Sage ERP X3

SAGE ERP X3 – FINANCE ADVANCED GLOBAL

Sage ERP X3

Support de formation Finance Advanced Global Version 6

Sage ERP X3 – Finance Advanced Global

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SOMMAIRE SOMMAIRE .................................................................................................................................................... 2 1.

COMPTABILITE TIERS - RAPPEL DONNEES DE BASE ................................................................................. 4 1.1.

2.

PARAMETRAGE SAISIE FACTURES TIERS ................................................................................................... 8 2.1. 2.2.

3.

GENERALITES – PARAMETRES...................................................................................................................... 35 LES DESTINATIONS COMPTABLES .................................................................................................................. 36 LES TRANSACTIONS DE REGLEMENT .............................................................................................................. 40 GROUPES DE PIECES AUTOMATIQUES ET PIECES AUTOMATIQUES ........................................................................ 42 SAISIE DES REGLEMENTS ............................................................................................................................. 44 PROPOSITION AUTOMATIQUE...................................................................................................................... 53

LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE ............................................................................................................ 59 7.1. 7.2. 7.3.

8.

SITUATION CLIENT.................................................................................................................................... 29 SITUATION FOURNISSEUR .......................................................................................................................... 29 BALANCES AGEES A DATE ............................................................................................................................ 31 FACTURES ............................................................................................................................................... 33 REGLEMENTS ........................................................................................................................................... 34

LA GESTION DES REGLEMENTS ............................................................................................................... 35 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6.

7.

LA VALIDATION UNITAIRE ET DE MASSE .......................................................................................................... 17 LES FACTURES EN ATTENTE.......................................................................................................................... 18 LA GESTION DES ECHEANCES ....................................................................................................................... 20

LES CONSULTATIONS TIERS .................................................................................................................... 29 5.1. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4.

6.

LA FACTURATION TIERS CLIENT..................................................................................................................... 13 LA FACTURATION TIERS FOURNISSEUR ........................................................................................................... 15

LA VALIDATION ...................................................................................................................................... 17 4.1. 4.1. 4.2.

5.

ORDRE DES RÉFÉRENTIELS............................................................................................................................. 8 SAISIE DES FACTURES TIERS ......................................................................................................................... 10

LA FACTURATION TIERS ......................................................................................................................... 13 3.1. 3.2.

4.

RAPPEL : LES TABLES DE BASE ...................................................................................................................... 4

POINTAGE MANUEL ................................................................................................................................... 60 POINTAGE AUTOMATIQUE .......................................................................................................................... 60 DEPOINTAGE ........................................................................................................................................... 62

LES CAMPAGNES DE RELANCE................................................................................................................ 63 8.1. 8.2.

PARAMETRES ........................................................................................................................................... 63 CAMPAGNES DE RELANCE ........................................................................................................................... 64



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9.

LA GESTION DES NOTES DE FRAIS .......................................................................................................... 74 9.1. 9.2. 9.3.

10. 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6. 10.7.

PARAMETRES ........................................................................................................................................... 74 SAISIE DES RELEVES ................................................................................................................................... 78 COMPTABILISATION DES RELEVES ................................................................................................................. 80 LA GESTION DE LA TVA ...................................................................................................................... 82 GENERALITES ........................................................................................................................................... 82 LANCEMENT DE LA TVA SUR LES DEBITS ........................................................................................................ 88 LANCEMENT DE LA TVA SUR LES ENCAISSEMENTS............................................................................................ 90 CAS D’IMPUTATION ET TRAITEMENT TVA ...................................................................................................... 92 CAS NON GERES........................................................................................................................................ 95 CONTROLES ET UTILITAIRES ......................................................................................................................... 95 LES EDITIONS ........................................................................................................................................... 96



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1. COMPTABILITÉ TIERS - RAPPEL DONNÉES DE BASE

Comptabilité Tiers Facturation, Gestion des Échéances, Consultation

1.1. RAPPEL : LES TABLES DE BASE Les différentes données de base : -

La table des escomptes agios La table des conditions de paiement La table des modes de règlement



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1.1.1. La table des Escomptes-agios

Facturation- Escomptes/agios DONNEES DE BASE / Tables tiers / Escomptes/Agios

Permet de définir des conditions d‟escompte (en cas de paiement anticipé) ou d‟agios (en cas de retard de paiement) applicables aux échéances de paiement Les escomptes : taux et nombre de jours d‟avance par rapport à l‟échéance = sont signifiés en « négatifs » Taux fixe appliqué sur le montant total de l‟échéance

Les agios : taux et nombre de jours de retard par rapport à l‟échéance : sont signifiés en « positifs » Taux annuel appliqué sur le montant total de l‟échéance, au prorata du nombre de jours de décalage entre [date de règlement prévue] et [date réelle de règlement] (base annuelle de 365 jours)

Affectation possible de la condition d‟escompte/agios à un client ou un fournisseur. Laquelle est par défaut proposé en saisie de facture, La condition d‟escompte/agio est alors par défaut reporté sur les échéances de la facture Le code escompte/agio ainsi associé à une échéance client/fournisseur permet : Depuis la fonction de gestion des échéances, de visualiser le montant d‟escompte/ agio applicable à une échéance donnée, compte tenu d‟une date de référence ou d‟un nombre de jour de retard/avance, Lors de l‟émission d‟une lettre de relance, d‟appliquer le taux d‟agio de l‟échéance et de le faire figurer sur la lettre (plutôt qu‟un taux fixe), En proposition de règlements, de compléter automatiquement les règlements générés des montants d‟escompte/agio applicables aux échéances, La création, en saisie manuelle de règlements, d‟une ligne d‟escompte/agio dès lors que l‟échéance sélectionnée le justifie



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1.1.2. La table des Conditions de paiement

Facturation- Conditions de paiement DONNEES DE BASE / Tables tiers / Conditions de paiement Permet de définir les différentes règles de constitution de l‟échéancier de paiement des factures clients et fournisseurs On indique les différents modes de règlement paramétrables Possibilité de définir du mono ou du multi –échéance Possibilité d‟associer des quantièmes Application d‟un montant minimum qu‟une échéance doit atteindre ( dans le cas contraire, le report du montant s‟effectue sur l‟ échéance suivante Application d‟une autre condition de paiement pour toute facture dont le montant est inférieur à une valeur donnée.

Date départ échéance En saisie de facture tiers client ou fournisseur, existence d‟une zone Départ échéance (initialisée par la date document origine) et utilisée comme date de départ pour le calcul de l‟échéancier de règlement de la facture. 12 % TVA Permet de calculer l‟échéancier non pas sur la base du TTC de la facture mais sur les bases HT et TVA séparément . On peut par exemple prévoir le règlement de 100% de la TVA sur la 1ière échéance. Quantième Par convention, 99 fait référence au dernier jour du mois Jours fériés interdits Prise en compte des jours définis dans le calendrier d‟indisponibilité du site courant (onglet Détails) Utilisation de la condition de paiement Possibilité d‟associer une condition de paiement à un client ou un fournisseur (onglet Financières, bloc Règlement), Laquelle est alors par défaut proposée en saisie de facture et permet d‟initialiser et de ré initialiser l‟échéancier de la facture tant que celle-ci n‟est pas validée, Laquelle est issue soit du tiers facturé/facturant soit du tiers payeur/payé A la validation de la facture, la ou les échéances de la pièce deviennent complètement „indépendantes‟ de la condition de paiement à leur „origine‟ ; elles sont librement modifiables.



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1.1.3. La table des modes de règlement

Facturation-

Modes de règlement

DONNEES DE BASE / Tables diverses PARAMETRAGE / Paramètres généraux / Menus locaux Paramétrage du mode de règlement Les modes de règlement sont définis depuis la table diverse paramétrable n 3

8

Notes



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2.

PARAMETRAGE SAISIE FACTURES TIERS

2.1. ORDRE DES RÉFÉRENTIELS En fonction des plans définis sur chaque société, il est possible de préciser l‟ordre de saisie des différents référentiels.

Paramétrage – Compta Tiers – Saisie des fact tiers Saisie de facture tiers clients & fournisseurs via le paramétrage de saisie des factures tiers, par société, possible de choisir l‟ordre de saisie et la possibilité ou non de saisir les types de référentiels autres que le référentiel général principal nouvelle fenêtre de saisie des cours de devise

Saisie des lignes de règlement dans le cas de destinations de type Banque/Compte ou Compte/Tiers, clic droit permettant de renseigner tous les comptes à alimenter, pas uniquement celui du référentiel général principal

Dans les <> fonctions de la compta tiers, on travaille sur les données du référentiel général principal Les autres comptes sont issus de la lecture des pièces automatiques et de l‟application des règles de propagation. Lors de la validation d‟un règlement, le fait générateur provient des données du référentiel général principal Le paramétrage de saisie des factures : 14

permet de déterminer l‟ordre de saisie des plans, société par société, pour les factures tiers clients et les factures tiers fournisseurs pour une société donnée : –

le type de référentiel général principal est nécessairement saisi et en 1ier,

–

le type de référentiel analytique principal est nécessairement saisi, mais pas nd nécessairement en 2 .

–

les autres types de référentiel manuels/non automatiques sont saisissables ou non, dans un ordre librement définissable

Comme pour les transactions de saisie pièce, le fait qu‟un type de référentiel ne soit pas saisissable ne signifie pas qu‟il soit non MAJ (si type de pièce OK et si règles de propagation OK sur compte, propagation effectuée) (à noter que ses axes sont présents/affichés pour permettre leur alimentation lors de la propagation)



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A contrario, le fait qu‟un type de référentiel soit saisissable ne signifie pas qu‟il soit mis à jour. En effet, si le type de pièce n‟inclut pas le référentiel alors la propagation sera coupée.

