BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Be Belakang
Pada era globalisasi seperti sekarang ini telah banyak dilakukan penerapan teknol teknologi ogi inform informasi asi di berbaga berbagaii bidang. bidang. Hal ini dilaku dilakukan kan untuk untuk mening meningkat katkan kan kiner kinerja ja sist sistem em sebe sebelu lumn mnya ya.. Duku Dukunga ngan n dan dan pera peran n tekno teknolo logi gi info inform rmas asii sanga sangatt diperl diperlukan ukan dalam dalam mengha menghadapi dapi peruba perubahan han situas situasii yang mengar mengarah ah pada pada semaki semakin n ketatn ketatnya ya persai persaingan ngan dan peluang peluang bisnis bisnis yang ada. Sekaran Sekarang g ini dengan dengan semaki semakin n canggi canggihnya hnya teknol teknologi ogi perang perangkat kat keras keras (hardware) hardware) sepert sepertii memori memori yang yang semaki semakin n besar, processor yang semakin cepat, dan kapasitas hard disk yang semakin besar serta serta diikut diikutii dengan dengan perkem perkemban bangan gan teknol teknologi ogi perang perangkat kat lunak lunak software) (software) yang yang semaki semakin n berane beranekar karaga agam m sepert sepertii aplika aplikasi si multim multimedi ediaa dan lain-l lain-lain ain menjad menjadika ikan n informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat terpenuhi. Namun selain kedua faktor tersebut ada beberapa komponen penting yang harus diperhatikan yaitu perangkat manusia (brainware (brainware)) dan basis data (database (database). ). Penggunaan basis data dimaksudkan sebagai sarana tempat penyimpanan data atau informasi informasi yang terkomputeri terkomputerisasi sasi.. Hal ini dapat mengurangi mengurangi kesalahan-ke kesalahan-kesalaha salahan n operasi yang selama ini masih dilakukan secara manual. Selain itu dengan basis data dapat menampilkan data secara cepat dan akurat. Oleh karena itu untuk mendukung mendukung sistem sistem informasi informasi penjualan yang efektif efektif perlu dirancang suatu rekayasa system informasi sehingga akan memudahkan dalam mengelola transaksi dan data–data yang dibutuhkan, khususnya pada PT. Integrasi Wahana Sistemindo yang bergerak dalam bidang pemaasaran produk-produk IT agar dapat bersaingan dengan perusahaan-perusahaan lain yang sejenis.
1
1.2
RuangLingkup
Pada penulisan ini penulis membahas proses penjualan sampai menghasilkan laporan laporan penjualan, penjualan, pembayaran pembayaran dan laporan laporan retur. retur. Laporan Laporan tersebut tersebut akan diserahkan diserahkan kepada pimpinan.
1.3
Maksud dan Tujuan
Adapun maksud dari penulisan ini adalah: 1.
Agar proses bisnis yang ma masih manual dilakukan dengan sistem komputerisasi, sehingga proses bisnis dapat menjadi lebih baik.
2.
Merancang sistem basis data untuk mendukung kebutuhan informasi mengenai data barang, pelanggan dan distributor.
3.
Untuk me mengetahui ba bagaimana se sebuah re rekayasa si sistem in informasi dapat membantu membantu sebuah proses transaksi transaksi menjadi lebih cepat dan mudah, serta penyimpanan dan penyampaian informasi tentang data – data yang dibutuhkan dapat tersedia dengan cepat dan akurat. Sedangkan tujuan dari penulisan skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat
kelulusan pada Program Strata Satu (S1) jurusan Manajemen Informatika di Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen dan Komputer (STIMIK) KUWERA Jakarta.
1.4
Metodologi Pe Penulisan
Di dalam dalam memper memperole oleh h data-d data-data ata yang dibutu dibutuhka hkan n di dalam dalam penyus penyusunan unan skripsi ini penulis menggunakan beberapa metode penelitian diantaranya: 1.
Metode Studi Pustaka Meto Metode de Stud Studii Pust Pustak akaa yait yaitu u denga dengan n mela melaku kuka kan n meto metode de memb membaca aca,, sert sertaa mempelajari literatur dan referensi yang ada hubungannya dengan sistem yang sedang dibahas.
