Makalah Manajemen Farmasi
Organisasi dan Sumber Daya Manusia di Apotek
Kelompok 4:
Aat Masfufatul Arifiyah
17344045
Ade Sandra Purwati
17344046
Ristyo Winarsih
17344049
Indah Diantika
17344050
PROGRAM PROFESI APOTEKER FAKULTAS FARMASI INSTITUT SAINS DAN TEKNOLOGI NASIONAL DEPOK 2017
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat berkat dan kasih-Nya kasih-Nya sehingga sehingga penulis penulis dapat menyelesaik menyelesaikan an penulisan penulisan makalah makalah berjudul berjudul “Organisas “Organisasii dan Sumber Sumber daya daya Manusia di Apotek”. Apotek”. Makalah Makalah ini disusun disusun dalam rangka pemenuhan tugas Manajemen Farmasi. Makalah ini ini berisi tentang tentang apotek, struktur organisasi di apotek, sumber s umber daya manusia di apotek beserta tugas dan tanggung jawabnya, serta peringatan dan pemecatan sumber daya manusia di apotek. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini namun penulis berharap makalah ini dapat berguna bagi setiap pembaca.
Tim Penulis,
2012
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR
ii
DAFTAR ISI
iii
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang
1
1.2 Rumusan masalah
1
1.3 Tujuan penulisan
1
1.4 Metode penulisan
2
1.5 Sistematika penulisan
2
BAB 2 ISI 2.1 Apotek
3
2.1.1 Pengertian apotek
3
2.1.2 Tugas dan fungsi apotek
3
2.1.3 Manajemen fungsi
3
2.2 Struktur organisasi di apotek
4
2.2.1 Struktur organisasi apotek yang ideal
5
2.2.2 Struktur organisasi apotek kecil
6
2.2.3 Maksud dan tujuan struktur organisasi
7
2.3 Sumber daya manusia
7
2.3.1 Pekerjaan kefarmasian
7
2.3.2 Sumber daya manusia di apotek
8
2.3.3 Deskripsi pekerjaan 2.4 Sistim operasional
10 13
2.4.1 Sistim pembelian
13
2.4.2 Sistim gudang
18
2.4.3 Sistim pelayanan dan penjualan
21
2.4.4 Sistim keuangan
26
2.4.5 Sistim pembukuan (ketatausahaan)
28
BAB 3 PENUTUP 3.1 Kesimpulan
32
3.2 Saran
32
DAFTAR PUSTAKA
33
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Apotek dalam pelaksanaannya membutuhkan pengelolaan sumber daya manusia yang tepat. Hal tersebut ditunjukkan oleh struktur organisasi yang terdapat di Apotek. Pengelolaan organisasi di apotek merupakan hal penting yang membutuhkan pertimbangan serta manajemen yang tepat. Struktur organisasi dalam apotek bertujuan untuk membagi tanggung jawab sumber daya manusia di apotek agar setiap orang memiliki tanggung jawab yang jelas, sehingga pelaksanaannya dapat lebih efektif dan efisien. Oleh sebab itu diperlukan suatu gambaran mengenai pengelolaan sumber daya manusia di apotek yang meliputi struktur organisasi, jumlah sumber daya manusia, jenis pekerjaan, deskripsi pekerjaan, kriteria sumber daya manusia, peringatan dan pemecatan sumber daya manusia. Diharapkan melalui gambaran yang diberikan, pembaca dapat mengetahui tentang pengelolaan yang harus dilakukan dalam sistem manajemen apotek sehingga dapat mempertimbangkan halhal terkait dengan sumber daya manusia di apotek dan pengelolaannya.
1.2
Rumusan Masalah
Bagaimana gambaran mengenai pengelolaan organisasi apotek meliputi jumlah sumber daya manusia, jenis dan deskripsi pekerjaan, kriteria sumber daya manusia, serta peringatan dan pemecatan pada sumber daya manusia di apotek?
1.3
Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan makalah ini, yaitu memberikan gambaran kepada pembaca mengenai hal-hal penting terkait pelaksanaan sistem di apotek berdasarkan tanggung jawab organisasi. organisasi.
1.4
Metode Penulisan
Dalam penulisan makalah kali ini, penulis menggunakan metode studi pustaka, pencarian dari internet, dan diskusi.
1.5
Sistematika Penulisan
Makalah ini terdiri dari tiga t iga bab, bab I yaitu bab pendahuluan yang berisi latar belakang, rumusan r umusan masalah, tujuan penulisan, metode penulisan, dan sistematika penulisan; bab II yaitu bab isi yang terdiri pengertian, gambaran organisasi di apotek, sumber daya manusia di apotek, pembagian tugas, dan sistem operasional, bab III yaitu bab penutup yang yang terdiri dari kesimpulan.
BAB 2 ISI
2.1
Apotek
2.1.1
Pengertian Apotek
Menurut PP No.51 tahun 2009 tentang pekerjaan kefarmasian, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian oleh Apoteker.
Pengertian
apotek
menurut
Kepmenkes
RI
No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek, yang dimaksud dengan apotek adalah suatu tempat tertentu dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat.
