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13 TABULA: Revistà de Archivos de Castilla y León / Asocracrón de Arch veros
CastillayLeón N"l (1992)-.-Salamanca:ACAL,
1992-.
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LucÍono Duranti Autenticidad y vaioración: ia teoría de Ia valoración enfrentada a los documentos electrónicos
22cm.
ISSN: 1112-6506 =TABULA (Salamanca)
23
CaroLCouture La función valoración en la fuchiüstica contemporánea una sinergia entre vanas consideraci0nes complementarias
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de A]ciivos de Castilla y t-eón Ásociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL) Pozr: Amarillo i, 2" B. 37001 Salamanca
I'rurr rli:tticittor , iltitt'lr r l' r,: r para la mejora cie ia v;riori:t'trtrl tii' 'g1fl
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Teléfüno: 650 136756
51 0irector:
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Cenerelo lanaspa
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Editü dela§Artas d€l lll Coloquio lnternacional de Ciencias de la Documentación y lll Congreso de Archivos de Castilla y teón: Luis l{enrández Olivera
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hm Âmarillo l, 2" B. 37001 Salamanca TeiéÍono: 650 336756 [.rR4lil mal{ormacion@ mixmail.com O Los autores.de los textos esta.
105
edición
215
Deposito ieg*l: §.671i 992 ISSN:1111:6506
121
Íirnudos expresan la opi,nión del autor sin que la Asociación de Archiveros rie Castilla y León comparta necesàriâmente o conLêplo§ expuestos por ellos.
l-1s.a{lculos
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tmprir* f ú&0tA,Mtts tmpreoo;eflü- psíia
l{ott1a Enanur ado SaktztL" La selecr:iórt de dottttitt'irtcs r::r las r-rniversidades mieml;ros iltl
Í.sobel ,4,ledrono FeiÍces
Elena fiiun^s Pala La Comisión CaliÍicadora de Docurrtenl 0s del r\1'rtnt anit.nlu l, 'Ll,aqota. i0 anos dt 0\pcrlrirr:.r
Teng Eastwood La valoración archiústica en las
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Nlanuelal'Ioro Cabero I Luis Hernândez Olil,era Seleccionar documentos con el calendario de consewación: una propuesta para Castilla y kón hlartoreLl Bl sistema de evaluación de documentos en Cataluna LLuís Cermerrc
Stetla Mclta Gorualez Cietra Jorge Àracf-Mina La disposición documenlal eii lo:r archirros del Gobierno Fericral. Un proceso de valoración
documental parâ dictaminar el destino iinal de la documentacirin en el Archivo General de la
ftank Boles Hay muchos caminos hacia la ilurninación: fa-lsas dicotomias en la selección de documentos
DepáÍtirím0b de Biblioteconomía y Documentactón de la Untversidad de Salamanca Archivero de Casrilla y teón (ACÁL)
y Asociacbn de
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Macrovaloración y análisis funcional: la preeminencia de la interacción polílico-social sobre el gobierno
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Richard J. Cox La valoractón como un acto de memoria
sociedades democrálicas
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Pepitc Raueniós Po;are.s l,a coníección del boletin oficial de la universidad: La interacr:ról de la informaciôn. la gestión de dcrcumentos y su vaiorat:ion Pedro PenreacLo La valoración de documentos en
Portugal: problenras v metodologia
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Á&CI-'íYIsI/C CÜNTTMFüRÁN§Á: Una sinergia entre varias consrderaciones complementarias'
n fuchiústica, la función de valoración recoge los aspectos teóricos que iundameil.al iir práctica de los calendarios de conservación. Al valorar los documentos de la ütstitiiciÓn para la que trabaja, el archivero determina exactamente los plazos de conseruación y planiÍica su
flujo a lo largo de su ciclo vital. Decide asi los que se deben eliminar. y en quê momento. y ios que se deben conservar de manera permanente para constituir Ia memoria colectiva de una organúa ción y de la sociedad en general. Es obvio que todo este edificio reposa en la valoraciÓn2. Y es en este contexto de estudio de los cimientos, y para una mejor comprensÍÓn de la práctica y de los ins.
trumentos, donde queremos situar nuestra exposición. El objetivo pnncipal de esta presenlación es destacar la multiplicidad de componentes a considerar en la valoraciÓn y su complementariedaci. Si nos fiamos de los datos de una encuesta dirigida por Ann Pederson. los archiveros son unánimes al reconocer en la valoración uno de los campos del conocimiento archivístico que merece desarrollar e investigar. (Pederson. 1994) Actualmente hay consenso entre la co munidad fuchiústica en desear que la valoración se constituya en una intervenciÓn principal I Este texto es una versión reüsada y adaptada del capÍtulo titulado ,La valoración, âparecido en la obra: COI]TURE et al. 1999b: 103-143 {ver bibliografia).
El têrmino valoración no refiere aquí a la valoración financiera ni a la valoración de actiüdades y pruebas. Se concentrâ en el valor intelectual de los documentos. Además .la valoración que se plantea en este lexto se situi en un marco institucional, El objeto de nuestras preocupaciones son. pues, los fondos institurionales y la herramienta resultante de su valoración es el calendario de conservación. Por otra paÍte. para valorar londos no instj tucionales, el archivero recurre a esa otra herramienta que es la polÍtica de adquisición. Ver sobre este tema: LAit4'
2
BERT. 1999: 103-143.
IABULA, Númerc 6, 2003, pp.
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CAROL COUTI]RF
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A tllNC|ON VALORACI0N
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ARCHIVISTICÂ CONTEI\4PORANIA:
tlNA Sl\tRC|A TNTRE VARIAS ( ()\slf)ERAi loi\1
5
del archivero3. Algunos llegan, incluso, a aÍirmar que es la más importante, la más noble. sin embargo, varios autores han manifestado sus dudas sobre la existencia de principios y métodos de valoraciÓn que puedan aplicarse con cierta garantia. Desde Ig75, el archivero america-
la clasificación, la descripción, la difusión, la presen:ación y ei uso de los documerltos sorl. rLl das ellas, deudoras de las decisiones tomadas en el momento de la vaioraciÓn: sin lugar a duda, las consecuencias de estas decisiones son determinantes en el plan de gesttón de Lin
no, Gerald Ham, resumía en una frase lapidaria las causas del problema que plantea la valo-
organismo {decisiones relativas al valor primario) y, por consiguiente. en el pian de coi'istitr-r ción y gestión del patrimonio personal, institucional o social (decisiones relatitras al valor se
ración en la Archivistica: Our most ímportant and íntellectwllg demandíng task as orchiuists is to moke an tn1ormed selectíon oJ informatíon that will provide the future with a representahue record. of humnn
cundario).
experímce ín our tíme. But whg must ue do ít so badlg? {Ham, Ig75, p.
I.2" Genesís
b)
Es un tópico, pues, reiterar la importancia de la valoración en Archiústica. Más que una simple función de la Archiústica contemporánea, la valoración es pa-rte del cometido del archivero y la base del instrumento que es el calendario de conservación
En este texto tratamos, en una pímera parte, la deflnición, génesis y problemática de la valoración. En la segunda, presentamos los fundamentos teóricos de la valoración que sustentan la práctica de los calendarios de conservación. Por último, en la tercera parte, identificamos y presentamos los principales elementos que caracterizan el calendario de consewación, herramienta resultante de la valoración.
Los escritos lo demuestran; desde mediados del siglo pasado, la valoración ha interesaritl a archiveros de diversos países. Una reúsión de la documentación nos ha llevado a constaiâr qLií
Alemania, Inglaterra, Dstados Unidos y Canadá están entre los paÍses que han contnbuirlo de uni: marera notable y caracteística en materia de rraloración. Ciertamente se podían citar y estudíar otros países pero, como la selección se impone, hemos optado por aquellos cuyos trabaios sobi"e i;i valoración documental, acometida hace tiempo, parecen ilustrar y deflnir bien la situaciÓn y la pro' blemática. Es importante mencionar también, la relevante contribuciÓn del Consejo lnternacittnal de Archivos
y de la UNESCO que han trabajado conjuntamente en la publicación de varios estr:
dios RAMP sobre este temaa.
ffi L. Definiciôn, génesis y problemática de la valoraciôn
1.2.1. Alemann: Valarar para conseructrs Alemania, a quien se le reconoce una larga tradición de racionalización de sus activi-la práctica del registratur es un ejemplo convincente* ha sido de los primeros paises en preocuparse de la valoración de los documentos. Mientras que, al menos dades administrativas,
1,1. Definíción Basándonos en nuestras investigaciones y experiencia, y considerando otras definiciones, abordamos la valoración como: [...] eLacto de jwgar los ualores que presentan los documentos de archfin (ualar pimario g secundaría) g de dectdír los plazos de aplicaríón de estos uolores a dichos documentos en
un conterto que corsidere la relactón esencinl. ayístente entre el organismo (o persona) a y los documentos admÍnistratÍuos que êl (eta) qenera en eL marco de sus
quien ancíernen
artiuidades (Couture et al. 1999b, p.104)
al principlo, Inglaterra ha valorado para eliminar, Alemania lo ha hecho para consewar. [,0 que a primera üsta puede parecer un juego de palabras encierra, de hecho. una diferencia fundamental. El archivero de la primera tendencia se preocupa especialmente por los inlere' ses administrativos, financieros y a corto plazo (economia de espacio) que ofrece la eliminación, mientras que al de 1a segunda tendencia le mueve más el interés patrimonial v la con' servación a largo plazo (archivos testimoniales). Más allá de las palabras estas diferencias conducen, indudablemente, a unos planteamientos de la valoración y de los Ínstrumentos de gestión. muy distintos,
Dn la fuchiústica contemporánea, el acto de valorar -que consiste esencialmente en jwgar y decidir-, apela asÍ al concepto de valol al plazo de conservación y al únculo indeleble existente entre el creador y sus documentos. De hecho somos conscientes de la falta de originalidad, al aíirmar que la función de valoración constituye el núcleo duro de la disciplina Archivistica. La creación, la adquisición, 3{Jn proyecto de investigación que hemos desarrollado sobre docencia e investigación en kchivisticâ de 19g7-2000 -investigación flnanciada por el ConseJo de lnvestigâción y Ciencias Humanas dJCanadá- revela que lâ valoración es un tema claslficado entre las primeras preocupaciones de los archleros cuando ponen en marchá programas de formación y cuando emprenden investigaciones. {COUTURE et al., I99ga}
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TAB{llA NrimcroÁ )001
4La UNESCO, en estrecha colâboración con el Consejo lnternâcional de Archivos (CIA). ha publicado varias obras de la serie de estudios RAMP {Records and Archives Management Programme) que hsn tocado los difêrentes aspectos de Ia valoración en archivos. Estos estudios se mencionan en la bibiiografía: el que trata sobre imágenes en movinieilto (KULA, 19831. la recepción de archivos corrientes y los cuadro de expurgo (CHARMAN, i984). los soportes informátj cos {NAUGLER, 1984), Ia valoración y el expurgo en las organuaciones internacionales (GUPTIL, 1985). las íotograii as (LEARY, 1985), la utillzación de técnicas de muestreo {HULL, 1981), los registros sonoros.(HARRISON
MÀ
1987) y la va.loración de los fondos que contienen informaciones personales
(C00K' l99l
y SC}IUIJRS-
c],
sPara más detalles. véase KOLSRUD, 1992.
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ll À Nrimprr Á lÍ)01
25
CAROL COUIURE
LA tUNCIÓN
Con Írarl 0tto Müller a partir de lg286, Heinrich Otto Meisner en 1g377 así como George Mlhelrn-sante y Mlhelm Rhor en 19578, Ia invortanciq de organismo creador eser primer punto
de reflexión que han explorado los archiveros alemanes en materia de valoracióne. Fúzw. zimmerman, desde flnales de los anos 50 hasta flnales de los 7010, y Arthur kche en 1g65, se inte_ resan, cada cual a su manera, en el uso de bs documentos. Por último, al responder al archivero de Alemania del Este Joachim schreckenbachr2, Hans Booms (1g72 y r9g7) áefenderá que el ar_ chivo debe dar testunonío de todas las actíuidndes del conjunto de la soctedad".La importancia del organismo creador, el uso de los documentos y la aproximación social son, pues, las principales úas que han destacado los archiveros alemanes cuando han abordado la valoración.
Hay que recordar que ra Archivistica insresa ha estado muy marcada por Hilary Jenkinson y su obra A !ç[anual oJ Archtue ÁdmÍnrstratÍon que ha inspirado a varias jeneraciones de 6
Müller identifica tres niveles de administración -una central, una intermedia y una local- que propone como base de la va.loración Archivísüca. 7
Meisner precisa el planteamiento.de Müller y sostiene que hay que considerar tarnbién ia edad del documento, su contmido y la posición jerfuquica del organismo creador. Ewilhehn-sante y Rhor llevan más leJos las refleiones de Müller y de Meisner al ligar el valor del documento y la poslción Jerárquica del orgadsmo creador. e
2,Hay que insistir en el azar de tal propuesta interpretada sin mâtices? Efectivamente, een úrtud de qué escala de valores ul organlsmo (central o intermedio)ierárquicamente elevado produciria necesariamente documentos de inte. rés mlentras que, por el contrado, un orgaúsmo loca.l, más bajo en lajerarquía, proauciriaáo.umenios de poco interés? siaplicásemos este principio a los archivos personales, por eiemp-lo, 6quiere'decir se qu. .oio lo."ronao, a. p..sonaJe§ ilu§tres, elevados en lajerarquÍa socÍal, merecerian conservarse? i,No edste el riesgo de elevar a rang, de tes, timonio una imagen truncada de la sociedad que no tiene en cuenta más que a Ia élite?"Esto parece contradecir la postura de ese otro archivero aiemán, Hans Booms, que nos exhortâ, como se verá, a valorar para que el producto sea testimonlo de todos los componentes de Ia sociedad. r0
zimmerman desarrolla el concepto de market demwd" que liga al contenido y al uso, y hace su planteâmiento s0-
bre valoración
.
rrAunque en desacuerdo con zimmerman, Zechel se interesa por el uso y sostiene que, en materia de valoración, el archivero no debe deiarse influir por el historiador AI tiempo que se lanza a una .nergi.r.riil; à.ffiteâmiento de zlrnmerman, aprovecha para abarderar Ia importante cuesuon de las relaciones ent i rrirtàrr.à.... flr.hiv.ms, entre Historla y fuchivÍstica. En Alemania se presenta como er defensor de una fuchiústica -autonoúi lbre de toda atâduralerárquica frente a ra Historta. A la preg*1s *;hay qu.
.., hi.tori"do. prru ,., responde, apo_ yándose en la valoración, que el archivero, "..úr.rái,, en su acto aã se interesa en lôs documentos desde unâ perspectiva unicaÍlente Archiústica. Por el contario, mantiene "aroor, que el archivero, cuando difunde los documentos y los hace accesÍbles, debe abordarlos como historÍador. (KOLSRUD, lgg2, 33) 12
schreckenbach sosüene que solo un contexto y una esca-la de l,a.lores socialista permiten una percepción creíble en materia de vaioración de documentos.
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TABULA, Número 6, 2001
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archiveros de todo el mundo. (Jenkinson, 1965) Sin embargo, la postura que deÍienrie en niaie ria de valoración es, cuand0 menos, sorprendente. AIIÍ donde los atchiveros alemalles han alrori, tado el problema, Ios archiveros ingleses, siguiendo a Jenkinson, parecen rlej:rr todo ei terrerg al gestor. [...]Jor an admínistiattue bodg to destroy urhaÍ ít no Longer neeús Ís 0 motÍer entirelu uíihur its competence and an action which fut.ure oges (euen tlúugh theu mor;3lnrl raosons ío deplore ít) connot cittcize as onlg upon those grounds uthirh aLone it is compeÍeni Ío molce a decíston' the need oJÍts ourn practÍcal business; prouíded. r'hat Ls. thnt if cnn refoin.linnr thinkíng of itse{/as abodg productnq histoncot euidence.s. (Jenkinson.
1.2.2. Inglaterra: ualorar para eltminar La contribuciÓn de los archiveros ingleses es singular. Si se quiere deflnir en pocas palabras los planteamientos que han desarrollado Alemania e Inglaterra se puede a-flrmar, como se ha explicado antes, que los archiveros alemanes valoran para conservar mientras que los archiveros ingleses lo han hecho, durante mucho tiempo, para eliminar,
vALoRActÓN
l9ti5. p. i,}9)
En esta misma linea de pensamiento, el Comité Grigg (Committee on deparimental rr cords report, 1954) elaboró, a comienzos de los anos 50, un sistema de valoracÍón en dos [asesrr que el Informe Wilson (The Wilson Report..., 1981) y el Keeper oí Public Record.^ han reconocirlo
en 1981, como un completo fracaso.
1.2.3. Estados Unidos: Elaboractôn de críteríos de ualoracíôrt U constÍlución de una relacíón de crttenos En los anos 30 los archiveros americanos se dejan seducir por la idea de valorar para eii, minaÍ. Pero desde 1940, un pionero en esta materia, Philipp c, Brooks (1g40), se opone a esie planteamiento en un texlo cuyo título es clarificador: The Selection of Records lbr f,reservatiop. Con él los archiveros americanos emprenden su búsqueda de criterios de valoración. Brooks sr preocupa de las copias y define los criterios parajuzgar el valor permanentera. Algo más tarde, c. Philip Bauer (1946) sostiene que es preciso ocuparse del uso tanto como de los costes que conlle,
va la valoraciÓn positiva de los documentos. Deflne cuatro tipos de uso y propone tres crÍierios pa-rajuzgâ-r la utilidad de los documentosls. A principios de los anos 60, Theodore R. Schellenberg (196a y 1965) deflnirá dos conceptos esenciales que siempre suscitaron consenso: e1 rralor primario, que vincula a los aspectos legales, financieros y administrativos y el valor secundano basaclo en
el euidentíol ualue y el nformatbnd ualue. Poco despues, a petición de la socieg of Amencan Ar chiüsts
(SAA),
Malnard J. Brichford (1977) aisla las cuatro consideraciones fundanientales que son
13En una primera etâpa, que acontece 5 anos despues de su creación. se proponeju4ar solo el vaior administrativo que presentan los documentos. Asi, seía deseable poder eliminar entre el 500/o y el 700Á de los documentos qenera dos por una institución. En una segunda etapa que sobreviene 25 anos despuós de la primera. el método GriÉ( pr0, p0neiuzgar con el valor de testimonio -h'ístoricol ualue- los documentos que quedan. Estan ciaros los riesgos en qut se incurre con una valoración hecha con este método. la Brooks deflnió tÍes criterios pâra )uzgar el valor permanente: valor que la institución de oriÊen otorga a los docu. menlos, utilidad que presentan para la historia de Ia insritución y valor hislorico de dichos documento:. lsLos documentos pueden ser utilizados: por instituciones gubernamentalesl pâra proteger derechos de ios ciudada. nos; paÍa investigaciones (serias»; y para saüsfacer la curiosidad de genealogistas y aficionados a objetos antiguos. Además. Bauer propone 3 criterios parajuzgar la utilidad de los documentos: a) caracteristicas e importancia cuar, titativa de la in{ormacÍôn que conüenen -Hans Booms hablará de máímo de información en mirumo di documentos,:
b) pertinencia de su clasificación y c) densidad e imp,rtancia cuâlitativa de su contenitio.
TABULA, NúÍneÍo 6,2001
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CÁROt COUTURE
tA tUNCION vAt
caracterísücas de los documentoslo, su valor administrativo, su valor de investigación y su valor archiústico, A continuación, F, Gerald Ham (r97b y Igg4) y Helen samuels (l9g6;, lgg6b y lgg2), a partir de mediados de los anos 80, establecen los nexos que se imponen entre la valoración y la adquisición en archivos, mientras que Frank Boles y Julia Marks yàung (19g5) ,,caja
exploran la negra" de la valoración. Estos últimos presentan, en lg9l, una sintesis y una articulación de criterios avanzadilla de ese momento, estructuran una teoria de la valoración y articulan un conjunto de criterios en tres módulos: valor informativo, costes de conservación y consecuencias de las decisiones resultantes de la valoración. (Boles & young, Iggl)
1.2.4. Canadá; SÍntesÍs fiwtíces en mo,rartl. de ualoraciónt7 A En Canadá, los Archivos Nacionales (ANC) fueron de las primeras instituciones en preocuparse por la valoraciónrE. Hasta la adopción de la ley de archivos de lgg7, (canadá, lggT) los ANC practicaron una política expectante ante la valoración, contentándose con reaccionar a las propuestas que les presentaban ministenos y organismos gubernamentales, (wallot, lggl) A partir de los úos g0, los ANC se convierten en pro-activos y se sitúan en el escenario de la valoración. Desarrollan una política calificada como de "from the top to the buttom.estableciendo primero un orden de prioridades entre las instituciones cuyos fondos habia que valorar para proceder, seguidamente, a la valoración propiamente dicha de esos fondos. (Archives nationales du Canada, 1991) Se ve despuntar úÍ la nmacrovaloración, que obtendrá carta de naturaleza 16Las
caracteísticas de los documentos son Ia edad, el volumen, la forma, etc. El vâlor administrâtivo se reflere al va, Ior primario definido por schellenberg. El valor de investigación tiene en cuenta la unicidâd, credibilidad, legibilidad, accesibilidad y calidad de uso. En cuanto al valor archiúãtico, se apoyâ en los nexos que los documentos tienen entre sí y en las consideraciones relativas al coste de conservâción. iTEn Canadá se registran eventos archiústicos importantes que har enmarcado o provocado la evolución de los com, ponentes de la valoración. AsÍ. este tema se abordó con frecuància en congresos, seminarios y talleres. pero hay más. En 1990, la Association oÍ Briüsh columbia Archivists y la Northwest ArJhivists Association celebraron un congreso conjunto. Durante tres dias. los archjveros han trabajado sobre Ia valoración. {ASSocÁI.loN oF BRITISH coLUMBIA ÁRCIIMSTS y NoRTt{wEST ARCHMSTS ASSoilATloN. 1990}, En guébec, los kchivos Nacionales de Québec emprendleron, a finales de los anos 80, un importante estudio sobre la vioración." r"rà..lrai.t^i.., Estos habacon la publlcación .ios.concluyeron de un voluminoso informe (0UÉBEC, lg8g). por otra parte, ú re;sta arciriues ae laAso-ciaciónde Archiveros de Quebecha dedicado un número-especiel a ios archivosjuàl.ia.r ri nna del cual hay
una-bibllograliaretrospectiva{1931-1990)sobreestetema(ÁrchÍues,Vol.
ZZ,4,êté199i).Además,laUniversidadLa-
organizo un coloquio sobre los valores archiústicos que se celebró en l99s (Izs i,uleurs archÍuÍshques. $.i03ebec) ThÉorie et prolíque, 1994). El grupo nterdisciphnar de invesügación en Archiúsüca (GIRA) abordó, así mismo, la valoraciónen el marco del s1'rnposium celebradó en 1994 (GIRA,"I995). por últÍmo, tu reuirta ercnir"i o.aicó un número especial a la valoración [Vol.2B, t, 1996-1997) 18
La cronologia evoluüva de los ANC en estâ materia es la siguiente: (cAyA et al., l9g2: rg- l9):
- 1914: prohibición del Consejo del Tesoro de eliminar sin autoúación: - 1945: creación de un comité interministerial encargado de aprobar, con
cumentos gubernamentales;
el consejo del resoro, la eliminación de do-
:
1961: el comité interministerial asume solo el mandato cle aprobar las eliminaciones y solicitar de los ministefl.s el establecirniento de los calendarios de conservaclón: - 1966: Êl Ârchlvero.federa.l asume, por directiva del Gabinete, la responsabi.lidad de coordinar y gestionar la destrucción
y conservaciôn de documentos públicos; - 1987: adopción de una nueva ley de archivos que consagra el papel de los Archivos Nacionales de caradá en materia de valoraclón de documentos.
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LA ARCHIvíSIICA
CONTFUK)RANiA.
L,rNA
TABUtA, Número 6.2003
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VARtAi
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con los trabajos de Terry cook. (cook, I986. I9g1a. Ig91b. l99lc y I992) según este planieil mientO, es necesario valorar y conocer bien la instituciones creadoras para que la valoracró1 rir sus documentos sea pertinente y adecuada. Cook aporta asÍ un matiz esencial a la importapci;: del organismo creador que desarrollaron los archiveros alemanes. Cuando se quiere conocer srr.jor el organismo creador, n0 es parajuzgar a pnori el valor de los documentos que produre. sinri para establecer mejor las prioridades a dictarre. Terry Eastwood {1g92 y 1993) por su parir, rirsiste en la necesidad que existe de considerar también. el uso de los docurnentos: preor,upació1
compartida por varios autores europeos y americanos. Tambien él viene a matizar ideas ya |u nocidas Para qué intentar, en vano, prever el uso futuro de los ciocumento. Iis nlejor estu6iar y entender bien el uso que se les da en el momento de su creación, Es de esla utilización cle i;r que hay que preocuparse pues es de ella de la que los documentos deben scr testigos prililt giados. Por otra parte, en el marco del vasto proyecto ÍNTERpares. Luciana Durantr y srl rjqlrpo internacional, al abordar Ia autenticidad y la integridad de los documentos ele1irónicos. st,
han interesado en la problemática esencial de su valoración. (http:wwtv.lnterparcs.org: Thr ll,i el28l07 12002) En cuanto a los archiveros de Qui:brc, cxplrliir úas propias. A partir dê la ley de arcÍríuos de 1983, otorgan un papel preporuleran{e al calen.
TERpares 1 project: consultado
dario de conservación reconociendo asi el carácter central de la valoración . fQuébec, tgSt]) Des de entonces todos los organismos públicos deben valorar sus fondos y Ia valoración sr con\rierte en el eje sobre el que gira la ArchivÍstica quebéquense, que integra los vaiores aclministrati vos y patrimoniales y enlaza con los conceptos de valor primario y traior secundario. De hechp, en Québec, se reMndica una "Archivística integrada2o- (Rousseau et couture. 19g4, p. s0 5lj
que otorgue un lugar importante a la vaioración con vistas a prestar un mejor sen{clo al prg ductor de los documenlos2r.
1,3, Le problematicfl
qrue
planúe« la pmlonmcíóm
La valoración es pues una intervención Archiústica que ha sido abordada por muchos auto, res de distintos paÍses. Al hilo de los textos, el lector descubre principios. métodos de trabajo. proce sos y planteamientos a veces contradictorios, a menudo dirrergentes, de vez en cuandg cgmplerflen-
tarios. Reconoce también criterios que permiten valorar e instrumentos de valoración, [,os autores re
Entendemos que
se sitúa âsí en el lÍmite de un planteamrento que creemos hay que e\ritar. a saber. el que estaltlt ce un nexo entre Ia importarcia del organismo creador y el valor de ios documentos producidos. Queremos creer ql!e el objetivo de la macro-valoración n0 es valorar únicamente los documentos producüos por
los àiganismos consirle. rados 'importaltes, y contradecir las propuestas de Booms {cerciorarse de conserval un testünonio de todas Ias a01i üdades del conjunto de la sociedad sin apriorlsino establecer prioridades de valoración. 20La
Archivistica integrada se define como aquella que gaÍantiza la unidad y continuidad de las intenenciones 3el ar chivero en los documentos de un organismo. Es la que tiene ante si el planteamiento de las tres edades y Ios conceptos de valor prlmario y valor secundario: articula y estnrctura las âctiüdâdes archiústicas en una política de eesüán de archivos e integrâ, en un sentldo amplio de documento, el valor pnmario y el valor secundario (nôUSSfaU COu TURE. 1994:50 5l).
i
2l0frecer un seMcio cuyo eje gfe, aún más, sobre las necesrdades del productor de ]os documentos de archjio es un tema sólido en Ia obra de ROBERGE (2002).
28
StNtRCtA
IABI ll
A Nrimorr í, r00l
CAROi TOUTURI
tA FUNCT0N vAtoRAClóN tN tA ARCHIvÍslt[A
tratan' a menudo sin diferenciarlos, los aspectos teóricos y aspectos prácticos de la varoración. se confunde con frecuencia
cióncomosiestuüera,.,!'ffiflllli:ffi ,,j,lj:::J,y:l:ff ilf.,,:,T,*l**J:,,;H
hincapié en su carácter horistico, se habra de los varores que presentan los documentos, pero de un autor a otro es dificil saber si los mismos términos equivalen a las mimas realidades. En suma, el tema es denso y rico enflr,mesas. Er lector puede perderse úpidamente en ra espesura de una iungla donde parecen confundirse raÍces, troncos, ramas y ramificaciones de todas clases en una flora abundante, indudabremente, pero, .r*ao *.n0., desordenada e incluso desconcertante. De presentaciÓn: destacar la multiplicidad de consideracior*
r,
*tc:Hi:*::i:esta
sinergia de
Antes de seguir adelante, creem.s útil identiflcar algunas preguntas que no hay que soslayar ante la documentación. y lo hacemos sin orden lógico no soro para darnos cuenta de ra ri_ queza der tema sino también de la complejidad de sus componentes y de la interesante problemática que plantea la valoración. 6crut.. pueden ser, por ejempro, las consecuencias de una elección que nos leve a varorar para eliminar má, or. o.rr.orrervar?;se debe valorar pensando en los intereses der organismo creador o en ros oet usuario?;se debe valorar para responder a necesidades administrativas o_ a las de investigación? 4cómo s-e .*pri." qr. r. .iuyàn. o. ,0. .rcritos no traten de la varoración sino c,n nnes ae invÀugación? 4cómo ilegar a tener la máÍma información en el minimo de documentosz 6gue nexos hay que.rt.ut...,ãnt . uato.r.ion y.a_ quisición' valoración y análisis de necesidaãÀ? 4La valoración es una íunción o un cometido del archivero? 4Quê hay que entender po, *u..ou.r-o.ución y qué por su, aparentemente, contraria la microvaloración? 7,cómo aplicar er sentido común a principios, métodos, procesos y criterios en materia de valoración? 6Que problemas especiflcos plantea ra valoración de documentos erectrónicos? He aqui muchas de ras preguntau, y rruuri" muchas más, que se le plantean ar archivero que consulta escritos sobre valoración. Uno de los en la dificultad de articutar, de organizar, propôsito de la
valoración
l. qr,
* ;;'r13,ii?1;::ff u! rrq urLrtu il..;1'Jr:T.if;::T rr
ffi 2. Fundamrentos teórlcos de la r:aloración *"*
esta aflrmación y estamos convencidos de que tal base existe. Ds eüdente que debemos continuar las hvestigaciones en este campo pero podemos, ya, abordar la prácüca sobre una base teórlca reIativamente bien estableclda.,ExptorarÀos, .n parte del texto, algunos de estos
.rtr.g*0"
fundamentos teóricos, abordando los principios ai.e.tor.'s oe ra valoración que se desprenden ac_ tualmente' del examen de Ios valores de los documentos, y haciendo balance de Ios criterios de valoración identiflcados hasta ahora.
30
2.1." Princípíos díreefpres de fle
ro
r-srDIRÁí
r0\Ls
p«fimnmedeíra
Del momento en que se encuentra el desarrolio de la valoración, com' componente esencial de la Archiústica contemporanea, vem,s que se desprenden cinco princÍpios básicos que se aplican a todos los contextos en que el archÍveio deLre plantearse er acto de valorar. Cuando valora el archivero debe cerciorarse:
'de n
t
que los archivos den testimonio der conjunto de actiüdades de ra sociedari:
de la objetividad y la contemporaneidad del
criteÍo que
aclopta;
de respetar los nexos de unión entre la valoraciÓn y las demás intervenciones ilchir.Ísticas:
n de que' en su íntervención. exista equilibrio entre los Iines administratirros jos íint:; ir patrimoniales; de que eústa equilibrio entre las consideraciones relativas ai contexto de creacion rie los documentos y las relativas a su uso.
i:i à#rl_lrilÍuos,
pruebas piuttegíadas de todas tas alttuidades detcorgunfo
compartimos absolutamente los planteamientos y objetivos que establecen, en materia de valoración, Hans Booms, Hugh Taylor y algunos otros; a saber: que tenemos que cerciorarnos cie que, cualquiera que sea el contexto, periodo, personas, organismos o regiones concernidas, la val, ración debe permitir, siempre, conseruil los documentos que prueben. en sentido juridico ylo ar_ chivÍsüco del término, que la persona u organismo integrante de la sociedad ha realizado exactamente tal acción, desa,ollado tar actividad, efectuado ür transacción, etc. (Booms. iggT; Tayror. cuando tenga que valorar los documentos de una persona o de un organismo. 1990) el archivero debe dar a su juicio una dimensión social. Es preciso, en suma, que er patrimonio documentar que constituyen los archivos de personas y organismos que componen la sociedad, además de testimo, niar sus actividades respectivas den una ideajusta del conlunto de ra sociedad a que la pertenecen.