2.
Metode Observasi Metode observasi adalah dengan mengadakan kegiatan survei, dimana penulis langsung melihat ke bagian administrasi.
2
3.
Metode Wawancara Metode wawancara yaitu dengan melakukan proses tanya jawab pada pihak pihak yang berhubungan dengan sistem yang sedang dibahas.
3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem
Menurut Tata Sutabri (2012a:3) “Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.
2.1.1. Siklus Hidup Sistem
Menurut Tata Sutabri (2012b:20) “Siklus hidup sistem (system life cycle) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer”. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari rangkaian daur hidup sistem. Meskipun demikian, proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Berikut ini adalah beberapa tahapan dari siklus hidup sistem, yaitu: 1. Mengenali adanya kebutuhan Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan dari organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Semua kebutuhan ini harus didefinisikan dengan jelas. Tanpa ada kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya. 2. Pembangunan Sistem Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut. 3. Pemasangan sistem Setelah tahap pembangunan sistem selesai, sistem kemudian akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem. Peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan
4
sistem yang sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem. 4. Pengoperasisan Sistem Program-program
komputer
dan
prosedur-prosedur
pengoperasian
yang
membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis. Sedangkan organisasi yang ditunjang oleh sistem informasi tadi selalu mengalami perubahan yang diakibatkan oleh pertumbuhan bisnis, perubahan peraturan, ataupun emajuan teknologi. Untuk
mengatasi perubahan-perubahan
tersebut,
sistem harus
diperbaiki atau diperbaharui. 5. Sistem Menjadi Usang Kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi sebuah organisasi, terutama bagi level manajemen. Informasi diperlukan oleh manajemen sebagai landasan untuk mengambil keputusan. Menurut Tata Sutabri (2012c:22) dalam bukunya yang berjudul Analisa Sistem Informasi,
mengatakan bahwa
“Informasi
adalah
data
yang telah
diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”. Informasi berdasarkan persyaratan dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut: 1. Informasi yang tepat waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
5
2. Informasi yang relevan Sebuah informasi yang disampaikan oleh manajer kepada bawahannya harus relevan, yakni ada kaitannya dengan kepentingan pihak penerima. 3. Informasi yang bernilai Informasi yang berharga untuk suatu pengambilan keputusan. 4. Informasi yang dapat dipercaya Bahwa suatu informasi harus dapat dipercaya dalam manajemen, karena hal ini sangat penting, menyangkut citra organisasi dimana manajemen digiatkan. Masalah kepercayaan ini senantiasa mendapat perhatian yang seksama dari manajer, sehingga harus diyakini kebenarannya. Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu.
2.3.
Peralatan Pendukung (Tools System)
Tools System merupakan alat yang dipergunakan untuk menggambarkan bentuk logical model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsifungsinya. Adapun fungsi dari tools system adalah untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dari system informasi dapat bekerja.
2.3.1. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram alir data merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol untuk menggambarkan arus dari sistem dan membantu dalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. 6
Pengertian Diagram Alir Data menurut Tata Sutabri (2012d:116) “Suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi, manualisasi, atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya”. Simbol-simbol yang digunakan Diagram Arus Data (DAD), antara lain: 1.
Proses atau Process Menggambarkan fungsi transformasi yang akan dilakukan sistem. Proses berfungsi mentransformasikan dua atau lebih data input menjadi satu atau lebih output yang sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Proses sering juga disebut bubble. Simbol dari proses adalah:
2.
Alur Data atau Data Flow Menggambarkan aliran data dari entity ke entity lainnya, arah panah menggambarkan arah aliran data. Aliran data memperlihatkan aliran dari proses ke proses, dari external entity ke proses, dari proses ke external entity, dari data store ke proses, dari proses ke data store. Simbol dari arus data adalah:
3.
