RENCANA TINDAK LANJUT Setelah peserta pelatihan dibekali pengetahuan dan ketrampilan, maka sessi akhir dalam pelatihan ini adalah menyusun Rencana Tindak Lanjut (RTL). Dalam penyusunan RTL disini seyogyanya diarahkan kepada pencapaian tujuan agar pada setiap pelatihan pelatihan yang telah telah terakreditasi. terakreditasi. Hal ini Quality Control diterapkan pada merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan dalam menjamin mutu pelatihan. Karena RTL itu merupakan suatu perencanaan suatu kegiatan, maka kita mulai dengan pengertian perencanaan terlebih dahulu. Perencanaan merupakan salah satu fungsi organik dari manajemen yang bertujuan untuk memecahkan masalah melalui suatu proses sistematis yang memiliki urutan logis dari langkah sebelumnya. Oleh karena perencanaan adalah suatu proses pemecahan masalah, maka langkah awal dalam perencanaan adalah menguraikan masalah secara jelas, sedangkan langkah akhir adalah menghasilkan suatu dokumen rencana yang siap dilaksanakan. Langkah-langkah dalam fungsi manajemen perlu jelas kedudukannya dalam seluruh fungsi manajemen, maka dipandang perlu adanya lima langkah utama dalam proses penyusunan suatu perencanaan, yaitu: Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3
Langkah 4 Langkah 5
: Analisa masalah yang terdiri dari Analisa situasi, identifikasi masalah, penetapan prioritas masalah, dan faktor penyebab : Perumusan tujuan, sasaran, dan kebijakan : Pengambilan keputusan yang terdiri terdiri dari dari penelaahan penelaahan alternatif-alternatif yang mungkin dilakukan untuk mencapai tujuan, pengambilan keputusan, dan deskripsi kegiatan : Pengawasan, pengendalian, dan penilaian : Penguraian alternatif terpilih menjadi suatu rencana yang siap dilaksanakan
Rencana Tindak Lanjut (RTL) yang disusun harus dibuat sedemikian rupa, sehingga kegiatan-kegiatan yang ditentukan jelas dan konkrit sesuai dengan kondisi wilayah kerja setempat, agar RTL tersebut dapat diimplementasikan. diimplementasikan. PENGERTIAN RENCANA TINDAK LANJUT Yang dimaksud Rencana Tindak Lanjut adalah suatu DOKUMEN penyusunan rencana kegiatan yang merupakan penjabaran langkah-langkah yang disusun berdasarkan rincian kegiatan-kegiatan dengan memperhitungkan hal-hal yang
telah ditetapkan dalam proses sebelumnya, serta memperhitungkan semua potensi sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan. Kegiatan ini akan dilakukan setelah peserta pelatihan tiba di wilayah kerja masingmasing. Dokumen Rencana Tindak Lanjut yang mengandung rincian renacan kegiatan setelah selesainya pelatihan, merupakan hal penting dan ujung tombak atau akhir dari seluruh sessi kegiatan pelatihan. Ini dimaksudkan adalah untuk melihat sampai seberapa jauh, hasil dari suatu pelatihan dapat diimplementasikan/diterapkan setelah peserta kembali ke wilayah kerja masing-masing. Dengan disusunnya Rencana Tindak Lanjut ini, maka akan didapatkan suatu pedoman yang merupakan alat untuk bekerja mengimplementasikan hasil pelatihan secara lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaan tugas. Oleh karena itu rencana tindak lanjut memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Terarah Setiap kegiatan yang dicantumkandalam Rencana Tindak Lanjut hendaknya terarah untuk mencapai tujuan 2. Jelas Isi rencana mudah dimengerti dan ada pembagian tugas yang jelas antara orang-orang yang terlibat di dalam masing-masing kegiatan 3. Fleksibel Mudah disesuaikan dengan perkembangan situasi. Oleh karena itu Rencana Tindak Lanjut mempunyai kurun waktu selatif singkat. Tujuan Rencana Tindak Lanjut ini adalah agar peserta pelatihan memiliki acuan dalam menindaklanjuti kegiatan pelatihan. Pendekatan umum untuk menyusun Rencana Tindak Lanjut adalah sebagai berikut: 1. Identifikasi dan perumusan yang jelas dari semua kegiatan yang akan dilaksanakan (apa/what ). Pada saat menentukan kegiatan hendaknya juga mereview modul atau bahan bacaan pelatihan. 2. Menetapkan tujuan dari masing-masing kegiatan yang telah ditentukanstrategi dan cara yang akan digunakan dalam pelaksanaan setiap kegiatan (bagaimana/ how ) 3. Menetapkan sasaran dari masing-masing kegiatan yang telah ditentukan 4. Menetapkan strategi dan cara yang akan digunakan dalam pelaksanaan setiap kegiatan (bagaimana/ how )