2.1.2
Tugas dan Fungsi Apotek
Berdasarkan PP No. 25 tahun 1980 tentang perubahan atas peraturan pemerintah No. 26 tahun 1965 tentang apotek, tugas dan fungsi apotek adalah: 1. Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah jabatan. 2. Sarana farmasi tempat dilakukannya kegiatan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan penyerahan obat atau bahan obat. 3. Sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan oleh masyarakat secara luas dan merata. 4. Sarana pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi l ainnya kepada tenaga kesehatan lain dan masyarakat, termasuk pengamatan dan pelaporan mengenai khasiat, keamanan, bahaya dan mutu obat.
2.1.3
Manajemen Manajemen Fungsi
Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-fungsi manajemen dalam menyusun rencana kerja ( planning) planning) untuk mencapai suatu tujuan. Karena untuk melaksanakan rencana kerja tidak mungkin dilakukan oleh satu fungsi, maka organisasi (apotek) membagi-bagi pekerjaan (organizing) yang ada di apotek dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab pada setiap fungsi.
Kemudian masing-masing fungsi melaksanakan rencana kerja (actuating) (actuating) sesuai dengan fungsi pekerjaan dan sasaran yang akan dicapainya. Berikut ini akan dijelaskan mengenai: Struktur organisasi apotek, uraian pekerjaan (job des cription), sistem operasional yang berlaku pada setiap fungsi, dan sistem pengawasan internal.
Gambar 1. Aplikasi fungsi-fungsi manajemen
2.2
Struktur Organisasi di Apotek Apotek
Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan fungsi-fungsi yang terdapat dalam suatu organisasi. Seorang APA harus dapat memprediksi dan membentuk struktur organisasi di apotek, disertai dengan uraian fungsi dan tugas serta wewenang dan tanggung jawab. Hal ini dilakukan agar dapat mengetahui kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan tipe orang yang bagaimana yang dapat melaksanakan fungsi kegiatan tersebut, sehingga apotek dapat beroperasi sesuai dengan rencana.
2.2.1
Struktur organisasi apotek yang ideal
Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi apotek yang dikatakan ideal.
APA (Apoteker)
Fungsi Pembelian AA
Fungsi Gudang (AA)
Fungsi Penjualan (AA)
Asisten Apoteker
Juru Resep
Fungsi Keuangan
Adm Pemb
Fungsi Pembukuan
Adm Penj
Gambar 2. Stuktur organisasi apotek yang ideal
Adm K/B
Adm Pajak
2.2.2
Struktur Organisasi Apotek Kecil
Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi apotek kecil.
Apoteker Penanggungjawab Apotek (A.P.A) Kasir Besar
TU Asisten Kepala
pagi
sore
Kepala Regu I
Kepala Regu II
Asisten Apoteker
Asisten Apoteker
Juru resep Kasir / H.V
Juru resep Kasir / H.V
Pesuruh
Pesuruh
Gudang Keterangan :
1.
Urusan pembelian dilakukan oleh A.P.A
2.
Asisten Kepala merangkap sebagai Kepala Regu I atau Kepala Regu II, membawahi 1 orang juru resep dan 1 orang kasir depan yang merangkap uga uga sebagai penjual obat bebas (H.V) serta 1 orang tenaga kasar (pesuruh).
Gambar 3. Struktur organisasi apotek kecil
2.2.3
Maksud dan tujuan struktur organisasi
Struktur organisasi memiliki maksud dan tujuan berikut : 1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang hendak dicapai melalui kerja sama yang teratur dan kontinu antara karyawan yang bersangkutan. Sebagai konsekuensinya, untuk mencapai tujuan tersebut harus ada kesat uan pimpinan (Unity of Command and Unity of Direction ) 2. Ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen. 3. Ada kesesuaian perimbangan antara tugas, tanggung jawab dan wewenang. 4. Melimpahkan tanggung jawab dan tugas secara tepat dan jelas. 5. Menyusun organisasi dengan mengikuti garis tata hubungan bawah-atasan, dimulai dari bawah ke atas dan berakhir pada pucuk pimpinan organisasi 6. Pimpinan wajib mengawasi perintah-perintahnya secara organisasional dan merupakan hubungan integral dari kehidupan organisasi. 7. Beberapa asas harus dipenuhi seperti : a. Asas tahu diri, yaitu masing-masing warga sadar dan tahu tempatnya di dalam organisasi dan berpegang teguh pada posisinya. b. Asas kontinuitas, yaitu tugas tetap berjalan meskipun ada seseorang yang sakit, cuti dan sebagainya. c. Asas komunikasi, yaitu adanya pertukaran informasi antara bagian di dalam organisasi. d. Asas koordinasi, yaitu merupakan pelengkap dari asas pembagian kerja. e. Asas saling asuh antar bagian, yaitu dicegah adanya rasa lebih penting dari bagiannya terhadap bagian lain. Hal ini sangat sangat penting didalam organisasi yang operasinya kompleks. f. Asas kehayatan, dimaksudkan seolah-olah organisasi itu hidup atau berhayat. Setiap warganya segera mengatasi keadaan bila terjadi hambatan atau terjadi rangsangan.
2.3 Sumber Daya Manusia 2.3.1
Pekerjaan Kefarmasian
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, tenaga kefarmasian adalah tenaga yang melakukan pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari apoteker dan tenaga teknis kefarmasian. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker, sedangkan tenaga teknis kefa rmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analisis farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. Dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian di fasilitas pelayanan kefarmasian (seperti apotek), apoteker dapat dibantu oleh apoteker pendamping dan/atau tenaga teknis kefarmasian. Berikut ini adalah kewenangan apoteker: 1. Mengangkat seorang apoteker pendamping yang memiliki SIPA; 2. Mengganti obat merek dagang dengan obat generik yang sama komponen aktifnya atau obat merek dagang lain atas persetujuan dokter dan/ataupasien; dan 3. Menyerahkan obat keras, narkotika dan psikotropika kepada masyarakat atas resep dari dokter sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter dilaksanakan oleh Apoteker.