Simpanan Data atau Data Store Merupakan tempat penyimpanan data yang digunakan sebagai sarana untuk pengumpulan data ini direprentasikan dengan dua garis yang paralel. Suatu nama juga perlu diberikan pada data store, karena nama itu menunjukkan nama dari filenya. Satu data atau lebh dimasukkan ke dalam penyimpanan, tergantung pada sistem, apakah data itu ditambah langsung (append ) ke dalam sistem yang sudah ada atau apakah data itu diarsipkan diantara data-data dari sistem yang sudah ada, simbol dari simpanan data di DFD adalah:
7
4.
Kesatuan Luar atau External Entity Kesatuan luar tidak termasuk bagian dari sistem, jadi ada di luar sistem, tetapi akan memberikan input (masukan) atau menerima output (keluaran) dari sistem, dengan kata lain kesatuan luar merupakan entitas di luar sistem, yang akan memberikan data ke sistem ( source) atau menerima hasil pengolahan dari sistem ( sink ). Bentuk simbol dari kesatuan luar adalah:
Aturan yang berlaku dalam penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah: 1.
Tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity secara langsung.
2.
Tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
3.
Tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
4.
Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar. Menurut
Jogiyanto
mengorganisasikan file
(2005b:403),
untuk
"Normalisasi
menghilangkan
adalah
proses
untuk
grup elemen yang berulang-
ulang".Semua Relation dalam Relational Database selalu harus sudah ternormalisasi. Normalisai merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entitas dan relasinya. Entitas adalah sebuah objek yang keberadaannya dapat dibedakan terhadap objek lain.Normalisasi dapat diartikan pula sebagai suatu proses pengelompokan data ke dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi.
8
Well-structure relation adalah sebuah relasi dengan jumlah kerangkapan datanya sedikit (minimum amount of redundancy) , serta memberikan kemungkinan bagi user untuk melakukan insert, delete, dan modify terhadap baris-baris data pada relasi tersebut, yang tidak berakibat terjadinya error atau inkonsistensi data yang disebabkan oleh operasi-operasi tersebut.
2.3.2. ERD (Model Crows Foot)
Salah satu cara untuk menstrukturkan permasalahan-permasalahan adalah dengan menggambarkanya dalam bentuk model-model. Model dapat dibuat untuk sistem yang sedang berjalan atau sistem baru yang diusulkan sebagai sebuah cara untuk menunjukkan kebutuhan-kebutuhan dokumen bisnis atau perancangan-perancangan teknik. Model data yang penulis gunakan yaitu crows foot yang digambarkan symbol-simbolnya pada lajur kanan berikut ini:
2.3.3. Normalisasi
Menurut
Jogiyanto
(2005b:403),
"Normalisasi
adalah
proses
untuk
mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang". Semua Relation dalam Relational Database selalu harus sudah ternormalisasi. Normalisasi merupakan proses pengelompokkan elemen data menjadi tabel-tabel
9
yang menunjukkan entitas dan relasinya. Entitas adalah sebuah objek yang keberadaannya dapat dibedakan terhadap objek lain. Normalisasi dapat diartikan pula sebagai suatu proses pengelompokan data ke dalam bentuk tabel atau relasi atau file untuk menyatakan entitas dan hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk database yang mudah untuk dimodifikasi. Well-structure relation adalah sebuah relasi dengan jumlah kerangkapan datanya sedikit (minimum amount of redundancy) , serta memberikan kemungkinan bagi user untuk melakukan insert, delete, dan modify terhadap baris-baris data pada relasi tersebut, yang tidak berakibat terjadinya error atau inkonsistensi data yang disebabkan oleh operasi-operasi tersebut. Normalisasi juga terdiri dari beberapa macam bentuk diantaranya, yaitu: 1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput . 2. Bentuk Normal Kesatu (1 NF / First Normal Form) Bentuk ini mempunyai ciri setiap data dibentuk, data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field - field nya berupa “ Atomic Value”. Tidak ada set atribut yang berulang atau atribut bernilai ganda, tiap file hanya satu pengertian bukan merupakan kumpulan kata yang mempunyai dua arti,melainkan hanya satu arti saja. 3. Bentuk Normal Kedua (2 NF / Second Normal Form) Bentuk ini mempunyai ciri yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan file kunci. File kunci haruslah unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya. Atribut bukan kunci bergantung secara fungsi pada kunci utama. 4. Bentuk Normal Ketiga (3 NF / Third Normal Form) Dalam bentuk ini harus dalam bentuk normal kedua dan semua atribut bukan prinsip tidak mempunyai hubungan transitif. 10
2.4.