Notes



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2.2. SAISIE DES FACTURES TIERS 2.2.1. La Saisie

Facturation -Saisie et comptabilisation /Principes de base La saisie de la facture/avoir client/fournisseur Une saisie facilitée via un ensemble de valeurs par défaut : – liées à l‟utilisateur (site de comptabilisation, niveau maximum de BAP) – liées à la fiche client/fournisseur (collectif de comptabilisation, devise de facturation, tiers payeur/payé, condition de paiement, condition d‟escompte/agio, …)

Une saisie s‟accompagnant d‟un ensemble de contrôles : – par rapport à l‟habilitation fonctionnelle de l‟utilisateur, – par rapport au site de rattachement des comptes, des données analytiques, … – par rapport aux dates de validité des comptes, des données analytiques, – par rapport aux comptes interdits du journal

15

Une saisie très structurée avec : –

un onglet En-tête regroupant les informations relatives : à l‟identification du client/fournisseur au TTC de la facture aux conditions générales de facturation…

–

un onglet Lignes reprenant les informations du corps de la facture : les comptes et montants concernés les informations permettant le calcul de la TVA les informations analytiques



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2.2.2. La comptabilisation Après la saisie de la facture, le passage en comptabilité peut être : retardé, la facture étant alors mise en attente de validation déclenché de manière individuelle, facture par facture – Bouton Validation déclenché de manière globale, pour un ensemble de factures – Menu Facturation tiers client ou fournisseur / Validation déduite en fonction du contexte (et donc du traitement) mais modifiable : Par exemple, en saisie de facture client, le collectif renseigné en 1ière ligne du code comptable du client est proposé par défaut pour la comptabilisation de la facture, ce même collectif est aussi proposé pour la saisir du règlement sur le client, déduite en fonction du contexte (et donc du traitement) mais non modifiable : Par exemple, lors de la saisie d‟un impayé, l‟utilisateur choisit ou non de passer la créance en créance douteuse, le traitement allant alors rechercher le collectif client douteux ou le collectif client normal utilisée conformément au paramétrage (des pièces automatiques) : En standard, par exemple, la comptabilisation d‟une pièce de F.A.R alimente le collectif F.A.R défini dans le code comptable du fournisseur,



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2.2.3. Les types de facture Les types de facture permettent de définir les conditions de comptabilisation : Le sens de la facture ( facture / avoir / note de débit / note de crédit) Le journal Le type de pièce à alimenter La pièce automatique à utiliser afin de générer l‟écriture.

Notes



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3. LA FACTURATION TIERS 3.1. LA FACTURATION TIERS CLIENT La fonction de saisie des factures tiers clients permet de gérer la facturation client en dehors du cycle commercial "type". Dans ce contexte, il n'est nullement question de gérer la commande, le bon de livraison avec la sortie de stock …. La saisie s‟effectue en alimentant : Une zone d‟en-tête Un onglet en-tête Un onglet ligne

Facturation -Saisie et comptabilisation – Facture tiers client Comptabilité Tiers / Facturation / Factures tiers client

Onglet En-tête Le type de facture conditionne le sens du document Les zones devise , régime TVA, tiers payeur et escompte/agio sont initialisées par la fiche du client facturé mais elles restent modifiables. Les zones relance et relevé sont des valeurs dépendantes de la condition de paiement , du client et du mode de règlement Onglet Lignes Permet de saisir les informations de type général – Choix des comptes généraux et au besoin des imputations analytiques correspondantes 18

Boutons Échéances

Permet de visualiser la/les échéances générée(s) compte tenu de la condition de paiement, du code escompte/agios et des flags relevé/relance Après création du document, valeurs librement modifiables et indépendantes de la condition de paiement Validation Se traduit par la génération de l‟écriture comptable



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Autres fonctions Barre d‟outils, Zoom, accès à : – la pièce comptable issue de la validation comptable du document Pièce comptable Barre d‟outils, Fonctions, possibilité de : –

supprimer l‟écriture comptable générée lors de la validation du document, ce dernier pouvant de nouveau être validé après correction ou supprimé Annulation comptable.

–

créer automatiquement un avoir depuis la facture courante. L‟ensemble des informations de la facture est alors repris à l‟identique Facture -> Avoir .

Notes



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3.2. LA FACTURATION TIERS FOURNISSEUR La fonction de saisie des factures tiers fournisseurs permet de gérer la facturation fournisseur en dehors du cycle commercial "type". Dans ce contexte, il n'est nullement question de gérer la commande, le bon de réception avec l'entrée en stock …. Il s'agit simplement, au moment de la réception de la facture, d'enregistrer les données nécessaires à l'enregistrement de celle-ci en comptabilité.

Facturation -Saisie et comptabilisation – Facture tiers Fournisseur Comptabilité Tiers / Facturation / Factures tiers fournisseur

Onglet En-tête Tant que la facture est en statut « en attente »la comptabilisation n‟est pas possible . Cela permet d‟empêcher la validation d‟un document dont les imputations comptables ou analytiques ne sont pas encore connues ou certaines Le niveau de BAP : dépend d‟un paramétrage Onglet Lignes – Informations de nature générale Mêmes informations, caractéristiques et mode opératoire que pour la facture tiers client Onglet Adresse Mêmes informations que pour la facture tiers client Boutons Échéances et Validation : idem facture tiers client

21

Autres fonctions Barre d‟outils, Zooms, accès à : Pièce comptable et Pièce analytique : idem facture tiers client Barre d‟outils, Fonctions, les possibilités sont: Annulation comptable et Facture -> Avoir : idem facture tiers client



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Notes



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4. LA VALIDATION 4.1. LA VALIDATION UNITAIRE ET DE MASSE

Facturation -Saisie et comptabilisation – Validation de factures

Comptabilité Tiers / Facturation / Validation client

Comptabilité Tiers / Facturation / Validation fournisseur

Possibilité d‟opter pour une validation individuelle ou une validation globale : Validation individuelle en utilisant, au cas par cas, le bouton Validation depuis la saisie de facture tiers client/fournisseur (sous réserve que le paramétrage de l‟habilitation fonctionnelle le permette) Validation globale en utilisant le traitement de validation en masse des factures tiers clients et fournisseurs

Validation globale en utilisant les tâches batch associées aux fonctions de validation en masse des factures tiers 23

Notes



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4.2. LES FACTURES EN ATTENTE

4.2.1. Principes Dans le cadre de factures fournisseurs, les factures peuvent être validées unitairement ou en masse à condition de disposer d‟un statut différent de „En attente‟. Statut facture en attente : Depuis la fenêtre de facturation fournisseur (Comptabilité Tiers > Facturation > Facturation tiers fournisseurs), le bouton Validation n‟est pas accessible.

De la même manière le traitement en masse ne prendra en compte que les Factures/ Avoirs en statut „A valider’

4.2.2. Modification en masse du statut „En attente‟ Il est possible de modifier le statut des factures en Attente afin de les basculer en statut „A valider‟. Comptabilité Tiers > Facturation > Factures en attente Comme pour les autres traitements de masse, il est possible d‟effectuer une seléction en fonction : Des sociétés Des sites Des utilisateurs Et des types de pièces

Des bornes de dates ainsi que des bornes de Numéros de factures peuvent encore affiner la sélection.

4.2.3. Zoom pièce comptable en consultation Depuis l‟écran de facturation, lorsque la facture a fait l‟objet d‟une validation, il est possible de la consulter via le menu ZOOM/ Pièce comptable.

La pièce à laquelle on accède ne peut être modifiée.



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Notes



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4.3. LA GESTION DES ECHEANCES 4.3.1. Généralités La gestion des échéances permet de faciliter le suivi des opérations enregistrées avec un Tiers (via les modules Achats, Ventes, Tiers ou Comptabilité) sous un type de pièce paramétré dans cette optique (gestion des échéances).

Suivi des échéances - Gestion des

échéances

Notion d‟échéance : précisions Une échéance (ou plusieurs) peut être créée avant la comptabilisation du document qu‟elle concerne : – lors de la création des factures tiers et des factures commerciales – lors de la création des demandes d‟acompte/commande client/fournisseur Toute ligne de pièce comptable, dès lors qu‟elle porte sur un tiers auxiliarisé (client, fournisseur, tiers divers, …), quelle que soit son origine (facture tiers clients, facture fournisseurs achats, règlement client tiers, note de frais sur tiers divers, OD manuelle sur client/tiers/fournisseur, reprise par import des tiers non lettrés, …)génère au moins une échéance (stockée dans la table GACCDUDATE [DUD]) Une échéance est caractérisée au minimum par un montant, un tiers facturé/

Remarque : L.e stockage dans la table GACCDUATE, ne dépend pas du fait qu‟une pièce soit ou non cochée gestion des échéances. Par contre, l‟affichage et la gestion des échéances depuis la fonction de gestion des échéances nécessite un type de pièce cochée “gestion des échéances”.

4.3.2. La gestion des échéances La fonction de gestion des échéances permet de sélectionner puis de visualiser voire modifier les caractéristiques d‟un ensemble d‟échéances Ne sont ici jamais prises en compte les échéances associées à un type de pièce non coché „Gestion échéances‟ Peuvent être prises en compte (mais non modifiées) les échéances totalement soldées. Le mode opératoire est le suivant :



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4.3.3. La saisie des échéances

Suivi des échéances - Gestion des

échéances

Comptabilité Tiers / Échéances / Saisie des échéances

Fonction offrant les mêmes possibilités de consultation/modification que la gestion des échéances mais quand le numéro de pièce est connu. En effet, il n‟y a pas de critères de sélection et l‟accès se fait directement à l‟écran de gestion des échéances depuis lequel il faut alors appeler les factures/pièces à modifier, une par une, via leur numéro. Par défaut, l‟écran pré-chargé est l‟écran de code STD. Mais s‟il existe un mémo de code STD en gestion des échéances, c‟est l‟écran associé à ce mémo qui est ici appliqué. Principal intérêt de la fonction : gérer le retour et la mise à jour du BAP sur les factures fournisseurs. Notes

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4.3.4. La gestion du BAP

Suivi des échéances - BAP fournisseur La gestion du Bon A Payer fournisseur s‟organise autour de 3 paramètres – TC / PAP Au niveau dossier – FLGPAZ „Gestion des bons à payer‟ qui permet d‟activer ou pas la gestion du BAP Si non, la zone de BAP n‟est pas accessible (en saisie de facture, en gestion des échéances, …) et elle vaut toujours Bon à payer. Si oui, la zone de BAP est toujours accessible et modifiable dans les conditions définies par NIVBONPAYE.

Au niveau utilisateur – NIVBONPAYE „Niveau bon à payer‟ qui précise le niveau maximum de bon à payer auquel l‟utilisateur a droit. Il peut donc positionner le flag à toutes les valeurs avec comme valeur maximum celle autorisée. – CTLPAZ „Contrôle bon à payer‟ avec les valeurs possibles Bloquant/Non bloquant

– Si Bloquant, il est impossible de sélectionner/piquer une échéance n‟ayant pas le niveau de BAP maximum quelle que soit la valeur de NIVBONPAYE de l‟utilisateur – Si Non bloquant, en « picking »/sélection des échéances, il est possible de sélectionner une échéance sans BAP (si NIVBONPAYE à BAP), un message d‟avertissement étant alors affiché

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4.3.5. Blocage / Déblocage

Suivi des échéances- Blocage et déblocage clients Comptabilité Tiers / Échéances / Blocage/déblocage

Ne concerne que les clients dont l‟en-cours est à Contrôlé ou Bloqué (onglet Gestion, bloc En-cours de la fiche client) Permet de passer le client de Contrôlé à Bloqué : si une échéance au moins a un retard de paiement excédent le nombre de jours indiqués et si l‟écart entre le montant de l‟en-cours réel et celui de l‟en-cours autorisé est supérieur au montant minimum Permet de passer le client de Bloqué à Contrôlé : si aucune échéance n‟a un retard de paiement excédent le nombre de jours indiqués et si l‟écart entre le montant de l‟en-cours réel et celui de l‟en-cours autorisé est supérieur au montant minimum Notes 32



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4.3.6. Les rélevés 4.3.6.1.