A pesar de las dificultades inherentes a esta cuestión, creemos esencial buscar una relativa objetiüdad sabiendo que nunca se podrá alcanzar la plena objetivldad. (Dur*i'rrr0t OO. más' es importante que el criterio adoptado por el archivero se asiente en una escala de ,alores contemporánea al momento en que se crearon los documentos.
ln constructing the concepfinr grid
oJ history whtch wíLr serue as a mderlor thc dwurnentary lwrüage, arcfuuists must rwtJoüow ilte oitue concepts oJ thev own tíme pertod
those oJthe
timeJromwhiththe naleríoloríginated., Boãms, lgg7, p.
Por supuesto que el archivero debe priorizar las preocupaciones
l0õ
-
hut. rather,
cle investigación de su tienip0' per, no deberÍa, sin embargo, despreciar los valores propios de la época en qie fueron creados
IABUIA, Número 6,2003 TÂPl ll I
t
uNA slNIR(irA ilrIRt \ÂRIAS
2.1,2. Respeto a ln objetiutdad y ra contemporaneidad der crtterio adoptado
Algunos autores no dudan en afirmar que carecemos de una base cientifica suflcientemente sólida para abordar con seriedad la varoración
ao.r*.nt.r.;ffi;d;rr.
c0ulil.p0ttÁruir:
f,r,l---^
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I ,;l :,
1: 1i
CAROL
COUÍURi
LA tUNCION
los documentos. Porque no es cuestión de eliminar, por ejemplo, bajo el pretexto de la contempo-
raneidad, documentos que testimonien el papel de la mujer en la sociedad en un fondo del siglo X\{ll, con el pretexlo de que tal idea no era moneda de uso en aquella época. Tal como mencioné antes, esta noción de contemporaneidad debe ponerse en la misma perspectiva que el primer prin-
cipio que se ocupa de testimoniar todas las actiúdades del conjunto de la sociedad.
2.1.3. Respeto o :u;rteru
Lo nexos
de uníôn entre
la. ualoracíon
u las demas
encianes orchiuís ticas
vAluRAOoN
EN
lÀ ÀRLHtvtsTlcA toNTII'IPORANEA trNÂ 5lNiR(,iÀ t\TRt vARlÀ5 Lo\\il)LR^r..]t)\r\
2.1.5. Respeto at equÍlíbrn entre Las consíderociotles reiatluos al conterto de creacnn de los documentos g los ltgodos a su uso Entre el hecho de considerar por encima de todo, el ongen o el contexto de creacion cotnc el único dato a tener en cuenta y el uso de los docurnentos que es, por lo demás. pairacea de ia valoración, hay sin duda un justo medio que podria llevar al archivero a preocuparse de lo u;to v vainrade 1o otro. Tal equilibrio, si es posible, y estamos persuadidos de que lo es, llevana a una ción tanto más adecuada por cuanto se cuidaía de ios datos esenciales en rnateria de gestion archivo: su contexto de creación y su uso por administradores o investigadr:res
dt
Estamos completamente de acuerdo con Wallot (1991, p. 276) y Taylor cuando nos inú-
tan a desarrollar una aproximación holistica a la valoración. ?hís kind
oJ approach would seem to be more
appropiate to an age
ruhrich us mouing awag
Jrom Jragmentation and reúrctíonísm tlvough personal decrston to a more hotistÍc I.../ tnuoluement [in] the preseruation of uital sources oJ ínJormotion. (Taylor, 1990, p. 25) De hecho, conüene que la valoración se sitúe en estrecha relación con el conjunto de las intervenciones archMsticas. Por ejemplo, hay que enlazar tanto valoración y adquisición como va-
loración y análisis de necesidades. Lo mismo ocurre con las demás intervenciones archiústicas que son deudoras de la valoración
2,2,Vulore.ç de los doeumenfos" Entre los fundamentos teóricos que conrriene considerar para la taloractÓn de los ilottr mentos de archivo, el concepto de valor es, sin duda, central. Porque, no lo olrndemos. vair-rrar es 3u; gu el valor de alguien o de a1go. En Archiústica es juzgar el valor de los documentosr4. Además la preocupación de conservar ha estado siempre intimamente ligada a este concepto de valor que se refiere a los fines del documento. Pensemos en la pruebajuídica frente a los derechos del ciudadano en la Antigüedad, frente a los derechos de propiedad de la Edad Media y lrente a los riere chos del Estado en la Edad Moderna; pensemos también en ia prueba histÓrica a partir tle me diados del siglo XIX y en la prueba administrativa, legal y financiera que favorece la emergencia de
2.1,4. Respeto alequÍLíbra entÍefmes de gestíon Ufnes patnmoníales de Laualoracíôn Hay que determinar bien los valores primarios y secundarios de los documentos de archi-
v0 pam conseguir el correspondiente equilibrio. Asi, valorar documentación institucional es, en esencÍa, juzgar el valor que presentâ para la gestión administrativa de un organismo y la constitu-
las administraciones modernas que caracterizan la segunda mitad del siglo:X. A esto se anacie el de testimonio que definiremos más adelante. Todos estos elementos fundamentan en rlefinitlva la preocupación de conseruar los documentos, (Cardin, 1994) Con el tiempo, con la práctlca. eon sus investigaciones y escritos, Ios archiveros han elaborado una teorÍa de los valores que es eseacial para Ia valoración. (Couture et al. 1999, p. 140)
ción de un patrimonio colectivo22. En un organismo dado, lavaloración provoca impactos de dos tipos. Por un lado, impactos administrativos que dimanan de los plazos de conservación como archi-
vos corrientes (documentos activos)
y
2.2.1. EL ualor pimarn A eL t)alor secundano de Los doalmentos2s
como archivos intermedios (documentos semiactivos). Por
A la luelta de los anos 50, el archiveró americano Theodore R. Schellenberg hace una
otro, impactos culturales que derivan de la decisión de conservar de forma permanente o de elimi-
aportación fundamental a la ArchMstica contemporánea al exponer y deflnir las nociones de pn mary uatuey de secondory ualue que se han traducido por los terminos «vds1 pninnn6' y 'r7xls1
nar. Hasta
úora,
el discurso del archivero en materia de valoración, ha hecho mucho hincapiê en
el impacto cultural que presenta la realidad desde la perspectiva del patrimonio a constituir. Sin embargo, en nuestra opinión, se ha destacado demasiado poco el impacto que presenta la realidad desde la perspectiva de hacer funcionar una administración. ;Qué debe conservarse como prueba adrünistrativa, legal o financiera? lDurante cuanto tiempo? iEn qué soporte? Dsta es la otra dimensión de la valoración que hay que prÍmar de cara a un equilibrio con la dimensión patrimonial.
celebró, en 1993, en la Universidâd Laval de Québec. un coioquio muv importante sobre el tema. ks unieiirs rtr chiuistrques. Théone et prut1qa Las actas de este coloquio se publicaron en 1994 y se mencionân en la bibliogralia. Animaria al lector a consultar esta obra. 23Se
En fuchiústica, el término valor es equlvoco. Asi. se habla de valor primario, valor secundario, valor de prueba, va valorcien' lorprobatorio,valordeinformación,valoradmmishati\io,valorlegal.valorfinanciero,valordetestimonÍo tjfico, valor cultural, valor histórico, valor patrimoniai y airn más. Esta constatación nos lleva a proponer' en atas de la claridad, una utilizaciôn más precisa del término q,alor,. Como recuerda Grimard (GRIMARD. 1994, 79). ia solLt2a
22
Esta afrmación debe matizarse en el caso de arctüvos personales. EI Juicio no incide entonces, y necesariamente, en la gestión administativa sino que abarca más bien, aspectos ligados a la vida de la persona y a su pâtimonio personal y familiar. sobre lodo.
32
t
TABlltA Número 6.
2001
clón está en reservar el término rvalor, para los conceptos de valor primario v valor secundano Va' Los términos ,primario, y (secundado» están utiiizados aqui en su acepción cronolÓgica. N0 se tl'ata pues de ttn loÍ primitivo o poco evolucionado (primario) y otro de menor importanciil lsecundario).
25
TABU[À.
\úmtrr
6,
2011 ]
CAROi COUTURE
secundâri0». El valor primario se refiere a los moüvos por los que un documento ha sido creado. Schellenberg idenüfica tres componentes del valor primano: administrativo, legai y flnanciero. En
cuanto al valor secundario, se reflere al resto de usos posibles de los documentos. Schellenberg ve en él dos componentes. El concepto de testimonio -euidenttal ua.tue. ligado a Ia estructura, a la íunción y a las actividades propias de cada unidad de un determinado organismo. Hablamos, en
tal caso, de la histoúa de la institución. Y el concepto de información -ínformationa:ualue,que abarca una dimensión extra-insütucional y recoge la idea de Hans Booms de procurar que la valoración permita dar testimonio de las actividades del conjunto de la sociedad. Deflnimos asÍ las nociones de valor primario y secundario. (Couture et al. lgggb, p. 1 l3-1 lS)
tAFUNCIONVALORACIONtNtAÂRLHI\'l5TlCA(0\IIIIPORANtÀ
]r
)i!t\
es siempre portador de una o varias inlormaciones. El objeto prÍmero del docunrento es trâri-"
portar la información que consigna. Y, en ArchnÍstira. esta inlormacion consignada ts ürgiini ca, es decir, se genera en el marco de actividades de la persona o el organismo. {Rotrssc;rir .. Couture, 1994, p. 449) En cuanto al contexto. reviste un extraordinario signiÍicado en fuchivistica
y
se reliere
exactamente a las actividades de Ia persona u organismo de donde emanan los docuntentos de ar chivo. Para el archivero, el contexto es esta realidad que da todo su sentido al contenido de
1os
ilo
cumentos de archivo y que les permite cumplir su linalidad de prueba y testimonio. En tal caso se reflere al principio de procedencia y a Ia autenticidad de la que habla Charles Dollar:' i...1 the t'on
' El valor primario es la finalidad del documento basada en su utilidad en origen y por las razones de su existencia. Se trata esencialmente de la prueba administrativa, legal y financiera,
cept of provenance
'El valor secundario es la flnalidad del documento basada en su utilidad de segundo orden o científico. El valor secundario está ligado a la información y al testimonio que proporciona el documento, en relación con la persona u organismo que lo creó o recibió, por un lado, y en re-
2,4.
lación con la sociedad en general por
l]\,{5l\tRtli,\t:!TRÊVARIA5((lÍ.1\il)[RÀ(
1...1
is the basis for assessing the trushuorthiness and reiiabihtv
l
.i"
{Dollar
1994, p. aa9)
tr;o,s
críterüo§ de palorscíón
No podrÍamos terminar nuestra propuesta sobre los funclamentos teóncos cle ia vaiora
otro26.
ción sin abordar los criteíos de valoración, Para los documentos de archivo. un criierio de vaiora Estas deflniciones nos parecen conformes a la teorÍa de Schellenberg. Además evitan, por una parte, las confusiones identrflcadas por Cardin, dejando claro que los conceptos de valor primarlo y valor secundario son susceptibles de superponerse en los mismos documentos. (Cardin,
ción es una característica. un punto de referencia. que permite juzgar su vaior prinrario
1994). Por otra, proporcionan las precisiones sugeridas por Grimard t1994) âl designar el término "valor" a una utilización más precisa -valor primario y valor secundario-.
utilizadas con sentido común, pueden aportar mucho. Hablamos. adrede, de relaciones de crite' rios más que de plantillas de valoración para signiÍicar que estos conjuntos no tienen nada cie r;
y/o st
cundârio. Actualmente en la fuchivística no existe Lrna plantilla aplicable a todos los medios -v. además, n0 es el objeiivo a alcanzar. En cualquier caso disponemos de relaciones de criienos qut
gido y deben considerarse como guías, lÍneas directrices qlle ayudan al archivero cle una instrtrr
2.3. El contenído g el coiltexto
ción a constituir una verdadera plantilla institucional de valoración27.
Para entender bien los valores y funciones de los documentos, conviene acotar la realidad que subyace en los conceptos de contenido y de contexto.
existen actualmente, De tal manera que t0d0s estos criterios, o casi, solo permitenjuzgar el valor
Hay que.resaltar, sin embargo, el carácter unidimensional de la mayoria de los criterios que secundario. En efecto, y como ya lo hemos recordado antes, en la mayoía de las ocasiones la valo-
Dn el plano archivístico, y reducido a su expresión más sencilla, el contenido es la informaclón consignada y orgánica. Es esta representación del saber, (Grimard, 1g90, p. 285236) ese elemento de conocimiento generado en el marco de las actividades de una persona o un organismo (información orgánica) y que consigna el documento de archivo (información consignada). En una palabra, la información es el contenido mientras que el documento es el soporte y continente, todo ello para informar. AsÍ, todo documento, cualquiera que sea su forma,
râción -en el caso por ejemplo de la lista de Boles y Young (199lJ- se ha abordado preocupándose únicamente del valor secundario de los documentos. 1,Qué documeritos se deben conservar para dar testimonio del patrimonio personal, institucional o social? Formulada asi, la pregunta deja en una zona gris toda la dimensión del valor primario. 4Durante cuánto tiempo manüenen Ios documentos su vâlor primario y cumplen su función de prueba administrativa, lega1 y flnanciera? Para iuzgar este aspecto existen pocos o ningún criterio. Y sin embaÍgo se sabe de la pertinencia de una res-
puesta adecuada a esta cuestión parâ que nuestras administraciones no se hundan literalrnente 26Cardln plantea una cuestión pertinente cuando matiza el hecho de definir el valor secundâno de los documentos solo por el interês que presentar para la investigación (CARDIN, 1994, I l). En efecto, hay que entender bien que valor el secundario de un documento no Ie despoja de su valor primârio. Se superpone sin borrarlo. Podía deciróe que el valor
primario de un documento nunca desaparece del todo y para siempre, como no desaparecen del todo y para siempre los moüvos por los que ftle creado un documento: estos permanecen en la memoria (úywoon, lgg3: I l4-115). Durante cierto Uempo eslálx de menor actuâlidad pero, incluso aposteion pueden continuar existiendo. Sobre esto, podrÍa establecerse un paralellsmo con el concepto de memoria úva {actual, inmediatamente utilDable) y memoria muerta {poco o nada actual).
14
IABULA, Númeio 6, i003
bajo montúas de documentos 1,Hay en ello una senal de desinterés, por parte de los architeros. frente al papel innegable que debieran jugar en el plano administrativo? lSerá que pretieren peimanecer como aval para valorar, a postenon, aqueilos recursos que otros les dejan? 2,Estar'án tan
Encontramos un ejemplo interesante de planificar:ión de criteüos de valoracion en el trabalo que realizaron los Ai chivos Nacionales de Quebec sobre valoración de fondos judiciales, Sobre este tema se consuharán las siÊuientes obras cilâdâs en )a bibliografia: OUEBEC { I9891 v ASSOCIATION I)CS ARcHI\ISTES DU QUIBLC r l9l I ]
27
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CAROL COUTURT
LA
tuNCIÓN vAtoRACloN EN tA ARCHttlÍslrcA (0NTtN4p0RÂ\EÀ: uNÁ slNttlUlA tNiRt \,ÂRtÀ\ ( r.)\\lt)FRii
cerca de Jenkinson que, recordemos, no reconocÍa a los archiveros competencia para valorar en el plano administrativo?
3,1,2, l-a. regla" de conseruacton
En materia de criterios de valoración, la densidad de la documentación no tiene en común mas que el embrollo de los conceptos que se tratan. Asi, de Müller a Boles pasando por Schellenberg,
Es, esencialmente, una norma2e establecida a
Booms,
Cook et Sarnuels. todos han querido poner su granito de arena y proporcionar su lista personal, más o menos larga, de criterios sobre los que deberÍa apoyarse la valoración. Por razones de espacio, no creemos útil establecer aquí la lista exhaustiva de todos estos criterios y nos contentaremos con remitir a los textos que los exponen de manera más detallada. [véase couture et a]., lgggb, p. la1-148)
r(
)),r.
La regla de conservación constituye. a su vez, el componente fundamental dei r2leldarirr,
partir de [a determinación rle los vaiores pnnuinL,1 secundario que presentan los documentos. Derivado de estejuicio, el archrvero lija los pliuos tir. conservación, el camino y tratamiento de los documentos desde su creación hasta su eligrilar,ión o transferencia al archivo histórico.
El calendano y la re§la de conservación son resultantes de la valorar:iólr rle ios docLrmtntos. Cuando valora, el archivero establece normas -las reglas de conservación- qLle fe(1,ee rr uil vehículo -el calendario de conservación-.
m S. DI calendario de conservaeiôn El principal objetivo de esta tercera parte es presentar el calendario de conservación como el necesario y subsiguiente resultado práctico de los aspectos teóricos de la valoración. Considerando el apremio de tiempo y espacio, nos contentajemos con exponeÍ, a grandes rasgos, los principales puntos que caracterÍzan la práctica Archiüstica en materia de ca.lendarios de conservación. Para ello, deflniremos los conceptos que abarcan los calendarios de conservación, proporcionaremos algunas indicaciones básicas en relación con su elaboración28 e intentaremos precisar el lugar que ocupa esta herramienta en las polÍticas nacionales de archivos.
3,1. Definícíôn ile eoncepto§ Ciertamente hay varias maneras de deflnir el calendario de conservación y las reglas que lo constituyen. Sin embargo se produce un consenso en torno a los elementos comunes que permiten caracterizar la herramienta y situarla meJor en la práctica de la ArchMstica contemporânea, AsÍ, nuestra propuesta tiene en cuênta las numerosas definiciones existentes, consideradas representativas del estado de las prácticas en este campo.
3.1.1, El calendano de conseruación EI calendario de conservaeión es un instrumento de gestión -tota.lmente integrado en el pro, ceso administraüvo en el sentldo de que forma parte de las operaciones de gestión del organismo con-
cernidc'que agrupa las reglas de conservación de que se dota una institución para racionalizar la con§ervación de sus fondos. Permite difundir las reglas de conservación, aplicarlas, hacerlas aprobar y asegurar el control, seguimiento, mantenimiento y actualización. En suma, el calendario es el vehÍculo que recoge y difunde las reslas de conservación.
28
Para más detalles sobre elaboración de calendarios de conservación, el lector se remitirá a COUTURE et al., lgggb:
I 18-129.
36
L
Anotemos que existen herramientas, comparables al calendario de consenacurir y a las it,glas que lo componen, bajo otros nombres. Sin entrar a matizar demasiado, cligarnos que el rrru dro de gestíon o cuadro de erpurgo qLre propone la Archirristica francesa (Direction rles Archives
bles se reflere a algo diferente al calendario. Se limita a identiÍicar los documentos que pued.-n eii minarse sin, por tanto, dirigir el camino desde su creación hasta su eliminación o tr:rnsíerepcia iii archivo histórico.
3,2,
h
elaboracíón del cclendsrio de con§€mrssión
De entrada, y para respetar el proceso que los ANC (lgg1) describen al hablar de ir "dt: arriba hacia abajo", establezcamos claramente que la elaboración del calendario de conse-rvaciór: debe realizarse, necesariamente, en dos grandes etapas que son la macrovaloración
y la microrra
loración tal como se ha dicho anteriormente, Se entiende por macrovaloración esta primera íase durante la cual el archivero se preoorpa, sobre todo, de ias razones por las que el clocumento enste, de los cometidos y funciones del creador, de establecer prioridades entre las unidades administrativas a estudiar. (Cook, i992, p. 47) Esencialmente, como afirmaba el archivero alemán Wilhelm-Sante en 1958: "[The archiúst] must always begin by analyzing the function of the indiüduai agencies j {...
and only thereafter car the records produced by these agencies be appraised". (Boonrs, 1gg7. p, gz) Es lo que en Quebec se denomina onáhsrs de necestdade§a que es una premisa inevitable para ia elaboración del calendario de conservación. En cuanto a la niicrovaloración, es esa segunda làse que
2sLa definición del término «normar en Archi\,rstica es comparable a Ia que se tla en otros campos. La norma es ,{...1 un sistema que permite comprender lo relativo a medidas de cantidad, pesos, extensión, valor o calidad. normas
llas
existen ...1 para establecer un umbral de rendimiento o de producción, o para designar un modo uniforme rle ejecrr tar una tarca, o por ambos motivos a la vez, (COUTURE (drr.), 1992, 39). 30Uno de los prlncipales objeüvos del análisis de necesidades esjustanlente, desarollar un conocimiesto en proir-rrr didad del organismo productor del fondo antes de iniciar cualquier inteivencrón. Para saber más sobi.t el rle
análisis
necesidades, véase el capitulo de Florence Arês en la obra: C0UTURE et al.. 1999b:
TABULA, Número 6, 2001
tlt
France, 1993) y Ia de otros paises responde a la misma definición y persigue los mÍsmos obietir,os que el calendario de conservación. Sin embargo cuando se habla de lista o de crmilro cle elimir«r-
3i,68.
CAROT COUTURi
se sitúa en
un nivel operativo y que se dirige ajuzgar el valor primario y secundario que presen-
tan los documentos de archivo estableciendo las reglas de conservación que se recogerán en el calendario de conservación. La elaboración del calendario de consewación necesita tomar en consideración los cuatro elementos mayores que son: el equilibrio entre valorar para conservar y valorar para eliminar, las
unidades de trabajo sobre las que apoyar la intervención, los tipos de soporte a valorar y el personal a consultar.
3.2.1. Por un equíLibrio entre Dalorar para conseruar o para eliminar Se han citado anteriormente los dos exlremos del moümiento pendular, al hablar de la im-
portancia que han dado los archiveros alemanes a la conservación y los archiveros ingleses a la eliminación. Se ha hablado también, en teoúâ, de que primar a ultranza una u otra tendencia no lleva más que a planteamientos archivísticos sino contradictorÍos al menos muy diferentes. En la prác-
tica, el archivero üve un desgarro entre la eliminación y la conservación. La experiencia demuestra que no es cuestión de conservarlo todo pero tampoco de eliminarlo. Su cometido en esta materia es tender hacia el mejor equilibrio, dependiendo de la institución afectada, y de tener siempre presente el precepto que propone Booms (1987): tener un máximo de información en un minimo de docu-
LAtUNCIONVALORALIONENLAARCHIVISTICACONIIN4PORA\'tA
trNASl\ER(,lAtNTRF\rARl{sí()\5ittIR,\(
]r)\[]
el expediente laboral, el expediente de cliente son tipos de expedientes:jr,Las reglas de lotsen,ir ción serán precisamente las que rijan la conservación rie estas unidades.
3.2.3. Los soportes En cuanto a los soportes a valorar, es necesano insistir en la obligación que tiene el archi vero, cuando elabora el calendario de conservación, de intercsarse por todos los tior:umenios urdt pendientemente del soporte en que se encuenfen. En esie punto. el archirrero debe riesanollar ti;r planteamiento holístico y realizar la valoración a el papel {tertos" mapas, planos etc.}, p0Í slrpur.sto. pero también a los demás sopoftes con los que se trabaja habitualmente. Pr:ede dar,qe la lrrcun.s tancia de fotograÍias, registros sonoros, peliculas y soportes informáticos32. No podemos entrar cir los detalles que conlleva [a valoración de todos estos tipos de soportes, Basta llamar ia atent'ióir del lector sobre las particularidades que presentan, por ejemplo, las caracterÍsiicas fisicas de es tos soportes para comprender las impiicaciones que van a tener sobre la rraloraciórr. Anoiemos que además, el archivero debe asegurarse de consuliar, o mejor de asociarse. con los especialistas afer.
tados para valorad3. Dejemos claro que, aun para diversos soportes. tanto los píncÍpios básiccr. de la valoración como los métodos de trabajo continúan siendo los mismos, aunque diÍieran ias consideraciones materiales ligadas a las particularidades que presentan.
mentos. Para ello, el archivero va a tener que ocupa-rse tanto de la valoración de documentos de las unidades más susceptibles de producir archivos definitivos, respondiendo a necesidades patrimo-
3.2.4. El personcll
niales, como de aquellos cuyas unidades producen informaciones homogéneas y masivas y que, con frecuencia, pueden eliminarse rápidamente. Ante esta dilicil elección, el archivero debe apoyarse ne-
jarua de Terry Eastwood [1992, p. 77-78), varios autores lo han expresado con claridad, el archi- '
cesariamente en el análisis de necesidades. Los datos que proporciona son esenciales no para elegir entre vajorff para eliminar o valorar para conservar -no es esta la cuestión- sino para saber cual de los dos aspectos será más dificil de defender ante la institución para la que trabaja, la conservación o la eliminación, sabiendo que tiene que poner los dos sobre la mesa.
Por último, no hay que olvidarse de las personas con las que hay que trabajar. A serne vero n0 es el único implicado en la valoración de los fondos de una institución, Cuando elabora el calendario de conservación y las reglas que lo integran, el archi'zero interpreta un papel rle inicia dor, de animador y de clave. Va a abanderar la cuestión de la valoración en su institución: va a
animar las discusiones en torno a establecer las reglas de conservación y la búsqueda de solucio nes a esta problemática. Cierto que es él quien debe alimentar, con sus trabajos. toda la prepârr-
3.2.2.I,as unidades de trabajo El archivero debe tener presente, así mismo, las unidades a Ias que va a aplicar su trabajo. En la etapa de macrovaloración parece lógico que la unidad de trabajo más apropiada para con0cer aI creador de los documentos, y a quien debe afectar esta valoración, sea la unidad administrativa. §e trata de la entidad que, en el plano estructural, se beneflcia de una autonomia de
funcionamiento que le permite tomar decisiones relativas a las actividades que le son propias. Por eJemplo, para un gobierno, las unidades de trabajo sobre las que debe basarse la macrovaloración son los ministerios y los organismos. De hecho, en macrovaloración, la unidad de trabajo tiene la prenogativa de situarse al mismo nivel que el fondo y podía respetar, en consecuencia, los mismos criterios de existencia. En la etapa de microva.loración, la experiencia revela que la unidad de trabajo ideal para establecer reglas de conservación es el tipo de documento, que se define como conjunto de documentos o de expedientes de la misma naturaleza, por ejemplo; un acta, un reglamento, un plano arquitectónico son üpos de documentos mientras que el expediente acadêmico,
L
ción de la valoración dado que, con frecuencia, tiene una mejor rrisión de conjunto de las activi, dades del creador de los documentos, sus funciones. cometidos y documentos a estudiar. Pero él
3rSobre tipologia de documentos de archivo, se impone una consulta a lâ obra síguiente; GAGNoN,ARGUIN (19981. 32
Sobre valoración de documentos eiectrónicos, se consultarán especificamente los siguientes titulos; Conferencia de rectores y directores de las universidades de Québec {CREPUo) I994, CHABIN 1999, CMBIN 2000 y DHERENT 2002 Además, es esencial seguil de cerca los tfabâjos âdscritos â los proyectos INTERpares I y 2 (http:u1]m. Iuterpáres.orgl. Por último, gracias a un proyecto de invesügación que durará 3
úos
(2002'2005) y que ha sido subvencionado por r)
Consejo de Investigación en Ciencias Humanas de Canadá, Louise GaÉnon-Arguin y Carol Couture provectan rerlrír nÍr el concepto de documento en el entorno electrónico. Los resultados de esta investjgación permitirán. por una Dar
te, acot& mejor la realidad de los documentos electrónicos y por otra, mejorar su rraloración.
33SobrevaloractóndesoportesespecÍficos,seconsultaranlossiguientestrabajoscitadosenlabibliograÍÍa:i.irná. genes en movimiento (KULA. 1983), 2. soportes iníormáticos (NAUGLER, 1984) y 3. las fotograr'ias (LEÂI.(\', 1985: CIIARBONNEAU y ROBERT. 2001: 47-62 el99-1221 y 4. los registios sonoros (IIARRISON y SCHUURSI,1A. l9B7).
CAROL COUTI]Rt
rA ruNCtoN vÁLoRACtóN EN tA ARCHtvisiiCA cONl tI,1iÍlRÁNtA
s0l0 n0 podíajuzgar adecuadamente el valor de los fondos. Debe trabajar necesariamente en estrecha colaboraciÓn con las demás personas que se distribuyen en usuarios con flnes administra-
tivos y usuarios con fines patrimoniales, En lo referente al valor primario, es relativamente fácil identiflcar a este personal-usuario. Para el valor pnmario administrativo se recurre generalmente al creador del documento; para el valor primario legal, a un asesorjurídico; y para el valor financiero a un especialista en el campo financiero-auditor interno o externo. En lo que concierne al va-
lor secundario y en el plano patrimonial institucional, se trabaja con el historiador de la institución, si lo hay, y para el valor patrimonial social con uno o varios representantes de los usuanos,
cuando el archivero elabora el calendario de conservación, trabaja en un equipo -que a menudo tiene que formar y animar- con muchos otros especialistas. La sinergia asi ãesanollada es esencial para la seriedad, la pertinencia y la eficacia del calendario de conservación. El archivero, por su parte, debe asumir su papel de líder, abanderar el tema de la valoración para que se reconozca su prioridad, documentarla e inducir a la institución a tomar las decisiones claras que se imponen en esta materia.
S"e_rlfi importancía del calendarto de consen aciôn en lcs polítíca.§ nacion&les ile gestíôn de archíuos Entre Ig88 y lg9l, hemos dirigido una encuesta sobre el grado de aplÍcacÍón de las leyes
y I I entidades territoriales representando a los cinco continentes3a. El cuestionario que hemos utilizado contenía 19 preguntas principales y gl secundarias. Entre estas, la sexta pregunta decia asÍ; "ldentiflque el o los factores que determinan la transferencia de fondos definitivos, por paÍe de las administraciones de origen, a los archivos públicos". de archivos en 26 países
Uno de los factores identiflcados en el punto 6.4 decía así: 'aplicación de cuadros de expurgo (listas de eliminables o calendarios de conservación)". (couture y Lajeunesse, lg9I, p. 3gs) A pesar de la impre_ cisiÓn de la pregunta y la confusión terminológica propia del momento -el cuestionario se concibiÓ en 198& la tasa de respuesta es cuando menos reveladora de una penetración impoúante de estas herramientas que son los calendarios de conservación y los cuadros de expurgo, de los 26 paÍses
En efecto,
yiI
entidades territoriales que participaron en la encuesta, lg paÍses {l3ok) y g entidades territoriales (8170) han respondido que las transferencias a los archivos históricos se hacian en virtud de un calendario de conservación o de una herramienta equivalente. (Couture y La-
jeunesse, 1991' p. 320) Esto nos ha llevado a a-firmar, como conclusión del informe de investigación, que el calendario de conservación se ha convertido en una práctica
trNA 5lNtRC A L\TRE VÀRlÂ\ ( ( )lr\it)t kÀ(
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r:il \
otro estudio que dirigimos entre lggl y lgg4 sobre principios v lúnciones archir,,istic,s, e-lianli*a mos el papel de los estudios MMP como elementos reveladores del desanollo de ia disciplina,{r chiüstica' (Couture y Laleunesse, 1994) El análisis que hemos hecho de los estudí,s itAMp re'e la que el tema de la valoración y el expurgo se abordó en g estudios MMp (couture v l,ajeunesse 1994' p' l9) y que estos estudios son los más difundidos,v k-rs más usados por la.s instit,cronrs nacionales de archivos, las asociaciones profesionales y las instituciones donde se ensena jkftri
üstica (couture y Lajeunesse, rg94, p 400) En eilo vemos otra prueba de ra inrporran.la que üste la valoración y, por consÍguiente, el calendano de conservación en las politir.as de gesfion
archivos.
k-
Por consiguiente, después de cruzar un flnar cler )0X y unos comienzos del sigro ,x,x en clut los archivos se convirtieron en objeto al servicio de la investi§ación histórica, y la Archivistica en una ciencia auxiliar de la Historia, se exige algo más de ella en la actualidad. La sociedarl espera de la fuchMstica que se imprique en el curso ascendente del cicro ütal de ros documentos y que dé un significado mucho más amplio al término conseruación para que integre la valoraciór. como se ha visto a lo largo de esta exposición el archivero debe ser el artifice, en el marco de los traba jos que desarrolla para elaborar los calendarios de conservación. Aspecto esencial de u,a consei vación consciente' razonada, planificada y organúada de los archivos, la valoración y los calendarios de conservación resultântes se han convertido en una especiÍicidad distintiva de la disciplina Archiústica y engl0ban decisiones irreversibles que son indispensables para el buen Íuncionamiento de la sociedad y la sana gestión de su patrÍmonio colectivo.