Faktor Sukses Kritikal (Critical Success Factor/CSF)
Menurut Raymond Mc. Leod, Critical Success Factor (CSF) adalah aktifitas perusahaan yang memiliki pengaruh yang kuat terhadap kemampuan perusahaan dalam mencapai sasarannya. Menurut James Martin, Critical Success Factor (CSF) didefinisikan sebagai beberapa area kritikal dimana segala sesuatunya harus berjalan dengan baik agar bisnis dapat berkembang. Secara umum Critical Success Factor (CSF) adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan dalam mencapai tujuannya, atau dalam kata lain CSF merupakan salah satu penentu keberhasilan. Jadi, Critical Success Factor ini dapat disimpulkan sebagai faktor-faktor kritis atau kegiatan yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan sebuah bisnis dalam perusahaan. Istilah CSF ini awalnya digunakan dalam analisis data dan analisis bisnis. CSF pada PT. Integrasi Wahana Sistemindo adalah : 1. Membangun sistem berbasis DBMS (Database Management System) agar segala kegiatan tidak lagi konvensional, tetapi dapat dikomputerisasikan. 2. Membangun website yang user friendly dengan layout yang dapat menarik banyak konsumen. 3. Membangun relasi dengan banyak pihak, agar target pasar lebih meluas. 4. Menjadi perusahaan retail yang lebih unggul dari yang lain dengan lebih memperhatikan service kepada customer.
11
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN DAN USULAN
3.1.
Sejarah Perusahaan
PT. Integrasi Wahana Sistemindo didirikan pada tahun 2008. PT Integrasi Wahana Sistemindo didedikasikan untuk memenuhi kebutuhan IT perusahaan. Berlokasi di Jl. Mangga Dua Square Lantai 1 BP 2, Dipimpin oleh seorang manajer bernama Hadi Gunawan Tjoa. Perusahaan yang baru berumur lima tahun ini memiliki peluang bisnis yang cukup menjanjikan, karena banyak perusahaan-perusahaan selaku konsumen yang menjadi pelanggan tetap di PT. Integrasi Wahana Sistemindo. Setiap badan usaha memiliki visi dan misi yang menjadi pedoman dalam mencapai perkembangan bisnisnya, visi dan misi yang ada di perusahaan ini adalah sebagai berikut: Misi: "Memberikan layanan dan hasil terbaik untuk pelanggan kami". Visi:
"Menjadi Penyedia IT yang memenuhi kebutuhan pelanggan kami".
3.2.
Struktur Organisasi
12
Tugas:
1. Manajer
= M emantau jalannya usaha, menerima laporan, membuat
zzzzzzzzzzzzzzzzzzzkeputusan. 2. Sekretaris
= Membantu manajer dalam segala aktivitas perusahaan.
3. HRD
= Mengawasi karyawan, melakukan perekrutan, mengevaluasi
xxxxxxxxxxxxxxxxkaryawan, dan menghitung gaji untuk para karyawan. 4. Admin
=cFilling
dokumen,
membuat
surat-menyurat
yang
cccccccccccccccccc berhubungan dengan operasional perusahaan. 5. Marketing
= Mengajukan proposal atas penawaran harga kepada pihak
xxxxxxxxxxxxxxxx perusahaan selaku calon customer sehingga mendapatkan xxxxxxxxxxxxxxxxtarget pasar yang lebih meluas. 6. Ekspedisi
= Mengirimkan barang kepada customer, mengambil barang
xxxxxxxxxxxxxxxxdari distributor, dan customer yang akan meretur
3.3.
Analisa Masalah
Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh PT. Integrasi Wahana Sistemindo antara lain mencakup :
13
1.
Dalam menjalankan proses bisnisnya, perusahaan ini masih memproses secara manual, belum tersistem dan hal ini menyebabkan sering terjadinya keterlambatan-keterlambatan informasi yang diterima oleh customer, sehingga hal ini dapat memicu keluhan-keluhan dari customer .