Principes

Cette fonction permet de regrouper les échéances des opérations enregistrées pour un Tiers (factures, avoirs…) sur un relevé. Il est possible de créer ces relevés manuellement, ou automatiquement par l'utilisation de critères de sélection. Un relevé peut être modifié avant sa validation.

Suivi des échéances - Relevé des

échéances

Comptabilité Tiers / Échéances / Relevés

Pour un client ou un fournisseur donné, permet de regrouper des échéances de mêmes caractéristiques. Le règlement de ces échéances peut alors se faire soit sur le relevé soit sur les échéances Un relevé peut être saisi ou généré en automatique, imprimé et, sur option, comptabilisé. Les relevés créditeurs sont identifiés et reportés dans certaines conditions Ne peuvent figurer sur un relevé que les échéances pour lesquelles le flag Relevé est à Oui.

Ne peuvent figurer sur un relevé que : Les échéances pour lesquelles le flag Relevé est à Oui Les échéances ne figurant pas sur un autre relevé Les échéances validées c‟est-à-dire générées en pièces comptables Les échéances exploitant un mode de règlement ayant un code relevé Les échéances dont la condition de paiement est cochée « relevé »



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4.3.6.5.

Cas particuliers

Cas du client „A la demande‟ Par défaut, ses échéances sont à vide/Non même si la condition de paiement est flaguée „Échéances sur relevé „ et contient des modes de règlement avec code relevé. Pour ce type de client, pour pouvoir faire un relevé, il faut mettre à jour les échéances concernées. Puis en génération automatique, il n‟est pas possible de traiter tous les clients „A la demande‟ : la génération de relevé doit se faire un par un dans ce cas-là. Code relevé Dans le cas où des modes de règlement sont liés au même code relevé, un relevé généré automatiquement pourra contenir des échéances de mode de règlement différent. Le mode de règlement du relevé ainsi généré sera celui le plus représenté, i.e. celui dont le montant des échéances est le plus élevé. Échéances soldées Si non prises en compte, un avoir soldé n‟apparaît pas dans le relevé. Par contre, au niveau de la facture à laquelle il est lié, le montant de l‟avoir apparaît dans la colonne Réglé. Si prises en compte, l‟avoir apparaît dans le relevé en montant négatif. Par contre, pour la facture associée, le montant Réglé reste vide. Relevé par date d‟échéance Si non coché et „Échéance du relevé‟ vide, le relevé généré a comme date d‟échéance celle qui est la plus éloignée des échéances le constituant.

4.3.6.6.

Relevés créditeurs

SOICPT = Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètre – TRS / SOI SOICPT „Comptabilisation relevés‟ à non Report se traduisant par la suppression du relevé créditeur et le report de ces échéances constitutives dans le nouveau relevé Mention Relevé à reporter en pied du nouveau relevé Report proposé en saisie et effectué en proposition uniquement pour des relevés de mêmes caractéristiques (hormis le code relevé qui peut être différent entre le relevé créditeur et le relevé „destinataire‟) SOICPT „Comptabilisation relevés‟ à oui Report effectué uniquement si le relevé créditeur a été comptabilisé Relevé créditeur non supprimé, mais rajout d‟une mention „Report sur relevé XXX‟ Relevé destinataire avec mention „Report des relevés XXX‟ Relevé destinataire intégrant non pas les échéances d‟origine du relevé créditeur mais l‟écriture/échéance générée suite à la comptabilisation du relevé

Comptabilisation Uniquement si le paramètre SOICPT est à Oui Utilisation de la pièce automatique défini dans le paramètre GAUSOI Si l‟option de comptabilisation est retenue, les relevés sont nécessairement mono site et mono collectif, quelle que soit la valeur des paramètres SOIFCY et SOISAC Se traduit par le lettrage des échéances du relevé avec l‟écriture générée



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Dans le cas de la comptabilisation d‟un relevé et d‟une gestion de TVA aux encaissements, il faut impérativement que le type de pièce permettant la comptabilisation du relevé soit « déclénchant » pour la TVA sur les encaissements. Modification / Suppression / Impression Pas de modification possible si le relevé a été comptabilisé Dans le cas contraire, possibilité d‟appliquer les caractéristiques du relevé aux échéances constitutives (date échéance et mode de règlement) impression du relevé d‟échéance en fonction du code adresse défini dans le paramètre SOIADD Si le mode de règlement du relevé est paramétré „TRT papier‟ à 2/oui (table diverse n°3), une traite est éditée en pied de relevé Notes



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5.4. FACTURES

Consultations - Factures & règlements - Factures Comptabilité Tiers / Consultations / Factures

Cette consultation permet d‟identifier les liens multiples existant entre les factures et les règlements. Elle se base sur les tables factures SINVOICE et PINVOICE, échéances GACCDUDATE, et règlements PAYMENTH et PAYMENTD. Ne sont donc pas prises en compte les „factures‟/échéances issues directement de la comptabilité.

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5.5. REGLEMENTS

Même principe de fonctionnement que la consultation de factures Différences :

Colorisation en bleu des règlements portant sur des factures non soldées Bouton Critères – Critère „Inclure les règlements non remis en banque‟ – Critère „Acomptes uniquement‟ qui n‟affiche que les règlements d‟acompte (destination acompte) ou assimilables (règlements non imputés) Attention : dans ce cas-là, ce sont des règlements pour lesquels il n‟y a pas de notion de facturé/facturant. Pour les visualiser, il ne faut donc



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6. LA GESTION DES RÈGLEMENTS 6.1. GENERALITES – PARAMETRES La gestion des règlements peut se faire de manière manuelle ou à travers des propostions automatiques. Elle s‟appuie sur des trasanctions de règlement, des codes comptables ainsi que des pièces automatiques et groupes de pièces automatiques.

Règlements Clients & Fournisseurs PARAMETRAGE / Comptabilité Tiers / Transactions saisie règlements •

•

•

Transactions de règlements – Écrans et nombre d‟onglets différents – Étapes logiques de regroupement et de comptabilisation différentes – Éditions différentes – Fichiers magnétiques différents – Écritures comptables différentes PARAMETRAGE / Comptabilité Tiers / Destinations comptables Destinations comptables – Schémas de comptabilisation différents – Comptes différents – Règles de TVA différentes Fonctions de gestion des règlements Comptabilité Tiers / Règlements / Saisie règlements – Pour une gestion unitaire Comptabilité Tiers / Bordereaux de remise / Saisie remises • Saisie règlements • Saisie remises Comptabilité Tiers / Avis de domiciliation / Saisie • Saisie domiciliations domiciliations – Pour une gestion de masse 53



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6.2. LES DESTINATIONS COMPTABLES 6.2.1. Principes Permettent de qualifier la nature des éléments auxquels le règlement est affecté (règlement d‟un facture avec escompte, règlement d‟acompte, règlement d‟une facture assortie de frais bancaires, …) Livraison en standard des principales destinations En saisie de règlement, la destination destination est positionnée au début de chaque ligne d‟affectation : Cas „simple‟ : règlement reçu imputé sur deux factures Utilisation de la destination ENC permettant d‟indiquer le numéro des deux factures concernées Cas „complexe‟ : règlement émis portant sur une facture donnant droit à escompte, ainsi que sur un acompte Utilisation de la destination DEC pour indiquer la facture imputée, ainsi que la destination ESCI pour préciser le montant de l‟escompte appliqué à la facture, ainsi que la destination ACPTE pour appliquer le montant de l‟acompte ;



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6.2.2. Les différents schémas de comptes BanqueTiers –

–

Destination impactant le montant du règlement émis/reçu du tiers („Montant tiers‟, „Imputé tiers‟, „Total imputé tiers‟) et donc le montant. Concerne donc principalement les lignes de règlements affectées à des factures (destinations DEC et ENC) et les lignes d‟acomptes (destinations ACPTE et ACPTR) Notion de „tiers‟ se réfère au bloc „Tiers/Collectif/Compte‟ en en-tête de règlement ; peut donc s‟utiliser tant pour un règlement sur un tiers que pour un règlement sur un compte normal.

BanqueCompte –



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Code Zone accessible (non obligatoire) pour les destinations de schéma comptable BanqueCompte et CompteTiers, Permet d‟associer la destination à un code comptable de type Règlement, lequel contient les comptes à mouvementer selon que la ligne d‟imputation du règlement constate un gain ou une perte Via paramétrage de la pièce automatique, possibilité de construire le compte de gain/perte par agrégation de segments de compte Imputable Zone accessible pour les destinations de schéma comptable BanqueCompte et CompteTiers Si cochée, ouvre la possibilité d‟affecter la ligne de règlement à une pièce comptable mouvementant le tiers du règlement [F:PYH]BPR (le lettrage écriture de règlement/pièce comptable est conditionné par le paramétrage du groupe de pièces automatiques appliqué) Si non coché, la ligne de règlement ne peut en aucun cas être liée (et donc potentiellement lettrée automatiquement) avec une pièce comptable existante Imputation Zone accessible si la destination est imputable Permet de renseigner le type de pièce proposé par défaut pour la destination, en saisie de la ligne de règlement En sélection, sont aussi proposés les types de document renseignés dans les valeurs paramètres BPCORDTYP et BPSORDTYP, définissant les types utilisés pour les échéances d‟acompte sur commandes clients et fournisseurs

Escompte agios Zone accessible pour les seules destinations de schéma comptable CompteTiers Permet de disposer de 2 modes de calcul d‟escompte/agios en saisie manuelle de lignes de règlement Concerne les seules échéances rapprochées disposant d‟un code escompte/ agios et pour lesquelles l‟écart „Date comptable du règlement‟ vs „Date d‟échéance de l‟échéance‟ justifie la prise en compte de ces frais/produits Pour ce type d‟échéance, la saisie d‟une ligne supplémentaire d‟escompte/agio sur une destination cochée va se traduire par le calcul de l‟escompte/agio plutôt que par la proposition du solde de l‟échéance Gestion TVA Zone accessible quel que soit le schéma de compte Permet de préciser si pour la ligne de règlement, la TVA doit ou non être extraite : Acompte : permet de déclencher le jeu d‟écriture pour la TVA/acompte. A noter que si ce choix est retenu, le compte Acompte doit nécessairement être paramétré avec Gestion TVA Compte d‟acompte Récup TVA/ et TVA/frais : fonctionnent de manière similaire, le montant saisi en ligne du règlement étant alors analysé comme un montant TTC sur la base duquel la TVA doit être extraite (si le compte est soumis à TVA)

Mt maxi Par règlement et par pièce comptable imputée, le montant de l‟escompte ou de la différence ne peut excéder le montant ci-indiqué % maxi Par règlement et par échéance imputée, le montant de l‟escompte ou de la différence ne peut excéder le pourcentage ci-indiqué.



