KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
Ministry Of Education Malaysia) ( Ministry
BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (Human Resource Management Division)
ARAS 1-5 DAN 12-14, BLOK E12, KOMPLEKS E PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62604 PUTRAJAYA
Ruj. kami Tarikh
Telefon
: +603-8884 6000 (Talian Umum)
Faks
:
+603-8888 6292
Laman web
:
http://www.moe.gov, my
KPMSP. 500-3/16/1( 6$) I
Januari 2016 Rabiulakhir 1437H
SEMUA KETUA BAHAGIAN EMU A PENGARAH PENDIDIKAN NEGERI
YBhg. Datuk/ Dato’/ Datin/ Tuan/ Puan,
SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI GRED N11/N14 DI KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA Dengan hormatnya saya diarah untuk menarik perhatian YBhg. Datuk/ Dato' / Datin/ tuan/ puan kepada perkara di atas
Untuk maklumat YBhg. Datuk/ Dato'/ Datin/ tuan/ puan, Bahagian 2. Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) telah N11/N14. /N14. Senarai tugas ini menyediakan Senarai Tugas Pembantu Operasi Gred N11 disediakan dengan merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 19 Tahun 2013 dan juga hasil mesyuarat yang diadakan bersama wakil Kesatuan Pembantu Operasi Perkhidmatan Awam Semenanjung Malaysia (KEPSI). Sehubungan dengan itu, bersama-sama ini disertakan Senarai Tugas 3. Pembantu Operasi Gred N11/N14 di KPM untuk rujukan dan panduan pihak YBhg. Datuk/ Dato’/ Datin/ tuan/ puan seperti di lampiran-lampiran berikut: i)
Pembantu Operasi di Bahagian/ Jabatan Pendidikan Negeri/ Pejabat Pendidikan Daerah ; dan
LAMPIRAN A : Senarai Tugas
ii) LAMPIRAN B KPM.
:
Senarai Tugas Pembantu Operasi di Sekolah/ lnstitusi
Kerjasama pihak YBhg. Datuk/ Dato’/ Datin/ tuan/ puan juga adalah dimohon 4. untuk mengedarkan senarai tugas ini kepada semua Pejabat Pendidikan Daerah/ sekolah/ institusi di bawah seliaan YBhg. Datuk/ Dato’/ Datin/ tuan/ puan. Perhatian dan kerjasama YBhg. Datuk/ Dato’/ Datin/ tuan/ puan dalam hal ini 5. adalah amat dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.
Sekian.
"SEHATI
SEJIWA” “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
(JAMIL BIN RAKON) Bahagian Pengurusan Sumber Manusia b.p. Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia s. k.
i)
KSU
ii)
TKSU (P)
iii)
TSUBK(SM)
iv)
TSUB(SM)D
v)
TSUB(SM)J
vi)
TSUB(SM)K
vii)
KPSU(SM)T/W
viii)
Presiden Kesatuan Pembantu Operasi Perkhidmatan Awam Semenanjung Malaysia (KEPSI), No.72 Tingkat 1, Bangunan Yeoh Cheng Liam, Batu 1°7 Jalan Meru, 41050 Klang
SELANGOR
LAMPIRAN A
SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI DI BAHAGIAN/ JABATAN PENDIDIKAN NEGERI/ PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH 1.
Mengendalikan tugas penyampaian atau kutipan surat/ dokumen/ saman/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan. 1.1 Mengambil surat luaran dari pigeon to/e dan mesin faks. 1.2
1.3 1.4 1.5 1.6 1.7
2.
Merekod/ mendaftar surat masuk dan surat keluar he dalam Buku Daftar Surat Masuk/ Keluar dan dicap terima (kecuali surat berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir. Mengedar surat yang diterima kepada seksyen/ unit/ kakitangan yang berkenaan Mengedar surat dalaman/ pekeliling dan surat panggilan mesyuarat kepada seksyen/ unit/ kakitangan yang berkenaan. Menghantar surat-surat ke pejabat pos dan Bahagian/ Sektor yang berkenaan. Mengurus Cranking Surat - agihan mengikut berat surat dan nilai surat, buat cetakan nilai dan hantar ke Pejabat Pos. Mendaftar dan membuat salinan Buku Perkhidmatan Kerajaan yang diterima (secara serahan tangan/ pos berdaftar dan lainlain) serta mengagihkan kepada pegawai yang mengendalikan urusan perkhidmatan.
Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen. 2.1 Membuat salinan dokumen/ surat/ memo dan lain-lain. 2.2 Mencetak, mengetip, menjilid dan binding dokumen yang diperlukan. 2.3 Menyelenggara mesin fotostat serta memastikan dokumen yang dicetak/ disalin direkod di dalam Buku Daftar Penggunaan Mesin Fotostat. 2.4 Mengurus kerja-kerja digital filing seperti mengimbas surat masuk dan keluar. 2.5 Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen/ fail di rak! kabinet besi yang disediakan atau di tempat penyimpanan 2.6 Memastikan borang-borang khas (pinjaman komputer, borang cuti dan lain-lain) mencukupi.
LAMPIRAN A
Mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang atau peralatan bekalan dari stor pejabat. 3.1 Membantu dalam urusan mengambil, mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang dari stor pejabat. 3.2 Membantu kerja-kerja pelupusan aset yang telah usang dan tidak diperlukan. 4.
Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan selepas mesyuarat serta memastikan peralatan di bilik mesyuarat disenggara dengan baik. bilik mesyuarat, 4.1 Menerima tempahan mengemas dan memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik sebelum dan selepas mesyuarat. 4.2 Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan untuk kegunaan mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi. 4.3 Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi. Membantu membawa peralatan penggambaran/ peralatan ICT dan memastikan keselamatan peralatan berkenaan.
6.
Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang masa. 6.1 Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk bacaan/ rujukan pelanggan. 6.2 Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail. 6.3 Memastikan tahap kebersihan ruang kerja/ pejabat dalam keadaan baik. 6.4 Membantu mengemaskini papan maklumat pejabat berkaitan pentadbiran.
7.
Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan. 7.1 Membawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan ) sekiranya ketiadaan pemandu. Membantu dan menjadi urus setia bengkel/ kursus/ mesyuarat sekiranya diarahkan.
LAMPIRAN A
9.
Bertugas di kaunter pertanyaan/ kaunter utama mengikut jadual.
10. Membantu dalam penyediaan Kad Perakam Waktu. 11. Tugas- tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.
LAMPIRAN B
SENARAI TUGAS PEMBANTU OPERASI DI SEKOLAH/ INSTITUSI KPM
1.
Mengendalikan tugas penyampaian atau kutipan surat/ dokumen/ saman/ notis dengan sempurna, cekap dan berkesan. 1.1 Mengambil surat luaran dari pigeon to/e dan mesin faks. 1.2
13
1.4 15 2.
Merekod/ mendaftar surat masuk dan surat keluar ke dalam Buku Daftar Surat Masuk/ Keluar dan dicap terima (kecuali surat berstatus sulit) dan menyerahkan kepada Ketua Pembantu Tadbir. Mengedarkan surat yang diterima kepada unit/ kakitangan yang berkenaan. Mengedarkan surat dalaman/ pekeliling dan surat panggilan mesyuarat kepada unit/ kakitangan yang berkenaan Menghantar surat-surat ke pejabat pos.
Membantu membuat salinan pendua dan penjilidan dokumen. 2.1 Membuat salinan dokumen/ surat/ memo. 2.2 Mencetak, mengetip, menjilid dan binding dokumen yang 2.3
24 25
diperlukan. Menyelenggara mesin fotostat serta memastikan dokumen yang dicetak / disalin direkod di dalam Buku Daftar Penggunaan Mesin Fotostat. Mencari, menyimpan dan menyusun dokumen/ fail di rak/ kabinet besi yang disediakan atau di tempat penyimpanan. Memastikan borang-borang khas (pinjaman Computer, borang cuti dan lain-lain) mencukupi.
Mengangkat, menyus un dan mengemas barang-barang atau peralatan bekalan dari stor pejabat. 3. 1 Membantu dalam urusan mengambil, mengangkat, menyusun dan mengemas barang-barang dari stor pejabat. 3.2 Membantu kerja-kerja pelupusan aset yang telah usang dan tidak diperlukan.
4.
Mengemas dan menyusun atur bilik mesyuarat sebelum dan
selepas mesyuarat serta memastikan mesyuarat disenggara dengan baik. 4. 1
peralatan
di
bilik
bilik mesyuarat, dan Menerima tempahan mengemas memastikan susun atur bilik mesyuarat dalam keadaan baik
LAMPIRAN B
4.2
4.3
sebelum dan selepas mesyuarat. Membantu kerja-kerja penyediaan peralatan dan bahan-bahan untuk kegunaan mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi. Memastikan kebersihan tempat sebelum, semasa dan selepas mesyuarat, bengkel, kursus dan lain-lain majlis rasmi.
Membantu membawa peralatan penggambaran/ peralatan ICT dan memastikan keselamatan peralatan berkenaan. 6.
Memastikan kebersihan dan kekemasan pejabat sepanjang masa. 6.1 Menyusun dan mengemas buku-buku dan majalah untuk bacaan/ rujukan pelanggan. 6.2 Menjaga kebersihan bilik penyimpanan fail. 6.3 Memastikan tahap kebersihan ruang kerja/ pejabat dalam keadaan baik. 6.4 Membantu mengemaskini papan maklumat sekolah berkaitan pentadbiran sekolah
7.
Melaksanakan tugas pemanduan kenderaan pada bila-bila masa apabila diarahkan oleh Ketua Jabatan. 7. 1 Membawa kenderaan pejabat (atas kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan) sekiranya ketiadaan pemandu. Membantu dan menjadi urus setia bengkel/ kursus/ mesyuarat sekiranya diarahkan.
9.
Membantu merekod dan menguruskan pengambilan dokumendokumen seperti sijil-sijil peperiksaan UPSR/ PMR/ PT3/ SMA/ SPM/ STPM/ STAM dan Surat Akuan/ Sijil Berhenti Sekolah.
10. Bertugas di kaunter pertanyaan/ kaunter utama mengikut jadual. 11.
Membantu dalam urus an bank seperti membayar bil dan lain-lain.
12. Membantu dalam penyediaan Kad Perakam Waktu.
2
LAMPIRAN B
13.
Membantu urus an pendaftaran murid baru dan pertukaran murid.
14. Tugas- tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa.