Carol couture' Profesor titular y director de la Escuela de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Montreal, Canadá.
Otra
senal de la importancia relativa que ocupa el calendario de conservación en las poliücas de gestión de archivos es el lugar reservado a este tema en los estudios MMp. Efectivamente, en
Traductyjio del francés por Victoria Sanchez Martín.
ha dado lugar a un informe y un libro, ambos citados en la bibtiograÍia. (CoLTIURE y IÁJEU, NESSE, 1991; COUTUREy LA.IEUNESSE. 1992).
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40
TABULA, Número 6. 2001
IABUIA, Núme«r 6 l(t{)l
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En todos los tiempos se ha reconocido al archrvero su misión de conseryar ei material dei que es responsable Por ello se ha limitado, durante mucho tiempo, a asegurar la rusioclia cle los documentos de archivo sin más. Aplicaba lo que Angelika Menne-Haritz (rgg2, p 7) [anra rin:r ..Ar, chiústica práctica". Los archÍvos se percibían, entonces, como conjuntos de documentos qrre per mitÍan apoyar reclamaciones y derechos a sus propietarios. Los docunentos que se eonseflrabaii no lo eran sino para responder a la función de prueba legal, Las decisiones relativas a ia consi,rvaciÓn o eliminaciÓn de documentos no estaban inspiradas en principios nÍ en metorlos tr pracri, cas derivadas de la Archiústica. El archivero se preocupaba, esencialmente, cie la conservacion pa siva y material. La acepciÓn dada al término conseruacanera mucho más restnngida que ahora En definitiva la sociedad esperaba del archivero que fuese un guardián, ,n .o^r.ro,Jrr. roi.i1, r* gistraba además, y con frecuencia, la redacción de su titulo profesional.
cada vez más extendida
y que era uno de los elementos caracterÍsticos de la Archiústica contemporánea. (Couture y jeunesse, 1991, p.381)
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Richard
J.
Cox
LAVALORACIC&/ CÜ,E4Ü {/Ei
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DE MEMOR,IA
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os archiveros han estado debatiendo el concepto de valoración durante mucho iiernpo" pero suelen hacerlo dentro de un sistema cerrado, cu)ros limites üenen marcados por la pÍopia dis*Jciplma (normalmente sus conclusiones se exponen en revistas y congresos, ámbitos esios propios de quienes trabajan en lafuchMstica). No hay duda de que, como refleja la bibliosrafia sobre
T' I
el tema, la valoración de archivos es
un campo cada vez más complejo e importalte; sin etlbargo.
cab€ preguntarse sobre las consecuencias prácticas de toda esta profunda reflexión profesional.
Mientras los archiveros debaten Ia naturaleza de los dilerentes mótodos para abordar la valoraciÓn de archivos, mientras reflexionan sobre lo que de verdad signiflca el trabalo de Ios ar chiveros y sobre lo que la ArchMstica representa, el mundo está cambiando. Muchos historiarlores (al igual que otros investigadores) han adoptado métodos y puntos de partida no,.,edosos. y al gfrnos incluso han empezado a preguntaÍse sobre el sentido y la naturaleza de Ios doc,-rmentos ai:-
chiústicos. Sin embargo, por lo general, alchiveros e historiadores no han trabajaclo.junios. pro. bablemente porque la comunidad archiústica ha estado más preocupada por delinii su pÍopla identidad, conocimientos y experiencia. Cuando un gmpo da Ímportarcia a sus necesiclades particulares y a su lugar en el mundo suele volverse miope, y aunque n0 me atreverÍa a rlescnbir estr grupo de este modo tan general lYa que consolidarse como profesionales tambié1 rs cmcial .oar;r
L
RICHARD I, COX LA VALORÂ(' ON
cumplir sus responsabilidades), sí que creo que los archiveros deben ampliar sus conocimientos y llegu a abarcar un ámbito más interdisciplinario, para poder asÍ mejorar sus reflexiones sobre la valoraciÓn, Dada la importancia de los documentos para la sociedad
y las diversas íunciones de los archivos, culturales y de servicio a la comunidad, cualquier perspectiva más limitada es peligrosa, sobre todo en lo que se refiere a la función de valoración. Los archiveros que abordan la valoración como una funciôn para documentar algo, por ejemplo, a menudo ignoran o pasan por alto el hecho de que los documentos pueden ser tan sólo un aspecto de la documentación (otros son por ejemplo, el paisaje, las tumbas y los epitafios, la arquitectura, los topónimos, las peliculas y la
( OMO L]N A( T() DI \1tÀi( )RIA
la memoria colectiva âmericana. Ambos lamentaban el escaso contâcto que tenÍan con il'r:itivos i, sociedades históícas, alabando la importancia de los contextos que proporcionaban para la conr. prensiÓn de los archivos (Cox 1993, I22-135). Sin embargo. hay cada vez más estudios donrie k;s archivos parecen desempeíar un papel mucho más importante, a pesar de que monumentos, lu-
gares históricos, conmemoraciones, festivales. turismo atraen más atención que los archivos
y otros aspectos sociales similares
principal cuando van asociados a uno de esos otros loci más tÍpicos de la memona dei priblit:0. Asi
televisión... la lista podía continuar casi indefinidamente).
se demuestra en los archivos que recogen el Memorial de
Archiveros etistoriadores han aprendido a üvirjuntos y separados, trabajando conjuntamente cuando lo han necesitado. Sin embargo, hay un hecho que ha afectado a esta histórica, y a veces problemática relaciÓn: Ia memoria colectiva se ha convertido en una nueva disciplina acadé-
cÓmo se relaciona el americano medio con el pasado,
mica pero también en una nueva y poderosa fuerza social. Patrick Hutton sostiene que la memoria es el mayor desafio historiográflco de los últimos veinte úos, a.l intentar los historiadores la naturaleza de "la relación entre memoria e historia", en aspectos tales como la identidad nacional y el signiflcado de las atrocidades cometidas en la Segunda Guerra Mundial, Hutton considera que "la historia, entendida como el aÍe de la memoria, será recordada como la caracteística historiograflca más
importante de nuestros tiempos" (Hutton 2000, 545). Eric Foner es más preciso cuando afirma que "pâra sorpresa de los propios historiadores, a finales del siglo
lX y principios del )00, la historia pareció incorporarse con más fuerza que nunca a la conciencia pública y privada de los americanos" (Forner 2002). La memoria colectiva es, sin duda, un elemento que se debe tener muy en cuenta: asÍ,
arln
y su proceso de formación, los cuales captan la irtenrióit
ia guerra australiana eir Canberra, tras su creación para conmemorar el fin de la Primera Girerra Mundial (Thomsom 1994). ;sin crnbar{0. se nota que Ios estudios sobre la memoria colectiva se amplian cada vez más para iie{ar a abar car e incorporâr el concepto de archivo. En uno de los proyectos más ambÍciosos pala enlt:nrlei
y sin olvidar la iclea de qur este rs lin !r(ri:
al que no le interesa la historia, Rosenzr,veig y Thelen han encontrado personas colaborando tle ma.
nera voluntaria en archivos. creando archivos de imágenes, preocupándose por sus dotumcnios familiares, usando los archivos y los depósÍtos de ias sociedades históricas para Ínvestiqaciones
tanto genealógicâs como de historia local y realizando toda una serie de actividades que les prr-
mitensabercómofuncionanlosarchivos[RosenzweigyThelen 1998).Aunqueaveceslosarchr. vos tienen más atribuciones de las que los archiveros les han dado tradicionalmente en aigLinos estudios de memoria fRichards 1993), parece que actualmente sí hay un interés por invesiigar 11 lugar que ocupan los archivos en la sociedad modernâ. Si los archiveros se hacen eco de ers'ras in vestigaciones, se beneficiarán en su trabajo y descubrirán nuevas saiidas que podrÍan iniluir r:n
David W.Blight, él mismo historiador, entiende que los historiadores deben ser humildes ante el p0der de la memoria colectiva. "La historia es compartida y laica a la vez, la memoria, en cambio, sue-
otras disciplinas y enriquecer asi el debate sobre archivos y docunrentos.l
le interpretarse como un conjunto sagpado de srgnificados que constituyen la herencia o identldad de
Sin embargo, en mi opinión, los archiveros deben reconsiderar las implicacÍones de la rite moria colectiva en la función de la valoración de archivos, que lleva a la formación de archivos ,r a
una comunidad. Por lo general, la memoria se posee y la historia se interpreta. La memoria pasa de generación en generación; la historia se revisa. La memoria se relaciona con objetos, sitios y monumentos; la historÍa intenta entender contextos en toda su compleiidad. La histoía reafirma la autoridad de lo académico y lo canónico; la memoria trae consigo la autoridad, a menudo más inmediata, de la pertenencia a una comunidad", Blighi considera, además, que la memoria colectiva es un proces0 complejo: "Tanto la historia como la memoía üenen que ver con las historias que c6ntamos, peÍo esas historias traen consigo un rico caudal de conocimiento procedente de las calles, de nues-
iras aulas, de nuestras elecciones, y el proceso mediante el cual cierlos libros llegan a ser los más vendidos"(Bligltt 2002). Debeíamos apuntar que los documentos de los archivos se hal mantenido sanos y salvos, lejos de las calles, si exceptuamos el trabajo de algunos archiveros que han docu-
su utilidad para la sociedad. La memoria colectiva nos proporciona un contexto diferente para en tender la naturaleza de los archivos. Por ejemplo, podemos considerar todos esos clepósitos de ar chivos como lugares para la memoria colectiva, en Ios cuales la propia existencia de la acumula,
un sÍmbolo de la existencia de un sentido colectivo del pasario. Los estilos arquitectÓnicos de los ediflcios que albergan archivos, Ia presencia de profesionales conociclos ciÓn de documentos es
como archiveros, la enstencia de indiüduos yendo y viniendo para usar los documentos y los do cumentos en si mismos, contribuyen a que tanto archirros c0m0 archi\reros desempenen ,,lna filil ciÓn de memoria colectiva. No obstante, si estudiamos en profundidad el significado de mcntoria colectirra, veremos que también sugiere una forma diferente de percibir la función archivística más
mentado dichas corrientes 0 han intentado convencer a ios que ven como usuarios potencia.les de los archivos de que hay muchas historias que residen dentro de los mismos. Los estudios sobre la memona colectiva empiezan
úora
a reconocer la importancia de los
archivos como nexo entre algunos elementos de la memoria colectiva y la sociai, esta última mucho más amplia; en cambio, la importancia de los archivos como vehiculo para dicha memgria c0lecüva es algo evidente. Más o menos hace una década, reseúé un par de libros importantes sobre
TÀRt
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I CF, BROTHMAN 200i. 48-80. Lâ perspectiva es sin embargo muy diferente a la mia. al menos rn lo qqe estoy intentándo tratâr aquÍ, Brothmân hace hincapié en los estudios sobre la mcmoria colectiva y sus consecllcn( la: Drl,r los archivos como reconocer que "ios documentos son tanto artefactos co{nitivos como artelâctos evidentes" {pág. 7g) mientras que yo hago hincapié en que la noción de memoria colectiva yistâ tal y como ia sociedad recuerila. dcsafia Ias suposiciones sobre Ia valoración y el papel que esta crrmple en la socÍeclarl. Lrts arqumenlo rle Brothman son i11r,
resantes, y su petición de unos estudios sobre la memoria por partc de krs archjveros. nere{,en lencrse elr criurlil pero se trâta simplemente de un punto de vista diferente al que estov tratando aquÍ.
i]w§Wwil*"
RI(,HARD I, COX
IAVAIORÂ( t)À" ( or\1( )L,rN.{( TO l)t
importante, que es la identificación de los documentos que deberÍan entrar en los archivos o ser designados como archivos de valor. Los archiveros han debatido la teoria y metodologÍa de Ia valoración, valores y criterios archivÍsticos, y si esta función es más arte que ciencia; sin embarg,, es posible que la memoria colectiva haya aparecido para hacer que todo esto casi carezca de sentido (ai menos' eso es lo que parece a n0 ser que nosotros deliberada y decididamente nos enfrentemos a los desafios planteados por lo que representa la memoía colectiva). fuede que escudrinar
qué entra en los archivos y cÓmo lo hace esté fuera de lugar, dado que los archivos son un simbólico alto en el camino hacia una memoria colectiva. La memoria colectiva sugiere que entre lo que entre en los archivos y sea pgr la ruta que fuere, es importante para el sentido colectivo del pasado de la sociedad. Por eso los archivos son
testimonio de la pérdida, imaginaria o real, de la memoria de la sociedad. El historiador irlandés Ian McBride, partiendo del trabajo de su colega francés piere Nora, aflrma que ,,el
constante em_ paquetamiento de la Historia sinre de índice para nuestra pérdida de memoria. Así, Ia proliferación de archivos' el culto a lo heredado. la popularidad de las investigaciones genealógicas
y la obse-
sión con los aniversarios son formas de compensar la pérdida de una relación orgãnica con el pasado" (Mcbridge 200i, 1 1). En este sentido, la memoria colectiva no sólo afecta a la naturaleza y a la utilidad de los depÓsitos de archivos sino que se convierte en una caracteística social y académica que deberÍa intentar entender o escudrinar archivos, su creación,
transformación y usos.
si estudiamos los oígenes de los archivos, institucionales y personales, públicos y privados,
nos
daremos cuenta de que en muchos câsos surgieron para aportar cohesión social, realzar la identidad, evitar el olvido, influÍr en la interpretación hÍstórica y otras razones simÍlares. La creación de los primeros archivos estatales de Estados Unidos, como parte del esfuerzo de la antigua confederación por er.itar que la generación de la "causa perdida" cayera en el olvido, y el papel de los archivos tuvo tanto que ver con la mitologia como con conservar pruebas por otros motivos.
Tomar en consideración la memorla colectiva también aleja a los archiveros de un ejercicio académico que parece haber caracterizado la mayoúa de los debates sobre valoración archMstica dentro de la profesión. Alexander Sülle escribió recientemente que "si los depafiamentos de humanldades de nuestras universidades [en Estados Unidos] funcionan a modo de memoria histórica colectiva, seria dificil no concluir que estamos utilizando pocos de nuestros recursos en esa parte de la vida" [Stile 2002, 336). Sin embargo, la memoria colectiva no está restringida al mundo académico, sino que se mueve en direcciÓn contraria, en tanto el público en general se muestra interesado por su historia de muchas formas poco ortodoxas y, en ocasiones, bastante grotescas. A los historiadores y otros profesionales les atrae la disparidad entre el conocimiento del f,asado y la fascinación e incluso obsesión que el gran público muestra por él: se intenta analizar la memoria colectiva como una mânera de entender la propia üda. Podemos considerar los archivos
como reÍle-
xiones sistemáticas de un individuo, una organización, un gobierno o una socÍedad o bien podemos considerarlos como algo caótico. El historiador haitiano Michel Rolph Troullot ha escrito sobre los "silencios'del conocimiento histórico de la sociedad, dando a entender que es ése el resultado del poder y que es algo que se remonta hasta la creación de documentos y el establecimiento y desarrollo de los archivos (Troillot 1995). La opinión más generalÍzada sobre los archivos y la Historia es
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i\.1f \1( )Rl,\
que sOn c0m0 "un rastr0, c0m0 un mercadilio" (Mansfield 1993, l2) donde, como en los ilesvanlr se acaba encontrando todo tipo de material interesante y oriEinal. Suspendida so'ore arrlurs. y r.ir nectándolos, está la esencia de lo que ahora consicleramos que es la menioria c6ierii\ra,
Ili era, l. y alicionados que se esluerzan por crear v reinsar archivos es un clarrr trslr monio de que éstos no son exclusivos de una proíesión o rle una elitr. sino que riesenrpenirn 16ir mero de voluntarios
funciÓn más relevante dentro de la sociedad. Pensar sobre la mernoria colectiva los archivos nos ayuda a reconsiderar cuál es la
M
*.
misiól
v su relalión
corr
cle los archivos tr, los archilt.i-os.
;@rxê es &e smsxm&rfle emâee&âwm? En primer lugar,
es preciso deÍinir qué entendemos por rnemoria colectiva A pesar rle qirc se cuestiona el rigor metodolÓgico de los estudios sobre la memoria2. existen h:rstantes t,sirrrliiis
convincentes para plantear una deÍinición de trabajo. tsarbie Zelizer. autora dc rios iibros sobrt memoria colectiva, la describe basándose en las or:ho caractenslicas más inryortantes que e, cuentra recogidas en la última bibliogralia sobre memoria colectiva. En térnrinr;s o,enerales. Z,:li zer argumenta que "la memona colectiva induce a una proÍundización de la conr:ient,ia hisloricli que acaba encasillada entre las huellas oflciales clel pasado en nosotros mjsnros eir ei presrntt, V Las características más relevantes comienzan con la sensación cle que la niemofia r.olectir,,r esla
.
"en proceso", en "constante expansión, cantbio y transíormación . La rricnioria colcctty2 sj iajn bién "impredecible", en el sentido de que 'los recuerilos âpâru^cêr1 cuando nrenos se espei;r". Asi mismo, "ha tenido poco que vercon el paso del tiempo cu la lornra esperada", con trlrsLrrrrraciones que tienen lugar fuera de un sentido lógir:o clel tiempo. La nrentoria colecl.iva sr rjefilr,tn 1. lación con "el espacio", con asociaciones a "monumentos, accidentes, incluso iextos clue nlantir, nen una relación con el espacio". La memoria colectiva tambicn es parcÍal:" está Íbrntaclir pgr 't,c cuerdos {que] suelen engarzarse como un mosaico'. en trozos y fragment3s. La memoria coleciiya es "utilizable" y "evaluada por la forma en la que nos ayuda a estabiecer
relaciones. en el tiernp6 y en el espacio, con nosotros mismos y con los tlemás". De la misma manera, es '.particular \r Lrni versal", lo que signiflca que "ei mismo recuerdo puede actuar como una represen{acicin cgnr-.retir del pasado para cierlos grupos, mientras asume una importancia
universal para oiros'. Final
mente, la memoila colectiva tiene "textura", es decir. que "se.maniliesta en formas culturales rijÍe rentes" como "objetos", "relatos" e "incluso los hábitos en t0rn0 a los cuales estmcturamris nue,q tra üda cotidiana" (Zelizer 1995, 214-239). En estas cirracterÍsticas, donde mejor se manÍfiesla la memoria colectirra, especialmente al contrastarla con las opiniorres de aigunos archiyeros sobrt, h valoraciÓn, Io que es una funciÓn grandiosa: una vez que los documentos están en los archjvos. 6e, ben seguir úi, tanto si se utilizan como si no. Se trata de una idea que no reside en los lÍmiics c.lt la memoria colectiva (y puede no tener mucho senticlo desde rrn pLrnto rie rrista
ariministratirr)
' CoNFIN0
1997. I386-1403. véase también: KANSTUINIIR 2oo2 )7g.tg.i ot.tuK r' v R0tsÍJIM t99rJ, 105 110
RICHARD
I
COX
La obra del historiador John Lukacs ofrece, en cambio, una Ínterpretación más útil y cercana de la memoria colectiva. Lukacs analiza acertadamente la relación entre la Historia y la memoria colectiva cuando escribe que "existe el pasado, el pasado recordado y el pasado archivado,
El pasado es muy amplio y se agranda a cada momento: no sabemos y no podemos saber todo sobre é1. su legado son pruebas que a1'udan, pero también éstas son proteicas y no pueden ser re-
IAVALORACION
ffi S" te
fimnportmraefrm
de
({)MO UN ACTO
Bm
DF l\4F[,14)R]A
rmuemmrâm mm §mm ffimmmmffiff*frffi§
Los archiveros han especulado y debatido mucho sobre los documentos: pero prubabl: mente algunas de esas conclusiones son algo confusas para el público en general (si es que ha
ilr
a plantearse estas cuestiones). Las pruebas, la información y el contenido suelen ser
eie
cogidas y archivadas en su totalidad. Por eso, la Historia es más que el pasado archivado; está for-
gado
mada por lo archivado, Io archivable y el pasado recordado. El pasado que guardamos en nuestras mentes es memona" (Lukacs 2002, 52).Estas reflexiones son útiles a la hora de analizar los pun-
mentos muy importantes del documento, pero desde luego la memoria también está muy relacio nada con la producción de documentos. Alexandra Johnson apunta que el "documento más obje
tos fuertes y débiles de los archivos, asÍ como la función archiústica de valoración que necesaria-
mente debe comeruar junto al universo de la documentación al completo. Lukacs se reflere más directamente al lugar de los documentos cuando apunta que "la Historia es, y siempre fue, algo más que el estudio de los documentos, y asÍ el presente debe incluir necesariamente el reconoci-
miento de lo potencial, si la Historia es la memorÍa de Ia humanidad {que lo es), enionces es algo más que el pasado documentado y debe también incluir algo del pasado recordado" (Lukacs 2002, 62), Es precisamente por esta relación entre memoria y documentos por Io que gran parte de la investigación histórica tendrá lugar fuera de los archivos, y es por esta relación por la que muchos archiveros siguen sorprendiéndose al ver que sus esfuerzos por atraer a los historiadores a sus lugares de investigación hân fracasado. Estos historiadores están fuera estudiando el paisaje, los
anuncios de las revistas, la MTV, las películas y a Madonna, todos ellos documentos legítimos.
tivo y más árido evoca a menudo una historia bastante más larga que lo que nan.a: memorias
tir
guena, el Holocausto, culturas transplantadas", Esta profesora recuerda los millones cie personas que escriben algún tipo de diario personal, y cree que un diano abre o recrea el "ai'chirro cle la ne moria". A su modo de ver, "escribir desde los lugares más recónditos de la menroria era la manera de empezar los diarios". Sugiere que "reconstruimos el mundo a partir de los diarios, translor mándolo mediante la memoria y la imagÍnación" Uohnson 200 I , I I , 65. 68 y I g4) . Aunque esio parezcâ un proceso terapéutico, y Johnson pretende que tan sólo sea eso, serÍa un error descar,
tar tales ideas tan fácilmente. AJgunos documentos, incluso los que hacen eco de las actirnrlades más rutinarias, servirán más tarde para sugerir recuerdos. ya sea de la creación del docurnento rr del proceso mismo de escritura. Obviamente, los diarios nacen para ser el tipo de mecanismo ric memoria que describe Johnson, pero también las actas, Ia conespondencia y los recibos. tra pre-
El sociólogo Barry Schwartz también proporciona una deflnición útil de memoria colecti-
guntâ es cuándo o si se necesitará volver a utilizar un determinado documento. Los archiveros y los gestores de la documentación de archivo quieren asegurarse de que se produzcan los docu-
va, Según Schwartz "la memoria colectiva se refiere simultáneamente a lo que está en las mentes de los individuos y a las concepciones emergentes del pasado cristalizadas en estructuras simbó-
mentos y de que se administren de tal manera que se puedan utilizar cuando se precisen para uila gral variedad de usos legales, administrativos, fiscales y para la investisación. La memoria colec
licas'. La memoria colectiva abarca las memorias indiúduates, pero también todo lo que se encuentra en los museos, bibliotecas, archivos y otros depósitos. Además, cree que "la memoria co-
tiva tendrá un impacto sobre el momento y la posibilidad de su posterior utilización, o inchrso su ausencia (igual que los archivos que se han ido acumulando, utilizados o no, todaúa puerlen cle-
lectiva se basa en dos fuentes de creencias sobre el pasado: la Historia y la conmemoración. La memorla colectiva es la representación del pasado encarnado tanto en la evidencia histórica como
sempenar una función en la manera de recordar de una sociedad).
en el simbolismo conmemorativo". Entre otras cosas, la memoria colectiva "organiza y anima el comportamiento, y estructura un marco dentro del cual los hombres locaiDan y encuentran memoria para la experiencia presente. La memoria colectiva afecta a Ia realidad social en tanto que la refleja, la modela y la enmarca" (Schwartz 2000, 8-g y l8). Al incluir claramente los archivos dentro del marco de la memoria colectiva, lo que se está sugiriendo es que habrá más estudios de este tipo sobre ArchMstica. En mi opinión, los archiveros podúan estar sorprendidos al ver cómo consideran los legos la formación de sus fondos. Los archiveros parecen haber desarrollado escuelas de pensamiento (en el sentido positivo) y facciones (en el negativo) en lo que a sus opiniones sobre la valoración se reflere; pero podían ser quienes estudian la memoria colectiva los que
Puede que la memona sea un tema de invesügación relativamente nuevo, pero hay pmebas más que suflcientes de que muchos académicos son conscientes de su importancia. especial
y uso de sus documentos. A principios de la Revolución Amencana John Adams explicó en uno de sus escritos cómo compró "un infolio" para anotar los "grandes acontecimente en la creación
mientos" en los que estaba inmerso: Joseph Ellis nos recuerda cómo los lÍderes de la Revolución no sólo se escribían entre ellos, sino también con vistas a la posieridad, por el modo en que sentul rr cordados. Ellis descnbe a Adams cuando, jubilado, mira "hacia su interior", la "arquitectura cie sus propios recuerdos, la interpretación de una versión de Adams de la Historia Americana, un lugar
propio dentro del panteÓn americano" (Ellis 2000, 3,18 y 23). Evidentemente, podriarnos traer a la colaciÓn üruchos ejemplos de otros autores cuyas reÍlexiones sobre su propio pasado han daclo lu-
reordenaran estos grupos o los rechazaran a todos, para dar lugar así a sus propias genealo$as intelectuales y actitudes respecto a si la valoración ha funcionado o si merece ser considerada un
§ar a la creación de documentos que son útiles para la función de la memoria. El escritor lan Fra zier revisÓ los papeles de su familia buscando el sentido de Ia üda de sus padres. "porque el hecho
elemento legÍtimo de una disciplina real. Dado que normalmente valoramos los documentos para
de haberlos guardado implicaba que debió de haber una razón para hacerlo" (l'raizer
ser usados fuera de nuestra disciplina, es importante saber cómo nos ven los demás en nuestro
Cuando Louise Steinman descubre las cartas que su diÍunto padre habÍa escrito cuando era solcia, do en el Paciflco durante la Segunda Guera Mundial y qLle su madre habia archivatlo v numeraclo
contÍnuo compromiso con la sociedad.
lggs,
39).
RIa.HARD
l. COX
LÀVALORA0()N «)À,,ii)
cuidadosamente, emprende un \,,raje por los recuerdos que le permite conocer más a fondo a sus progenitores (Steinmar 20011. La escritora Mary Gordon inicia un recorrido pata descubrir más sobre su difunio padre que al final la lleva a los archivos. Ese vraje por los archivos desencadena y rectifica su memoria, y la obliga a reflexionar sobre el sÍgnificado de ésta: 'Todos nosotros, en los
archivos, reconocemos la insuficiencia de la memoria. La falsedad del mito de la continuidad. Lo que se pierde en el discurso. Nuestra propia incapacidad para viür con esgs huecos, en ese espacio blanco envolvente de la imaginación y del amor" (Gordon 1996, 164).
Al analizar la memoria colectiva y los documentos [documents] (y utilizo este término a propósito ya que es más amplio que el concepto de documento administrativo [record]) se plantean cuestiones interesantes sobre la flabilidad de muchas de las fuentes utilizadas o senaladas como prueba de un acontecimiento en particular y su interpretación. La interpretación que Jeremy Popkin hace de la utihzación de las memorias del Holocausto suscita preguntas y posibilidades interesantes asÍ como temas espinosos para el archivero. Mientras que estas memorias proporcig-
nan testimonios de primera mano de Ios testlgos. pueden ser poco fiables (por posibles fallos de memoria) y propensos a Ia invención, como ocurrió a mediados de los anos noventa cuando Bruno Grosjean publicó bajo el seudónimo de Binjamin Mlkomirski sus experiencias en los campos de concentración de los Nazis. La ironía, aqui, según popkin, es que algunos creen que si esta.me-
moria" transmite con éxito el horror de la experiencia del Holocausto, puede ser'autóntica" incluso si los detalles a los que se reflere no le sucedieron a su autor sino a otras víctimas. El hecho de que los auténticos ninos supervirrientes del Holocausto aceptaran a Mlkomirski como su portavoz podría interpetarse en este sentido. Popkin ve estas memorias como "parte de un gran esfuerzo humano por transmitir la verdad sobre el pasado de la humanidad, un esfuerzo en el que los escritos en primera persona se cOgen de la mano tanto con la flcción como con la Historia" (popkin 20Aà. Iâ' reapariciÓn de la Diplomática, con su énfasis en el carácter fldedigno de los archivos y
su contenido, ocurriÓ principalmente a causa de los retos planteados por los sistemas digitales (Duranti 1999, 153-175). Un desaÍio mayor, o por lo menos igual de inportante puede ser el
cons, tante flujo y reflujo de la memoria colectiva, que nos ayuda a aralizar hasta qué punto la sociedad y sus instituciones tienen en cuenta sus archivos. Dentro de dichas organizaciones existe, en efec-
to, una corriente que Íntenta institucionalizar la gestión del conocimiento haciéndose con su capi-
tal intelectual, ése que reside en las mentes de los funcionaíos y que los asesores y nuevos profesionales van recopilando. Pero a pesar de todo, parece que también en esos casgs se gbvia la información y las pruebas almacenadas en los archivos3. Sin embargo, los archivos corporativos sue-
len tener un valor simbólico, ya que muchos n0 son archivos eúaustivos sing espacios de la memoria donde se exponen (más que se r"rtilizan) los objetos y documentos a los que se les ha asignado un valor simbÓlico (la pala utilizada para echar la primera piedra en Ia construcción de la sede central de la empresa, el sello corporativo), Dado que los archivos han constituido la base de la investigación histórica, podemgs de-
cir que, en su sentido más amplio (es decir, cualquier resto del pasado, incluyendo las ruinas), 3Uno de los rnaruales básicos en esta matena es el de STEWART 19g7.