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Chapitre TRS / Groupe PAY Détermination des destination pour les dépenses et les recettes DENSPG DENTAK



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6.3. LES TRANSACTIONS DE REGLEMENT Le paramétrage des transactions de règlement permet de définir les caractéristiques et les modalités d'exploitation des différentes transactions de paiement utilisées par l'entreprise : caractéristiques générales : sens (recette ou dépense), mode de règlement (virement, chèque, …) écrans de saisie : champs affichés, zones obligatoires à la saisie, étapes de comptabilisation et modalités de regroupement : remise en banque, mise en portefeuille, ...

Impression obligatoire Accessible ssi le code édition/traitement vaut CHE ou TRE Implique que l‟édition conditionne la possibilité de passer à l‟étape suivante Comptabilisation en portefeuille Représente nécessairement une 1ière étape de comptabilisation Se fait nécessairement au niveau du règlement (par opposition au niveau bordereau) Génère une écriture par règlement (hors cas des OD devises, des OD inter-tiers, …) Permet de choisir ou non d‟alimenter un portefeuille (n°1, n°2 ou n°3) lequel portefeuille peut alors être consulté depuis la fiche client/fournisseur, barre d‟outils/Zoom/Effet non échu 1-2-3 depuis la situation client/fournisseur, onglet Risque lequel portefeuille n‟est décrémenté qu‟après lancement de la fonction de dévalorisation du portefeuille Comptabilisation intermédiaire Peut être un première étape (remise des chèques à encaisser) ou une deuxième étape de comptabilisation (remise à l‟escompte ou à l‟encaissement des traites) Se fait nécessairement au niveau d‟un bordereau Génère une écriture par règlement figurant dans le bordereau (hors cas OD inter-tiers, …) Comptabilisation en banque Nécessairement la dernière étape de comptabilisation (et parfois aussi la première – ex : première et dernière étape dans le cas des chèques fournisseurs)



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Se fait soit au niveau du règlement (si première et dernière étape de comptabilisation sans regroupement sur bordereau = FCHQA), soit au niveau du bordereau (chèques reçus à encaisser) Génère une ou plusieurs écritures par règlement suivant le nombre d‟étapes et les choix de regroupement escompte et encaissement Regroup encaiss./escompte Accessible si la transaction prévoit un regroupement sur bordereau de remise ou de domiciliation Par règlement : 1 règlement=1 écriture Par bordereau/domiciliation : 1 bordereau=1 écriture Par date échéance : 1 date d‟échéance=1 écriture

Groupe pièce Permet d‟associer à chaque étape de comptabilisation le groupe de pièces automatiques à utiliser pour générer les écritures comptables et effectuer le lettrage En standard, livraison de 2 groupes de pièces automatiques : groupe STEP1 „Première comptabilisation‟ qui doit nécessairement être associé à la 1ière étape de comptabilisation pour les chèques fournisseurs, transaction mono étape avec „Comptabilisation en banque‟ , donc associée à STEP1 pour les chèques reçus clients, transaction avec 2 étapes, dont la 1ière est la „Comptabilisation intermédiaire‟, donc associée à STEP1 pour les traites reçues, transaction avec 2 étapes dont la 1ière est la „Comptabilisation en portefeuille‟, donc associée à STEP1 groupe STEPN „Nième comptabilisation‟ qui doit nécessairement être associé aux étapes suivantes de comptabilisation pour les chèques reçus clients, transaction avec 2 étapes, dont la 2ième est la „Comptabilisation en banque‟, donc associée à STEPN pour les traites reçues, possibilité de paramétrer une transaction avec 3 étapes, la 2ième étant la „Comptabilisation intermédiaire‟ donc associée à STEPN et la 3ième étant la „Comptabilisation en banque‟, donc associée à STEPN



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6.4. GROUPES DE PIECES AUTOMATIQUES ET PIECES AUTOMATIQUES

Les autres pièces automatiques visent à gérer des problématiques plus complexes à savoir : le cas des destinations comptables paramétrées comme devant générer une écriture séparée de l‟écriture principale de règlement le cas du collectif et/ou tiers payeur/payé différent du collectif et/ou tiers comptabilisée sur l‟échéance imputée le cas d‟une devise de règlement différente de la devise de tenue de la banque (suivant que la destination prévoit ou non une pièce séparée) le cas d‟une devise d‟échéance différente de la devise de règlement ou de la devise société Plus précisément : ACCBP



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6.5. SAISIE DES REGLEMENTS 6.5.1. Saisie

Règlements – Saisie d‟un règlement Comptabilité Tiers / Règlements /Saisie règlements

•

Soit accès à la liste des transactions de règlements définies

•

Soit accès direct en saisie sur une transaction particulière, conformément au paramétrage de l‟utilisateur (paramètre TRANSREG, chapitre TRS – Groupe DEF)

6.5.2. Picking des échéances Le picking des échéances permet de sélectionner par simple clic les factures que l‟on souhaite payer ou encaisser. N‟apparaissent pas : 75 les échéances associées à des pièces non validées/comptabilisées les échéances associées à des types de pièce non cochés „Gestion échéances‟ les échéances cédées à un factor les échéances portées sur un relevé comptabilisé les échéances non bonnes à payer, si l‟utilisateur à un contrôle BAP bloquant (CTLPAZ)

Apparaissent : les échéances d‟acompte les échéances rattachées à un relevé (si non comptabilisé) les échéances du site renseigné les échéances ayant un mode de règlement différent de celui de la transaction les échéances issues de la saisie d‟OD, si le type de pièce le prévoit („Gestion échéances‟ à oui) comme par exemple celles générées pour une écriture d‟impayé, une écriture de relevé comptabilisé, …… les échéances d‟un même payeur/payé quel que soit le facturé/facturant les échéances d‟un tiers client ET fournisseur (fenêtre Échéances groupées)



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6.5.3. Les champs de la saisie de règlement No règlement Numéro interne unique attribué automatiquement à la création du document/ règlement Dépend du paramétrage d‟affectation des compteurs (PARAMETRAGE / Paramètres généraux / compteurs / Affectation - Module Tiers / Règlements dépenses et Règlements recettes) Site Site de comptabilisation du règlement Peut être différent de celui des factures/échéances qu‟il concerne (dans la mesure où la société est la même) Une fois renseigné, les fenêtres de picking ne proposent que les échéances de ce même site. Tiers Dans la majorité des cas, client payeur émetteur/fournisseur payé destinataire du règlement en cours de saisie Peut être différent du client facturé/fos



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Renseignée si la ligne de règlement porte sur un compte suivi en analytique (compte d‟escompte/agio ou de frais bancaires de la destination, compte collectif du client/fournisseur, …) Accessible si le paramétrage du compte le prévoit (zone Crible nature) Unité / Quantité - ([F:PYA]QTYANA) Initialisée selon le paramétrage de la nature Répartition Accessible dès lors que le compte à la ligne est suivi en analytique ; pas de Valeur par défaut. Axes Accessibles suivant le paramétrage de la nature.



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6.5.4. Les différents schémas d‟imputation 6.5.4.1.

Imputé sur facture

6.6. les actions possibles sont : Bouton Supprimer Suppression du règlement et la facture/échéance est de nouveau „libre‟ pour être imputée sur un autre règlement. Bouton Suivi Permet de voir quelle est la prochaine étape Bouton Validation Permet de lancer la validation comptable du règlement (que ce soit la mise en portefeuille ou la remise en banque) Barre d‟outils, ZOOM Pièce comptable permet d‟accéder à l‟écriture générée.

6.6.1.1.

Imputé sur facture + Différence de règlement

6.6.1.2.

Imputé sur factures + Agios

6.6.1.3.

Imputé sur factures + escomptes



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6.6.1.4.

Non Imputé sur factures

6.6.1.5.

Acomptes sur factures

6.6.1.6.

Acomptes sur commandes

6.6.1.7.

Saisie avec frais sur règlements

6.6.1.8.

Saisie directe de frais bancaires



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6.6.2. Lots de saisie

Règlements – Saisie type – Onglet Lot de saisie Comptabilité Tiers / Règlements /Saisie règlements

•

Onglet Lot de saisie présent si le paramétrage de la transaction le prévoit

•

Permet de regrouper des règlements de façon à pouvoir effectuer les différents traitements de validation ou autre non pas sur un règlement ou une borne de règlements mais sur un lot de règlements

•

Possibilité de rajouter/sortir un règlement du lot quel que soit son état (Saisi, En banque, …) Un lot est mono société et mono transaction de règlement L‟attribution d‟un n° de lot à un règlement suit les règles suivantes : – En saisie de règlement, mettre * dans la zone Lot de saisie du règlement et au moment de la création/enregistrement, un nouveau n° est automatiquement généré

• •

– En proposition automatique, attribution d‟un même numéro aux règlements générés 96

La transaction de règlement prévoit la saisie par lots au niveau de l‟onglet Saisie :



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6.7. PROPOSITION AUTOMATIQUE 6.7.1. Généralités

Règlements – Proposition automatique Comptabilité Tiers / Règlements / Proposition automatique

•

Permet de générer automatiquement des règlements à partir des échéances existantes.

•

Dans tous les cas, certaines échéances ne sont jamais prises en compte par la proposition automatique : – les échéances associées à des factures -documents non comptabilisés – les échéances cédées à un factor – les échéances fournisseurs non bonnes à payer

•

Ne sont pas non plus prises en compte les échéances dont le mode de règlement ne fait pas partie de la liste des modes autorisés en proposition automatique Il en découle qu‟une échéance sans mode de règlement n‟est jamais prise en compte par la fonction de proposition automatique, pour quelque transaction que ce soit.

6.7.2. Les 3 modes de génération

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Trois modes exclusifs de génération des règlements : Mode Simulation Donne un fichier trace des règlements susceptibles d‟être généré L‟utilisateur ne peut donc rien modifier de la proposition à ce stade Mode Contrôle Affiche un tableau depuis lequel la proposition automatique de règlement peut être ajustée avant la création effective des règlements Ajustements possibles : retrait d‟une échéance de la proposition de règlement ajustement du montant de l‟escompte/agio calculé ajustement du montant réglé au titre d‟une échéance Mode Réel (création du règlement) dès lors que ni Simulation ni Contrôle ne sont cochés (avec en option une trace de génération des règlements)



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6.7.3. Les types de génération 6.7.3.1.

Les Bordereaux de remise

Ils peuvent être saisie ou générer automatiquement à partir d‟un lot. Saisie bordereau Permet de regrouper sur bordereau des règlements de même transaction, société et banque (à la condition que la transaction prévoit la constitution du bordereau) Ces bordereaux sont soit saisis manuellement soit générés automatiquement Depuis ce bordereau, il est alors possible de générer les fichiers magnétiques, d‟éditer les remises de chèques ou de traites, à destination de la banque Depuis ce même bordereau s‟enchaîne aussi les différentes étapes de comptabilisation prévues dans le paramétrage de la transaction de règlement Sachant par ailleurs qu‟il existe un ensemble de fonctions permettant de faire ces mêmes opérations non pas unitairement depuis le bordereau mais en masse pour un ensemble de bordereaux Génération bordereau

6.7.3.2.