2.
Penyimpanan segala data yang masih dilakukan secara manual, selain dapat menyebabkan pemborosan dalam hal penggunaan kertas, dapat juga menyebabkan pemborosan waktu.
3.
Dengan belum tersistemnya proses bisnis pada perusahaan ini, maka seringkali menimbulkan masalah dalam hal lamanya waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan, sehingga hal ini dapat berpengaruh dalam hal pengambilan keputusan.
3.4.
Perumusan masalah
Setelah melihat permasalahan yang ada pada PT. Integrasi Wahana Sistemindo maka penulis merumuskan masalah yaitu: Bagaimana agar perusahaan ini dapat melakukan proses bisnis secara terkomputerisasi dan tersistem dengan baik serta penyimpanan data-data perusahaan dapat berbasis DBMS (Data Base Management System) sehingga segala proses transaksi dan segala informasi yang dibutuhkan dapatmenjadi lebih cepat, mudah dan akurat
3.5.
Faktor Sukses Kritikal (Critical Success Factor)
PT. Integrasi Wahana Sistemindo, walaupun masih terhitung baru didunia bisnis pemasaran produk-produk IT, namun perusahaan ini mampu bertahan sampai sekarang dan mampu bersaing dengan perusahan-perusahaan yang telah ada sebelumnya. Walaupun masih ditemukan beberapa yang menjadi masalah atau kendala dalam menjalankan proses bisnisnya, tentu saja perusahaan ini mempunyai faktor sukses kritikal tersendiri sehingga perusahaan ini terus berkembang hingga saat ini. Beberapa faktor sukses kritikaldari perusahaan ini adalah
14
1. Dengan melakukan kerjasama dengan berbagai distributor segala merk dari produk-produk IT, sehingga tanpa menyediakan stok barang dan lahan gudang pun, mereka tetap mampu melayani pengadaan barang sesuai dengan permintaan customer . 2. Meningkatkan segala bentuk promosi dengan cara melakukan penawaran penawaran produk kepada customer dan selalu melakukan update price list kepada para customer.
3.6.
Proses Bisnis Berjalan
1.
Pemesanan Barang
Customer dalam hal ini adalah perusahaan yang menghubungi
PT. Integrasi
Wahana Sistemindo (selanjutnya akan disingkat menjadi IWS) via internet messenger, email atau telepon untuk meminta quotation (penawaran) barang yang mereka butuhkan. Kemudian admin mengirimkan data barang kepada distributor untuk meminta quotation dengan terlebih dahulu membuka arsip barang dan arsip distributor. Distributor mengirimkan quotation dan data barang melalui email dengan melihat data customer. Jika sudah setuju dengan quotation, maka customer akan mengirimkan PO (Purchase Order) dan bukti transfer, selanjutnya akan disimpan oleh admin kedalam arsip PO dan arsip bukti transfer. 2.
Penerimaan Pengadaan Barang
Admin membuatkan surat jalan berdasarkan arsip PO dan arsip distributor. Surat jalan tersebut diserahkan kepada distributor, setelah disetujui akan diterima barang dan tanda terima barang. Surat jalan dan tanda terima barang diarsipkan. 3.
Pengiriman Barang
Barang yang sudah diterima dari distributor akan dikirimkan ke customer dengan terlebih dahulu dibuatkan invoice yang didapat dengan melihat arsip PO dan arsip tanda terima barang (TTB). Invoice copy untuk customer dan yang asli akan disimpan sebagai arsip. 4.
Retur Barang
15
Jika ada barang yang cacat atau kondisinya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki, customer bisa mengirimkan surat retur. Kemudian dari pihak IWS memerintahkan kurir untuk mengambil barang yang bermasalah tersebut dari customer. Kemudian pihak IWS akan mencocokan surat retur tersebut dengan arsip invoice, jika sesuai makan Surat retur akan diberikan kepada distributor, jika setelah di acc oleh distributor maka akan mendapatkan pengganti barang yang baru, jika tidak maka surat retur akan di kembalikan. Dari surat retur yg di acc, admin dapat membuatkan bukti retur untuk diserahkan kepada customer. 5.