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\1t\1( )kt,l
constituyen la memoria c0lectiva. Teniendo en cuenta este punto de vista mas qegeral. lpqrlri:;s conciencia del desafio al que tendrán que enfreniarse tanto ios archivos como los aÍchlvl,ros cil r-ri futuro Barbie zelizer,por ejemplo, cree que "la memoria colectirra es más r.óvir ir cambialte *ir. la Historia", es decir, que se trata de "una especie de Historia en monnrento que evoiucropa ui.rir velocidad y un ritmo disüntos a los de la Historia tradicional". Zeiizer prosigue: "cst0 signrhra qur
l
aunque tradicionaimente los estudiosos de la memoria suponian que los recucrrios erar-r 1.iai,iri cierto punto informes auténiicos y dignos de credito sobre los arontecimientos pasados, n1.\o[rí]s n0 creemos que eso sea necesariamente asÍ. Alejándonos de la mernoria personal. la nrernoç1a t.i,
lectiva nos ayuda a fabricar, reordenar u omitir detailes dei pasaclo tal y conig ci.renr0s qür sr.ii r,dieron. La fidelidad y autenticidad históricas se supeditan a otros aspectos, cgm0 pgr eleuipl1 i1s que tienen que ver con la creación de la identidad social, Ia autoridad. la solidariciad la aliliar.i,rr 1,
politica". Haciendo un juego interesante con el 1.ipo cle terminologia utilizada poi- ios ;irriri.,,eiu:. Zelizer se pregunta ";qué ha demostrado ei estudio de la menroria colectiva sobre 13 i.apalidad rir ésta para ayudar a rastrear en el pasado?". Zelizer afirma que la respuesta iiul no es ei;icleriie. i--i estudÍo de la memoria colectiva está todaúa a la espera de pasar al pnmer plano clei pensenlielu
(klizer lggS' 217-218). Los estudiosos de la memoria y los esiuclioscrs en genrral ssii bastante escépticos a la hora de examinar los documentos. Jacques Le Goff, por ejenrpl., .istqrir.r que "el documento no es un material objetivo, inocente puro, v sino que expresa el podo rirrr eirice la sociedad del pasado sobre la memoria y sobre el lüturo: es el documelto lo clue perniairet,r.' académico"
(l,e Goff 1992) Por supuesto, Ios estudiosos de la memoria colectiva defienclen que rrn 6o1urirgp1, no es sólo aquello que encontramos en los depósitos de archuros.
ffi 4" Mem@ries díversms y
emmabf,mxates
Cuando reflexionan sobre Iavaloración (especialmente en esta nueva era digitalJ. a los ar chiveros les preocupa principalmente en qué momento deben reaiizar esta fur.rción denlro clel i.j clo ütal del documento. Gran parte de los debates sobre esta cuestión han surgido debiclo ai rrso. cada vez más extendido de )as tecnologias digítales para producir y almacenar dgcumentos, por que este uso ha hecho que cambie el tiempo que podemos clejar pasar antes de llevar a cabo un:r valoración. En el pasado los archiveros parecian contentarse cou clescubnr documentos hasta
er-
tonces desconocidos. escondidos en un armario o
un sótano, para despues Lratarios
i,
rnejor qrr,
podían (a menudo contando con la ventaja de una considerable perspectiva). Sin embargo, la iriea de memoria colectiva tambien nos sugiere la capacidad de la sociedad para formuiar
y relbrmllar
constantemente su marera de interpretar un documento obligándonos a preguntarnos, sl Ia me. moria es un criterio de valoración, cuántas veces cambiaria esta valoración con el pasr,, r.lt iurir: cuantas décadas, Tambien se puede reflexionar hasta qué punto los archiveros han estaclo dispuestos a re conocer las complejidades de la sociedad mientras ilevaban a cabo la valoracrón klu.i.ros dr. es1,s
LA VALORAC( )N
RICHARD I, ( OX
archiveros se âferran a la idea de que sus valoraciones están dirigidas a historiadores eruditos, aunque c0m0 sugiere la bibliografia sobre Ia memoria colectiva, los objetivos, metodologías y fuentes de la historia académica son bastante diversos. Si ampliamos el espectro de posibles receptores e incluimos al público general, que en realidad son muchos públicos potenciales y reales, los retos que presenta el trabajo de valoración son todaüa más gigantescos en cuanto a responsabilidad y alcance. Otis Graham, al detenerse en las Ínvestigaciones que se están empezando a llevar a cabo sobre la memoria colectiva, piensa que un aspecto muy importante de las mismas es el des-
cubrimiento de que hay muchos "sub-públicos", que "aportân memorias diferentes a los museos, los lugares históricos, las aulas y los sotás frente a los aparatos de tetevisión". Grúam comenta que se ha comprobado que los distintos sub-gmpos "esperan, desean y responden con emoción o con frialdad a los diversos temas y acontecimientos históricos". En sus mentes habitan distintos recuerdos históricos, fruto de la experiencia, el folklore, los medios de comunicación, las historias familiares y la educación recibida" (L-Grúam 1995, l3). La nueva investigación que se esta desarrollando en el ámbito de la memoria colectiva tiene como objetivo primordial desvelar los diversos intereses y puntos de üsta sobre el pasado de segmentos variados de la sociedad, David Glassberg senala que a los historiadores les interesa la memoria desde hace mucho tiempo, aunque las nuevas corrientes de investigación difleren en "la manera de abordarla". "Mientras investigaciones an-
teriores buscaban principalmente estudiar las creencias de un solo grupo o institución sobre su pa§4d0, los nuevos análisis se cenban principaimente en comprender las intenelaciones entre distintasversiones de la Historia"a. Esto, obúamente, signiflca que si consideramos que lavaloración es una función que satisface las necesidades de áreas concretas en las que trabajamos (especialmente, si adoptamos el concepto de uso como baremo del acierto de los archiveros a la hora de tomar decisiones de valoración), los archirreros se enfrental tanto a Ia posibilidad de que haya demasiados objetivos para alcaruarlos con éxito, como a la posibilidad de que lo que en su opinión permitiúa lograr estos objetivos no se pueda llevar a cabo en las áreas de trabajo en las que se mueven. Y, complicando aún más las cosas, cada archivero ofrece su propia üsión sobre el tema,
sugiriendo
a veces por qué algunas valoraciones
debeían dejarse de lado (habrÍa que recordar, cla-
ro esta, que estas decisiones están tan influenciadas por cuestiones políticas, tecnológicas, de marketing y accidentales, como por aproximaciones cla-ras y racionales y estudios profesionaies). El gran atractivo de los ordenadores es la disminución de los costes en su almacenamiento de memoria. Hay quienes opinan que asÍ todo puede guardarse, debido al bajo coste de esta memoria, que está al alcance de la mayoía de las organizaciones y de un grân sector de la pobla-
ción (al menos en los paises occidentales). Pero el ordenador como herramienta para la memoria social es muy linutado. El fllósofo Edward Casey hace una distjnción entre la memoria del ordenador y la humana; los ordenadores "no recuerdan; lo que sí hacen es grabar. almacenar y recuperar información que es únicamente una parte de lo que los seres humanos son capaces de hacer,.. Los
ordenadores tan sólo pueden recoger
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y ordenar los residuos comprimiclos. los restos inrpelablr
mente formateados. de l0 que al flnal será utilizado por los seres humanos Dara converiirse en rr.
cuerdos humanos' (Casey 2A00.2). Pero. por supuesto, muchos archiveros y gest6res rlc riocu mentos creen que sus operaciones son aigo más que grabar, almacenar v recuperar inÍormación Sin embargo, eso serÍa demasiado limitado. Los conjuntos de documentos que se han ido aqinru lando a 1o largo de generâciones representan algo más que información, Los archivos prgp(,rr,io nan la identidad social, la segundad de que el pasado es real, la prueba de que rs iras qur slni ple iníormación y la fuente de la responsabiliclad de los individuos y de las organizaciones.
ils llrn.
cionarios y los responsables de los negocios y las comunidades. Todo ello es espet,raimente rijil.lt en tant0 que la memorÍa de los ordenadores es realmente muy dilêrente de cualquicr otra iirrnia
En un estudio sobre Ia nostalgia, Svetlana Byom asegura que la memoria de los or y a las ücisitudes del tiempo. la politica y la historia; no tierre ia pátina de la Historia; y todo posee la misma textura digital. En la pantalla azul exlslen dos posÍbles de memoria.
denadores es ajena al afecto
marcos de memoria: un recuerdo completo de las unidades de infornración todavÍa sin proffsar (i una amnesia igualmente total que podrÍa ocurrir en un abrir v cenar de ojos debiclo a uu repeir tino fallo técnico" (Byom 2002, 347). Los archiveros deben recordar a los produclores y a los usua. rios del hardware y del software que los "archivos' no son meras copias de seguridacl. que ha.v uriir
distinción entre "registros" y "documentos", y también que la memoria del o«lenaclor es inuv 6is tinta de la memoria indiüdual, colectiva y social. ConsÍderar los ordenadores como reÍiejo de nuestra era moderna nos lleva a ;-eplaniearnos las metáforas de nuestra época. Como nos recuerda Douwe Draaisnta, hemos produci4o mrrchas metáforas para la memoria, de las cuales "espacios de almacenamiento", como bibiiotecas
iI
archivos, es una de ellas. Draaisma nos senala asi mismo que "las metáforas ulilizadas conrcr construcciones literario-cientÍficas reflejan también una época, una cultura, un ambiente. A lravés de las metáforas se reflejan las actividades y ocupaciones cle sus autores: Ias metáloras captan, sin que éste sea el propósito, el clima espiritual. Hacen las veces de memona"5. Lo q1e aho
ra nos debemos preguntar es si los archivos son la metáfora inicial para la memoria de nuestra época o si es una metáfora para los periodos anteriores que los ordenadores han ido reemplazado. El impulso actual de crear archivos, parecido al impulso de crear memoriales r,,rrtuales. hace pen§aÍ que los archivos todaúa son útiles en ciertos aspectos, aunque de modos diferentes a los archiveros que reponen los archivos, En América, durante mucho tiempo ha prevaleciclo la iclea de que el mero hecho de reunir colecciones atraeria a los investigadores, quizá con un poco cie publicidad ayudada ahora sobre todo por la existencia de lnteinet. Estos archivos. la mayorÍa cle ellos infrautilizados por los investigadores, podían ser más valiosos o significativos como actos de conmemoraciÓn, asegurando a la sociedad 0 a una organización la posibilidad de sesuir la tra yectoria de su pasado sin pedir obligatoriamente a nadie que estudie el pasado a través rie sgs documentos.
a
Los historiadores actualmente están estudiando la memoria autobiográflca y las reminiscencias. las imágenes que constituyen Ia cultura polltica (incluidos archivos y museos). las imágenes que aparecen en los anuncios puÚ[citarios de los medios de comunicación y las alracciones tuústicas. y el Iugar de difusión de la memoria. CLASSBERG 1996. 7-23, cita pág. 9.
sDraaisma considera el escribir, la Ionografia, la fotogralia, el ordenadory otras rlletáforas, pero nu1(.â hacr reÍirr1 cia a la aparicÍÓn de los archivos, aunque nos acercamos al concepto de Lrn rofre clel lesoro o un almacén (aunque los archiveros nunca piensen con agrado en la descripción (le )os riepósiios como alntacenes). DRAA]sMA l99fJ 25
TABULA, Númerr
Í, l0(ll
RICHARD ], COX
Los archiveros no necesitan implicarse en los debates de los historiadores y de los flló-
I
A VALORAL
iON t ( ),\,10 t, t, A( l( ) Íli À1tÀ10Rt{
conservan el contenido, tambien ofrecen el contexto. Las bibliotecas no son arrhryos, peru sl uo
st
sofos sobre el significado del pasado o de las implicaciones de la memoria colectiva para captar estos matices y conceptos. Tambión pueden detectarlo en Ia sociedad de consumo. Uno de los
conservâ el material no se puede leer" (Brabazon 2002. 28
comentaristas de los enfrentamientos entre Occidente y Oíente Medio en el caos surgido despuós de los atentados terroristas del I I de septiembre examinó el impacto de los aspectos más r,ulga-
tema del presente ensayo. La cuestión es que Baker rodea de romanticismo cl artefacio origina). una actitud que recuerda la clase de temas que los estudiosos de la nremoria colectiria investigal y reconocen como de irital importancia para el concepio de riemoria social.
res del consumismo occidental en las tensas relaciones entre estos dos mundos. Charles Paul Freund senala cómo se llena el mundo con muchos objetos "desechables" que muchos consideran que no tienen valor o que representan lo peor de una cultura. Pero Freund les encuentra signiflcado, y advierte cómo éste cambia frecuentemente. comenta que "la generación que en los anos cincuenta se despreciaba por amaÍ a Elüs, conducir coches preparados, mascar chicle, montar cerdos, llevar prendas de cuero y ser bárbaros delincuentes juveniles, finalmente logró
35) Baker no entiende cuái es ia rliie rencia entre bibliotecas y archivos o la misión archiústica de las bibliotecas, pero rl0 es tsie t:i
m 5.
§[ dCIeuxmem&m y
eX
dehn*e
p{n&§üem
ser respetada. Y precisamente aquello que los hacÍa lulgares se conürtió en una parte nostálgi-
El concepto de memoria colectiva que se guarda en los archirros, tanto los dr-rcurnrrit6s
ca e incluso querida de la herencia cultural común. En menos de dos décadas los amenazantes capós de Semüla de rnaldadse conúúieron en los amados lÍderes de Grease. Por aquel entonces,
como los depósitos, es tan poco erddente como el que surge en relación con las continuas poienri, cas sobre bibliotecas, museos, emplazamientos históricos, conmemoraciones púbIcas sinrilarcs
esa misma generación ya se había empezado a preocupaÍ por los efectos sociales subversivos de
que son noticia, muchos de los cuales atraen la atención sobre la naturaleza y ei signiÍicacio cle ios
la música rap y losjuegos electrónicos violentos" (Freunz, 24-35). Como archiveros podemos imaginar que ver documentos de los aíos cincuenta en los anos cincuenta produce un efecto dife-
documentos históÍcos. La investigación realizada por Edward Linenthal sobre el esfuerztr par.r construir el Museo del Holocausto en Washington D,C. es un estudio en continua controversia, dr
rente del que se obtiene al examinar esos mismos documentos veinte, treintâ o cuarenta anos más tarde, entre otras cosas porque la sociedad tiene ideas sobre el pasado que no son inamovibles sino cambÍantes. La valoración archiústica es, en gran medida, un reflejo de su época, y la
bate, comienzos fallidos, presuposiciones, choques de personalidad. agendas incompatibies, t, i;,r politización de un acontecimiento histórico con muchas de estas cuestiones que giran en torno ir
documentación que deberíamos tener del proceso de va-loración puede ser muy útil para ayrdar tanto a los usuarios de los archivos como a los propios archiveros a la hora de comprender que
y por qué decisiones de valoración dieron resultado. Como he expuesto antes, los archiveros en su trúaJo y sus archivos en cuanto lugar e instituciôn podrían estudiarse, en un futurs, tanto como sus fondos (Cox).
las concepciones, siempre cambiantes, de la memoria colectiva están úora, sin embargo, mucho más cerca de todos. A lo largo del pasado úo y medio el análisis cáustico y crÍtico de
1,,
los retos de reunir los testimonios apropiados y presentárselos con sentido a los visitantes del mu seo. Como escribe Linenthal:
?[ acto rnismo de reuntr la coleccíón, tndependientemente de los resuLtados, .fue un trobolo de memoia. Los mientbros del equípo actuoron como arqueôloqos d"el HoLacau^sto. p-.{cüD6ndo enbs aticos de los cosas, sopesando ettmrycto de tos restosTfuicos cie un canlpo. parit hacer eL Holocausto "real a traués del contacto flrsíco. La Jtrma d.e acuerdos g el íntertam bÍofusico de objetos se conuírtteron en sÍ en aclos conmemaratiuos del Holncau.sto' ÍLinen
hal 1995, 164)
Nicholson Baker sobre la conservación del papel en las bibliotecas ha merecido cíticas muy posiüvas, tanto de manos de los que se dedican a la profesión bibliotecaria como de los que no: se trata de una teoria que parte de la idea de que todo liene algún valor y de que todo o casi todo debe
si tenemos presentes cuesüones tan problemáticas como la de que algunos niegan ei Holocausto, el continuo fallecimiento de quienes recuerdan estos terribles acontecimientos. el siempre presente antisemitismo, e inclusojuicios sobre pruebas relacionadas con el Hoiocaus-
conseryarse (Baker 2001; Cox 2002). Esta idea se aproxima al papel de las bibliotecas y de los archivos como fuente o contenedor de la memoria colecüva. Tara Brabazon, que elogia los esfuerzos de Baker por hacer que las bibliotecas reflexionen sobre sus propias funciones, considera que "una
to, no resulta sorprendente ver los retos y controversias a las que hace frente este museo. Todo esto se complica más porque los propios periodistas con frecuencia contribuyen a atraer la atenciÓn sobre la memoria colectiva, al tratar historias, normalmente respecto a bibliotecas archiv
buena biblioteca eslá igual de delimitada por lo que excluye como por lo que incorpora a su coIección, La lristoria de una biblioteca es siempre una narración. Las bibliotecas deben ir más allá
vos. que no cuestionân nuestro entendimiento del pasado, sino que simplemenre aÍirman alq',nas de las nociones continuamente sostenidas por el público. Esto explica por qué se trata con
de su colecciÓn, uniendo pasado, presente y futuro. La utilidad de una biblioteca es hacer que las üstas, sonidos y texturas de un tiempo pasado estén al alcance de un lector actual... No obstan,
te [las bibliotecas] no son archivos, ya que éstos conservân una memoria sociaj que suele limitarse a un periodo de tiempo, un tema o una organDâción muy concretos; en cambio las bibliotecas suelen albergar documentos que iníorman sobre un paisaje mucho más amplio. Además no sólo
62
TABULA, Número 6, 2001
tanta frecuencia a los archivos y a los archiveros de un modo esiereotipado, actitucl que a me, nudo lanza a los archivos [iunto con los museos y las bibliotecas) a la controversia pública {Eriv 1999, 7l-85). Conünúan apareciendo casos interesantes que demuestran ias importartes consecuencias que la memoria colectiva tiene en los archivos. El renido debate sobre la exposición que acoge ..1
IABUIA Numem6 ;001
RICHARD ], COX
tA VALORACI0N C0f,10 Ll)" Af T(l DE [,1Lr\4t)RlA
Smithsonían y que conmemora el quincuagêsimo aniversario del flna.l de la Segunda Guena Mundial -no pone de manifiesto, según Elizabeth Yahel, que es lácil combinar la memoria, la buena historiografia y la práctica museisüca profesional". Yakel menciona que la "exposición demuestra lo que puede suceder cuando las organizaciones ignoran ios factores sociales, polÍticos y culturales del entorno".
Una de las observaciones de Yahel que más relacionada está con este tema es que el cambio en las políticas de gestión de la colección que tuvo lugar en el Smithsonian se percibió íuera del museo: "En tugar de recopilarLo todo, los documentos
jteron
seLeccionados de un modo más sensa-
ta g srguíendo critenos díferentes. Arch[ueros g bíbLiotecaios debensn darse cuenta de
qrc
ante el National Council of
fublic History, pidió que los hisioriadores adoptaran una postut'a
que
.equilibrio
intentara encontrar un enire memoria e interpretación hÍstórica profesional". siendo ai mismo tiempo "conscientes de la diversidad de opiniones que tiene la gente sobre las rnlrrpretacir; nes del pasado, si han de corresponderse de manera eilcaz con el sector al que peitenecer-r"
lllritton
1997,22). Britton probablemente queía incluir a los archiveros en su interpretación dei concepto de historiador, pero la descripción que hace se ajusta más a ios historiadores que Lrabajan con e.\ posiciones y publicaciones en museos y bibliotecas. De nuevo, la iabor a la que se enlir:ntan los ar-
chiveros es aún más dificÍI, ya que son responsabies de tomar decisÍones preiqas a lrear la cnhr'-
el, funcianomíento ínterno
ción de fuentes de archivo que utilizan los historiadores y otros investigadores.
tionar una colección... aislor los componentes prncipdes de una ÍnstítucÍón es algo que no debeiahacerse ataLígera nÍ [euorse a cúo srn consecuencíos" (Yakel 2000, 298-300)
cumentos histÓricos que no tienen presente el hecho de que exislen muchos elementos eu ia so
de una coleccíÍn, así como las decisÍones retattuas a ln gestión, pueden notarse Jrrcra. Por mug acertoda que sea La deckíôn de camhíar La Jorma de ges-
Podemos llevar todaúa más lejos las reflexlones sobre esta exposición y la naturaleza tan-
to de la memoria colectiva como de los registros. Philip Nobile, uno de los ensayistas del primer libro que recoge el debate e incluye el disputado escnto de la exposición, escribió: 'Desde los anos sesenta, to constante apancnn de diaios, fi:r"rnorias, entreuístas g documentos descloslflcados ho Üeuado a Los nuestrgadores hacia posrcione s canônicas. In opí-
Muchos archiveros parecen cenkarse tanto en el bien colectivo cle consen ar y recopilar cio, ciedad que se opondrian a estos esfuerzos porque puede considerarse que ponen en duda las per
y los valores comunes. Un comentansta, en una de las visiones rnás cíniras rie ia rle moria colectiva, observa que "la memoria colecti\ta, como la memoria personal. es suniar.nente sr cepciones
lectiva. Preferimos mitos que ensalzan a hechos que pudieran degradar. Nos gustan ios buenos rrlatos sobre las guerras, las historias sugerentes y los finales felices" (Bills 19S8. 185). Al lin y ai cabo, ios documentos los crea toda clase de personas y organizaciones de cualquier tendencia po-
niôn generaL entre tos historiadores es qtrc dejor caer la bomba fue probablemente un effor
litica y religiosa, entre otras, y todo tipo de organizaciones y personas que pueden cairÍicarse tan-
de estrategíag un desastre morol'[Philip Nobile ed. 1995, I9]
to de buenas como de malas. Puesto que existe un proceso simbólico de creación de archivos que
En este volumen, Nobile y Barton Bernstein aportân numerosos ejemplos de nuevas pruebas documentales que desúan las distintas interpretaciones sobre por qué se llevaron a cabo los bombardeos atómicos. Conflrma la importancia de los registros en cuestiones como 1as responsabilidades, las pruebas y la memoria, independientemente de la opinión personal que uno pueda te-
ner sobre la.iustifcación del lanzamiento de la Bomba Atómica. Hay un enorme contraste entre aquello a lo que, en esta sociedad controvertida y conÍlictiva, tienen que enfrentarse los archivos, por un lado, y los museos, Ios lugares históricos y bibliotecas, por otro. David Glassberg hace un interesante comentario que repercute en aquello so-
bre lo que los archiveros tienen que reflexionar:
constituye una especie de actiúdad de conmemoración, los grupos de documentación y las personas que se oponen a las normas colectivas pueden verse como algo negativo. Un historiador sos tiene que "lo que se escribe sobre Ia histofla popular nacionalista se conüerte en un caúon que se mantiene durante un periodo de tiempo indeflnido,.. Por más que la memoria de la sociedad se resiste a las revisiones y posee un sentido devoto de Ia validez perdurable de sus verdades esiableci-
das, sus textos estándar también se reciclan continuamente" {Leersen 2001.219-2201. Los aichivos pueden tanto apoyil como oponerse a ese canon, aunque a veces es posible que nruchos nuembros de Ia comunidad acepten la función general de memoria de los archivos sin haber examinado
nunca sus contenidos. Existen además presiones sobre muchas de estas instituciones culturalcs flnanciadas con fondos estatales como archivos. bibliotecas y museos
pila
que asuman un papei
"hrcsto qrte es cosÍ irnposibte llegar o un consenso sobre La ínterpretatibn co\ectfua de un
diferente. Un comentarista de la situación en lrlanda optna que "el martener rriva la memona cuan.
acontecim[ento hístónco qtrc todaura ínteresa" las representaciones hÍstóricos públicas, taLes
do se encuentra en manos del Estado, de los cuerpos que dependen del Estado o incluso en manos puramente mercantiles, refleja las preocupaciones politicas actuales". En Irlanda del Noúe, por ejemplo, las escuelas y los museos deber'Ían ser "oasis de calma' (Boyce 200 1 , 268 269)
wt memoríot de guerra o uno ceremonia conmemoratíuc son o menudo ambírynsapropôsítopcrasotisJaceralaspaÍes enJrentadas" {Glassberg 1996, i3-14)
como una e,Wosican,
Pero por regla general los archivos no pueden ser ambiguos, ya que los registÍos que eva-
luaran y adquiriran suelen tener puntos de vista decididos y diverçntes. Si los historiadores pueden
estuüar las distintas interpretaciones del pasado en museos y lugares históricos por los contextos diferentes que imponen las opiniones de los visitantes, la labor de los archiveros es mucho más diÍicil, ya que han de ser conschntes del efecto que pueden tener sus propias opiniones en lo que valo-
ran c0m0 archiústico, y quiá deban ser más prudentes a la hora de reflejar en los documentos sus principios, costumbres e ideas preconcebidas. Dianne Britton, en su intervención como presidenta
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TABULA. Número 6. 2001
M 6. Reeordar Ia vm"troraeâôm fllerffi e§ fuatcerm Hace más de medio siglo, en 1946, un tsunami de cincuenta pies
{i5'24 m.l arrasó la ciu-
dad de Waipio en Hawai; destruyó todos los edificios pero perdonó la vida de sus habitantes, Los su-
perviúentes, anos después, no contaban con ninguna huella de sus üdas anteriores. Más o menos
RICHARD I, COX LA VAI.ORA( l( )N
({ )À() tlN A( ÍO
tlt ^tLi\,10{ilÂ
lo mismo ha ocurrido con la valoración, al retroceder para examinar cómo se creargn lgs Íbndgs de archivo, ya que con frecuencia descubrimos que no tenemos datos precisos
de cómo se lleva-
ron a cabo las decisiones y las adquisiciones. Esto podría resultar extrano, especialmente porque para algunos el papel moderno del archivero puede compararse con su más antiguo predecesor: el rememhrurcer loflcial inglés que desde la época medieval compilaba los memoraldos al servicio de la cortel, M.T Clanchy, al escribir sobre el alfabetÍsmo y la conservación de documentos en la época medieval, comentó en un aparte que "los archiveros todaúa cumplen una función similar a la de los fantiguos] remembrancers ya que son los guardianes del registro colectivo del pasado de una sociedad"' Opino que iodos debemos ser los guardianes del pasado, en el sentido de asegurarque los documentos, con todo su valor en cuanto a memoria, testimonio y responsabilidad se reflere, sean protegidos, defendidos y se luche por ellos tan enérgicamente como nos sea posible a todos. Y, lo que es más, que a esto se le anada el hecho de que los archiveros documenten
0tr0s proyectos que al'ectaban a la recopilación de recursos de archivo más tradicionales c0m0 grabaciones en âudio o audioüsuales7. El ComÍté Consultivo de ReÊistros Históricos dei Esiacio rji Nueva York también se moülizó en seguida para ayudar a coordinar el establecimienio
,,r
el lirn
cionamiento del Grupo de Trabzço de Docurnentación del world 'rrade center, un gnrpo 'qur clr ordina información e inicia esfuerzos de coiaboración para documentar los muchos aspectos rle iii tragedia, incluyendo al gobierno estatal, gobierno local. hospitales, escuelas. insiituriones tie -,a, lud mental, grupos religiosos y otras organizaciones implicadas en estos sucesos trr st_li to!ts(. cuenciass
.
Hay muchas relaciones interesantes entre la nocÍón de memoria colectiva ri la valoración de los archivos puestas en escena en estos {y otros) esfuerzos por documentar
y alrou[aÍ l1s i,r,,,.
su trabajo y
secuencias de la tragedia del 11 de septiembre. De un lado. sabemos que los gi-upos lcrronsi-âs t+.
se documenten a si mismos de manera que los investigadores puedan entender mejor lo que exâ-
neralmente apuntan a lugares con un valor simbólico o cultural particular. Si anaiizanios ilr 6;: tura.leza del terrorismo moderno nos daremos cuenta de que 'gente oprimida de muchos pdlses.,,f al gobierno de los Estados Unidos como la encarnación del mal y de la avaricia.. , l-as orÉaitiza(Íír
minan en los archivos y que los propios archiveros respondan ante los creadores y los usuarios y ante toda la sociedad, que depende de estos documentos para diversos flnes.
ciÓn
A través de los anos he sido testigo de cómo diferentes archivos almacenan documentay la valoran de maneras muy distintas. He üsto a algunas instituciones prepamr informes de
valoraciÓn muy elaborados, que reflejan una erudición de la que otros usuarios de esos archivos
podúan valerse para entender lo que realmente representan los documentos albergados en esos archivos dentro del universo de la documentación, También he üsto todo lo contrario; cuando. buscando inÍormación sobre la valoración, lo único que los archivos pudieron ofrecer fue un plan muy limitado de archivo de documentos: en estos casos había pocas reflexiones sobre el proceso de toma de decisiones en el que se basaba la va.loración (en realidad, parecía como si no se hubiese hecho valoraciÓn alguna, a no ser que el mero hecho de la recepción de documentos en los estantes de los archivos pueda considerarce como valoración). Si los archivos y los archiveros no dejan tras de si indicios claros de lo que se esfuerzan en hacer en el ámbito de la valoración, es más probable que sea la memoria colectiva la que explique, en un futuro, lo que ha sucedido. La
documentación clara y precisa sobre la responsabilidad de la valoración debería eütar que proel ceso de conmemoración se convieria en una completa fantasÍa. Un ejemplo, presente y en curso, podía ofrecernos una muestra de lo que los archiveros deben evitar. Inmediatamente después de los ataques terroristas contra el World Trade Center y el Pentágono del I1 de septiembre de 2001, aparecieron memoriales y esfuezos a.flnes para documentar los sucesos, entre los que se incluían archiveros y otras personas. Eran conmemoraciones virtuales, Que utilizalsr páginas web y permitian a cualquier persona expresar sus pensamientos sobre los sucesos o sobre las personas que habían perdido la vida6. También up*..i.ron en seguida 6
Los esfuerzos Para conmemorar la tÍagedia sur$eron rápidamente, y pueden verse en numerosas páginas web, La web de InformaciÓn y Conmemoración del Desastre del Worid Trade Cànier y del pentágono (http:/fuirw.pentagondisaster.com ) incluye de todo, desde música y poesía hasta información para ayudar a luã ú.tim"s o información general del tenorismo y temas relacionados. EI sitio del Memonal en Iniernet del World Trade center y el pentágono (http://www.worldtradecentermemorial,com) se centra en conmemorar ia destrucción del World Trade Center y en
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teroristas n0 fijan su mirada en instalaciones militares, ni siquiera en zonas rnuy pobladast pueden estar apuntândo hacia cualquier comunidad, institución o ediflcio de los Estaeios Unidos. o hacia cualquier sÍmbolo de los intereses estadounidenses en el exterior" (Schrvetzepi l)orrh
ne§
2002.299ir. El World Trade Center, como objetivo, reunÍa muchas de esas caracterÍsticàs. tailin como centro de comercio internaciona.l, como en el papel de sÍmbolo de la globalización. riel podrr
amedcano y del estilo de üda capitalista de Occidenteir.
M. Cristine Boyer refleja paÍe del poder simbólico del World Trade Center en su reÍlcxiúp §obre la fuerua que tienen los edificios de una ciudad moderna recortados en el honzonte: "0se per
fil representa, sobre todo, una celebración del trabajo y de la competitiviciad que éste implica. EI ho nory el sufrimiento se encuentran en el lado opuesto: en la destrucción del ediflcio. en sris ruütas v recordaralasvictimas.Tambiénsepuedeverel "Archivodel lldeseptiembre"enhttp;//150.156.112.3/mainplx con "el objetivo de crear estos materiales web.,. para preservar las expresiones en Internet de personas. grupos, preil sa e instituciones de todo el mundo, en las consecuencias de los ataques en los Estados Unid0s del I I ric septlem bre". Los creadores de esta página esperan que "el archivo oliezca elemenios para muchos tipos de reflexronts a1err,;r del significado de eslos hechos'. 7La Biblioteca del Congreso de los Estados Lhidos creó el 'Proyecto de Docunreniación del I
http://lcrueb.loc,gov/íolklife/nineeleven/nineelevenhome.html.
I rle sepüembre de 2001 en Este proyetto íue descnto de esta nianera: "El Centro del
Folclore Americano de la Biblioteca del Congreso esta contactândo con folclonstas y etnógrafos de todo el pais para qur documenten con grabaciones de los pensamientos y sentinnentos expresados por los ciuáadanos tras los irágieos suce sos del I I de septiembre. Estas gabacionesjunto con otra documentación íormaran parte del Archivo de la Cultura Folk del Centro donde serán presenados y estarfu disponibles para las futuras €eneraciones. Dl Centro recopilará y preser vará las entrevistas grabadas en audio y los mateíales suplementúos que presenten historias de experiencias perso
nales de ciudadanos estadounidenses a raiz de los ataques tenoristas. Además, el Centro recopiiara documentaciól) íotográflca de los monumentos conmemorativos que fueron alzados cerca del Pentágono v del lugar del desastre en rl World Trade Center. Eslos monumentos temporales incluyen pósters, lbtografias. flores. úanderii y otros recuerdos a travês de los cuales aquellas personas relacionadas con las vietimas del desastre expresan su dolor v su pena . sUna descripción del trabajo de este grupo puede encontrarse en http://nyshrab.org/MC/projects.html#plannil( eUn interesante comentario sobre la naturaleza simbólica clel \Vorkl Trade Cenrer se puede ver en KRESS lggg, «nr algunas descripciones sobrecogedoras basadas en las rtaones cle los ataques terronstâs de lgg3 contra esos erliticjos
RICHARD I, COX
sus heridas.