Les avis de domiciliation

6.8. Ils peuvent être saisie ou générer automatiquement à partir d‟un lot.

7. Permet de regrouper les traites fournisseurs émises sur un bordereau d‟avis de domiciliation Ces avis de domiciliation sont soit saisis manuellement soit générés automatiquement Depuis l‟avis, il est possible de générer le fichier magnétique de réponse (Acceptation de payer la traite) dès lors que le fichier de LCR/BOR a précédemment été importé pour être rapproché de l‟avis pour acceptation.



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8.

8.1.1.1.

Les mises en portefeuille

8.2. La comptabilisation en portefeuille doit être prévue dans la transaction de règlement correspondante. Sachant que la mise en portefeuille peut être faite : soit directement depuis le règlement, via le bouton Validation, règlement après règlement, soit globalement, pour un ensemble de règlements via cette fonction Au niveau du règlement Le statut du règlement passe de Saisi ou Accepté à En portefeuille Le bouton Suivi permet de connaître le numéro de l‟écriture générée et le numéro du compte de mise en portefeuille

8.2.1.1.

Les comptabilisations intermédiaires

Ne sont concernés que les règlements pour lesquels l‟étape de remise intermédiaire a été prévue, en l‟occurrence les chèques reçus remis à l‟encaissement (dans le paramétrage standard) Sachant que la remise intermédiaire peut être faite : soit directement depuis le bordereau/domiciliation, via le bouton Validation, bordereau/domiciliation après bordereau/domiciliation, soit globalement, pour un ensemble de bordereaux/domiciliations via cette fonction Au niveau du bordereau/domiciliation MAIS aussi de chacun des règlements constitutifs Le statut du bordereau/domiciliation/règlement passe de Bordereau Saisi à Sur compte intermédiaire Depuis le bordereau/domiciliation/règlement, le bouton Suivi permet de connaître le numéro de(s) écriture(s) générée(s) au titre de la comptabilisation du bordereau/ domiciliation/règlement et le numéro du compte de remise intermédiaire.

8.2.1.2.

La comptabilisation en banque

8.3. La comptabilisation en banque concerne tous les règlements quelle que puisse être la transaction. Par contre, la remise en banque peut intervenir à différents niveaux : pour les virements clients reçus, dès que le règlement est saisi, il peut directement être remis en banque soit en activant le bouton Validation au cas par cas, depuis chaque règlement soit via cette fonction. pour les chèques reçus clients, la remise en banque intervient en 2ième et dernière étape comptable Les chèques sont d‟abord saisis, puis regroupés sur un bordereau de remise pour permettre l‟édition de la remise de chèques. Pour le bordereau, la 1ière comptabilisation (remise des chèques à l‟encaissement) peut être exécutée. Et une fois la remise intermédiaire comptabilisée, la remise en banque peut à son tour être validée



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soit en activant le bouton Validation au cas par cas, pour chacun des bordereaux soit via cette fonction

Au niveau du règlement/bordereau/domiciliation : le statut du bordereau/domiciliation/règlement passe à En banque sachant que suivant le paramétrage de la transaction, il peut passer En banque alors qu‟il était précédemment à : Saisi En portefeuille Bordereau saisi Domiciliation saisie Bordereau sur fichier Sur compte intermédiaire Depuis le règlement/bordereau/domiciliation, le bouton Suivi permet de connaître le numéro de(s) écriture(s) générée(s) au titre de la remise en banque du bordereau/domiciliation/ règlement et le numéro du compte de banque.

8.4. 8.4.1.1.

Retour acceptation

Concerne essentiellement les traites clients . L‟étape „Retour acceptation‟, si prévue dans le paramétrage de la transaction, a pour but de „flaguer‟ les traites saisies retournées acceptées par le client Le retour conditionne l‟étape suivante, à savoir la mise en portefeuille Mode opératoire : Fenêtre de saisie de critères permettant de sélectionner des traites saisies non encore acceptées Pré chargement d‟un écran avec les traites sélectionnées : si certaines ne doivent pas être considérées comme acceptées, retirer la ligne, une fois la liste de traites acceptées correcte, bouton Enregistrer Au niveau du règlement, le statut passe de Saisie à Accepté.

8.4.1.2.

Affectation banque

9. Permet d‟affecter automatiquement une banque aux règlements pour lesquels celle-ci n‟est pas encore renseignée De fait, pour certaines transactions de règlements, la saisie de la banque n‟est pas obligatoire lors de la création du règlement (La mise en portefeuille par exemple) Mais pour pouvoir comptabiliser une remise intermédiaire ou une remise en banque, la banque est indispensable . Le renseignement de la banque a posteriori peut se faire : en retournant en saisie de règlement et en la rajoutant sur le règlement, en masse, à partir d‟un pool bancaire, suivant certaines règles d‟affectation (Affectation banque) en masse, ou au cas par cas, sans règle d‟affectation particulière (Saisie banque) Ne sont éligibles à l‟affectation bancaire que les règlements dont l‟état est Saisi ou Accepté ou En portefeuille. Sage ERP X3 – Finance Advanced Global


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9.1.1.1.

Saisie banque

Permet d‟affecter voire ré-affecter une banque à des règlements pour lesquels celle-ci n‟est pas encore renseignée ou mal renseignée Affichage du tableau des règlements non affectés ou affectés à tort pour chaque ligne possibilité de sélectionner une banque possibilité de faire une MAJ de colonne, pour les lignes en dessous de la ligne courante possibilité de modifier l‟affectation d‟un règlement

9.1.1.2.

Remise magnétique

9.2. Ne sont concernés que les bordereaux/domiciliations pour lesquels la génération du fichier magnétique a été prévue Sachant que la génération du fichier magnétique peut être faite : soit directement depuis le bordereau/domiciliation, via le bouton Fichier banque, bordereau/domiciliation après bordereau/domiciliation, soit globalement, pour un ensemble de bordereaux/domiciliations via cette fonction Fichier trace de génération des fichiers magnétiques Les fichiers sont générés sous le répertoire BQE du dossier applicatif, conformément à la structure retenue dans la transaction et définie depuis PARAMETRAGE/Comptabilité Tiers/Fichiers/ Bancaires (fichiers ASCII) ou PARAMETRAGE/Comptabilité Tiers/Paramètres Vir. Commerciaux (fichier EDI)

9.2.1.1.

Import relevés LCR

Fonction permettant d‟importer le fichier des effets présentés à la banque pour acceptation L‟objectif étant ensuite de les rapprocher des effets déjà en portefeuille et de les accepter ou de les rejeter L‟import de ce fichier peut être chaîné avec le rapprochement en automatique des effets importés avec les effets existants, rapprochement se traduisant alors par la création des domiciliations correspondantes.

Le rapprochement automatique se base sur les critères : Montant en devise Devise Date échéance Référence tiré Site Banque et si le traitement trouve des traites en portefeuille correspondant à ces critères , il génère le bordereau de domiciliation pour ces traites et les marque comme acceptées. Sage ERP X3 – Finance Advanced Global


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Le traitement ne tient pas compte des traites déjà sur domiciliation, même si ce dernier n‟est que saisi et non validé en comptabilité 9.2.1.2.

Export relevés LCR

9.3. Permet de générer à destination des banques un fichier en réponse aux domiciliations reçues. Fichier pouvant également être généré pour un relevé particulier depuis les fonctions Saisie domiciliations (à condition qu‟il s‟agisse d‟un relevé importé de la banque) et Rapprochement manuel par le biais du bouton Fichier banque Structure du fichier REPLCRBOR défini depuis PARAMETRAGE/Comptabilité Tiers/Fichier bancaire 9.3.1.1.

Dévalorisation de portefeuille

10.

Permet de gérer finement l‟un des aspects du risque client, à savoir l‟existence de traites remise en banque non échues Car permet de diminuer le portefeuille (onglet Risque en situation client/fournisseur) des traites remises en banque dont la date d‟échéance est antérieure à celle renseignée dans la fonction. 10.1.1.1.

Prorogation Client / Fournisseur

10.2. Permet de décaler la date d‟échéance d‟un règlement et plus particulièrement celle des traites Ne sont éligibles à la prorogation que les règlements étant à un statut antérieur à En portefeuille (Saisi/Accepté) Mode opératoire : sélectionner une à une les traites à proroger et indiquer la nouvelle date d‟échéance ainsi que le libellé de l‟écriture de prorogation, puis Enregistrer Résultat : Soit génération d‟une écriture de prorogation selon que le compte d‟effet est paramétré ou non avec un modificateur mois ou quinzaine Soit simple modification de la date d‟échéance sur le règlement et l‟écriture comptable correspondante 10.2.1.1.

Impayés

10.3. Se traduit par la mise à jour du statut du règlement de „En banque‟ à „Impayé‟ Le bouton Suivi permet de retrouver le numéro de pièce de l‟impayé



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10.3.1. Annulation comptable 10.3.2. Accessible depuis la saisie de règlement, barre d‟outils, Options/Annulation comptable Se traduit par : l‟extourne de l‟ensemble des écritures comptables générées au titre du règlement, le délettrage des factures/échéances imputées le lettrage des écritures d‟origine avec leur écriture d‟extourne s‟il était sur un bordereau de remise ou de domiciliation, son retrait du bordereau la mise à jour du statut du règlement à „Saisi‟ Trace des écritures d‟extourne dans le bouton Suivi du règlement Le règlement peut alors être modifié et suivre de nouveau les étapes de comptabilisation prévu ou être supprimé A noter la possibilité de choisir la méthode d‟extourne (débit <-> crédit ou montant négatif)

11. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE

Rapprochement bancaire - Pointage manuel Comptabilité Tiers / Pointage / Pointage

Possibilité de saisir un code pointage alphanumérique à 5 caractères nécessairement en minuscule.

Critères de tri ascendant/descendant des écritures similaires à ceux de la fonction de rapprochement bancaire


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11.1.

POINTAGE MANUEL

Ce traitement permet de pointer les écritures de banque par rapport au relevé bancaire papier sans avoir à saisir ou importer les relevés.

Le pointage en partie simple -

Intérêt : pouvoir pointer les écritures comptables et/ou les mouvements du relevé bancaire importé (ou saisi) sans aucun contrôle d‟équilibre ou de cohérence (ex : suite à une reprise détaillée des écritures par exemple) Attribution d‟un code pointage constitué d‟une astérisque *

12. 12.1.

POINTAGE AUTOMATIQUE

12.1.1. Import de relevés

Structure du fichier importé définie dans PARAMETRAGE/Comptabilité Tiers/Fichiers bancaires Contrôles effectués :



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Que le relevé n‟est pas déjà été importé (via solde début relevé et date du solde début) De la correspondance entre la banque émettrice du fichier importé avec la banque destinataire (via le RIB) De l‟égalité entre le solde du précédent relevé importé et le solde début du relevé à importer Possibilité d‟imprimer la liste et le contenu des relevés importés (RELBANK01 et RELBANK02).