5. Membuat daftar sebagai sumber daya yang akan digunakan termasuk jumlah dan besar, lokasi dan lain-lain, untuk melaksanakan kegiatan (input 5M) 6. Menetapkan siapa mengerjakan apa pada setiap kegiatan dan bertanggung jawab pada siapa. 7. Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan (kapan/ when ), dan tentukan lokasi yang akan digunakan dalam melakukan kegiatan (tempat/ where ) 8. Mengadakan hubungan timbal balik (hubungan waktu dan fungsi) antar kegiatan yang berbeda. Secara lebih spesifik suatu Rencana Tindak Lanjut mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan antara lain: 1. Obyektif/target sasaran apa yang akan dicapai dari kegiatan-kegiatan tersebut? 2. Kegaiatan-kegiatan apa sajakah yang akan dilaksanakan dan kapan? 3. Kelompok masyarakat atau daerah manakan yang akan dicakup? 4. Jenis tenaga macam apakah yang akan dipergunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut? 5. Fasilitas=fasilitas apa yang akan digunakan? 6. Cara-cara manajerial apa akan dilaksanakan untuk memotivasi dan supervisi pelaksanaan? 7. Bagaimana peran serta masyarakat atau pihak-pihak lain yang terkait? Ruang lingkup Rencana Tindak Lanjut sebaiknya minimal: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Menetapkan kegiatan apa saja yang akan dilakukan Menetapkan tujuan setiap kegiatan yang ingin dicapai Menetapkan sasaran dari setiap kegiatan Menetapkan metode yang akan digunakan pada setiap kegiatan Menetapkan waktu dan tempat penyelenggaraan Menetapkan siapa pelaksana atau penanggung jawab dari setiap kegiatan Menetapkan besar biaya dan sumbernya
Pengorganisasian Penyusunan Rencana Tindak Lanjut merupakan tugas perencanaan, jadi penyusunan dilakukan oleh Tim yang sebelumnya terlibat dalam proses perencanaan. Penyusunan rencana ini membutuhkan pertimbangan dan
keputusan sesuai dengan langkah-langkah yang ada diberbagai bidang keahlian untuk kepentingan analisa data. Analisis situasi Analisis situasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan sebelum penyusunan rencana tindak lanjut. Dengan analisis situasi akan memberikan gambaran singkat dari berbagai kemungkinan yang akan terjadi berkaitan dengan rencana penerapan hasil pelatihan. Analisis yang dilakukan berupa analisis terhadap situasi dan kondisi situasi, meliputi: 1. Komitmen pimpinan terhadap mutu pelatihan yang diselenggarakan 2. Komitmen dari para penyelenggara pelatihan terhadap mutu pelatihan 3. Sumber daya yang dimiliki untuk menerapkan hasil pelatihan (SDM, sarana pendukung, biaya). Oleh karena itu dalam menyusun Rencana Tindak Lanjut harus mencakup unsurunsur sebagai berikut: 1. Kegiatan Yaitu uraian kegiatan yang akan dilakukan, didapat melalui identifikasi kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Agar hal ini terealisir, maka diidentifikasi kegiatan-kegiatan apa yang diperlukan 2. Tujuan Adalah membuat ketetapan-ketetapan yang ingin dicapai dari setiap kegiatan yang direncanakan pada unsur nomor 1. Penetapan tujuan yang baik adalah dirumuskan secara konkrit dan terukur. 3. Sasaran Yaitu seseorang atau kelompok tertentu yang target kegiatan yang direncanakan 4. Cara/metode Yaitu cara yang akan dilakukan dalam melakukan kegiatan agar tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai 5. Waktu/tempat 6. Biaya 7. Pelaksana/penanggung jawab