[a
tA VALORALION ( 0r\1() l.rN Â( T0
desaparición
de los rascacielos estará asociada de úora en adelante a expresiones de la muerte. Proyectado en el cuerpo humano, la imagen que recordaremos será la de Ia tristeza y el dolor' [Boyer 2002, li0). Ésta es, en paÍe, la razón por la que se ha debatido tarto sobre lo que se debeúa hacer en el lugar donde se erigía el World Trade Center. Un comentarista, Roger Rosenblatt, insistÍa en que se abriera allÍ una biblioteca (o por lo menos en parte del lugar), .ya que el principal propósito de una biblioteca es mantener viva la memorÍa de los muertos. La memoria es lo que
atentado en la ciudad de Oklúoma de I995. El Centro Conmemorativo Nacional de la ciurlacl ric
0klahoma se inauguró y se abrió al público a principios de 2001. Edward Linenrhal h;xre ia srguiente observación: "Con
el
l1 de septiembre es otra muy distinta. El ejemplar del EconomisÍdel 15 al 2l de septiembre de 200i, que apareció justo después de los desastres, presentaba una dramática fotografia del demrmbamiento del World Trade Center bajo un gran titular en el que se leÍa -The Day The World
Changed,, ("El dÍa que cambió el mundo"), y comparaba estos atentados al de Pearl Harbour en 1g41, afirmando que "esta semana Estados unidos ha cambiado, y con é1, una vez más, el mundo entero". sin embargo, todaúa es muy pronto para saber si estos acontecimientos pasarán a formar parte de la his-
toria de la humânidad o simplemente se quedarán en una lista de acontecimientos importâÍltesu. Los esfuerzos por recopilar documentación de archivo y crear depósitos de archivo dedicados
a los de septiembre pueden dar como resultado recopilaciones de material que se tendrán que valorar una y otra vez durante varias décadas, ya que la importâxcia real de lo que ese acontecimientos del I
I
apertura del Centro Conmemoratíuo, ta expresíorr del recterda st' ltjó r,n uii iuryur cs
grandes coleccíanes de arcliuo, g dísemLnodo a troués de
Los octíarlades derl ür.stiiLrlo
11
ricl
imperattuo educattuo de LaJundacíon de parilctpar en ta eúroctôn público sobre el inpncro de La uío\erwía. ta cara humana del gobierno y La necesídad de medias de combío soci«l pn
creil archivos que se están emprendiendo en relación con los aconteci-
mientos del I I de septiembre represental una curiosa mezcla de vaioración de archivos y memgria colectiva, que revelan la fuerza y la debi.lidad de la relación entre ambos. Los archiveros y otros profesionales de los documentos, junto a consewadores de museos, historiadores y demás, debeían responder a esta destrucción, ya que en este momento se sabe que muchos documentos archMsticos y objetos museisticos se perdieron con la destrucción del World Trade Center y del pentágonoro. Responder ante los objetos y documentos perdidos y danados es una cosa, pero intentar documentar
La
pecífico un espacía sagrado g claramente de.finído. encarnado en losJirmrlÍares q en ios rio centes superuiutentes, expresarlo enLaexposlctón.delCentro Canmemorati.uo. conserunrJo i,ri
nos queda del otro cuando nos fa.lta, y lo mismo se puede aplicar a las palabras' (Rosenblatt 2002). Los proyectos pa-ra
Dt [4tr!10R]A
cífuos como elemento esencíal de Ia soctedad ciuil" (Linenthal 20A1,,22i1) Hay aspectos muy interesantes a este respecto, incluida la dimensión archivistica, rlrte rieben tenerse en cuenta. Linenthal estudia la reacción dei público debido a su interes por la "r,riir, memoración, que se había conveftido en una forma importante de expresión cultural'. Eslaba rs pecialmente interesado por cómo reflejaba ia "cultura conmemoratirra amencana contenrporane,r,
caracteÚada por la democratización de las conmemoracÍones y los homenajes, ia compresion clcl tiempo entre el suceso y la planificación conmemorativa y el aumento de los escenanos cle recricr do actiústas" (Linenthal 2001, 4). De hecho, en el caso de ia ciudad de oklahorna y
dei i
i
cie sep-
tiembre, la mayoria de lo que puede interpretarse como actiúdades de archivo, espetiainrentt, lir identificación y la adquisición de documentos, fueron ideadas y ilevadas a cabo por grupos e individuos que no eran archiveros. Para los archiveros. io que debeúa dar que pensar es que el intpul so primario o inicial del suceso de la ciudad de Oklahoma Íuese que en ese momento representara el peor "acto individual de tenorismo nacional en la Historia estadounidense" 2001. 2}
{Linenthal
una distinción que mantuvo durante tan sólo seis anos o incluso menos en el caso del libro de Linenthal, que apareciójusto antes de los atentados ai World Trade Centery al pentágono.
día ha significado se esta haciendo cada vez más eüdente. Lo que parece que estamos haciendo ahora, y no digo que no tengamos que hacer parte de este kabajo, es, sobre todo, ocuparnos de la funciÓn memoria.l de los depósitos y los documentos archivÍsticos. Sin embargo, con lo que hay que tener cüdado es con lo que transmitimos al público y a los politicos sobre los archivos y sus objetivos.
Al fin y al cabo, los documentos más importantes sobre estos acontecimientos estarán en poder de los archivos del gobiemo, y habrá que luchar no sólo para que se conserven, sino para que se publiquen; los documentos de archivo son valiosos pala otros muchos propósitos, aparte
ffi 7" Conetrusióxr Los archiveros, que debaten sobre cómo plantear la valoración, deben tambien reconstclerar 1o
que ésta representa en un contexto social más amplio. Las ücisitudes de la memona colectiva po-
del de la memoria, y estos otros usos, especialmente el de la responsabüdad y la apertura, son a veces más frá_ giles de lo que reconocemos (Athan G. Theoharris (ed.) lggg; cox y wailace 2002).
dían forzar a los archiveros a repensar la valoración n0 c0m0 un acto puntual reÍendo a un grupo concreto de documentos, sino como un proceso continuo. Esto no será fácit por muchas razones,
Podemos hacernos una idea del desaÍio que supone combinar la memoria y el impulso ar-
en una reflexiÓn sobre las numerosas reiúndicaciones a favor del papel de los ordenadores en las bi-
chiústico observando un acontecimiento similar y la reacción que desencadenó, por ejemplo, el
Para empezar, va en contra de la naturaleza conservadora y la función de los archivos. Eric Ormsby,
bliotecas universitarias, expone que. "las bibiiotecas han vacilado de forma poco usual ante e] cam, bio, y con razÓn: una rnstitución y una profesión cuya sagrada obligación ha sido siempre salvaguardar los archivos de nuestro pasado y permiür que estén disponibles, deberÍa ser conservadora,
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ll,200l
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6B
TAB(llA Nrimprr6 l0n1
on Our Nation-s Cultural
es más, debeúa ser cxtremadamente cautelosa ante el cambio" (Ormsby 2001. 13). Los archiveros pueden decir algo muy parecido a esto. El mayor problema es que todos están involucrados en la va, loraciÓn o, al menos, piensan que lo están. EI público confunde los archivos con el material
qur
se
RICHARI]
I
COX La
dejó atrás en el world Trade center, el edificio federar Arfred p. Munah, e incluso en el vietnam Me_ morial' Los archiveros han de ser capaces de erplicar las caracteÍsticas iúerentes a los documentos archiústicos y la manera en la que se forman mediante esftategias y metodologÍas de valoración claras' o han de reconocer que sus depósitos son simplemente adiciones misceláneas de documentos que funcionan principarmente como indicadores de la memoria colectiva por derecho propio.
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oRÁctüN Á trüd-ft yfsríc,4 rN 1,4§ §Suflm,4#rs trrM#üR Áfic45 í.Á yÁí"
I propósito de este
artículo
es desan'ollar algunas ideas sobre el objetivo de la ualoración dc.
cumental en las sociedades democráticas y examinar cierias diÍicultades que puetleit sur. gir en la consecución de dicho objetivo. Este es un tema difÍcil de tratai por dos motivos. Por un lado, porque es arriesgado presuponer que una aciividad 'tan
archiústica tenga un objetivo subyacente, y
cambialte como Ia valoración del tipo de sociedad eir el
qr-re esie objetivo dependa
que lavaloración se realice. Por otro, por Ia eterna y espinosa pregunta de qué es Ia dtmotrar:ia.
campo obviamente peligroso para un archivero, A pesar de estos riesgos, creo que ésta es la nte jor manera de entender la pregunta que los organizadores de este congreso me lbrmularcn sobre la relación entre la valoración archiústica y la sociedad. Para poder desan'oliar algunas ideas prrlirninares sobre esta relación, plantearé primero una panorámica genera.l que incluye tres cornentes de pensamiento sobre valoración.archMstica. Después. me referiré brevemente a ciertas caracterÍsticas de las sociedades democráticas modernas que considêro relevantes para ei buen ejercicio de la valoración. Finalmente, mencionaré algunos de los retos a los que se enfrentan los archiveros a la hora de hacer la valoración en las sociedades democráticas.
ffi 1. Tres
eorrfleen§es ffie perxsmum$,erx*m
mmfure,qrm§mrmeã.6s§,
arehivístâem La valoración archiústica en el sentido de evaiuación institucionalizada de documentos para
determinar su disposición es un fenómeno relativamenle reciente. Durante sigios orEenizlciones
e
irlrgÊ,:j
IERRY EASTWOOT]
LA
vALoRACtoN ARCHTvÍstrc,q
rl
rAs soctf DAnFs uFÀ,1or nÁt rr',rs
individuos decidieron conserva-r algunos de los documentos que producian por la razón obvia de que eran testimonio tanto de sus derechos como de sus privilegios y porque eran valiosos como
participantes en este congres0 como, Luciana Duranti, han argumentado que el pnncipal objetivo
fuentes de documentación de hechos pasados a los que, por lo que fuere, la entidad que los pro-
conompido por una selección llena de prejuicios como las que hemos heredado, aunque sea fur
dujo necesitarÍa refenrse. He de reconocer que, con frecuencia, las sociedades que produjeron
de la valoración es entregamos lo que
Jenkinson denominó un con]unto Íidedigno dr nrchivos nr;
los
tuitamente, de antiguas administraciones que conservaron los documentos para sus propios fines
documentos Ios conservaban sin ninguna razón particular e identificable y los descuidaban sin
y no por motivos históricos. (Duranti 1994). A estos estudiosos les preocupa que la introducción
apreciff su verdadero va.lor, Por ejemplo, un comité parlamentario de la Inglatena de mediados del siglo )0X informó de que:
de
criterios históricos en la valoración distolsione el signiflcado de los docunientos seleecionados
para ser conservados. Asimismo, rechazan la idea de que seleccionar cuáles han de ser ias
ÍIcn-
eL ualor [..,] de
tes del pasado sea tarea del archivero. En esta misma línea, Angelika Menne-Hantz se opone a la
los documentos histórtcos de este país, Nuesúros Documentos Nacíonoles no suscitan Ínte-
opinión de que la aspiración del archivero sea senrir a los intereses de la investigación histrinca.
rês, ní entre loslfuncíonarios cugas acttncíorrcs registran, en Los departamentos de cuyas
Menne-Haritz se apoya en las ideas de Brennecke cuando afirma que los documenlos deben ser
Jormos de proceder dejan constancio, ni entre los propíetaríos a quíenes los títulos de propíedad Les proporcínnan los mas autêntícos g quiza Los untcos derechos de propiedad".
seleccionados para revelar cómo se tomaron decisiones en el pasado. eliminando. en consecuen-
(Schellemberg i956)
luación del contenido de los documentos, que es io que desean hacer quienes sos'Lienen que la va
Es solamente una peqrcna porciôn de La pobktríanLo que cornce eI akance g
Ultimamente, muchos de los documentos que han sobreüvido al paso de los siglos han encontrado un lugar en instituciones archMsticas creadas, fundamentalmente por el Estado, durante los siglos XIX y
)fi.
Fue una época de recuperación de colecciones relativamente manejables
de documentos fuera de uso, de los cuales muy pocos o ninguno fue destruido. El propósito de la
cia, aquellos documentos irrelevantes a este fin {Menne-Haritz lgg4), Asimismo, se opone a la eva. loraciÔn está al servicio de propósitos históricos y culturales. En el íondo, todos los autores perte
necientes a esta corriente mantienen que la obligación del archivero es intentar por todos los me, dios que Ia valoración no aúada ni elimine nada que pueda desürtuar el significado de los documentos, siguiendo, de este modo, la doctrina de ia integndad de los archivos. La tercera corriente de pensamiento es más reciente. Sus seguidores, muy influidos poi
adquisición de estos documentos tempranos fue, sin duda, histórico. Los archivos se contemplaban sobre todo como fuentes para el estudio del pasado y para la construcción de una conciencia
la retórica posmoderna, exhortan a los archiveros a reconocer que los documentos sólo tienen ei
de patrimonio locai y nacional. Las decisiones relativas a su selección sejustiflcaron, si es que
se
valor que les han atnbuido las personas que trabajan con ellos, incluidos, por supuesto, los ar-
justiflcaron, en función de las necesidades de investisación del pasado, Por ejemplo, el archivero alemán Adolf Brennecke afirmó que el fin de la valoración era eliminar la información inelevante
chiveros que los han valorado. En la misma linea, Brian Brothman insta a los archiveros a reflexionar sobre las presuposiciones que introducen en la valoración, no considera que sea posible
para que a los historiadores les resultara más fácil utilizarlos, Asimismo, el gran autor estadounidense especializado en valoración T. R. Schellenberg creÍa que "como el principal problema de los
preservar los documentos de losjuicios de valor humanos, y afirma que los valores que los archiveros aíaden en la tarea de la valoración "incorporan los valores de la sociedad". Brothman nos
archiveros modernos es seleccionar los archivos que se conservarán permanentemente... la idea de selección deberia estar implícita en la deflnición de los archivos". Por eso deflnió los archivos
valor, sino también a que examinemos de cerca el objetivo que tienen en mente. En su opinión, la
como documentos "que se consideran dignos de conservación permanente para la investigación y la referencia..." (Schellemberg 1956, I6). Un conjunto amplio de escritos sobre valoración, aigunos
fesión (Brothman 1991).
inúta a que reflexionemos, no sólo sobre si los archiveros toman decisiones cargadas dejuicios
autocritica y la reflexión sobre Io que hacen llevará a los archiveros a un mejor ejercicio de su pro-
de ellos muy recientes, supone, igualmente, que el objetivo de la valoración es la selección y la adaptación de fuentes del pasado. Este es el paradigma dominante entre quienes escriben sobre
Archiústica. Para ellos el objetivo de la conservación de documentos en una comunidad es fomentar la memoria y el entendimiento del pasado.
de
Otros pensadores como los sudafricanos Verne Hams y Teny Cook, conferenciante también en este congreso. han atendido Ia llamada de Brothman. Harris insta a los archiveros a ser-
tir
a los intereses de
lajusticia con su trabajo. Es demasiado posmoderno c0m0 paru darse cuen-
Una corriente minoritaria considera la valoración como un riesgo para la integridad de los
ta de que un objetivo tan esquivo como ese es dificil de alcanzar, pero basándose en su conocimiento de la manipulación de documentos durante el Apaúheid en Sudáfrica, sitúa a la valoración
u-
dentro del campo, tan problemático, de la política. De hecho, explica que las decisiones de talora-
documentos. El autor ingles Hilary Jenkinson adoptó una postura radical al afirmar que los
chiveros no deberían hacer ellos mismos la valoración, porque asÍ sus prejuicios no afectaúan a la
ciÓn que toman los archiveros tienen consecuencias polÍticas, y que pensar que los archiveros son
calidad de los documentos seleccionados para ser conservados permanentemente Uenldnson
imparciales o apolÍticos en su trabajo es lo mismo que no tener los pies en la tierra (Han-is). Cook
1922). Aunque más tarde cedió ante la necesidad de reducir el inmenso volumen de documentos
también acepta que, al menos en el caso de documentos públicos, ia valoración tiene iintes polÍticos. Fundamentalmente sostiene que la esencia del gobierno en un 0stado dernocrático es la in
modernos para hacerlos más manejables, Jenkinson formuló la pregunta más complicada que se puede hacer en el campo de lavaloración: cuales son los fundamentos que se adoptan c0m0 pun-
to de partida para la toma de decisiones sobre los documentos. Otros autores, sobre todo otros
teracciÓn de los ciudadanos y las organizaciones con ese Estado. Es la prueba de esta interacción
lo que ha de conservarse, siendo esa prueba más valiosa cuando los resultados se desvian de las
IERRY EASTWOOI)
tA vAtORA( tON ARCHtVtSTitÂ
intenciones, y los ôiudadanos n0 son meros recipientes pasivos de los servicios del gobierno, sino que dan sus opiniOnes sObre las decisrones que toman los gobiernos y los efectos de éstas,
6
E\
LA5 5O(
lIDAt]t5 Dtr,1( )aRA
Í
r. ,\
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lnformaciÓn
alternativa. Los ciudadanos tienen derecho a Lruscar iuentes rle iniornr:rción alternativas, que n0 sólo existen sino que están protegidas por la iey. 7' AutonomÍa asociativa. Para la deíensa de sus derechos, incluiclos los ya rlenciçnatirs. también gozan del derecho de formar asociaciones u organizaciones
los ciudadanos
M 2" trgumos aspeotos de
tra
relatir.ramentr
independientes, entre ellas partidos polÍticos y grup.s de interés" {Dahl rgg3. 267)
soaÍedad demoerática
Esto encaja con la concepcÍÓn común de democracia. pero el problema radÍca ai intentai.
En páginas posteriores volveré a fljarme en estas tres corrientes, pero ahora veamos las caracteústicas de la sociedad democrática. Es necesario que seleccione los aspectos de la democracia que voy a analizar para asi establecer un marco para el debate sobre el objetivo de la valoraciÓn. Los fllósofos que se dedican a la reflexión polÍtica suelen estar de acuerdo en que las ideas centrales de la democracia son:
- La supremacía del pueblo - El consentimiento de los gobernados como base de la legitimidad
- El imperio de la ley: métodos pacÍficos para resolver los conlictos
hacer realidad los ideales de la democracia. De hecho. en las democracias contemporáneas. es di-
ficil que la opinión del ciudadano afecte a las polÍticas y acciones clei gobierno" El yoro es un ins trumento clave para que los ciudadanos dejen constancia de sus deseos o fomentel sus pr'pr,s intereses, en el escabroso e intnncado mundo de la politica, el sentido del i:ien comun se pierrle en el maremágnum del interês particular. Sin embargo, los defensores cle Ia dernocracia re(,oilclceil generalmenie que el pueblo debe ser instruido, y ie dal gran importancia a ios me6ios lriliza6cs para mantener a la opinión pública informada, por ejemplo la eclucación y el 6e1att, público. I-a necesidad de tener ciudadanos bien inÍbrmaclos hace que n0 se justiflquen aqueilos proceduni.rr tos que niegan o eliminan la información que los ciudadanos necesi'Lan para iomar decisi.nes en
- La existencia de un bien común o un interés público
beneflcio propio. Por
- El valor del individuo como ciudadano racional y moralmente activo
tienen la oportunidad de
último, Ios ciudadanos iníormados que viven en una sociedacl transparentr descubriry comprender el bien común. que Dahl describe como .tocl.
lc
que {una persona] elegirÍa, si tuúese
- La igualdad de derechos civiles para todos los individuosl
Agunos, como Robert DúI, anadirian la noción subyacente de que todas las personas son iguales en lo tocante a la posibilÍdad de adoptar decisiones de gobierno (Dú1 lgg3). Dúl tambiên enumera una serie de prácticas o características de las democracias tal y como se han desarrollado en el mundo moderno. Estas caracteristicas son:
un conocimiento pleno de las consecuencias resultanies dt: sus elecciones y de sus alternativas más significativas,, (Dahl lgg3, 870). Es un principio de los gobiernos democráticos que los cargos públicos. en quienes ei pue blo soberano ha delegado la responsabilidad de gobernar. sean responsables de sus acclgncs i.ule los ciudadanos, los cuales, necesitan medios para pocler exigir a sus iiclei-es que respondarr ;e sus
acciones Por supuesto, los cargos públicos
l.
y sus representantes en el gobierno estar sujetos
Cargos electos. El control de las decisiones en materia de politica pública corresponde, según l0 establece la Constitución del pais, a los cargos electos.
Estado de Derecho, pero lo más importante desde er punto de üsta de ra responsabiliduj crática es intentar que la gestión de los gobernantes sea Io más transparente
2. Elecciones libres e imparciales. Los cargos son elegidos mediante el voto en eleccÍones limpias que se llevan a cabo con regularidad y en las cuales la coacción es infrecuente.
go' es
3. Sufragio universal. Prácticamente todos los mayores de edad tienen derecho
a
votar en
Ia elección de los cargos públicos,
reúo
4' Derecho a ocupil cargos públicos. Prácticamente todos los mayores de edad tienen dea ocupar cargos públicos en el gobierno, aunque la edad minima exisida puede ser más aita
que la exigida para votar. 5. Libertad de expresión. Los ciudadanos tienen derecho a expresarse, sin riesgo de sufrir casügos severos, en multitud de cuestiones politicas, incluida la cítica a lgs cargos públicos, el gobierno, el régimen, el sistema socioeconómico y la ideologia dominante.
rEste resumen se ha extraido de GO0DWIN. 1988:234
/o
IABULA, NúmeÍo 6, 2001
a1
d.*u
posÍble. Sin embar
dificil conciliar la transparencia con la necesidad de dotar a los gobernantes de liberta6 o discreción para tomar decisiones. En un articulo titulado "situating Demouatic Accountabilit.y... John Dunn lo explica asÍ: "no cabe duda de que cuanto más atemos Ía nuestros gobernantesl. me. nos podrán hacer en nuestra contta, pero de igual forma. menos podrán hacer a nuestro Íâr,or". Creo que, Dunn hace un razonamiento interesante aJ exponer que "la responsabilidad democrática es en sÍ misma retrospectiva [...] en el sentido de que a lo que se imputa siempre la responsa_ bilidad es a los hechos, y no hay forma de recun-ir a actos futúros para.iustificar el presente", por con§iguiente, por una parte los gobernantes necesitan libertad para tomar decisiones, ntientras que' por otra, los ciudadanos nece§tan el derecho de conocer las acciones de sus gobernantes .no necesarÍamente de forma inmediata, pero al menos en
un
futuro"(Dunn lgg2).
determinado momento en
ei
Hay otro aspeclo de la democracia en el que debemos Íijarnos antes de centrarnos en el obietivo de la valoración. Las sociedades democrá[icas modernas conceden gran impoftancia a ir:s de rechos indiüduales, otorgándolos constitucionaimente y mediante leyes. A menuào se )lir sostenicio
IABULA, Núnreru (),
l(l()l
t{r
TIRRY EASTWOOD
LAVAIORACION ARCHIVISTITA Ei\ LAs 5OTITDAI]IS I)IN1(X RA]I(
que jusücia e imparcialidad dependen del ejercicio de estos derechos, y que la verdadera democracia es aquélla en la que se trata a cada ciudadano de forma justa conforme a las reglas acordadas en la comunidad. Argumentos de este tipo dicen poco sobre un problema concreto de las
democracias modernas. Normalmente en cualquier sociedad democrática hay muchas comunidades con culturas diversas luchando por sobreviúr. Como el filósofo canadiense Charles Taylor ex.
plica, "cierto número de corrientes de la política contemporánea gira sobre la necesidad, y a veces la exigencia, de reconocimiento" de estas comunidades. Taylor relaciona esta necesidad de reconocimiento con la identidad, en el sentido de "la interpretación que una persona hace de quión es
y de sus caracteristicas deflnitorias fundamentales como ser humano". Según
é1,
la existencia
o
ausencia de reconocimiento dan forma a nuestra idenüdad, "y asÍ, un individuo o grupo de personas puede sufrir un verdadero dano, una auténtica deformación si la gente o la sociedad que lo rodean le muestran, como reflejo, un cuadro limitativo o degradante o despreciable de sí mismo
El reconocimiento debido no sólo es una cortesia que debemos a los demás: es una necesidad humana ütal" (Taylor 1992). [...1.
es
À\
útil en nuestra sociedad. Por Io tanto, en mi opínión, Ia verdadera pregunta seria como deciclii' y experl,a en tecnoiogÍa, ser-
quó documentos, de los muchos producidos en la sociedad moderna
l,irán a los intereses enfrentados de los ciudadarros de una democracia. De lo dicho sobre la sociedad democrática. extraigo esta conclusÍón. La vaioración rle do
cumentos archiústicos de una sociedad democrática debe, de alguna manera. satisfacer la nerc. sidad que tienen los ciudadanos de saber cómo se ha gobernado y, asimismo, permitirles llegar a comprender el lugar que ocupan dentro de las comunidades de las que se consideran rniembros. incluida, por supuesto, la comunidad nacional. Por un lado. la conciencia retrospectiva de cónto se han gobernado los pueblos en una sociedad democrática es imprescindÍble para la salurl de cualquier democracia que vela por los derechos del individuo. Por otro, la conciencra retrospecti va de las comunidades culturales, en el modelo de sociedad pluralista hacia el qr.re prácticanrcnte todos los países del mundo están evolucionando, es, de igual modo, esencial para el senticlo de re
conocimiento y valor de esas comunidades dentro de una sociedad democrática más anrpira qut
institucionaliza la protección de los derechos del individuo, Creo flnalmente que los ciudadanos necesitan saber cómo se han gobernado a sr misi.nos,
m 3. El objetivo de la valoración archivística en la§ soeiedades dernocráticas Bajo este epigafe hablarê del objetivo de la valoración en el sentido de su orientación. Lo que entiendo por oíentación se explica formulando la siguiente pregunta: ;qué objetivo globa.l tra-
tan de alcanzar los archiveros en su trabajo de valoración? Para comenzar esta parte del análisis es necesario poner las caÍas sobre la mesa. No busco una ideologia democráüca de la valoración archiústica en el sentido de apoyo de un programa politico, como sucedió, por ejemplo, en la valoración propuesta por los archiveros de la antigua
es§ a favor de una fllosoÍia pragmática de la valoración. Basamos nuestras decisiones en el conocimiento del valor de la conservación ya realizada para, de este modo, prever lo que será valioso en el futuro. Sólo podemos conocer el valor de la conservación ya
Alemania Oriental.2 De hecho,
realizada gracias a nuestra experiencia en el buen uso que se ha hecho de los archivos en el pasado. Un pragmatista fundamenta sus teoías futuras partiendo del análisis de las clecisiones que
ha tomado en el pasado y de lo eflcaces qúe éstas han resultado ser. Disponemos ya de una amplia o
2Para una exposición de la ideologÍa de la valoración en Alemania oriental ver B0OMS, l9g7: 6g-107.
BO
TABU[A, Número
6,200]
porque la esencia de la democracia es que los cargos electos actúan en nombre del pueblo.
r.,
por
que, en úlüma instancia, todos los ciudadanos deben aceptar su complicidad con las anteriores
actuaciones de su gobierno parajuzgar el pasado, y para que esosjuicios formen parte de su opr niÓn frente a actuaciones presentes y futuras. Por supuesto, es esto precisamente lo que sucede a
diario en una democracia saneada, comprometida con ios ideales de justicia e imparcialidari para todos, cuando los ciudadanos analizan las decisiones políticas que adopta su gobierno. Sin e:lbargo, poner en manos de los ciudadanos la información precisa sobre las decisiones politica-r no es tarea tácil: por un lado, como observó el catedrático canadiense de Derecho Marr,rrell Cohen. "no se puede evitar la confldencialidad en el ejercicio del poder. La diferencia entre
un orden polítiro
Iibre, donde el debate determina la poliLica, y una tirania sÍlenciosa. donde el secretismo supone un gran obstáculo tanto para la participación pública en la toma de decisiones y su puesta en mar cha, como para la vigilancia de las mismas, es la importancia y el ritmo de las desclasificaciones"3: pero por otro, a menudo, resulta complicado tener opinión sobre los temas de actualidad. Desde esta perspectiva, la conservación de los archivos en una sociedad democrática apo-
Dúl de conciencia bien iriformada, En este sentido. la conservación de archivos es un bien público en la sociedad democrática. l,os bienes públicos son aquéllos de los que iodos los ciudadanos son titulares de acuerdo a la voluntad del pueblo. Las sociedades democrátrcas otorgan
ya la noción de
y tratân de fomentar la liberrad de los ciudadarros para que decidan por sí mismos cuál es la mejor forma de úda, por eso se necesitan r:iertas medi, das coercitivas para conseguir que todos contnbuyan al coste cle los bienes públicos o colectir,os. €tran importancia a los derechos indMduales.
Ahora bien, la conclencia retrospectivâ es en ambos casos profundamente his'tórica y cul tural, La posibilidad de reunir testimonios para reflexionar sobre actuaciones pasadas rlel gobierno. 3Estas observaciones se hicieron antes de un conlté pârlamentario en 1g76. Citâdo en EAST\À/OOI), IIl77. .i:19.
TÀRlilÁ Ninra"'Á ?nfl
ITRRY EASTWOOt) LA
en el casO de Que esas actuaciones sigan teniendo repercusión en la sociedad, es una üÍud de la sociedad democrática, de una sociedad abierta al cueitionamiento de sus actuaciones y de su ma. nera de tratar a personas y comunidades dentro de sus fronteras. Esto explica por lué h corriente de pensamiento dominaate acerca de la importancia de la valoración archivística tiene un trasfondo'histÓrico y cultural No explica cómo se ilega a decisiones particulares desde ese amplio alan histónco y cultural. Está claro, sin embargo, qr. lu pr.o.rpución por ra integridad de Ios archivos está siempre en tela dejuicio. No se puede reivindicar la conservación de testimonios de cómo un pueblo se ha gobernado a si mismo o ha tratado a comunidades que buscaban reconocimiento sin implicarse uno mismo en la integridad de aquello que uno decida consewar. como Duranti admite' esto es en gran parte una cuestión de método, sobre el que se ha debatido mucho recientemente, que está fuera del alcance de este artículo. De lo expuesio hasta ahora podemos decir que los ciudadanos de una democracia se interesan por el problema de la valoraciÓn archiüstica, en el sentido de que quieren saber cómo se han gobernado a sÍ mismos y cómo han llegado a la situación actual. Además, sienten un interés adicional porque desean conocer la situación de su comunidad dentro de esa sociedad, más amplia' de la que obtienen a-lgún reconocimiento. Los archiveros son los delegados democráticos que llevan a cabo el acto de Ia valoraciÓn archMstica para servir a estos intereses. Esto se observa fácilrnente en el caso de los archiveros que tienen lrresponsabilidad de va.lorar,,los documentos elaborados o recibidos y consewados por er soberano y sus agentes en el ejercicio de gobierno,,, es de_ cir' los documentos públicosa. Incluso en el caso de los archiveros que valoran do"cumentos privados, existe la misma obrigación de servir a los intereses de ra sociedad democrática.
Llegados a este punto, supongo que se están haciendo la misma pregunta que yo. Está muy bien y es muy bueno hablar solemnemente del objetivo de la va.loración en las sociedades democráticas; pero ;cómo alcanzar ese objetivo? Mi primera respuesta es que nunca a.lcaruaremos un obJetivo hasta que ro hayamos entendido, ro pádamos arücular y seamos capaces de orientar nuestro trabajo segSin ese entendimiento. Este ha sido en gran medida mi pràpósito: articular como entiendo yo ese fln e inútar al comentario y a la crítica de mis ideas. Además observo una serie de desaÍios a la hora de afrontar la valorai'ion de archivos en las sociedades democraticas. Puede que haya otros, pero éstos son los mÍos.
En muchas sociedades democráücas, el papel que res he otorgado a los archivos n0 se rea_ liza por encargo de archivos públicos y tampo.o .s .p...irdo por los lÍderes politicos. Los archiveros lo saben, y han hecho todo lo posible para conseguir el adecuado apoyo legislativo o pot,,,.o
Definición tomada de LI\TLT0N. I996.