12.1.2. Suppression de relevés

Permet de supprimer un relevé bancaire importé à tort Il est contrôlé qu‟aucun pointage n‟a été fait sur le relevé

12.1.3. Rapprochement bancaire Dans la partie haute sont affichées les lignes correspondant aux relevés, Dans la partie basse sont affichées les lignes correspondant aux écritures comptables POINTAGE MANUEL Un double clic sur une ligne de relevé, puis sur une ligne de comptabilité ou plusieurs lignes si le choix 1ligne relevé = X écritures est choisi Les lignes pointées sont marquées avec un code lettre sur 5 caractères. POINTAGE AUTOMATIQUE S‟effectue à l‟aide du bouton Proposition Auto présent en bas de l‟écran. POINTAGE AUTOMATIQUE Rapprochement par pièce : avec cette option, le programme recherche un lien entre : la référence de l‟écriture et le numéro de chèque des relevés, et inversement, la référence de l‟écriture et les références des relevés, à la référence de l‟écriture et les libellés des relevés les derniers caractères des numéros de chèque du relevé et les libellés des écritures comptables (avec un nombre de caractères à choisir) Prise en compte des CIB ou non, Marquage des doublons ou non, En option, on indique si l‟on autorise le rapprochement de plusieurs mouvements avec 1 seule ligne du relevé ou non Après avoir lancé cette proposition, les couples écriture/ligne de relevés équilibrés apparaissent avec un code pointage identique, composé de lettres majuscules. Cette proposition peut être affinée manuellement.



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12.2.

DEPOINTAGE

13. Étape 1 : première sélection des lignes à afficher pour dépointage Critères : banque, montant de la ligne, code pointage, borne début date de pointage Étape 2 : affichage, dépointage manuel ou automatique Manuel : clic droit sélection + enregistrer Automatique : bouton Auto avec bornes de dates de pointage et bornes de codes pointage



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14. LES CAMPAGNES DE RELANCE

Relances

Une fonction dédiée aux campagnes de relance, donc une fonctionnalité plus interactive et plus souple

- En terme de paramétrage (paramétres généraux, écrans des échéances relancées, groupes de relance, textes des relances,…) - Une nouvelle fonction dédiée aux campagnes de relance (fonction GESFUP “campagnes de relance”) Sélection des échéances, modification et validation de la campagne; - Génération de lettres et envois d‟e-mail; - Création de tâches dans le module CRM;

127

14.1.

PARAMETRES Paramétres généraux, Chapitre TRS, groupe FUP FUPADD, code adresse de relance (fiche tiers), sinon adresse de paiement de l‟échéance (nouveau champ de code adresse de paiement, BPAPAY sur la table des échéances); FUPLEVn (n=1 à 9), code litige associé à chaque niveau de relance; RPTDSTn (n=1 à 2) (niveau “site”): code destination associé aux modes de relances (1=lettre, 2=e-mail, pas de destination pour 3=téléphone & 4=fax);  voir la fonction dédiée aux destinations (previsu, imprimante, fichier, message…); FUPRPTDIR: (niveau “utilisateur”, groupe FUP), répertoire de génération des fichiers (normalement de type “lettres”); Local ou sur le serveur d‟impression, et exprimè sous une forme telle que “E:\relances\” ou “\\Fup_temp\ (anti-slash à la fin); D‟anciennes valeurs paramétres FUPAMT, FUPBPC, FUPCDT, FUPCTL, FUPCUR, FUPFCY et FUPMAX ont été remplacées par la notion de groupes de relances (“Paramétres/ Comptabilité Tiers”)



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14.2.

CAMPAGNES DE RELANCE

15. Sélection des échéances selon différents critères: Société ou groupes de sociétés, site, groupes de relances, compte collectif, type de client (facturé ou payeur) et plage de client; user, mode de paiement, client groupe, client risque, représentants, classe ABC, codes statistiques,…etc; Contrôle global client par client; Puis, échéance par échéance, contrôle et modification de diverses caractéristiques (date d‟échéance, niveau de relance, code d‟escompte/agios, addresse de relance, code litige, mode de relance) ainsi que saisie de commentaire; Validation de la campagne  génération de lettre et envoi d‟e-mails (pas de validation = simulation ) Epuration des campagnes terminées; Fin de la campagne via des tâches CRM;



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15.1.1. Séléctions multiples 15.1.1.1.

Séléction numéros de campagne



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15.1.1.2.

Séléction Critères principaux



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15.1.1.3.

Séléction Critères Secondaires



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15.1.2. Listes des tiers à relancer 15.2.



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15.2.1. Validation de la campagne

15.3.



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15.3.1. Envoi des relances

15.3.2. 15.3.3.



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15.3.4. 16. LA GESTION DES NOTES DE FRAIS 16.1.

PARAMETRES

Notes de frais – Données de base et paramètres

AFFACTURAGE CLIENT – GESTION DES NOTES DE FRAIS

PARAMETRAGE / Utilisateurs / Utilisateurs DONNEES DE BASE / Tiers / Tiers

Lien utilisateur/tiers divers La saisie/comptabilisation des notes de frais nécessite de référencer les collaborateurs comme des utilisateurs L‟utilisateur „collaborateur‟ n‟est pas nécessairement un utilisateur ayant le droit de se connecter (flag Connexion, onglet Général de la fiche utilisateur) Pour pouvoir saisir un relevé de frais, l‟utilisateur/collaborateur doit nécessairement être rattaché à un tiers divers sur lequel les écritures de frais seront comptabilisées Le paramètre EXPBPR (onglet Paramètres de la fiche utilisateur) doit donc être renseigné avec un tiers divers

Au niveau du tiers divers : onglet Compta – affectation du code comptable porteur du collectif/compte NDF à alimenter – possibilité de rattacher un type de pièce porteur du mode de règlement de l’échéance onglets Adresses et RIB – en gestion des règlements, les informations d’adresse et de RIB du tiers prévalent sur celles de l’utilisateur

Chapitre TRS – Groupe EXP – Valeur EXPBPR = Code du tiers créé

16.1.1. Codes frais



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----------------- Bloc imputation----------------------------Code comptable = Définition du compte de frais à utiliser pour la comptabilisation des écritures. Code taxe = Si le code comptable exploite un compte soumis à TVA, il convient d‟indiquer ici le code de TVA à exploiter. ----------------- Bloc accessibilité--------------------------Il est possible d‟exiger la saisie d‟un commentaire sur la ligne de frais en cochant la case correspondante. Code accès : Permet de mettre un verrou au niveau du code frais Date de début et date de fin de validité : Permet dedélimiter l‟exploitation du code frais dans le temps ----------------- Bloc Type de valorisation ----------------Valeur fixe = le montant de frais est saisie par l‟utilisateur. Il peut comprendre une valeur par défaut ainsi qu‟une valeur plafond. Valeur utilisateur = le montant de frais dépend des valeurs paramètres saisis au niveau de l‟utilisateur Accès : Paramétrage / Utilisateurs / Utilisateurs – Onglet Paramètres chapitre Tiers – Groupe EXP Clic droit Détai – saisie des valeurs de EXPAMT1 à EXPAMT9 Frais Kilométriques : La valorisation des frais kilométriques s‟effectue en fonction du croisement de deux tables de base : Menu local tiers 2807 = Kilométrage pour frais Menu local tiers 2808 = Catégorie véhicule pour frais La valeur des paramètres EXPMIL (Kilométrage pour frais) et EXPVHL (Catégorie véhicule pour frais) au niveau dossier, société, site ou collaborateur (= utilisateur) En saisie de frais de type 'Frais kilométriques', le taux de remboursement du kilomètre est alors déduit, pour le collaborateur courant, à partir de ses valeurs EXPMIL/EXPVHL (ou celle du site de la note, …) et de leur croisement dans la table des indemnités kilométriques. ----------------- Bloc sections analytiques ----------------Les axes préchargés dans le tableau correspondent aux axes par défaut définis pour l'entité Frais pour notes de frais. En fonction du paramétrage, les sections analytiques sont modifiables. Celles-ci étant initialisées conformément au paramétrage des sections par défaut.

16.1.2. Indemnités kilométriques



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Le croisement entre la table des tranches kilométriques et la table des catgories de véhicules pour frais permet de déterminer le coût kilométrique à utiliser en saisie de relevé de frais. L‟accès au menus locaux 2807 et 2808 peut se faire de deux manières : Paramétrage / Paramètres généraux / Menus locaux ( Module Tiers) Développement / Dictionnaires de données / Tables / Menus locaux - Messages Menu Local 2807 – Kilométrage pour frais

Menu Local 2808 – Catégorie véhicule pour frais



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16.2.

SAISIE DES RELEVES

Notes de frais – Saisie


Comptabilité Tiers / Notes de frais / Relevés de frais

Saisie du relevé de frais Accès à la saisie taxe

Montant effectivement à rembourser et donc comptabilisé

Clic droit ligne : permet sur une ligne de relevé en devise de modifier le type de cours et le cours appliqué En l’absence de l’option 1, l’utilisateur n’a pas accès aux zones : • • •

Périodes initialisées à partir des paramètres et

166



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L‟entrée en saisie des relevés, démarre par le choix de la période de saisie – Bouton Les valeurs paramètres sont définies dans : Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres – Chapitre TRS – Groupe EXP

.

La fonction correspond à la saisie des relevé est la fonction GESEXS A partir du profil fonction d‟un utilisateur, il est possible de définir le degré d‟accès à cette saisie. Ainsi, l‟utilisateur RCPF (Responsable comptabilité fournisseur) peut accéder à tous les champs de la fonction GESEXS et ainsi modifier le montant TTC, le code de TVA et le visa apposé – Code 1 de l‟onglet Options

Par opposition, l‟utilisateur COMM (Commercial) voit la fonction GESEXS limitée – l‟absence de 1 bloque l‟accès au montant TTC, code de TVA et zone visa.



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16.3.