2.3.2
Sumber Daya Manusia di Apotek
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apotek harus dikelola oleh seorang apoteker yang profesional, yang termasuk ke dalam sumber daya manusia yang melakukan pelayanan kefarmasian, dengan kompetensi sebagai berikut: 1. Mampu menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik. Apoteker sebagai pengelola apotek harus dapat memberikan pelayanan kefarmasian yang profesional. Dalam memberikan pelayanan, apoteker harus dapat mengintegrasikan pelayanannya dalam sistem pelayanan kesehatan
secara keseluruhan sehingga dihasilkan sistem pelayanan kesehatan yang berkesinambungan. 2. Mempunyai kemampuan untuk mengambil keputusan profesional. Apoteker harus mampu mengambil keputusan yang tepat, yang berdasarkan pada efikasi, efektifitas, dan efisiensi penggunaan obat dan alat kesehatan. 3. Mampu berkomunikasi dengan baik. Apoteker harus mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik dengan pasien dan profesi kesehatan lainnya secara verbal dan nonverbal, serta menggunakan bahasa yang sesuai dengan pendengarnya. 4. Menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner. Apoteker harus mampu menjadi pemimpin, yaitu mampu mengambil keputusan yang tepat dan efektif, mampu mengkomunikasikannya, dan mampu mengelola hasil keputusan tersebut. 5. Mempunyai kemampuan dalam mengelola sumber daya (manusia, fisik, anggaran) dan informasi secara efektif. 6. Harus dapat dipimpin dan memimpin orang lain dalam tim kesehatan. 7. Selalu belajar di sepanjang kariernya. Apoteker harus selalu belajar, baik pada jalur formal maupun informal, di sepanjang kariernya, sehingga ilmu dan keterampilan yang dipunyai selalu baru (up (up todate). todate). 8. Membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk meningkatkan pengetahuan. Apoteker mempunyai tanggung jawab untuk mendidik dan melatih sumber daya yang ada, serta memberi kesempatan untuk memperoleh pengalaman untuk meningkatkan keterampilan. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, apoteker yang telah diberi Surat Izin Apotek (SIA) disebut apoteker pengelola apotek. Apabila Apoteker pengelola apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek, apoteker pengelola apotek harus menunjuk apoteker pendamping. Apabila apoteker pengelola apotek dan
apoteker pendamping berhalangan melakukan tugasnya, tugasnya, apoteker pengelola apotek menunjuk apoteker pengganti. Apoteker pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek di samping apoteker pengelola apotek dan/atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari buka apotek, sedangkan apoteker pengganti adalah apoteker yang menggantikan apoteker pengelola apotek selama apoteker pengelola apotek tersebut tidak berada ditempat lebih dari 3 bulan secara terus-menerus, telah memiliki Surat Ijin Kerja dan tidak bertindak sebagai apoteker pengelola a potek di apotek lain. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, apoteker juga dapat dibantu oleh tenaga teknis kefarmasian dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian di apotek. Tenaga teknis kefarmasian terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi, analisis f armasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. Sumber daya manusia di apotek juga dapat mencakup tenaga non kefarmasian, seperti tata usaha, office boy, boy, dan lain-lain.
2.3.3
Deskripsi Pekerjaan Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan perlu ditentukan dengan jelas agar tidak terjadi tumpang-tindih kewajiban dan tanggung jawab atau adanya pekerjaan yang tidak terselesaikan karena tidak jelas penanggung jawabnya. Berikut ini pembagian deskripsi pekerjaan personel-personel di apotek: 1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) – (APA) – Apoteker Apoteker Fungsi dan Tugas APA : a. Membuat visi dan misi apotek b. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja yang akan dijalankan c. Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO (Sistem Prosedur Operasional) pada setiap fungsi kegiatan di apotek d. Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek Wewenang dan Tanggung Jawab APA: a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan di apotek. b. Menentukan sistem atau peraturan terhadap seluruh kegiatan di apotek.
c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan di apotek. d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh di apotek.