Pembuatan Laporan
Laporan yang dibuat adalah laporan retur dan laporan penjualan yang akan diserahkan kepada manajer setiap bulannya.
3.7.
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
16
Keterangan :
SR
= Surat Retur
PO
= Purchase Order
TTB
= Tanda Terima Barang
Gambar III.2 Diagram Konteks Proses Bisnis Berjalan PT. Integrasi Wahana Sistemindo
17
Gambar III.3.
18
Diagram Nol Berjalan PT. Integrasi Wahana Sistemindo
Gambar III.4.
19
Diagram Detail 1.0 Berjalan PT. Integrasi Wahana Sistemindo
Gambar III.5. Diagram Detail 4.0 Berjalan PT. Integrasi Wahana Sistemindo
20
3.8.
Proses Bisnis Usulan
1. Pengolahan Data Master
Admin yang dalam hal ini memiliki kewenangan dapat mengolah data master yang terdiri dari data user, data barang, data merk, data customer, dan data distributor kedalam system untuk disimpan dalam file, sehingga admin dapat memperoleh info dari data master yang telah diinput tersebut. 2. Pembagian Merk
Admin menginput data merk untuk dibagikan kedalam data barang. Dengan membuka file barang, admin menginput data merk dan menyimpannya kembali. 3. Pemesanan Barang
Customer dapat melihat info data barang, kemudian dapat mengisi data PO kedalam sistem yaitu berbasis web on-line. Kemudian user/admin akan menghubungi pihak distributor untuk memastikan barang yang di PO ada atau tidak. Jika stok ada, maka PO akan diberikan kepada distributor dan customer dapat melihat info PO yang sudah disetujui. PO tersebut akan disimpan kedalam file PO dan detail PO. 4. Pembayaran
Customer menginput data pembayaran ke dalam sistem, kemudian user/admin mengecek siapa saja yang telah melakukan pembayaran. Data pembayaran tersebut akan disimpan ke dalam file transaksi. 5. Penerimaan Pengadaan Barang
Distributor akan menyerahkan barang dan Tanda Terima Barang (TTB) sesuai dengan PO yang diminta. Kemudian user/admin akan menginput data TTB tersebut kedalam file penerimaan dan detail penerimaan. 6. Pengiriman Barang
Jika barang sudah siap dikirim kepada customer, maka User/Admin akan menginput data pengiriman kedalam file pengiriman dengan melihat data pembayaran dan data TTB, sehingga customer dapat melihat info pengiriman barang yang dipesan.
21
7. Retur Barang
Customer yang akan meretur barang, diharuskan mengisi form dengan menginput no pengiriman dan data barang yang akan diretur. Data retur tersebut disimpan ke dalam file retur dan detail retur. Barang yang akan diretur nantinya akan diambil oleh pihak IWS. Dari data retur dan barang yang diretur sudah dicocokan dengan data penerimaan dan data pengiriman, maka user/admin akan membuatkan surat retur (SR) kepada pihak distributor. Jika SR di acc, maka user/admin akan membuatkan bukti retur untuk diberikan kepada customer beserta barang yang telah diretur. 8. Pembuatan Laporan Laporan yang dibuat adalah laporan retur dan laporan pembayaran, dan laporan
penerimaan yang akan diserahkan kepada manajer setiap bulannya.
3.9.
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Gambar III.6. Diagram Konteks Sistem Usulan
22
Gambar III.7. Diagram Nol Sistem Usulan
23
Gambar III.8. Diagram Detail 1.0 Sistem Usulan
24
3.9.1.
ERD (Entity relationship Diagram)
Gambar III.9. Model Data ERD Crows Foot
3.9.2. Normalisasi
25
1.
Bentuk Tidak Normal
Gambar III.10. Normalisasi bentuk Tidak Normal
2. Normal Ke Satu
26
Gambar III.11. Normalisasi bentuk Normal Ke Satu
3. Normal Ke Dua
27
Gambar III.12. Normalisasi bentuk Normal Ke Dua
4. Normal Ke Tiga
28
Gambar III.13. Normalisasi bentuk Normal Ke Tiga
29