COMPTABILISATION DES RELEVES

Notes de frais – Comptabilisation


Comptabilité Tiers / Notes de frais / Comptabilisation des frais

Comptabilisation des frais

Prise en compte des seules lignes de relevé ayant un visa

En cas de génération, si vide, utilisation du type de pièce du tiers divers. Si renseignée, utilisation du type de pièce saisi

Écritures générées : dépendent du paramètre EXPFCY, du critère de regroupement 1 collaborateur/relevé et du type de pièce du tiers

167

Le traitement peut être généré à partir des seules lignes de relevé visées. La manière dont l‟écriture sera générée dépend des critères de regroupement choisi dans l‟écran de comptabilisation (1 collaborateur par relevé) ainsi que du paramètre EXPFCY Accès : Paramétrage / Paramètres généraux / valeurs paramètres Chapitre TRS / Groupe EXP -Choix pour un relevé Mono ou multi-site. La comptabilisation des NDF génère des OD. Quand une OD est créée, pour toute ligne tiers de la pièce, il y a création d‟une échéance. Cette échéance a comme mode de règlement le mode défini dans le type de pièce (si celui-ci est coché Gestion échéances et Mode règlement différent de vide). Si le type de pièce n‟a pas de mode règlement, le mode de règlement provient de la condition de paiement du payeur/payé (suivant paramètre PAYTERMVAL). Dans le cas des OD de NDF, les écritures sont passées, dans le cas le plus général, sur des tiers divers (et la configuration avec PAYTERMVAL n‟est pas applicable). Il est important de prévoir la comptabilisation de l‟OD sur un type de pièce avec mode de règlement de façon à ce que l‟échéance générée contienne un mode car SEULES les ECHEANCES avec MODE de règlement sont PRISES en COMPTE dans les PROPOSITIONS automatiques de REGLEMENTS. Lors de la comptabilisation des écritures, si un type de pièce et un journal sont saisis, la comptabilisation se fera sur ces éléments.



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Dans le cas contraire, en l‟absence de saisie de type de pièce et journal, X3 utilisera le type de pièce associé au tiers divers créé. Données de base / Tiers / Tiers – Onglet compta – Zone Type de pièce pour les notes de frais



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17. LA GESTION DE LA TVA 17.1.

GENERALITES

Déclaration de TVA- Généralités •

La fonction d’extraction de la TVA n ’est accessible que si le code activité DCL est actif

•

Ce traitement se base EXCLUSIVEMENT sur certaines données des écritures et leur paramétrage. A savoir : – sur l‟en-tête d‟écriture • le type de pièce • la date comptable ou la date document • la date d ’échéance – sur les lignes d‟écritures • le compte général • le code lettrage et la date de lettrage • le code taxe • le montant de TVA déclarée 155

17.1.1. Codes activité Accès : Développement / Dictionnaire données / Ouverture au paramétrage / Codes activité DCL = Type fonctionnel = Actif – permet de lancer la déclaration de TVA.

VAT = Type fonctionnel = Actif permet de disposer dans les différents écrans des informations relatives à la gestion des taxes.

17.1.2. Types de pièce Le paramétrage du type de pièce des écritures est contrôlé pour la TVA/débits et pour la TVA/ encaissements. Le type de pièce est alimenté lors d‟une saisie directe de pièce en comptabilité ou lors de la validation d‟une transaction d‟un des modules Achats/Ventes/Tiers. À cocher TVA/débits : type de pièce pour les factures/avoirs clients/fournisseurs type de pièce pour les frais bancaires divers type de pièce pour les escomptes de règlements (TVA/débits)



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À cocher TVA/encaissements : type de pièce pour les règlements type de pièce pour les OD inter-tiers et inter-collectifs type de pièce pour les reprises d‟acomptes type de pièce pour les impayés clients type de pièce pour les relevés d‟échéances clients/fournisseurs Par contre type de pièce pour les escomptes de règlement avec TVA/encaissements : ne pas cocher TVA/encaissements. type de pièce pour l‟OD de TVA, pour les factures à recevoir ou à émettre, pour les avoirs à recevoir : ne pas cocher TVA/débits ni TVA/encaissements

17.1.3. Paramétrage des comptes Le paramétrage du compte est contrôlé pour la TVA/débits et pour la TVA/encaissements Le compte est alimenté : lors d‟une saisie directe de pièce en comptabilité il est donc déterminé/choisi par l‟utilisateur lors de la validation d‟une transaction d‟un des modules Achats/Ventes/Tiers elle est donc déterminée automatiquement via le paramétrage de l‟interface

17.2. Les zones à définir sont les suivantes : Zone Gestion TVA ------------------------Prise en compte des valeurs de cette zone par le traitement de déclaration de TVA



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Non soumis Utilisé pour un compte ne contenant jamais des montants représentant une base pour le calcul de la TVA ni des montants de TVA à déclarer. La ligne d‟écriture ne contient alors jamais aucun taux de taxe Exemples : les comptes de classe 1/3/4 (sauf TVA) et 5 le compte 445500 de TVA à décaisser les comptes 4458* de TVA à régulariser

Soumis Utilisé pour un compte constituant une base de TVA. La ligne d‟écriture contient alors nécessairement un taux de taxe. Exemples : les comptes de classe 2/6 et 7 Compte de TVA Utilisé pour un compte contenant des montants de TVA à déclarer dans la CA3 La ligne d‟écriture contient alors nécessairement un taux de taxe Exemples : les comptes 445* de TVA déductible et collectée TVA CEE Utilisé pour un (le) compte contenant le montant de TVA collectée sur les acquisitions auprès des fournisseurs CEE La ligne d‟écriture contient alors nécessairement un taux de taxe Exemple : le compte 445200 de TVA due intra communautaire Compte d‟acompte Utilisé pour les comptes contenant le montant TTC d‟un acompte client/fournisseur La ligne d‟écriture contient alors nécessairement un taux de taxe Exemple : les comptes d‟acomptes clients (419*) et fournisseurs (409*)

Zone Imputation taxe ----------------------------------------Zone accessible si Gestion TVA différent de Non soumis Prise en compte des valeurs de cette zone par le traitement de déclaration de TVA Collectée ventes Classe 7 Compte 665000 d‟escomptes accordés Comptes 4457* de TVA collectée Compte 445200 de TVA/acquisitions intra communautaire Collectée immos Compte 775200 de produits de cession d‟éléments d‟actifs corporels Déductible achats Classe 6 Compte 775000 d‟escomptes obtenus Compte 775000 d‟escomptes obtenus



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Comptes 44566* de TVA déductible Déductible immos Classe 2 Compte 44562* de TVA déductible Collectée B&S (réservée au Portugal) Zone Taxe ---------------------------------------------------------Première zone : permet d‟indiquer le code taxe par défaut du compte. Lequel est alors proposé en saisie de facture tiers, en saisie d‟OD, … Zones suivantes : permettent d‟indiquer jusqu‟à 2 taux de taxes parafiscales/spéciales par défaut. Lesquels sont alors proposés en saisie de facture tiers, …

17.2.1. Taux de taxe Le paramétrage du taux de taxe est contrôlé pour la TVA/débits et la TVA/encaissements Le code taux de taxe est alimenté : lors d‟une saisie directe de pièce en comptabilité, d‟une saisie tiers il est d‟abord alimenté par défaut mais reste modifiable par l‟utilisateur lors de la validation d‟une transaction d‟un des modules Achats/Ventes/Tiers. Il est donc déterminé automatiquement via le paramétrage de l‟interface

17.3. 18. Les zones présentes dans la détermination des taux de taxe sont les suivantes :



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Zone Code comptable Code comptable utilisé par les différents paramétrages d‟interface pour déterminer les comptes de TVA et autres à alimenter lors de la validation d‟une facture Achats/Ventes/ Tiers, lors de la validation d‟un règlement avec escompte et recalcul de la TVA, … Nécessité de créer autant de codes comptables de type Taxe qu‟il y a de combinaisons de comptes de TVA à alimenter. Permet donc d‟avoir des comptes différents par taux de taxe par exemple Zone Régime de taxe Table diverse n°1 librement paramétrable Notion de type de régime déterminant : la règle de calcul à appliquer pour obtenir le montant de la taxe, la ligne de la CA3 à alimenter Liste exhaustive et non modifiable des valeurs de type de régime : 1 Normal/National 2 Export (pas de calcul de TVA) 3 Suspension de taxe (prestations exceptionnelles exonérées de taxe) 4 CEE (pas de calcul de TVA sauf cas de la TVA/acquisitions intra communautaires).

18.1.1. Gestion des dates Dans le cadre de la gestion de la TVA sur les débits, la date comptable ou la date document (suivant le paramètre CPT /VAT DCLVATDAT) sont contrôlées. Ces dates comptable et de document sont alimentées : lors d‟une saisie directe de pièce en comptabilité elles sont donc déterminées/choisies par l‟utilisateur (sauf à rajouter des contrôles dans les transactions de saisie) lors de la validation d‟une transaction d‟un des modules Achats/Ventes/Tiers elles sont donc déterminées automatiquement via le paramétrage de l‟interface



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Dans le cadre de la TVA/encaissements, la date échéance est contrôlée : La date échéance est alimentée : Lors d‟une saisie directe de pièce en comptabilité elle est donc déterminée/choisie par l‟utilisateur lors de la validation d‟une transaction d‟un des modules Achats/Ventes/Tiers elle est donc déterminée automatiquement via le paramétrage de l‟interface. Le code lettrage et la date effective de lettrage sont contrôlés : Le code et la date sont mis à jour : lors de la validation d‟un règlement, le lettrage étant alors automatiquement effectué entre le règlement et les pièces imputées (conformément au paramétrage du groupe de pièces automatiques) lors de validation d‟un avoir imputé sur une facture, si le paramètre LETAUTCNO le prévoit. Lors d‟une opération de lettrage manuel, ces deux informations étant gérées en automatique par X3.

18.1.2. TVA déclarée Le montant de TVA déjà déclaré est contrôlé pour la TVA/débits et pour la TVA/encaissements Ce montant est alimenté automatiquement lors de l‟exécution du traitement de déclaration en REEL. Il reste cependant modifiable depuis l‟utilitaire approprié.



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18.2.

LANCEMENT DE LA TVA SUR LES DEBITS

Déclaration TVA- Lancement de la

TVA s/débit

COMPTABILITE / Déclarations fiscales / Déclaration de TVA

La déclaration ne peut être lancée pour site donné qu’en mode simulation Borne de date des écritures à parcourir et à traiter. La date prise en compte est soit la date comptable, soit la date document origine, selon la valeur du paramètre

Génération en réel : mise à jour du fichier des lignes d’écritures pour le montant de TVA déclarée

184

18.2.1. 18.2.2. Principes Que la déclaration soit générée en réel ou en simulation, à l‟issue du traitement, possibilité d‟éditer l‟état DCLVATDEB1 „Déclaration TVA/débits‟. Attribution automatique d‟un numéro de requête à chaque édition de DCLVATDEB1, et ce pour en permettre la ré-édition. Compteur du numéro de requête défini depuis la table d‟affectation des compteurs. Réédition possible via l‟état DCLVATDEB2 „Réimp. déclaration TVA/débits‟ avec impression ou non du détail des écritures constitutives.



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18.3. 18.3.1. Algorithme



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18.4.