2. Fungsi Pembelian – Pembelian – Asisten Asisten Apoteker Fungsi dan Tugas: a. Mendata kebutuhan barang b. Membuat kebutuhan pareto barang c. Mendata pemasok ( supplier ) d. Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang dibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari APA e. Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier Wewenang dan Tanggung Jawab: a. Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa pembayaran dengan supplier b. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli c. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang
3. Fungsi Gudang – Gudang – Asisten Asisten Apoteker Fungsi dan Tugas: a. Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang b. Menata, merawat dan menjaga keamanan barang Wewenang dan Tanggung Jawab: a. Menerima dan mengeluarkan barang b. Menata dan menjaga keamanan barang c. Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang dan rusak di gudang
4. Fungsi Pelayanan – Pelayanan – Asisten Asisten Apoteker Fungsi dan Tugas: a. Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan b. Menjaga kenyamanan ruang tunggu c. Melayani konsumen dengan ramah dan santun d. Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
e. Membina hubungan baik dengan pelanggan pela nggan Wewenang dan Tanggung Jawab: a. Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya b. Memberikan
insentif
kepada
pelanggan
sesuai
dengan
matriks
wewenangnya c. Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang yang terdapat di fungsi penjualan d. Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan fasilitas konsumen lainnya e. Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan f. Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen
5. Fungsi Keuangan Fungsi dan Tugas: a. Membuat rencana aliran kas (cash (cash flow) flow) bulanan dan tahunan b. Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang yang telah disetujui APA c. Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainnya d. Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit Wewenang dan Tanggung Jawab: a. Mengatur rencana aliran kas melalui mel alui penerimaan dan pengeluaran uang dan surat berharga lainnya b. Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya c. Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi
6. Fungsi Pembukuan – Pembukuan – Tata Tata Usaha (TU) Fungsi dan Tugas: a. Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat waktu b. Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan
c. Mengawasi pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan yang ada di apotek Wewenang dan Tanggung Jawab: a. Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanan (barang dan uang) dan penjualan b. Mengawasi pelaksanaan sistem pada seluruh kegiatan c. Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan hasil kegiatan apotek d. Bertangung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen.
2.4
Sistem Operasional
Sistem adalah cara-cara untuk menjalankan suatu kegiatan. Jadi sistem operasional apotek adalah tata cara yang ditetapkan dan digunakan dalam melaksanakan suatu fungsi kegiatan di apotek. Sistem ini menjadi peraturan (standar) yang wajib dilaksanakan oleh seluruh karyawan dalam menjalankan fungsi dan tugasnya masing-masing.
2.4.1
Sistem Pembelian
a. Diagram Lap HD
Fungsi Tata Usaha
APA
Lap HD
6
SP
5
Fungsi Penjualan
OL
defecta
Fungsi Gudang
Fungsi Pembelian
2
1
4
Barang Faktur / SP
Supplier (Pemasok)
Gambar 4. Sistem pembelian
3
SP
b. Standar sistem prosedur operasional :
Tahap 1 : Pengiriman daftar kebutuhan 1. Petugas penjualan membuat daftar kebutuhan barang melalui dokumen daftar permintaan barang apotek (order ( order list-OL) list-OL) 2. Mengirim OL ke fungsi gudang Tahap 2 : Penyiapan defecta 1. Petugas gudang berdasarkan OL menginventarisir saldo persediaan barang di gudang dan mencatat di defecta barang 2. Mengirimkan defecta ke fungsi pembelian Tahap 3 : Perencanaan dan pembelian 1. Petugas pembelian menyiapkan surat pesanan (SP), memilih supplier yang dapat memberikan harga relatif lebih murah dibandingkan dengan supplier lainnya 2. Melakukan negosiasi mengenai harga, diskon, masa tenggang pembayaran (tunai atau kredit) dan melaksanakan pembelian 3. Mengirimkan SP yang telah disetujui oleh APA ke supplier melalui fax, telepon atau diambil sendiri oleh salesman supplier Tahap 4 : Pemeriksaan dan penerimaan barang 1. Petugas gudang memeriksa dan menerima fisik barang dari supplier sesuai dengan SP dan faktur barang 2. Membuat tanda terima barang di faktur (stempel dan tanda tangan) berdasarkan fisik barang yang diterima Tahap 5 : Pemeriksaan faktur 1. Petugas pembelian memeriksa jumlah, jenis, harga dan diskon serta masa pembayaran hasil negosiasi dengan supplier 2. Mengirimkan seluruh faktur pembelian barang yang diperiksa ke fungsi TU
Tahap 6 : Pembukuan 1. Petugas TU berdasarkan faktur yang ada tanda terima gudang mencatat sebagai pembelian barang di apotek 2. Membukukan pembelian barang di kartu hutang sebagai hutang dagang apotek 3. Membuat laporan pembelian dan saldo hutang setiap bulannya kemudian melaporkannya ke APA
Tabel 1. Laporan Pembelian Tanggal : No.