IN tAS SOCIIDÂI]ES D[ 4(X'RÀi]I
I!
y programas. Al no haber una autondad que les dicte cuái riebe ser el objetil,Ú
diri$r sus esfuerzos. los archiveros trabajan en clara desventaja. por ejemplo. dura.te mucho tiempo en muchas sociedades que se ajustarian al modeio de deniocracia Llr: Goodwin/Dúl, muchos organismos públicos no han estado incluidos en el campo 6e hacia el que
accios asig nado a los senricios archiüsticos. En cierta medida. este hecho se puede enterider como un inieil to de no querer ejercer presiones sobre estos coleciivos con el pretexto de preservar los archir.,i;:: para el bien común, teniendo prioridad otros bienes pÍrbli«rs e íntereses pnvarios.
Tanibién habría que tener en cuenta. en esta misma linea, que ia situación.juririica de jos aichivos no suele llevar a realizar el objetivo de la valoración, especialmente, si este obiàtivo tiene qrre vrr con el apoyo a la responsabilidad polÍtica. La responsabilidad es una caracterÍstica inherente a ia el
tructura institucional de una democracia. mientras que la capacidad
cle respuesta la
la vo)lntari p,,
pularl es consecuencia de la interacción en el seno de esas estmctnras. Dicho cle otro modo. la canaci dad de respuesta es una medida clara del grado de responsabilidad que tiene una determinada instj tución. John Ferejohn enumera tres "limitaciones serias de la responsabilidad en las insütuciones rit: mocráticas". En primer lugar, "la heterogeneidad electoral posibilita que los cargos antepgngan ungs i,gtantes a otros para reducir su responsabilidad ante todos". En segundo lugtu-. las institucÍone-s de rrsponsabilidad actúan en tiempo reai, dando a los cargos Ia oportunidad de agrupar decisiones popula res e impopulares. En tercer lugar, "los cargos electos disfrutan de la ventaja de tener rnás información que los votantes, y esto limita la responsabilidad de esos cargos ante los deseos rle los voteurtes" {Fere 132). Hasta cierto punto, cabe decir que la conservación de archivos es una Íueza que compensa estas limitaciones, en el senüdo de que es una de las medidas para
john 1999, 131
conseguir la lranqueza ,l traasparencia del gobiemo. Sin embargo, esto significa que los archrveros encargados de la rraloración deben ser capaces de comprender y valorar todos los documentos y tomar decisiones sin ias trabas propias de la inmediatez de la políüca. La tendencia contra-ria, particularmente en ei caso de los clocu mentos electrónicos, que obliga a los archiveros a tomar decisiones de va.loración poco después ile que los documentos hayan sido producidos, hace diÍicil desrrincular esta opinión tolerante de las preocupa,
S +. toç desaÍÍos de ra varoraciôn en las sociedades democráticas
a
sus instituciones
VAIORACION ARCHIVÍSTICA
p.r,
clones inmediatas. La necesidad de tener una opinión abierta y algo distanciada no signilica que los ar chiveros deban ser apolíticos, o que no tengan sus propÍos ideales e ideas polÍiicas. Significa, sinrplemente, que necesitan que se les dé el marco adecuado para actuar en beneflcio público
y responder rie
las acciones pasadas del gobierno. Las instituciones públicas de archrvos pertenecen a una categona que podria denominarse "agencias iie responsabilidad" de los gobiernos democráiicos, y necesitan disfrutar de.cierto grado de auionomia, algunos diían independencia, respecto a otras del gobier. no para hacer su trabajo adecuadamente. Incluso en las democracias más saneadas llevar
Àas
esta sutil
concepción del papel de los archivos a la actitud politica y burocrática es un desafio signilicativo.
En democracia' servir a los intereses de las diversas comunidades culturales es también problemático. Estas comunidades sienten la necesidad de establecer sü identidad y reivin6icar su reconocimiento. Hay quien dice que estas comunidades culturales deben asumir la responsabÍlidacl de la conservación de su propio patrimonio archiústico. Otros, sin embrago, afirman que el bienes, tar de estas comunidades no es una responsabilidad democrática, y que, en todo caso, las comunidades culturales, sean las que fueren, con la posible excepcÍón de organismos corporativos
82
IABUIA, Número 6, 2001
c-oir
r;..§tr'l
g il rl TIRRY EASTWOOD
tA VALORACIO\ AR( HlVlSTltA
propósito cultural comunitâdo, no crean archívos, aunque determinados acontecimientos en las vidas de sus miembros pudieran ser objeto de documento tanto público como privado. Existen abun-
daltes indicios, al menos en mi pais, de que algunas comunidades culturales, determinados grupos étnicos, ansían actuar por sÍ mismas, en parte porquejuzgan que ha existido una despreocupación en la conservaciÓn de los archivos que dejan constancia de su pasado y sobre los
de defender sus intereses. No obstante, teniendo en cuenta lo dicho hasta úora no debemos oMdar que las comunidades de culturas diferentes se interesan por los recursos del sistema archMstico de un pais e rncluso por el apoyo que las instituciones les pudiesen oírecer en el caso de que de-
cidleran poner en marcha sus iniciativas. Al fin y al cabo, una sociedad plurai necesita pluralismo en su sistema de archivos. Como buen pragmático, el americano Schellenberg reconoció esto hace mucho tiempo cuando argumentó que "opiniones variadas [.,.] distribuyen la carga de conservar los documentos de un pais entre sus diversas instituciones archMsticas" (schellemberg lg84). Sin embargo, me permito sugerir que se debe poner de manifiesto la necesidad de respetar las comunidades culturales en las polÍticas de adqulsición
y tener en cuenta la toma de decisiones de la valoración en una sociedad democrática, a.lentada por el objetivo que he explicado en este artículo. El otro, y más importante desaÍio, es encontrar métodos que permitan un análisis comprensivo a la luz de nuestra perenne preocupación por la integridad de los archivos, y del propósito de abastecer a los miembros de una sociedad democrática con fuentes para comprender cómo se han gobernado en el pasado, cómo han llegado a donde están, y cuál es la mejor forma para continuar con la línea de actuación emprendida. El diálogo saludable sobre valoración entre archiveros, tal y como lo hemos disfrutado recientemente, formará parte de ese prgcesg, perp también un mayor diálogo con el pueblo al que servimos en democracia. No debemos olvidar que los archiveros también son responsables, ante aquellos a los que sirven, de las decisiones que han to, mado. Por supuesto, es improbable que la mayor parte de los miembros de la sociedad
entre en contacto directo con los archivos o quiera expresar su opinión sobre estas cuestiones. La relación entre los archiveros y los mÍembros de la sociedad es esencialmente una relación flduciaria, otorgada o mantenida en confiarza. Los ciudadanos de un estado democrático esperan ser capaces de ubicar las actuaciones que han tenido consecuencias importantes en sus üdas, y debo decir, en las údas de sus ancestros. confian en que la sociedad se ocupe de esto, lo que s(niflca que confian en nosotros para tomar buenas decisiones en su nombre.
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LAS
Eibtrüognaffia
cua.les se apoya el
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íru?trMccJüru f,üd"t
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5ü8Rf;'[r C0ff/rtrNü
la estrategia y la metodoiogia dc la T a macro-valoración es una combinación entre ia teoría, "el valoración de documentos en Archiústica. Practica refinado arie de Ia desiruccÍón' a tra I IJves de conceptos y métodos más defendibles de valoración de documentos para su conser vación archiústica a largo plazo. El anáiisis funcional es una parte importante de la macro*raloración, aunque, como veremos más adela;rte, las "funcionalidades" asÍ analizadas estar perfecta' mente definidas, aparte de lo que hace el gobierno. Además, mientras que rece una metodologia (y en parte lo es),
.analisis
funcional" pa-
"función'en macro-valoración tambiên refleja sus asun-
ciones teóricas más importantes.r
A modo de introducción, deben citarse sucintamente algunas de las caracteristicas princlpa.les de
l.
la macro-valoración: La valoración debe ser un proceso activo y planiflcado para localizar documentos de va-
lor archiústico, no una reacción pasiva a peticiones de gestores de documentos para obtener au, torización para destruir documentos. lDesarrollé la macro-valoración por primera vez en 1989-90 cuando escribi mi estudio del RAMP, {COOK 199 lb), 1, utilicé las conclusiones para desarrollar, con la ayuda de algunos colegas, el programa de Macro'valorâción en el AÍ chivo Nacional de Canadá, que fue creado en l99l como centro intelectua] de un nuevo enfoque a la disponibilidad documentos. Fui el director responsable de Ia valoración y la disp0sición del pi'ograma desde I 993 hasta I gg{1, cuando dejé la institución. Por esto, n0 debe pensarse que Ias ideas que expongo aqui son las exislentes hoy en el kchivo canadiense, donde los programas evolucionan constantemente, aunque el núcleo del programa perlnanece como lo dejé, De todos modos, ahora escnbo como proíesor de Archiústica, n0 como un aito carqo del Archfio Na, cional de Oanadá. de los
im.il
TTRRY
COO(
MACROVALORACIÓN
2. El archivero, tras una Íntensa investigación, debe identificar directamente los docu.
de los archivos. Y es polémica. Los archiveros pioneros
actual ya no necesita.
cumento lo crea y lo utilDa.
4. La valoración debe ser el proceso de deierminación del valor que decide si los documentos han de ser conservados o destruidos; no se debe confundir con la adquisición o recopilación, que es un proceso aparte (con otras variantes) que determina si los documentos valorados como archiüsticos se pueden o no transferir a un archivo y guardarse en é1.
LAL 5or.lRF
.ri ( ,t)BiLR\(
)
Así pues, la valoración es fundamental en el empeúo archvÍstico; de hecho, me atreve rÍa a afirmar que es el único objetivo archiústico, una actividad constante y sin Íin. la "esencra
mentos valorados como archivisticos como si siguiese un criterio de "valor" preüamente deflnido, no sacarlos indirectamente de entre documentos que sobra,n kas destruir otros o que el gobierno
3. Algo que un archivero nunca debe hacer ai valorar documentos para usuarios es valorarlos para investigadores o considerar su uso por ellos [o por escuelas de investigación); en lugar de esto, el archivero debe valorar el universo funcional y estructural en que ei productor de un do-
y nNÁLtss tuNCIoNAt: LA PRtEN4tNtNclA DE tA lNTtRAi cloN p( )tÍTtci).,)()(
y algunos de los autores más recientes
creen que la valoración es poco
Archiústica, porque despoja a ios documentos de su r:o6texto de creación inicial y destruye la integridad del original o los Jonds d'arcttíues al completo. para iir mayoria de archiveros que aceptan la necesidad de seleccionar sólo una parte de un totai inabarcable, las diferencias, sin embargo, prevalecen sobre los principios
y los conceptos (o las teonasJ adecuados que deben propiciar la valoración o que definen el "valor," la "trascendenr:ia"o ia "importancia" de los documentos, términos empleados en la legislación fu'chMstica y por ios archive. ros, frecuentemente sin ningún tipo de deflnición o reílexión. Como se preguntaron lgs griegr)s hace mucho üempo, ;qué define el bien? 4Qué hace que algo tenga valor y que llegue a merecer la pena preservarlo
y recordarlo? Previsiblemente y sin un acuerdo sobre aquellos primer6s pnrrciy metoclologías rle
pios, tampoco se ha llegado en la profesión a un consenso sobre las estrategias
5. Sin una teorÍa o un concepto definido de lo que se entiende por valor, ninguna estrategia o metodologÍa de valoración podrá ser aplicada consecuentemente, ni sus resultados serán de.
valoración resultantes.
fendibles ante un público cada vez más interesado.
Vamos a centrarnos en las distinciones que he estado haciendo. h.t teon.a rle La t){ilo rocÚn estudia, en un sentido filosófic0, las fuentes y las influencias sobre las que los lrchive ros basan su deflnición de "valor," "trascendencia'e "importancia" con respecto a los docLr
6. La teoría de la va-loración no tiene reiación directa con la teoía Archiústica: de hecho, se las puede considerar opuestas, ya que una trata sobre el valor de los documentos para la memoria social e institucional y la otra sobre las caracteísticas de los documentos como prueba fidedigna. 7. La valoración es un proceso ineútablemente subjetivo y los .valores" que Ia animan cam-
biarán con el tiempo, el lugar y la cultura: el archivero construye el pasado que el futuro conocerá. 8. Debido a la complejidad de la valoración, a su importancia social y a su subjettvidad, los archiveros y sus instituciones deben ser considerados responsables de sus decisiones mediante una documentación completa y clara de su investigación, el proceso seguido y las conelusiones obtenidas. La valoración supone una gran responsabilidad social para los archiveros. Cuando evalúan documentos, están nada menos que dando forma a-l futuro de nuestro patrimonio documental.
Eslán determinando lo que el futuro conocerá de su pasado, que es a menudo nuestro presente. Como profesión, nosotros los archiveros tenemos que ser conscientes de la importancia de nues-
tro trabaio. Literalmente, estamos creando archivos. Estamos decidiendo qué debe recordarse y qué olvidarse, quión es visible en la sociedad y quién inüsible, quién tÍene voz y quién no. En este acto de creación, tenemos que ser especialmente sensibles al carácter politico y fllosóflco de cada
uno de los documentos, de los archivos en conjunto, de las funciones archMsticas, de los prejuicios de los archiveros y sobre todo de la valoración que êstos hacen. Este proceso caracterDa a los productores, las funciones y las actiúdades que deben incluirse en los archivos, por medio de la
deflnlción, la elección y la selección de los documentos que llegarán a ser archivos y que, por lo tanto, se beneficiarán de todos los procesos archMsticos posteriores (descripción, conservación, exposición, consulta, etc.); y cuales, de forma tajante e inevocable, se destruiran, seran excluidos de los archivos y bonados de la memoria.
mentos.
sÍ un documento tiene "valor," entonces hay que preguntarse: 6para quiên. empleang metodoLogías de La ualoractôn son medios por los
do qué criterios y por quê? Las estrategias
cuales esas definiciones teóricas o fllosóficas de "valor" pueden identiflcarse y ponerse cn prár. tica. La teorÍa viene primero, y de ésta deben derivarse la estrategia, seguidamente la melodo logÍa y despuês la práctica. De otro rnodo, no habrá una esencia iógica y deíendible del trabaJo de
valoración.
En los Archivos Nacionales, la teoúa de la macro-valoración se basa en el presupuesto teórico -que refleja las ideas de Hans Booms y Gerald Ham y más tarde las de Helen samueis. Terry Cook y Richard Brown- de que son los valores sociales los que deben sentar las bases de la valoraciÓn.2 Mientras nadie conozca dírectamentey con seguridad cuáles son esos valores sociales, los archiveros desarrollan las estrategias y metodologias de valoración que mejor reflejan una imagen precisa de esos valores sociales a través de un in'rento consciente de documentar Ia
funcionalidad tanto del gobierno como de sus programas indirriduales, que s9n la creación de los ciudadanos en una democracia; y, en especial, mediante la documentación del nivel de interacción entre los ciudadanos y el funcionamiento del Estado: cómo aceptan, iechazan. protestan. apelan, cambian, modifican y, a su vez, influyen en es0s programas vigentes y eslán influidos por ellos. Según el Archivero Nacional de Canadá, Ian Wilson, esto signiflca centrar la valoración en el
2
Sobre estos escritores, véase B00MS 1987a, 1987b y l99l: HAM 1984: SÂMUELS 1992 y 1986. Además de romar estas fuentes y mi estudio del RAMP citado en la nota número uno. los tratâdos clar.es del À-chivo Nacionâl de Clala. dá sobre la macro-valoración son COOK 1992, 1991, 1998 y 2000; y BR0WN 199i. para situar la cliscipliira rle la ya loración, incluyendo la macro-valoración. en una perspectiva llistórica y posmoderna, r,éanse. respectivament.. COOK 1997 y 2001.
TÊRRY
COOK
rulAcRovAtORAClÓN Y,qnÁLtsts
concepto de la acción de gobernar, y no en el mero gobierno.3 por supuesto, las decisiones del sector privado sobre la valoración complementan más a fondo esta àocumentación del sector público dentro de un marco de "Archivos totales," pero esto queda fuera de los limites de este articulo. Durante el siglo
D(
algunos grupos de archiveros fomentaron otras dos teorÍas sobre el
'valor,'además del enfoque social adoptado formalmente en lggl por el Archivo Nacional de
nadá' Una de ellas sostenia que el valor debería ser determinado empirica y pragmáticamente es, que vafios investigadores estimasen el uso real o futuro de los
Caesto
documentos. Cuanto más utilizado, más valÍoso' La otra teoúa deflende que sólo el productor del documento debería determinu el valor y, por tanto, qué documentos deben conservarse como archiústicos. La macro-valoración pone en entredicho la primacia aslgnada a estos factores de valor-determinación por T. R. Sche. llenberg y sir Hilary Jenkinson, respectivamente, y sus seguidores, aunque sÍ toma en consideración algunos aspectos informativos de Schellenberg y ciertas exigencias legales especificadas por Jeúinson.a Pero la macro-valoración rechaza de lleno la idea que Jenkinson defiende de que los archiveros no deberÍan hacer ningún üpo de valoración, porque si lo hiciesen
comprometeían su posición obJetiva, neutral, de guardianes pasivos 0 custodios de un residuo documental natural orgánico dejado por el productor. La macro-vaioración asegura que los archiveros
-no los investjgadores ni los productores- son los profesionales, asignados por tey y aceptados por costumbre, para construir la memoria colectlva de una sociedad, y por ello los archiveros deben dar forma activamente al legado documentai de su tiempo. Volüendo, entonces, al enfoque social, que es la base conceptuar y teórica de la macro-va. loraclón, los sociólogos y otros investigadores han descubierto que todas las sociedades
[incluyendo a los archiveros que forman parte de ellas) asignan ün mayor o menor valor a la interacción eirtre las estructuras y las funciones sociales y los ciudadanos. Tal trabajo de valoración de estos tres fenÓmenos particulares y sus interrelaciones determinarán a su vez, en el modelo de macro-valoración, qué documentos relacionados son declarados de mayor valor, y por tanto, cuales son ar_ chivados y cuaies no, en términos de impacto en ra sociedad de las ftrnciones, programas y actividades representadas en los documentos. La macro-valoración pretende indrcàr ümo puede el
3
véase MIS0N' lggs Para los archiveros' el hecho de hacer meramtnte (o docilmente) aquello que creen que los patrocinadores del goblerno quieren' teniendo en cuenta sus proplos documentos instituciolJ.., ã ro[r. qu. satisfará a estos patrocinadores y. así mostrará que son buinos Jugadores" corporativos q* ,..r..1i rn. nn*.iucion coltífila es, según dice shirley spragge, una abdlcactón a.misi"ao ra.u g a....i.áo ir...pãsaule) de la misión cuhural y las responsabllidades cultuia.les del archivero. vêase spMGGE, 19g5. para una crítica sobre cómo los sus papeles para que los documentos mantengân las caracteristicas de una prueba fidedigna, véase COOK y GREENE. 2002: 42-SS.
p,*.*
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rulitout:
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LA INIERATLTuN
po!Ttco.sooAr. tt)BRt Ei r,()Blili\i)
uchivero, en la práctica, llegar a influir en esos valores sociales al especificar las caracteisticas y puntos especiales de intersección algunas veces de conflicto) entre las tres eiiticla. $ des interrelacionadas: l) los productores de documentos (estructuras, agencias, el puebloi; ?j las genéricas
tendencias socio-históricas (las funciones, los programas, las actiúdades, inciuso las úansaccio y 3) los clientes, los usuarios, los ciudadanos o los grupos a quienes afecta ta"nto una ii:n ciôn como una estructura, y quienes a su vez influyen directa o indirectamente, explicita o inrplines);
citamente. La macro-valoración requiere que los archiveros investiguen la naturaleza de estos y actos y las interconexiones o interelaciones entre ellos, y asigna una rnay6r rmpor-tarcia, o'valor,'a determinados Íactores funcionales-estructurales comparados con otros. l,a macro agentes
valoración es una aproximación a la valoración basada en la investigación del ongen de los textrrs. donde el contexto socia.l de producción y el uso contemporáneo de éstos (no
el uso secundario 1n,
ticipado de Schellenber$ determinan su valor.
El razonamiento en
el se basa la macro-valoración es bastante fácil de explicar. Las §0ciedades democráücas asignan a las instituciones una serie de íunciones a través rle represen tantes parlamentarios en forma de leyes, regulaciones, etc.; de esta forma estas institur:iones son un filtro S un espejo) de las tendencias, actiüdades, necesidades, ideas y deseos sociales. de las c0sas
que
y conceptos que la sociedad "valora" y que quiere que formen parte de su üda pública.
0s
las de desarrollo económico, las de desarrollo de fuentes naturales, Ias de clefensa yrelaciones internacionales, etc' Partes de estas macro-funciones quedan asignadas â varias estructuras, por io
general, primero a los departamentos grandes y luego a las entidades más pequenas, que normai_ mente, pero no siempre, presentan un informe sobre ellos. Para estas
funciones asignaàas, las instituciones en cuestión articulan diversas sub-funciones, que están distribuidas en diferenies estructuras administrativas dentro de la insütución, cada una con la orden de cumplir o llevar a
una función, partes de una función 0 partes de varias funciones. Estas Ofices oJ prÍmary ln. teresf crean a su vez vados programas o actir,'idades, tanto continuadas como puntuales, para ilevar a cabo sus funciones, que conducen â acciones específlcas y transacciones cabo
individuales, para
cuya eflcaz realización se crean sistemas de información. ciudadanos, clientes, grupos, empresas y asociaciones -a quienes, en su conjunto, llamaremos "el ciudadano" nan con esüas funciones y estructuras, programas
en este articulo- interaccioy acüvidades, y dependiendo de la latitud y fle_
fibilidad permitidas para esta interacción, a su vez, daa forma, cueslionan y modiflcan estos pro$amas en diversos grados, ofreciendo así otra vez un poderoso reflejo de los valores sociales a tra, vés de la funcionalidad. Después de todos estos pasos y procesos, el propio documento es ra prue-
ba finai dentro de esos sistemas de información
y de estos actos y transacciones e interacciones
entre el ciudadano y la sociedad.
4
véase JENKINS0N, I g22 , quien prospeó en Gran Bretana durante la primera mitad del si$o mer teÉo en ingtés de importância.suprema acerca de la teoía y la púciica
x{
y escribió el pri-
archivÍsticÀ t"Ã-ú,i"-.]. p*de consul,
tar §ImLLENBERG, 1g56. que codificó el pensamiento de Ia valáración en el tuchivo Nacional de washington: la afirmación mâs completa de sus tân cltâdos principlos es Tlw Appratsal oJ Modern fuhtíc ReiJ)rÀ, Ún ür-acto ae que I0 ya apârece en Daniels y Walch, eds,, Á Modern Archiues Reolir.
90
.
y deseos se expresan a través de grandes agrupamientos de macro-funciones, 0om0 p0Í eJemplo (en el caso de un gobierno nacional) las funciones sociales, las cultura.les/patrimoniaies, tos valores
La descomposición funcional explicada (y sunplificada) hasta aquÍ supone que el con,tex to en el que se crean los documentos (sus orÍgenes conceptuales si no fisicos) está determinado por todos estos factores: macro-funciones, funciones, gfices pri sub-funciones, estructuras 61
oJ
mary lnteresfl, programas, actividades, acciones y transacciones, y en particular las interacciones
IABULA, Número 6, 2001 IABULA. Númcnr
Á l00l
I TERRY
COOK
MACR0VAI0RACIONYANÁLlslstuNCIONAL
de los clientes, además de procesos de producción de documentos, srstemas de documentos, y técnica§ de registrO. Al centrar la investigación sobre va.loración archiústica en el análisis (esto es, la
valoraciÓn) de la imporlancia de un número razonable de estas funciones, programas y actividades' e interacciones de los ciudadanos, más que en valorar millones de documentos, o miles de sistemas, series y colecciones, el archivero podrá ver el bosque entero, más que sólo unos pocos ár. boles. Ver todo el contexto signiflca al flnal que los documentos más pobres y duplicados se iden-
tifican y eliminan más fácilmente, y que el documento primario más sucinto y preciso pârâ una función concreta de Ia Ofice oJ Primary Interest es más tácil de elegir ("valorar") para la preserva,vación archiústica. Si la evaluación del valor de los documentos tradÍcionalmente se ha llamado loración," la evaluaciÓn de este universo funcional mayor se ha denominado .macro-va.loración-. Siguiendo esta lógica, por lo tanto, la macro-valoración cambia el foco inicial y más importante de la valoración, que ya no es el documento (y cualquier caracteística o valores que pue.
da contener) sino el contexto funcional en el que se crea el documento fsu origen conceptual]. usar el conocimiento a.lcanzado mediante un análisis institucional funcional incluye un
1ue
Al
aná"
lisis de la interacciÓn entre función y estructura de la dinámica cultura.l, de sistemas de conservación de documentos y de la interacción de los ciudadanos o clientes con la institución o funciónlos interrogantes principales sobre valoración para el archivero ya n0 son qué se ha escrito (o pin. tado, retratado, filmado o automatizado), dónde está y qué valor tiene para la investigación, Antes bien, las dos preguntas claves de ia valoración son, en primer lugar, qué funciones o acüüdades del productor deberÍan ser documentadas (más que 4qué documentación deberia guardarse?). y
en segundo lugar, quién (al articular las principales funciones, programas y transacciones de la instituciÓn) tuvo algún motivo y la responsabilidad orisinai de crear un documento, qué tipo de documento seía y con quiên cooperaría o se relacionaría esa persona para su posterior producción. Estas preguntas conllevan una tercera: ;qué productores de documentos o,,funciones" (más que qué documentos) tienen más impoftancia? Sólo después de contestar estas preguntas podrá en. frentarse el archivero de un modo realista a los documentos o serie de documentos que probablemente tienen el mayor valor archiústico potencial para la "micro-valoración" (0, en realidad, la valoración tradicional, uülizando "criterios de valoración" como la edad, la extensión, la unicidad, la duración, la completez, la fragilidad, la manipulación, etc.). sólo entonces se podrá determinu qué productores de documentos del sector privado complementarán los documentos oflciales para llegar a unos "Archivos totales" combinando la interacción polÍtico-sociai. Es más, una vez goel bierno contesta a estas preguntas del nivel macro, esto significa que un gran volumen de documentos puede destruirse sin más investigación, ahorrando a las agencias y a los archivos, de este modo, mucho tiempo, espacio y dinero en la valoración y en el proceso de almacenamiento de do-
cumentos. Por ello la macro-valoración sostiene que lo último que hace un archivero ai valorar documentos es valorarlos. Decir que la macro-vaioraciÓn es una aproximación a la valoración basada más en íuncione§ que en documentos es cierto c0m0 metiafora, pero no literalmente. En primer lugar, la macrovaloración se centra no sólo en la función sino en la interacción entre la función,
la estructura y el
ciudadano que, combinados, reflejan el funcionamlento del Estado dentro de la sociedad civil. Iista
92
TABULA. Número 6. 2001
tAPRt[À/tNtNCIADtLAtr\iTtRA(t]0NpoLtTt(0-y)0ÂLsoBRlt r,()uri.Ri\(l
sujustiflcación teórica, En segundo lugar, la metodologÍa o los cflterios utilúados {a los que rne refeúé en breve) para valorar las funciones son medios con los que sopesar el impâcto de un programa [y asÍ, Ia importancia de sus documentos) er.r la sociedad canadiense. El principai loco cie eo
atención sigue siendo el ámbito social, es decir, valorar o identificar esos documentos danrio pnre bas del mayor impacto del gobierno federal sobre la sociedad canadiense en el mismo gotriernoi.
ly yno dar pruebas de las funciones del gobierno como un fin en si mismas, El interés prinripal es1á en la interacción entre ciudadano y Estado. no en documentar al gobierno. Puesto que los documentos ganan "valor archivisiico" en la medida en que reflejan ilel modo más sucinto y preciso el universo funcional de sus creadores y su impacto e interacción 1on la sociedad y, a su vez, la critica e interacción de la sociedad con el gobierno, entgnces. rles6e la
macro-valoración, el punto central del proceso de valoración de documentos que realiza el archi la posterior toma de decisiones) deberÍa ser ese mismo universo interactivo y luncional clel
vero {y
Estado dentro de la sociedad civil. En el desestabilizado mundo cle la oficina automatizada o de ias
permanentemente cambiantes bases de datos o de los vastos volúmenes de documentos en papel dia, en los que las decisiones de conservación o eliminación o no puedcn tomarse des de el nivel documental o só10 con gran dificultad e imprecisión, este enfoque funcionai desde arri-
de hoy en
ba hacia abaio es no sólo teóricamente deseable sino
una necesidad práctica. En resumen. la macro-valoraciÓn vuelve a la valoración del contexto basado en la procedencia y presta mucha menos atención al contenido de los documentos. Sin embargo. ese contexto basado en la proceriencia no es el tradicional de una "oficina de origen" sino la compleja organización cultural en la que se rnserta la producción y conservación de documentos en las instituciones modernas,
A pasar del apuntalamiento teórico funcional-estructural de la macro-rraloración que re valores socia.les a la puesta en práctica de estos conceptos. detallaré ia eskategia, los cfiterios y la metodologia, sobre todo funcional, que se siguen en Ia macro-va-loración. La macro-valora, ciÓn y, por tanto, la aproximación programada a la destrucción de documenios, debe ser eúaustifleJa los
un ministerio del gobierno, de toda un area funcional o de un programa una rama o sector) que debe incluir todas las sedes, regiones y mveles y sus res[generalmente
va: es decir, en el caso de
pectivas series, sistemas y colecciones de documentos en todos los soportes. Para las instituciones pequenas
y medianas, "exhaustivo" significaía, en el mejor de los casos, que todos ios documen un proceso de macro-valoración v de
tos de dicha institución se sometiesen en atguna ocasión a
toma de decisiones. El objetivo esbatégioo de la macro-valoración es el siguiente: oJ pimary Interest (Opl) clue re.íLeÍen, mejor medío g de La manera más sucinta. trmto el Juncíonwníento como eI Lmpacto d.el programa objeto de estudto, y la imnqen mas nítdia de La ínterar:ciort rle los cÍurJ«danos
Elegir s4fuíentes pruebas documentales enlas Offices en
eL
ê1,
g compLetarlo después con otros procesos de seleccíón.
con
Prestemos atención a ciertas frases clave de esta cita. No se trata de todas las Opl (pues cada unidad o sección de todo gobierno es una OpI para algo, por ejemplo, pedir lápices) de aquellas que mejor reflejen el propio funcionamiento del programa, su impacto en
silo
sólo
canadá y la in,
teracción de los cÍudadanos con
é1.