LANCEMENT DE LA TVA SUR LES ENCAISSEMENTS

Déclaration TVA- Lancement TVA s/Encaissement COMPTABILITE / Déclarations fiscales / Déclaration de TVA La déclaration ne peut être lancée pour site donné qu’en mode simulation Bornes de date de lettrage et d’échéance des groupes de lettrage et donc des pièces à parcourir Permet de ne traiter que les groupes de lettrage portant sur des comptes tiers Lancement TVA/encaissements non coché par défaut si à non  société ne gérant pas la TVA/encaissements 188

18.4.1. Principes 18.5. Que la déclaration soit générée en réel ou en simulation, à l‟issue du traitement, possibilité d‟éditer l‟état DCLVATENC1 „Déclaration TVA/encaissements‟. Attribution automatique d‟un numéro de requête à chaque édition de DCLVATENC1, et ce pour en permettre la ré-édition. Compteur du numéro de requête défini depuis la table d‟affectation des compteurs. Réédition possible via l‟état DCLVATENC2 „Réimp déclaration TVA/encaiss.‟ avec impression ou non du détail des groupes de lettrage.



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18.5.1. Algorithme Algorithme présentant le cas le plus simple, à savoir le règlement total d‟une facture avec uniquement de la TVA/encaissements.

18.5.2.

Le fait de ré exécuter le traitement une deuxième fois, avec les mêmes critères, permet de traiter les écritures enregistrées et/ou lettrées et/ou délettrées postérieurement à la 1ière déclaration en réel. Possibilité d‟affichage d‟une trace contenant la liste des opérations non prises en compte car ne répondant pas aux critères ou contenant une anomalie.



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18.6.

CAS D’IMPUTATION ET TRAITEMENT TVA

18.6.1. Facture multi-type – Règlement total Cas d‟un règlement portant sur une facture multi-types de TVA (débits/encaissements) Comptabilisation de la facture + déclaration de TVA = déclaration de la base débits avec un cumul par taux Comptabilisation du règlement + déclaration de TVA = déclaration de la base et du montant de TVA/encaissements avec un cumul par taux

18.6.2. Facture multi-type – Règlement partiel Cas d‟un règlement portant sur une facture avec de la TVA/encaissements une fois le montant du règlement déterminé, les bases TTC et TVA déterminées, calcul du montant à déclarer montant à déclarer défini en prenant les bases TTC et TVA et en les limitant au montant du règlement Cas d‟une facture ayant été réglée en plusieurs fois et ayant donné lieu à plusieurs déclarations de TVA/encaissements Premier règlement partiel d‟une facture avec de la TVA/encaissements Déclaration de TVA pour un TTC limité au montant du règlement Deuxième règlement soldant la facture Détermination du montant à déclarer en prenant les bases TTC/TVA limitées au montant du règlement et minorées des montants de TVA déjà déclarés. Cas d‟un règlement partiel portant sur une facture mixte (TVA/encaissements et TVA/débits) Détermination du montant à déclarer dépendant du paramètre DCLOPTPAY, dont les valeurs possibles sont „TVA/débits payée d‟abord‟ ou „Prorata‟ „TVA/débits payée d‟abord‟ Le règlement est imputé en priorité sur les montants soumis à TVA/débits. Par conséquent, le 1ier règlement partiel pourra ne donner lieu à aucune déclaration de TVA/encaissements. La TVA/encaissements ne sera déclarée que lorsque le total des encaissements dépassera la base TTC soumise à TVA/débits. „Prorata‟ Le règlement partiel est affecté sur chacun des types de régime débits/ encaissements au prorata des bases TTC de chaque type de régime dans la facture.



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18.6.3. De lettrage d‟un groupe de lettrage Cas du délettrage d‟un groupe de lettrage pour lequel de la TVA/encaissements a déjà été déclarée en réel T1 - Déclaration de TVA en réel : mise à jour du montant de TVA déclarée T2 - Délettrage : perte du code lettrage pour la ou les lignes d‟écritures exclues du groupe, perte ou mise à jour des dates minimale et maximale du groupe de lettrage mais conservation de la date de lettrage et du montant de TVA déclarée T3 – Nouvelle déclaration de TVA en réel : déclaration en sens inverse des précédents montants de TVA calculée et RAZ de ces montants.

18.6.4. TVA et Escompte de règlement Escompte de règlement avec TVA/encaissement paramétrer une destination comptable alimentant une écriture séparée pointant sur un type de pièce non déclenchant pour la TVA/encaissements paramétrer les comptes d‟escomptes obtenus 765000 „Déductible achats‟ et d‟escomptes accordés „Collectée ventes‟ saisir le règlement pour le montant net d‟escompte en indiquant pour la ligne d‟escompte un taux de taxe de type „Encaissement‟ Escompte de règlement avec TVA/débit soit paramétrer une destination comptable alimentant une écriture séparée pointant sur un type de pièce déclenchant pour la TVA/débits soit modifier le paramétrage du type de pièce standard „ENC‟ et le cocher TVA/débits

18.6.5. TVA et acomptes Acompte avec TVA/encaissement paramétrer une destination comptable avec une gestion de TVA de type „Acompte‟ paramétrer des comptes d‟acomptes différents des collectifs clients/fournisseurs habituels („Non soumis‟) et les identifier avec une gestion TVA „Compte d‟acompte‟ paramétrer les comptes de TVA à régulariser (lignes 13 et 14 du code comptable Taxe) comme „Non soumis‟



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paramétrer le type de pièce de l‟écriture de reprise/imputation d‟acompte comme déclenchant TVA/encaissements (à noter qu‟il n‟y a pas de contrainte de paramétrage pour le type de pièce porteur du règlement de l‟acompte ; il n‟est pas nécessaire de le cocher TVA/ encaissements pour que celle-ci soit déclarée au titre de l‟acompte)

18.6.6. TVA et gestion des impayés Une société gérant la TVA/encaissement (paramètre DCLVATPAY à Oui) peut choisir ou non de remettre en cause la TVA déjà déclarée au titre d‟une facture dont le règlement revient impayé. Le cas échéant (RAZ TVA déclarée à Oui), il faut paramétrer le type de pièce porteur de l‟impayé comme déclenchant pour la TVA/encaissements. Alors : l‟impayé est automatiquement enregistré sur le collectif client facture (et non pas sur le collectif client douteux) la facture + le règlement + l‟impayé sont re-lettrés en minuscule (l‟échéance non soldée –à régler, relancer– est alors celle de la facture) L‟opération est assimilée à un délettrage en matière de TVA. Au niveau de la déclaration : le montant du règlement est égal à zéro (ligne crédit/règlement + ligne débit/impayé) et de la TVA a déjà été déclarée Celle-ci est donc déclarée en négatif pour le groupe et remise à zéro au niveau des lignes de facture

18.6.7. TVA et relevés comptabilisés Paramétrage TVA/encaissements Nécessité de paramétrer le type de pièce permettant la comptabilisation du relevé comme déclenchant pour la TVA/encaissements. Fonctionnement TVA/encaissements A l‟enregistrement du relevé client : génération d‟une écriture contenant 2 lignes sur le compte client chacune d‟un montant correspondant au total du relevé lettrage minuscule des lignes tiers du groupe constitué par les factures du relevé et les 2 lignes de son écriture de comptabilisation Au niveau de la déclaration de TVA/encaissements le montant du règlement est égal à zéro (ligne crédit sur l‟écriture de relevé + ligne débit sur l‟écriture de relevé) donc pas de déclaration de TVA bien que les factures soient lettrées et ce avec une pièce dont le type de pièce est déclenchant A l‟enregistrement du règlement du relevé (total ou partiel) : lettrage majuscule (ou minuscule) des lignes tiers du groupe constitué par les factures du relevé, les 2 lignes du relevé et la ligne de règlement Au niveau de la déclaration de TVA/encaissements le montant du règlement est alors égal à : ligne débit + ligne crédit relevé = 0 + ligne crédit du règlement = montant du règlement.



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18.7.

CAS NON GERES

Factures multi-tiers Car impossible de déterminer la part des montants HT/TTC associés à chaque tiers Règlement partiel imputé sur plusieurs factures avec TVA/encaissements le règlement par un tiers donné de N factures génère une pièce avec une seule ligne d‟écriture sur le tiers soldant les N factures. La ligne de règlement et les lignes de facture constituent un groupe de lettrage unique le fichier des écritures ne contient donc pas l‟information du montant imputé sur chacune des factures ni même l‟information du fait qu‟une des factures est soldée.

18.8.

CONTROLES ET UTILITAIRES

18.8.1. Contrôles Message d‟avertissement TVA/débits En saisie de pièce, affichage du message „Attention, les écritures enregistrées sur ce type de pièce ne seront pas prises en compte dans la déclaration de TVA‟. Apparition du message si la valeur paramètre CONTVAPCE est activée et dès lors qu‟un taux de taxe „Débit‟ est utilisé sur un type de pièce non déclenchant pour les débits. Messages d‟avertissement TVA/débits et TVA/encaissements En saisie de pièce, la modification d ‟une écriture comportant de la TVA déclarée déclenche un message d ‟avertissement „ Cette pièce comporte de la TVA déclarée‟. Dans la fonction de paramétrage des types de pièces, dès lors qu‟on décoche un des flags „TVA/débits‟ ou „TVA/encaissements‟, affichage du message „Attention ce type de pièce comporte de la TVA déclarée‟ dès lors qu‟il y a au moins une pièce associée à ce type qui comporte de la TVA déclarée. Impossibilité de supprimer une écriture dès lors qu‟un montant de TVA a été déclaré.

18.8.2. Utilitaires

L‟utilitaire TVA déclarée permet de sélectionner un ensemble de ligne d‟écritures sur des comptes „Soumis‟ et „Compte de TVA‟ et de modifier le seul montant de TVA déclarée .



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18.9.

LES EDITIONS

CONTVAPCE État permettant d‟effectuer un contrôle de cohérence des informations de TVA : correspondance entre le montant représentant la base HT (compte „Soumis‟) et le montant de TVA comptabilisé (compte „Compte de TVA) en recalculant la TVA par rapport au taux de TVA, cohérence du type d‟imputation taxe („Collectée ventes‟, „Déductible achats‟, …) du compte portant la base et du compte portant le montant TVA Donne la liste de toutes les pièces pour lesquelles il y a un écart entre la TVA recalculée et la TVA effectivement comptabilisée. Sachant qu‟il est possible d‟indiquer un seuil en dessous duquel la différence (écart stricte en montant et en devise de saisie) est considérée comme non significative Nécessité d‟éditer CONTVAPCE avant toute déclaration de TVA afin d‟éliminer d‟éventuelles erreurs de saisie. CONTVAENC Édition permettant de justifier le solde des comptes de TVA sur encaissements Donne la liste des écritures des „Comptes de TVA‟ pour lesquelles le taux de taxe à la ligne est de type „Encaissements‟ Lignes extraites des comptes clients, fournisseurs ou autres Normalement, correspondance entre le cumul fin d‟édition et le solde du compte de TVA/encaissements. GLVATGEN Édition permettant d‟obtenir un récapitulatif par compte normal („Soumis‟, „Compte de TVA‟ et „Compte d‟acompte‟) des lignes d‟écritures alimentant un taux taxe donné Critères de sélection disponible : taux de taxe, compte, écritures lettrées En fin d‟édition, récapitulatif des lignes par taux puis par site et par taux.



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18.9.1. 18.10.



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Sage ERP X3

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