Nama Supplier
Faktur Komersial
Faktur Pajak
Jumlah Rp
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 Dst Jml Tabel 2. Kartu Hutang Nama Supplier : Alamat/No.telepon : Tanggal Debet
Kredit
Saldo
c. Sasaran
1. Memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien) 2. Dapat melayani kebutuhan konsumen (masuk resep-keluar obat)
d. Kualifikasi (persyaratan)n (persyaratan)nya ya antara lain yaitu memiliki :
1. Likuiditas yang baik
Keterangan
2. Petugas yang : a. Pandai membaca situasi mengenai gejolak harga barang, kapan menimbun barang harus dilakukan b. Pandai dalam bernegosiasi dengan supplier c. Memiliki data pareto kebutuhan barang d. Memiliki data pareto pemasok dan sumber pemasok lainnya e. Memiliki form Memiliki form record suplier suplier pareto dan kondisi diskonnya
Tabel 3. Kondisi Diskon Supplier Pareto Bulan : ............ Tahun No. 1 2 3 4 5 6
Nama Supplier
Nama Barang
Diskon
Kredit
Dst Tabel 4. Data Perolehan HPP Tahun : ........ TW Omzet (Rp) 000,I 250.000 II 300.000 III 300.000 IV 200.000 1.050.000
HPP
%HPP
200.000 240.000 240.000 160.000 840.000
80.00 80.00 80.00 80.00 80.00 80.00
HPP (%) Keterangan tahun lalu 75.00 Tidak efisien 75.00 75.00 75.00 75.00 Tidak efisien
Tabel 5. Data Penolakan Resep Bulan : ............ Tahun : .............. Tgl 1 2 3 4 5 6
Σ R/
Item
Dari Dokter
Penyebab
7 Jumlah e. Indikator :
1. Harga Pokok Penjualan (HPP)
Bila HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (HPP apotek pesaing) maka pembelian berfungsi dengan baik
Bila HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (apotek pesaing) maka pembelian tidak berfungsi dengan baik
2. Jumlah resep yang ditolak
Bila jumlah resep yang ditolak < dari jumlah penolakan tahun lalu maka pembelian berfungsi dengan baik
Bila jumlah resep yang ditolak > dari jumlah penolakan tahun lalu maka pembelian tidak berfungsi dengan baik
Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada pembelian barang, yaitu: 1. Kondisi keuangan Kondisi likuiditas keuangan yang baik, selalu tepat waktu membayar hutang, memberi peluang untuk memperoleh diskon yang lebih besar 2. Jenis sediaan farmasi yang dibutuhkan Dalam memnentukan jenis sediaan farmasi yang akan dibeli apotek, harus berdasarkan data yang dibutuhkan dibutuhkan oleh konsumen. Data etikal dapat diperoleh diperoleh dari resep – resep – resep resep yang masuk ke apotek, sedangkn sed angkn data OTC dapat didasarkan pada kondisi pemuukiman di sekitar lokasi apotek dan obat-obat bebas yang sering diiklankan di media elektronik 3. Jumlah yang harus dibeli Untuk menentukan jumlah yang harus dibeli, ditentukan berdasarkan data historis jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan, kebutuhan apotek setiap bulan, kondisi kondisi gudang (ukuran), kondisi kondisi diskon, jarak apotek dengan pemasok, jumlah pemasok, perkembangan kondisi sosial dan politik 4. Jarak apotek dengan pemasok Jarak apotek yang jauh dari supplier, lamanya waktu pengiriman dan resiko kehabisan barang dapat dijadikan dasar dalam menetukan jumlah pembelian 5. Kondisi sosial politik
Kondisi sosial politik yang tidak stabil, masyarakat lebih suka menyimpan uangnya di bank. Untuk mencegah turunnya nilai uang, membeli dalam jumlah besar dapat dipertimbangkan 6. Kondisi gudang a. Kapasitas (ukuran luas) gudang: pembelian barang dalam jumlah besar yang tidak disesuaikan dengan kapasitas gudang, penyimpanan barang menjadi tidak baik (mudah rusak) dan rawan kehilangan. b. Sarana tempat menyimpan obat: harus sesuai dengan sifat obat dan peraturan yang berlaku seperti: lemari khusus narkotika, kulkas untuk vaksin, suppositoria, ovula, lemari untuk bahan semi solid (salep) 7. Tanggal kadaluarsa Batas tanggal kadaluarsa obat yang pendek (<1 tahun) memiliki resikpo kerugian barang rusak yang tinggi. Oleh sebab itu harus ada garansi dari supplier tentang batas maksimal (paling lambat) daluarsa, misalnya paling lambat 6 bulan sebelum batas tanggal daluarsa, dapat ditukar dengan obat yang baru.
2.4.2
Sistem gudang
a. Diagram 2 OL
1 Fak/SP
Pemasok
Fungsi
Fungsi
(supplier)
Gudang
Penjualan Barang
Barang
3
4
Lap. Mutasi Barang
Klarifikasi
Lap. Stok Opname
Hasil
Klarifikasi Hutang Penjualan
Fungsi Tata Usaha
Gambar 5. Sistem gudang
b. Standar sistem prosedur operasional :
Tahap 1 : Penerimaan barang a. Petugas gudang memeriksa dan menerima fisik barang dari supplier sesuai dengan SP dan faktur barang b. Membuat tanda terima penerimaan barang (stempel gudang dan tanda tangan penanggung jawab gudang) c. Menyimpan dan membukukan barang masuk di komputer (dan kartu stok barang) Tahap 2 : a. Petugas gudang memeriksa dan menyerahkan fisik barang ke fungsi penjualan sesuai dengan OL b. Membuat tanda terima penyerahan barang (stempel dan tanda tangan petugas penjualan) di OL c. Menyimpan dan membukukan barang keluar di komputer (dan kartu stok barang) Tahap 3 : Pembuatan laporan mutasi barang a. Petugas membuat laporan mutasi barang (misalnya setiap 1 atau 3 bulan) b. Mengirimkan laporan mutasi barang ke fungsi TU Tahap 4 : Perhitungan stok barang a. Petugas TU bersama panitia stok opname barang menghitung saldo fisik barang di gudang (misalnya setiap 1 atau 3 bulan) b. Membuat laporan berita acara stok opname barang