Asimismo, no todos los documenios se valorar como archÍrístilos
,Wffils* ,'1
:al:
i i MACROVAIORACIóN y
TIRRY COOK
ni tampoco todos aquellos de posible interés de las
OPI seleccionadas que se refieran a
la funcion
o
a los ciudadanos, sino sólo los necesarios para consfltulr "prueba suflciente'de esta funcionalidaá Y no son todas las interacciones entre ciudadano
y Estado (o de lo contrario, ;se guardarian los ar"
chivos de todos los casosl), sino únicamente aquéllos que ofrecen el reflejo o la imagen "más claray
nítida" de esa interacción y de las opiniones de los ciudadanos. "lmpacto"
úora ni en el
futuro. La metodologia que se detalla a continuación explica cómo hacer estas distinciones
macro-
valorativas. Es necesario senalar que estas directrices del método valorativo han sido probadas
en
proyectos de valoración y eliminación de documentos de instituciones específlcas para un gobierno
nacional. La posibilidad de su aplicación a documentos insütucionales de gobiernos estatales o lo-
LA
pRttl.llNENCtA DE tA TNTERA(L toN pr:-rtÍT ( r ).-\(r tÀr \( )lrRr tL 1,otsiIRrii)
identiflcando los factores politicos, legales, êticos, têcnicos, de migracióa, de manlenimien'ro o de eôste que pueden aíectar negativamente a las eiecciones hechas según y, después, haciendo posible
la metodologia va descriia
una apropiada transferencia de los documentos o controlandri ios ter.
ninos y las condiciones para su futura adquisición.
e "interacción" ciudada*a
implican que no todas las funciones tienen el mismo peso 0 iníluencia en el país ni
elÁttsts rutctouaL:
Este proceso pensado paso a paso es, en eíecto, el proceso archiústict.r de hacer una rralnración para llegar a la recomendación flnal de conservar o destruir que se ha de dar ai Archivero Na'
donal para su decisión final. "Nuestro" trabajo de valoración debe estar reflejado. en el misno orden que se ha mencionado, en el texto del Informe de Valoración
gación. Este informe actúa como
Archiústica y en su materia rie uivesri.
un indicador de responsabilidad para el proceso, que, del misnro
m0d0 que otros procesos del gobierno, deberÍa ser realizado con hansparencia
y responsabilidad.b
cales, empresas, universidades, etc, aún debe probarse y adaptarse según otros autores.s
l,o más importante del enfoque macro-valorativo es el análisis funcionai: al enttnder
el
Cinco son los pasos fundamentales de la metodologÍa macro-valorativa:
funcionamiento de la cultura y la interacción entre el ciudadano y el Estado. el archirrero
1. lnvestigar para decidir la complejidad e importancia relativa de las diferentes funcio-
tlereflejarvalores sociales porque se harán eüdentes y maniflestos a iravés de ese íunr:iorramicri
e-s
caDaz
nes, sub-subfunciones, programas y actiúdades del objetivo funcionai exhaustivo objeto del pro-
to, La metodologÍa macro-valorativa de análisis funcional implica investigar, comprenrler y evaluar
yecto de macro-valoración y eliminación de documentos.
el grado de
2. lnvesügar para determinar con precisión la ubicación estructurai (las OPl) donde
impoÍtancia de los siguientes elementos: la legisiación, Ias reguiaciones. las politicas,
las órdenes, los objetivos, las funciones, los programas, los procesos de decisión tie-
nen lugar las funciones, sub-funciones, etc. más importantes;
y delibrracioircs:,
la organizâción y estructuras internas, la cultura organizativa y los modelos de comunicación, la actuación y la flexibilidad permiüdas a los íuncionarios para interpretar la política y, de este rnodo.
3. lnvestigar para comprender la naturaleza y la ubicación o ubicaciones más centradas
llevârla a cabo de diversas formas y las actiúdades de los productores de documentos (la rama, ei
de la interacción del ciudadano con la función o el programa (como se explica anteriormente,
sector o el programa sobre el que se realiza el proyecto de valoración). Se presta especial atenclón
'ciudadano" se refiere a cludadanos individuales, asÍ como a grupos, asociaciones, companías,
al impacto de todo esto en los ciudadanos y su interacción con el gobierno además tle su inlluen cia en este último. De esta manera se lleva el proceso funcional desde la dirección única del "go'
corporaciones, etc. que interactúan con los programas de gobierno y su puestâ en práctica);
4. Formar una hipótesis de macro-valoración sobre dônde se encuentran los mejores do cumentos, qué serian globalmente y cuáles de las funcionalidades de la interacción poliüco-social ya mencionadas debeían documentar; 5. Comprobar y conflrmar la hipótesis, por medio de la valoración funcionai de bloques o
bierno'a la doble dirección de la "interacción politico-social". Del mismo modo, debe investi(arse también todo el universo de información del productor de documentos -desde una perspectiva cor-
porativa-, toda la información documentada en todos los medios: su natura-leza, estructura, ca' racterÍsticas, procesos de creación y, especialmente, sus interrelaciones con otra información
tipos de documentos seleccionados, dentro del programa funcional que se está evaluando y analizar el valor de otros documentos fuera del programa, en los câsos en que se sospeche que los documentos han sido duplicados dentro del mismo programa o en que los registros u otros sistemas de información cruzan las barreras funcionales 0 estructurales.
Tras completar esta metodología de macro-valoración, el archivero también identiflca,
i
do-
cumentos y sus propiedades interfuncionales e interculturales. Esta invesügación a nivel "macro" tiene lugar antes de evaluar el valor archiústico cle cual quier documento o serie de documentos. Naturalmente, implica consultar cierto tipo de docurnentos
pua obtener esta información funcional/estructural. Debe quedar claro que la invesiigación do-
cumentai para obtener información contextual sobre la íuncionaiidad del creador de docurnentos ri de
sobre la interacción entre ciudadano y Estado no se hace de la misma manera al va.lorarlos para de'
paÍe de esta invesügación la consulta de iuentes publica-
forma complementaria, cualquier documento adicional, siempre deflnido dentro de unos estrechos
terminar su vaior archiústico. Forman
lÍmites, que pueda tener valor simbólico, estético, intrÍnseco o informativo o que el goblerno de Canadá deba retener por ley durante un largo periodo de tiempo. El archivero concluye el proceso
das o que están a punto de publicarse, las entrevistas con la piantilla del departamento sobre ia po-
lítica que se sigue y sus métodos de trabajo, al igual que la investigación de las fuentes funcionales del departamento o de las descomposiciones funcionales utilizadas en los marcos de planiÍicación
5
Hay a.lgunos estudios publicados sobre Ia realización de la macro-valoración como son: SUDERMAN 1997; BAILEY y POWELL 19981 PICHE 1995 y SCHEINBERG 1S94. Hay tâmbién otÍos estudios en pren8â. ' 19971 LOEWEN 1992: PICHE
6
Para más información sobre la presentación de la investigación de lâ valorâción v los procesos y de toma de cleri
slones, véase BROWN y H,{CKETI 1999.
À4ACROVALORACION
IERRY COOK
opemcional, en la codiflcación de recursos flnancieros y humanos, en los estudios y proyectos
de
rediseno del proceso empresarial, en los analisis del área empresarial y los inÍormes de diseno
de
Y
ANAIISIS FUNCIONAT: LA PREETt'llNENC|A
Dt
LA INTERACI ION
POLIII( ( )-§i)( 1Al \OllI{F
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(,i )BlFkN(
)
pequena, sin sub-oflcinas, y un presupuesto dlrecto reducido: mientras que la Íuncion The Empkrq
mmllnswahce emplea miles de trabajadores en cientos de oficinas que maxejarl miles de millones de dÓlares. En resumen, las comparaciones entre íunciones se deben hacer eirtre programas simila
sistemas informáücos y en el análisis y la representación del flujo de trabajo.
res, o dentro del mismo ámbito macro-funcional, para no hacer comparaciones fuera de lusar. La macro-valoración se mueve desde arriba hacia abajo, desde la finalidad o función social
del productor de documentos, pasando por variâs estructuras y procesos disenados para poneÍ en
4. Evaluar sijuntas directivas, tribunales, comisiones o consejos.1'a sean semi-iirdepeir
informar normalmente al área de la función o a través de éstal
practica esa función (y numerosas sub-funciones), y por sistemas de información creados para pro-
dientes o totalmenie dependientes,
ducir y organizar documentos que permitan que esos procesos íuncionen hasta, finalmente, los
y su intenelación entre las funciones (en general, cuanto mayor sea el número de agencias de-
do-
cumentos mismos que documentân todo lo ânterior así como la inÍluencia de la función y estruc-
tura en el ciudadano y, con la misma importancia, la del ciudadano en las funciones y estructuras. Evidentemente, este tipo de macro-valoración pone más énfasis en el vaior archMstico de la situa-
ción o ubicación o las Ofrces
oJ
Primory interest de la creación de archivos que al valor de los do-
cumentos en si mismos, al menos en primera instancia, Su finalidad es evaluar la capacidad de ramas, sectores u oflcinas para
creil documentos
de valor de una manera global en lugar de analizar
directamente uno a uno los cientos de seríes de documentos, bases de datos y colecciones de ma-
terial en otros soportes que eonservân las grandes secciones de las instituciones o, lo que es
peor,
aplicaciones informáücas, miles de números de expedientes primarios o millones de documentos. Una vez finalDado el análisis funcional de macro-valoración, el archivero deberia ser capaz de formular un conjunto de hipótesis sobre el trabajo de va-loración que queda por realizarse, en el que se comprueban funcionalmente documentos reales para valorar o modiflcar la hipótesis. Y lo hace siguiendo estos doce criterios funcionales:
pendientes, mayor será el peso de la función en la sociedad). 5. Evaluar el liderazgo de la función [como corolario
a.l
criterio número 4) de todo e] sector iii
que se aplica, dentro del contexto del marco institucional de la función más grande v
poi'lo tanto su
primacia, o veterania, para realizar una agnrpación de actiüdades en la propia agencia 0 enire vanas, esto equivale a una jerarquÍa
estructural de las funciones, donde una unidad puede ser veterana
eir
un campo determinado y tener un.impacto en la sociedad más amplio y más proíundo {0 intemamente en el gobierno) que sus unidades subsidiarias, paralelas, o incluso matrices, Después hay que rvahrar
la importancia relativa de todas estas sub-unidades con relación a ia toialidad funcional.
6. Evaluar la amplitud, diversidad y exhaustividad de las órdenes funcionales en todas las unidades administrativas constituyentes dentro de la rama o sector más grande, que es el obietirro funcional de la valoración, como siempre ha sido y será. Por eso hay que preguntarse si cada unr dad asume la mayorÍa o todos los aspectos de una determinada actiüdad, o sólo vigila, inspeccirr na, regula, subvenciona, publicita u ofrece servicios de infor-mación y markeüng a una función más
1. Evaiuar el número de leyes o de regulac,iones
y politicas formales, y su complejidad,
asi§-
nado a varias partes de la función (el Ministerio de.Apyicultura es responsable de unos 300 estatutos,
amplia a través de una estructura mayor, a una actMdad privada o a otra jurÍsdicción. Cuantr; más abarca la responsabilidad de la función, mayor es su valor,
mientras que los Archivos Nacionales de Canadá de uno, lo que indica claramente la importancia y el impacto de eslas dos funciones en la sociedad canadiense). Por norma general, cuanto más com-
$onales y nacionales (o extranjeras) y por lo tanto Ia posibilidad de encontrar documentos únicos que puedan existir en dichos lugares y no en las oficinas centrales {algunos indicadores son el con-
plejas son las nuevas leyes y politicas respecto a una función, mayor es su importancia o'valor".
2. Evaiuar el grado de influencia (mayor, signiflcativo, menor o marginal) de la función
o
del programa en el resto de la institución an-fltriona, en el resto del gobierno y en toda la sociedad canadiense o en algunos de sus sectores impoúantes [esto se puede juzgar por la importancia
7. Evaluar el grado y la naturaleza de Ia autonomÍa funcional de las oficinas locales, re'
trol del presupuesto, los sistemas de registro modificados local o independientemente, e inÍbrnrar a las oficinas centrales de un modo bastante laxo).
de
la función en informes anuaies, debates parlamentarios, el perfll del gabinete ministerial, las no-
8. Controlar los procesos de trabajo, incluyendo el trasvase de datos desde las oficinas re
ücias y otros medios informativos, comisiones o tribunales especia-les creados para invesügar la función y la existencia de alguna, o lo que es peor, muchas apelaciones judiciales relacionadas con
$onales y nacionales a los sistemas de las oficinas centrales entre varios sistemas de las oflcinas centrales y las unidades de organización interna y entre las oflcinas centrales y otras institucio-
actiúdades de la función, etc.).
nes gubernamentales; e identificando a los responsables de este trasvase de datos, en contraposi
ción a las meras areas de aportación y a los usuarios finales. 3. Determinar la cantidad de empleados, el número de sub-oficinas o unidades dentro de va-
rios sectores de todo el universo funcional ai completo y el tamano del presupuesto de cada uno
(lo
9. Comprender la naturaleza de las actividades del programa de todas las unidades gené-
que en reaiidad son fies uiterios en uno que indican la amplitud y complejidad de una función a tra-
ricas dentro de la rama o sector, cuando interactúan con otros clientes del gobierno y, lo que
vés de su organigama y la influencia de los presupuestos), Este factor, como el resto de los de esta
más importante, con los ciudadanos; y distinguir si estos productos de entrega del programa, en
lista,
relación a las transacciones, son primordialmente de una naturaleza homogénea y repetitiva, o de
es relativo, y debe ser considerado como una sugerencia, no como un hecho absoluto. Por ejem-
plo, the Pnuy Council Offrce, al seMcio del gabinete de ministros canadiense, tiene una plantiila
un carácter indiüdual y especializado.
es
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I ,
IERRY COOK
À,IACRO\,AIOR{('O\\c\qri)t\,1\t()\q,
10, Descubrir (como corolario al criterio número g) la edstencia de laboratorios. institutos o centros de Ínvesligación especializados que estén produciendo documentos únicos o datos empiricos, y que por lo tanto requieran atención indiüdual.
lApqFt\4t\Í\|{
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Ha de repettrse que el propÓsito de la macro-r,aloración n0 es la vaioractón cie funrioitts c0mo un fln en sÍ mismo. No se trata de asignâr caracteristicas de
un modo mecánico a dimc1st1.
nes funcionales especificas según los doce factores ya menctonaclos. Se
Evaluar la naturaleza de la interrelación de ciudadanos, grupos, asociaciones y empresas con el programa funcional. Esto es indispensable para la posterior valoración de los archi-
trata. más bien. cic utiiizar funcional como un medio práctico para percibir la complejidad. protundiclari. naturalerii e irnpacto de la función examinada en la sociedacl canacliense y rn sus ciucladanos, rn otras irrn
vos electrÓnicos e impresos Hay que comprobar si los procedimientos, reguiaciones, formularios y otros procesos permiten que la opinión de los ciudadanos quede reflejada directamente en vez de indirectamente. Es decir, con libertad en la respuesta, como en las entreüstas, en lugar
na con impacto en la función, para luego relacionar todo esto con la estructura {la Ollice o-fpnnrrrrr, Interest) donde aún existen documentos reales, -y donde r.iven v trabajan personas reales con rj firi
I
l.
de los for-
mulaúos rÍgidos, cuya aplicación estricta y su aceptación incuestionable no permiten reflejar las opiniones de los ciudadanos. 12. Evaluar hasta qué punto los ciudadanos y clientes aceptan Ia "postura oficial," puesta de manifiesto a través de informes anuales, archivos de trámite y manuales, o si por el contrario hay muestras de cambios significativos, desalios o variaciones entre los objetivos onginales y los resultados u operaciones diarias de una determinada función, programa o actividad. Es importante destacar que con esta búsqueda de variaciones, de disonancias o de puntos conÍlictivos en la interacción ciudadano-estado como objetivos especiales para documentar la funcionalidad del gobierno y de la dialéctica social, n0 se persigue ser politicamente cgrrecto ni imponer una linea de corte radical o Dquierdista, tan de moda en la actualidad, en la metodolosía de valoraciÓn; y, aún menos, a la hora de decidir qué documentos han de ser archivados o preservados. Las variaciones o disonancias con respecto a un determinado programa podrÍan provenir tanto de posturas conservadoras como de posturas de izquierdas, tanto de empresas como de indiüduos, de regiones como de proüncias centrales, de aquéllos que se resisten al cambio como de quiénes lo apoyan. Lo importante es identificar otras versiones o relatos en los documentos, cuándo existaa, para que asÍ los archiveros podamos legar a la posteridad una serie más completa de "verdades,
en conflicto sobre el pasado que los investigadores sopesen con cualquier fin que no sea únicamente el de preservar las opiniones dominantes o las voces "r,encedoras" del pasado. El archivero, basándose en los doce factores funcionales-estructurales preüos, formula una hipótesis sobre cuales son las Oflces oJPrunrylnterestclaves para la función, ya sea ponderando la importancia de dichos factores en cuanto a su impacto en gobierno y sociedad, reflejando la interacción entre sociedad y gobierno o mostraldo la irúiuencia y opiniones de los ciudadanos. Después, contrastando la información contenida en los documentos presewados en todos los sistemas y üpos de soporte, el archivero decide qué registos, sistemas y tipos de soporte contendrán con mayor probabilidad los mejores documentos para proporcionar "pruebas suflcientes" de la fgnción y de la interacción entre ésta y el ciudadano, El resultado de la mencionada investigación según este análisis funcional, evaluación o macro-va.loración deberia ser una muestra de la naturaleza, manifestaciones e lrnportancia de la función examinada, así como de sus programas y actiúdades relacionados, uni-
dos a las entidades estructura.les claves ftas 0PÍ), que debeúan contener aquellos documentos que más sucintamente mostrarán tales funciones, pÍogramas y actiüdades ahora consideradas (o valoradas) de mayor irnportancia para la sociedad canadiense y su proceso dialéctico.
9B
TABI ll
A N,im6r^ Á l^^1
el análisis
ciones y en las operaciones de gobierno en si, asi como de percibir el nivel de inleracción ciuriada.
de establecer los objetivos de
la documentación por medio de la aciquisición rlr riocurncntiis.
Una vez que los programas y funciones clave, las estmcturas con éstos relacioirarlas rr i3:, y series de mayor valor de una rania o programa a exâmen (incluvendo Íàetores iriter,in-o titucionales) han sido identÍflcados mediante esta estratégica "macro,valoración" hasaria en la iiiires sistemas
y se ha formulado una hipótesis valorativa sobre dóncle se encuentran irrs mejores clgcir mentos, se puede proceder a larraloración real de los documentos en sÍ. La hipótr:sis scrà, rn ülcr:,.(,. puesta a prueba y, a continuación. modiflcada o confirmada. Sin embargo, esta sesunda íase 6e i1 tigaciÓn,
valoración debe realizarse concienzudamente según un orden lógico y teniendo en cueutil todos 6s documentos sobre un programa especifico que puedan encontrarse en cualquier tipo rle sopont. El modelo de macro-valoraciórr, aunque desarrollado en un principio con el fil dr valorar ios documentos del gobierno de Canadá, resulta apto para la valoración de archivos, pues permitfl deler minar qué conservar y qué eliminar con independencia de los dictados del Estarlo (modo 'rrariicional) y de las últimas tendencias en la-investigación histórica (modo pracücado más recientementei: p,^ro ia
caracteristica que lo hace resultar más satisfactorio es la de intentar reflejar los valores sociales por medio de un analisis funcional de la interacción ciudadano-Estado. Sin embargo, [a macro,valoración abarca mucho más que el analisis funcional, que es, íundamentalmente, lo que alguncrs aralislas ex
hal tomado del modelo canadiense, La macro-valoración, como ya se ha senaladu, se oclrpa antes del proceso dialêctico, que de las estructuras y íunciones del gobierno per se. AsÍ, c6n este enkanjeros
foque dialectico eníatiza el diálogo y Ia interacción entre el Estado. los ciudadânos y otros grupos. asi como las polÍticas y procedimientos del Estado; se ocupa también de documentar el impacto del Es tado en la sociedad y las funciones de la sociedad en sí; abarca todo tipo de soportes en lugar rle pri-
üle$ar el texto escrito; busca múltiples versiones y puntos conJlictivos del debate entre el ciudarlano y el Estado, en vez de
asumf la linea politica oficial; además. se esfuerza deliberadamenie en dar
,roz
alos marginados, al "Otro," a los perdedores al igual que a los ganadores, a los desfavorecidos y perjudicados como a los poderosos y con influencia en la sociedad, lo que se consigue mediiurte nuer,,;rs formas de consultu los historiales y los datos electrónicos, seleccionando después el documento más sucinto en el soporte más adecuado para documentar toda esta variedad de opuriones, La macro-valoraciÓn, en resumen, intenta conscientemente documentar ta-nto la Íüncionali, dad del gobierno como la de sus programas particulares, que en realiclad, en una clemocracia, han creado los propios ciudadanos; asi como documentar el nivel de interacción de los ciudadanos con el
funcionamiento del Esiado: cómo aceptan, rechazan, apelan, cambian, modifican. se maniflestan v,
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de cualquier modo, influyen en los mencionados programas oficiales para, a su vez, ser inÍluidos por
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u,qcnoveLotectÓil v aNÁLtsts ruuctolrAl;
LA pRE[ÀlNENC]A
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éstos Todos aquéllos que anhelen construir la memoria fuchiústica celebrando la diíerencia frente a la verdad única, la multiplicidad frente a las versiones oftodoxas, o lo personal y local frente a Io empresarial y oficial, pueden encontrar algunos conceptos útiles, asÍ como herramientas prácücas, en la macro-valoracÍón.
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como los posmodernistas, tanto del campo de la Archivistica como de otros campos, üe_ nen senalando de modo cadavez más unánime, los archivos son, y han sido siempre, lugares dinámicos y de lucha por el poder en la sociedad.T ese poder que la sociedad
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Terry Cook' Profesor del Programa de Graduado en fuchiústica. Departamento de Historia. Universidad de Manitoba, Canadá.
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Traducído del ingLés por: vwrcssa García Nlotcos,
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flado para refleiar la enorme variedad de la memoria humana o priülegiamos las versiones oficiales del Estado y de los poderosos de nuestra sociedad? Creo que deberiamos reflexionar sobre la idea de que el archivero, al valorar, y en todas las acciones derivadas de ésta, deberÍa centraÍse en la función del proceso dia.léctico, y no sólo en la del gobierno, cuando se trate de valorar documentos institucionales.
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Alorso, lrene pagola Montoyo
Pablo Pêrez Pérez, IúigueL Sanchez Esteban, Aliría Sempere p1ieto, lúa Victoria Sena-
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ÜE DÜCUM§IíIO5
os archiveros,
igual que muchos otros profesionales, no se sienten cómodos con ia ambi. paa ei.itarla buscan teorías, y cuarrL8üedad. do Ia teoria no ayuda, recurren a las metodologÍas, que funcionan incluso si el íundairenlo
T
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Como ocurre en otras disciplinas académicas.
teÓrÍco está incompleto. Si todo
falla, los archiveros buscan ejemplos más prácticos, algo asi como un cirujano que no sabe por qué funciona una determinada técnica, ni siquiera si sienipre írtnciona, pero que está convencido de que cortar de ese modo es mejor que hacerlo del otro. No se trata de oponerse a la búsqueda de una nueva y perspicaz teoria, de una metodolo$a mejor o de una práctica más eficaz; pero, como se ha ido apreciando cada vez más en tocias las disciplinas académicas, hay que ser conscientes de que esta búsqueda trae consigo
un fonCo flloúflco que establece una serie de predisposiciones intelectuales. Dentro 6el discurso archirrisiico' este fondo y las predisposiciones que emanan de él se suelen catalogar de positivisüo.
Se ha escrito mucho sobre la ÍnÍluencia del positivismo en el trabajo archivÍstico, sobre todo los críticos pertenecientes a la fllosoÍia posmoderna. N4i objetivo no es analizar lodos estos es-
critos en profundidadl, sino más bien centrarme en un aspecto del delrate positivismo uersus pgsmodernismo y aplicarlo al debate sobre la macro y la micro-valoración, Me gustaría anaiizar el pa
) Para un anaiisis mâs reciente véase NESMITH 2002.
HAY§,1UCH[).!(AÀ41\()5H\0ALAtll]Nllt\A(iON
FRANK BOtES
pel que desempeía la ambigüedad en la práctica archiústica y, más concretamente, reflexionar bre hasta qué punto es legÍtimo aceptar como igualmente válidos y "archiústicos", no sólo que
Ínstituciones archivÍsticas tengan objetivos diversos, sino también diferentes metodologias diante las cuales se puedan realizar dichos objetivos.
FAt5À\t)t(OIO\ltA\l\r\\ili{it( )\l)ill( )rt\ir ..
so-
tado, analiza cómo, en opinión de la autora, Theodore Schellenberg se cqrrivocaba t'n
las
cionessobrelaselección.Desdemi puntodevista,el erróneoesel articulodei)rrranti
me-
srr: prririir
gún defecto en su lógica interna, sino más bien porque su positivisnro le hace reclrazrrr
Los escritos sagrados budistas establecen que hay muchos caminos hacia la iluminación,
ca-
mino metodológico que conduce a las decisiones c0rrectas en la valoración. Igualmente es un error el no tomar en consideración caminos distintos a aquellos elegidos por una institución o archive-
nos aceptables, entonces, según el pensamiento
equivocada.
positlvista. la teoria de
Ia
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ir,rir,'r rl olias lihr
sofias o metodologiâs de valoración. Si Schellenberg está en l0 cierto. o sus ideas sr)r ur.1)
todos lgualmente válidos. Del mismo modo, hay muchos caminos para seleccionar documentos para un archivo. Seúa una equivocación insistir en que hay una sola posición teórica o un solo
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ArchivistÍr'a r l;rsj|a r'st,i
es clara, y en consecuenci;r ia delensa que Duranti irat'e dt la tt'iiiir i lu posibilidad de responder a ia pregunta de "lteoria cláslca o Sr'irrllcirb,'ir ''
Ia dicotomÍa
sica se ha esíumado. La
con "si y si, depende de las circunstancias" es inaceptable dentro dcl marto del posili\ isir)í,
Como reacción al positivismo algunos archiveros han irdoptado una Íilosolia posrnotk'rn,i
b- ',
ro en concreto, En Archiústica, primar una determinada tendencia teórica y metodológica en la
según lâ cual pueden coexistir muchas üsiones del mundo \,. colno se apresuran ir seniil;ir
valoración es, en realidad, una herejia que debemos eütar. Liberando a la comunidad archiústica de este prejuicio abnremos anie los ojos de los archiveros un camino mucho más completo y su-
guÍdores del pensamiento posmoderno, ninguna prevalece sobre las demás. I'oclrirr,:1rrr i.r rru1,r,
til mediante el cual pueden debatir y aplicar la teorÍa y la metodología de la
tar la ambigüedad profesional y la posibilidad de que hava múltiples en[oques nretodolósu us. Siri
selección.
embargo, es curioso cómo algunos teóricos posmoclernos de la Archivistica tienden.
I. "Mi propío ccmino o EI Camino"':hegemaníaenls.|'r;orta g prilefica de la ualoraciôn
los positMstas, a proponer una úmca metodologia de selección. Aunque existe
En el marco del positiúsmo, la ambigüedad no es una oportunidad sino un problema.
Si
se ve condenado a examinar una
y otra vez las preguntas a la luz de nuevos datos y nuevas obsewaciones. El objetivo es ir
supe-
rando una buena explicación mediante la elaboración de otras. En la fllosofia positivista existe un único camino que siempre se puede mejorar y que hay que seguir. Desde esta perspectiva, si le preguntaramos a una persona tolerante,
diía
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un:i tliscrtpantiii
notable entre ambas generaciones de autores respecto a la naturaieza cle la teoria archivÍstica f;! la "mejor" metodologia, parece haber una creencia compartida de que hay una única nrr'todologiir
algo resulta ambiguo se acude a la investigación para resolverlo. Sin embargo, es inevitable que la
solución a la ambigüedad quede incompleta, y asÍ el positiüsmo
riilrtii
sión de que a los archiveros que trabajan en un marco posrnoderno no les rcsulla iari
que hay que
educar o guiar a quienes no reconocen ni siguen este camino. Una persona menos abierta, por
el
contrario, afirmaría que estos fallos del intelecto deben condenarse: quienes no siguen el positivismo ni reconocen [a hegemonÍa de la teorÍa y metodologÍa en ese momento empleadas deberian ser aislados y, si fuera necesario, desterrados de las listas de profesionales y enviados con los charlatanes. Tal enfrentamiento siembra las semillas de la discordia profesional y la hostilidad personai.2 No sorprende, pues, que la teoía de la Archiústica, en lo que se reflere a la selección
se-
gún el pensamiento positivista, presente una fuerte tendencia a buscar y proclamar un único camino. Un buen ejemplo de todo esto dentro del pensamiento positiüsta es el artÍculo de Luciana
Duranti "The Concept of Appraisal and Archival Theory"3. Este artÍculo, reflexivo y bien argumen-
mejor que hay que descubrir, o al menos una práctica mejor a través de Ia r:ual guiar ia seit'r'r'irirr.
Terry Cook, en un comentario sobre Ia relación entre krs escritos "tradicionalcs vos" relativos al concepto de selección, ejemplificó el hecho de que algunos an'hiveros
r "nrrr
dr inlhit:-L
cia posmodernâ hubieran aceptado una única metodología para la selección. Es de jrrstrcia r.ir',, nocer la labor de Cook al
tratar ia relación entre las antiguas y las nuevas metodologias rlr sclci'
ción. La mayoía de los autores que han aplicado el pensamiento posmoclerno a la nretoclokrgia valoración han ignorado en gran medida los antenores paradigmas de valoración. una
r1c
acti|rrl ilcs-
denosa que parece ser el resultado de la aceptacÍón (eneralizacla de la crítica de David ilearnran
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la metodologia de valoración.
A finales de los aúos ochenta y princípios de los noventtr del siqlo
)X. Ilearman
cont r:Lilr
una gran importancia a la supuesta incapacidad de krs archÍr,eros para hacer Íiente al el)ornlr \ro
lumen de documentos que generaba Ia sociedad. Al cornpartrr los objetivos de la Arthivisticir, lal t como los han deflnldo pensadores de Archrvistica contemporáreos como F, Gerald Ham v llarrs iJo oms, con los medios de los que se disponia para llevarlos a cabo. Bearman llego a la conclusión rle que habÍa
un gran desÍàse entre lo que se debÍa hacer y los rccrrrsos para hacerlo. Dada csta
si
tuación, Bearman concluyó que la antigua metodologÍa de selección elaborada por Teodore Scht' llenberg estaba condenada al fracaso, y que era necesario poner en marcha una estrategia totaimente
2
podrÍa pasar bastante tiempo debatiendo si esta úsrón del progreso es un atributo único del positivismo o si sus raices se extienden por todo el pensamiento occidental. Sea como fuere, para mis propósitos lo importante es la ten. denciâ en sí más que de dónde procede. Del mismo modo existe una larga historia en Occidente sobre "qué hacer' con los que no siguen el "verdadero" camino que no necesÍta explicarse aqui.
diferente para que los archirreros pudieran logra,r sus objetir.,os de selección. Tras esta rleclaración. ia
Se
3 DURANT1
1994, 328-334. El trabajo de Duranti es un ejemplo contemporáneo de esta tendencia pero no es el úni co. Con muy pocâs excepciones, se podía elegir cualquier estudio sobre selección anterior a lgg0 y encontrar Ia mis-
ma tendencia, Curiosâmente, una de las excepciones a esta :'egla es Theodore Schellenberg, qu1en. aullqur n!ln('ii tx ploró otrâs posibilidades cle selección. tuvo el acierto de senaiar que sus icleas venian cir sLis expenenri.ls rir krs tuchivos Nacionales de Estados Unidos y que correspondÍa a otros el (lele! rniltar srr posible itpli( a.ioll lrrcn dr lrrs rlo cumentos del gobierno de Estados Uniclos.
:!r'i?S.IY{r ,.r1,
FRANK BOI
TS
HAY MUCHOS
mâyoía de los teÓricos contemporáneos sobre selección anojaron los antiguos instrumentos
de va.
loración al vertedero de la historia.a
rrli r rlFi\T{,\
3. Muehos eomínos h«cís [m dtrumr{nmeieâre" úeorío g ím preícffem ffrcseâpdsúá*Ms
In díuersídod de Ia
De ahÍ que resulte extrano encontrar a un autor posmoderno como Teny Cook analizando el valor de metodologÍas más antiguas. A este respecto Cook ha escrito:
jn
,,, eI enJoqrc tradicional que consÍste en empezar desde abqio, de La trmsacciôn a la ción estímulante, de la Juncíôn al creador es decr, que se desplaza de b específico a to generaL, de Lo mateial a Lo mental, stmplemente se uiere abqjo ante Ia realídod, de las burt cracías modernas g el enorme uolumen de documentos contemporaneos. Este enJoque tra-
"
dtcíona| quiza fuera apropiado les...' (Cook 1996, 140)
(AMtNOs HACTA tA titi[,ltNACIó1, raLsas orcorr..ruías IN IA sELtr r r(]x, l)r
para
documento.s mas antiguos,
en
concreto tos medíeua-
Cabe destacar dos aspectos de esta cita. En primer lugar, Cook, como prácticamente la totalidad de los analisis posmodernos de selección, toma como punto de partida el volumen docu-
mental de las burocracias modernas. Este es el único ámbito en el que se pueden encontrar hoy en día documentos modernos. En el marco de ta bibliografia posmoderna de selección, tal su. puesto priülegia de forma implícita a las burocracias modernas como quizás el único obieto del esfuerzo archiústico
contemporáneo, Esta linea de pensamiento, junto con un énfasis en la conservaciÓn preventiva de documentos, desemboca en la norma de selección AS43g0 de los fuchívos Nacionales de Australia. Ese documento, aunque muy apreciado en diversos circulos, aparece en archivos dedicados principalmente a documentar "las huellas de los burócratas" y nada máss.
