Bagaimana Toyota bisa sukses? Ternyata, kuncinya adalah interaksi antara karyawan dengan supervisornya. Supervisor adalah seorang Idea Coach. Karyawan yang punya ide, namun dibantu oleh supervisor, maka ide tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut lagi, dipoles supaya lebih bagus. Jika karyawan tidak punya ide, coach dapat memberikan hint, arahan, yang jelas ia bertanggung jawab untuk bekerjasama dengan karyawan supaya mereka menghasilkan ide.
4. Implement Ideas Yourself
Solusi yang paling sederhana dan masuk akal yaitu: ide diimplementasikan sendiri. Biasanya ide ini seputar area kerja individu tersebut, dan merupakan ide-ide kecil, sehingga bisa langsung diimplementasikannya. Jika terdapat sumber daya luar yang dibutuhkan, maka supervisor akan melakukan koordinasi. Suggestion system akan menghasilkan banyak sekali ide dan saran, yang pada intinya semuanya bermaksud untuk mengoptimalkan kinerja. Ujung-ujungnya, tentu akan berdampak positif terhadap finansial, entah itu bersifat efisiensi, ergonomis, atau ide mengenai produk baru. Lihat saja Toyota, dalam kurun waktu 40 tahun, dapat menghasilkan sekitar 20 juta saran. Tentunya ini menghasilkan penghematan yang luar biasa bagi Toyota.
VIII.
Kesimpulan Jadi, sistem saran sangat penting bagi perusahaaan karena diambil berdasarkan ide – ide dari setiap karyawannya guna mengembangkan & meningkatkan kualitas produk serta ikut bertanggung jawab terhadap kesuksesan perusahaan tersebut.
IX. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Daftar Pustaka shelmi.wordpress.com/2008/11/24/kaizen-2/www.scribd.com/doc/MANAGEMEN-GEMBA-KAIZENelib.unicom.ac.id/download/php?id=17689 Staff.uny.ac.id/sites/default/files/.../Drs...Pd..../kaizen%20manajemen.pdf Repository.binus.ac.id/content/N0702/N070283614.ppt www.youtube.com/watch?v=QRUH6RH7RXE