c. Sasaran
Mencegah kehilangan dan kerusakan barang
d. Kualifikasi (persyaratan)nya (persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki :
1. Petugas gudang mempunyai :
Sifat disiplin dalam menjaga keamanan dan kebersihan barang
Pengetahuan tentang produk, agar dapat menyimpan sesuai dengan sif at dan fungsi barang serta peraturan yang berlaku
Seni dalam menata barang sehingga dapat memudahkan proses penyimpanan dan pengeluaran pengeluaran barang
Data form Data form record mengenai mengenai barang yang rusak dan hilang
2. Gudang yang yang mempunyai mempunyai :
Ukuran, tidak terlau besar atau terlau sempit
Fisiknya kokoh, sesuai persyaratan keamanan dan kenyamanan
Rak obat, kulkas, lemari narkotik dan perlengkapan lainnya
Tabel 6. Form Record Barang Hilang dan Rusak Bulan : ......... Tahun : ............. No
Nama
Satuan
Jumlah
Rupiah
Penyebab
e. Indikator :
1. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang = 0% (< dibandingkan dengan tahun lalu) maka gudang berfungsi dengan baik 2. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang > 0% (> dibandingkan dengan tahun lalu) maka gudang tidak berfungsi dengan baik
2.4.3
Sistem Pelayanan dan Penjualan
a. Diagram 1 uang 5
Fungsi
Fungsi Penjualan
konsumen
Keuangan
Uang
2
Resep
No.Resep
SR Fungsi Tata Usaha
Penyiapan 5 Pemeriksaan
3 Obat Penyerahan
konsumen 4 No.Resep
Gambar 6. Sistem penjualan
b. Standar sistem sistem prosedur prosedur operasional operasional
Tahap 1: Penyapaan awal (first greeting) a. Mengucapkan “Selamat pagi/siang/malam” pagi/siang/malam” atau “Ada yang bisa bis a kami bantu Pak/Ibu” (sambil Pak/Ibu” (sambil tersenyum) b. Menerima perminataan konsumen, memeriksa ketersediaan barang dan menginformasikan tentang harga serta kondisi barang yang yang dibutuhkan c. Memberikan alternatif jalan keluar (solusi) cara memperoleh barang, bila ada hambatan harga atau ketersediaan barang yang dibutuhkan konsumen, sesuai dengan kode etik profesi
d. Setelah terjadi transaksi, konsumen memperoleh nomor resep dan dipersilahkan menunggu di ruang tunggu. Sedangkan untuk konsumen langganan langganan (kredit), langsung diberikan nomor resep dan dipersilahkan menunggu diruang tunggu e. Mengentri uang hasil penjualan di komputer f. Memaraf daftar kontrol kegiatannya
Contoh daftar kontrol fungsi pelayanan resep: Tabel 7. Daftar Alat Kontrol Pekerjaan Kegiatan Pemberi Harga Penyiap Obat Pemeriksa Obat Penyerah Obat
Paraf
Nama Petugas
Keterangan
Tahap 2: Penyiapan dan Pemeriksaan Obat a. Menimbang, mencampur, meracik dan memasukkan obat ke wadah obat sesuai dengan permintaan resep b. Memeriksa dan mencocokkan jumlah dan jenis obat dengan permintaan di resep c. Memberi etiket (nama, tanggal dan cara pakai) sesuai dengan permintaan resep d. Memaraf daftar kontrol kegiatannya Tahap 3: Penyerahan Obat a. Memanggil nama konsumen dengan sebutan : “ Tuan/Nyonya”Tuan/Nyonya” - ”Adik/Bayi” disertai dengan nomor resepnya b. Memeriksa ulang kesesuaian antara obat yang akan diserahkan dengan resepnya c. Menyerahkan obat kepada konsumen dengan mencocokkan nomor resep dan nama konsumennya d. Mencatat alamat dan nomor telepon konsumen e. Menjelaskan cara, waktu, jumlah pemakaian obat dalam sehari, efek samping yang mungkin terjadi selama pemakaian obat dan cara mengatasinya, serta cara menyimpan obat di rumah
f. Memberitahukan nomor telepon apotek yang dapat dihubungi, bila memerlukan informasi lebih lanjut selama pemakaian obat g. Memaraf daftar kontrol kegiatannya
Tahap 4: Penyapaan Akhir (last greetings) Mengucapkan “ Terima kasih Ya……Pak/Ibu” atau “Semoga lekas sembuh ya…” ya…” (sambil tersenyum) Tahap 5: Penyerahan uang dan laporan penjualan a. Menyerahkan uang dan hasil penjualan disertai dengan dokumen disertai laporan bukti setoran (cash report-CR)
kepada fungsi
keuangan b. Membuat dan mengirimkan laporan penjualan harian (Sales reportSR) kepada fungsi TU
Tabel 8. Laporan Bukti Penjualan Hari/Tanggal: Shift: I/II/III No. Ethical Product R/ 0001 Nark
Psiko
OTC produk
Gen
Paten
Alk
Σ R/
Σ Rp Rp
0001
0002
0002
0003
0003
0004
0004
Dst
Dst
Tabel 9. Laporan Bukti Setoran
Total
Rp
Σ Rp
Laporan Bukti Setoran Tanggal : Hari : Shift : I/II/III Hasil Penjualan Tunai : Rp…….. Uang Tunai : Rp…….. Kartu Kredit : Rp…….. Terbilang………………………….…………….