En segundo lugar, llaman la atención las palabras "quizá fuera apropiado para documentos más anti§uos". Esta expresión tan interesante irnplica una cierta tendencia a aceptar múltiples enfoques metodolÓgicos de selección. En el meJor de los casos, "quDá" los antiguos enfoques funcionen para documentos medievales; una concesión no muy eniusiastâ con escasas posibilidades de tener un efecto práctico. A la hora de la verdad, en términos de metodologÍa de selección, tan-
to los positivistas como los posmodernos parecen beber de la misma fuente, una en la que se subraya la necesidad de establecer la hegemonia de una única metodologia de selección,
Sin embargo, hay otro modo de aplicar el postmodernismo a la metodologiâ de la selección, según el cual se combina diversidad y esfuerzo archiyistico y se acepta Ia legitimidatl cie ias funciones y metodologias institucionales especificas. Es una estrategia que combina unâ r,,alora ción de la metodologÍa con objetivos institucionales únicos, en lugar de con criterios exterrigsrr.
Considerando desde esta perspectiva la metodologia de selección, debemos ante todo re teoías de Daüd Bearrnan, que dice que â causa ile las gran
chazar el análisis que resulta de las
des canüdades de documentos modernos, los antÍguos paradigmas de selección están abocados al fracaso. En contra de la opinión de Bearman, creo que el tamano del universo archiústir-.o nir rle termina el destino de los archivos indiúduates.
El argumento de Bearman, "el tamano determina el destino", acaba fallando, La definicion dei universo documental a partir del cua.l los archiveros seleccionarán documentos, empleada por Bear, man, es exagerada. Su definiciÓn del universo de documentos archiústicos está et'rraida directamcnte de la retÓrica expansionista popular de mediados de los anos setenta del siglo &X. A ambos ia6os del Atlánüco, los archiveros, respondiendo a
una serie de nuevas preocupaciones socrales. comenzaron a hablar de una amplísima definición de Io que era archir,Ístico. El resultado de este esfuerzo fue una serie de aflrmaciones estables de autores como F. Gerald Ham en Estados Unidos y Hans Borims en Alemania, que argumentaban que el objetivo del archivero es documentar a la socieciad al rnajmoT Como resultado de esta definición expansionista cada documento en papel o en íormato electrónico se convirtió en materia prima para el trabajo del archivero. Esta amplia cleflnición de archiuo abrió el camino para el anâisis de David Bearman, que supuso que los archiveros deb"-rian examinar cada documento generado por la sociedad y concluyó que si hacían esto no habÍa s1
ficientes archiveros en el mundo. Existen distintas maneras de definir el universo archiústico que rechazan el expansionrs,
)il a la vez que mantienen la capacidad cle ampliar ei universo archiústico a partir del cual los archiveros realizan la selección. Estas perspectirras son mo archiústico de los aúos setenta del siglo
suficientes para replicar al argumento del "imponente océano dq documentos" que encontrarnos eii la crítica de Bearman sin tener que aceptar la limitada visión social de los archivos contra los oue estaban Booms y Ham. 4
B0ARMÂN 1995, 381, donde se retoma su argumento anterior sobre la magnitud del problema.
5
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Para obtener más información respecto a la AS 4390 es útil visÍtar la página web de los Archivos NacÍonales de Aus. tralia, y en particular "Australian Standard for Records Management - AS 43g0," "Ârchives Advice 31: Responsabili-
ües for Managrng Commonwealth Records in the New MÍllenium." "Our Approach to Appraisal," "Appraisâl Guidelines for Commonwealth Records," .Making Choices," y.Notes on the Naüonat Àchives' Seiection 6bieciives., Estos documentos se encuentÍân en www.nâa.g0v,au/recordkeeping/disposal. Respecto al impacto internacional de la AS 43g0, vease IIARRIS 2000; HENRY 1998,315. Henry atrlbuye la frase 'huellas de los buiocrotos" al archivero Michael Fox. Es digpo de sef,alar que BEARMAN 1995, Ssl comparte la idea expresada en mi conclusión de que la realización más completa y coherente de sus expectativas de comprensión se da en Austra.lia, aunque é1, .n .ont u d, mi opinión, l0 considera positlvo.
Un ejemplo que en mi opinión resulta demasiado restrictivo clamaba por la limitación de la empresa archiúsüca en el sentido de que ésta se centrase en la cuestión de ia conservación de documentos. Esta perspectiva, cuyos paladines estadounidenses han sido Luciana lluranti y 6Se
puedeargumentar que uno puede también llegar a esta conclusión mediante prácticas consideradas positi\istâs.
pero no lo haré aqui. TEJemplos
influyentes respecto a la afirmación de este nuexo universo expansivo de cuestiones 6ocumentales archi, vÍsticas fueron B00MS 1987, 69-107 y HAM 1975,
HAY MUCHOS CAfu1INOS HAC]A LÂ ILUMINA('IÓNI
FRANK BOLES
Richard Cox, limitan el universo archMstico a la preocupación por la autenticidad y flabüdad
de
los documentos que dan fe de las transacciones. Otros tipos de documentos pueden ser interesantes pero no tienen que ver con la Archiústica, y por lo tanto carecen de interês para el archl vero. Aunque una transacción fiable y auténtica puede bastar a algunos, una gran parte de la co-
munidad archiústica considera tal definición de archivo insuficiente para el objelivo del mismos. Un ejemplo alternativo, que contempla una variedad de objetivos y de metodologÍas, lo en-
contramos en la obra de Frank Boles y Julia Marks Young. Al contrario que Duranü y Cox con su limitada deflnición de archivo, Boles y Young proponen objetivos institucionalmente especificos y documentales para los archivos. Boles y Young alegan que las instituciones crean archivos
FALsAs
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razones pâra pensar que tales "mini-burocracias" efecttrramente existen, y que sorr bástcas para
ti
frIrcionamiento de un gobierno dentro de una nación democrática independiente. Analicemos brevemente un estudio anterior de Ia gestión de documentos de ia burocracia del gobierno canadjen. se, Este estudio apuntaba que los funcionarios de mayor edad tendÍan a producir ronjuntos rie documentos relativamente pequenos y mucho más manejables. Dada la influencia políiirit qr-rc es tos funcionarÍos veteranos tienen, es muy probable que los documentos que ellos proriuzr'an sr
consideren "archivisticos"; sin embargo, su carácter compacto va completamente en contra dt las afirmaciones universales de Bearman referentes al universo documental. {Corbet y l'rosi l!i,!ll. 201.232)
con
muchos flnes, y asi el objetivo de la selección es un "modelo de valoración.., que permite diversos
UnasituaciÓnparecidaeslaquesedaenel estadodeMichigan: conunapoblat'ronrlc i0
mandatos de adquisición y ajustes institucionales." Las instituciones, según esta teoía, podrÍan
millones de habitantes en el ano 2000 -aproximadamente la misma que la de la República Cher.a 0 GrecÍa-, y un PIB de 298.000 millones de dólares -muy sinilar al cle Suiza o Bélgica . es er,uielte
dil,idir el universo archiústico en porciones manejables para abarcar cualquier ámbito que la ins-
titución considere importante. (Boles y Young 1985, 279'300). En la definición de Boles y Young, las instituciones archMsticas individuales podían adoptar libremente los objeüvos expansionistas de Booms y Ham, las limitaciones de Duranti y Cox o cualquier otra posición intermedia. Las fronteras del universo archiústico de una institución archiústica específlca no quedaban establecidas por una definición universal de archivo nl mediante una tarea archiústica documental universal, sino por objetivos archMsücos documentales institucionalmente específlcos. Estos objetivos podían ser bastante amplios y abarcar los a$tados mares de documentos descritos por Bearman, pero igualmente podúan ser muy limitados
y no consistir más que en tranquilos lagos de documentación.
Imaginemos por un momento dónde podrían existir estos lagos. 1,Podúa haber campos de documentación no burocráticos que creasen pequenos cuerpos de documentos importantes para
que las necesidades de dicho estado serán considerables. De hecho, el gobierlo estat:rl trcne enr pleadas a I70.000 personas e invierte más de 36.000 millones de dólares al ano. A pesar rie esrl
importânte actividad burocrática, el despacho del gobernador. el cargo más importanle 6el estarlo. tan sólo dispone de un equipo de alrededor de cincuenta empleados. y sus documentos se ha.n r,t nido valorando desde siempre mediante métodos "tradicionales" por una plantilla relativanielle re ducida: de uno a dos archiverosro.
Al contrario de lo que sostiene Bearman, el tamano no determÍna el destino. L1 rantui;ul lo largo y ancho dei planeta es una hen-amienta demasiadr-r 1r dimentaria c0mo para poder resolver problemas de metodologÍa rle selección archirdsSca. fuites de documentos que se produce a
bien, el destino archivÍstico üene determinado por ia confluencia de tres factores que, por orrien de
importancia, son:
ser archivos? Pongamos como ejemplo a los poetas, a los burócratas ocupados en innovar inicia-
n
tivas programáticas, a los investigadores inmersos en un trabajo muy teórico que no incluye
o recursos
la
compilación ni el análisis de grandes cantidades de datos o a comunidades de indiúduos aislados que no tienen acceso directo a los medios de producción moderna de documentos. Puede ocunir
a
misión y objetivos institucionales; institucionalest
un universo documental relevante creado a través de la misión v los objetivos insiitu
cionales.
que este tipo de productores de documentos, al igual que sucede con otros, cree cuerpos de docuA continuación analizaremos detenidamente cada uno de ellos,
mentación muy modestos, De hecho, es razonable pensâr que para algunos de ellos, como ocurria con los medievalistas de los que hablaba Cook, cada fragmento de documentación, por pequeno que sea, tenga un valor incalculable. Más Írecuente es, sin embargo, que se limiten a representu
pequeíos universos documentales en los que se produciria la seleccióne.
Entre tales posibilidades habrÍa que considerar seriamente la existencia de burocracias gubernamentales atipicas, que no producen cantidades ingentes y confusas de documentos. Hay I Para un debate más proíundo y $obal sobre este tema, consultu GREENE 2002, 42-48. Como apunta Grftne, este argumento no es de Duranti y Coxi pero ellos Io recuperaron, sTerry Cook ha senalado en sus obras Ia posible existencia de comunidades poco representadas dentro de la docu. meotâción del gobiemo canadiense, y la necesidad de que los archiveros hagan especia.l funcapÍé en localizar y conservar dicha documentaciôn.
La misiÓn y el objetivo archiústicos son los íactores decisivos a la hora de esiablecer los procedimientos de selección. Aunque no sea algo aceptado universalmente, tengo la absoluta coi.r vicción de que la misión y el objetivo archMsticos varian entre unas culturas y otras, asi colnp entre las distintas instituciones. Según la fllosofia posmoderna, aunque renido con la íorma tradicio nal de aplicar el pensamiento posrnoderno al discurso archiústico, n0 hay
r0
un único objetivo de la
,
Las estadÍsticas relativas a Michiga! está,n tomadas de MÍchtgan n BríeJ: 2002 2003 {Lansing: publir Sectgr Cgn, sultarts, 2002), La inlormación referente al despacho del gobernador se basa en la relación laborai del autor con dicha instilución, l,as referencias a.l procesamiento de documentos gubernamentales antlguos se basan en su antrgu6 enl
la Biblioteca Histórica de Bentley, Universidad de Michigân, Iugar donde y privados de todos los gobernadores de Michigan desde lg4g. pleo en
rrir.og.n
los documentos publicos
FRANK 8OI
HAY N,1UCHOs CA[4IN05 HA(.IA LA LU['lINACION:
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documentaciÓn archivística que todos los archivos estén destinados a cumplir, sino más bien mu. chas posibles metas archivÍsticas. Lo que se reúne y se conservâ en los archivos es una cuestión de elecciÓn, no el resultado de la revelación positiústa o de la influencia de la hegemónica fuchiústi-
FATSAS
I]ICOTOMiÂ5 i:N I À 5I LFC( ION I)L IX )( i
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En el caso de que el archivero desempene funciones de interós público. puerie: 1, aceptar el depósito en ios Archivos Nacionales de Estados Unidos de aquellos rlocl
ca posmodernall.
mentos de las agencias federales, del Congreso, del Arquitecto del Capitolio o del Tribu nal Supremo que el fuchlvero de los Estados Unidos haya considerado que tienen sufi,
Hay quienes no aprueban esta libertad por parte de las instituciones para escoger una ml siÓn documental; en concreto, aquéllos absortos en las üsiones expansionistas de las responsabi.
ciente vaior histórico o de otro tipo para que el Gobierno de Estados Unidos garantire su conservación:
lidades archMsticas, que responsabilizan al archivero de nada menos que de la documentaciôn completa de la sociedad. Pero como Mark Greene y yo escribimos:
2. dirigir y efectuar la transferencia a los fuchivos Nacionales de Estados Unidos rle aque llos documentos de las agencias íederales con más de 30 aúos de antigüedarl y que el Ar chivero de los Estados Unidos haya considerado que tienen suflciente valol histórico o rlr
'Un sístema nacianal de planífuaciôn y seleccíôn archÍuÍsticas puede resuLtar elegante y níuel" teôrtco o paro presentocíones proJesianales, pero, a pesar del esjnrzo aindido que se requiere para confrgurarlo, en La practíca se comprobarô. que no es mejor d.
otro tipo para que el Cobierno de Estados Unidos garantice su conservaciór.i..,r2
atractívo a
Ete
sístema aÍLteríor. De hecho, si para un plan nacíonal de duumentacon Ia planficaci(n ar chiuística sqguíe se el modelo del srglo que rígtô la plantficaciôn econômíca nacíonal, los or. chiueros hartnnbiendesecharLaidea sinpensárselo dos ueces. IJnmercado de lnsfífucÍones
)il
archruístÍcas Libre, en eI que cada uno sÍga sus propios pautas, puede que no resulte lo sufl. cientemente elegante ntorganizado como pora satisfarer laordenadtmentolídad. de los oradémícos archíuísücos;puede Ínclusoque nofr:rircianebíenjteradeEstados conterto porttcular en el qut tonto se delegaln autoüad en aywtamíentos
Unidosgdeese
es
Como ocurre con la mayoría de las leyes sobre este asunto, la ley de Estados Unidos también imprecisa en lo que se reflere a qué documentos especÍlicos debeían incorporarse a los archivos.
Por supuesto, existen documentos mucho más precisos para regular tales decisiones. lln Estados Unidos estos documentos son los calendarÍos de conservación del gobierno Íêderal rlue. ai
contrario de lo que pudiera parecer, son elaborados por los propios archirieros. Por eso. no es t rer ta su ilfirmaciÓn de que cuando valoran documentos públicos Io único que hacen es "r:umplir la
y organimciones
ley", ya que, a efectos prácticos, son ellos quienes redactan las recomendaciones especÍlicas que
pnuadas, a costa de wt orden nacional. No obstante, como mercado econômíco ra orgwúza. do qrte es, resulto plausrble que tn mercolo de archiuos seo senallammte Lo mejor qrc la
adquieren la fuerza de ley. Tom Nesmith ha hecho esia misma obsewación esci-lbiendo sobre 'el mito profesional del archivo central: un poder v discreción inmensos sobre Iâ memoria coleciiria,
condiciôn humona sepa hacer," (Boles y Green 2001, 424-447)
Asimismo, el impulso por documentar las extensas burocracias gubernamentales de forma detailada y completa a través de estratesias como el análisis funcionai es bienintencionado, pero es probable que se tope con los mismos problemas que amen.úan a la planiflcación nacional. Parece ser que a los archivos nacionales les encantan los procesos de planificación largos y complejos, pero quienes se dedican a estas actividades harían bien en recordar el sucinto análisis de
Bruce Bruemmer: "... se puede analizar algo en profundidad y acabar con poca documentación real... Ia clave para la aplicación del análisis funciona.l a la documentación empresarial está en sa-
profundamente enmascarado por una imagen pública de abnegación y humildad"r:r, Con la misma firmeza con que se ha sostenido que la elección depende cle lo que sea r1ocumentad0 había que sostener también, incluso con más fuerza, que ia elección afecta tanto a lo que hay que documentar como a cuestiones relacionadas con los niveles de documentación,y des cripciÓn, Cuando los archiveros seleccionan qué es lo que se va a documentar, también están seleccionando el nivel de detalle con el que se va a consewar esa documeniación. Que la tlocumel, taciÓn sea detallada y completa, o somera y superficial, es una decisión que toman los archirreros. pues no existe un criterio universal
ni un procedimiento mejor que otro a Ia hora de deterininar
quê cantidad de material se debe conservar. La mejor respuesta que puede ofrecer
ber dónde hay que parar". (Bruemmer 1994, 152) Ante comentarios como los de Bnremmer, la disculpa que suelen poner los archiveros gubernamentales es que no han sido ellos, sino sus superiores, quienes han impuesto a los archivos unos amplios objeüvos documentales. Con demasiada frecuencia, los archiveros gubernamenta.les han eludido su responsabilidad directa de elegir lo que será documentado, afirmando que ellos único que hacen es "cumplir la ley'l pero la ley a menudo es imprecisa. por ejemplo, la ley que
lo
re-
uit archirrero es hacer referencia a lo importante que €s para la misión de los archivos, dentro del contexto rle los recursos institucionales, el documentar una oficina. una función o una persona concretasri. Los recursos insütucionales son el segundo faclor que controla Ia seleccion. La relación existente entre los recursos institucionales y las elecciones hechas en actuaciÓn de la documentacÍón y al nivel de documentación
1o
que respecia al ámbito de
y de descnpción es obrrra: cuanto más
gula la actividad de los archiveros de Estados Unidos: 12fublic
rlPara ampliar informaciÓn sobre este punto, véase BOLES y GREEN. 1996, 298-310. En este mismo sentido trase también BOLES y YOUNG 1985, para una afirmación arterior, âunque sln una argumentación sólida en cuanto a su validez.
Law 98-497, incorporada al United States Code oÍ Law 44 U.S.C. 2107. r3A pesar de que se escribjerâ como un estudio preliminar sobre cómo tratar los documentos elecLrónicos. CLINLIpF y MILLER 1989, 350-356. NESMnH 2002. JZ. raPara un análisis sobre los niveles de documentación, véase. GREENE
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arnplio seâ el ámbito de actuación y cuanto más detailadas sean la documentación y la descripción, mayor será la cantidad de recursos que se necesiten para cumplir la misión con êxito. Sia embargo, incluso esta relación aparentemente obüa no está tan clara como en un principio podúa parecer. Las instituciones archiüsticas tienen fama de apilar en las estanteías documentos prácticamente inútiles y sin analúar, y se reflrieren euíemÍsticamente a este cajón desastre c0m0 un
"procesamiento de trabajo acumulado." Los archiveros no han solido preocuparse por las restricciones sobre la recopilación de material que se encuentran implícitas en los recursos puestos a su disposición, y han ocultado esa despreocupación con la vana esperanza de que .,algún día" el aumento de los recursos haga posible arreglff el desbarajuste creado, pero, eso sÍ, sin poner los medios necesarios para convertir ese'algún día" en una realidad.
El tercer factor en la selección es el tamano del universo documental. Esto es lo que hace que los archÍveros gubernamentales se suelan llevar las manos a la cabeza y afirmen que hay demasiados materiales y muy pocos recursos; pero no son tantos materiales si se hacen cierLas con. sideraciones tanto sobre el ámbito de actuación de la misión como del nivel de detalle. La mayorÍa de los archiveros gubernamentales parecen asumir de forma implícita que es su responsabilidad democrática y universal documentar todas las funciones del gobÍerno, por lo genera.l con gran detalle. Éste es
un requisito convincente que algunos gobiernos podrian imponer, pero no §e trata de una asunción inherente, ni siquiera teniendo en cuenta las misiones archiústicas de un Estado. Algunas naciones pueden considerar necesario documentar en gran profundidad todo su aparato de sobierno, pero puede que otras lo encuentren menos üta.lrs.
El debate se centra en la función de los archivos de gobierno en las naciones independientes demociáticas, Los archiveros gubernamentales tienen una particular predilección por
En Estados Unidos la responsabilidad tiene que ver sobre todo con la libertad de prensa, ya que ésta es capaz de influir en el electorado. Dicha responsabilidad se logra principalmente, no 15
Para encontrar eJemplos sobre el impul§o expansion§ta entre los archiveros véase FIAM 1975 o BOOMS 19g7, 69- 107 ula discuslón de las suposlciones hechas por los archivos del Estado con respecto a su papel en una sociedad de. mocrátlca véase BOLDS y GREENE 2001. Para
114
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la prensa y Ia resolución concluyente de estos riebate, nre, diante una votación. "Echen a los vagabundos' es una lrase consagracla en las carlpaiias polÍt1cas electorales norieamericanas que representa
u,a redistribución
der poder
p.r parte de ios r,,r
tantes, ligada a Ia distribución en masa de inÍbrmación, oriqinalmente a traves de la prensa rsur:i
tay hoy en dÍa también a través los medios te nada que ver con archivos pero si con
cle
comunicación electrónicos. No tiene ubsolutanren
la democracia16.
De la mÍsma forma, en Estados unidos los clerechos de ciudadanía se encucntíair sai\,.l guardados en una ma_rana de organismos, tales como los que tienen que ver íron la saniclad. res ponsable de las partidas de nacimiento: las parroquias. en las clue se conser\.ran drtos inrpr-rrta'. tes relacionados con matnmonios; y los tribunales federaies, qi.re se encargan de ios dolrimentos de naturalización que demuestran que un individuo nacido en un pais extranjero
lia ariqLririd,
ia
nacionalidad estadounidense. Algunos de estos documentos terniinarán en los archrr,os. oiros nri Esta situaciÓn es para muchos una inclinaciôn archivÍstica. uit sistema
en teoria rllsordi.riariu.
pero también un sistema claramente democrático 1'en el que se puede trabajar.
Sin embargo. el ejemplo de los archivos norteamericanos no es sólo un caso cle conti:ir.re dad en la práctica. Es especialmente inquietante en el sentido de que. habiendo ieiarrjar:lo la cre ación de un archivo. el gobierno norteamericano considero que sus
archivos nacionales tlebian su existencia a una razón histórica más que admÍnistrativa. Robert Warner, antÍguo a..chivero de Es. tados unidos, ha escrito sobre el esfuerzo -flnalmente revertidoque supuso I*p0,,,., responsabi lidades administrativas en los Archivos Nacionales de Estados Unicios al situarlos rlentro riel or-
ganismo "administrativo" del gobierno federal:
Aunque los Archruos representaban lcrs j.rnciones de gestíor1 de document.os del gobk:rrio que podtan interpretarse como "toreas del Ltogar" a los ojo.s de ln GSÁ. su mis[ón culturcri rie conseruar la fi:,r"mono g el pttrimonto hisÍónco d.e la nac.íon norteameicanaera niucho mús íntpoftante sí bien tenra pocrL releuancÍa para el nueuo orqcLnísmo... Ásí esta.fu-sÍón no .signficaba sôLo otra batalLa bttrocratica para qonar terreno, se trat.aba d-e un gr(n eríúr t\1, po [ítíca gubernamentol. fWarner ] ggb, 4-5)
El problema existente con el debate sobre que los archivos son necesarios pâra responsa-
nía sin necesidad de un archivo nacional.
rA rL[rMrNA(.roN: rAI5As Dr( o ()N,jrAs
mediante el examen de los documentos de Estado en los archivos. sino mediante un acalorario rie-
sólo no ha sido documentada sino que es claramente indocumentable.
único baluarte de responsabilidad ni en un organismo exclusivo encargado de documentar los derechos de los ciudadanos. En realidad, durante la mayor parte de su historia, se consiguió establecer en la República americana tanto la responsabilidad política como los derechos de ciudada-
rA
bate de los temas polÍticos por parte de
aceptat como verdad universal que en las democracias los archivos nacionales sirven para que las autoridades se responsabilicen de sus actos, y a la vez para proteger los derechos individuales. Son afirmaciones muy nobles que pueden ser ciertas en algunas ocâsiones, pero su universalidad no
bilizar a las autoridades es la historia y el uso de los archivos en la República americana, la más antigua de las democracias occidentales. Estados Unidos eligió no convertir sus archivos ni en un
Mlr( Hos ( AÀ4ri\us rrA(
El fracaso de Estados Unidos a la hora de crear un archivo público siguiendo la costumbre europea dio lugar a una serie de problemas teóricos.y a la consrguiente insrstencia en que este
archivo es principalmente histórico, Problemas e insistencia que se suelen resolver c01 un escamoteo Íntelectual que desea que no exista la experiencia norteamericana. Este ejercicir.i reirrindica 16James
oToole en unâ reseúa recientemente publicada de rrna nueva traciucción de Demociacq ill Ámenca de A]exjs la importancja que Tocquelrlle da a las publicaciones en Norteameíca. rienominanclo a 1os pe riódicos "los únicos monumentos históricos de los Estados unidos." (oroolE 2002. I l3). Deberia senalarse que algun0s archiveros en Estados unidos, tales conlo John Fleckner. han argumentado que es posible utilizar los archiiros para esiablecer responsabilidades a largo plazo, o como Fleckner enüncia. " los rleiechos indiüduales no están iiqados âl tiempo y las injusticias pasadas son reversibles'Aunque esto es cierto. corre{ir ias equjv0caciones del pasatlo después de que el perpetrador haya.abandonado la vida públlca n0 es un ejercici, cle responsabilidarl politica. suro másbien de-la aprobación deliuicio.históric0. Esta distinción es inrportante en cualquier rlebate sobre el papel 4e los archivos en la verdadera responsabilidad politicâ. de Tocqueville destaca
TABULA, Número 6, 2001
IABLIIA Númerrr 6. .){]{)l
FRANK BOLES
HAY N4UCHOS CAMINOS HACIA
que el gobierno de Dstados Unidos no supo asimilar la forma de elaborar los archivos. mieniras que las democracias europeas entendieron correctamente la función de los archivos gubernamentales. Más concretamente, este argumento sostiene que fueron los franceses quienes descubrieron la verdadera naturaleza de un archivo público dentro de un estado democrático, con la aflrmación implÍcita de que los americanos aprendían bastante despacioiT.
El problema de esta explicación radica en que es meramente especulativa. Quizá sea cier. to que los americanos aprendieran despacio, pero también puede suceder que los americanos lo entendieran correctamente debido a las condiciones que dificultaban la práctica europea. Sin el
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desemperiar esa función. La verdadera cuestión no está en si los posmodernos tÍenen razô1 v ti pensamiento positMsta está equivocado, sino en que lo más importante es el reconocruuento cll lir diversidad archiústica.
La diversidad de métodos de selección y de objetivos n0 crea un mundo archivÍstico ordr nado. Es probable que se dejen lagunas en el docunrento, que haya quejas en lo que respecta ii ias politicas archiüsticas sin eflcacia en un futuro, que or:asionan una repr:esentación iirsuiiciente Ce
y cosas, y que circulen rumores entre los archiveros en relaciôn cotr el suprLest3 "atra§o" de ciertas instituciones. Sin embargo ya erosten lagunas en el documento archirristico, se persOnas, lugares
estorbo que supone el problema de que se debe hacer con un organismo archiústico ya existente, transmitido del régimen antiguo y sin control por parte del famoso impulso burocrático hacia la propia mnservaciÓn, los recién fundados Estados Unidos tenian más libertad para experimentar
oyen quejas con frecuencia, y el debate entre los posmodernos y los archiveros que delicndel ia priic flca de la valoración "tradiciona.l" ha tenido definitivamente su paÍte de rencor publicada y n0 publi-
con métodos diferentes de responsabilidad, y menos necesidad de explicaciones forzadas para cqnservar burocracias anticuadas. Desde mi punto de üsta, lo más probable es que tanto los france-
amable
ses como los americanos lo entendieran conectamente, teniendo en cuenta las diferencias cultu-
rales y la manera en que funciona la "democracia" en esos paises, La cuestiÓn es que no ercste ntngún imperativo archMstico uriiversal para documentar un gobÍerno a efectos de responsabilidad, ni para establecer los derechos de los ciudadanos, ni para conservar la historia o para satisfacer cualquier otro propósito. Asi, los archiveros gubernamentales no tienen que llevarse las manos a la cabeza por la gran cantidad de documentos relativos a Bearman que amenazan con aplastarlos. Quizá determinen, con bastarte razón,.que gran parte de esa cantidad de documentos es inelevante, y quúá documenten con fines concretos partes diferenciadas del gobiemo más que el volumen total de funciones y documentos gubernamentales. No es de extrana-r que las distintas sociedades establezcan medidas diferentes en lo que concierne a.l grado de libertad que tienen los archiveros en Ia toma de tales decisiones y en lo que se refiere a qué funciones se eúgirá que desempenen los archivos; es una decisión que hay que tomar por muy conflgurada , oforzada que esté. Además, si los at'chiveros gubernamentales, que probablemente sean los más presionados en la toma de decisiones, tienen elección, también la tendían todos los demás archiverosrs,
3.
Ia
ímportancía, de
cada. Un modelo archMstico diversiflcado qr,rizá no haga que los archiveros adopten
un tono más y moderado en la conversación, pero las lagunas y quejas reconocidas llegan a st:r lüerzas
especialmente poderosas en un modelo como ése, ya que ile.van a terceros archiveros a tapar t:sas la gunas al dirigir a otros las faltas de preüsión y al documentar Io antenormente no documentailc.
En un proceso que acePte la diversidad no será todo de color de rosa, pero tampocc lo es la democracia. Es más, un proceso como ese refleja el punto débil de las instituciones drnro cráticas al pasar por alto los intereses de algunos grupos, de la misma manera que reÍieja la tr-rer en
democracÍa al ser capaz de incorporar posteriormente a tales grupos en un todo rnás am. plio, Quizás una metodolo§ía de valoración archiüstica sea lo suflcientemente buena si ei sisterna za de Ia
de selección permite
a todos los archiveros hacerlo Io mejor posible con los instmmentos más
apropiados para §us necesidades y los recursos que les dan, sin descartar la oporturridari de ex, pandir nuestra visión, nuestros instrumentos y nuestros recursos cuando así lo requreran la so, ciedad y las circunstancias.
Frank Boles. Clarke Historical Library Ann Arbor, Michigan, EE UU. Tradtrcido delínglés por PahrcnPalnmsr Recio, Manalr:irasaruVicente,
BectÍiz Renda Andoha-,Ittu. ra )rdôrrcz Surtrez, Nadin ltlarhn Sanchez. Elpna Velnsco Pena g Fatnw Saqtlarl Hernanda,
la diJerencía
Como dicen los escritos sagrados budistas, hay muchos caminos hacia la iluminaciónl del mismo modo, también hay muchas funciones que puede desempenar un archivo y muchos
BibllograÍia
métodos a través de los cuales se seleccionan de la mejor manera los documentos necesarios pua BEARMAN, Cf. David. 1995. Árchíual Sfrategies. The American Archivrst bg, 4: 3g0-413. rTParaunadeclaraciónamericanacrásicadeestaopiniónveasepOsNER1g40,
Isg.172.
IsAunque los archiveros insistân en examinar una gran cantidad de documentos. Linda Henry ha senalado con sutileza que al menos en el caso de los Estados Unidos los câlendaflos de los documentos g.n..rla, del Gobierno condl cionan la eliminâción de al menos un tercio de la cantidad sin que ningún archivero toõara el material. Aunque des, de el punto de ústa fllosóflco Henry parece sostener una amp[á deflniãión de la responsabilidad de Ios archivos nacionales, desde el punto de vista pragmático senala, al igual que yo. que nadie .rpúro nrn.u, sea cual sea el paradigÍna quê se emplee, que ros archiveros Io examinarian todo, véase HENRY lg9g, 317-Blg.
BOLES,
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Amervan