Mengetahui
Kasir Penjualan
(Ny.Nani ) Kepala Penjualan
Bagian Keuangan
(Ny. Ami)
(Ny.Rizka) Kepala keuangan
c. Sasaran:
1. memberikan kepuasan kepada konsumen 2. meningkatkan jumlah penjualan
d. Kualifikasi (persyaratan) nya antara lain yaitu memiliki:
1. Petugas yang : a. Cekatan dan dan terampil agar pelayanannya cepat b. Ramah, santun dan informatif c. Tanggap, cepat menangani keluhan dan memberikan alternatif solusi cara memperoleh obat yang dibutuhkan konsumen d. Memiliki data form data form record mengenai: mengenai:
Data jumlah keluhan pasien
Data perolehan penjualan (omzet)
Data penolakan resep
2. Persediaan barang yang lengkap dan harga yang relatif terjangkau 3. Ruang tunggu yang nyaman dan menyenangkan
Tabel 10. Data Keluhan Konsumen Bulan :.....Tahun.... Tgl Jenis keluhan 1 2 3
Penyebab
Solusi
Σ Tabel 11. Data Penjualan Bulan :......Tahun...... Sasaran
Tgl
Tunai
Kredit
Total (A)
Realisasi Tunai
Kredit
Total (B)
% B/A
1 2 dst jml Tabel 12. Data Penolakan Resep Bulan :....Tahun.... Tgl Σ R/
Item
Dari dokter
Penyebab
1 2
Jml
e. Indikator
1. Jumlah keluhan
Bila jumlah keluhan = 0 % ( < dibandingkan dengan jumlah tahun lalu), maka pelayanan berfungsi baik
Bila jumlah keluhan > 0 % ( > dibandingkan dengan jumlah tahun lalu), maka pelayanan berfungsi tidak baik
2. Jumlah omset
Bila omzetnya > dari tahun lalu ( > dibandingkan dengan apotek pesaing), maka pelayanan berfungsi dengan baik
Bila omzetnya < dari tahun lalu ( < dibandingkan dengan apotek pesaing), maka pelayanan tidak berfungsi dengan baik
2.4.4
Sistem Keuangan ( Kasir)
a. Diagram Fungsi Tata Usaha Konfirmasi
Konfirmasi
Penjualan
Hutang
Rekon Bank
3 1 CR
2 Faktur Pemasok
Fungsi Keuangan
Fungsi Penjualan uang, cek, giro
uang, cek, giro
Juru tagih
Apotek
Nota inkaso
Biaya tetap
Gambar 7. Sistem keuangan
b. Standar sistem sistem prosedur prosedur operasional operasional :
Tahap 1: Penerimaan uang dan surat berharga lainnya
Petugas keuangan memeriksa dan menerima fisik uang dan surat berharga lainnya dari petugas fungsi penjualan sesuai dengan CR atau alat tagih yang lunas (nota inkasso)
Membuat tanda terima penerimaan uang dan surat berharga lainnya (tanda tangan kasir) di CR.
Menyimpan dan membukukan uang dan surat berharga lain ya masuk di komputer (dan klat kas-bank)
Tahap 2 : Penyerahan uang dan surat berharga lainnya
Petugas keuangan memeriksa dan menyerahkan fisik uang dan surat berharga lainnya ke penerima berdasarkan dokumen pengeluaran (dokumen biaya variabel dan biaya tetap)
Membuat tanda terima penyerahan uang dan surat berharga lainnya (tanda tangan penerima) di dokumen pengeluaran
Menyimpanan dan membukukan uang dan surat berharga lainnya keluar di komputer (dan klat kas-bank)
Tahap 3 : Laporan mutasi uang dan surat berharga lainnya
Petugas keuangan membuat laporan mutasi uang dan surat berharga lainnya setiap minggu
Mengirimkan laporan mutasi barang ke fungsi TU
Tahap 4 : Perhitungan stok uang dan surat berharga lainnya
Petugas TU bersama panitia stok opname memeriksa dan menghitung saldo uang dan surat berharga lainnya yang ada setiap minggu
Membuat laporan berita acara hasil perhitungan stok opname uang dan surat berharga lainnya
c. Sasaran :
1. Mencegah kehilangan (kecurian) 2. Mencegah kerusakan (palsu, bencana alam)
d. Kualifikasi (persyaratan) (persyaratan) nya antara lain yaitu memiliki memiliki :
1. Petugas yang :
Jujur dan disiplin
Berpendidikan menimal D3 ekonomi
2. Ruangan yang :
Memenuhi syarat keamanan dan kenyamanan
Punya alat penyimpanan (brankas)
3. Memiliki form record mengenai:
Data kehilangan/kerusakan uang dan surat berharga lainnya
Data kekurangan (kelebihan) setor kasir Tabel 13. Data Kehilangan dan Kerusakan
Tahun..... Bulan Jan Feb Mar
∑ kehilangan
∑ kerusakan
+/- setoran
Ket
Des Jml e. Indikator :
1. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainnya = 0%, (< dibandingkan dengan tahun lalu), maka fungsi keuangan : berfungsi dengan baik. 2. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga lainya > 0 % (> dibandingkan dengan tahun lalu),maka fungsi keuangan : tidak berfungsi dengan baik.
2.4.5 Sistem Pembukuan (Ketatausahaan) (Ketatausahaan) a. Diagram Administ
Fungsi
1
Pembelian
2
Pembelian Lap. Pembelian
Faktur / SP
Lap.Hut-Dag Lap.L/R
Tata Usaha
Neraca Cashflow Fungsi Penjualan Lap.penj T/K
1
2
Administ Penjualan
Lap.penj T/K Lap.Piut-Dag
Gambar 8. Sistem pembukuan
b. Standar sistem sistem prosedur prosedur operasional operasional
Tahap 1: Pengumpulan laporan a. Petugas administrasi :
Mencatat seluruh pembelian barang di kartu hutang
Mencatat laporan pembelian
Membuat laporang hutang yang sudah jatuh tempo
Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang
b. Petugas administrasi penjualan :
Mencatat penjualan tunai berdasarkan Laporan Penjualan Harian (SR) dan mencatat penjualan kredit di kartu piutang
Membuat laporan penjualan tunai dan kredit
Membuat laporan piutang yang sudah jatuh tempo
Membuat laporan saldo mutasi piutang pi utang dagang
c. Petugas administrasi kas-bank :
Mencatat hasil penerimaan (penjualan tunai dan pembayaran piutang) dan pengeluaran (pembayaran hutang dagang dan biaya tetap) uang (surat berharga)
Membuat laporan saldo mutasi kas-bank berdasarkan dokumen penjualan tunai (SR) dan pembayaran piutang piutang (nota inkaso) serta dokumen biaya variabel dan biaya tetap
d. Petugas administrasi inkaso :
Mencatat dan membukukan mutasi alat tagih
Membuat laporan saldo alat tagih berdasarkan fisik alat tagih yang ada, setiap bulannya
Tahap 2 : Pemindahan dan pencocokan : Kepala TU : a. Memindahkan data dari jurnal ke buku besar b. Melakukan pencocokkan ( judgement ) terhadap data dokumen transaksi yang belum lengkap
Tahap 3 : Penyusunan, pengiriman, pengarsipan, persiapan laporan Kepala TU : a. Menyusun laporan laba-rugi b. Menyusun laporan neraca c. Menyusun laporan aliran kas d. Membuat analisa rasio keuangan e. Mengirim laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan (pemilik apotek, bank, kantor pajak), setiap tahun f. Mengarsipkan c. Sasaran :
1.
Menyiapkan laporan tepat waktu (sesuai dengan target)
2.
Menyiapkan laporan tepat isi (sesuai dengan nilai asset)
d. Kualifikasi (persyaratan) (persyaratan) nya antara lain yang memiliki :
1. Sistim pembukuan mengenai: a. Standar prosedur operasional pada setiap fungsi b. Standar format dokumen pencatatan dan pelaporan yang berlaku pada setiap fungsi kegiatan 2. Ruangan yang aman dan nyaman 3. Sarana pendukung misalnya : komputer, lemari arsip 4. Petugas yang mempunyai : a. Sifat jujur dan disiplin dalam melaksanakan pekerjaan b. Pendidikan akuntansi minimal D3 5. Data form record penyelesaian laporan (time (time table) table)
Tabel 14. Data Penyelesaian Laporan Bulan
L/R
Jan Feb Mar Des e. Indikator :
Neraca
Cash Flow
Pajak
Saldo hutang
Saldo piutang
1. Laporan dapat diselesaikan tepat waktu
Bila penyelesaian laporan > lama dari tanggal yang ditetapkan, maka TU : tidak berfungsi dengan baik
Bila penyelesaian laporan > cepat dari tanggal yang ditetapkan, maka TU : berfungsi dengan baik
2. Tingkat kesalahan antara fisik asset dengan laporan 0%
Bila tingkat kesalahan laporan = 0% (< dari tahun lalu) maka TU : berfungsi dengan baik
Bila tingkat kesalahan laporan > 0% (> dari tahun lalu) maka TU : tidak berfungsi dengan baik
BAB 3 PENUTUP
3.1
Kesimpulan
1. Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-fungsi manajemen, yang meliputi penyusunan rencana kerja ( planning) untuk planning) untuk mencapai tujuan, membagi-bagi pekerjaan (organizing) di setiap fungsi, melaksanakan rencana kerja (actuating), (actuating), dan pengawasan setiap pekerjaan yang dilakukan (controlling ). ). 2. Deskripsi pekerjaan di apotek kecil tetap mengikuti ketentuan yang ada, hanya saja pembagian tugasnya bisa dirangkap. Yaitu apoteker pengelola apotek, selain menjalankan fungsinya sebagai apoteker, juga melakukan fungsi keuangan dan fungsi pembukuan/tata usaha. Sedangkan asisten apoteker melakukan fungsi pembelian, pelayanan, dan fungsi fungsi gudang, jika diperlukan. 3. Hal-hal penting yang terkait sumber daya manusia yang ada di apotek, antara lain adalah deskripsi pekerjaan yang jelas, sistem operasional untuk menjalankan apotek, hal ini meliputi kualifikasi pegawai dan in dikator keberhasilan kerja para pegawai tersebut.
3.2
Saran
Pengelolaan organisasi dan Sumber Daya Apotek masih memiliki banyak kekurangan, oleh sebab itu diperlukan sistem yang lebih baik agar pengelolaannya dapat lebih baik. Makalah ini masih memiliki banyak kekurangan, oleh sebab itu masih dibutuhkan tambahan dan perbaikan untuk menambah informasi yang dapat diberikan kepada pembaca.
DAFTAR PUSTAKA
Kementerian Kesehatan RI. (2004). KepMenKes (2004). KepMenKes RI no: 1027/MenKes/SK/IX/2004 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Umar,M. (2005). Manajemen (2005). Manajemen Apotek praktis, praktis, Solo: CV. Ar-Rahman.
